KTTCchuong 3
1
Chương 3
KẾ TOÁN VẬT TƯ, HÀNG HOÁ
3.1. Nhiệm vụ kế toán vật tư hàng hoá
3.1.1. Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu quản lý vật tư hàng hoá trong các doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp vật tư bao gồm rất nhiều loại: nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ,...
Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất.
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, dụng cụ và các đồ dùng không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản cố định.
Khác với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh nó mang đặc điểm giống tài sản cố định: một số loại công cụ dụng cụ có thể tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Đồng thời, công cụ dụng cụ mang đặc điểm giống nguyên vật liệu: một số loại công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn; do đó cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, công cụ dụng cụ được xếp vào là tài sản lưu động.
Hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Xuất phát từ vai trò đặc điểm của vật tư hàng hoá trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng .
Để có được vật tư, hàng hoá đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó, ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
ở khâu bảo quản dự trữ, doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại vật tư hàng hoá để giảm bớt hư hỏng, hao hụt mất mát đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của vật tư, hàng hoá.
ở khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3.2.1. Nhiệm vụ của kế toán
Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
1. Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật tư hàng hoá phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã qui định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
2. Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng hoá tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và thình hình biến động tăng, giảm của vật tư hàng hoá trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định giá trị vốn hàng bán.
3. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, hàng hoá, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và kế hoạch bán hàng.
3.2. Phân loại và đánh giá vật tư, hàng hoá
3.2.1. Phân loại vật tư, hàng hoá
Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên cần phải sự dụng nhiều loại vật tư, hàng hoá khác nhau. Mỗi loại vật tư, hàng hoá lại có vai trò, công dụng tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại vật tư, hàng hoá có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
3.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu.
*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là: sắt, thép...; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính là đường, nha, bột... . Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác... . Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải.
- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, giẻ lau, xà phòng... .
- Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas...
-Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản
- Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên được chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.
*Căn cứ vào nguồn hình thành: nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng,...
- Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất, ví dụ: doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên liệu cho bộ phận chế biến. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định tri giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
* Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+ Nhượng bán;
+ Đem góp vốn liên doanh;
+ Đem quyên tặng.
3.2.1.2. Phân loại công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ được phân loại theo các tiêu thức tương tự như phân loại nguyên vật liệu.
*Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ gồm:
- Công cụ dụng cụ;
- Bao bì luân chuyển;
- Đồ dùng cho thuê.
*Theo mục đích và nơi sử dụng công cụ dụng cụ gồm:
- Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất kinh doanh;
- Công cụ dụng cụ dùng cho quản lý;
- công cụ dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác.
*Phân loại theo các phương pháp phân bổ (theo giá trị và thời gian sử dụng). công cụ dụng cụ bao gồm:
- Loại phân bổ 1 lần;
- Loại phân bổ 2 lần;
- Loại phân bổ nhiều lần.
*Phân loại theo nguồn hình thành
Tương như phân loại vật liệu
3.2.1.3.Phân loại hàng hoá
Theo tính chất thương phẩm kết hợp với đặc trưng kỹ thuật thì hàng hoá được chia theo từng ngành hàng, trong từng ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng; mỗi nhóm hàng có nhiều mặt hàng. Hàng hoá gồm có các ngành hàng:
- Hàng kim khí điện máy;
- Hàng hoá chất mỏ;
- Hàng xăng dầu;
- Hàng dệt may, bông vải sợi;
- Hàng da cao su;
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh;
- Hàng mây, tre đan;
- Hàng rượu, bia, thuốc lá... .
*Theo nguồn gốc sản xuất gồm có
- Ngành hàng nông sản;
- Ngành hàng lâm sản;
- Ngành hàng thuỷ sản;
- Ngành hàng công nghệ phẩm... .
*Theo khâu lưu thông
- Hàng hoá ở khâu bán buôn;
- Hàng hoá ở khâu bán lẻ.
* Theo phương thức vận động của hàng hoá
- Hàng hoá luân chuyển qua kho;
- Hàng hoá giao bán thẳng.
3.2.1.4. Lập danh điểm vật tư, hàng hoá
Ngoài các cách phân loại vật tư, hàng hoá trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư, hàng hoá một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán thì cần phải lập danh điểm vật tư, hàng hoá.
Lập danh điểm vật tư, hàng hoá là qui định cho mỗi thứ vật tư, hàng hoá một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng.Tuỳ theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau, nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp.Thông thường hay dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư, hàng hoá, kết hợp với chữ cái của tên vật tư, hàng hoá để ký hiệu thứ vật tư, hàng hoá.Ví dụ: trong DNXDCB loại vật liệu chính có rất nhiều nhóm: nhóm xi măng, nhóm sắt,...trong mỗi nhóm có rất nhiều thứ: nhóm xi măng gồm: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Nghi Sơn,...Có thể lập danh điểm cho vật liệu chính như sau: ký hiệu loại vật liệu chính :1521, nhóm xi măng: 1521-01, xi măng Hoàng Thạch: 152-01HT,...Danh điểm vật tư, hàng hoá được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư, hàng hoá.
3.2.2. Đánh giá vật tư, hàng hoá
3.2.2.1. Nguyên tắc đánh giá vật tư, hàng hoá
Đánh giá vật tư, hàng hoá là việc xác định giá trị của vật tư, hàng hoá ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc qui định.
Khi đánh giá vật tư, hàng hoá phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc giá gốc: (theo chuẩn mực 02- Hàng tồn kho) vật tư, hàng hoá phải được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá; là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật tư, hàng hoá đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
*Nguyên tắc thận trọng
Vật tư, hàng hoá được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Thực hiện nguyên tắc thận trọng này bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; kế toán đã ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:
- Trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá;
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(điều chỉnh giảm giá).
* Nguyên tắc nhất quán
Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư, hàng hoá phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là khi kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
*Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;
- Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;
- Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;
-Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ.
Trong phạm vi chương này đi sâu vào giới thiệu việc đánh giá vật tư, hàng hoá ở khâu nhập kho, xuất kho.
3.2.2.2. Đánh giá vật tư
3.2.2.2.1. Xác định trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho
Trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập:
* Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng qui cách, phẩm chất.
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án,...thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng(là tổng giá thanh toán).
Ví dụ 1: Một doanh nghiệp mua vật liệu chính đã về nhập kho, tổng số tiền phải thanh toán: 110 triệu đồng, trong đó thuế GTGT:10 triệu đồng, chi phí vận chuyển bốc dỡ đã chi bằng tiền mặt: 2 triệu đồng. Xác định trị giá vốn thực tế của số vật liệu này nhập kho như sau:
Nếu doanh nghiệp dùng vật liệu này để sản xuất ra sản phẩm chịu thuế GTGT khấu trừ, trị giá vốn thực tế nhập kho = (100 triệu + 2 triệu) =102 triệu
Nếu doanh nghiệp dùng vật liệu này để sản xuất ra sản phẩm không chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, trị giá vốn thực tế
nhập kho = (110 triệu + 2 triệu) = 112 triệu
* Nhập do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến.
* Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.
* Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng (+) các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư.
* Nhập vật tư do được cấp: trị giá vốn thực tế của vật tư nhập kho là giá ghi trên biên bản giao nhận cộng (+) các chi phí phát sinh khi nhận.
*Nhập vật tư do được biếu tặng, được tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng (+) các chi phí khác phát sinh.
3.2.2.2.2. Xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho
Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho vật tư tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho:
Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán
*Phương pháp tính theo giá đích danh: theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho.
Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng.
Ví dụ 2 : Công ty H có tình hình nhập xuất vật liệu A trong tháng1/N như sau:
Ngày Tình hình N-X số lượng(kg) đơn giá số tiền
01/ 01 tồn 5.000 3.000 15.000.000
03/ 01 xuất 3.500
06/ 01 nhập 4.500 3.100 13.950.000
08/ 01 xuất 4.000
14/ 01 nhập 2.500 3.300 8.250.000
15/ 01 xuất 2.500
20/ 01 nhập 4.000 3.080 12.320.000
21/ 01 xuất 3.400
26/ 01 nhập 5.200 3.360 17.472.000
29/ 01 xuất 3.500
Giả định: ngày 03/ 01 xuất lô hàng tồn ngày 01/ 01
Ngày 08/ 01 xuất hết lô hàng tồn, còn lại xuất sang lô hàng nhập ngày 06/01
Ngày15/ 01 xuất lô hàng nhập ngày 14/ 01
Ngày 21/ 01 xuất lô hàng nhập ngày 20/ 01
Ngày 29/ 01 xuất 600kg lô nhập ngày 20/ 01, còn lại xuất lô nhập ngày 26/ 01.
Căn cứ vào tài liệu trên, tính trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho tháng 01/N theo phương pháp đích danh:
Ngày: 03/ 01: 3.5003.000 =10.500.000
Ngày: 08/ 01: 1.5003.000 +2.5003.100 = 12.250.000
Ngày: 15/ 01: 2.5003.300 =8.250.000
Ngày: 21/ 01: 3.4003.080 = 10.472.000
Ngày: 29/ 01: 6003.080 +2.9003.360 = 11.592.000
Tổng trị giá vốn thực tế vật liệuA xuất kho tháng: 01/N = 53.064.000
Tổng trị giá vốn thực tế vật liệuA tồn kho cuối tháng: 01/N = 13.928.000
*Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng vật xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:
Trị giá vốn thực tế = số lượng vật tư Đơn giá bình quân
vật tư xuất kho xuất kho gia quyền
Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong k ỳ Đơn giá =
bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ
- Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vật tư
- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời
- Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này xác định được trị giá vốn thực tế vật tư hàng ngày cung cấp thông tin được kịp thời. Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp đối với những doanh nghiệp đã làm kế toán máy.
Ví dụ: Sử dụng tài liệu của Ví dụ 2, tính trị giá vốn thực tế của vật liệu A theo phương pháp bình quân
+Trường hợp tính theo đơn giá bình quân cả kỳ
5.0003.000 + 4.5003.100 +2.5003.300 + 4.0003080 +5.2003.360
ĐGBQ = = 3.160
21.200
Trị giá vốn thực tế của vật liệuAxuất kho tháng 01/N =16.9003.160 =53.404.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA tồn kho cuối tháng 01/N = 13.558.000
+Trường hợp tính theo đơn giá bình quân liên hoàn
Tri giá xuất (03/01) = 3.500 3.000 = 10.500.000
1.500 3.000 + 4.500 3.100
Đơn giá xuất (08/ 01) = = 3.075
6.000
Trị giá xuất (08 / 01) = 4.000 3.075 = 12.300.000
2.000 3.075 + 2.500 3.300
Đơn giá xuất (15/01) = = 3.200
4.500
Trị giá xuất (15/ 01) = 2.500 3.200 = 8.000.000
2.000 3.200 + 4.000 3.080
Đơn giá xuất (21/ 01) = = 3.120
6.000
Trị giá xuất (21/ 01) = 3.400 3.120 = 10.608.000
2.600 3.120 + 5.200 3.360
Đơn giá xuất (29/ 01) = = 3.280
7.800
Trị giá xuất (29/ 01) = 3.500 3.280 = 11.480.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuAxuất kho tháng 01/N = 52.888.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA tồn kho cuối tháng 01/N = 14.104.000
*Phương pháp nhập trước xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
Ví dụ : Sử dụng tài liệu của ví dụ 2, tính trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA xuất kho tháng 01/N được tính như sau:
Ngày 03/ 01: 3.5003.000 = 10.500.000
Ngày 08/ 01: 1.5003.000 + 2.500 3.100 =12.250.000
Ngày15/ 01: 2.000 3.100 + 500 3.300 =7.850.000
Ngày21/ 01: 2.000 3.300 + 1.400 3.080 =10.912.000
Ngày29/ 01: 2.600 3.080 +900 3.360 =11.032.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA xuất kho tháng 01/N = 52.544.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA tồn kho cuối tháng 01/N =14.448.000
*Phương pháp nhập sau xuất trước: phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước , lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
Ví dụ: Sử dụng tài liệu của VD 2, tính trị giá vốn thực tế của vật liệuA xuất kho theo phương pháp nhập sau xuất trước.
Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho tháng 1/N được tính như sau:
Ngày 03/ 01: 3.5003.000 =10.500.000
Ngày 08/ 01: 4.0003.100 =12.400.000
Ngày15/ 01: 2.500 3.300 =8.250.000
Ngày 21/ 01: 3.400 3.080 = 10.472.000
Ngày 29/ 01: 3.500 3.360 = 11.760.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA xuất kho tháng 01/N = 53.382.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA tồn kho cuối tháng 01/N = 13.610.000
Các phương pháp khác
Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật tư theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho qui định thì các doanh nghiệp còn áp dụng các phương pháp sau:
* Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: phương pháp này trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật tư Đơn giá thực tế
vật tư xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ
Ví dụ : Sử dụng tài liệu của ví dụ 2, tính trị giá vốn thực tế của vật liệuA xuất kho theo đơn giá tồn đầu kì.
Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho tháng 1/N được tính như sau:
Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho =16.9003.000 = 50.700.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA tồn kho cuối tháng 01/N =16.292.000
* Tính theo giá hạch toán: giá hạch toán của vật tư là giá do doanh nghiệp tự qui định (có thể lấy giá kế hoạch hoặc giá mua tại một thời điểm nào đó) và được sử dụng thống nhất ở doanh nghiệp trong một thời gian dài. Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số giá.
Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ
Hệ số giá( H) = ---------------------------------------------------------------------------------------------
Trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán vật tư nhập trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính:
Trị giá vốn thực tế = Trị giá hạch toán Hệ số giá (H)
vật tư xuất kho vật tư xuất kho
Ví dụ : Sử dụng tài liệu của ví dụ 2, tính trị giá vốn thực tế của vật liệuA xuất kho theo giá hạch toán, đơn giá hạch toán:3.000/kgVLA
Trị giá vốn thực tế của vật liệu A xuất kho tháng 01/N được tính như sau:
Xác định hệ số giá:
15.000.000 + 51.992.000
Hệ số giá(H) = = 1,05
21.200 3.000
Trị giá VLA xuất kho = 16.900 3.000 1,05 = 53.235.000
Trị giá vốn thực tế của vật liệuA tồn kho cuối tháng 01/N = 13.757.000
3.2.2.3. Đánh giá hàng hoá
Về cơ bản cách đánh giá hàng hoá nhập kho, xuất kho cũng được áp dụng tương tự như đánh giá vật tư. Nhưng hàng hoá khác vật tư là khi nhập kho hàng hoá kế toán ghi theo trị giá mua thực tế của từng lần nhập hàng. Các chi phí thu mua thực tế phát sinh trong quá trình mua như: chi phí vận chuyển, bốc
dỡ, tiền thuê kho, bãi... được hạch toán riêng đến cuối tháng mới tính toán phân bổ cho hàng hoá xuất kho để tính trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho.
* Khi xuất kho hàng hoá, kế toán có thể vận dụng một trong các phương pháp đã trình bày ở trên để tính ra trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho.
*Đến cuối kỳ kế toán phân bổ chi phí thu mua cho số hàng hoá xuất kho theo công thức:
Chi phí thu mua phân Chi phí thu mua
Chi phí thu mua bổ cho hàng đầu kỳ + phá sinh trong kỳ Trị giá mua thực tế
phân bổ cho = ----------------------------------------------------------------- của hàng xuất kho
hàng xuất kho Trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế
của hàng còn đầu kỳ + của hàng nhập trong kỳ
Sau đó kế toán xác định trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho theo công thức:
Trị giá vốn thực tế của Trị giá mua thực tế Chi phí thu mua phân bổ
hàng hoá xuất kho = của hàng hoá xuất kho + cho hàng hoá xuất kho
3.3. Hạch toán chi tiết vật tư hàng hoá
Hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ vật tư hàng hoá về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư, hàng hoá.
3.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư, hàng hoá đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ qui định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885 1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT);
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT);
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT);
- Hoá đơn (GTGT) - MS 01 GTKT-2LN;
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTTT-2LN;
- Hoá đơn cước vân chuyển (mẫu 03-BH).
Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT);
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT);
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT).
3.3.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết
3.3.2.1. Phương pháp ghi thẻ song song
*Nội dung:
- Ở kho: thủ kho dùng "thẻ kho" để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. (biểu: 3-1)
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết (biểu: 3-2) để ghi chép tình hình nhập - xuất cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá, mỗi chứng từ được ghi một dòng .
Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập- xuất- tồn (biểu: 3-3); sau đó đối chiếu:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp;
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: (sơđồ 3-1)
Ghi chú:
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
đối chiếu hàng ngày
đối chiếu cuối tháng
*Ưu điểm, nhược diểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều.
- Điều kiện áp dụng: Thích hợp đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, hàng hoá; việc nhập-xuất diễn ra không thường xuyên. Đăc biệt trong điều kiện doanh nghiệp đã làm kế toán máy thì phương pháp này vẫn áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá diễn ra thường xuyên. Do đó xu hướng phương pháp này sẽ được áp dụng ngày càng rộng rãi.
Ví dụ 3 : lấy số liệu trên hệ thống sổ kế toán chi tiết của công ty H để minh hoạ như sau:
( Biểu 3-1) Thẻ kho Công ty H
Ngày lập thẻ:01/ 01/N
Tờ số 1
Tên hàng: vật liệu A
Mã số:1521- 01
Đơn vị tính:kg
Chứng từ Diễn giải Ngày
N-X Số lượng Chữ kí của
kế toán
S N Nhập Xuất Tồn
Tồn 01/ 01 5.000
3/1 Xuất cho sản xuất 3/1 3.500 1.500
6/1 Nhập kho 6/1 4.500 6.000
8/1 Xuất cho sản xuất 8/1 4.000 2.000
14/1 Nhập kho 14/1 2.500 4.500
15/1 Xuất cho sản xuất 15/1 2.500 2.000
20/1 Nhập kho 20/1 4.000 6.000
21/1 Xuất cho sản xuất 21/1 3.400 2.600
26/1 Nhập kho 26/1 5.200 7.800
29/1 Xuất cho sản xuất 29/1 3.500 4.300
Cộng số phát sinh 16.200 16.900
Tồn cuối tháng 1 4.300
3.3.2.2.Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
*Nội dung:
- Ở kho: thủ kho sử dụng "thẻ kho" để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển"( biểu :3-4) để ghi chép cho từng thứ vật tư, hàng hoá theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. "sổ đối chiếu luân chuyển" được mở cho cả năm và được ghi và cuối mỗi tháng, mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi một dòng trên sổ.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, hàng hoá, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng. Hoặc kế toán có thể lập "bảng kê nhập ", "bảng kê xuất " .
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào "sổ đối chiếu luân chuyển" cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng.
Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng). Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 3-2)
Ghi chú:
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
đối chiếu cuối tháng
*Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng:
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
- Nhược điểm: phương pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành được vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.
- Điều kiện áp dụng: thích hợp các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá ít, không có diều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phương pháp này thường ít được áp dụng trong thực tế.
Biểu: (3-4) Sổ đối chiếu luân chuyển Năm:
Tên hàng
Danh điểm vật tư hàng hoá ĐVT Dơ đầu
tháng 01 Luân chuyển trong
tháng 01 Dư đầu tháng 02 Luân xhuyển trong tháng 02 ... Dư 31/ 12
SL ST Nhập Xuất SL ST Nhập Xuất ... SL ST
SL ST SL ST SL ST SL ST ...
3.3.2.3.Phương pháp ghi sổ số dư
*Nội dung:
- Thủ kho: vẫn sử dụng "thẻ kho" để ghi chép như 2 phương pháp trên. Đồng thời, cuối tháng thủ kho còn ghi vào "sổ số dư"(biểu: 3-5) số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư, hàng hoá cột số lượng.
- "sổ số dư" do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm. Trên "sổ số dư" vật tư, hàng hoá được sắp xếp thứ, nhóm, loại, sau mỗi nhóm loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại. cuối mỗi tháng "sổ số dư" được chuyên cho thủ kho để ghi chép.
- Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên "thẻ kho" của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Sau đó kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ (biểu:3-6).
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư, hàng hoá để ghi chép vào cột "số tiền" trên "phiếu giao nhận chứng từ ", số liệu này được ghi vào "bảng kê luỹ kế nhập" (biểu :3-7) và "bảng kê luỹ kế xuất" (biểu: 3-8) vật tư, hàng hoá.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê luỹ kế nhập, bảng kê luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư, hàng hoá để ghi vào "bảng kê nhập - xuất- tồn"(biểu: 3-9). Đồng thời, sau khi nhận được "sổ số dư" do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư, hàng hoá tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền .
Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của "sổ số dư" với cột tồn trên "bảng kê nhập - xuất - tồn". Đối chiếu số liệu trên "bảng kê nhập - xuất - tồn" với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau: (sơ đồ 3-3)
Kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá theo phương pháp ghi sổ số dư
Ghi chú:
ghi hàng ngày
ghi cuối tháng
đối chiếu hàng ngày
*Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
-Ưu điểm:
+ Giảm được khối lượng ghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số tiền và ghi theo nhóm vật tư, hàng hoá;
+ Phương pháp này đã kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Kế toán đã thực hiện kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho;
+ Công việc được dàn đều trong tháng.
-Nhược điểm:
+ Kế toán chưa theo dõi chi tiết đến từng thứ vật tư, hàng hoá nên để có thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn của thứ vật tư, hàng hoá nào thì căn cứ vào số liệu trên thẻ kho;
+ Việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán rất phức tạp.
- Điều kiện áp dụng:
+ Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá, việc nhập -xuất diễn ra thường xuyên;
+ Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá hợp lý. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng.
Ví dụ 4 : lấy số liệu hệ thống sổ kế toán chi tiết của công ty M để minh hoạ như sau: Biểu (3-5) xem trang bên
Biểu (3-6) Phiếu giao nhận chứng từ Công ty: M
Nhập xuất vât tư Từ ngày: 01/01 đến: 05/01/N
Nhóm
hàng Nhập Xuất Ký nhận
số lượng
chứng từ số liệu
chứng từ sốtiền
1.000 đ số lượng
chứng từ số liệu
chứng từ số tiền
1.000đ
nhóm 1
15211
5 02, 05, 07
08, 10
22.000
4 01, 03, 04, 06
24.000
nhóm2 15212 4 01,03,0609 27.500 3 02,05,
07 24.500
... ....... ...... .......
cộng loại1 1521 100.500 140.500
Biểu số: (3-7) Bảng luỹ kế nhập vật tư (hàng hoá ) Công ty: M
Tháng: 01/N Đơn vị tính: 1000 đồng
Nhóm hàng Từ: 15 610 ..... Cộng
15211 22.000 20.000 ..... 200.000
15212 27.500 25.500 ....... 150.000
..... ...... ..... ...... ......
Cộng 1521 100.500 95.500 ...... 600.500
..... ..... .... .... ...
Tổng cộng 152 150.000 135.500 ... 950.600
Biểu: (3-8) Bảng luỹ kế xuất vật tư ( hàng hoá ) Công ty: M
Tháng 01/N Đơn vị tính: 1000 đồng
Nhóm hàng Từ: 15 610 ...... Cộng
15211 24.000 30.000 ...... 230.000
15212 24.500 28.000 ...... 180.000
....... ..... .... ..... ....
Cộng 1521 140.500 120.000 .... 650.000
...... .... .... ... ....
Tổng cộng 152 160.000 180.100 .... 970.600
Biểu: (3-9) Bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Công ty: M
Tháng 01/N Đơn vị tính 1.000đ
Nhóm hàng Tồn kho đầu kì Nhập xuất Tồn kho cuối kì
15211 150.000 200.000 230.000 120.000
15212 70.500 150.000 180.000 55.000
.... ..... .... .... ....
1521 360.500 600.500 650.000 311.000
... ... ..... .... .....
Tổng cộng 152 540.000 950.600 970.600 520.000
3.4.Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên
3.4.1. Đặc điểm phương pháp kê khai thường xuyên :
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.
Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp đã trình bày ở mục 3.2.2.2.2.
Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
3.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá sử dụng các tài khoản sau:
*Tài khoản 152 -nguyên liệu vật liệu
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế .
Kết cấu của TK152:
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập trong kỳ;
+ Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại;
+Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất trong kỳ;
+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua;
+ Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại;
+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê.
- Số dư Nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm:
TK1521: nguyên vật liệu chính;
TK1522: vật liệu phụ;
TK1523: nhiên liệu;
TK1524: phụ tùng thay thế;
TK1525: thiết bị xây dựng cơ bản;
TK1528: vật liệu khác.
Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết thành tài khoản cấp 3, cấp 4,... tới từng nhóm, thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
*Tài khoản 153- công cụ dụng cụ
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm công cụ dụng cụ theo trị giá vốn thực tế.
Kết cấu TK153-công cụ dụng cụ, tương tự như TK152- nguyên liệu vật liệu.
TK153-công cụ dụng cụ có 3 Tài khoản cấp 2:
TK1531- công cụ dụng cụ;
TK1532-bao bì luân chuyển;
TK1533- đồ dùng cho thuê.
*Tài khoản 156-hàng hoá
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm hàng hoá theo trị giá vốn thực tế .
Kết cấu TK156- hàng hoá, tương tự như TK152- nguyên liệu vật liệu.
TK156- hàng hoá, gồm có 2 tài khoản cấp 2:
TK1561- trị giá mua hàng hoá;
TK1562- chi phí thu mua.
*Tài khoản 151- hàng mua đang đi đường
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.
Kết cấu TK151- hàng mua đang đi đường:
- Bên Nợ ghi:
+ Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường
- Bên Có ghi:
+ Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
- Số dư Nợ:
Phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối kỳ.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng, giảm vật tư hàng hoá còn sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác: TK111, TK112, TK141, TK128, TK411, TK621, TK621, TK627, Tài khoản641, ...và TK331.
3.4.3. Phương pháp kế toán nhập vật tư, hàng hoá
Vật tư, hàng hoá trong các doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau:
- Do mua ngoài;
- Do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến;
- Do nhận vốn góp liên doanh;
- Do được quyên tặng... .
Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng qui định. Căn cứ vào các chứng từ nhập, hoá đơn GTGT (hoá đơn bán hàng) và các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu để kiểm tra đối chiếu với số liệu của kế toán chi tiết.
Tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, hàng hoá mà kế toán hạch toán như sau:
1. Nhập vật tư, hàng hoá do mua ngoài.
*Trường hợp 1: hàng và hoá đơn cùng về
- Trường hợp này vật tư, hàng hoá mua về nhập kho có hoá đơn cùng về, kế toán căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho để ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 152- nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 153- công cụ dụng cụ
Nợ TK 156 - hàng hoá (1561).
Có TK liên quan (111, 112, 141, 331,...)
- Nếu vật tư, hàng hoá mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào (phải có hoá đơn GTGT), phần thế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 133 (1331)- thuế GTGT được khấu trừ : (thuế GTGT đầu vào)
Có TK liên quan (111, 112, 141, 331,...)
- Nếu vật tư, hàng hoá mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì ghi trị giá vật tư, hàng hoá nhập kho theo tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn.
Ví dụ 5: Công ty H mua vật liệu A về dùng cho sản xuất, theo hoá đơn GTGT số lượng 5.200 Kg, giá mua chưa có thuế GTGT:17.472.000 đ, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán 19.219.200 đ. Công ty chưa trả tiền người bán, số vật liệu này đã về nhập kho đủ. Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
+ Trường hợp công ty H thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: ghi tăng giá vốn nguyên vật liệu nhập kho.
Nợ TK 152 (1521): 17.472.000
Nợ TK 133 (1331): 1.747.200
Có TK 331:19.219.200
+ Trường hợp công ty H không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 152 (1521):19.219.200
Có TK 331: 19.219.200
*Trường hợp 2: hàng về chưa có hoá đơn
Nếu vật tư, hàng hoá mua đã về, hoá đơn chưa về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho. Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán chưa ghi ngay mà lưu vào tập hồ sơ "hàng chưa có hoá đơn ".
Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi sổ bình thường giống trường hợp 1
Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 152- nguyên liệu vật liệu;
Nợ TK 153- công cụ dụng cụ ;
Nợ TK 156- hàng hoá (1561-trị giá mua)
Có TK liên quan (331, ...).
Sang tháng sau khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng các cách:
Cách1: xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước; đồng thời căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi bình thường như trường hợp 1.
Cách 2: ghi chênh lệch giữa giá thực tế với tạm tính.
Nếu giá thực tế > giá tạm tính thì ghi bình thường
Nếu giá thực tế < giá tạm tính thì ghi số âm
Ví dụ: lấy số liệu ví dụ 5 trên
Giả sử số vật liệu A công ty H mua đã về nhập kho nhưng cuối tháng chưa nhận được hoá đơn. Kế toán ghi sổ theo giá tạm tính là: 3.000 đ/Kg
Nợ TK 152 (1521): 15.600.000
Có TK 331: 15.600.000
Sang tháng sau khi nhận được hoá đơn, kế toán ghi như sau:
Cách1: BT1 Nợ TK 152 (1521): (15.600.000)
Có TK 331: (15.600.000)
BT2: Nợ TK 152 (1521):17.472.000
Nợ TK 133:1.747.200
Có TK 331:19.219.000
Cách2: Nợ TK 152 (1521):1.872.000
Nợ TK 133: 1.747.200
Có TK 331: 3.619.200
*Trường hợp 3: hàng đang đi đường
Khi nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ "hàng đang đi đường".
Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi sổ bình thường như trường hợp 1.
Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng trị giá hàng đang đi đường:
Nợ TK 151- hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK liên quan (111, 112, 331,...)
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi:
Nợ TK 152- nguyên liệu vật liệu ;
Nợ TK 153- công cụ dụng cụ ;
Nợ TK 156 (1561)- hàng hoá ;
Có TK 151- hàng mua đang đi đường.
Ví dụ: lấy số liệu ví dụ 5 trên.
Nếu hoá đơn GTGT đã về nhưng đến cuối tháng vật liệuA vẫn chưa về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 151:17.472.000
Nợ TK 133: 1.747.200
Có TK 331: 19.219.000
Sang tháng sau khi số vật liệuA đã về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 17.472.000
Có TK 151: 17.472.000
*Trường hợp 4: Nhập khẩu vật tư, hàng hoá
Vật tư, hàng hoá nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập kho theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước cho hàng nhập khẩu và thuế GTGT của vật tư hàng hoá thuế nhập khẩu phải nộp theo từng lần nhập khẩu.
Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 331- phải trả cho người bán
Có TK 333- thuế và các khoản nộp ngân sách.
Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế được khấu trừ)
Có TK 333: thuế và các khoản phải nộp ngân sách.
Ví dụ 6: Công ty H nhập khẩu vật liệu B theo giá CIF là: 60.000.000 đồng, thuế nhập khẩu phải nộp là: 30%; thuế GTGT của hàng nhập khẩu: 10%.
Tính thuế nhập khẩu: 60.000.000 30% = 18.000.000 (đồng).
Thuế GTGT hàng nhập khẩu:
(60.000.000 + 18.000.000) 10% = 7.800.000 (đồng)
Kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan ghi:
BT1: Phản ánh trị giá vật liệu B nhập kho :
Nợ TK 152 (1521): 78.000.000
Có TK 331: 60.000.000
Có TK 333: (3333): 18.000.000
BT2: Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:
Nợ TK 133: 7.800.000
Có TK 333 (3331): 7.800.000
*Trường hợp 5: phản ánh các chi phí thu mua
Trong quá trình mua vật tư, hàng hoá phát sinh các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi,...; các chi phí này là bộ phận cấu thành nên trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá mua ngoài. Căn cứ vào các chứng từ phản ánh chi phí thu mua, kế toán ghi:
Nợ TK 152- nguyên liệu vật liệu;
Nợ TK 153- công cụ dụng cụ;
Nợ TK 156- hàng hoá (1562- chi phí thu mua);
Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế được khấu trừ)
Có TK liên quan (111,112, 331,...).
*Trường hợp 6: phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá khi mua vật tư, hàng hoá nếu được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, khoản giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 331- phải trả người bán (nếu chưa thanh toán)
Nợ TK111( 112) : (nếu đã thanh toán)
Có TK 152, 153,156: (khoản chiết khấu thương mại, khoản giảm giá hàng mua hoặc trị giá hàng mua trả lại).
Có TK 515 - doanh thu hoạt động tài chính(khoản chiết khấu thanh toán);
Có TK 133: (giảm thuế GTGT được khấu trừ).
Ví dụ: Lấy tài liệu ví dụ 5, Công ty H sau khi kiểm nhận nhập kho, đã phát hiện ra 500 Kg vật liệu A kém phẩm chất, công ty đã xuất kho giao trả lại người bán. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 331:1.848.000
Có TK 152: 1.680.000
Có TK 133: 168.000
2. Nhập vật tư, hàng hoá do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152- nguyên liệu vật liệu;
Nợ TK 153- công cụ dụng cụ;
Nợ TK 156- hàng hoá;
Có TK 154-chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
3.Nhập vật tư, hàng hoá do nhận vốn góp liên doanh
Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi theo giá đã được hội đồng liên doanh xác định:
Nợ TK 152-nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 153-công cụ dụng cụ
Nợ TK 156-hàng hoá
Có TK 411-nguồn vốn kinh doanh
4.Nhập vật tư, hàng hoá do được biếu tặng
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 152-nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 153-công cụ dụng cụ
Nợ TK 156-hàng hoá
Có TK 711- thu nhập khác.
5.Nhập vật tư, hàng hoá đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 152-nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 153-công cụ dụng cụ
Nợ TK 156-hàng hoá
Có TK 621- chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp
Có TK 627- chi phí sản xuất chung
Có TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp.
3.4.4. Phương pháp kế toán xuất vật tư hàng hoá.
Vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hoá xuất kho được dùng cho rất nhiều mục đích: xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ và quản lý
doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh, xuất bán và một số nhu cầu khác. Đặc điểm của công cụ dụng cụ khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh rất khác biệt so với nguyên vật liệu và hàng hoá. Do đó, phương pháp kế toán tổng hợp xuất vật liệu, hàng hoá cũng có sự khác nhau nhất định với kế toán tổng hợp xuất công cụ dụng cụ.
3.4.4.1. Phương pháp kế toán xuất nguyên vật liệu và hàng hoá.
1. Khi xuất nguyên vật liệu, hàng hoá sử dụng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, dịch vụ, xây dựng cơ bản hoặc dùng cho công tác quản lý, căn cứ và phiếu xuất kho kế toán tính ra trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng đối tượng sử dụng để ghi:
Nợ TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
Nợ TK 627- chi phí sản xuất chung;
Nợ TK 641- chi phí bán hàng;
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp;
Nợ TK 241- xây dựng cơ bản dở dang;
Có TK 152- nguyên vật liệu;
Có TK 156- hàng hoá.
Ví dụ 6: Công ty H xuất kho một số nguyên vật liệu dùng cho sản xuất - kinh doanh theo trị giá vốn thực tế xuất kho: vật liệu chính dùng trực tiếp sản xuất sản phẩm: 200.000.000, vật liệu phụ dùng cho bộ phận bán hàng: 900.000, nhiên liệu dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp: 500.000. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 621: 200.000.000
Nợ TK 641: 900.000
Nợ TK 642: 500.000
Có TK 152: 201.400.000
(1521: 200.000.000; 1522: 900.000; 1523: 500.000)
2. Khi xuất hàng hoá, nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc xuất giao bán trực tiếp, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 157- hàng gửi đi bán;
Nợ TK 632- giá vốn hàng bán
Có TK 156- hàng hoá;
Có TK 152- nguyên vật liệu.
3. Xuất kho nguyên vật liệu, hàng hoá góp vốn liên doanh với đơn vị khác.
Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá. Phần chênh lệch giữa trị giá vốn thực tế xuất kho(ghi trên sổ kế toán) với trị giá vốn góp đã đánh giá được phản ánh trên tài khoản 412-chênh lệch đánh giá lại tài sản, kế toán ghi:
Nợ TK 128- đầu tư ngắn hạn khác (trị giá vốn góp được đánh giá)
Nợ TK 222- góp vón liên doanh (trị giá vốn góp được đánh giá)
Nợ TK 412- chênh lệch đánh giá lại tài sản (trường hợp chênh lệch giảm)
Có TK 152- nguyên vật liệu (trị giá vốn thực tế xuất kho)
Có TK 156- hàng hoá (trị giá vốn thực tế xuất kho).
Hoặc Có TK412- chênh lệch đánh giá lại tài sản (trường hợp chênh lệch tăng)
Ví dụ7: Công ty H xuất 500 Kg vật liệu A đem giá vốn liên doanh ngắn hạn với công ty K, trị giá vốn thực tế xuất kho: 3.200 đồng/1Kg, hội đồng liên doanh đánh giá trị giá vốn góp 3.400 đồng/1Kg, kế toán ghi:
Nợ TK 128: 1.700.000
Có TK 152: 1.600.000
Có TK 412: 100.000
4. Xuất kho nguyên vật liệu, hàng hoá cho vay tạm thời, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388):( cho các cá, nhân tập thể vay tạm thời)
Nợ TK 136 (1368):( cho vay nội bộ)
Có TK 152, 156.
.......
3.4.4.2. Phương pháp kế toán xuất công cụ dụng cụ
*Trường hợp xuất dùng công cụ dụng cụ
Xuất phát từ đặc điểm của công cụ dụng cụ khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nên khi xuât dùng công cụ dụng cụ phải tính toán phân bổ hợp lý giá trị công cụ dụng cụ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của những bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ. Để tính toán phân bổ công cụ dụng cụ, tuỳ thuộc vào giá trị công cụ dụng cụ và thời gian sử dụng để có các phương pháp phân bổ hợp lý trị giá công cụ dụng cụ xuất dùng như sau:
1. Phương pháp phân bổ 1 lần ( phân bổ 100%)
-Nội dung: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ căn cứ các phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của công cụ dụng xuất kho và tính ngay 1 lần toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ (tương tự như xuất nguyên liệu, vật liệu)
- Điều kiện áp dụng: xuất dùng công cụ dụng cụ với giá trị nhỏ, số lượng không nhiều, thời gian sử dụng ngắn với mục đích thay thế bổ sung một phần công cụ dụng cụ đang dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khi xuất dùng công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 627- chi phí sản xuất chung( xuất dùng cho PXSX)
Nợ TK 641- chi phí bán hàng( xuất dùng cho bộ phận bán hàng )
Nợ TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp( xuất dùng cho bộ phận QLDN)
Có TK 153- công cụ dụng cụ( toàn bộ trị giá vốn thực tế của công cụ dụng cụ )
Ví dụ 8: Công ty H xuất một số công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 1 lần sử dụng các phân xưởng sản xuất trị giá vốn thực tế xuất kho: 2.000.000 đồng và sử dụng cho các phòng ban quản lý: 800.000 đồng.
Kế toán ghi:
Nợ TK 627 (6273): 2.000.000
Nợ TK 642 (6423): 800.000
Có TK 153: 2.800.000
2. Phương pháp phân bổ 2 lần (phân bổ 50%)
- Nội dung: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tính toán phân bổ ngay 50% trị giá vốn thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng (phân bổ 1 lần) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ khi báo hỏng (mất) công cụ dụng cụ đang dùng thì kế toán tiến hành tính toán và phân bổ nốt giá trị còn lại của công cụ dụng cụ (phân bổ lần 2) vào chi phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng; giá trị còn lại phân bổ lần 2 được tính theo công thức:
- Điều kiện áp dụng: xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối lớn, không xác định được chính xác thời gian sử dụng (ví dụ như: các đồ dùng bằng sành, sứ, thuỷ tinh)
- Khi xuất công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ 2 lần; căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, kế toán tính ra trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất kho, để ghi:
Nợ TK 142- chi phí trả trước( trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng)
Có TK 153- công cụ dụng cụ
Đồng thời tiến hành phân bổ lần 1: 50% trị giá công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 641, 642:( 50% trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xây dùng)
Có TK 142- chi phí trả trước: ( 50% trị giá vốn thực tế).
- Khi báo hỏng công cụ dụng cụ, căn cứ vào chứng từ báo hỏng, các chứng từ khác phản ánh phế liệu thu hồi..., kế toán tính toán và phân bổ lần 2 giá trị công cụ dụng cụ, kế toán ghi:
Nợ TK 627, 641, 642: (giá trị công cụ dụng cụ phân bổ lần 2)
Nợ TK 152, 138, 111: (giá trị phế liệu thu hồi, số tiền bồi thường vật chất)
Có TK 142- chi phí trả trước: (50% trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ báo hỏng)
Ví dụ 9: Trong tháng 3/N, Công ty H xuất dùng một số công cụ dụng cụ cho các phân xưởng sản xuất, trị giá vốn thực tế xuất kho: 6.000.000đ.
Đến tháng 10/N, bộ phân sử dụng báo hỏng số công cụ dụng cụ trên, giá trị phế liệu bán thu tiền mặt 400.000 đồng.
Tháng 3/N khi xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán ghi:
BT1: Nợ TK 142 (1421): 6.000.000
Có TK 153: 6.000.000
BT2: Phân bổ lần1:
Nợ TK 627 (6273): 3.000.000
Có TK 142 (1421): 3.000.000
Tháng 10/N, khi báo hỏng: kế toán xác định giá trị còn lại của công cụ dụng cụ phải phân bổ nốt:
Giá trị còn lại phân bổ lần 2 = 3.000.000 - 400.000 = 2.600.000
Phân bổ lần 2: kế toán ghi
Nợ TK 627 (6273): 2.600.000
Nợ TK 111: 400.000
Có TK 142 (1421): 3.000.000.
3.Phương pháp phân bổ nhiều lần ( phân bổ dần)
- Nội dung: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ, kế toán tính toán phân bổ dần hàng kỳ trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng công cụ dụng cụ (tương tự như tính khấu hao tài sản cố định). Giá trị công cụ dụng cụ phân bổ hàng kỳ được tình như sau:
Trị giá vốn thực tế của công cụ dụng cụ xuất dùng
Giá trị công cụ dụng cụ = --------------------------------------------------------------
phân bổ hàng kỳ Số kỳ sử dụng (dư kiến)
- Điều kiện áp dụng: xuất dùng công cụ dụng cụ có giá trị tương đối lớn, số lượng nhiều với mục đích thay thế trang bị hàng loạt, thời gian sử dụng tương đối dài.
- Khi xuất dùng công cụ dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần, căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, kế toán tính ra trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 142- chi phí trả trước: (Toàn bộ trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng)
Có TK 153- công cụ dụng cụ: (Toàn bộ trị giá vốn thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng)
Căn cứ vào số phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ, kế toán ghi :
Nợ TK 627, 641, 642: (giá trị công cụ dụng cụ phân bổ hàng kỳ)
Có TK 142- chi phí trả trước :(giá trị công cụ dụng cụ phân bổ hàng kỳ).
- Khi báo hỏng công cụ dụng cụ được tính toán và phản ánh tương tự như phương pháp phân bổ 50%.
Ví dụ10: Tháng 01/N, Công ty H xuất 1 loạt công cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận bán hàng, trị giá vốn thực tế xuất kho 7.000.000 đồng, dự kiến sử dụng trong 10 tháng. Đến tháng 9/N bộ phận sử dụng báo hỏng số công cụ dụng cụ này, phế liệu thu hồi nhập kho trị giá: 600.000 đồng.
- Tháng 01/N khi xuất dùng, kế toán ghi:
BT1: Nợ TK 142: 7.000.000
Có TK 153: 7.000.000
Đồng thời tính toán xác định giá trị công cụ dụng cụ phân bổ hàng tháng:
7.000.000
Giá trị phân bổ hàng tháng = --------------- = 700.000
10
BT2: Nợ TK 641: 700.000
Có TK 142: 700.000
- Tháng 9/N khi báo hỏng số công cụ dụng cụ này; kế toán tính toán xác định số phải phân bổ nốt.
Giá tri phân bổ nốt = 7.000.000 - (8 700.000 ) - 600.000 = 800.000
Kế toán ghi : Nợ TK 641: 800.000
Nợ TK 152: 600.000
Có TK 142: 1.400.000
4. Lưu ý: Nếu công cụ dụng cụ xuất dùng 1 lần với giá trị lớn và bản thân công cụ dụng cụ tham gia vào hoạt động kinh doanh trên một năm tài chính phải phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí trong nhiều năm. Thì, giá trị công cụ dụng cụ khi xuất dùng phải phản ánh trên TK242- chi phí trả trước dài hạn, mà không phản ánh vào TK142- chi phí trả trước. Trường hợp này có thể thực hiện theo 2 phương pháp phân bổ:
- Phân bổ 2 lần
- Phân bổ nhiều lần
Phương pháp phân bổ 2 lần:
- Khi xuất công cụ dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tính toán ra trị giá vốn thực tế xuất kho, ghi:
Nợ TK 242- chi phí trả trước dài hạn
Có TK 153- công cụ dụng cụ
Đồng thời phân bổ lần đầu: 50% giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642
Có TK 242- chi phí trả trước dài hạn.
- Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời hạn sử dụng theo qui định, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ dụng cụ. Cách xác định số phân bổ nốt lần 2:
Số phân bổ nốt = 50% giá trị công cụ - Giá trị phế liệu - Khoản bồi thường
lần 2 dụng cụ báo hỏng thu hồi vật chất
Kế toán ghi:
Nợ TK 152 (111,...): (gía trị phế liệu thu hồi)
Nợ TK 138:( số tiền bồi thường vật chất phải thu)
Nợ TK 627, 641, 642: (số phân bổ lần 2)
Có TK 242:( 50% giá trị công cụ dụng cụ báo hỏng)
Phương pháp phân bổ nhiều lần:
Khi xuất dùng công cụ dụng cụ, đồ dùng cho thuê phải căn cứ vào giá trị, thời gian và mức độ tham gia của chúng trong quá trình sử dụng để xác định số lần phân bổ và mức chi phí phân bổ mỗi lần cho từng loại công cụ dụng cụ.
Phương pháp hạch toán tương tự như phương pháp phân bổ nhiều lần ở trên
*Trường hợp cho thuê công cụ dụng cụ
-Khi xuất kho công cụ dụng cụ cho thuê, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 142(1421)
Có TK 153(1533)
-Tính giá trị công cụ dụng cụ cho thuê vào chi phí trong kỳ, kế toán ghi:
Nợ TK 627(nếu cho thuê công cụ dụng cụ là hoạt động thường xuyên)
Nợ TK 811(nếu cho thuê công cụ dụng cụ là hoạt động không thường xuyên)
Có TK 142(1421)
-Phản ánh số thu về cho thuê công cụ dụng cụ, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK liên quan(111,112,131,...)
Có TK 511(nếu là hoạt động cho thuê thường xuyên)
Có TK 711 (nếu là hoạt động cho thuê không thường xuyên)
Có TK 333(3331)(thuế GTGT phải nộp nếu có)
-Khi thu hồi lại công cụ dụng cụ cho thuê, kế toán ghi:
Nợ TK 153(1533)
Có TK 142(1421)
*Đối với các trường hợp xuất công cụ dụng cụ cho các mục đích khác: xuất góp vốn liên doanh, nhượng bán, cho vay, quyên tặng, ...được kế toán tương tự như đối với nguyên vật liệu và hàng hoá.
Phương pháp kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.4
TK 133
TK 111, 112, 141, 331,....
TK 152, 153, 156 TK 621
SDĐK:
TK 333
TK 151
TK 411
Nhận vốn góp liên doanh
cổ phần, cấp phát,...
TK 154
Nhập do tự chế, thuê ngoài
gia công chế biến
TK 128, 222
Nhập do nhận lại
vốn góp liên doanh
..........
SDCK:
3.5.Kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ
3.5.1.Đặc điểm của của phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư, hàng hoá trên các tài khoản hàng tồn kho. Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ.
Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá nhập kho xuất kho hàng ngày được phản ánh theo dõi trên tài khoản "mua hàng ".
Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính
theo công thức:
Số lượng hàng = số lượng hàng + số lượng hàng - số lượng hàng
xuất kho tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ
Sau đó căn cứ vào đơn giá xuất theo phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
3.5.2. Các tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán tổng hợp tình hình nhập, xuất vật tư hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ vẫn sử dụng các TK152, 153, 156. Các tài khoản này không phản ánh tình hình nhập - xuất vật tư hàng hoá trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hàng hoá tồn kho cuối kỳ, tồn kho đầu kỳ:
Kết cấu của nhóm tài khoản này như sau:
Nợ TK 152, 153, 156 Có
Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá tồn kho cuối kỳ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá tồn kho đầukỳ
Số dư cuối kỳ: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá tồn kho cuối kỳ
- Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611- mua hàng
TK611 - mua hàng, phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tăng, giảm trong kỳ.
Kết cấu của TK611:
+ Bên Nợ ghi:
. Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho đầu kỳ;
. Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tăng trong kỳ.
+ Bên Có ghi:
. Kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ;
. Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá giảm trong kỳ.
Tài khoản này không có số dư, được mở chi tiết theo 2 tài khoản cấp 2:
- TK6111 - mua nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ
- TK6112 - mua hàng hoá
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất vật tư , hàng hoá kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống phương pháp kê khai thường xuyên: TK111, 112, 141, 128, 222, 142, 242, 621, 627, 641, 642, 331,...
3.5.3. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ và đang đi đường, kế toán ghi:
Nợ TK 611 - mua hàng
Có TK 152, 153, 156
Có TK 151
-Trong kỳ các trường hợp nhập vật tư, hàng hoá kế toán ghi như sau:
-+ Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, kế toán ghi trị giá mua của hàng nhập :
Nợ TK 611 - mua hàng
Nợ TK 133 - thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế đầu vào được khấu trừ)
Có TK liên quan (111, 112, 331,...)
+ Lưu ý: Khi phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá nhập do mua ngoài cũng phải phân biệt các trường hợp: hàng và hoá đơn cùng về; hàng về chưa có hoá đơn, hàng mua đang đi đường, được xử lý hạch toán giống như phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phản ánh các chi phí thu mua vật tư, hàng hoá căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 611 - mua hàng
Nợ TK 133 - thuế GTGT được khấu trừ (nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK liên quan (111, 112, 331,...)
+ Phản ánh số thuế nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu)
Nợ TK 611 - mua hàng
Có TK 333 - thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
+ Phản ánh khoản chiết khấu thanh toán được hưởng
Nợ TK 111, 112 :( nếu đã trả tiền)
-Nợ TK 331:( nếu chưa trả tiền)
Có TK 515- doanh thu hoạt động tài chính
+ Khoản chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 :( nếu đã trả tiền)
Nợ TK 331:( nếu chưa trả tiền)
Có TK 611: ( ghi giảm giá trị hàng mua)
Có TK 133:(ghi giảm thuế GTGT của hàng mua trả lại).
+ Tri giá vật tư, hàng hoá nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác do được cấp phát; căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 611 - mua hàng
Có TK 411 - nguồn vốn kinh doanh
+ Trị giá vật tư, hàng hoá nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 611 - mua hàng
Có TK 631 - giá thành sản xuất
- Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá xuất kho để kết chuyển vào các tài khoản liên quan.
+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá tài khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 151 - hàng mua đang đi đường
Nợ TK 152 - nguyên vật liệu
Nợ TK 153 - công cụ dụng cụ
Nợ TK 156 - hàng hoá
Có TK 611 - mua hàng.
+ Căn cứ vào kết quả tính toán trị giá vốn thực tế vật tư, hàng hoá xuất kho và mục đích sử dụng từng loại vật tư, hàng hoá, kế toán ghi:
Nợ TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 - chi phí sản xuất chung
Nợ TK 632 - giá vốn hàng hoá
Nợ TK 641- chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 611 - mua hàng.
Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về vật tư, hàng hoá được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ (3-5) Kế toán tổng hợp nhập -xuất vật tư, hàng hoá
theo phương pháp kiểm kê định kì
TK151,152, 153, 156 TK 611 TK 151, 152, 153, 156
K/c tồn đầu kì K/c tồn cuối kì
133
TK111, 112, 331 TK 111, 112, 331
Tổng giá thuế Các khoản được giảm trừ
TT GTGT
Nhập do mua ngoài
TK 621, 627
TK 333
Xuất dùng cho sản xuất
Thuế NK
TK 632
TK411
Xuất bán
Nhận góp vốn liên doanh,
góp cổ phần TK 128, 222
TK 711
Được quyên tặng Xuất góp vốn liên doanh
3.6. Kiểm kê, đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê, đánh giá lại vật tư, hàng hoá.
3.6.1 Kiểm kê và kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê vật tư, hàng hoá
Kiểm kê tài sản nói chung (vật tư, hàng hoá nói riêng) là việc cân, đo, đong, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn
hình thành tài sản có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liêụ trong sổ kế toán.
Thông qua kiểm kê vật tư, hàng hoá để ngăn ngừa những hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời những vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém (mất) phẩm chất.
Kiểm kê thường được thực hiện trong các trường hợp sau:
+ kiểm kê định kỳ (cuối kỳ, cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính.
+ Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp.
+ Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp
+ Xảy ra hoả hoạ, lũ lụt và các thiệt hại bất thường.
Ngoài ra việc kiểm nhận trước khi nhập kho vật tư, hàng hoá cũng có thể coi được là một trường hợp kiểm kê.
Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê. Sau khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi sổ kế toán (hoặc chứng từ ), doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán, theo từng trường hợp như sau:
3.6.1.1. Trường hợp kiểm nhận vật tư, hàng hoá
Khi nhập vật tư, hàng hoá, ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả kiểm nhận thực tế để lập "biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hoá". Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách, kém phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng vật tư, hàng hoá biết và cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để ghi theo từng trường hợp như sau:
*Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa
Phần lớn nguyên nhân là do nhầm lẫn của bên bán; khi kiểm nhận phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý.
- Nếu nhập toàn bộ số hàng:
+ Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 (611) - trị giá toàn bộ số hàng
Nợ TK 133 - thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 - phải trả người bán: (tổng giá thanh toán theo hoá đơn )
Có TK 338 (3381) - phải trả khác:( trị giá hàng thừa)
+ Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
. Nếu trả lại cho người bán
Nợ TK 338 (3381)
Có TK 152, 153, 156
. Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa: đơn vị bán phải viết hoá đơn bổ sung, căn cứ vào chứng từ , kế toán ghi:
Nợ TK 338 (3381):( trị giá hàng thừa)
Nợ TK 133: (thuế GTGT của số hàng thừa)
Có TK 331: (tổng số tiền thanh toán cho số hàng thừa).
. Nếu thừa không xác định được nguyên nhân, được ghi tăng thu nhập khác
Nợ TK 338 (3381)
Có TK 711 - thu nhập khác
Hoặc Có TK 632 - giá vốn hàng hoá.
- Nếu chỉ nhập kho theo số ghi trên hoá đơn
. kế toán căn cứ vào hoá đơn ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 (611)
Nợ TK 133:(nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 331: (tổng giá thanh toán)
. Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán; kế toán ghi đơn vào TK ngoài bảng CĐKT
Ghi đơn : Nợ TK 002.
. Khi xử lý số hàng thừa , kế toán ghi
Ghi đơn Có TK 002
.Việc xử lý số hàng thừa tương tự như trên.
*Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu
Kế toán chỉ ghi tăng vật tư, hàng hoá nhập kho theo trị giá của số hàng thực nhận, số hàng thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm nhận để thông báo cho các bên liên quan biết và xác định nguyên nhân.
- Khi nhập kho, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 (611) :( trị giá thực tế hàng thực nhập)
Nợ TK 133 : (nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Nợ TK 138 (1381) :( trị giá hàng thiếu chờ xử lý)
Có TK 331 :( tổng giá thanh toán)
- Khi xác định được nguyên nhân, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi theo từng trường hợp:
+ Nếu do đơn vị bán giao thiếu và phải giao tiếp số hàng thiếu, khi đơn vị bán đã giao hàng căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi :
Nợ TK 152, 153, 156 (611)
Có TK 138 (1381)
+ Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường; căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388), 334, 111
Có TK 138 (1381)
+ Nếu không xác định được nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 632
Có TK 138 (1381)
Ví dụ 11: - Ngày 10/5 /N Công ty M nhận được hoá đơn GTGT mua vật liệu X (chưa trả tiền người bán) số lượng: 2.200 Kg, giá chưa có thuế GTGT: 47.850.000, thuế GTGT(5%): 2.392.500, tổng giá thanh toán: 50.242.500, số vật liệu X đã nhập kho (theo phiếu nhập kho ngày10/5) số lượng nhập kho: 2.000 Kg, số vật liệu X thiếu hụt chưa xác định được nguyên nhân đang chờ xử lý. Ngày 20/5/N, xác định được nguyên thiếu hụt là do người áp tải hàng, giám đốc đã ra quyết định xử lý bắt người chịu trách nhiệm phải bồi thường toàn bộ giá trị số hàng thiếu hụt.
Ngày 10/5 nhận được hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi
Nợ TK 152: 43.500.000
Nợ TK 1381: 4.567.500
Nợ TK 133: 2.175.000
Có TK 331: 50.242.500
Ngày 20/5 nhận được quyết định xử lý kế toán ghi:
Nợ TK 138(1388): 4.567.500
Có TK 138(1381) 4.567.500
*Trường hợp vật tư, hàng hoá kém phẩm chất, sai qui cách không đúng qui định theo hợp đồng
Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán, khi xuất kho giao trả lại cho đơn vị bán hàng hoặc được đơn vị bán hàng chấp nhận giảm giá; căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 331, 156
Có TK 152, 153, 156
Có TK 133: (thuế GTGT của số hàng mua trả lại hoặc được giảm giá).
3.6.1.2.Trường hợp kiểm kê kho vật tư, hàng hoá
*Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân
-Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153, 156
Có TK 338 (3381): (trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá thừa)
- Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 338(3381)
Có TK liên quan(632,711,...)
*Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân:
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
Nợ TK 138(1381): (trị giávốn thực tế VT,HH thiếu)
Có TK 152, 153, 156
-Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi:
+ Nếu vật tư, hàng hoá thiếu hụt trong định mức cho phép, được ghi tăng chi phí quản lý:
Nợ TK 642
Có TK 138 (1381)
+ Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1388); 334, 111
Có TK 138 (1381)
+ Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt còn lại (sau khi trừ đi phần đã được bồi thường) được phản ánh vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
Có TK 138 (1381)
3.6.2. Đánh giá lại và kế toán các nghiệp vụ đánh giá lai vật tư, hàng hoá
Đánh giá lại vật tư, hàng hoá nhằm xác định giá trị hợp lý của vật tư, hàng hoá tại thời điểm đánh giá lại.
Đánh giá lại vật tư, hàng hoá thường được thực hiện:
+ Khi có quyết định của nhà nước;
+ Khi đem góp vốn liên doanh;
+Khi chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, hoặc mua, bán, khoán cho thuê doanh nghiệp;
+ Khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp.
Khi đánh giá lại vật tư, hàng hoá doanh nghiệp phải thành lập hội đồng hoặc ban đánh giá. Sau khi đánh giá phải lập biên bản đánh giá lại vật tư, hàng
hoá. Chênh lệch giá đánh lại với giá trị ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào tài khoản 412- chênh lệch đánh giá lại tài sản. Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:
- Nếu đánh giá tăng: (giá đánh lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán) ghi:
Nợ TK 152, 153, 156 (611): (chênh lệch tăng)
Có TK 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản
- Nếu đánh giá giảm: (giáđánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán) ghi:
Nợ TK 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 152, 153, 156 (611): (chênh lệch giảm)
- Căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền xử lý khoản chênh lệch do đánh giá lại, nếu được tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:
+ Chênh lệch tăng do đánh giá lại được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh
Nợ TK 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản
Có TK 411 (42) - nguồn vốn kinh doanh
+ Khoản chênh lệch giảm do đánh giá lại được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh
Nợ TK 411 - nguồn vốn kinh doanh
Có TK 412 - chênh lệch đánh giá lại tài sản.
3.7. kế toán dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá tồn kho
*Mục đích lập dự phòng
- Giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp
- Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá không cao hơn giá cả trên thị trường (hay giá trị thuần có thể thực hiện được) tại thời điểm lập báo cáo.
*Nguyên tắc xác định
Theo điều 19 chuẩn mực 02- hàng tồn kho, qui định:
- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Số dự phòng cần trích lập, được xác định như sau:
Số dự phòng cần trích lập cho
năm N+1
= Số lượng hàng tồn
kho ngày 31/12/N
Đơn giá gốc hàng tồn kho
- Đơn giá ước tính có thể bán
- Việc lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá được tính riêng cho từng mặt hàng (từng thứ) được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm. Chỉ lập dự phòng cho vật tư, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
*Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Tài khoản kế toán sử dụng:
Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý số trích lập dự phòng giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho; tài khoản này phản ánh việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Kết cấu TK 159
. Bên Nợ ghi: hoàn dự phòng giảm giá hàng tồn kho
. Bên Có ghi: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí
. Số dư Có: phản ánh số trích lập dự phòng hiện có
- Phương pháp kế toán:
+ Cuối niên độ kế toán (ngày 31/12/N), căn cứ vào số lượng vật tư, hàng hoá tồn kho và khả năng giảm giá của từng thứ vật tư, hàng hoá để xác định mức trích lập dự phòng (theo chế độ tài chính) tính vào chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng bán
Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Cuối niên độ kế toán sau (31/12/N+1), tiếp tục tính toán mức cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm tiếp theo (nămN+2). Sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán của năm trước.
. Nếu số dự phòng phải lập năm nay > số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung, kế toán ghi:
Nợ TK 632 - giá vốn hàng hoá
Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho
. Nếu số dự phòng phải lập năm nay < số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - giá vốn hàng bám
Ví dụ 12 : Công ty H ngày 31/12/N tồn kho 20.000 Kg vật liệu X, được giá ghi sổ kế toán 5.000 đ/Kg, dự kiến giá trị thuần có thể thực hiện được sang năm (N+1) là 4.500 đ/Kg. Kế toán tiến hành tính toán mức cần trích lập dự phòng:
Mức trích lập dự phòng năm (N+1) = 17.000 ( 5.000 - 4.500) = 8.500.000 đ
Kế toán ghi:
Nợ TK 632: 8.500.000
Có TK 159: 8.500.000
- Đến ngày 31/12/ (N+1) lượng vật liệu X tồn kho là: 15.000 Kg, giá ghi sổ 4.600 đ/Kg, dự kiến giá trị thuần có thể thực hiện được trong năm (N+2) là 4.300 đ/Kg. kế toán tính toán mức cần trích lập dự phòng như sau:
Mức trích lập dự phòng năm (N+2)= 15.000 ( 4.600 - 4.300 ) = 4.500.000
So sánh với mức dự phòng cuối năm N đã giảm 4.000.000 kế toán ghi hoàn nhập dự phòng:
Nợ TK 159: 4.000.000
Có TK 632: 4.000.000
3.8. Sổ kế toán tổng hợp áp dụng cho kế toán vật tư. hàng hoá
3.8.1. Trong điều kiện doanh nghiệp làm kế toán thủ công
Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng, sẽ có hệ thống sổ kế toán tổng hợp.
*Hình thức nhật ký sổ cái
Sổ kế toán tổng hợp được sử dụng là: Nhật ký sổ cái
*Hình thức chứng từ ghi sổ
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các tài khoản : TK 152, 153, 156, 611.
*Hình thức nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp sử dụng
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ cái các tài khoản : TK 152, 153, 156, 611.
*Hình thức nhật ký chứng từ
Sổ kế toán tổng hợp sử dụng
- Nhật ký chứng từ số 5-ghi có tài khoản 331
- Nhật ký chứng từ số 6- ghi có tài khoản 151
- Nhật ký chứng từ số 7- ghi có tài khoản 152, 153,...
- Sổ cái các tài khoản: 152, 153, 156.
- Bảng kê số 3: tính giá thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, hàng hoá
- Bảng phân bổ số 2: phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
3.8.2. Trong điều kiện doanh nghiệp áp dụng kế toán máy
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro