Kỹ năng làm viêc nhóm

Phát triển nhóm

Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình thành,

Xung đột, Bình thường hóa, Vận hành.

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè.

Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá

nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những

ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một

thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những

người nổi trội lên như một người lãnh đạo.

Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách

va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng

nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng

nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm

làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những

lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn.

Giai đoạn bình thường hóa: Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích

của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp

tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm

của mình và những

vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi

người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và

toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.

Giai đoạn hoạt động trôi chảy: Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định

trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ

cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm

Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức

hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước

khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn

nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính

giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp

các nhân viên.

Những nguyên tắc làm việc nhóm thành công

* Mục tiêu rõ ràng: Các thành viên trong nhóm phải hiểu mục tiêu của nhóm và cam kết cố gắng đạt được những mục tiêu đó. Nếu mục tiêu là hoàn toàn rõ ràng và bạn nhận được cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm thì bạn sẽ có quyền thưởng hay phạt các thành viên trong nhóm khi cần thiết.

    * Ghi nhận và hợp tác,tôn trọng sự khác biệt của cá nhân : Tất cả các thành viên trong nhóm đều biết năng lực của mỗi thành viên trong nhóm cũng như những đóng góp của họ vào thành công của nhóm.

    * Lòng tin và sự gắn kết: Tất các các thành viên trong nhóm đều có lòng tin vào các thành viên khác trong nhóm. Họ tin tưởng và hỗ trợ nhau trong công việc. Họ trợ giúp các thành viên khác trong nhóm khi có vấn đề phát sinh.

    * Vai trò rõ rang, phân công công việc cụ thể cho từng thành viên : Trách nhiệm và kỳ vọng với mỗi thành viên trong nhóm phải được chỉ ra rõ ràng, thông báo công khai và được tất cả các thành viên thừa nhận. Trách nhiệm nên được bàn bạc công khai và các thắc mắc phải được trả lời thỏa đáng.

    * Quản lý xung đột trong nhóm: Các thành viên trong nhóm thảo luận về các quan điểm khác nhau hoặc những mâu thuẫn công khai. Những quan điểm khác nhau nên được các thành viên trong nhóm thảo luận đến khi đi đến thống nhất giữa các thành viên liên quan. Trong một vài trường hợp, các thành viên có thể tự đi đến thống nhất; nếu không thì với tư cách là trưởng nhóm bạn sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng.

    * Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại: Trưởng nhóm luôn là người hướng các thành viên của mình vào những điều quan trọng nhất để tạo nên thành công. Trưởng nhóm cũng luôn phải loại trừ được các hoạt động không cần thiết và là cho dựa cho cả nhóm tránh những sao lãng từ bên ngoài.

    * Đào tạo: Và để có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên trong nhóm có thể tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng làm việc nhóm bằng hình thức học trực tuyến (Elearning). Với các khóa học như “Để thành công khi làm việc nhóm”, “Kỹ năng ra quyết định nhóm” hay “Phương pháp giải quyết xung đột”…hi vọng sẽ làm các thành viên trong nhóm hài long

·         Phải biết lắng nghe đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc..

Kỹ năng được trình bày sau đây sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn:

1. Lắng nghe

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.

Giáo viên cần giải thích với học sinh, sinh viên của mình rằng lắng nghe đòi hỏi mức độ tư duy cao hơn nghe. Lắng nghe là một kỹ năng mà người nghe phải tiếp nhận thông tin từ người nói, phân tích, tư duy theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.

2. Chất vấn

Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.

Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực (critical thinking). Thực tế đây là một kỹ năng khó mà ngay cả giáo viên của chúng ta cũng đang cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng ý kiến hết mình cho nhóm.

Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, một điều không kém quan trọng là giáo viên cần xây dựng một môi trường học tập cởi mở trong đó khuyến khích người học sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến trái chiều.

Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, chúng ta cần dạy cho người học hiểu rằng: "Trong tranh luận, người có ý kiến phản biện với ý kiến của mình là họ đang không đồng quan điểm với ý kiến mà mình vừa nêu chứ không phải họ đang chê bai con người của mình".

Trong tranh luận, nếu tự ái nghĩa là mình đã đánh mất đi sự sáng suốt của bản thân.

3. Thuyết phục

Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

Khi nêu ý kiến đóng góp cho nhóm, các thành viên cần kèm theo lý lẽ thuyết phục để nhận được sự đồng tình của nhiều thành viên trong nhóm.

4. Tôn trọng

Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

Giáo viên cần giảng giải cho người học hiểu rằng khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công của nhóm.

5. Trợ giúp

Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau.

"Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.

6. Chia sẻ

Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

Hãy hỏi học sinh, sinh viên của bạn sẽ nhận được gì khi họ không chịu chia sẻ những gì mình có.

7. Chung sức

Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. "Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!".

Những vấn đề gặp phải khi làm việc nhóm

Quá nể nang các mối quan hệ.

Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẫn lộn.

Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. "Dĩ hoà vi quý" mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành.

Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố "toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc" thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi.

Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.

Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm.

Trở Thành Người Lãnh Đạo Nhóm Hiệu Quả

Một vài quy tắc vàng sau đây sẽ giúp bạn trở thành một lãnh đạo có hiệu quả.

Loại bỏ sự ganh đua

Sự ganh đua lành mạnh thì tốt cho bất kỳ môi trường làm việc nào nhưng quá nhiều sự ganh đua giữa các thành viên của nhóm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của nhóm.

Nếu các thành viên của nhóm trở nên bị ám ảnh bởi sự tỏa sáng của một cá nhân khác thì có thể dẫn việc họ mắc sai lầm nghiêm trọng có thể gây ra những vấn đề cho cả nhóm. Hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc tốt và cố gắng kiểm soát sự ganh đua không lành mạnh, cho các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn đánh giá cao chất lượng hơn số lượng để họ làm việc tốt hơn để đạt những mục tiêu quan trọng hơn là làm những việc quá sức họ chỉ để ghi một điểm.

Quản lý sự xung đột

Xung đột và bất động có xu hướng ngăn cả tinh thần tập thể và tạo ra sự khác biệt giữa các thành viên trong nhóm. Thỉnh thoảng những xung đột nhỏ nhặt bùng phát thành những thứ khiến các thành viên của nhóm từ chối làm việc chung với nhau, đây là một điều rất nguy hiểm cho lãnh đạo của nhóm. Thậm chí nếu họ bị ép phải làm việc chung với nhau thì cũng không có nhiều cơ hội để những thành viên không yêu mến nhau này có thể làm việc với hết khả năng của họ. Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả sẽ phải biết làm thế nào để quản các thành viên của nhóm một cách hiệu quả và tối ưu. Hãy cố gắng đảm bảo không có những mâu thuẫn lớn giữa các thành viên trong nhóm phát sinh và thậm nếu chúng phát sinh thì phải nhảy vào và làm nguội chúng trước khi mọi thứ trở nên xấu xí. Lãnh đạo nhóm phải giải quyết được nguyên nhân cốt lõi của những vấn đề như thế để các mâu thuẫn không xuất hiện liên tục.

Ủy quyền chính xác

Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả phải có khả năng ủy quyền chính xác và tối ưu. Để làm được điều này, anh ta phải hiểu rõ các thành viên trong nhóm mình. Anh ta phải biết điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên và phải dùng kiến thức này để ủy quyền một cách chính xác. Nếu bạn là một lãnh đạo nhóm mà thất bại trong việc phân bổ công việc một cách công bằng và theo chuyên môn của các thành viên của nhóm thì sự không phục chắc chắn sẽ xuất hiện. Các thành viên của nhóm có thể cảm giác là mình được giao khối lượng công việc quá sức và trong mắt họ, bạn trở nên một lãnh đạo yếu kém, không có khả năng để hoàn thành các công việc được giao. Nên nhớ rằng trong mọi hoàn cảnh đừng để các thành viên trong nhóm có cảm giác bạn là gánh nặng cho họ.

Giao tiếp

Giao tiếp là khía cạnh quan trọng nhất trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào. Là một lãnh đạo nhóm bạn phải mở và giao tiếp với các thành viên trong nhóm để họ có thể đến gặp bạn khi họ có khó khăn. Nếu các thành viên của nhóm có cảm giác lãnh đạo của họ không lắng nghe những gì họ nói và những vấn đề mà họ đang gặp phải, họ sẽ mất tập trung và công việc của họ hiển nhiên là sẽ bị ảnh hưởng. Nếu bạn là một lãnh đạo nhóm, hãy đảm bảo rằng các đồng đội của bạn có thể giao tiếp với bạn bất cứ khi nào họ gặp khó khăn. Hãy lắng nghe những gì họ nói và đừng thẳng thừng bỏ qua các vấn đề của họ. Hãy tìm giải pháp và giải quyết vấn đề càng nhanh càng tốt để các thành viên của nhóm bạn cảm thấy họ được trân trọng.

Ra quyết định nhanh

Là một lãnh đạo nhóm, bạn phải chuẩn bị để ra những quyết định nhanh và sát thực tế để các thành viên trong nhóm giữ được tập trung. Nếu bạn trì hoãn và biện hộ quanh co trong khi các thành viên trong nhóm đang trông chờ vào quyết định của bạn, họ sẽ cảm giác bạn không phải là người phù hợp để lãnh đạo họ và bạn sẽ làm họ thất bại. Điều này sẽ họ mất sự trung thành và đe dọa toàn bộ dự án của bạn. Vì thế ở bất kỳ thời điểm nào, hãy duy trì sự tập trung, sắc bé và bình tĩnh để bạn có thể ra các quyết định nhanh khi cần thiết.

Thúc đẩy người khác

Giữ cho các thành viên trong nhóm được thúc đẩy là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà một lãnh đạo nhóm được kỳ vọng phải làm. Các thành viên trong nhóm cần phải luôn luôn được động viên vì họ có xu hướng mất đi sự nhiệt tình và thúc đẩy khi dự án kéo dài. Hãy giữ cho họ làm việc tốt và công nhận họ khi họ xứng đáng.

Hãy tự mình đánh giá và đôn đốc công việc

Nếu không có gì khác thì một lãnh đạo nhóm phải gương mẫu. Làm việc theo nhóm là một lĩnh vực khó và các thành viên trong nhóm thường phải nổ lực bắt kịp công việc nếu họ hoàn toàn mất tập trung.

Là một trưởng nhóm, nghĩa vụ của bạn là đảm bảo rằng nhóm làm việc để đạt các mục tiêu và hoàn thành công việc đúng lịch. Là một lãnh đạo nhóm, bạn không được phép trễ hạn và trong hầu hết thời gian bạn phải tự phê bình để đảm bảo rằng làm xong công việc. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng có sự khác biệt giữ tự phê bình và thái độ áp đặt. Bạn phải ép buộc nhưng cần giữ lịch sự và thân thiện trong suốt thời gian đó vì cách tiếp cận này sẽ mang lại nhiều quả ngọt cho bạn.

Nhận trách nhiệm

Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả phải nhận rằng công việc của anh ta không chỉ hướng dẫn nhóm của anh ta mà còn phải nhận trách nhiệm nếu có việc nào đó không đi theo đúng kế hoạch và dự án bị ảnh hưởng bởi một vài yếu tố không ngờ nào đó. Lãnh đạo nhóm phải hành động như một thuyền trưởng của con tàu người không bao giờ bỏ rơi con tàu thậm chí dù nó đang chìm. Hãy nhớ rằng nếu bạn có gắng quy tội cho một vài thành viên trong nhóm của bạn, nó không những khiến bạn bị cô lập khỏi các thành viên trong nhóm mà còn tạo ra một ấn tượng xấu nơi ông chủ, người mong đợi bạn hành động như là một người chuyên nghiệp và nhận trách nhiệm cho sự thất bại của nhóm.

Hãy là người vì đồng đội

Một người lãnh đạo nhóm giỏi cũng phải là người vì đồng đội, người không chống lại các thành viên của anh ta bằng cách hành động một cách áp đặt. Hơn nữa một người vì đồng đội luôn luôn ghi nhận người khác khi người đó xứng đáng. Cướp công đồng đội là một hành độ xấu xa vì nó không những bất công mà còn nguy hiểm cho tinh thần đồng đội. Hãy đảm bảo rằng khi một thành viên nhóm bạn làm tốt, anh ta sẽ nhận được sự công nhận để những người khác được thúc đẩy để cố gắng làm việc hết sức.

Kết luận

Một lãnh đạo nhóm có hiệu quả là người có thể chèo lái toàn bộ nhóm anh ta đi đến thành công trong khi đó giữ cho họ được thúc đẩy và đi đúng hướng. Lãnh đạo nhóm có nhiều trách nhiệm và nhiều người thất bại trong việc thực hiện các công việc lãnh đạo một cách đúng đắn. Trong khi đó, có một vài người là những lãnh đạo bẩm sinh, những phẩm chất lãnh đạo tốt có thể tạo lập với một ít chăm chỉ và tận tụy làm vi