Chương 1
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Vai trò, nhiệm vụ kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm
Kế toán có lịch sử phát triển khá lâu đời, xuất hiện cùng với sản xuất hàng hoá, và dần phát triển thành một nghề, một lĩnh vực chuyên môn. Khái niệm kế toán có thể được tiếp cận từ nhiều góc độ hết sức khác nhau: nhà nghiên cứu lý luận, nhà quản lý vĩ mô, nhà quản trị doanh nghiệp, hội nghề nghiệp kế toán, người sử dụng thông tin kế toán liên quan... cho nên cách trình bày khái niệm kế toán có thể khác nhau.
Trong cuốn “từ điển thuật ngữ kế toán” của PGS.TS Đặng Văn Thanh cho rằng: “Kế toán là quy trình ghi chép, đánh giá, chuyển đổi và thông tin về các số liệu tài chính”.
Trong cuốn “Kế toán - cơ sở của các quyết định kinh doanh” của các tác giả Walter.B.Meisg, Robert F.Meigs, thì “kế toán là nghệ thuật đo lường, phản ánh, truyền đạt và giải thích hoạt động tài chính kế toán”.
Theo Ronald. J. Thacker trình bày trong cuốn “Nguyên lý kế toán Mỹ” thì: “Kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và để đánh giá hoạt động của mọi tổ chức”.
Theo các nhà khoa học Học viện Tài chính, cho rằng: kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản (hay toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong các đơn vị nhằm kiểm tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị đó.
Theo Luật kế toán Việt Nam: kế toán là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Cho dù có những nhận thức quan điểm về kế toán ở những phạm vi, góc độ khác nhau, tựu chung lại đều thừa nhận kế toán vừa là một khoa học quản lý, vừa là một nghệ thuật tổ chức thông tin, là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính. Kế toán có những phương pháp riêng, độc lập và có những ngôn ngữ nghề nghiệp mang nhiều màu sắc riêng biệt, dựa trên những nguyên lý làm nền tảng lý luận, là đạo lý quan trọng để xây dựng chế độ kế toán của từng quốc gia, cũng như việc hành nghề kế toán ở các đơn vị kế toán.
Kế toán ở đơn vị kế toán gồm: kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng các báo cáo tài chính cho mọi đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán.
Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
Khi thực hiện công việc kế toán tài chính và kế toán quản trị, đơn vị kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Kế toán tổng hợp phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp sử dụng đơn vị tiền tệ để phản ánh tình hình tài sản, nguồn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Kế toán chi tiết phải thu thập, xử lý, ghi chép và cung cấp thông tin chi tiết bằng đơn vị tiền tệ, bằng đơn vị hiện vật và bằng đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị kế toán.
1.1.2. Vai trò của kế toán trong công tác quản lý
Kế toán bao gồm việc thiết kế và tổ chức các hệ thống thông tin kinh tế, tài chính, chuẩn bị các báo cáo tài chính, nghiên cứu chi phí, phát triển các dự báo, áp dụng máy tính vào xử lý kế toán, phân tích và lý giải các thông tin kế toán trong việc ra các quyết định kinh doanh.
Vai trò của kế toán trong công tác kế toán được thể hiện trên các mặt sau:
Thứ nhất, kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính của đơn vị kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin.
- Thông tin kinh tế, tài chính kế toán cung cấp thông qua việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bằng hệ thống phương pháp của kế toán để thu nhận xử lý và phân tích thông tin.
- Thông tin kế toán cung cấp trên các báo cáo tài chính có giá trị pháp lý về tình hình tài chính cũng như tình hình kinh doanh của đơn vị kế toán và sử dụng để công bố công khai theo quy định của pháp luật.
- Thông tin kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán.
Các đối tượng sử dụng thông tin của kế toán là: cơ quan chức năng Nhà Nước (cơ quan thuế, cơ quan Tài chính, cơ quan Thống kê...), các nhà đầu tư, các nhà cung cấp, các khách hàng, công nhân viên, Hội đồng quản trị, các nhà quản lý doanh nghiệp... Những thông tin kế toán cần cung cấp là:
- Thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp: các yếu tố có liên quan trực tiếp đến việc xác định và đánh giá tình hình tài chính là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
- Thông tin về tình hình kinh doanh: Lợi nhuận là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác định lợi nhuận là doanh thu, thu nhập khác và chi phí.
Thứ hai, thông qua quá trình thu thập, xử lý, phân tíchvà cung cấp thông tin của kế toán là cơ sở kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng như tình hình hoạt động ởan xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính. Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở để xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.
1.1.3. Các yêu cầu cơ bản đối với kế toán
Để thực hiện tốt vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý vi mô và vĩ mô, thông tin kế toán cung cấp đảm bảo đáng tin cậy, tránh rủi ro trong việc sử dụng thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin, đòi hỏi công tác kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản:
- Trung thực: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Khách quan: Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo. Yêu cầu này đòi hỏi các số liệu, thông tin kế toán cung cấp phải dựa trên những sự kiện có tính khách quan có thể kiểm tra được.
- Đầy đủ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót.
- Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định.
- Dễ hiểu: các thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng thông tin. Người sử dụng ở đây được hiểu là người có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình. Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải được giải trình trong phần thuyết minh.
- Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính, liên tục từ khi thành lập đơn vị kế toán đến khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số số liệu kế toán của kỳ trước.
- Có thể so sánh: Các thông tin và số liệu kế toán giữa các kỳ kế toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
Giữa các yêu cầu đối với kế toán có mối liên hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau. Phải thực hiện đồng thời các yêu cầu đối với kế toán thì số liệu và thông tin kế toán mới đảm bảo đáng tin cậy, trung thực và hợp lý.
1.1.4. Nhiệm vụ kế toán
Để đáp ứng các yêu cầu thực hiện tốt vai trò của kế toán, công tác kế toán doanh nghiệp có các nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán.
- Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
1.2. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán cơ bản
Các khái niệm và nguyên tắc kế toán là căn cứ chủ yếu để định ra chế độ kế toán, giúp cho doanh nghiệp ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề chưa được quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính, phản ánh trung thực và hợp lý. Các khái niệm và nguyên tắc kế toán thay đổi tuỳ vào từng quốc gia, và trong từng quốc gia cũng tuỳ vào từng thời kỳ khác nhau. Sự lựa chọn, vận dụng các nguyên tắc kế toán phụ thuộc vào loại hình kế toán lựa chọn gắn liền với hệ thống kinh tế xã hội nhất định.
Người ta có thể nhìn nhận doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trên những khía cạnh khác nhau theo giả thiết khác nhau:
- Doanh nghiệp hoạt động liên tục; hoặc
- Doanh nghiệp có thể bị thanh lý (phá sản) định kỳ.
Trên cơ sở giả thiết khác nhau đó mà hệ thống kế toán pháp quy dựa trên khái niệm, nguyên tắc kế toán cơ bản được biểu hiện khác nhau. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam được xây dựng dựa trên giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục.
1.2.1. Các khái niệm cơ bản trong kế toán
1.2.1.1. Đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán là những đối tượng áp dụng Luật kế toán có lập báo cáo tài chính.
Các đơn vị kế toán có thể là:
a) Cơ quan Nhà Nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức khác có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà Nước;
b) Tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách Nhà Nước;
c) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
d) Hợp tác xã, tổ hợp tác, hộ kinh doanh cá thể.
Đơn vị kế toán gồm các đơn vị, tổ chức kinh tế hạch toán độc lập, có thể là đơn vị cấp trên (tổng công ty, công ty) và đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán lập báo cáo tài chính. Đơn vị kế toán cũng có thể là công ty mẹ hoặc công ty con...
Như vậy, đơn vị kế toán là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát và tiến hành các công việc, các nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và cần thiết phải thực hiện việc ghi chép, thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin, tổng hợp lập báo cáo tài chính.
Khái niệm đơn vị kế toán đòi hỏi hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cũng như những nội dung quy định của hệ thống kế toán... được tổ chức, vận dụng để ghi chép và báo cáo về tình hình tài chính và tình hình hoạt động của các đơn vị chứ không phải tổ chức riêng cho một cá nhân nào trong một đơn vị.
1.2.1.2. Đơn vị tiền tệ kế toán
Đơn vị tiền tệ kế toán là đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Thước đo tiền tệ là loại thước đo sử dụng chủ yếu trong kế toán dùng để biểu hiện giá trị các loại tài sản khác nhau nhờ đó mà kế toán có thể ghi chép, thu thập, xử lý thông tin và lập báo cáo tài chính.
Ngoại tệ: là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp.
Trong trường hợp doanh nghiệp có các giao dịch bằng ngoại tệ hoặc báo cáo tài chính của cơ sở hoạt động ở nước ngoài phải được chuyển đổi sang đơn vị tiền tệ kế toán của doanh nghiệp.
Theo quy định của Luật kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam, đơn vị tiền tệ kế toán là đồng Việt Nam.Trường hợp nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh là ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái thực tế hoặc tỷ giá hối đoái do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm quy đổi, trừ khi có quy định khác. Trường hợp loại ngoại tệ không có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam thì phải quy đổi thông qua một loaị ngoại tệ có tỷ giá hối đoái với đồng Việt Nam.
Đơn vị kế toán chủ yếu thu chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ kế toán, nhưng khi lập báo cáo tài chính sử dụng ở Việt Nam phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái do ngân hàng Nhà Nước Việt Nam công bố tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo tài chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Trường hợp có cơ sở ở nước ngoài hoạt động kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân ở nước sở tại, sử dụng đồng tiền của nước sở tại làm đơn vị tiền tệ kế toán, khi chuyển đổi báo cáo tài chính của doanh nghiệp báo cáo phải tuân theo những quy định sau:
- Tài sản và sự phải trả: quy đổi theo tỷ giá cuối kỳ.
- Doanh thu, thu nhập khác và cho phí được quy đổi theo tỷ giá tại ngày giao dịch...
- Các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái được phân loại như là vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp báo cáo cho đến khi thanh lý khoản đầu tư thuần đó.
1.2.1.3. Kỳ kế toán
Kỳ kế toán là thời gian quy định mà các số liệu, thông tin kế toán của một đơn vị kế toán phải được báo cáo.
Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng.
Kỳ kế toán năm là 12 tháng tính từ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Các đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là 12 tháng tròn năm dương lịch bắt đầu từ đầu ngày 1 tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết.
Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quí.
Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
Kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị kế toán mới thành lập tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc từ ngày có hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán theo quy định.
Đối với đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đối, giải thể, phá sản hoặc hết thời hạn hoạt động thì kỳ kế toán năm cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán theo quy định đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệu lực.
Trong trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn 90 ngày thì được phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo, hoặc cộng với kỳ kế toán năm trước đó để tính thành một kỳ kế toán năm. Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn mười lăm tháng.
1.2.1.4. Tài sản
Tài sản là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.
Tài sản của doanh nghiệp bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình, tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hoặc tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp kiểm soát được và thu được lợi ích kinh tế tương lai (như tài sản thuê tài chính).
Thông thường các khoản chi phí phát sinh sẽ tạo ra tài sản. Đối với các khoản chi phí không tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai thì không tạo ra tài sản; hoặc có trường hợp không phát sinh chi phí những vẫn tạo ra tài sản, như vốn góp, tài sản được cấp, được biếu tặng.
Tài sản được ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lại và giá trị của tài sản đó được xác định một cách đáng tin cậy. Khi các chi phí bỏ ra không chắc chắn sẽ mang lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp thì không được ghi nhận là tài sản, mà chi phí đó được ghi nhận là chi phí thời kỳ để xác định lãi, lỗ trong kỳ.
1.2.1.5. Doanh thu và thu nhập khác
Doanh thu và thu nhập khác: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Doanh thu và thu nhập khác được ghi nhận khi thu được lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan tới sự gia tăng về tài sản hoặc giảm bớt nợ phải trả và giá trị tăng đó phải xác định được một cách đáng tin cậy.
1.2.1.6. Chi phí
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu.
Chi phí sản xuất, kinh doanh và chi phí khác được ghi nhận để xác định lãi, lỗ trong kỳ khi các khoản chi phí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quan tới việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phải xác định một cách đáng tin cậy.
1.2.1.7. Nợ phải trả
Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.
Nợ phải trả được ghi nhận khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và các khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách đáng tin cậy.
1.2.1.8. Vốn chủ sở hữu
Vốn chủ sở hữu là giá trị của doanh nghiệp được tính bằng số chênh lệch giữa giá trị tài sản của doanh nghiệp trừ nợ phải trả.
1.2.2. Các nguyên tắc kế toán cơ bản
1.2.2.1. Cơ sở dồn tích
Nguyên tắc này đòi hỏi mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.
Kế toán trên “cơ sở dồn tích”ngược với “kế toán quỹ”. Theo kế toán trên cơ sở dồn tích, các khoản chi phí được hạnh toán vào báo cáo kết quả kinh doanh trên cơ sở mối tương quan trực tiếp giữa các khoản chi phí phải chịu và các khoản doanh thu phát sinh; doanh thu bao gồm cả doanh thu đã thu tiền và doanh thu chưa thu tiền, tương tự như vậy chi phí đã chi bằng tiền và chi phí chưa chi tiền. Trong khi đó “kế toán quỹ” đánh giá sự biến động của tài sản căn cứ vào việc nhập quỹ và xuất quỹ.
Lợi nhuận hoạt động kinh doanh trong kỳ
=
Doanh thu và thu nhập khác
-
chi phí
Lượng tiền luân chuyển thuần trong kỳ
=
Tổng tiền thu được
-
Tổng tiền chi ra
Do doanh thu và thu nhập khác có thể bao gồm những khoản chưa thu tiền, và chi phí có những khoản chi phí chưa chi tiền nên giữa lợi nhuận kinh doanh và lượng tiền luân chuyển thuần trong kỳ có những khác biệt nhất định.
Kế toán dựa trên “cơ sở dồn tích” cho phép xác định được lợi nhuận (kết quả hoạt động kinh doanh) của từng kỳ kế toán không nhất thiết phải chờ đến khi kết thúc khoản đầu tư đó, đồng thời có khả năng cung cấp các thông tin về luân chuyển tiền nhờ vào sự phân tích khoa học.
Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
1.2.2.2. Hoạt động liên tục
Theo nguyên tắc này, báo cáo tài chính phải được lập dựa trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình.
Khi lập báo cáo tài chính, ban Giám đốc cần phải đánh giá về khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp. Để đánh giá xem giả định về hoạt động liên tục có thích hợp khay không, thông thường cần phải quan tâm đến mọi thông tin sẵn có về tương lai có thể dự đoán được tối thiểu trong vòng 12 tháng tới. Nguyên tắc hoạt động liên tục là nguyên tắc nền tảng để xây dựng hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán của Việt Nam. Nguyên tắc này đòi hỏi các loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, thu nhập khác và chi phí phải được ghi nhận theo giá gốc.
Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải được lập trên một cơ sở khác và giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính. Chẳng hạn trường hợp đơn vị kế toán chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động đều phải khoá sổ, kiểm kê đánh giá tài sản, xác định nợ chưa thanh toán và lập báo cáo tài chính trên cơ sở khác.
1.2.2.3. Giá gốc
Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản đó được ghi nhận.
Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí... phải được ghi nhận theo giá gốc. Khi nào tài sản chưa được thực hiện chính thức, chúng sẽ được đánh giá theo giá gốc. Đơn vị kế toán không được tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đã ghi sổ kế toán (giá gốc), trừ trường hợp pháp luật hoặc chuẩn mực kế toán cụ thể có quy định khác.
Nguyên tắc giá gốc có mối quan hệ chặt chẽ với nguyên tắc hoạt động liên tục. Theo đó, người ta xác định cách tính trị giá vốn thực tế (giá gốc) của từng loại: tài sản cố định, vật tư, hàng hoá, sản phẩm...
- Các tài sản hình thành do mua ngoài giá gốc được xác định bao gồm giá mua, các khoảng thuế không được hoàn lại, các khoản chi phí bốc xếp, vận chuyển, lắp ráp và các chi phí liên quan trực tiếp khác sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá.
- Các tài sản được hình thành do tự sản xuất giá gốc là giá thành sản xuất.
- Các tài sản được góp vốn, được cấp, được biếu tặng giá gốc được xác định theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.
- Hàng hoá, thành phẩm xuất bán là giá được xác định tại thời điểm xuất kho theo những phương pháp nhất định...
1.2.2.4. Phù hợp
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Nguyên tắc này nhằm đánh giá và hạch toán các khoản chi phí tương ứng với doanh thu đã thực hiện để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.2.5. Nhất quán
Nguyên tắc này đòi hỏi các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Thực hiện nguyên tắc này đảm bảo thông tin kế toán trung thực, khách quan, thống nhất giữa các niên độ kế toán, đảm bảo yêu cầu có thể so sánh được của kế toán.
Ví dụ, trong quy định của kế toán Việt Nam, có thể xác định trị giá hàng hoá xuất bán theo một trong 4 phương pháp: giá thực tế đích danh, nhập trước xuất trước, bình quân gia truyền, nhập sau xuất trước. Cùng một lượng hàng hoá xuất bán, nếu tính theo phương pháp khác nhau sẽ cho giá vốn hàng xuất bán khác nhau và do đó kết quả hoạt động kinh doanh khác nhau. Như vậy, nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho không nhất quán giữa các kỳ kế toán, khi so sánh kết quả kinh doanh giữa các kỳ sẽ có một phần chênh lệch do cách tính toán, không phải là do thành tích hay tồn tại của doanh nghiệp, dẫn đến đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sai lệch, gây rủi ro cho người sử dụng thông tin.
1.2.2.6. Thận trọng
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
Theo nguyên tắc này, đơn vị kế toán phải sử dụng phương pháp đánh giá tài sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng.
Nguyên tắc thận trọng được thể hiện ở việc xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu có thể được xác định theo một trong các quan điểm:
- Thời điểm hàng được xuất kho; hoặc
- Thời điểm hàng đã giao cho khách hàng và khách hàng đã trả đủ tiền hoặc chấp nhận trả tiền; hoặc
- Thời điểm hàng đã giao cho khách và doanh nghiệp đã nhận được tiền.
Theo mỗi quan điểm khác nhau về thời điểm ghi nhận doanh thu thể hiện mức độ thận trọng khác nhau. Hệ thống kế toán Việt Nam xác định thời điểm ghi nhận doanh thu theo quan điểm: thời điểm hàng hoá giao cho khách hàng và khách hàng đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Đồng thời cho phép trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Ngoài ra, khi nghiên cứu nguyên tắc thận trọng người ta xem xét đến nguyên tắc phản ánh tài sản trên báo cáo tài chính theo giá thấp nhất giữa giá gốc và giá trị thị trường. Tức là, một tài sản chưa thực hiện được phản ánh theo giá gốc nếu như giá trị thị trường của tài sản đó cao hơn giá gốc , ngược lại nó được phản ánh trên báo cáo tài chính theo giá trị thị trường của tài sản này thấp hơn giá gốc. Theo nguyên tắc này, phần chênh lệch giữa giá trị thị trường của tài sản thấp hơn giá gốc của tài sản đó có thể được trừ trực tiếp vào giá gốc của tài sản đó, hoặc sử dụng phương pháp trích lập dự phòng giảm giá tài sản. Hệ thống kế toán Việt Nam cho phép doanh nghiệp trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá các khoản đầu tư chứng khoán ngắn hạn, và dự phòng giảm giá các khoản đầu tư chứng khoán dài hạn.
1.2.2.7. Trọng yếu
Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thông tin đó thiếu chính xác có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.
Nguyên tắc này chú trọng đến những yếu tố, khoản mục mang tính quyết định đến bản chất của các sự kiện kinh tế phát sinh, đồng thời cho phép bỏ qua những yếu tố khoản mục quan trọng, không ảnh hưởng đến bản chất của các sự kiện kinh tế phát sinh. Nguyên tắc này còn được vận dụng trong trình bày báo cáo tài chính, theo đó mọi yếu tố thông tin trọng yếu được trình bày một cách riêng rẽ trong báo cáo tài chính, các yếu tố không mang tính trọng yếu thì không cần thiết phải trình bày riêng rẽ, chỉ cần tập hợp chúng lại theo cùng tính chất hoặc cùng chức năng tương đương.
Các nguyên tắc kế toán được sử dụng mang tính hệ thống trong mối liên hệ chặt chẽ giữa các nguyên tắc. Các nguyên tắc này được biểu hiện, được vận dụng và được phép vận dùng ở mức độ nào ở từng quốc gia có thể khác nhau, trong từng quốc gia thì ở mỗi giai đoạn mức độ được phép vận dùng từng nguyên tắc cũng có thể khác nhau, theo đó chế độ kế toán doanh nghiệp được xây dựng, vận hành đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của từng giai đoạn.
1.3. Nội dung của công tác kế toán trong doanh nghiệp
Theo luật kế toán Việt Nam, đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh, gồm:
- Tài sản cố định, tài sản lưu động;
- Nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;
- Các khoản doanh thu, chi phí, thu nhập và chi phí khác;
- Thuế và các khoản thu nộp ngân sách Nhà Nước;
- Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh;
- Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán.
Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nha: công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, nông nghiệp... Đặc thù hoạt động mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau, kế toán phải thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh những nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Nghiệp vụ kinh tế,tài chính là những hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Cho dù các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong mỗi doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh doanh khác nhau rất đa dạng, phong phú đòi hỏi kế toán phản ánh và kiểm tra giám sát, song khái quát lại toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Kế toán các khoản vốn bằng tiền, các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, các khoản ứng và trả trước;
- Kế toán vật tư, hàng hoá;
- Kế toán tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn;
- Kế toán tiền lương (tiền công) và các khoản trích theo tiền lương;
- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm;
- Kế toán doanh thu, thu nhập khác, chi phí, xác định kết quả và phân phối kết quả kinh doanh;
- Kế toán các khoản nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu;
- Lập báo cáo kế toán (gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị), trong đó các báo cáo tài chính là thông tin tài chính bắt buộc phải cung cấp công khai.
Từng nội dung của công tác kế toán doanh nghiệp đều được thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thông tin bằng những phương pháp riêng có của kế toán, từ lập và luân chuyển chứng từ kế toán, tính toán đánh giá, sử dụng các tài khoản kế toán và nguyên tắc quy định phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết), tổng hợp và lập các báo cáo tài chính. Bộ tài chính quy định cụ thể về hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và sổ kế toán, báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động theo các nội dung của công tác kế toán doanh nghiệp.
Ngoài ra, Bộ tài chính hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động.
1.4. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
1.4.1. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Đứng trước xu hướng khu vực hoá và toàn cầu hoá đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới, Việt Nam đang nỗ lực để có thể tham gia vào các tổ chức kinh tế như AFTA và trên thế giới WTO. Điều này cũng có nghĩa là đặt Việt Nam trước thách thức phải mở cửa cho nước ngoài đầu tư vào một số ngành. Để tồn tại và phát triển trong một thị trường có sự cạnh tranh, giải pháp quan trọng với mọi doanh nghiệp nói chung là sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Trong điều kiện đó, các doanh nghiệp cần nắm bắt đầy đủ, kịp thời mọi thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Để kế toán thực hiện tốt được vai trò của mình trong công tác quản lý, đòi hỏi tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải tuân theo các nguyên tắc:
- Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà Nước, Luật kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà Nước.
- Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, chế độ sách, chế độ thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà Nước ban hành.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán trong doanh nghiệp.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả
1.4.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp
1.4.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Mỗi doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán để phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp thông tin, đồng thời kết quả mà hệ thống kế toán doanh nghiệp được tổ chức ra đem lại phải nhiều hơn so với chi phí phục vụ cho bản thân nó. Nội dung, mọi khâu công việc của kế toán đều do bộ máy kế toán doanh nghiệp đảm nhận.
Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán như thế nào phụ thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán. Căn cứ vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, quy mô, địa bàn hoạt động, đặc điểm phân cấp quản lý, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin mà lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán thích hợp.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể tổ chức công tác kế toán theo những loại hình sau:
- Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung
- Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán
- Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Theo đó, doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán để tổ chức, chỉ đạo, thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp.
1.4.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành.
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, mỗi doanh nghiệp lựa chọn những chứng từ kế toán cần vận dụng phù hợp với đặc điểm hoạtđộng của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quy định, hướng dẫn các bộ phận liên quan ghi chép đúng, chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau đòi hỏi kế toán phải quy định, hướng dẫn cách ghi chép trên các chứng từ kế toán một cách cụ thể chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế toán được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế toán của Nhà Nước, làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế toán.
Doanh nghiệp quy định trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và được quy định luân chuyển để ghi vào các sổ kế toán theo trình tự hợp lý để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quy định lưu trữ, bảo quản an toàn chứng từ kế toán của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
1.4.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.
Tài khoản kế toán dùng để phân loại hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế. Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán dùng cho đơn vị kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp được ban hành chính thức theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, chính thức áp dụng ngày 1/1/1996. Cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi như thông tư 10TC/CĐKT ngày 20/3/1997, thông tư 100/1998/TC-BTC ngày 15/7/1998 và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000, thông tư số 89/2002/QĐ-BTC ngày 9/10/2002... cho đến nay hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm 82 tài khoản cấp 1 chia làm 9 loại tài khoản trong bảng và 7 tài khoản ngoài bảng.
75 tài khoản trong bảng chia làm 9 loại, trong đó các tài khoản 1, 2, 3, 4 là các tài khoản có số dư gọi là “tài khoản thực”, còn có tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có số dư gọi là “tài khoản tạm thời”.
Hệ thống kế toán doanh nghiệp quy định tài khoản chi tiết đến TK cấp 2
Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn, áp dụng môt hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một doanh nghiệp chỉ đơn thuần hoạt động kinh doanh thương mại thì không thực hiện quá trình sản xuất, do đó không sử dụng các tài khoản : TK 621,TK 622, TK 627, TK 154 (TK 631), TK 155; hoặc một doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương kê khai thường xuyên thì không sử dụng TK 611, TK 631...
- Trong trường hợp doanh nghiệp doanh nghiệp lựa chọn hệ thống tài khoản khác với hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản. Thông thường, những ngành sản xuất kinh doanh có đặc thù khác nhau trong hoạt động đòi hỏi phải có một hệ thống tài khoản kế mà trong đó có những tài khoản cấp 1 bổ sung so với hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, hoặc quy định về tài khoản chi tiết cấp 2 khác với hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.
Ví dụ, trong các doanh nghiệp xây lắp, do đặc thù của ngành phải bổ sung thêm TK 623 "chi phí sử dụng máy" , TK136 và TK 336 có quy định thêm chi tiết :TK 1362 "tạm ứng giá trị khối lượng xây lắp " và TK 3362 "phải trả về khối lượng xây lắp nhận khoán nội bộ".
TK 141 có quy định chi tiết TK cấp 2:
TK 1411 "Tạm ứng lương và các khoản phụ cấp theo lương"
TK 1412 "Tạm ứng mua vật tư hàng hoá"
TK 1413 "Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ"
Hoặc, Tổng Công ty Bưu chính viễn thông, bổ sung TK 337 "doanh thu cước phải chia"
- Doanh nghiệp quy định mở chi tiết các tài khoản đã lựa chọn phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp .
Ví dụ: TK 154 "chi phí SXKD dở dang" được quy định chi tiết rất khác nhau trong các doanh nghiệp hoạt động thuộc các lĩnh vực khác nhau:
+ Trong doanh nghiệp xây lắp quy định:
TK 1541 "xây lắp"
TK 1542 "sản phẩm khác"
TK 1543 "dịch vụ chi phí bảo hành"
Và các TK cấp 2 lại tiếp tục chi tiết hơn theo yêu cầu quản lý, chẳng hạn TK 1541 có thể mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình...
+ Trong Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam quy định:
TK 1541 "Thăm dò"
TK 1542 "Khai thác"
TK 1543 "Chế biến"
TK 1544 "Xây lắp"
TK 1545 "Khác"
+ Trong Tổng Công ty Điện lực Việt Nam quy định:
TK 1541 "Sản xuất điện"
TK 15411 "Thuỷ điện"
TK 15412 "Nhiệt điện chạy than"
TK 15413 "Nhiệt điện chạy dầu"
TK 15414 "Tua bin khí chạy khí "
TK 15415 " Tua bin khí chạy dầu"
TK 15416 "Diesel"
TK 15417 "Truyền tải điện"
TK 15418 "Phân phối điện"
TK 15419 "Phụ trợ và quản lý ngành "
TK 1542 ''Sản xuất khác "
TK 15421 "Xây lắp điện"
TK 15422 "Khảo sát thiết kế điện"
TK 15424 "Mắc dây đặt điện "
TK 15425 " Sửa chữa thí nghiệm điện"
TK 15426 "Thông tin viễn thông"
TK 15427 "Vật liệu thuê ngoài chế biến"
TK 15428 "Sản xuất khác"
TK 1543 "Dịch vụ"
TK 15431 "Nhà khách, khách sạn"
TK 15432 "Vận tải bốc dỡ"
TK 15438 "Khác"
Việc doanh nghiệp lựa chọn những tài khoản hợp lý sẽ xử lý và cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, hữu ích, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Việc quy định chi tiết cho các tài khoản áp dụng ở mức độ nào tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Những doanh nghiệp thực hiện kế toán trên máy thường quy định được chi tiết nhiều hơn, theo đó có thể quản lý chặt chẽ hơn các đối tượng quản lý kinh tế tài chính.
1.4.2.4. Tổ chức lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán.
Mỗi hình thức kế toán được quy định một hệ thống sổ kế toán liên quan. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do bộ tài chính quy định để lựa chọn, áp dụng một hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán mà doanh nghiệp đã chọn.
Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của Luật kế toán, và quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ Tài chính.
- Doanh nghiệp cụ thể hoá các sổ kế toán theo hình thức kế toán đã lựa chọn, phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán.
Các sổ tổng hợp theo từng hình thức kế toán được các doanh nghiệp vận dụng phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản về loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. Các sổ chi tiết mang tính hướng dẫn, doanh nghiệp có thể cụ thể hoá để phản ánh thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mở hệ thống sổ kế toán cho kỳ kế toán năm. Các nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh ghi chép vào sổ kế toán một cách đầy đủ, thường xuyên, liên tục, chính xác, trung thực và đúng với chứng từ kế toán.
Các hình thức sổ kế toán quy định áp dụng:
- Hình thức sổ kế toán nhật ký chung;
- Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái;
- Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ;
- Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.
* Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung : tất cả nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để chuyển ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh .
Sơ đồ phát sinh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ.
: Quan hệ đối chiếu.
Hình thức kế toán nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu: sổ nhật ký chung(sổ nhật ký đặc biệt), sổ cái, sổ thẻ, kế toán chi tiết.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các đối tượng cần theo dõi chi tiết, kế toán ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan, đồng thì ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó chuyển ghi vào các cái có liên quan. Trường hợp đơn vị mở sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng)thì căn cứ chứng từ gốc ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, định kỳ hoặc cuối tháng lấy số liệu liên quan chuyển ghi lên các sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết, sau khi đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái và số liệu chi tiết, sẽ lập các báo cáo tài chính.
Tuy nhiên, xem xét mối quan hệ và phân công công việc trong bộ máy kế toán cho thấy trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức kế toán thủ công, trong phòng kế toán có nhiều nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán thực hiện một phần hành công việc kế toán theo phân công , sổ nhật ký chung chỉ có một. Như vậy, việc ghi trực tiếp từ các chứng từ gốc liên quan đến nhiều phần hành công việc kế toán khác nhau do nhiều nhân viên kế toán khác nhau đảm nhận, qua sổ nhật ký chung hàng ngày là điều vô cùng khó khăn và nhiều vướng mắc. Chính vì vậy, vận dụng hình thức kế toán này trên thực tế thường căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, số thẻ kế toán chi tiết theo từng phần hàng do từng người đảm nhận, định kỳ hoặc cuối kỳ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc từ các phần hành kế toán chuyển về một nhân viên trong phòng kế toán (thường là kế toán tổng hợp) sẽ ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái.
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm ...
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi sổ cái
Số hiệu tài khoản đối ứng
Số phát sinh
Số
Ngày tháng
Nợ
Có
Số trang trước chuyển sang
....
....
Cộng chuyển trang sau
SỔ CÁI
Năm ...
Tên tài khoản:....................
Số hiệu:..............................
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Trang NKC
Số hiệu tài khoản đối ứng
Số phát sinh
Số
Ngày tháng
Nợ
Có
Số dư ngày...
....
....
Cộng phát sinh Số dư ngày...
* Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ".
Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: số đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kê toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ chứng từ ghi sổ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Những đối tượng cần theo dõi chi tiết sẽ căn cứ vào từng chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết .
Cuối kỳ căn cứ vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết với số liệu tổng hợp trên sổ cái, kế toán sẽ lập báo cáo tài chính.
Khi vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, điều quan trọng là phải quy định các loại chứng từ ghi sổ được sử dụng trong doanh nghiệp. Thông thường tại các doanh nghiệp, sau khi lựa chọn các tài khoản cần sử dụng, có thể quy định các loại chứng từ ghi sổ :
- Hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi có 1 tài khoản đối ứng với nợ các tài khoản khác;
- Hoặc là mỗi loại chứng từ ghi sổ ghi nợ một tài khoản đối ứng với nợ các tài khoản khác
Như vậy thì doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản sẽ có tương ứng số lượng loại chứng từ ghi sổ trong từng kỳ.
Trong trường hợp doanh nghiệp không quy định các loại chứng từ ghi sổ như trên, cần phải có quy định cụ thể loại bỏ những số liệu để tránh ghi trùng từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái và số đăng ký chứng từ ghi sổ.
*Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi theo thứ tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán)trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký - sổ cái. Căn cứ ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
* Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ là:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nó.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế(theo tài khoản)
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1 sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ sử dụng các loại sổ kế toán:
- Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái
- Bảng phân bổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hệ thống Nhật ký chứng từ, bảng kê theo hình thức nhật ký chứng từ
Số hiệu sổ
Nội dung
NKCT
BK
1/ NKCT
Ghi có TK 111"Tiền mặt"
1/BK
Ghi nợ TK 111"Tiền mặt"
2/ NKCT
Ghi có TK 112"Tiền gửi ngân hàng"
2/BK
Ghi nợ TK 112"Tiền gửi ngân hàng"
3/NKCT
Ghi có TK 113 "Tiền đang chuyển"
4/NKCT
Ghi có TK 311; 315; 341; 342
5/NKCT
Ghi có TK 331"Phải trả cho người bán"
3/BK
Bảng tính giá thực tế vật liệu và CCDC
4/BK
Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng(TK 154, 631, 621, 622, 627)
5/BK
Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng (TK 641)
Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642)
Chi phí đầu tư XDCB (TK 241)
6/BK
Bảng kê chi phí trả trước (TK 142, 242)
Chi phí phải trả (TK 335)
7/NKCT
Ghi có các TK 142; 152; 153; 154; 214; 241; 242; 334; 335; 338; 611; 621; 622; 627; 631
8/NKCT
Ghi có các TK 155; 156; 157; 159; 131; 511; 512; 515; 521; 531; 532; 632; 635; 641; 642; 711; 811; 911
8/BK
BK nhập, xuất, tồn kho thành phẩm (TK 155), hàng hoá (TK 156)
9/BK
Bảng tính giá trị thực tế thành phẩm, hàng hóa
10/BK
Bảng kê hàng gửi đi bán
11/BK
Bảng kê thanh toán với người mua
9/NKCT
Ghi có các TK 211; 212; 213
10/NKCT
Ghi có các TK 121; 128; 129; 133; 136; 138; 139; 141; 144; 161; 221; 222; 228; 229; 244; 333; 336; 344; 411; 412; 413; 414; 415; 416; 421; 431; 441; 451; 461; 466
SỔ CÁI
Năm...
Tài khoản...
Số dư đầu năm
Nợ
Có
Ghi có các TK đối ứng nợ TK này
Tháng 1
Tháng 2
Tháng 3
.....
Tháng 12
Cộng
.....
Cộng số phát sinh nợ
Tổng số phát sinh có
Số dư cuối tháng
Nợ
Có
Các quy trình về trình tự ghi chép sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ được bộ tài chính quy định chặt chẽ cụ thể.
Trong điều kiện doanh nghiệp tổ chức kế toán thủ công, hình thức kế toán nhật ký chứng từ chiếm ưu thể hơn. Song trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy vi tính thì hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ lại chiếm ưu thể hơn.
1.4.2.5. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Việc cung cấp thông tin minh bạch và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin là cần thiết trong nền kinh tế thị trường, nên việc xem xét chất lượng thông tin kế toán ngày càng được ưu tiên cao độ, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện tốt hơn hệ thống thông tin nội bộ.
Thực hiện kiểm tra kế toán do bản thân bộ máy kế toán của doanh nghiệp tiến hành thường xuyên liên tục, thông thường trong khi tổ chức bộ máy kế toán phải phân công một bộ phận chuyên thực hiện nhiệm vụ kểm tra kế toán. Công tác kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp được tiến hành theo những nội dung sau:
- Kiểm tra việc lập và luân chuyển các chứng từ kế toán, kiểm tra việc sử dụng tài khoản và ghi chép trên các sổ kế toán đảm bảo đúng quy định của Luật kế toán, chế độ kế toán, chính sách chế độ quản lý tài chính.
- Kiểm tra hiện vật thông qua kiểm kê tài sản, đảm bảo cho số liệu kế toán cung cấp phù hợp với thực trạng tài sản hiện có tại doanh nghiệp.
- Đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán (sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết, sổ kế toán của các bộ phận kế toán có liên quan), đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với số liệu của các bộ phận có liên quan trong hệ thống quản lý cuả doanh nghiệp, đối chiếu giữa chứng từ kế toán với sổ kế toán và ngượclại nếu cần, nhằm đảm bảo số liệu của kế toán được ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, đúng theo quy định chung.
- Đối chiếu, nhờ xác nhận giữa số liệu của kế toán với số liệu của các đơn vị có liên quan (như đối chiếu với ngân hàng, đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp...)
- Kiểm tra việc tổ chức thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp, đánh giá việc thực hiện trách nhiệm và sự phối hợp công việc giữa các thành viên trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp.
Chất lượng thông tin của báo cáo tài chính phụ thuộc vào nguồn số liệu để lập báo cáo tài chính và kỹ thuật lập bảng. Trong đó đặc biệt quan trọng là chất lượng của nguồn số liệu để lập báo cáo tài chính, tức là chất lượng của chứng từ kế toán, việc tính toán đúng giá trị và ghi chép vào sổ kế toán chuẩn xác. Kiểm tra kế toán do giám đốc và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Việc kiểm tra kế toán là công việc của bản thân bộ máy kế toán được thực hiện thường xuyên trong qúa trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính, có như vậy mới đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính đáng tin cậy, thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
1.4.2.6. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp gồm hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Các doanh nghiệp bắt buộc phải lập, cung cấp báo cáo tài chính cho các đối tượng theo yêu cầu của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và và chế độ kế toán. Các báo cáo kế toán quản trị không mang tính bắt buộc, số lượng và loại báo cáo kế toán quản trị do doanh nghiệp quy định tuỳ theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Theo luật kế toán và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10//2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính, báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp bao gồm 4 biểu mẫu báo cáo.
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)
- Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)
- Lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN)
Bộ tài chính quy định cụ thể về báo cáo tài chính cho từng lĩnh vực hoạt động.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải được nộp cho cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền và công khai theo quy định của pháp luật.
Các doanh nghiệp phải tuân thủ phương pháp lập, nội dung và thời hạn nộp báo cáo tài chính theo quy định của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và chính sách chế độ kế toán tài chính, cũng như nội dung, hình thức và thời hạn công khai báo cáo tài chính.
Nội dung công khai báo cáo tài chính của doanh nghiệp gồm:
- Tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản;
- Kết quả hoạt động kinh doanh;
- Trích lập và sử dụng các quỹ;
- Thu nhập của người lao động.
Việc công khai báo cáo tài chính được thực hiện theo các hình thức:
- Phát hành ấn phẩm;
- Thông báo bằng văn bản;
- Niêm yết;
- Các hình thức khác theo quy định của pháp luật.
Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp mà pháp luật quy định phải kiểm toán thì phải kiểm toán trước khi gửi cho cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền và trước khi công khai.
Các báo cáo Tài chính cung cấp thông tin hữu ích về tình hình tài chính, kết quả hoạt động, và những thay đổi về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng thông tin trong việc ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính cung cấp đảm bảo tính linh hoạt thông qua việc công bố đầy đủ và trình bày thoả đáng các thông tin hữu ích cho việc ra quyết định.
Trong điều kiện mới, xu hướng khu vực hoá, quốc tế hoá kinh tế đã tạo ra xu hướng vừa hợp tác, vừa cạnh tranh ngày càng tăng thêm nhu cầu thông tin của các nhà quản lý. Kế toán vượt khỏi giới hạn quy trình tạo lập sổ, ghi chép và lập báo cáo, người ta tìm kiếm mối quan hệ giữa các sự kiện kinh doanh và các kết quả tài chính, nghiên cứu tác dụng của các phương án thay thế khác nhau và tìm kiếm các xu hướng quan trọng, giả thiết những điều gì có thể xảy ra trong tương lai thông qua việc phân tích thông tin trên báo cáo kế toán bằng những phương pháp nhất định. Nội dung phân tích báo cáo kế toán gồm:
- Phân tích báo cáo tài chính để đánh giá tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh, và tình hình biến động của một số chỉ tiêu chủ yếu khác.
- Phân tích đánh giá, lập báo cáo kế toán quản trị để đánh giá trách nhiệm quản lý từng cấp, từng bộ phận; phân tích, dự đoán, dự báo để tư vấn cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh trong quá trình hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp.
1.5. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính
1.5.1. Sự cần thiết khách quan của việc tin học hoá công tác kế toán
Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thông tin và kiểm tra kiểm soát về tài sản và sự vận động của tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp là tất yếu. Điều đó thể hiện:
- Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trường càng phát triển thì quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin ngày càng khó khăn, phức tạp.
- Yêu cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị đòi hỏi hệ thống thông tin hiện đại phải có sử dụng công nghệ tin học dưới quyền chủ động của con người. Hệ thống thông tin kế toán còn thể hiện vai trò chủ đạo trong quá trình kiểm soát bên trong tổ chức, kiếm soát nội bộ tốt là chìa khoá để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau, đòi hỏi cung cấp thông tin kế toán hữu ích với chất lượng, khối lượng, nội dung kết cấu, thời điểm của thông tin theo nhiều mục đích khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của người tạo ra và sử dụng thông tin kế toán, quản trị kinh doanh trên máy vi tính.
Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán có ý nghĩa lớn:
- Giúp cho việc thu nhận, tính toán, xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tượng sử dụng thông tin.
- Giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản dữ liệu, thông tin kế toán thuận lợi và an toàn.
- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.
1.5.3. So sánh kế toán trên máy với kế toán thủ công
Trong quá trình vận dụng phần mềm kế toán, đã từng tồn tại 2 loại: Phần mềm kế toán tĩnh và phần mềm kế toán động.
Phần mềm kế toán tĩnh
Phần mềm KT động
1 Bản chất
Mô tả một số trạng thái rời rạc của quá trình hạch toán kế toán
Tạo lập nguyên lý để tổ hợp nên toàn bộ các trạng thái của quá trình hạch toán kế toán.
2. Tính tự động hoá
Các thành phần kế toán liên kết rời rạc với nhau, có những dữ liệu phải nhập nhiều lần
Toàn bộ chương trình là 1 thể thống nhất, chứa đựng tất cả các phần hành kế toán, dữ liệu chỉ nhập 1 lần.
3. Xử lý và cung cấp báo cáo kế toán
Bắt buộc phải có Modul kế toán tổng hợp mới có được một số báo cáo cần thiết, không thể cung cấp các báo cáo kế toán quản trị
Không cần phải có Modul kế toán tổng hợp vẫn làm được kế toán tổng hợp, dễ dàng tạo ra và cung cấp các BCTC và báo cáo kế toán quản trị
4. Khả năng thay đổi khi hệ thống kế toán thay đổi
Không thể áp dụng được, cần được lập lại chương trình
Có khả năng biến hoá, thêm, bớt vào chương trình phù hợp với hệ thống kế toán trong từng thời kỳ và phù hợp với yêu cầu quản trị
Trong điều kiện kinh tế thị trường, tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp luôn biến động về quy mô, ngành nghề lĩnh vực kinh doanh, cách thức quản lý, cách thức kinh doanh, cách thức hạch toán, cách thức lãnh đạo... Hơn nữa nhu cầu về quản lý Nhà Nước về tài chính kế toán, thuế , ngân hàng, thị trường chứng khoán...cũng như yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi cần thiết có phần mềm kế toán hoàn thiện như phần mềm kế toán động mới đáp ứng tốt hơn và nâng cao chất lượng thông tin được cung cấp. Tổ chức công tác kế toán trên máy theo phần mềm kế toán động đem lại lợi ích lớn so với tổ chức kế toán thủ công.
Hình thức xử lý
Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ
Kế toán thủ công
Kế toán trên máy
1. Nhập dữ liệu đầu vào: tài liệu gốc (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
Ghi chép thủ công
Nhập qua bàn phím hoặc dùng máy quét
2. Xử lý dữ liệu: tính toán, xử lý dữ liệu trên các sổ kế toán thành thông tin trên sổ cái và trên báo cáo
Thủ công
Tự động theo chương trình đã cài đặt
3. Lưu trữ và bảo mật dữ liệu, thông tin
Thủ công trên các sổ và báo cáo kế toán. Tính bảo mật không cao
Tự động ở các tệp tin. Tính bảo mật và an toàn cao
4. Cung cấp thông tin:
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Thủ công, thông tin kế toán quản trị cung cấp hạn chế.
Tự động theo chương trình cài đặt. Thông tin cung cấp đa dạng theo yêu cầu người sử dụng thông tin
1.5.4. Nguyên tắc cơ bản thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là việc thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự hạch toán của các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình đã được thiết kế. Công nghệ thông tin chỉ là phương tiện trợ giúp kế toán viên trong thực hiện công việc kế toán, song không thể thay thế hoàn toàn con người. Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản:
- Phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
- Trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất và trình độ các bộ kế toán và cán bộ quản lý của doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao: Việc tính toán, hệ thống hoá và cung cấp thông tin phải được thực hiện tự động, đồng bộ trên máy tính theo phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn.
- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán.
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
1.5.5. Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học
1.5.5.1. Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý
Mã hoá là cách thức để thể hiện việc phân loại quy định ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thống thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán.
Mã hóa các đối tượng quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hoá giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng.
Việc mã hoá các đối tượng quản lý được thực hiện qua các bước:
- Xác định đối tượng cần mã hoá (khách hàng, nhà cung cấp, nguyên liệu vật liệu, tài sản cố định...)
- Lựa chọn phương pháp mã hoá (phương pháp mã số phân cấp, hay phương pháp mã số liên tiếp, mã hoá tổng hợp, mã số gợi nhớ...)
- Triển khai mã hoá cho từng đối tượng quản lý theo phương pháp mã hoá đã chọn.
1.5.5.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán trên máy
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy: Danh mục chứng từ dùng để quản lý các loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mã hiệu xác định.
Danh mục chứng từ được xây dựng hợp lý sẽ tối ưu hoá quá trình nhập liệu. Nếu các chứng từ được phân loại, xây dựng danh mục đủ chi tiết thì có thể đặt rất nhiều tham biến ngầm định cho mỗi loại chứng từ đó.
Ví dụ, theo phần mềm kế toán AC soft của Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam xây dựng danh mục chứng từ quy định trong từng phần hành kế toán.
+ Kế toán tiền vốn: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay (VND và $).
+ Hàng hoá, nguyên vật liệu mua bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ (hàng hoá thành phẩm, nguyên vật liệu công cụ).
+ Kế toán tài sản cố định
+ Bút toán khác.
+ Tài khoản ngoài bảng
Hoặc theo phần mềm kế toánEFFECT của Công ty Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, xây dựng danh mục chứng từ gồm 7 loại chứng từ.
+ Loại 1: Phiếu nhập vật tư sản phẩm, hàng hoá.
+ Loại 2: Phiếu xuất (hoá đơn) vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
+ Loại 3: Phiếu thu tiền mặt
+ Loại 4:Phiếu chi tiền mặt
+ Loại 5: Giấy báo nợ, Giấy báo có
+ Loại6: Ghi tăng, giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ, bút toán khác về TSCĐ.
+ Loại 7: Bút toán khác
- Tổ chức luân chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ. Tuỳ theo sự phân công, phân nhiệm trong bộ máy kế toán.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toán trên máy là khâu đầu tiên của công tác kế toán bằng cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toán biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng thông tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toán trên máy chuẩn xác là khâu quan trọng đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán.
1.5.5.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất cho Bộ tài chính ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4... theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết. Khi thực hiện kế toán trên máy, chỉ được phép hạch toán trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết. Khi tìm, xem hoặc in sổ sách kế toán, người dùng có thể “lọc” theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết của tài khoản.
Ví dụ, xây dựng danh mục tài khoản chi tiết liên quan TK111, có thể:
+ TK 1111: Tiền mặt Việt Nam
+ TK 1112: Tiền mặt, ngoại tệ
11121: Tiền mặt, ngoại tệ, USD
11122: Tiền mặt, ngoại tệ, YEN.
...
Danh mục tài khoản trên máy được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản sử dụng của doanh nghiệp.
1.5.5.4. Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán
Mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá tin kế toán khác nhau, đòi hỏi cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán, trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hoá thông tin tự động trên máy.
Thông thường quá trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động được thực hiện theo quy trình:
Chương trình trong phần mềm kế toán cho phép lên sổ cái và các báo cáo kế toán theo từng hình thức kế toán doanh nghiệp chọn theo yêu cầu của người dùng.
Ví dụ, quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán quy định theo phần mềm AC soft.
Trong các hình thức kế toán Bộ tài chính quy định hiện nay hình thức kế toán nhật ký chung và hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện hơn trong điều kiện tổ chức kế toán trên máy.
1.5.5.5. Trình bày và cung cấp thông tin
Phần mềm kế toán nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả các loại báo cáo kế toán theo yêu cầu của ngươì dùng. Sản phẩm của quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy cung cấp rất phong phú:
- Các sổ kế toán tổng hợp, số kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính.
- Báo cáo kế toán quản trị.
+ Báo cáo theo chỉ tiêu: doanh thu, chi phí...
+ Báo cáo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp các báo cáo nhanh và theo cách tư duy của nhà kinh doanh
+Báo cáo từ một vấn đề tổng hợp: cho phép truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của báo cáo kế toán tới số liệu đầu tiên (chứng từ kế toán) hình thành báo cáo. Điều này giúp cho mục đíchphân tích, xem xét liên kết tính logic của dữ liệu.
+ Báo cáo so sánh thực hiện với dữ liệu kế hoạch dự toán, định mức...
Khi tổ chức kế toán trên máy, cho phép tìm kiếm số liệu kế toán đa dạng, nhanh chóng, chính xác và cần thiết với tốc độ nhanh cho các đối tượng sử dụng thông tin đặc biệt là cho công việc quản trị doanh nghiệp và phân tích tài chính. Đó là yếu tố quan trọng tạo nên sự tin cậy đối với các cơ quan liên quan, và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh của doanh nghiệp.
1.5.5.6. Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng
Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý quy mô, trình độ ứng dụng tin học của cán bộ doanh nghiệp để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp. Theo đó cần quy định chức trách, nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán.
Quản trị người dùng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ máy kế toán. Nhờ việc phân công phân nhiệm công việc từ đó có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót, đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu.
Kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền có thể thêm, bớt, đặt quyền cho từng nhân viên trên các khía cạnh:
- Quyền truy cập tới các thực đơn;
- Quyền được nhập một loại chứng từ nhất định;
- Quyền được thêm, sửa, huỷ các mục nhất định;
- Quyền được in loại sổ sách, báo cáo nhất định;
...
Việc phân cấp, phân nhiệm cho từng nhân viên, tổ chức bộ máy kế toán được xem xét và quy định cụ thể theo từng loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn.
Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính đem lại nhiều lợi ích lớn trong quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán với khả năng mở rộng, tính mềm dẻo và tiện ích từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro