CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
1.1 Bản chất của kiểm toỏn nội bộ
- Kiểm toán nội bộ ra đời xuất phát từ yêu cầu của quá trỡnh quản lớ
- Một quy trỡnh quản lớ bao gồm 3 trỏch nhiệm cơ bản:
+ Lập kế hoạch: Thiết lập cỏc mục tiờu; phỏc thảo cỏc phương pháp sử dụng các nguồn lực (vốn, máy móc thiết bị, con người…) để dạt được mục tiêu đó định.
+ Tổ chức: Quỏ trỡnh tập hợp con người, máy móc thiết bị, tiền vốn…phân bổ vào các bọ phận trong tổ chức, thiết kế các chính sách, định mức…. cho quá trỡnh tổ chức hoạt động.
+ Chỉ đạo: Bao gồm việc xét duyệt, hướng dẫn, giám sát quá trỡnh hoạt động của tổ chức, định kỡ so sỏnh giữa thực tế với kế hoạch…
- Để thực hiện các trách nhiệm đó, nhà quản lí phải đưa ra các chính sách, thủ tục qui định trong tổ chức. Qui mô của doanh nghiệp ngày càng tăng thỡ chớnh sỏch, thủ tục ngày càng phức tạp hỡnh thành hệ thống mạng kiểm soỏt. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
- Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đươc hiểu là hệ thống các thủ tục, chính sách được thiết kế và thực hiện trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu quản lí.
- HTKSNB được thiết kế và điều hành bởi các nhà quản lí doanh nghiệp, baogồm các bước: 1. Thiết kế thủ tục kiểm soát
2. Thực hiện cỏc thủ tục kiểm soỏt
3. Kiểm tra sự tuõn thủ cỏc thủ tục kiểm soỏt
4. Đánh gía các thủ tục kiểm soát
Công việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát thường do các nhà quản lí cấp cao, nhà quản lí các cấp và những nhân viên tác nghiệp thực hiện.
Vớ dụ
Giám đốc tài chính đưa ra thủ tục kiểm soát đối với việc bán chịu:
. Điều kiện để được bán chịu (Có tỡnh hỡnh tài chớnh tốt, cú thế chấp tài
sản, cú uy tớn trong thanh toỏn…)
. Thời hạn bỏn chịu, chớnh sỏch chiết khấu thanh toỏn…
. Người xét duyệt bán chịu (đưa ra ngưỡng xét duyệt bán chịu…)
. Qui trỡnh xột duyệt bỏn chịu
Công việc bán chịu hàng ngày sẽ được diễn ra dưới sự kiểm soát của trưởng phũng và cỏc nhõn viờn trong bộ phận bỏn chịu (hoặc bộ phận kiểm soỏt tớn dụng) bao gồm . Kiểm tra tỡnh hỡnh tài chớnh hoặc tài sản thế chấp của khỏch hàng
. Lập danh sách những khách hàng đó từng vi phạm cỏc cam kết thanh
toỏn
. Xét duyệt cụ thể các hồ sơ trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn.
Cụng việc kiểm tra sự tuân thủ và đánh giá các thủ tục kiểm soát cũng có thể do các nhà quản lí thực hiện. Ví dụ như cuối kỡ giỏm đốc tài chính xem xét lại tỡnh hỡnh nợ quỏ hạn và nợ khụng đũi được để đánh gía các thủ tục kiểm soát; cũng có thể yêu cầu bộ phận này cung cấp hồ sơ của một số khách hàng để xem xét việc tuân thủ các qui định của doanh nghiệp ở bộ phận bán chịu hay bộ phận kiểm soát tín dụng. Tuy nhiên khi qui mô của doanh nghiệp lớn đến một mức độ nào đó, một bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được tách ra, chuyên môn hóa công việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Đó chính là kiểm toán nội bộ.
Khái niệm:Kiểm toán nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập trong một tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức.
- Kiểm toán: Kiểm tra sự chính xác số học của sự tồn tại của tài sản, ngoài ra nó còn có chức năng xác minh với trình độ cao hơn.
- Nội bộ: Công việc kiểm toán do tổ chức hoặc nhân viên trong tổ chức tiến hành (khác với kiểm toán độc lập)
- Độc lập: Công việc kiểm toán không bị ràng buộc bởi thế lực nào kể cả những người lãnh đạo cao cấp nhất trong đơn vị về phạm vi, hiệu quả thẩm tra, việc làm chậm trễ trong Báo cáo, những phát hiện và kết luận
- Thẩm định: Đánh giá của kiểm toán viên nội bộ khi triển khai những kết luận
- Được thiết lập: Xác nhận là tổ chức đã định rõ vai trò của kiểm toán nội bộ
- Kiểm tra và đánh giá: Vai trò của kiểm toán viên nội bộ là phát hiện sự việc và nhận định, đánh giá
- Hoạt động của tổ chức: Phạm vi quyền hạn của công việc kiểm toán nội bộ khi tác động đến tất cả các hoạt động của tổ chức
- Phục vụ: Kết quả cuối cùng của kiểm toán nội bộ là hỗ trợ nhà quản lý
- Đối với tổ chức: Khẳng định phạm vi trợ giúp cho tổ chức đó, bao gồm cả nhân viên, Hội đồng quản trị, các cổ đông…
Ngoài ra, núi về bản chất của kiểm toỏn nội bộ
- Theo hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (Institute of Internal Auditors- IIA): KTNB là hoạt động đảm bảo và tư vấn mang tính độc lập, khách quan được thiết lập nhằm tăng thêm giá trị và cải thiện cho các hoạt động của tổ chức. KTNB giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu thông qua việc đưa ra một cách tiếp cận có hệ thống và kỷ cương nhằm đánh giá và cải thiện tính hữu hiệu trong quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát.
- Theo VSA 610 – Sử dụng tư liệu của KTNB: Là một bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị, có chức năng kiểm tra, đánh giá tính phù hợp, hiệu quả, sự tuân thủ pháp luật và các qui định của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị đó.
Như vậy Bản chất của kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong đơn vị có chức năng kiểm tra, đánh giá và đề xuất những cải tiến đối với các hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho những mục tiêu của các nhà quản lý.
1.2 Các chuẩn mực nghề nghiệp của kiểm toán nội bộ
Quốc tế: Chuẩn mực KTNB; CMực đạo đức; Các hướng dẫn thực hành kiểm toán nội bộ.
Việt Nam: Chưa có CM riêng về KTNB; Có CM đạo đức (QĐ87); Có một số văn bản quy định riêng cho từng ngành (Ngân hàng TM)
Các chuẩn mực nghề nghiệp của KTVNB được Viện kiểm toán viên nội bộ thông qua 6/1978 được điều chỉnh tính đến 3/1993
- Chuẩn mực 100: Tính độc lập – Kiểm toán viên nội bộ phải độc lâp với những hoạt động mà họ kiểm toán
110. Vị trí trong tổ chức: Vị trí trong tổ chức của KTNB phải đủ để hoàn thành các trách nhiệm kiểm toán của mình
120. Khách quan: KTV phải khách quan trong quá trình thực hiện kiểm toán
- Chuẩn mực 200: Tinh thông nghề nghiệp – Kiểm toán viên nội bộ phải được đào tạo thành thạo và được bồi dưỡng nghề nghiệp
210. Nhân viên: bộ phận KTNB phải đảm bảo rằng trình độ cơ bản và sự thành thạo nghề nghiệp của KTVNB thích hợp với công việc kiểm toán mà họ thực hiện
220. Kiến thức, kỹ năng và chuyên môn bổ trợ: Bộ phận KTNB phải có được hay cố gắng đạt được những kiến thức, kỹ năng và chuyên môn bổ trợ cần thiết để hoàn thành trách nhiệm kiểm toán của mình
230. Giám sát: Bộ phận KTNB phải cung cấp một sự đảm bảo rằngcác cuộc KTNB được giám sát một cách đúng đắn
KTV nội bộ
240. Tuân thủ các chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp: KTVNB phải tuân thủ các chuẩn mực về đạo đức nghề nghiệp
250. Kiến thức, kỹ năng và kiến thức bổ trợ: KTVNB phải có những kiến thức, kỹ năng và chuyên môn bổ trợ cần thiết để hoàn thành công việc kiểm toán nội bộ
260. Truyền đạt và quan hệ đối nhân: KTVNB phải khéo léo trong quan hệ đối nhân và có khả năng truyền đạt hiệu quả
270. Đào tạo liên tục: KTV phải duy trì năng lực thông qua đào tạo liên tục
280. Thận trọng nghề nghiệp đúng mức: KTVNB phải thận trọng nghề nghiệp đúng mức trong quá trình thực hiện KTNB
- Chuẩn mực 300: Phạm vi công việc – Phạm vi kiểm toán nội bộ phải bao gồm các việc xem xét và đánh giá tính đầy đủ và hiệu tquả của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức và chất lượng thành tích thực hiện nhiệm vụ được giao
310. Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin: KTVNB phải kiểm tra tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin tài chính và hoạt động cũng như phương pháp ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo các thông tin này
320. Việc tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định: KTVNB phải xem xét hệ thống được thiết lập để đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt độngvà báo cáo; đồng thời, phải xác định xem tổ chức có tuân thủ trong thực tế không
330. Bảo vệ tài sản: KTVNB phải xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và nếu thấy cần thiết phải kiểm tra sự tồn tại của những tài sản này trong thực tế
340. Sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực: KTVNB phải đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực
350. Hoàn thành các mục đích và mục tiêu được thiết lập cho các hoạt động hoặc chương trình: KTVNB phải xem xét các hoạt động và chương trình để đảm bảo rằng kết quả của chúng đúng với các mục đích và mục tiêu đa định hay không. đồng thời các hoạy động hay chương trìng đó có được thực hiện như kế hoạch không
- Chuẩn mực 400: Quỏ trỡnh cụng việc kiểm toỏn – Cụng việc kiểm toỏn phải bao gồm vạch kế hoạch kiểm toỏn, xem xột và đánh giá thông tin, thông báo những kết qủa và điều tra nghiờn cứu kĩ
410. Lập kế hoạch kiểm toán: KTVNB phải lập kế hoạch cho từng cuộc KT
420. Kiểm tra và đánh giá thông tin: KTVNB phải thu thập, phân tích, giả thích, ghi chép các thông tin làm cơ sở cho các kết quả kiểm toán
430. Truyền đạt kết quả: KTVNB phải báo caó kết quả công việc kiểm toán của mình
440. Theo dõi sau kiểm toán: KTVNB phải theo dõi sau kiểm toán để đảm bảo rằng các hành động thích hợp đã được tiến hành cho những phát hiện kiểm toán đã báo cáo
- Chuẩn mực 500: Quản lớ bộ phận kiểm toỏn nội bộ - Người phụ trách kiểm toán nội bộ phải quản lí đúng đắn bộ phận kiểm toán nội bộ
510. Mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm: Trưởng KTNB phải có được một quy định bằng văn bản về mục tiêu, quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận KTNB
520. Lập kế hoạch: Trưởng KTNB phải thiết lập các kế hoạch để hoàn thành các trách nhiệm của bộ phận KTNB
530. Chính sách và thủ tục: Trưởng KTNB phải đưa ra các chính sách và thủ tục bằng văn bản để hướng dẫn cho KTV
540. Quản lý và phát triển nhân sự: Trưởng KTNB phải thiết lập một chương trình tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực cho bộ phận KTNB
550. Kiểm toán viên độc lập: Trưởng KTNB phải phối hợp nỗ lực với KTV độc lập
560. Bảo đảm chất lượng: Trưởng KTNB phải thiết lập và duy trì một chương trình bảo đảm chất lượng để đánh giá hoạt động của bộ phận KTNB
1.3 Mục đích, chức năng và nhiệm vụ của kiểm toỏn nội bộ
1.3.1 Mục đích của kiểm toán nội bộ:
- Xem xét sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin tài chính và hoạt động, phương pháp ghi chép và báo cáo các thông tin này. Việc kiểm tra có thể bao gồm việc xem xét các phương pháp xác định, đo lường, phân loại, lập báo cáo và kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ, các khoản mục, số dư tài khoản và thủ tục kiểm soát các thông tin kinh tế tài chính.
- Xem xét hệ thống có được thiết lập phù hợp với các chính sách, kế hoạch và quy định của đơn vị cũng như của Nhà nước. Xác định trong thực tế các chính sách đặt ra được tuân thủ như thế nào. KTNB có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá thường xuyên để đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán và HTKSNB.
- Xem xét phương thức bảo vệ tài sản và kiểm tra sự tồn taị của các tài sản.
- Xem xét các hoạt động và chương trình có đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra không.
Tóm lại 7 mục đích của kiểm toán nội bộ gồm:
- Hiệu lực (hợp thức)- Tồn tại
- Phê chuẩn
- Đầy đủ
- Đúng giá trị
- Sắp xếp đúng
- Đúng kỳ
- Báo cáo và tổng hợp
Lợi ích của kiểm toỏn nội bộ
Kiểm toán nội bộ có thể đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Đây là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thụng qua cụng cụ này, ban giỏm đốc và hội đồng quản trị có thể kiểm soát hoạt động tốt hơn, quản lý rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một doanh nghiệp có kiểm toán nội bộ sẽ làm gia tăng niềm tin của các cổ đông, các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán về hệ thống quản trị ở đây. Các thống kê trên thế giới cho thấy cỏc cụng ty cú phũng kiểm toỏn nội bộ thường có báo cáo đúng hạn, báo cáo tài chính có mức độ minh bạch và chính xác cao, khả năng gian lận thấp và cuối cùng là hiệu quả sản xuất kinh doanh cao hơn so với các công ty không có phũng kiểm toán nội bộ.
Tuy nhiên, có một thực tế là không phải doanh nghiệp nào cũng thấy hết các lợi ích trên và có biện pháp để hiện thực hóa các lợi ích đó. Nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng và đó khụng cõn bằng được ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững. Đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát. Kết quả là tam giác ba mục tiêu này không thực sự mở rộng ở cả ba góc trong quá trỡnh tăng trưởng một cách đồng bộ. Thay vào đó là bị co méo ở hai góc kia, tăng trưởng tuy có đạt, nhưng hiệu quả và kiểm soát lại giảm sút hoặc không ngang tầm với sự tăng trưởng.
1.3.2 Chức năng của kiểm toán nội bộ:
- Chức năng cơ bản của KTNB là kiểm tra, xác nhận và đánh giá về tính kinh tế, tính hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động trong DN (Thực hiện kiểm toán hoạt động)
+ Tính kinh tế: Sự tiết kiệm các nguồn lực vật chất (HH,VH, nhân lực vật lực, tiền vốn…)- Ngtắc tối thiểu
+ Tính hiệu lực: Xem xét các mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch đặt ra được thực hiện như thế nào
+ Tính hiệu quả: Xem xét mối quan hệ giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra (Chỉ tiêu lợi nhuận)-Ngtắc tối đa
- Ngoài ra, KTNB c̣n thực hiện chức năng kiểm toán tuân thủ và kiểm toán BCTC, BCQT
1.3.3 Nhiệm vụ của kiểm toỏn nội bộ
- Kiểm tra tớnh phự hợp, hiệu lực và hiệu quả của HTKSNB
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước khi trỡnh kớ duyệt
- Kiểm tra sự tuõn thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lí kinh doanh, sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán; các chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp
- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lí, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến hệ thống quản lí, đieuf hành kinh doanh của doanh nghiệp
1.4. Các loại kiểm soát nội bộ
Tính chất cơ bản của kiểm soát:
Quỏ trỡnh kiểm soát là cần thiết trong tất cả cỏc lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xó hội. Trong hầu hết cỏc khớa cạnh thỡ cỏc nội dung và nguyờn tắc đó sử dụng là như anh em nhưng vỡ nhiệm vụ đầu tiên của kiểm toán viên nội bộ là phục vụ tổ chức nên cách tiếp cận của chúng tôi sẽ tập trung vào kiểm soát khi nó áp dụng vào những hoạt động của tổ chức. Việc áp dụng theo trọng tâm như vậy thường được coi là “kiểm soát nội bộ” (internal control). Đó là lĩnh vực cần quan tâm chúng tôi dự định thường dùng chữ “kiểm soát” cho nú rộng rói hơn.
Vỡ kiểm soỏt là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nên nó tồn tại ở hầu hết cấp độ tổ chức và nó được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức. Bản chất cơ bản của kiểm soát cũn được hiểu rừ hơn trong các giai đoạn (khâu) chủ yếu của toàn bộ quá trỡnh quản lý. Quỏ trỡnh quản lý bắt đầu từ việc lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu có liên quan. Việc lập kế hoạch được trợ giúp bởi việc tổ chức và cung cấp những nguồn lực cần thiết - kể cả con người. Sau đó các nhà quản lý có những hoạt động rừ ràng nhằm đạt được những mục tiêu đó xõy dựng. Nhưng thông thường những hành động nghiệp vụ đó tự nó chưa được coi là đầy đủ. Mọi việc hiếm khi được thực hiện đúng như theo dự định. Những kiến thức và dự đoán cơ bản của chúng tôi không bao giờ tự coi là tốt. Hơn nữa, quần chúng là con người, sai lầm có xảy ra và những điều kiện môi trường cũng thay đổi. Do đó, chúng tôi cần: những biện pháp và hành động phụ thêm để có được những ý kiến thớch hợp (appropriate readings) về tiến bộ của chúng tôi và làm căn cứ cho những hành động trong tương lai đảm bảo đạt các mục tiêu tốt hơn. Chúng tôi cũng cần đến những thủ tục bảo đảm những loại hành động mong muốn và ngăn ngừa những loại hành động không mong muốn. Chức năng kiểm soát chính là đem lại những biện pháp, hành động và thủ tục cần thiết đó.
Rừ ràng là chức năng kiểm soát không thể tồn tại nếu chúng tôi không có các mục tiêu. Nếu như chúng ta không biết chúng ta muốn tới đâu thỡ chỳng ta khú mà biết những biện phỏp nào và hành động gỡ cần thiết để đưa chúng ta đến đó. Điều đó cũng cho thấy rừ rằng việc thực hiện những hoạt động phụ trợ đưa chúng ta một lần nữa trở lại quá trỡnh quản lý thực tế khi cỏc hoạt động quản lý mới được thực hiện những hành động phụ thêm đó thỡ chỳng ta xem lại quỏ trỡnh cụ thể hiện tại khi cú những hành động quản lý mới. Như vậy, kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trỡnh quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trỡnh đó.
Chức năng kiểm soát được minh họa rất đơn giản như một chiếc thuyên buồm định đi đến một bến cảng định trước với ngày đó dự kiến. Với những thụng tin nội bộ thỡ cuộc hành trỡnh được xác định, có xác định những nơi ghé qua, vỡ bị giú ngược hay có vấn đề kỹ thuật nên chiếc thuyền không đi được nữa. Vậy là cần đổi hướng, và có thể tốc độ cũng phải thay đổi. Và nếu cần thiết phải xem lại ngày đến nơi theo chương trỡnh. Chức năng kiểm soát ở đây là xem xét và đánh giá ảnh hưởng của tỡnh hỡnh mới trong tiến trỡnh và tỡm căn cứ cho hành động hỗ trợ cần thiết nào đó. Như vậy là nó góp phần giúp chúng ta liệu thời gian để đến nơi một cách tiện lợi nhất.
1.4.1 Các loại kiểm soát
Trong lỳc kiểm soỏt luụn luụn liờn hệ trực tiếp hoặc giỏn tiếp với cỏc mục tiờu - và trong khi tớnh chất và phạm vi của cỏc mục tiờu cú thể thay đổi linh hoạt thỡ cỏch thức thực hành kiểm soỏt cũng cú thể thay đổi. Nhỡn chung cú ba loại kiểm soỏt:
a. Kiểm soát hướng dẫn:
Một loại kiểm soát tiêu biểu là thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu lớn hơn. Những việc trung gian đó rất rừ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm chung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời. Trong trường hợp người lái thuyền nói trên, hai chiếc thuyền trôi về một phía có nghĩa là đũi hỏi một hành động hướng đến rừ ràng. Cú nhiều tiờu chuẩn đánh giá trong quá trỡnh chế tạo sản phẩm cho thấy rằng những điều kiện thực tế khác nhau đũi hỏi cú cụng việc chế biến riờng. Một việc hạ giỏ của người bán buôn cũng thành vấn đề cho nhà chế tạo ô tô chấp nhận thị trường sút kém đối với sản phẩm ô tô và do đó cần điều chỉnh lịch trỡnh sản xuất. Cũn trong những trường hợp khác có chỉ số rộng rói về những xu hướng kinh tế có thể cảnh báo chúng ta thay đổi những điều kiện gây ra những hành động bảo vệ hoặc những hành động tỡm cơ hội khác.
b. Kiểm soỏt “Cú” “Khụng”:
Kiểm soát loại này là kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta một cách máy móc, hay nói cách khác là giúp bảo đảm đạt được những kết quả mong muốn. Với hỡnh thức đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận của sản phẩm đúng với đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được. Trong ví dụ minh họa khác, kiểm soát có thể là một sự thông qua bắt buộc của một loại hỡnh kinh doanh từ đó đảm bảo rằng một cá nhân cụ thể phải thực hiện việc tóm lượt hoạt động có liên quan. Việc thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo cần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoặc có một cách sắp đặt để trong điều kiện bỡnh thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành động bảo vệ hoặc cải tiến.
c. Kiểm soát sau hành động:
Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại kiểm soát đó bàn ở trờn, nhưng nó được phân biệt là hoạt động quản lý xảy ra sau, và tiến hành theo hỡnh thức cú hiệu quả nhất trong hoàn cảnh hiện thời. Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hỏng hoặc là hoạt động thay đổi một chủ trương hay một tiến trỡnh. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có thể là đó làm ngay hay phải nghiờn cứu thờm và triển khai. Cụng việc phõn tớch của kiểm toỏn viờn nội bộ thường trực tiếp quyết định tới bản chất và phạm vi của loại hành động sau sự việc có hiệu quả nhất, dù là hành động đó hướng về tương lai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiến những hoạt động tương lai.
1.4.2. Các loại thủ tục kiểm soát.
Trong việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát, một vấn đề quan trọng là hiểu được các khái niệm về kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp.
* Kiểm soát phòng ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra, thí dụ thủ tục song ký đối với một số nghiệp vụ quan trọng. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ; phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, sự chính xác...
* Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường thực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra, thí dụ tiến hành đối chiếu hàng tháng giữa số liệu đơn vị và số liệu ngân hàng.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại. Nhưng không có thủ tục kiểm soát phòng ngừa nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không và chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp rất cao. Khi đó, kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “răn đe”, làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa.
* Kiểm soát bù đắp: Là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém về một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. Thí dụ, đơn vị không thiết kế các thủ tục kiểm soát về giao nhận vật tư trong nội bộ phân xưởng, nhưng thay vào đó là sự kiểm tra chặt chẽ việc nhập xuất của phân xưởng. Cơ sở của việc sử dụng kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích.
1.5 Kiểm toỏn viờn nội bộ
1.5.1 Đạo đức nghề nghiệp của KTVNB
Qui định của Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) ban hành năm 1998
- Trung thực và khỏch quan, cần mẫn trong việc thực hiện cỏc nghĩa vụ và trỏch nhiệm của mỡnh
- Trung thành trong mọi lĩnh vực đối với đơn vị. Tuy nhiên không được tham gia các hành vi phạm pháp hoặc sai trái.
- Không được tham gia những hoạt động mâu thuẫn với quyền lợi của đơn vị hoặc có ảnh hưởng đến khả năng xét đoán khách quan của mỡnh
- Không được nhận những vật có giá trị của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hoặc các doanh nghiệp khác có liên quan đến đơn vị làm tổn hại đến xét đoán nghề nghiệp của mỡnh.
- Chỉ thực hiện những công việc xét thấy có khả năng hoàn thành với đầy đủ chuyên môn nghiệp vụ
- Phải tuõn thủ cỏc chuẩn mực nghề nghiệp
- Phải bảo mật thông tin có được trong quá trỡnh kiểm toỏn.
- Phải không ngừng tham gia học tập, đào tạo để nâng cao trỡnh độ nghiệp vụ, để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của mỡnh.
* Theo Chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ do IIA ban hành năm 2001: Kiểm toán viên nội bộ phải khách quan; có khả năng chuyên môn và sự thận trọng nghề nghiệp đúng mức.
* Theo Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán: Người làm kiểm toán phải chính trực, khách quan, có năng lực chuyên môn và tính thận trọng, tính bảo mật, có tư cách nghề nghiệp và tuân thủ chuẩn mực chuyên môn.
* Thông tư số 171 ngày 22/12/1998 của BTC Hướng dẫn thực hiện kiểm toán nội bộ tại DNNN có bổ sung tiêu chuẩn đối với KTV nội bộ:
Trường hợp Kiểm toán viên nội bộ chưa có bằng đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh thỡ tối thiểu phải cú trỡnh độ trung cấp chuyên ngành kinh tế tài chính hoặc quản trị kinh doanh, đó cụng tỏc thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chớnh kế toỏn ớt nhất 5 năm, đó làm việc tại doanh nghiệp 3 năm trở lên nhưng không thấp hơn trỡnh độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán trưởng doanh nghiệp đó.
1.5.2 Tiờu chuẩn của KTVNB
- Cú phẩm chất trung thực, khỏch quan
- Đó tốt nghiệp đại học chuyờn ngành kinh tế, tài chớnh, kế toỏn hoặc quản trị kinh doanh
- Đó cụng tỏc thực tế trong lĩnh vực quản lớ tài chớnh, kế toỏn từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm toán viên
- Đó qua huấn luyện nghiệp vụ kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trỡnh thống nhất của BTC và được cấp chứng chỉ.
1.5.3 Trỏch nhiệm của KTVNB
- KTVNB thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đó được Tổng giám đốc hoặc giám đốc phê duyệt. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc hoặc giám đốc về chất lượng, tính trung thực, hợp lí của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đó được kiểm toán.
- Trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, KTVNB phải tuõn thủ luật phỏp, tuõn thủ cỏc nguyờn tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách và chế độ hiện hành của Nhà nước.
- KTV phải khách quan, đề cao tính độc lập trong quá trỡnh kiểm toỏn. Khụng ngừng nõng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiếm thức, giữ gỡn đạo đức nghề nghiệp.
- Tuõn thủ nguyờn tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đó được kiểm toán (ngoại trừ các trường hợp có yêu cầu của tũa ỏn hoặc nghĩa vụ liờn quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ)
1.5.4 Quyền hạn của kiểm toỏn viờn nội bộ
- Được độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ. Không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện kiểm toỏn và trỡnh bày ý kiến trong bỏo cỏo kiểm toỏn.
- Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán.
- Được kí xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do các nhân tiến hành hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao
- Nếu các ý kiến đề xuất, các giải pháp kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho công việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lí, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn ngừa các sai sót, gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp
- Được bảo lưu ý kiến đó trỡnh bày trong bỏo cỏo kiểm toỏn nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng nhà nước xem xét lại quyết định của Tổng giám đốc, giám đốc về bói nhiễm kiểm toỏn viờn.
* Nguyên tắc và tác phong đối với một kiểm toán viên nội bộ
- Quan hệ với đối tượng kiểm toán: Lưu ý tới chất lượng chuyên môn, bảo mật trong mối quan hệ với đối tượng kiểm toán, duy trỡ tớnh độc lập của phũng kiểm toỏn nội bộ; thận trọng, khôn khéo khi quan hệ với mọi cấp nhân viên của toàn công ty.
- Tác phong nghề nghiệp: Luôn tỏ ra là người đĩnh đạc, thận trọng và kín đáo.
- Tính độc lập: Thể hiện được các chuẩn mực, nguyên tắc nghề nghiệp trên sơ sở đặc thù của phũng kiểm toỏn nội bộ trước đối tượng kiểm toán.
- Tuyệt đối bảo mật những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được. Nắm vững và cam kết tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên nội bộ (theo điều lệ đạo đức nghề nghiệp do llA ban hành).
Kiểm toỏn viờn nội bộ làm gỡ?
1. Nhà tư vấn kiểm soát và kiểm toán cho giám đốc điều hành và các giám đốc chức năng trong công ty.
Giỏm sỏt tiến trỡnh vận hành hệ thống kiểm soỏt nội bộ và nhận dạng mọi cơ hội cải tiến hệ thống này. Đánh giá nguồn lực công ty để sử dụng phự hợp trỏnh lóng phớ, thất thoỏt. Làm việc với kiểm toỏn độc lập của công ty về những vấn đề liên quan. Đề xuất chính sách bảo vệ tài sản và quản lý rủi ro.
2. Kiểm toán tuân thủ pháp luật, nội quy và chính sách điều hành. Góp phần đảm bảo hoạt động công ty tuân thủ quy định pháp luật, phù hợp với đạo đức kinh doanh. Đảm bảo các chức năng của công ty được thực hiện nghiêm chỉnh, vận hành hợp lý.
3. Thực hiện một phần chức năng kiểm soát tài chính. Kiểm tra chất lượng thông tin, báo cáo kế toán. Rà soát tính trung thực và hợp lý của bỏo cỏo tài chớnh.
Chương 2: Tổ chức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp
2.1- Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ
Nguyờn tắc chung: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải chịu trực thuộc một người đủ quyền lực (trực thuộc lónh đạo cấp cao nhất trong doanh nghiệp) để ủng hộ cho sự độc lập của kiểm toán nội bộ, đảm bảo phạm vi kiểm toán rộng rói, bảo đảm xem xét đầy đủ đối với báo cáo kiểm toán và có những biện pháp thích đáng trên cơ sở các kiến nghị của kiểm toán viên.Có 2 mô hỡnh tổ chức kiểm toán nội bộ để đảm bảo tính độc lập
* Mụ hỡnh lớ tưởng
Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức trực thuộc ủy ban kiểm toán. Ủy ban này bao gồm một số thành viên trong hội đồng quản trị, những người này không tham gia điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Ủy ban sẽ giám sát về hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Theo mô hỡnh này ủy ban kiểm toỏn sẽ quản lớ trực tiếp bộ phận kiểm toỏn nội bộ và do đó đảm bảo tính độc lập của kiểm toán nội bộ đối với toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp
Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toỏn
Trỏch nhiệm quản lớ
Kiểm toỏn nội bộ
Trỏch nhiệm bỏo cỏo
* Mụ hỡnh thực tế
Trờn thực tế, cỏc thành viờn của ủy ban kiểm toán thường không chuyên trách, họ thường chỉ họp vài lần trong năm nên việc quản lí bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ khó khăn. Do đó trong thực tế, bộ phận kiểm toán nội bộ thường được đặt dưới sự điều hành của Tổng giám đốc. Ủy ban kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm việc phê chuẩn quyết định bổ nhiệm hay bói nhiệm Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ, phê duyệt các kế hoạch làm việc, kế hoạch nhân sự, ngân sách của bộ phận kiểm toán nội bộ. Kết quả công việc kiểm toán nội bộ sẽ được ủy ban kiểm toán xem xét cùng với Tổng giám đốc. Mô hỡnh này vẫn đảm bảo tính độc lập tương đối của kiểm toán viên nội bộ
Tại Việt Nam, theo qui chế kiểm toán nội bộ áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước, bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức trực thuộc Tổng giám đốc doanh nghiệp.
2.1.1 Nguyên tắc và cơ sở thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ
2.1.1.1. Nguyen tắc tổ chức bộ may KTNB
* Nguyên tắc độc lập:
- Thuộc cấp cao nhất trong DN
- Độc lập với cac bộ phận khac
* Nguyên tắc khách quan
2.1.1.2. Cơ sở thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ
- Quy mô của doanh nghiệp
- Phạm vi hoạt động
- Năng lực, trình độ của nhân viên
- Các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
2.1.2 Hình thức tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ
- Mô hình tập trung: Chỉ tổ chức KTNB tại văn phòng trung tâm, không tổ chức KTNB tại các đơn vị phụ thuộc, công ty con, các chi nhánh,... mô hình nàybảo đảm tính khách quan, độc lập của KTNB và thuận lợi cho việc nâng cao tính chuyên nghiệp của KTNB.
- Mô hình phân tán: Ngoài bộ phận KTNB tại trung tâm, tại các đơn vị phụ thuộc, công ty con, các chi nhánh,... đều có tổ chức KTNB trực thuộc các nhà quản lý tại các đơn vị đó. Trong khi đó, bộ phận KTNB trung tâm sẽ kiểm tra toàn bộ hoạt động của tổ chức và được giao trách nhiệm thực hiện những cuộc kiểm toán phức tạp hoặc có quy mô toàn tổ chức. Mô hình này thường được áp dụng cho các công ty đa quốc gia có hoạt động trải rộng trên nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ xa cách về mặt địa lý.
- Mô hình kết hợp: Ngoài bộ phận KTNB tại trung tâm, doanh nghiệp có thể tổ chức KTNB khu vực, chịu trách nhiệm trong một khu vực địa lý nhất định.
* Khi tổ chức bộ máy KTNB, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các cỏch sau để phân công công việc:
- Tổ chức công việc theo loại kiểm toán
- Tổ chức công việc song song
- tổ chức công việc theo khu vực địa lý
Theo Thông tư số 171 ngày 22/12/1998 của BTC Hướng dẫn thực hiện kiểm toán nội bộ tại DNNN: “Tuỳ thuộc vào quy mô sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động tập trung hay phân tán, điều kiện cụ thể và trỡnh độ năng lực của đội ngũ kế toán... Doanh nghiệp có thể lựa chọn hỡnh thức tổ chức bộ mỏy kiểm toỏn nội bộ cho phự hợp và cú hiệu quả thiết thực. Việc tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ không bắt buộc đối với các doanh nghiệp”.
Điều 16: Bộ máy kiểm toán nội bộ
1. Các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ để thực hiện công tác kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp được tổ chức thành phũng, ban, hoặc nhúm, tổ cụng tỏc trực thuộc (Tổng) Giỏm đốc doanh nghiệp.
Bộ máy kiểm toán nội bộ, gồm: Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ, Phú trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ (nếu cú), nhúm trưởng kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ. Số lượng kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động, số lượng các đơn vị thành viên tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trỡnh độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên.
Ở các tập đoàn sản xuất (Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp,.. .) Phải tổ chức phũng (ban) kiểm toỏn nội bộ cú đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên.
2. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp (kể cả phũng kế toỏn - tài chớnh); chịu sự chỉ đạo và lónh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp.
Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, (Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyờn mụn khỏc trong doanh nghiệp, hoặc thuờ chuyờn gia bờn ngoài (nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toỏn.
Điều 17: Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ
Đứng đầu phũng (ban) kiểm toỏn nội bộ là trưởng phũng (hoặc trưởng ban) kiểm toỏn nội bộ doanh nghiệp.
Trưởng phũng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ do (Tổng) Giám đốc bổ nhiệm sau khi có ý kiến bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ Tài chính).
Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ là người ký, chịu trỏch nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ.
Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ cú nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trỡnh kiểm toỏn hàng năm.
2. Tổ chức cỏc cuộc kiểm toỏn trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trỡnh kiểm toỏn đó được (Tổng) Giám đốc phê duyệt.
3. Quản lý, bố trớ, phõn cụng cụng việc cho kiểm toỏn viờn và thực hiện cỏc biện phỏp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trỡnh độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ.
4. Đề xuất với (Tổng) Giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ.
5. Đề nghị trưng tập kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán khi cần thiết.
6. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.
7. Khi phỏt hiện cú hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời.
Điều 18: Bộ máy kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc.
- Đối với đơn vị thành viên trong Tổng công ty, Liên hiệp các xí nghiệp có tư cách pháp nhân độc lập: Phải tổ chức bộ phận kiểm toán có chức năng độc lập, hoặc bố trí một số nhân viên kiểm toán nội bộ để thực hiện kiểm toán nội bộ.
- Đối với doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoặc phụ thuộc không có tư cách pháp nhân: Tuỳ theo quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động mà có thể bổ nhiệm kiểm toán viên hoạt động trực tiếp tại các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc.
Các kiểm toán viên nội bộ hoạt động ở các doanh nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân độc lập, hoặc không có tư cách pháp nhân độc lập đều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp bộ máy kiểm toán nội bộ của đơn vị cấp trên và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc.
2.2- Nội dung của kiểm toán nội bộ
2.2.1 Kiểm toán hoạt động
- Kiểm tra việc huy động, phân phối sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, tiền, vốn, lợi thế kinh doanh…) của doanh nghiệp.
- Kiểm tra tớnh hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh; phân phối và sử dụng thu nhập; kết quả bảo toán và phát triển vốn.
-Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
2.2.2 Kiểm toỏn tớnh tuõn thủ
- Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lí của nhà nước và tính hỡnh chấp hành cỏc chớnh sỏch, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban giám đốc doanh nghiệp
- Kiểm tra tính tuân thủ các qui định về nguyờn tắc, qui trỡnh nghiệp vụ, thủ tục quản lớ của toàn bộ cũng như của từng khâu công việc, của từng biện pháp trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Kiểm tra chấp hành cỏc nguyờn tắc, chớnh sỏch, chuẩn mực kế toỏn từ khõu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toỏn, tổng hợp thụng tin và trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo quản trị, lưu trữ tài liệu kế toán…
2.2.3 Kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo quản trị
- Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, độ tin cậy của báo cáo tài chính, báo cáo quản trị trước khi (Tổng) giám đốc kí duyệt và công bố
- Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, báo cáo quản tri, đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lí và hiệu quả
2.3- Trình tự kiểm toán nội bộ
2.3.1- Chuẩn bị kiểm toán
Bao gồm việc xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán
Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán
- Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của doanh nghiệp hay một hoạt động, một chương trỡnh nào đó mà doanh nghiệp đang tiến hành.
- Các kiểm toán viên có thể chọn đối tượng kiểm toán theo những phương pháp va lí do khác nhau, cũng có thể do Ban giám đốc hay chính đối tượng kiểm toán yêu cầu
- Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán: Có 3 phương pháp
* Lựa chọn một cỏch hệ thống: Bộ phận kiểm soạn ra một danh sách các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm toán trong năm nay. Danh sách này lập dựa trên cơ sở đánh giá những rủi ro. Các đối tượng kiểm toán rủi ro cao sẽ được lựa chọn đưa vào chương trỡnh kiểm toỏn trước. Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ đưa vào kiểm toán ở kỡ sau.
* Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố. Ban giám đốc và Hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa các vấn đề cần được kiểm toán ngay. Do đó theo phương pháp này chính người quản lí lựa chọn đối tượng kiểm toán.
* Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Một số giám đốc của các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ.
Chỳ ý:
Cho dù đối tượng iểm toán được đề xuất là ai thỡ trước khi điều chỉnh lại chương trỡnh kiểm toỏn đó lập, KTV cần đánh giá xem đối tượng mới được đề xuất có quan trọng hơn đối tượng đó được xếp lịch không. Sự quan trọng này thường đánh giá trên căn cứ rủi ro. Nếu xét thấy rủi ro liên quan đến đối tượng mới được đề xuất là khá cao thỡ một cuộc kiểm toỏn lập tức cho đối tượng này phải được thiết lập. Ngược lại, nếu rủi ro liên quan đối tượng này không lớn so với các đối tượng đó xếp lịch thỡ phải chờ đợi khi những đối tượng có rủi ro cao hơn đó được kiểm tra xong.
Trường hợp các đối tượng được đề xuất không xuất phát từ nhu cầu cần kiểm toỏn mà xuất phỏt từ những ý đồ khác (tranh chấp, thổi phồng sự kiện để đánh lạc hướng dư luận…) khi đó, KTVNB nhờ sự độc lập của mỡnh cú thể trỏnh được sự lựa chọn các đối tượng kiểm toán do áp lực của những ý doanh nghiệpồ khụng lành mạnh.
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toỏn
Bao gồm các bước
* Xác định mục tiêu kiểm toán:
- Mục tiêu chung của kiểm toán nội bộ là trợ giúp các thành viên trong doanh nghiệp thực hiện có hiệu quả công việc mà họ đảm nhận.
- Mục tiờu cụ thể của từng cuộc kiểm toỏn cú thể chia thành 3 nhúm
+ Khảo sát về thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ: Bao gồm mô tả hệ thống được kiểm toán và các thủ tục kiểm soát. Qua đó đánh giá các thủ tục kểm soát có phù hợp với hệ thống không
+ Kiểm tra việc tuân thủ hệ thống kiểm soát đó thiết lập: Để xác định các thủ tục kiểm soát trong thực tế có phù hợp với hệ thống đó được xây dựng hay không. KTVNB so sánh hoạt động thực tế với các chính sách, chuẩn mực, các thủ tục đó thiết lập trong doanh nghiệp.
+ Đánh giá sự đầy đủ của hệ thống kiểm soát: Bao gồm phân tích và đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát và rủi ro trong hoạt động của đối tượng kiểm toán
- Một cuộc kiểm toỏn cú thể bao gồm cả 3 mục tiờu trờn.
* Xác định phạm vi kiểm toán
- Xác định phạm vi kiểm toán là xác định khía cạnh cụ thể nào của hệ thống của hệ thống cần được kiểm tra và mức độ kiểm tra.
Thông qua mục tiêu và phạm vi kiểm toán, KTV có thể ước lượng nguồn lực cần thiết (nhân lực, thời gian, phương tiện đí lại…) nhằm thực hiện kiểm toán.
* Nghiờn cứu thụng tin cơ bản
2.3.2 Thực hiện kiểm toán
- Trong quỏ trỡnh kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn nội bộ phải xem xột, thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan, kể cả các chứng cứ bên ngoài doanh nghiệp...;
- Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
- Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp.
- Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi tiết; xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán.
- Các bước tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán phải theo đúng quy trỡnh của một cuộc kiểm toỏn và cỏc bước tiến hành kiểm toán phải được ghi nhận trên tài liệu, hồ sơ kiểm toán.
2.3.3- Kết thúc kiểm toán
Kiểm toỏn viờn nội bộ phải lập bỏo cỏo kiểm toỏn;
Bỏo cỏo kiểm toỏn phải trỡnh bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu, yêu cầu đó đề ra cho từng cuộc kiểm toán; xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trỡnh ký duyệt; đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý cỏc sai sút, gian lận, cỏc vi phạm, nờu cỏc giải phỏp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp;
Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc quyết định. Riêng báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được đính kèm báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi lưu hành.
Phỳc tra kết quả kiểm toỏn là cụng việc tiếp sau cuộc kiểm toỏn nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực hiện những kiến nghị, những đề nghị xử lý và những giải pháp đó nờu trong bỏo cỏo kiểm toỏn ở cỏc bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp.
Núi chung, một quy trỡnh kiểm toỏn thường bao gồm 9 bước xếp thành 4 giai đoạn. Hỡnh II.1 trỡnh bày túm tắt về quỏ trỡnh này.
GIAI ĐOẠN I: CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN
Bao gồm việc xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán.
Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán
Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay một hoạt động, một chương trỡnh nào đó mà đơn vị đang tiến hành.
Một cuộc kiểm toán bắt đầu với công việc lựa chọn đối tượng kiểm toán. Các kiểm toán viên có thể chọn các đơn vị này theo những phương pháp và những lý do khỏc nhau. Việc lựa chọn cũng cú thể khụng do kiểm toán viên mà do một người khác, thí dụ Ban giám đốc hay chính đối tượng kiểm toán yêu cầu.
Phương pháp xác định đối tượng kiểm toán
Về cơ bản có ba phương pháp xác định đối tượng kiểm toán như sau:
Lựa chọn một cỏch hệ thống: Bộ phận kiểm toỏn soạn ra một danh sách các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm nay. Thông thường danh sách này lập chủ yếu trên cơ sở rủi ro. Các đối tượng kiểm toán có rủi ro cao sẽ được chọn đưa vào chương trỡnh kiểm toỏn trước. Các đối tượng có rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau, sau khi trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ xét thấy các đối tượng có rủi ro cao đó được quan tâm đúng mức.
Tuy nhiờn thực tế cú thể xảy ra những tỡnh huống khỏc với dự kiến do đó việc lựa chọn này có thể cũn căn cứ vào những phương pháp khác bên cạnh phương pháp lựa chọn theo hệ thống.
Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có “sự cố”. Ban giám đốc và Hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra các vấn đề cần phải được kiểm toán ngay. Do đó, theo phương pháp này, chính người quản lý chọn lựa các đối tượng kiểm toán.
Thí dụ, một công ty bất ngờ nhận được một hóa đơn buộc phải thanh toán ngay một khoản vay lớn. Mặc dù khoản vay đó nhận và đó sử dụng vào mục đích sản xuất, nhưng do một lý do nào đó nó không được ghi nhận vào hệ thống kế toán của công ty. Khoản thanh toán này quá lớn đến nỗi cả hai trưởng phũng phải tạm thời ngưng công việc thường ngày của họ một tuần để giải quyết khủng hoảng trong hệ thống quản lý cụng nợ và tài chớnh của cụng ty. Trong cuộc họp của Hội đồng quản trị, báo cáo về trường hợp này dẫn đến yêu cầu lập tức phải kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xác định những sai sót quan trọng có thể phát sinh.
Kiểm toỏn theo yờu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Phương pháp thứ ba để chọn đối tượng kiểm toán xuất phát từ đối tượng kiểm toán. Một số giám đốc các bộ phận muốn thực hiện kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giỏm sỏt của họ.
Tuy nhiên, dù đối tượng kiểm toán có thể được đề xuất bởi kiểm toán viên, người quản lý hay chính đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ cần nhớ rằng trước điều chỉnh lại chương trỡnh kiểm toỏn đó lập, phải đánh giá xem đối tượng mới được đề xuất có quan trọng hơn đối tượng đó được xếp lịch không. Thường sự quan trọng này có thể đánh giá căn cứ trên rủi ro. Nếu xét thấy rủi ro liên quan đến đối tượng mới đề xuất là khá cao, một cuộc kiểm toán lập tức cho đối tượng này là cần thiết. Ngược lại, nếu rủi ro liên quan đến đối tượng này không lớn hơn so với các đối tượng đó xếp lịch, nú cần phải chờ đợi những đối tượng có rủi ro cao hơn mỡnh được kiểm tra xong.
Kiểm toỏn viờn nội bộ cũng cần chỳ ý đến trường hợp các đối tượng được đề xuất khụng xuất phỏt từ nhu cầu cần phải kiểm toỏn mà xuất phỏt từ những ý đồ cạnh tranh (tranh chấp giữa các phe phái, thổi phồng một vài sự kiện để lạc hướng dư luận...). Khi đó, kiểm toán viên nội bộ nhờ sự độc lập của mỡnh cú thể trỏnh được sự lựa chọn các đối tượng kiểm toán do áp lực của những ý đồ không lành mạnh.
Hỡnh II.1: Khỏi quỏt quy trỡnh kiểm toỏn
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán
Lập kế hoạch kiểm toỏn bao gồm:
1. Xác định các mục tiêu và phạm vi kiểm toán.
2. Nghiên cứu thông tin cơ bản.
3. Xác định đội ngũ kiểm toán viên.
4. Liên hệ với đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác.
5. Lập chương trỡnh kiểm toỏn.
6. Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán.
7. Trỡnh duyệt kế hoạch kiểm toỏn.
Mục tiờu và phạm vi kiểm toỏn: Để phong trào tốt cho việc lập kế hoạch, trước hết kiểm toán cần có những xác định ban đầu về (1) các mục tiêu của kiểm toán (2) phạm vụ của việc kiểm toán.
Xác định các mục tiêu: Mục tiờu chung của kiểm toỏn nội bộ là “trợ giúp các thành viên trong đơn vị thực hiện công việc mà họ đảm nhiệm một cách có hiệu quả”. Tuy nhiên, mục tiêu của từng cuộc kiểm toán thỡ phải cụ thể hơn rất nhiều.
Núi chung mục tiờu cụ thể của từng cuộc kiểm toỏn cú thể chia thành ba nhúm:
· Khảo sỏt về thiết kế hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
· Kiểm tra việc tuân thủ hệ thống kiểm soát đó thiết lập.
· Đánh giá sự đầy đủ (bao gồm việc thiết kế hệ thống và hiệu quả mang lại) của hệ thống kiểm soát. Các mục tiêu này có thể được áp dụng cho cả hệ thống thông tin và hệ thống hoạt động.
Khảo sỏt về thiết của hệ thống kiểm soỏt nội bụ bao gồm việc mô tả hệ thống được kiểm toán và các thủ tục kiểm soát của nó; qua đó đưa ra đánh giá các thủ tục kiểm soát có được thiết kế tốt và phù hợp với hệ thống không. Mục đích của việc xem xét này là cung cấp thông tin cơ bản về đối tượng kiểm toán và các thủ tục kiểm soát có liên quan.
Kiểm tra việc tuõn thủ được tiến hành để xác định các thủ tục kiểm soát trong thực tế có tuân thủ với hệ thống kiểm soát được đề ra không. Kiểm toán viên so sánh hoạt động thực tế với các chính sách, chuẩn mực, các thủ tục được thiết lập trong đơn vị.
Đánh giá sự đầy đủ của kiểm soát nội bộ có thể bao gồm phân tích và đánh giá đối tượng kiểm toán trên hai lĩnh vực: (1) tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát và (2) rủi ro trong hoạt động của đối tượng kiểm toán.
Một cuộc kiểm toỏn cú thể yờu cầu một hoặc cả ba mục tiờu trờn. Tuy nhiờn, cần chỳ ý đến mối quan hệ chặt chẽ giữa ba mục tiêu trên. Thí dụ, khi có yêu cầu đánh giá sâu sắc (mục tiêu đánh giỏ) thỡ khụng thể bỏ qua việc khảo sỏt thiết kế và kiểm tra tớnh tuõn thủ của hệ thống kiểm soỏt ở một mức độ nhất định (mục tiêu khảo sát và mục tiêu kiểm tra). Hoặc khi thực hiện mục tiêu kiểm tra tính tuân thủ của hệ thống, trước hết phải khảo sát tổng quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (mục tiêu khảo sát hệ thống) và sau khi kiểm tra xong, phải đánh giá tóm tắt về kết quả đạt được (mục tiêu đánh giá).
Xác định phạm vi: Xác định phạm vi là xác định khía cạnh cụ thể nào của hệ thống cần được kiểm tra và mức độ kiểm tra:
· Một số cuộc kiểm toán tập trung ở những khía cạnh rất hẹp về các hoạt động trong khi các cuộc kiểm toán khác thỡ trải rộng ra nhiều lĩnh vực. Thớ dụ, cuộc kiểm toỏn này cú thể chỉ nhằm vào kiểm tra tớnh trung thực và đáng tin cậy của một số thông tin; nhưng một cuộc kiểm toán khác có thể vừa xem xét sự trung thực của thông tin vừa mở rộng ra đánh giá việc sử dụng các nguồn lực và việc chấp hành các chính sách chế độ.
· Một số cuộc kiểm toán có thể đi thật sâu, kiểm tra hết sức chi tiết trong khi một số cuộc kiểm toỏn khỏc thỡ sơ lược, chỉ kiểm tra có tính chất phũng ngừa. Điều này tùy thuộc vào mục tiêu của cuộc kiểm toán đó.
Sau khi chọn đối tượng kiểm toán, xác định mục đích và phạm vi kiểm toán là một vấn đề có ý nghĩa quan trọng nhằm lập kế hoạch một cách có hiệu quả. Thông qua các mục tiêu và phạm vi của việc kiểm toán, kiểm toán viên có thể ước lượng nguồn lực cần thiết (trong lĩnh vực nhân lực, thời gian và phương tiện đi lại) nhằm thực hiện việc kiểm tra. Khi có những thay đổi sau này trong mục đích và phạm vi kiểm toán, những đánh giá ban đầu đó là cơ sở cho việc thực hiện các điều chỉnh.
Nghiên cứu thông tin cơ bản: Hầu hết trong các trường hợp của kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên đó từng kiểm toỏn cho đối tượng kiểm toán một vài lần trước đó. Mặc dù lần trước có thể kiểm tra trên các khía cạnh khác, các báo cáo và thông tin từ hồ sơ kiểm toán kỳ trước là một nguồn thông tin cơ bản quan trọng cho kỳ này. Các trưởng nhóm thường xem xét trước các báo cáo và các hồ sơ kỳ trước bào gồm nhiều thông tin khác nhau. Một nguồn cung cấp thông tin cơ bản khác là tiến hành phỏng vấn người quản lý của đối tượng kiểm toán. Nói chung, các kiểm toán viên cố gắng làm quen với nội dung hoạt động của đơn vị khi tiến hành xem xét tổng quát. Việc tỡm hiểu này giúp kiểm toán viên có thể dự đoán các khía cạnh bất thường hoặc đặc biệt cần phải lưu ý. Đồng thời qua đó kiểm toán viên cũng làm quen với các đặc điểm của đơn vị để thuận lợi hơn trong việc soạn thảo kế hoạch kiểm toán.
Có hai quan điểm khác nhau về thời điểm nghiên cứu các hồ sơ kiểm tra của kỳ trước. Một số kiểm toán viên cho rằng chỉ nên đọc các hồ sơ này sau khi đó xuống đơn vị để khảo sát sơ bộ (bước 3). Họ cho rằng nếu chưa xuống đơn vị mà đọc các hồ sơ kỳ trước thỡ sẽ dẫn đến tỡnh trạng kiểm toán viên bị ảnh hưởng một cách vô thức của cách làm và suy nghĩ của người kiểm toán viên kỳ trước. Như vậy, việc khảo sát sơ bộ về đơn vị này sẽ thiếu khách quan. Theo họ, kiểm toán viên cứ thực hiện công việc khảo sát sơ bộ trước để hỡnh thành những hiểu biết của chớnh mỡnh, sau đó mới nghiên cứu hồ sơ kỳ trước để bổ sung cho chương trỡnh kiểm toỏn.
Ngược lại, một số kiểm toán viên lại tin tưởng rằng mỡnh vẫn duy trỡ được sự khách quan khi xem trước các hồ sơ kiểm tra của kỳ trước. Họ cho rằng những ưu điểm của phương pháp này lớn hơn nhiều so với nhược điểm của nó. Họ cũng cho rằng nếu kiểm toán viên nhận thức rằng hệ thống hiện hành và các phát hiện được năm nay có thể rất khác biệt so với năm trước, đồng thời cố gắng duy trỡ một thỏi độ khách quan khi xem xét các vấn đề của kỳ này thỡ việc nghiờn cứu trước hồ sơ kỳ trước sẽ có lợi hơn là có hại.
Xác định đội ngũ kiểm toán: Số kiểm toán viên tham gia một cuộc kiểm toán có thể từ một người đến tám người. Thường thỡ cỏc cuộc kiểm toỏn do từ hai đến ba nhân viên tiến hành tại chỗ và một hoặc hai nhân viên giám sát công việc tại văn phũng của bộ phận kiểm toỏn nội bộ.
Đội ngũ kiểm toán khác nhau tùy thuộc vào bản chất và quy mô của cuộc kiểm toán. Một cuộc kiểm toán hoạt động về các vấn đề kỹ thuật đũi hỏi các chuyên gia khác với một cuộc kiểm toán về tính trung thực của báo cáo tài chính. Kiểm toán trong môi trường sử dụng máy vi tính đũi hỏi chuyờn gia vi tớnh, cũn một cuộc kiểm toỏn đũi hỏi cỏc phương pháp chọn mẫu phức tạp phải có chuyên gia lấy mẫu thống kờ.
Thông báo cho đối tượng kiểm toán: Trưởng nhóm kiểm toán có thể liên hệ thông qua điện thoại hoặc gặp gỡ với người quản lý đối tượng kiểm toán để trao đổi về mục đích việc kiểm toán, thời gian, các nhân viên đơn vị tham gia và các báo biểu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán mà đơn vị cần chuẩn bị. Sau đó sẽ có một văn bản chính thức gửi cho người quản lý đối tượng kiểm toán. Việc thông tin này đối với đối tượng kiểm toán vừa tạo thuận lợi cho việc kiểm toán vừa tạo cơ sở pháp lý cho việc kiểm toỏn.
Lập chương trỡnh kiểm toỏn sơ bộ: Chương trỡnh kiểm toỏn phỏc thảo kế hoạch và chương trỡnh làm việc của một cuộc kiểm toỏn. Nú bao gồm mục tiờu và phạm vi kiểm toỏn, cỏc cõu hỏi đặt ra và các bằng chứng cần xem xét trong quá trỡnh kiểm toỏn, cỏc kiểm toán viên được huy động... Chương trỡnh kiểm toỏn lập trong giai đoạn này gọi là chương trỡnh sơ bộ vỡ nú cú thể cũn phải được điều chỉnh sau khi kiểm toán viên đó xuống đơn vị nghiên cứu cơ bản và tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
Dự kiến về bỏo cỏo kiểm toỏn: Báo cáo kiểm toán thông tin kết quả kiểm toán cho đối tượng kiểm toán và các bộ phận khác trong tổ chức. Kiểm toán cần suy nghĩ ngay từ lúc này về việc báo cáo kiểm toán sẽ thuộc dạng nào, cung cấp cho ai và cung cấp như thế nào. Điều này sẽ hữu ích cho việc chuẩn bị kiểm toán. Thí dụ, nếu kết quả sẽ được công bố tại một cuộc họp mở rộng, kiểm toán viên cần dự tính địa điểm, người trỡnh bày, đối tượng tham dự và những vấn đề sẽ thảo luận tại cuộc họp.
Trỡnh duyệt quyết định kiểm toán: Chương trỡnh kiểm toán từng kỳ thường được duyệt toàn bộ bởi (tổng) giám đốc, trừ những trường hợp đặc biệt. Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ thường là người xem xét và phê duyệt từng cuộc kiểm toán cụ thể theo chương trỡnh đó được duyệt, trên cơ sở xem xét việc chuẩn bị đó đầy đủ chưa, bao gồm xác định mục đích và phạm vi kiểm toán, đội ngũ kiểm toán cũng như chương trỡnh kiểm toỏn sơ bộ.
GIAI ĐOẠN 2: THỰC HIỆN KIỂM TOÁN
Bước 3: Khảo sát sơ bộ
Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là thu thậ p thêm thông tin về đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán.
Tổ chức một cuộc họp mở rộng: Trong quỏ trỡnh nghiờn cứu tổng quỏt, một cuộc họp được tiến hành giữa đoàn kiểm toán và người quản lý đối tượng kiểm toán. Cuộc họp này thường được tổ chức tại văn phũng đối tượng kiểm toán. Cuộc họp này xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểm toán và phối hợp các hoạt động kiểm toán với các hoạt động của đối tượng kiểm toán.
Tham quan đơn vị: Một chuyến tham quan đơn vị cung cấp cho các kiểm toán viên một ý niệm về các dạng hoạt động, không khí làm việc, cơ sở vật chất, các mối quan hệ nội bộ trong đơn vị và quy trỡnh cụng việc tại đối tượng kiểm toán. Các kiểm toán viên cũng có diph gặp gỡ với các nhân viên đơn vị trong quỏ trỡnh tham quan này.
Nghiờn cứu tài liệu: Bờn cạnh cuộc họp và quỏ trỡnh tham quan đơn vị, việc nghiên cứu một số tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở cho kiểm toán viên viết một bản mô tả về các hoạt động của đối tượng kiểm toán. Văn bản này sẽ được lưu trong hồ sơ kiểm toán sau này. Các kiểm toán viên nghiên cứu các tài liệu như: sơ đồ tổ chức, các quy định của Nhà nước, các mục tiêu của đơn vị, các bản mô tả công việc, hướng dẫn về chính sách, báo cáo tổng hợp, các tài liệu khác có liên quan. Vấn đề mấu chốt trong giai đoạn này là các tài liệu có hiện hữu hay không, có được sắp xếp ngăn nắp, khoa học và đảm bảo an toàn hay không.
Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán: Các kiểm toán viên phải hiểu các hoạt động của đối tượng kiểm toán nhằm đánh giá đầy đủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó, kiểm toán viên phải lập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán thường trực một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng trong đó trỡnh bày những hiểu biết của mỡnh và qua đó làm cơ sở tham chiếu với những đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểm toán kiểm toán viên tiến hành.
Thủ tục phõn tớch: Một bộ phận không thể tách rời của việc nghiên cứu tổng quát đó là thủ tục phân tích. Các thủ tục này như đó trỡnh bày trong chương III, cung cấp phân tích sơ lược về các dữ liệu tổng hợp trong báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động. Các kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch; xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác; xem xét và ghi nhận lại các chi tiết bất thường; ước tính các số liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan; tính toán các tỷ số và so sánh với số liệu năm trước, số bỡnh quõn trong ngành.
Thủ tục phân tích không chỉ giúp kiểm toán viên am hiểu về đối tượng kiểm toán mà cũn giỳp kiểm toỏn viờn lập kế hoạch cỏc thủ tục kiểm toán khác. Kết quả bất thường thu được thông qua việc tính toán và so sánh, sẽ đặt ra các câu hỏi và đũi hỏi cỏc thủ tục kiểm toỏn chi tiết hơn. Các thủ tục này có thể cung cấp định hướng kiểm tra ũng như tạobằng chứng về sự hợp lý của cỏc chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu hoạt động.
Bước 4: Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Mụ tả hệ thống kiểm soỏt: Các kiểm toán viên mô tả hệ thống kiểm sóat thông qua việc vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bản tường trỡnh. Lưu đồ giúp kiểm toán viên dễ dàng nhận xét về kiểm soát đối với hoạt động và các thủ tục kiểm soát cần bổ sung. Trong khi đó, các bảng câu hỏi và tường thuật về kiểm soát nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về kiểm soát giúp các kiểm toán viên hiểu đầy đủ về hệ thống kiểm soát trước khi thực hiện thử nghiệm và đánh giá.
Phộp thử “walk through”: Một thử nghiệm kiểm soát ở mức thấp là phép thử “walk through” đối với một số các nghiệp vụ và hoạt động kiểm soát then chốt được lựa chọn. Kiểm toán viên sẽ theo từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trong thực tế đánh giá về quá trỡnh thực hiện cỏc nghiệp vụ tại đơn vị.
Các thử nghiệm sơ bộ: Các kiểm toán viên lựa chọn một số nghiệp vụ và kiểm tra chúng. Thử nghiệm giúp kiểm toán viên hiểu được kiểm soát được thiết kế ra sao và rốt cuộc thỡ nú được tiến hành thế nào trong thực tế. Ở bước này, cỡ mẫu thường nhỏ (khoảng 25-30 phần tử) và nếu xét thấy cần thiết nó sẽ được mở rộng ở bước 5.
Thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với hệ thống thông tin: Việc thử nghiệm đối với các thủ tục kiểm soát của hệ thống thông tin sẽ đũi hỏi một phạm vi rộng hơn các thử nghiệm sơ bộ với các nghiệp vụ mà ta vừa nói đến. Điều này xuất phát từ vai trũ quan trọng của hệ thống thụng tin đối với kiểm toán viên: thông tin thiếu độ tin cậy hoặc không trung thực có thể làm cho kiểm toán viên hiểu sai và dẫn đến việc cho kết luận sai.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Sau khi tỡm hiểu hệ thống kiểm soỏt nội bộ và tiến hành một số phõn tớch cơ bản, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát. Một trong những phương pháp đánh giá là lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ qua đó phác thảo những phát hiện, đối chiếu với tiêu chuẩn và nhận dạng các rủi ro. Hỡnh II.2 trỡnh bày một mẫu bảng đánh giá kiểm soát.
Hỡnh II.2: Bảng đánh giá kiểm soát nội bô
CÁC KẾT QUẢ
QUAN TRỌNG
Một cá nhân vừa thu tiền, vừa lập phiếu nộp tiền và gửi tiền vào ngân hàng, vừa ghi sổ kế toán tại văn phũng chi nhỏnh. Bỡnh quõn mỗi tuần nộp ngõn hàng $ 15,000. khụng tỡm thấy mất mỏt hoặc sai phạm nào trong quỏ trỡnh xem xột của kiểm toỏn viờn.
CÁC RỦI RO CHÍNH
(a) Rủi ro trọng yếu là nhõn viờn này cú thể gian lận mà khụng bị phỏt hiện.
(b) Bản thân nhân viên đó cũng gánh chịu rủi ro vỡ anh ta là người duy nhất chịu trách nhiệm đối với quỹ của chi nhánh và bị khiển trách nếu như việc mất mát không thể giải thích.
PHƯƠNG PHÁP
KIỂM SOÁT CHUẨN
Các thủ tục kiểm soát tương ứng trong trường hợp này đó được nêu trong chính sách của công ty, bao gồm:
(a) Phân chia chức năng thu tiền, lập phiếu nộp tiền vào ngõn hàng và kế toỏn.
(b) Phân công hai người cùng chịu trách nhiệm đối với việc lập và nộp tiền vào ngân hàng.
(c) Giỏm sỏt và kiểm tra từng bộ phận của cụng việc.
ĐÁNH GIÁ
Về mặt thiết kế:
Các thủ tục kiểm soát không đầy đủ đối với chi nhánh.
Về hiệu lực:
Khụng cú bằng chứng kiểm toỏn cho thấy mất mỏt, do thử nghiệm chi tiết cú giới hạn.
Đánh giá lại rủi ro: Từ kết quả của việc tỡm hiểu, phõn tớch, và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên xác định sự cần thiết thay đổi mục tiêu và phạm vi của việc kiểm toán. Họ quyết định có cần phải mở rộng công việc kiểm toán như thế nào trước khi đi đến kết luận, đưa ra kiến nghị và lập báo cáo kiểm toán. Tất cả sự xem xét này căn cứ trên việc đánh giá rủi ro của các kiểm toán viên trên các hoạt động của đối tượng kiểm toán.
Đầu tiên, kiểm toán viên đánh giá rủi ro để lựa chọn đối tượng kiểm toán. Sau đó trong các bước 2, 3, 4 kiểm toán viên thu thập các thông tin bổ sung để đánh giá lại rủi ro. Sự đánh giá lại rủi ro này dẫn dến một trong hai tỡnh huống:
Tỡnh huống thứ nhất, kiểm toỏn viờn nhận thấy khụng cần tiến hành thờm cỏc thử nghiệm nữa bởi vỡ vấn đề đó rừ ràng, rủi ro cú thể đánh giá được hợp lý. Khi ấy, kiểm toỏn viờn cú thể đưa ra kết luận và đề xuất các kiến nghị thích hợp. Cũng có thể kiểm toán viên sau khi đánh giá lại rủi ro thỡ nhận thấy chỳng thực sự khụng cao so với rủi ro ở những đối tượng kiểm toán khác. Lúc này, cuộc kiểm toán cũng sẽ được kết thúc để kiểm toán viên chuyển sang một đối tượng có mức rủi ro cao hơn.
Tỡnh huống thứ hai là rủi ro vẫn chưa có đủ cơ sở để đánh giá một cách hợp lý, hay núi cỏch khỏc cũn tồn tại nhiều nghi vấn. Khi ấy, kiểm toỏn viờn sẽ quyết định tiến hành các thử nghiệm mở rộng.
Bước 5: Các thử nghiệm mở rộng
Nếu kiểm toỏn viờn mở rộng việc thực hiện cụng việc kiểm toán, chương trỡnh kiểm toỏn sơ bộ (ở bước 2) sẽ phải thêm vào phần chương trỡnh bổ sung, bao gồm cỏc thay đổi trong mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán và các thủ tục bổ sung. Có thể sẽ cần phải bổ sung thêm kiểm toán viên và thời gian cho cuộc kiểm toỏn.
Thử nghiệm ở bước 5 gồm việc kiểm tra chứng từ sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát các hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị.
Bước 6: Xử lý cỏc phỏt hiện trong quỏ trỡnh kiểm toỏn
Khi hoàn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gỡ để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ rất nhiều các phương án khác nhau, kiểm toán viên có thể lựa chọn và đề xuất kiến nghị mà họ thấy thích hợp.
Phỏt hiện của kiểm toỏn viờn bao gồm:
· Thực trạng là những điều phát hiện trong thực tế.
· Tiêu chuẩn là cơ sở để đánh giỏ thực trạng.
· Hậu quả là rủi ro phỏt sinh từ thực trạng.
· Nguyên nhân là nguyên nhân dẫn đến thực trạng.
Kiến nghị của kiểm toán viên có thể đưa ra dưới dạng một trong bốn dạng sau:
· Giữ nguyên hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại. Kiến nghị này đưa ra trong trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại đáp ứng được yêu cầu của tổ chức và chi phí của nó hợp lý.
· Cải tiến hệ thống kiểm soát nội nộ hiện tại bằng cách sửa đổi những thủ tục kiểm soát nội bộ hiện tại hoặc bổ sung thêm những thủ tục mới.
· Đề nghị mua thêm bảo hiểm để đối phó với một số rủi ro mà việc tăng cường kiểm soát nội bộ không thể thực hiện được.
· Thay đổi mức lợi nhuận trên vốn đầu tư trong các phương án kinh doanh để phản ảnh mức rủi ro tương ứng.
GIAI ĐOẠN 3: BÁO CÁO KIỂM TOÁN
Bước 7: Bỏo cỏo kiểm toỏn
Giai đoạn báo cáo kiểm toán bao gồm việc trỡnh bày và thụng tin về kết quả kiểm toỏn. Bỏo cỏo kiểm toỏn cú thể coi như sản phẩm của quá trỡnh kiểm toỏn. Bỏo cỏo kiểm toỏn thường được thực hiện bằng văn bản.
Bỏo cỏo bao gồm cỏc giải trỡnh về mục tiờu và phạm vi kiểm toỏn, cỏc thủ tục tổng quỏt được áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đề xuất. Báo cáo kiểm toán được lập và thường phân phối cho (tổng) giám đốc đơn vị và bộ phận quản lý của đối tượng kiểm toán. Kiểm toán viên đồng thời lưu ít nhất 1 bộ tại bộ phận kiểm toán nội bộ và có thể gửi một bản cho kiểm toán viên độc lập.
Trong một số trường hợp, trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức, kiểm toán viên có thể tổ chức một buổi họp tổng kết với đối tượng kiểm toán, trỡnh bày vắn tắt những phỏt hiện kiểm toỏn và lắng nghe ý kiến phản hồi của đối tượng kiểm toán. Mục đích của cuộc họp này là tránh các hiểu lầm và tạo cơ hội cho đối tượng kiểm toán sửa chữa kịp thời các tồn tại yếu kém.
GIAI ĐOẠN 4: THEO DếI SAU KIỂM TOÁN
Bước 8: Theo dừi sau kiểm toỏn
Sau khi báo cáo kiểm toán được gửi đi và trỡnh bày cho đối tượng kiểm toán và đối tượng kiểm toán đó cú phỳc đáp thích hợp, cuộc kiểm toán có vẻ như đó hoàn tất. Thực chất khụng hẳn như vậy, bởi vỡ kiểm toán viên bắt đầu sang bước theo dừi sau kiểm toỏn. Tiến trỡnh cụng việc này nhỡn chung bao gồm:
(1) Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đối tượng kiểm toán để quyết định xem các kiến nghị của kiểm toán viên áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào.
(2) Đối tượng kiểm toán thực hiện các quyết định này.
(3) Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ quay lại đối tượng kiểm toán để xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không.
Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện cỏc thủ tục theo dừi sau kiểm toỏn. Đối tượng kiểm toán thường trả lời bằng văn bản cho các kiến nghị của kiểm toán viên, đặc biệt là khi họ bất đồng với các ý kiến của kiểm toỏn viờn. Người quản lý cấp trờn của đối tượng kiểm toán sẽ cùng với đối tượng kiểm toán phác thảo phương thức giải quyết các vấn đề đặt ra. Khi đó, kiểm toán viên có thể được mời trở lại để xem xét các giải pháp. Sự phối hợp trên giúp vừa bảo đảm sự độc lập của kiểm toán viên với quá trỡnh thiết kế và vận hành hệ thống; vừa tận dụng được kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ.
Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán
Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bản thân kiểm toán viên. Trưởng nhóm quyết định những vấn đề liên quan bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộc kiểm toán sau này. Đồng thời, mỗi kiểm toán viên và kể cả trưởng nhóm kiểm toán cũn phải lập một bỏo cỏo về cụng việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toỏn. Bỏo cỏo này làm cơ sở cho việc phân công, đề bạt, phát triển nghề nghiệp và tăng lương sau này.
Hỡnh II.3 mụ tả túm tắt cỏc giai đoạn và công việc trong quy trỡnh kiểm toỏn.
Hỡnh II.3: Quy trỡnh kiểm toỏn (túm tắt)
Bước 1
Bước 2
Bước 3
Bước 4
Bước 5
Bước 6
Bước 7
Bước 8
Bước 9
Xác định đối tượng kiểm toán:
Lập kế hoạch kiểm toán dựa trên đánh giá rủi ro (lựa chọn một cách hệ thống)
Kiểm toán những bộ phận đang nảy sinh vấn đề (kiểm toán các vấn đề khúc mắc)
Kiểm toán theo yêu cầu của đối tượng kiểm toỏn
Lập kế hoạch kiểm toỏn
Phỏt thảo mục tiờu và phạm vị chung của kiểm toỏn
Xem xét các hồ sơ kiểm toán trước đó
Xác định đội ngũ kiểm toán viên
Liên hệ với đối tượng kiểm toán
Lập chương trỡnh kiểm toỏn
Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kiểm toỏn
Phờ duyệt kế hoạch kiểm toỏn
Khảo sát sơ bộ
Tổ chức một cuộc họp mở rộng
Tham quan đơn vị
Nghiờn cứu tài liệu
Bảng mô tả hoạt động các đối tượng kiểm toán
Thủ tục phõn tớch
Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Mụ tả hệ thống kiểm soỏt nội bộ
Phộp thử Walk - through trờn cỏc nghiệp vụ hoặc tiến trỡnh ra quyết định
Các thử nghiệm sơ bộ
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Đánh giá rủi ro
Cỏc thử nghiệm mở rộng
Xem xét chi tiết hoạt động và kiểm soát
Thử nghiệm của kiểm toỏn viờn trên cơ sở tuân thủ hệ thống
Đánh giá hệ thống kiểm soát
Đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát
Phỏt hiện và kiến nghị
Phỏt hiện:
Thực trạng
Tiờu chuẩn
Hậu quả (rủi ro)
Nguyờn nhõn
Đề xuất kiến nghị:
Không thay đổi
Điều chỉnh hệ thống hiện hành
Bảo hiểm để ngăn chặn rủi ro
Tăng tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư để đối phó rủi ro
Bỏo cỏo kiểm toỏn
Văn bản:
Mục tiờu kiểm toỏn
Phạm vi kiểm toỏn
Cỏc thủ tục chung
Cỏc phỏt hiện kiểm toỏn
Đề xuất kiến nghị (có thể có các giải pháp khác nhau)
Trỡnh bày trước đối tượng kiểm toán
Theo dừi sau kiểm toỏn
Phúc đáp của đối tượng kiểm toán
Theo dừi của Ban giỏm đốc
Kiểm tra của kiểm toỏn viờn
Đánh giá cuộc kiểm toán
Đánh giá phương pháp kiểm toán, kỹ năng, v.v ...
Xem xột cụng việc của từng kiểm toỏn viờn
2.4- Báo cáo kiểm toán nội bộ
2.4.1. í nghĩa của báo cáo kiểm toán nội bộ
* BCKTNB là văn bản chính thức của kiểm toán viên nội bộ, trình bày về kết quả cuộc kiểm toán và các kiến nghị của KTV (nếu cần) để truyền đạt tới các bộ phận liên quan trong đơn vị.
* ý nghĩa của báo cáo kiểm toán nội bộ
- Đối với KTV:Là nguồn tài liệu chủ yếu để đánh giá kết quả công việc của KTV; thúc đẩy sự cải tiến công tác kiểm soát nội bộ; giúp đào tạo, huấn luyện KTV; trợ giúp công việc sau kiểm toán
- Đối với các nhà quản lý trong doanh nghiệp: thúc đẩy các hoạt động cải tiến thông qua việc cung cấp kế hoạch hành động, là phương tiện giành sự ủng hộ của cấp trên với những vấn đề cần lưu ý, trợ giúp đánh giá kết quả hoạt động
- Đối với nhà quản lý cao cấp: Cung cấp thông tin chi tiết về tình hình hoạt động và kiểm soát nội bộ của đơn vị; cung cấp thông tin khách quan về công việc kiểm toán; khuyến khích các hoạt động theo quy củ.
- Đối với các đối tượng khác:
+ Kiểm toán viên độc lập: là một nguồn cung cấp thông tin quan trọng, KTV cần cảnh giác trước những vấn đề độc lập, hạn chế lặp lại công việc của KTVNB
+ Cơ quan luật pháp: cần lưu ý đảm bảo bí mật thông tin
2.4.2. Các loại báo cáo kiểm toán
Cỏc bỏo cỏo kết quả gồm cú rất nhiều loại. Chỳng ta cú thể mụ tả những loại quan trọng nhất như sau:
1. Bỏo cỏo miệng: Trong nhiều trường hợp, việc báo cáo kết quả phải dùng lời nói. Trong chừng mực nhất định, đây là điều không tránh khỏi, bởi vỡ một phần cụng việc kiểm toỏn phải thực hiện cú kết hợp với nhõn viờn của cụng ty. Trong các trường hợp khác thỡ đó là do nhu cầu hành động khẩn cấp. Cũng có khi mở đầu cho báo cáo viết chính thức. Có khi báo cáo miệng là một cách làm để báo cáo viết bổ sung sau, nhất là khi những cá nhân phụ trách có nhu cầu đặc biệt. Như vậy báo cáo miệng phục vụ một mục đích có lợi và chính đáng. Hạn chế chủ yếu của nó là không có sự ghi chép vĩnh viễn. Do đó, rất có thể là về sau bị hiểu sai. Vỡ lẽ đó báo cáo miệng phải được sử dụng rất thận trọng và nó không thể thay thế báo cáo viết sau đó.
2. Bỏo cỏo viết giữa kỳ: Khi thấy nờn thụng bỏo cho quản lý những diễn biến quan trọng trong thời gian kiểm toỏn, hoặc trước khi lập báo cáo chính thức, có thể có loại báo cáo viết giữa kỳ. Loại báo cáo này có thể có những vấn đề quan trọng phải nghiên cứu trước. Hoặc chúng có tính chất tiến triển. Có trường hợp nó có tính chất hoàn toàn chính thức, hoặc là một thư báo cáo bỡnh thường không theo thủ tục. Nó có thể được dành cho những sự phát triển ngoại lệ, hoặc trong trường hợp bao quát hơn. Loại báo cáo này thường chỉ được gửi cho cấp quản lý nơi được kiểm toán, nhưng không nhất thiết như vậy. Báo cáo giữa kỳ có đủ nội dung trong báo cáo chính thức, nhưng không được thay thế báo cáo chính thức. Tất cả những báo cáo giữa kỳ đều là loại báo cáo mà, nếu được sử dụng có nhận định, thỡ cú thể là một phương pháp tốt để cải tiến toàn bộ quá trỡnh lập bỏo cỏo.
3. Bỏo cỏo kiểu cõu hỏi: Trỡnh tự hay dựng là một loại bỏo cỏo viết lập vào lỳc hoàn thành một nhiệm vụ kiểm toỏn cỏ biệt. Một loại của bỏo cỏo cuối cựng sử dụng dạng câu hỏi, và được xây dựng xoay quanh các câu hỏi đó. Loại báo cáo này thường chỉ dùng để báo cáo nội bộ, trong phũng kiểm toỏn nội bộ. Nú cú tỏc dụng tốt nhất khi mà phạm vi thẩm tra kiểm toỏn xột đến những vấn đề trỡnh tự khỏ chi tiết, và thường ở một cấp nghiệp vụ khỏ thấp. Loại bỏo cỏo này cú thể dựng trong những tỡnh huống thớch hợp, nhưng có nhiều hạn chế về lợi ích chung.
4. Bỏo cỏo viết thụng dụng: Về mặt chớnh quy, mỗi nhiệm vụ kiểm toỏn riờng biệt bao gồm cả việc lập một bỏo cỏo viết hợp thức. Mẫu biểu và nội dung của những báo cáo viết đó khác nhau nhiều giữa các nhiệm vụ kiểm toán cá biệt và giữa những công ty cá biệt. Báo cáo có thể ngắn hoặc dài. Có thể trỡnh bày theo nhiều cỏch, kể cả phạm vi dữ liệu tài chớnh hay dữ liệu định lượng. Trong các trang sau của chương này, chúng ta sẽ bàn chi tiết hơn các vấn đề và cách vận dụng kết hợp với loại báo cáo chung này.
5. Bỏo cỏo viết tổng kết: Thực tế phổ biến trong nhiều công ty là hàng năm lập một báo cáo (có khi 1, 2, 3 báo cáo) tóm tắt và mô tả nội dung của các báo cáo trước. Có trường hợp những báo cáo tổng kết đó chủ yếu lập cho Ủy ban kiểm toán của hội đồng quản trị, nhưng có trường hợp thỡ lập cho quản lý cấp trờn. Những bỏo cỏo tổng kết đó rất cần cho nhà quản lý cấp trờn, là người không thẩm tra kỹ những báo cáo trong năm. Cũng cần cho kiểm toán trưởng để xem công việc báo cáo của mỡnh một cỏch xuyờn suốt hơn, trên cơ sở nhất thống.
2.4.3. Lập báo cáo kiểm toán
Các báo cáo kiểm toán nội bộ tại các đơn vị khác nhau có rất nhiều cách trỡnh bày khác nhau, tùy theo đặc điểm và quan điểm của đơn vị. Tuy nhiên, xét cho cùng thỡ chỳng cũng mang những nội dung cơ bản gần như nhau. Dưới đây chúng ta cùng xem xét một phương pháp trỡnh bày bỏo cỏo kiểm toỏn nội bộ. Theo đó, báo cáo kiểm toán bao gồm các bộ phận sau:
· Bỡa
· Bỏo cỏo tổng quỏt.
· Cỏc thụng tin chủ yếu.
· Cỏc phỏt hiện chi tiết.
· Thuyết minh và phụ lục.
1. Bỡa bỏo cỏo kiểm toỏn:
Bỡa bỏo cỏo cung cấp cho người đọc nội dung chủ yếu của cuộc kiểm toán, nó cần trỡnh bày ngắn gọn nhưng phải đầy đủ chi tiết. Thường bỡa một bỏo cỏo kiểm toỏn nội bộ gồm những nội dung sau:
· Tựa báo cáo kiểm toán: Nêu mục đích kiểm toán và tên đối tượng kiểm toán.
· Ngày hoặc kỳ kiểm toán: Nêu ngày kết thúc niên độ được kiểm toán (thường dùng trong kiểm toán báo cáo tài chính) hoặc nêu thời kỳ được kiểm toán. Trong một số trường hợp nếu mục đích kiểm toán không liên quan đến một thời kỳ cụ thể thỡ cú thể nờu thời gian tiến hành kiểm toỏn.
· Tờn của bộ phận kiểm toỏn.
Hỡnh II.4: Trỡnh bày bỡa một bỏo cỏo kiểm toỏn nội bộ
TỔNG CễNG TY THẮNG LỢI
Phũng Kiểm toỏn nội bộ
-------------------------
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh
Văn phũng Tổng cụng ty
Ngày 31.12.1997
TỔNG CễNG TY HOÀN CẦU
Công ty Hải Đường
-------------------------
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toán công tác an toàn lao động và phũng chỏy chữa chỏy tại
phân xưởng Bỡnh Điền I & II
Thỏng 10.1998
Tổ kiểm toỏn nội bộ
Sở Cụng nghiệp tỉnh XXX
Cụng ty Hũa Bỡnh
-------------------------
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toỏn chi phớ sửa chữa
và bảo dưỡng thiết bị
Sáu tháng đầu năm 1998
TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Tổng Công ty Thương mại Hải Âu
Phũng Kiểm toỏn nội bộ
-------------------------
BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Kiểm toán chi phí xây dựng cơ bản
Cụng trỡnh tổng kho số 10
Thỏng 10.1998
Tổ Kiểm toán Xây dựng cơ bản
2. Bỏo cỏo tổng quỏt:
Bỏo cỏo tổng quỏt cú một ý nghĩa quan trọng trong bỏo cỏo kiểm toỏn. Nú trỡnh bày một cỏch vắn tắt những nột chớnh của cuộc kiểm toỏn: mục đích, phạm vi, các phát hiện và ý kiến của kiểm toán viên. Như vậy, báo cáo tổng quát không chỉ giới thiệu sơ bộ về báo cáo kiểm toán mà cũn giỳp người đọc nắm được và có một cái nhỡn tổng quỏt những vấn đề chính của cuộc kiểm toán trước khi đi vào xem xét chi tiết. Báo cáo tổng quát thường bao gồm những nội dung sau:
· Ngày bỏo cỏo.
· Người nhận.
· Lời nói đầu.
· Mục đích và phạm vi kiểm toán.
· Nội dung cỏc phỏt hiện hoặc ý kiến vắn tắt.
· Yêu cầu phúc đáp.
· Ký tờn.
· Tờn cỏc kiểm toỏn viờn tham gia.
· Các nơi nhận báo cáo.
· Mục lục.
Hỡnh II.5 minh họa một bỏo cỏo tổng quỏt
Thành phố Hồ Chớ Minh, ngày 17.2.1998
Kính gửi: Ông Đặng Văn Chiến, phó tổng giám đốc Công ty Hùng Cường
Chỳng tụi vừa hoàn thành cụng việc kiểm toỏn cỏc dịch vụ y tế và việc thanh toỏn tại bộ phận y tế của cụng ty trong giai đoạn từ 20.5.1997 (ngày bộ phận y tế được thành lập) đến 31.12.1997.
Bộ phận y tế được tổ chức như một bộ phận trực thuộc công ty để theo dừi và điều trị cho tất cả nhân viên sống trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Trước ngày 20.5.1997, các dịch vụ này cụng ty thuờ bệnh viện X thực hiện.
Cuộc kiểm toán được thực hiện trong giai đoạn đầu hoạt động của bộ phận y tế nhằm xác định các chi phí điều trị để tạo cơ sở cho việc so sánh giữa các kỳ với nhau. Nó cũng nhằm đánh giá hiệu lực của các thủ tục kiểm soát nội bộ liên quan đến quá trỡnh thực hiện cỏc dịch vụ y tế. Cụng việc của chỳng tụi chỉ giới hạn trong việc phõn tớch hệ thống, cỏc quy trỡnh và thủ tục và cỏc thử nghiệm kiểm toỏn mà chỳng tụi cho rằng thớch hợp trong từng trường hợp cụ thể.
Núi chung, chỳng tụi nhận thấy cỏ quy trỡnh điều trị và thanh toán được thiết kế và hoạt động tốt. Các trường hợp điều trị được thanh toán tuân thủ các quy định, tuy nhiên thời gian điều trị thường quá dài. Hồ sơ các trường hợp đó điều trị thỡ được thiết kế tốt và sắp xếp ngăn nắp, nhưng cách lưu trữ hồ sơ đang điều trị thỡ chưa được tốt. Một vấn đề nữa là đơn vị đang thiếu chuyên viên xử lý dữ liệu chủ chốt, người này vừa bị qua đời vỡ tai nạn, đó khiến hệ thống bị quỏ tải và kết quả là một số bỏo cỏo chủ yếu bị chậm trễ.
Phần sau đây của báo cáo sẽ đưa ra các phát hiện cụ thể và các kiến nghị. Một bản báo cáo này sẽ được gửi cho kế toán trưởng bộ phận y tế. Theo quy định công ty, ông ta sẽ trả lời về báo cáo kiểm toán này trong vũng 60 ngày từ ngày nhận.
Trõn trọng kớnh chào
Nguyễn Văn Tân
Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ
Cỏc kiểm toỏn viờn tham gia
Phạm Văn Hai
Nguyễn Thị Nga
Nơi nhận:
Ông Đặng Văn Chiến, phó tổng giám đốc công ty
Ông Ngô Văn Tám, chủ tịch ủy ban kiểm toán công ty
Bà Trần Thị Hoài, trưởng phũng nhõn sự cụng ty
Bà Nguyễn Thị Thu Tâm, kế toán trưởng công ty
Ông Nguyễn Đỡnh Toỏn, trưởng bộ phận tế
ễng Lờ Bỡnh, kế toỏn trưởng bộ phận y tế
Ngày bỏo cỏo: Ngày ghi trên báo cáo tổng quát thường là ngày tất cả các công việc cơ bản của cuộc kiểm toán đó hoàn thành (kể cả việc rà soỏt lại).
Trong kiểm toán độc lập, các kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mỡnh về bỏo cỏo tài chớnh theo cỏc chuẩn mực kiểm toỏn, sẽ chịu trỏch nhiệm về ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của các sự kiện xảy ra tại đơn vị kiểm toán cho đến ngày họ ghi trên báo cáo kiểm toán. Điều này phản ảnh tính chất pháp lý và chuyờn nghiệp của kiểm toỏn viờn độc lập. Trách nhiệm này cũng đúng đối với một số trường hợp trong kiểm toán nội bộ. Khi đó, ngày ghi trên báo cáo được xem là ngày mà sau đó kiểm toỏn viờn khụng cũn trỏch nhiệm phải biết về những điều xảy ra liên quan đến khía cạnh mà họ kiểm tra và báo cáo.
Người nhận: Bao gồm những người có liên quan và có quyền hạn ảnh hưởng đến những thay đổi cần thiết. Thí dụ một cuộc kiểm toán về tỡnh hỡnh quản lý và sử dụng mỏy múc thiết bị tại một phõn xưởng sẽ phải gửi báo cáo cho: Trưởng phũng kiểm toỏn nội bộ cụng ty, Kế toỏn trưởng (liên quan đến các chi phí bảo dưỡng và sửa chữa), Trưởng phũng kỹ thuật (liờn quan đến công tác quản lý hồ sơ kỹ thuật của máy móc). Quản đốc phân xưởng, Phụ trách kỹ thuật phân xưởng. Thường danh sách này đó được phác thảo từ giai đoạn lập kế hoạch.
Lời nói đầu: Bao gồm những thông tin vừa đủ để chỉ ra tổ chức hay chức năng được kiểm toán, vai trũ hoặc tầm quan trọng của nú. Trong phần này cũng có thể nêu nguyên nhân dẫn đến cuộc kiểm toán, thí dụ phong trào cho việc bàn giao công tác, thực hiện chương trỡnh kiểm toỏn định kỳ... Nếu các thông tin chi tiết quá dài, nên nếu vắn tắt và tham chiếu đến phần phụ lục để xem chi tiết.
Mục đích và phạm vi kiểm toán: Chỉ ra bộ phận hoặc hoạt động được kiểm toán, kèm theo giải thích vắn tắt về phạm vi, mức độ của cuộc kiểm toán. Nếu phương pháp kiểm toán có gỡ đặc biệt, nên giải thích vắn tắt. Chú ý trỏnh dựng cỏc thuật ngữ nặng về chuyên môn hoặc chi tiết. Khi có những giới hạn trong kiểm toán, thí dụ những lĩnh vực không kiểm tra được, kiểm toán viên cần nêu trong báo cáo kiểm toán để người đọc hiểu được mức độ thực tế công việc kiểm toán viên đó làm.
Nội dung cỏc phỏt hiện hoặc ý kiến vắn tắt: Chỉ nhấn mạnh về bản chất của cỏc phỏt hiện chứ khụng trỡnh bày chi tiết (cỏc bảng thuyết minh chi tiết sẽ trỡnh bày ở phần sau). Qua phần trỡnh bày này sẽ giỳp người đọc có cái nhỡn khỏi quỏt về toàn bộ kết quả của cuộc kiểm toỏn: tỡnh hỡnh tương đối tốt, xấu, đang cải tiến, hay là đang xấu đi..., các nhược điểm đang tồn tại; các lĩnh vực có thể tiết kiệm được; các hoạt động có rủi ro thực sự cao hơn mức có thể chấp nhận được... Ở đây cần có một tinh thần hết sức khách quan. Không cần phải trỡnh bày ưu điểm ngang với khuyết điểm, tuy nhiên nếu đơn vị thực sự tốt thỡ việc cụng nhận điều đó trên báo cáo là hợp lẽ công bằng.
Nội dung cỏc phỏt hiện cú tỏc dụng lụi cuốn sự chỳ ý của người đọc, thậm chí ảnh hưởng đến những nhận thức và hành động của người đọc về những vấn đề trong báo cáo và do đó có vai trũ quan trọng trong việc thỳc đẩy các hoạt động sửa chữa phù hợp.
Yêu cầu phúc đáp: Phần này sẽ chỉ ra đối tượng kiểm toán phải trả lời thế nào và trong thời gian bao lâu. Nội dung này rất cần thiết để đối tượng kiểm toán biết về nhiệm vụ phúc đáp của họ.
Trong một số trường hợp, kiểm toán viên thu nhập thêm những phúc đáp hoặc kế hoạch giải quyết riêng cho từng phát hiện kiểm toán hay kiến nghị trong báo cáo kiểm toán. Khi đó, một văn bản phúc đáp chung sẽ không cần thiết. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng từng phúc đáp riêng phải thực hiện bằng văn bản và phải có chữ ký của cỏn bộ thớch hợp. Kiểm toỏn viờn lưu giữ tài liệu này như những tài liệu quan trọng khác.
Ký tờn: Cú thể là chữ ký của trưởng nhóm kiểm toán hoăc đại diện Phũng kiểm toỏn được phân công chỉ đạo cuộc kiểm toán. Trong một số đơn vị, người ta yêu cầu bộ phận hay đối tượng được kiểm toán ký bờn cạnh chữ ký của kiểm toỏn viờn để thừa nhận những vấn đề trong báo cáo kiểm toán.
Tờn cỏc kiểm toỏn viờn tham gia: Thường nằm ở phần cuối của báo cáo tổng quát, mục đích nhằm:
· Cho người quản lý biết cỏc kiểm toỏn viờn tham gia cuộc kiểm toỏn.
· Thừa nhận vai trũ cỏ nhõn của cỏc kiểm toỏn viờn, những người sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm chặt chẽ về kết quả cuối cùng của cuộc kiểm toán. Kiểm soát chất lượng kiểm toán cũng tăng lên khi kiểm toán viên biết tên mỡnh được ghi trên báo cáo.
· Tạo một cơ sở tham chiếu khi cần thiết.
Các nơi nhận báo cáo: Sự liệt kê các nơi nhận báo cáo nhằm cho đối tượng kiểm toán biết công việc của họ được đưa cho ai xem. Theo nguyên tắc chung, những người không có quyền hay nhu cầu liên quan đến thông tin đó thỡ khụng được nhận báo cáo. Những người quản lý ở đối tượng kiểm toán sẽ rất khó chịu nếu báo cáo về hoạt động tại đơn vị của họ nếu đến tay những người không có quyền hay nhu cầu phải biết về thông tin đó. Vỡ vậy, việc kiểm toỏn viờn nờu những nơi nhận báo cáo sẽ giúp họ thoải mái hơn.
Trong một số trường hợp, có những người chỉ nhận được một bộ phận của báo cáo. Thí dụ, kiểm toán viên kiểm tra chi phí sản xuất của một quy trỡnh sản xuất gồm hai phõn xưởng. Phó giám đốc phụ trách sản xuất có quyền và cần phải nhận được kết quả kiểm tra tại cả hai phân xưởng, nhưng quản đốc của mỗi phân xưởng chỉ cần nhận phần báo cáo kiểm toán có liên quan đến phần việc của họ mà thôi. Khi đó, báo cáo kiểm toán nên được thiết kế để có thể tách ra và gửi đi một cách thuận tiện. Việc gửi đi các bộ phận của báo cáo kiểm toán cũng được thể hiện trên báo cáo tổng quát.
Mục lục: Cần thiết đối với các báo cáo kiểm toán dài và có nhiều phụ lục, thuyết minh.
3. Cỏc thụng tin chủ yếu:
Một số người nhận báo cáo kiểm toán, đặc biệt là các nhà quản lý cao cấp, khụng quan tâm đến chi tiết các phát hiện mà chỉ chú ý những vấn đề nảy sinh và sự quan tâm của họ ở mức độ tổng quát. Vỡ vậy, trong bỏo cỏo tổng quỏt nờn cú một bảng túm tắt những vấn đề chủ yếu hay nổi bật, gọi là bảng các thông tin chủ yếu để đáp ứng yêu cầu này. Ngoài ra, cỏc thụng tin chủ yếu cũn giỳp người đọc dễ nắm bắt các phát sinh quan trọng trước khi đọc các chi tiết bởi vỡ nú cung cấp một cỏi nhỡn toàn cảnh để có thể hiểu tốt hơn các chi tiết. Bảng các thông tin chủ yếu tập trung vào các rủi ro đối với đơn vị và các thủ tục kiểm soát liên quan.
Bảng các thông tin chủ yếu thường chỉ dài một hoặc hai trang. Nếu báo cáo kiểm toán ngắn (khoảng 10-12 trang) thỡ cú thể khụng cần trỡnh bày riờng cỏc thụng tin chủ yếu mà sẽ ghộp vào bỏo cỏo tổng quỏt.
Có hai phương pháp trỡnh bày Bảng thụng tin chủ yếu:
· Phương pháp thứ nhất là kiểm toán viên sẽ giải thích ngắn gọn các phát hiện chủ yếu, và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần của độ quan trọng. Kèm theo mỗi phát hiện là nhận xét chung hoặc kết luận của kiểm toán viên. Nên ghi số trang tham chiếu để người đọc có thể tỡm thấy thụng tin chi tiết nếu cần.
· Phương pháp thứ hai là kiểm toán viên không chỉ liệt kê các phát hiện mà cũn tổng hợp nguyờn nhõn của chỳng, giải thớch và tư vấn. Phương pháp này xác lập mối quan hệ giữa các phát hiện và cung cấp cho người đọc một cái nhỡn tổng quỏt hơn về các phát hiện.
Hỡnh II.6 trỡnh bày một thớ dụ về hai phương pháp trên.
4. Cỏc phỏt hiện chi tiết:
Đây là phần quyết định về độ dài của báo cáo kiểm toán. Điều này phụ thuộc vào đối tượng sử dụng và mục đích của cuộc kiểm toán. Có nhiều quan điểm khác nhau về mức độ chi tiết cần phải trỡnh bày, nhiều nơi kiểm soát bằng cách giới hạn sóo trang của một báo cáo kiểm toán. Tuy nhiên, cần chú ý rằng cỏc phỏt hiện chi tiết cần được trỡnh bày đủ thông tin để người đọc có thể hiểu được các phát hiện và biết phải làm gỡ để sửa đổi. Ngay cả một báo cáo vắn tắt nhất tối thiểu cũng phải nêu được tỡnh trạng hiện tại, rủi ro cú thể cú trong tỡnh trạng đó và các kiến nghị của kiểm toán viên. Tuy nhiên không nên nêu những kiến nghị đó quỏ hiển nhiờn.
Các phát hiện chi tiết được lập ra từ Bảng xử lý cỏc phỏt hiện kiểm toỏn mà chỳng ta đó nghiờn cứu trong cỏc chương trước. Các bảng này bao gồm: thực trạng, tiêu chuẩn, hậu quả, nguyên nhân và kiến nghị cho mỗi phát hiện kiểm toán. Các bảng này được thiết kế để đưa ra các giải thích về phát hiện một cách khách quan, rừ ràng, sỳc tớch và cú tớnh thần xõy dựng. Thường các bảng này được lạp trong quá trỡnh kiểm toỏn. Đây là một hồ sơ kiểm toán quan trọng nhưng kiểm toán viên có thể gửi bản sao của chúng cho đơn vị ngay trong quá trỡnh kiểm toỏn để họ có thể lập kế hoạch sửa chữa các sai sót của mỡnh.
Khi viết các phát hiện chi tiết, cần chú ý dừng lại ở mức độ chi tiết vừa phải. Khi vượt khỏi mức độ này, các điểm chính có thể trở nên lu mờ và báo cáo kiểm toán trở nên dài dũng, nặng nề và buồn tẻ. Một điều cũng nên lưu ý rằng khụng phải cho người đọc biết tất cả những gỡ bạn biết. Hỡnh II.7 mụ tả cỏch viết về cỏc số liệu chi tiết từ Bảng xử lý cỏc phỏt hiện kiểm toỏn.
Hỡnh II.6: Hai phương pháp trỡnh bày Bảng cỏc thụng tin chủ yếu
Cỏch trỡnh bày 1:
Những phát hiện quan trọng nhất trong cuộc kiểm toán của chúng tôi tại Công ty Quê Hương về vấn đề quản lý tài chớnh và cỏc khoản đầu tư bao gồm những vấn đề sau:
1. Việc chỉnh hợp số dư tiền gửi ngân hàng không được thực hiện đều đặn: vào thời điểm kiểm toán, đó ba thỏng liền khụng thực hiện chỉnh hợp. Sai sút trong việc chỉnh hợp khụng kịp thời gõy ra yếu kộm nghiờm trọng về kiểm toỏn về tài chớnh cụng ty (xem trang .....)
2. Trên 600 triệu đồng lợi tức cổ phần và thu nhập tài chính khác không được thu vỡ sai sút trong theo dừi cỏc tài khoản đầu tư (xem trang ......)
3. Chỳng tụi phỏt hiện ra 1.200 cổ phần của Cụng ty Bỡnh Minh, được mua vào ngày 16.4.1997 với giá 720.000.000 đồng đó khụng được ghi sổ kế toán. Sai sót này phát sinh từ việc không lập chứng từ đầy đủ và các biện pháp kiểm kê chứng khoán không phát hiện được thiếu sót này (xem trang .....)
Cỏch trỡnh bày 2:
Cỏc phỏt hiện chi tiết trong cuộc kiểm toán của chúng tôi tại Công ty Quê Hương về vấn đề quản lý tài chớnh và cỏc khoản đầu tư, cho thấy những yếu kém mà chúng tôi đó xem xột khụng tỏch rời nhau, mà đều xuất phát từ một vấn đề. Việc không chỉnh hợp số dư tiền gửi ngân hàng (xem trang .....) sai sút trong việc theo dừi cỏc khoản đầu tư (xem trang......) sự thiết sót chứng từ về việc mua các chứng khoản chủ yếu (xem trang ......) cho thấy sự xuống cấp của kiểm soát nội bộ. Theo chúng tôi, điều này xuất phát từ sự thiếu hụt nhân viên. Đơn vị cần thờm một chuyờn viờn cú trỡnh độ và kinh nghiệm làm việc toàn thời gian và thêm một nhân viên bán thời gian làm việc cho bộ phận quản trị tài chính của công ty.
Bỏo cỏo của chỳng tụi cũng trỡnh bày một số vấn đề ít quan trọng hơn, một phần những yếu kộm này cũng núi lờn tỡnh trạng thiếu nhõn lực của đơn vị.
Hỡnh II.7: Sử dụng bảng xử lý phỏt hiện kiểm toỏn để lập báo cáo kiểm toán
BẢNG XỬ Lí PHÁT HIỆN KIỂM TOÁN
Kiểm tra Phũng Tài chớnh Hồ sơ kiểm toán số: K-24
Công tác : Chỉnh hợp Người lập: Phan Thỏi Ngày: 7.1.1998
Tiền gửi ngõn hàng Kiểm tra: Trần Thanh Ngày: 27.1.1998
Thực trạng Việc kiểm tra công tác chỉnh hợp đối với số dư tiền gửi ngân hàng tại 5 tài khoản chủ yếu của công ty từ tháng 5.1997 đến tháng 9.1997 cho thấy ở cả 5 tào khoản này việc chỉnh hợp hiện nay mới chỉ thực hiện đến tháng 6.1997.
Tiêu chuẩnTheo quy định của Công ty, việc chỉnh hợp phải được thực hiện hàng tháng và trong vũng 30 ngày kể từ khi nhận được sổ phụ ngân hàng.
Hậu quả Thiếu sút trong cụng tỏc chỉnh hợp làm tăng rủi ro các thất thoát tài chính, kể cả vô tỡnh và cố ý.
Nguyờn nhõn Cỏc nhõn viờn của Phũng Tài chớnh đó làm việc quỏ tải. Số lượng nghiệp vụ liên quan tăng lên gấp 3 lần trong 3 năm qua trong khi số lượng nhân viên vẫn giữ nguyên.
Kiến nghị Tuyển thêm nhân viên đủ phẩm chất và kinh nghiệm.
TRÍCH DẪN TỪ BÁO CÁO KIỂM TOÁN
Việc chỉnh hợp chậm trễ ba thỏng
Việc kiểm tra công tác chỉnh hợp số dư tiền gửi ngân hàng từ tháng 5.1997 đến tháng 9-1997 cho thấy việc chỉnh hợp này tại 5 tài khoản chủ yếu của đơn vị chỉ mới hoàn thành đến tháng 6.1997. Trong khi đó, chính sách của công ty quy định rằng công tác chỉnh hợp phải hoàn thành trong vũng 30 ngày kể từ ngày nhận Sổ phụ ngõn hàng. Khụng thực hiện cụng tỏc chỉnh hợp cú thể dẫn đến những thất thoát tài chớnh nghiờm trọng.
Cụng tỏc chỉnh hợp khụng kịp thời xuất phỏt từ tỡnh trạng thiếu nhõn viờn được đào tạo tốt và có kinh nghiệm. Trong khi các nghiệp vụ tăng lên gấp 3 lần trong 3 năm qua và số báo cáo quản lý hầu như tăng gấp đôi thỡ số nhõn viờn của phũng vẫn giữ nguyờn.
Kiến nghị: Tuyển thờm một nhõn viờn cú bằng cấp và kinh nghiệm chuyờn mụn làm việc toàn thời gian tại Phũng tài chớnh và một nhõn viờn làm việc bỏn thời gian để đáp ứng những công việc vượt trội.
Một vấn đề cần lưu ý là phản ứng của đối tượng kiểm toán đối với báo cáo kiểm toán. Nếu đối tượng kiểm toán đó ý thức được nhược điểm của mỡnh và đó cú những hành động sửa chữa thỡ kiểm toỏn viờn khụng nhất thiết đưa vào bản báo cáo kiểm toán tất cả các bằng chứng và lý lẽ mà mỡnh cú. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên có thể giảm bớt các chi tiết phát hiện mà tập trung trỡnh bày về cỏc sửa chữa của đơn vị, điều này một mặt giảm bớt sự bối rối của đối tượng kiểm toán, mặt khác vẫn phù hợp với Chuẩn mực 430.03 (về sự khách quan, rừ ràng, súc tích và có tính cách xây dựng) và Chuẩn mực 430.05 (về thừa nhận các hành động sửa sai). Ngược lại, trong một số trường hợp, nếu dự kiến có sự phản đối về phía đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tăng cường các bằng chứng để bảo vệ quan điểm của mỡnh.
Nói chung, kiểm toán viên có quyền quyết định về những gỡ mỡnh bỏo cỏo và ngụn từ sử dụng. Tuy nhiờn, kiểm toỏn viờn khụng nờn cứng nhắc bất chấp đề nghị của đối tượng kiểm toán. Bời vỡ, xột cho cựng thỡ cụng bằng và chừng mực là hai yếu tố của sự khỏch quan. Mặc dù độc lập với các hoạt động, kiểm toán viên cũng là người cùng đơn vị với đối tượng kiểm toán, cùng chung mục đích mang lại hiệu quả cho đơn vị. Do đó, một quan hệ hợp tác và tế nhị bao giờ cũng mang lại một kết quả tốt hơn.
5. Thuyết minh và phụ lục:
Bao gồm cỏc bảng, hỡnh vẽ, biểu đồ... minh họa hoặc thuyết minh chi tiết cho các nội dung trỡnh bày trong bỏo cỏo. Thường các bảng biểu này được đặt ngay cạnh trang có nội dung mà nó thuyết minh. Tuy nhiên, nếu các bảng biểu này khá dài, làm ảnh hưởng đến việc đọc các nội dung chính thỡ nờn trỡnh bày vào phần phụ lục cuối bỏo cỏo. Tất cả cỏc biểu bảng cần cú tựa đề rừ ràng.
CHƯƠNG 3: HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ
3.1 Hệ thống kiểm soỏt nội bộ doanh nghiệp
Chức năng chủ yếu của kiểm toán nội bộ là giám sát về cơ cấu kiểm soát của tổ chức thông qua việc kiểm tra và đánh giá định kỳ. Trong chương này, chúng ta sẽ nghiên cứu những vấn đề liên quan đến cơ cấu kiểm soát trong tổ chức để phục vụ cho việc tìm hiểu các chức năng và quy trình kiểm toán nội bộ.
3.1.1. Khái niệm.
Khái niệm cơ cấu kiểm soát (Control structure) được dùng trong chương này không có gì khác biệt với khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System) hay cơ cấu kiểm soát nội bộ (Internal Control Structure) thường được dùng từ trước đến nay.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
· Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.
· Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
· Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.
Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên khác trong tổ chức: Kiểm soát nội bộ được thực hiện qua các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được quản lý thiết lập tại đơn vị. Quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ tại đơn vị chủ yếu là quá trình thiết lập, thực hiện, kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục.
Tuy nhiên, việc thiết kế, thực hiện các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục vừa nêu không chỉ phụ thuộc vào nhà quản lý, mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi Hội đồng quản trị (nếu có) và các nhân viên khác trong đơn vị.
Hội đồng quản trị (nếu có) là một nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kiểm soát của đơn vị. Mặc dù không tham gia trực tiếp vào các công việc kiểm soát, hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát của người quản lý.
Các nhân viên trong đơn vị chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày. Khả năng, tinh thần và phẩm chất của họ có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của kiểm soát nội bộ.
Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động: Thể hiện qua việc sử dụng các nguồn lực của đơn vị, kể là nguồn nhân lực một cách tối ưu. Nếu phương tiện được sử dụng lãng phí, năng suất làm việc thấp hc các công việc không được cân nhắc cẩn thận về chi phí - lợi ích... cuối cùng đơn vị sẽ bị ảnh hưởng. Trong trường hợp này, để bảo đảm hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, cần có các tiêu chuẩn, định mức hoạt động.
Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động phụ thuộc rất nhiều vào sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của đơn vị. Các thông tin này được thu thập qua các báo cáo của các cấp liên quan đến một mặt hoạt động của đơn vị: chi phí, sản lượng, lao động, năng suất... Các thông tin này là cơ sở cho các quyết định kinh tế của đơn vị. Nếu các thông tin này không trung thực và đáng tin cậy, chúng sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của đơn vị.
Một khía cạnh khác của vấn đề hiệu lực và hiệu quả hoạt động là việc bảo vệ tài sản và thông tin của đơn vị. Điều này liên quan đến các thủ tục bảo quản tài sản, hạn chế tiếp cận tài sản, các quy định liên quan đến kiểm kê tài sản...
Hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn liên quan đến vấn đề thực hiện thành công các chương trình, hoàn thành các mục tiêu hoạt động. Đóng góp quan trọng vào quá trình này là công việc của các kiểm toán viên nội bộ. Thông qua việc kiểm tra các hoạt động trong đơn vị, các kiểm toán viên nội bộ có đủ tầm nhìn để đánh giá về phương hướng hoạt động của đơn vị.
Sự trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quy định của pháp luật. Đây là một vấn đề thuộc trách nhiệm của người quản lý. Nếu thông tin tài chính không trung thực, người quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước nhà nước hoặc các bên thứ ba về các tổn thất gây ra cho họ.
Sự tuân thủ luật pháp và các quy định hiện hành: Bao gồm hai vấn đề lớn: tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước và chấp hành các chính sách, thủ tục của đơn vị.
Sự tuân thủ luật pháp gắn với trách nhiệm của người quản lý. Những hành vi phạm pháp trong đơn vị, dù người quản lý không gây ra họ vẫn liên đới chịu trách nhiệm nếu nó có tổn thất đến các bên liên quan.
Ngược lại, việc chấp hành các chính sách, quy chế của đơn vị liên quan trực tiếp đến sự thành công của người quản lý trong việc thực hiện các mục tiêu của mình.
Sự bảo đảm hợp lý: liên quan đến hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ trong phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót. Hệ thống kiểm soát nội bộ do người quản lý tổ chức và điều hành trên cơ sở cân nhắc giữa chi phí và lợi ích. Người quản lý không thể chấp nhận bất cứ phương pháp kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại.
Chú ý rằng có một sự khác biệt trong việc diễn tả các mục tiêu kiểm soát nội bộ giữa Báo cáo COSO và chuẩn mực thực hành kiểm soát nội bộ của IIA. Theo chuẩn mực thực hành của IIA 300.05, thì:
- Các mục tiêu hàng đầu của kiểm soát nội bộ nhằm:
· Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin.
· Tuân thủ các chính sách, kế toán, thủ tục, luật pháp và quy định.
· Bảo vệ tài sản.
· Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực.
· Việc hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình”.
Dễ thấy rằng đây chỉ là sự khác biệt trong việc sắp xếp các mục tiêu của kiểm soát nội bộ. Các mục tiêu bảo vệ tài sản, sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực và hoàn tất các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình theo chuẩn mực của IIA thực chất cũng bao hàm trong mục tiêu hiệu lực và hiệu quả các hoạt động của báo cáo COSO.
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phũng ban của cụng ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thỡ cú khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty
3.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ trong một đơn vị được cấu thành bởi năm bộ phận.
· Môi trường kiểm soát.
· Đánh giá rủi ro.
· Các hoạt động kiểm soát.
· Thông tin và truyền thông.
· Giám sát.
Trong phần này dưới đây, chúng ta sẽ nghiên cứu những điểm chính yếu trong từng bộ phận.
a) Môi trường kiểm soát.
Sự kiểm soát hữu hiệu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đối với vấn đề kiểm soát. Nếu người quản lý cao nhất trong đơn vị tin rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị cũng sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm tra. Ngược lại là một vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị cũng sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm tra. Ngược lại, nếu người quản lý chỉ hô hào kiểm soát nhưng không thực tâm chú ý, các mục tiêu kiểm soát chắc chắn không đạt được.
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Để tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của một tổ chức, cần chú ý đến các nhân tố sau:
· Triết lý quản lý và phong cách hoạt động.
· Cơ cấu tổ chức.
· Phương pháp uỷ quyền.
· Sự tham gia của hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
· Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên.
· Chính sách nhân sự.
· Sự trung thực và các giá trị đạo đức.
Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm những vấn đề như khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức...
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt các mục tiêu của tổ chức. Xd cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là một dk bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
Phương pháp uỷ quyền là cách thức người quản lý uỷ quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những uỷ quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát ( Uỷ ban kiểm toán) sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý.
Trình độ và phẩm chất cán bộ nhân viên. Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân viên ở mọi cấp đều đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ nhân viên. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế.
Các chính sách về nguồn lực bao gồm những vấn đề nhưng chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo sau tuyển dụng, chính sách khen thưởng và kỷ luật... Các chính sách này ảnh hưởng quyết định đến trình độ và phẩm chất đội ngũ nhân viên đơn vị.
Sự trung thực và các giá trị đạo đức. Để tạo được những ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức, các nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng ban hành các thông tin rộng rãi các hướng dẫn về những nguyên tắc đạo đức, hạnh kiểm liên quan đến mọi cấp dưới về việc tuân thủ các nguyên tắc này. Một vấn đề cũng rất quan trọng là phải loại bổ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm, thí dụ việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thanh công việc trong mọi thời hạn quá ngắn có thể dẫn đến sự dối trá hoặc báo cáo không trung thực.
Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kiết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt được các mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát không thể thay thế cho các thu tục kiểm soát cần thiết.
Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
* Doanh nghiệp đó ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phũng ngừa ban lónh đạo và các nhân viên lâm vào tỡnh thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
* Doanh nghiệp đó phổ biến rộng rói cỏc quy tắc, chuẩn mực nờu trờn, đó yờu cầu tất cả nhõn viờn ký bản cam kết tuõn thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
* Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lónh đạo là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.
* Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lónh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
* Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiềm toán Nhà nước và kiểm toán quốc tế. Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có khả năng hoạt động hữu hiệu do được trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với cơ quan kiểm toán cấp trên hoặc với các lónh đạo cao cấp của tổ chức.
* Doanh nghiệp có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong cỏc hoạt động chuyển ngân.
* Doanh nghiệp có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
* Doanh nghiệp đó sử dụng "Bản mụ tả cụng việc” quy định rừ yờu cầu kiến thức và chất lượng nhõn sự cho từng vị trớ trong tổ chức.
* Doanh nghiệp không đặt ra những chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đói, lương, thưởng... bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.
* Doanh nghiệp đó ỏp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đó được chấp nhận cho loại hỡnh hoạt động SXKD của mỡnh đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
* Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định.
b) Đánh giá rủi ro.
Dưới một góc độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng, đánh giá và quản lý các rủi ro có thể phát sinh. Kinh doanh là chấp nhận rủi ro. Trong thực tế, không có biện pháp nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không. Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết định rằng rui ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro. Để có thể làm được việc này, người quản lý cần phải:
* Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng cho từng hoạt động. Việc xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện chỉ là rủi ro đối với tổ chức khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Do đó, có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này nhưng không phải là rủi ro đối với tổ chức khác.
* Nhận dạng và phân tích rủi ro khiến cho các mục đích không thể thực hiện. Các rủi ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (sự cạnh tranh, sự tiến bộ kỹ thuật, các chính sách nhà nước...) và từ các chính sách của đơn vị (chính sách mở rộng thị trường, chính sách đổi mới kỹ thuật...). Thí dụ, một doanh nghiệp kinh doanh trong ngành siêu thị mới mục tiêu là giữ vững và mở rộng thị phần hiện có. Khi đó các rủi ro cần chú ý là:
- Khả năng xuất hiện các đối thủ cạnh tranh mới.
- Khả năng xuất hiện các kỹ thuật mới từ các đối thủ cạnh tranh nước ngoài.
- Những thay đổi trong thu nhập dân cư tác động đến khả năng mua sắm
Các biện pháp có thể đưa ra dựa trên sự phân tích trên là:
- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh đang hiện diện trên thị trường. Chọn lựa thế mạnh trong cạnh tranh của mình và bảo vệ thế mạnh đó. Thí dụ, thế mạnh của đơn vị là cung cấp các mặt hàng giá vừa phải, phù hợp với tầng lớp dân cư thu nhập thấp và trung bình. Khi đó, đơn vị cần bảo vệ thế mạnh này bằng cách tạo liên kết chặt với các nhà cung cấp sản phẩm trong nước, chất lượng tốt nhưng giá vừa phải.
- Chủ động nghiên cứu các kỹ thuật mới, thăm dò và tính toán khả năng áp dụng để có thể kịp thời phản ứng khi các đối thủ nước ngoài đưa vào sử dụng.
- Luôn theo dõi thu nhập các tầng lớp dân cư, nhất là tầng lớp có thu nhập thấp và trung bình. Phân tích cơ cấu chi tiêu và từ đó dự đoán khả năng mua sắm của họ.
- Thiết lập các cơ chế nhận dạng và đối phó với các rủi ro phát sinh do các biến động trong môi trường (sự thay đổi chính sách nhà nước, sự xuất hiện các đối thủ cạnh tranh hoặc các sản phẩm thay thế, các điều kiện kinh tế xã hội thay đổi,....). Thí dụ, đơn vị cần theo dõi các chính sách nhà nước liên quan đến ngành nghề của mình qua các quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước, các hiệp hội nghề nghiệp... Khi có bất kỳ chính sách nào liên quan cần phải biết và phản ứng nhanh chóng.
Việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
* Ban lónh đạo đó quan tõm và khuyến khớch nhõn viờn quan tõm phỏt hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
* Doanh nghiệp đó đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trỡnh hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đó cú biện phỏp để toàn thể nhân viên nhận thức rừ ràng về tỏc hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được.
* Doanh nghiệp đó đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
c) Các hoạt động kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý. Nó bảo đảm các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Có rất nhiều các hoạt động kiểm soát, dưới đây là một số loại chính:
· Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
· Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động.
· Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
· Kiểm tra độc lập.
· Phân tích rà soát.
* Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Được thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia. Mục đích là không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng sau:
- Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để cải thiện kết quả hoạt động của mình. Thí dụ, nếu bộ phận bán hàng kiêm việc ghi chép kế toán, bộ phận này có thể sẽ ghi chép và báo cáo thổi phồng doanh thu của đơn vị.
- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các thành viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế toán. Thí dụ, nếu kế toán tiền kiêm nhiệm thủ quỹ, anh ta có thể biển thủ một số tiền và sửa chữa sổ sách kế toán để che giấu số tiền bị chiếm đoạt.
- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ các tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên, cần chú ý rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hoá do các nhân viên thông đồng với nhau.
* Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. Tất cả các nghiệp vụ đều phải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm. Khi bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra ngay. Có hai mức độ uỷ quyền:
- Uỷ quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách, và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các thí dụ về uỷ quyền chung như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng), bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu...
- Uỷ quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Thí dụ các khoản bán chịu trên hạn mức, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản...
* Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin. Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Tài sản có thể được bảo vệ tốt thông qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng nhà kho an toàn, bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ...
Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị. Việc tiết lộ các thông tin thí dụ giá thành sản phẩm hay các hợp đồng của đơn vị có thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị. Thông tin cần được bảo vệ thông qua các quy định và thủ tục thích hợp.
* Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao.
* Phân tích rà soát. Là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều cần làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó. Các dạng phân tích và soát thường gặp là:
- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngoài. Thí dụ, đối chiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hoặc khách hàng...
- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết. Thí dụ đối chiếu hàng tồn kho hay nợ phải thu trên tài khoản với các sổ chi tiết.
- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch. Trong loại đối chiếu này, chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể.
Chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
* Doanh nghiệp đó đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soỏt để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
* Doanh nghiệp đó tổng hợp và thụng bỏo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
* Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rừ ràng.
* Doanh nghiệp đó ban hành văn bản quy định rừ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
* Doanh nghiệp đó lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rừ ràng phần thực hiện cụng việc với phần giỏm sỏt tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có tránh nhiệm về các sai phạm xảy ra.
* Doanh nghiệp đó giỏm sỏt, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
* Doanh nghiệp đó cấm hoặc cú biện pháp ngăn ngừa các lónh đạo cao cấp của mỡnh sử dụng kinh phớ và tài sản của doanh nghiệp vào cỏc mục đích riêng.
d) Thông tin và truyền thông.
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ hàng ngang) và với bề ngoài. Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời.
Hệ thống thông tin trong một đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán, xét về mặt quy trình bao gồm ba bộ phận: chứng từ, sổ sách và báo cáo.
* Chứng từ kế toán đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đối với chất lượng thôn tin và việc bảo vệ tài sản:
- Chứng từ kế toán có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thông tin, nhất là thông tin kế toán. Sự trung thực và chính xác của thông tin được tăng lên nhờ được ghi chép ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và kèm theo chữ ký của những người có trách nhiệm. Sự phù hợp của thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và cụ thể của thông tin làm tăng sự hữu dụng của chúng. Thí dụ, việc chi tiết hoá đối tượng sử dụng chi phí ngay trên chứng từ là cơ sở quan trọng để kế toán tập hợp chi phí chính xác cho các đối tượng này thay vì phải dựa vào quá trình phân bổ mang nặng tính chủ quan.
- Chứng từ kế toán cũng là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản. trên các chứng từ liên quan đến tài sản phải có chữ ký đầy đủ của người xét duyệt, người tiếp nhận tài sản. Người xét duyệt nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm về mục đích của việc sử dụng tài sản phù hợp với chính sách đơn vị, người tiếp nhận tài sản phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng tài sản đúng mục đích. Ngoài ra, người bảo quản tài sản phải chứng minh tình hình tài sản hiện tại qua các chứng từ nhập xuất và kế toán chỉ ghi chép tăng giảm tài sản căn cứ trên các chứng từ hợp lệ.
- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự uỷ quyền. Để bảo đảm sự xét duyệt của người được uỷ quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập một chứng từ cho loại nghiệp vụ đó. Thí dụ, mọi nghiệp vụ mua hàng phải được người phụ trách bộ phận mua hàng xét duyệt thông qua đơn đặt hàng. Khi đó, chứng từ cần được đánh số trước một cách liên tục để có thể dễ dàng ghi chép và kiểm soát các nghiệp vụ.
- Một ý nghĩa quan trọng khác của chứng từ kế toán là vấn đề kiểm tra trước và sau khi nghiệp vụ xảy ra. Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền xem xét chi tiết nội dung nghiệp vụ trên chứng từ để thực hiện sự xét duyệt của mình; sau đó người thực hiện nghiệp vụ sẽ căn cứ vào các nội dung trên chứng từ để thực hiện. Đứng ở góc độ này, chứng từ cần được thiết kế đủ chi tiết cho việc xét duyệt và thực hiện. Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ là một cơ sở quan trọng để kiểm tra vì nó cung cấp đầy đủ về thông tin về nội dung nghiệp vụ, những cá nhân chịu trách nhiệm và có liên quan. Nói cách khác, chứng từ lưu lại là một “dấu vết kiểm toán” quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của các bên, kể cả đối với người bên ngoài và người bên trong đơn vị.
* Sổ sách kế toán đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin. Sổ sách kế toán góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản đơn vị thông qua hệ thống các sổ chi tiết như sổ chi tiết hàng hoá vật tư, nợ phải thu, nợ phải trả... Ngoài ra, sổ sách kế toán cũng là một “dấu vết kiểm toán” quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát.
* Báo cáo kế toán trong một doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Nếu việc chuẩn bị báo cáo tài chính trung thực và hợp lý là trách nhiệm của người quản lý đối với luật pháp thì việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản lý có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều hành đơn vị. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị rất đa dạng và linh hoạt tuỳ theo quy mô, loại hình hoạt động yêu cầu quản lý, cơ cấu tổ chức.. của đơn vị.
Để kiểm soát hữu hiệu đối với chứng từ, sổ và báo cáo cần chú ý những vấn đề sau:
- Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.
- Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học để một liên chứng từ có thể đi qua và sửa chữa sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác biệt trong ghi chép.
- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định nhà nước và có tính năng kiểm soát. Thí dụ, các cột số cần phân ô để tránh ghi nhầm, các dòng số tiền phải in nên để tránh cạo sửa, các liên chứng từ có màu sắc khác nhau....
- Sổ cần đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép (không dập xoá, không ghi chèn dòng, không bỏ cách dòng...), có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt...
- Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các loại sổ sách kế toán tại đơn vị, nếu có thể cần xây dựng một cuốn “Sổ tay kế toán”, bao gồm những nội dung cần thiết để các kế toán viên tra cứu khi cần thiết.
- Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra báo cáo tài chính quý, sáu tháng và cuối năm.
- Báo cáo kế toán quản trị cần quy định chặt chẽ và hướng dẫn chu đáo về biểu mẫu, cách lập, người báo cáo và người nhận cho từng loại báo cáo. Chú ý vấn đề bảo mật thông tin, các báo cáo chỉ gửi đến người có thẩm quyền và liên quan đến sự việc.
- Tổ chức lưu giữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Trong những đơn vị sử dụng máy tính vào công tác kế toán và quản lý, hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống thông tin và truyền thông đơn vị nói chung có những đặc điểm riêng.
Chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau lược đảm bảo:
* Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lónh đạo và những người có thẩm quyền.
* Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rừ cỏc nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
* Doanh nghiệp đó thiết lập cỏc kờnh thụng tin núng (một ủy ban hay một cỏ nhõn nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phộp nhõn viờn bỏo cỏo về cỏc hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
* Doanh nghiệp đó lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phũng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
* Doanh nghiệp đó xõy dựng cỏc chương trỡnh, kế hoạch phũng chống thiờn tai, hiểm họa và/ hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thụng tin số liệu.
e) Giám sát.
Giám sát bao gồm sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng như thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn. Giám sát có một vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ vì nó giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau.
Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình.
Giám sát định kỳ thường thực hiện qua chức năng kiểm toán nội bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống để đưa ra biện pháp cải thiện.
Kiểm toán độc lập và các loại kiểm toán từ bên ngoài cũng cung cấp một sự giám sát định kỳ, tuy nhiên phạm vi thường hẹp.
Đây là quá trỡnh theo dừi và đánh giá chất lượng kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục Hệ thống này hoạt động tốt nếu:
* Doanh nghiệp có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đó định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đó triển khai cỏc biện phỏp điều chỉnh thích hợp.
* Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trỡnh độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lónh đạo
* Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lónh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
* Doanh nghiệp đó yờu cầu cỏc cấp quản lý trung gian bỏo cỏo ngay với lónh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thỡ hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ớch quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
CÁC BỘ PHẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
Kiểm soát nội bộ
Bộ phận
Nội dung
Các nhân tố
Môi trường kiểm soát
Hành động, chính sách và thủ tục phản ánh nhận thức, thái độ của các nhà quản lý đối với sự kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát
- Triết lý quản lý và phong cách hoạt động.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phương pháp uỷ quyền sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
- Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên.
- Chính sách nhân sự.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức.
Đánh giá rủi ro
Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro
- Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro khiến cho các mục tiêu của đơn vị không thực hiện được.
- Nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro phát sinh từ các biến động trong môi trường kinh doanh.
Các hoạt động kiểm soát
Các chính sách và thủ tục người quản lý thiết lập để thực hiện mục tiêu kiểm soát.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động
- Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin.
- Kiểm tra độc lập.
- Phân tích rà soát.
Thông tin và truyền thông
Hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép, báo cáo các thông tin trong nội bộ và với bên ngoài
- Chứng từ
- Sổ sách
- Báo cáo
Giám sát
Sự đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động có đúng như thiết kế không và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với từng giai đoạn.
- Giám sát thường xuyên
- Giám sát định kỳ (kiểm toán nội bộ, kiểm toán từ bên ngoài...)
3.2 Một số chu trỡnh kiểm soỏt của kiểm toỏn nội bộ
- Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng
- Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
- Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh tồn kho
3.2.1 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh mua hàng
3.2.1.1. Chứng từ, bỏo cỏo và sổ kế toỏn
a. Chứng từ:
- Phiếu yêu cầu mua hàng: Được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu mua hàng. Phiếu yêu cầu mua hàng bao gồm các thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng, thời gian nhận hàng… Phiếu này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp nhận của người quản lí bộ phận yêu cầu
- Đơn đặt hàng: Chứng từ này được lâp lập bởi bộ phận mua hàng xác định yêu cầu của doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng, thanh toán… Khi đơn đặt hàng được chấp nhận thỡ nú trở thành hợp đồng pháp lí ràng buộc hai bên.
- Phiếu nhập kho: Chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập căn cứ trên số lượng, chất lượng, qui cách hàng thực nhận
- Hóa đơn bán hàng của người bán (HĐGTGT, HĐBH): Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán.
- Chứng từ thanh toán (Phiếu chi, báo nợ…): Là những chứng từ được dùng trong hệ thống thanh toán theo chứng từ nhằm ghi nhận các thông tin liên quan đến thanh toán cho một hóa đơn nào đó.
- Chứng từ hàng mua trả lại (Biờn bản kiểm nhận hàng hóa…): Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, trả lại người bán. Chúng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị và số tiền của hàng mua trả lại.
b. Sổ sỏch:
- Sổ kế toỏn tổng hợp:
+ Theo hỡnh thức NKC: Nhật kớ chung, nhật kớ mua hàng, sổ cỏi cỏc TK
+ Theo hỡnh thức NKCT: NKCT số 1,2,5; Bảng kờ số 8; Sổ cỏi cỏc TK
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán người bán…
c. Bỏo cỏo:
- Báo cáo kiểm soát: Là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu để dảm bảo tất cả các dữ liệu đều được cập nhật và xử lí đầy đủ.
+ Báo cáo tổng giá trị mua hàng, báo cáo này cung cấp để kiểm soát xử lí của hệ thống có chính xác và đầy đủ không;
+ Bỏo cỏo liệt kờ tất cả cỏc đơn dặt hàng mua, tất cả các phiếu nhập kho, tất cả các sec thanh toán…nhằm giúp cho việc kiểm soát dữ liệu có được cập nhật và xử lí đầy đủ, chính xác không.
- Báo cáo đặc biệt: Là báo cáo được lập theo yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lí và lập kế hoạch.
+ Báo cáo các hóa đơn mua hàng chưa thanh toán
+ Bỏo cỏo phõn tớch cỏc khoản phải trả theo thời hạn nợ
+ Bỏo cỏo nhu cầu tiền thanh toỏn
+ Bỏo cỏo thụng tin về nhà cung cấp
3.2.1.2 Luõn chuyển chứng từ và qui trỡnh xử lớ nghiệp vụ mua hàng, thanh toỏn
- Bộ phận yờu cầu: Lập Phiếu yờu cầu mua hàng. Bộ phận này cú thể là bất kỡ bộ phận nào trong doanh nghiệp cú nhu cầu cần bổ sung về nguyờn vật liệu, hàng húa, tài sản cố định…
+ Yờu cầu nguyờn vật liệu được lập bởi quản đốc phân xưởng hoặc kế toán kho
+ Yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận bán hàng hoặc kế toán kho…
Phiếu yêu cầu mua hàng được lập 3 liên, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận mua hàng, 1 liên gửi kế toán theo dừi thanh toỏn
- Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xác định các điều kiện có liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành…Bộ phận này lập Đơn đặt hàng và lập 5 liên, gửi cho người cung cấp, kế toán thanh toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và cho bộ phận nhận hàng và lưu.
- Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nên tách khỏi chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận này có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng và lập Phiếu nhập kho( hoặc Bỏo cỏo nhận hàng). Phiếu nhập kho lập 4 liên, gửi đến bộ phận mua hàng, bộ phận yêu cầu, bộ phận kế toán và lưu. Người giám sát bô phận này cho nhiệm vụ đối chiếu giữa Phiếu nhập kho và Đơn đặt hàng để có thể tiếp tục xử lí nghiệp vụ mua hàng.
- Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về hiện vật tất cả các loại hàng tồn kho. Khi nhận hàng thủ kho phải kí nhận vào Phiếu nhập kho và gửi Phiếu nhập kho cho bộ phận kế toỏn.
- Bộ phận kế toỏn thanh toỏn: Kế toán phải đối chiếu 4 loại chứng từ gồm Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn người bán trước khi ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Sau khi hoàn tất thủ tục thanh toán cho người bán, chứng từ thanh toán sẽ lưu trong hồ sơ chứng từ đó quyết toỏn. Hàng thỏng bộ phận kế toỏn sẽ kiểm tra sổ chi tiết, cộng sổ và chuyển số tổng về bộ phận kế toỏn tổng hợp (nếu là kế toỏn thủ cụng)
- Bộ phận tài vụ: Kiểm tra các chứng từ thanh toán bằng cách đối chiếu với các chứng từ liên quan; chấp nhận chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi đến hạn. Sec phải được cấp có thẩm quyền kí phát hành, số sec sẽ được ghi trên chứng từ thanh toán sau đó chuyển chứng từ thanh toán cho kế toán theo dừi thanh toỏn. Sec được gửi kèm theo giấy báo trả tiền cho người bán sau khi đó ghi vào nhật kớ chi. Hàng ngày cộng sổ nhật kí chi, cuối tháng chuyển số tổng về bộ phận kế toán tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu và ghi sổ cái.
Nếu thực hiện kế toỏn trờn mỏy tớnh thỡ việc ghi nhận, xử lớ, lưu trữ khác biệt so với kế toán thủ công tùy thuôc vào sự khác biệt của tổ chức hệ thống.
3.2.1.3 Tổ chức hệ thống theo dừi chi tiết thanh toỏn với người bán:
Cỏc kiểu tổ chức theo dừi cỏc khoản phải trả
- Hệ thống theo dừi theo người bán: Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để theo dừi và ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết theo dừi chi tiết quan hệ thanh toỏn bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toỏn, số dư hiện hành theo từng người bán…
Vớ dụ mụ tả sổ chi tiết và qui trỡnh xử lớ trong hệ thống theo dừi người bán
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN
Tài khoản 331 “Phải trả người bán”
Đối tượng: Công ty ABC
Ngày
Chứng từ
Nội dung
TK đối ứng
Thời hạn thanh toỏn
Số phỏt sinh
Số dư
Số
Ngày
Đó trả
Phải trả
Đó trả
Phải trả
1
xx
xx
31
x
x
X
X
Dư đầu kỡ
Mua NVL chưa thanh toỏn
Thanh toán HĐ 101
…………..
Cộng SPS
Dư cuối kỡ
152
111
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Qui trỡnh xử lớ trong hỡnh thức theo dừi thanh toỏn theo người bán:
. Nhận hóa đơn
. Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liờn quan
. Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán
. Thanh toỏn tiền
. Ghi giảm khoản phải trả người bán (Liên quan đến chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại…)
Ưu điểm: Theo dừi rừ ràng quan hệ thanh toỏn theo từng người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán.
Nhược điểm: Khó khăn khi theo dừi nợ tới hạn thanh toỏn, do đó nhiều khi không thanh toán kịp thời để được hưởng các ưu đói chiết khấu thanh toỏn, do đó khó khăn khi cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu tiền cần để thanh toán theo từng mốc thời gian ngày, tuần, tháng…
- Hệ thống theo dừi thanh toỏn theo chứng từ: Đay là hệ thống theo dừi thanh toỏn theo từng húa đơn bán hàng của người bán. Hóa đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này trên chứng từ thanh toán. Như vậy hệ thống này không mở sổ chi tiết cho từng người bán mà lại mở chứng từ thanh toán cho mỗi hóa đơn bán hàng, sổ ghi chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng từ chưa thanh toán
+ Chứng từ thanh toán: Là chứng từ ghi lại các thông tin liên quan tới ngày dự định trả tiền, số tiền phải trả, chi tiết việc trả tiền
+ Ghi sổ chứng từ thanh toán: Sổ này có cấu tạo tương tự và dùng thay thế cho nhật kí mua hàng
+ Hồ sơ chứng từ chưa thanh toán: Là bộ hồ sơ gồm nhiều ngăn được đánh số theo ngày cần thanh toán trong tháng để lưu trữ các chứng từ chưa thanh toán theo ngày cần thanh toán. Tới ngày cần thanh toán chỉ cần lấy tất cả các chứng từ đó lưu này ra để thanh toán.
Qui trỡnh xử lớ trong hỡnh thức theo dừi thanh toỏn theo chứng từ:
. Lập chứng từ thanh toỏn
. Ghi sổ chứng từ thanh toỏn
. Thanh toỏn
. Ghi sec thanh toỏn vào sổ chi sec, sổ chứng từ thanh toỏn.
Ưu điểm: Kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu tiền thanh toán chính xác. Kiểu tổ chức này tạo ra kiểm soát nội bộ tiền rất tốt.
Nhược điểm: Do mỗi chứng từ thanh toán được lập cho mỗi hóa đơn bán hàng nên mất thời gian khi lập. Ngoài ra hỡnh thức này khụng sử dụng sổ chi tiết người bán nên khó khăn khi tổng hợp toán bộ số dư theo từng khách hàng.
Vỡ ưu nhược điểm của hai cách thức tổ chức trên nên một số doanh nghiệp tổ chức kết hợp cả hai kiểu theo dừi theo người bán và theo dừi thanh toỏn theo chứng từ nhằm tăng cường các ưu điểm trong việc theo dừi quan hệ thanh toỏn và kiểm soỏt chi tiền.
3.2.1.4 Các hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trỡnh mua hàng
Trong chu trỡnh mua hàng, cỏc rủi ro thường xảy ra khi xử lí nghiệp vụ là:
- Yờu cầu những mặt hàng mua khụng cần thiết
- Phiếu yêu cầu mua hàng được lập bởi người không được ủy quyền
- Không đặt đúng hàng mua
- Hàng nhận không phù hợp đơn đặt hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng
- Hàng được nhận bởi người không được ủy quyền, không đúng trách nhiệm
- Thanh toỏn không đúng người bán hoặc thanh toán cho những hàng không nhận được
- Thanh toán không đúng kỡ hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua bán
Để quản lí tốt các vấn đề này, cần có các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp
KIỂM SOÁT CHO NGHIỆP VỤ MUA HÀNG
Hoạt động kiểm soỏt
Mua hàng tồn kho
Trả lại hàng
Ủy quyền và xột duyệt
- Ủy quyền: Phụ trỏch bộ phận cú nhu cầu; Nhõn viờn mua hàng
- Xột duyệt: Quản lớ mua hàng
- Ủy quyền: Phụ trỏch bộ phận cú nhu cầu;
Xột duyệt: Quản lớ mua hàng
Phõn chia
trỏch nhiệm
1. Mua hàng và kế toỏn phải trả
2. Kế toỏn hàng húa và kho hàng
3. Nhận hàng và kho hàng
1. Mua hàng và kế toỏn phải trả
2. Kế toỏn hàng húa và kho hàng
3. Nhận hàng và kho hàng
Bảo vệ an toàn tài sản
Hàng húa
- Phiếu nhập kho được lập khi nhận hàng
- Phiếu nhập kho được đánh số trước
- Kiểm só lượng, chất lượng khi nhận hàng
- Các bộ phận liên quan kiểm tra hàng một cách độc lập
Hàng trả lại
- Chỉ xuất hàng trả lại khi cú chứng từ trả lại hàng mua hoặc phiếu xuất kho
- Các bộ phận liên quan kiểm tra một cách độc lập số lượng hàng xuất trả
Chứng từ
1. Yờu cầu mua hàng:
- Dựa trên điểm bổ sung và số lượng bổ sung
2. Đặt hàng mua:
- Chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng
- Được đánh số trước
- Chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận
- Kiểm tra cẩn thận các điều kiện về giá và thanh toán
3. Bộ chứng từ thanh toỏn:
- Hóa đơn người bán
- Các chứng từ được đánh số trước
- Cỏc chứng từ liờn quan trong bộ chứng từ: Yờu cầu mua hàng, phiếu nhập kho
- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ
1. Debit memo (?):
- Được lập bởi bộ phận mua hàng
- Được đánh số trước
2. Bộ chứng từ mới:
- Debit memo được gửi trực tiếp cho kế toán phải trả
- Các chứng từ phải được đánh số trước
- Cỏc chứng từ liờn quan: Bộ chứng từ gốc
- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ
KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ CHI TIỀN
Hoạt động kiểm soát
Ủy quyền xột duyệt
- Ủy quyền: Kế toỏn phải trả, thủ quĩ
- Xét duyệt: Trưởng tài vụ
Phõn chia trỏch nhiệm
1. Kế toỏn phải trả và thủ quĩ hoặc kế toỏn ngõn hàng
2. Thủ quĩ hoặc kế toỏn ngõn hàng và kế toỏn ghi sổ cỏi
3. Kế toỏn phải trả và kế toỏn ghi sổ cỏi
Bảo vệ an toàn tài sản
1. Sec:
- Được lập dựa trên chứng từ thanh toán
- Đánh sô trước
- Chỉ kí sec khi đó được điền đầy đủ các nội dung
- Sec nên được kí bởi 2 người nếu có giá trị lớn
- Sec được gửi đi bởi nhân viên khác với người viết sec
- Sec phải được gửi đi ngay sau khi kí duyệt
- Lưu lại các sec bị hủy không sử dụng
Chứng từ
1. Chứng từ gốc:
- Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của bộ chứng từ gốc
- Đóng dấu đó chi tiền vào ngay sau khi ki sec
Ghi sổ kế toỏn
1. Chi tiết kế toỏn phải trả
2. Ghi sổ tổng hợp
3.2.2 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh bỏn hàng
3.2.2.1 Chu trỡnh bỏn hàng
Chu trỡnh doanh thu gồm cỏc nghiệp vụ kế toỏn ghi nhận những sự kiện phỏt sinh liờn quan đến doanh thu và thanh toán. Có 4 sự kiện kinh tế trong chu trỡnh doanh thu
- Nhận đặt hàng của khách hàng
- Giao hàng hóa cho khách hoặc thực hiện hoạt động dịch vụ
- Yờu cầu khỏch hàng thanh toỏn
- Thu tiền.
Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, các sự kiện kinh tế này xảy ra đồng thời nên hệ thống kế toán ghi chộp 4 sự kiện trờn trong cựng một nghiệp vụ kế toỏn. Trường hợp bán chịu thỡ mỗi sự kiện kinh tế tạo ra một nghiệp vụ kế toỏn ở tại một thời điểm khác nhau.
* Nhận và xử lí đơn đặt hàng của khách hàng: Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng. Chứng từ ghi nhận hoạt động này là Đơn đặt hàng và lệnh bán hàng.
- Đơn đặt hàng: là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức vận tải, điều kiện thanh toán….
- Lệnh bỏn hàng: Là chứng từ nội bộ do bộ phận bỏn hàng lập cho phộp cỏc bộ phận liờn quan thực hiện xuất kho, giao hàng cho khách. Lệnh bán hàng mô tả các thông tin về hàng hóa, số lượng, giá bán, khách hàng… Nếu bán chịu thỡ lệnh bỏn hàng sẽ được chuyển sang bộ phận tín dụng để xét duyệt. Thông tin về lệnh bán hàng được gửi cho bộ phận kho làm căn cứ để xuất hàng, cho bộ phận gửi hàng làm căn cứ để đóng gói, cho khách hàng để xác nhận đặt hàng được chấp thuận cho bộ phận kế toán để theo dừi thanh toỏn.
* Gửi hàng cho khách hàng: Bộ phận gửi hàng giao hàng cho khách theo đúng thời hạn giao hàng và địa điểm chỉ định. Bộ phận này lập giấy gửi hàng hoặc vận đơn. Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người vận tải.
* Lập hóa đơn bán hàng: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng hóa được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán. Chứng từ này bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vị tính, tiền, điều kiện thanh toán…Chứng từ này lập 3 liên, dùng để lưu, gửi cho khách hàng và cho kế toán thanh toán.
* Thu tiền: Khi bộ phận tín dụng thu được sec thanh toỏn, phải lập bảng kờ sec và chuyển sec cho thủ quĩ và cho kế toỏn theo dừi thanh toỏn.
* Giấy báo trả tiền:Là chứng từ gửi cho người mua kèm hóa đơn bán hàng. Khi người mua thanh toán tiền, người mua sẽ gửi lại giấy báo trả kèm số tiền thanh toán nhằm mục đích giúp người bán ghi chính xác người thanh toán, số tiền và nội dung thanh toán.
* Trường hợp hàng bị trả lại hoặc xóa nợ phải thu
Nếu bị trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại. Căn cứ vào phiếu nhập kho và biên bản kiểm nhận hàng hóa của người mua, kế toán theo dừi thanh toỏn ghi giảm khoản nợ phải thu khỏch hàng.
3.2.2.2 Tổ chức kế toỏn xử lớ nghiệp vụ
a. Luõn chuyển chứng từ, xử lớ nghiệp vụ:
- Bộ phận bán hàng: Đay là bộ phận giao dich, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, chiết khấu thương mại…nhận đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”
- Bộ phận tín dụng: Kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng. Trong xử lí xóa nợ phải thu, bộ phận này kiểm tra, xem xét chính sách nợ cho từng khách hàng, xác định dự phũng phải thu khú đũi cho doanh nghiệp.
- Bộ phận tài vụ: Trong nghiệp vụ xử lí hàng bị trả lại hoặc giảm giá, bộ phận tài vụ là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên. Loại nghiệp vụ này đũi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vỡ chỳng là loại nghiệp vụ đũi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận.
- Bô phận kho hàng: Đây là bộ phận quản lí hàng trong kho
- Bộ phận gửi hàng: Có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuế các đơn vị vận tải chuyển hàng cho khách hàng. Bộ phận này thường được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội bộ hàng tồn kho.
- Bộ phận nhận hàng: Trong xử lớ nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận này nhận hàng và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên phiếu nhập kho.
- Bộ phận lập hóa đơn: Đây là bộ phận lập chứng từ “Phiếu kế toán” làm căn cứ hạch toán nghiệp vụ.
- Bộ phận kế toỏn nợ phải thu: Ghi chộp sổ chi tiết phải thu khỏch hàng, lập “Bỏo cỏo nợ phải thu khỏch hàng” và “Bỏo cỏo phõn tớch khoản nợ phải thu theo thời hạn nợ”
- Bộ phận kế toỏn tổng hợp: Ghi chộp sổ cỏi và thực hiện lập bỏo cỏo tổng hợp
- Bộ phận quĩ: Thu tiền, thực hiện cỏc thủ tục gửi vào ngõn hàng
b. Cỏc kiểu tổ chức theo dừi kế toỏn phải thu
Cú hai kiểu theo dừi phải thu khỏch hàng, hệ thồng chuyển số dư và hệ thống thanh toán theo hóa đơn. Hai phương pháp này chỉ khác nhau về chi tiết theo dừi phải thu, theo dừi thanh toỏn và bỏo cỏo phải thu khỏch hàng. Việc tổ chức này cú thể thực hiện bằng thủ cụng hoặc mỏy.
b.1 Hệ thống thanh toán theo hóa đơn
Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, cũn người bán theo dừi chi tiết cỏc khoản phải thu, đó thu, dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn chưa thanh toán. Như vậy, báo cáo khách hàng sẽ liệt kế tất cả các hóa đơn chưa thanh toán tính đến thời điểm lập báo cáo, phân tích chúng theo thời hạn nợ.
Trường hợp số tiền thanh toán không khớp với số tiền theo từng hóa đơn thỡ hệ thống sẽ tự động trừ vào số tiền thanh toán của một hóa đơn nào đó (thường là hóa đơn cũ nhất). Tuy nhiên người bán thường đưa ra chính sách chiết khấu nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền chính xác theo từng hóa đơn để tiệ cho việc theo dừi, đối chiếu.
Ưu: Việc xác định các khoản chiết khấu thanh toán rừ ràng vỡ thanh toỏn theo từng húa đơn cụ thể
Nhược: Đũi hỏi chi phớ cao, mất nhiều thời gian vỡ theo dừi chi tiết theo từng húa đơn.
b.2 Hệ thống chuyển số dư:
Tổ chức theo hệ thống này, khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng nợ của báo cáo nợ phải thu khách hàng. Báo cáo hàng tháng trỡnh bày số dư đầu kỡ, số phỏt sinh trong kỡ, số dư cuối kỡ nhưng không chi tiết theo từng hóa đơn
Uu: phương pháp này khụng theo dừi chi tiết theo từng húa đơn nên thích hợp với những doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn, mỗi khách hàng phát sinh mua nhiều lần, giá trị mỗi lần mua nhỏ.
Nhược:
c. Sổ kế toỏn:
- Thực hiện kế toỏn thủ cụng
- Thực hiện kế toỏn mỏy: Việc lưu trữ được thực hiện trên các tập tin dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào hệ thống sẽ lâý số liệu từ cỏc tập tin liờn quan, tớnh toỏn, tổng hợp, lập bỏo cỏo.
Trong kế toỏn mỏy, sổ kế toỏn cũng chỉ là một hỡnh thức kết xuất của hệ thống xử lớ dữ liệu. Nú chỉ cũn là chức năng lưu trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đó được xử lí, không cũn cú chức năng xử lí dữ liệu như kế toán thủ công. Vỡ vậy, chất lượng của hệ thống kế toán phụ thuộc nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
d. Bỏo cỏo kế toỏn:
Trong chu trỡnh bỏn hàng, bỏo cỏo được phân thành 3 loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lí trong chu trỡnh, thụng tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành.
- Bỏo cỏo kiểm soỏt:
+ Ở mức độ kiểm soát tổng quỏt: Bỏo cỏo tổng doanh thu bỏn hàng, bỏo cỏo tổng hợp cỏc mó số húa đơn…
+ Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lí: Báo cáo liệt kê tất cả các hóa đơn bán hàng, tất cả các phiếu xuất kho, tất cả số tiền thanh toán… Mục đích nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật, xử lí chính xác không
- Báo cáo đặc biệt: Là các báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định kinh tế, tài chính.
+ Báo cáo khách hàng: Đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan tới khách hàng thanh toỏn của doanh nghiệp. Bỏo cỏo này liệt kờ tất cả cỏc nghiệp vụ bỏn hàng của doanh nghiệp, khỏch hàng thanh toỏn, tổng số cũn nợ phải trả theo tổng số và theo từng khỏch hàng. Tỏc dụng của bỏo cỏo này dựng để đối chiếu người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lí kế toán. Ngoài ra dùng để nhắc nợ người mua hoặc đề ra các biệnk pháp phù hợp để khuyến khích người mua thanh toán sớm.
+ Báo cáo phân tích khoản nợ phải thu theo thời hạn nợ: Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng nhằm mục đích cung cấp thông tin cho bộ phận kiểm soát tín dụng để đánh giá về mức độ uy tín trong thanh toán của khách hàng để có biện pháp đũi nợ hoặc đưa ra các điều kiện tín dụng phù hợp. Mặt khác là căn cứ để phân tích xác định nợ phải thu khó đũi.
+ Bỏo cỏo tiền thanh toán hay bảng kế thu tiền: Báo cáo này cung cấp thông tin về tổng số tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày. Báo cáo này sẽ cung cấp số tổng kiểm soát tiền khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với số liệu ghi giảm trờn tài khoản khoản nợ phải thu khỏch hàng.
+ Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo phân tích doanh thu bán hàng theo tiêu thức riêng như báo cáo tính hỡnh doanh thu, giỏ vốn, lói gộp theo từng mặt hàng, từng khỏch hàng, từng địa điểm bán hàng…Cung cấp thông tin cho ban quản lí đánh giá lợi ích kinh doanh theo hàng hóa, theo khách hàng, theo hiệu quả của chương trỡnh quảng cỏo, khuyến mại…
- Các loại báo cáo khác không liên quan đến tỡnh hỡnh tài chớnh như tỡnh hỡnh thực hiện bỏn hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lí đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng…), thời gian hoàn tất giao hàng…
3.2.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trỡnh doanh thu
* Mục tiêu: Các hoạt động kiểm soát trong chu trỡnh doanh thu nhằm đạt được mục tiêu sau
- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn
- Cỏc nghiệp vụ ghi chộp phải thực sự xảy ra
- Các nghiệp cụ ghi chép phải được ghi đầy đủ
- Các nghiệp vụ phải được ghi chép chính xác
- Đảm bảo an toàn cho tài sản
- Đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động của cho doanh nghiệp
* Trong chu trỡnh doanh thu, cỏc rủi ro thường xảy ra là
- Nhận và chấp nhận đặt hàng của những khách hàng không có khả năng thanh toán
- Nhận đặt hàng những hàng hóa mà doanh nghiệp không có sẵn hoặc không có khă năng cung cấp
- Người nhận đặt hàng không đúng thẩm quyền
- Xuất hàng khi chưa cho phép
- Xuất hàng hoặc gửi hàng được thực hiện bơi nhân viên không có thẩm quyền
- Xuất hàng không đúng số lượng, loại hàng
- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng
- Khụng ghi hoặc ghi chậm số tiền khỏch hàng thanh toỏn
- Ghi sai khỏch hàng thanh toỏn
- Khụng nộp tiền thu…
* Các hoạt động kiểm soát thích hợp:
KIỂM SOÁT NGHIỆP BÁN HÀNG LẬP HÓA ĐƠN
Hoạt động kiểm soát
Bỏn chịu
Hàng bị trả lại và giảm giỏ
Xúa nợ phải thu
Ủy quyền và xột duyệt
- Ủy quyền: Bỏn chịu
- Xột duyệt: Tớn dụng
- Ủy quyền: Dịch vụ khỏch hàng và tớn dụng
- Xét duyệt: Trưởng tài vụ
- Ủy quyền: Tớn dụng
- Xét duyệt: Trưởng tài vụ
Phõn chia trỏch nhiệm
1. Bỏn hàng và tớn dụng
2. Kho hàng và gửi hàng
3. Kế toỏn phải thu và ghi sổ cỏi
1. Dịch vụ khỏch hàng và tớn dụng
2. Nhận hàng và kho hàng
3. Kế toỏn phải thu và ghi sổ cỏi
1. Tớn dụng và phụ trỏch tài vụ
2. Thủ quĩ
3. Kế toỏn phải thu và ghi sổ cỏi
Bảo vệ an toàn tài sản
Hàng húa:
- Chỉ thực hiện đặt hàng khi có lệnh bán hàng được chấp thuận
- Kiểm hàng khi xuất, khi gửi hàng
- Gửi hàng chỉ được thực hiện khi có lệnh bán hàng
Hàng bị trả lại:
- Đếm, kiểm hàng nhận lại
- Chỉ lập phiếu kế toỏn ghi giảm nợ phải thu và doanh thu hàng trả lại khi đó nhận hàng và cú phiếu nhập kho
Chứng từ và sổ kế toỏn
1. Hóa đơn bán hàng
- Chỉ lập dựa trên đơn đặt hàng, lệnh bán hàng được chấp thuận, phiếu xuất kho và giấy gửi hàng
- Được đánh số trước
- Dựa trờn bảng giá qui định để lập hóa đơn
- Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng cho khách
2. Theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu
- Ghi sổ hàng ngày
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
- Gủi bảng kờ chi tiết khỏch hàng hàng thỏng
- Lập bỏo cỏo phõn tớch nợ hàng thỏng
3. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
1. Chứng từ kế toỏn trả lại hoặc giảm giỏ hàng bỏn
- Được lập dựa trên phiếu nhập kho hoặc yêu cầu khách hàng
- Được đánh số trước
- Được xét duyệt
- Kiểm tra kĩ trước khi gửi khách hàng
2. Theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu
- Ghi sổ hàng ngày
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
3. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát
1. Chứng từ kế toỏn xúa nợ phải thu
- Chỉ được lập khi có các chứng từ chứng minh đầy đủ
- Được xét duyệt
- Nếu cú giỏ trị lớn thỡ phải cú hai người chấp thuận
2. Theo dừi chi tiết cỏc khoản nợ phải thu
- Lập tổng phải thu, đối chiếu sổ liên quan
3. Ghi sổ tổng hợp
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soỏt
KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU TIỀN
Hoạt động kiểm soát
Bỏn thu tiền ngay
Thu tiền thanh toỏn
Phõn chia trỏch nhiệm
- Người bán và thủ quĩ
- Thủ quĩ và kế toỏn tổng hợp
- Tớn dụng và thủ quĩ
- Tớn dụng và kế toỏn phải thu
- Thủ quĩ và kế toỏn phải thu
- Thủ quĩ và kế toỏn tổng hợp
- Kế toỏn phải thu và kế toỏn tổng hợp
Bảo vệ an toàn tài sản
Tiền
- Gửi ngõn hàng hoặc nộp tiền hàng ngày toàn bộ tiền thu
- Đóng dấu phân loại sec thanh toán
Tiền
- Gửi ngõn hàng hàng ngày toàn bộ tiền thu
- Đúng dấu phõn loại sec thanh toỏn
Chứng từ
Chứng từ ban đầu
- Vé hoặc hóa đơn bán lẻ được lập trước khi khách thanh toán
- Hóa đơn bán lẻ hoặc vé phải được đánh số trước
- Lập bảng kế thu tiền trong ngày và đối chiếu với vé hay hóa đơn bán lẻ
Chứng từ ban đầu
- Bộ phận tớn dụng lập bảng kờ khi nhận giấy bỏo trả tiền của khỏch hàng
- Bảng kê giấy báo trả phải được đánh số trước
Sổ kế toỏn
Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với bộ phận bán hàng thu tiền và hóa đơn hay vộ phỏt hành hàng ngày
1. Sổ chi tiết phải thu
- Ghi sổ hàng ngày
- Lập tổng só tiền thu, đối chiếu sổ cái hàng ngày
- gửi bỏo cỏo khỏch hàng hàng thỏng
2. Ghi sổ tổng hợp
- Ghi nhật kớ hàng ngày
- Đối chiếu hàng ngày tổng kiểm soát với chi tiết phải thu
3.2.3 Kiểm soỏt nội bộ chu trỡnh tồn kho
3.2.3.1 Chu trỡnh tồn kho
- Nội dung này liên quan đến tổ chức quản lí, dự trữ hàng tồn kho và việc sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, bán ra
- Hệ thống hàng tồn kho có hai chức năng chủ yếu là duy trỡ cỏc ghi chộp kế toỏn về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho
- Mục đích của việc quản trị hàng tồn kho là duy trỡ mức dự trữ tối ưu nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu tư hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo sản xuất tiến hành bỡnh thường cho dù có thể sử dụng nguyên vật liệu nhiều hơn dự tính hoặc thậm chí khi người cung cấp chậm trễ trong việc giao hàng.
- Doanh nghiệp sản xuất sử dụng hệ thống hàng tồn kho để kiểm soát mức nguyên vật liệu, thành phẩm dự trữ và sản xuất; Doanh nghiệp thương mại sử dụng hệ thống này để quản lớ dự trữ hàng húa.
- Chi phí hàng tồn kho được phân thành 3 loại:
Những chi phí liên quan đến lượng NVL trong một đặt hàng
+ Chi phí đặt hàng: Là tất cả các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và lập đặt hàng mua, nhận hàng. Nó bao gồm tất cả chi phí liên quan đến mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng, chi phí nhận hàng…
+ Chi phí dự trữ: Gồm tất cả chi phí bảo quản, dự trữ như tiền lương nhân viên kho hàng, chi phí khấu hao hoặc tiền thuê kho, chi phí bảo hiểm hàng trong kho, chi phí điện, nước…Ngoài ra cũn xột tới chi phớ cơ hội của việc dự trữ hàng tồn kho.
Những chi phí liên quan đến thời điểm đặt hàng để bổ sung dự trữ
+ Chi phí do thiếu hụt: gồm tất cả các chi phí xảy ra do hàng tồn kho bị thiếu hụt như lỗ do thiếu hàng bán, định phí phải gánh chịu cao, lỗ chi phí cơ hội, và chi phí cơ hội của việc đầu tư hàng tồn kho.
3.2.3.2 Tổ chức ghi chộp hàng tồn kho:
a. Chứng từ: Các nghiệp vụ mua và bán hàng tồn kho được xử lí trong chu trỡnh mua và doanh thu nờn cỏc chứng từ liờn quan cũng là các chứng từ đó trỡnh bày trong chu trỡnh mua và bỏn hàng.
- Yờu cầu mua hàng
- Đặt hàng
- Phiếu nhập kho
- Lệnh bỏn hàng
- Phiếu xuất kho
- Giấy gửi hàng
- Yờu cầu nguyờn vật liệu (nếu là yờu cầu NVL)
b. Các phương pháp quản lí hàng tồn kho:
- Phương pháp kiểm kê định kỡ
- Phương pháp kê khai thường xuyên
Thực tế hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toỏn vào quỏ trỡnh quản lớ cụng tỏc kế toỏn, sử dụng hệ thống mó vạch ghi dữ liệu ngay tại thời điểm bán hàng nên đó giảm thời gian nhập liệu và do đó phương pháp KKTX là phương pháp sử dụng phổ biến và hiệu quả.
c. Bỏo cỏo của hệ thống hàng tồn kho:
- Bỏo cỏo nhập xuất hàng tồn kho: Bỏo cỏo này trỡnh bày tổng quỏt tỡnh hỡnh nhập xuất hàng tồn kho trong kỡ của từng loại hàng theo số lượng và giá trị.
- Bỏo cỏo tham vấn hàng tồn kho: Là bỏo cỏo riờng biệt về tỡnh hỡnh nhập, xuất bỏn hay sử dụng một mặt hàng nào đó.
- Bỏo cỏo hàng cần bổ sung: Bỏo cỏo này cung cấp thụng tin về mức dự trữ tối thiểu của từng mặt hàng, cung cấp thụng tin về cỏc mặt hàng cần bổ sung và số lượng bổ sung hiệu quả nhất
d. Sổ kế toỏn hàng tồn kho
- Ghi chép bằng tay: Sổ chi tiết hàng tồn kho. Sổ này đóng thành tập hoặc sổ tờ rời. Mỗi trang sổ mở theo dừi chi tiết hàng tồn kho theo dừi chi tiết số lượng và giá trị từng lần nhập, xuất. Sổ này thể hiện số liệu chi tiết cho số liệu trờn sổ cỏi.
- Ghi chép bằng máy: Tập tin chính hàng tồn kho trong hệ thống xử lí bằng máy tương đương với sổ chi tiết hàng tồn kho.
3.2.3.4 Các hoạt động kiểm soát nội bộ hàng tồn kho
a. Cỏc gian lận và sai sút cú thể xảy ra đối với hàng tồn kho
- Quản lí hàng tồn kho kém hiệu quả: Lượng hàng tồn kho không phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh. Dự trữ quá ít gây ảnh hưởng đến tính liên tục của hoạt động sản xuất. Ngược lại, dẫn đến tăng chi phí bảo quản và ứ đọng vốn, nguy cơ mất phẩm chất và lỗi thời.
- Hàng tồn kho sử dụng lóng phớ, sai mục đích
- Hàng tồn kho được đánh giá không phù hợp với chuẩn mưc và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành: Do nhân viên kế toán hiểu sai, hoặc cố tỡnh ỏp dụng sai để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho và LN theo chủ quan.
- Khóa sổ hàng tồn kho không thực hiện đúng qui định
b. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
Trong chu trỡnh mua và bỏn, cỏc hoạt động đều có liên quan đến hàng tồn kho nên các hoạt động kiểm soát được trỡnh bày liờn quan trong cỏc nội dung này. Ở nội dung này chỉ nhắc lại cú tớnh chất tổng hợp cỏc kiểm soỏt và cỏc xử lớ ghi chộp hàng tồn kho.
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến hàng tồn kho
+ Bộ phận mua hàng: có chức năng xét duyệt và thực hiện cỏc nghiệp vụ mua hàng húa
+ Bộ phận nhận hàng: Chuyên kiểm tra số lượng và chất lượng hàng khi nhận hàng…
+ Bộ phận kho hàng: Bảo quản và thực hiện nhập xuất hàng húa theo yờu cầu
- Phõn chia trỏch nhiệm về bảo quản và ghi chộp
- Ban hành cỏc chớnh sỏch mua hàng:
+ Chính sách đặt hàng: Có nhiều chính sách khác nhau được lựa chọn tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lí của từng DN, nhưng chúng đều nhằm vào vấn đề xác định lượng dự trữ là bao nhiêu?
. Dự trữ tối đa trong khả năng cho phép của vốn: Chính sách này nhằm đảm bảo quá trỡnh sản xuất kinh doanh được liên tục nhưng chi phí tồn kho sẽ rất cao. Phwong pháp này thường được áp dụng trong điều kiện vật tư khan hiếm
. Dự trữ ở mức độ cần thiết: Để xác định mức độ cần thiết, người ta thường dùng mô hỡnh số lượng đặt hàng tối ưu. – Phương pháp EOQ (Economic order quantity). Phương pháp EOQ là phương pháp tính toán số lượng mỗi đặt hàng hợp lí nhất để giảm tối thiểu tổng chi phí đặt hàng, bảo quản hàng và thiệt hại do thiếu hụt hàng dự trữ. Dựa trên nguyên tắc này, phương pháp sẽ tính đến thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ và số lượng bổ sung sau mỗi lần đặt hàng. Mô hỡnh này ỏp dụng trong điều kiện nguồn cung cấp vật tư ổn định và công tác kế hoạch tượng đối tốt. Mô hỡnh này cung cấp cụng cụ khỏ hữu ớch cho nhà quản lớ
+ Chính sách về chất lượng và giá cả hàng mua: Nhằm xác định thứ tự ưu tiên trong điều kiện mua hàng. Nếu mục tiêu chất lượng là hàng đầu của DN và khi DN muốn chiếm lĩnh thị trường khó tính, lựa chọn hàng chất lượng cao để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, tuy nhiên chấp nhận giá thành cao và ngược lại.
+ Lựa chọn nhà cung cấp: Thường được thực hiện theo phương thức sàng lọc để chọn được nhà cung cấp với chất lượng cao nhất và giá cả thích hợp; hoặc sử dụng phương pháp đấu thầu để đảm bảo tính khách quan; hoặc sử dụng chính sách liên kết với một số ít nhà cung cấp, thậm chí có thể đầu tư cho họ để đảm bảo chất lượng của các yếu tố đầu vào.
- Thiết lập cỏc thủ tục mua hàng
- Thiết lập cỏc thủ tục nhận hàng
- Tổ chức và sắp xếp kho
- Kiểm kờ hàng tồn kho định kỡ, đối chiếu sổ kế toán liên quan và xử lí chênh lệch: Kiểm kê hàng tồn kho định kỡ giỳp phỏt hiện kịp thời cỏc trường hợp thiếu hụt, mất mát, ứ đọng, kém chất lượng, lỗi thời…Việc kiểm kê định kỡ cún giỳp nõng cao trỏch nhiệm của thủ kho.
- Xây dựng định mức vật tư sử dụng và lập kế hoạch sản xuất: căn cứ để xác định lượng vật tư cần thiết trong một kỡ sản xuất.
- Kiểm soát hàng tồn kho tại phân xưởng: Đặc điểm yếu tố đầu vào là nguyên liệu, đầu ra là thành phẩm, ở giữa là quá trỡnh sản xuất và có rất nhiều sản phẩm dở dang ở các mức độ hoàn thành khác nhau. Các thủ tục kiểm soát thường là
+ Mọi hoạt động nhập, xuất của phân xưởng đều phải kiểm soát chặt chẽ
+ Định kỡ, xỏc định lượng vật tư sử dụng theo định mức và đối chiếu với lượng vật tư sử dụng thực tế tại phân xưởng. Các sai biệt đáng kể phải giải trỡnh rừ ràng.
- Trong quỏ trỡnh nhập, xuất hàng tồn kho, cỏc hoạt động kiểm soát được thực hiện như đó trỡnh bày trong chu trỡnh mua và bỏn.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro