PHẦN II : KẾ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC

Các khoản ứng trước trong DN bao gồm các khoản tiền tạm ứng, khoản chi phí trả trước, khoản cầm cố ký cược ký quỹ ngắn hạn theo những qui tắc riêng biệt nhưng về cơ bản vẫn thuộc vốn và tài sản của DN nên DN phải có trách nhiệm thu hồi, phải thanh toán hoặc phải xử lý.

Các khoản ứng trước được phản ánh ở nhóm tài khoản :

- TK 141 – Tạm ứng

- TK 142 – Chi phí trả trước (ngắn hạn); TK 242 --Chi phí trả trước dài hạn

- TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn.

I- KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TẠM ỨNG :

1/ Khái niệm :

Khoản tạm ứng là một khoản tiền ứng hoặc vật tư do DN giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.

2/ Nội dung chi tạm ứng :
- Tạm ứng để chi cho cho các công việc thuộc hành chính quản trị như tiếp khách, tổ chức hội nghị, mua văn phòng phẩm…
- Tạm ứng tiền tàu xe, phụ cấp lưu trú, công tác phí của CB-CNV đi công tác. 
- Tạm ứng cho người làm công tác thu mua nguyên vật liệu, hàng hóa để trả tiền thuê bốc vác hoặc vận chuyển ….
3/ Nguyên tắc chi tạm ứng : 
- Chỉ chi tạm ứng cho người lao động hiện đang làm việc tại DN, Người nhận tạm ứng thường xuyên phải được giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với DN về số đã nhận tạm ứng và chỉ sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền không sử dụng hết phải nộp lại quỹ và không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác.
- Khi hoàn thành, kết thúc công việc ngườn nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo các chứng từ gốc) chứng minh cho việc chi tiêu.
- Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi chặc chẽ từng người tạm ứng, theo từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
4/ Chứng từ kế toán tạm ứng : Chứng từ dùng để kế toán các khoản tạm ứng bao gồm:
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số: 03 – TT )
- Phiếu chi tiền mặt (Mẫu số: 02 – TT )
- Báo cáo thanh toán tạm ứng (Mẫu số: 04 – TT ) kèm theo các chứng từ gốc như : Hóa đơn mua hàng, biên lai thu tiền, biên lai thu phí, cước phí….
5/ Tài khoản sử dụng : 
Kế toán tổng hợp các khoản tạm ứng sử dụng tài khoản 141 – “ Tạm ưng “. 
Kết cấu và nội dung kinh tế của tài khoản như sau:
§ Bên Nợ : Các khoản tiền vật tư đã tạm ứng cho người lao động của DN.
§ Bên Có : 
- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán.
- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương.
- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.
§ Số Dư Bên Nợ : Số tạm ứng chưa thanh toán.
6/ Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu :
(1)- Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, căn cứ vào phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt, ghi :
Nợ TK 141 : số tiền tạm ứng (chi tiết theo đối tượng tạm ứng)
Có TK 111, 112, 152 …. : số tiền tạm ứng
(2)- Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng lập bảng kê thanh toán hoàn ứng đính kèm các chứng từ gốc có liên quan trình kế toán trưởng (hoặc thủ trưởng đơn vị) phê duyệt: 
Nợ TK 151, 152, 153, 156 : Giá chưa thuế
Hoặc Nợ TK 211, 213, 241 : Giá chưa thuế
Hoặc Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228 : Giá chưa thuế
Hoặc Nợ TK 627, 635, 641, 642, 811 : Giá chưa thuế
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK141 : Tổng số tiền đã thanh toán
(3)- Khoản tiền tạm ứng chi(hoặc sử dụng) không hết nhập lại quỹ (nhập lại kho) hoặc trừ vào lương, ghi:
Nợ TK 111, 152 ( hoặc 334) : Số tiền chênh lệch
Có TK 141 : Số tiền chênh lệch

(4)- Trường hợp số thực chi được duyệt lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng :
Nợ TK 151, 152, 153, 156 : Giá chưa thuế
Hoặc Nợ TK 211, 213, 241 : Giá chưa thuế
Hoặc Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228 : Giá chưa thuế
Hoặc Nợ TK 627, 635, 641, 642, 811 : Giá chưa thuế
Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111 : Số tiền chênh lệch
Ví dụ: Số dư ngày 31/3/2006 của TK 141 : 1.850.000 đ. Chi tiết:
- Ông Nguyễn Văn Anh : 1.200.000 đ
- Ông Trần Văn Bình : 650.000 đ
Trong tháng 4/2006 phòng kế toán có các số liệu về các khoản chi tạm ứng như sau:
A- Tổng hợp phiếu chi tạm ứng:
1/. Ngày 5/4/2006 phiếu chi tạm ứng số 142, tạm ứng cho Ông Lê Văn Kim để thuê bóc dở vật liệu số tiền 500.000 đ.
2/. Ngày 12/4/2006 phiếu chi tạm ứng số 156, tạm ứng cho Ông Huỳnh Văn Ba đi công tác số tiền 400.000 đ.
B- Tổng hợp các báo cáo thanh toán tạm ứng:
1/. Báo cáo thanh toán tạm ứng số 02 ngày 3/4/2006 của Ông Nguyễn Văn Anh như sau:
- Thanh toán tiền mua CCDC nhập kho, số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn 1.100.000 đ (trong đó thuế GTGT : 100.000 đ), chi phí vận chuyển 20.000 đ.
- Số tiền thừa nộp lại quỹ , phiếu thu số 15 ngày 3/4/2006 số tiền 80.000 đ.
2/. Báo cáo thanh toán tạm ứng số 08 ngày 13/4/2006 của Ông Trần Văn Bình như sau:
- Chi phí cho Đại hội CCVC ngày 10/4/2006 số tiền thanh toán là 720.000 đ.
- Số tiền chênh lệch kế toán đã lập chứng từ để chi bổ sung, phiếu chi số 145 ngày 14/4/2006.
3. Báo cáo thanh toán tạm ứng số 09 ngày 16/4/2006 của Ông Lê Văn Kim như sau:
- Thuê bốc vác vật liệu số tiền thanh toán là 400.000 đ.
- Số tiền thừa do ông Kim không nhập lại quỹ nên kế toán khấu trừ vào lương tháng 4/2006 số tiền là 100.000 đ.
Định khoản :
A- Khi chi tạm ứng :
1a- Nợ TK 141 (Kim) : 500.000
Có TK 111(1) : 500.000
1b- Nợ TK 141 (Ba) : 400.000
Có TK 111(1) : 400.000
Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết để theo dõi.

B- Khi thanh toán tạm ứng:

2a- Nợ TK 153 : 1.020. 000

Nợ TK 133 : 100.000

Nợ TK 111 : 80.000

Có TK 141 (Anh) : 1.200.000

2b- Nợ TK 338(2) : 720.000

Có TK 141 (Bình) : 650.000

Có TK 111 : 70.000

2c- Nợ TK 152 : 400.000

Nợ TK 334 : 100.000

Có TK 141 (Kim) : 500.000

Số dư đến ngày 30/4/2006 củaTK 141 : 400.000 đ ( Chi tiết : Ông Huỳnh Văn Ba)