Kỹ năng giao tiếp – Bắt đầu nào!

15 PHUT FOUNDER / SEPTEMBER 15, 2010 / NO COMMENT

Vì sao bạn cần truyền tải thông điệp?

Giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đạt thông điệp thật mạch lạc và rõ ràng mà còn là cách nhận thông điệp một cách chính xác nhất.

Để làm được điều đó, rất cần sự nỗ lực ở cả người gửi lẫn người nhận thông điệp bởi đây là quá trình có thể tạo ra nhiều sai lầm dothông điệp lộn xộn từ người gửi, hoặc sự hiểu lầm của người nhận. Nếu không được phát hiện, điều đó có thể gây nhầm lẫn to lớn, lãng phí công sức và bỏ lỡ cơ hội.

Trong thực tế, giao tiếp chỉ thành công khi cả người gửi và người nhận đều hiểu đúng cùng một thông điệp.

Bằng cách giao tiếp thành công, bạn hoàn toàn có thể truyền tải được suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Nếu không, những suy nghĩ và ý tưởng mà bạn muốn truyền tải không thật sự phản ánh những gì bạn đang nghĩ, điều đó khiến cho việc giao tiếp thất bại và cản trở con đường thành công của bạn, cả trong vấn đề cá nhân lẫn công việc.

Trong một cuộc khảo sát gần đây ở các công ty có quy mô hơn 50.000 nhân viên, kỹ năng giao tiếp được nhấn mạnh là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc lựa chọn nhà quản lý. Cuộc khảo sát được thực hiện bởi trường đại học Pittsburgh thuộc “Katz Business School” đã chỉ ra rằng kỹ năng giao tiếp, bao gồm kỹ năng viết và thuyết trình, cũng như kỹ năng làm việc cùng với người khác, là những yếu tố chính góp phần cho sự thành công.

Mặc dù ý thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp nhưng nhiều cá nhân vẫn cảm thấy khó khăn và không thể truyền đạt suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách hiệu quả – dù là viết hay nói. Thiếu sót này làm cho họ gần như không thể cạnh tranh trong công việc và cứ ì ạch mãi trên con đường sự nghiệp của mình.

Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết giúp bạn đi đến thành công. Để làm được điều đó, bạn phải hiểu được thông điệp mình muốn truyền tải là gì, ai sẽ là người nhận những thông điệp đó và nó sẽ được đón nhận ra sao. Bạn cũng cần phải cân nhắc đến hoàn cảnh xung quanh chẳng hạn như bối cảnh văn hóa và hoàn cảnh giao tiếp.

Kỹ năng giao tiếp – Cần gỡ bỏ những rào chắn

Mọi rắc rối liên quan đến giao tiếp có thể nảy sinh ở mọi giai đoạn trong quá trình giao tiếp bao gồm: nguồn/người gửi, mã hóa, kênh truyền, giải mã, người nhận, phản hồi và hoàn cảnh – xem biểu đồ dưới đây). Ở mỗi giai đoạn, đều tiềm ẩn những nguyên nhân gây ra hiểu lầm và nhầm lẫn.

Ví dụ: Tôi nói “hello” với một anh bạn người Trung Quốc tại sân bay Tân Sơn Nhất. Anh ta cười và vẫy tay chào tôi.

Trong ví dụ trên: nguồn/người gửi là tôi, thông điệp là từ “xin chào”, kênh truyền là mặt đối mặt, mã hóa bằng tiếng tiếng Anh (xin chào ->”hello”), giải mã là sử dụng tiếng Anh ra tiếng Trung, người nhận là anh bạn người Trung Quốc, phản hồi là “cười và vẫy tay chào”, hoàn cảnh là sân bay Tân Sơn Nhất.

Để giao tiếp lưu loát và truyền đạt đầy đủ ý tưởng của mình mà không gây hiểu lầm, mục tiêu của bạn là phải giảm thiểu những rắc rối thường gặp tại từng bước trong quy trình, với một thái độ giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, được chuẩn bị kỹ. Hãy cùng xem qua quy trình nhé!.

Nguồn/người gửi…

Khi truyền đạt thông điệp, bạn cần biết rõ vì sao bạn lại giao tiếp, và bạn muốn giao tiếp về cái gì. Bạn cũng cần phải tự tin vào thông tin mình muốn nói là hữu ích và chính xác.

Thông điệp…

Thông điệp là thông tin mà bạn muốn truyền đạt.

Mã hóa…

Đây là quá trình chuyển hóa thông tin cần truyền đạt sang một hình thức có thể trình bày bằng lời hoặc viết và có thể được người tiếp nhận giải mã thành công. Việc bạn có mã hóa thành công hay không phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản và khả năng tham gia và loại bỏ những tác nhân gây nhầm lẫn như: các vấn đề về văn hóa, giả định sai lầm, thông tin sai lệch…

Quan trọng không kém là bạn phải hiểu về người nghe: Thất bại trong việc hiểu về người bạn muốn đối thoại là ai sẽ sẽ khiến việc truyền tải thông điệp bị nhầm lẫn.

Kênh truyền tải…

Thông điệp được truyền tải chủ yếu thông qua 02 kênh: mặt đối mặt (face-to-face) bao gồm: gặp mặt, điện thoại, nói chuyện qua video và kênh viết lách như: thư từ, thư điện tử, bản ghi nhớ và các báo cáo.

Từng kênh khác nhau có thế mạnh và điểm yếu khác nhau. Ví dụ, bạn không nên nói miệng khi đưa ra một loạt các chỉ dẫn dài loằng ngoắng trong khi lại dùng thư viết khi phản hồi một ý kiến tiêu cực nào đó.

Giải mã…

Mã hóa hoặc giải mã đều cần tới kỹ năng (bao gồm những kỹ năng như: đọc kỹ thông điệp hay lắng nghe nhiệt thành) những nhằm lẫn trong quá trình mã hóa sẽ sinh ra những lỗi trong quá trình giải mã.

Người nhận…

Một khi thông điệp được truyền tải tới người nhận, bạn sẽ hình dung cách thức mà người đó phản ứng hoặc hành động khi nhận được thông điệp của bạn. Mặc dù vậy, nên nhớ rằng mỗi cá nhân tham gia vào quy trình giao tiếp sẽ hiểu thông điệp và những cảm giác đó với một thái độ khác nhau. Và nếu muốn thành công, bạn phải cân nhắc tới những yếu tố đó để truyền tải thông điệp và hành động một cách thích hợp.

Phản hồi…

Khi nhận được thông điệp, chắc chắn người nghe sẽ phản hồi lại theo một cách nào đó. Và bạn cần đặc biệt để tâm tới những phản hồi đó bởi vì đó là chứng cứ duy nhất cho bạn biết rằng người nhận có hiểu thông điệp của bạn không. Trong trường hợp bạn phát hiện ra người đó đã hiểu nhầm ý của mình, ít nhất bạn cũng có cơ hội gửi lại thông điệp lần hai.

Hoàn cảnh…

Tình huống mà thông điệp được truyền tải gọi là hoàn cảnh, bao gồm môi trường bên ngoài (ví dụ như: giao tiếp tại sân bay, quán café…) và cả các vấn đề về văn hóa (văn hóa tập đoàn, văn hóa quốc tế…).

Gỡ bỏ mọi rào cản tại mọi khâu truyền tải

Như đã nói ở trên, bạn cần phải gỡ bỏ rào cản ở mọi khâu để thông điệp chảy xuyên suốt trong quá trình giao tiếp.

Trước tiên hãy bắt đầu từ thông điệp. Không nên chuyển một thông điệp quá dài và lộn xộn, rất dễ gây hiểu lầm. Cũng không nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể không thích hợp gây ra nhầm lẫm cho người nghe.

Về mặt hoàn cảnh, đừng ham truyền tải quá nhiều thông tin với tốc độ quá nhanh. Nên nhớ, phải biết quý trọng thời gian của người khác, đặc biệt trong xã hội bận rộn như ngày nay.

Một khi đã hiểu được điều này, bạn cần học hỏi về văn hóa của người nghe để đảm bảo mọi người có văn hóa khác nhau, có nền tảng khác nhau đều hiểu rõ được thông điệp.

Kỹ năng đầu tiên giúp ích cho bạn trong việc tăng cường kỹ năng giao tiếp là bài học “

Làm sao để tạo ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên?

”.

Tạo ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên

15 PHUT FOUNDER / SEPTEMBER 15, 2010 / NO COMMENT

Trong giao tiếp, thường đối phương chỉ cần mất vài giây để đánh giá bạn trong lần gặp đầu tiên. Với thời gian ngắn như vậy, ngoại hình, ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, thái độ và cách ăn mặc của bạn chính là những yếu tố tác động chủ yếu.

Mỗi lần gặp gỡ là một lần bạn được đánh giá. Và đáng tiếc là bạn không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng đầu tiên. Do đó, hãy cố gắng tạo ấn tượng tốt ngay lần đầu tiên để thiết lập mối quan hệ tốt đẹp về sau.

Gây ấn tượng tốt đẹp trong lần gặp đầu tiên quả thật rất quan trọng đối với bất kì ai, dù đang thiết lập một mối quan hệ xã giao hay đi phỏng vấn. Hãy tham khảo vài cách dưới đây để nâng cao kỹ năng của mình nhé.

Đúng giờ

Nên nhớ, chẳng ai hài lòng khi bạn trễ hẹn dù với bất kì “lý do lý trấu” gì. Hãy thu xếp đến sớm vài phút và nhớ trừ hao thời gian cho chuyện kẹt xe hay lạc đường nhé. Thà tới sớm còn hơn trễ hẹn, nhớ nhé!.

Tự tin và thoải mái

Nếu bạn quá căng thẳng, tự nhiên không khí của buổi gặp gỡ sẽ bị căng thẳng theo và điều đó thì chẳng tốt chút nào. Khi bạn tự tin và bình tĩnh, người đối diện cũng sẽ thấy thoải mái và bắt đầu cuộc trò chuyện một cách dễ dàng.

Thể hiện một cách thích hợp

Tất nhiên ngoại hình là một trong những tác nhân rất quan trọng. Ai đó mới gặp bạn lần đầu chẳng có cơ sở gì để đánh giá bạn ngoài ngoại hình cả.

Nhưng cũng không có nghĩa bạn phải ăn mặc giống như người mẫu để “tấn công” thị giác của đối phương (trừ khi bạn đang được mời phỏng vấn với nhà tuyển dụng người mẫu).

Chính xác là cách thể hiện bản thân mới chính là chìa khóa mở cửa thành công cho bạn. Người ta thường nói “trăm nghe không bằng mắt thấy”, và hiển nhiên, cách bạn thể hiện ra bên ngoài sẽ cho người ta “thấy” nhiều về bạn. Liệu bạn đã chuẩn bị xuất hiện một cách thích hợp?.

Bắt đầu trước với cách ăn mặc của bạn nhé! Làm sao để chọn quần áo phù hợp đây. Hẹn gặp đối tác thì mặc gì cho trang trọng? Com-lê, sơ mi hay đồ bình thường? Đoán xem người bạn sắp gặp gỡ sẽ mặc gì – nếu họ hoạt động trong lĩnh vực âm nhạc hoặc quảng cảo, thì một bộ com-lê là hoàn toàn sai sách.

Nếu bạn sắp gặp gỡ đối tác làm ăn hoặc tham dự một bữa tiệc, thì thế nào là một trang phục thích hợp cũng tùy thuộc vào từng đất nước và văn hóa. Do đó, bạn phải nhớ tìm hiểu về phong tục và tập quán ở đó trước nhé.

Nên chải chuốt bản thân ra sao? Tốt nhất là bạn nên xuất hiện với vẻ ngoài sạch sẽ và gọn gàng trong các buổi gặp gỡ đối tác và sinh hoạt xã hội. Tóc tai thẳng thớm. Quần áo sạch sẽ. Trang điểm kỹ càng. Nhớ rằng trang phục của bạn phải phù hợp với bạn và giúp bạn hòa nhập tốt nhé!

Ăn mặc và chải chuốt sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong lần đầu tiên đồng thời giúp bạn thấy mình hòa hợp, tự tin và bình tĩnh. Đó sẽ là yếu tố thúc đẩy khiến bạn tạo nên ấn tượng tốt đẹp đầu tiên.

Cá tính

Tin vui là giữa cá tính và việc chuẩn bị tốt cho lần gặp mặt đầu tiên không có gì liên quan và mâu thuẫn với nhau. Chỉ là, bạn nên điều chỉnh một vài thứ cho thích hợp với hoàn cảnh. Nếu bạn đang có một cuộc hẹn làm ăn quan trọng, mặc một bộ com lê là hoàn toàn thích hợp. Còn nếu bạn đang tham dự một sự kiện xã hội, mặc một bộ dạ tiệc sẽ hoàn toàn thích đáng. Và rồi hãy thể hiện mình một cách thích hợp với hoàn cảnh đó.

Mỉm cười

“Hãy mỉm cười và thế giới sẽ cười lại với bạn”. Vậy tại sao phải tiết kiệm nụ cười trong lần gặp đầu tiên. Hãy tạo ra một không khí thân thiện cho cả hai bằng một nụ cười tự tin và ấm áp. Nhưng đừng quá lạm dụng bởi có thể bạn sẽ bị nhầm tưởng thành người giả tạo hoặc hơi có “vấn đề” đấy.

Cởi mơi và tự tin

Có thể nói trong việc tạo ấn tượng đầu tiên, ngôn ngữ cơ thể cũng như vẻ ngoài chính là yếu tố hiệu quả hơn cả.

Hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể để tôn lên vẻ tự tin của bạn. Đứng thẳng, mỉm cười, mắt nhìn thẳng và bắt tay thật chặt. Tất cả những điều đó sẽ giúp bạn tạo ra tự tin và giúp tạo ra không khí thoải mái giữa hai người.

Hầu như mọi người đều lo lắng khi gặp gỡ ai đó lần đầu tiên, dẫn đến căng thẳng và ra mồ hôi tay. Do đó bạn cần để ý tới thái độ lo lắng của mình và điều chỉnh một chút. Kiềm chế một chút sẽ khiến bạn tự tin hơn và khiến đối phương cảm thấy dễ chịu.

Trò chuyện

Đối thoại là một quá trình dựa trên việc cho và nhận. Có thể bạn nên chuẩn bị sẵn một vài câu hỏi cho người đối diện. Hoặc dành vài phút để tìm hiểu về người đó trước buổi gặp mặt. Ví dụ, anh ta có chơi cầu lông không? Có phải là người làm việc trong các tổ chức từ thiện của địa phương không?

Bạn có tìm ra điểm chung gì giữa mình và người đó không? Nếu có thì hãy bắt đầu từ những điểm chung đó nhé!

Tích cực

Thái độ của bạn như thế nào, hành động của bạn sẽ như thế đó. Hãy thể hiện một thái độ tích cực bằng khuôn mặt, dù rằng đang phê bình hoặc lo lắng. Cố gắng học hỏi từ cuộc gặp và đóng góp một cách tích cực, xây dựng một thái độ lạc quan và vui vẻ. Tất nhiên nhớ phải cười nhé!.

Cư xử nhã nhặn và chu đáo

Không cần nói cũng biết thái độ lịch thiệp, cư xử nhã nhặn, chu đáo và cởi mở là chìa khóa dẫn tới thành công của bạn. Thực tế là, thiếu một trong những yếu tố đó có thể hủy hoại đi cơ hội duy nhất bạn có được. Nên nhớ phải tận dụng chứ!

Một thói quen khác nữa là “tắt điện thoại di động” Thật không phải chút nào nếu bạn gặp người đó lần đầu tiên và đang trả lời điện thoại một người khác. Nên nhớ đó mới chính là người cần bạn tập trung 100% chú ý nhé!.

Điểm Cốt Lõi:

Một lần nữa, hãy nhớ rằng bạn chỉ có vài phút để tạo ấn tượng đầu tiên và quan trọng nhất là không bao giờ có cơ hội để làm lại. Do đó hãy chuẩn bị thật kỹ mọi đường đi nước bước. Ngoài những chỉ dẫn mang tính lý thuyết này, bạn cần đầu tư thêm công sức để biến ấn tượng đầu tiên trở thành một cuộc gặp gỡ thật tuyệt vời.

Bài tới, chúng ta sẽ tìm hiểu ý tưởng “Cửa sổ Johari” – một công cụ hữu ích đẻ hiểu và giải quyết các vấn đề về giao tiếp.

Lắng nghe thấu cảm

15 PHUT FOUNDER / JULY 5, 2012 / 7 COMMENTS

Hơn cả lắng nghe chủ động.

Lắng nghe thấu cảm là một phương pháp lắng nghe và đặt câu hỏi giúp bạn chiếm được tình cảm của người khác thông qua việc thông cảm và thấu hiểu những gì họ nói. Ta có thể hiểu đây là một cấp độ cao hơn của việc lắng nghe chủ động.

Tại sao ta nên nhờ cậy đến phương pháp này ?

Sử dụng phương pháp này hiệu quả cùng với sự chân thành sẽ giúp bạn gây được niềm tin với đồng đội cũng như giúp bạn giải quyết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề một cách nhẹ nhàng.

Vậy sử dụng nó thế nào?

Kiên nhẫn lắng nghe từng lời người khác nói ngay cả khi không hẳn bạn đồng ý với họ. Một điều quan trọng là bạn cần thể hiện cho họ thấy được sự đồng thuận của mình bằng một vài câu nói đơn giản như “Tôi hiểu” hoặc “Ra vậy”

Cố gắng nắm bắt được cảm giác của người nói, đồng thời cũng phải để tâm đến nội dung mà họ kể.

Tưởng tượng như bản thân mình là một tấm gương, phản chiếu được cảm xúc và suy nghĩ của người đó.

Trong lúc khuyến khích họ kể tiếp, bạn cũng cần tóm tắt cho họ câu chuyện mà bạn đã tiếp thu. Kiểu như “Anh cảm thấy vai trò của anh trong nhóm không được nổi trội hả?” hay “Có phải anh cho rằng mình đã phí phạm tài năng ở nơi này không?”, hoặc “Bị đánh giá thấp chắc buồn lắm nhỉ?”. Bạn phải nói những điều tương tự như trên một cách thật trung lập để không dẫn họ đến kết luận của chính bạn.

Nhiệm vụ của một người lắng nghe thấu cảm là giữ cho đối tượng thoải mái và không rơi vào trạng thái đề phòng. Để làm được điều này, chúng ta cần tránh hỏi thẳng, tranh luận với họ hoặc tranh cãi về vấn đề. Những điều đó hãy để sau, điều quan trọng trước mắt là tập trung tuyệt đối về câu chuyện và cảm nhận của người kể.

Khi họ đề cập đến một chi tiết đòi hỏi chúng ta đồng cảm, hãy đơn giản lặp lại câu nói của họ như một câu hỏi. Ví dụ, nếu họ bảo rằng :”Tôi không hài lòng với công việc hiện tại”, bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn bằng cách đáp lại :”Anh nói anh không hài lòng với công việc hiện tại?”. Chỉ một chút động viên như vậy sẽ cho kết quả thần kỳ, giống như khơi tảng đá để cho dòng chảy được tuôn trào, đối tượng sẽ cảm thấy an tâm để giãi bày cùng bạn.

Cũng cần để ý đến những gì không được nhắc đến. Thông thường những gì người khác giấu cũng quan trọng không kém những gì họ kể.

Nếu người kể muốn bạn đồng cảm nơi với họ, hãy nhớ là phải thật chân thành tận đáy lòng. Tuy vậy, bạn cũng nên hạn chế nói những câu tác động đến suy nghĩ của họ hoặc ngăn chặn bạn trong việc tìm hiểu sâu xa vấn đề.

Lời khuyên:

Hãy giữ cho cái đầu của bạn thật tỉnh táo và đừng để bị cuốn theo cảm xúc của người kể.

Nằm lòng một điều: Thấu hiểu trước, đánh giá sau.

Cuối cùng, nhớ rằng: bằng cách lấy gây được niềm tin của đối tượng, bạn đã có thể khiến họ bộc lộ tâm can của mình. Qua đó, bạn bảo đảm được kết quả tốt đẹp cho bản thân bạn, cho đồng đội của bạn cũng như cho công ty của bạn cùng những nhân viên tại đó.

Đừng quên “một lần bất tín, vạn lần bất tin”.

Ví dụ điển hình:

Với cương vị quản lý, John tự hào về việc anh ta luôn sát cánh cùng đồng đội và duy trì chính sách mở cửa cho họ. John cảm thấy bản thân anh ta hiểu khá rõ về từng thành viên và luôn sắp xếp những cuộc đối thoại cá nhân với họ, không chỉ là về công việc mà còn trong cuộc sống.

Gần đây anh nhận thấy tiến độ công việc của Natalie có vẻ tụt hậu so với cả đội. Cô tỏ ra xao nhãng trong lúc họp cũng như không đưa ra được ý kiến nào hữu ích cho kế hoạch.

John hỏi thăm Natalie liệu cô có đang không ổn không. Natalie tỏ ra khá đề phòng, cô nói: “Anh hỏi làm gì? Tôi ổn.”

Vài tuần nữa trôi qua và Natalie vẫn cứ thế, John bắt đầu lo lắng bởi Natalie chính là sức mạnh của cả đội.

John đã phải nhờ cậy tới phương pháp lắng nghe thấu cảm để tìm hiểu nguyên nhân tại sao chất lượng công việc của Natalie lại tụt dốc không phanh như vậy. Và John tìm được câu trả lời, nhưng nó lại không hề liên quan gì tới công việc.

John cho triệu tập Natalie tới văn phòng. Anh chỉ đơn giản hỏi rằng liệu anh có giúp gì được cho cô không. Anh lắng nghe từng lời Natalie nói đồng thời lưu ý tới những gì cô không đề cập. Anh cẩn thận không làm gián đoạn lời kể của cô. Sau đó John mới hiểu được rằng Natalie đang trải qua một giai đoạn khó khăn, vừa có một cuộc hôn nhân đổ vỡ, vừa phải chăm sóc cha mẹ già đau bệnh.

John để ý tới ngôn ngữ cơ thể của Natalie, cô ấy cúi đầu và mắt nhìn xuống. Trông cô ấy hoàn toàn suy sụp.

Sau khi để Natalie trút hết tâm can ra với mình, John tỏ thái độ an ủi và không phán xét. Anh đề nghị gỡ bỏ tạm thời một phần gánh nặng công việc cho Natalie để cô toàn tâm toàn ý giải quyết khó khăn trước khi cô lấy lại được phong độ cũ. Anh cũng nhắc cho cô biết về những ưu đãi mà bộ phận nhân sự có thể dành cho cô như đưa ra lời tư vấn, kế hoạch tài chính… vân vân.

Quan trọng không kém, John giữ bí mật về cuộc nói chuyện này. Anh hứa với Natalie đây là chuyện giữa hai người với nhau, và động viên Natalie cập nhật cho mình tình hình đều đặn. John cho phép cô lưu lại buổi tư vấn mà cô đã lên kế hoạch thông qua bộ phận nhân sự của công ty.

John quan tâm tới nỗi thống khổ của Natalie và lắng nghe cô ấy một cách đầy cảm thông. Kết quả: Natalie chỉ tốn một tháng để lấy lại cân bằng và khi trở lại cô đã làm việc với một thái độ hăng say hơn bao giờ hết, và không cần phải nói, sợi dây gắn bó giữa Natalie với John, với đội và với công ty đã ngày càng bền chặt.

Điểm cốt lõi:

Người lắng nghe thấu cảm đóng vai trò một người hỗ trợ. Mức độ thành công được dựa trên khả năng “đưa thông tin ra ngoài ánh sáng” của bạn.

Lắng nghe cẩn thận, không phán xét, và nhắc lại những câu then chốt đúng lúc để khuyến khích người khác giãi bày tâm sự. Bạn cũng dành sự quan tâm tương tự với những điều không được kể, và những điều đang được kể cộng với cảm xúc và ngôn ngữ co thể của người kể.

Và khi đã gây được lòng tin nơi họ, hãy tôn trọng điều đó.

Xây dựng “Cá tính”

15 PHUT FOUNDER / JUNE 5, 2012 / NO COMMENT

Học cách giữ vững lập trường.

Chúng ta có thể học cách vững vàng như kiềng ba chân được không ?

“Cá tính có thể tỏa sáng ở những khoảnh khắc vĩ đại, nhưng nó lại hình thành từ những khoảnh khắc nhỏ nhoi”-Phillip Brooks.

“Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”-Tục ngữ.

Hãy nhớ lại lần cuối bạn phải đưa ra một quyết định khó khăn, khi bạn buộc phải chọn giữa phương án “dễ” và phương án “đúng”

Bạn đã chọn đường dễ đi để tránh đụng độ, mặc cho nó đi ngược lại với quan điểm và niềm tin của bạn? Hay giữ vững lập trường và chọn phương án đúng đắn nhất ?

Khi chúng ta gặp tình huống như vậy, các lựa chọn thường rõ ràng vì trái tim chúng ta biết được đâu là điều hay lẽ phải. Thế nhưng tại sao thỉnh thoảng ta vẫn buông xuôi và không làm điều chúng ta cho là đúng? Chúng ta có thể học cách để đứng vững với lập trường của mình không? Hay “cá tính” đó là bẩm sinh ở một số người, trong khi số khác lại không có nên không thể làm được?

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cá tính, cách để trau dồi nó và làm thế nào để bạn tự chủ được.

Cá tính là gì?

Cá tính là một tập hợp những phẩm chất mà bạn có và nó khiến bạn trở nên khác biệt với những người xung quanh. Khi chúng ta nói về một người có cá tính một cách tích cực, những phẩm chất đó bao gồm dũng cảm, chân thật, trung thành , liêm khiết, vân vân…  Cá tính sẽ giúp định hình nên tư tưởng cho ta trong việc phân biệt phải trái đúng sai.

Ví dụ: Một giám đốc sẽ bộc lộ được cá tính của cô ta khi phải đối chất trước hội đồng quản trị. Cô ta biết nhóm của cô ta làm việc đúng đắn và ra sức bảo vệ cho họ mặc cho bao chỉ trích cay đắng và sức ép nặng nề từ hội đồng quản trị.

Hoặc một CEO bộc lộ cá tính của mình khi anh ta sẵn sàng từ chối một hợp đồng béo bở từ một khách hàng tương lai nếu ông ta nhận ra có điều gì đó không được chấp nhận bởi thông lệ xưa nay của công ty.

Xây dựng cá tính

Chúng ta không được sinh ra với những phẩm chất làm nên cá tính, mà cá tính sẽ được xây dựng từ từ qua đời sống hằng ngày và kinh nghiệm thực tiễn của ta. Nó nằm trong sự kiểm soát của ta và ta hoàn toàn có thể củng cố nó nếu muốn.

Dưới đây là một vài cách để trau dồi cá tính:

-Xác định giá trị cốt lõi của bạn: Bạn thấy điểm mạnh nhất của mình là gì? Có thể bạn đã lờ mờ nhận ra được chúng. Hãy nghĩ về thời điểm mà ai đó làm bạn khó chịu trong quá khứ. Họ đã làm điều gì phạm đến giá trị cốt lõi của bạn chưa? Họ nói dối bạn hay qua mặt người khác? Hay chọn đường có lợi cho họ nhưng để lại hậu quả cho người khác? Nhớ lại những kinh nghiệm mà bạn đã trải qua và làm một danh sách những gì bạn cho là quan trọng nhất với bản thân.

-Tìm cách áp dụng những giá trị đó mỗi ngày: Ví dụ, nếu một trong những giá trị cốt lõi của bạn là trung thực, hãy tỏ ra trung thực với tất cả những đồng nghiệp, ngay cả khi chẳng có chuyện gì xảy ra.

-Nhớ lại những tình huống trong quá khứ khi bạn không thể giữ vững lập trường của mình: Bạn đã hành xử trái với lương tâm như thế nào? Đừng lấy đó mà tự trách bản thân và cảm thấy có lỗi về chuyện mình đã làm. Chúng ta trong đời ai lại chẳng mắc lỗi lầm, nhưng cái quan trọng là chúng ta có cố gắng sửa chữa hay không. Học hỏi từ quá khứ để tránh dẫm phải vết xe đổ trong tương lai.

-Đánh giá các mối quan hệ bạn bè và đồng nghiệp: Bạn có dành nhiều thời gian cho những người bạn ngưỡng mộ hay không? Những người đó có cá tính mà bạn muốn học hỏi hay không? Nếu không thì hãy dành thời gian cho những người khác. Bạn càng dành nhiều thời gian cho người bạn ngưỡng mộ, bạn càng có cơ hội quan sát và học hỏi họ.

-Làm theo niềm tin của bản thân: Cá tính tốt được xây dựng từ những điều bạn làm. Vì thế hãy nắm lấy mọi cơ hội để đặt niềm tin của bạn vào trong mỗi việc bạn làm. Một quyết định nhỏ có thể làm nên một thay đổi lớn.

-Tìm kiếm những hoạt động giúp trau dồi nên cá tính cho bạn: đi làm tình nguyện viên, đọc tiểu sử của những người mà bạn ái mộ, và bắt tay vào việc trau dồi nên khả năng hiểu biết về cảm xúc.

Giữ vững lập trường

Lương tâm chúng ta luôn mach bảo điều ta nghĩ là đúng. Nhưng làm thế nào và khi nào thì chúng ta nên giữ vứng lập trường.

Mỗi con người là một cá thể riêng biệt, và những tình huống trong đời sống thường ngày là thiên biến vạn hóa. Nếu bạn chọn cách giữ vững lập trường thì hãy ghi nhớ lấy những điều sau:

-Không phải lúc nào cũng nên tốt: Nhiều người của chúng ta vì muốn cư xử lịch sự, tránh rủi ro nên đã để cho tình huống vượt ra ngoài tầm kiểm soát. Thế nhưng có một sự khác biệt lớn giữa cư xử lịch sự và im lặng bởi vì chúng ta lo sợ hoặc không chắc chắn về điều mình nói. Hãy nương theo bản năng của bạn trong những tình huống tương tự thế này. Đôi khi bạn được quyền tỏ ra quyết liệt nếu tình thế bắt buộc.

-Nhìn thẳng vào sự thật: Sẽ dễ dàng để giữ vững lập trường hơn nếu bạn tự tin vào những căn cứ xác thực và hợp lý trong lý lẽ hay niềm tin của mình. Cho nên phải đảm bảo bạn chắc chắn về thông tin bạn có. Nếu bạn cho rằng người khác đang che giấu thông tin gì đó hay giải thích sự việc không rõ ràng, hãy kiên nhẫn dò hỏi cho đến khi bạn hoàn toàn hiểu được vấn đề.

-Hợp tác với người khác chứ đừng đối đầu: Khi bạn nói về sự tin tưởng của mình, hãy tỏ ra quyết đoán. Điều đó có nghĩa là bạn truyền đạt rõ ràng về quan điểm của mình trong khi vẫn nghĩ đến quyền lợi của người khác. Hãy tỏ ra lịch sự và chín chắn, đừng để cảm xúc xen vào những điều bạn nói. Tôn trọng người khác và truyền đạt thông điệp của bạn một cách điềm nhiên cũng như rõ ràng nhất có thể.

-Đừng áp đặt suy nghĩ của bạn lên người khác: Ví dụ, bạn cho rằng ăn thịt là sai. Thế nhưng việc chỉ trích người khác khi thấy họ ăn thịt là bạn rõ ràng đang áp đặt suy nghĩ của mình lên người ta.

Lời khuyên:

Nên nhớ có một sự khác biệt lớn giữa việc giữ vững lập trường và việc tỏ ra cứng đầu, ngạo mạn hay bất hợp tác.

Cái gì qua hãy để nó qua

Sẽ có lúc bạn phải thừa nhận mình sai, chịu thất bại và nhượng bộ– Không phải lúc nào bạn lập trường của bạn cũng thắng. Dù vậy bằng việc việc chủ động giữ vững lập trường, bạn có cơ hội để bộc lộ cá tính cũng như có cơ hội để bày tỏ tâm tư và nguyện vọng của bản thân. Sếp và đồng nghiệp của bạn sẽ tôn trọng bạn nếu bạn có cá tính.

Mặt khác, nếu bạn thường xuyên phải làm những việc trái với lương tâm và tư tưởng của mình, bạn có thể phải tính đến chuyện tiếp tục sự nghiệp ở một nơi khác. Hãy cố gắng chọn một tổ chức phù hợp với phẩm chất của bạn bằng cách đọc thông tin về tổ chức, như nhiệm vụ và tầm nhìn của họ. Tuy nhiên cách tốt nhất để thực hiện việc này là trao đổi trực tiếp với những nhân viên hiện đang làm tại đó có được thông tin chính xác nhất.

Điểm cốt lõi:

Để xây dựng nên cá tính, hãy bắt đầu bằng việc điểm lại những giá trị, ưu điểm nổi bật nhất của bạn và tìm cách duy trì chúng mỗi ngày, ngay cả trong những tình huống không quan trọng. Bên cạnh đó, hãy nhìn vào những bạn bè và đồng nghiệp mà bạn dành nhiều thời gian nhất. Cố gắng bao quanh bạn bằng những người bạn ngưỡng mộ để học hỏi những phẩm chất tốt từ họ nhằm xây dựng nên cá tính cho bản thân.

Khi bạn giữ vững được lập trường của mình, hãy trình bày quan điểm của bạn thật rõ ràng và đừng ngại phải tỏ ra cứng rắn nhưng vẫn nên tôn trọng quan điểm và mong muốn của người khác. Và cuối cùng, sẽ có đôi lần bạn phải tỏ ra nhượng bộ.

Sự quyết đoán

15 PHUT FOUNDER / APRIL 24, 2012 / 5 COMMENTS

Cộng tác chứ đừng đối đầu.

Hãy kiên định nếu cần.

Bạn có cho rằng mình là một người quả quyết không? Bạn hiểu thế nào là quả quyết? Là đặt quyền lợi của người khác lên trước quyền lợi của bản thân hay ngược lại ? Một ông sếp đặt lên bàn xấp tài liệu ngay buổi chiều trước kỳ nghỉ của người nhân viên và bắt người đó phải hoàn thành, liệu ông ta có phải người quả quyết không? Hay quả quyết là từ chính xác hơn dành cho người nhân viên, khi cô ta khẳng định sẽ hoàn thành công việc ổn thỏa KHI VÀ CHỈ KHI cô ta tận hưởng xong kỳ nghỉ của mình. Để định nghĩa được “sự quả quyết” thật sự không dễ dàng bởi vì có một lằn ranh rất mơ hồ giữa quả quyết và hùng hổ. Dưới đây là vài định nghĩa để bạn tham khảo:

Sự quả quyết được dựa trên sự cân bằng: Nó đòi hỏi bạn phải có một cái nhìn thẳng thắn về quyền lợi của bạn và quyền lợi của người khác. Và quả quyết là khi bạn đòi hỏi cả đôi bên cùng có lợi.

Sự hùng hổ dựa trên sự hiếu thắng: Hùng hổ là khi bạn tìm cách để đạt được điều mình muốn mà mặc kệ quyền lợi của người khác. Có khi sẽ không từ mọi hạ sách, bất chấp mọi thủ đoạn.

Nếu dựa vào hai định nghĩa trên, ta có thể thấy ông sếp đang có thái độ hùng hổ. Đúng, ông ấy muốn công việc phải được hoàn thành. Tuy nhiên, việc bắt buộc cô ấy làm việc vào thời gian bất hợp lý, ông ta đã tỏ ra chẳng hề quan tâm gì đến lợi ích và nguyện vọng của nhân viên dưới quyền.

Mặt khác, người nhân viên quả quyết với sếp rằng công việc SẼ được hoàn thành, nhưng chi sau khi cô ta trở về từ kỳ nghỉ. Cô khẳng định quyền lợi của mình trong khi vẫn tôn trọng quyền lợi của sếp.

Để quả quyết thì không phải dễ, nhưng vẫn có thể học được. Bạn hãy bắt đầu bằng việc hiểu bản thân mình và niềm tin vào những giá trị mình đem lại. Khi nắm được điều đó rồi, bạn sẽ hình thành sự tự tin vào bản thân. Sự quả quyết góp phần làm tăng thêm sự tự tinđó và sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho bạn trong công việc, đời sống cũng như những mối quan hệ.

Những lợi ích của một người quả quyết:

-Họ biết người biết ta, dễ dàng đạt được mục đích.

-Họ xử lý tình huống tốt hơn, luôn tìm được phương án giải quyết tối ưu nhất.

-Họ ít bị căng thẳng, hiểu được sức mạnh của bản thân và không cảm thấy áp lực nếu việc xảy ra theo chiều hướng bất lợi.

-Họ tự thân vận động, hoàn thành mọi việc ổn thỏa bởi vì họ biết họ có thể.

Khi bạn hành xử quả quyết là bạn hành xử một cách thông cảm và công bằng. Sức mạnh mà bạn sử dụng không phải đến từ sự đe dọa hay ép buộc, mà đến tự sự cam đoan, chắc chắn vào bản thân. Bạn đối xử với người ta một cách ngay thẳng và tôn trọng như vậy, hãy yên tâm rằng bạn sẽ nhận lại điều tương đương. Hơn nữa, bạn sẽ trở thành một người dễ mến, người ta sẽ thích hợp tác và xem bạn như thủ lĩnh.

Xây dựng tính quả quyết:

Một vài người bẩm sinh đã có tính quả quyết hơn người khác. Nếu bạn cảm thấy mình hơi thụ động hoặc quá hùng hổ trong giao tiếp, bạn cần luyện tập một vài kỹ năng sau để trau dồi tính quả quyết cho mình.

Coi trọng bản thân và quyền lợi của bản thân !

-Hiểu được quyền lợi, tư tưởng, cảm xúc, nhu cầu và khao khát của bạn cũng quan trọng như của người khác.

-Nhưng ghi nhớ rằng những điều trên, đòi hỏi của mỗi người là bình đẳng, không ai quan trọng hơn ai.

-Ý thức được quyền lợi của bạn và hãy bảo vệ nó.

-Tin tưởng rằng bạn luôn xứng đáng được đối xử tôn trọng.

-Đừng xin lỗi quen miệng, kể cả những chuyện không đáng.

Nhận ra bạn cần gì và muốn gì, và yêu cầu chúng phải được thỏa mãn

Đừng chờ tới khi người khác nhận ra điều mà bạn cần (có thể là mãi mãi không bao giờ đấy!)

-Hiểu được điều đó để trình bày một cách ngon lành nhất, đòi hỏi của bạn phải được “duyệt”

-Tìm cách để không phải hy sinh đòi hỏi của người khác nhưng vẫn đáp ứng được đòi hỏi của bản thân.

Diễn đạt những ý nghĩ và cảm xúc tiêu cực một cách tích cực 

-Bạn được quyền tỏ ra giận giữ, nhưng vẫn cư xử phải phép.

-Trình bày đúng những gì bạn nghĩ nhưng vẫn tôn trọng cảm xúc của người khác.

-Điều khiển cảm xúc của bản thân.

-Vững lòng vào bản thân và sẵn sàng đương đầu với những ai thách thức nguyện vọng chính đáng của bạn.

Tiếp thu sự chỉ trích và khen ngợi một cách tích cực

-Hòa nhã tiếp nhận lời khen ngợi.

-Ai mà chẳng đôi lần lầm lỗi, bạn cũng vậy và hãy lịch sự nhờ vả trợ giúp.

-Tiếp nhận phản hồi một cách tích cực, có thể bạn sẽ không đồng ý nhưng đừng tỏ ra bảo thủ hoặc nổi cáu.

Tập nói “Không” nếu cần. Đây là điều tối quan trọng của sự quả quyết.

-Biết đâu là giới hạn của bạn và những gì có thể lấy đi lợi thế của bạn.

-Biết được rằng mình không thể làm tất cả mọi việc cũng như không thể chiều lòng tất cả mọi người.

-Trung thành với quyền lợi của bản thân.

-Đề xuất ra một phương án thứ hai cho một tình huống đôi bên cùng có lợi.

Phương pháp quả quyết trong giao tiếp

Có nhiều cách để quả quyết trong giao tiếp. Bằng cách nắm được quả quyết là thế nào, bạn có thể nhanh chóng áp dụng những phương pháp này trong mọi tình huống.

Trình bày “Tôi”.

Sử dụng những cụm từ như “tôi muốn”, tôi cần” hay “tôi cảm thấy” để truyền đạt sự quyết đoánban đầu.

VD: Tôi thấy cần phải có một bên thứ ba làm trung gian để giải quyết bất đồng.

Quyết đoán  nhưng vẫn thấu hiểu.

Đầu tiên bạn phải biết suy nghĩ của đối phương về vấn đề như thế nào.

VD: Tôi hiểu ông đang gặp trục trặc khi làm việc với Arlene.

Sau đó mới bày tỏ điều bạn muốn:

VD: … tuy nhiên dự án này buộc phải được hoàn thành trước thứ Sáu. Chúng ta hãy cùng ngồi xuống và suy nghĩ về giải pháp tốt nhất để thực hiện nó.

Leo thang cấp độ quả quyết.

Loại quả quyết này chỉ cần thiết khi nỗ lực ban đầu của bạn trong việc đòi hỏi quyền lợi của mình thất bại.

Phương pháp này đòi hỏi bạn phải càng lúc càng đẩy mạnh mức độ kiên quyết lên. Nó có thể kết thúc ở chỗ bạn tuyên bố với đối phương điều bạn sẽ thực hiện nếu yêu cầu của bạn không được đáp ứng. Nhưng hãy nhớ rằng, cho dù bạn có đưa ra hậu quả thế nào thì cuối cùng yêu cầu của bạn có thể vẫn không được đáp ứng.

VD: John, đây là lần thứ ba tôi cảnh cáo anh về việc muộn giờ làm. Anh mà đi trễ một lần nào nữa trong tháng này thì đừng có trách tôi !

Xin thêm thời gian.

Đôi khi bạn cũng cần tạm ngưng nói. Bạn có thể rơi vào trạng thái xúc động mạnh và không nhận ra được mình muốn gì. Lúc ấy hãy tỏ ra chân thành và bảo đối phương cho bạn một ít thời gian để suy nghĩ.

VD: Dave, đòi hỏi của anh khiến tôi phải cân nhắc. Tôi sẽ trả lời anh trong nửa tiếng nữa.

Dùng động từ khác.

-Dùng “sẽ không” thay vì “không thể” (won’t/can’t)

-Dùng “muốn” thay vì “cần” (want/need)

-Dùng “chọn” thay vì “phải” (choose to/ have to)

-Dùng “có thể” thay vì “nên” (could/should)

Nhắc đi nhắc lại.

Hãy chuẩn bị trước điều bạn muốn.

VD: Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Trong lúc trò chuyện, hãy liên tục nhắc đi nhắc lại thông điệp của bạn, đừng chùn bước ngay cả khi đối phương hiểu được ý bạn muốn nói.

Tôi muốn anh làm việc cho dự án Clancy

Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Tôi sẽ trả thêm tiền.

Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Tôi nói nghiêm túc, sếp tôi nhấn mạnh rằng nó phải được hoàn thành.

Tôi sẽ không nhận bất kỳ dự án nào.

Anh có thể làm ơn được không?

Xin lỗi, không phải tôi không nể tình anh nhưng quả thật tôi sẽ không nhận bất kỳ một dự án nào lúc này hết.

Lời khuyên :

Cẩn thận với phương pháp này. Nó ổn nếu bạn dùng để bảo vệ bản thân tránh bị khai thác thông tin. Tuy nhiên, nó sẽ phản tác dụng và đầy tiêu cực nếu bạn dùng nó để đe dọa người khác làm những việc trái với ý muốn của họ. Ngắn gọn hơn, đó là hành động thao túng.

Các bước: Phương pháp này bao gồm 4 bước:

1-      Sự kiện:  Nói cho người khác biết chính xác quan điểm của bạn về tình huống cũng như vấn đề này.

VD:  Này Jacob, chi phí sản xuất của tháng này nhiều hơn mức bình quân 23%. Tại sao anh không nói tôi, tôi thật sự bất ngờ với tin này đấy.

2-      Cảm nhận:  Mô tả cảm nhận của bạn rõ ràng.

VD: Tôi đang rất bực mình, anh chẳng biết chuyện này gây tổn thất thế nào cho công ty sao?

3-      Đòi hỏi: Nói cho họ biết đòi hỏi của bạn để không mất công đoán mò.

VD:  Anh cần phải thành thật với tôi và cho tôi biết khi nào ngân sách của chúng ta đang gặp vấn đề.

4-      Hệ quả: Mô tả kết quả tốt đẹp nếu đòi hỏi của bạn được đáp ứng

VD:  Tôi sẽ giúp đỡ và hỗ trợ anh tốt đa. Nếu anh tin tôi, chúng ta có thể lật ngược tình thế này.

Phương pháp này sẽ dễ thực hiện hơn rất nhiều một khi bạn đã rõ ràng về điều bạn muốn nói và diễn đạt.

Điểm cốt lõi:

Bạn quả quyết là khi bạn phân biệt được ranh giới giữa sự quả quyết và sự hùng hổ và cách cân bằng chúng. Nó có nghĩa là bạn có ý thức mạnh mẽ về bản thân và thừa nhận rằng bạn xứng đáng có được điều bạn muốn. Và nó cũng có nghĩa là bạn vững vàng hiên ngang trong mọi tình huống, dù là tình huống khó khăn nhất.

Sự quả quyết có thể được học tập và trau dồi. Mặc dù không phải muốn là được liền, nhưng bằng cách luyện tập từ từ bạn có thể cảm thấy ngày càng tự tin trong việc diễn đạt điều bạn muốn và cần. Khi độ quả quyết của bạn tăng dần lên, bạn sẽ trở thành một người làm việc đầy hiệu quả. Hãy bắt đầu ngay từ hôm nay và xem tác dụng thần kỳ của nó trong việc phối hợp với người khác tìm ra giải pháp, giải quyết các vấn đề và hoàn thành công việc.

Lập bản đồ hội thoại

15 PHUT FOUNDER / APRIL 18, 2012 / NO COMMENT

Lập trật tự cho những buổi họp hỗn loạn

Tóm ý của cuộc thảo luận mà bạn đang theo dõi.

Nhiều cuộc họp được tổ chức nhằm khám phá 1 chủ đề hay giải quyết 1 vấn đề, và trong số đó có nhiều buổi học thành công.

Tuy nhiên, vài buổi họp lại trở nên phức tạp và mất tổ chức, và gây thất vọng cho người tham dự. Có quá nhiều quan điểm, nhiều tiếng nói cạnh tranh – và có nhiều cách để buổi họp trở  nên lạc lối. Cuộc thảo luận thường đi quá xa so với vấn đề hay câu hỏi ban đầu. Những đóng góp có giá trị thì bị lờ đi. Và khi 1 quyết định được đưa ẩ, thường rất khó nhớ những chuỗi suy nghĩ dẫn đến quyết định đó.

Chúng ta vấp phải khó khăn này vì giải quyết vấn đề không mấy khi là 1 quá trình tuyến tính. Vì các suy nghĩ và ý tưởng chúng ta cứ liên tiếp nảy ra, nên cuộc thảo luận cũng thế. Một vài cá nhân có thể nói quá nhiều về chủ đề yêu thích, những người khác lại lạc sang những chủ đề ít liên quan (nhưng thú vị hơn), và cuộc nói chuyện cứ dẫm chân tại chỗ cho đến khi bạn quên mất là bạn đã bắt đầu từ đâu, hoặc trở nên thất vọng rằng mình vẫn đang ở tại vĩ trí đó bởi vì điều đó dễ dàng hơn.

Vậy, làm thế nào để bạn có thể đánh tan sự thất vọng và giữ việc giao tiếp trong buổi họp đi đúng hướng trong các tình huống này? Hãy cân nhắc việc sử dụng 1 kỹ thuật đơn giản và hiệu quả gọi là Lập bản đồ hội thoại.

Một ví dụ về hội thoại

Hãy xem cuộc hội thoại sau giữa 4 đồng nghiệp trong 1 buổi họp:

Paul: Về buổi họp ngày hôm nay, tôi muốn bàn về vấn đề nghỉ làm và tìm cách giải quyết vấn đề này.

Robert: À, vấn đề thật sự duy nhất là chỉ có 1 vài người thực sự hay vắng mặt. Họ vắng mặt còn nhiều hơn là đi làm.

Jacklyn: Thật ra, tỷ lệ vắng mặt chung đã tăng gấp đôi so với năm ngoái, và xu hướng còn tiếp tục tăng lên.

Robert: Chúng ta phải đuổi việc những người làm tăng tỷ lệ vắng mặt. Đó là cách giải quyết vấn đề.

Kerry: Tôi không nghĩ là đơn giản như thế, Rob. Chúng ta cần phải tìm ra lý do tại sao tỷ lệ vắng mặt lại tăng cao. Những người có tỷ lệ vắng mặt cao đã làm cho chúng ta lâu hơn 1 năm. Tại sao tỷ lệ vắng mặt của họ lại tăng nhiều như vậy trong năm ngoái? Và tỷ lệ vắng mặt của những người khác cũng tăng lên đấy chứ.

Jacklyn: Tôi nghĩ có thể là những thay đổi mà chúng ta gặp phải trong năm qua. Chúng ta có chủ tịch mới. Các vị trí thay đổi. Mọi người cảm thấy là thế giới công việc của họ bị đảo lộn hết.

Robert: Đúng, đúng, đúng. Thật là tệ. Vị trí của tôi cũng bị đổi, tôi luôn không gọi điện báo ốm. Chúng ta đã tạo ra những thay đổi để tốt hơn, vì thế hãy loại bỏ những người này và hãy thực sự làm mọi việc tiến triển.

Paul: Robert có ý đúng đấy. Một số người chấp nhận thay đổi hơn những người khác. Trong ngành của chúng ta, tốc độ thay đổi thì cao hơn các ngành khác. Chúng ta cần phải tìm những người có khả năng xử lý với kiểu môi trường làm việc như thế này.

Jacklyn: Đúng vậy, chúng ta có lẽ không cần phải thực phải làm công việc tuyển người phù hợp với văn hóa của công ty ta quá kỹ. Tôi cho là chúng ta nên tập trung và lĩnh vực đó…

Đột nhiên, cuộc họp chuyển sang 1 hướng mới – thiết kế lại quy trình tuyển dụng – khi mà mục tiêu ban đầu của buổi họp là thảo luận rộng rãi về nguyên nhân gây ra vấn đề nghỉ làm.

Tất nhiên, quy trình tuyển dụng có thể là 1 yếu tố trong vấn đề này, nhưng nó cần ghi nhận là 1 lý do tiềm năng, và không gì hơn thế. Đây tất nhiên không phải lúc hay chỗ để đi chi tiết vào vấn đề làm thế nào để tuyển dụng 1 cách khác đi, nhất là khi không có số liệu nào cho thấy tuyển dụng thực sự là 1 nhân tố tạo nên vấn đề

Đây chính là nơi mà kỹ thuật Lập bản đồ hội thoại phát huy tác dụng

Lập bản đồ hội thoại là gì?

Một bản đồ hội thoại giúp bạn phát hiện vấn đề theo 1 cách có hệ thống và tổ chức. 1 người hỗ trợ sẽ chiếu Bản đồ hội thoại lên tường hoặc màn chiếu, bản đồ được cập nhật liên tục để thể hiện tất cả những gì đang được thảo luận. Điều này có nghĩa là tất cả các ý kiến đều có tỷ lệ và tầm quan trọng như nhau trên giấy, dù ai khởi nguồn ý kiến hoặc ý kiến đó được bình luận bao nhiêu lần đi chăng nữa. Vì thế, mọi người sẽ dễ dàng đạt được sự hiểu biết chung, do các vấn đề và ý kiến ghi lại ngay lập tức để mọi người cùng xem.

Vì thế, thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hệ thống này nhận ra rằng giải quyết vấn đề sẽ bao gồm 1 cuộc hội thoại luôn thay đổi và phát triển. Và nó giúp bạn nắm được các ý mà không bị kéo ra khỏi những lời bàn về vấn đề trung tâm.

Một vài ích lợi của lập bản đồ hội thoại như sau:

Nó giúp đoan chắc với mọi người rằng các ý kiến của họ được chấp nhận và hiểu, nghĩa là họ có thể dừng việc biện hộ cho ý đó, và có thể chuyển sáng vấn đề khác.

Sự hợp tác giữa mọi người sẽ tăng lên, vì mọi người có thể thấy ngay là ý kiến của họ liên quan đến bức tranh lớn thế nào và đến các ý kiến khác thế nào.

Các ý kiến được tổ chức và cấu trúc,  đồng nghĩ với việc mọi người có thể dễ dàng chỉ ra những khoảng trống, những đoạn bị mất, họ có thể phân tích các vấn đề có phương pháp hơn, và có thể nghĩ đến 1 loạt các giải pháp tiềm năng và toàn diện hơn.

Sự tập trung của người tham dự sẽ chỉ về bản đồ chứ không phải việc khác. Điều này cho phép cuộc thảo luận diễn ra chân thực và bớt căng thẳng.

Cuộc hội thoại được ghi lại, vì thế những người không tham dự có thể được cập nhật nhanh chóng, và nhiều năm sau, họ có thể theo dõi được logic của bạn và hiểu tại sao ban lại làm điều bạn đã làm

Áp dụng kỹ thuật lập bản đồ hội thoại

Để sử dụng kỹ thuật này, bạn cần 3 thứ: 1 người hỗ trợ đã được đào tạo, 1 bảng vẽ, bản trắng, hoặc máy tính với máy chiếu số liệu.

Người hỗ trợ chịu trách nhiệm điều hòa buổi họp. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ tạo ra và cập nhật bản đồ trong khi cuộc hội thoại vẫn tiếp tục phát triển.

IBIS (Issue-Based Information System – hệ thống thôn tin dựa trên vấn đề) là ngôn ngữ ký hiệu dùng cho lập bản đồ hội thoại. Các ký hiệu biểu hiện cho các sự kiện khác nhau trong hội thảo, gồm các ký hiệu trong hình 1.

Học viện Compendium đã có phần mềm miễn phí mà bạn có thể download để tạo ra các bản đồ hội thoại. Bấm chuột vào đây biết thêm

Mọi người trong cuộc họp chuyển những ý kiến của họ đến người hỗ trợ, người này sẽ ghi các ý tưởng và ý kiến góp ý mới thành các yếu tố mới trong bản đồ. Điều này này không chỉ ghi lại quá trình tư duy, nó cũng chấn an mọi người rằng tất cả các ý đều được lắng nghe.

Với một Bản đồ hội thoại, các ý kiến thảo luận trở nên rõ ràng và dễ nhớ. Các ý kiến đóng góp được tổ chức tốt hơn và dường như liên quan đến vấn đề chung hơn, chứ không phải là chỉ 1 vấn đề riêng lẻ.

Khi các ý kiến đóng góp không hiệu quả, người hỗ trợ giữ cho cuộc thoại đi đúng hướng. Vì thế, khi 1 người bắt đầu tranh cãi hay cứ nêu 1 vấn đề nhiều lần, người hỗ trợ có thể chỉ cần hỏi người đó có thể thêm được ý gì mới không. Nếu không, cuộc hội thoại sẽ nhanh chóng đi tiếp. Điều này giúp mọi người tập trung, với sự chú ý hướng về phía bản đồ đang dần phát triển hơn là quan tâm đến việc làm cho ý kiến của họ được lắng nghe.

Bản đồ hội thoại cho cuộc họp ở phần đầu được trình bày như Hình 2

Với kỹ thuật lập hội thoại bản đồ, đề nghị vội vàng của Robert có thể dễ dàng bị áp đảo bởi ý kiến khách quan hơn từ Jacklyn, nhất là nếu anh khăng khăng với cách tiếp cận của mình và cô ấy ít nói hơn. Bản đồ tập trung chú ý đúng mới vào những ý kiến khách quan của Jacklyn về các số liệu thống kê về tỷ lệ vắng mặt, và chỉ ra lỗi trong các lập luận của Robert.

Quan trọng nhất là Bản đồ hội thoại giúp nhấn mạnh rằng sửa chữa quy trình tuyển dụng chỉ là 1 giải pháp có thể – không phải là giải pháp duy nhất. Người hỗ trợ có thể đảm bảo rằng mọi người sẽ nghĩ ra và thảo luận nhiều giải pháp tiềm năng khác nữa.

Mẹo nhỏ 1: 

Để biết nhiều hơn về cách giữ cho cuộc họp tập trung vào mục tiêu của nó, dù đó có phải là cuộc họp giải quyết vấn đề hay không, xin xem mục Điều hành cuộc họp hiệu quả. Bạn sẽ biết cách sử dụng chương trình họp nhằm đảm bảo rằng mọi người biết bạn mong muốn gì, đảm bảo rằng bạn đã bao gồm nhưng gì cần thiết và cũng như đảm bảo rằng bạn sử dụng thời gian 1 cách thông thái.

Tip 2:

Bản đồ tư duy cũng là 1 kỹ thuật khác để nắm bắt vô số ý tưởng mà bạn có về 1 vấn đề hoặc chủ đề. Bản đồ tư duy là 1 quy trình chảy tự do mà bạn thường làm cho mình ơn là hiểu 1 chủ đề. Đối với Bản đồ hội thảo thì lại là 1 quá trình của cả nhóm để giữ hội thoại đi đúng hướng và tập trung, vì thế mặc dù chúng cùng dựa trên 1 ý tưởng, nhưng chúng được áp dụng rất khác nhau.

Các điểm quan trọng

Để giải quyết vấn đề, bạn phải tập trung.

Trong bối cảnh 1 cuộc họp, điều này không dễ dàng gì. Có thể có nhiều ý tưởng và quan điểm cạnh tranh nhau, và vài người biết cách làm cho ý kiến của mình được lắng nghe hơn một số người khác. Lập bản đồ hội thoại giúp bạn có 1 quy trình giải quyết vấn đề hệ thống và có tổ chức, và đảm bảo cuộc đàm thoại theo đúng mục tiêu. Khi đã có 1 người hỗ trợ, phần còn lại thật đơn giản. Mọi người đều có cơ hội đóng góp như nhau vào cuộc tranh luận, và mọi dòng tư tưởng, lập luận đề được ghi lại.

Điều này  khiến cho 1 quy trình lộn xộn trở nên quy củ hơn, và giúp đảm bảo rằng các vấn đề được khai thác triệt để trước khi đưa ra quyết định

Ngôn ngữ cơ thể

15 PHUT FOUNDER / MARCH 9, 2012 / NO COMMENT

Hiểu được giao tiếp không lời:

Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp thật sự không tin vào điều ai đó đang nói? Bạn có cảm giác rằng có điều gì đó không ổn hoặc giả dối ở đây? Có thể họ nói “Có”, kỳ thực trong thâm tâm họ lại ngầm phủ định chuyện đó.

Sở dĩ có hiện tượng người này nói một đằng nhưng người kia hiểu một nẻo đều là do ngôn ngữ cơ thể gây ra cả. Vì thế để hiểu chính xác và hiệu quả được ý người khác khi giao tiếp với họ, trước hết bạn phải tập làm quen với các dấu hiệu cũng như biểu hiện của loại ngôn ngữ đặc biệt này đã.

Đôi khi chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy chúng, nhưng đôi khi lại không. Nói một cách chi tiết, sự vận động, cử chỉ, nét mặt hay thậm chí cả sự thay đổi tư thế đều bộc lộ phần nào đó về con người chúng ta, và những gì mà ta đang giấu trong lòng cũng đều có thể biểu hiện ra bên ngoài.

Nắm bắt được ngôn ngữ của cơ thể và ý nghĩa của chúng, bạn có thể “nhìn thấu” được người khác và hiển nhiên điều đó tạo ra cho bạn có lợi thế to lớn hơn họ khi giao tiếp. Hơn nữa, nếu bạn đã thành thạo trong việc thấu hiểu người khác, bạn cũng có thể làm tốt trong việc chuyển giao thông điệp của mình đến với họ chính xác, tránh để các ngôn ngữ hình thể gây ra hiểu lầm đáng tiếc.

Tôi chắc rằng ai mà chẳng có lần lời nói cửa miệng và biểu hiện cơ thể lại mâu thuẫn với nhau. Loại ngôn ngữ không lời này có ảnh hưởng không nhỏ tới vấn đề đối nhân xử thế của ta với người khác, và ngược lại, người khác đối với ta.

Nói đến đây cũng rõ, bài viết này nhằm mục đích giải thích cho bạn ngôn ngữ không lời và cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả nhất khi giao tiếp với người khác.

Ấn tượng đầu tiên và sự tự tin

Thử nhớ lại lần đầu tiên bạn gặp ai đó tại công sở hoặc lần cuối cùng bạn theo dõi một người trình bày bài thuyết trình của họ.

Ấn tượng ban đầu của bạn là gì? Bạn có thấy được sự tự tin nơi họ không? Bạn có muốn tiếp xúc với họ không? Và bạn có bị họ thuyết phục không?

Có hai trường hợp.

Trường hợp thứ nhất: Họ sải bước vào phòng, bạn chào họ và cả hai bắt tay thật chặt. Trong suốt quá trình giao tiếp, bạn để ý thấy họ luôn duy trì giao tiếp bằng mắt, nét mặt và cử chỉ thoải mái nhẹ nhàng, cởi mở.

Trường hợp thứ hai: Họ rụt rè đi vào, chào hỏi nhưng lại không nhìn vào mắt bạn,  bắt tay nhưng cái bắt tay lại thật ủ rũ. Trong lúc cả hai đang nói chuyện họ cứ nhìn đâu đâu, nét mặt thì toát lên vẻ căng thẳng, cử chỉ và điệu bộ thì cứng nhắc, gò bó.

Khi bạn quan sát một ai đó, bạn có thể đánh giá xem người đó có tự tin hay không bằng cách kiểm tra xem những biểu hiện sau:

Biểu hiện của người tự tin:

-Tư thế: Đứng thẳng lưng.

-Giao tiếp mắt: luôn duy trì cộng với nụ cười thường trực trên môi.

-Cử chỉ của tay: Quả quyết, khoan thai.

-Lời nói: Chậm rãi và rõ ràng.

-Âm lượng giọng nói: Vừa phải.

Nắm được những điều này, bạn không những có thể “giải mã” được người khác mà còn vận dụng cho bản than trong một số trường hợp cần thiết.

Ví dụ, bạn chuẩn bị có một bài thuyết trình lớn hoặc sắp tham dự một cuộc họp quan trọng nhưng lại không đủ tự tin. Vậy tại sao lại không “trang bị” sự tự tin tạm thời cho mình bằng những kiến thức ở trên.

Những cuộc họp mặt thử thách và sự phòng ngự.

Đã bao giờ bạn tham dự một cuộc họp mặt quan trọng và đầy khó khăn. Có thể đó là một buổi kiểm duyệt khả năng làm việc hoặc một buổi thương lượng ký kết hợp đồng chẳng hạn, vân vân. Sẽ thật may mắn nếu bạn và đối tác cởi mở, lắng nghe lẫn nhau để suôn sẻ đi đến kết quả tốt đẹp sau cùng.

Nhưng nếu dễ như thế thì chẳng cần phải nói, thường thì đối tác sẽ ở trạng thái phòng ngự và không thực sự chú ý đến điều bạn nói. Nếu chuyện này diễn ra trong một buổi họp thẩm định, bạn phải nhắc nhở đồng nghiệp thay đổi hành vi của họ, rằng bạn rất mong họ có thái độ hợp tác với những gì bạn đang cố gắng truyền đạt.

Một số dấu hiện chứng tỏ người nói chuyện với bạn đang ở tư thế phòng thủ là:

-Tay/cánh tay thu lại sát cơ thể.

-Rất ít biểu lộ cảm xúc nét mặt.

-Cơ thể có xu hướng tránh xa bạn.

-Hai cánh tay bắt chéo trước ngực.

Bằng cách nhận biết những biểu hiện trên, bạn có thể thay đổi cái bạn đang nói đến và cách bạn truyền đạt vấn đề đó để khiến người đó cũng thay đổi thái độ của họ theo một hướng tích cực hơn.

Tương tự, nếu bạn cũng cảm thấy mình hơi phòng thủ trong một cuộc đàm phán, hãy nhớ điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể sao cho phù hợp với hoàn cảnh khi đấy, rằng bạn đang thật sự cởi mở và tiếp thu vấn đề mà đối tác đang thảo luận.

Làm việc nhóm và sự thiếu hợp tác

Bạn có bao giờ  đứng thuyết trình nhưng nhìn xuống dưới thấy mọi người ngáp lên ngáp xuống không? Có nghĩ đến chuyện làm việc với một nhóm để cùng chia sẻ và thống nhất trách nhiệm cũng như thời hạn kết thúc? Mọi người đều có sẵn ý tưởng hay tỏ ra bất hợp tác ?

Ai khi thuyết trình với nhóm cũng muốn nhận được sự hưởng ứng 100% cả mặc dù điều này không phải lúc nào cũng được. Tuy nhiên bạn có thể chủ động lôi kéo thính giả nếu thấy họ đang có vẻ chán bài thuyết trình của bạn. Một vài biểu hiện cần lưu ý:

-Đầu cúi xuống.

-Mắt đờ đẫn hoặc nhìn vào thứ gì khác.

-Tay bỏ trong túi quần hoặc cầm bút lên nghịch.

-Viết, vẽ linh tinh.

-Ngồi trượt dài trên ghế.

Khi bạn nhận ra một ai đó không tập trung, bạn có thể ra tay để lôi kéo sự chú ý của họ, bằng cách hỏi người nào đó một câu trực tiếp chẳng hạn. Và khi chuyện này xảy ra, hãy chắc rằng ngôn ngữ cơ thể của bạn diễn đạt chính xác điều mà bạn muốn.

Dối trá

Trong tất cả những biểu hiện về ngôn ngữ cơ thể mà chúng ta đã, đang và sẽ nói tới ở đây, việc nhận biết được việc một người có đang nói dối hay không là hữu ích nhất.

Một vài biểu hiện tiêu biểu:

-Không hoặc rất ít giao tiếp bằng mắt; mắt chuyển động láo liên, con ngươi hẹp.

-Hay đặt tay hay ngón tay lên miệng trong lúc nói.

-Cơ thể có xu hướng giữ khoảng cách ra xa người đối diện, hoặc có những dấu hiệu, cử chỉ không tự nhiên.

-Nhịp thở tăng lên.

-Da đổi màu (đỏ mặt hay cổ)

-Mồ hôi túa ra.

-Âm vực giọng nói thay đổi, nói lắp, đằng hắng.

Như với mọi ngôn ngữ không lời khác, một điều bạn cần nhớ là không phải ngôn ngữ cơ thể của mọi người đều y như nhau, vẫn có một chút khác đấy. Do đó khi thấy một vài biểu hiện có vẻ giông giống những biểu hiện ở trên thì đừng vội vàng kết luận ! Bởi khi con người rơi vào trạng thái căng thẳng họ cũng xuất hiện những biểu hiện đó. Điều bạn nên làm lúc này là nhận biết những tín hiệu đáng ngờ, rồi từ đó hỏi nhiều hơn và chi tiết hơn để có thể đưa ra kết luận rằng đối tượng đó có thành thật hay không.

Việc làm rõ hơn nữa ngôn ngữ cơ thể của một người không bao giờ là thừa khi bạn đang kiểm tra mức độ chính xác ý nghĩa của cử chỉ đó. Điều này đặc biệt đúng trong những buổi phỏng vấn tuyển dụng hay các cuộc thương lượng.

———————

Phỏng vấn, thương lượng và phản hồi

Bạn sẽ làm gì khi được hỏi một câu hỏi hay? Liệu bạn có suy nghĩ một chút trước khi trả lời không? Đây là hai trường hợp có thể xảy ra:

Một là bạn sẽ xổ toẹt câu trả lời mà không cần suy nghĩ, hai là bạn suy nghĩ cẩn thận câu hỏi trước khi đưa đưa ra đáp án. Với trường hợp thứ hai, bạn sẽ chiếm được cảm tình của người hỏi vì bạn cho họ thấy được rằng câu hỏi của họ đủ hay để trả lời sau khi đã mất thời gian cân nhắc.

Ứng xử như vậy ở bất cứ buổi tuyển dụng hay thương lượng nào cũng đều gây ra dấu hiệu tích cực đối với người hỏi. Một số biểu hiện người tập trung cho câu hỏi:

-Mắt nhìn về hướng khác và chỉ quay trở lại tiếp xúc với mắt người hỏi khi trả lời.

-Vuốt cằm.

-Tay đặt lên má.

-Nghiêng đầu, mắt nhìn lên trên.

Như vậy, cho dù bạn là người hỏi hay là người trả lời, đây là những cử chỉ chắc chắn đúng cho trường hợp thứ hai ở trên.

Không nên vơ đũa cả nắm !

Như tôi đã nói ở trên, mỗi người là một cá thể khác nhau, và có thể những biểu hiện cơ thể bạn thấy nó lại chẳng giống như bạn nghĩ. Điều này thường xảy ra do khác nhau giữa thói quen của mỗi người và đặc biệt là về mặt văn hóa của từng vùng. Vì vậy, để chắc chắn rằng phán đoán của bạn là đúng, bạn có thể dùng những phép thử như hỏi những câu hỏi chi tiết, tìm hiểu người đó kỹ hơn.

Để luyện tập và trau dồi kỹ năng nhận biết ngôn ngữ cơ thể, bạn cần dành thời gian quan sát những người xung quanh bạn. Những người đó có thể là hành khách trên xe bus, trên tàu lửa, hoặc trên TV nhưng không bật tiếng, để ý cách họ ứng xử với những người khác. Trong lúc đang quan sát, cố gắng đoán xem họ đang nói những gì hoặc chuyện gì đang diễn ra giữa họ.

Cho dù bạn không có cơ hội kiểm tra rằng mình đúng hay sai, bạn cũng thu thập được kha khá kỹ năng quan sát rồi đấy và sẽ giúp bạn nhạy hơn trong việc chộp lấy các tín hiệu của ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp với người khác.

Mẹo:

Khi đã thành thạo việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể, người ta thường dùng nó để diễn đạt rõ thông điệp mà họ đang truyền tải hay củng cố thêm sức mạnh cho những gì họ đang nói.

Trong một vài trường hợp thì điều này chấp nhận được. Bạn có thể đeo lên mặt một chiếc mặt nạ can đảm khi sắp đi gặp một ai đó hay chuẩn bị thuyết trình. Tuy nhiên, nó lại phản tác dụng nếu bạn cố gắng thuyết phục ai đi ngược lại với mong muốn của họ. Tại sao? Vì có thể bạn bị “gậy ông đập lưng ông” vì không điều khiển được những cử chỉ của mình. Việc này sẽ bạn mất đi niềm tin cũng như sự tín nhiệm của người đó một cách nghiêm trọng.

Điểm cốt lõi:

Ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi chúng ta giao tiếp và có thể phản ánh khá chính xác những gì thực sự đang diễn ra bên trong chúng ta.

Ngôn ngữ cơ thể bao gồm chuyển động cơ thể, những cử chỉ (chân, tay, bàn tay, đầu và thân), tư thế, căng cơ, giao tiếp mắt, da đổi màu (ửng đỏ), và thậm chí là cả nhịp thở, sự tiết mồ hôi. Chưa hết, còn có thêm tốc độ, cao độ và sự thay đổi của giọng nói.

Nên nhớ một điều rằng ý nghĩa ngôn ngữ cơ thể có thể khác nhau giữa những cá nhân, và giữa những quốc tịch, văn hóa khác nhau. Do nó thiên biến vạn hóa như vậy cho nên bạn cần “giải mã” những tín hiệu đã học được trên đây trước khi đưa ra kết luận sau cùng, bằng cách đặt câu hỏi và tìm hiểu kỹ đối tượng.

Đơn giản hóa mọi thứ

15 PHÚT / FEBRUARY 2, 2012 / 5 COMMENTS

Tránh phức tạp hóa vấn đề

Không gì hay hơn sự đơn giản. Trong một thế giới đầy phức tạp thì sự đơn giản là vô cùng quan trọng. Giữa một đống lổn nhổn rối mắt, những gì đơn giản nhất luôn luôn tỏa sáng nhất, luôn gây chú ý nhất.

Sự đơn giản là yếu tố hang đầu của một câu slogan. Như khi bạn nghe slogan “Just do it” của hãng giày lừng danh Nike. Trong đầu bạn sẽ lập tức hiện lên logo của Nike cùng tất cả những gì liên quan tới nó như chất lượng hảo hạng, luôn luôn cải tiến…vv. Đừng xem thường sứ đc mạnh của ba từ “nhỏ mà có võ” này.

Khi bạn thấy hai tờ bướm quảng cáo, một bên dày đặc chữ li ti và một bên là ít chữ nhưng to đậm, tờ nào sẽ thu hút bạn hơn ? Hiển nhiên là cái ít chữ rồi phải không, càng đơn giản, càng gây ấn tượng, càng thu hút sự chú ý.

Con người ta có xu hướng chỉ tìm bắt tay hiểu chi tiết một điều gì đó nếu ban đầu nó hấp dẫn họ.  Cho nên, để lôi kéo sự chú ý của họ, bạn cần phải tiếp cận một cách đơn giản, nhẹ nhàng.

Khi ít là nhiều

Để đơn giản hóa một chuyện thì lại…không đơn giản bởi có quá nhiều thứ bạn muốn truyền đạt và bạn không muốn bỏ sót thứ nào cả. Bạn cần đặt ưu tiên hàng đầu cho những thứ người ta có xu hướng dễ quên nhất.

Hãy đọc đoạn văn này:

Một điều quan trọng bạn cần hiểu là: “ý tại ngôn ngoại” (ý ở ngoài lời, ý nhiều lời ít). Khi bạn nghĩ ra một câu và viết ra. Nếu bạn sử dụng càng ít chữ thì nó càng dễ đi sâu vào lòng người. Và nếu bạn viết được nhiều câu như vậy, hiểu biết của bạn cũng tăng lên đáng kể.

Và so sánh nó với đoạn văn này:

Trong ít có nhiều . Lấy ví dụ, một câu càng súc tích thì ẩn chứa bên trong nó càng nhiều ý nghĩa.

Đoạn nào bạn thấy thích hơn và dễ hiểu hơn?

Nguyên tắc KISS được đưa ra để thực hiện khái niệm này. Bạn có thể hiểu KISS là “Keep It Simple, Stupid” hoặc “Keep It Simple, Silly”, “Keep It Short and Sweet”, “Keep It Simple, Sweetheart”. Cho dù bạn có đọc nó bằng cách nào,  nó vẫn vô cùng súc tích !

Nhưng KISS không chỉ hữu dụng trong giao tiếp mà còn chứng tỏ tầm quan trọng của nó cả trong thiết kế và tư duy: Thứ gì càng phức tạp thì càng ít người hiểu được. Hơn nữa, càng phức tạp thì càng dễ sai sót, các yếu tố quan dễ bị bỏ qua, và còn nhiều vấn đề nữa phát sinh.

Và khi ý thức được tầm quan trọng của sự đơn giản, chúng ta có thể kiềm chế được việc chứng tỏ bản thân một cách thái quá, mà điều này rất dễ đến trường hợp dở khóc dở cười “Gậy ông đập lưng ông”.

Nguyên tắc KISS

Xung quanh có rất nhiều cơ hội để chúng ta luyện tập KISS. Cho dù đó là khi bạn chế tạo ra những sản phẩm dễ dùng, khi tinh giản các quy trình, hoặc khi truyền đạt một thông tin quan trọng thì cách tiếp cận đơn giản luôn tỏ ra hiệu quả nhất.

Một câu hỏi được đặt ra khiến nhiều người trăn trở là :”Nếu đơn giản mà lại hiệu quả như thế, tại sao chúng ta lại không thấy nó thường xuyên?”. Câu trả lời ở đây là, đơn giản hóa một thứ không nên hiểu là cắt giảm đi số lượng hoặc khối lượng của nó, mà là cô đọng nó lại cho thật súc tích nhưng vẫn giữ nguyên chất lượng. Công việc này đòi hỏi cả một quá trình động não và phân tích chứ không thể xem nhẹ.

Sự đơn giản không đồng nghĩa với kém hơn, hời hợt hơn. Đơn giản ở đây là việc loại bỏ những thứ râu ria không cần thiết, chỉ giữ lại phần cốt lõi. Thách thức ở đây là làm sao chúng ta biết được phần nào là cần thiết và phần nào không.

Lấy ví dụ, vẽ biểu đồ và biểu đồ đòi hỏi nhiều công sức hơn là viết một bản tóm tắt. Tuy nhiên hãy nghĩ tới lợi ích to lớn cuối cùng mà bạn đạt được. Nguyên tắc KISS có thể nói là đúng như câu thành ngữ:  “Trăm nghe không bằng một thấy”

Vận dụng KISS trong công việc

Lựa chọn từ ngữ cho thật cẩn thận bạn thực hiện công việc giao tiếp trên giấy tờ (viết email chẳng hạn):

- Trình bày rõ ràng những gì bạn nói.

- Sử dụng tiêu đề và gạch đầu dòng để nhấn mạnh thông tin quan trọng.

- Đọc lại và chỉnh sửa, bỏ bớt những từ và thông tin không thật sự cần thiết.

Chỉnh sửa văn bản cho thật hiệu quả, dễ nhìn:

- Sử dụng nhiều khoảng trắng.

- Đánh dấu , gạch chân hoặc in đậm các từ khóa và khái niệm.

- Biết được đối tượng bạn muốn gửi đến là ai và mục tiêu của bạn là gì để sử dụng văn phong phù hợp.

Trình bày đơn giản nhưng hiệu quả:

- Các thông tin đưa ra ngắn và đi thẳng vào vấn đề.

- Thêm vào công cụ hỗ trợ trực quan đơn giản và dễ đọc.

- Sử dụng các bản tin để trình bày chi tiết.

- Hạn chế tối đa những yếu tố gây xao nhãng để người đọc có thể chú trọng vào ý chính.

Tập trung vào việc giải quyết những tình huống xấu:

- Phân tích nguyên nhân tận gốc để đặt vấn đề đi đúng quan điểm.

- Liên tục trau dồi, học hỏi, cải tiến để đơn giản hóa hệ thống và quy trình làm việc của bạn.

- Tạo ra hệ thống hỗ trợ nhằm khuyến khích người khác tìm kiếm cơ hội để nâng cao hiệu quả.

Khắc ghi điều này: Luôn luôn khiêm tốn, đừng bao giờ tỏ ra quá ngạo mạn hay quả quyết. Việc chứng tỏ bản thân mình đôi khi lại gây ra hậu quả khôn lường. Nói luôn mồm trong một cuộc họp hay cố gắng thuyết phục người khác bạn tài giỏi thế nào, thường chỉ khiến bạn trông rất “thùng rỗng kêu to” trong mắt mọi người. Đó chính là “Gậy ông đập lưng ông”

Chứng tỏ khả năng của bạn bằng cách trả lời cho người khác điều họ muốn biết thật nhanh chóng và đơn giản. “Chân nhân bất lộ tướng”, người giỏi thì không cần phải chứng tỏ bởi tự nó sẽ bộc lộ ra. Không phải cứ nói nhiều, viết nhiều, là người ta sẽ cho bạn giỏi, mà họ sẽ đánh giá điều đó qua cách bạn ứng xử.

Điểm cốt lõi:

Giữ cho mọi chuyện được đơn giản thật ra lại không phải là một công việc đơn giản. Bạn phải suy nghĩ đồng thời vạch ra kế hoạch cho những gì mình muốn nói hoặc muốn làm. Bạn phải hiểu được tại sao bạn nói và làm chuyện đó. Khi bạn tập trung cao độ vào kết quả

Chi tiết cũng cần thiết. Thế nhưng nếu bạn sa đà vào chi tiết quá sớm thì sẽ dễ gặp bế tắc và khiến thông điệp của bạn khó hiểu, kém hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho mọi thứ thật đơn giản là bạn đã tạo ra một thành phẩm có chất lượng vượt trội rồi. Đừng cố gắng nói hay làm mọi thứ, hãy đặt trọng tâm vào những thứ cần thiết ưu tiên !

Khi bạn đã đơn giản hóa được một mớ hỗn độn thì xin chúc mừng, bạn đã thành công rồi đấy !

Văn hóa đa chiều của Hofstede

15 PHUT FOUNDER / JULY 6, 2011 / 1 COMMENT

Tìm hiểu giá trị của môi trường làm việc trên toàn thế giới

Trong thời đại toàn cầunhư ngày nay, công nghệ đã giúp mang thế giới lại gần nhau hơnvà tạo điều kiện cho nhiều người thuộc nhiều nền văn hóa khác nhau có cơ hội làm việc và giao tiếp cùng nhau.

Đây là một sự thật đầy thú vị nhưng cũng ẩn chứa nhiều bực bội và bất trắc. Làm sao để liên hệ với một người thuộc một nền văn hóa khác? Nên nói gì, không nên nói gì để bắt đầu một cuộc trò chuyện? Chủ đề nào thuộc loại cấm kị mà nên để ý?

Xây dựng quan hệ với mọi người từ khắp nơi trên thế giới mới chỉ là một chiều của đa dạng văn hóa. Ngoài ra, bạn còn gặp phải các vấn đề như cách động viên mọi người, cơ cấu dự án và phát triển chiến lược.

Có những quy tắc có thể áp dụng cho nơi nơi này nhưng lại không đúng ở nơi khác, Vậy câu hỏi đặt ra là “Làm sao để hiểu được sự khác biệt về văn hóa đó?” Chúng ta buộc phải học hỏi từ sai lầm của chính mình hay có thể tham khảo từ những người đi trước?

May mắn thay, Tiến lỹ tâm lý học Geert Hofstede đã tự mình hỏi và giải đáp câu hỏi này trong những năm 1970 qua hơn 1 thập kỷ nghiên cứu và hàng ngàn bài phỏng vấn. Để từ đó, hình thành nên tiêu chuẩn được công nhận trên toàn thế giới về mô hình về kích cỡ văn hóa.

Sau quá trình phỏng vấn những người làm việc cho cùng một tổ chức tại hơn 40 quốc gia trên thế giới, Hofstede đã thu thập đủ dữ liệu và  bắt đầu phân tích dữ liệu của mình. Mới đầu, ông xác định được bốn kích thước khác biệt về văn hóa để phân biệt nền văn hóa này với một nền văn hóa khác. Sau đó, ông thêm vào chiều thứ năm để tạo nên mô hình như hiện nay.

Từng quốc gia sẽ được tính điểm với thang tỷ lệ từ 0 đến 100 cho mỗi chiều. Chiều nào có điểm càng cao nghĩa là chiều đó được thể hiện nhiều ra bên ngoài xã hội.

Năm Kích thước Văn hóa

Dựa trên cơ sở dữ liệu về thống kê văn hóa, Hofstede bắt đầu phân tích kết quả và tìm thấy mô hình rõ ràng về sự tương thích và khác biệt của xã hội theo năm chiều. Điều thú vị là nghiên cứu của Hofstede chỉ được tiến hành trên các nhân viên của IBM nhưng từ đó đã giúp ông xây dựng mô hình dựa trên sự khác biệt về quốc gia trong văn hóa và loại bỏ chủ yếu khác biệt về văn hóa công ty.

Năm kích thước văn hóa bao gồm:

1. Quyền lực / Khoảng cách (PD) – Kích thước này nói lên mức độ bất bình đẳng đã tồn tại – và được chấp nhận – giữa những người có và không có quyền lực trong xã hội. PD cao đồng nghĩa với việc xã hội chấp nhận sự phân phối không công bằng về quyền lực và mọi người đều hiểu “chỗ đứng” của mình trong xã hội. Còn PD thấp có nghĩa là quyền lực được chia sẻ và được phân tán đồng đều trong xã hội và mọi thành viên trong xã hội xem mình bình đẳng với người khác.

Ứng dụng: Theo mô hình Hofstede, trong một đất nước có PD cao như Malaysia (104), bạn chỉ được gửi báo cáo cho đội ngũ quản lý cấp cao và chỉ vài lãnh đạo cấp cao có quyền lực mới được tham gia vào cuộc họp kín.

Đặc điểm

Gợi ý

High PD

Công ty tập trung.

Phân cấp mạnh.

Hố sâu ngăn cách giữa bồi thường, quyền lực và sự tôn trọng.

Công nhận quyền lực của lãnh đạo.

Cần phải hỏi ý kiến cấp cao nhất mới có câu trả lời.

Low PD

Tổ chức phẳng hơn

Cấp trên và cấp dưới bình đẳng với nhau.

Sử dụng sức mạnh đội nhóm

Nhiều người cùng ra quyết định.

2. Chủ nghĩa cá nhân (IDV)– Nói lên sức mạnh của một cá nhân với những người khác trong cộng đồng. IDV cao chứng tỏ cá nhân đó có kết nối lỏng lẻo với mọi người. Tại các quốc gia có IDV cao, mọi người thường ít kết nối và ít chia sẻ trách nhiệm với nhau ngoại trừ gia đình và một vài người bạn thân. Còn trong xã hội có IDV thấp, các cá nhân gắn kết mạnh với nhau và mức độ trung thành cũng như tôn trọng dành cho thành viên của nhóm khá cao. Quy mô nhóm cũng lớn hơn và thành viên chịu trách nhiệm nhiều hơn cho mỗi thành viên khác trong nhóm.

Ứng dụng: Phân tích của Hofstede cho thấy các nước Trung Mỹ như Panama và Guatemala là những nơi có điểm IDV rất thấp (tương ứng là 11 và 6). Do đó cộng đồng sẽ dễ dàng  hiểu và đón nhận một chiến dịch tiếp thị nhấn mạnh lợi ích của việc phục vụ cộng đồng hoặc gắn kết với phong trào chính trị.

Đặc điểm

Gợi ý

IDV cao

Tôn trọng thời gian và nhu cầu tự do của người khác

Thích thử thách và mong đợi tưởng thưởng vì đã lao động chăm chỉ.

Tôn trọng quyền riêng tư.

Công nhận thành quả

Đừng hỏi quá nhiều thông tin cá nhân.

Khuyến khích tranh luận và thể hiện ý tưởng cá nhân.

IDV thấp

Nhấn mạnh xây dựng kỹ năng để trở nên xuất chúng trong một lĩnh vực nào đó

Làm việc vì phần thưởng vật chất.

Sự hài hòa quan trọng hơn sự trung thực.

Tôn trọng sự thông thái và tuổi tác.

Trấn áp cảm xúc để tạo ra môi trường làm việc hòa hợp.

Tôn trọng truyền thống và chỉ muốn thay đổi từ từ.

3. Nam tính (MAS) – Kích thước nàyđề cập đến việc xã hội gắn kết và đề cao vai trò truyền thống của nam và nữ ra sao. Xã hội có MAS cao là những nơi nam giới được trông đợi phải là trụ cột, quyết đoán và mạnh mẽ còn phụ nữ sẽ không được giao trọng cách và công việc vốn thuộc về nam giới. Ngược lại, xã hội có MAS thấp không đảo ngược vai trò giới tính mà chỉ đơn giản là làm mờ vai trò của nó. Ở đó, nữ giới và nam giới làm việc cùng nhau trên nhiều ngành nghề. Đàn ông được phép yếu đuối và phụ nữ có thể làm việc chăm chỉ để tiến thân trên sự nghiệp.

Ứng dụng: Nhật Bản có chỉ số MAS rất cao là 95 trong khi đó Thụy Điển lại chỉ có 5 điểm. Theo phân tích của Hofstede, nếu định mở một văn phòng tại Nhật Bản, bạn chỉ có thể có thành công lớn nếu chỉ định một nhân viên nam dẫn dắt đội và có lực lượng nam giới áp đảo trong nhóm. Tại Thụy Điển, bạn phải thành lập đội nhóm dựa trên việc phân bổ hợp lý các kỹ năng chứ ko phải giới tính.

Đặc điểm

Gợi ý

MAS cao

Đàn ông là giống đực còn phụ nữ là giống cái.

Có sự khác biệt rõ giữa công việc của nam giới và nữ giới.

Chú ý tới sự phân biệt giữa vai trò của nam và nữ.

Khuyến cáo nam giới không nên thảo luận hoặc đưa ra các quyết định cảm tính.

MAS thấp

Namgiới làm được thì nữ giới cũng làm được.

Người phụ nữ thành công và quyền lực sẽ được trọng vọng.

Tránh xa tâm lý “câu lạc bộ của các chàng trai”.

Đảm bảo rằng công việc không phân biệt đối xử giới tính.

Đối xử bình đẳng giữa nam và nữ.

4. Tính bấp bênh / Chỉ số xa lánh (UAI)– Kích cỡ này liên quan tới mức độlo lắngcủa các thành viên trong xã hội về nhữngtình huống không chắc chắn hoặc không biết. Quốc gia có điểm UAI cao luôn cố gắng tránh xa các tình huống không rõ ràng hết mức có thể. Xã hội đó được điều chỉnh bởi các quy tắc, trật tự và luôn tìm kiếm một “sự thật” chung. UAI thấp điểm cho thấy xã hội đó thích hưởng ứng sự kiện mới và các giá trị khác biệt. Có rất ít quy tắc chung và người dân được khuyến khích tự do khám phá sự thật.

Ứng dụng: Kích thước văn hóa của Hofstede chỉ ra rằng khi thảo luận về một dự án với người Bỉ, quốc gia có điểm UAI là 94, bạn nên điều tra nhiều trường hợp và chỉ cần trình bày một vài lựa chọn nhưng phải đầy đủ thông tin chi tiết về kế hoạch rủi ro và ngẫu nhiên. (Lưu ý sự khác biệt văn hóa giữa người nói tiếng Pháp và tiếng Hà Lan ở Bỉ!)

Đặc điểm

Gợi ý

UAI cao

Cách thức kinh doanh cứng nhắc với nhiều luật lệ và quy tắc

Cần và yêu cầu phải có cấu trúc

Cảm giác lo lắng căng thẳng lấn át cảm xúc và biểu hiện.

Tránh né sự khác biệt.

Hiểu rõ về mong đợi và thước đo của mihf.

Lập kế hoạch, chuẩn bị và giao tiếp thường xuyên và rõ ràng, có kế hoạch chi tiết và tập trung vào mặt chiến thuật của dự án.

Biểu hiện thái độ bằng giọng nói và cử chỉ tay chân.

UAI thấp

Thái độ kinh doanh linh động.

Lo lắng về kế hoạch dài lâu hơn là những việc xảy ra hằng ngày.

Chấp nhận thay đổi và rủi ro.

Không áp đặt quy tắc hoặc cấu trúc không cần thiết.

Giảm thiểu các phản ứng nặng tình cảm bằng cách giữ bình tĩnh và suy nghĩ kỹ trước khi nói.

Thể hiện sự tò mò khi khám phá ra điểm khác biệt.

5. Định hướng dài hạn (LTO) – Kích cỡ này đề cập đến việc xã hội đánh giá các giá trị xã hội lâu đời – chứ không phải ngắn hạn – và truyền thống như thế nào. Đây là chiều thứ năm mà Hofstede thêm vào sau khi tìm ra mối liên kết mạnh mẽ với triết học Nho giáo của các quốc gia châu Á. Từ đó dẫn tới cách cư xử hoàn toàn khác biệt so với các nền văn hóa phương Tây. Tại các quốc gia có điểm LTO cao, người ta quan trọng việc thực hiện các nghĩa vụ xã hội và tránh bị “mất mặt” trước đám đông.

Ứng dụng: Theo phân tích của Hofstede, Hoa Kỳ và Anh Quốc là 2 quốc gia có điểm LTO thấp cho thấy bạn có thể mong muốn bất kì điều gì liên quan tới sáng tạo và ý tưởng mới lạ. Mô hình này hàm ý rằng người dân ở Mỹ và Anh không đánh giá cao các giá trị truyền thống như nhiều nơi khác và sẵn sàng giúp bạn thực hiện các kế hoạch sáng tạo miễn là họ được tham gia. (Phát hiện này có thể gây ngạc nhiên cho người dân ở Anh, nơi có nhiều hiệp hội truyền thống!)

Đặc điểm

Gợi ý

LTO cao

Gia đình là tế bào của xã hội.

Cha mẹ và nam giới có nhiều quyền hơn so với con trẻ và phụ nữ.

Đạo đức làm việc cao.

Đề cao học vấn và đào tạo.

Tôn trọng các giá trị văn hóa.

Không phô diễn ngông cuồng và hành động nhẹ dạ.

Tưởng thưởng cho sự kiên trì, trung thành và cam kết.

Tránh làm bất cứ điều gì gây “mất mặt”

Low LTO

Khuyến khích sự bình đẳng.

Chủ nghĩa cá nhân và sáng tạo cao.

Đối xử với người khác theo cách bạn muốn được đối xử.

Tự tìm kiếm, tự thực hiện.

Mong muốn được sống theo tiêu chuẩn và quy tắc do mình tự đề ra.

Tôn trọng người khác.

Không ngần ngại thay đổi khi cần thiết.

Để tìm hiểu thêm về số điểm của từng quốc gia cũng nhu tìm hiểu thêm về nghiên cứu của Hofstede, hãy ghé thăm trang web của ông.

Lưu ý:

Phân tích của Hofstede được thực hiện theo quốc giavà có vẻ thích hợp với nhiều nướcnhưng lại không hợp lý cho những quốc gia được cơ cấu dựa trên nguồn gốc dân tộc hay địa lý. Ví dụ tại Canada, Văn hóa của người Canada nói tiếng Pháp sẽ khá khác biệt so với những người Canada nói tiếng Anh. Hoặc ở Italy, điểm nam tính sẽ khác nhau giữa miền Bắc và miền Nam.

Điểm cốt lõi:

Văn hóa đóng vai trò rất lớn trong việc điều chỉnh quy tắc và mối quan hệ giữa các cá nhân tại nơi làm việc. Được nuôi dưỡng trong nền văn hóa nào thì tự nhiên bạn sẽ được chuẩn bị về hành vi ứng xử phù hợp với nền văn hóa ấy mà không cần phải suy nghĩ về phản ứng, sở thích và cảm xúc của bạn.

Nhưng khi bước vào một nền văn hóa khác, đột nhiên mọi thứ sẽ thay đổi. Bạn không biết phải làm gì hoặc nói gì cho phù hợp. Do đó bạn nên sử dụng mô hình kích thước văn hoá của Hofstede để đánh giá cách tiếp cận, các quyết định và hành động cho phù hợp với nhận thức chung của xã hội khi nghĩ và phản ứng với hành động đó của bạn.

Tất nhiên sẽ không có xã hội nào đồng nhất từ trên xuống dưới và luôn có độ lệch so với tiêu chí Hofstede nhưng ít nhất bạn vẫn không bị lạc đường vì đã có sẵn cẩm nang hướng dẫn. Người ta thường sợ những gì không biết và bạn sẽ được thúc đẩy bởi sự tự tin và sự an tâm từ việc nghiên cứu mô hình văn hóa này.

Áp dụng vào cuộc sống:

• Dành chút thời gian xem xét  thang điểm của từng quốc gia do Hofstede xác định. Đặc biệt chú ý đến các quốc gia mà cộng sự của bạn đang sống.

• Từ bảng điểm đó, hãy suy nghĩ về các tương tác đã xảy ra giữa bạn và cộng sự ở các nước khác. Việc đối thoại và liên kết có có ý nghĩa hơn sau khi nghiên cứu 5 kích cỡ này không?

• Thách thức chính mình tìm hiểu thêm về một nền văn hóa cụ thể. Nếu công việc của bạn đòi hỏi phải tiếp xúc với người nước ngoài, hãy xem thang điểm của nước đó và áp dụng điểm Hofstede để khám phá và xác định những gì cần biết

• Nếu được yêu cầu làm việc với một người đến từ một nền văn hóa khác, sử dụng điểm số của Hofstede và ghi chú về cách tiếp cận của bạn, cần chuẩn bị cái gì để thảo luận, và lý do tại sao bạn làm như vậy. Sau đó, đánh giá hiệu suất của bạn và nghiên cứu sâu hơn để chuẩn bị cho lần tới.

• Trên hết là bạn phải biến sự nhạy cảm về văn hóa trở thành một phần của cuộc sống hàng ngày bằng cách tìm hiểu giá trị của sự khác biệt giữa con người và tôn trọng sự khác biệt giữa mỗi quốc gia.

Lợi cả đôi bên

15 PHUT FOUNDER / JUNE 30, 2011 / NO COMMENT

Tìm ra thỏa hiệp công bằng

Bạn cảm thấy bị người khác lợi dụng? Bạn phải đấu tranh quyết liệt hoặc thậm chí phải liên minh với người khác để giành lấy những gì mình cần? Hay bạn phải đấu tranh để có được những gì mình muốn từ những người mình cần nhưng lại ít có ảnh hưởng tới họ? Nếu vậy,  bạn cần  phải nâng cấp kỹ năng thương lượng có lợi cả đôi bên.

Đàm phán hiệu quả giúp bạn giải quyết gọn gàng các xung đột về lợi ích với người khác. Mục đích của đàm phán “đôi bên cùng có lợi” là tìm ra giải pháp chấp nhận được cho cả hai bên để cả hai bên đều cảm thấy rằng họ đã thắng, một cách nào đó.

Bạn có thể sử dụng nhiều cách đàm phán khác nhau tùy theo hoàn cảnh.

Nếu bạn không thích đàm phán với người khác và không cần đến sự thiện chí của họ, bạn có thể chọn cách “chơi cứng”  để tìm kiếm chiến thắng trong khi người khác sẽ thua cuộc. Nhiều người chọn cách này khi mua hoặc bán một căn nhà khiến việc mua nhà trở thành một trải nghiệm khó chịu đối với nhiều người mua nhà.

Tương tự, nếu thấy có quá nhiều mối đe dọa trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị thật kỹ lưỡng và sử dụng phương pháp “mèo vờn chuột” để giành chiến thắng . Đây là phương pháp đàm phán quen thuộc với những người thường tham dự vào các cuộc đàm phán lớn.

Cả hai phương pháp đàm phán này đều không thích hợp để giải quyết tranh chấp với người đang có quan hệ với bạn: Khi một người chơi rắn, người còn lại sẽ bị bất lợi dẫn tới tâm trạng bất mãn muốn trả thù. Tương tự, sử dụng thủ thuật và mánh khóe trong quá trình đàm phán có thể làm giảm tin tưởng và gây thiệt hại cho mối quan  hệ. Tất nhiên là không dễ gì lật tẩy một người đàm phán ma lanh nhưng bạn cũng không nên chọn phương án này để làm việc cùng nhau. Ở đây, một đàm phán “lợi cả đôi bên” đòi hỏi sự trung thực và cởi mở.

Chuẩn bị để thương thảo thành công

Tùy thuôc quy mô bất đồng lớn hay nhỏ mà nên có cách chuẩn bị đàm phán thích hợp.

Nếu hai bên chỉ có bất đồng nhỏ, bạn không nên chuẩn bị quá mức cần thiết vì vừa mất thời gian vừa bị đánh giá là đang dùng mánh khóe để nâng giá mình và “dìm hàng” người/

Tuy nhiên, nếu hai bên gặp bất đồng lớn thì bạn phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Sử dụng bảng mẫu miễn phí của chúng tôi và nghĩ kỹ những điểm sau đây trước khi bắt đầu đàm phán:

• Mục tiêu: Bạn muốn nhận được gì sau đàm phán? Bạn nghĩ người khác muốn gì?

• Trao đổi: Bạn và đối phương có thể trao đổi với nhau cái gì? Bạn có thứ gì mà người người khác muốn? Cái gì có thể thoải mái cho đi?

• Thay thế: Nếu không thỏa thuận được, bạn có lựa chọn nào khác không? Điều đó là tốt hay xấu? Nếu không đạt được thỏa thuận thì sẽ gặp bất lợi gì? Cơ hội trong tương lai có bị mất đi nếu không đạt được thỏa thuận không? Phía đối tác có phương án thay thế nào?

• Mối quan hệ: Giữa bạn và đối tác có lịch sử quan hệ như thế nào? Mối quan  hệ này liệu có ảnh hưởng tới đàm phán không? Có gì tiềm ẩn ảnh hưởng đến đàm phán khônng? Bạn sẽ xử lý chúng như thế nào?

• Dự đóan kết quả: Mọi người mong đợi kết quả gì từ  đàm phán này? Trong quá khứ hai bên đã đạt được gì, đã được thiết lập được tiền lệ nào?

• Hậu quả: Hậu quả của việc thắng thua trong đàm phán này cho cả 2 bên là gì?

• Uy quyền: Ai là người có uy hơn trong mối quan hệ này? Ai kiểm soát nguồn tài nguyên? Ai phải chịu mất mát nhiều nhất nếu không đạt được thỏa thuận? Bạn đang mong đợi đối phương đưa ra cái gì?

• Giải pháp khả thi: Sau khi cân nhắc tất cả mọi nhân tố, đâu là điểm thỏa hiệp của bạn?

Quan trọng là phong cách đàm phán

Một cuộc đàm phá “hai bên cùng thắng” sẽ mang lại cảm giác tích cực cho cả hai bên khi đàm phán kết thúc và  giúp cả hai tiếp tục mối quan hệ về sau. Đây là quy tắc điều chỉnh phong cách đàm phán khiến việc đóng kịch hoặc phô bày cảm xúc trở nên lố bịch vì làm suy yếu các nguyên tắcđàm phán hợp lý vàkhiến gợi lên yếu tố ma mãnh.

Mặc dù vậy, cảm xúc cũng là một vấn đềquan trọng cần được thảo luậnvì tìnhcảm là một nhu cầu có thật và nếu không được đề cập hợp lý có thể dẫn đàm phán tới thất bại hoặc chỉ mang tính tạm thời. Hãy tách cảm xúc cá nhân của bạn ra một bên khi thảo luận và xem đó như là cảm xúc của một người nào khác.

Thương lượng thành công

Đàm phán là một hành trình thăm dò kỹ càng về mục tiêu của bạn và của người khác, với mục đích tìm ra một thỏa hiệp mà cả hai bên đều chấp nhận và thỏa mãn. Thông thường mục tiêu của một người thường hiếm khi tương phản với cách xuất  hiện ban đầu của họ.

Một tình huống đàm phánlý tưởng sẽ mang tới cho bạn và cả đối phương những gì cần thiết cho cả hai. Còn thông thường, sau đàm phán sẽ có một người phải chịu thiệt và người đó sẽ cố gắng thương lượng một số hình thức bồi thường khác. Quy mô bồi thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố chúng tôi đã nói ở trên để cả hai bênđềucảm thấy thoải mái với giải pháp thỏa thuận được.

Chỉ nên sử dụng đàm phán thắng-thua nếu bạn không cần phải duy trì mối quan hệ với đối tác và họ cũng không muốn làm việc tiếp với bạn. Tương tự, nếu bạn ép họ phải đáp ứng một vài phần của thỏa thuận trong đó phần thắng thuộc về bạn, hãy chuẩn bị khả năng họ sẽ không hợp tác hoặc lách luật để hoàn thành.

Xem thêm bài Kinh Nghiệm đàm phán của phó thủ tướng Vũ Khoan

Vai trò của Người điều phối

15 PHUT FOUNDER / JUNE 22, 2011 / NO COMMENT

Dẫn dắt sự kiện đi tới thành công

Nếu được yêu cầu hỗ trợ cho một cuộc họp thì chính xác là bạn phải làm gì? Có phải chỉ cần giới thiệu mọi người với nhau và khởi động một phiên phá băng đơn giản? Hay vai trò chính của bạn là đứng thừ người ra và ghi lại tất cả mọi ý kiến? Bạn cần phải chuẩn bị những gì? Làm sao để quản lý sự kiện và gắn kết mọi việc lại với nhau?

Trong nhiều tình huống thảo luận nhóm, đặc biệt trong những cuộc thảo luận phức tạp với nhiều quan điểm và lợi ích khác nhau,việc điều phối có tác động khá rõ ràng lên thành công và thất bại của sự kiện đó.

Trong vai trò là điều phối viên, bạn cần sở hữu nhiều loại kỹ năng từ giải quyết vấn đề và ra quyết định đến quản lý đội nhóm và truyền thông.

Người điều phối là ai?

Điều phối được giải thích là  “làm cho dễ dàng” hoặc “khiến cho quy trình được suôn sẻ”. Theo đó điều phối viên có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý để đảm bảo rằng mọi người đều tham gia đóng góp và chuẩn bị cho sự kiện ở mức tốt nhất.

Để trở thành một người điều phối giỏi, bạn phải thật khách quan. Điều đó không có nghĩa là phải chọn điều phối viên ở ngoài tổ chức mà chỉ đơn giản là người đó có lập trường trung lập để điều phối quá trình hoạt động của nhóm. Là điều phối viên, bạn phải có cái nhìn tổng quát, không áp đặt quan điểm cá nhân và hoàn toàn tập trung vào tiến trình nhóm. (“Tiến trình nhóm” là phương pháp quản lý các cuộc thảo luận giúp mọi thành viên cống hiến tốt nhất và dẫn dắt sự kiện đi đến thành công). Việc thiết kế tiến trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó bí quyết chính là tạo điều kiện để ý tưởng, giải pháp, và các quyết định….vv tuôn chảy không ngừng.

Trách nhiệm quan trọng của điều phối viên là tạo quy trình và môi trường cho tiến trình nhóm phát triển đồng thời giúp nhóm đưa ra quyết định, giải pháp hoặc kết luận thành công.

Gợi ý:

Quy trình điều phối cần rất nhiều nỗ lực vì khó hình dung và cần được tiếp tục đóng góp nội dung trong quá trình điều phối. Giữ lập trường trung lập cũng là yêu cầu quan trọng của người điều phối. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến kết quả, hoặc có kỹ năng, kinh nghiệm, thông tin hoặc quyền lực có thể mang lại thành công cho sự kiện, bạn nên ứng cử vào vị trí điều phối viên.

Công việc của điều phối viên là gì?

Để điều phối sự kiện, trước tiên bạn phải hiểu được kết quả mong muốn của nhóm cũng như nền tảng và bối cảnh của cuộc họp hoặc sự kiện đó. Phần lớn trách nhiệm của bạn là:

• Thiết kế và lên kế hoạch cho tiến trình nhóm, chọn ra công cụ tốt nhất giúp tiến trình nhóm đi tới kết quả.

• Hướng dẫn và kiểm soát tiến trình nhóm để đảm bảo rằng:

• Mọi thành viên đều tham gia hiệu quả.

• Mọi thành viên đều hiểu biết lẫn nhau.

• Đóng góp của thành viên được xem xét và bổ sung cho giải pháp và ý tưởng của sự kiện

• Chia sẻ trách nhiệm cho mọi thành viên

• Đảm bảo rằng kết quả, hành động và câu hỏi được ghi lại, thực hiện và xử lý thích hợp sau đó.

Hãy xem xét thêm các những phần quan trọng bên dưới

Thiết kế và Lập kế hoạch

Phải chuẩn bị thật kỹ càng cho với mục tiêu rõ ràng và vững chắc. Nhiệm vụ của bạn là chọn và thiết kế tiến trình nhóm đúng cách và phát triển một chương trình nghị sự hiệu quả.

Gợi ý 1: Tập trung vào kết quả

Dù đang lập kế hoạch cho một cuộc họp đơn giản hay một sự kiện phức tạp diễn ra trong nhiều ngày, bạn cần phải luôn chú tâm tới kết quả và cách thức đạt được kết quả đó.

Nếu sự kiện đó kéo dài nhiều phiên với nhiều chủ đề, bạn phải hiểu rõ quy trình và kết quả của từng chủ đề một. Quan trọng hơn, bạn phải biết điều phối để kết quả của mỗi sự kiện hoặc chủ đề nhỏ góp phần vào kết quả của sự kiện tổng thể.

Gợi ý 2: Kéo khách hàng vào

Nếu được yêu cầu điều phối một sự kiện của người khác, bạn phải tư vấn cho người đó thật cẩn thận về “hình dáng” cuối cùng của sự kiện. Nếu người đó không biết họ muốn gì, họ vẫn có thể cho bạn ý tưởng sơ khởi nào đó và nếu bạn không thể hiện được ý tưởng đó, chắc chắn họ sẽ thấy không thoải mái.

Hai khía cạnh quan trọng của việc thiết kế và lập kế hoạch là lựa chọn tiến trình nhóm đúng cách và thiết thiết kế lịch trình hiệu quả.

Chọn và thiết kế quy trình nhóm

Có bao nhiêu sự kiện thì sẽ có bấy nhiêu cách thiết kế một quy trình nhóm hay nói cách khác thiết kế tiến trình nhóm là cả một nghệ thuật! Thiết kế tiến trình nhóm là một chủ đề rất lớn đòi hỏi người điều phối chuyên nghiệp phải không ngừng học hỏi thông qua kinh nghiệm và đào tạo.

Sau đây là một vài trường hợp và nguyên tắc cơ bản. Bạn có thể xem thêm trên trang 15phut.vn hoặc có thể tham khảo thêm sách báo để vượt qua các thách thức khi tổ chức sự kiện.

• Bạn muốn một cuộc thảo luận mở hay một quy trình định sẵn?

Thảo luận mở nếu được điều phối tốt có thể sẽ là lựa chọn đơn giản nhất để thiết kế quy trình nhóm. Nhưng hãy tự hỏi xem bạn có thể khuấy động mọi người tham gia và quản lý thảo luận thật tốt với mô hình này không? Bạn có đủ số chủ đề cần thảo luận không? Bạn có tạo ra nhiều ý tưởng và giải pháp không? Mọi người có hào hứng tham gia không?

• Bạn nên chọn quy trình cấu trúc nào?

Nếu bạn phải quản lý một nhóm lớn, hãy chia nhóm ra thành nhiều nhóm nhỏ hơn. Bạn không biết mọi người có hào hứng tham gia không? Vậy hãy đưa trước chương trình cho mọi người và yêu cầu được góp ý. Nếu bạn muốn tạo ra dòng chảy  ý tưởng, bạn có thể thử tổ chức một cuộc họp “động não” xem sao.

• Các yếu tố khác:

Trong quá trình điều phối có một số hạn chế không thể thay đổi được nhưng cũng có vài điều có thể thay đổi để tối ưu hóa quy trình và chương trình nghị sự. Hãy xem xét các nhân tố sau:

• Số người tham gia.

• Bản chất của các chủ đề được thảo luận.

• Cách thức tham gia của mỗi người

• Nền tảng và vị trí của người tham gia.

• Độ hiểu biết về vấn đề và hiểu biết lẫn nhau

• Thời gian

Hãy nhớ dù có định nghĩa quy trình nhóm như thế nào, câu hỏi quan trọng nhất bạn cần trả lời đó là kết quả. Do đó hãy tìm cách tốt nhất để đạt được mục tiêu của sự kiện.

Các kỹ thuật liên quan

Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật tại 15phut.vn giúp bạn tổ chức một cuộc họp, sự kiện:

• Phiên phá băng – Khuyến khích sự đóng góp của nhóm

• Kỹ thuật nhóm danh nghĩa – Ưu tiên vấn đề để đạt được đồng thuận.

• Đa lựa chọn – Chọn lựa công bằng với nhiều lựa chọn.

• Động não – Tạo ra nhiều ý tưởng cấp tiến.

• Quy trình của Charette – Tạo ra nhiều ý tưởng

• Kỹ thuật Delphi – Đạt được đồng thuận giữa các chuyên gia.

• Hiểu được ý tưởng – Tạo ra hiểu biết chung về vấn đề.

• Đóng vai – Chuẩn bị cho tình huống khó khăn.

• Tránh Tư duy tập thể – Tránh những sai sót chết người trong quyết định nhóm

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm các công cụ và kỹ thuật hữu ích sau:

• Công cụ chiến thuật – Trình bày những công cụ và kỹ thuật giúp bạn hiểu rõ môi trường xung quanh và nghĩ ra cách tốt nhất để tiến lên.

• Các công cụ sáng tạo – Trình bày những công cụ giúp bạn phát triển các giải pháp sáng tạo.

• Các công cụ giải quyết vấn đề – Giúp bạn hiểu và giải quyết các vấn đề phức tạp.

• Kỹ thuật ra quyết định- Đưa ra những công cụ hữu ich để ra quyết định.

Thiết kế một chương trình thực tế

Thiết kế chương trình gắn liền với việc thiết kế tiến trình nhóm. Ngay khi bắt tay thiết kế tiến trình và thiết kế chương trình nghị sự thì cũng là lúc sự kiện bắt đầu hình thành. Trong đó bạn cần xem xét các yếu tố sau:

• Chủ đề nên được trình bày theo thứ tự như thế nào?

• Làm thế để mọi người hiểu nhau?

• Làm thế để mọi người thống nhất mục tiêu chung?

• Nếu phải chia nhỏ sự kiện thành các phiên riêng biệt thì nên dành bao nhiêu thời gian cho từng phiên?

• Mọi người đều phải tham dự các phiên nhỏ không?

• Hay mọi người nên tham gia vào các nhóm nhỏ hơn?

• Làm thế nào và khi nào thì nhóm nhỏ sẽ phản hồi lại cho nhóm rộng hơn?

• Khi nào nên tóm tắt lại sự kiện?

• Làm thế nào để tận dụng kết quả của phiên họp này cho phiên họp tiếp theo?

• Làm thế nào để kết thúc sự kiện suôn sẻ?

Như vậy vào cuối giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch, bạn đã có một chương trình nghị sự cơ bản, có cấu trúc rõ ràng và hoàn toàn tập trung vào kết quả rồi.

Cân nhắc thêm các cách thiết kế khác

Ngoài ra khi thiết kế  chương trình nghị sự, bạn cũng nên xem xét những điều sau đây:

• Thông tin và tài liệu – Điều gì người tham gia cần phải biết trước hoặc trong sự kiện? Làm sao và khi nào nên cung cấp?

• Sắp xếp phòng ốc – Nên sắp xếp phòng ốc như thế nào để khuyến khích mọi người tham gia? Có nên chuẩn bị phòng riêng cho từng nhóm nhỏ không?

• Thiết bị – Bạn cần vật tư và vật dụng gì? Ngoài bút, biểu đồ lật, ghi chú…, bạn cần chuẩn bị những thứ cần thiết khác phục vụ cho chương trình. Nhớ chuẩn bị thêm máy chiếu đề phòng trường hợp xấu xảy ra.

Hướng dẫn và kiểm soát sự kiện

Sau khi đã soạn xong chương trình nghị sự và tiến trình nhóm, bạn nên suy nghĩ cách hướng dẫn và kiểm soát quy trình đó. Bạn nên nhớ là có hẳn 1 ngành kinh doanh chuyên  hướng dẫn và kiểm soát các sự kiện đấy nhé!

Giai đoạn chuẩn bị cuối cùng là suy nghĩ cách hướng dẫn và kiểm soát cuộc họp trong đó chuẩn bị sẵn các quy tắc cho sự kiện, mài dũa kỹ năng điều phối và xem xét một số kịch bản “nếu-thì”: Nếu có bất đồng lớn xảy ra? Nếu không tìm ra giải pháp? và vv.

Với vai trò là người điều phối cuộc họp, bạn phải thiết lập hoàn cảnh và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về kết quả mong muốn, chương trình nghị sự, quy định cơ bản và kỳ vọng của sự kiện. Bằng cách này, bạn sẽ giúp mọi người tập trung vào nhiệm vụ chính. Trước và trong cuộc họp, vai trò của bạn là đảm bảo cuộc họp hướng tới một kết quả thành công.

Để hướng dẫn và kiểm soát cuộc họp, bạn cần phải:

• Thiết lập các nguyên tắc cơ bản – Người tham gia phải tuân thủ quy tắc nào trong cuộc họp? Mọi người sẽ tương tác ra sao? Làm thế nào để đảm bảo mọi người tôn trọng ý tưởng của người khác? Câu hỏi sẽ được xử lý ra sao? Bạn nên chuẩn bị trước một số nguyên tắc cơ bản và đề xuất, tìm kiếm thỏa thuận ngay từ lúc mới bắt đầu sự kiện

• Thiết lập quang cảnh – Tại đây, bạn thông qua mục tiêu và chương trình nghị sự và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò của họ cũng như mục tiêu tìm kiếm của nhóm.

• Điều phối mọi việc – Bạn phải điều phối để mọi người đều có cơ hội giới thiệu về bản thân hoặc sử dụng phương pháp phá băng thích hợp để khởi đầu cuộc họp.

• Điều phối động lực và năng lượng – Bạn nên can thiệp vào quy trình và định mức năng lực của cuộc họp để mọi người luôn tập trung và quan tâm vào chủ đề. (Nếu mức năng lượng đang bắt đầu tụt giảm, có lẽ đó bạn nên cho mọi người nghỉ ngơi chăng?)

• Lắng nghe, tham gia và nhập vai- Mặc dù đang là điều phối viên và đang đứng ở vị thế trung lập, bạn cũng cần cảnh giác, lắng nghe tích cực và chủ động tham gia thảo luận. Đó chính là ví dụ để khuyến khích mọi người tham gia cũng như thể hiện độ sẵn sàng can thiệp vào dòng chảy thảo luận. Có phải tất cả mọi người đều tham gia? Nếu không, làm thế nào để khuyến khích họ chủ động hơn? Làm thế nào để mọi người tham gia tốt hơn?

• Kiểm soát các điểm chính và tóm tắt – Hãy kiểm soát chương trình nghị sự, tóm tắt những gì đã đạt được và nêu lên mục tiêu tiếp theo. Nhớ phải tóm tắt thường xuyên nhé.

• Can thiệp khi cần thiết.

Gợi ý: Can thiệp

Có nhiều tình huống yêu cầu phải có sự can thiệp của điều phối viên. Bạn nên luyện tập trước về thời gian và cách thức can thiệp để mọi người đều cảm thấy thoải mái. Lưu ý sự cần thiết phải duy trì mục tiêu, tập trung vào kết quả mong muốn và duy trì dòng thảo luận tích cực.

Lĩnh vực can thiệp khó nhất là những vấn đề liên quan đến xung đột, giận dữ và bất đồng. Hãy nhớ vai trò quan trọng của bạn là giúp mọi người tập trung vào nhu cầu của nhóm đồng thời xem xét cảm giác và vị trí của cả hai bên liên quan đến bất đồng.

Để giữ cho sự kiện suôn sẻ và tích cực:

• Theo dõi và kết thúc các cuộc hội thoại bên lề khiến mọi người mất tập trung và trao đổi lan man.

• Luôn chú ý tới thời gian. Hãy linh hoạt và cân bằng nhu cầu của người tham gia và giữ cho mọi thứ hoạt động hiệu quả.

• Tìm hiểu phải làm gì khi một cuộc thảo luận không đạt được kết luận. Cần thêm thông tin? Khi nào và làm sao tiến hành thảo luận? Ghi chú các chủ đề không thể cho kết luận và thời gian giải quyết những vấn đề này.

• Tìm hiểu về những người không tham gia hào hứng. Họ thấy khó chịu? Vì sao họ khó chịu? Bạn có thể làm gì để khuyến khích họ tham gia trò chuyện?

• Chú ý đến hành vi của nhóm, cả lời nói và cả ngôn ngữ cử chỉ. Đặc biệt chú ý tới hành vi im lặng để phát hiện ra và ngăn chặn hiệu quả.

• Can thiệp và hòa giải ngay lập tức nếu một cá nhân nào đó bị tấn công. Điều phối viên giỏi phải biết can thiệp khi xâm nhập mới manh nha và nhắc nhở mọi người về các quy định cơ bản của cuộc họp. Dù vấn đề là gì, bạn cũng không thể cho phép hành vi xấu tiếp diễn và nên thực hiện các bước cần thiết để ngăn chặn cuộc tấn công.

Ghi lại và hành động

Nhiệm vụ cuối cùng không kém phần quan trọng của người điều phối là ghi chép kết quả đầu ra, gắn kết chúng, chia sẻ cho mọi người và đảm bảo kết quả đó được thực hiện.

Để dễ dàng ghi lại kết quả đầu ra, bạn phải hiểu rõ những gì sẽ được ghi lại, như thế nào và bởi ai. Hãy đảm bảo rằng ai cũng hiểu 100% trách nhiệm của mình cho dù người thực hiện là bạn hoặc một người nào khác.

Gợi ý:

Khi nghĩ về điều phối viên, người ta thường nghĩ đó là người ghi chép trong cuộc họp. Chúng ta thường thấy một người đứng trước một giá vẽ bằng giấy, với bút cầm trong tay, và sẵn sàng để ghi lại mọi ý tưởng.

Cho dù ghi chép cũng là một nhiệm vụ quan trọng nhưng vai trò quan trọng nhất của điều phối viên là phải lên kế hoạch, hướng dẫn và kiểm soát dòng chảy ý tưởng. Bạn có thể thu thập tất cả giấy tờ trên thế giới vào một cuộc họp nhưng nếu không được lên kế hoạch, hướng dẫn, và kiểm soát, bạn có thể phải đối mặt với một mảnh giấy trống ở cuối của sự kiện.

Khi bạn đang ghi chú và hành động, bạn nên nhớ:

• Đảm bảo người tham gia nghe, xem và hiểu được thông tin. Phải lưu lại một bản ghi chính xác về những gì đang xảy ra. Nếu vẫn còn nghi ngờ, ghi lại ngay bây giờ và tóm tắt sau đó.

• Cố gắng sử dụng từ nào mà nhóm đã chọn, nếu không rõ thì yêu cầu họ nói lại đúng từ để ghi.

• Đảm bảo đã ghi lại tất cả các quyết định và hành động. Bạn có thể nhờ người khác làm điều này để tập trung vào nhóm và quy trình.

• Khi bạn ghi lại các quyết định và hành động, hãy kiểm tra với nhóm xem thông tin đó có chính xác là những gì đang được thảo luận hay không.

• Nhắc nhở nhóm về những gì đã được thảo luận, giữ cho nhóm luôn tập trung và tiến lên.

• Nếu còn phân vân thì yêu cầu làm rõ trước khi chuyển qua chủ đề khác.

• Phải ghi chép hết trách nhiệm và cam kết có liên quan tới hành động.

• Sau sự kiện, hãy theo dõi để đảm bảo mọi người đang triển khai hành động và vấn đề đang tiến triển tốt.

Điểm cốt lõi:

Để trở thành một người điều phối hiệu quả, bạn phải biết khi nào lãnh nhiệm vai trò lãnh đạo, khi nào nên trung lập và khi nào nên lui lại phía sau. Rất khó để duy trì sự cân bằng như thế này phải không! Chìa khóa nằm ở chỗ bạn phải lập kế hoạch và hướng dẫn quy trình một cách hiệu quả, tập trung vào tiến trình nhóm và kết quả hơn là nội dung và ý kiến đóng góp.

Điều phối là một hoạt động thú vị, bổ ích và quan trọng. Khi điều phối, phải có thời gian để suy nghĩ về diễn biến, chương trình nghị sự và tìm hiểu các kỹ năng cần thiết để đưa sự kiện đi tới thành công. Hãy tự hào về vai trò của một người điều phối và tận hưởng khoảnh khắc ý tưởng và giải pháp được hình thành!

Bài viết bạn nên xem khi làm việc nhóm cửa sổ Johari

Phá băng

15 PHUT FOUNDER / JUNE 16, 2011 / NO COMMENT

Để đội nhóm đóng góp dễ dàng hơn.

Phá băng được xem là công cụhữu hiệu để bắt đầu một buổi đào tạo hoặc một sự kiện xây dựng đội nhóm. Phiên phá băngnày thường diễn ra vào đầu chương trình với nhiều hoạt động tương tác và vui vẻ để giúp mọi người hiểu nhau hơn và thích thú hơn với sự kiện.

Nếu một phiên phá băngđược thiết kế tốt và tạo điều kiện tốt,mọi người sẽ có một khởi đầu cực kì tuyệt vời. Bằng cách phá băng, mọi người sẽ có cơ hội tìm hiểu về nhau, về điều phối viên và biết rõ mục tiêu của sự kiện, từ đó hứng thú hơn với quy trình và đóng góp hiệu quả để buổi họp đi tới thành công.

Nhưng bạn đã bao giờ tham dự một phiên phá băng thất bại nào chưa? Với vai trò là “màn khởi động” của chương trình, phá băng có thể khiến sự kiện chạy mượt mà hơn thì mà cũng có thể phá hủy cả sự kiện. Theo đó, một băng phá phiên chán ngắt chỉ tổ tốn thời gian hoặc tệ hơn là gây bối rối cho tất cả mọi người tham gia.

Thật ra, bí quyết điều hành một phiên phá băng thành công chính là sự giản đơn và chính xác: Chỉ cần luôn giữ mục tiêu cụ thể của phiên phá băng trong đầu và thiết kế phù cho phù hợp và thoải mái với tất cả mọi người tham gia.

Bài viết này giúp bạn hiểu rõ các mục tiêu của phiên phá băng và cách sử dụng từng loại máy phá băng cụ thể. Phải luôn ghi nhớ  mục đích của phá băng là kiến tạo một bước đệm tuyệt vời cho sự kiện!

Khi nào nên sử dụng phương pháp phá băng?

Phá băng là một kỹ thuật được thiết kế để “xóa đi sự ngại  ngùng và xa cách” trước khi bắt đầu sự kiện hoặc cuộc họp. Kỹ thuật này thường được sử dụng khi những người không làm việc cùng nhau hoặc có thể không quen biết nhau cùng ngồi lại vì một mục đích cụ thể nào đó.

Hãy sử dụng phương pháp phá băng khi:

• Người tham gia đến từ nhiều nơi khác nhau

• Mọi người cần gắn kết nhanh chóng để hướng tới mục tiêu chung.

• Nhóm của bạn mới hình thành.

• Các chủ đề thảo luận còn mới hoặc không quen thuộc với nhiều người tham gia.

• Điều phối viên cần phải hiểu thêm về người tham gia và giúp họ hiểu thêm về bạn.

Nhận biết các loại “băng”

Trước khi thiết kế tàu phá băng, bạn phải hiểu rõ mình đang đối mặt với loại băng nào.

Nếu bạn đang gộp những người cùng chí hướng lại với nhau, “băng” đơn giản chỉ là mọi người chưa gặp nhau trước đó.

Nếu bạn đang tập trung nhân viên ở các lĩnh vực và cấp bậc khác nhau trong tổ chức, “băng” có thể đến từ sự khác biệt về cấp bậc giữa người tham gia.

Nếu bạn đang tập trung những người có hoàn cảnh khác nhau, các nền văn hóa khác nhau và triển vọng công việc khác nhau, băng có thể đến từ nhận thức của mọi người.

Bạn cần phải xử lý các điểm khác biệt một cách tinh tế và chỉ nên tập trung vào mục tiêu quan trọng của sự kiện. (Hãy nhớ rằng, bạn muốn phá băng cho sự kiện này thôi chứ không phải cho toàn bộ núi băng hoặc mang lại lại hòa bình cho cả thế giới đâu nhé!)

Và khi thiết kế sự kiện, phải nhớ nhấn mạnh vào điểm tương đồng (chứ không phải sự khác biệt), ví dụ như một sở thích chung giữa mọi người tham gia sự kiện.

Thiết kế một phiên phá băng

Một phiên phá băng thành công phải hoàn toàn tập trung vào mục tiêu của sự kiện và phù hợp với người tham gia.

Khi đã xác định được “băng” là gì, bạn phải tìm  hiểu mục tiêu cụ thể của phiên phá băng.

Ví dụ, cuộc họp giải quyết vấn đề tại sở làm sẽ có mục tiêu phá băng là

“Để thiết lập một môi trường làm việc hiệu quả cho sự kiện của ngày hôm nay với sự tham gia của tất cả mọi ngườ, không phân biệt trình độ hoặc cấp bậc trong tổ chức.”

Nếu đã hiểu rõ mục tiêu, bạn có thể bắt tay thiết kế một phiên phá băng được rồi. Hãy tự hỏi làm sao để đáp ứng được mục tiêu. Ví dụ:

• “Làm thế nào mọi người thoải mái đóng góp?

• “Làm thế nào để thiết lập một sân chơi bình đẳng cho những người có trình độ và chức vụ khác nhau?

• “Làm thế nào để hướng mọi người vào mục đích chung?”

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những câu hỏi này để kiểm tra khi thiết kế một phiên phá băng.

“Phiên phá băng này giúp mọi người  cảm thấy thoải mái và tạo ra một sân chơi bình đẳng… vv”

Để kiểm tra thêm, bạn cũng nên tự hỏi mình về cách phản ứng của mọi người về phiên phá băng như: Người tham gia có thấy thoải mái không? Họ có thấy phiên phá băng này thích hợp và đáng giá không?

Ví dụ

Có nhiều loại máy phá băng phù hợp cho từng loại mục tiêu khác nhau. Ở đây chúng ta xem xét một vài máy phá băng phổ biến và học cách sử dụng từng loại.

Máy phá băng giới thiệu

Loại máy phá băng này sẽ khuyến khích mọi người cùng làm quen với nhau và để tạo điều kiện để mọi người cùng đối thoại.

Thực tế ít người biết: Hãy để người tham gia chia sẻ tên, nơi làm việc hoặc vai trò trong tổ chức, thời gian công tác và một vài đặc điểm về bản thân.

“Thực tế ít người biết” trở thành một yếu tố nhân bản giúp phá vỡ sự khác biệt ví dụ về cấp bậc và chức vụ trong tương tác/.

Đúng hay Sai: Hãy yêu cầu người tham gia giới thiệu về bản thân và nêu ra 3 hay 4 đặc điểm của mình, trong đó có một cái sai. Yêu cầu  nhóm bỏ phiếu xem đâu là miêu tả sai.

Cũng giống như khi từng cá nhân tìm  hiểu về nhau, loại máy phá băng này sẽ giúp tạo ra sự tương tác trong nhóm.

Phỏng vấn: Gộp 2 người thành một đội và người này sẽ phỏng vấn người kia trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó từng người sẽ giới thiệu về đối tác của mình cho mọi người còn lại trong nhóm.

Người giải quyết vấn đề: Chia mọi người thành nhiều nhóm nhỏ hơn và trao cho họ một kịch bản để thảo luận trong thời gian ngắn. Khi các nhóm đã phân tích vấn đề và chuẩn bị thông tin phản hồi xong, yêu cầu từng nhóm lần lượt trình bày phân tích và giải pháp của nhóm cho mọi người.

Gợi ý:

Nên chọn kịch bản đơn giản để ai cũng có thể đóng góp vì đó chỉ là bài tập “khởi động” để mọi người trong nhóm tương tác với nhau, qua đó hiểu phong cách giải quyết vấn đề và tương tác lẫn nhau.

Máy phá băng Xây dựng nhóm

Phương pháp này giúp tập hợp cá nhân trong giai đoạn đầu xây dựng đội ngũ để mọi người có cơ hội gắn bó khăng khít hơn khi thực hiện mục tiêu và kế hoạch chung.

Mạng lưới nhân sự: Loại máy phá băng này tập trung tìm hiểu cách mọi người trong nhóm liên quan và phụ thuộc lẫn nhau.

Điều phối viên bắt đầu phiên phá băng với một quả bóng sợi. Điều phối viên giữ một đầu, sau đó sẽ chuyền bóng cho người tham gia và yêu cầu người đó giới thiệu về bản thân và vai trò của họ trong tổ chức. Khi người này giới thiệu xong, yêu cầu người đó chuyền tiếp cho người khác trong nhóm. Người giao bóng phải mô tả rằng anh ta có liên quan (hoặc dự kiến liên quan) tới người khác như thế nào. Quá trình này tiếp tục cho đến khi tất cả mọi người đều được giới thiệu.

Để nhấn mạnh sự phụ thuộc giữa mọi người, người điều phối có thể kéo đầu sợi để tay mọi người di chuyển theo.

Trái banh thách thức:Đây là bài tập gồm các thách thức đơn giản về thời gian giúp mọi người cùng tập trung vào mục tiêu chung và khuyến khích mọi người liên hệ với người khác.

Điều phối viên sẽ sắp xếp nhóm thành một vòng tròn và yêu cầu mỗi người ném bóng qua vòng tròn, đầu tiên nói tên mình và sau đó nói tên của người mà họ đang ném bóng (trong vài lần đầu tiên, một người sẽ chọn ném bóng cho một người họ đã biết trước đó). Khi mọi người trong nhóm đã ném bóng ít nhất một lần, bạn có thể thử thách mọi người chuyền bóng cho tất cả thành viên trong nhóm càng nhanh càng tốt. Ghi lại thời gian hoàn thành và yêu cầu các nhóm thi đua đánh bại thời gian đó. Dần dần, nhóm sẽ cải thiện quá trình ném banh để tốn ít thời gian hơn, ví dụ đứng gần nhau hơn, và học được cách làm việc đội nhóm.

Hy vọng, lo ngại và mong đợi: Áp dụng tốt nhất khi người tham gia đã hiểu rõ thách thức của làm việc đội nhóm. Nhóm 2 hoặc 3 người vào một nhóm nhỏ và yêu cầu mọi người thảo luận về mong muốn của sự kiện hoặc công việc tới, và đâu là lo ngại và hy vọng của họ. Thu thập phản ứng của nhóm bằng cách đối chiếu 3-4 hy vọng, nỗi sợ hãi và kỳ vọng theo cặp hoặc 3 người.

Máy phá băng khai phá

Máy phá băng khai phá chủ đề giúp khám phá chủ đề ngay từ đầu hoặc thay đổi tốc độ và khởi động sinh lực cho mọi người trong suốt quá trình.

Liên kết từ: Đâylà máy phá băng giúp mọi người khám phá theo chiều rộng của khu vực đang được thảo luận. Tạo ra một danh sách các từ có liên quan đến chủ đề của sự kiện ví dụ, trong một hội thảo về sức khỏe và an toàn, hãy hỏi người tham gia từ hoặc cụm từ có liên quan đến “vật liệu nguy hiểm”. Những người tham gia có thể đoán là: ‘nguy hiểm’ ăn mòn ‘,’ ‘dễ cháy,’ cảnh cáo ‘,’ ‘đầu lâu xương chéo,’ vv. Viết tất cả các ý kiến trên bảng và có thể phân nhóm theo chủ đề. Bạn có thể sử dụng cơ hội này để giới thiệu các điều khoản cần thiết và thảo luận về phạm vi (những gì và điều gì sẽ ra) trong sự kiện.

Câu hỏi đốt cháy: Mỗi người tham gia sẽ được phép đặt câu hỏi về mong muốn của họ đối với sự kiện hoặc buổi huấn luyện này. Theo đó, người điều phối có thể sử dụng cơ hội này để thảo luận về các thuật ngữ và phạm vi chính trong sự kiện. Hãy lưu lại các câu hỏi và trả lời ngay trong buổi hội thảo.

Động não: Động não là phương pháp phá băng giúp tái khởi động sinh khí cho mọi người trong một sự kiện. Nếu mọi người đang sa lầy vào chi tiết trong quá trình giải quyết vấn đề, ví dụ, bạn có thể thay đổi không khí bằng cách tiến hành một phiên động não nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho vấn đề dịch vụ khách hàng, hãy thử động não làm thế nào để tạo ra vấn đề thay vì giải quyết chúng. Điều này có thể giúp mọi người suy nghĩ sáng tạo và thúc đẩy tinh thần của nhóm khi mức năng lượng đang suy giảm.

Tổ chức họp hành hiệu quả

15 PHUT FOUNDER / JUNE 10, 2011 / NO COMMENT

Thiết lậpMục tiêu và Gắn chặt vào mục tiêu

Có những cuộc họp đạt thành công đáng kể, có những cuộc họp thất bại thảm hại. Tại sao? Tại một cuộc họp thất bại, người tham dự hầu như chẳng nắm được vấn đề và thường tự hỏi tại sao mình lại có mặt ở đây trong khi ở những cuộc họp thành công, bạn lại cảm thấy tràn đầy năng lượn và cảm giác đã thực sự đạt được điều gì đó.

Vậy điều gìl àm nên một cuộc họp hiệu quả?

Có 3 điều đáng nói về một cuộc họp hiệu quả:

1. Đạt được mục tiêu

2. Mất ít thời gian

3. Mang đến cho người tham gia cảm giác quy trình đã được thiết lập và tuân theo

Nếu bạn cơ cấu lại kế hoạch họp hành, chuẩn bị, thực hiện và theo dõi trên ba tiêu chí cơ bản trên, bạn sẽ tổ chức được một cuộc họp hiệu quả.

1. Mục tiêu của cuộc họp

Một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại kết quả như mong muốn. Theo đó, bạn cần phải hiểu rõ về nội dung của cuộc họp vì có quá nhiều cuộc họp được tổ chức để thảo luận về một cái gì đó mà không thực sự xem xét kết quả sẽ được là gì.

• Bạn muốn thông qua một quyết định?

• Bạn muốn tổng hợp và đóng góp ý kiến?

• Bạn muốn báo cáo tiến độ?

• Bạn muốn truyền tải một thông điệp?

• Bạn muốn lập kế hoạch?

Bất kì câu hỏi nào trong số này cũng có thể trở thành mục tiêu của cuộc họp do đó trước khi kêu gọi họp hành, bạn cần phải tập trung vào mục tiêu của mình.

Để giúp bạn xác định của cuộc họp, hãy hoàn thành câu sau:

Khi phiên họp kết thúc, tôi muốn những người tham dự …

Sau khi xác định rõ ràng kết quả cuối cùng, bạn có thể lên kế hoạch cho cuộc họp và xác định xem ai nên có mặt.

2. Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan

Thời gian là tài nguyên quý giá nên không ai muốn lãng phí thời gian cả. Với tổng thời gian mọi người đã bỏ ra trong một cuộc họp, bạn phải có trách nhiệm sắp xếp cuộc họp càng ngắn gọn càng tốt vì thời gian lãng phí cho họp hành sẽ được tính bằng tổng thời gian của mỗi người khi tham dự cuộc họp. Ví dụ, nếu một người quan trọng đi trễ 15 phút trong một cuộc họp gồm tám người có nghĩa là người đó đã lấy mất của tổ chức hai giờ hoạt động.

Bạn phải bắt đầu cuộc họp bằng mục tiêu chính và yêu cầu mọi đóng góp xoay quanh mục tiêu này. Nếu không, diễn tiến của cuộc họp sẽ đi xa mục tiêu bạn đầu và trở nên quá loãng.

Để đảm bảo cuộc họp chỉ xoay quanh vấn đề chính và bám chắc vào những hoạt động liên quan, bạn nên tạo ra một chương trình nghị sự gđể giữ cho cuộc họp đi đúng mục tiêu và thời gian.

Để chuẩn bị một chương trình nghị sự, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

Ưu tiên • – Điều gì cần phải được bàn thảo?

• Kết quả – Điều gì cần phải hoàn thành?

• Người tham dự – ai cần phải tham dự để cuộc họp thành công?

• Trình tự – Bạn sẽ trình bày chủ đề theo thứ tự nào?

• Thời gian – Mỗi chủ đề sẽ tốn bao nhiêu thời gian?

• Ngày và Thời gian – Hội nghị sẽ diễn ra khi nào?

• Nơi chốn – Cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu?

Khi đã có ý tưởng về nội dung và thời gian của cuộc họp, bạn có thể chuẩn bị trước thông tin cần đề cập trong cuộc họp. Người tham gia cần phải biết gì để cuộc họp đi tới thành công? Họ phải chuẩn bị những gì để thể hiện vai trò của mình trong cuộc họp?

Nếu đó là một cuộc họp để giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu người tham gia chuẩn bị trước một vài giải pháp khả thi. Nếu đó là cuộc họp thảo luận về tiến độ dự án, hãy yêu cầu người tham gia tổng kết tiến độ của mình và báo cáo cho các thành viên khác.

Bạn cũng có thể phân công cho mỗi người tham dự chuẩn bị một chủ đề để gia tăng sự tham gia và quan tâm của mỗi thành viên. Trong chương trình nghị sự nên chỉ rõ ai sẽ đảm nhiệm thảo luận và trình bày về một mục nào đó.

Sử dụng chương trình nghị sự  để quản lý thời gian họp hành. Khi nhận thấy chủ đề nào đó đang lố giờ, hãy đẩy nhanh tiến độ của chủ đề đó, đưa ra kết luận hoặc trì hoãn thảo luận vào một dịp khác hoặc phân công cho nhóm nhỏ hơn tiếp tục thảo luận sau đó.

Ngoài ra để điều hành cuộc họp hiệu quả, bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tôn trọng thời gian quy định cho mỗi thành viên tham dự. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không dành nhiều thời gian tóm tắt lại cho người đến muộn và kết thúc  cuộc họp đúng giờ. Điều gì có thể làm ngoài giờ họp chính thức thì hãy làm ví dụ như phát báo cáo cho mọi người đọc trước hoặc bàn giao cho các nhóm nhỏ hơn thảo luận về các vấn đề có liên quan.

Tải miễn phí chương trình nghị sự tại đây 15phut.vn như một điểm khởi đầu để tạo chương trình nghị sự của riêng bạn.

3. Hứa  hẹn một quy trình hiệu quả sau cuộc họp

Sau khi đã chuẩn bị chương trình nghị sự, bạn nên gửi chương trình này cho người tham gia và nhận phản hồi bởi vì họp hành không phải là việc của một người, bạn phải lôi kéo sự tham gia của mọi người ngay từ đầu.

Theo đó, các thành viên sẽ có thời gian thêm thắt vào nội dung cuộc họp hoặc góp ý về thời gian phân bổ cho từng chủ đề hoặc gạch bỏ một vài điểm trong chương trình vì vấn đề này đã được giải quyết xong.

Dù lý do là gì đi nữa, bạn cũng nên chú ý nhận phản hồi từ những người tham gia về chương trình nghị sự đề xuất của bạn.

Để đảm bảo sự hài lòng tối đa cho tất cả mọi người, bạn nên lưu ý:

• Nếu thấy một người nào đó đang áp đảo trong cuộc nói chuyện, hãy yêu cầu những người khác nói lên ý tưởng.

• Vào cuối mỗi mục của chương trình nghị sự, nên tóm tắt nhanh những gì đã trình bày và yêu cầu mọi người xác nhận rằng họ đã  hiểu. Sau đó ghi chú theo dõi.

• Lưu ý các mục cần thảo luận thêm.

• Theo dõi ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh nếu cần thiết. Có lẽ bạn cần dừng lại hoặc yêu cầu người khác dừng lại khi họ nói quá nhiều.

• Bảo đảm cuộc họp chỉ thảo luận về chủ đề đã định sẵn.

• Ghi ra tất cả các nhiệm vụ  trong cuộc họp. Ghi chú thêm về người được phân công, làm những gì, và khi nào.

• Khi kết thúc cuộc họp, nhanh chóng tóm tắt các bước tiếp theo và thông báo cho tất cả mọi người rằng bạn sẽ gửi đi một bản tóm tắt cuộc họp.

Sau khi cuộc họp kết thúc, nên dành một ít thời gian để tóm tắt và chỉ ra cái gì đã làm được và điều gì cần cải tiến. Đánh giá hiệu quả của cuộc họp dựa trên phần trăm đáp ứng mục tiêu cuộc họp. Hành động này sẽ giúp bạn tiếp tục cải tiến qui trình tổ chức một cuộc họp hiệu quả.

Nếu muốn nhận phản hồi của người tham gia, bạn có thể nêu ra yêu cầu này vào trong hoặc sau cuộc họp tùy vào khung thời gian

Cuối cùng, nên chuẩn bị biên bản tổng kết cuộc họp để gửi cho những người tham gia và các bên có liên quan. Biên bản này sẽ ghi lại những gì đã làm được và ai là người chịu trách nhiệm cho từng mục. Đây là một phần rất quan trọng mà bạn cần chú ý để tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Bạn cần ghi lại những gì mọi người đã thảo luận và danh sách các hành động mà từng cá nhân đã đồng ý thực hiện. Hãy nhớ chỉ định ai đó để để ghi chép trong cuộc họp nếu bạn quá bận rộn không thể tự ghi chép được.

Điểm cốt lõi:

Tổ chức cuộc họp hiệu quả cần nhiều công sức hơn là chỉ đưa ra thông báo rằng nhóm của bạn cần gặp nhau tại một thời gian  và địa điểm cụ thể nào đó. Một cuộc họp muốn hiệu quả phải có cấu trúc và thứ tự nếu không sẽ chẳng đi về đâu và không thực hiện được điều gì.

Với một mục tiêu vững chắc, một chương trình chặt chẽ cùng với sự tham gia của mọi thành viên trong khâu kê hoạch, chuẩn bị, và thực hiện cuộc họp, chắc chắn bạn sẽ tổ chức được một cuộc họp thành công.

Nếu xây dựng được danh tiếng là người tổ chức cuộc họp hiệu quả và thành công, bạn sẽ dễ dàng thăng tiến trong sự nghiệp.

Kỹ năng viết

15 PHUT FOUNDER / MAY 25, 2011 / NO COMMENT

Truyền đạt thông tin rõ ràng bằng văn viết

Đồng nghiệp vừa gửi cho bạn một bức thư liên quan đến cuộc họp trong một giờ nữa và bạn phải trình bày các thông tin quan trọng trong  bức thư này.

Nhưng vấn đề là bạn không thể tìm thấy dữ liệu cần thiết vì email viết quá tệ. Có quá nhiều lỗi chính tả, câu cú chưa hoàn chỉnh, nhiều đoạn khá dài và khó hiểu khiến bạn phải mất nhiều thời gian mới kiếm được thông tin cần thiết.

Cuối cùng, buổi họp được chuẩn bị không chu đáo và kết quả không khả quan như mong muốn.

Đã bao giờ bạn phải đối mặt với tình huống như vậy chưa? Trong thời buổi thông tin quá tải như ngày nay,việc giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả là vô cùng thiết yếu vì mọi người không có nhiều thời gian để đọc và cũng không đủ kiên nhẫn để tìm ra ý tưởng ấn giấu trong các cấu trúc câu lủng củng.

Viết càng tốt thì khả năng tạo ấn tượng với sếp, đồng nghiệp và khách hàng sẽ càng cao, từ đó mang lại cho bạn những lợi ích không ngờ tới!

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét làm sao để cải thiện kỹ năng viết và tránh các lỗi thường gặp.

Đối tượng và định dạng

Lựa chọn định dạng phù hợp là bước đầu tiên để viết một bức thư rõ ràng. Bạn cần gửi một email thân mật? Viết báo cáo chi tiết? Viết lời quảng cáo? Hay viết một lá thư lịch sự?

Chính đối tượng người đọc và định dạng bức thư sẽ xác định “giọng văn” của bạn – rằng bạn nên sử dụng cách nói trang trọng hay thoải mái, thân thiện. Ví dụ: nếu bạn viết thư cho một khách hàng tiềm năng, liệu có thể sử dụng cách nói thân thiện như với bạn bè không?

Câu trả lời chắc chắn là không.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định ai sẽ là người đọc thông điệp của bạn? Là một nhà quản lý cấp cao hay toàn bộ nhóm nhân sự, hoặc một nhóm nhỏ các kỹ sư? Chắc chắn độc giả chắc chắn sẽ nhận ra giọng điệu cũng như nội dung thông qua những gì bạn viết.

Cấu thành và phong cách

Khi biết được mình đang viết gì và viết cho ai, bạn có thể bắt đầu viết được rồi đấy.

Thông thường, một màn hình trống không sẽ khiến bạn cảm thấy khó viết vì không biết phải bắt đầu như thế nào. Hãy thử một vài gợi ý dưới đây khi soạn thảo và định hình phong cách viết thư

Bắt đầu bằng người đọc: hãy nhớ rằng đọc giả sẽ không biết bạn sẽ viết gì cho họ. Vậy, trước nhất, họ cần biết gì trước?

Phác thảo trước – Phác thảo đặc biệt hữu ích nếu bạn phải soạn thảo một tài liệu dài ví dụ như bài thuyết trình, báo cáo hoặc bài phát biểu. Phác thảo giúp bạn xác định những bước cần thực hiện và chia nhỏ từng phần để quản lý thông tin dễ dàng hơn

Sử dụng AIDA– nếu bạn đang viết một bức thư có mục đích khuyến khích độc giả  hành động, hãy làm theo công thức AIDA gồm Chú ý – Hứng khởi – Khao khát và Hành động. Lần lượt thực hiện các bước này, bạn có thể viết được một bức thư hiệu quả.

Hãy đồng cảm– ví dụ như khi viết thư bán hàng cho một khách hàng tiềm năng, hãy tự hỏi vì sao họ phải quan tâm đến sản phẩm của bạn? Họ nhận được những ích lợi gì? Hãy nhớ đặt quyền lợi của khách hàng lên vị trí đầu tiên nhé.

Sử dụng tam giác hùng biện– nếu bạn đang cố gắng thuyết phục một ai đó thì phải nêu được lý do vì sao mọi người nên lắng nghe bạn. Thông điệp mà bạn muốn truyền tải cần phải rõ ràng, hợp lý và mạch lạc. Bài viết về tam giác hùng biện có thể giúp chúng ta giải quyết được tình huống này một cách hiệu quả nhất.

Xác định chủ đề chính của bạn– nếu bạn không biết xác định tiêu đề chính cho thông điệp của mình, hãy giả vờ như mình chỉ có 15 giây để thuyết minh cho quan điểm của mình. Bạn sẽ nói những gì? Thì đó có thể là chủ đề chính đấy.

Hãy sử dụng từ ngữ đơn giản– trừ phi bạn đang viết một bài viết học thuật, nếu không, tốt nhất bạn nên sử dụng những từ ngữ đơn giản. Đừng dùng quá nhiều từ khó chỉ để gây ấn tượng với mọi người.

Cơ cấu tổ chức

Bài viết càng thân thiện bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu. Sử dụng các tiêu đề, phân nhóm, điểm nhấn và đánh số thứ tự bất cứ khi nào có thể để chia nhỏ văn bản vì một bài viết chi chít chữ chắc chắn sẽ khó đọc hơn một bài viết đã được chia nhỏ ra thành từng đoạn văn ngắn, cùng với tiêu đề và các điểm nhấn rõ ràng.

Tiêu đề để thu hút sự chú ý của người đọc nên sử dụng các câu hỏi, đặc biệt áp dụng khi viết quảng cáo hoặc báo cáo vì sẽ khiến đọc giả cảm thâý thích thú và tò mò.

Trong email hoặc đề xuất nên sử dụng tiêu đề ngắn và rõ ràng ví dụ như bài viết này.

Bạn cũng nên sử dụng thêm đồ thị và biểu đồ để chia nhỏ văn bản vì hình ảnh minh họa không chỉ thu hút sự chú ý của đọc giả mà còn giúp họ tiếp nhận thông tin nhanh hơn so với việc chỉ xem một văn bản chằng chịt là chữ.

Lỗi ngữ pháp

Có lẽ ai cũng biết lỗi ngữ pháp là nguyên nhân khiến văn bản của bạn mất đi tính chuyên nghiệp. Vì thế việc nắm chắc ngữ pháp và tránh các lỗi sai thông thường mà công cụ kiểm tra lỗi không tìm thấy là điều vô cùng thiết yếu.

Sau đây là vài ví dụ về từ ngữ thường mắc lỗi sai.

-          Ảnh hưởng/ hiệu quả

·         “Ảnh hưởng” là động từ mang ý nghĩa chi phối, gây tác dụng. (ví dụ: các dự báo kinh tế sẽ ảnh hưởng đến dự kiến thu nhập của chúng tôi)

·         “Hiệu quả” là một danh từ chỉ kết quả. (Ví dụ: hiệu quả của đề xuất này là gì?)

-          Sau đó/ hơn

·         “Sau đó” là một trạng từ dùng để chỉ trình tự thời gian (ví dụ: chúng tôi đã đi ăn tối và sau đó là xem phim)

·         “Hơn” là một liên từ dùng để chỉ sự so sánh (ví dụ: buổi ăn tối đắt hơn so với xem phim)

-          Your/ you’re

·         Của bạn là từ chỉ sự sở hữu (ví dụ: đó có phải tài liệu của bạn không?)

·         “you’re” là cách viết rút gọn của “you are” (ví dụ: bạn là người quản lý mới)

·         Ghi chú: ngoài ra hãy cẩn thận với những đồng âm khác (những từ phát âm giống nhau nhưng khác xa về mặt ngữ nghĩa) như là: their/they’re/there, to/too/two, vân vân…

-          Its/ it’s

·         “Its” là từ sở hữu (ví dụ: đó có phải động cơ của nó không?)

·         “It’s” là cách viết rút gọn từ “It is” (ví dụ: nó thường nặng như thế). (vâng, đây là lối quay lại)

-          Company’s/ companies(sỡ hữu, số nhiều)

·         “Company’s” chỉ sự sở hữu (ví dụ: những chiếc xe tải của công ty vẫn chưa chính thức được bảo trì)

·         “Companies” là danh từ số nhiều (ví dụ: những công ty trong ngành công nghiệp này đang gặp khó khăn)

Hãy tham khảo bài viết “Bite-Sized Training” tại Written Communication để biết thêm về những từ ngữ và các hô ngữ thường bị dùng sai.

Lời Khuyên:

Một số độc giả vẫn thường mắc lỗi chính tả và ngữ pháp nên có khi họ cũng chẳng để ý đến lỗi sai của bạn. Nhưng đừng lấy lý do này để biện minh cho sai sót của mình vì cũng sẽ có nhiều người, cụ thể là các nhà quản lý cấp cao sẽ chú ý đến những lỗi sai ấy đấy!

Vì thế, mọi thứ bạn viết cần phải chính xác để mọi đọc giả đều có thể chấp nhận chúng.

Đọc và sửa

Tốc độ là kẻ thù của việc đọc và chỉnh sửa. Nhiều người chỉ đọc lướt qua văn bản nên không tìm ra sai sót trong đó. Hãy theo những hướng dẫn sau để kiểm tra những gì bạn đã viết nhé:

Kiểm tra lại các tiêu đề và tiểu đề- nhiều nguời thường chỉ tập trung vào nội dung văn bản mà bỏ qua những phần này. Tiêu đề tuy lớn và rõ nhưng không có nghĩa là không có lỗi.

Hãy đọc lớn tài liệu của bạn– điều này giúp bạn không lướt quá nhanh và có thể tìm thấy lỗi sai.

Hãy dùng tay để dò theo những gì bạn đọc– đây cũng được xem là một cách hay để giúp bạn kiểm tra bài viết của mình

Hãy bắt từ từ phần cuối tài liệu– đọc và sửa từng câu từ phần cuối cùng cho đến phần mở đầu. Điều này giúp bạn tập trung vào những lỗi sai nhiều hơn là vào nội dung của văn bản.

Điểm cốt lõi:

Điều quan trọng là làm thế nào để truyền tải thông điệp một cách ngắn gọn và chuyên nghiệp vì rất nhiều người bỏ thời gian để viết và đọc nên nếu bạn làm tốt phần viết, bạn sẽ dễ thành công hơn.

Hãy xác định đối tượng trước khi bắt tay viết tài liệu. Nếu thấy có quá nhiều thông tin thì hãy phác thảo trước để sắp xếp suy nghĩ của bạn. Học kỹ thuật ngữ pháp và phong cách cũng sẽ giúp bạn viết rõ ràng và chính xác hơn. Và  bí quyết quan trọng nhất là càng viết nhiều, bạn sẽ viết càng giỏi.

Bài kế tiếp trong phần này là Lắng nghe tích cực – một kỹ thuật để hiểu những gì người khác nói. Nhấp vào “bài kế tiếp” bên dưới để đọc. Xem những nội dung liên quan “từ đây chúng ta sẽ đi đâu” ở danh sách bên dưới.

Cách viết email hiệu quả

15 PHUT FOUNDER / MAY 18, 2011 / NO COMMENT

Để thông điệp được ghi nhận và thực thi

Mọi người có trả lời thư theo cách mà bạn muốn? Có phải họ thường làm lơ hoặc hay bỏ qua những thông tin quan trọng không? Bạn có tin rằng mình đã tạo được ấn tượng tốt nhất qua bức thư đó không?

Thật ra có một vài quy tắc đơn giản giúp bạn soạn thảo thư tín hiệu quả để gây ấn tượng tích cực với người đọc. Chúng ta sẽ xem xét các nguyên tắc ấy ngay sau đây và minh họa chúng bằng ví dụ ở cuối mỗi phần.

Tiêu đề nên nằm ở dòng đầu tiên

Tiêu đề của một bài báo thường có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của người đọc và giới thiệu nội dung chính của bài báo. Chỉ cần đọc tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể quyết định xem có nên đọc tiếp hay không. Tiêu đề của email cũng tương tự như vậy! Hãy sàng lọc từ ngữ một cách kỹ lưỡng để người nhận nhìn sơ qua cũng có thể biết được nội dung của  email.

Nếu email của bạn thuộc một danh mục email thường xuyên nào đó, ví dụ báo cáo hàng tuần, thì hãy để ngày tháng ở ngay phần tiêu đề. Nếu email của bạn cần được hồi đáp thì nên thêm nội dung kêu gọi người nhận phải hành động ví dụ như “làm ơn hồi đáp vào ngày 7 tháng 11”

Không ai thích nhận thư rác cả. Do đó nếu biết cách viết tiêu đề hợp lý, email của bạn sẽ có khả năng được đọc thay vì bị xóa ngay khỏi hộp thư.

Một bài báo không thể không có tiêu đề, và một email cũng vậy. Đừng bao giờ để trống phần tiêu đề, nếu không thư của bạn sẽ dễ dàng bị xem là thư rác đấy!

Ví dụ về một bức thư còn thiếu sót

Chủ đề: cuộc họp

Chào Jim,

Tôi chỉ muốn nhắc anh về cuộc họp vào tuần sau. Hãy cho tôi biết nếu anh có bất cứ thắc mắc gì.

Thân chào,

Mark

Đây là một bức thư giao tiếp kém, vì nhiều lý do. Trước tiên hãy mổ xẻ phần tiêu đề là “cuộc họp”

Tại sao đây là một tiêu đề tồi?

Vì ở đây không có bất cứ thông tin nào về buổi họp. Nếu đang bị kín lịch với các buổi họp thì bạn sẽ tự hỏi: Mark đang nói về cuộc họp nào nhỉ? Và tiêu đề này cũng không rõ ràng, không đề cập tới việc cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu và khi nào?

Hơn nữa, bức thư này còn thiếu nhiều thông tin cụ thể do đó sẽ bị liệt vào dạng “thư rác” và có nguy cơ bị xóa bỏ ngay trước khi đọc.

Giọng điệu của bức thư thì khá thân thiện nhưng chỉ thiều các thông tin thiết yếu. Nếu Jim chưa biết gì về buổi họp hoặc anh quên mất về buổi họp này, anh ta lại phải liên lạc lại để biết thêm thông tin.

Ví dụ về cách viết thư hiệu quả

Tiêu đề: Nhắc nhở về buổi họp  lúc 10 giờ sáng ngày 10/05 về việc thông qua quy trình

Chào Jim,

Tôi chỉ muốn nhắc anh về cuộc họp về việc thông qua tiến trình mới vào lúc 10:00 sáng, ngày thứ 2, 5/10, tại phòng hội nghi A.

Hãy cho tôi biết nếu anh có bất cứ câu hỏi nào (x3024)

Thân chào,

Mark

Hãy xem nào, tiêu đề của bức thư này có rõ ràng không?

Điều tuyệt vời là tiêu đề của bức thư này giúp người đọc biết được nội dung bên trong ngay cả khi chưa đọc hết toàn bộ bức thư.

Tiêu đề của bức thư rõ ràng là một ý tưởng rất hữu ích. Mỗi khi liếc qua hộp thư, người nhận sẽ được nhắc nhở về buổi họp ngay lập tức.

Mỗi bức thư chỉ nên truyền tải một thông điệp

Một trong những lợi thế của thư điện tử so với thư tay là dù gửi một hay nhiều thư điện tử thì chi phí cũng không thay đổi gì. Vì vậy, nếu cần giao tiếp với ai đó về nhiều công việc khác nhau, hãy viết email riêng cho mỗi công việc.

Có thư chỉ nên yêu cầu trả lời ngắn gọn để người đọc có thể trả lời ngay. Có thư lại  nên đòi hỏi người nhận phải xem xét nhiều hơn. Bằng cách đó, bạn có thể nhận được câu trả lời rõ ràng cụ thể cho từng vấn đề và giúp người đọc vừa trả lời trong thời gian thích hợp vừa quản lý hộp thư cá nhân tốt hơn.

Nếu bạn muốn đề cập đến nhiều vấn đề trong một email – có thể vì nội dung của chúng cùng liên quan tới một dự án – thì nên trình bày mỗi vấn đề trong từng đoạn riêng biệt có đánh số thứ tự. Như vậy, mỗi vấn đề sẽ được nổi bật và sẽ được người đọc chú ý đến.

Tương tự như thư tay, thư điện tử cũng cần phải rõ ràng và súc tích, mục đích của thông điệp phải được thông báo ở đoạn đầu tiên. Câu cú cần phải ngắn gọn và xoáy thẳng vào vấn đề. Phần nội dung chính của bức thư nên đi thẳng vào vấn đề, đưa ra những thông tin thiết yếu (xem bài báo của chúng tôi về kỹ năng viết và tam giác hùng biện).

Ví dụ về một bức thư tồi

Chủ đề: Chỉnh sửa về báo cáo doanh số

Chào Jackie,

Cám ơn vì đã gửi bảng báo cáo cho tôi vào tuần trước. Tôi đã đọc qua và thấy rằng chị cần phải thêm thông tin cụ thể về số liệu doanh số bán hàng trong mục 2. Ngoài ra  phong cách viết nên trang trọng hơn vì ban điều hành sẽ xem bảng báo cáo này để đánh giá tính chuyên nghiệp của chúng ta.

Thêm nữa, chúng ta sẽ có cuộc họp với bộ quan hệ công chúng vào ngày thứ sáu này về chiến dịch quảng cáo mới, vào lúc 11:00 tại phòng hội nghị nhỏ.

Cho tôi biết chị có sắp xếp được thời gian không.

Cám ơn

Monica

Monica đã viết một tiêu đề khá xuất sắc và đề cập đến những vấn đề cô muốn Jackie chỉnh sửa trong bảng báo cáo cũng khá rõ ràng.

Thế thì cô ấy sai ở đâu?

Vấn đề nằm ở đoạn thứ hai. Đoạn này cập đến cuộc họp khá quan trọng nhưng lại được gộp chung trong email chi tiết nói về việc chỉnh sửa báo cáo. Nếu Jackie không ghi lại thời gian cuộc họp vào lịch thì cô sẽ phải nhớ sự kiện này trong email có tiêu đề “chỉnh sửa báo cáo doanh số”. Thật là không hợp lý tí nào!

Sự kết hợp “hai trong một” này sẽ khiến nguy cơ một trong hai vấn đề sẽ bị lãng quên. Vậy thử xem cô ấy có thể cải thiện vấn đề này như thế nào.

Ví dụ tốt hơn

Chủ đề: Yêu cầu chỉnh sửa báo cáo doanh số bán hàng

Chào Jackie,

Cám ơn vì đã gửi bảng báo cáo cho tôi vào tuần trước. Tôi đã đọc qua và thấy rằng chị cần phải thêm thông tin cụ thể về số liệu doanh số bán hàng trong mục 2. Ngoài ra  phong cách viết nên trang trọng hơn vì ban điều hành sẽ xem bảng báo cáo này để đánh giá tính chuyên nghiệp của chúng ta.

Cảm ơn chị đã đầu tư cho bản báo cáo này.

Monica

VÀ

Chủ đề: Thứ sáu ngày 10/9, cuộc họp với bộ quan hệ công chúng vào lúc 11 giờ sáng.

Chào Jackie,

chúng ta sẽ có cuộc họp với bộ quan hệ công chúng vào ngày thứ sáu này về chiến dịch quảng cáo mới, vào lúc 11:00 tại phòng hội nghị nhỏ. Cho tôi biết chị có sắp xếp được thời gian không.

Cám ơn

Monica

Việc chia hai thông tin quan trọng ra từng phần riêng biệt sẽ giúp Jackie dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết trong hộp thư cũng như dễ dàng  lưu giữ những bức thư có liên quan. Khi đã gửi xong email về phần chỉnh sữa lại, Jackie thể xóa nó đi nhưng vẫn có thể giữ lại email về cuộc họp đến cuối tuần.

Xác định câu trả lời bạn muốn nghe

Trong email phải ghi lại tất cả hành động cần người đọc phải thực hiện như gọi điện thoại hoặc sắp xếp một cuộc hẹn. Ngoài ra, phải nhớ đính kèm thông tin liên lạc bao gồm: tên, tiêu đề, và số điện thoại ngay cả khi gửi thư trong nội bộ để tạo điều kiện cho người đọc dễ dàng trả lời. Và thường là họ sẽ làm như bạn mong muốn.

Ví dụ chưa hay

Từ: [email protected]

Tiêu đề: Đề xuất

Lynn,

Chị đã nhận được đề xuất của tôi vào tuần trước chưa? Tôi vẫn chưa nhận được sự hồi âm của chị.

Hãy gọi cho tôi để thảo luận về việc này nhé

Cám ơn!

Peter

Một số thông tin quan trọng trong bức thư này đã bị bỏ quên.

Thiếu sót đầu tiên là thiếu thông tin về lời đề xuất. Nhỡ Lynn có quá nhiều lời đề xuất thì đâu là lời đề xuất mà người viết muốn nhắc đến? Ngoài ra, đề xuất này được gửi qua bưu điện hay gửi qua email?

Thiếu sót thứ hai là người viết không cung cấp bất kì thông tin nào để Lynn có thể liên lạc lại. Không có số điện thoại văn phòng, không có điện thoại di động hay danh thiếp gì cả. Vậy là Lynn sẽ phải tốn công đi tìm lại những thông tin này rồi.

Và điều đáng trách nhất là anh ấy đã không cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên và tiêu đề ở phần sau cùng của bức thư tín.

Ví dụ hay

Tiêu đề: Hỏi về đề xuất của Reliable Lanscapes

Lynn thân mến,

Tôi chỉ muốn hỏi thử chị đã nhận được Đề xuất của chúng tôi vào tuần trước hay chưa. Tôi vẫn chưa nhận được hồi âm của chị.

Hãy gọi cho tôi trước thứ năm để thảo luận về vấn đề này nhé. Vì thời hạn giảm giá của bên tôi sắp hết hạn rồi, chị nên nhanh lên nhé!

Liiên lạc ngay với tôi qua di động nhé

Cám ơn,

Peter Schuell, Owner

Reliable Landscaping, Inc.

555.135.4598 (văn phòng)

555.135.2929 (di động)

Trong thư này, Peter đã cung cấp đầy đủ thông tin mà Lynn cần. Cô ấy biết Peter đã gửi đề xuất qua thư điện tử vào tuần trước và muốn cô liên lạc với anh trước ngày thứ năm bằng số di động.

Quan trọng nhất là Peter đã cung cấp tên và tiêu đề ở ngay bên dưới bức thư tín để Lynn có thể nhận ra anh là ai.

Sử dụng tiêu đề EOM

Khi bạn cần truyền tải một thông điệp ngắn ngọn, bạn có thể dùng kỹ thuật EOM viết tắt của chữ End of Message.

Theo đó, bạn có thể đặt tất cả những thông tin liên quan chỉ trong một dòng tiêu đề và ở cuối ghi thêm chữ “EOM”. Nhờ đó, người nhận có thể dễ dàng cập nhật được thông tin mà thậm chí không cần phải mở emai bởi dòng tiêu đề cũng chính là toàn bộ nội dung thông điệp.

Ví dụ

Tiêu đề: Họp vào 10/05 lúc 10 giờ sáng, tại phòng hội nghị, Thông qua Quy trình EOM

Trở thành chuyên gia thư tín

Để trở thành một chuyên gia thư tín, bạn nên thường xuyên kiểm tra hộp thư và trả lời một cách hợp lý. Thói quen này vừa bày tỏ thái độ lịch sự vừa khuyến khích người khác trả lời thư của bạn theo đúng hạn . Nếu trong thư yêu cầu bạn phải trả lời một cách chi tiết nhưng bạn vẫn chưa có thời gian để làm điều đó, hãy gửi một bức thư hồi âm để thông báo rằng bạn đã nhận được thông tin, và hẹn rõ khi nào bạn sẽ gửi email trả lời chi tiết.

Bạn có thể quy định thời gian kiểm tra email tùy vào tính chất công việc, nhưng tránh ngưng công việc giữa chừng để kiểm tra mail chỉ vì bạn không biết có gì vui trong email đó không.

Luôn luôn đặt ở chế độ “ra ngoài” nếu bạn không thể kiểm tra hộp thư trong một hay nhiều ngày, hoặc ngay cả khi đang họp.

Thư nội bộ

Thư nội bộ cũng không nên viết theo kiểu thân mật suồng sã vì có thể thư này sẽ được in ra cho nhiều người đọc chứ không chỉ viết riêng cho người nhận.  Nhớ bật công cụ kiểm tra lỗi chính tả và tránh việc sử dụng tiếng lóng trong thư.

Để biết thêm nhiều gợi ý sử dụng thư điện tín một cách hiệu quả cũng như tìm cách giảm tải cho hộp thư.

Chủ động lắng nghe

15 PHUT FOUNDER / MAY 11, 2011 / NO COMMENT

Hiểu rõ điều người khác muốn nói

Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng quyết định thành công trong công việc cũng như các mối quan hệ với mọi người xung quanh.

Chúng ta lắng nghe để tiếp nhận thông tin

Chúng ta nghe để thấu hiểu

Chúng ta thích lắng để chia sẻ

Chúng ta nghe để học hỏi

Bạn cho rằng mình đã lắng nghe rất giỏi những vấn đề ở trên? Rất tiếc là không phải vậy. Nghiên cứu chỉ ra rằng người ta chỉ nhớ khoảng 25-50% những gì mình nghe được. Nghĩa là trong 10’ nói chuyện với bạn thì sếp, đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác cũng chỉ nghe được khoảng 21­/­2-5 phút thôi.

Dựa trên nghiên cứu này, bạn sẽ thấy mình không cần phải nghe toàn bộ thông điệp mà chỉ cần nắm bắt được thông điệp chính trong vòng 25%-50%phút lắng nghe hiệu quả thôi. Nhưng nếu không được thì sao?

Rõ ràng, trau dồi kỹ năng lắng nghe sẽ mang tới cho bạn rất nhiều lợi ích, giúp cải thiện hiệu suất làm việc, nâng cao sức ảnh hưởng, thuyết phục, và khả năng thương lượng của bản thân. Ngoài ra còn giúp bạn tránh được xung đột và hiểu lầm để thành công trong công việc.

Để giao tiếp tốt đòi hỏi phải có nhận thức cao về bản thân. Một khi hiểu được gu giao tiếp của mình,  bạn sẽ thành công trong việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với người khác.

Để trở thành một thính giả thực thụ, bạn phải kiên trì thực hành việc “chủ động lắng nghe” bằng cách không chỉ nghe câu chữ mà quan trọng hơn là phải cố gắng thấu hiểu toàn bộ thông điệp được truyền đạt.

Khi đang lắng nghe, bạn phải thật sự chú ý đến người đối diện và không nên để các nhân tố xung quanh làm xao nhãng trí óc. Bạn cũng không nên tranh cãi quyết liệt khi người khác vừa nói xong hoặc mất tập trung khi đang nghe thông điệp. Nếu không, những rào cản đó sẽ khiến chúng ta không thể lắng nghe và thấu hiểu.

Gợi  ý:

Nếu bạn cảm thấy khó tập trung để lắng nghe, hãy tìm cách nhẩm lại những người khác đang nói. Cách này sẽ giúp bạn củng cố lại thông tin và tránh bị sao lãng.

Để nâng cao khả năng nghe hiểu, bạn cũng nên để người khác biết bạn đang lắng nghe họ. Đây cũng là việc rất quan trọng xét về bản thân của người nói bởi chính bản thân bạn cũng từng gặp trường hợp đang nói mà không biết người khác có nghe không, có đang tiếp nhất thông điệp không, có nên tiếp tục nói không? Cảm giác đó thật chán nản giống như đang nói chuyện 1 mình với cái đầu gối vậy.

Công nhận là mình đang lắng nghe có thể đơn giản chỉ là gật đầu hoặc “uh huh”. Điều đó không có nghĩa là bạn đồng tình với những gì người khác nói, mà chỉ đơn giản thể hiện là bạn đang chăm chú lắng nghe họ. Nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể và những tín hiệu khác để biểu lộ điều đó đồng thời nhắc nhở mình phải tập trung chú ý khi lắng nghe.

Bạn nên hưởng ứng theo cách có thể khuyến khích người nói tiếp tục trình bày để thông qua đó tiếp nhận thêm được nhiều thông tin cần thiết. Trong khi gật đầu và “uh huh” mang nghĩa bạn đang hứng thú được nghe thì một câu hỏi bất ngời hoặc một lời nhận xét đúng chỗ chứng tỏ bạn đã thấu hiểu chu đáo thông điệp.

Hãy trở thành một thính giả thực thụ.

Dưới đây là 5 yếu tố then chốt trong việc chủ động lắng nghe giúp bạn trở thành một thính giả thực thụ:

1. Hãy chú ý

Hãy để người nói thấy bạn đang tập trung lắng nghe và hưởng ứng những gì họ nói.

Nhìn thẳng vào mặt người nói

Dẹp bỏ những ý nghĩ không liên quan sang một bên. Đừng vội suy nghĩ cách bác bỏ.

Tránh bị môi trường bên ngoài tác động

Hãy “lắng nghe” ngôn ngữ hình thể của người nói

Tránh nói chuyện riêng khi đang là thính giả trong một nhóm

2. Cho thấy bạn đang lắng nghe

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ để chứng tỏ bạn đang chú ý lắng nghe:

Thỉnh thoảng nên gật đầu

Cười và biểu lộ cảm xúc trên khuôn mặt

Chú ý biểu lộ thái độ cởi mở và thân thiện

Khuyến khích người nói bằng một vài lời nhận xét như: vâng, uh huh, thế ah…

3. Hãy đưa ra phản hồi

Với tư cách là một thính giả, bạn không nên để giả định, phán xét hay  niềm tin cá nhân làm méo mó thông điệp mà người nói muốn truyền tải. Do đó để hiểu đúng thông điệp, bạn cần phản hồi lại bằng cách đặt câu hỏi:

Xác nhận điều đã nghe bằng cách diễn giải lại theo kiểu “tôi hiểu là …” hoặc “có phải bạn muốn nói là…”

Đặt câu hỏi để sàng lọc lại thông tin theo kiểu “Bạn có ý gì khi nói…” hoặc “ý bạn là thế này phải không…?”

Thường xuyên tóm tắt ý kiến của người nói

Gợi ý:

Nếu thấy mình đang bị cảm xúc chi phối khi nghe thông điệp, hãy nói cho người nói biết và hỏi thêm “có lẽ tôi chưa hiểu rõ những gì bạn nói. Cá nhân tôi nghĩ rằng bạn đã nói xxx, phải không?”

1. Đừng phán xét

Ngắt lời người khác không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến người nói cảm thấy bị hụt hẫng và việc cung cấp thông tin hạn chế hơn.

Hãy để người nói hoàn tất những gì họ muốn nói

Đừng ngắt lời họ bằng cách tranh cãi tay đôi ngay lập tức

2. Trả lời một cách thích hợp

Chủ động lắng nghe là cách thể hiện sự tôn trọng và hiểu biết đối với người khác đồng thời giúp bạn thu thập được nhiều thông tin và quan điểm hơn. Nếu bạn tấn công người nói hoặc làm họ thất vọng, bạn sẽ chẳng nhận được lợi ích gì đâu.

Cách phản hồi của bạn nên chân thành và cởi mở

Nên khẳng định ý kiến cá nhân một cách thích hợp

Hãy đối xử với người khác theo cách họ mong đợi

Điểm cốt lõi:

Để trở thành một người lắng nghe tích cực đòi hỏi phải tập trung và quyết tâm cao vì ông bà ta thường nói “non sông dễ đổi, bản tính khó dới”. Thói quen lắng nghe cũng khó sửa y như những thói quen khác đòi hỏi bạn phải rất cố gắng để cải thiện nó.

Hãy thận trọng khi lắng nghe và luôn luôn nhắc nhở bản thân phải chú tâm lắng nghe người khác nói. Hãy đặt những suy nghĩ và hành vi không liên quan sang một bên mà chỉ nên tập trung vào thông tin mà người nói muốn truyền đạt. Bạn cũng nên thường xuyên đặt câu hỏi, lặp lại và diễn giải để đảm bảo đã thấu hiểu vấn đề. Nếu không, đôi khi bạn sẽ phát hiện ra điều người ta nói và điều mình nghe chẳng ăn nhập gì với nhau.

Hãy bắt đầu lắng nghe tích cực ngay từ hôm nay để giao tiếp giỏi hơn, cải thiện năng suất làm việc cũng như mở rộng thêm các mối quan hệ. Ngoài ra bạn có thể đọc thêm bàiLắng nghe thấu cảm. Một kỹ năng nghe nâng cao.

Bài tiếp theo sẽ giúp bạn viết một email hiệu quả. Nhấp vào “bài kế tiếp” bên dưới để tham khảo.

Kỹ thuật đặt câu hỏi

15 PHUT FOUNDER / MAY 4, 2011 / 5 COMMENTS

Đặt câu hỏi hiệu quả

“Garbage in, Garbage out” là 1 thành ngữ phổ biến trong lĩnh vực phần mềm máy tính: nếu bạn cung cấp thông tin đầu vào sai thì kết quả trả về sẽ bị sai. Đây cũng là quy tắc phổ biến trong giao tiếp: Nếu bạn hỏi sai, bạn sẽ nhận được câu trả lời sai, hoặc một câu trả lời không như trông đợi.

Hỏi đúng sẽ khiến giao tiếp hiệu quả và trao đổi thông tin chính xác. Khi đặt câu hỏi đúng trong một tình huống cụ thể, bạn có thể cải thiện khá tốt về kỹ năng giao tiếp như thu thập thông tin và học được nhiều hơn; xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn, quản lý con người hiệu quả hơn, đồng thời giúp đỡ mọi người cùng học hỏi.

Sau đây là một số phương pháp khá phổ biến khi đặt câu hỏi, khi nào nên (không nên) sử dụng chúng:

1. Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng:

Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn có khát nước không?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn sống ở đâu?” thông thường bạn sẽ được trả lời bằng tên của toà nhà hoặc địa chỉ nơi bạn ở.

Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại saohay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Bạn hãy kể với tôi…” hay “Hãy diễn giải…” để đặt câu hỏi mở. Ví dụ:

Chuyện gì đã xảy ra trong buổi họp?

Tại sao anh ta lại phản ứng theo cách đó?

Anh thấy buổi tiệc thế nào?

Hãy kể cho tôi nghe chuyện gì đã xảy ra sau đó.

Hãy trình bày các tình huống một cách chi tiết hơn.

Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:

1.      Phát triển một cuộc trò chuyện mở: Anh đã làm gì trong dịp lễ?

2.      Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công?

3.      Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ thế nào về những thay đổi này?”

Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:

Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu tôi đạt trình độ này, tôi có được tăng lương không?”

Kết thúc một cuộc thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”

Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ tại ngân hàng của bạn?”

Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy.

2. Câu hỏi “hình nón”:

Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng:

“Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?”

“Khoảng 10”

“Người lớn hay trẻ em?”

“Đa số là trẻ em”

“Đô tuổi của những đứa trẻ này là bao nhiêu?”

“Khoảng 14-15”

“Chúng có nét gì đặc biệt không?

“Có. Một vài đứa đội mũ bong chày màu đỏ”

“Trên nón có logo nào không?”

“ Ừm có, tôi nhớ đã thấy 1 chữ N lớn”

Bằng cách sử dung kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đội chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV. Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.

Gợi ý:

Khi sử dụng phương pháp đặt câu hỏi hình nón, hãy bắt đầu bằng câu hỏi đóng. Khi bạn đi đến điểm tắc, hãy sử dụng câu hỏi mở nhiều hơn.

Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:

Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể: “Hãy trình bày cho tôi thêm về phương án số 2”

Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn: “Anh có sử dụng dịch vụ của IT Helpdesk bao giờ chưa?”, “Họ có xử lý được lỗi không?”, “Thái độ của nhân viên tiếp chuyện anh như thế nào?”

3. Câu hỏi thăm dò

Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Có lúc bạn sẽ cần thông tin thêm để làm sáng tỏ vấn đề, “Khi nào anh cần bản báo cáo? Anh có muốn xem bản nháp trước khi tôi gửi cho anh bản cuối cùng không?”, hoặc để kiểm tra xem liệu có minh chứng nào cho điều vừa được đưa ra hay không, “Làm thế nào anh biết đội ngũ bán hàng không thể sử dụng dữ liệu mới?”

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

Gợi ý:

Sử dụng câu hỏi chứa đựng từ “chính xác” để tìm được thông tin nhiều hơn: “Chính xác ý của anh là gì khi nói đến từ cấp tốc?”, “Chính xác là ai sẽ cần bản báo cáo này?”

Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:

Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyện

Lấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn biết

4. Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo cách bạn nghĩ bằng một vài phương pháp sau:

Đi kèm với giả định: “Anh nghĩ dự án đó trễ bao lâu?”. Câu hỏi này thừa nhận rằng dự án trên sẽ không hoàn thành đúng thời hạn.

Thêm vào một lời kêu gọi cá nhân để đồng ý ở phần kết: “Lori rất có năng lực, anh nghĩ thế chứ?” hay “Phương án 2 tốt hơn phải không?”

Chọn lọc từ để đặt câu hỏi sao cho người trả lời dễ dàng nói “có” (xu hướng tự nhiên của việc trả lời “có” thay vì “không” chiếm một phần quan trọng trong câu hỏi lấy ý kiến): “Chúng ta sẽ chọn phương án 2 chứ?” dễ nhận được câu trả lời đồng ý hơn cách hỏi “Anh có muốn chọn phương án 2 hay không?”. Nên đặt câu hỏi mang tính cá nhân để dễ dàng đạt được sự đồng thuận ví dụ: “Anh có muốn tôi chọn phương án 2 không?” thay vì “Tôi chọn phương án 2 nhé?”

Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng thường thì đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.

Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt/ có xu hướng đóng.

Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng tốt khi:

Bạn muốn được nghe câu trả lời mong muốn nhưng vẫn để người khác có cảm giác rằng họ được quyền chọn.

Kết thúc lời chào hàng: “Nếu anh không còn thắc mắc nào nữa, chúng ta quyết định giá chứ?”

Gợi ý:

Hãy sử dụng câu hỏi dẫn dắt một cách cẩn thận tránh lợi dụng cho mục đích cá nhân hoặc theo cách gây tổn hại đến lợi ích của người khác.

5. Câu hỏi tu từ:

Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi : «Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không? »

Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện (« Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như thế ») – hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng  « John là một nhà thiết kế rất sáng tạo ». (với câu nói này họ có thể trả lời « Thì sao nào ? »)

Gợi ý :

Câu hỏi tu từ sẽ có tác dụng nhiều hơn nếu bạn dùng một loạt các câu hỏi tu từ. « Quá sức tuyệt vời nhỉ? Anh có thích cách sử dụng chữ làm nổi bật màu sắc trong bức ảnh không? Người ta sử dụng khoảng cáchrất tốt đúng không? Anh có muốn có một cái giống như vậy cho sản phẩm của mình không?”

Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt để:

Thu hút người nghe.

Sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi

Có thể bạn đã sử dụng tất cả những kỹ thuật đặt câu hỏi trên mỗi ngày ở công sở hay ở nhà. Tuy nhiên bằng cách áp dụng có chủ ý kỹ thuật thích hợp, bạn có thể lấy được thông tin, câu trả lời hay kết quả  mình mong muốn thậm chí hiệu quả hơn nhiều.

Câu hỏi là một phương pháp hiệu quả để:

Học: Hỏi câu hỏi mở vả đóng, và dùng câu hỏi khám phá.

Xây dựng mối quan hệ:Người ta thường trả lời khẳng định khi bạn hỏi về điều mà họ làm hoặc khi bạn hỏi ý kiến họ. Nếu bạn làm điều này với thái độ quả quyết “Hãy nói với tôi điều anh thích nhất khi làm việc ở đây”, bạn sẽ xây dựng và duy trì được một cuộc trò chuyện cởi  mở.

Quản lý và đào tạo: Trong trường hợp này nên sử dụng câu hỏi tu từ và câu hỏi có định hướng để giúp mọi người suy nghĩ và đồng ý với hành động hoặc khóa học do bạn gợi ý: “Sẽ rất tuyệt nếu đạt thêm vài giấy chứng nhận chất lượng nữa phải không?”

Tránh hiểu nhầm:Sử dụng câu hỏi thăm dò để tìm kiếm thông tin chính xác, đặc biệt khi kết quả được đặt lên hàng đầu. Để chắc chắn tránh được việc nhảy ngay đến phần kết luật, hãy sử dụng phương pháp Thang kết luận (The ladder of Inference).

“Tản nhiệt” tình huống gay gắt:Bạn có thể làm dịu cơn giận của khách hàng hoặc đồng nghiệp bằng cách sử dụng câu hỏi hình nón để giúp họ đi vào chi tiết vấn đề khiến họ bất bình. Phương pháp này không những tách họ khỏi cảm xúc mà còn giúp bạn tìm ra được vài ưu điểm nho nhỏ đủ cho khách hàng thấy họ đang “thắng” và không còn cáu gắt nữa.

Thuyết phục người khác: Không ai thích bị lên lớp, tuy nhiên hỏi một chuỗi câu hỏi mở sẽ giúp họ chấp nhận các lý do đằng sau quan điểm của bạn. “Anh nghĩ thế nào về việc tập trung đội ngũ bán hàng lại trong nửa ngày để nâng cấp laptop của họ?”

Một số gợi ý khác:

Phải cho người được hỏi đủ thời gian để trả lời gồm cả thời gian suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời. Do đó đừng nên “phiên dịch” một khoảng im lặng thành “không có ý kiến” và cho qua.

Câu hỏi có kỹ thuật đòi phải đi liền với việc lắng nghe cẩn thận. Do vậy bạn phải hiểu người khác thật sự muốn nói gì trong câu trả lời của họ.

Ngôn ngữ hình thể và giọng nói cũng đóng vai trò quan trọng trong câu trả lời.

Liệt kê những việc phải chuẩn bị cho thuyết trình

15 PHUT FOUNDER / APRIL 27, 2011 / NO COMMENT

Đây là danh sách những việc cần làm giúp bạn thuyết trình tốt hơn được chuyển thể từ quyển Business Communications: A Cultural and Strategic Approach (Michael J. Rouse và Sandra Rouse)

Phần thuyết trình:

1.      Phần giới thiệu của bạn có thu hút không, có thể hiện được ý định của bạn không?

2.      Bạn có tiếp tục phần giới thiệu bằng cách giải thích rõ các điểm chính của bài thuyết trình không?

3.      Những điểm chính này có được sắp xếp hợp lý không?

4.      Các phần trình bày có liên tục và ăn khớp với nhau không?

5.      Các điểm chính có cần được minh họa bằng tranh, ảnh, … không?

6.      Kết luận có được trình bày một cách rõ ràng và súc tích không?

7.      Phần kết có mạnh mẽ hay không?

8.      Bạn đã liên kết phần kết thúc với phần mở đầu chưa?

Thể hiện:

1.      Bạn có thấu hiểu chủ đề bao quát của bài thuyết trình?

2.      Bạn có sắp xếp ghi chú theo thứ tự?

3.      Bạn sẽ thuyết trình ở đâu và như thế nào (trong khán phòng, ngoài trời, đứng hay ngồi, v.v…)?

4.      Bạn đã xem xét địa điểm thuyết trình chưa?

5.      Bạn đã kiểm tra và tìm hiểu cách sử dụng các vật dụng hỗ trợ chưa?

Diện mạo:

1.      Hãy đảm bảo trang phục của bạn phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng.

2.      Luyện tập thuyết trình (đứng hoặc ngồi), chú ý kỹ vào ngôn ngữ hình thể, kể cả điệu bộ.

Các dụng cụ hỗ trợ (tranh, ảnh, …):

1.      Các dụng cụ này có dễ đọc và dễ hiểu không?

2.      Chúng có sát với nội dung chính mà bạn muốn truyền tải hay không?

3.      Chúng có dễ để nhìn thấy từ mọi góc trong phòng không?

Ngoài ra, các bạn có thể xem thêm phần “5. kỹ năng trình bày”

Diễn thuyết cho khán thính giả

15 PHUT FOUNDER / APRIL 20, 2011 / NO COMMENT

Truyền tải thành công những ý tưởng phức tạp

Thuyết trình trước khán thính giả có thể là một điều vô cùng thú vị nhưng nếu thiếu chuẩn bị hoặc không xác định rõ mục tiêu, bạn sẽ dễ gặp thất bại.

Chuẩn bị – Trọng tâm của thành công

Để đảm bảo bài thuyết trình đạt kết quả tốt, đầu tiên hãy xác định mục tiêu của mình bằng một vài câu hỏi sau:

-          Tại sao tôi lại thuyết trình?

-          Tôi muốn thính giả hiểu được gì từ bài thuyết trình này?

Tiếp theo, hãy xác định đối tượng khán thỉnh giả là ai để đảm bảo những gì bạn sắp trình bày là thích hợp.

Làm thế nào để tổ chức một buổi thuyết trình?

Một khi đã xác định được mục tiêu của buổi thuyết trình và khán thính giả, bạn nên sắp xếp lại cấu trúc và độ dài ngắn của bài thuyết trình.

Căn cứ theo thời gian đã phân chia cho từng mục, chia bài thuyết trình thành từng phần nhỏ hơn, mỗi phần chỉ nói về một ý cụ thể nhưng vẫn phản ánh được nội dung của cả bài. Ví dụ: phần đầu của bài thuyết trình là để giới thiệu, trong đó giới thiệu tổng quát và tóm tắt về bài thuyết trình, giải thích về đề tài, tại sao bạn chọn chủ đề này và bạn hy vọng sẽ truyền tải được điều gì.

Đoạn tiếp theo sẽ trình bày mục đầu tiên trong phần mục lục và cứ tuần tự như vậy.

Một khi đã triển khai được phần mở đầu và những nét chính trong từng phần của bài phát biểu, bạn nên dành chút thời gian nghĩ đến phần kết luận, một trong hai phần có sức ảnh hưởng và đóng vai trò quan trọng trong một bài thuyết trình.

Rõ ràng và Ấn tượng

Hãy trình bày ngắn gọn và đơn giản vì thính giả sẽ không bao giờ nhớ hết mọi chi tiết trong bài thuyết trình. Vì thế bạn chỉ nên chú ý nói những vấn đề quan trọng nhất và đừng làm khán giả buồn ngủ vì sự dài dòng của mình.

Nếu vẫn còn lo lắng, bạn hãy sử dụng cấu trúc “nói cho họ biết”

-          Hãy cho họ biết bạn chuẩn bị nói gì (ví dụ như: tôi sẽ trình bày về vấn đề…)

-          Hãy cho họ biết những điểm chính trong bài diễn thuyết, diễn giải và minh họa từng phần một thật rõ ràng và súc tích.

-          Tóm tắt lại tất cả những gì bạn đã trình bày (Ví dụ: “để kết thúc…” hoặc “tóm lại…”) và rút ra kết luận.

Hãy tận dụng biểu đồ và hình ảnh minh họa

Tiếp theo, hãy nghĩ đến việc sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan như: máy chiếu, video, máy tính để hỗ trợ bài thuyết trình. Nên kiểm tra trước và học qua cách sử dụng những thiết bị này.

Trong một hình minh họa, chỉ nên để tối đa 6 dòng thông tin cho mỗi hình ảnh hoặc biểu đồ minh họa. Ngoài ra, cần đảm bảo các biểu đồ phải đủ lớn để tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy. Hình ảnh, màu sắc rõ ràng, dễ nhìn.

Bài thuyết trình là căn cứ chủ yếu để đánh giá năng lực của người thuyết trình do đó cần phải được trình bày và thiết kế kỹ lưỡng để giúp truyền tải thông điệp tốt hơn.

Các tiêu đề phải được trình bày rõ ràng và nằm ở vị trí đầu tiên. Nếu có thể, hãy chuẩn bị trước các bảng ghi chú để ghi chép trong suốt quá trình thuyết diễn. Nhớ in to và rõ để mọi thính giả đều có thể nhìn thấy.

Khi sử dụng những hình thức minh họa này, không được đứng xoay lưng mà phải hướng mặt về phía thính giả.

Sắp xếp phòng ốc.

Nên thị sát phòng ốc trước khi buổi diễn thuyết bắt đầu. Xác định chỗ ngồi (ngồi vòng tròn sẽ khuyến khích tương tác hơn là ngồi theo từng hàng) và các công cụ trực quan hỗ trợ thuyết trình. Hãy kiểm tra ánh sáng, không gian cũng như nhiệt độ phòng, đặt giấy và bút cho từng chỗ ngồi. Nếu buổi thuyết diễn kéo dài hơn nửa giờ, bạn nên đặt thêm nước ở mỗi chỗ ngồi và cho mọi người nghỉ giải lao giữa buổi thuyết trình.

Tuy không cần nhớ toàn bộ nội dung bài thuyết trình nhưng cũng nên nắm kỹ nội dung chính, biểu đồ cũng như hình ảnh minh họa trong bài. Hãy luyện tập thường xuyên trước khi trình bày. Bạn cần nhớ rằng, luyện tập nhiều sẽ giúp bạn tự tin và trình bày lưu loát hơn. Nếu nắm rõ đối tượng và có sự chuẩn bị đầy đủ, chắc chắn bạn sẽ có một buổi thuyết trình thành công.

Khi cảm thấy lo lắng, hãy tập trung suy nghĩ về mục đích của mình khi diễn thuyết, đó là giúp các thính giả hiểu được nội dung mà bạn muốn truyền tải.

Bí quyết

Đây là những bí quyết giúp cho bài thuyết trình của bạn thành công tốt đẹp

-          Không dùng quá nhiều số liệu thống kê và những thông tin không rõ ràng. Thay vào đó, hãy đưa những thông tin này vào một bảng nhỏ để mọi người có thể tham khảo sau

-          Nếu quên mình cần phải nói gì, hãy dừng lại ít phút để nhớ lại và cho mình thêm thời gian để nghĩ ra nhiều ý tưởng mới.

-          Mường tượng tới thành công

-          Hít thở trước khi bắt đầu

-          Chú ý đến nhu cầu của thính giả trước khi bắt đầu buổi diễn thuyết

-          Hãy tham gia một khóa học nói trước công chúng ở địa phương hoặc trường cao đẳng/ đại hoc để trau dồi những kỹ năng quan trọng và tự tin hơn trong các buổi thuyết trình. Những khóa này thường tổ chức vào ban đêm và học phí khá cao.

-          Ghi hình lại buổi thuyết trình của bạn. Xem lại những hình ảnh đã quay, nếu thấy mình làm chưa tốt có thể tự sửa chữa.

Xem thêm bài Nâng cao kỹ năng thuyết trình trước công chúng

AIDA: Chú ý-Thích thú-Khát khao-Hành động

15 PHUT FOUNDER / APRIL 14, 2011 / NO COMMENT

Tạo cảm hứng từ cách viết

“Món quà miễn phí từ bên trong!”

“Jim thân mến, Bạn đã là người được chọn.”

“Kêu gọi tất cả các bậc cha mẹ.”

Hầu như ngày nào chúng ta cũng bị hàng trăm tiêu đề kiểu này “bỏ bom” để gây sự chú ý. Trong một thế giới ngập tràn thông tin và quảng cáo trên các phương tiện truyền thông từ in ấn đến web, từ biển quảng cáo tới đài phát thanh, từ truyền hình tới tin nhắn văn bản – thông điệp nào cũng làm hết sức mình để nổi bật hơn.

Không chỉ riêng thông điệp quảng cáo mà trong các bản báo cáo, bài thuyết trình hoặc thư điện tử, bạn cũng cần phải trau chuốt để gây sự chú ý cho khán giả.

Khi thế giới quảng cáo ngày càng trở nên cạnh tranh hơn, quảng cáo cũng phải trở nên tinh vi hơn. Tuy nhiên, các nguyên tắc cơ bản trong viết lời quảng cáo vẫn còn giá trị tới ngày nay trong đó yêu cầu quảng cáo phải có khả năng thu hút sự chú ý và thuyết phục người xem hành động. Đơn giản là bản chất của con người vẫn không thay đổi nên ý tưởng này vẫn còn nguyên giá trị của nó. Con người đang ngày càng trở nên sáng suốt hơn, nhưng để thuyết phục mọi người làm một cái gì đó, bạn vẫn cần sự chú ý của họ, khiến họ quan tâm tới sản phẩm và dịch vụ của bạn, và sau đó thuyết phục họ hành động theo cách bạn muốn chẳng hạn như mua sản phẩm hoặc truy cập vào trang web..

AIDA là chữ viết tắt của một phương pháp tiện dụng giúp bạn viết lời quảng cáo, soạn thảo văn bản, trong đó các chữ cái đầu đại diện cho:

• Chú ý (Attention)

• Thích thú (Interest)

• Khao khát (Desire)

• Hành động (Action)

Đây là bốn bước mỗi khách hàng cần phải trải qua nếu bạn muốn họ mua sản phẩm, truy cập vào trang web hoặc thực hiện thông điệp đưa ra trong báo cáo.

Người ta cũng thường dùng phiên bản phức tạp hơn AIDA là AIDCA/AIDEA trong đó bổ sung thêm bước  Thuyết phục/Chứng cứ  (Convince/Evidence) vào giữa hai bước Khao khát và Hành động. Lý do là vì mọi người thường hoài nghi tính chân thực của thông điệp quảng cáo nên phải thêm bước bằng chứng này vào.

Làm sao sử dụng công cụ này?

Bạn có thể sử dụng phương pháp tiếp cận AIDA để viết một văn bản có mục tiêu cuối cùng là thúc giục người khác hành động. Các yếu tố của chữ viết tắt này được mô tả như sau:

1. Chú ý / Thu hút

Để nổi bật trong thế giới ngập tràn thông tin như hiện nay, bạn phải dùng bất kì phương pháp nào dù là hình ảnh hay từ ngữ để thu hút sự chú ý của người xem và buộc họ phải dừng lại để đọc thông điệp.

Khi gửi mail cho nhân viên văn phòng, email của bạn phải có tiêu đề thật sự thu hút để khuyến khích người nhận mở và đọc nội dung email. Ví dụ, để khuyến khích mọi người tham dự một buổi tập huấn về việc phản hồi, tiêu đề email, ” Phản hôi của BẠN có hiệu quả ra sao?” có nhiều khả năng hút sự chú ý hơn so với tiêu đề nhàm chán kiểu “Hội thảo về phản hồi của tuần”.

2. Hứng thú

Tạo ra hứng thú là một trong những giai đoạn khó khăn nhất. Bạn đã thu hút được đối tượng mục tiêu nhưng liệu có thể khuyến khích họ dành thời gian quý báu để đọc hiểu thông điệp một cách cụ thể hơn?

Thu hút sự quan tâm của người đọc cần một quá trình đào sâu nghiên cứu. Có thể đối tượng mục tiêu sẽ cho bạn thêm một ít thời gian để làm điều đó nhưng bạn phải tập trung vào nhu cầu của họ bằng cách giúp họ chọn ra thông điệp có liên quan một cách nhanh chóng. Vì vậy hãy sử dụng phân đoạn và phân nhóm đồng thời phá vỡ văn bản thành các ý chính nổi bật.

Để biết cách thấu hiểu lợi ích và mong đợi của khán giả mục tiêu và bối cảnh của thông điệp, hãy đọc bài viết của chúng tôi về Tam giác hùng biện.

3. Khao khát

Hai giai đoạn Quan tâm và Khao khát của AIDA sẽ cùng đi song song với nhau. Cùng với việc xây dựng sự quan tâm của người đọc, bạn cũng cần giúp họ hiểu làm thế nào mà dịch vụ/sản phẩm/ thông điệp của bạn có thể giúp ích cho họ bằng cách thu hút nhu cầu và mong muốn cá nhân của họ.

Vì vậy, thay vì chỉ đơn giản nói rằng “Hội thảo giờ trưa của chúng tôi sẽ dạy cho bạn các kỹ năng phản hồi”, thì hãy giải thích cho khán giả lợi ích của việc đó : “Nhận được những gì bạn cần từ người khác và tiết kiệm thời gian lẫn sự thất vọng bằng cách học cách đưa ra phản hồi tốt”.

Tính năng và lợi ích (FAB)

Để  xây dựng mong muốn của người đọc một cách hiệu quả, bạn nên liên kết tính năng với lợi ích và hy vọng rằng các tính năng quan trọng sẽ mang đến lợi ích cụ thể nào đó cho khách hàng mục tiêu.

Nhớ đừng quên đề cập tới lợi ích trong giai đoạn này khi viết lời quảng cáo. Khi mô tả dịch vụ, đừng  chỉ cung cấp sự kiện và tính năng rồi mong muốn khán giả tự tìm ra lợi ích của nó. Hãy nói với họ thật rõ ràng về những lợi ích này để tạo ra sự quan tâm và mong muốn.

Ví dụ: “Vỏ của máy tính xách tay này được làm bằng nhôm” là quảng cáo mô tả một tính năng. Khi đọc xong quảng cáo này, khán giả sẽ tự suy nghĩ “Rồi sao?”. Thay vào đó, bạn nên thuyết phục khán giả bằng cách thêm vào lợi ích “Rất trẻ trung, nhẹ nhàng dù để trên lưng hay vai.”

Bạn có thể đẩy thông điệp đi xa hơn để chạm sâu vào động lực của khán giả bằng cách quảng cáo “… chẳng tốn sức vận chuyển, kiểu dáng đẹp khiến mọi đồng nghiệp đều ghen tị.”

4. Thuyết phục

Người tiêu dùng ngày nay luôn có xu hướng nghi ngờ các thông điệp tiếp thị. Đã qua rồi cái thời chỉ cần quảng cáo quyển sách này thuộc hàng “bán chạy nhất” là độc giả đã sẵn lòng bỏ tiền túi ra mua. Giờ đây, bạn phải chỉ rõ ra là quyển sách này có trong danh sách “bán chạy nhất” của Tạp chí The New York Times trong 10 tuần. Vì vậy, cố gắng sử dụng dữ liệu chính xác bất cứ khi nào có thể. Khi bạn không có dữ liệu thì hãy nghĩ cách thu thập và tạo ra dữ liệu, ví dụ thông qua một khảo sát nhỏ.

5. Hành động

Cuối cùng, bạn phải chỉ rõ hành động mong muốn được độc giả thực hiện sau khi đọc thông điệp ví dụ, “Ghé thăm trang www.15phut.vn“ để biết thêm thông tin” thay vì để mọi người tự đoán phải làm gì.

Điểm cốt lõi:

AIDA là từ viết tắt của: (Attract or Attention, Interest, Desire, Action) đại diện cho

• Thu hút hoặc chú ý.

• Thích thú.

• Khao khát.

• Hành động.

Sử dụng phương pháp này sẽ giúp bạn xử lý hiệu quả bất kì văn bản nào cần người đọc hành động ngay lập tức. Đầu tiên bắt lấy sự chú ý của khán giả mục tiêu, thu hút sự quan tâm của họ.  Sau đó là xây dựng  mong muốn được mua sản phẩm và cuối cùng là chỉ ra hành động mà người viết mong muốn khán giả thực hiện.

Nâng cao kỹ năng thuyết trình trước công chúng

15 PHUT FOUNDER / MARCH 22, 2011 / NO COMMENT

Để ai cũng hiểu được lời bạn nói

Hãy thử nhớ về buổi thuyết trình tuyệt vời mà bạn đã từng tham gia đi? Bạn không thể nhớ được gì? Tất nhiên rồi. Có quá nhiều buổi thuyết trình đã đi vào lãng quên và chẳng đọng lại gì trong long khan giả cả. Trong khi mục đích của thuyết trình là phải truyền tải thông điệp đến cho người nghe thì sự thật này quả là một điều đáng buồn.  Tuy nhiên, nếu bạn muốn bài thuyết trình của mình không nằm trong số đông thất bại đó, hãy ghi nhớ những điều cơ bản sau đây:

-          Hiểu mục đích của buổi thuyết trình

-          Thông điệp rõ ràng, súc tích

-          Chuẩn bị kỹ càng

-          Truyền tải thông điệp sinh động

Biết mình cần phải đạt những gì

Trước khi bắt đầu buổi thuyết diễn, bạn cần phải hiểu rõ điều mình muốn nói, đối tượng người nghe và lý do họ muốn nghe bạn nói. Hãy hỏi bản thân mình 6 câu hỏi: Ai? Cái gi? Như thế nào? Khi nào? ở đâu? Tại sao?

Ai là đối tượng bạn nhắm đến? Đâu là sở thích và giá trị của họ? Điểm chung của họ là gi? Họ đặc biệt ra sao?

Bạn muốn truyền đạt điều gì?  Cách duy nhất là hỏi chính bản thân mình về “tiêu chuẩn thành công”. Làm sao biết mình đã truyền tải thong điệp thành công không hay không?

Truyền tải thông điệp như thế nào là tốt nhất?  Bạn nên sử dụng cả ngôn ngữ và các giác quan khác. Lập kế hoạch cho phần mở đầu, giữa, và kết thúc. Nếu thời gian và địa điểm cho phép, hãy xem xét và chuẩn bị những thiết bị hình ảnh minh họa.

Khi nào? Thời gian là yếu tố quan trọng. Hãy tập kiểm soát thời gian để buổi diễn thuyết của bạn mọi người đánh giá và nghe hiểu chính xác. Có lúc cần phải nói cũng như có lúc cần giữ yên lặng bởi “sự yên lặng có khi còn quý giá hơn một giai điệu dở”.

Ở đâu? Trong đầu bạn, ngữ cảnh giao tiếp sẽ ra sao? Có lẽ bạn nên dành chút thời gian để thăm quan phòng họp trước, sắp xếp lại bàn ghế hoặc hiệu chỉnh âm thanh nghe nhìn thử xem.

Tại sao?Để đảm bảo mọi người đều chăm chú lắng nghe bài thuyết trình, bạn cần phải biết vì sao họ muốn nghe bạn nói, điều họ muốn nghe là gi?

Trình bày ngắn gọn

Khi thuyết trình, có khi nói ít lại truyền tải được nhiều hơn là trình bày dài dòng. Chỉ cần điểm qua các tiêu đề lớn của từng mục bởi đơn giản dù có nói chi tiết thì khán giả cũng chẳng thể nào trở thành chuyên gia ngay được chỉ qua 1 buổi thuyết trình. Nếu bạn dùng máy chiếu để trình bày, hãy giới hạn nội dung của mỗi phần bằng các gạch đầu dòng, tiêu đề hay một biểu đồ đơn giản.

Chuẩn bị trước

Mọi người thường không quan tâm lắm đến khâu chuẩn bị nhưng trên thực tế, đó lại là khâu quan trọng nhất để giúp chúng ta giao tiếp thành công. Nếu có thể, bạn nên lập ra một danh sách những việc cần làm và thời gian cụ thể cho buổi diễn thuyết, sau đó tuần tự chuẩn bị cho từng việc đã liệt kê. Lưu ý đến từng phần và chuẩn bị kỹ để chắc chắn bài diễn thuyết của bạn sẽ đạt hiệu quả tốt.

Dĩ nhiên không ai có thể lường hết được mọi tình huống nhưng nếu chuẩn bị chu đáo sẽ khả năng thành công sẽ cao hơn, mang đến kết quả tốt dù bằng lời nói hay văn bản.

Diễn thuyết hùng hồn

Mặc cho bạn chuẩn bị kỹ càng đến mức nào, các thông tin ngắn gọn súc tích ra sao, nhưng nếu bạn không biết cách giao tiếp hoặc truyền tải, thì buổi diễn thuyết của bạn xem như đã hỏng. Một số thủ thuật hữu ích để giúp bài diễn thuyết của bạn sinh động hơn:

-          Tận dụng ví dụ để giải thích quan điểm của bạn

-          Tận dụng ngôn ngữ cơ thể – đừng trốn sau bục phát biểu

-          Đừng nói quá nhanh. Đôi khi ngừng lại một chút sẽ có hiệu quả hơn.

-          Lên xuống giọng một cách hợp lý để không gây nhàm chán cho thính giả.

-          Dùng các biểu đồ và hình minh họa để bài thuyết trình sinh động hơn.

Nếu bạn chưa xem bài Diễn thuyết cho khán thính giả bạn cũng nên xem qua.

Kể chuyện kinh doanh

15 PHUT FOUNDER / MARCH 18, 2011 / NO COMMENT

Những câu chuyện có khả năng truyền cảm hứng

Hãy dành chút thời gian để nhớ lại xem: Đã bao lần bạn thức khuya chỉ vì mải mê đọc một cuốn tiểu thuyết hoặc chăm chú xem một bộ phim hay? Đã bao lần bạn tự dặn mình phải nỗ lực nhiều hơn khi được nghe câu chuyện thành công của người khác?  Đã bao lần bạn thay đổi ý kiến khi tham khảo một một bài viết hết sức thuyết phục trên tạp chí?.

Có thể nói, chuyện kể có một sức mạnh vô hình có thể thay đổi suy nghĩ, hành động cũng như cảm nhận của người nghe nên đặc biệt được các nhà lãnh đạo tận dụng. Kể chuyện là cách nhanh nhất để truyền cảm hứng, thôi thúc ý nghĩ thành hành động. Kể chuyện là cách xây dựng văn hóa công ty, phá vỡ các giới hạn và lật ngược thế cờ. Chuyện giúp ta hình dung mơ ước và biến chúng thành sự thật mà những cách diễn đạt khô khan khác chẳng thể nào làm được.

Rất nhiều nhà lãnh đạo và CEO hàng đầu thế giới đã biết tận dụng chuyện kể thành công cụ đắc lực giúp truyền tải quan điểm và ý tưởng cho nhân viên. Do đó, nếu muốn trở thành một người có khả năng thuyết phục, bạn phải học cách kể chuyện hay. Nhưng học thế nào? Đâu là thời điểm thích hợp để kể chuyện? Làm sao để biết câu chuyện sẽ mang lại kết quả như mong muốn?

Các kiểu truyện:

Mỗi thời điểm khác nhau sẽ có có cách kể chuyện khác nhau. Thử xem bạn có thể áp dụng cách nào dưới đây.

1. Chuyện: “Tôi là ai”– Khi bắt đầu đảm nhiệm vai trò lãnh đạo ở một môi trường mới, các đồng nghiệp trong nhóm sẽ bắt đầu xì xầm, phỏng đoán xem bạn là người thế nào mặc dù chẳng biết chút gì về bạn. Điều này thật khó chịu phải không? Đây là lúc bạn nên kể cho họ nghe câu chuyện “tôi là ai” để phá vỡ bức tường ngăn cách giữa lãnh đạo và nhân viên, giúp mọi người trong nhóm nhận ra bạn cũng như họ.

Thông qua câu chuyện này, bạn cũng nên tiết lộ một vài điểm yếu hoặc sai lầm của mình để chứng minh cho mọi người thấy bạn rất tin tưởng họ. Họ sẽ thấy bạn không “xa cách” hay “cứng nhắc” mà cũng chỉ là một người bình thường, cũng có lúc mắc phải sai lầm như ai. (Nhớ tiết lộ lỗi nào nhỏ thôi nhé!)

Ví dụ:

Một tác giả biết rằng trong lần gặp đầu tiên, các nhà xuất bản sẽ nghĩ rằng mục đích duy nhất của cuộc gặp là để nghe tác giả bán truyện của mình. Để đối phó, đầu tiên cô ấy giải thích rằng cha mình là một nhà công tác xã hội luôn hy vọng cô sẽ giúp đỡ mọi người (trong khi ông ấy cũng chính là sếp của cô) bằng cách trở thành một luậtt sự. Bản thân câu chuyện này có 2 lợi ích. Thứ nhất, khẳng định rằng cô ấy không phải là “lá ngọc cành vàng” mà cũng có xuất thân bình thường như mọi người. Thứ hai, chứng minh rằng đôi lúc cô ấy cũng có những hành động điên rồ vì nhập cư đến một lục địa khác chỉ vì không muốn học ở trường luật là một hành động quá cực đoan.

2. Câu chuyện “Vì sao tôi ở đây”– có nét tương đồng với câu chuyện “tôi là ai” vì đều có mục đích tạo sự tin tưởng và giúp các thành viên trong nhóm thấy rõ sự hòa đồng của bạn. Rằng bạn là một người tốt, có thiện chí hợp tác để cùng nhau hoàn thành mục tiêuchung.

Ví dụ:

Một thành viên mới của hội đồng nhà trường được bổ nhiệm thêm chức phó ủy viên chịu trách nhiệm quản lý hiệu trưởng. Trong buổi họp đầu tiên, để thử xem hiệu trưởng có đạt được chỉ tiêu trong năm qua hay không, thành viên này đã trình bày một vài số liệu thực tế để thách thức hiệu trưởng. Sau cuộc họp, phó ủy viên mới đã gặp hiệu trưởng và giải thích rằng “Tôi nghĩ chị biết rằng đó không phải là chỉ trích nhằm vào cá nhân. Tôi nghĩ chị đã làm rất tốt. Tuy nhiên, với vai trò là một phó ủy viên, tôi có bổn phận đảm bảo ngân quỹ giáo dục thành phố phải được sử dụng một cách hợp lý nhất. Tôi cũng sẽ đảm bảo để tiền thưởng được phân bổ một cách chính đáng.” Hiệu trưởng cam đoan đã rõ vấn đề và thật sự cô cảm thấy biết ơn vì quy trình quản lý chặt chẽ này.

3. Câu chuyện giáo dục– Dạy mà không có minh họa thì khó mà dạy cho hay. Đó là mục đích chính của phương pháp “câu chuyện giáo dục” này.

Ví dụ:

Dễ hiểu nhất của thể loại chuyện này là những câu truyện ngụ ngôn của Aesop. Có trẻ em nào trên thế giới khi đọc xong câu chuyện “cậu bé chăn cừu” mà không hiểu bài học là chỉ kêu cứu khi thật sự cần giúp đỡ đâu. Rõ ràng, những chuyện ngụ ngôn này rất đơn giản nhưng lại tạo hiệu quả rất cao, giúp người nghe khắc sâu bài học ngay từ lần đàu tiên.

Dưới đây là một ví dụ điển hình về giá trị của việc giáo dục qua câu chuyện. Mary đang cộng tác với một hệ thống viện dưỡng lão trong khắp cả nước nơi nhân viên làm việc đều rất trẻ và thường sử dụng cách nói chuyện không phù hợp với người cao tuổi. Thách thức của cô là làm thế nào để nhân viên nhớ rằng họ phải dùng cách nói chuyện tôn kính hơn với người già. Cô đã làm được điều này bằng cách kể câu chuyện về bà của mình. Một người vừa trải qua cơn đột quỵ và không còn khả năng nói chuyện. Do cách nói chuyện thiếu tôn trọng của người chăm sóc, sau vài tháng, bà tuyệt thực vì nghĩ rằng mình không thể tiếp tục sống thiếu lòng tự trọng và uy nghiêm như thế.

4. Câu chuyện tầm nhìn– Đây là những câu chuyện thắp lên hy vọng cho đội nhóm, đặc biệt để giúp mọi người nhớ lại tại sao họ lại làm điều này.

Mục đích của câu chuyện tầm nhìn là khơi gợi nhuệ khí và nâng cao tinh thần cho mọi người. Hãy kể một câu chuyện từ chính trái tim mình để nhắc nhở mọi người mục tiêu tối thượng của họ là gì? Tại sao cần đạt được mục tiêu đó.

Một tác giả chia sẻ câu chuyện tầm nhìn của cô ấy: cô là một người hoạt động cộng đồng vì môi trường. Trong một chuyến công tác, tại phi trường, khi chuyến bay bị hoãn lại tới lần thứ 3, thay vì trút bực dọc lên các nhân viên hàng không, cô đã nhớ lại tầm quan trọng của việc giúp đỡ người khác làm việc hòa hợp với nhau để cân bằng lại cảm xúc của mình.

5. Câu chuyện “giá trị của hành động”– bạn nghĩ gì khi nghe đến cụm từ  liêm chính? Thành thật? Làm mọi việc một cách đúng đắn?.

Mỗi cá nhân khác nhau coi trọng các giá trị khác nhau. Nếu bạn muốn truyền tải giá trị nào đến với nhóm, trước tiên hãy bắt đầu xác định những giá trị này có ý nghĩa với mình ra sao. Nếu bạn muốn mọi người trong nhóm nâng cao dịch vụ khách hàng, hãy kể một câu chuyện chứng minh điều đó có ý nghĩa thế nào với bạn.

Vì dụ:

Một hệ thống kính mắt quảng cáo rằng sau khi về nhà mà khách hàng không thích gọng kính đó nữa thì họ sẵn sàng đổi cho khách hàng một gọng kính mới. Vì chiến dịch quảng cáo đó mà hệ thống này tốn thêm một số chi phí nữa. Tuy nhiên, quản lý của hàng thường xuyên kể cho nhân viên nghe trường hợp một khách hàng đã lợi dụng quảng cáo này để kiếm lợi cho mình nhưng cũng chính vị khách hàng ấy không những trở thành khách hàng thân thiết của cửa hàng kính trong nhiều năm, mà còn giới thiệu cho gia đình và bạn bè đến ủng hộ. Do đó, đôi khi những thất thoát nhỏ trong kinh doanh lại mang đến lợi nhuận lớn hơn cho tương lai.

6. Câu chuyện “Tôi biết bạn nghĩ gì”–Thương lượng mặc cả là chuyện thường trong kinh doanh. Lợi thế của thể loại chuyện này giúp bạn nhận ra “sự chống đối” của đối phương và thể hiện “sự chống đối” đó là không đúng trong tình huống này. Bạn cũng nên tôn trọng quan điểm của đối phương đồng trong khi thuyết phục họ rằng bạn đang đúng.

Ví dụ:

Cô bán hàng trong tiệm giày trẻ em thuyết phục người mẹ mua một đôi giày đắt tiền cho bé bằng cách nói rằng sau một tuần mang thử mà cháu bé không thích đôi giày thì bà có thể trả lại để đổi đôi khác hoặc được hoàn tiền. Quy định này được áp dụng cả trong trường hợp đôi giày bị mòn và không thể nào bán lại được. Để minh họa, người bán hàng bèn kể ngay trường hợp một khách hàng cũng đã trả được giày vào tuần trước, và nhấn mạnh rằng đó là bà mẹ duy nhất mang trả lại cho tới lúc này.

Lời khuyên:

Hãy ghi nhớ những điều sau đây khi bạn kể chuyện:

- Hãy thành thật: Người kể chuyện giỏi là người kể chuyện bằng chính tâm hồn mình. Vì vậy, chớ nên ngụy tạo cảm xúc khi bạn không thật sự cảm nhận được điều đó. Người nghe có thể sẽ phát hiện ra và câu chuyện bạn kể sẽ chẳng đem đến kết quả tốt đẹp.

- Chú ý đến thính giả- những câu chuyện quá dài thường gây nhàm chán. Vì thế, bạn hãy kể thật ngắn gọn và súc tích.

- Thực hành – nên luyện tập trước khi kể chuyện. Đừng ngại kể chuyện một mình trước gương hoặc trước máy quay phim để giúp bạn tự tin hơn khi đứng trước thính giả.

- Kinh nghiệm– hãy nhớ rằng kể chuyện nghĩa là chia sẻ trải nghiệm. Đừng chỉ dùng âm thanh (từ ngữ) mà nên huy động tất cả những giác quan khác. Đừng kể lể suông, hãy trình diễn một câu chuyện.

Ví dụ:

Thông báo với mọi người rằng bên ngoài đang có tuyết thì dễ rồi. Nhưng nếu muốn người nghe thật sự trải nghiệm được điều đó, hãy miêu tả xem ngoài trời lạnh như thế nào và gió thổi tuyết bay vào mắt bạn ra sao. Sau khi dọn hết tuyết trong sân và ngón chân bạn tê cứng vì đôi giày boot không đủ ấm, hãy kể với mọi người bạn mơ được uống một tách ca cao nóng đến thế nào. Hãy cố gắng truyền tải cả 5 giác quan:thị giác, thính giác, vị giác, xúc giác, khứu giác để câu chuyện thêm phần sống động.

Điểm cốt lõi:

Mỗi câu chuyện đều có thể trở thành công cụ hữu ích nếu được kể một cách hiệu quả.

Để kể chuyện hay, cần phải biết mình nên kể thể loại nào và đào sâu thêm ý tưởng cho thể loại đó. Nhớ rằng kể chuyện là kiến tạo trải nghiệm cho người nghe, vì thế hãy tập trung thể hiện ít nhất hai hay ba giác quan khi kể chuyện và thu hút người nghe bằng nhiều hình thức, không chỉ là ngôn ngữ.

Cửa sổ Johari

15 PHUT FOUNDER / SEPTEMBER 15, 2010 / 5 COMMENTS

Khiến từng cá nhân và mọi người trong nhóm hiểu nhau hơn

Cửa sổ Johari là một mô hình giao tiếp dùng để tăng cường hiểu biết giữa từng cá nhân hoặc cá nhân với tập thể. Dựa trên quá trình tự bộc lộ, tự bạch và phản hồi, cửa sổ Johari còn có thể giúp tăng cường mối quan hệ giữa nhóm này với nhóm khác.

Được xây dựng và phát triển bởi Joseph Luft và Harry Ingham (từ Johari là từ viết tắt ghép lại từ hai tên người này), mô hình này có hai ý chính như sau:

1.        Các cá nhân có thể xây dựng niềm tin lẫn nhau bằng cách tiết lộ thông tin về bản thân.

2.        Họ có thể tự học và hiểu thêm về mình và hiểu về những vấn đề về bản thân mình chính từ những phản hồi của người khác.

Bằng việc diễn giải về ý nghĩa của mô hình cửa sổ Johari với nhóm của mình, bạn có thể giúp thành viên nhóm hiểu được giá trị của việc bộc lộ bản thân và bạn có thể khuyến khích thành viên nhóm của mình biết cách biết đưa ra phản hồi với người khác và đón nhận phản hồi từ người khác. Nếu việc này được làm một cách chân tình và nhạy cảm, mọi người trong nhóm sẽ xây dựng được mối quan hệ dựa trên niềm tin với nhau  và sẽ làm việc và hợp tác nhóm hiệu quả hơn.

Giải thích Cửa sổ Johari

Mô hình của sổ Johari gồm 4 một khung với 4 ô (tưởng tượng như một tờ giấy được kẻ một đường dọc chính giữa và một đường ngang chính giữa cắt đường dọc đó và chia tờ giấy thành 4 ô).

Mô hình Johari Window gồm 4 một khung với 4 ô (tưởng tượng như một tờ giấy được kẻ một đường dọc chính giữa và một đường ngang chính giữa cắt đường dọc đó và chia tờ giấy thành 4 ô) như mô hình dưới đây:

Sử dụng mô hình này, mỗi người được đại diện bởi  4 ô hay nói cách khác là  cả cửa sổ. Mỗi cửa sổ thể hiện thông tin về cá nhân – cảm nhận, động cơ – về con người và cho biết những thông tin đó có được người đó hay người khác biết hay không biết.

4 Ô cửa sổ đó là:

Cửa sổ  1: Ô Mở

Đây là những gì mà một người biết về mình và những người khác cũng biết.

Cửa sổ 2: Ô “Mù” hay “khoảng tối”

Những gì một người không biết về mình nhưng người khác bên ngoài lại biết. Đây có thể là những thông tin đơn giản hoặc những vấn đề rất sâu kín (ví dụ như cảm giác không thích hợp với cái gì đó, không có năng lực, không có giá trị với gì đó..) mà người đó không nhận thấy được nhưng những người khác bên ngoài lại thấy.

Cửa sổ 3: Ô Ẩn

Đây là những thông tin về bản thân mà một người thấy được về mình nhưng những người khác bên ngoài không thể thấy.

Cửa sổ 4: Ô Đóng

Khu vực này là những gì có tồn tại trong con người mà bản thân người đó không thấy và những người khác bên ngoài cũng không thấy.

Quá trình mở rộng cửa sổ theo chiều dọc gọi là “tự bạch”, một quá trình cho và nhận thông tin giữa cá nhân khi họ giao tiếp với nhau.

Khi thông tin được chia sẻ, ranh giới với Ô ẩn và Ô đóng bị đẩy dần xuống dưới. Và nó sẽ càng bị đẩy xuống tiếp khi người ta chia sẻ, trao đổi thông tin nhiều hơn và niềm tin được dần xây dựng giữa họ.

Lời khuyên 1:

Đừng vội vã tự bạch bản thân quá nhiều. Tự bộc bạch những thông tin vô hại có  thể tạo dựng lòng tin, tuy nhiên những thông tin nhạy cảm có thể làm ảnh  hưởng đến sự tôn trọng của người khác với mình, dẫn đến mình bị đặt trong thế yếu.

Sử dụng công cụ:

Quá trình mở rộng Cửa sổ 1 theo chiều ngang là một trong những quá trình phản hồi. Ở đây một cá nhân nào đó học và hiểu thêm được về bản thân mình mà người khác thấy được nhưng bản thân mình không thấy được.

Lời khuyên 2:

Hãy cẩn thận trong việc phản hồi. Nếu nền văn hóa phương Tây cho phép bạn phê bình và phản hồi một cách thật sự cởi mở thì ngược lại, nền văn hóa phương Đông thường né tránh việc phản hồi quá thẳng thừng. Do đó, hãy nhạy cảm và bắt đầu một cách từ từ.

Nếu một ai đó muốn hiểu hơn về một cá nhân, họ sẽ trao đổi thông tin bằng cách chia sẻ nhiều hơn những gì nằm trong hai ô bị che lấp là: Ô ẩn và Ô đóng (3,4).

Ví dụ:

Hai người nói chuyện với nhau, một người tiết lộ về bản thân rằng anh ta thường chạy thể dục. Người nghe có thể nói tiếp rằng anh ta thường tập thể dục tại phòng tập gần nhà quanh đây và thậm chí có thể nói thêm rằng cái phòng tập đó gần đây vừa trang bị thêm máy tập chậy để chạy trong nhà vào mùa đông.

Khi mức độ tự tin và tự tôn càng cao ta càng dễ dàng hơn và cởi mở hơn mời những người khác góp ý và nói về những khu vực ẩn và đóng của mình. Tuy nhiên chúng ta cần kỹ năng lắng nghe chủ động và lắng nghe có thấu cảm.

Cửa sổ Johari trong bối cảnh đội nhóm

Hãy nhớ rằng những thành viên cũ của nhóm bao giờ cũng có cửa sổ phần mở lớn hơn những thành viên mới. Một thành viên mới thường bắt đầu bằng ô cửa mở nhỏ hơn vì mới đầu có rất ít thông tin về người này được chia sẻ. Kích thước của cửa sổ Mở này sẽ được rộng ra đẩy theo chiều ngang về phía Ô Mù bằng cách lắng nghe chủ động các phản hồi từ các thành viên khác trong nhóm.

Thành viên nhóm hiện có nên hỗ trợ thành viên mới mở rộng Ô mở của người đó bằng cách đưa ra các góp ý mang tính xây dựng. Kích thước Ô mở còn có thể mở rộng theo chiều dọc sang các Ô ẩn và Ô đóng khi một người chủ động chia sẻ thông tin, cảm nhận của mình và về mình cho nhóm và các thành viên của nhóm.

Ngoài ra  các thành viên nhóm có thể giúp một người mở rộng Ô Mở của mình sang Ô Ẩn bằng cách hỏi thêm về bản thân người đó. Người quản lý và trưởng nhóm đóng vai trò quan trọng ở đây, thúc đẩy phản hồi và tỏ bày, bộc lộ giữa các thành viên nhóm, đưa ra góp ý mang tính xây dựng về các thông tin, nội dung trong Ô Mù của người đó.

Điểm Cốt Lõi:

Trong hầu hết các trường hợp, mục tiêu trong nhóm là mở rộng Ô mở của tất cả mọi người.

Khi chúng ta cởi mở với người khác sẽ làm cho hiệu quả cá nhân và hiệu quả nhóm được nâng cao. Ô Mở là không gian mà ở đó người ta giao tiếp rất tốt, thân thiện và cởi mở với nhau và hợp tác với nhau rất tốt, không có sự hiểu nhầm, xung đột.

Tự bộc lộ bản thân là một quá trình mà ở đó người ta mở rộng Ô ẩn xuống phía dưới. Phản hồi chính là quá trình người ta mở rộng Ô này theo chiều ngang sang bên phải.

Bằng việc khuyến khích và thúc đẩy sự cởi mở, bộc lộ cá nhân một cách lành mạnh và đưa ra những phản hồi nhẹ hàng, bạn có thể xây dựng được một nhóm làm việc hiệu quả.