Đọc truyện kỹ năng mềm - TL Trọng Quyết - kỹ năng mềm

kỹ năng mềm - TL Trọng Quyết

Trước Sau

Màu nền

Font chữ

Font size

Chiều cao dòng

Tài liệu

KỸ NĂNG MỀM

13 kỹ năng cơ bản cần thiết để thành công trong công việc:

1. Kỹ năng học và tự học (learning to learn)

2. Kỹ năng lắng nghe (Listening skills)

3. Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills)

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

5. Kỹ năng tư duy sáng tạo (Creative thinking skills)

6. Kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn (Self esteem)

7. Kỹ năng đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc (Goal setting/ motivation skills)

8. Kỹ năng phát triển cá nhân và sự nghiệp (Personal and career development skills)

9. Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills)

10. Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork)

11. Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills)

12. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả (Organizational effectiveness)

13. Kỹ năng lãnh đạo bản thân (Leadership skills)

9 kỹ năng "mềm" để thành công

Bạn nghĩ rằng người ta sẽ rất ấn tượng với hàng loạt các bằng cấp của bạn, một số lượng lớn các kinh nghiệm có giá trị và những mối quan hệ ở vị trí cao. Nhưng chỉ những điều đó thôi có thể không đủ để giúp bạn thăng tiến trong công việc. Bởi bên cạnh đó, bạn còn cần phải có cả những kĩ năng "mềm".

Thế nào là những kỹ năng "mềm"?

Kỹ năng "mềm" chủ yếu là những kỹ năng thuộc về tính cách con người, không mang tính chuyên môn, không thể sờ nắm, không phải là kỹ năng cá tính đặc biệt, chúng quyết định khả năng bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo, thính giả, nhà thương thuyết hay người hòa giải xung đột. Những kỹ năng "cứng" ở nghĩa trái ngược thường xuất hiện trên bản lý lịch-khả năng học vấn của bạn, kinh nghiệm và sự thành thạo về chuyên môn.

Bạn có phải là một người dễ chịu? Tận tâm? Bạn giao tiếp có ấn tượng không? Giải quyết các vấn đề có hiệu quả không? Đây chính là các dạng câu hỏi ưa dùng để xác định được mức độ kỹ năng "mềm" của bạn.

Tại sao người sử dụng lao động lại quan tâm tới các kỹ năng này?

Những người sử dụng lao động coi trọng các kỹ năng "mềm", bởi vì các nghiên cứu cho thấy chúng là một nhân tố đánh giá rất hiệu quả bên cạnh những kỹ năng công việc truyền thống hay còn gọi là kỹ năng "cứng". Một cuộc nghiên cứu mới đây cho thấy những tiêu chuẩn để đánh giá con người như sự tận tâm, tính dễ chịu cũng là những nhân tố dự báo quan trọng đối với sự thành công trong nghề nghiệp giống như khả năng về nhận thức và kinh nghiệm làm việc.

Các kỹ năng "mềm"

Vì vậy, làm thế nào để bạn khám phá ra các kỹ năng này và tận dụng chúng một cách tối đa? Sau đây là danh sách những tính cách "mềm" đặc trưng nhất và cách thức để hoàn thiện chúng.

1. Có một quan điểm lạc quan

Tất cả chúng ta đã từng nghe lời khuyên hãy nhìn cốc nước còn đầy một nửa tốt hơn là nhìn nó đã vơi đi một nửa. Ở nơi làm việc, cách nghĩ lạc quan này có thể giúp bạn phát triển trên một chặng đường dài. Tất cả mọi cái nhìn lạc quan đều dẫn đến một thái độ lạc quan và có thể là một vốn quý trong môi trường làm việc, đánh bại thái độ yếm thế và bi quan.

Chìa khóa để có một thái độ lạc quan là bạn giải quyết một sự trở ngại hay thách thức như thế nào khi gặp phải. Ví dụ, thay vì than phiền về khối lượng công việc gây stress, hãy nghĩ về nó như một cơ hội để thể hiện khả năng làm việc tích cực và hiệu quả của bạn.

2. Hòa đồng với tập thể

Các nhà tuyển dụng rất thích những nhân viên thể hiện được khả năng làm việc tốt trong tập thể. Hòa đồng với tập thể ko chỉ có nghĩa là có tính cộng tác mà còn thể hiện được khả năng lãnh đạo tốt khi có thời điểm thích hợp.

Có thể tới một lúc nào đó, sự xung đột xuất hiện trong tập thể của bạn, hãy tỏ ra chủ động dàn xếp. Khi bạn thấy tập thể của mình đang bị sa lầy trong một dự án, hãy cố gắng xoay chuyển tình thế, đưa cách giải quyết theo một hướng khác. Và bạn làm gì nếu bình thường bạn không làm việc trong một nhóm? Hãy cố gắng tỏ ra sẵn sàng hợp tác trong công việc và thiết lập nên các mối quan hệ công việc với mọi đồng nghiệp nếu có thể. Học cách nói những điều bạn nghĩ như thế nào và thể hiện bằng ngôn ngữ cử chỉ ra sao.

3. Giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp tốt là một thế mạnh đối với bất cứ ai trong công việc. Giao tiếp là phương tiện cho phép bạn xây dựng cầu nối với đồng nghiệp, thuyết phục người khác chấp nhận ý kiến của bạn và bày tỏ được nhu cầu của bạn.

Nhiều điều nhỏ nhặt bạn đã từng thực hiện hàng ngày - có thể có những điều bạn không từng nghĩ đến lại có một sự ảnh hưởng rất lớn tới kỹ năng giao tiếp của bạn. Sau đây là những điều bạn nên lưu ý khi giao tiếp với những người khác:

- Nhìn thẳng vào mắt người đối diện

- Đừng tỏ ra bồn chồn

- Tránh những chuyển động cơ thể khiến bạn bị tách ra khỏi họ

- Đừng nói chuyện chỉ để nói, hãy tập trung vào một vấn đề

- Phát âm một cách chính xác

- Sử dụng ngữ pháp chuẩn thông thường

Nói chung, bạn nên để ý tới cách sử dụng từ ngữ của mình để tạo ấn tượng với người đối thoại. Cũng đừng quên rằng một trong những kỹ năng giao tiếp là biết lắng nghe.

4. Tỏ thái độ tự tin

Trong hầu hết các trường hợp, khi bạn muốn gây ấn tượng với một ai đó, sự tự tin là một thái độ rất hiệu quả. Trong khi sự khiêm nhường khi bạn nhận được lời tán dương là rất quan trọng thì sự thừa nhận thế mạnh của mình cũng quan trọng không kém. Hãy tin chắc rằng bạn có sự nhận biết và kỹ năng để có thể bày tỏ được sự tự tin của mình.

5. Luyện kỹ năng sáng tạo

Tính sáng tạo và lối suy nghĩ thông minh được đánh giá cao ở bất cứ công việc nào. Thậm chí công việc mang tính kỹ thuật nhất cũng đòi hỏi khả năng suy nghĩ thoát ra khỏi khuôn khổ. Vì vậy đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của việc giải quyết vấn đề theo cách sáng tạo.

Bạn có thể đang phải làm một công việc chán ngắt, buồn tẻ, hãy cố gắng khắc phục nó theo cách hiệu quả hơn. Khi một vấn đề khiến người ta phải miễn cưỡng bắt tay vào làm, hãy nghĩ ra một giải pháp sáng tạo hơn. Nếu không được, ít ra bạn đã từng thử nó.

6. Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình

Đây là một trong những kỹ năng mang tính thử thách nhất, và cũng chính là kỹ năng gây ấn tượng nhất đối với người tuyển dụng. Khả năng ứng xử trước lời phê bình phản ánh rất nhiều về thái độ sẵn sàng cải thiện của bạn. Đồng thời có khả năng đánh giá, nhận xét mang tính xây dựng đối với công việc của những người khác cũng mang ý nghĩa quan trọng không kém. Hãy nhận thức xem bạn thủ thế như thế nào khi phản ứng trước những lời nhận xét tiêu cực. Đừng bao giờ ném đá vào những lời phê bình mang tính xây dựng mà không nhận thấy rằng ít nhất nó cũng có ích một phần. Khi bạn đưa ra lời nhận xét với người khác, hãy thể hiện sao cho thật khéo léo và chân thành. Cố gắng dự đoán trước phản ứng của người nghe dựa vào tính cách của họ để có cách nói phù hợp nhất.

7. Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác

Một điều rất quan trọng đối với nhà tuyển dụng là làm sao để biết được bạn có là người năng động và hay đề ra các sáng kiến hay không? Điều này có nghĩa là bạn liên tục tìm ra những giải pháp mới cho công việc của mình khiến cho nó hấp dẫn hơn thậm chí đối với cả những công việc mang tính lặp đi lặp lại.

Sự sáng tạo có vai trò rất lớn trong việc thúc đẩy, nó khiến bạn đủ dũng cảm để theo đuổi một ý tưởng vốn bị mắc kẹt trong suy nghĩ và cuối cùng là bạn vượt qua được nó. Dẫn dắt những người khác theo cùng một hướng để đạt một mục đích chung, và người lãnh đạo giỏi là người có thể lãnh đạo được người khác bằng chính tấm gương của mình.

8. Đa năng và ưu tiên những việc cần làm trong danh sách của bạn

Ở công sở ngày nay, một nhân viên tốt là một nhân viên có khả năng kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, hay nhiều dự án cùng một lúc. Liệu bạn có thể theo dõi được tiến trình của các dự án khác nhau hay không? Bạn có biết lựa chọn để ưu tiên những việc quan trọng nhất không? Nếu có thể, bạn được gọi là người đa năng.

Đừng than phiền rằng bạn phải làm thêm các công việc khác. Hãy thể hiện khả năng đa kỹ năng của bạn. Chắc chắn cái bạn nhận lại sẽ là rất lớn như kinh nghiệm hay các mối quan hệ mới.

9. Có cái nhìn tổng quan

Có cái nhìn tổng quan về công việc có nghĩa là có khả năng xác định được các yếu tố dẫn tới thành công. Điều này cũng có nghĩa là nhận ra các nguy cơ tiềm ẩn và thời điểm nó xảy ra. Ví dụ như bạn làm việc trong lĩnh vực quảng cáo và phải xây dựng một chiến dịch để quảng cáo cho một nhãn hiệu xà bông. Nếu nhìn một cách tổng thể, bạn có thể nhận thấy rằng mục đích không chỉ là bán được hàng, mà còn làm thỏa mãn và thuyết phục khách hàng về chất lượng sản phẩm. Thêm vào đó, bạn còn phải tạo thêm giá trị cho công ty của bạn bằng cách chứng minh rằng tính sáng tạo độc nhất chỉ bạn mới có thể tạo ra.

Tận dụng tất cả các kỹ năng của bạn

Trong khi khám phá và xây dựng những kỹ năng "mềm", bạn không nên bỏ qua những kỹ năng "cứng". Chìa khóa dẫn đến thành công thực sự là bạn phải biết kết hợp cả hai kỹ năng này.

Kỹ năng thuyết trình

6 bí quyết mở đầu ấn tượng cho bài thuyết trình kinh doanh

Vậy làm thế nào để chỉ với 4 phút ngắn ngủi đó, bạn đã có thể lôi cuốn được khách hàng tham gia vào bài thuyết trình của mình? Sau đây là 6 bí quyết giúp bạn một phần thực hiện mong muốn đó.

1. Mở bài bằng một tình huống gây sốc

Tôi đã từng tham dự một buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm của một công ty kinh doanh theo mạng. Thay vì vào đề một cách thông thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó đã tặng cho 3 người tham gia mỗi người một phong bì chứa 100 ngàn. Tất cả mọi người đều bất ngờ và không hiểu điều gì đang xảy ra. Người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ như 3 vị khách vừa rồi? Và ngày hôm nay tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiếm tiền nhanh hơn và nhiều hơn cho bạn.

Mở đầu bài thuyết trình bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức bạn có thể sử dụng trong những bài nói của mình. Những tình huống gây sốc sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị thu hút vào bài nói của bạn, tuy nhiên bạn cũng cần chú ý không nên gây ra những tình huống quá sốc và phản cảm cho người nghe.

2. Những con số thống kê

"Trăm nghe không bằng một thấy", "Nói có sách, mách có chứng" là những câu ngạn ngữ được ông cha ta đúc kết từ ngàn đời nay. Để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là bạn hãy đưa ra cho họ những con số thống kê cụ thể.

Ví dụ để thuyết phục khách hàng lựa chọn hình thức học trực tuyến trong đào tạo nhân sự, bạn hãy mở đầu bài thuyết trình của mình bằng các con số nghiên cứu: giảm 70% chi phí đào tạo cho doanh nghiệp, tiết kiệm 60% thời gian học tập, tăng năng suất làm việc cho nhân viên của bạn lên 25%.

3. Một câu chuyện hay một tình huống hài hước

Có một biểu hiện tâm lý mà bạn cần biết, dù là người lớn nhưng ai cũng thích nghe kể chuyện hay được xem một tình huống hài hước. Hãy để người nghe thỏa mãn mong muốn của họ. Nếu đó là một buổi thuyết trình kinh doanh hãy kể câu chuyện về một khách hàng đã sử dụng sản phẩm của bạn và họ cảm nhận tốt như thế nào.

Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước. Một lời khuyên cho bạn, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác hãy tránh xa cách thức này.

4. Chiếm lấy trái tim người nghe

Larry King, một trong những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng của đài CNN thường sử dụng phương pháp này. Trong nhiều cuộc thuyết trình, thay vì một tác phong trang trọng ông lại bắt đầu bằng cách nói lên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những sự chia sẻ chân tình của ông thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt.

Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng.

5. Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp của bạn

Một giọng nói truyền cảm, ấm áp, giầu sinh khí và một tác phong chuyên nghiệp cũng là một lợi thế tuyệt vời nếu bạn mong muốn trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp. Bạn đã bao giờ quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt trong cách mở đầu bài nói của họ. Tất nhiên, giọng nói là do thiên phú nhưng bạn vẫn có thể luyện rèn bên cạnh việc hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp của mình.

6. Những câu hỏi bất ngờ

Khách hàng luôn mang trong mình tâm lý của một đứa trẻ bởi tính tò mò. Việc bạn mở đầu bài nói của mình bởi một câu hỏi sẽ có tác dụng kích thích tư duy và trí tưởng tượng của họ. Thực tế các nhà thuyết trình kinh doanh chuyên nghiệp rất hay sử dụng phương pháp này trong bài thuyết trình của mình.

Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe. Ví dụ như chỉ là những câu hỏi đơn giản: Hôm nay quý vị cảm thấy thời tiết như thế nào?, Trên thị trường có các sản phẩm nào tích hợp tính năng 3 trong 1, quý vị có biết không ạ?...

Thông thường khi bắt đầu vào bất cứ một buổi thuyết trình nào dù đơn giản hay trang trọng, khách hàng vẫn chưa thực sự chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho bài nói của bạn. Một mở đầu bài thuyết trình ấn tượng của bạn sẽ giúp khách hàng gạt bỏ mọi yếu tố gây nhiễu bên ngoài và cuốn vào bài nói của người thuyết trình. Một khởi đầu thành công là bạn đã chiến thắng một nửa trong bài thuyết trình kinh doanh của mình. .

6 cách thu hút người nghe khi diễn thuyết

Đừng để tiêu đề này khiến bạn nghĩ bạn hoàn toàn kiểm soát khán giả. Những người nói chuyện trước công chúng cần biết làm thế nào để có uy quyền, duy trì vấn đề trọng tâm cũng như sự tập trung của toàn bộ người nghe.

Những lời khuyên nhỏ sau đây sẽ giúp bạn thêm tự tin và có khả năng thực hiện một buổi thuyết trình hay.

Buộc người khác phải yên lặng bằng sự yên lặng của bạn.

Khi mọi người trở nên ồn ào (sau giờ nghỉ giải lao, trước khi bạn mở màn hay trong lúc bạn đang nói). Một cách để họ im lặng là bạn thử ngưng nói một lúc, họ sẽ nhận ra điều này ngay và đến khi mọi người ổn định trở lại, bạn có thể tiếp tục.

Cứ nói tiếp

Cách này rất hiệu quả nhất là khi bạn mới bắt đầu hoặc ngay sau giờ giải lao. Hãy nhấn giọng để mọi người nghe thấy nhưng không cần phải hét lên quá to. Hãy nói là "Chúng ta sẽ bắt đầu trong vòng 1 phút nữa". Cho mọi nguời 30 giây để chuẩn bị, sau đó là 10 giây. Bạn cứ sẵn sàng và bắt đầu. Người ta sẽ nghe theo bạn nếu bạn tỏ ra tử tế nhưng đừng quá áp đặt. Cứ nói khi họ đang ổn định dần. Họ đã nghe lời cảnh báo của bạn mặc dù chẳng tỏ vẻ gì là như vậy. Mọi người sẽ trật tự nếu bạn cho họ một ít thời gian. Nhưnh nếu bạn cứ chờ hoài thì cũng chẳng ích lợi gì.

Chịu khó di chuyển tới lui

Người nghe theo dõi bạn bằng cả ánh mắt và nếu bạn đến gần họ, bạn sẽ trở thành tâm điểm của mọi sự chú ý. Nếu bạn cứ đứng một chỗ và một tư thế sẽ gây nhàm chán và người ta giống như đang gắng gượng để nghe bạn nói.

Những lúc ngừng nói

Hãy dừng lại sau mỗi luận điểm, hỏi xem mọi người có hiểu không. Nếu còn thời gian, yêu cầu mọi người nêu câu hỏi và làm rõ thêm. Bạn sẽ được chú ý hơn và lôi kéo người nghe trở lại với bạn cùng bài thuyết trình nếu như họ bị phân tán tư tưởng.

Để dành những câu hỏi không liên quan cho phần sau

Trong trường hợp bạn bị hỏi những câu chẳng hề dính dáng gì, hãy lịch sự yêu cầu họ để vấn đề này giải quyết sau. Ghi nhận lại và nếu sau buổi nói chuyện này, bạn không còn thời gian, mời người đó tới trao đổi trực tiếp với bạn.

Lôi kéo mọi người tham dự

Nếu người ta cứ trao đổi với nhau, bạn cứ cảm ơn nhận xét của họ và nói họ tới phần trả lời câu hỏi hãy trao đổi tiếp.

Thường thì bất cứ ai cũng muốn lấn át bạn khi bạn đang nói. Bạn không cần cố gắng hoặc khắt khe quá. Bạn sẽ có được sự lắng nghe của mọi người nếu bạn trình bày bài thuyết trình thật tốt.

10 bí quyết diễn thuyết thành công

Trước khi diễn thuyết bạn cảm thấy hơi căng thẳng cũng là lẽ tự nhiên và đôi khi cũng có lợi. Điều này chứng tỏ là bạn đang mong muốn và cố gắng hết mình để hoàn thành tốt công việc của mình.

Song, căng thẳng quá sẽ gây ra tác dụng ngược lại. Những bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn biết làm thế nào khống chế tinh thần căng thẳng để buổi diễn thuyết đạt hiệu quả như mong đợi.

1. Làm quen với hoàn cảnh: Tranh thủ thời gian để tìm hiểu hoàn cảnh bạn cần diễn thuyết. Đến sớm một chút và làm quen với sân khấu.

2. Làm quen với người nghe: Khi người nghe đi vào hội trường hãy tỏ ý chào và làm quen với họ. Diễn thuyết trước những người quen sẽ tốt hơn nhiều khi diễn thuyết trước những người xa lạ.

3. Thuộc bản thảo: Nếu bạn không thuộc bản thảo hoặc không hài lòng với bản thảo của mình thì cảm giác căng thẳng sẽ càng năng hơn. Hãy tập diễn thuyết bản thảo của mình và sửa chữa những chỗ cần sửa.

4. Thả lỏng bản thân: Làm một vài động tác để thả lỏng thần kinh đang căng thẳng.

5. Thiết tưởng mình đang trong cảnh diễn thuyết: Hãy tưởng tượng ra cảnh mình đang diễn thuyết say sưa, tiếng nói thanh thoát, rõ ràng, lòng đầy tự tin. Nếu có thể tưởng tượng ra thành công của mình thì bạn nhất định sẽ thành công.

6. Cần ý thức được những người ngồi dưới lắng nghe bạn đang rất mong bạn sẽ thành công: Người nghe hy vọng lời nói của bạn lời nói của bạn tự nhiên, có hồn, thúc giục người ta phải chú ý lắng nghe.

7. Không nên xin lỗi: Nếu bạn xin lỗi người nghe vì sự căng thẳng của bạn hay vì bất kỳ một lỗi nào trong bài diễn thuyết thì có thể bạn đã vô tình thu hút sự chú ý của người nghe vào khuyết điểm đó, vô tình nhắc nhở người nghe chú ý đến những cái mà thực chất họ không ý thức đến. Đối với việc này bạn tuyệt đối không nên.

8. Tập trung sự chú ý vào nội dung chứ không phải là hình thức. Hãy đem sự chú ý của bạn từ nội tâm giải thoát ra ngoài, và đặt chúng vào nội dung diễn thuyết và người nghe. Nhờ đó cảm giác căng thẳng của bạn sẽ dần dần biến mất.

9. Biến sự căng thẳng trở thành động lực tích cực: Cần khống chế tâm trạng căng thẳng của mình và biến nó thành sinh lực và lòng nhiệt tình.

10. Tích lũy kinh nghiệm: Kinh nghiệm sẽ mang lại sự tự tin, tự tin là mấu chốt để nhận được thành công. Hãy tham gia câu lạc bộ những người chủ trì, bạn sẽ học được nhiều kinh nghiệm cần thiết.

10 tật nên tránh khi phát biểu trước công chúng

Nói trước công chúng có thể là chướng ngại tệ hại nhất của mỗi người. Sau đây là những lời khuyên để giúp bạn khỏi biến bài phát biểu của mình thành cơn ác mộng, được trích trong quyển "10 Simple Secrets of the world's greatest business". Tác giả đưa ra những thói quen tệ hại nhất mà ta cần tránh nếu bạn muốn phá vỡ những rào cản giữa người nói và người nghe.

Ăn mặc luộm thuộm

Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn chú trọng đến cách ăn mặc. Tỷ phú Donald Trump khi chơi golf vẫn mặc chỉnh tề như một tỷ phú chính hiệu. Thực tế cho thấy nhiều doanh nhân ăn mặc thấp dưới địa vị xã hội của họ.Họ xuất hiên trước công chúng trong bộ vest tồi tàn, không hơn gì những người có địa vị kém khác. Nếu bạn không biết cách ăn mặc đúng mực thì hãy nhờ người khác hỗ trợ.

Bồn chồn luôn cử động, lắc lư

Những nhà diễn thuyết xuất chúng không bao giờ để các cử chỉ vặt vãnh chiếm hũ mình, họ không bao giờ vặn bàn tay, mân mê thứ gì đó trên tay lắc lư cơ thể khi phát biểu. Tất cả những hành động này tố cáo bạn đang căng thẳng bất an và không tự tin. Giải pháp đơn giản là tuyệt đối tránh những hành động trên. Hãy xem lại đoạn băng ghi hình của một buổi phát biểu của bạn để sửa chữa.

Phát biểu như đọc từ văn bản viết sẵn

Những nhà diễn thuyết xuất chúng không bao giờ đọc theo bản thảo viết sẵn, hay lệ thuộc vào slide power Point. Trong khi thỉnh thoảng bạn có thể nhìn vào những điểm nhấn như gạch đầu dòng thì cần tuyệt đối tránh phát biểu theo kiểu đọc bài, phát biểu kiểu này sẽ giết chết mối quan hệ giữa diễn giả và người nghe. Hãy nhồi nhét những ý chính vào đầu trước khi phát biểu. Tổng giám đốc công ty Apple Steve Jobs làm rất tốt việc này.

Lẩn tránh tiếp xúc mắt với khán giả

Những nhà diễn thuyết xuất chúng hiểu rất rõ tiếp xúc bằng mắt là công cụ quan trọng để xây dựng niềm tin. Sự tín nhiệm và mối quan hệ. Có quá nhiều doanh nhân khi phát biểu trước khán giả mà cứ nhìn vào mọi thứ (trần nhà, máy tính) trừ ánh mắt của họ. hãy nhìn vào ánh mắt của khán giả ít nhất 90% thời gian phát biểu. liếc vào bản ghi chú hay lide vài giây mỗi lần là đủ. Bạn nhớ là mình đang nói chuyện với khán giả, chứ không phải là vật thể nào khác.

Không tập dượt trước những gì sẽ phát biểu

Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn tập dượt trước những bài phát biểu quan trọng vì phần đông bài phát biểu thất bại là do không tập dượt trước.

Hãy học bài học của tổng giám đốc công ty Cisco John Chambers ông bỏ ra nhiều giờ tập dượt trước những phần quan trọng của bài phát biểu, sử dụng slide thuyết minh thành thạo và cả xác định trước phạm vi di chuyển khi diễn thuyết.

Đứng yên như pho tượng

Những nhà diễn thuyết xuất chúng không đứng yên như lính chào vì làm như vậy bài phát biểu của họ sẽ trở nên nhạt nhẽo. Thay vào đó họ di chuyển qua lại, sử dụng cử chỉ đôi tay một cách chừng mực, không lạm dụng, quá đà giọng nói và cử chỉ của họ rất linh hoạt.

Lạm dụng slide

Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn đánh giá cao khả năng tiếp thu của khán giả. Họ không đọc từng chữ trên slide và hiểu slide chỉ là công cụ hỗ trợ cho lời nói chứ không thể thay lời nói. Đừng viết quá nhiều từ trên slide mà chỉ tối đa 6 hàng với mỗi hàng 4 từ là đủ. Nếu cần tô thêm màu để nhấn mạnh, phần còn lại để cho khán giả.

Nói dông dài

Những nhà diễn thuyết xuất chúng hiểu sức mạnh của 1 bài phát biểu ngắn gọn, rõ ràng và cô đọng. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, khán giả mất dần sự tập trung khi bài nói dài quá 18 phút. Tiếc thay, nhiều doanh nhân cứ tưởng rằng, nói càng dài khán giả càng tiếp thu tốt. Lời khuyên là bạn không nên bỏ ra 5 phút để nói những điều có thể nói gọn trong 30s. Ngay cả nói chuyện điện thoại, chat và email cũng nên ngắn gọn.

Không tạo được không khí phấn khích

Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn biết cách huy động sự chú ý của khán giả từ lúc mới bước vào cửa và khán giả thường nhớ những gì họ phát biểu từ đầu đến cuối. Hãy giao lưu với khán giả mỗi khi có triệu chứng gà gật xuất hiện. Đây là cách cho khán giả tham gia vào bài phát biểu của mình để tạo không khí.

Kết thúc bài phát biểu 1 cách nhạt nhẽo

Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn dành cho phần kết bài phát biểu một ý mới thú vị chưa đề cập trong bài. Nghiên cứu cho thấy, không phải phần giữa bài phát biểu giữa bài phát biểu thường dùng để chuyển tải những ý quan trọng mới lưu lại cho người nghe mà chính phần kết thúc mới được họ lưu giữ nhiều nhất. Tính bất ngờ của phần kết thúc chính là bản lĩnh của diễn giả.

15 điều cần chuẩn bị cho 15 phút thuyết trình

Một ngày, bạn bất ngờ nhận được yêu cầu của lãnh đạo là thuyết trình trước đông đảo khách hàng và nhà đầu tư để giới thiệu về công ty và quảng bá các sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn không tin vào tai mình nữa. Thuyết trình - trong khi bạn chưa hề được trang bị một kỹ năng nào cho công việc này?

Bạn sẽ tưởng tượng được quang cảnh bao nhiêu ánh mắt đổ dồn vào bạn - người đang đứng trên bục thuyết trình, mặt đỏ ran lên vì mất bình tĩnh, miệng lắp bắp không nói nên lời và hai tay cứ loay hoay với mấy tờ giấy... Vậy bạn sẽ làm thế nào để không phải rơi vào tình trạng đó?

15 lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn thực hiện một buổi thuyết trình thành công.

1. Chuẩn bị thật kỹ càng: Bạn nên tìm hiểu về đối tượng sẽ tham dự buổi thuyết trình để có cách ăn mặc ấn tượng và phù hợp, cũng như chuẩn bị về tâm lý và tác phong giao tiếp. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng một nền tảng kiến thức sâu rộng mới tạo nên sức mạnh của người thuyết trình.

2. Hãy biết tạo cầu nối giữa người thuyết trình với thính giả: Đây là điều mà khách hàng và nhà đầu tư đánh giá rất cao ở bạn. Thông thường trong một buổi thuyết trình, bạn quá chăm chú với việc chuyển tải các nội dung căn bản, còn khán giả, họ lại kiếm tìm ở bạn những giá trị khác có thể gây thiện cảm và tạo niềm tin cho họ. Bởi vậy, bạn không nên quá cứng nhắc mà hãy giao lưu với khán giả qua ánh mắt và cử chỉ thân thiện, cũng như những ngôn từ giản dị, dễ hiểu, pha chút hài hước nhẹ nhàng.

3. Trình bày ngắn gọn và thuyết phục: Đôi khi bạn chỉ có 5 phút cho phần thuyết trình, nhưng bạn hãy tự tin là sẽ truyền đạt được thông tin cần thiết, do đó không nên xin lỗi khán giả trước hay đề cập đến việc bạn không có nhiều thời gian. Hãy vào đề ngay và chia nhỏ nội dung để bài thuyết trình được mạch lạc.

4. Đi thẳng vào những nội dung quan trọng: Đừng nói lan man làm thính giả không hiểu bạn muốn nhấn mạnh vấn đề gì, nội dung chủ yếu mà bạn muốn nói đến là gì. Bạn hãy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà bạn biết chắc chắn sẽ giúp bạn giành được sự chú ý của đối tác, cũng như sẽ thôi thúc khách hàng tiềm năng mua sắm sản phẩm của bạn. Cũng không nên níu kéo mọi người để "cho phép tôi bổ sung...", sau khi buổi thuyết trình đã kết thúc.

5. Điều chỉnh giọng nói: Kể cả khi bạn có ít thời gian, bạn cũng không nhất thiết phải nói thật nhanh, bởi như thế sẽ khiến khán giả khó bắt kịp nội dung, chưa kể người nói nhanh hay vô tình tạo cho người nghe cảm giác về sự thiếu trung thực. Có thể bạn sẽ thuyết phục và lôi cuốn khán giả hơn, khi bạn nói ở tốc độ vừa phải, có giọng điệu tự tin, phát âm chuẩn và rõ ràng, nhấn mạnh từng từ và xen kẽ một vài khoảng lặng khi bạn muốn mọi người tập trung hơn.

6. Minh họa: Nếu có một số vấn đề khó diễn đạt hoặc bạn cảm thấy cần làm rõ thêm, bạn hãy minh họa bằng các ví dụ hay câu chuyện ngắn gọn, súc tích, hoặc trích dẫn những tình tiết tiêu biểu nào đó, giúp khán giả hình dung rõ ràng và cụ thể hơn về điều bạn muốn nói. Bên cạnh đó, những câu chuyện dí dóm sẽ giúp bạn làm dịu không khí long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trình. Tuy nhiên, "Trào phúng như muối - hãy dùng cẩn thận". Nếu quá lạm dụng những câu chuyện như thế, bạn sẽ mất nhiều thời gian và còn bị thính giả đánh giá là người thiếu nghiêm túc.

. Biết thắt nút và gỡ nút trong khi thuyết trình: Các khách hàng và nhà đầu tư sẽ rất khó chịu khi bạn nói về hiện tại mà không bàn đến kế hoạch tương lai, nói đến khó khăn mà không có giải pháp cụ thể, nhắc đến ngân quỹ khổng lồ mà không cho biết số tiền đó được sử dụng hiệu quả thế nào... Hãy tỉnh táo để biết mình đang nói gì, bởi sự mất bình tĩnh dễ làm cho bạn lỡ lời hay phát ngôn thiếu chính xác.

8. Kỹ năng dàn dựng và sử dụng PowerPoint: Bằng cách sử dụng PowerPoint, bạn có thể tạo nên một bộ khung hoàn chỉnh và minh họa bản thuyết trình của mình với hệ thống biểu đồ, số liệu thống kê nhằm giúp khán giả tiện theo dõi. Bên cạnh đó, các slide được trình bày khoa học và ấn tượng sẽ thu hút khán giả hơn, và giúp bạn tránh mất phương hướng trong thuyết trình. Nếu bạn khéo léo cài vào chương trình một chút âm nhạc nhẹ nhàng, phù hợp với không gian, bạn sẽ chinh phục được cả những khách hàng và nhà đầu tư khó tính nhất!

9. Luyện tập trước: Bạn nên luyện tập ở công ty hay ở nhà, trước một tấm gương lớn hoặc nhờ bạn bè, đồng nghiệp nghe và góp ý. Điều đó sẽ giúp bạn có phong cách tự tin và cuốn hút hơn, cũng như nắm vững những nội dung cần thuyết trình, đặc biệt là điều khiển tốc độ nói để ước lượng thời gian.

10. Có nên phát trước bản đề cương cho thính giả? Nếu làm như vậy thì người xem sẽ hầu như không chú ý đến bạn nữa, họ chỉ việc chăm chú vào bản đề cương mà thôi. Một số công ty rất khôn ngoan, chỉ sau khi kết thúc buổi thuyết trình, họ mới phát tài liệu về nội dung kèm theo địa chỉ liên lạc để người nghe xem lại và giao dịch với công ty khi cần thiết.

11. Chuẩn bị trả lời câu hỏi: Đừng quên rằng bạn còn phải trả lời một vài câu hỏi khá hóc búa của khách hàng và nhà đầu tư sau buổi thuyết trình, bởi vậy, bên cạnh việc trang bị kiến thức, bạn cũng nên học hỏi cách ứng xử khéo léo. Chẳng hạn như một lời nói "Cảm ơn câu hỏi thú vị của quý khách và xin được trả lời rằng..."

12. Biết từ chối khéo léo: Trong buổi thuyết trình, bạn nên từ chối trả lời một số điều mang tính chất "kiêng kỵ" trong lần gặp đầu tiên hay ở hội thảo đông người, chẳng hạn như các câu hỏi về chi phí, tài chính nói chung. Bạn nên biết cách "lái" những câu hỏi này, hoặc từ chối nhẹ nhàng, lịch sự: "Tôi e là chúng ta đề cập vấn đề này hơi sớm", hay "Bản thân tôi cũng chưa nhận được quyết định cụ thể nào..."

13. "Đợi hồi sau sẽ rõ": Trước một vài phút giải lao, bạn không nên thông báo cụ thể nội dung kế tiếp. Thay vào đó là câu nói gợi sự tò mò và mang tính mời mọc người nghe tiếp tục theo dõi: "Tôi sẽ tiết lộ điều này sau một vài phút nữa...". Khán giả sẽ náo nức chờ đợi bài thuyết trình của bạn ở phần tiếp theo.

14. Ngôn ngữ hình thể: Nếu bạn cứ đứng yên một chỗ với cái dáng thẳng đơ thì bạn đang tự làm cho buổi thuyết trình trở nên nhàm chán và đơn điệu. Nhưng khán giả sẽ cảm thấy bực bội nếu bạn lặp lại mãi những động tác, cử chỉ nhất định. Hãy làm chủ không gian của bạn bằng cách linh hoạt di chuyển trong khán phòng, tìm cách tiếp cận người nghe nếu thấy cần thiết và đa dạng hóa các cử chỉ, điệu bộ.

15. Nhận thức về vai trò của bạn: Bạn là nhà thuyết trình, người góp phần đáng kể trong các cố gắng chung nhằm mang lại cơ hội mới cho công ty. Cho dù bạn không phải là nhà lãnh đạo, nhưng bạn có thể thay mặt họ phổ biến những kinh nghiệm công ty bạn đã trải qua để đạt được uy tín như ngày nay, và quan trọng nhất là kêu gọi các khách hàng và nhà đầu tư ký kết hợp đồng kinh doanh.

Nên nhớ là tâm lý bình tĩnh và tự tin sẽ giúp bạn làm chủ được bản thân để thực hiện buổi thuyết trình thành công. Chỉ với 15 phút, thậm chí 5 phút ngắn ngủi đứng trên bục thuyết trình, nhưng bạn đã góp phần giúp công ty bạn đạt được một hợp đồng kinh doanh lớn, nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tạo được ấn tượng cho lãnh đạo về khả năng tư duy và làm việc của bạn. Bởi vậy, hãy trang bị cho mình càng nhiều kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực thuyết trình càng tốt. Chúc các bạn sớm trở thành nhà thuyết trình thành công!

Bí quyết nói chuyện trước đám đông

Phần lớn mọi người xem việc phải nói chuyện trước đám đông là nỗi sợ hãi kinh khủng nhất.

Nỗi sợ đó còn hơn cả sợ rắn, sợ đi máy bay, hoặc ngay cả sợ cái chết. Nhưng chúng ta không thể trốn tránh nó mãi. Nhiều người trong chúng ta có thể được mời ra trình bày một báo cáo, phát biểu trong buổi họp phụ huynh học sinh, nói lời chúc mừng trong lễ cưới. Làm sao để bạn có thể vượt qua những thử thách đó. Thật đơn giản chỉ với một chút thời gian luyện tập.

- Quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông là bạn phải biết mình nói gì. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các "diễn giả" không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau.

- Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì. Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật. Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt lo lắng hơn.

- Hãy là chính mình! Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm thấy bị "khớp" và nghiêm túc quá mức và quên rằng tính hài hước cũng là một công cụ quan trọng của diễn giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hòa nhập với khán giả.

- Khán giả là bạn bè! Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói chuyện của mình.

- Bạn sẽ vượt qua thôi mà! Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật manh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ!

Bí quyết nói chuyện trước đám đông

Phần lớn mọi người xem việc phải nói chuyện trước đám đông là nỗi sợ hãi kinh khủng nhất. Nỗi sợ đó còn hơn cả sợ rắn, sợ đi máy bay, hoặc ngay cả sợ cái chết. Nhưng chúng ta không thể trốn tránh nó mãi. Nhiều người trong chúng ta có thể được mời ra trình bày một báo cáo, phát biểu trong buổi họp phụ huynh học sinh, nói lời chúc mừng trong lễ cưới. Làm sao để bạn có thể vượt qua những thử thách đó. Thật đơn giản chỉ với một chút thời gian luyện tập.

Bí quyết nói trước công chúng

Bảy nguyên tắc cơ bản không thể bỏ qua nếu muốn thành công khi nói trước công chúng. Nhìn thấy người này diễn thuyết một cách tự tin, người kia trả lời câu hỏi của các nhà báo một cách lưu loát trên truyền hình, chắc hẳn có lúc bạn đã tự hỏi họ có năng khiếu bẩm sinh hay phải luyện tập để làm được như vậy?

Câu trả lời của Richard Zeoli, một chuyên gia trong lĩnh vực này, là: "Năng khiếu, nếu có chỉ là một phần, tất cả đều do khổ luyện mà thành!".

Trong một bài viết mới đây đăng trên trang web của Forbes, Richard Zeoli đã chỉ ra bảy nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ nếu muốn thành công khi nói trước công chúng.

1. Nguyên tắc thứ nhất: Đừng cố gắng trở thành nhà diễn thuyết đại tài

Trong giao tiếp hàng ngày bạn thường nói năng thoải mái, nhẹ nhàng, nhưng khi nói trước đám đông, hình như mọi chuyện trở thành ngược lại. Quá chú ý đến công chúng sẽ làm hại đến khả năng diễn thuyết. Để trở thành một diễn giả thu hút thì hãy chú ý đến những điều bạn nói. Dù cử tọa của bạn là vài ba người hay cả ngàn người, dù bạn đang nói về công việc của mình hay về một bước đột phá trong y khoa thì hãy luôn là chính mình, và thiết lập sự kết nối với cử tọa. Hãy nhớ cử tọa chỉ muốn nghe người nào nói chuyện nhẹ nhàng, cuốn hút. Thế thôi.

2. Nguyên tắc thứ hai: Đừng cố gắng trở nên hoàn hảo

Khi bạn mắc lỗi, đừng lo lắng vì chẳng ai để ý nhiều đến việc đó, ngoại trừ bạn.

Ngay cả đến những nhà hùng biện tài danh cũng sẽ mắc lỗi. Sự chú ý của con người thường bị phân tán. Trên thực tế, người ta chỉ thực sự nghe khoảng 20% những gì diễn giả nói, còn lại 80% họ tiếp thu qua hình ảnh. Khi bạn mắc lỗi, hiếm khi cử tọa để ý đến việc đó, vì vậy điều quan trọng bạn có thể làm là cứ tiếp tục. Đừng ngừng lại, và đừng xin lỗi, chỉ trừ khi đó là một lỗi quá nghiêm trọng.

Hãy nhớ, ai cũng có thể mắc lỗi. Đó là một phần của con người, và chính phần con người này làm cho chúng ta kết nối được với cử tọa, giúp ta trở thành những nhà hùng biện.

Cử tọa không muốn nghe ở một người quá hoàn hảo, họ chỉ muốn nghe một diễn giả đời thường.

Người ta chỉ thực sự nghe khoảng 20% những gì diễn giả nói, còn lại 80% họ tiếp thu qua hình ảnh. Khi bạn mắc lỗi, hiếm khi cử tọa để ý đến việc đó, vì vậy điều quan trọng bạn có thể làm là cứ tiếp tục. Đừng ngừng lại, và đừng xin lỗi, chỉ trừ khi đó là một lỗi quá nghiêm trọng.

Nguyên tắc thứ ba: Hãy hình dung mình đang diễn thuyết

Bạn có biết là những người thành công rực rỡ trong mọi lĩnh vực của cuộc sống, đều phải sử dụng đến sức mạnh của việc tưởng tượng. Các nhân viên bán hàng hình dung ra việc mình ký được hợp đồng, các nhà quản lý hình dung ra viễn cảnh phát triển những dự án đầu tư mới, các vận động viên nhắm mắt lại và hình dung ra cảnh họ đã về đích... Trong nghệ thuật nói trước đám đông, cách tốt nhất để chống lại sự lo lắng và trở nên thư thái là hãy tưởng tượng trong đầu về buổi nói chuyện của mình.

Nếu bạn có đề tài phải trình bày trước nhiều người, hãy dành ra 30 phút mỗi ngày để hình dung việc mình đang làm, hình dung càng chi tiết càng tốt. Hãy hình dung bạn đang ở trên diễn đàn với cảm giác thư thái và dễ chịu, diễn đạt tốt và kết nối được với cử tọa. Nếu bạn thực hành điều này mỗi ngày, thì đến lúc trình bày trước đám đông, trí óc của bạn sẽ trở nên quen thuộc với tình huống đó. Bạn sẽ không còn cảm giác lo lắng, sợ hãi, thay vào đó là sự thư thái và tự tin hơn nhiều trước cử tọa.

Nguyên tắc thứ tư: Giữ kỷ luật

Mục tiêu của chúng ta không phải là trở thành một diễn giả hoàn hảo, bởi vì không có một diễn giả như vậy, chúng ta chỉ có thể trở thành một diễn giả thuyết phục. Và diễn thuyết cũng cần phải thực tập. Giao tiếp là chuyện đương nhiên, bởi chúng ta sống để nói với người khác. Nhưng khi vốn liếng, thế mạnh của mình được gắn trực tiếp với việc chúng ta có thuyết phục được đám đông hay không, chúng ta cần phải chú ý đến công việc này một cách nghiêm túc.

Cách thực hành tốt nhất là trình bày bài diễn văn một cách thoải mái tại nhà hay trong văn phòng của mình.Càng thực hành nhiều, bạn sẽ càng sẵn sàng, điều đó dẫn đến sự tự tin. Nếu bạn có bài diễn văn phải trình bày trong một tuần lễ nữa, hãy thực tập nó mỗi ngày. Đọc lớn lên ngay khi bạn thức dậy mỗi buổi sáng, ít nhất một lần vào buổi trưa và hai lần trước khi đi ngủ. Thực hành đều đặn như thế, đến khi chính thức thực hiện, bạn sẽ cảm thấy được chuẩn bị sẵn sàng vì đã biết rõ tất cả.

Cùng với nguyên tắc thứ ba ở trên, đây là cách tốt nhất để vượt qua sự lo lắng và có được sự tự tin trước cử tọa.

Nguyên tắc thứ năm: Hãy làm cho câu chuyện trở nên gần gũi

Đối với bất kỳ đề tài nào, cử tọa chỉ phản hồi tốt nhất khi diễn giả làm cho sự giao tiếp có tính gắn bó với con người. Hãy sử dụng mọi cơ hội để biến thông tin trở nên gần gũi với người nghe. Người ta thích nghe về những người khác, những bi kịch, những chiến thắng, những câu chuyện vui xảy ra hàng ngày trong chính cuộc sống của họ... Bất kỳ lúc nào có thể, bạn hãy đem chính mình vào bài diễn thuyết. Điều này không chỉ giúp cử tọa gần gũi với bạn hơn mà còn giúp bạn nói năng tự nhiên trước đám đông. Còn gì quen thuộc hơn là chủ đề về chính bản thân bạn?

Nguyên tắc thứ sáu: Cảm nhận được người nghe

Nói về bạn, nhưng trọng tâm không phải về cá nhân bạn mà về cử tọa. Bởi mục tiêu chính của một bài diễn thuyết không phải là làm lợi cho diễn giả mà là phục vụ cử tọa. Vì thế trong tất cả các giai đoạn chuẩn bị, và trình bày, bạn hãy luôn nghĩ bằng cách nào bạn có thể giúp cử tọa đạt được những gì họ mong muốn từ diễn giả. Khi thực hiện điều này, vai trò diễn giả của bạn sẽ trở thành vai trò thỏa mãn yêu cầu của cử tọa, điều này chắc chắn sẽ làm giảm bớt sự e dè trong việc diễn thuyết trước đám đông.

Nguyên tắc thứ bảy: Làm cho cử tọa mong đợi nhiều hơn

Một trong những bài học giá trị nhất trong nghệ thuật diễn thuyết trước đám đông là "ít hơn lại có nghĩa là nhiều hơn". Hiếm khi chúng ta rời khỏi một buổi diễn thuyết và nghe người ta nói rằng: "Tôi mong rằng diễn giả đó nói dài hơn!". Ngược lại, không biết bao nhiêu lần chúng ta nghe mãi câu: "Thật là mừng vì bài diễn thuyết đã kết thúc!".

Hãy làm cho cử tọa ngạc nhiên. Luôn luôn làm cho phần trình bày của mình ngắn hơn một chút so với những gì mà cử tọa nghĩ. Nếu bạn tuân thủ sáu nguyên tắc trên, thì bạn đã chiếm được sự chú ý và sự quan tâm của cử tọa. Vì thế cách tốt nhất là làm cho cử tọa trông đợi bạn tiếp tục thêm vài phút nữa hơn là khiến họ ngọ nguậy trong ghế để đợi bạn kết thúc bài diễn thuyết.

Các bước để thuyết trình hiệu quả

Trong học tập cũng như công việc, chúng ta thường phải thuyết trình một đề tài, dự án hoặc kế hoạch cho thầy giáo, cho cấp trên.

Muốn vậy, bạn cần một số kinh nghiệm và kiến thức về thuyết trình. Đây là sáu bước để đạt được thành công và trở thành một người thuyết trình giàu sức thuyết phục.

1. Xác định mục tiêu cụ thể

Mục tiêu của bạn không chỉ là làm một bài thuyết trình tốt. Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó là những điều bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nghe nhũng thông tin do bạn cung cấp. Nếu bạn vẫn còn mơ hồ, chưa xác định được mình mong muốn người nghe sẽ làm gì sau khi nghe, thuyết trình, bạn sẽ không có được sự tập trung và nhất quán cần thiết để thể hiện tốt bài thuyết trình của mình.

Nên nhớ rằng, khi một vấn đề được trình bày bằng văn bản thì dù văn bản có được viết một cách rời rạc, không mạch lạc, người đọc vẫn có thể đọc lại hai, ba lần để nắm bắt vấn đề. Nhưng khi bạn làm thuyết trình bằng miệng, người nghe sẽ khó có dịp nghe lại những gì bạn nói. Vì vậy, bạn phải trình bày sao cho người nghe hiểu ngay được những vấn đề muốn chuyển tải.

Mục tiêu của bài thuyết trình có thể là thuyết phục người nghe mua sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hay sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp để giải quyết một vấn đề nào đó của họ. Khi đã xác định xong mục tiêu, hãy in mục tiêu đó ra một miếng giấy nhỏ, dán nó lên màn hình máy tính và nhìn đến mục tiêu này khi soạn thảo nội dung của bài thuyết trình nhằm tránh đi lan man, rời rạc, thiếu sức thuyết phục.

2. Gây sự chú ý của người nghe

Khi nghe thuyết trình, người nghe thường có có rất nhiều suy nghĩ trong đầu và cả nhiệm vụ của bạn là phải làm cho họ tập trung chú ý đến những gì bạn nói. Người nghe chỉ có khoảng thời gian có hạn để nghe. Vì vậy, bạn cần phải quan tâm tới những "điềm nóng" của bài thuyết trình để nó tránh làm cho người nghe bị mất tập trung vào chủ đề chính.

Để gây được sự chú ý của người nghe, bạn có thể tham khảo ý kiến của những thuyết trình đã làm thuyết trình cho nhóm người này, qua đó hiểu được những tính cách, đặc điểm, nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm đặc thù của họ. Càng thu thập được nhiều thông tin về người nghe, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho bài thuyết trình. Một bài thuyết trình được xem là có hiệu quả và có sức thuyết phục khi nó vừa đạt được mục đích của người nói vừa đáp ứng được những nhu cầu của người nghe.

3. Thể hiện sự nhiệt tình đối với vấn đề mà bạn đang trình bày

Khi trình bày về một sản phẩm hay dịch vụ, bạn phải có niềm tin rằng sản phẩm hay dịch vụ đó có thể giúp người nghe vẫn quyết một số vấn đề của họ. Nên nghĩ rằng nhiệm vụ của bạn là làm cho người nghe chấp nhận những thông điệp của bạn để phục vụ cho những lợi ích của chính họ.

Hãy thể hiện nhiệt tình qua giọng nói, cử chỉ và biểu hiện của gương mặt trong lúc trình bày. Khi người nghe cảm thấy sự chân thành ở bạn và đánh giá bạn thật sự hiểu được khó khăn của họ, mong muốn giúp đỡ họ, chắc chắn họ sẽ lắng nghe bạn.

4. Đi thẳng vào câu kết luận

Đó là một cách làm ngược với trình tự thông thường. Nhưng với thời gian thuyết trình có hạn, đây cũng là cách thuyết trình có hiệu quả nhất. Do vậy, khi trình bày một vấn đề, bạn nên đi thẳng vào câu kết luận để gây sự chú ý cho người nghe, sau đó mới đi vào phân tích, chứng minh cho kết luận đó.

5. Làm thử thuyết trình

Nếu có điều kiện, tốt nhất bạn nên thử thuyết trình trước một nhóm người đóng vai nhũng người nghe. Qua những cuộc thử nghiệm như vậy, bạn sẽ rèn được kỹ năng trình bày vấn đề của mình, dự đoán được những câu hỏi, những ý kiến phản hồi mà người nghe có thể đưa ra và chuẩn bị trước câu trả lời.

6. Phân tích sau thuyết trình

Năm bước trên diễn ra trước hay trong khi làm thuyết trình, còn bước cuối cùng này diễn ra ngay sau khi kết thúc cuộc diễn thuyết. Đó là một sự đánh giá mang tính cảm nhận trực quan về hiệu quả của bài thuyết trình, về khả năng đạt được mục tiêu đã định. Chẳng hạn, nếu mục tiêu của thuyết trình là bán sản phẩm hay dịch vụ thì sau khi thuyết trình, bạn nên xác định ngay khả năng doanh nghiệp bán được hàng nhiều hay ít. Việc phân tích này sẽ giúp bạn kịp thời nắm bắt được cơ hội đến sau cuộc thuyết trình. .

Để diễn thuyết trước đám đông hỗn loạn

Các diễn giả thường luôn cố gắng trình bày tốt nhất bài phát biểu, cố gắng thuyết phục người nghe bất chấp những tiếng chê bai và những lời thì thầm to nhỏ. Còn một số người nghe thường hay có tâm trạng bồn chồn mong đến giờ nghỉ để uống nước và ăn nhẹ

Tôi bắt gặp cảnh tượng này khi quan sát những người chống đối tung tin phá huỷ các buổi họp của hội đồng thành phố về vấn đề cải cách y tế mà các đại biểu quốc hội đang tổ chức trong khu vực của họ. Hầu hết các thành viên đại biểu quốc hội đều không quá ngờ nghệnh như diễn giả mà tôi mô tả ở trên; họ thừa biết cách phớt lờ đám đông đang chống đối. Một số thì tìm cách tham gia vào nhóm chống đối, một số khác ngăn chặn rồi sau đó kêu gọi họ.

Thực ra không có cách nào là tốt nhất để kiểm soát đám đông hỗn loạn nhưng rõ ràng là vị quan chức mô tả ở trên đã làm sai hoàn toàn, ông ta đã phớt lờ người nghe. Nhiều diễn giả có kinh nghiệm, như các chính trị gia, sẽ tìm cách hoà mình vào người nghe.

Nếu đó là sự lựa chọn của bạn và cảm thấy tốt cho bạn khi diễn thuyết, thì sau đây là môt số gợi ý trong trường hợp phải đối mặt với những thính giả không mấy dễ chịu và hay to tiếng.

Chuẩn bị trước. Mỗi diễn giả cần phải biết các thính giả muốn gì trước khi trình bày. Trường hợp là một diễn giả cao cấp, ông ta không phải nghĩ rằng mình là diễn giả cuối cùng của ngày hôm đó và mình là thứ duy nhất đứng giữa thính giả và buổi tiệc chiêu đãi. Đặc biệt lưu ý, nếu bạn mong mọi người bất bình với câu nói của bạn, hãy nghiên cứu kỹ lý do tại sao lại làm họ bực mình như vậy. Bạn muốn đưa những lời bình luận đối lập vào bài diễn thuyết của mình, hoặc hãy chuẩn bị đưa ra những lập luận đó nếu có câu hỏi được đưa ra.

Hãy linh hoạt. Nếu như ai đó ngắt lời bạn, hãy chấp nhận điều đó. Những diễn viên hài kịch hay kiếm sống bằng cách biểu diễn ở các hộp đêm nhỏ, sớm học trong nghề của họ cách tạo ra tiếng cười với những kẻ quấy rối. Đôi khi bạn có thể tránh được những lời chế nhạo và có một cuộc đối thoại qua lại ngắn gọn. Điều này cho thấy diễn giả vẫn là người kiểm soát tình thế, chứ không phải là người đang chất vấn. Nhưng cần phải chấm dứt cuộc tranh cãi một cách nhanh chóng và tiếp tục bài diễn thuyết. Bạn không thể từ bỏ sự kiểm soát đối với đám đông.

Hãy cương quyết. Nếu người gào thét không thể giữ yên lặng, thì sẽ tạo cơ hội cho đám đông lên tiếng. Hãy thoả thuận thời gian để tiếp tục bài diễn thuyết nhưng phải hứa sẽ trả lời các câu hỏi từ khán giả ngay khi bạn nói xong lời nhận xét của mình. Nếu điều này xảy ra, hãy bỏ bản thảo sang một bên và nói chuyện trực tiếp với khán giả. Hãy nói ngắn gọn. Và phải giữ bình tĩnh. Gào thét lại chỉ làm cho bạn giống như đám đông; nói chuyện một cách tự tin làm bạn cảm nhận được quyền hạn của mình qua lời nói.

Không có gì bảo đảm là bất kỳ sự gợi ý trên đây có thể làm cho đám đông yên lặng. Khi chúng tôi chứng kiến cuộc phản đối chương trình y tế, một số người tham dự đến đó không phải để nghe - họ đến để phá đám. Bởi vì đối với những đứa trẻ ngỗ ngược và hư hỏng, hầu như không thể đưa ra lý lẽ được. Khi tình trạng quấy rối đang chiếm ưu thế, hoặc nếu bạn thấy không an toàn, hãy đi chỗ khác. Hãy làm điều đó một cách bình tĩnh và có chủ định. Hãy bước đi tự tin ra khỏi sân khấu đến một nơi yên tĩnh và được bảo vệ. (Tất nhiên nếu đám đông ném các thứ vào bạn, hãy thoát ra nhanh chóng.)

Cần phải có một cái tôi mạnh mẽ để đối mặt với một đám đông hỗn loạn. Nguyên tắc hành động khi hoà mình vào khán giả là khả năng kiểm soát. Nếu bạn có được, hãy tiếp tục; nếu bạn mất kiểm soát, hãy rút lui.

- Bài viết của John Baldoni trên Harvard Business Publishing -

Để thành công khi phát biểu trước đám đông

Phát biểu trước đám đông, trong cuộc họp hay khi bị phỏng vấn đôi khi không phải chuyện dễ dàng đối với nhiều người. Kể cả các đấng mày râu, đặc biệt với các bạn có tính nhút nhát, dè dặt. Đó quả là nỗi khổ không biết kêu ai. Mặt đỏ tía tai, người run lẩy bẩy, đổ mồ hôi hột... là những triệu chứng của căn bệnh "ngại tiếp xúc" này. Muốn trở thành một người lãnh đạo, điều trước tiên bạn phải làm là học cách ăn nói, phát biểu trước đám đông. Nói để mọi người hiểu mình là điều không dễ dàng. Nếu bài nói của bạn không mạch lạc, bạn không giữ được bình tĩnh, tự tin thì sẽ không thể thuyết phục được mọi người.

SpeakingNhững lo lắng, sợ hãi này từ đâu mà ra? Một nhà tâm lý học đã khẳng định nó bắt nguồn từ sự sợ hãi đồng loại và thường rất hay xảy ra. Nó hình thành khi chúng ta bị người khác nhìn chằm chằm vào mình với vẻ đầy xét đoán trong khi chúng ta muốn gây thiện cảm với họ. Cội nguồn của sự sợ hãi này có rất nhiều: có thể do di truyền, giáo dục, văn hoá, cá tính của từng người... và sự kết hợp giữa chúng nhiều khi không biểu hiện rõ ràng. Chúng ta cần học cách để giữ bình tĩnh, tự tin khi phát biểu trước đám đông, trong cuộc họp.

Muốn trở thành người lãnh đạo, bạn hãy lưu ý một số điểm sau đây:

Đừng nghĩ rằng người ta chờ đợi ở bạn một bài phát biểu hoàn hảo.

Chính sự tin tưởng này nhiều khi lại ngăn cản bạn nói với lối diễn đạt đơn giản và trực tiếp vào vấn đề. Điều đó khiến cho bạn cảm thấy rằng bài phát biểu của mình thất bại và bạn tin rằng người nghe nhận xét không tốt về mình. Sự căng thẳng sẽ làm bạn mất tự tin và hạn chế khả năng của bạn, dẫn đến các hiện tượng như đã thấy (đỏ mặt, run rẩy, mất bình tĩnh...), đồng thời, lấy mất cơ hội để bạn đưa ra những ý tưởng hay.

Chú ý tới các nguyên nhân khiến cho bạn thiếu tự tin trước mọi người

Có như thế bạn mới thấy mình mạnh mẽ hơn, bình tĩnh và tự tin hơn khi phát biểu. Bạn có thể học cách xác định rõ các tình huống bạn sẽ gặp phải, phân tích nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó và tìm cách xử lý.

Đừng tự hỏi mình "Ta có nên nói thế hay không?"

Bạn phải hình thành trong đầu mạch dẫn của bài phát biểu, chính ý tưởng chủ đạo này sẽ cho bạn những đường đi mạch lạc, những điều bạn cần thông tin với mọi người. Mạch dẫn sẽ giúp bạn tổ chức bài nói và định trước những câu hỏi mọi người có thể đặt ra cho bạn.

Hãy chú ý tới giọng nói, nhịp thở và tư thế của bạn

Bạn cần phối hợp các yếu tố đó thật nhịp nhàng, chúng sẽ giúp bạn phát biểu tự tin hơn. Giọng nói nên nhẹ nhàng, vừa đủ nghe, không to quá cũng không nhỏ quá. Cơ thể cần được thả lỏng và đứng ở vị trí thuận lợi. Như vậy bạn sẽ lấy lại được bình tĩnh và tự tin vào bản thân. Có như vậy mới tập trung hoàn hảo vào bài phát biểu của mình mà đối thoại với mọi người.

Chuẩn bị trước nôi dung và phong cách cho bài phát biểu

Bạn cần biết sử dụng các kỹ thuật nói, chúng cho phép sắp xếp trình tự các nội dung của bài nói. Ví dụ dùng các câu dẫn như "Bây giờ tôi sẽ đề cập đến chương 2..." hoặc "bây giờ, tôi xin chuyển qua vấn đề...." sẽ làm cho bài nói của bạn mạch lạc hơn.

Nắm lấy tất cả các cơ hội được phát biểu trước mọi người

Nắm vững được bài phát biểu cũng là một cách để tập luyện. Vì vậy, hãy tranh thủ các cơ hội như trong các cuộc họp gia đình, trò chuyện với bạn bè, dự đám cưới... để tập cho mình cách phát biểu và làm quen với các tình huống bất ngờ xảy ra khi mọi người chất vấn bạn.

Theo Thế giới Phụ nữ

Để trở thành diễn giả có sức thuyết phục

Theo Larry Tracy, tác giả của nhiều cuốn sách The shortcut to persuasive presentations (tạm dịch: Học thuyết cách diễn thuyết có sức thuyết phục) thì mục đích của tất cả các cuộc diễn thuyết là thuyết phục người nghe phải tin vào một vấn đề nào đó. Muốn vậy, bạn có thể làm theo sáu bước dưới đây để đạt được thành công và trở thành một diễn giả giàu sức thuyết phục.

1. Xác định mục tiêu cụ thểMục tiêu của bạn không chỉ là làm một bài thuyết trình tốt. Một bài thuyết trình là phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể và mục tiêu đó là những điều bạn muốn người nghe thực hiện sau khi nghe nhũng thông tin do bạn cung cấp. Nếu bạn vẫn còn mơ hồ, chưa xác định được mình mong muốn người nghe sẽ làm gì sau khi nghe, thuyết trình, bạn sẽ không có được sự tập trung và nhất quán cần thiết để thể hiện tốt bài thuyết trình của mình.

2. Gây sự chú ý của người nghe

Để gây được sự chú ý của người nghe, bạn có thể tham khảo ý kiến của những diễn giả đã làm thuyết trình cho nhóm người này, qua đó hiểu được những tính cách, đặc điểm, nhu cầu, mong muốn, mối quan tâm đặc thù của họ. Càng thu thập được nhiều thông tin về người nghe, bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho bài thuyết trình. Một bài thuyết trình được xem là có hiệu quả và có sức thuyết phục khi nó vừa đạt được mục đích của người nói vừa đáp ứng được những nhu cầu của người nghe.

3. Thể hiện sự nhiệt tình đối với vấn đề mà bạn đang trình bày

4. Đi thẳng vào câu kết luậnĐó là một cách làm ngược với trình tự thông thường. Nhưng với thời gian thuyết trình có hạn, đây cũng là cách thuyết trình có hiệu quả nhất. Do vậy, khi trình bày một vấn đề, bạn nên đi thẳng vào câu kết luận để gây sự chú ý cho người nghe, sau đó mới đi vào phân tích, chứng minh cho kết luận đó.

5. Làm thử thuyết trình

Theo một cuộc điều tra gần đây, sinh viên Việt Nam khi được hỏi đều thừa nhận rằng thuyết trình trước đám đông là nỗi sợ hãi lớn nhất của họ. Theo các chuyên gia thuyết trình, bí quyết để vượt qua nỗi sợ hãi đó là thuyết trình thử. Nếu có điều kiện, tốt nhất bạn nên thử thuyết trình trước một nhóm người đóng vai những người nghe. Qua những cuộc thử nghiệm như vậy, bạn sẽ rèn được kỹ năng trình bày vấn đề của mình, dự đoán được những câu hỏi, những ý kiến phản hồi mà người nghe có thể đưa ra và chuẩn bị trước câu trả lời.

6. Phân tích sau thuyết trình

Để tự tin khi diễn thuyết trước đám đông

Phát biểu trước nhiều người là việc tương đối khó khăn đối với hầu hết mọi người. Vì vậy chúng ta thường hay bối rối không biết xử lý tình huống này như thế nào. Nếu bạn đã có sự chuẩn bị, bạn sẽ tránh khỏi việc trở thành "anh hề" trước mọi người.

Một khi bạn đã vượt qua những nỗi sợ hãi khi nói trước đám đông, bạn có thể bắt đầu học những kỹ năng giúp bạn trở thành một nhà hùng biện.

Sau đây là những gợi ý nhỏ giúp bạn có thể học cách thuyết trình một cách thành công nhất.

Viết ra giấy

Điều tệ nhất mà một người diễn thuyết mắc phải là cháy bài phát biểu. Thông thường chúng ta nói quá nhanh hoặc không còn gì để nói trong khi thời gian vẫn còn quá nhiều. Do vậy, cho dù bài phát biểu mà bạn dự định ngắn đến đâu, thì bạn vẫn phải chuẩn bị trước. Nếu không làm vậy, sự căng thẳng và bối rối có thể làm cho bạn như bị đông cứng trước mọi người.

Đừng đọc

Viết bài phát biểu ra chưa đủ; bạn phải nói được như đang đứng trước mọi người. Nếu quên những điểm mấu chốt, hãy ghi chú vào tờ giấy nhỏ và xem lại khi cần thiết. Tuy nhiên diễn thuyết không phải đơn giản là cầm tờ giấy được vạch sẵn và đọc to, rõ ràng.

Hiểu rõ chủ đề định nói

Người nghe sẽ lúng túng nếu không biết người diễn thuyết đang nói về chủ đề gì. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung và các yếu tố liên quan để làm nổi bật lên điều bạn muốn nói.

Hiểu người nghe

Phòng họp của những kẻ huênh hoang khoác lác sẽ khác phòng họp của những người giản dị và đúng mực. Bằng việc đánh giá đối tượng của buổi diễn thuyết, bạn có thể lựa chọn nên và không nên nói điều gì.

Hãy nhìn lướt qua người nghe

Bạn nên nhìn vào những người khác nhau hơn là nhìn vào một điểm cố định. Nếu điều đó làm bạn không thoải mái, hãy nhìn phía trên đầu họ hơn là nhìn vào mặt họ.

Nói với âm lượng lớn hơn

Kể cả có một cái micrô, nếu bạn muốn những người đứng cuối cùng cũng có thể nghe thấy bạn rõ như bạn đang đứng cạnh họ. Đừng hét mà hãy nói thật to.

Nói có âm điệu

Tốc độ nói của bạn nên phù hợp với tính chất của buổi họp. Nếu bạn nói nhanh quá, mọi người tưởng là bạn muốn nhanh rời khỏi buổi họp và họ sẽ không để ý những gì bạn nói. Nếu bạn nói chậm quá, có thể bạn sẽ nghe thấy những tiếng ngáy của người ngủ gật. Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản và tốt nhất của kỹ năng thuyết trình.

Trong trường hợp đọc bài điếu văn

Đây là một cơ hội để nói trước mọi người mà không một ai mong muốn. Thật khó khi có một bài diễn văn bao gồm cả sự ra đi của một người và hy vọng về một sự tồn tại của họ.

Tóm tắt cuộc đời

Nội dung chính trong bài phát biểu của bạn nên là những ảnh hưởng tốt của người đã mất khi họ còn sống. Kể lại câu chuyện cuộc đời của họ, đặc biệt là cách mà họ làm cho những người khác yêu quý, và vai trò của họ như là cha mẹ, bạn bè và đồng nghiệp.

Hãy dùng những giai thoại (chuyện vặt)

Đừng ngại nói về một buổi câu cá mà bạn và anh ấy cùng đi. Những câu chuyện bình dị sẽ giúp người nghe hiểu rõ hơn về tính cách của người đã mất.

Hãy thật tự nhiên

Đây là một kỹ thuật của hùng biện rằng không nên nói giọng như đang diễn lại; nên gợi lại những khoảnh khắc tốt đẹp như là chúng có rất nhiều. Cũng như vậy, hãy nhớ rằng rất bình thường nếu như bạn khóc, nhưng vì đây là lời nói tỏ lòng kính trọng đối với người đã mất, nên bạn cần duy trì sự điềm tĩnh. Hãy có một bài phát biểu đáng ghi nhớ và phù hợp. Hãy nhớ rằng bài phát biểu không phải là về bạn Bạn không phải là nhân vật trung tâm của bài phát biểu này. Đây không phải là lúc để thể hiện rằng bạn dũng cảm, thông minh hay rộng lượng; đây là lúc cần có lời tạm biệt cho người mà ta yêu quý.

Nói thế nào khi được khen thưởng

Có thể bạn phải trải qua sự hồi hộp thiếu tự tin ở lần xuất hiện đầu tiên trên sân khấu, nhưng nếu bạn buộc phải có một bài diễn thuyết khi bạn được trao giải chẳng hạn. Bạn đã được tuyên bố là trúng giải và phải lên sân khấu để nói.

Hãy thật lịch thiệp

Úi chà, bạn vừa được nhận một phần thưởng. Thật phấn khởi, đó là giải thưởng khoa học hay giải thưởng nghệ thuật. Hãy cảm ơn tổ chức và những người đã trao giải thưởng cho bạn. Tán dương họ và công việc to lớn mà họ làm.

Hãy thật khiêm tốn

Bạn không phải là một vị thánh và không có ai công nhận điều này, vì vậy hãy thật khiêm tốn và biết ơn. Có thể bạn sẽ gây khó chịu nếu không để ý cảm ơn tới những người đã tổ chức và lựa chọn mình; mặt khác, với sự thể hiện như vậy, phần thưởng có vẻ không đáng dành cho bạn.

Hãy chắc chắn rằng độ dài của bài phát biểu là phù hợp

Khi bạn biết rằng mình được đề cử một giải thưởng, hãy hỏi người chịu trách nhiệm chương trình xem bạn có thể nói trong bao lâu. Bằng cách này, bạn có thể điều chỉnh lượng thông tin cho phù hợp với thời lượng cho phép.

Hãy chuẩn bị trước

Nếu bạn đã viết trước một vài chữ, tổ chức trao giải cho bạn sẽ thấy rằng bạn đón nhận giải thưởng một cách nghiêm túc và thực sự đó là niềm tự hào lớn của bạn. Bạn nên luyện tập nó trước buổi lễ để có thể xuất hiện một cách tự nhiên và đừng quên những cái tên quan trọng.

Được chuẩn bị

Trước khi cơ hội nói trước mọi người đến và buộc bạn phải thể hiện tài ăn nói của mình, bạn cần nhớ rằng điều làm nên một người ăn nói tốt là sự tự tin. Sự tự tin, đến lượt nó, bắt nguồn từ những cơ sở/chứng cứ tốt. Nếu bạn trực tiếp tham gia vào từng công việc/công đoạn, bài phát biểu của bạn sẽ rất tự nhiên và người nghe sẽ rất chủ động nghe. Bạn sẽ được xem như là một chuyên gia.

V.Công ( - Biên dịch)

Kỹ năng thuyết trình chào bán hàng

Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ chuyên môn sâu trong khi trình bày. Thực hiện một buổi thuyết trình chào bán hàng (sales presentation) không đơn giản: phải làm việc trực tiếp với khách hàng, tiếp xúc với nhiều người nắm chức vụ khác nhau và phải thuyết phục được họ

Nhiệt tình

Bạn không thể thuyết phục được người khác nếu trình bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như thế đang phải "trả bài''. Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán và truyền niềm tin đó đến khách hàng bằng nhiệt tình của chính mình. Lưu ý rằng nhiệt tình không có nghĩa là phải nói nhanh hay nói lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề một cách sinh động và có tính thuyết phục cao.

Đơn giản

Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ chuyên môn sâu trong khi trình bày. Nếu khách hàng không hiểu điều bạn nói, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán. Trường hợp tệ hơn, họ có thể chán nản, bực dọc. Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Nên sử dụng những ngôn ngữ mà bạn thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính mình''.

Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người nghe

Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công, thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và người nghe. Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc, trao đổi thêm hay không.

Giao tiếp bằng mắt

Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan tâm như nhau. Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ rằng là nhân vật quan trọng. Cũng không nhất thiết phải bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Đặt mình vào vị trí của người nghe

Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình. Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định mình cần nói điều gì. Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn đang chào bán. Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Chuẩn bị kỹ

Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng. Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày và có thêm sự tự tin. Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian. Nếu trong bài thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng. Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể đặt ra và chuẩn bị câu trả lời.

Chú ý đến trang phục

Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính chất của công việc. Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết trình chào bán hàng. Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàng. Trong trường hợp không hiểu biết rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân.

Kết thúc lịch sự

Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng buổi thuyết trình đó thành công hay không thì cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ.

Kỹ năng thuyết trình chào bán hàng

Ngoại hình, lời nói thái độ và mức độ nhiệt tình của bạn là những yếu tố rất quan trọng quyết định đến sự thành công của buổi thuyết trình. Tuy theo đặc điểm của sản phẩm và dịch vụ, các buổi thuyết trình chào bán hàng đòi hỏi những kỹ năng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, để việc thuyết trình bán hàng được thành công, nên lưu ý một số điểm sau.

Nhiệt tình

Đơn giản:

Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người nghe:

Giao tiếp bằng mắt:

Đặt mình vào vị trí của người nghe:

Chuẩn bị kỹ:

Chú ý đến trang phục:

Kết thúc lịch sự:

Theo Người lao động

Phát biểu trước đám đông: Tại sao không?

Phát biểu trước đám đông hay khi bị phỏng vấn đôi khi không phải là chuyện dễ dàng. Mặt đỏ tía tai, người run lẩy bẩy, đổ mồ hôi hột... là những triệu chứng của căn bệnh "ngại tiếp xúc".

Làm thế nào để vượt qua nỗi sợ hãi đó? Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn những kỹ năng cần thiết để bạn có thể khẳng định: Nói trước đám đông chỉ là chuyện nhỏ.

Không ai chờ đợi một bài phát biểu hoàn hảo từ bạn

Đừng bao giờ cố cất công đi tìm một bài phát biểu hoàn hảo vì thực chất không bao giờ có bài phát biểu nào hoàn hảo hết. Vả lại, cũng chẳng ai mong được nghe một bài phát biểu hoàn hảo. Mọi người chỉ quan tâm đến bạn phát biểu điều gì chứ không ai để tâm đến chuyện bạn làm thế nào với bài phát biểu đó cả.

Chính vì bạn cứ loay hoay muốn có một bài phát biểu hoàn hảo mà nhiều khi lại ngăn cản bạn nói với lối diễn đạt đơn giản và trực tiếp vào vấn đề. Điều đó lại càng khiến cho bạn cảm thấy rằng bài phát biểu của mình thất bại và bạn tin rằng người nghe nhận xét không tốt về mình. Sự căng thẳng sẽ làm bạn mất tự tin và hạn chế khả năng của bạn, dẫn đến các hiện tượng như đã thấy ( đỏ mặt, run rẩy...) đồng thời, lấy mất cơ hội để bạn đưa ra những ý tưởng hay.

Chú ý tới các nguyên nhân khiến cho bạn thiếu tự tin trước mặt mọi người

Những lo lắng, sợ hãi này từ đâu mà ra? Một nhà tâm lý học đã khẳng định rằng: Cội nguồn của sự sợ hãi này có rất nhiều, có thể do di truyền, giáo dục, văn hóa, cá tính của từng người... và sự kết hợp giữa chúng nhiều khi không biểu hiện rõ ràng.

Có như thế bạn mới thấy mình mạnh mẽ hơn, bình tĩnh và tự tin hơn khi phát biểu. Bạn có thể học cách xác định rõ ràng các tình huống bạn sẽ gặp phải, phân tích nguyên nhân dẫn đến các vấn đề đó và tìm cách xử lý

Đừng tự hỏi mình "Ta có nên nói thế hay không?"

Bạn phải hình thành trong đầu mạch dẫn của bài phát biểu, chính ý tưởng chủ đạo này sẽ cho bạn những đường đi mạch lạc, những điều bạn cần thông tin đến mọi người. Mạch dẫn sẽ giúp bạn tổ chức bài nói và định trước những câu hỏi mọi người có thể đặt ra cho bạn.

Hãy chú ý tới giọng nói, nhịp thở và tư thế của bạn

Bạn cần phối hợp các yếu tố đó thật nhịp nhàng, chúng sẽ giúp cho bạn phát biểu tự tin hơn. Giọng nói nên nhẹ nhàng vừa đủ nghe, không to quá cũng không nhỏ quá. Cơ thể cần được thả lỏng và đứng ở vị trí thuận lợi. Như vậy bạn sẽ lấy lại được bình tĩnh và tự tin vào bản thân. Có như vậy mới tập trung hoàn hảo vào bài phát biểu của mình mà đối thoại với mọi người.

Chuẩn bị trước nội dung và phong cách cho bài phát biểu

Bạn cần biết sử dụng các kỹ thuật nói, chúng cho phép sắp xếp các trình tự nội dung của bài nói "Bây giờ tôi sẽ đề Cập đến chương 2..." hoặc "bây giờ tôi xin chuyển qua vấn đề..." sẽ làm cho bài nói của bạn mạch lạc hơn.

Nắm lấy tất cả các cơ hội được phát biểu trước mọi người

Nắm vững được phát biểu cũng là một cách để tập luyện. Vì vậy, hãy tranh thủ các cơ hội như trong cuộc họp gia đình, trò chuyện với bạn bè... để tập cho mình cách phát biểu và làm quen với tình huống bất ngờ xảy ra khi mọi người chất vấn bạn.

Và bây giờ tại sao không thử phát biểu một bài trước những người bạn của bạn?

Theo mocthoigian

Thuyết trình - Giọt nước tràn ly mang thành công cho bạn

Đằng sau những phút giây ngắn ngủi của một buổi thuyết trình thành công có thể là vốn đầu tư để bạn thực hiện một dự án hay đạt được một hợp đồng béo bở. Thuyết trình thật sự là kỹ năng không thể thiếu trong con đường thăng tiến của bạn.

Dù là sinh viên hay người đi làm, bước cuối cùng của một dự án, một luận văn, một quá trình nghiên cứu trong lĩnh vực của mình, bạn cần phải nắm bắt những giây phút ngắn ngủi trong một buổi thuyết trình để thể hiện hết kết quả của quá trình làm việc của bạn.

Chuẩn bị

Bạn cần có những chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho khoảng khắc ngắn ngủi nhưng rất quan trọng này. Bạn cần bình tĩnh suy xét đến vấn đề đối tượng người nghe. Họ là ai và chờ đợi gì ở bạn. Độ tuổi và nghề nghiệp, chức vụ của người nghe là những yếu tố bạn cần chú ý đến đầu tiên để chuẩn bị tâm lý và nội dung bài thuyết trình sao cho phù hợp.

Một yếu tố không kém phần quan trọng mà nhiều người không để ý đến đó là môi trường thuyết trình. Bạn thuyết trình trong một phòng học nhỏ sức chứa vài chục người khác với một hội trường vài trăm người. Bạn cũng có thể thuyết trình trong một sân khấu của khách sạn, người nghe vừa theo dõi vừa tham gia một tiệc rượu nhỏ. Những môi trường khác nhau ấy cần có tác phong, cử chỉ và mức độ trịnh trọng sao cho phù hợp.

Nội dung trình chiếu

Với những nghiên cứu về đối tượng người nghe và môi trường diễn thuyết như trên, bạn có thể dễ dàng lựa chọn những màu sắc, nội dung, cách thể hiện nội dung trình chiếu bằng máy tính như thế nào cho phù hợp.

Một số lưu ý cho việc thiết kế file trình chiếu chủ yếu tập trung vào vấn đề font chữ, màu sắc và hiệu ứng. Trong các phần mềm trình chiếu hỗ trợ rất nhiều các hiệu ứng khác nhau, nhưng bạn hãy chú ý sử dụng sao cho khéo léo và khôn ngoan. Không nên sử dụng quá nhiều hiệu ứng trong một file trình diễn. Các hiệu ứng được sử dụng phải mang mục đích giúp người nghe theo kịp diễn biến của bài thuyết trình. Ví dụ, nếu dùng hiệu ứng fade out khi sang 1 chương mới, bạn cần thể hiện hiệu ứng này cho riêng phần sang chương và giữ ổn định cho đến khi kết thúc bài thuyết trình.

Hiện nay, chương trình hỗ trợ trình chiếu phổ biến nhất chính là MS PowerPoint. Với phần mềm này, các bạn có thể dễ dàng tìm được những templates đã được design sẵn cả về cấu trúc, màu sắc và hiệu ứng thích hợp với từng chủ đề. Các bạn có thể dễ dàng tìm được những file templates này hoàn toàn miễn phí trên internet. Kỹ năng tìm kiếm thông tin, tài liệu trên internet sẽ được Hiếu Học bổ sung trong thời gian sau.

Kỹ năng nói trước đám đông

Phần quan trọng nhất trong một buổi thuyết trình có lẽ là kỹ năng nói sao cho thuyết phục được mọi người. Dựa trên những nội dung đã chuẩn bị, dựa trên những lưu ý về đối tượng người nghe, bạn cần lựa chọn tác phong và giọng điệu phù hợp cho bài nói của mình. Bạn cần lưu ý rằng, bạn cần nói sao cho mọi người hiểu, sao cho mọi người nghe, sao cho thu hút được sự chú ý của mọi người chứ không phải mọi người cần lắng nghe bạn. Bạn cần có một giọng nói vừa đủ nghe, nói lưu loát, không quá nhanh và không quá chậm, sử dụng những từ ngữ không quá giáo điều, không quá đao tao búa lớn. Cử chỉ hình thể vừa phải, vừa thu hút được sự chú ý người nghe, vừa không quá múa may dẫn đến lố bịch. Bạn cũng có thể dùng thêm những dụng cụ tin học ngoại vi hỗ trợ như một cây viết laser, một chú chuột quang đeo tay với giá thành không hề đắt so với những gì bạn thu được sau một buổi thuyết trình thành công.

Với những hướng dẫn cụ thể, bạn có thể chuẩn bị file trình diễn thật tốt, chuẩn bị nội dung thật đầy đủ, nhưng để có một giọng nói hay, một kỹ năng nói trước đám đông sao cho lôi cuốn, không quá dài, không quá ngắn thì đó là cả một quá trình luyện tập lâu dài mới có được. Kỹ năng nói thật sự không đơn giản khi bạn chắc chắn sẽ gặp phải những vấn đề như tim đập mạnh, thân nhiệt tăng, cơ thể mất sức và căng thẳng trước khi bước lên sân khấu. Hãy luyện tập thật nhiều khi ở nhà, với một chiếc gương hay với những người thân để nhận được những lời góp ý chân thành từ họ. Và đừng quá cầu toàn, quá lo lắng với những gì sẽ diễn ra. Với sự chuẩn bị thật chu đáo cùng một tinh thần thoải mái, không lo lắng, bạn sẽ có một bài thuyết trình thành công và hơn thế nữa là những gì đạt được sau bài thuyết trình ấy.

Thuyết trình trước đám đông

Đứng trước đám đông, để thành công, bạn phải là người làm chủ mọi tình huống...

Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắc chắn chỗ ngồi của khán giả cùng với những thiết bị như bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí màn hình máy chiếu, hệ thống âm thanh...đều có lợi cho bạn. Đồng thời có thể làm quen với khán giả. Chào một vài người khi họ đến. Nói chuyện với một nhóm bạn chắc chắn sẽ dễ hơn với những người xa lạ.

Nhận biết đòi hỏi của thính giả và đáp ứng chính xác những nhu cầu ấy trong nội dung buổi nói chuyện. Nắm vững thông tin bạn sẽ trình bày. Sắp xếp những gì bạn phải nói trong một trình tự hợp lý. Hãy làm bài thuyết trình lôi cuốn để đáng với thời gian và sự chú ý của khán giả. Tập bài thuyết trình ở nhà hoặc bất cứ nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu và thoải mái, trước gương, gia đình mình, bạn bè hay đồng nghiệp. Sử dụng một máy ghi âm và lắng nghe chính mình. Ngoài ra có thể quay phim phần trình bày và phân tích kỹ lưỡng để thấy được điểm mạnh điểm yếu của bản thân . Cố gắng phát huy ưu điểm trong suốt thời gian trình bày.

Khi nói chuyện trước đám đông, bạn như một diễn viên đang diễn trên sân khấu vậy. Bạn được nhìn nhận như nào là rất quan trọng. Hãy ăn mặc phù hợp với dịp đó. Trông phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện,tự tin nhưng không tự kiêu. Giữ bình tĩnh. Cố tỏ vẻ thoải mái dù bạn có căng thẳng đến mấy. Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với những điều bạn trình bày. Thiết lập mối liên hệ với thính giả. Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nhất cũng có thể nghe thấy. Thường xuyên thay đổi âm điệu của bạn và kịch tính hoá nếu cần thiết. Nếu dùng mic, hãy điều chỉnh mic và giọng nói cho phù hợp.

Ngôn ngữ cơ thể rất quan trọng. Thính giả thích bạn đứng, đi lại hay di chuyển với cử chỉ và nét mặt biểu cảm hơn là ngồi ì một chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc một bài diễn văn đã được chuẩn bị từ trước. Hãy sử dụng những thiết bị hỗ trợ âm thanh-hình ảnh hay đạo cụ nếu cần thiết. Nắm chắc cách sử dụng những phần mềm thuyết trình như Power Point. Đừng làm thính giả lóa mắt bằng cách dùng quá nhiều hình ảnh động, đọa âm thanh hay màu sắc loè loẹt không phù hợp với chủ đề.

Nói một cách thuyết phục như thể chính bạn thực sự tin vào những gì bạn đang nói. Nội dung bạn đưa ra cũng nên có những phần giống như trong một tài liệu nghiên cứu, cụ thể là trình tự logic từ Mở bài (đưa ra luận điểm) đến Thân bài (luận điểm chặt chẽ, thông tin chính xác và mới nhất) tới Kết luận ( nêu lại luận điểm, tóm tắt và kết luận hợp lý).

Không nên nhìn giấy quá lâu, nhưng thỉnh thoàng liếc qua thì chấp nhận được. Nói dõng dạc, rõ ràng và tự tin. Không được lí nhí. Nếu bạn mắc lỗi, sửa, và tiếp tục. Không cần phải viện cớ này nọ hay xin lỗi rườm rà.

Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả một cách thân mật. Sử dụng phương pháp 3 giây, ví dụ: nhìn thẳng vào mắt một vị thính giả trong vòng 3 giây. Trao đổi bằng mắt trực tiếp với một số người trong đám đông, và thình thoảng liếc qua toàn bộ khán giả khi đang nói. Việc nhìn vào ai đó khiến họ cảm thấy họ đang thực sự tham gia vào vấn đề

Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng của họ, điều chỉnh và thích nghi. Nếu những gì bạn chuẩn bị hoàn toàn không thể làm cho người nghe hiểu, hãy tùy cơ ứng biến thay đổi kế hoạch nếu bạn đã lường trước được điều này. Nhớ rằng giao tiếp là chìa khoá của một buổi nói chuyện thành công. Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần nào có thể bỏ qua. Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin nào cần bổ sung để bài thuyết trình hiệu quả hơn. Hãy luôn chuẩn bị cho những tình huống đột xuất.

Tạm dừng. Để chính bạn và thính giả có một chút thời gian để suy nghĩ và nghiền ngẫm. Đừng trình bày vội vã và để rồi người nghe cũng như chính bạn có cảm giác hết hơi mệt lử.

Thêm chất hài hước vào những thời điểm phù hợp, một cách có chừng mực. Giữ sự quan tâm của khán giả trong suốt bài thuyết trình. Hãy nhớ rằng, cho dù được thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, một bài diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, nhưng nếu nó tẻ nhạt thì quả là một cực hình đối với người nghe.

Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết. Sử dụng đồng hồ bấm giờ để tính thời gian khi bạn tập dượt ở nhà. Khi kết thúc bài thuyết trình, tóm tắt những ý chính giống như khi viết phần kết của một bài thuyết trình. Tuy nhiên hãy nhớ rằng, có một sự khác biệt giữa những từ trong văn nói và những từ trang trọng trong văn viết. Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề. Hãy lưu lại trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo. Không giảng giải dông dài những nhận định cuối ấy. Cảm ơn họ và ngồi xuống.

Kỹ năng giao tiếp

3 cách để giao tiếp thuyết phục hơn

Sắp xếp các dự án trong các tổ chức coi việc đa chức năng là tiêu chuẩn đòi hỏi khả năng quản lý toàn diện. Năng lực và quyền hành không phải lúc nào cũng có tác dụng.

Đó chính là lúc cần đến sự thuyết phục, theo Robert Cialdini, thành viên Hội đồng giáo sư tâm lý và marketing tại Đại học bang Arizona và đồng tác giả với Noah J. Goldstein và Steve J. Martin trong cuốn sách "Phải! 50 cách khoa học để trở nên thuyết phục" (Yes! 50 Scientifically Proven Ways to Be Persuasive) xuất bản năm 2008.

Cũng giống như các võ sĩ vượt qua đối thủ bằng việc sử dụng sức bật, quán tính và trọng lực chứ không phải sức mạnh cơ bắp đơn thuần, bạn cũng có thể thuyết phục người khác bằng việc khai thác các nguyên tắc xã hội.

Các nguyên tắc này bao gồm cảm giác về nghĩa vụ giữa hai người khi một người giúp đỡ người còn lại, xu hướng nói "ừ" với những người mà ta yêu mến và khát vọng được hành động phù hợp với những cam kết và giá trị của mình.

Thúc đẩy đối ứng

Một hành động tốt sẽ tạo ra một hành động tốt khác. Bất cứ sự giúp đỡ nào mà bạn làm ngày hôm nay có thể được đáp trả sau này:

- Ủng hộ ý tưởng của một đồng nghiệp trong cuộc họp trong khi những người khác tỏ ra thờ ơ.

- Chia sẻ các thông tin bổ ích với đồng nghiệp trong bộ phận khác của công ty không có điều kiện tiếp xúc với thông tin đó.

- Nhiệt tình giúp đỡ một người trong nhóm hoàn thành một bản thuyết trình hoặc chuẩn bị bài thuyết trình đó.

Đừng giả dối và đừng lạnh lùng, mọi người sẽ nhìn thấu bạn và sẽ tự vệ. Hãy tìm kiếm cơ hội trở thành người tốt. Bạn sẽ không chỉ cảm thấy tốt mà còn tạo ra một hệ thống những người đồng nghiệp cảm giác biết ơn bạn. Họ sẽ chủ động tìm cách giúp đỡ bạn.

Sự nhân nhượng cũng có thể sửa chữa các mối quan hệ xấu dù không phải theo cách mà bạn mong muốn. Nếu bạn đã cố gắng phá bỏ hàng rào với một đồng nghiệp, hãy yêu cầu sự giúp đỡ của họ. Điều này nghe có vẻ vô lý nhưng lại hiệu quả. Vì thế có nghĩa bạn đang tạo cho họ cơ hội trở thành người cao thượng. Vì vậy hãy nhờ họ giúp bạn.

Cialdini cho rằng sự giúp đỡ có liên quan đến công việc sẽ làm cho người đó cảm thấy tốt hơn. Từ kinh nghiệm của bản thân, ông kể rằng có lần, sau khi chiến thắng trong một cuộc tranh luận căng thẳng về vấn đề thuê tuyển, ông ngay lập tức đến gặp một đồng nghiệp có những lập luận trái với mình. Đi cùng người đó quay trở về văn phòng làm việc, ông hỏi lời khuyên của người đó về vấn đề mà ông đang viết. Cialdini nhớ lại: "Ông ấy cho tôi mượn vài cuốn sách và gợi ý một số nguồn tài liệu".

Trong quá trình thảo luận, Cialdini cũng biết thêm được về công việc của đồng nghiệp. Đến lúc trả lại sách, ông cũng tìm ra một số nguồn để giới thiệu trở lại cho đồng nghiệp, nhờ đó củng cố lại mối quan hệ. "Chúng tôi không có sự trao đổi thoái mái trong buổi họp tại khoa lúc đó. Ngay sau khi phía tôi thắng trong cuộc tranh luận, tôi có thể nói rằng phía bên kia cảm thấy cay đắng. Nhưng bởi vì tôi đã yêu cầu sự giúp đỡ của ông ấy, chúng tôi chưa bao giờ không là bạn của nhau", ông nói.

Tập trung vào những điểm mạnh của người khác

Giống như nhân nhượng, tập trung vào những đóng góp tích cực của người khác là một cách lý tưởng để bắt đầu một mối quan hệ. Kĩ năng này đòi hỏi bạn phải để ý tìm kiếm những điều thực sự thích ở một người. Thậm chí dù anh ta có đáng sợ như thế nào trong công việc, thì vẫn có những điều bạn có thể ngưỡng mộ về sở thích cá nhân, kinh nghiệm trong quá khứ hoặc nguyên nhân mà anh ta ủng hộ lý lẽ của mình.

Một khi bạn chỉ ra được những điểm tích cực, hãy nhận xét với người đó về chúng. Bằng cách thể hiện sự ủng hộ của bạn, bạn giúp người đó thích bạn. Và rằng, theo Cialdini, khi các hàng rào được rỡ bỏ, "mọi người cảm thấy an toàn hơn, cởi mở hơn và tin tưởng người nào có cảm tình với họ. Họ sẽ sẵn sàng cho người đó thêm thông tin để giúp họ thành công".

Tập trung vào những điểm tích cực có thể giúp cải thiện mối quan hệ với một người đồng nghiệp mà bạn có tiền sử không ưa họ. Ví dụ, một giám đốc tại một công ty dược phẩm có mối quan hệ căng thẳng với người chủ và cả hai thường gay gắt với nhau. Sử dụng kĩ năng này, cô ấy nhận thấy rằng người chủ có xu hướng thích làm cho mọi việc trở thành đúng đắn.

Khi cô nhận xét điều đó với người chủ về những giá trị đó, mặt của ông giãn ra. Sáng hôm sau ông ta cho cô những thông tin mà ông chưa bao giờ chia sẻ trước đó: một bản chi tiết về những điều cô cần tập trung và chú ý để có thể đạt được thoả thuận trọng một cuộc họp quan trọng vào buổi trưa hôm đó.

"Không có những thông tin đó, mọi việc có thể đã chệch hướng. Khi nói "Tôi ngưỡng mộ các tiêu chuẩn chất lượng cao của ngài", cô cũng đã tạo cho ông ta một tiếng tốt để tự hào, Cialdini lưu ý. Ông nhận thấy rằng nếu cô tỏ ra tích cực thì ông chủ của cô cũng vậy.

Khơi dậy ý kiến và cách ứng xử trước đây

Khi bạn nhắc nhở ai đó về thái độ trước đây của họ về một vấn đề gì - "Nhớ nào Mark, anh đã tranh luận rằng công ty cần sử dụng nhiều nguồn lực hơn để đào tạo đội ngũ bán hàng cho dòng sản phẩm mới?" - sau đó Mark sẽ có xu hướng ứng xử phù hợp với thái độ đó. Đây là một ví dụ về hiện tượng được gọi là "gán cho".

Để sử dụng việc "gán cho" để gây ảnh hưởng lên người khác, bạn phải cho anh ta danh tiếng để tự hào. Nếu bạn muốn anh ta ủng hộ một đề xuất chuyển đổi việc marketing từ báo in sang quảng cáo trực tuyến để thúc đẩy doanh số, hãy gợi lại những gì anh ta ghi nhận về việc quảng cáo trực tuyến với những sản phẩm tương tự. Bạn muốn anh ta tiếp nhận rằng việc ủng hộ bạn là phù hợp với những ý kiến của anh ta.

"Gán cho", như bạn có thể tưởng tượng, đặc biệt hiệu quả với những người đánh giá cao năng lực đưa ra quyết định của bản thân.

Kĩ năng này đòi hỏi phải hiểu rõ các ưu tiên, giá trị và vị trí của người đó. Nếu bạn chưa từng làm việc nhiều với một người để có được sự hiểu biết đó, hãy xem xét những bài anh ta đã từng trình bày và thận trọng dò xét thông tin về người đó trong các cuộc đám thoại với những người làm việc gần gũi với người đó hơn.

Bạn càng có nhiều mối quan hệ chặt chẽ, bạn càng có thể làm cho người khác ủng hộ bạn khi cần. .

5 sai lầm làm hỏng cuộc giao tiếp

Giao tiếp khéo léo là cả một nghệ thuật tinh tế đòi hỏi năng khiếu bẩm sinh và sự rèn luyện không ngừng của mỗi người. Và trong khái niệm của nghệ thuật ấy, không có chỗ cho những sai lầm như dưới đây.

"Phát" không ngừng nghỉ

Nhiều người ngay khi nhập cuộc đã nói liên tu bất tận, nói đến quên mất là có người khác xung quanh đang chờ đến lượt nói. Được độc thoại, họ cảm thấy thỏa mãn khi những dòng suy nghĩ của họ được thể hiện dào dạt không bị ngắt quãng bất chấp sự thật là chẳng còn ai lắng nghe những sự "dạt dào" đó của họ nữa.

Những người này nhanh chóng gây khó chịu cho người nghe và dễ bị coi là kẻ ba hoa, mồm năm miệng mười.

Một số chuyên gia cũng hay mắc phải căn bệnh nghề nghiệp nguy hiểm này, như các giáo sư, thư ký, diễn giả, huấn luyện viên và một số người khác sống bằng nghề nói.

Cần phải ghi nhớ rằng, đối thoại tức là nói chuyện hai chiều, có sự trao đổi lẫn nhau giữa những người tham gia. Dù có háo hức được thể hiện những suy nghĩ của mình đến thế nào, bạn cũng cần phải ngừng nghỉ hợp lý để dành thời gian cho người khác được bày tỏ quan điểm của họ.

Hội chứng "Hớt tay trên" và "Tôi cũng vậy"

Người nói bắt đầu một chủ đề và người nghe chộp ngay lấy nó và tiếp tục bằng màn độc thoại với chính họ là trung tâm. Ví dụ như, bạn nói: "Cuối tuần trước mình xem một bộ phim rất hay..." và người nghe nói ngay: "Ồ, mình cũng xem một bộ phim đấy..." và bắt đầu miêu tả rất say sưa và nhiệt tình về buổi xem phim của họ hôm đó, nào là họ đi cùng ai, mặc gì, rạp đông hay vắng... thôi thì đủ cả.

Người khởi xướng chủ đề phim không thể nào nói hết ý của họ bởi vì bị "cướp diễn đàn" trắng trợn. Đây là hành vi rất trẻ con và dễ gây bực dọc, nếu lặp đi lặp lại nhiều sẽ khiến người khác khó chịu mà bỏ đi.

Những lời khuyên "không mời"

Khi ai đó đề cập đến một rắc rối nào đó, một số người ngay lập tức "tuôn ra" đủ các lời khuyên như: "Bạn đã thử cách này chưa?" hoặc "Tại sao bạn không..."

Nam giới thường có xu hướng này, phụ nữ cũng không phải là "miễn dịch" hoàn toàn. Thái độ "quá nhiệt tình" khuyên bảo người khác khá phổ biến ở những nhân vật "biết tuốt" như giáo viên, giám đốc, nhà quản lý hoặc luật sư.

Trong bất kỳ việc gì, không nên vội vã và nhiệt tình quá sớm. Khi ai đó nói đến vấn đề của họ, hãy để họ nói xong hết tất cả những gì cần nói, sau đó hãy hỏi họ như: "Bạn muốn biết ý kiến của mình hả?" hoặc "Bạn đã nghĩ đến phương án nào chưa?". Khi họ đã thể hiện sự bế tắc hoặc mong muốn được giúp đỡ, lúc đó vẫn chưa muộn cho một lời khuyên răn góp ý.

Phủ nhận

"Tôi không đồng ý với anh", hoặc thận trọng hơn, "Vâng, nhưng..." là hai trong rất nhiều cách để "kết liễu"một cuộc nói chuyện. Dù trong hoàn cảnh chấp nhận những lời tranh luận thì những lời phủ nhận trực tiếp như thế cũng không thực sự được "hoan nghênh" khi mà cái được mong đợi là sự cộng tác và bàn luận cùng nhau.

Tốt hơn, hãy nghe cẩn thận và kỹ càng quan điểm của người nói để đảm bảo rằng bạn hiểu ý của họ, sau đó nếu chưa đồng tình với họ, bạn có thể nói: "Quan điểm của mình khác với của bạn. Để mình giải thích". Khi ai đó cảm thấy họ được nghe và được lắng nghe, họ cũng vui vẻ và sẵn sàng hơn trong việc nghe và hiểu người khác bày tỏ quan điểm khác với họ.

"Bủn xỉn" lời nói

Trái ngược hẳn với những người thích độc thoại, thích "nhảy vào miệng" người khác, những người "bủn xỉn" trong giao tiếp chỉ biết nghe và nhận, không biết cho. Họ hạn chế thể hiện sự nhiệt tình, dè xẻn thông tin, tiết kiệm lời khen và sử dụng tối thiểu những yếu tố khác để tạo đà cho một cuộc nói chuyện.

Họ chỉ thích thu thập những gì người khác nói để làm lợi cho bản thân, và không đóng góp được chút gì. Họ không thích mạo hiểm, và trong khi người khác đang chia sẻ các kinh nghiệm của bản thân thì họ chỉ giữ "mặt lạnh" và im thin thít.

"Phong cách" quá thận trọng và chẳng mấy hào phóng này làm cuộc nói chuyện bị mất cân bằng và ở đó sự tin tưởng thực sự không thể nào tồn tại.

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản.

1. Hãy là một người lắng nghe tốt. Hãy chú ý lắng nghe các nhân viên của bạn. "Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải", - Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill , - cho biết. Trong số những điều Maureen nhấn mạnh tại các hội thảo quản lý là: "Hãy học cách lắng nghe tốt hơn". Bà cũng dẫn chứng một câu truyện về ông sếp của bà trước đây, người luôn đặt tay dưới cằm và im lặng nghe mọi người xung quanh nói chuyện tại các cuộc họp bàn, hội thảo. Nhưng nếu quan sát kỹ một chút, bạn sẽ thấy sau cặp mắt kính, hai mắt ông nhắm nghiền. Ông đã sử dụng cuộc họp để chợp mắt trong chốc lát.

2. Dành thời gian cho nhân viên. Thông thường, những cuộc nói chuyện trực tiếp với các nhân viên trong công ty là rất quan trọng; chỉ khi các nhân viên làm việc ở xa, bạn mới nên nói chuyện qua điện thoại. Nếu bạn không thể gặp gỡ hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng. Và bạn đừng nghe điện thoại khi đang họp, trừ khi có việc khẩn cấp. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Bạn nên nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và bạn đang hình dung thế nào về sự thăng tiến của họ trong công ty.

3. Trò chuyện với nhân viên về công việc. Bạn nên thường xuyên tiếp cận để tìm hiểu về các thay đổi tại công sở từ trên xuống dưới. Việc này có thể khá khó khăn. Bạn sẽ rất dễ quên những việc cần phải nói với một ai đó về điều họ cần biết liên quan tới công việc của họ, nhưng bạn cần nhớ rằng: Công việc có thể không được hoàn thành và bạn có thể là người duy nhất biết những điều mà mọi người chưa biết.

4. Đưa ra những thông điệp nhất quán về những quan điểm của bản thân. Điều này giúp các nhân viên của bạn đưa ra được những quyết định tốt hơn (hay ít nhất là những quyết định bạn sẽ cảm thấy phù hợp hơn). Nếu thông tin bạn đưa ra mỗi lúc một khác, nhân viên của bạn sẽ rơi vào trạng thái mơ hồ và bạn sẽ phải chịu hậu quả do những quyết định sai lầm của họ.

5. Định kỳ đưa ra các phản hồi, ý kiến đánh giá; tránh những điều ngạc nhiên bất ngờ. Đừng để đến buổi họp thường niên, các nhân viên mới phải giật mình trước những đánh giá của bạn về công việc họ làm. Họ nên biết trước và sẵn sàng lắng nghe các ý kiến của "sếp" rằng có một vài điều họ cần phải cải thiện nhằm đáp ứng nhu cầu công việc tốt hơn. Những buổi đánh giá thường niên nên là nơi bạn tổng kết lại và cùng với các nhân viên thảo luận phương hướng hành động trong thời gian tới.

6. Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên. Vấn đề ở đây không phải là kỹ năng diễn thuyết trước đám đông, mà là khả năng trò chuyện với một nhóm nhân viên cụ thể. Nếu bạn không thể nói chuyện tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý như một người có năng lực lãnh đạo và đáng tin cậy. Hãy học cách để làm được điều này, học cách để trò chuyện tự tin và truyền cảm hơn. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.

7. Đừng che đậy đằng sau các e-mail. E-mail là một công cụ giao tiếp quan trọng, nhưng hầu hết các vấn đề tế nhị cần phải được thảo luận cá nhân. Các xung đột cũng cần phải được giải quyết trong khuôn khổ cá nhân, bằng cách mặt đối mặt hay ít nhất là qua điện thoại. Khi vấn đề liên quan đến các cảm xúc, tình cảm..., thì e-mail chính là một phương tiện giao tiếp kém hiệu quả nhất. Và e-mail cũng chưa bao giờ là cách thức phù hợp để nói với ai đó rằng họ đang làm việc không hiệu quả.

Quan tâm tới việc tự đánh giá bản thân

Liệu có nên biết những đánh giá của các nhân viên về công việc của bạn trên cương vị một nhà quản lý? Chắc chắn là có, bởi điều đó sẽ gia tăng lòng trung thành của nhân viên, và giúp bạn trở thành một ông chủ tốt hơn.

Vậy bạn có thể nhận được những phản hồi đó như thế nào? Những công ty lớn - chẳng hạn như Microsoft, Apple,... - có các mẫu góp ý về công việc của "sếp" tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhân viên).

Đây là một cách thức để đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá những vấn đề khác. Bạn cần không ngừng nỗ lực thu thập các phản hồi cá nhân như là một phần trong các cuộc trò chuyện với các nhân viên của bạn.

Đừng làm việc này qua e-mail mà hãy sử dụng các cuộc trò chuyện trực tiếp với các nhân viên để lắng nghe những tâm sự, ý kiến đóng góp của họ về phong cách quản lý và giao tiếp của bạn. Với đôi chút hài hước và tế nhị, bạn có thể tìm hiểu những suy nghĩ của các nhân viên về mình. Và bạn hãy tỏ ra quan tâm một cách chân thành về những gì các nhân viên đóng góp. Việc này có thể có đôi chút khó khăn đối với bạn, nhưng bạn nên hiểu rằng nói ra suy nghĩ của mình là điều không hề đơn giản đối với những người dưới quyền của bạn. Kết quả cuối cùng sẽ là một mối quan hệ tốt đẹp hơn.

Vậy còn trong trường hợp các nhân viên không chịu nói ra ý kiến của họ thì sao? Tốt hơn cả là bạn vẫn tiếp tục cuộc nói chuỵện với nhân viên. Một cách thức thông minh để kết thúc cuộc trò chuyện là làm như tình cờ hỏi một cách ngẫu nhiên (nhưng nghiêm túc): "Liệu còn điều gì anh/chị chưa giãi bày không?" và biểu lộ một thái độ rất mong muốn lắng nghe. Cùng với thời gian, một khi đã tạo được lòng tin, bạn sẽ được nghe nhân viên thổ lộ nhiều hơn những suy nghĩ của họ.

Hành động trên những phản hồi của nhân viên

Bạn giải quyết những phàn nàn, chỉ trích của các nhân viên như thế nào? Bạn hãy lắng nghe những gì nhân viên nói, đặt ra các câu hỏi thích hợp, đón nhận những đề xuất của nhân viên về việc bạn có thể sửa đổi như thế nào và sau đó cam kết sẽ quan tâm tới việc này.

Bạn có thể không đồng ý với tất cả những ý kiến phản hồi của nhân viên. Nhưng hãy đón nhận nó một cách bình tĩnh và nhẹ nhàng. Phản ứng bác bỏ hoàn toàn là một hành động không nên làm. Thay vào đó, bạn cần nói với nhân viên rằng bạn sẽ dành thời gian để suy nghĩ về những ý kiến đóng góp, và chắc chắn sẽ có câu trả lời. Sau đó hãy làm đúng như vậy. Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các "sếp" trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi "sếp", sau khi đã suy nghĩ, vẫn không đồng tình với họ.

Nói chung, việc tự rèn luyện các kỹ năng giao tiếp cộng với nỗ lực điều chỉnh bản thân dựa trên những phản hồi của nhân viên sẽ giúp bạn hoàn thiện chính mình trong vai trò một nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Một "ông sếp" như thế chắc chắn sẽ được nhân viên tín nhiệm, và hiệu quả kéo theo của lòng tin đó là nhân viên sẽ không bỏ bạn mà đi với lý do "hành vi và thái độ quản lý nghèo nàn".

Bí quyết giao tiếp "phi ngôn ngữ" nơi công sở

Khi có điều khó nói với đồng nghiệp hay cấp trên bạn sẽ làm gì?

Sẽ thật khiếm nhã nếu nói to hoặc dùng những ngôn từ cục cằn. Lúc này chỉ cần một ánh mắt hay nụ cười... cũng phần nào thể hiện một sự "cảnh báo" hay tán thưởng đối phương.

Theo các nhà phân tích ngôn ngữ: Biểu đạt toàn bộ thông tin bằng 7%ngữ điệu+38% âm thanh+55%ngôn ngữ cơ thể. Do đó, giao tiếp "phi ngôn ngữ" là một trong những nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của dân công sở.

1. Ánh mắt

Đây là cách làm phổ biến và thường được "ưa chuộng" hơn hẳn, nguyên nhân không chỉ bởi nó là một hoạt động tốn ít calo, mà nó còn chứa đựng bao hàm ý lẫn sự tình tứ của người muốn truyền thông điệp, bởi thế mà nhân gian có câu "liếc mắt đưa tình", còn ở nơi công sở "liếc mắt đưa tin".

Chỉ cần cái nhau mày, liếc mắt sắc bén cũng khiến người tiếp chuyện hiểu sự không hài lòng của bạn. Một ánh mắt trìu mến, hàm chứa sự cổ vũ, đồng tình, khích lệ khiến của sếp hay đồng nghiệp cũng khiến bạn có thêm niềm tin vững bước trên con đường sự nghiệp của mình.

Lời khuyên đặc biệt dành cho nhân viên mới, cần đặc biệt chú ý từng nét mặt, cử chỉ của sếp cũng như đồng nghiệp, đặc biệt là ánh mắt, bởi nếu là người nhạy cảm bạn sẽ biết những bước kế tiếp cho con đường giành niềm tin và thành công trong sự nghiệp của mình.

2. Trang phục

Trong hội nghị hay đàm phán, cách ăn mặc của mỗi nhân vật đều có giá trị thông báo thông tin, bởi nó không những là phong cách thời trang thể hiện cá tính riêng của từng người, mà còn thể hiện địa vị cũng như tầm quan trọng của cuộc họp hay đàm phán.

Dù là vật vô chi vô giác, nhưng trang phục lại là những ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với đối tác cũng như lần ra mắt đầu tiên trước nhà tuyển dụng, nó là một trong những nhân tố quan trọng trong việc "lấy lòng" đối phương.

Ngoài ra, trang phục đôi khi còn là phương tiện để thể hiện phong cách ăn mặc, xu hướng thời trang, đẳng cấp của mỗi người. Cũng đôi khi nó là cầu nối cho những ai "hợp gu" dễ dàng thân thiết và bắt chuyện với nhau khi cùng một sở thích.

3. Tư thế, điệu bộ

Một thế đứng thẳng, bước chân nhanh nhẹn, nhẹ nhàng khiến mọi người xung quanh đều cảm nhận được sự năng động, nhiệt huyết trong con người bạn, từ đó sinh ra sự quý mến hay cảm giác ngưỡng mộ, tin tưởng...

Tư thế thẳng thắn, khoan thai, cùng với thái độ bình tĩnh, tràn ngập sự tự tin luôn là ưu điểm "hút" ánh nhìn chú ý và sự đánh giá cao của nhà tuyển dụng. Không ai có cảm tình hay ngợi khen những tư thế ngồi ngỗ ngược, mất mỹ quan, hay dáng đi hiện rõ sự" luồn lách" xu nịnh. Qua tư thế của bạn, mọi người phần nào đoán biết tính cách và con người của bạn, hãy cẩn thận nếu không muốn ai đó nắm được yếu điểm của mình.

4. Ngữ điệu nói

Nói nhanh hay chậm, ngữ điệu khiêm nhường hay tự cao tự đại...cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của bạn. Nói với tốc độ quá nhanh khiến mọi người không thể bắt kịp và nắm bắt nội dung bạn muốn truyền đạt, nói quá chậm lại không có sự truyền cảm luôn khiến người nghe muốn ngủ gật. Giọng điệu quá kiêu, tự cao thể hiện cá tính hay năng lực "ăn to nói lớn" của mỗi người nhưng lại gây sự khó chịu với người xung quanh...

Trong bất kỳ tình huống, trường hợp nào (dù sang trọng, thân mật hay suồng sã...) đều nên "học ăn học nói", giữ thái độ ôn hòa, ngữ điệu nói vừa phải khiến thông tin truyền đi được hiểu đúng và rõ nghĩa.

5. Quà tặng

Giá trị lớn nhất ở mỗi phần quà tặng không mang tên vật chất mà đó là yếu tố tinh thần, nặng về tình nghĩa. Giữa đồng nghiệp với nhau, việc tặng những món quà nhỏ nhân ngày đặc biệt nào đó cũng khiến mối quan hệ hai phía trở nên khăng khít, thân mật hơn.

Tuy nhiên, đặc biệt lưu ý đến những món quà tặng sếp. Đừng vì lợi ích cá nhân nào đó mà tặng quà để lợi dụng. Nên xuất phát từ sự kính trọng hay lòng biết ơn do tạo công ăn việc làm, do chiếu cố...Vấn đề này hết sức nhạy cảm, do đó bạn cần cân nhắc kỹ trước khi tặng quà sếp kẻo gây hiểu nhầm.

6. Nụ cười

Sự thành công, ủng hộ, khuyến khích luôn được đánh dấu bằng những nụ cười thân thiện. Luôn giữ thái độ hòa nhã với nụ cười thường trực trên môi không những mang lại cảm giác thân thiện với mọi người xung quanh mà còn khiến chính bản thân có được sự khoan khoái, thanh thản.

Trái lại, cần cảnh giác cao độ với những nụ cười mỉa mai, giả tạo của đồng nghiệp nhằm tránh xa các trò" chơi khăm" của "ma cũ" hay "đối thủ". Làm được điều này không những đã tránh được mối họa mà còn thể hiện sự nhạy cảm trong chính năng lực phán đoán và cảm nhận của bạn.

Giao tiếp - phẩm chất của người kinh doanh

Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn. Họ thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội.

Đến dự với tinh thần thoải mái

Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp gỡ trở nên miễn cưỡng. Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và bạn sẽ có buổi gặp gỡ vui vẻ và thú vị. Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay và khuôn mặt không mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra rất thoải mái trong giao tiếp với mọi người.

Ăn mặc nghiêm túc

Trang phục thích hợp với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều. Mỗi sự kiện khác nhau, bạn cần có trang phục thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính mình. Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với người khác.

Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện

Người Trung Quốc có câu: "Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh". Nếu bạn nhìn vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu hoặc mỉm cười. Còn nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: "Chào anh!" hoặc "Dạo này bên anh còn nhập hàng từ Nga nữa không?" tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp. Đừng bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác.

Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói

Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới. Tìm đọc những tạp chí chuyên ngành hoặc sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn.

Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác

Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ. Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay. Nếu bạn ngồi, quay sang hai bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình.

Luyện tập kỹ năng nghe

Người ta thường nói "Nói là gieo, nghe là gặt", nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng thích "gieo" nhiều hơn "gặt". Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác nói. Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện. Bạn có thể dùng một số cách bình luận như: "Nghe có vẻ giống như ", "Không biết có đúng là anh A làm ở công ty XYZ không?", "Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ", "Cuối cùng anh ta làm gì?" Có rất nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp chuyện thích hợp.

Đừng uống quá nhiều

Nhiều người nghĩ rằng uống sẽ làm tăng hưng phấn trong giao tiếp, nhưng mặt trái của nó là bạn có thể sẽ không kiểm soát được bạn đã nói gì. Sẽ rất tệ hại khi bạn tỉnh táo và nhận ra rằng lẽ ra không nên nói như vậy khi gặp gỡ người khác. Lúc đó thì đã quá muộn.

Lịch sự lúc chia tay

Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng để không ảnh hưởng tới không khí của người khác. Đó là cách lý giải không hợp lý vì bạn sẽ không gây được ấn tượng. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác. Những câu nói: "Rất hân hạnh được gặp ông!", "Hy vọng được gặp lại ông tại ", "Tôi rất vui mừng được nghe anh nói về " không phải là vô ích.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ cử chỉ

Bạn có biết rằng 60- 75% giao tiếp được thực hiện mà không cần lời? Nhận thức được điều này và học cách thích nghi với ngôn ngữ cử chỉ (body language) để xây dựng sự tin tưởng, cải thiện và củng cố các mối quan hệ sẽ tạo ra tác dụng mạnh mẽ không ngờ tới cho công việc kinh doanh của bạn.

Khi đã hiểu và "giải mã" được một số ngôn ngữ cử chỉ cơ bản, bạn cũng sẽ biết cách phản ứng đáp lại sao cho thích hợp bằng cách tập trung chú ý vào những gì họ muốn chuyển tải mà không dùng lời.

Sau đây là một số lời khuyên hữu ích cần biết khi giao tiếp:

1. Trong trường hợp cần tỏ rõ sức mạnh và quyền lực, lời khuyên đưa ra là bạn nên đứng thay vì ngồi như bình thường. Bằng cách "chiếm dụng" nhiều không gian hơn, bạn sẽ chuyển tải thông điệp ngầm về sức mạnh và quyền lực. Nếu không gian không phù hợp để đứng, có thể tạo ra hiệu ứng tương tự bằng cách duỗi thẳng chân hoặc đặt hai tay lên thành ghế.

2. Nhiều người thường có thói quen quay và ngoái đầu để tìm kiếm sự đồng tình từ những người khác; tuy nhiên, nếu bạn muốn mình trông có vẻ quyền lực hơn thì nên hạn chế tối đa hành động này.

3. Chú ý đặc biệt tới hai bàn tay. Bàn tay có hình chóp ( ngón trỏ và các ngón khác khít lại với nhau, lòng bàn tay rộng) thường thể hiện sức mạnh. Hình dáng bàn tay này được ám chỉ, so sánh với hình ảnh "tháp chuông nhà thờ" và tượng trưng cho trí tuệ. Khi nói chuyện, hãy khép các ngón tay thật thẳng để tạo ra bàn tay hình chóp; các nghiên cứu đã cho thấy cử chỉ này tạo cho người nghe cảm giác tin cậy.

4. Trong một số trường hợp gặp gỡ với những người không quen, bạn có thể làm tóc thật kĩ, mặc quần áo thật đẹp; đây có thể được coi là sự "chải chuốt" và thường thể hiện mong muốn được xuất hiện một cách chỉnh tề và sau đó là củng cố sự tự tin. Trong những trường hợp gặp gỡ người lạ như trên, phải nhận thức rõ ràng về khuynh hướng ăn mặc, cư xử và xem xét kĩ lưỡng trước khi quyết định áp dụng chúng.

5. Dùng bụng để thể hiện sự tự tin và lòng tin cậy. Nghe có vẻ hơi hài hước nhưng đây lại là một cử chỉ rất hiệu quả trong giao tiếp. Rất nhiều người (cả nam và nữ) dùng tay đặt chéo trước bụng để che đi vòng eo hơi quá khổ hoặc bởi họ không tự tin về vòng ngực. Tuy nhiên, cử chỉ này sẽ khiến người khác cho rằng bạn là người khó gần, khinh khỉnh thậm chí là dối trá.

6. "Bắt chước" hành động của những người khác khi phù hợp. Chúng ta thường bị thu hút bởi những người có ngoại hình hay cử chỉ giống mình; vì vậy, nếu bạn muốn thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với ai đó, hãy "bắt chước" hành động của họ. Tuy nhiên, nên nhớ điều quan trọng là phải "bắt chước" một cách tinh tế và khéo léo. Nếu thực hiện nó một cách lộ liễu hoặc lặp lại quá nhiều sẽ khiến người khác khó chịu và có cảm giác bị xúc phạm.

7. Tránh dùng tay chạm hay nghịch tóc bởi hành động này là biểu hiện của sự thiếu tự tin.

8. Nếu bạn là một người đàn ông và muốn tạo cảm giác thoải mái cho người phụ nữ đối diện, hãy làm bất kì điều gì có thể để giữ cho tầm mắt của bạn ở bên dưới tầm mắt của họ. Phụ nữ thường có chiều cao trung bình thấp hơn đàn ông là 5,5 inch (~ 14cm) và thường có cảm giác tiêu cực khi nói chuyện đàn ông: ban đầu đó là sự không tương xứng sau đó là sự tức giận và sau đó là thất vọng. Tuy nhiên, những cảm xúc này có thể được trấn an khi bạn ngồi ở vị trí sao cho tầm mắt thấp hơn của cô ấy.

9. Giữ tiếp xúc bằng mắt. Đôi mắt là bộ phận có khả năng biểu hiện cảm xúc nhiều nhất trong cơ thể con người và giao tiếp bằng mắt là nhân tố quan trọng quyết định thành công của giao tiếp xã hội. Nó là biểu hiện của sự tôn trọng và chú ý đồng thời cho người đối diện biết rằng "Tôi quan tâm đến anh/ chị hơn bất kì thứ gì lúc này".

Nếu tránh nhìn vào mắt người đối diện, bạn có thể sẽ bị đánh giá là không trung thực, đang lo lắng hoặc không quan tâm. Họ cũng có thể cho rằng bạn nghĩ mình ở địa vị cao hơn nên không thèm giao tiếp bằng mắt.

Để giữ được giao tiếp bằng mắt một cách đúng đắn mà không phải nhìm chăm chăm vào người đối diện hoặc gây ra sự khó chịu cho họ, lời khuyên đưa ra là tiếp xúc bằng mắt trong khoảng thời gian từ 1 đến 10 giây một lần sau đó lắng nghe. Có thể tập trung mắt lâu hơn trong khi lắng nghe người đối diện nói.

10. Cần chú ý đến tư thế ngồi khi nói chuyện với khách hàng hoặc người có thể là khách hàng trong tương lai. Tư thế cần tránh là ngồi vắt chéo chân và một chân đá nhè nhẹ bởi nó cho thấy sự buồn chán và khó chịu. Tốt nhất là ngồi ở tư thế hai chân hơi mở để thể hiện rằng bạn rất thoải mái và cởi mở.

11. Dựa nhẹ vào người đang nói chuyện một cách từ từ. Trong lịch sử nhiều năm nay, các chuyên gia giao tiếp đều khuyên nên nhanh chóng dựa vào người khác khi nói chuyện bởi đó là phương thức xây dựng mối quan hệ tốt. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã cho thấy nếu dựa vào người khác quá sớm có thể gây ra phản ứng tiêu cực vì nó khiến người đó cảm thấy không thoải mái thậm chí khó chịu.

Nếu bạn đang kinh doanh trong môi trường quốc tế hoặc đa ngôn ngữ, điều cấp thiết là phải học cách hiểu và phản ứng với ngôn ngữ cử chỉ hay ra dấu tay. Ví dụ: Một cử chỉ ra dấu tay thể hiện sự vui vẻ ở Bắc Mĩ lại có thể được coi là hành độc xúc phạm ở nơi khác trên thế giới.

Giao tiếp với những người cao tuổi, phụ nữ và nam giới ở những hoàn cảnh cụ thể có thể khác nhau tùy vào từng nền văn hóa.

Có rất nhiều phương tiện và bí quyết khác nhau để giúp giao tiếp một cách hiệu quả và thu hút. Nếu cảm thấy những kĩ năng giao tiếp của mình chưa có hiệu quả như mong muốn, bạn có thể sử dụng hàng trăm cách khác nhau để đạt được mục đích, trong đó, ngôn ngữ cử chỉ là một gợi ý đáng để thử.

Để cải tiến hiệu quả giao tiếp, hãy bắt đầu bằng NỤ CƯỜI- cử chỉ giao tiếp cơ bản.

Một nụ cười chân thật là bước khởi đầu để mở những cánh cửa tiếp theo, sưởi ấm trái tim đồng thời xây dựng sự tin tưởng và các mối quan hệ tôn trọng

Giao tiếp - Phẩm chất của người kinh doanh

Họ thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội.

Đến dự với tinh thần thoải mái

Ăn mặc nghiêm túc

Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện

Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói

Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác

Luyện tập kỹ năng nghe

Đừng uống quá nhiều

Lịch sự lúc chia tay

Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.

Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta. Nhưng hầu hết đều chưa từng học hay đọc qua một văn bản nào hướng dẫn về cách giao tiếp qua điện thoại.

Nếu bạn là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn công ty.

Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những điều sau đây:

- Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.

- Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn.

- Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, ...

- Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng.

- Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác.

- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.

- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.

- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.

- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu ngốc!

Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói:

Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như "vâng, tôi đang nghe", hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại.

Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng.

Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn.

Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.

Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng "con cà con kê", kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy.

Kỹ năng giao tiếp

Không phải lúc nào con người ta cũng có thể dùng lời nói để diễn đạt suy nghĩ của mình. Một chàng trai đã từng viết "chỉ cần nắm tay, hai mắt gặp nhau và một nụ hôn nhẹ là đã có ý nghĩa với anh hơn cả ngàn lời nói".

Chỉ cần tinh tế một chút trong giao tiếp chúng ta sẽ nhận ra ngay chúng ta không chỉ giao tiếp bằng lời nói mà bằng cả ngôn ngữ của cơ thể. Martin Luther đã từng nói "đừng nghe những gì anh ta nói mà hãy nghe những gì bàn tay anh ta nói".

Phải đến thế kỉ 20 giao tiếp phi ngôn ngữ mới được quan tâm một cách thực sự. Giao tiếp phi ngôn ngữ là giao tiếp thông qua các cử chỉ hành động của cơ thể như nét mặt, cách nhìn, điệu bộ,và khoảng cách giao tiếp. Có rất nhiều học thuyết nghiên cứu về loại hình giao tiếp này nhưng nổi bật nhất vẫn là học thuyết tâm lí tinh thần và học thuyết hành vi cư xử.

Trong học thuyết tâm lí tinh thần các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng con người dù ở bất cứ một nền văn hoá nào cũng đều có sáu trạng thái tâm lí (hạnh phúc, buồn khổ, giận dữ, sợ hãi, ghét, ngạc nhiên) và tất cả các trạng thái tâm lí đó đều do sự chi phối của não tạo ra những thay đổi trên mặt nhưng theo hai dạng là tự nhiên và xã giao có mục đích. Trong một thử nghiệm về ảnh hưởng của não đến các nét mặt của con người, thực nghiệm đã cho thấy khi các cơ mặt bị tê liệt người ta không thể cười có mục đích (như để tạo sự thân mật) nhưng vẫn có thể cười một cách tự nhiên khi có điều làm họ bất ngờ. Và ngược lại cũng có trường hợp một người có thể cười một cách xã giao nhưng lại không thể cười một cách thoải mái được. Tuy nhiên, học thuyết này lại nêu ra nhiều điều tranh cãi. Trên đây chỉ là những từ ngữ được qui ước để chỉ các trạng thái tâm lí, bản thân các trạng thái tâm lí này lại không được định nghĩa một cách rõ ràng, chính thức thông qua bất cứ loại hình sách vở nào.

Còn đối với học thuyết hành vi cư xử, các nhà khoa học lại cho thấy không có mối xúc cảm cơ bản cũng như không có các biểu hiện cơ bản mà đơn giản chỉ là những hành vi cư xử mang mục đích xã hội. Nét mặt chính là biểu hiện của những việc chúng ta muốn làm hay có ý định làm. Có thể lấy ví dụ trạng thái tức giận (như học thuyết tâm lí tinh thần đã nêu) chính là sự mô tả về hành vi sẵn sàng để tấn công đối thủ. Nhưng nói một cách khác, không phải lúc nào cử chỉ của con người cũng mang thông điệp hay chủ đích như vậy. Giả sử như chúng ta đang rất chăm chú đến chương trình biểu diễn nhưng bất chợt chúng ta ngáp, điều này lại khiến cho ban tổ chức nghĩ rằng chúng ta cảm thấy chán, buồn ngủ với nội dung chương trình.

Giao tiếp phi ngôn ngữ mang trong mình rất nhiều thông điệp về các mối quan hệ con người. Một đứa trẻ chỉ cần nhìn cử chỉ của mẹ là đã có thể biết người đang nói chuyện với mẹ là bạn mẹ hay người lạ. Cũng như vậy trong một gia đình những nét mặt, ánh mắt của người chồng hay người vợ cũng nói lên gia đình đó có hạnh phúc hay không. Do vậy trước khi giao tiếp hay muốn tìm hiểu về những người xung quanh thì không thể bỏ qua những biểu hiện này.

Chúng ta không thể phủ nhận tầm quan trọng của giao tiếp bằng lời nhưng những buổi diễn thuyết, bữa tiệc hay chỉ đơn thuần là các buổi nói chuyện sẽ trở nên kém hấp dẫn nếu như không có giao tiếp bằng cử chỉ. Bạn mở đầu bài nói của mình bằng một cử chỉ hài hước thì chắc chắn không khí hội trường sẽ thay đổi và cơ hội thành công của bạn sẽ cao hơn. Trong một nghiên cứu mới đây, có đến 90% sự mở đầu của các bài diễn thuyết có kèm điệu bộ của cơ thể. Mỗi điệu bộ này lại có ý nghĩa rất phong phú. Riêng tư thế của đầu đã bao hàm các dấu hiệu của sự đồng thuận hay không hoặc cũng có thể thay cho các từ như rất "nhiều", "sẵn sàng", "tất cả mọi người" hay "tất cả mọi thứ". Trên thực tế, chính từ ngữ và điệu bộ đã cùng tạo nên nghĩa của câu.

Giao tiếp phi ngôn ngữ chính là một cách để những người không có khả năng nói giao tiếp với cuộc sống bên ngoài. Họ dùng tay và các hành động của cơ thể để trao đổi thông tin và tình cảm của mình. Họ không còn thấy tự ti và mở rộng lòng mình hơn với mọi người.

Giao tiếp phi ngôn ngữ đã thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong cuộc sống của con người. Chúng giúp cho giao tiếp của chúng ta thêm hoàn thiện và phong phú. Nếu nắm bắt được những chi tiết của cuộc sống, sẽ chẳng có ai coi thường, phớt lờ những nét mặt, ánh mắt hay điệu bộ của người khác. Mỗi hành vi xã hội đều được dạy và được học, hãy nắm bắt nó như một kĩ năng sống.

Cuộc sống của chúng ta là những quá trình tìm tòi và học hỏi. Không chỉ có những điều lớn lao mới nên tiếp thu mà hãy nên bắt đầu từ những điều nhỏ bé mà quan trọng. Hãy nhìn cuộc sống xung quanh một cách kĩ lưỡng hơn đi bạn sẽ nhận thấy mình biết được những gì

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định trong thành công của một thương vụ lớn. Không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau.

Nói cho hay, cử chỉ thu hút, phong thái đĩnh đạc và còn rất nhiều phẩm chất khác để cấu thành một con người giỏi giao tiếp. Trong phạm vi của bài viết này, Chúng tôi không thể trình bày thấu đáo các vấn đề của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh, mà chỉ là những ghi chú giúp các bạn khởi nghiệp dễ dàng hơn.

Ngoại hình

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ. Ngoại hình chính là công cụ để bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên. Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình càng đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt.

Bạn không cần có một khuôn mặt khôi ngô, xinh đẹp, một vóc dáng người mẫu mà lựa chọn trang phục và các phụ kiện đi kèm một cách khéo léo mới chính là điểm then chốt để thể hiện cá tính của bạn. Chọn trang phục phù hợp dáng người, phù hợp môi trường gặp gỡ, gọn gàng, thơm tho, những phụ kiện đi kèm như túi xách, đồng hồ, điện thoại không quá lòe loẹt, rối rắm sẽ thể hiện bạn là một doanh nhân trẻ đầy chuyên nghiệp và tự tin.

Lời nói

Ngôn ngữ là công cụ cơ bản để giao tiếp, truyền thông tin giữa mọi người. Ngữ điệu trong giọng nói cần được sử dụng hợp lý với từng môi trường, từng đối tượng khác nhau. Bạn hãy luôn nhã nhặn với phụ nữ, khẳng khái khi trình bày vấn đề của mình và dõng dạc khi tuyên bố một quyết định.

Ngẫu hứng trong lời nói là điều nên có với một doanh nhân. Một câu bông đùa, một mẩu chuyện hài hước đúng với bản chất công việc sẽ làm không khí thêm phần thoải mái và đối tác, khách hàng sẽ cảm thấy dễ chịu, cảm mến và từ đó tin tưởng bạn.

Ngôn ngữ cơ thể

Là một phần không thể thiếu trong đời sống giao tiếp của con người, ngôn ngữ cơ thể nhiều khi còn có sức mạnh hơn tất cả kỹ năng khác trong nghệ thuật giao tiếp. Ánh mắt, nụ cười hay cái hất tay có thể truyền đạt đến người nghe một lượng thông tin đi kèm cảm xúc mà không có công cụ giao tiếp hay thông tin nào có thể làm được.

Một nụ cười thể hiện sự đồng ý, cái liếc mắt lém lỉnh tạo sự thiện cảm, hay mím miệng thể hiện sự bất đồng một cách nhẹ nhàng. Vẻ mặt nhiều khi có sức thuyết phục hơn là hàng giờ diễn thuyết. Cử chỉ nhiều khi đều nằm trong bản năng con người. Trong môi trường giao tiếp hàng ngày, một tật xấu như cắn móng tay, vân vê nút áo có thể làm trở nên cá tính, khó quên và dễ mếm trong mắt người thân, nhưng là doanh nhân, tất cả tật xấu ấy là điều nên tránh vì những tật xấu ấy nói lên sự lúng túng, thiếu tự tin của bạn.

Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Nhờ đó mà nhà lãnh đạo sẽ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên một cách dễ dàng và hấp dẫn.

Sự chuẩn bị

Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết. Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại.

Hiếu Học đã nói đến ngoại hình, lời nói, cử chỉ, những kỹ năng cơ bản của nghệ thuật giao tiếp. Tất cả đều cần sự luyện tập và chuẩn bị thật kỹ càng. Chuẩn bị trang phục đến một hội thảo lại khác một buổi tiệc tùng, lời nói trên bục thuyết trình lại khác lời nói trên bàn nhậu, cử chỉ khi tiếp xúc khách hàng khác xa khi chính bạn là khách hàng quan trọng của đối tác.

Trên tất cả, để có được một buổi thương thảo thành công, một buổi tiệc tùng gây nhiều ấn tượng, bạn cần chuẩn bị một tâm lý thật vững vàng nhưng thoải mái. Làm sao bạn có thể giao tiếp thành công khi bạn còn mang ý nghĩ thua kém đối tác hay không thiện cảm với khách hàng của mình. Tinh thần phấn chấn, nhiều cảm hứng sẽ là xúc tác để bạn có những cái bắt tay đầy tự tin, những câu bông đùa khôn ngoan, phong thái đĩnh đạc hay đơn giản là trao danh thiếp đúng thời điểm. Tất cả sẽ làm nên hình ảnh một doanh nhân đáng tin cậy.

Kỹ năng giao tiếp trong phối hợp nhóm

Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý sự căng thẳng...

Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, rất nhiều nhóm, nhiều đối tượng và nhiều cấp quản lý. Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.

Những hiểu biết về kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm có rất nhiều, đó là các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo được quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác...

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta chỉ đề cập đến kỹ năng giao tiếp, một trong những kỹ năng rất cần thiết để phối hợp hoạt động nhóm.

Khái quát về giao tiếp

Nhiều cuộc khảo sát chỉ ra rằng, kỹ năng giao tiếp là thuộc tính hết sức cần thiết của nhà quản trị, nó quyết định thành công trong công việc và thành đạt trong sự nghiệp, đặc biệt với những người lãnh đạo. Kỹ năng này liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập. Người ta thấy rằng, có ít nhất 80% thời gian của nhà quản trị dùng cho giao tiếp bằng lời. Hầu hết các nhà quản trị thường gặp vấn đề trong giao tiếp. Tuy nhiên, họ thường không nhận ra hoặc cố tình không thừa nhận mình giao tiếp kém hiệu quả. Vì vậy, lợi ích trong giao tiếp, quyết định sự thành công của quản trị, dường như bị các nhà quản trị bỏ qua và họ không cảm thấy cấp thiết phải nâng cao trình độ kỹ năng giao tiếp.

Trước hết, giao tiếp bằng văn bản. Giao tiếp bằng văn bản đòi hỏi phải chính xác về nội dung các tài liệu chuyển và nhận. Chính nội dung của văn bản thiếu chính xác, trình bày tối nghĩa hoặc đa nghĩa, làm cho người nhận không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề. Điều này gây nên những hậu quả khôn lường. Nó có thể làm cho các cấp, các bên giao tiếp làm sai các quyết định. Nó không những gây ra những thiệt hại về vật chất mà còn làm cho các bên không hài lòng, mất lòng tin, làm nảy sinh những vấn đề cá nhân khác, ảnh hưởng đến chất lượng của quản lý.

Trong các quan hệ, nhà quản trị không những chỉ giao tiếp bằng văn bản, mà họ còn phải tiếp xúc trực tiếp bàn bạc, thảo luận, đàm phán với người khác trong nhóm, với nhóm khác hoặc với đối tác bên ngoài. Hơn nữa, ngoài mục đích riêng của mỗi bên điều quan trọng khi giao tiếp là các nhà quản trị cần phải tạo nên những mối quan hệ, ủng hộ, khuyến khích và hiệp tác lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ, khuyến khích và hợp tác lẫn nhau, gọi là giao tiếp ủng hộ.

Không những bản thân các nhà quản trị phải áp dụng thuần thục các giao tiếp ủng hộ mà đôi khi họ còn phải hướng dấn và tư vấn cho người khác hoặc các nhân viên dưới quyền. Hưóng dẫn và tư vấn về rất nhiều các hoạt động, ví như phải làm những gì và làm như thế nào khi giải quyết những phàn nàn của khách hàng, xử lý các thông tin bất lợi giải quyết những mâu thuẫn giữa các đối tác, đàm phán cho một vấn đề nhất định...

Giữa hướng dẫn và tư vấn có sự khác nhau. Hướng dẫn đòi hỏi người quản lý đưa ra những chỉ dẫn, những thông tin hoặc đặt ra những tiêu chuẩn cho người nhân viên để dựa vào đó mà thực hiện. Người cần được hướng dẫn thường là do thiếu khả năng, thiếu thông tin, thông tin không có ích hoặc hiểu biết không đúng đắn và đầy đủ. Trong những trường hợp đó, sự chính xác của thông tin và những gợi ý hướng dẫn do nhà quản trị đưa ra là rất quan trọng và phải làm cho người nhân viên hiểu rõ ràng vấn đề là gì và giải quyết chúng như thế nào, khác với hướng dẫn tư vấn có nghĩa đưa ra những lời khuyên cho người khác khi họ có những vấn đề thuộc về quan điểm, tính cách cá nhân hoặc những nhân tố khác trong tinh thần và thái độ của họ. Hướng dẫn là giúp cho người ta cách thức và khả năng để giải quyết vấn đề, còn tư vấn giúp cho người ta thay đổi trong quan điểm để họ nhận thấy vấn đề tồn tại, còn việc giải quyết vấn đề có thể tự họ giải quyết được. Tất nhiên, có rất nhiều vấn đề cần cả hướng dẫn và tư vấn điều đó có nghĩa là vừa phải chỉ cho người ta hiểu và nhận ra vấn đề tồn tại đồng thời phải chỉ dẫn người ta cách thức để giải quyết vấn đề.

Trong giao tiếp ủng hộ và nhất là trong khi hưóng dẫn và tư vấn mọi người nói chung và các tviền nói riêng, nếu không tuân theo những nguyên tắc đúng đắn sẽ dẫn tới hai trạng thái không tốt có thể xảy ta. Trạng thái thứ nhất là bảo vệ, xảy ra khi cá nhân người được giao tiếp cảm thấy không được tôn trọng, bị đánh giá thấp, thậm chí bị đối xử thô bạo. Do vậy, họ không còn muốn nghe mà có thái độ tự bảo vệ và cao nhất là phản ứng một cách tức giận. Trạng thái thứ hai là thái độ không thừa nhận, người được hướng dẫn tư vấn cảm thấy người giao tiếp vái mình không đủ năng lực, không có tư cách, không xứng đáng hoặc cảm thấy giao tiếp không có ý nghĩa nhiều, thì họ không muốn nghe nữa, cũng có thể họ sẽ phản ứng bằng cách khoe khoang phô trương mình, không còn cởi mả hoặc lạnh nhạt rút lui. Như vậy đòi hỏi nhà quản trị phải có những kỹ năng linh hoạt để giải quyết các trạng thái đó.

Một số nguyên tác và biện pháp để nâng cao kỹ năng giao tiếp

Đối với giao tiếp bằng văn bản. Để có những văn bản ngắn gọn, cô đọng, chính xác, nhà quản trị phải nâng cao kiến thức về mọi mặt, nhất là kiến thức về pháp luật và ngôn ngữ. Đồng thời, phải nắm được các phương tiện khai thác và biết cách khai thác, xử lý các thông tin hữu ích. Trên cơ sở kinh nghiệm và thực tiễn các văn bản sẽ ngày càng cô đọng, súc tích và chính xác.

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp ủng hộ:

Thứ nhất, khi giao tiếp cần phải hướng tập trung vào sự kiện, vào vấn đề chứ không phải tập trung vào con người, không phải chỉ trích ý kiến hoặc phê phán cá nhân. Tuy nhiên, phải nắm bắt được những gì cá nhân họ nghĩ và cảm nhận thấy.

Thứ hai, giao tiếp phải có giá trị.

Nghĩa là nếu khi giao tiếp mà mọi người không nghe, ngắt lời phản ứng chống lại, chỉ trích hoặc không quan tâm đến những điều nói ra có nghĩa là giao tiếp không có giá trị. Do vậy, khi giao tiếp phải tôn trọng,lịch thiệp, tôn trọng cá tính, quan tâm tới mọi nguồn công bằng và cởi mở. Nên càng cụ thể càng tốt, đừng tuyệt đối hóa sự việc hoặc ý kiến của mình cũng như của người khác.

Thứ ba, phải xác định rõ trách nhiệm.

Phải chủ động nhận trách nhiệm đối với nội dung và ý kiến mình đưa ra, không nên lẩn tránh trách nhiệm. Điều đó biểu hiện sự can đảm, tự tin, tự trọng và khẳng định mình có giá trị.

Thứ tư, phải biết lắng nghe.

Giao tiếp không chỉ nhằm gửi thông báo hay một thông tin nào đó cho mọi người, mà còn phải lắng nghe và đáp ứng lại một cách hiệu quả đối với thái độ của người khác. Biết lắng nghe thực ra không dễ dàng, đòi hỏi phải phát triển khả năng nghe và hiểu nội dung của người khác đưa ra, đồng thòi phát triển tốt mối quan hệ với mọi người.

Để nâng cao kỹ năng hướng dẫn và tư vấn thì khi thực hiện cân mô tả sự kiện, hành vi hoặc tình huống càng khách quan càng tốt, đưa ra các số liệu chứng cứ, tránh áp đặt ý kiến chủ quan. Cần đưa ra một số những phương án để bàn bạc, chứ không phải bàn cãi ai đúng ai sai. Nhà quản trị nên tiến hành đối thoại với từng nhân viên của mình thường xuyên hàng tuần, hàng tháng, nhằm tạo cơ hội nhận được những phản hồi từ các nhân viên để họ cảm thấy được ủng hộ và khuyến khích. Khi đối thoại cá nhân nên tập trung thảo luận về những mong muốn, trách nhiệm, các tiêu chuẩn và nên có một bản cam kết bao gồm các thoả thuận cùng trách nhiệm của hai bên. Điều đó sẽ giúp cho hướng dẫn và tư vấn ngày càng hiệu quả.

Những kỹ năng giao tiếp cần biết

Không yêu cầu những ngôn từ mới, giao tiếp đôi thực ra chỉ cần những kỹ năng để nói chuyện và giữ cho mối quan hệ diễn ra êm đẹp.

Ngôn ngữ cơ thể

Con người có liên hệ với người khác bằng nhiều cách khác nhau và không nhất thiết phải luôn trực tiếp. Thông thường, bạn có thể biết điều người kia đang cố nói thông qua ngôn ngữ cơ thể. Vậy nên nếu bạn đang mắc lỗi với ai đó mà khi có cơ hội nói chuyện, bạn thấy họ đan chéo tay hay chân thì đó có thể là thời điểm tốt để bạn xin lỗi.

Tuy nhiên, thỉnh thoảng nó lại là bản năng. Nếu đàn ông nhìn vào mắt bạn thì có vẻ họ đang thích bạn. Những cử chỉ động chạm đơn giản cũng là dấu hiệu khác cho biết bạn đang được họ quan tâm. Ví dụ, chạm nhẹ vào chân, cọ tay vào lưng hay tay bạn, vòng tay qua eo hay cù nhẹ.

Nói ra suy nghĩ

Ở những thời điểm khác, trừ phi bạn là người có khả năng đọc suy nghĩ của người khác, bạn cũng có thể bỏ qua những thông tin then chốt và khiến tình huống từ xấu thành tồi tệ. Nếu bạn nghĩ có một vấn đề nào đó ảnh hưởng tới mối quan hệ thì nên nói ra.

Đào sâu

Trong một mối quan hệ, giao tiếp rõ ràng rất cần thiết để tiến hành mọi việc. Mối ràng buộc giữa hai bạn có thể nhanh chóng trở nên gay gắt, trừ phi bạn chia sẻ những suy nghĩ và cảm xúc nội tâm. Nếu không biết rõ cái gì đang khiến hai bạn khó chịu, cả hai rất dễ hiểu nhầm, thậm chí là oán giận lẫn nhau.

Đừng bao giờ giữ riêng vấn đề chung nào cho riêng mình, hãy cởi mở, chia sẻ cho dù có thể làm hai bạn cãi nhau một chút. Chỉ đến khi nào vấn đề được giải quyết, bạn mới vui vẻ và thoải mái. Và cũng không có cách nào xử lý trừ phi bạn cho người kia biết đó là vấn đề cần quan tâm.

Rành mạch, dễ hiểu

Trên sách báo, nói chuyện cởi mở có vẻ là một ý thức chung. Thực tế, nó thường không dễ dàng để thể hiện điều bạn thực sự muốn nói. Tất cả những sự phức tạp, rắc rối có thể được đá bung từ một nỗi sợ hãi phản ứng xấu tới việc chọn sai thời điểm để nói ra. Bất kể trường hợp nào, bạn cũng cần vượt qua mọi trở ngại để đảm bảo hai bạn đều cùng một điểm xuất phát của vấn đề.

Những kỹ năng cần có

Biết lắng nghe

Nếu bạn có thể liệt kê những vấn đề trong mối quan hệ đang làm bạn khó chịu thì hãy xé nó ngay lập tức. Hãy làm nó bốc hơi với những yêu cầu và bạn sẽ đẩy đối tác vào thế phòng thủ. Để khởi sự một cuộc nói chuyện tốt, hãy bắt đầu bằng một câu hỏi hay dù là bạn phải bắt đầu với một câu hỏi chung chung về mối quan hệ của hai bạn và chuẩn bị sẵn sàng để lắng nghe.

Tôn trọng những điểm khác nhau

Nếu bạn luôn tán đồng mọi thứ, thì đó sẽ là một mối quan hệ tẻ nhạt. Sự xung đột về ý kiến là một điều lành mạnh. Nó cho cho thấy bạn là một cá nhân độc lập, có khả năng hình thành niềm tin của riêng mình cũng như tranh luận về chúng. Mặc dù bạn không đồng ý với ai đó về những vấn đề chính trong cuộc sống thì sự tôn trọng lẫn nhau sẽ động viên bạn tìm được hướng giải quyết.

Gặp nhau ở điểm giữa

Thỏa hiệp là điều cốt yếu khi cần đàm phán cách thức giải quyết vấn đề trong bất cứ mối quan hệ nào. Một đôi tai biết lắng nghe và tôn trọng quan điểm của đối tác tình cảm sẽ giúp bạn giữ được cuộc nói chuyện với người ấy. Linh hoạt, mềm dẻo là yếu tố cần để giúp hai bạn tìm gặp nhau ở điểm giữa của lối đi tìm giải pháp.

Xem xét lại quyết định

Đặt cách giải quyết của bạn vào thực tế rồi xem mọi việc diễn ra thế nào. Hãy quan sát thật ký để điều chỉnh nếu cần thiết. Với thực hành cộng với kinh nghiệm, bạn sẽ nhận thấy những kỹ năng cơ bản trong giao tiếp đôi lứa sẽ trở thành bản tính thứ hai. Từ việc chọn một bộ phim vào tối thứ Sáu để cảm thấy bạn có vẻ cần nhiều không gian cho sự lãng mạn được thăng hoa, nó đồng nghĩa với việc bạn có trách nhiệm đối với bất kỳ tình huống nào và cùng nhau tìm kiếm kết quả tích cực.

Những kỹ năng giao tiếp cần biết

Không yêu cầu những ngôn từ mới, giao tiếp đôi thực ra chỉ cần những kỹ năng để nói chuyện và giữ cho mối quan hệ diễn ra êm đẹp.

Ngôn ngữ cơ thể

Nói ra suy nghĩ

Đào sâu

Rành mạch, dễ hiểu

Những kỹ năng cần có

Biết lắng nghe

Tôn trọng những điểm khác nhau

Gặp nhau ở điểm giữa

Xem xét lại quyết định

Những kỹ năng giao tiếp cần biết

Không yêu cầu những ngôn từ mới, giao tiếp đôi thực ra chỉ cần những kỹ năng để nói chuyện và giữ cho mối quan hệ diễn ra êm đẹp.

Ngôn ngữ cơ thể

Nói ra suy nghĩ

Đào sâu

Rành mạch, dễ hiểu

Những kỹ năng cần có

Biết lắng nghe

Tôn trọng những điểm khác nhau

Gặp nhau ở điểm giữa

Xem xét lại quyết định

12 bí quyết giúp bạn giao tiếp trong công ty

Công ty phải nhanh nhạy trong khâu nắm bắt, xác nhận thông tin, thông báo hay nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin chiến lược, đáng tin cậy. Nhưng việc thực hiện thành công các kế hoạch, tiến hành những thay đổi văn hoá cũng như những thay đổi cần thiết để đạt được những mục tiêu đột phá, nhân viên nắm rõ các kế hoạch chiến lược của công ty lại là yếu tố căn bản chứng tỏ sự tận tâm của họ.

Việc đưa ra các quyết định hay kế hoạch của công ty cần phải xem xét đến mức độ cấp bách cũng như những khó khăn gặp phải trong quá trình giao tiếp và các chức năng giao tiếp phải hướng tới các kế hoạch chiến lược của công ty.

Nhu cầu và định hướng chiến lược

Giao tiếp là vấn đề khá quan trọng đối với các công ty, mục đích chính của giao tiếp là nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện các kế hoạch chiến lược.

Hoà hợp và thống nhất

Cái khó trong việc xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm là hoà hợp với các quy tắc, nghi thức của công ty và nhiều vấn đề bên ngoài khác. Thuật hùng biện trong quản lý các vấn đề công ty hay để thuyết trình thì rất hiệu quả. Tuy vậy để giao tiếp thì không mấy có tác dụng. Thông qua việc thông báo các chính sách hay kế hoạch, công ty hãy liên tục thử nghiệm và xác định rõ.

Phẩm chất và sự tôn trọng

Giao tiếp dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau của cả 2 bên, đó là quy tắc căn bản được xây dựng để tạo nên mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng. Nếu nhân viên trong công ty có được những mối quan hệ như vậy sự tận tâm đối với công việc của nhân viên trong công ty sẽ ngày càng tăng từ đó công ty sẽ ngày càng phát triển hơn hẳn những công ty khác không có được nhũng mối quan hệ như vậy. Bởi về cơ bản mà nói thành công của công ty phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc đầy sáng tạo và theo nguyên tắc của nhân viên.

Giao tiếp chính là dưạ trên phẩm chất và sự tôn trọng của đôi bên bởi nó xây dựng mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng giữa người với người, là nền tảng dẫn tới thành công của công ty.

Thông tin chiến lược

Thông tin là những chuyển động của giao tiếp, giống như dòng chảy của tiền tạo nên sự giàu có nên những dòng chảy thông tin nhanh nhậy và đều đặn sẽ phát triển và làm giàu cho công ty đó. Các công ty nên khuyến khích và duy trì những dòng chảy thông tin có hệ thống, đáng tin cậy, tối mật và có tính tức thời để rồi sử dụng những thông tin ấy tiến hành các kế hoạch chiến lược. Để được như vậy cần có sự tận tâm đối với công việc của các nhà lãnh đạo công ty, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ phù hợp ngoài ra còn cần có sự ủng hộ cũng như tham gia của đội ngũ nhân viên công ty. Dù tốt hay xấu dòng chảy thông tin của công ty chính là " Biểu vũ đồ" để đo khả năng hoàn thành công việc.

Sự rõ ràng và sức mạnh của thông báo

Sự rõ ràng là tiểu chuẩn hàng đầu đối với một thông báo. Thiếu nó thông báo dễ gây nhầm lẫn thậm chí lộn xộn. Những thông báo rõ ràng, rành mạch sẽ được xem xét đầu tiên và một cách cẩn thận do đó nó sẽ không bị nhầm lẫn với bất cứ thông báo nào khác. Thông báo rõ ràng rành mạch là cân bằng giữa sự đơn giản và phức tạp được diễn đạt dựa trên sự cân nhắc về số lượng từ nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Ngôn ngữ là ngôn ngữ được sủ dụng trong giao tiếp hàng ngày bởi như thế sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người hơn là những cáo thị hay những bài diễn văn. Tóm lại những thông báo rõ ràng rành mạch là những thông báo mạch lạc, nhất quán, đầy đủ truyền đạt được những ý mình cần.

Những triển vọng đối ngoại

Hệ thống thông tin trong công ty đòi hỏi một triển vọng đối ngoại và sự định hướng. Tất nhiên đưa ra một chiến lược là khi công ty phải đối mặt với những vấn đề như: môi trường bên ngoài, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối cũng như thuộc quyền quản lý của Nhà nước trong 1 xã hội. Các cá nhân hay nhóm làm việc đang cố gắng hoàn thành kế hoạch chiến lược cần hiểu rằng không chỉ có bản thân chiến lược mà còn có nhiều nguyên nhân cũng như phương pháp dẫn đến thành công. Không chỉ cần có một hệ thống thông tin đáng tin cậy bên ngoài công ty mà còn phải áp dụng thông tin đó đúng nơi đúng lúc sao cho hiệu quả.

Vai trò và trách nhiệm

Một hệ thống thông tin mạnh phụ thuộc vào sự đóng góp cần thiết kịp thời của các nhân viên toàn công ty, mỗi một nhân viên đóng một vai trò trong đó, một số người còn góp nhiều vai trò. Nhân viên nên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp thích đáng cho công việc. Trách nhiệm cần được phân chia rõ ràng trong việc gửi và nhận thông tin cũng như xây dựng những mối quan hệ có lợi để nhanh chóng thu thập những thông tin chiến lược đáng tin cậy.

Lắng nghe và có mặt kịp thời

Lắng nghe là một mắt xích quan trọng để giao tiếp tốt. Giao tiếp tốt không giống như bạn có khả năng hùng biện hay nói chuyện có sức thuyết phục mà là cuộc nói chuyện và thảo luận rõ ràng. Sẽ không có buổi nói chuyện nào hết nếu như bạn không lắng nghe một cách chân thành và đáp lại những thông tin hay thông điệp được đưa ra. Biết cách lắng nghe còn hơn cả im lặng một cách lịch sự hay chú ý vào những gì người khác nói, nói chung nó rất khác so với sự khéo léo giả dối. Đó là một đức tính tốt, học cách để biết được người khác nghĩ gì trong đầu là sự đầu tư khôn ngoan, nó yêu cầu ta phải khiêm tốn có tinh thần học hỏi.

Đào tạo và ủng hộ

Thừa nhận vai trò của mỗi nhân viên trong giao tiếp, công ty cần phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều có năng lực cũng như phẩm chất và ủng hộ họ hoàn thành trách nhiệm.Giáo dục và đào tạo phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân cũng như của công ty.

Phương pháp

Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp chỉ là một phương tiện không bao giờ kết thúc và không phải để đạt được thành công mà mục đích chủ yếu là tăng cường hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao. Chức năng giao tiếp nên tạo ra một sự liên kết với đội quản lý của các nhóm đang hoạt động có hiệu quả.

Hệ thống khuôn khổ

Khuôn khổ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống hoạt động hiệu quả của giao tiếp chiến lược trong công ty, nó đòi hỏi người đảm nhận phải khéo léo và thận trọng. Thật hoang đường khi cho rằng tất cả mọi việc quan trọng trong công ty đều được cân nhắc kỹ càng, xem xét triệt để. Tính chính trực, tính kiên nhẫn, tổ làm việc, sự nhanh nhẹn và những phẩm chất khác của một nhân viên quan trọng đều không tuân theo bất cứ khuôn khổ nào. Tầm quan trọng hay giá trị của giao tiếp chiến lược không phải là một mục tiêu phù hợp để đặt trong khuôn khổ, về định nghĩa, nó là giá trị của chiến lược hay cơ hội, mục tiêu luôn được ủng hộ nó không phải là khía cạnh chiến lược của giao tiếp cũng không phải là mục tiêu của khuôn khổ. Khuôn khổ tốt nhất là bao gồm cả giao tiếp trang trọng, bán trang trọng và giao tiếp thường ngày.

Liên tục đổi mới

Không chỉ đơn giản là xu hướng quản lý nhất thời liên tục đổi mới là một câu hỏi không bao giờ kết thúc cho hướng đi phát triển hơn. Đó vừa là đặc điểm của cá nhân vừa là đặc điểm của nghề nghiệp và sự tận tụy của cá nhân hay công ty để thay đổi, chuyển biến và phát triển, không có nó chúng ta sẽ trì trệ không phát triển.

Kỹ năng giao tiếp trong phối hợp nhóm

Nhà quản trị khi làm việc phải hiểu biết và vận dụng những kiến thức và kỹ năng cá nhân, gồm các kỹ năng tự nhận thức, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng quản lý sự căng thẳng... Tuy nhiên, nhà quản trị nào cũng phải làm việc trong một nhóm, vát nhiều nhóm, nhiều đốt tượng và nhiều cấp quản lý. Do vậy, ngoài những kỹ năng cá nhân nêu trên, mỗi cá nhân còn cần hiểu biết và có kỹ năng phối hợp với người khác thì kết quả thực hiện công việc của bản thân và của cả nhóm mới đạt mục tiêu chung, hiệu quả và hiệu suất.

Trong phạm vi bài viết này, chúng ta chỉ đề cập đến kỹ năng giao tiếp, một trong những kỹ năng rất cần thiết để phối hợp hoạt động nhóm.

Khái quát về giao tiếp

Một số nguyên tác và biện pháp để nâng cao kỹ năng giao tiếp

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp ủng hộ:

Thứ hai, giao tiếp phải có giá trị.

Thứ ba, phải xác định rõ trách nhiệm.

Thứ tư, phải biết lắng nghe.

Kỹ năng giao tiếp - Hành trang của người thành công

Một doanh nhân thành công khi chiếm được sự đồng tình của khách hàng. Một nhà quản lý hiệu quả khi biết nghe nhân viên nói và biết nói nhân viên nghe. Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của một người thành công.

Trong môi trường kinh tế xã hội phát triển đầy cạnh tranh như ngày nay, chuyên môn giỏi, hết mình với công việc chưa đủ để mang lại cho bạn một vị trí xứng đáng. Mỗi người cần phải nỗ lực làm việc, học hỏi thật nhiều trên con đường xây dựng sự nghiệp cho riêng mình. Nhưng cho dù có chất cả núi kiến thức trong bụng, đổ hàng tấn công sức cho công việc mà không có sự trao đổi thông tin với mọi người, không có sự giúp đỡ hay nhất là không có sự tin tưởng của người khác, bạn cũng khó gặt hái được thành công. Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí kíp không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại.

Một kỹ sư cơ khí giỏi có thể sẽ mãi là kỹ sư nếu không trình bày rõ ràng những phương án sản xuất mới của mình. Một nhà kinh tế học sẽ không được trọng dụng nếu không làm người khác hiểu được những chiến lược kinh doanh mới. Và hơn thế nữa, người quản lý càng cần có kỹ năng giao tiếp để thông tin giữa nhân viên và cấp quản lý được trao đổi một cách hiệu quả. Người ta có thể dễ dàng tìm được một bảng điểm, một học bạ đầy ắp điểm giỏi ở rất nhiều trường ĐH trên toàn quốc, nhưng làm sao biết được đằng sau những dấu son trên tờ giấy học bạ ấy là con người như thế nào.

Trong học tập, học sinh phải chăm chỉ làm bài tập. Trong công việc, người ta cần có kiến thức chuyên môn tốt để làm tốt những công việc được giao. Trong cuộc sống, người ta muốn được nhiều người yêu mến. Thế nhưng, nếu không có kỹ năng giao tiếp, làm sao một học sinh có thể trình bày thắc mắc với thầy cô giáo, làm sao người ta trình bày những sáng tạo của mình trong công việc, làm sao người ta biết cười để chiếm lấy tình cảm của mọi người? Kỹ năng giao tiếp thật sự là miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc đời.

Lợi ích của kỹ năng giao tiếp rõ ràng đến nỗi không ai là không hiểu. Nhưng có một kỹ năng giao tiếp tốt thật ra lại là điều khó đạt được. Ta vẫn thường bắt gặp hình ảnh cãi vã giữa hai người đàn ông mặc quần tây áo sơmi chỉ vì một va chạm nhỏ trong giao thông thay vì một câu xin lỗi hay phàn nàn nhỏ nhẹ. Nhớ lại thời đi học, hình như bản thân ta vẫn hay ấp úng ngại ngùng mỗi khi giơ tay phát biểu một điều mình biết rõ. Một tập thể cũng có thể bị chia rẽ chỉ vì một câu nói không khéo, một cử chỉ chưa đẹp của một thành viên. Hai người có thể mãi mãi không hiểu nhau chỉ vì không với tay chào khi tình cờ gặp ở đâu đó.

Với tầm quan trọng của giao tiếp, ngày nay, đã có những khóa học về kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh, trong công việc được đăng tải trên hieuhoc.com. Thế nhưng, cái cơ bản của kỹ năng giao tiếp đến từ những điều rất nhỏ nhặt trong cuộc sống. Thay vì sai khiến, hãy dùng một lời nói nhỏ nhẹ đi kèm một nụ cười, cái bạn nhận được không chỉ là sự giúp đỡ mà còn là sự sẵn lòng của người khác. Chủ động vẫy chào khi gặp người quen để họ biết bạn luôn muốn gặp họ. Thay vì cằn nhằn vì phải chờ đợi trong một cuộc hẹn, hãy biết lắng nghe lí do của người đến trễ. Luôn chào tạm biệt với mọi người khi ra về. Tập suy nghĩ trước khi nói để không nói những điều ngớ ngẩn.Thay vì lí nhí, hãy nói to rõ những kế hoạch, những dự định của mình để chứng tỏ lòng tin của bạn trước rồi sếp sẽ tin bạn như chính bạn tin ở bản thân...

Còn nhiều lắm những "tuyệt chiêu" để bạn chứng tỏ bản thân, "PR" những ưu điểm của mình. Trong kinh tế quan niệm rằng, đồng tiền phải chảy thì nó mới sinh sôi. Còn trong cuộc sống, thông tin phải trao đổi thì mới sinh tình cảm, sinh quan hệ và cụ thể hóa ý tưởng thành hiện thực. Trong phạm vi của bài viết, Hiếu Học chỉ xin giới thiệu rất sơ lược về kỹ năng giao tiếp như là một công cụ để trao đổi thông tin, tình cảm với mọi người trong mọi mặt của cuộc sống, từ quan hệ xã hội đến công việc. Kỹ năng giao tiếp là vấn đề lớn, bao gồm nhiều kỹ năng nhỏ không chỉ đơn giản là nói cho hay, như giao tiếp bằng miệng, bằng tai, bằng cử chỉ, văn bản, giao tiếp trong kinh doanh, trong công việc, trong học hành và trong từng ngành nghề cụ thể, và Hiếu Học sẽ giới thiệu đến các bạn trong thời gian sắp tới.

"Đừng đợi người khác khám phá bạn, hãy chỉ cho người ta thấy giá trị của con người bạn."

Làm sao để nhớ tên người khác trong giao tiếp?

Kỹ năng nào sẽ góp phần cho sự thành công trong cuộc sống của bạn? "Nhớ tên người khác" sẽ là chìa khóa dẫn đến tình bạn, tạo ra sự hợp tác, mang đến ấn tượng tốt đẹp và là kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất. Vậy, làm sao để có thể nhớ tên người khác một cách dễ dàng và lâu dài?

Khi chúng ta gặp gỡ ai đó lần đầu tiên, rất nhiều người trong chúng ta thường quên ngay tên của người đó, lý do bởi chúng ta đón nhận tên của họ như hằng vạn những điều bình thường vẫn đang xảy ra. Vì vậy, sau đây là một số cách giúp bạn biến tên của người khác trở nên có ý nghĩa để có thể nhớ tên người khác một cách dễ dàng và lâu dài hơn:

1) Giữ sự tập trung.

Khi một ai đó giới thiệu về bản thân họ, chúng ta thường có khuynh hướng nghĩ về lời giới thiệu tiếp theo của mình và những gì mà mình sẽ nói, chủ yếu là vì chúng ta thường quan tâm đến bản thân mình hơn. Vì thế, muốn thật sự nhớ tên người khác, hãy tập trung, giũ sạch những suy nghĩ liên quan đến bên ngoài, lặp lại vài lần tên của họ khi được giới thiệu. Việc nhẩm tên và địa vị (Bác sĩ A, Giám đốc B, Giáo sư C...) trước khi bước vào một sự kiện xã giao hay kinh doanh cũng rất có ích. Bạn sẽ có lợi thế thấy rõ khi nghe cái tên đó lần thứ hai.

2) Cường điệu tên và nét mặt.

Bạn sẽ mau chóng quên nếu chỉ cố gắng nhớ tên bằng cách học thuộc lòng. Nhưng nếu biết cường điệu nét mặt và tên thành những hình ảnh dễ nhớ, bạn sẽ dễ dàng nhớ lại chúng. Khi được giới thiệu tên, hãy chú ý xem họ có điều gì đặc biệt thú vị, hấp dẫn không? Chọn một đặc trưng và chuyển điều đó vào bộ nhớ bằng cách sinh động hóa, cường điệu nó.

3) Phương pháp liên tưởng.

Sau khi bạn đã nhớ được đặc điểm nào đó rồi, hãy biến tên người đó thành một hình ảnh có ý nghĩa vui nhộn không thể quên. (Tuyệt đối đừng buột mồm gọi cái tên đó khi gặp lại họ).

Trường hợp tên thuộc dạng lạ, tên nước ngoài, nên lúc đầu rất khó nhớ. Hãy hỏi thăm người đó về cái tên này, hỏi thăm về nguồn gốc của tên lẫn cách đọc là điều có thể chấp nhận được.

4) Ôn lại và củng cố.

Điều then chốt cuối cùng để nhớ được tên người khác là ôn lại. Khi trò chuyện, hãy thường nói ra cái tên đó lúc thích hợp. Sau đó, có thể bạn cần phải ghi tên người đó ra giấy cùng với hình ảnh mà bạn đã liên kết với nó. Hãy xem lại danh sách này vào một lúc thích hợp, đặc biệt là khi bạn sẽ tham dự một buổi hội thảo hay hội họp sắp tới mà thành phần khách mới có thể có người quen cũ tham dự.

Những phương cách này giúp bạn tăng đáng kể khả năng ghi nhớ tên người khác. Tuy nhiên, có thể lúc nào đó bạn quên mất tên người đã gặp. Trường hợp này, bạn hãy thân thiện nói với họ: "Tôi nhớ rõ chúng ta đã gặp nhau lần trước tại đây, nhưng bổng dưng tôi lại quên mất tên anh" hoặc vẫn cứ tự nhiên, vui vẻ tiếp chuyện và ngay sau đó bí mật tìm cách tìm hiểu tên của họ từ bạn bè hoặc trong danh sách khách mời...

Tạo cho mình thói quen và khả năng có thê nhớ tên người khác sẽ tốn rất nhiều công phu. Nhưng một khi làm chủ được nghệ thuật nhớ tên này, bạn sẽ thể hiện được sự tôn trọng đối với họ và bạn sẽ thấy rằng: Người ta cũng sẽ nhớ đến bạn nhiều hơn, tôn trọng bạn hơn.

Làm sao để từ chối một cách nhã nhặn?

Trong nhiều người chúng ta, việc phải từ chối một ai đó là điều khó khăn nhất. Có thể đó là những người thân, bạn bè, đồng nghiệp hoặc quen biết, họ sẽ đè ép lên chúng ta bằng những yêu cầu về thời gian hay tiền bạc, hoặc cả hai. Vậy, nếu không muốn thì làm thế nào để nói "không", để từ chối một cách lịch sự, nhã nhặn nhưng kiên quyết?

Từ chối không phải là tàn nhẫn hay thô lỗ. Nhưng một số người không bao giờ nói "không" trong bất kỳ trường hợp nào. Họ từ chối bằng cách tránh gặp măt, tránh né nói chuyện qua điện thoại hoặc lấp lững, muốn những người khác tự hiểu rằng họ muốn từ chối. Đôi khi cũng có kết quả, nhưng từ chối bằng cách gửi những thông điệp phi ngôn từ như vậy sẽ làm căng thẳng cả hai bên một cách không cần thiết.

Vì vậy, bất cứ khi nào bạn thấy trong lòng rất muốn từ chối, hãy sử dụng một trong những cách sau đây:

1) Đưa ra thông điệp của bạn một cách nhã nhặn: "Tôi rất muốn, nhưng...".

"Tôi rất muốn, nhưng...". Cách nói như vậy rất hữu dụng trong xã giao, trong kinh doanh, nhất là khi từ chối một cuộc hẹn.

2) Từ chối theo kiểu tích cực: "Nhưng ngay lúc này...".

"Đây là một ý hết sức tuyệt, nhưng ngay lúc này...". Nói câu từ chối theo cách tích cực này có thể tránh được sự thương tổn về mặt tình cảm. "Nhưng ngay lúc này" có ý nghĩa như là sự hứa hẹn cho sau này, một kiểu mở ngõ cánh cửa đôi chút.

3) Chú ý lắng nghe và dành thời gian suy nghĩ: "Để tôi suy nghĩ đã...".

"Để tôi suy nghĩ đã..." Cái mẹo này sẽ giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ để kiếm lời từ chối khéo léo. Sau khi cân nhắc, nếu bạn vẫn muốn nói không thì hãy đơn thuần nói "không " và đưa ra lý do chính yếu. Người khác sẽ cảm kích vì bạn đã biết lắng nghe và coi trọng yêu cầu của họ (dù bạn từ chối).

4) Từ chối với vẻ hài hước.

"Tôi nghĩ chắc là không được đâu, vì tôi còn kém lắm" hoặc "Ồ! Nó có vẻ không tiện lắm". Phần lớn người ta sẽ không ép bạn phải giải thích, nhưng nếu bị hỏi, bạn chỉ cần nói: "Đó không phải là điều tôi quen làm, tôi sợ lại vướng nữa thì khổ".

5) Nói "không" với sự cảm thông và quyết đoán

Thỉnh thoảng, cách từ chối đơn giản nhất và tốt nhất là nói "không" một cách thẳng thắn. Đôi khi, khó từ chối nhất là những lời bóng gió và thở dài, họ sử dụng tình cảm để bạn phải trả lời đồng ý. Trong trường hợp này, một lời nói "không" với sự cảm thông và quyết đoán sẽ ngăn được hiều lầm. Nó giúp cả hai phía không bị đi sai hướng và lãng phí thời giờ. Bạn không bắt buộc phải luôn là người cứu hộ.

Theo các tâm lý, khó nhất là nói lời từ chối lần đầu tiên. Dù vậy, nếu bạn không thu được kết quả với lời từ chối lần đầu thì đó không phải là vấn đề. Bởi vì sau đó bạn sẽ dễ dàng hơn để từ chối lần thứ hai. Hãy nhớ, bạn luôn luôn có quyền nói "không" và hiếm khi bạn bị bắt buộc phải giải thích nó. Nếu thực hiện đúng cách, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tránh được những bực bội không đáng có bằng những lời từ chối nhã nhặn. Sự quyết đoán đó không phải là thái độ sỗ sàng, mà đó là sự thể hiện kính trọng của bạn đối với người khác và cả với chính mình.

Nghệ thuật giao tiếp của người lãnh đạo

Bạn có biết đối với các giám đốc, điều gì là đáng sợ hơn cả? Liệu đó có phải là những đòi hỏi ngày càng khắt khe của các cổ đông không?

Có thể, nhưng trên thực tế thì điều khiến cho các giám đốc của chúng ta phải mất ăn mất ngủ chính là việc phải thúc đẩy, khuyến khích khả năng tự sáng tạo và tư duy cho nhân viên của mình, đồng thời phải kiểm soát được suy nghĩ và hành động của họ.

Để làm được điều này, giám đốc điều hành cần có một trợ thủ với chức danh "cố vấn ngoại giao", nhưng chính thái độ và cách giao tiếp của các vị giám đốc trong công ty cũng là một yếu tố có sức tác động lớn. Vì thế để áp đặt được ý muốn của mình lên nhân viên và thu phục được họ, giám đốc phải là người có tài ngoại giao điêu luyện và có kỹ năng truyền đạt thông tin hiệu quả.

Mỗi cá nhân ngày nay thực hiện việc giao tiếp nhiều hơn bao giờ hết với sự giúp sức của các phương tiện thông tin hiện đại như nói chuyện qua Internet, các loại thông tin điện tử, hội thảo từ xa, ... nhưng liệu nhiều hơn có nghĩa là hiệu quả hơn?

Nếu bạn là một cố vấn ngoại giao, hay là một giám đốc, bạn cần cân nhắc lại các vấn đề sau:

• Việc liên lạc giữa ban giám đốc với các cổ đông một cách trực tiếp hay qua các phương tiện điện tử và thư từ đã hiệu quả chưa?

• Đối với các cổ đông giám đốc công ty có phải là người đáng tin cậy không?

• Làm thế nào để tạo được uy tín và chiếm được lòng tin của mọi người?

Việc mất uy tín trước nhân viên là cơn ác mộng của các giám đốc. Chỉ cần một lần lỡ lời hay một thiếu sót dù là nhỏ cũng có thể làm tan biến đi lòng tin và ủng hộ của họ đối với giám đốc. Lời khuyên dành cho các lãnh đạo công ty: hãy nghiên cứu kỹ những yếu tố có tác động lớn đến giao tiếp sau:

1. Nội dung cần truyền đạt: Tạo thói quen nêu bật nội dung bạn muốn truyền đạt ngay từ đầu cuộc nói chuyện và nêu lên những vấn đề mà thính giả của bạn quan tâm để thu hút sự chú ý.

2. Rõ ràng, mạch lạc: Cố gắng truyền đạt một cách thuyết phục và hấp dẫn nội dung đã xác định, làm cho thính giả hiểu vì sao họ cần phải lưu tâm đến điều bạn đang nói.

3. Diễn đạt bằng cử chỉ: Hãy nhớ rằng những gì bạn nhìn thấy hoặc trải qua tạo ấn tượng với bạn sâu đậm hơn những gì bạn nghe hay đọc được rất nhiều. Vì vậy, cần chú ý đến những chi tiết khác khi bạn nói như âm điệu, cử chỉ, tư thế đứng và cả âm lượng nữa.

4. Kênh giao tiếp: Trước tiên bạn cần xác định mục đích của cuộc nói chuyện là gì, là để thông báo, cam kết hay thuyết phục? Sau đó tìm hiểu xem người nghe thích giao tiếp bằng kênh nào, trực tiếp hay qua điện thoại, hay bằng thư điện tử? Khi có chuyện cần bàn bạc với các cổ đông thì bạn có thể dùng kênh giao tiếp trực tiếp, và sau đó xác định lại bằng văn bản.

Nếu bạn muốn người khác lắng nghe, bạn phải nói theo cách của họ. Có nghĩa bạn cần thể hiện rằng bạn quan tâm đến người nghe và hiểu họ muốn gì, cần gì.

Thử thách với tân giám đốc

Khả năng giao tiếp của giám đốc đôi khi quyết định sự sống còn của cả doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng bạn nhậm chức tổng giám đốc của một công ty hoàn toàn xa lạ với bạn, và nó lại đang gặp khủng hoảng về doanh thu, lợi nhuận và thị phần. Các cổ đông bắt đầu mất kiên nhẫn, và gây sức ép buộc ban lãnh đạo công ty phải giải trình việc này. Tất cả phụ thuộc vào bạn. Bạn sẽ làm gì để giữ được uy tín của mình và lòng tin của cổ đông đây?

Bước đầu tiên, bạn cần đọc được tâm trạng của các cổ đông. Họ muốn biết điều gì? Và công ty đáp ứng được bao nhiêu phần trăm mong đợi của họ?

Dĩ nhiên, họ muốn biết về tình hình lợi nhuận của công ty. Vậy thì hãy tránh tỏ ra quá tự tin khi nói đến vấn đề đó, nhưng cũng không cần phải bi quan. Hãy nhớ, đừng đi vào chi tiết, chỉ nêu ra phương hướng và mục tiêu cho hoạt động. Cần phải tổ chức một cuộc gặp trực tiếp với các cổ đông và báo chí. Thái độ và niềm tin của giám đốc sẽ là vật bảo đảm giúp cho công ty giữ được danh tiếng và cổ phiếu không bị sụt giá đột ngột, nếu không bạn và công ty của bạn sẽ chẳng còn gì. Đồng thời, bạn cũng sẽ chiếm được niềm tin của các nhân viên trong công ty.

Đối với một doanh nghiệp, tăng trưởng lợi nhuận và giá cổ phiếu giữ ở mức cao đã là một thành công lớn. Nhưng sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp cần nhiều hơn thế, cụ thể là mối quan hệ gắn bó giữa ban lãnh đạo, nhân viên, các cổ đông, khách hàng và bạn hàng chiến lược. Sự gắn bó ấy chỉ có thể tạo được qua giao tiếp. Sâu xa hơn nữa, điều đó phụ thuộc vào chính khả năng nhìn nhận của giám đốc.

Vì thế, một giám đốc giỏi cần phải:

• Hiểu rõ ảnh hưởng của thái độ và hành động của người lãnh đạo tác động đến văn hoá công ty và tâm lý của nhân viên như thế nào để có trách nhiệm hơn với bản thân.

• Nâng cao khả năng giao tiếp và truyền đạt quan điểm và mục tiêu mới của doanh nghiệp.

• Nâng cao nhận thức của ban giám đốc và nhân viên về tầm quan trọng của việc truyền đạt và giao tiếp, cũng như vai trò của chính họ trong việc tạo ra môi trường giao tiếp lành mạnh và hiệu quả trong công ty.

• Xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược của doanh nghiệp và hành động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, tại sao điều đó lại quan trọng và cách thức thực hiện. Người lãnh đạo có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch và hiện thực hoá các dự tính ấy.

• Tạo điều kiện cho ban giám đốc có thể trao đổi tự do và thoải mái về các vấn đề dù lớn hay nhỏ trong công ty mà không cần phải tổ chức họp trong mọi trường hợp. Qua đó, chính các giám đốc sẽ phải rèn luyện khả năng giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp của mình.

• Tìm ra một nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin giữa các cấp và động viên nhân viên cho đến cấp thấp nhất. Những người đó phải được đào tạo tốt về kỹ năng để truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, súc tích mà vẫn đầy đủ nội dung và dễ hiểu, trong trường hợp cần thiết có thể tổ chức thảo luận để lấy ý kiến.

• Luôn nhớ tóm tắt lại nội dung của các quyết định đã đạt được bằng văn bản và gửi đến tất cả các nhân viên.

• Thường xuyên nhận xét và góp ý: cần tìm hiểu thái độ và phản ứng của các cổ đông đối với những thay đổi trong công ty và hiệu quả của việc truyền đạt theo cách thức mới đối với hoạt động của công ty để điều chỉnh kịp thời.

Bạn sẽ thấy tác động của những yếu tố trên trong việc gắn kết các thành viên và bộ phận của công ty, bởi khi họ giao tiếp dễ dàng hơn thì sẽ hợp tác với nhau hiệu quả hơn. Qua đó, toàn bộ nhân viên sẽ được phổ biến thông suốt về mục tiêu chiến lược và con đường phát triển của doanh nghiệp, nhờ vậy mà năng lực hoạt động và nhiệt tình của họ sẽ được huy động tối đa.

Nghệ thuật tạo thiện cảm khi giao tiếp

Bạn có luôn chuẩn bị chu đáo trước khi gặp ai đó? Bạn có để ý đến trang phục, trang sức hay nước hoa của mình? "Trang phục là thông điệp không lời, cách bạn mặc cũng là cách để bạn chuyển tải thông tin", hoa hậu Ngọc Khánh chia sẻ. Quả thật, một bộ trang phục có giá trị không hẳn lúc nào cũng thích hợp và tôn lên bạn là ai!

Đến một buổi xin việc trong vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng, bạn lại mặc quần jeans đánh bạc, áo pull; hay đến gặp đối tác là một chuyên gia thời trang trong một quán cà phê trẻ trung, bạn lại "kín cổng cao tường" trong bộ sơ mi tuềnh toàng và cổ điển..., thì có thể bạn đã mất điểm từ cái nhìn đầu tiên của những người mà bạn sắp giao tiếp. Hay trang sức quá cồng kềnh, hoặc không hợp tuổi? Nước hoa thì quá nặng mùi, mà bạn không biết chắc người gặp mình có bị chứng dị ứng với những loại mùi hương hay không!...

Một "nghệ thuật" rất quan trọng để đem đến thiện cảm trong giao tiếp chính là ngôn ngữ của bạn. Câu nói của ông bà ta "Chim khôn hót tiếng rảnh rang/ Người khôn nói tiếng dịu dàng dễ nghe"... xem chừng không bao giờ sai. Một giọng nói nhẹ nhàng, thanh tao; lên giọng, xuống giọng đúng lúc sẽ luôn dễ dàng đi vào lòng người hơn đó là những nói oang oang một cách không ý thức.

Một cán bộ nhân sự ngân hàng Vietcombank bộc bạch: "Tôi rất bức xúc khi thấy không ít bạn SV thực tập, hoặc SV mới ra trường, dù đã được huấn luyện trước, nhưng hình như không có ý thức mở một nụ cười và lời chào thân thiện khi gặp những đồng nghiệp đi trước trong cơ quan.

Tôi nghĩ nhà trường phổ thông hoặc giảng đường ĐH cần có hình thức giáo dục những kỹ năng sống này cho các bạn trẻ ấy, bởi đó là những điều quan trọng trong cuộc sống và làm người khác có thể yêu hay ghét bạn dù chưa nói với nhau lời nào"...

Để ghi điểm, bạn còn phải ghi nhớ những chuyện tưởng chừng như nhỏ mà không nhỏ: tên gọi của người đang trò chuyện với bạn. Lần sau khi gặp lại, bạn có thể quên nhưng hãy khéo léo xin lỗi họ là bạn quên, thay vì gọi họ bằng những danh xưng "cô ấy ơi", "chị ấy ơi"... trong khi tuổi tác và vai vế của bạn không cho phép.

Ngoài ra, nếu ghi nhớ về sở thích của họ thì càng tốt cho bạn, sẽ giúp bạn dễ chiếm cảm tình của họ hơn. Và cả lời khen, bạn có "tiết kiệm" lời khen không? Một lời khen cho vợ, cho chồng, cho con và rộng hơn đó là đồng nghiệp... - bạn có thường xuyên gửi đến họ đúng cách, đúng lúc, hay bạn cho đó không là chuyện quan trọng.

Lắng nghe cũng là một nghệ thuật, từ ánh mắt đến tư thế của bạn. Bạn hãy tập cho mình một cách lắng nghe đúng mực, đôi mắt không quá "dán sát" vào người đang nói, hoặc lại không có sự tập trung; những cái gật đầu nhè nhẹ khi đang nghe người khác nói cũng sẽ giúp mọi người đánh giá cao bạn. Quan trọng, bạn cũng nên ghi nhớ: Nói thật ít và lắng nghe thật nhiều...

Giao tiếp là một hoạt động mà bạn phải đối mặt thường xuyên, mọi lúc, mọi nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với một người đến đám đông. Để hoàn thiện, bạn cần cả một quá trình và đôi lúc cần được học bài bản. Bởi có được sự thiện cảm trong giao tiếp, bạn sẽ dễ dàng thực hiện được nhiều điều bạn mong muốn...

Những nguyên tắc trong giao tiếp của chị em văn phòng

Dưới đây là 6 nguyên tắc trong giao tiếp với đồng nghiệp khác giới mà chị em cần tránh:

1. Không nên có quan hệ riêng tư ngoài công việc

Thông thường bạn bè là người chúng ta nghĩ đến đầu tiên khi gặp khó khăn, nhưng bạn tốt đến đâu cũng gặp phải những rắc rối về lợi ích cá nhân và dễ gây nên mâu thuẫn.

Mối quan hệ quá mức riêng tư giữa các đồng nghiệp giống như bom hẹn giờ, khi lợi ích cá nhân bị xâm phạm sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ này.

2. Nhiệt tình với đồng nghiệp

Học cách mỗi ngày đến công ty luôn vui vẻ chào hỏi đồng nghiệp. Không nên phân biệt cấp trên, dưới giữa tổng giám đốc, chủ quản, nhân viên phòng tài liệu, bảo vệ hay nhân viên dọn vệ sinh...Bạn cần nhớ rằng, tôn trọng người khác chính là tôn trọng bản thân.

3. Thường xuyên khen ngợi người khác

Chăm sóc vẻ bề ngoài chu đáo chính là sự khởi đầu công việc tốt đẹp, trang phục hợp lý, trang điểm điềm đạm, tạo tâm trạng thoải mái giữa đồng nghiệp và không khí vui vẻ trong văn phòng. Đừng quên khen ngợi đồng nghiệp, không nên ngại ngùng bởi thực tế mọi người luôn sẵn lòng chấp nhận những lời khen.

4. Thường xuyên giao lưu và luôn tôn trọng sếp

Không ít nữ nhân viên xa lánh các nam lãnh đạo do sợ bị người khác bàn tán. Thực tế, quá trình giao lưu với đồng nghiệp sẽ tạo nên không khí làm việc thuận lợi. Đương nhiên thời gian tốt nhất để tiếp xúc với cấp trên chính là khi làm việc, ví dụ cùng ăn trưa.

5. Tặng quà và tạo mối quan hệ thân thiết

Hãy tặng quà cho đồng nghiệp khi họ có tin vui như thăng chức, sinh nhật hay nhận bằng cấp...để thể hiện thiện ý của bạn . Một hộp kẹo sô cô la, lọ nước hoa, ví đựng tiền... món quà tuy nhỏ nhưng có ý nghĩa rất lớn.

6. Hiệu quả công việc thay đổi hình tượng không tốt

Những nữ nhân viên xinh đẹp thường bị coi là bình hoa di động, do đó họ cần chăm chỉ nỗ lực làm việc. Thể hiện được quan điểm bản thân, thái độ rõ ràng, dám chịu trách nhiệm và thành thật trong công việc luôn tốt hơn hành vi bao biện.

Thành công qua cách bắt tay

Qua cách bắt tay bạn có thể để lại cho người tiếp xúc những ấn tượng sâu sắc. Một cái bắt tay hoàn hảo chính là chìa khóa để dẫn tới thành công do vậy hãy giành một chút thời gian để ghi nhớ các kĩ năng cần thiết.

Cách đứng và bắt tay

Một cái bắt tay thường được thực hiện khi đang đứng ở vị trí đối diện trừ trường hợp đối tác của bạn cũng đang ngồi. Đứng dậy chính là biểu hiện bạn tôn trọng đối tác cũng như đang tôn trọng chính bản thân mình. Nếu bạn đang ngồi hãy đứng dậy khi cái bắt tay sắp diễn ra. Sau đó thực hiện bắt tay theo đúng các bước hướng dẫn dưới đây. Bạn chỉ được ngồi xuống khi đối tác đã đi khỏi hay ngồi xuống cùng bạn.

Các bước thực hiện một cái bắt tay thành công

- Hãy đặt một chân ở phía trước đối tác và lấy đó làm điểm tựa để vươn nhẹ về phía trước.

- Nhìn vào mắt người đối diện và nở một nụ cười trong khi đưa tay ra. Quan trọng là bạn hãy cố gắng tránh nhìn vào tay bởi chúng biết cách làm thế nào để tìm thấy nhau mà không cần sự trợ giúp của đôi mắt (các đấng mày râu nên nhớ không bao giờ nhìn xuống tay phụ nữ trong khi bắt tay vì điều đó có thể gây hiểu lầm rằng bạn đang nhìn vào phần ngực của cô ấy và sẽ khiến họ không thoải mái, và chắc chắn bạn sẽ khó giao dịch thành công trong vụ kinh doanh này).

- Lòng bàn tay nên có sự tiếp xúc hoàn toàn trong khi các ngón tay siết chặt vừa đủ.

- Rung tay khoảng ba đến bốn lần trong khi mắt nhìn vào đối tác.

- Thực hiện một cuộc trò chuyện nhỏ cho đến khi hai tay tách rời một cách tự nhiên.

Đảm bảo rằng

- Tay bạn sạch và khô ráo

- Bàn tay mềm mại (sử dụng kem dưỡng da nếu cần thiết)

- Móng tay được cắt sửa cẩn thận

- Ngón tay được xòe rộng tự nhiên.

- Hơi thở thơm tho.

- Hàm răng phải sạch sẽ, và không có bất cứ mảng bám thức ăn nào.

Bắt tay trong buổi phỏng vấn xin việc

Ấn tượng mà bạn muốn để lại qua cái bắt tay trong buổi phỏng vấn đó là sự chuyên nghiệp, chân thành và tự tin. Hãy học cách bắt tay khi bắt đầu và kết thúc buổi phỏng vấn.

Cái bắt tay của bạn có thể bắt đầu với câu như "Xin chào bà X, tôi là Jane Smith và tôi rất hân hạnh được gặp bà. Tôi rất hy vọng được học hỏi nhiều hơn từ bà và từ công ty". Khi bắt tay để kết thúc buổi phỏng vấn bạn nên nói "Bà X, tôi rất vui khi được nói chuyện cùng bà và được hiểu thêm về công việc này. Tôi hy vọng những gì bà cảm nhận về tôi sẽ giúp bà quyết định tôi có phải là người phù hợp với vị trí công việc này hay không".

Luôn ghi nhớ để tăng hiệu quả cho những gì bạn nói bạn hãy luôn giữ liên lạc qua ánh mắt và nở một nụ cười ầm áp trên môi. Đừng bao giờ bỏ qua cái bắt tay khi mở đầu và kết thúc buổi phỏng vấn bởi vì chúng chính là một trong những dấu ấn vô cùng quan trọng trong buổi phỏng vấn.

Bây giờ bạn đừng do dự hãy đứng dậy tìm người gần nhất với bạn và bắt đầu thực hành một cái bắt tay thắng lợi. Bạn sẽ nhận thấy một cái bắt tay hoàn hảo sẽ để lại ần tượng tốt đẹp và rất đáng ghi nhớ...chắc chắn sẽ đem lại những thành công bất ngờ cho bạn.

Tạo ấn tượng khi trò chuyện

Khi mỉm cười trong lúc trò chuyện, bạn sẽ tạo được nơi người đối diện cảm giác thân ái, cởi mở và và sẵn lòng giao tiếp. Tuy nhiên, dù là đứng hay ngồi, sẽ là khôn ngoan hơn nếu như bạn xoay người trực diện với người cùng trò chuyện.

Quay lưng hoặc nhìn nghiêng chỗ khác là dấu hiệu cho thấy bạn sẵn sàng ra đi ngay khi có cơ hội, và người khác sẽ không có ấn tượng tốt về bạn. Hơi nghiêng người về phía trước là một "kỹ thuật mềm mại" và hữu dụng. Nó đưa ra thông điệp sau đây: "Tôi rất quan tâm những điều bạn đang nói với tôi". Kỹ thuật này có thể tăng phần hữu ích, nếu như bạn muốn người đối diện nhắc lại những điều họ vừa nói xong.

Thế nhưng, sau khi đã áp dụng hết tất cả những "kỹ thuật mềm dịu" lẫn nụ cười thân ái rồi, mà tại sao người đối diện vẫn tỏ ra "đóng băng" trước bạn? Trước tiên, hãy kiểm tra lại bạn có đứng quá gần họ không? Ai cũng cần một không gian cá nhân. Hãy lui về sau, chừa một khoảng cách độ ba bước chân với họ, và duy trì giao tiếp qua ánh mắt trong lúc trò chuyện.

Nếu chẳng còn gì để nói, hãy thử áp dụng một trong những chiến thuật dễ nhất là "vuốt đuôi" - tức là nhắc lại một vài từ cuối câu nói của người khác, để cho thấy là bạn đang quan tâm sát sao đến đâu. Chẳng hạn như khi có người nói với bạn: "Khó khăn lắm tôi mới đến được đây. Xe của tôi bị hỏng nặng!", thì bạn có thể nhắc lại: "Xe của bạn bị hỏng nặng ư?". Động tác này thường khuyến khích họ cung cấp thêm nhiều thông tin về đề tài.

Một số người - đặc biệt là những người sống tự nhiên, thoải mái - có khuynh hướng hay chạm vào người khác trong lúc trò chuyện, để chứng tỏ mối quan tâm của mình, đặc biệt là khi người khác tỏ ra buồn bã hay hoang mang. Tuy nhiên, đây có thể là một sai lầm. tiếp xúc do và chạm - ngoại trừ lần bắt tay đầu tiên mà bạn có thể là người chìa tay ra trước - nên được tránh tối đa. Chuyên gia tâm lý Gay Gooer giải thích: "Va chạm vào cơ thể người khác sẽ đóng lại mọi tiếp xúc, bởi vì bạn đang xâm lấn vào không gian cá nhân của họ. Nếu họ là người sống hướng nội, nhút nhát, thì bạn có thể đã xóa bỏ hết tác động của những gì mình vừa nói với họ. Bạn có thể bị hiểu lầm theo nghĩa tiêu cực".

Khi trò chuyện, người ta thường có khuynh hướng cao giọng, đặc biệt là khi nóng nảy, bồn chồn, lo sợ. Không ai có thể nghe những âm thanh ấy được lâu mà không cảm thấy bực bội. để hạ giọng xuống và cải thiện ngữ điệu cũng như độ biến thiên của tình tiết, bạn hãy tập thở từ cơ hoành, hít sâu và dài hơi. Bạn sẽ bớt căng thẳng và diễn đạt tư tưởng tốt hơn.

Trong lúc người khác nói, hãy áp dụng "kỹ thuật mềm dịu" cuối cùng là gật đầu. Đấy không những là sự diễn đạt cởi mở, rằng bạn đang nghe, mà còn là bạn đang hiểu những gì người khác nói. Nếu vừa gật đầu vừa nhoẻn miệng cười thân ái, tức là bạn đã đồng ý! Thậm chí, bạn còn có thể dùng kỹ thuật này nếu như bạn là người đang nói. Hãy gật đầu trong lúc đặt câu hỏi: "Mình nghĩ rằng điều này rất quan trọng, cậu có đồng ý không nào?". Thông thường thì người khác sẽ gật đầu theo, và mở ra kênh giao tiếp giữa hai người.

Để bảo đảm thành công khi trò chuyện, hãy nhớ tên người mình vừa tiếp xúc. Họ sẽ rất vui khi được nhớ tên, được để lại ấn tượng tốt trong bạn. Điều này thật khác hẳn với cảnh lúng túng, gãi đầu gãi tai vì không thể nhớ được cái tên cần nhớ.

Ngoài việc nói và đặt câu hỏi, bạn cũng đừng quên nghệ thuật lắng nghe. Nếu có thể, hãy cố gắng hòa hợp những gì bạn đã biết về họ với những thông tin mà họ đang cung cấp. Hãy để họ hoàn tất những gì đang nói dở, đừng vội vàng "lấp vào chỗ trống" bằng những suy nghĩ cá nhân của mình.

Khi tham gia vào một câu chuyện diễn ra từ trước, bạn hãy cẩn thận đừng xen vào giữa họ. Hãy đứng ở ngoài vòng, hướng người đối diện về phía "diễn giả" đang nói. Cuối cùng, khi có một người mời gọi tham dự thì bạn hãy bước vào. Nếu đây là chuyện riêng tư, làm ăn của họ, tốt nhất là bạn không nên xâm phạm vào.

Đừng quên việc tập trung vào tình huống. Trò chuyện với người khác mà đầu óc lơ mơ, nghĩ về những chuyện xa xôi đâu đâu, thì bạn rất dễ làm họ buồn lòng, tủi thân.

Tự tin trong giao tiếp

Giao tiếp tại công sở hay trong kinh doanh hiện nay đa dạng hơn nhờ fax, e-mail, hội nghị từ xa, điện thoại di động (ĐTDĐ)...

Phong cách nghề nghiệp

* Hãy tạo cho mình một bề ngoài trông cảm giác vui tươi, khỏe mạnh, thể hiện cách ăn mặc, đầu tóc,... lịch sự, mang phẩm chất chuyên môn.

* Cần chú ý đến mọi hành vi, cử chỉ, tác phong nhanh nhẹn, đừng lề mề.

* Hãy lịch sự, an cần với mọi người, cởi mở trong giao tiếp hai chiều.

* Nên học cách chấp nhận các ý kiến và thử thách mới bằng sự hào hứng và lòng nhiệt tình, tập cách làm việc hiệu quả dù dưới sự cưỡng bách.

* Tạo thái độ tích cực trong cuộc sống để tránh bị pha lẫn trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể, nâng cao khả năng ngay từ ban đầu, đừng thụ động, nhưng cần tế nhị chứng tỏ những kỹ năng và tài năng của mình.

* Phải luôn sẵn sàng tiếp thu và sửa chữa các sai sót, tránh tính hoài nghi và châm biếm.

* Biết cách tìm tòi, học hỏi mọi thứ để bổ sung cho công việc nhằm phát triển khả năng lãnh đạo của mình.

Xã giao trong văn phòng

* Chào hỏi hàng ngày những người cùng cơ quan, gọi tên theo tập quán, văn hóa trong cơ quan.

* Đối với nhân viên mới, nên giúp đỡ họ, giới thiệu người mới đến với các nhân viên khác trong văn phòng khi vó dịp. Có thể mời họ dùng cơm trưa với mình ở một vài bữa đầu, nên dành thời gian để hướng dẫn cho họ về những nội qui, qui tắc trong công ty.

* Nếu bạn là nhân viên mới, đừng bao giờ là người chỉ trích, chê bai và không nên tỏ ra thân thiện và tự nhiên quá sớm

* Chú ý khi giao tiếp với những người lớn tuổi trong cơ quan

Giao tiếp với cấp dưới

Mục đích và cách thức tiến hành: nhà quản trị tiếp xúc với nhân viên nhằm:

* Kiểm tra sự thực hiện quyết định quản trị.

* Đánh giá tiến độ công việc.

* Đánh giá năng lực làm việc, đạo đức, chuyên môn.

* Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng nhân viên.

Các nguyên tắc giao tiếp với cấp dưới:

* Hãy tin và tín nhiệm nhân tài.

* Hãy biết dùng người.

* Hết sức quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân tài.

* Hãy lắng nghe ý kiến cấp dưới.

* Hãy tôn trọng và quan tâm cấp dưới.

* Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim.

* Đừng bao giờ quên lời hứa.

* Phải biết khen chê kịp thời.

Giao tiếp với cấp trên cần chú ý

* Phải tuân theo trật tự, đẳng cấp, nguyên tắc làm việc, không được vượt cấp.

* Cần phản ánh thường xuyên công việc (báo cáo).

* Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư.

* Phải biết quý trọng thời gian, cần báo cáo ngắn gọn, rõ ràng.

Đào tạo Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong cả cuộc sống ngày thường lẫn trong công việc. Bạn phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp như thế nào?

Để giao tiếp tốt trước hết bạn cần phải cởi mở. Nếu bạn luôn giữ một vẻ ngoài khó gần thì chắc chắn sẽ chẳng có nhiều người muốn tiếp xúc với bạn và do đó bạn sẽ không có nhiều cơ hội để giao tiếp.

Đi kèm với sự cởi mở là một vẻ ngoài thật thân thiện. Khi bạn đến bắt chuyện hay chuẩn bị nói chuyện với ai tốt nhất nên giữ một nụ cười luôn nở trên môi hoặc một ánh mắt chia sẻ chân thành (trong trường hợp không thích hợp để cười). Người đối diện sẽ cảm thấy thật dễ chịu, thoải mái và tin cậy khi nói chuyện với bạn. Nụ cười sẽ làm cho những căng thẳng trong công việc tiêu tan đi hết.

Chia sẻ là một hành động có thể gắn kết con người lại với nhau rất nhanh. Hãy chia sẻ với họ những kiến thức, kinh nghiệm bạn đã học được trong cách giải quyết vấn đề, trong lĩnh vực chuyên môn của bạn. Đến lượt họ khi cảm thấy tin tưởng bạn cũng sẽ chia sẻ những hiểu biết của họ cho bạn. Như vậy cùng một lúc bạn vừa thu được kiến thức lại vừa có thêm những người bạn.

Giao tiếp tốt không có nghĩa là bạn cứ thao thao bất tuyệt không để cho người khác kịp nói lời nào. Lắng nghe cũng là một trong những kỹ năng giao tiếp rất quan trọng. Trong công việc, nếu bạn không lắng nghe thì làm sao bạn nắm được những yêu cầu của sếp, đồng nghiệp và khách hàng để thực hiện?

Để có kỹ năng giao tiếp sắc bén hơn

Chúng tôi cần người có khả năng giao tiếp! Hãy giơ tay lên nếu bạn nghe được câu này ít nhất một nghìn lần. Trong thực tế, bạn chắc chắn đã nghe nó quá nhiều tới mức câu nói trên trở thành vô nghĩa.

Giao tiếp là đầu mối giữ mọi người trong một tổ chức lại với nhau. Nó là phương tiện để chúng ta trao đổi ý kiến, học hỏi từ nhau và có lẽ quan trọng nhất là kết nối mọi người với nhau. Giao tiếp và các kỹ năng giữa cá nhân vẫn luôn duy trì vị trí đầu bảng trong danh mục các vấn đề cần lưu tâm của nhà tuyển dụng.

Vậy thì tại sao chúng ta lại bỏ qua tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp cho tới lúc nó trở thành một vấn đề được bàn luận? Lý do đầu tiên có lẽ là bởi vì chúng ta không dành thời gian để suy nghĩ một cách cụ thể xem giao tiếp thế nào cho hiệu quả.

Dưới đây là bài phỏng vấn của New York Times với Richard Anderson, CEO của Delta Airlines. Trong cuộc phỏng vấn Anderson đã định rõ những kỳ vọng của ông dành cho kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

1. Hiểu rõ nền tảng căn bản

Anderson cho rằng: "Mọi người thực sự có thể kiểm soát được từ ngữ qua viết và nói. Biểu lộ bản thân rất tốt bằng lời nói, cũng như trên giấy hay qua email. Thất bại trong giao tiếp một cách mạch lạc khiến người nghe không chắc chắn về thứ họ kỳ vọng ở người trình bày.

2. Suy nghĩ một cách rõ ràng về điều sẽ nói

Anderson không phải là một fan nhiệt thành của chương trình PowerPoint. Những gạch đầu dòng không có "chủ ngữ, động từ và tân ngữ" không thể truyền tài được "toàn bộ suy nghĩ". Theo quan điểm của Anderson, Powerpoint bản thân nó không có vấn đề gì cả, nhưng vấn đề nằm ở những người dùng nó như một gợi ý để suy nghĩ. Có quá nhiều nhà quản lý sử dụng nó như một bộ khung để suy nghĩ thay vì bổ sung hay mở rộng ý cho nó.

3. Chuẩn bị cho các cuộc họp

Tài liệu cho các cuộc họp nên được phân bố trước và làm một cách rõ ràng, súc tích. Anderson cũng muốn các buổi họp phải được "bắt đầu đúng giờ". Đó là toàn bộ quá trình chuẩn bị. Có rất nhiều buổi họp đi lạc đề trước khi nó được bắt đầu vì các nhà quản lý và nhân viên không dành thời gian để suy nghĩ về điều họ sẽ nói.

4. Tham gia vào thảo luận

Anderson khẳng định "Tôi muốn các cuộc tranh luận. Tôi muốn nghe quan điểm của mọi người, vì vậy bạn cần hỏi nhiều hơn là trình bày bài phát biểu". Lỗi này thường xuyên gặp phải trong các cuộc họp do sức ép về thời gian hạn chế hoặc do cảm giác quá quan trọng, các nhà quản lý không làm rõ rằng họ muốn nghe các ý kiến khác nhau. Cách tiếp cận này thường dẫn tới kiểu "suy nghĩ nhóm" bởi vì không ai nêu ra ý kiến của mình cả.

5. Lắng nghe người khác nói

Thảo luận sẽ là vô nghĩa nếu không ai nghe ai nói cả. Anderson không thích nhìn những nhà quản lý kiểm tra điện thoại trong cuộc họp. Làm như vậy là thiếu tập trung và cũng na ná với việc đọc một bài báo trong suốt cuộc họp. Chúng ta thường dành nhiều thời gian cho các kỹ năng nói và viết mà quên mất kỹ năng nghe. Vì vậy, rất nhiều nhà quả lý đã kết thúc cuộc họp mà không thu được thông tin gì và vì vậy cũng không kịp chuẩn bị để đối phó với những vấn đề đang tranh luận có thể trở thành những vấn đề tron thực tế. Dành thời để lắng nghe có thể đi tắt đón đầu được những thảm họa này.

Nếu "định giá" đúng các kỹ năng giao tiếp, các tổ chức, công ty sẽ tuyển dụng và đào tạo thành công những người có kỹ năng ấy.

Theo Bài viết của John Baldoni trên Harvard Business Publishing -

Để giao tiếp thuyết phục hơn

Thúc đẩy đối ứng

Một hành động tốt sẽ tạo ra một hành động tốt khác. Bất cứ sự giúp đỡ nào mà bạn làm ngày hôm nay có thể được đáp trả sau này:

- Ủng hộ ý tưởng của một đồng nghiệp trong cuộc họp trong khi những người khác tỏ ra thờ ơ.

- Chia sẻ các thông tin bổ ích với đồng nghiệp trong bộ phận khác của công ty không có điều kiện tiếp xúc với thông tin đó.

- Nhiệt tình giúp đỡ một người trong nhóm hoàn thành một bản thuyết trình hoặc chuẩn bị bài thuyết trình đó.

Tập trung vào những điểm mạnh của người khác

Khơi dậy ý kiến và cách ứng xử trước đây

"Gán cho", như bạn có thể tưởng tượng, đặc biệt hiệu quả với những người đánh giá cao năng lực đưa ra quyết định của bản thân.

Bạn càng có nhiều mối quan hệ chặt chẽ, bạn càng có thể làm cho người khác ủng hộ bạn khi cần.

4 kỹ năng của nhà đàm phán giỏi

Sự thành bại trong công việc ký kết hợp đồng rất quan trọng đối với hoạt động doanh nghiệp. Khéo nói, gặp may và có duyên chưa hẳn làm nên một nhà đàm phán giỏi. Xin gợi ý một số kỹ năng "vàng" để ứng dụng khi đàm phán ký kết hợp đồng.

Liệt kê lợi ích khách hàng được hưởng

Khi đàm phán hợp đồng, bạn phải luôn nhấn mạnh đối tác sẽ được lợi gì sau khi ký kết.

Liệt kê thành danh sách các lợi ích như tiền hoa hồng, chiết khấu, phương thức thanh toán, hậu mãi... Trình bày rõ ràng, không bỏ sót để gây ấn tượng mạnh cho đối tác.

Sử dụng bảng biểu, mô hình, con số

Ngày nay, người ta không có thời gian để đọc những trang báo cáo đặc kín chữ. Lập luận trong đàm phán của bạn cần phải trình bày dưới dạng bảng biểu, con số, mô hình, nhất là khi gửi báo cáo qua email, fax hay thư tín. Khi phải trình bày trước cử tọa đông người, bảng biểu và mô hình lại càng không thể thiếu.

Bạn nên sử dụng Power Point, phần mềm tuyệt vời để mô tả vấn đề bằng ngôn ngữ bảng biểu. Hãy đầu tư thời gian học phần mềm này. Khoản tiền đó sẽ sinh lãi lớn đấy!

Phải biết cách nhượng bộ đối tác dần dần

Nhà đàm phán kinh nghiệm chỉ nhượng bộ dần dần và bạn phải tạo ấn tượng với đối tác rằng đã nhượng bộ nhiều lần.

Giao hàng ngay hay sau 5 ngày, 10 ngày rồi 15 ngày; thanh toán ngay hay thanh toán trước 80% là sự nhượng bộ về điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán.

Bất kỳ điểm nào trong hợp đồng cần đàm phán, bạn phải có phương án, đưa ra nhiều nấc thang nhượng bộ để đạt hiệu quả cao.

Phải nói nhiều trong buổi đàm phán

Nói nhiều sẽ đạt hiệu quả cao hơn nói ít. Điều này càng đúng khi bạn và đối tác chưa biết nhiều về nhau, chưa có thời gian dài hợp tác. Trong trường hợp này, nói ít sẽ cầm chắc thất bại.

Tất nhiên, bạn phải nói những điều có lý và lập luận chính xác. Nói nhiều có giá trị thuyết phục người nghe và điều này ảnh hưởng đến quyết định ký kết hợp đồng của họ.

6 cách gây ấn tượng với đối tác

Bạn là người thường xuyên gặp gỡ các đối tác? Vậy bạn đã bao giờ nếm mùi thất bại? Nếu có hãy thử tìm hiểu xem mình còn thiếu sót điều gì nhé!

Là bộ mặt của công ty, bạn phải thể hiện thế nào để đối tác thấy được tác phong trong công việc của công ty mình. Nếu làm ẩu, bạn sẽ đánh mất tất cả những cố gắng của các nhân viên khác.

Để thiết lập được một mối quan hệ tốt trong làm ăn, trước tiên bạn phải biết cách gây ấn tượng với đối tác. Hãy học cách "bắt" đối tác phải nhớ tới mình ngay sau lần gặp đầu tiên.

Trước tiên, bạn nên nhớ, không chỉ chú ý gây ấn tượng khi gặp trực tiếp mà ngay cả khi giao tiếp qua e-mail, điện thoại, bạn cũng phải tìm cách ghi dấu ấn tốt với người bên kia.

Vậy thì hãy học nhanh một chút mẹo nhỏ để khỏi phải làm họ thất vọng.

1. Ăn mặc ấn tượng

Thật ra, ăn mặc ấn tượng luôn luôn có lợi ở mọi hoàn cảnh và điều đó càng có lợi hơn trong kinh doanh, giao tiếp làm ăn. Ấn tượng ở đây không có nghĩa là gây sốc. Bạn nên mặc làm sao để thể hiện sự nền nã, sang trọng, lịch sự nhưng vẫn toát lên được cá tính của mình. Điều quan trọng hơn cả là hãy diện một bộ đồ vừa vặn với mình, làm tôn lên vẻ đẹp cơ thể vì cái đẹp luôn gây ấn tượng tốt. Hơn nữa, khi bạn mặc đẹp, bạn chắc chắn được ghi thêm điểm ở sự tự tin.

Bạn cần chọn một bộ trang phục phù hợp với hoàn cảnh. Nếu bạn hẹn đối tác ở một bữa dạ tiệc, không nhất thiết cứ phải đóng bộ đồ văn phòng. Đừng quá cầu kỳ trong các chi tiết nhưng nên chú ý đến chất liệu vải và tuyệt đối không mặc đồ nhàu. Một bộ quần áo nhếch nhác khiến đối tác nghĩ công việc kinh doanh của bạn không tốt.

2. Nói năng rõ ràng

Không gì bực bội hay khó chịu hơn việc phải giao tiếp với một người mà không hiểu họ đang nói gì. Nói quá nhỏ, người đối diện phải căng tai ra và luôn luôn phải hỏi lại. Nói quá to thì tất nhiên là bất lịch sự. Cũng đừng nói quá nhanh hay quá ề à, gây ức chế cho người đang lắng nghe. Tóm lại, việc nói rõ ràng, dễ hiểu cũng không quá khó, chỉ cần bạn chú ý tập luyện một chút là được.

3. Thường xuyên sử dụng tên

Hãy dành ít phút để nghĩ xem gần đây bạn đã gặp những ai và ghi nhớ tên của họ. Chắc chắn bạn sẽ gây ngạc nhiên thích thú cho đối tác khi bạn gọi đúng tên họ giữa đám đông dù cả hai đã không liên lạc với nhau nhiều tháng rồi.

Nếu đối tác trùng tên với bạn thì chắc hẳn cuộc trao đổi công việc sẽ thân thiết hơn rất nhiều.

Hãy thường xuyên gọi tên của họ trong lúc nói chuyện, đồng thời tự xưng tên mình để tạo độ thân mật và "ghi" tên bạn vào bộ nhớ của họ. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không nhớ rõ lắm thì chớ gọi bừa. Không gì tệ hơn là gọi nhầm tên người đối diện.

Nếu trí nhớ của bạn không tốt, sau mỗi buổi gặp gỡ, hãy ghi tên người bạn vừa gặp vào một cuốn sổ kèm theo những thông tin liên quan (chức vụ, tên công ty, tính cách, vóc dáng...) rồi thỉnh thoảng giở ra xem lại.

4. Hóm hỉnh, hài hước

Hài hước luôn gây ấn tượng nếu được sử dụng khôn ngoan và đúng lúc. Một chút hóm hỉnh sẽ thay đổi chút không khí trang trọng buổi giao tiếp ban đầu. Nếu đối tác đang gặp phải tình huống khó xử hoặc vừa gây ra việc gì không hay, bạn có thể vận dụng khả năng hài hước của mình để gỡ rối giúp họ, họ sẽ rất cảm ơn bạn đấy.

Tuy nhiên không phải lúc nào cũng nói đùa. Luôn luôn cợt nhả khiến bạn đánh mất sự nghiêm túc cần thiết. Đùa quá đà còn gây khó xử cho người khác. Vì vậy, trước khi đưa ra một câu nói đùa, hãy suy nghĩ cho kỹ hậu quả của nó.

5. Biết lắng nghe

Nói ít và nghe người khác nói, đó là cách để bạn thu thập thông tin và tôn trọng người khác. Tỏ ý lắng nghe người khác bằng cách gật đầu, thỉnh thoảng nói những câu như "tôi hiểu", "vâng", "vậy à",... Bạn nên nhớ, ánh mắt vô cùng quan trọng.

Nếu bạn thực hiện tất cả những hành động trên nhưng mắt lại nhìn đi chỗ khác thì sẽ gây hậu quả ngược, đối tác sẽ hiểu rằng bạn đang giả vờ lắng nghe thôi chứ thực ra bạn thấy câu chuyện của họ chán ngắt. Vì vậy, nếu bạn thực sự quan tâm đến họ, hãy chăm chú nhìn họ khi họ nói và thi thoảng có những câu bình luận thích hợp, thể hiện sự hiểu biết của mình.

6. Đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý

Có lẽ điều quan trọng nhất khi muốn đánh dấu cho buổi "ra mắt" chính là tránh "lấn sân". Hãy đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý. Sai lầm tồi tệ nhất mà bạn có thể mắc phải đó là đề cao mình hay coi trọng mình quá mức. Hãy tạm lánh mình sang một bên để tỏ ý tôn trọng đối tác.

6 quy tắc vàng trong đàm phán

Việc hiểu sâu sắc các nghi thức ở bàn đàm phán không chỉ quan trọng đối với các nhà ngoại giao mà còn quan trọng đối với các doanh nhân.

Những tính cách được đánh giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể phá hỏng kết quả của buổi đàm phán quan trọng. Vậy bạn cần chuẩn bị những gì trước một cuộc đàm phán để không xảy ra bất cứ một sơ xuất nào?

Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán

Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ‎ý đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán. Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình.

Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự cần thiết cho cuộc đàm phán, nếu không hiệu quả của cuộc đàm phán sẽ tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.

Quy tắc 2: Ấn định thời gian phù hợp

Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn. Hãy tránh đi trễ, nếu không bạn sẽ bị xem là không "pro", thậm chí bị đối tác quy kết tội thiếu tôn trọng họ.

Thông thường, một buổi đàm phán kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải có thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể.

Quy tắc 3: Ấn định không gian diễn ra đàm phán

Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của khách mời. Nếu bạn muốn có lợi thế về tâm l‎ý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.

Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.

Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc "bất thành văn"

* Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu của cuộc đàm phán.

* Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện ra hiệu cho thư k‎ý mang thêm nước hay thay bình trà.

* Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đút ngay vào túi hoặc ví. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất đi.

* Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, bạn nên đặt trước mặt mỗi người một bản tên để tiện giao tiếp.

* Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là "cự ly xã hội". Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị "loại ra" khỏi cuộc đàm phán.

* Tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ mà chưa được phép.

* Số thành viên của hai đoàn đàm phán nên bằng nhau.

* Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ l‎ý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy.

* Nếu bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn phải được sự đồng ‎ý của phía đối tác.

Quy tắc 5: Cách ăn mặc

Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng và lịch sự. Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây. Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh gây cảm giác lố lăng.

Quy tắc 6: Sử dụng đúng ngôn từ

* Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa hoặc tình hình kinh tế.

* Không nên biểu lộ cảm xúc "hỉ nộ ái ố" quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh băng. Không nên nói to quá, nhưng cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm.

* Bạn không nên lạm dụng những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng đừng đi xa hơn.

* Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: "Rất vui được gặp anh/chị", hoặc "Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian cho cuộc họp mặt này".

* Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng.

* Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói "không" bắt buộc bạn phải nêu ra những l‎ý do mà đối tác có thể chấp nhận được.

* Tránh dùng từ cộc lốc "Hiểu rồi!" "Tại sao?" "Cái gì?"; "Như thế nào?"...

* Và nguyên tắc quan trọng nhất: không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ‎ký của trưởng đoàn của cả hai phía.

7 mẹo nhỏ cho những cuộc đối thoại khó khăn

Tôi đã phải nói với một trong những nhà cung cấp lâu năm rằng chúng tôi đang cắt giảm 50% số đơn đặt hàng. Chúng tôi là khách hàng lớn nhất của họ - và tôi biết đó sẽ là một thảm họa đối với họ.

Đó chắc chắn là những cuộc đối thoại mà tất cả các nhà lãnh đạo đều cảm thấy khiếp sợ: cuộc đối thoại mà trong đó chúng ta sẽ phải thông báo tin xấu, thảo luận về những chủ đề nhạy cảm hay "mang màu sắc chính trị", hoặc nói về một dự án hay một cuộc họp đang đi lạc hướng.

Thông điệp khó khăn nên được đưa ra một cách đơn giản và rõ ràng ngay trong câu đầu tiên. Ảnh: bridgeburg-bia.ca

Suy nghĩ về những cuộc đối thoại khó khăn này khiến bạn cảm thấy lo lắng và đôi khi làm bạn sao nhãng khỏi công việc. Bạn không muốn làm cho tình hình trở nên căng thẳng, tồi tệ hơn. Bạn muốn chịu trách nhiệm và nói về vấn đề khó khăn một cách hiệu quả. Vậy bạn sẽ phải làm như thế nào?

Trong môi trường kinh doanh điên rồ này, bạn nên tìm cách đương đầu với những tình huống thế này hơn là lảng tránh. Dưới đây là những lời khuyên nhỏ rút ra từ cuốn sách "Difficult Conversations" (Những cuộc đối thoại khó khăn) của tác giả Douglas Stone, Bruce Patton, và Sheila Heen.

Các mục tiêu cần mang tính thực tế. Bạn không thể xóa bỏ hoàn toàn tâm trạng stress bạn sẽ cảm thấy sau khi nói cho nhà cung cấp rằng bạn đang cắt giảm đơn hàng, nhưng bạn có thể giảm thiểu tình trạng này. Hãy dành công sức để chuẩn bị - tập trung vào phát triển một kịch bản cụ thể cho các mục tiêu đặt ra.

Thông báo tin xấu trước. Thông điệp khó khăn nên được đưa ra một cách đơn giản và rõ ràng ngay trong câu đầu tiên.

Sử dụng từ "và" hiệu quả. Kiểm soát cuộc đối thoại bằng cách ngăn chặn tính trạng đứt quãng, sự bất bình và khiển trách bằng cách sử dụng từ "và".

Tránh đổ lỗi. Mỗi người khi có liên quan tới tình huống khó khăn đều có một câu chuyện khách quan riêng của mình. Mục tiêu của bạn không phải là phán xét ai đúng, ai sai, mà là cố gắng để có được những kết quả tốt hơn trong tương lai.

Tránh diễn giải dài dòng. Để làm mọi chuyện được rõ ràng và để mọi người hiểu rằng bạn là người biết lắng nghe, hãy tóm tắt lại những gì bạn định nói - và yêu cầu mọi người cùng làm như vậy.

Hãy chuẩn bị tâm lý đón nhận phản ứng tiêu cực. Chỉ tay, phủ nhận, cãi vã và nước mắt đều có thể là những kết quả của cuộc đối thoại khó khăn. Bạn không thể kiểm soát được phản ứng của người khác, nhưng bạn có thể lường trước được, và có tâm lý sẵn sàng đón nhận.

Đặt tình huống khó khăn hôm nay vào tương lai sau ba tháng hay 10 năm nữa. Các cuộc đối thoại khó khăn nhất tại thời điểm hiện tại đôi khi lại trở nên nhẹ nhàng hơn trong tương lai.

10 "tuyệt chiêu" để thương lượng mức lương

Hầu hết những người tìm việc đều cảm thấy lo lắng, lúng túng và không thoải mái khi bắt đầu thảo luận về lương bổng trong cuộc phỏng vấn của mình. Một vài lời khuyên cho những ai có tâm trạng như thế: "Đừng bao giờ đặt vấn đề lương bổng trước mà hãy để nhà tuyển dụng đề cập đến trước", điều này hiếm khi giúp ích nếu bạn không có bất cứ một ý tưởng nào phản ứng lại khi đề cập đến chủ đề đó.

Sau đây là 10 cách giúp bạn thương lượng dễ dàng về vấn đề lương bổng:

1. Chuẩn bị. Trước khi đến cuộc phỏng vấn, tìm hiểu rõ về hoạt động chủ yếu của công ty họ và mức lương cho vị trí mà bạn xin ứng tuyển. Chuẩn bị sẵn một mức lương phù hợp với trình độ học vấn và kinh nghiệm của bạn để khi thương lượng với nhà tuyển dụng bạn dễ dàng đề cập đến.

2. Biết chính xác nhu cầu của bạn. Biết mức lương tối thiểu nào cần thiết cho cuộc sống sinh hoạt hàng ngày của bạn. Vì vậy, trước khi bạn đến với cuộc phỏng vấn, hãy chuẩn bị những mức nào mà bạn muốn kiếm, mức lương nào thì đủ cho cuộc sống của bạn và mức lương nào đem đến cho bạn một cuộc sống ổn định dài lâu.

3. Tiếp thị bản thân. Nhấn mạnh những khả năng bạn có thể làm việc tốt cho họ thì mới có cơ sở để yêu cầu mức lương như bạn mong muốn. Chứng minh bằng những kỹ năng và thành tích của bạn, chuẩn bị kỹ để nói về chúng cũng như để "tiếp thị" cho bạn.

4. Đừng bao giờ thảo luận về lương trước khi bạn được nhận việc. Bạn có thể ra giá cho bản thân sau khi bạn chắc chắn rằng nhà tuyển dụng cần đến bạn. Nếu bị ép buộc bởi những người phỏng vấn, hãy nói với họ bạn là một người có năng lực cho công việc mà họ cần và vui vẻ thảo luận về lương trong lúc bạn đã nắm bắt được nhiều về vị trí công việc đó.

5. Nếu gặp nhà tuyển dụng đề cập đến vấn đề lương trước khi họ có đồng ý tuyển bạn hay không? Thì bạn nên nhường họ đưa ra mức lương trước và bắt đầu cuộc thương lượng cho đến khi bạn cảm thấy hài lòng.

6. Khi được hỏi về mức lương mà bạn mong muốn. Cách đáp ứng lại tốt nhất là bạn có thể nói " Mức lương mà tôi muốn là mức lương phù hợp với khả năng của tôi cũng như vị trí mà tôi ứng tuyển", hay "Vâng, tôi mong muốn mức lương của tôi cũng được trả như những nhân viên tiềm năng khác". Lúc này bạn có cơ hội thẳng thắng đưa ra mức lương bạn mong muốn mà không ngần ngại gì, vì nhà tuyển dụng khi đưa ra yêu cầu đó đã nắm bắt được khả năng của bạn như thế nào rồi.

7. Đừng phơi bày ra mức lương trước đây của bạn. Chắc chắn mức lương của những công việc mà bạn làm trước đây sẽ thấp hơn mức lương mà bạn đưa ra cho công việc tương lai. Đừng tự ý nói ra cũng như đưa nó vào CV của bạn sẽ bất lợi cho cuộc thương lương của bạn. Chỉ cần nhìn qua mức lương là nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng của bạn ở mức nào.

8. Đừng quên yêu cầu các khoản phúc lợi khác ngoài lương. Đó là điều tất nhiên. Lương không phải là lời đề nghị duy nhất, nếu mức lương họ đưa ra hơi thấp so với nguyện vọng của bạn thì bạn nên đòi hỏi các khoản lợi ích vốn dĩ phải có của người lao động như: tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thẻ mua hàng giảm giá, thời gian nghỉ lễ và thời gian nghỉ đau bệnh mà không bị trừ lương.v.v.

9. Giữ cho cuộc thảo luận về lương diễn ra thân thiện, thể hiện kinh nghiệm thương lượng của bạn. Bạn nên tạo ra cho nhà tuyển dụng một cảm giác hai bên cùng nhau nhìn về một khía cạnh và cùng nhau làm việc để đi đến một sự thống nhất, điều mà sẽ làm hài lòng cho cả hai bên.

10.Có văn bản chứng nhận hay hợp đồng lao động khi bạn được trúng tuyển. Bạn nên yêu cầu cho một văn bản hay hợp lao động về sự thỏa thuận mức lương và vị trí làm việc đó cũng như các khoản lợi ích khác.

Không bao giờ có một mức lương nhất định cho mỗi vị trí công việc. Nhà tuyển dụng bao giờ cũng nhắm tới những mục đích có lợi cho họ hơn cũng như vừa trả lương thấp mà vừa tuyển được nhân viên có tiềm năng thì càng tốt. Trong khi đó thì người xin việc mong muốn có một mức lương cao và phù hợp với khả năng của mình, nhưng nếu không biết mức lương nào là phù hợp thì sẽ dễ bị nhà tuyển dụng chèn ép. Vì thế trước khi đến một cuộc phỏng vấn bạn nên tìm hiểu kỹ vấn đề lương và các khoản phúc lợi trên thị trường lao động để khỏi bị thiệt thòi.

10 lời khuyên khi thực hiện giao dịch hoặc ký kết hợp đồng

Nhiều người vẫn không thích mặc cả khi mua bán hay kí kết hợp đồng nhưng trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế ngày nay thì chúng ta cần học cách tiết kiệm hơn.

Sau đây là 10 lời khuyên khi thực hiện giao dịch hoặc ký kết hợp đồng:

1. Nghiên cứu kĩ

Hãy tự đặt ra 1 câu hỏi với bản thân: Phải sử dụng tiền như thế nào?

Một khi bạn đã thiết lập ngân sách của mình, mục tiêu của bạn là phải tìm kiếm những hợp đồng khả thi nhất mà lại không tiêu tốn quá nhiều số tiền của bạn. Bước tiếp theo là phải nghiên cứu kĩ sản phẩm định mua. Sản phẩm nào cũng có nét đặc biệt nhưng đâu là những đặc tính bạn thực sự mong muốn sản phẩm đó mang lại? Dĩ nhiên chẳng có lý gì ta lại trút hầu bao rước về một mớ tính năng không cần dùng tới.

Hãy xem xét kĩ và tìm ra sản phẩm mà bạn tin rằng nó tốt nhất và phù hợp nhất với túi tiền của bạn. Bạn có thể tìm mua từ những nguồn hàng khác, hay xem thêm trên mạng Internet. Nhiều khi bạn lại mua được món hàng tốt với giá rẻ nhờ sự cạnh tranh của các hãng phân phối khác nhau.

2. Xây dựng một mối quan hệ với người bán hàng

Điều đầu tiên bạn nên làm khi gặp một người bán hàng là gì?

Hãy mỉm cười và trước tiên phải hỏi tên của họ. Sau đó sử dụng tên của họ thường xuyên trong cuộc nói chuyện và đừng quên cho họ biết tên của bạn nữa. Thật ngạc nhiên là một cử chỉ tưởng như đơn giản như thế cũng có thể bắt đầu phá bỏ được những rào cản khi mới gặp gỡ và khiến cuộc nói chuyện trở nên chân thành hơn trước khi bắt đầu nói về công việc luôn. Đây thực sự là một khởi đầu tốt cho một cuộc thương lượng.

Nếu bạn bị mắc kẹt ở 1 ý tưởng nào đó, hãy quay ra nói về thời tiết hôm nay như: "hôm nay thật nóng" hay câu gì đó đại loại như vậy. Thực sự sẽ không có vấn đề gì khi bạn nói về điều đó bởi nó cũng như khi bạn bắt đầu phá vỡ tảng băng im lặng giữa hai bên.Tạo sự vui vẻ nếu có thể, nhưng nhớ rằng bạn ở đó để bỏ vào túi một sự thỏa thuận nên vẫn phải luôn hướng cuộc nói chuyện về vấn đề chính.

3. Hãy kiên nhẫn, đừng mặc cả quá sớm

Kiên nhẫn là một đức tính tốt. Đừng ở trong trạng thái quá vội vã thương thảo về hợp đồng. Thậm chí đừng vội đề cập về giá cả trong 5 phút đầu tiên. Hãy để cho người bán hàng thấy thoải mái trong suốt cuộc nói chuỵên cũng như bạn.

Sẽ là điều tốt nếu để người bán hàng nói cho bạn về sản phẩm bạn muốn mua. Bạn có thể yêu cầu người bán hàng cung cấp thông tin về sản phẩm bạn cần mua nhưng đừng đặt nặng vấn đề quá và sẽ là lịch sư nếu bạn lắng nghe thông tin một cách từ tốn, chân thành.

Hãy để họ chỉ cho bạn quầy bán hàng. Họ có thể chiết khấu cho bạn với một mẫu mã nào đó bởi vì nó không có những điểm đặc biệt nhất. Nếu bạn không cần những thứ đó, bạn có thể bàn bạc về một thứ hàng cũ nhưng sẽ phù hơp với bạn.

4. Giữ vững quan điểm

Cuộc hội thoại sẽ giúp bạn có cơ hội tìm ra những điểm chi tiết về người mà bạn đang tiến hành kí hợp đồng. Nếu bạn thấy rằng đối tác đang có ý định áp đặt lên bạn hay lái bạn đi theo hướng có lợi cho họ thì hãy giữ vững quan điểm của bạn và đặt những câu hỏi. Xem bao nhiêu phần trăm nhân viên bán hàng thực sự hiểu rõ về những gì họ đang cố gắng bán cho bạn.

Hãy chắc chắn rằng bạn chứ không phải họ, là người kiểm soát được tình hình. Bạn phải luôn nhớ rằng túi tiền của bạn không được nhiều cho lắm. Rằng có thể bạn sẽ hối hận nếu mua "hớ".

5. Hãy nói về những con số

Đừng bao giờ để con số trong bản hợp đồng vượt quá so với khả năng chi trả của bạn. Hãy nhắc nhở mình rằng không nên nhẵn túi sau khi kí hợ đồng này hay mua món hàng này.

Đừng nói: "tôi không nghĩ anh có đủ 'bản lĩnh' bắt tôi phải bỏ tiền ra mua thứ này đâu". Hãy nói: "Tôi thích mấy món này rồi đấy... hạ giá đi, tôi mua liền". Đừng nói: "Tôi không nghĩ anh chịu giảm giá cho tôi món này". Hãy nói: "anh sẽ khuyến mãi gì cho tôi nào, để có thể thuyết phục tôi mua hàng này".

Hãy chủ động và tập trung. Để đạt được một thỏa thuận có lợi bạn phải từ từ và đôi khi có vẻ trêu tức người bán hàng. 95 bảng Anh không phải là một mức giá hợp lý với những thứ có chi phía 100 bảng. Nếu người bán nói đồng ý, bạn sẽ không bao giờ biết mức giá mà bạn có thể trả là bao nhiêu, chắc chắn bạn có thể mua với giá rẻ hơn nữa. Nếu họ nói "Anh đang đùa đấy ư? Giá của nó phải cao hơn thế...", thật tuyệt! Bạn đang chiếm lợi thế, hãy thiết lập giá sàn ngay và một lần mặc cả nữa sẽ giúp bạn có được sản phẩm với giá tốt.

Đừng tỏ cho đối tác biết là bạn đang lo lắng trong lời nói của mình. Đôi khi im lặng lại là một cách tốt để đạt được hợp đồng tốt.

6. Hãy thủ sẵn chiều bài ''chuồn là thượng sách''

Một thứ cần có khi góp mặt trong một tình huống mua bán là phải có chiêu bài ''chuồn là thượng sách''. Nghĩa là, khi thấy áp lực từ người bán khuyến dụ bạn mua hàng có chiều ''căng'', bạn phải xin phép cáo lui.

Chuẩn bị sẵn lý do, đại khái cái gì đó mà dân bán hàng không cãi lại được. Ví dụ, tôi có hẹn với nha sĩ trong 10 phút nữa. tôi ko hủy cuộc hẹn này. Tôi đã chờ đợi cái này suốt sáu tuần. Tôi phải đi đón các con ở trường học hay chồng, vợ, hay bạn của tôi bị ốm. Tôi không thể nói với họ về điều này cho đến khi họ bình phục.

Chiêu bài này rất có ích để bạn thoát khỏi áp lực mà người bán hàng đang áp đặt và như vậy lần thương lượng sau của bạn sẽ có kết quả tốt hơn nhiều.

7. Yêu cầu thêm

Lời khuyên của tôi là bạn luôn luôn phải nhìn ra những cái mà bạn có thể đòi hỏi thêm trong bất kì bản hợp đồng nào. Trước khi bắt đầu nói chuyện với người bán hàng, hãy quan sát kĩ xung quanh cửa hàng hay showroom của họ để xem bạn có thể yêu cầu được tặng thêm món đồ miễn phí nào không?

Hãy chắc rằng danh sách hàng hóa bạn muốn là cần thiết. Bạn không có khả năng thuyết phục người bán hàng để mua những món đắt tiền như một khoản phải trả thêm. Nhưng có lẽ họ sẽ tặng thêm vài món đồ miễn phí đi kèm với sản phẩm mà bạn đang mua nếu bạn nói với họ đó sẽ là điều kiện thỏa thuận.

Thời điểm để thanh toán là khi bạn không thể mặc cả thêm nữa và cảm thấy khó khăn khi người bán hàng kiên quyết không giảm giá nữa dù chỉ một xu.

Hãy nhớ việc yêu cầu thêm món đồ nào hay điều khoản nào chỉ nên thực hiện vào thời điểm cuối của buổi giao dịch. Đừng làm điều đó khi mới bắt đầu thương lượng, người bán sẽ "âm thầm" đẩy giá sản phẩm lên cao để đánh lừa bạn ngay lúc đầu.

8. Yêu cầu chiết khấu

Khi đồng ý vụ mua bán, không người bán nào đuổi bạn ra khỏi cửa hàng vì bạn đòi chiết khấu cả, miễn là yêu cầu đó của bạn phải lịch sự và thân thiện. Vẫn có các vụ mua bán sẽ được diễn ra, đặc biệt ngay cả khi trong thời buổi khủng hoàng tín dụng hiện nay.

Một khi bạn đã thực hiện được một phi vụ lớn, đó không chỉ là cảm giác thỏa mãn về mặt vật chất tiền bạc mà nó còn là sự tiến bộ của bản thân mình. Bạn đã tạo ra thử thách và vượt quá chúng để trở thành người chiến thắng.

Đó là một sự cổ vũ về lòng tin to lớn và sau này mỗi khi bạn mặc cả trong một cửa hàng hoặc một showroom, kỹ năng của bạn sẽ ngày càng được nâng cao. Bạn càng làm nhiều, càng thành thạo. Đó là điều đương nhiên.

9. Khắc phục tệ quan liêu

Khi xảy ra tranh cãi dù là kiểu gì, phương châm giải quyết của tôi bao giờ cũng bắt đầu với ý tưởng giản đơn: cứ mềm mỏng là sẽ được việc. Người đi mắng vốn và muốn được giải quyết đâu ra đó là người đẩy vấn đề đi xa hơn và dĩ nhiên chẳng ai chấp nhận nổi kiểu giải thích vô trách nhiệm của cửa hàng. Đừng vội bỏ cuộc. Cứ kiên trì với quan diểm của mình. Cứ kêu ca cho tới chừng nào mọi sự đâu ra đấy.

Bạn phải chắc khi bạn trình bày những khiếu nại của mình mà nó được chấp nhận. Bạn cần phải trình bày dõng dạc và giữ một cái đầu "lạnh".

10. Lấy tiền của bạn lại

Khi bạn tin bạn đúng luật và không hài lòng với món hàng, bạn có quyền lấy lại tiền, bền bỉ là thuộc tính của cuộc chơi này. Người tiêu dùng luôn được bảo vệ tốt, bất kể việc mua bán được làm như thế nào. Ví dụ, luật về khoảng cách bán hàng để bảo vệ khách hàng người đặt mua bằng điện thoại, mail, qua internet, ti vi kỹ thuật số.

Luật này bao gồm quyền được nhận thông tin rõ ràng về hàng hóa và dịch vụ trước khi quyết định mua, xác nhận thông tin bằng văn bản, người mua có thể trả lại sau 7 ngày sử dụng. Bạn có thể thay đổi quyết định và bảo vệ thẻ tín dụng của mình khỏi sự gian lận.

Tương tự như vậy, ngay cả khi một sản phẩm đã hết hạn bảo hành, người bán hàng tuân thủ Luật vẫn phải bù đắp cho bạn phần nào.

Khi cố gắng để được hoàn lại tiền, hãy bắt đầu với các cửa hàng bán lẻ nơi đã bán cho bạn món hàng và nhớ hãy cư xử thật lịch sự nhưng phải có lập trường kiên định, cứng rắn. Cho phép họ có cơ hội để sắp xếp công việc và hãy kiên nhẫn chờ đợi.

- Bài viết của Dom Littlewood - người dẫn chương trình của kênh BBC và là cộng tác viên tích cực của nhật báo Telegraph tại Anh. Ông cũng phối hợp với nhà xuất bản Headline Business Plus cho ra mắt nhiều cuốn sách như Don't Get Done, Get Dom: How to Stretch Your Money, Not Your Budget by Dominic Littlewood...

10 mẹo giúp bạn đàm phán hiệu quả

Tất nhiên, những lời khuyên này không phải là phép màu giúp bạn trong tất cả các tình huống. Bạn vẫn có thể bị thất bại trong đàm phán, hay người khác có thể có những cách thức hay hơn. Tuy nhiên, làm theo những gợi ý sau đây bạn hoàn toàn co thể thương thuyết hiệu quả hơn.

1. Cho người nghe biết họ sẽ thu nhận được những lợi ích gì từ việc lắng nghe bạn. Trong bộ binh pháp của mình, Tôn tử có nói "biết mình biết ta trăm trận trăm thắng". Hãy áp dụng triết lý này khi thuyết phục người khác. Người ta thường quan tâm đến lợi ích mà họ sẽ nhận được hơn là bản thân bạn.

2. Chuẩn bị phương án dự phòng. Thậm chí nếu người ta bằng lòng với những lợi ích mà bạn liệt kê ra thì họ cũng có thể nảy sinh những mẫu thuẫn với ý kiến của bạn. Bạn sẽ xử lý như thế nào? Nếu bạn hiểu rõ điểm 1 trong binh pháp Tôn tử thì bạn đã có thể tiên đoán được những phản ứng của họ và chuẩn bị được những giải pháp hữu hiệu. Bạn càng tiên đoán và chuẩn bị trước được những giải pháp cho mọi vấn đề sẽ nảy sinh bao nhiêu thì khả năng thành công của bạn càng cao.

3. Đưa ra câu hỏi đúng lúc hiệu quả hơn là tự trình bày. Nếu bạn hay ai đó mà bạn biết tham dự một trường học luật, bạn có thể nghe thấy phương pháp dạy học theo kiểu Socrat. Thay vì trả lời, vị giáo sư nổi tiếng này thường đưa ra các câu hỏi. Trong khi trả lời những câu hỏi đó, sinh viên sẽ tự mình thu nhận được lời giải đáp phù hợp. Phương pháp này có thể mất nhiều thời gian hơn nhưng cũng có thể sẽ hiệu quả hơn việc đơn giản chỉ đưa ra câu trả lời.

4. Cung cấp tài liệu dẫn chứng. Việc tham khảo một bản in hay một tài liệu trong suốt quá trình thảo luận sẽ tăng thêm sự tin cậy và khả năng thuyết phục của bạn. Tất nhiên, tài liệu đó phải phù hợp với nội dung thảo luận. Nhưng đừng cố gắng lừa gạt ai đó, như một số luật sư đã làm trong suốt phiên tòa bằng việc có một danh bạ điện thoại đơn giản ở bàn của họ để dọa dẫm nhân chứng, những người có thể có thể nảy sinh vấn đề nào đó trong qua trình khai báo. Nếu bị phát hiện thì sự tín nhiệm của bạn đối với mọi người sẽ hoàn toàn sụp đổ.

5. Nói có sách mách có chứng. Sử dụng các báo cáo in và tài liệu dẫn chứng đáng tin cậy sẽ cho phép bạn tránh được khó khăn khi phải đương đầu với những người khác. Thói quen này đặc biệt quan trọng nếu bạn biết chắc rằng có sự đe dọa từ người khác.

Giả sử bạn phải nói chuyện với giám đốc của mình về việc khách hàng rất không hài lòng. Chẳng phải ai trong số chúng ta cũng muốn chỉ nói với cấp trên đơn giản là :"Người sử dụng sản phẩm của chúng ta không hài lòng" hay sao?

Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn đưa ra một bản tổng kết các ý kiến điều tra hoặc biểu đồ các phản hồi của người sử dụng và để những thông tin đó tự bộc bạch.

6. Nhận sự trợ giúp chứng thực của người thứ 3. Những người thương thuyết hiệu quả nhất là những ai quan tâm thực sự. Họ là những người dễ thay đổi ý kiến từ chỗ phản đối kịch liệt sang ủng hộ nhiệt tình. Hãy dẫn họ đến nói chuyện với bất cứ ai có ảnh hưởng lớn mà bạn cần phải thuyết phục. Vì vậy đối với tình huống này, bạn có thể xem xét đến việc yêu cầu một giám sát viên hay một nhà quản lý người mà hiện tại đã được thuyết phục bởi những giá trị của bạn đem lại.

6. Đưa ra bản phân tích lợi ích - chi phí. Điểm này có liên quan đến việc thể hiện lợi ích nhiều hơn chi phí. Điều này cũng cho biết những tình huống mà ở đó người ta tranh luận rằng ý kiến đề suất của bạn thực sự không đưa ra bất cứ lợi ích nào hay những lợi ích ấy chỉ xuất hiện trong một vài tình huống nhỏ mà thôi. Để phản hồi lại sự không hài lòng này, bạn hãy tính đến những chi phí hay rủi ro có liên quan. Nếu rủi ro hoặc chi phí thấp, thì ý kiến đó nên được xem xét bởi vì những lợi ích vẫn là minh chứng hùng hồn cho điều đó.

8. Nhận thức được những yếu điểm trong vị trí của bạn. Việc nhận thức được bất cứ yếu điểm nào trong vị trí của mình sẽ đem lại cho bạn sự tín nhiệm của mọi người bởi vì điều đó cho thấy rằng bạn đã trải nghiệm những mâu thuẫn của chính mình. Tuy nhiên, bạn không nên quá chú tâm vào những yếu điểm đó.

9. Mô tả kỳ vọng của bạn. Gắn chặt với điểm đã nêu phía trước chính là ý tưởng của việc tạo dựng kỳ vọng đối với một phần trong số những đối tượng mà bạn đang cố gắng thuyết phục. Vấn đề đang được quan tâm là gì nếu họ hài lòng với phương án hành động của bạn. Điều tệ hại nhất mà bạn có thể làm đó là dẫn dắt ai đó đến với niềm tin tất cả mọi thứ sẽ diễn ra một cách thuận buồm xuôi gió và chỉ sau này mới gặp phải sự cố. Rủi ro nào sẽ phát sinh và bạn có thể hạn chế tối đa những rủi ro đó như thế nào? Chỉ có thể bằng sự nhận thức những yếu điểm, nắm bắt những vấn đề và rủi ro tiềm tàng này. Hãy làm như vậy bạn sẽ tạo dựng được niềm tin.

10. Để tâm đến sự ăn năn của người mua. Khái niệm ăn năn của người mua thường có nguồn gốc phát sinh từ quyết định mua sắm nhiều của người tiêu thụ, sau đó mới hối hận. Tuy nhiên, hiện nay, điều này chỉ áp

Biến đối thủ thành... đối tác

Ngày nay nhiều công ty lớn và nhỏ đang có xu hướng áp dụng một "chiến thuật" kinh doanh rất thú vị: liên minh và hợp tác với chính đối thủ cạnh tranh của mình. Thay vì phải đối mặt nhau hàng ngày hàng giờ với thái độ không vui vẻ chút nào trên thương trường khốc liệt, giờ đây, những "liên minh đối thủ" này đang tạo nên những sức mạnh đáng gờm. Tuy nhiên, trước khi bạn quyết định bắc nhịp cầu hợp tác với "cựu" đối thủ, hãy tìm hiểu kinh nghiệm của những người trong cuộc.

Bản ngã và lòng tin: Chẳng dễ dàng để có!

Phần lớn các CEO đều thừa nhận họ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn khi bắt tay hợp tác với đối thủ của mình. Khó khăn lớn nhất đó chính là bản ngã của các CEO.

Bạn có thể tưởng tượng hai CEO vốn lãnh đạo công việc theo cách riêng của nhau, giờ đây họ lại nằm trong một ban điều hành công việc hợp tác chung với nhau và buộc phải phụ thuộc vào nhau nhiều hơn. Có những "liên minh đối thủ" đã phải mất một thời gian khá dài để xây dựng được niềm tin trong công việc.

Họ siết chặt tay nhau ở bên ngoài, nhưng trong thâm tâm lại luôn lo ngại và dằn vặt những câu hỏi về lòng tin: "Mình nên tiết lộ lượng thông tin thế nào là vừa đủ? Có nên giành lấy khách hàng này về phần công ty mình hay không? Vị trí của công ty trên thị trường sẽ thế nào đây?"... Kinh nghiệm cho thấy, chấp nhận đặt niềm tin vào nhau, mất đi một chút tự lập trong công việc trước đây, nhưng bạn sẽ thu lại những kết quả khả quan hơn nhiều.

Những nhà lãnh đạo tài ba

Công việc hợp tác đòi hỏi sự đồng lòng giữa những nhà lãnh đạo. Đặc biệt nhất là người có khả năng dung hoà các ý kiến để gợi nên một quyết định thống nhất, và biết bác bỏ những ý kiến còn mang cái "tôi" quá cao mà sa vào lợi ích cục bộ. Các CEO cũng phải vượt qua những thành kiến cũ về nhau, khi còn trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt, để bắt tay hợp tác vì lợi ích chung phía trước.

Định nghĩa mới của từ "đối thủ"

Phần lớn các công ty, ngay sau khi loan báo về việc hợp tác với đối thủ cạnh tranh của mình rộng rãi đến các khách hàng, đã phải tốn khá nhiều thời gian để giải thích với dư luận về dự án đang hình thành giữa hai bên. Đây là lúc họ phải công khai cách nhìn nhận mới về "cựu" đối thủ và nay là đối tác để thuyết phục các khách hàng vốn hay đa nghi.

Một số những "liên minh đối thủ", sau khi kết hợp với nhau mới vỡ lẽ ra nhiều điều thú vị về "cựu" đối thủ của mình, chẳng hạn như "hắn ta" chẳng hề đáng gờm chút nào như mình vẫn từng nghĩ. Bên cạnh đó, liên minh với đối thủ cũng sẽ giúp cho cả hai bên nhận ra những kĩ năng, lợi thế cũng như tồn tại của nhau, từ đó bổ sung và tăng sức mạnh cho công việc hợp tác chung. Nỗi ám ảnh về việc bị dành mất lượng khách hàng cũng ngày càng nhạt dần, bởi bên cạnh những lĩnh vực hợp tác chung, hai bên vẫn xác định và đảm bảo được đâu là thị trường cạnh tranh chính của riêng mình.

Quá trình phân công và chuyên môn hoá chặt chẽ

"Liên minh đối thủ" sẽ đòi hỏi mỗi thành viên trong đó biết mình phải làm những gì và không được làm những gì. Bởi vậy, mỗi thành viên phải tự nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình và không được vi phạm luật chơi. Bởi vì chỉ cần một thành viên không làm tròn bổn phận hoặc lấn sân, ắt toàn bộ các khâu còn lại sẽ bị ảnh hưởng nặng nề. Mỗi thành viên với từng ưu thế riêng của mình và khả năng có thể bù đắp khoảng hụt của đối thủ, nay cùng quy tụ lại trong một liên minh dưới sự phân công chặt chẽ, hẳn công việc sẽ tiến triển và thu lợi nhanh chóng.

Yếu điểm "chết người"

Nhiều khi, chất lượng hoạt động của đối tác sẽ ảnh hưởng không những đến việc hợp tác chung mà còn đến công việc kinh doanh độc lập của công ty bạn. Khi đó, cho dù bạn có "hất chân" thành viên ấy đi hay không, thì hậu quả vẫn sẽ còn nằm lại với công ty bạn cũng như các thành viên khác. Bởi vậy, bài học ở đây là nhận biết rõ về ưu thế của đối thủ và phân công đúng trách nhiệm với họ khi hợp tác kinh doanh. Một liên minh giữa các cựu đối thủ, chuyện thành hay bại nhiều khi lại nằm trong những yếu điểm của đối tác.

Như vậy, để hợp tác với chính đối thủ cạnh tranh của mình, quan trọng nhất là bạn phải biết chọn lọc và nhận biết được ưu - nhược điểm của họ, cũng như cân nhắc tiềm năng của việc hợp tác cho cả hai bên và có một quy trình phân công chặt chẽ. Vượt qua những thành kiến về nhau và xây dựng lòng tin cho giai đoạn hợp tác mới, bạn sẽ có cơ hội tiến tới những thành công mới mà trước đây, bạn phải cạnh tranh khốc liệt mới có được.

Bốn nguyên tắc thương lượng hiệu quả

Tôi đã tham gia vào nhiều cuộc thương lượng. Tất cả đều giống và khác nhau ở một vài điểm. Nhưng thông qua những cuộc thương lượng này, tôi rút ra được 4 "nguyên tắc vàng" hữu ích nhất để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Các nguyên tắc này song song với những giai đoạn khác nhau của một cuộc thương lượng:

1. Công việc chuẩn bị cơ bản: Trước khi bắt đầu một cuộc thương lượng, phải tìm hiểu rõ lợi ích và vị thế của các bên với lợi ích và vị thế của mình. Hãy viết những điều đó ra và nghiên cứu trước mọi thứ từ theo góc nhìn của các bên.

2. Trong suốt quá trình: Đừng làm gì bất lợi cho bản thân: Điều này đặc biệt đúng nếu bạn chưa thực sự hiểu được vị thế của bên kia. Trong quá trình thương lượng, sẽ dần dần nắm bắt được những gì đối phương thực sự muốn. Hãy kiên định với những vị thế ban đầu của bạn và giải thích một cách hợp lý nhưng cũng đừng nhượng bộ quá sớm đối với một vấn đề thương lượng nào đó. Kiên nhẫn để có được sự hiểu biết tốt hơn về những luận điểm quan trọng hơn đối với bên kia.

Ảnh: dynamicinterchangeindia.in

3. Bế tắc: Sẽ có lúc tưởng như cả hai bên lâm vào cảnh bế tắc không thể lay chuyển được trong cuộc thương lượng. Hai bên cứ bám chặt vào những lập luận của mình và có thể quên mất mục tiêu chung của cuộc thương lượng. Khi đó cảm xúc lấn át lý trí. Nếu bạn nhận thấy bạn đã ở vào tình trạng đó, hãy xem liệu bạn có thể nhượng bộ bên kia trong luận điểm đó để đổi lấy ưu thế trong một luận điểm khác không liên quan nhưng quan trọng hơn đối với bạn.

Ví dụ này có thể làm rõ hơn luận điểm trên: khi một người bạn của tôi mua xe, anh ấy đã thương lượng giá ở mức người bán không thể chấp nhận được nữa. Bạn tôi chuyển bị dời đi khi anh hỏi rằng liệu anh có thể chấp nhận mức giá mà người bán hàng đưa ra nhưng với điều kiện người bán hàng phải chấp nhận một khoản chiết khẩu nhất định khi thay phanh cho chiếc xe thứ hai của anh. Người bán hàng chấp nhận đã chấp nhận điều đó- rất có thể là do khoản chiết khẩu khi thay phanh cho xe thì dễ dàng để nhượng bộ hơn (ít lợi nhuận hơn từ một việc nhưng việc này họ lúc nào cũng có thể làm được.)

Tuy nhiên vẫn việc đó lại có giá trị tương đối cao hơn với bạn tôi vì anh ấy sẽ có thể phải trả phí cao hơn cho việc thay phanh xe ở bất cứ nơi nào khác. Khi bế tắc- thường có "một đồng tiền thương lượng" để đi đến đích bạn đang tập trung thương lượng. Sử dụng "đồng tiền khác khác" và bạn có thể có được kết quả thương lượng như ý muốn.

4. Kết thúc hay không: Đối tác của tôi John Hamel luôn nhắc tôi rằng quy tắc vàng nhất định của một cuộc thương lượng là luôn để người khác rời đi. Nếu bạn đã thương lượng rất rắn, không thể đạt được đồng thuận trong một vấn đề quan trọng hoặc cảm thấy vụ thương lượng này quá "đắt" so với bạn, hãy đưa ra lời đề nghị bạn muốn và để bên kia đi nếu họ không chấp nhận lời đề nghị đó. Điều này không có nghĩa là quá bảo thủ, kiên cưỡng bám chặt vào điều mình muốn mà đó là sự trung thực, thẳng thắn với những gì bạn có thể sẵn sàng làm và giải thích rằng bạn hiểu nếu họ không chấp nhận được thì đó cũng là điều tốt nhất bạn có thể làm cho họ.

Một ví dụ điển hình cho việc kết thúc cuộc thương lượng là việc gần đây Hamel đã mua nhà mới như thế nào. Anh tìm thấy một căn trong khu nhà liên hợp mà anh thích và sẵn sằng kết thúc việc thương lượng ở một mức giá x/m2. Nghĩa là anh nghĩ anh có thể chấp nhận cân nhắc giá với một căn nhà lớn hơn và mới được tu sửa gần đây bằng cách nói với người chủ ngôi nhà (mà anh biết rõ là rất muốn bán) rằng anh sẽ chấp nhận mua một căn khác với mức giá đó trong vòng 24h nhưng sẽ mua căn nhà của họ với mức giá thậm chí đắt hơn nếu họ bán ngay. Điều lưu ý là, anh đã kết thúc cuộc thương lượng với mức giá lớn hơn và mức giá đó là một trong những giá tốt nhất đối với căn nhà trong khu phức hợp đó.

- Bài viết của Anthony K. Tjan trên Harvard Business Publishing -

Các kĩ xảo trong đàm phán

Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người đó thắng. Nhưng đàm phán không chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm cả việc áp dụng các kĩ xảo đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán.

Là một người đàm phán có kinh nghiệm, trước hết nên biết làm thế nào để mở đầu một cuộc đàm phán. Điều này rất quan trọng đối với đôi bên tham gia. Lời mở đầu chính là thông tin đầu tiên của người đàm phán, giống như tiếng trống mở đầu cho một cuộc chơi, có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý, thái độ của đối phương. Lời mở đầu thành công sẽ xoá đi những nghi ngờ giữa hai bên đàm phán cũng như làm dịu bớt không khí căng thẳng, cuộc thảo luận nhờ đó mà được tiến hành thuận lợi hơn.

Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm:

1, Phương thức vòng quanh: Thông thường khi mở đầu một cuộc đàm phán không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên, điều này dễ gây cho người đàm phán rơi vào thế " gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ", gây ảnh hưởng tới không khí hoà thuận giữa đôi bên. Khi đàm phán có thể vận dụng phương thức quay vòng, ví dụ như hàn huyên hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương. Những chủ đề nói chuyện được coi là phổ biến nhất là những vấn đề liên quan đến khí hậu, thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngoài ra còn nhiều đề tài khác như bàn luận về một bức hoạ nào đó hay một sự việc trong cuộc sống. Mặt khác có thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế của đối phương. Thông qua các hình thức trò chuyện như trên có thể tiến hành bàn bạc một cách thuận lợi những đề tài đàm phán chính thức.

2, Phương thức trực tiếp: Phương thức trực tiếp hay còn gọi là bàn luận đi thẳng vào vấn đề, trực tiếp biểu đạt suy nghĩ của mình. Để đối phương lắng nghe ý kiến. Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên đối tác tiến hành đàm phán dưới hình thức quan hệ đàm phán thân mật dưới một thời gian gấp rút, nhanh chóng, phương thức này được bắt đầu từ những vấn đề nhỏ nhất, cũng có thể được tiến hành từ những vấn đề mang tính nguyên tắc, hay một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: " Ông X, bây giờ trời đã sang xuân, theo tôi được biết, công ty ông vừa sản xuất một kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm này là hoàn toàn hợp lý ".

Khi biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý khi hỏi han đối phương nên có thái độ chân thành, nhiệt tình, hữu nghị. Điều này có thể mau chóng thu nhỏ khoảng cách giữa hai bên, và xây dựng được bầu không khí tốt đẹp. Nếu vừa bắt đầu cuộc đàm phán kèm theo ánh mắt lạnh lùng, sẽ là điều bất lợi cho cuộc đàm phán, vì mỗi người chúng ta khi tiến hành đàm phán đều có tâm lý sợ từ chối. Bất luận chúng ta có chuẩn bị tốt một dũng khí tự tin những trên thực chất luôn có tâm lý sợ khó khăn hay rắc rối xảy ra. Giống như những người đi leo núi hay đi trên đường cũng vậy, họ luôn muốn đi trên một con đường thẳng, chứ không muốn đi trên một con đường đầy rẫy nguy hiểm, gập gềnh, mấp mô.

Đàm phán là quá trình cân đo " giá trị đàm phán ", còn là biểu hiện một tinh thần hợp tác, dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, thông qua nỗ lực đàm phán nhằm mục đích đạt được thoả thuận chung thống nhất. Một người đàm phán giỏi không thể áp dụng cách thức đàm phán mạnh mẽ, cứng nhắc để đạt được mục đích của mình. Vì vậy trong quá trình tiến hành đàm phán, chúng ta phải nắm bắt tốt kĩ xảo đàm phán, các kĩ xảo chủ yếu là: kĩ xảo trình bày, giải thích, kĩ xảo đưa ra câu hỏi hay kĩ xảo trả lời, phá vỡ bế tắc, hay thuyết phục đối tác v.v...

Trước tiên thái độ đàm phán cần đối đãi chân tình. Khiêm tốn, thành khẩn, thân mật, tôn trọng tuy nhiên đó cũng chưa phải là điều kiện bắt buộc trong ngôn ngữ đàm phán, trong đàm phán nên có thái độ chân tình, không chỉ nhằm nói chuyện một cách chân thành với đối phương mà điều này rất thích hợp khi bạn muốn đối phương hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình, làm tốt việc đối đãi chân tình còn cần giữ chừng mực một cách thích hợp, tránh việc bộc lộ tất cả suy nghĩ, dễ bị đẩy vào thế bị động, còn khiến cho lợi ích của bản thân bị ảnh hưởng.

Tiếp theo đó là nội dung trình bày phải rõ ràng, đơn giản dễ hiểu. Trong đàm phán cần có lời lẽ rõ ràng không được mơ hồ, khó hiểu, để truyền đi thông tin chính xác đến đối phương, vì đàm phán không giống viết văn bản, văn bản sau khi viết xong, có thể cân nhắc từng câu từng chữ, có thể sửa lại. Nhưng ngôn ngữ trong đàm phán là " một câu nói ra, không lấy lại được ". Vì thế khi trình bày giải thích cần nắm bắt vấn đề trọng tâm, nêu bật được vấn đề trọng tâm mới là quan trọng. Khi trình bày cần rõ ràng, cần có sự sắp xếp hợp lý việc nên nói gì trước tiên và nói gì sau đó. Khi nói không phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu. Vừa nói xong vấn đề này thì chuyển ngay sang vấn đề khác, điều này dễ gây rối rắm trong tư duy của đối phương, không có lợi cho việc tiến hành đàm phán. Do trí nhớ con người có hạn, với lượng thông tin truyền đạt cho đối phương trong một khoảng thời gian ngắn chỉ nhớ được một phần nội dung chủ yếu. Trong quá trình đàm phán, khi trình bày không chỉ cần nội dung rõ ràng, có trật tự, mà cũng cần có nội dung đơn giản dễ hiểu.

Để có được nội dung đơn giản, cần chú ý hai vấn đề sau: Thứ nhất không nên đưa ra quá nhiều lời đối thoại. Ví như, một lúc thì " chúng ta đã nói.....", khi thì " tôi nói...", lúc lại " anh ấy lại nói...." " lúc đó thì tôi nói...". Từ " nói " dược nhắc đi nhắc lại, ngôn ngữ lộn xộn, khiến người khác cảm thấy chán ngán. Thứ hai đó là không nên đề cập quá nhiều đến những chi tiết nhỏ. Nhất thiết phải đặt mình vào toàn hoàn cảnh, không nên chỉ vì những vấn đề nhỏ mà để vướng mắc. Nếu không sẽ bị vướng thân vì những chuyện nhỏ nhặt mà khó thực hiện được những bước quan trọng. Tận dụng hết sức thực hiện một cuộc hội nghị để giải quyết một hay nhiều vấn đề. Ngoài ra sau khi tường thuật một nội dung dài khi hết thúc nên rõ ràng rành mạch tổng kết nội dung một lần. Việc này sẽ để lại ấn tượng tốt với đối tác đàm phán.

Ví dụ: Khi bạn được giới thiệu sản phẩm, nhưng công ty bạn không cần tới sản phẩm đó, bạn có thể nói như thế này: " Cảm ơn quí công ty đã giới thiệu, tuy nhiên hiện tại công ty chúng tối chưa cần sản phẩm này ". Hay ví dụ như, khi hai bên đàm phán chưa đạt được thoả thuận chung, thì có thể nói: " Một số yêu cầu của quí công ty chúng tôi sẽ nghiên cứu kĩ lưỡng, và sẽ tiến hành đàm phán nếu như có cơ hội thích hợp." " vấn đề bạn giải quyết thật thông thoáng, dễ hiểu, khâm phục, khâm phục, hi vọng rằng lần sau chúng ta sẽ có một cuộc đàm phán thành công."

Về phương diện từ ngữ trần thuật, nên chú ý tới ngữ điệu, tốc độ nói và âm lượng. Còn cần chú ý tới phương diện mượn từ, thông thường, cùng một câu ngữ điệu biểu đạt hàm ý khác nhau là không giống nhau, điều này cũng biểu đạt tình cảm và suy nghĩ của người nói, Vì thế, người đàm phán nên thông qua việc biến đổi ngữ điệu khác nhau để biểu đạt sự tự tin, quyết tâm, bất mãn, nghi ngờ cũng như sự ghen ghét. Đồng thời cũng có cùng sự thay đổi tình cảm trong ngữ điệu của đối phương.

Trong khi nói, không nên nói quá nhanh, điều này sẽ làm cho đối phương khó nghe. Tốc độ nói cũng không nên quá chậm, quá chậm sẽ gây ra cảm giác ngượng ngùng, không nhanh nhẹn và không quyết đoán.

Âm lượng không nên quá nhỏ, nhỏ quá sẽ làm cho đối phương khó nghe, gây ra cảm giác trầm tĩnh, và không để lại ấn tượng. Tuy nhiên âm lượng cũng không được quá to, Quá to sẽ gây cảm giác hùng hổ hăm doạ hay giận dữ xúc phạm. Về phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc. Sử dụng từ quen, từ chuyên dụng để đối phương dễ hiểu. Dùng từ chính xác, nhất thiết không được sử dụng ngôn ngữ mờ ám khó hiểu, tránh tồn tại khoảng trống giữa đôi bên. Trong khi đàm phán vận dụng những từ hỏi để thu hút sự chú ý của đối phương, đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể theo suy nghĩ của đối phương, và trong quá trình đối thoại thu thập những thông tin chưa rõ hoặc những tư liệu chưa biết.

Hình thức hỏi trong đàm phán muôn màu muôn vẻ. Có thể hỏi về một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: " Ông cho rằng cung cách phục vụ sau khi tiêu thụ liệu có thể cải tiến được không? " Cũng có thể tiến hành hỏi đối với một vấn đề tổng hợp hay vấn đề toàn cục. Ví dụ như: " Ông có cách nhìn nhận như thế nào đối với tình hình cạnh tranh trên thị trường hiện nay? " Cách hỏi như thế này không giới hạn về phạm vi. Cũng có thể tiến hành phương thức hỏi thăm dò. Ví dụ: " Chúng tôi sẽ tăng lượng hàng mua, về phía quí công ty liệu có đãi ngộ gì không? " Có thể vận dụng phương án hỏi dẫn dắt, ví dụ: " Kinh doanh tiêu thụ mặt hàng này nếu không nhận được triết khấu 3% chúng tôi sẽ không thể thu được nhiều lợi nhuận và sẽ khó đạt được hiệu quả cao nhất ". Cách hỏi như thế này sẽ khiến đối phương không còn cách lựa chọn nào khác sẽ phải trả lời. Hỏi cũng có thể hỏi theo phương thức hiệp thương, ví dụ: " Quí công ty xem với triết khấu là 3% của phía chúng tôi như vậy đã thoả đáng chưa? " Ngữ khí hỏi như thế này luôn mang ngữ khí chuyển biến, dễ được tiếp nhận. Phương thức hỏi đa dạng, chúng ta có thể tiến hành các phương thức hỏi đối với các tình huống khác nhau. Nên hỏi sau khi đối phương đã nói xong.

Khi đối phương phát ngôn, nói leo chính là hành vi gây phản cảm nhất. Tuy nhiên nếu đối phương nói quá dài dòng, thì có thể lựa để hỏi chen ngang một cách tế nhị. Ví dụ như, có thể hỏi khi đối phương ngừng giữa chừng: " ý của ông vừa nói có ý nghĩa gì vậy...? " " Vấn đề trên chúng tôi đã nắm được rồi, còn vấn đề kia thì như thế nào? " Ngoài ra có thể tiến hành hỏi trước và sau khi phát ngôn. Còn có thể hỏi trong thời gian thảo luận trong hội nghị. Kĩ xảo trả lời trong đàm phán cũng không phải là một việc dễ dàng. Đòi hỏi phải trải qua tổng quan toàn cục của người đàm phán, sau khi suy nghĩ tỉ mỉ mới có thể trả lời. Vì vậy mà trên thương trường bây giờ luôn có câu " nhất ngôn cửu ..." khi bạn hối hận vì câu nói của mình thì đó là hành vi thất ngôn, và phải trả giá từ điều đó. Câu hỏi của đối phương trong khi đàm phán được tính toán hết sức tỉ mỉ. Trong đó có chiến lược, có nghi ngờ, có cả cạm bẫy. Đối với những vấn đề này, người trả lời cần phải tuỳ cơ ứng biến, tuy nhiên không nhất thiết phải trả lời chính diện vấn đề.

A, Cần chuyển hướng đối thoại. Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu thuẫn , chẳng qua cũng chỉ là việc bé xé ra to, là chướng ngại trong khi đàm phán. Cần biết thay đối cuộc đối thoại. Ví dụ như: " Chúng ta đã bàn luận sang chủ đề khác, bây giờ có thể thảo luận lại chủ đề ban đầu hay không? " " Vấn đề này tương đối phức tạp, chúng ta nên phân ra để thảo luận dễ hơn ".

B, Không nhất thiết phải trả lời tận cùng câu hỏi của đối phương. Trong quá trình tiến thêm một bước đàm phán, chúng ta có thể sẽ rơi vào thế bị động. Ví dụ: đối phương đưa ra câu hỏi về chất lượng sản phẩm. Chúng ta cũng không nên giới thiệu tận cùng tỉ mỉ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, chỉ nên trả lời một số các chỉ tiêu chủ chốt, để từ đó xây dựng một ấn tượng chất lượng tốt.

C, Phương thức từ chối trả lời. Đàm phán đó là nhằm mục đích đôi bên cùng có lợi, và đôi bên cùng đạt được hiệu quả đàm phán như ý. Nếu như không tiếp nhận được điều kịen của đối phương, không kí kết được hợp đồng. Lúc này chính là lúc sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác " đối thủ " mà nên duy trì quan hệ " đối tác ". Khi cự tuyệt vẫn phải giữ hoà khí, sự chuyển biến. Ví dụ: " ý kiến của bạn rất hay, chúng tôi có thể xem xét lại ", " tôi rất thích sản phẩm cả bạn, nhưng tiếc là vốn dùng của chúng tôi quá ít ".

D, Mượn cách trả lời vòng vo. Trong đàm phán, Khi đối phương đưa ra câu hỏi mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kĩ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn có thể vận dụng những tư liệu còn dang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời. Ví dụ: " Tôi chưa thể đưa ra câu trả lời đối với câu hỏi của bạn, nhất thiết phải hỏi ý kiến cấp trên ". Trả lời vòng vo không có nghĩa là từ chối không trả lời. Điều này biểu thị sự việc này cần phải được suy nghĩ cân nhắc trước khi đua ra quyết định.

Trong quá trình đàm phán, do hai bên luôn mong duy trì được lợi ích cho bản thân, để mong sao đạt được thoả thuận chung, tuy nhiên cũng tồn tại nhiều ý kiến bất đồng, có khi làm cho cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Lúc này nếu không giải quyết được bế tắc thì cuộc đàm phán không cách nào có thể tiến hành được. Nếu muốn phá vỡ bế tắc, một mặt chúng ta nên đưa ra những lời cổ vũ động viên đối phương về những nỗ lực đã đạt được; mặt khác có thể áp dụng những phương án khác để giải quyết.

Phương pháp cụ thể để vận dụng kĩ xảo này đó là:

A, Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương. Khi đàm phán rơi vào bế tắc, bạn có thể dùng những câu nói khích lệ như: " Ngài thấy đấy, chúng ta đã giải quyết được rất nhiều vấn đề, hiện giờ chỉ còn lại một số ít, nếu không giải quyết ngay thì có phải là rất tiếc không? " Cách nói này xem ra ổn nhất, trên thực tế nếu biết cổ vũ khích lệ thì sẽ mang lại tác dụng rất tốt.

Đối với cuộc đàm phán có quá nhiều vấn đề để thảo luận, nên xoá bỏ những bế tắc còn tồn tại, ví dụ, trong cuộc đàm phán có sáu vấn đề cần thảo luận mà trong đó có bốn vấn đề là quan trọng, còn lại hai vấn đề là thứ yếu, giả sử như trong bốn vấn đề thì có ba vấn đề đạt được thoả thuận, còn lại một vấn đề quan trọng và hai vấn đề nhỏ, thì khi đối diện với bế tắc bạn nên nói với đối phương như thế này: " Trong bốn vấn đề đã giải quyết được ba vấn đề, còn lại một vấn đề nếu như giải quyết được thì coi như các vấn đề nhỏ khác cũng giải quyết được, để chúng ta có thể tiếp tục nỗ lực, yên tâm thảo luận nốt vấn đề cuối cùng! Nếu gạt bỏ nó thì tất nhiên sẽ cảm thấy rất tiếc! " Nghe vậy đối phương rất có thể sẽ tiếp tục đàm phán, và bế tắc đã bị loại bị hoàn toàn.

B, Tìm một phương án khác. Trong đàm phán, do hai bên không đồng nhất quan điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc. Lúc này mà dùng lời nói để giải quyết bế tắc thì không thể thành công. Dưới tình hình này, chúng ta có thể vận dụng các phương pháp nhằm loại bỏ những bế tắc. Và dưới đây là những biện pháp thay thế:

(1) Thay đổi lãnh đạo hoặc nhân viên của nhóm nhỏ đàm phán.

(2) Lựa chọn thời gian đàm phán. Ví dụ như định lại thời gian đàm phán để có thể thảo luận bàn bạc những vấn đề khó giải quyết. Vì lúc đó có thể sẽ có nhiều tư liệu và lí do đầy đủ .

(3) Thay đổi phương thức phục vụ sau khi tiêu thụ, ví dụ như đề nghị giảm bớt các thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau ngày.

(4) Cải biến các mức độ nguy hiểm. Phân tích những lợi ích cũng như tổn thất có thể xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán.

(5) Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng cho tới tình trạng cùng nhau nỗ lực, đồng tâm hiệp lực. Tăng sự liên lạc liên kết giữa ông chủ, kiến trúc sư, và các kĩ sư kĩ thuật của hai bên đàm phán, cùng có sự ảnh hưởng để đi đến giải quyết vấn đề.

(6) Tìm một người trung gian để lí giải, đương nhiên người này phải có uy tín và có quyền đưa ra sự cảm hoá điều tiết.

(7) Thiết lập một uỷ ban nghiên cứu do nhân viên hai bên hợp thành.

(8) Nhượng bộ hợp lí, đưa nhiều phương án để đối phương có cơ hội lựa chọn.

(9) Bỏ qua vấn đề này bàn luận những vấn đề dễ giải quyết sau đó đợi có cơ hội để giải quyết những vấn đề khó.

(10) Tạm thời nghỉ giải lao, sau khi thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên, để đưa ra thái độ nhẹ nhàng để giải quyết vấn đề.

Hoá giải những bế tắc để tăng thêm thành ý hợp tác giữa đôi bên, giúp cho tiến trình đàm phán đạt được thuận lợi.

Cần có không khí đàm phán như thế nào?

Để có được một cuộc đàm phán thành công, nhất thiết cần nghiên cứu rất nhiều yếu tố, thiết lập một hoàn cảnh giao tiếp và không khí đàm phán tốt là rất quan trọng. Không khí đàm phán căng thẳng rất dễ gây cho đôi bên đàm phán cảm giác phòng bị, nghi ngờ lẫn nhau.

Để xây dựng một không khí đàm phán tốt cũng cần nghiên cứu nhiều yếu tố, ví dụ như lựa chọn địa điểm đàm phán, bố trí, sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, cũng như hình tượng, ngôn ngữ và thái độ đôi bên đàm phán. Chúng ta có thể vận dụng các biện pháp sau:

1, Lựa chọn địa điểm đàm phán thích hợp. Lựa chọn địa điểm đàm phán tương đối linh hoạt, có thể căn cứ vào sở thích và thói quen của người đàm phán để lựa chọn văn phòng, phòng hội nghị, cũng như ở nhà hàng, nhà khách, quán cafe hay hội trường là nơi tiến hành đàm phán. Thông thường, căn cứ vào cuộc hẹn trước đó của đôi bên thì một cuộc đàm phán có thể thay đổi địa điểm một hoặc nhiều lần.

2, Sắp xếp hoàn cảnh đàm phán thích hợp và lý tưởng nhất. Người đàm phán có thể sắp xếp hoàn cảnh đàm phán, việc sắp xếp không có giới hạn quá nghiêm khắc, yêu cầu phải thích hợp, cởi mở và rõ ràng. Hoàn cảnh đàm phán được sắp xếp một cách trang nhã, yên tĩnh, đường hoàng, lịch sự. Bất luận là việc sắp xếp như thế nào đi nữa nhưng nhất định phải nghiên cứu đến phương diện sạch sẽ, gọn gàng, lịch sự. Nếu như trên sàn nhà, trên tường hay bộ trà tiếp khách có vết bẩn, đồ đạc sắp xếp bừa bãi rất dễ ảnh hưởng đến cảm xúc của người đàm phán. Ngược lại, một không khí đàm phán vui vẻ, thoải mái sẽ khiến cho đôi bên đàm phán cảm thấy nhẽ nhõm, dễ chịu.

3, Người đàm phán cũng cần nghiên cứu các phương diện về ngoại hình, cử chỉ, tâm lý đàm phán thoải mái, tình cảm đối đãi đối tác đàm phán nhiệt tình. Lần đầu gặp mặt, sự nhiệt tình và chân thành của đối phương có thể dễ dàng rút ngắn khoảng cách tâm lý đôi bên, vì vậy cần thiết phải sắp xếp hoàn cảnh đàm phán cởi mở, nhiệt thành. Nếu như đối phương không cười không nói sẽ tạo ra khoảng cách giữa đôi bên, thêm vào đó là ngôn ngữ đàm phán thiếu văn hoá sẽ ảnh hưởng đến không khí đàm phán.

Để thiết lập một không khí đàm phán ngoài hai yếu tố nêu trên, đầu tiên phải có thái độ đàm phán thân thiện, đối đãi nhiệt tình. Một mặt chủ động bắt tay đối phương, quan tâm hỏi han sức khoẻ, đồng thời nhiệt tình đối đã, rót trà mời khách, đây là nền tảng cơ bản trong quan hệ hai bên đối tác.

Lựa chọn phương thức hàn huyên tâm sự, trò chuyện trước khi đàm phán, cử chỉ tự nhiên, thoải mái sẽ phát huy rất nhiều trong cuộc đàm phán, mặt khác áp lực và căng thẳng sẽ gây ra sai lầm cho người đàm phán. Trong khi đối thoại có thể tự do lựa chọn chủ đề đàm phán, có thể bày tỏ cảm nghĩ về các sự vật trong hoàn cảnh đàm phán, ví như đưa ra những cách nhìn nhận về cách sắp xếp bài trí trong văn phòng của đối phương và nhận xét về bức vẽ trên tường hay thăm hỏi tình hình đối tác, đồng thời đưa ra những lời khen về những thành tích và danh hiệu của đối phương v.v.....tuy nhiên không nên bắt đầu nói tới những vấn đề thuộc về bản chất, điều này dễ gây ra không khí căng thẳng.

b, Biết lắng nghe tiếng nói của đối phương. Trong giao tiếp, để thiết lập được sợi dây liên kết giữa đôi bên thì nên tạo cơ hội để đối phương đưa ra ý kiến của mình, lắng nghe tiếng nói và tìm hiểu những suy nghĩ của họ, không nên nêu ra những ý kiến khác thường, hay thậm chí quá nhấn mạnh quan điểm của mình, điều này sẽ không đạt được mục đích giao tiếp. Vì vậy, trong quá trình đàm phán, để đối phương nói lên suy nghĩ của mình, lắng nghe suy nghĩ của họ thì mới có được sợi dây liên kết đàm phán tốt nhất và không ảnh hưởng tới không khí hợp tác hoà thuận giữa đôi bên. Mặt khác, trong khi nghe không nên cắt ngang hay nói leo, đây bị coi là hành vi mất lịch sự rất dễ gây ra hiểu lầm.

c, Chú trọng xoay quanh chủ đề chính. Khi đàm phán chú trọng triển khai đề tài chính, tránh lạc đề hay bỏ quên nụ cười tạo cảm giác thân thiện. Chắt lọc nội dung đàm phán chủ yếu, hay nhắc nhở đối phương không quá đi lạc đề. Mau chóng kí kết thoả thuận với đối tác, tránh không khí đàm phán nặng nề, căng thẳng kéo dài .

4, Hình thức đàm phán không giống nhau, vì nội dung, mục đích, đối tác đàm phán không giống nhau cũng như không khí đàm phán. Ví dụ như không khí đàm phán đôi bên có lợi hay không khí đàm phán nảy sinh mâu thuẫn là không giống nhau. Ngoài ra, khi đối tác là người lớn tuổi, cần có thái độ tôn trọng đối phương, không khí đàm phán phải trang trọng, lịch sự, đàm phán với những người trẻ thì thoải mái và tự do hơn. Mặt khác, không khí đàm phán với đối tác là nam và nữ cũng có sự khác biệt tương đối lớn. Người đàm phán nên căn cứ vào những tình huống khác nhau để ứng biến sao cho linh hoạt, nhằm đạt được mục đích điều tiết không khí đàm phán cuối cùng.

Giai đoạn đàm phán khác nhau thì không khí đàm phán cũng khác nhau. Thông thường, giai đoạn đàm phán ban đầu lấy sự hoà hợp, nhiệt tình làm trọng. Không khí đàm phán nghiêm túc, chân thành, thậm chí có một chút căng thẳng. Khi đạt được thoả thuận chung, không khí sẽ trở nên nhẹ nhàng, dễ chịu hơn.

Cần có sự chuẩn bị tốt cho một cuộc đàm phán

Là một nhà kinh doanh, mà thường xuyên phải tiến hành đàm phán thương nghiệp, làm thế nào để đạt được hiệu quả đàm phán cao nhất, điều này đã được biểu hiện rõ thông qua các phương diện sau. Tục ngữ có câu: "Người dựa vào quần áo, ngựa dựa vào yên", trang phục phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến ngoại hình của người đàm phán. Trang phục của người chủ tọa nên chú ý tới: Phong cách ăn mặc chỉnh tề, phẳng phiu; Trang phục vuông vức, quần có xếp ly, cổ áo, tay áo luôn giữ sạch sẽ, đặc biệt là phải phù hợp với ngoại hình. Một người có cách ăn mặc cầu kì, kì quái sẽ tạo ấn tượng không tốt với đối tác.

Về phương diện ngoại hình, nam giới nên cắt tóc ngắn, gọn gàng, không nên để kiểu tóc quá dài và kì dị. Kiểu tóc để tự nhiên, gọn gàng, khiến mọi người có cảm giác trang trọng. Tóc của nữ giới có thể thay đổi nhiều kiểu khác nhau, tuy nhiên cũng không nên quá kì dị. Đối với nữ giới mà nói, trang điểm nhẹ nhàng sẽ càng tăng thêm vẻ đẹp tự nhiên. Ngược lại, trang điểm quá đậm sẽ tạo cảm giác tầm thường trong mắt mọi người. Cuối cùng, cần chú ý tới sự thống nhất về trang phục, giày tất, kết hợp ví da và mũ.

Yêu cầu thứ hai là chú ý tới lời ăn tiếng nói

Trong quá trình đàm phán, thái độ cũng như lời nói của người đàm phán cần lịch sự. Một người giỏi giao tiếp thì trong khi nói luôn giữ thái độ đúng mực, không lạnh nhạt cũng như không vồn vã, không kiêu ngạo cũng như không tự ti. Ngược lại, khi nói chỉ mong nhanh chóng đạt được yêu cầu hay có cử chỉ vâng vâng dạ dạ thì điều đó sẽ ảnh hưởng xấu đến bản thân.

Trong khi họp mà bạn sử dụng ngôn ngữ bừa bại sẽ biểu hiện thái độ không tôn trọng đối phương, thậm chí gây ra hiểu lầm và xung đột. Đối với người đàm phán, vấn đề trước tiên họ gặp phải chính là cách xưng hô. Nhất thiết phải phân biệt rõ đối tượng để tiến hành đàm phán, tôn trọng những thói quen xưng hô của đối phương, chú ý tới quan hệ thân thuộc, những khác biệt về tuổi tác, tính cách, cũng như cách quan tâm lẫn nhau của họ, đồng thời, khi xưng hô cần biết phân biệt trường hợp để biểu hiện sự tôn trọng với đối phương.

Trong khi đàm phán, nên chú ý tới khoảng cách khi nói, cử chỉ hay âm điệu cũng như cách sắp xếp câu nói cho hợp lý v.v.... Khoảng cách nói quá xa rất dễ dẫn đến tâm lý " gây hấn" hơn là tâm lý " cùng nhau hợp tác ", sẽ làm sự cách biệt ngày càng lớn, và nảy sinh mâu thuẫn. Khoảng cách gần gũi, biểu thị quan hệ đàm phán thân mật giữa hai bên, dễ dàng nhượng bộ và thậm chí có thể làm giảm cảm giác nặng nề. Thông thường, khoảng cách đàm phán nên giữ ở mức độ hơn nửa mét một chút.

Ngoài ra, người đàm phán cần có tư thế, cử chỉ hợp lý. Cử chỉ đóng vai trò chủ yếu trong cuộc đàm phán, khi sử dụng ngôn ngữ cơ thể cần chú ý tới khoảng cách không gian. Đồng thời, người đàm phán cần hiểu rõ dụng ý cử chỉ của đối phương. Bàn tay đung đưa biểu thị sự không đồng ý; ngón tay gõ nhẹ lên bàn biểu thị sự cảm ơn; hai tay xoa vào nhau biểu thị sự vui mừng hoặc vội vàng; giơ tay có nghĩa là không nói nữa. Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có thể vận dụng cử chỉ để biểu thị ngôn ngữ, dụng ý của mình, ngón tay cái biểu thị số lượng, sự tán thưởng, sự phê bình, khẳng định và phủ định. Khi vận dụng ngôn ngữ cơ thể cần tránh những cử chỉ khuếch trương thái quá.

Khi đàm phán, âm điệu nói có sự ngừng ngắt thay đổi, giúp tăng hiệu quả và nội dung ngôn ngữ. Âm điệu lạnh nhạt bình thản thì gây cảm giác xa cách với đối phương. Ngược lại, nếu như âm điệu tự nhiên tình cảm sẽ khiến cho đối phương giảm bớt cảm giác căng thẳng, từ đó dễ dàng tiến hành đàm phán, đem lại một kết cục đàm phán tốt đẹp. Âm điệu không đồng nhất sẽ phản ánh mức độ quan trọng của người đàm phán với cuộc đàm phán.

Người đàm phán cần chú ý tới cách sử dụng từ ngữ trong đàm phán, nắm bắt tốt những cách chào hỏi xã giao như hỏi han, mở đầu, bàn bạc trao đổi hay cách kết thúc cuộc đàm phán, những từ ngữ hay dùng như " chào ông "; "cảm ơn "; " mong hợp tác lâu dài "; " tạm biệt ". Ngôn ngữ sử dụng phải hợp lý, khéo léo, tránh dùng những từ ngữ cứng nhắc, gượng gạo. Vận dụng những từ ngữ có cảm xúc. Một người đàm phán giỏi có kinh nghiệm ...ngược lại không nên có thái độ cự tuyệt hay tạo cảm giác gây hấn, dễ gây ra sự ghen ghét, khó chịu.

Yêu cầu thứ ba là về phương diện hành vi, động tác

Hành vi của người đàm phán được biểu hiện qua nhất cử nhất động của họ trong suốt quá trình đàm phán, cũng như thái độ và hiệu quả đàm phán.

Người đàm phán cần có tư thế đứng thẳng, vai bằng, thu vai, ngực thẳng, hai mắt nhìn thẳng, miệng và gương mặt tươi tắn, hoà nh•, hai vai thả tự nhiên, không gò bó, vắt hai tay ra sau hoặc đan chéo trước ngực, hai chân các khớp xương gối và hông thả lỏng về trước. Tư thế đứng thẳng cũng phản ánh trạng thái tâm lý, nói lên ý chí hăng hái sôi nổi của người đàm phán, tràn đầy tự tin và sức sống.

Người đàm phán cần có tư thế ngồi lịch sự, đoan trang. Khi đàm phán, tư thế ngồi phù hợp nhất là để hai chân tiếp đất, đầu gối trống thẳng, toàn thân hướng về phía trước, tránh việc vừa ngồi xuống đã dựa ngay vào ghế, hành vi này rõ ràng biểu thị không lịch sự, khi ngồi ghế salông hai chân nên để nghiêng hoặc gác chân lên nhau là thích hợp, nữ giới khi ngồi tránh dạng hai chân, càng không nên mở rộng chân, trông không lịch sự, biểu hiện là người thiếu văn hoá.

Người đàm phán cần có dáng đi tự nhiên thoải mái. Yêu cầu về dáng đi là khi đi hai vai thẳng, ánh mắt nhìn thẳng, gương mặt tươi vui. Tay thả lỏng, bàn tay nắm lại. Hai tay đung đưa một cách tự nhiên.

Những yêu cầu về dáng đi có thể phân biệt được sự đồng nhất giữa chủ và khách: Làm khách, khi vào nhà bước đi chậm rãi, nhìn quanh một lượt, xác định chỗ ngồi và phương hướng thích hợp cho mình; Làm chủ, khi khách vào phòng, nên bước nhanh vào trước, mắt nhìn và đưa ra lời thăm hỏi khách, nhằm biểu hiện tình cảm chân thành, thái độ thiện chí mong muốn cùng hợp tác. Chủ nhà vào phòng trước tiên sau đó để biểu thị lịch sự chủ nhà mời khách ngồi vào chỗ của mình, sau đó tới lượt mình ngồi.

Ngoài ra, thái độ của người đàm phán có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc đàm phán cũng như cảm xúc hai bên đàm phán. Nếu như một bên đối tác có thái độ không tốt hay quá cứng nhắc, thậm chí có thái độ đả kích đối phương, sẽ khiến cho cuộc đàm phán bị rơi vào bế tắc. Nếu thái độ hai bên đối tác hoà thuận, thân thiết, sẽ không khó để xây dựng một không khí đàm phán hoà hợp. Đồng thời, các hành vi, hoạt động của người đàm phán cũng phản ánh hiệu quả đàm phán.

Tóm lại, người đàm phán xây dựng được những hình tượng tốt sẽ nắm trong tay quyền chủ động và đạt được thành công rực rỡ trong cuộc đàm phán.

Nói về phong độ và khí chất đàm phán. Phong độ và ngoại hình có liên quan mật thiết với nhau, một người có những cử chỉ tự nhiên, tinh thần hăng hái, và tràn đầy sức sống, sẽ dễ dàng thu hút được sự quan tâm của người khác. Đồng thời, một người đàm phán có phong cách hấp dẫn, quyến rũ, ngoại hình tự tin, luôn luôn ngăn nắp, không kiêu căng cũng không tự ti khiến cho đối phương luôn có một cách nhìn tôn trọng và khâm phục, càng thêm trân trọng cuộc đàm phán. Người đàm phán xây dựng được một hình ảnh diện mạo tốt, thêm một chút kinh nghiệm đàm phán và tự tin, thì có thể nói rằng người đó cũng có một phong độ tốt. Ngược lại, một người có diện mạo trung bình lại không chú ý đến cách ăn mặc thì người đó không có phong độ tốt. Phong độ chính là biểu hiện bên ngoài của một người khi người đó kinh nghiệm phong phú, và một tầm hiểu biết sâu rộng sau một quá trình tích luỹ lâu dài. Đó cũng là biểu hiện hoàn hảo nhất trong sự kết hợp giữa ngoại hình và phẩm chất bên trong mỗi con người.

Một người có phong độ và khí chất hoàn hảo, thì cho dù họ không nói gì, chỉ cần đứng hay ngồi ở một nơi nào đó, lập tức sẽ thu hút được sự chú ý, ấn tượng sâu đậm và cảm tình đặc biệt của mọi người. Cố tướng quân Geoger John Marshall - người Mỹ là một người có khí chất đặc biệt. Theo lịch sử, chỉ khi tướng quân Marshall xuất hiện, lập tức ông trở thành tâm điểm chú ý của các tướng sĩ, ai cũng có thể cảm nhận thấy vẻ uy nghiêm vô hình của ông mà cảm phục ông, giọng nói trầm ấm, thận trọng vững vàng nhưng đầy tinh thần quyết tâm, những phẩm chất đặc biệt trời phú của ông đã được biểu hiện rất rõ trong khi đàm phán, khiến ai ai cũng phải kính sợ, nể phục. Ngoài tướng quân Marshall thì Napoleon cũng có một khí chất như vậy, Napoleon vừa vào phòng tất cả mọi người lập tức nín thở, tinh thần căng thẳng, không ai dám động một tiếng, trong tim như có cảm giác kính sợ không nói lên lời. Vẻ đẹp ngoại hình và khí chất bên trong con người dường như không có liên quan gì đến nhau, trên thực tế thì Napoleon chỉ cao 1,6m, người thấp nhỏ.

Một người đàm phán có khí chất phi thường, có khả năng làm người khác kính sợ sẽ khiến đối phương luôn có cái nhìn tôn trọng

Khí chất đặc biệt của người đàm phán luôn được biểu hiện thông qua các động tác cơ thể ví dụ như dáng đứng, dáng ngồi hay dáng đi, phong cách nói chuyện hay nụ cười. Hành động tự nhiên gợi ra cảm giác quyền uy, giống như sợi dây kết nối với đối phương, khiến đối phương bị khất phục bởi bạn.

Trong cuộc đàm phán, người đàm phán có những suy nghĩ thận trọng hay cái bắt tay chắc chắn, tinh thần tràn đầy tự tin và diện mạo đẹp, đó cũng chính là những nhân tố biểu hiện phong độ và khí chất của người đó. Sức thu hút tiềm ẩn đó khiến đối phương có cảm giác " được đàm phán với bạn là niềm vinh hạnh cho tôi ", cũng giống như cảm giác vui sướng khi trong một trận cầu được tranh đấu với đối thủ ngang tài ngang sức. Đối phương trong lòng cũng có cảm giác nhắc nhở mình " khi đàm phán với người này, nhất định không thể thất lễ ", từ đó sẽ có cảm giác đàm phán tự tin hơn.

Khí chất, phong độ phi thường của người đàm phán ngoài khả năng thiên phú thì cần có quá trình tích luỹ kiến thức và luyện tập từ thực tiễn mà có. Điều này yêu cầu người đàm phán cần có tầm hiểu biết kiến thức sâu rộng, nắm rõ tâm lý học đàm phán và hành vi học đàm phán, cùng những kinh nghiệm đàm phán phong phú, để có đủ năng lực ứng phó với những tình huống đàm phán phức tạp, mặt khác cũng cần nắm rõ những qui định và luật pháp kinh doanh, cùng kiến thức luật pháp quốc tế, và những kiến thức chuyên môn v.v.... Những kiến thức này chính là những tiền đề đ• được người đàm phán chuẩn bị sẵn, cũng là yêu cầu tố chất phù hợp với người đàm phán. Có được những kiến thức này, người đàm phán mới có thể tự tin bước vào cuộc đàm phán. Sự tự tin chính là biểu hiện bên ngoài của một người đàm phán có phong độ và khí chất tốt.

Ngoài phương diện tích luỹ tu dưỡng kiến thức, người đàm phán cũng cần gia tăng luyện tập và tích luỹ các phương diện khác, để nuôi dưỡng khí chất và phong độ cho mình. Ví dụ như, người đàm phán nên tích cực tham gia các hoạt động xã hội để nắm vững các lễ nghi giao tiếp xã hội, tích luỹ kinh nghiệm giao tiếp xã hội, người đàm phán cũng cần tham gia nhiều các hoạt động đàm phán để tích luỹ kinh nghiệm đàm phán phong phú. Đồng thời, tích cực tích luỹ các bài học kinh nghiệm, nếu thiếu thì tích cực bổ sung, điều này rất có lợi cho người đàm phán trong lần đàm phán đàu tiên có được một khí chất và phong độ tốt, một diện mạo bình tĩnh.

Những phương diện trên chưa hẳn đã đủ, người đàm phán cũng cần tăng cường rèn luyện thực tế, luyện tập đi dáng đi vững chắc, ngữ điệu giọng nói. Ngoài ra, người đàm phán cần gia tăng rèn luyện thông qua hình thức " thực hiện mô phỏng ", tập cách đàm phán, có thể sắp xếp diễn biến cuộc đàm phán ngay từ trong đầu, tính toán, sắp xếp " diễn tập trong đầu "cuộc đàm phán thứ hai, dự tính, hình dung trước địa điểm đàm phán, thần thái, phản ứng của đối tác đàm phán và mỗi câu đối thoại giữa hai bên đàm phán, kĩ xảo, sách lược của bạn cũng như các tình huống có thể xảy ra trong cuộc đàm phán, đồng thời tìm ra những cách giải quyết phù hợp nhất, , những phương diện này không quá khó khăn, mà bạn cũng có thể tự do phát huy khả năng của mình, và thể hiện phong độ cũng như sức thu hút đặc biệt của mình.

Chuẩn bị cho đàm phán

Trong đàm phán, ngôn ngữ, thái độ, tác phong, cử chỉ của bạn sẽ hé lộ cho đối tác rất nhiều điều về bạn. Do vậy, là sếp, bạn cần biết những thủ thuật để tránh những sai lầm không đáng có.

Chuẩn bị cho đàm phán

Trước khi tham gia đàm phán phải xác định trước những người sẽ tham dự vào buổi đàm phán, tư cách đứng ra đàm phán với đối tác cũng như các thành phần tham gia phải có chức vụ tương đương nhau.

Đại diện đứng ra đàm phán phải có khả năng tổng hợp tốt, trước khi đàm phán nên chuẩn bị tốt phong thái đi đứng ăn mặc của bản thân, trang phục mặc khi đàm phán phải chỉnh tề đứng đắn, trang trọng. Nếu là nam nên cạo sạch râu, nếu mặc com lê phải thắt cà vạt; nữ không nên mặc quá lộ, không nên đi dép gót cao và mảnh, trang điểm nhẹ.

Phải làm tốt khâu chuẩn bị phòng đàm phán, trong phòng đàm phán nên đặt bàn hình ovan hoặc hình chữ nhật dài, các vị trí ngồi bên phía tay phải cửa ra vào hoặc phía đối diện cửa là những vị trí trang trọng nên dành cho khách đến tham gia đàm phán.

Trước khi đàm phán nên có sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể về các trình tự các vấn đề đưa ra đàm phán, nội dung cho đến các vấn đề chính cần tập trung trong buổi đàm phán. Ngoài ra không thể thiếu được khâu vạch ra kế hoạch và mục tiêu đầy đủ, cũng như chiến lược áp dụng trong buổi đàm phán.

Bắt đầu bước vào đàm phán

Ngôn ngữ: Ấn tượng đầu tiên để lại trong lần tiếp xúc giữa hai bên là rất quan trọng, ngôn ngữ cử chỉ thể hiện rõ tinh thần hữu nghị và có thiện chí hợp tác, nên dùng phong thái nói chuyện thân thiện, nhẹ nhàng thoải mái là phong cách thích hợp nhất trong hoàn cảnh đó.

Thái độ: Khi giới thiệu về bản thân nên đứng đắn, tự nhiên, không nên tỏ thái độ ngạo mạn. Những người được giới thiệu đến mình nên đứng dậy, bắt tay hoặc mỉm cười, lịch sự hơn có thể nói thêm: "vinh hạnh có dịp tiếp xúc", "mong được sự quan tâm của bên quý ngài"...Khi hỏi thăm đối tác nên thể hiện rõ thái độ lịch sự bằng các câu hỏi lịch sự như "xin cho được biết quý danh của ngài là".

Nếu như có danh thiếp, nên đưa hai tay ra để nhận và trao đổi danh thiếp. Sau khi đã giới thiệu xong thành phần của cả hai bên, có thể lựa chọn vấn đề cả hai bên đang quan tâm để bắt đầu đàm phán. Trong thời gian chờ đợi quyết định cuối cùng nên dùng phương thức giao tiếp thiên về tình cảm, tạo nên không khí ấm áp dễ chịu, giảm bớt căng thẳng cho buổi đàm phán.

Động tác: Các động tác và biểu lộ trạng thái trong buổi đàm phán cũng có ảnh hưởng rất lớn đến việc điều khiển và nắm bắt không khí của buổi đàm phán. Nên tập trung ánh mắt nhìn thẳng vào đối tác, ánh nhìn nên hướng đến phần giao phía trước trán giữa hai mắt hoặc nhìn thẳng chính diện, như thế sẽ khiến cho đối tác cảm thấy sự quan tâm của mình đến họ và vấn đề họ đưa ra, từ đó đánh giá rằng bạn có thái độ nghiêm túc và thành khẩn khi tham gia đàm phán.

Tay nên hướng lên phía trên thì tốt hơn đặt xuống phía dưới, hướng đặt của tay nên tự nhiên, không nên vung tay lung tung, khiến cho đối phương có cảm giác xem thường, tránh nhất việc khoanh tay trước ngực, hành động đó là hành động thể hiện rõ nhất thái độ ngạo mạn thiếu tôn trọng đối tác.

Khi bắt đầu đi vào đàm phán, nhiệm vụ quan trọng nhât là nắm rõ được dụng ý sâu xa của đối phương, lúc đó bạn cần chăm chú lắng nghe đối tác nói chuyện, cẩn thận quan sát các cử chỉ biểu hiện của đối phương, đồng thời tiếp nối câu chuyện của đối tác một cách hợp lý. Có như vậy bạn mới nắm được ý đồ đưa ra của đối tác, vừa có thể thể hiện cho họ thấy bạn là một người lịch sự và thái độ tôn trọng của bạn đối với họ.

Khi đàm phán

Đây mới là gia đoạn đi vào các vấn đề thực chất của buổi đàm phán. Các nội dung quan trọng sẽ được đưa ra trong giai đoạn này là: báo giá, chất vấn, thương lượng, giải quyết các mâu thuẫn, xử lý các vấn đề còn đóng băng giữa hai bên.

Báo giá: bạn phải chú ý báo giá rõ ràng, cụ thể, tránh xảy ra sai sót, giữ vững nguyên tắc báo giá lấy chữ tín làm trọng, không chơi trò lừa bịp tung hỏa mù với đối tác. Khi đàm phán, đối tác đã chấp nhận giá cả thì không nên thay đổi giá, giữ vững giá báo, ít thay đổi là một trong những điểm cần chú ý trong quá trình đàm phán.

Chất vấn: nên làm tốt khâu chuẩn bị các câu hỏi liên quan cần đưa ra cho bên đối tác, cần phải biết chọn đúng không khí và thời điểm thích hợp để đưa ra vấn đề cần hỏi, thái độ cần phải thẳng thắn. Tránh việc chất vấn đối tác khi không khí đàm phán giữa hai bên có phần lạnh nhạt, căng thẳng. Khi dùng từ chất vấn đối tác không nên dùng ngôn ngữ đả kích hoặc hỏi dồn không nghỉ, nhằm tránh việc khiến cho đối tác phản cảm thậm chí bực mình với bạn. Nhưng với các vấn đề mang tính nguyên tắc nên tranh luận không nhượng bộ. Đối phương khi trả lời các chất vấn đưa ra không nên tuỳ ý cắt ngang lời, khi bên tham gia đàm phán đã giải đáp xong vấn đề bạn đưa ra nên thể hiện thái độ cảm ơn của mình đối với họ.

Thương lượng: đây là phần tham khảo giá cả đưa ra, một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích cụ thể của cả hai bên, trong giai đoạn này rất dễ xảy ra trường hợp do nóng vội mà thất lễ với phía đối tác. Chính vì thế, trong giai đoạn này bạn phải chú ý hơn nữa đến việc giữ đúng phong thái vốn có, nên giữ bình tĩnh và hoà khí, theo đuổi sự thống nhất chung giữa hai bên, có thể thể hiện sự thay đổi nhỏ trên gương mặt, nhưng khi phát ngôn dùng từ phải văn minh, lịch sự.

Giải quyết mâu thuẫn: cần bàn đúng vấn đề, đúng việc, nhẫn nại, bình tĩnh, không nên vì hai bên phát sinh mâu thuẫn liền nổi giận đùng đùng, thậm chíđi vào việc đả kíc cá nhân hoặc đay nghiến đối phương.

Xử lý khoảng thời gian đóng băng giữa hai bên: đây là lúc yêu cầu bên chính của buổi đàm phán phải xử lý vấn đề rất linh hoạt, có thể chuyển sang một vấn đề khác, đợi đến khi không khí dãn ra một chút tiếp tục quay lại đàm phán. Nếu quả thực vấn đề đó không còn bất kỳ lời nào để nói thì nên tìm dịp phù hợp tạm dừng buổi đàm phán, sau thời gian nghỉ ngơi tiếp tục buổi đàm phán. Bên chính trong buổi đàm phán nên chủ động đưa ra vấn đề, không nên để cho khoảng thời gian đóng băng trong buổi đàm phán trở nên quá dài.

Ký kết sau buổi đàm phán

Khi ký kết tất cả các thành viên tham gia đàm phán của cả hai bên đều phải đến tham dự, cùng vào trong phòng đàm phán, bắt tay đối tác, sau đó cùng ngồi vào vị trí của mình. Hai bên đều nên sắp xếp một trợ lý giúp sếp trong việc ký kết hợp đồng, ngoài những người đại điện đứng ra ký kết thì những cá nhân còn lại cũng cần phải xếp hàng phía sau người đại diện bên mình.

Trợ lý giúp người đại diện ký kết hợp đồng phải có trách nhiệm giúp đỡ người ký kết lật sang các trang văn bản cần ký kết, sau khi ký xong, việc trao đổi văn bản đã ký kết sẽ do trợ lý của hai bên thực hiện, sau đó các đại diện mới ký tiếp vào văn bản đối tác đã ký xong.

Sau khi hoàn tất khâu ký tên và đóng dấu vào văn bản, hai bên nên cùng đứng dậy, trực tiếp trao đổi văn bản ký kết cho nhau, đồng thời bắt tay, chúc mừng sự thành công của buổi đàm phán. Các thành viên khác trong đoàn đàm phán nên vỗ tay hoan nghênh nhiệt liệt để tạo ra không khí vui mứng hồ hởi khi kết thúc đàm phán.

Đàm phán lương và những sai lầm đáng tiếc

Nói về vấn đề lương, các ứng viên thường có tâm lý vòng vo, ý nhị, ngại nói thẳng. Đó là một trong những lý do khiến họ mắc phải những sai lầm bị cho là ngớ ngẩn.

Để buổi đàm phán lương có kết quả như ý, bạn nên tránh 4 điều sau:

Không có sự chuẩn bị

"Tôi đã hơi bối rối khi hỏi ý kiến quá nhiều người rằng mức lương tôi nên đưa ra là bao nhiêu? Mỗi người một ý kiến và con số khác nhau khiến tôi càng băn khoăn hơn". Chính vì sự tìm hiểu sơ sài này mà bạn sẽ mất đi sự tự tin khi trả lời nhà tuyển dụng mức lương mà bạn yêu cầu.

Ngoài hỏi ý kiến mọi người, bạn nên tự làm điều tra của riêng mình bằng cách tìm thông tin trên mạng, từ các diễn đàn hoặc từ các trang việc làm để có được thông tin khách quan nhất. Sau tất cả nghiên cứu đó, bạn hãy chọn ra một con số hợp lý và nhất quán để nói với nhà tuyển dụng con số đó nếu mức lương họ đưa ra thấp hơn bạn mong muốn. Vì đã có sự chuẩn bị trước nên bạn sẽ rất tự tin khi nói về vấn đề này với nhà tuyển dụng.

"Mèo vờn chuột" với nhà tuyển dụng

Luôn miệng nói với nhà tuyển dụng rằng bạn là nhân viên năng động và luôn thích các thử thách mới, bạn rất có duyên với khách hàng,... Nhưng đó không phải cách để bạn đề cao mình, nên thành thật với bản thân không nên quá phô trương nhằm thể hiện với nhà tuyển dụng rằng bạn là người tài vì thế họ nên đưa ra mức lương hợp lý nếu muốn có bạn.

Vấn đề ở đây không phải là sự phô trương của bạn mà sự tự tin bạn thể hiện trong suốt buổi phỏng vấn sẽ là yếu tố để họ đưa ra quyết định.

So sánh

Nếu bạn nhảy việc hay chuyển sang làm một lĩnh vực mới thì bạn nên tìm hiểu kỹ mức lương của vị trí công việc mới. Ví dụ, một người chuyển từ công ty lớn sang một công ty nhỏ hơn thì chắc chắn mức lương khó mà có thể cao hơn hay thậm chí bằng. Tùy vào tình huống của bạn mà đưa ra một mức lương hợp lý nhưng tuyệt đối không được đưa ra sự so sánh giữa mức lương họ đưa ra với mức lương cũ của bạn.

Theo những lời khuyên sai

Có rất nhiều những lời khuyên, tư vấn về đàm phán mức lương nhưng bạn phải chú ý rằng những lời khuyên đó giờ có còn phù hợp nữa hay không? Ví dụ những lời khuyên như trì hoãn việc nói về mức lương càng lâu càng tốt, không đưa ra con số cụ thể khi được hỏi hay trì hoãn việc trả lời tới một tuần. Điều này chỉ khiến công ty có thể suy nghĩ lại về việc tuyển dụng bạn. Nên khôn ngoan để biết áp dụng chúng đúng lúc và đúng chỗ nếu bạn muốn được một công việc ưng ý.

Theo Dan Tri

Khả năng phòng bị của người đàm phán

Trong quá trình đàm phán, cần có khả năng đoán ý qua lời nói và sắc mặt của đối phương cũng như hành vi, nhất cử nhất động, nắm bắt tâm lý của họ, để từ đó đưa ra những hình thức đàm phán tốt nhất, đồng thời áp dụng các sách lược ứng phó với đối tác đàm phán. Việc đoán ý qua lời nói và sắc mặt chính là những phòng bị của người đàm phán.

Một thương gia người Mỹ gốc Hoa tên là Thi Lộ Hoa có khả năng đoán ý của người khác qua lời nói và sắc mặt, vì thế mà ông đã giành được rất nhiều thành công trong sự nghiệp kinh doanh. Một lần, trong một bữa tiệc, Thi Lộ Hoa đã gặp mặt thương gia buôn bán gỗ Richard tới từ Pennsylvania. Richard là người luôn có cảm giác tự ti, điều này khiến ông ta luôn nhìn người khác với ánh mắt nghi ngờ. Tuy nhiên vợ của Richard là một phụ nữ rất năng động, tháo vát, những kinh nghiệm giao tiếp xã hội cũng rất giỏi, vì thế đã giúp cho Richard giành được không ít thành công trong kinh doanh, và tài sản của họ tích luỹ được ngày càng nhiều. Bạn của Richard luôn chúc mừng anh khi cưới được một người vợ tuyệt vời. Nhưng nghe những lời khen này, Richard lại cảm thấy không vui lắm.

Trong khi Thi Lộ Hoa muốn cùng Richard kí kết hợp đồng hợp tác đại lý dài hạn, thì số hàng gỗ của Richard được vận chuyển tới Pennsylvania, đúng lúc này thì mọi người đang khen tài kinh doanh của vợ Richard. Thi Lộ Hoa ngẫm nghĩ một lúc rồi cười nói với Richard: " Ông Richard, ông đến thật đúng lúc, chúng tôi đang nói chuyện về ông đây! " Richard dưới ánh nhìn nghi ngờ, nghe Thi Lộ Hoa nói: " Chúng tôi đang tranh luận một vấn đề. Có người nói, tất cả sự nghiệp kinh doanh của ông đều do vợ ông làm được mà có, nếu tự bản thân ông thì ông không làm được! " Nói tới đây, Thi Lộ Hoa cố ý ngừng lại để xem phản ứng của Richard như thế nào. Sau đó lại tiếp tục nói: " Tôi thì tôi không đồng tình với cách nói này, tôi nghĩ rằng ông Richard là một thương gia năng động, chuyện gì cũng có thể làm được, tuy nhiên vì tôn trọng quyền phụ nữ nên một số việc nhẹ nhàng để vợ gánh vác, còn mình sẽ giải quyết những việc to lớn hơn, ông thấy tôi nói vậy có đúng không? " . " ...., ông nói rất đúng ". Bất chợt, Richard cười. Ông kéo Thi Lộ Hoa lại gần, và xem Thi Lộ Hoa như một người bạn tốt. Ngày thứ hai, họ đã cùng nhau thống nhất kí kết một hợp đồng hợp tác kinh doanh gỗ dài hạn.

Trong cuộc đàm phán, để có cách nhìn nhận nhạy bén đoán ý người khác qua cử chỉ và lời nói thì cần nắm rõ những ý nghĩa của ngôn ngữ cơ thể sau đây:

1, Trong vòng một giây mà chớp mắt liên tục thì đây là biểu hiện tinh thần thoải mái, có hứng thú với mọi sự vật, sự việc, có khi lại được hiểu là cảm giác khó chịu, sợ sệt, không dám nhìn thẳng đối phương; mở to mắt nhìn biểu thị sự thích thú.

2, Mắt nhấp nháy liên tục, đây là cử động bình thường, thường được hiểu như che giấu một hành động nào đó hay tính cách không thành thật.

3, Con ngươi mắt biến đổi chứng tỏ rất có ý chí để khống chế mọi việc. Khi con người ở vào trạng thái khẳng định, vui mừng, thích thú thì con ngươi mắt mở to, ánh mắt có thần; khi ở trong trạng thái phủ định, đau khổ, căm ghét thì con ngươi mắt nhỏ lại, ánh mắt không được sáng. Thời cổ ngày xưa, thương gia Chu Ngọc rất quan tâm tới vấn đề này, ông có thể nhìn vào con ngươi mắt của khách mà biết được rằng đối phương có thích hàng hoá hay không, để từ đó định mức giá cả cao thấp. Vì vậy mà có một số người thường đeo một chiếc kính đổi màu để che đi những khuyết điểm của mình.

4, Khoanh hai tay trước ngực, hai chân vắt chéo, biểu thị không muốn nói chuyện với người khác; hơi ngẩng đầu, tay đặt trên ghế hay trên bàn, hai chân để ra trước, hai mắt nhìn đối phương điều này biểu thị cảm giác thích thú được trò chuyện.

5, Lưng thẳng, đằng trước và sau luôn ở trạng thái thẳng, điều này có nghĩa là cảm xúc của người này rất dồi dào, tự tin, năng lực mạnh mẽ. Ngược lại, hai vai trùng xuống, biểu hiện cảm xúc mệt mỏi, thất vọng, bị động, tiêu cực.

6, Khi hút thuốc, thổi khói lên trên là biểu hiện sự tích cực, tự tin, đầu ngẩng cao. Khi khói thuốc bay xuống dưới, đó là biểu hiện của thái độ tiêu cực, kém ý chí, có sự hoài nghi lo lắng.

7, Hút thuốc không ngừng là biểu hiện nội tâm mâu thuẫn, phức tạp hay nôn nóng bất an. Điều này chính là những biểu hiện không có ý chí hay tâm lí bất an.

8, Để thuốc cháy nhưng rất ít hút, là biểu hiện cảm xúc hay suy nghĩ căng thẳng.

9, Chưa hút hết thuốc đã vứt bỏ là biểu hiện muốn kết thúc cuộc nói chuyện hoặc hạ quyết tâm.

Khi phân tích và phán đoán ngôn ngữ cơ thể, nhất thiết phải xem xét vô cùng tỉ mỉ, do ý nghĩa biểu đạt ngôn ngữ cơ thể so với tính cách cũng như bối cảnh văn hoá của con người là không giống nhau, nên nhất thiết phải căn cứ vào một số người nào đó trong những trường hợp đặc biệt mới lĩnh hội được ý nghĩa sâu xa của nó. Trong đàm phán, đối phương có khi lợi dụng một vài động tác hay thái độ, hành vi nhằm mê hoặc bạn, nhưng nếu quan sát xâu chuỗi những hành động đó ngay từ đầu hay theo dõi những hành động trước sau của anh ta cùng những mặt liên quan đến nội dung lời nói, ngữ âm, ngữ khí và ngữ điệu từ đó có thể tìm ra những sơ hở, vạch ra chân tướng sự việc. Người đàm phán nắm bắt tốt những ý nghĩa của ngôn ngữ cơ thể, sẽ có tác dụng rất lớn trong việc tìm ra chính xác ngọn ngành phán đoán.

Mặt khác trong việc tiến hành cuộc đàm phán cần chú ý tới việc ứng biến nhanh, tốt, điều này sẽ mang lại khả năng phòng bị cho người phán đoán. Trong quá trình đàm phán, đôi bên sẽ đưa ra những lời lẽ sắc bén để bảo đảm lợi ích cho mình, tiếp đó là những biến hoá thay đổi của hai bên đối tác, hình thức đàm phán nhờ đó mà trở nên phong phú, mở rộng hơn. Lúc này người đàm phán nên áp dụng những ứng biến linh hoạt, sử dụng những phương án khả thi và tính toán lại quyết sách của mình. Ngược lại, tư tưởng bảo thủ cùng với những lề thói cũ chỉ làm cho cuộc đàm phán thất bại và rơi vào bế tắc.

Thông thường, một cuộc đàm phán thành công luôn phải được tiến hành ba lần. Lần đầu, hai bên thám thính tình hình đối phương, ví dụ như thám thính những chính sách kinh doanh chủ yếu của công ty đối tác có thể hay không thể mang lại cơ hội hợp tác v.v. Lần thứ hai, đàm phán dựa trên cơ sở những tình hình đã nắm bắt được, sau đó đề ra mong muốn cùng hợp tác và yêu cầu hợp tác. Vì thế mà người đàm phán cần chủ động nắm bắt tình hình và tư liệu của đối tác ngay từ trước, đồng thời cần xác định được hiệu quả của cuộc đàm phán nằm ở chỗ nào.

Việc ứng biến linh hoạt nhằm mục đích khống chế được tình hình cục diện tốt hơn, để làm tốt điều đó thì người đàm phán phải hiểu rõ đặc điểm mấu chốt. Nắm chắc vấn đề trọng tâm trong cuộc đàm phán. Điều này không hoàn toàn để lộ bản thân bạn cũng như mục đích chính, vì thế gọi là sách lược " nói thế này nhưng nghĩ thế kia " hay " dương đông kích tây " " mờ ám tránh sự thật ", áp dụng biện pháp này để tránh việc đối phương nắm trúng tim đen khiến bạn mất đi quyền làm chủ của mình.

Ví dụ như, trong cuộc đàm phán giữa một công ty gang thép Hàng Châu và công ty gang thép của Mỹ, về phía công ty của Mỹ đã đưa ra yêu cầu giá cả quá cứng nhắc. Đại diện công ty Mỹ cho biết, nếu như công ty Trung Quốc không cung cấp thiết bị thì sẽ gặp thất bại trên thị trường; Về phía Trung Quốc, đại diện công ty cho rằng, nếu cuộc đàm phán giữa hai bên thất bại thì xảy ra tổn thất là điều đương nhiên, nhưng sau đó còn rất nhiều cơ hội. Về phí công ty Mỹ sau ba lần cân nhắc, đặc biệt quan tâm tới việc đàm phán giữa hai bên gặp thất bại, điều này rất có thể sẽ mất đi cả một thị trường Trung Quốc rộng lớn, vì thế mà không thể không nhượng bộ. Trong cuộc đàm phán này, Trung Quốc trên thực tế đã che giấu những yêu cầu cấp bách của mình, trên cơ sở nắm bắt tốt nhu cầu của đối phương mà giành được thành công.

Khống chế được cục diện là vấn đề chủ yếu nhất cần nắm bắt, không thể bỏ qua một tình tiết nhỏ nào, Khi đối phương công kích gây hấn hay có thái độ đối đầu gay gắt thì bạn nên cách ứng phó sắc xảo, vận dụng nhiều kĩ ảo đàm phán để nắm chắc và khống chế được cục diện.

Đàm phán thương vụ chính là sự giao chiến tương đối phức tạp về mặt ngôn ngữ giữa hai bên đàm phán Trong quá trình đàm phán tâm lí hai bên đã trải qua nhiều thử thách và cam go. Nếu như người đàm phán không có khả năng có được tâm lí vững vàng thì rất khó có thể giành được thành công trong cuộc đàm phán. Tố chất tâm lí tốt cũng là một trong những năng lực chuẩn bị tốt.

Trong đàm phán, để bảo vệ quyền lợi và lợi ích của mình mà hai bên đàm phán đã nảy sinh mâu thuẫn xung đột, đối phương có thể nôn nóng hấp tấp hay có ý làm khó dễ thì rất có thể chuyển hướng thay vì đàm phán về việc thì chuyển sang người. Với những hành vi thô bạo hay có ý xấu nếu như chúng ta châm biếm lại thì rất dễ gây ra cãi vã, ảnh hưởng đến hoà khí, lại làm hỏng tiến trình đàm phán. Tốt nhất lúc này chúng ta nên kìm chế cảm xúc, giữ thái độ bình tĩnh, tránh xảy ra xung đột nghiêm trọng. Phương án tốt nhất là bình tĩnh lắng nghe ý kiến đối phương, biết nhìn nhận những lỗi sai của mình, sau đó đưa ra ý kiến tiến hành lại cuộc đàm phán, cũng như chuyển hướng đưa ra những ý kiến khác nhau với đối phương, hay sau khi bất đồng phát sinh thì biết dừng lại, sau khi điều chỉnh lại trạng thái tâm lí thì tiếp tục tiến hành thảo luận. Bình tĩnh xử lý tốt vấn đề đó cũng là biểu hiện một trạng thái tâm lí tốt, vững vàng.

Làm người luôn mang trong mình tố chất tâm lí bền vững, ý chí quật cường và một tinh thần thép. Là một người đàm phán cũng cần mang trong mình phẩm chất cũng như sự quyết tâm vững chắc. Giống như câu nói của Miroslav Klose thuộc công ty MSI ( McClellan Summation Index ): " trên thế giới này không gì có thể thay thế được " kiên định "; " tài năng " cũng không thể thay thế, vì một người có tài nhưng cũng chưa đạt được thành công; " thiên tài " cũng không thể vì thiên tài ngày càng bị mai một; " giáo dục " cũng không thể, vì đa số là những đồ phế thải đã nhận được sự giáo dục; chỉ có " sự kiên định " và " quyết tâm " mới là vô cớ ".

Ngoài ra, một người đàm phán khi phải ứng phó với nhiều cục diện khác nhau, đòi hỏi cần phải có sự quyết tâm. Trong thời gian đàm phán, nếu như trước đó bạn lo buồn thái quá hay có tâm lí áp lực nặng nề thì sẽ làm tâm trí rối bời, không tập trung được. Trong khi đàm phán, đối với mỗi người đàm phán mà nói thì trước tiên nên để đầu óc thư thái, tinh thần được tập trung cao độ, vì vậy mà trong lúc đàm phán không nên lo lắng quá nhiều, nên có tâm lí đàm phán " thắng bại là chuyện thường tình ", đồng thời kết quả đàm phán cũng không nhất định lúc nào cũng thất bại. Nếu như trong bạn luôn tồn tại tâm lí trở ngại, trong khi đàm phán luôn có cảm giác quá tự ti, khi nói không rành mạch, đầu xuôi đuôi lọt, thì có thể khẳng định bạn sẽ thất bại trước đối thủ. Đối với tình hình này, người đàm phán nên tiến hành rèn luyện trong thực tiễn, luôn giữ thái độ tình cảm lạc quan, tích cực tham gia các hoạt động xã hội tập thể, để giành được thành công trong khi đàm phán.

Đàm phán chính là quá trình hiệp thương giữa hai bên, yêu cầu người đàm phán phảI trang bị những năng lực đàm phán thông thạo, so với thực tế thì đó cũng là năng lực giao tiếp. Năng lực giao tiếp yêu cầu người đàm phán phải có khả năng diễn đạt ngôn ngữ tốt. Đàm phán không giống như diễn thuyết, nên không yêu cầu mỗi người đàm phán có khả năng điều chỉnh ngôn ngữ thông thạo, nhưng phải biểu đạt rõ ràng các vấn đề và hướng ý. Nếu không, đối thoại không rành rọt sẽ cản trở quá trình đàm phán.

Cần thực hiện tốt việc lưu thông, cần biết tranh luận để hiểu hơn về đối phương. Bình tĩnh lắng nghe tình hình của đối phương, ví dụ như sở thích của đối phương hay những cách nhìn nhận của họ đối với sự vật sự việc. Cũng thông qua ngôn ngữ trò chuyện để tìm hiểu kĩ hơn. Đồng thời, cũng tạo điều kiện để đối phương hiểu bạn, tìm hiểu những suy nghĩ, hành động, hay cách nhìn nhận của bạn về sự vật, cũng như thái độ lập trường của bạn đối với cuộc đàm phán, điều này sẽ trợ giúp đối phương rất nhiều và cũng giúp cho cuộc đàm phán giành được thành công.

Cần tìm hiểu đối phương, áp dụng các phương pháp giao tiếp phù hợp, ví dụ như mời khách hay " đối thủ " dùng tiệc, đánh tennis hay chơi Bowling. Điều này sẽ giúp cho tư tưởng được thông suốt, giúp tinh thần đối phương không bị căng thẳng. Thông qua những phương pháp tìm hiểu đối phương để từ đó nắm chắc trong tay thế chủ động.

Kỹ năng đàm phán

Sự thành bại trong công việc ký kết hợp đồng rất quan trọng đối với họat động doanh nghiệp. Khéo nói, gặp may và có duyên chưa hẳn làm nên một nhà đàm phán giỏi.

Các chuyên gia gợi ý một số kỹ năng "vàng" để ứng dụng khi đàm phán ký kết hợp đồng.

Liệt kê lợi ích khách hàng được hưởng

Khi đàm phán hợp đồng, bạn phải luôn nhấn mạnh đối tác sẽ được lợi gì sau khi ký kết. Liệt kê thành danh sách các lợi ích như tiền hoa hồng, chiết khấu, phương thức thanh toán, hậu mãi... Trình bày rõ ràng, không bỏ sót để gây ấn tượng mạnh cho đối tác.

Sử dụng bảng biểu, mô hình, con số

Ngày nay, người ta không có thời gian để đọc những trang báo cáo đặc kín chữ. Lập luận trong đàm phán của bạn cần phải trình bày dưới dạng bảng biểu, con số, mô hình, nhất là khi gửi báo cáo qua e-mail, fax, hay thư tín. Khi phải trình bày trước cử tọa đông người, bảng biểu và mô hình lại càng không thể thiếu.

Bạn nên sử dụng Power Point, phần mềm tuyệt vời để mô tả vấn đề bằng ngôn ngữ bảng biểu.

Phải biết cách nhượng bộ đối tác dần dần

Nhà đàm phán kinh nghiệm chỉ nhượng bộ dần dần và bạn phải tạo ấn tượng với đối tác rằng đã nhượng bộ nhiều lần.

Giao hàng ngay hay sau 5 ngày, 10 ngày rồi 15 ngày; thanh toán ngay hay thanh toán trước 80% là sự nhượng bộ về điều kiện giao hàng và điều khoản thanh toán.

Bất kỳ điểm nào trong hợp đồng cần đàm phán, bạn phải có phương án, đưa ra nhiều nấc thang nhượng bộ để đạt hiệu quả cao.

Phải nói nhiều trong buổi đàm phán

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh

Thông qua đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng là một khâu vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp.

Cuộc đàm phán thương mại thành công có thể đưa một khoản lợi nhuận lớn đến cho doanh nghiệp. Những nhà doanh nghiệp đứng ở địa vị nhược tiểu, trong đàm phán thương mại, thường hay gặp phải loại đối thủ như thế này, họ thường tỏ ra vênh vác tự kiêu, không coi ai ra gì, phơi bày hết những gì là sắc bén của mình ra để dọa dẫm người ta, dùng mọi phương thức để tỏ ra rằng ta ở thế trên cao nhìn xuống và luôn có tư thế khiêu khích người khác, không hề che đậy gì muốn cho cuộc đàm phàm xoay quanh cái trục lợi ích của họ...

Trước những đối thủ ấy, nhà doanh nghiệp tốt nhất là hãy dùng chiến thuật tiêu hao, trước hết hãy cứ làm vừa lòng họ, rồi xỏ vào mũi họ mà dắt đi. Khi mới bắt đầu đàm phán, nên tìm cách lảng tránh, hoặc khéo léo đưa đẩy cho qua những đòi hỏi phi lý mà phía bên kia nêu ra trong thế bắt nạt mình.

Qua mấy lần giằng co như thế, sẽ làm cho những kẻ kênh kiệu trong đàm phán bị mất dần nhuệ khí, nhà doanh nghiệp quan sát thấy lúc nào đối thủ thực sự mệt mỏi, đầu váng mắt hoa rồi, là lúc có thể ra tay đánh trả, biến thế thủ thành thế công, nêu rõ quan điểm của mình ra, thúc ép phía bên kia phải chấp nhận yêu cầu và điều kiện của mình, giành thắng lợi trong đàm phán.

Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, và trong đàm phán, họ rất khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, còn họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng nói chung cũng có một sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó. Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp.

Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra phớt lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo trong trường hợp này được các nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi.

Lần ấy, một nhà buôn Mỹ sang Nhật đàm phán, để thật chắc ăn, ông ta đã mang theo cả lô sách báo tài liệu phân tích tinh thần và tâm lý con người Nhật Bản. Sau khi đặt chân lên đất Nhật, được các chủ nhà Nhật Bản tiếp đãi rất nhiệt tình, làm đủ mọi thủ tục cần làm cho ông, sắp xếp cho ông ở một khách sạn thoải mái nhất, ăn toàn món ăn cao cấp khiến cho ông nhà buôn Hoa Kỳ không hề cảnh giác này cho rằng quả thật là người Nhật rất tận tình chu đáo đến mức không cần do dự gì đưa cho họ xem cả vé bay lượt về ra, nói rõ ngày giờ sẽ rời Nhật Bản.

Đến đây thì người Nhật đã biết rõ thời hạn của nhà buôn Mỹ này rồi, còn ông khách Mỹ thì vẫn chưa biết họ đang tính toán những gì.

Thế là phía Nhật Bản áp dụng chiến thuật kéo dài, đánh tiêu hao. Họ sắp xếp cho khách cả tuần lễ đi thăm các nơi, từ hoàng cung đến các đền miếu, từ suối nước nóng đến các siêu thị, thậm chí còn bố trí cả một lớp hướng dẫn ngắn hạn về cách ''ngồi thiền'' bằng tiếng Anh. Tối tối, những chủ nhà Nhật Bản đã thết khách bằng những bữa ăn thịnh soạn khiến cho ông khách Mỹ quỳ một lèo đến bốn tiếng đồng hồ, ngán đến cổ mà vẫn không thể không hết lời cám ơn. Tuy nhiên, hễ cứ nói đến đàm phán, chủ nhà lại gạt đi, nói rằng chưa vội, chưa vội, vẫn còn nhiều thì giờ.

Cứ như thế, thời gian từng ngày, từng ngày trôi đi. Ngày thứ 12, hội đàm rồi cũng được bắt đầu, nhưng buổi chiều lại sắp xếp cho khách đi chơi gôn. Sang ngày 13, đàm phán còn chưa bàn được gì, chủ và khách đã phải cùng dự tiễn đưa long trọng. Ngày thứ 14, đàm phán bắt đầu trở lại, thế nhưng ông khách Mỹ lại sắp phải lên đường, thế là chẳng biết làm thế nào hơn, cuộc đàm phán đành tiếp tục trong xe con trên đường ra sân bay và kết quả cuộc đàm phán ra sao, là điều ta có thể hình dung được.

Thời hạn cuối cùng thường ép buộc người ta đi đến những quyết định qua loa, vội vàng. Đứng trước những thời hạn cuối cùng, đừng nên để những cuộc đàm phán vô tình đắm mình vào đó. Trong lúc vội vàng mà đưa ra những quyết định qua loa sẽ đưa đến những hậu quả không đáng có.

Nâng cao khả năng thuyết phục

Người ta thường nói rằng, những người có khả năng thuyết phục cao thường nắm giữ những vị trí cấp cao trong công ty hoặc trong lĩnh vực kinh doanh.

Dường như họ sinh ra là đã có khả năng thuyết phục, khiến người khác lắng nghe và tin tưởng. Kurt Mortensen, người sáng lập Viện Nghiên cứu Khả năng Thuyết phục (www. persuasioninstitute.com) ở Mỹ, cho rằng: "Dù có nắm giữ chức vụ gì đi nữa, chúng ta đều cần thuyết phục người khác trong cuộc sống, thuyết phục là kỹ năng quan trọng giúp con người thành công"

Mortensen đã dành 15 năm nghiên cứu về phương cách ảnh hưởng người khác. Sau đó, ông xây dựng hệ thống riêng của mình và viết cuốn sách "IQ Thuyết phục: 10 kỹ năng cần có để đạt được những gì bạn muốn". Dưới đây là một số đoạn trích:

--Tôi đã chú tâm vào một số kỹ năng trọng yếu như marketing, tài chính, nhưng chẳng có kỹ năng nào giúp tôi tiến triển trong sự nghiệp. Chẳng lâu sau tôi khám phá ra rằng, kiến thức chuyên môn học ở trường chỉ đóng góp 15% vào thành công, 85% còn lại là nhờ vào kỹ năng con người. Trong đó, thuyết phục là kỹ năng quan trọng nhất.

--Nhũng kỹ năng học được hồi nhỏ có thể giúp ta đạt được sự ủng hộ nhất thời của người khác. Nhưng việc gì ta cứ phải giẫm chân tại chỗ trong khi có thể học kỹ thuật mới để đạt được sức ảnh hưởng lâu dài? Có trên 100 phương pháp làm cho người khác tin và đồng ý với mình. Tuy nhiên, đa số chúng ta chỉ sử dụng có 3-4 phương pháp giống nhau học được từ hồi bé như van nài cho đến khi có được cái mình muốn, ép buộc (nhất là sếp), hoặc hối lộ theo kiểu "Tôi sẽ làm điều đó cho anh nếu anh làm điều này cho tôi". Trong một thế giới kinh doanh tiến bộ như ngày nay, nhưng kỹ thuật cũ đó không còn mang lại nhiều hiệu quả nữa. Chúng ta cần học thêm một số kỹ năng mới. Có thể lấy ví dụ: Cách chúng ta tiếp nhận ý kiến phản đối, dù là từ khách hàng hay từ ai đó, chẳng hạn như khi ta đòi tăng lương. Bài học đầu đời dạy chúng ta hiểu ý kiến phản đối là sự đối nghịch, do đó chúng ta trở nên đề phòng. Người kém kỹ năng thuyết phục thường tỏ ra căng thẳng, không thoải mái, thậm chí là cáu gắt do sự phản đối đó gợi lên cảm giác không an toàn. Lối suy nghĩ đó chỉ làm cho vấn đề trở nên xấu hơn. Ngược lại, người giỏi kỹ năng thuyết phục lại biết cách chào đón những ý kiến phản đối. Thay vì xem đó là sự đối nghịch, họ xem nó là một phần tự nhiên và có giá trị của quá trình thảo luận. Họ dùng mối bận tâm của người khác như một cách mở ra cuộc đối thoại, một cơ hội trao đổi ý kiến và khám phá ra nhưng điều mới mẻ từ sự bình thường. Họ làm cho cuộc đối thoại trở nên trôi chảy bằng cách giải quyết bất đồng, thậm chí trước khi nhũng bất đồng đó được nói thành lời.

--Điều tôi muốn nói là những người thực sự thành công là những người có tư tưởng cởi mở, nhận biết được họ có điểm mạnh cũng như điểm điểm yếu về kỹ năng của bản thân. Và điểm yếu đó có thể là lực cản của họ. Khi ai đó gặp bạn lần đầu tiên, nếu bạn để lộ ra một điểm yếu nào đó, bạn có khả năng chiếm được sự tin cậy cửa họ. Đó là vì con người thường tìm kiếm điểm yếu và họ sẽ cho bạn cơ hội tham gia thực sự vào quá trình trao đổi với họ. Tất cả chúng ta được dạy là không bao giờ được để lộ điểm yếu, vì vậy cần có tư thế mạnh mẽ và lời nói thằng thừng. Theo tôi, điều đó không hiệu quả. Ví dụ như, khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ, còn đối thủ cạnh tranh là công ty lớn. Làm sao bạn có thể thuyết phục khách hàng chọn bạn thay vì công ty kia?

--Sự kết nối là một phương cách hiệu quả, nhưng nghệ thuật thuyết phục cần nhiều hơn việc đơn giản là làm mọi người cảm thấy thân thiện với bạn, ý tưởng và sản phẩm của bạn. Mọi người không chỉ cần cảm thấy thích bạn mà còn cần cảm thấy được uỷ thác để làm cái mà bạn mong muốn họ làm. Sự đáp trả tốt đẹp sẽ là cách thức tin cậy để làm mọi người cảm thấy gắn bó với bạn.

Khả năng thuyêt phục và dẫn dụ người khác thực sự là rất quan trọng nhất là trong nghệ thuật quản lý. Và để làm chủ được nghệ thuật này bạn cần phải có một quá trình trải nghiệm lâu dài cũng như rút ra được những bài học cho bản thân. Chúc bạn thành công.

Nghệ thuật đàm phán hiệu quả

Một trong những kỹ năng chủ chốt không thể thiếu được trong lĩnh vực kinh doanh là khả năng đàm phán của những nhà lãnh đạo. Đàm phán có thể hiểu một cách đơn giản là sự cố gắng đưa ra những ý kiến nhằm bảo vệ quan điểm của mình đến cùng.

Nhưng trên thực tế khi vấp phải những vấn đề về đàm phán thì những nhà quản lý lại đổ lỗi cho sự khác biệt văn hoá mà không nhận ra được nguyên nhân lại chính là kỹ năng yếu kém trong đàm phán.Nhằm giúp cải thiện đáng kể vấn đề này, sau đây là một số mẹo nhỏ để bạn tham khảo.

Nêu rõ quan điểm

Để đạt được hiệu quả trong đàm phán điều quan trọng là mọi thứ đều phải rõ ràng. Vì thế bạn nên nói rõ ra được những yêu cầu của mình một cách dứt khoát. Đồng thời, cũng nên khuyến khích phía đối phương nhận rõ yêu cầu của bạn, mà qua đó bất cứ sự không nhất quán nào cũng sẽ được giải quyết.

Trao đổi thẳng thắn

Trong khi đàm phán kinh doanh, việc trao đổi thẳng thắn để đạt được những điều mình muốn là một điều khuyến khích. Thêm đó, những cử chỉ tỏ ý thiện chí trong đàm phán cũng rất cần thiết và bạn không nên bỏ qua.

Hiểu rõ giá trị vấn đề

Điều không thể tránh khỏi trong đàm phán là sự bất đồng về ý kiến đánh giá của bạn và của đối phương nhưng điều quan trọng hơn cả là bạn nên hiểu được giá trị của từng vấn đề mà bạn đang trao đổi.

Chuẩn bị kỹ càng

Cổ nhân đã có câu: "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng", mọi bước chuẩn bị cho cuộc đàm phán như: nắm rõ được những vấn đề sắp trao đổi, biết được những gì mình đã trang bị được và hiểu rõ những hạn chế của mình, đều không thừa một chút nào. Vì vậy, việc chuẩn bị càng nên sớm được tiến hành.

Thận trọng trước yêu sách của đối phương

Chấp nhận những yêu sách từ phía đối phương chưa bao giờ là ý kiến hay vì nó có thể dẫn tới việc đi chệch hướng. Bạn nên cân nhắc xem có chấp nhận được hay không bằng cách đặt ra những câu hỏi phù hợp. Việc này sẽ làm đối phương thành thực bày tỏ những điều quan tâm của họ.

Làm chủ được mình

Điều chắc chắn vô cùng cần thiết trong đàm phán là làm chủ được hành vi của mình. Cho dù hành vi của đối phương như thế nào đi nữa thì bạn cũng nên cố gắng tập trung vào lý do bạn đang đàm phán. Cố gắng không để hành vi đối phương làm bạn xao nhãng càng nhiều càng tốt. Bởi lẽ các mối quan hệ đều cần thiết cho những mối làm ăn dài lâu, vì thế cố gắng duy trì thái độ thân thiện và thông cảm từ đầu đến cuối.

Đừng nên lùi bước

Ngay dù trong khi đàm phán bạn có vẻ yếu thế thì bạn cũng đừng nên biểu hiện ra cho đối phương biết vì rất có thể sẽ làm cho đối phương đòi hỏi thêm. Hãy tin rằng đối phương không phải lúc nào cũng mạnh như vẻ bề ngoài của họ. Vì thế bạn đừng lùi bước mà hãy khéo léo xem xét lại những yếu tố mà đối phương tác động tiêu cực đến quan điểm của bạn.

Tìm hiểu văn hoá

Cách biệt về văn hoá thường dẫn đến những khác biệt dễ gây hiểu nhầm trong hành vi ứng xử. Để thu hẹp khoảng cách đó trong đàm phán, bạn nên chuẩn bị cho mình thật nhiều kiến thức về văn hoá. Điều này đòi hỏi ở bạn tinh thần học hỏi và sự kiên nhẫn cần thiết.

Tiếp cận vấn đề rộng hơn

Trên thực tế trong quá trình đàm phán, bạn có thể nhận thấy có nhiều cơ hội để đề cập đến vấn đề khác hơn là cứ mãi tranh luận về những quan điểm đã chắc chắn. Những nhà đàm phán cần sáng tạo trong việc nhận ra những giải pháp thay thế để tái giải quyết vấn đề.

Không ngừng sáng tạo

Luôn luôn sáng tạo và cân nhắc những hướng giải quyết khác nhau vì rất có thể ý kiến của bạn không hoàn toàn được đối phương chấp thuận. Cố gắng phát huy dựa trên những ý kiến có sức thu hút sự quan tâm từ phía đối phương, đồng thời bạn cũng nên loại bỏ những vấn đề không thật cần thiết và đừng ngại đề xuất ý kiến mà dường như có thể không ăn nhập với vấn đề tranh luận.

Những kỷ xảo để giúp một cuộc đàm phán hiệu quả

Đàm phán là cuộc đo sức về trí tuệ giữa hai bên, không giống như cuộc thi chạy, thi chạy là người nào về đích cuối cùng thì người đó thắng. Nhưng đàm phán không chỉ ganh đua về thực lực mà còn bao gồm cả việc áp dụng các kỹ xảo đàm phán, nó có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán.

Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm:

1. Phương thức vòng quanh: Thông thường khi mở đầu một cuộc đàm phán không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên, điều này dễ gây cho người đàm phán rơi vào thế " gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ", gây ảnh hưởng tới không khí hoà thuận giữa đôi bên. Khi đàm phán có thể vận dụng phương thức quay vòng, ví dụ như hàn huyên hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương. Những chủ đề nói chuyện được coi là phổ biến nhất là những vấn đề liên quan đến khí hậu, thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngoài ra còn nhiều đề tài khác như bàn luận về một bức hoạ nào đó hay một sự việc trong cuộc sống. Mặt khác có thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế của đối phương. Thông qua các hình thức trò chuyện như trên có thể tiến hành bàn bạc một cách thuận lợi những đề tài đàm phán chính thức.

2. Phương thức trực tiếp: Phương thức trực tiếp hay còn gọi là bàn luận đi thẳng vào vấn đề, trực tiếp biểu đạt suy nghĩ của mình. Để đối phương lắng nghe ý kiến. Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên đối tác tiến hành đàm phán dưới hình thức quan hệ đàm phán thân mật dưới một thời gian gấp rút, nhanh chóng, phương thức này được bắt đầu từ những vấn đề nhỏ nhất, cũng có thể được tiến hành từ những vấn đề mang tính nguyên tắc, hay một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: " Ông X, bây giờ trời đã sang xuân, theo tôi được biết, công ty ông vừa sản xuất một kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm này là hoàn toàn hợp lý ".

Khi biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý khi hỏi han đối phương nên có thái độ chân thành, nhiệt tình, hữu nghị. Điều này có thể mau chóng thu nhỏ khoảng cách giữa hai bên, và xây dựng được bầu không khí tốt đẹp. Nếu vừa bắt đầu cuộc đàm phán kèm theo ánh mắt lạnh lùng, sẽ là điều bất lợi cho cuộc đàm phán, vì mỗi người chúng ta khi tiến hành đàm phán đều có tâm lý sợ từ chối. Bất luận chúng ta có chuẩn bị tốt một dũng khí tự tin nhưng trên thực chất luôn có tâm lý sợ khó khăn hay rắc rối xảy ra. Giống như những người đi leo núi hay đi trên đường cũng vậy, họ luôn muốn đi trên một con đường thẳng, chứ không muốn đi trên một con đường đầy rẫy nguy hiểm, gập ghềnh, mấp mô.

Đàm phán là quá trình cân đo "giá trị đàm phán", còn là biểu hiện một tinh thần hợp tác, dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, thông qua nỗ lực đàm phán nhằm mục đích đạt được thoả thuận chung thống nhất. Một người đàm phán giỏi không thể áp dụng cách thức đàm phán mạnh mẽ, cứng nhắc để đạt được mục đích của mình. Vì vậy trong quá trình tiến hành đàm phán, chúng ta phải nắm bắt tốt kỹ xảo đàm phán, các kỹ xảo chủ yếu là: kỹ xảo trình bày, giải thích; kỹ xảo đưa ra câu hỏi hay kỹ xảo trả lời, phá vỡ bế tắc, hay thuyết phục đối tác v.v...

Tiếp theo đó là nội dung trình bày phải rõ ràng, đơn giản dễ hiểu. Trong đàm phán cần có lời lẽ rõ ràng không được mơ hồ, khó hiểu, để truyền đi thông tin chính xác đến đối phương, vì đàm phán không giống viết văn bản, văn bản sau khi viết xong, có thể cân nhắc từng câu từng chữ, có thể sửa lại. Nhưng ngôn ngữ trong đàm phán là "một câu nói ra, không lấy lại được". Vì thế khi trình bày giải thích cần nắm bắt vấn đề trọng tâm, nêu bật được vấn đề trọng tâm mới là quan trọng. Khi trình bày cần rõ ràng, cần có sự sắp xếp hợp lý việc nên nói gì trước tiên và nói gì sau đó. Khi nói không phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu. Vừa nói xong vấn đề này thì chuyển ngay sang vấn đề khác, điều này dễ gây rối rắm trong tư duy của đối phương, không có lợi cho việc tiến hành đàm phán. Do trí nhớ con người có hạn, với lượng thông tin truyền đạt cho đối phương trong một khoảng thời gian ngắn chỉ nhớ được một phần nội dung chủ yếu. Trong quá trình đàm phán, khi trình bày không chỉ cần nội dung rõ ràng, có trật tự, mà cũng cần có nội dung đơn giản dễ hiểu.

Để có được nội dung đơn giản, cần chú ý hai vấn đề sau: Thứ nhất không nên đưa ra quá nhiều lời đối thoại. Ví như, một lúc thì "chúng ta đã nói.....", khi thì "tôi nói...", lúc lại "anh ấy lại nói...", "lúc đó thì tôi nói...". Từ "nói" dược nhắc đi nhắc lại, ngôn ngữ lộn xộn, khiến người khác cảm thấy chán ngán. Thứ hai đó là không nên đề cập quá nhiều đến những chi tiết nhỏ. Nhất thiết phải đặt mình vào toàn hoàn cảnh, không nên chỉ vì những vấn đề nhỏ mà để vướng mắc. Nếu không sẽ bị vướng thân vì những chuyện nhỏ nhặt mà khó thực hiện được những bước quan trọng. Tận dụng hết sức thực hiện một cuộc hội nghị để giải quyết một hay nhiều vấn đề. Ngoài ra sau khi tường thuật một nội dung dài khi hết thúc nên rõ ràng rành mạch tổng kết nội dung một lần. Việc này sẽ để lại ấn tượng tốt với đối tác đàm phán.

Ví dụ: Khi bạn được giới thiệu sản phẩm, nhưng công ty bạn không cần tới sản phẩm đó, bạn có thể nói như thế này: "Cảm ơn quí công ty đã giới thiệu, tuy nhiên hiện tại công ty chúng tối chưa cần sản phẩm này". Hay ví dụ như, khi hai bên đàm phán chưa đạt được thoả thuận chung, thì có thể nói: "Một số yêu cầu của quí công ty chúng tôi sẽ nghiên cứu kĩ lưỡng, và sẽ tiến hành đàm phán nếu như có cơ hội thích hợp", "vấn đề bạn giải quyết thật thông thoáng, dễ hiểu, khâm phục, khâm phục, hi vọng rằng lần sau chúng ta sẽ có một cuộc đàm phán thành công".

Âm lượng không nên quá nhỏ, nhỏ quá sẽ làm cho đối phương khó nghe, gây ra cảm giác trầm tĩnh, và không để lại ấn tượng. Tuy nhiên âm lượng cũng không được quá to, quá to sẽ gây cảm giác hùng hổ hăm doạ hay giận dữ xúc phạm. Về phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc. Sử dụng từ quen, từ chuyên dụng để đối phương dễ hiểu. Dùng từ chính xác, nhất thiết không được sử dụng ngôn ngữ mờ ám khó hiểu, tránh tồn tại khoảng trống giữa đôi bên. Trong khi đàm phán vận dụng những từ hỏi để thu hút sự chú ý của đối phương, đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể theo suy nghĩ của đối phương, và trong quá trình đối thoại thu thập những thông tin chưa rõ hoặc những tư liệu chưa biết.

Hình thức hỏi trong đàm phán muôn màu muôn vẻ. Có thể hỏi về một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: "Ông cho rằng cung cách phục vụ sau khi tiêu thụ liệu có thể cải tiến được không?". Cũng có thể tiến hành hỏi đối với một vấn đề tổng hợp hay vấn đề toàn cục. Ví dụ như: "Ông có cách nhìn nhận như thế nào đối với tình hình cạnh tranh trên thị trường hiện nay?" Cách hỏi như thế này không giới hạn về phạm vi. Cũng có thể tiến hành phương thức hỏi thăm dò. Ví dụ: "Chúng tôi sẽ tăng lượng hàng mua, về phía quí công ty liệu có đãi ngộ gì không?". Có thể vận dụng phương án hỏi dẫn dắt, ví dụ: "Kinh doanh tiêu thụ mặt hàng này nếu không nhận được triết khấu 3% chúng tôi sẽ không thể thu được nhiều lợi nhuận và sẽ khó đạt được hiệu quả cao nhất". Cách hỏi như thế này sẽ khiến đối phương không còn cách lựa chọn nào khác sẽ phải trả lời. Hỏi cũng có thể hỏi theo phương thức hiệp thương, ví dụ: "Quí công ty xem với chiết khấu là 3% của phía chúng tôi như vậy đã thoả đáng chưa?". Ngữ khí hỏi như thế này luôn mang ngữ khí chuyển biến, dễ được tiếp nhận. Phương thức hỏi đa dạng, chúng ta có thể tiến hành các phương thức hỏi đối với các tình huống khác nhau. Nên hỏi sau khi đối phương đã nói xong.

Khi đối phương phát ngôn, nói leo chính là hành vi gây phản cảm nhất. Tuy nhiên nếu đối phương nói quá dài dòng, thì có thể lựa để hỏi chen ngang một cách tế nhị. Ví dụ như, có thể hỏi khi đối phương ngừng giữa chừng: "Ý của ông vừa nói có ý nghĩa gì vậy...?"; "Vấn đề trên chúng tôi đã nắm được rồi, còn vấn đề kia thì như thế nào?". Ngoài ra có thể tiến hành hỏi trước và sau khi phát ngôn. Còn có thể hỏi trong thời gian thảo luận trong hội nghị. Kỹ xảo trả lời trong đàm phán cũng không phải là một việc dễ dàng. Đòi hỏi phải trải qua tổng quan toàn cục của người đàm phán, sau khi suy nghĩ tỉ mỉ mới có thể trả lời. Vì vậy mà trên thương trường bây giờ luôn có câu "nhất ngôn cửu đỉnh, tứ mã nan truy", khi bạn hối hận vì câu nói của mình thì đó là hành vi thất ngôn, và phải trả giá từ điều đó. Câu hỏi của đối phương trong khi đàm phán được tính toán hết sức tỉ mỉ. Trong đó có chiến lược, có nghi ngờ, có cả cạm bẫy. Đối với những vấn đề này, người trả lời cần phải tuỳ cơ ứng biến, tuy nhiên không nhất thiết phải trả lời chính diện vấn đề.

A, Cần chuyển hướng đối thoại. Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu thuẫn, chẳng qua cũng chỉ là việc bé xé ra to, là chướng ngại trong khi đàm phán. Cần biết thay đối cuộc đối thoại. Ví dụ như: "Chúng ta đã bàn luận sang chủ đề khác, bây giờ có thể thảo luận lại chủ đề ban đầu hay không?", "Vấn đề này tương đối phức tạp, chúng ta nên phân ra để thảo luận dễ hơn".

C, Phương thức từ chối trả lời. Đàm phán đó là nhằm mục đích đôi bên cùng có lợi, và đôi bên cùng đạt được hiệu quả đàm phán như ý. Nếu như không tiếp nhận được điều kiện của đối phương, không ký kết được hợp đồng. Lúc này chính là lúc sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác "đối thủ" mà nên duy trì quan hệ "đối tác". Khi cự tuyệt vẫn phải giữ hoà khí, sự chuyển biến. Ví dụ: "Ý kiến của bạn rất hay, chúng tôi có thể xem xét lại", "tôi rất thích sản phẩm cả bạn, nhưng tiếc là vốn dùng của chúng tôi quá ít".

D, Mượn cách trả lời vòng vo. Trong đàm phán, khi đối phương đưa ra câu hỏi mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kỹ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn có thể vận dụng những tư liệu còn dang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời. Ví dụ: "Tôi chưa thể đưa ra câu trả lời đối với câu hỏi của bạn, nhất thiết phải hỏi ý kiến cấp trên". Trả lời vòng vo không có nghĩa là từ chối không trả lời. Điều này biểu thị sự việc này cần phải được suy nghĩ cân nhắc trước khi đưa ra quyết định.

Phương pháp cụ thể để vận dụng kĩ xảo này đó là:

A, Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương. Khi đàm phán rơi vào bế tắc, bạn có thể dùng những câu nói khích lệ như: "Ngài thấy đấy, chúng ta đã giải quyết được rất nhiều vấn đề, hiện giờ chỉ còn lại một số ít, nếu không giải quyết ngay thì có phải là rất tiếc không?" Cách nói này xem ra ổn nhất, trên thực tế nếu biết cổ vũ khích lệ thì sẽ mang lại tác dụng rất tốt.

Đối với cuộc đàm phán có quá nhiều vấn đề để thảo luận, nên xoá bỏ những bế tắc còn tồn tại, ví dụ, trong cuộc đàm phán có sáu vấn đề cần thảo luận mà trong đó có bốn vấn đề là quan trọng, còn lại hai vấn đề là thứ yếu, giả sử như trong bốn vấn đề thì có ba vấn đề đạt được thoả thuận, còn lại một vấn đề quan trọng và hai vấn đề nhỏ, thì khi đối diện với bế tắc bạn nên nói với đối phương như thế này: "Trong bốn vấn đề đã giải quyết được ba vấn đề, còn lại một vấn đề nếu như giải quyết được thì coi như các vấn đề nhỏ khác cũng giải quyết được, để chúng ta có thể tiếp tục nỗ lực, yên tâm thảo luận nốt vấn đề cuối cùng! Nếu gạt bỏ nó thì tất nhiên sẽ cảm thấy rất tiếc!" Nghe vậy đối phương rất có thể sẽ tiếp tục đàm phán, và bế tắc đã bị loại hoàn toàn.

B, Tìm một phương án khác. Trong đàm phán, do hai bên không đồng nhất quan điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc. Lúc này mà dùng lời nói để giải quyết bế tắc thì không thể thành công. Dưới tình hình này, chúng ta cóthể vận dụng các phương pháp nhằm loại bỏ những bế tắc. Và dưới đây là những biện pháp thay thế:

(1) Thay đổi lãnh đạo hoặc nhân viên của nhóm nhỏ đàm phán.

(3) Thay đổi phương thức phục vụ sau khi tiêu thụ, ví dụ như đề nghị giảm bớt các thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau này.

(4) Cải biến các mức độ nguy hiểm. Phân tích những lợi ích cũng như tổn thất có thể xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán.

(5) Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng cho tới tình trạng cùng nhau nỗ lực, đồng tâm hiệp lực. Tăng sự liên lạc liên kết giữa ông chủ, kiến trúc sư, và các kỹ sư kỹ thuật của hai bên đàm phán, cùng có sự ảnh hưởng để đi đến giải quyết vấn đề.

(6) Tìm một người trung gian để lí giải, đương nhiên người này phải có uy tín và có quyền đưa ra sự cảm hoá điều tiết.

(7) Thiết lập một uỷ ban nghiên cứu do nhân viên hai bên hợp thành.

(8) Nhượng bộ hợp lí, đưa nhiều phương án để đối phương có cơ hội lựa chọn.

(9) Bỏ qua vấn đề này, bàn luận những vấn đề dễ giải quyết, sau đó đợi có cơ hội để giải quyết những vấn đề khó.

(10) Tạm thời nghỉ giải lao, sau khi thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên, có thể đưa ra thái độ nhẹ nhàng để giải quyết vấn đề.

Hoá giải những bế tắc để tăng thêm thành ý hợp tác giữa đôi bên, giúp cho tiến trình đàm phán đạt được thuận lợi.

Chuyên đề: Kỹ năng giải quyết vấn đề - Problem Solving Skills

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) là một trong những kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc bởi cuộc sống là một chuỗi những vấn đề đòi hỏi chúng ta phải giải quyết mà không vấn đề nào giống vấn đề nào và cũng không có một công thức chung nào để giải quyết mọi vấn đề. Điều quan trọng là chúng ta phải tự trang bị cho mình những hành trang cần thiết để khi vấn đề nảy sinh thì chúng ta có thể vận dụng những kỹ năng sẵn có để giải quyết vấn đề đó một cách hiệu quả nhất.

Trong công việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, chắc hẳn bạn thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào. Cũng có khi bạn thấy mệt mỏi và bị stress vì cứ phải gặp những vấn đề lặp đi lặp lại, từ những vụ việc đơn giản đến phức tạp. Nếu bạn đã và đang trong hoàn cảnh vừa nêu, thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại mình và hãy trang bị cho mình kỹ năng giải quyết vấn đề cần thiết. Chuyên đề KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ - PROBLEM SOLVING SKILLS sẽ giúp bạn giải được bài toán đó bằng việc cung cấp những thông tin hữu ích nhất để bạn có thể trau dồi thêm khả năng giải quyết vấn đề của mình.

Thông thường để giải quyết một vấn đề, về cơ bản có các bước sau:

1. Nhìn nhận và phân tích:

Trước khi bạn cố tìm hướng giải quyết vấn đề, bạn nên xem xét kỹ đó có thật sự là vấn đề đúng nghĩa hay không, bằng cách tự hỏi: chuyện gì sẽ xảy ra nếu...?; hoặc: giả sử như việc này không thực hiện được thì...? Bạn không nên lãng phí thời gian và sức lực vào giải quyết nếu nó có khả năng tự biến mất hoặc không quan trọng.

2. Xác định chủ sở hữu của vấn đề:

Không phải tất cả các vấn đề có ảnh hưởng đến bạn đều do chính bạn giải quyết. Nếu bạn không có quyền hạn hay năng lực để giải quyết nó, cách tốt nhất là chuyển vấn đề đó sang cho người nào có thể giải quyết.

Có một câu nói nửa đùa nửa thật nhưng cũng đáng để bạn lưu ý: "Nhiệt tình cộng với thiếu hiểu biết đôi khi thành phá hoại".

3. Hiểu vấn đề:

Chưa hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề sẽ dễ dẫn đến cách giải quyết sai lệch, hoặc vấn đề cứ lặp đi lặp lại. Nếu nói theo ngôn ngữ của y khoa, việc "bắt không đúng bệnh" thì chỉ trị triệu chứng, chứ không trị được bệnh, đôi khi "tiền mất, tật mang". Bạn nên dành thời gian để lấy những thông tin cần thiết liên quan vấn đề cần giải quyết, theo gợi ý sau: Mô tả ngắn gọn vấn đề; nó đã gây ra ảnh hưởng gì?; Vấn đề xảy ra ở đâu?; Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào?; Có gì đặc biệt hay khác biệt trong vấn đề này không?

Ở đây ta cần tìm hiểu vấn đề bằng cách đặt ra những câu hỏi.

- Tính chất của vấn đề (khẩn cấp, quan trọng)?

- Yêu cầu chỉ thị của cấp trên là gì?

- Nguồn lực để giải quyết vấn đề?

- Vấn đề này có thuộc quyền giải quyết của mình hay không?

- Bản chất của vấn đề là gì?

- Những đòi hỏi của vấn đề?

- Mức độ khó - dễ của vấn đề?

4. Chọn giải pháp:

Sau khi đã tìm hiểu được cội rễ của vấn đề, nhà quản lý sẽ đưa ra được rất nhiều giải pháp để lựa chọn. Yếu tố sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý tìm được giải pháp đôi khi hơn cả mong đợi. Cần lưu ý là một giải pháp tối ưu phải đáp ứng được ba yếu tố: có tác dụng khắc phục giải quyết vấn đề dài lâu, có tính khả thi, và có tính hiệu quả.

5. Thực thi giải pháp:

Khi bạn tin rằng mình đã hiểu được vấn đề và biết cách giải quyết nó, bạn có thể bắt tay vào hành động. Để đảm bảo các giải pháp được thực thi hiệu quả, nhà quản lý cần phải xác định ai là người có liên quan, ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc thực thi giải pháp, thời gian để thực hiện là bao lâu, những nguồn lực sẵn có khác.v.v...

6. Đánh giá:

Sau khi đã đưa vào thực hiện một giải pháp, bạn cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có tốt không và có đưa tới những ảnh hưởng không mong đợi nào không. Những bài học rút ra được ở khâu đánh giá này sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều "calori chất xám" và nguồn lực ở những vấn đề khác lần sau.

Có thể bạn sẽ cảm thấy hơi rườm rà nếu làm theo các bước trên. Vạn sự khởi đầu nan. Lần đầu tiên áp dụng một kỹ năng mới bao giờ cũng đòi hỏi sự kiên nhẫn và quyết tâm của bạn. Nếu bạn thường xuyên rèn luyện, thì dần dần kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ trở thành phản xạ vô điều kiện.

Các bước trên đây được xây dựng trên một nguyên tắc mà người ta tạm gọi là KOALA.

K: Thông tin (Knowledge)

O: Mục tiêu (Objectives)

A: Phương án ( Alternatives):

L: Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)

A: Hành động (Action)

Chúc các bạn có những quyết định sáng suốt khi giải quyết bất kỳ một vấn đề nào trong cuộc sống từ đơn giản đến phức tạp với những bí quyết, bài học và kinh nghiệm tiếp thu được qua chuyên đề của chuyên trang Skill Studio Hieuhoc chúng tôi.

NỘI DUNG chi tiết các Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills)

1. Xác định vấn đề / Phân tích nguyên nhân / phân tích yêu cầu

- Xác định yêu cầu cần giải quyết? Có thể liên quan đến các mục đích, mục tiêu cần giải quyết.

- Thu thập các thông tin liên quan

- Từ các thông tin, xác định nguyên nhân / khởi điểm của vấn đề (trong phân tích sự kiện: từ các hiện tượng, sự kiện tìm nguyên nhân và con đường dẫn đến sự kiện, hiện tượng đó)

2. Hình thành ý tưởng giải quyết

-Tạo ra những ý tưởng mới cùng những định hướng sau đó phát triển những ý tưởng này bằng cách bổ sung hay kết hợp chúng với các ý tưởng khác nếu thấy cần thiết.

- Không vội phê bình, chỉ trích ý tưởng mới khi nó vừa được đưa ra. Một người có thể đưa ra nhiều ý tưởng. Không vội đánh giá phê bình các ý tưởng, nếu có thì nên ghi các đánh giá phê bình đó ra giấy.

- Nhóm càng nghĩ ra nhiều ý tưởng càng có cơ may tìm ra giải pháp hữu hiệu nhất để giải quyết vấn đề.

3. Xây dựng các giải pháp giải quyết

- Nhận diện đánh giá các ý tưởng, các giải pháp, chương trình sơ bộ và cách thức thực hiện chương trình đã lựa chọn.

- Tìm giải pháp dựa vào việc phản biện các ý tưởng, phân tích các ưu điểm nhược điểm, và tìm thêm giải pháp để hạn chế nhược điểm, bổ sung thêm các giải pháp cho ý tưởng đó.

4. Lựa chọn và phát triển giải pháp tối ưu

Chọn ra giải pháp khả thi nhất hoặc chọn lựa thống nhất bằng hình thức biểu quyết, phân tích ưu nhược của giải pháp vừa chọn. Với các giải pháp đã phân tích trước đó, cả nhóm tiếp tục tìm giải pháp hạn chế nhược điểm, phát huy ưu điểm của giải pháp mới. Đưa giải pháp đã chọn trở nên vượt trội so với các giải pháp trước đó.

5. Triển khai thực hiện theo giải pháp đã chọn lựa

6. Đánh giá kết quả thực hiện

Nội dung này lấy từ tài liệu nhóm:

Phương pháp Brainstorming

Não công là một nhóm ý tưởng không hạn chế cho một nhóm đưa ra, không có ý kiến phê bình chỉ trích hay đánh giá để tìm ra những ý tưởng mới. Đối với các công ty hay tổ chức lớn, quá trình giải quyết vấn đề được tiến hành theo hai nhóm riêng rẽ: phát triển ý tưởng và đánh giá ý tưởng. Phát triển ý tưởng do những người có trí tưởng tượng phong phú, có khả năng utư duy trừu tượng, có khả năng khái quát hóa cao đảm nhận. Đánh giá ý tưởng do những người có óc phân tích, đánh giá sâu sắc và có khả năng phê bình sắc sảo đảm nhận.

Khi tiến hành cần tuân theo các nguyên tắc cơ bản sau:

1. Loại trừ sự chỉ trích, phê bình: Những người tham gia phải từ bỏ các ý kiến phê bình trong suốt quá trình tìm và phát triển ý tưởng của nhóm.

2. Duy trì bầu không khí hoàn toàn tự do: Các ý tưởng được đưa ra trong bầu không khí càng thoải mái tự do, cởi mở càng tốt. Đồng thời người đề xuất ý tưởng không bị hạn chế về nội dung và không phải chứng minh tính chất đúng đắn cũng như tính hiện thực của ý tưởng. Có nhiều ý tưởng ban đầu trông có vẻ ngớ ngẩn, khác thường nhưng khi thực hiện lại đem lại kết quả vượt trên sự mong đợi.

3. Số lượng ý tưởng càng nhiều càng tốt: khi càng có nhiều ý tưởng thì càng có nhiều khả năng tìm được những giải pháp hữu ích

4. Kết hợp và phát huy ý tưởng của người khác: Trong quá trình phát triển ý tưởng, thành viên có thể đưa ra các ý tưởng riêng dựa trên sự phát triển ý tưởng của người khác. Hoặc có thể kết hợp nhiều ý tưởng thành một ý tưởng mới

Có một số trạng thái tâm lí thường xuất hiện trong các hoạt động, cần tránh phạm phải những trạng thái này để không cản trở sự sáng tạo của cá nhân và của toàn nhóm, dưới đây là một số lời khuyên cần ghi nhớ và thực hiện:

- Đừng cố tìm một câu trả lời đúng: Tùy theo tầm nhìnvà sự hiểu biết của mỗi người mà mỗi vấn đề có thể có nhiều câu tả lời đúng, nên đừng cố tìm một câu trả lời đúng nhất.

- Đừng luôn cố gắng tuân theo logic: Sự hợp lí không phải lúc nào cũng chiếm ưu thế, mà thường có nhiều sự trái ngược giữa tình cảm của con người và nguyên tắc của tổ chức.

- Đừng tuân theo các nguyên tắc một cách cứng nhắc: Nếu muốn đổi mới và cải tiến thì cần biết nghi ngờ và xem xét những giới hạn không rõ ràng đối với tư duy.

- Đừng quá lệ thuộc vào hiện thực: Có nhiều ý tưởng không thực tế có thể trở thành nhữnh bàn đạp để sáng tạo.

- Đừng cố tránh sự không rõ ràng: Sự sáng tạo có thể bị cản trở bởi sự quá khách quan hay cá biệt hoá.

- Đừng quá lo sợ và cố tránh thất bại: Sự lo sợ thất bại có thể làm tê liệt quyết tâm thực hiện những ý tưởng hay.

- Thêm một chút hồi tưởng: những trò chơi khôi hài thời thơ ấu sẽ có thể là những gợi ý hay cho hiện tại, hoặc một hình tượng đã bắt gặp ở đâu đó cũng có thể là một điểm trong ý tưởng.

- Tránh tình trạng quá biệt lập: Sự kết hợp chéo giữa các lĩnh vực chuyên môn khác nhau thường rất hữu hiệu trong việc xác định tìm giải pháp.

- Đừng quá quan trọng hóa vấn đề: Sự hài hước, không khí thoải mái làm giảm căng thẳng và thúc đẩy khả năng sáng tạo.

- Luôn luôn sáng tạo bắt đầu bằng ý tưởng mới: bằng cách nuôi dưỡng những ý tưởng nhỏ bé bình thường và biến những ý tưởng ấy thành hiện thực, chúng ta sẽ có thể phát triển và thực hiện những ý tưởng lớn hơn nhiều trong tương lai.

5 bí quyết của nhà lãnh đạo " siêu sao"

Đã trở thành sếp, chắc chắn bạn muốn mình trở thành một người sếp giỏi - một nhà quản lý "siêu sao". Điều đó thật không dễ dàng để đạt được ngay trong thời gian ngắn! Bạn cần nỗ lực không ngừng, tự tích lũy những kiến thức từ thực tế công việc và luôn sẵn sàng học hỏi từ kinh nghiệm của những nhà quản lý đi trước

Các bí quyết sau đây được đúc kết từ kinh nghiệm của những nhà quản lý hàng đầu, hy vọng là những chia sẻ hữu ích cho bạn.

1. Chọn phong cách quản lý phù hợp nhất với bạn

Bạn thuộc típ nhà quản lý nào? Một số nhà quản lý dựa trên thành quả công việc của nhân viên. Cách quản lý này có vẻ hơi "lý tính", nhà quản lý dường như là nhà chỉ huy quân sự vô cảm, họ không cần biết nhân viên có hài lòng với công việc được giao hay không. Đối lại mô típ này, một số nhà quản lý đặt nền tảng trên con người, nghĩa là họ tạo điều kiện để nhân viên hài lòng với công việc được giao. Tuy nhiên cách quản lý này đôi khi sẽ khiến cho công việc không đạt được kết quả mong đợi vì người quản lý quá thiên về việc làm hài lòng nhân viên mà thiếu sự quyết đoán.

Cách quản lý nào tốt hơn? Không có câu trả lời thích hợp cho câu hỏi này vì một trong hai cách quản lý trên không áp dụng được cho mọi trường hợp. Cách tốt nhất là bạn dung hòa giữa 2 phương pháp. Hãy tạo điều kiện tối đa để nhân viên của bạn yêu thích và hào hứng với công việc được giao nhưng vẫn cần ra những quyết định dứt khoát để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.

2. Lắng nghe ý kiến của nhân viên

Sự khác biệt giữa một nhà quản lý độc tài và nhà quản lý dân chủ là khả năng lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên. Cách quản lý độc tài sẽ khiến cho nhân viên xa lánh người quản lý của họ, phản ứng tiêu cực bằng cách lãn công hoặc tệ hơn nữa là nghỉ việc. Lắng nghe ý kiến nhân viên sẽ giúp bạn gần gũi hơn và tạo điều kiện cho nhân viên trình bày ý tưởng cá nhân của họ. Những ý tưởng cá nhân hay những ý kiến đóng góp này luôn giúp bạn quản lý công việc của phòng ban hay đội nhóm do bạn lãnh đạo một cách tốt nhất.

Một vài mẹo nhỏ có thể giúp bạn "lắng nghe" hiệu quả là:

- Tạo cơ hội cho nhân viên trình bày ý kiến của mình. Hãy nhớ rằng nhân viên của bạn sẽ rất thất vọng nếu bạn không lắng nghe ý kiến của họ. Các buổi họp nhóm là cơ hội để nhân viên của bạn trình bày ý kiến của họ. Bạn hãy nhớ đừng bao giờ dập tắt ngọn lửa đam mê của nhân viên khi họ đưa ra ý kiến của mình. Hãy lắng nghe và phản hồi đúng lúc.

- Phản hồi với những ý kiến nhân viên vừa trình bày. Cách để bạn thể hiện sự trân trọng và thấu hiểu ý kiến của nhân viên là tóm lược lại các ý chính sau khi họ trình bày ý kiến. Bạn hãy nhớ đừng vội vàng kết luận ngay sau khi nhân viên vừa trình bày xong, vì điều đó sẽ tạo cảm giác rằng bạn thiếu nhiệt tình, đang trong tình trạng vội vã và muốn kết thúc cuộc trao đổi càng sớm càng tốt. Vì vậy, trước khi bạn đưa ra nhận định, giải pháp của mình, hãy tóm lược bằng những câu như: "Như vậy, theo anh/chị, vấn đề ở đây là...?"

3. Đặt ra mục tiêu công việc và tiêu chuẩn đánh giá thành tích rõ ràng

Để quản lý hiệu quả và tránh bị gắn mác là một nhà quản lý chi li (micro-manager), khi mỗi ngày phải "theo dõi" xem nhân viên đã làm công việc được giao tới đâu, hãy đặt ra mục tiêu công việc thật rõ ràng cho nhân viên của bạn theo tuần, tháng hoặc quý.

Để tiêu chuẩn đánh giá được rõ ràng và công bằng, bạn cần đặt ra các mục tiêu công việc thật thông minh (SMART), nghĩa là Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả thi (Achievable), Thực tế (Realistic), và Đúng hạn (Timely), theo thang điểm đánh giá từ 1 đến 5 (1: chưa đạt, 5: xuất sắc).

4. Tạo động lực để nhân viên làm việc tốt nhất

Công việc nhàm chán và quá dễ dàng là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến cho nhân viên nghỉ việc. Vì vậy việc khích lệ tinh thần và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện được hết khả năng của mình là vô cùng quan trọng! Hãy thiết kế công việc thật thú vị với mục tiêu vừa đủ thách thức để tạo sự hứng khởi và hướng nhân viên của bạn đạt đến mục tiêu này. Bạn cũng đừng quên gắn liền công việc với thế mạnh và lĩnh vực đam mê của từng nhân viên. Ví dụ bạn đừng giao công việc cần sự tập trung cao và tĩnh lặng như viết lách hay phân tích số liệu cho một nhân viên chỉ thích đi đó đi đây và ngược lại.

Để quản lý hiệu quả, bạn còn cần hiểu rõ các tác nhân khiến cho nhân viên làm việc hết mình. Đó có thể là tiền lương thỏa đáng, điều kiện làm việc tốt, sự công nhận thành tích từ người quản lý, mối quan hệ tốt đẹp đối với đồng nghiệp, với sếp.... Ngoài ra hiểu rõ sự quan trọng của chỉ số xúc cảm (Emotional Intelligence), bạn sẽ làm cho nhân viên "tâm phục, khẩu phục" và cống hiến hết mình.

5. "Lời cảm ơn cao hơn mâm cỗ"

Hãy nhớ rằng thành tích của bạn, nhà quản lý, được xây dựng trên chính thành quả công việc của nhân viên. Nếu bạn là nhà quản lý tốt, nhân viên của bạn sẽ đạt được thành quả cao nhất. Vậy bạn đừng quên thể hiện lòng trân trọng của mình đối với sự đóng góp nhiệt tình của nhân viên. Dựa theo bảng phân công công việc SMART ở mục 3, bạn cần đề xuất công ty tưởng thưởng xứng đáng cho nhân viên có thành tích làm việc tốt, và đề bạt thăng chức họ. Song song đó, một cái bắt tay thật chặt, một nụ cười động viên, một cái vỗ vai thân tình... còn là những hình thức động viên có giá trị hơn cả những phần thưởng vật chất.

Theo Human-pro.com

Để trở thành nhà quản lý "siêu sao", điều quan trọng bạn cần nhớ là hãy tự tin vào khả năng và tâm huyết của mình. Thực tế bạn cần cả chữ "tâm" và "tài" trong công tác quản lý. Vậy bạn hãy lãnh đạo nhân viên của mình với cái đầu lạnh và trái tim nóng bạn nhé.

7 bí quyết của nhà lãnh đạo truyền cảm

Muốn truyền cảm hứng cho nhân viên, cho các nhà đầu tư, khách hàng... người lãnh đạo phải có những bí quyết riêng. Những thông tin hữu ích dưới đây được Carmine Gallo - nhà huấn luyện trong lĩnh vực truyền thông và nhà báo từng đoạt giải Emmy - tìm ra.

1. Luôn thể hiện sự nhiệt tình

Nhà lãnh đạo biết truyền cảm hứng cho người khác luôn giàu lòng đam mê với những gì họ làm. Muốn truyền cảm hứng cho người khác, trước hết bạn phải truyền cảm hứng cho chính mình đã. Niềm đam mê là một thứ gì đó không thể dạy được. Khi bạn khám phá ra niềm đam mê của mình, hãy chắc chắn rằng mọi người hiểu rõ niềm đam mê đó.

Richard Tait đã đưa ra ý tưởng về việc sử dụng bỉm (tã lót) cho trẻ em trong các chuyến bay. Đó là một ý tưởng nhằm mang đến những phút vui vẻ cho gia đình của bé. Lòng nhiệt tình của ông đã nhanh chóng lan truyền sang những người khác. Kết quả là ông đã thuyết phục được các đối tác, nhân viên, và cả các nhà đầu tư cùng tham gia kinh doanh với ông. Ông đã sáng lập ra công ty chuyên kinh doanh đồ chơi Cranium năm 1998 và đã rất thành công cho tới ngày nay. Tất cả đều bắt đầu với niềm đam mê của ông.

2. Có khả năng thuyết phục

Nhà lãnh đạo có khả năng thuyết phục người khác luôn biết cách đưa ra và truyền đi một định hướng cụ thể, thích hợp, và dễ nhớ. Một mục tiêu kiểu như "Chúng ta dự định sẽ tăng gấp đôi doanh thu trong năm tới" không hề có khả năng truyền cảm hứng cho những người thực hiện. Những bản báo cáo đặt ra nhiệm vụ cần thực hiện dài dòng, khó nhớ rất dễ bị chôn vùi đâu đó trong ngăn bàn hoặc hộc tủ. Một định hướng ngắn gọn (thường khoảng 10 chữ hoặc ít hơn), mô tả sinh động và sâu sắc về ảnh hưởng của sản phẩm hay dịch vụ của bạn đối với thị trường khi dự án thành công sẽ hiệu quả hơn nhiều.

3. Hiểu rõ "Tại sao nhân viên của tôi quan tâm?"

Đó là câu hỏi bạn cần thường xuyên hỏi chính bản thân trong bất cứ khi nào bạn phải làm một việc gì đó để thuyết phục người khác. Hãy tưởng tượng bạn là một nhà diễn thuyết trước một đám đông. Khi đó, chắc chắn các thính giả của bạn sẽ tự hỏi "Bài diễn văn/ thuyết trình này có gì dành cho tôi? Có gì đáng để tôi quan tâm?" Chỉ khi nào bạn tìm ra câu trả lời vì sao nhân viên của bạn quan tâm và lắng nghe bạn, bạn mới trở thành nhà lãnh đạo thành công.

4. Biết minh họa ý tưởng bằng chuyện kể sinh động

Nhà lãnh đạo biết truyền cảm hứng cho người khác thường hay kể những câu chuyện dễ nhớ.

Cách đây không lâu, tôi có dịp được làm việc với một trong những nhà sản xuất thực phẩm hữu cơ lớn nhất. Tôi hầu như không nhớ gì về những dữ liệu, những con số họ sử dụng để chứng minh rằng thực phẩm của họ tốt hơn những sản phẩm khác. Nhưng tôi nhớ rõ câu chuyện một người nông dân đã kể.

Ông nói rằng khi ông trồng cây theo lối truyền thống (sử dụng phân vô cơ), những đứa con của ông không thể ôm hôn ông khi ông trở về nhà vào buổi tối. Ông phải cởi bộ quần áo đã mặc suốt một ngày làm việc và tẩy uế chúng. Nhưng giờ đây các con ông đã có thể ôm ông mỗi khi ông từ ngoài đồng trở về. Rõ ràng không một dữ liệu nào có thể thay thế cho câu chuyện của ông. Và bây giờ bạn hãy đoán xem tôi nghĩ gì khi trong thấy một cửa hàng chuyên kinh doanh thực phẩm hữu cơ? Bạn đã có câu trả lời rồi đó: chính là câu chuyện ngắn gọn súc tích của người nông dân.

5. Cùng "xắn tay áo" làm việc với mọi người

Nhà lãnh đạo biết truyền cảm hứng là người có khả năng đưa nhân viên, khách hàng và đồng nghiệp vào chung một hành trình xây dựng tổ chức ngày càng phát triển hơn.

Kiểu quản lý bằng mệnh lệnh và kiểm soát mọi người trong công ty từ lâu đã trở nên lạc hậu. Thay vào đó, các nhà quản lý ngày nay luôn mong muốn nhận được những lời góp ý, phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp, nhân viên và chủ động tham gia, đóng góp vào những gì họ tiếp nhận được. Nhân viên làm việc không chỉ vì tiền lương mà họ còn mong muốn được nhận thêm phần "lợi nhuận" vô giá đầy ý nghĩa từ cách quản lý của người lãnh đạo.

6. Xây dựng tinh thần lạc quan

Nhà lãnh đạo biết truyền cảm hứng cho người khác luôn nói về một tương lai tươi sáng hơn. Robert Noyce, người đồng sáng lập ra tập đoàn Intel đã nói: "Lạc quan là một thành phần không thể thiếu để tạo nên chiếc bánh sáng tạo." Những nhà lãnh đạo phi thường, thành công trong lịch sử luôn lạc quan hơn người bình thường. Winston Churchill vẫn luôn hi vọng và tràn đầy niềm tin trong suốt những ngày đen tối của Thế chiến thứ II. Tướng Colin Powell từng nói rằng sự lạc quan là bí quyết đằng sau uy tín lãnh đạo của Tổng thống Ronald Reagan. Powell cũng nói rằng sự lạc quan là cấp số nhân của sức mạnh.

Với cương vị là người lãnh đạo, hãy luôn nói những lời thật tích cực, sử dụng những ngôn ngữ đầy lạc quan. Hãy là ngọn hải đăng của niềm hi vọng.

7. Khuyến khích tài năng

Nhà lãnh đạo biết truyền cảm hứng luôn biết ca tụng người khác và đầu tư vào con người một cách tình cảm. Richard Branson - Chủ tịch kiêm CEO của tập đoàn Virgin từng nói rằng, khi bạn tán dương người khác họ sẽ năng động và làm việc hiệu quả hơn; chỉ trích người khác sẽ làm họ thu mình lại. Khen ngợi là cách đơn giản nhất để kết nối với mọi người xung quanh. Khi con người nhận được lời khen ngợi chân thành, mối nghi ngờ của họ sẽ tan biến và tinh thần của họ được nâng lên. Khuyến khích mọi người và họ sẽ hết lòng vì bạn.

Qua việc truyền cảm hứng cho người nghe, mọi người sẽ luôn lắng nghe bạn. Các khách hàng mong muốn cộng tác kinh doanh với bạn, nhân viên muốn làm việc cho bạn, và các nhà đầu tư sẽ muốn trợ giúp bạn. Tất cả chỉ bắt đầu với nghệ thuật biết làm chủ ngôn ngữ khích lệ người khác.

Muốn truyền cảm hứng cho nhân viên, cho các nhà đầu tư, khách hàng... người lãnh đạo phải có những bí quyết riêng. Những thông tin hữu ích trên đây được cung cấp bởi Carmine Gallo - nhà huấn luyện trong lĩnh vực truyền thông và nhà báo từng đoạt giải Emmy.

12 bí quyết lãnh đạo của nhà quản trị huyền thoại Jack Welch

Khi Jack Welch lên nắm quyền ở General Electric (GE) vào năm 1981 và trở thành CEO trẻ nhất trong lịch sử của tập đoàn, nhà lãnh đạo huyền thoại này đã cam kết sẽ biến GE thành công ty mạnh nhất trên thế giới.

Welch vừa là nhà hoạch định chiến lược, giảng viên kinh doanh, biểu tượng của công ty, lại vừa là nhà lý luận về quản trị. Nếu lãnh đạo là một môn nghệ thuật thì chắc chắn Welch chính là người nghệ sĩ bậc thầy. Nhờ tính cách và phong cách lãnh đạo độc đáo, trong 20 năm "trị vì", ông đã đạt được những thành tích chưa từng có trong lịch sử của GE. Làm cách nào mà Jack Welch lại có thể thành công đến như vậy? Sau đây là 12 bí quyết của ông:

Lãnh đạo, chứ không phải quản lý

Người lãnh đạo có tài phải là người "nhìn xa trông rộng" và có khả năng dẫn dắt nhân viên đạt đến tầm nhìn ấy với sự đam mê công việc mãnh liệt. Muốn vậy, người lãnh đạo không nên quản lý nhân viên quá chặt, mà phải biến họ thành người chủ thật sự của công ty bằng cách tạo điều kiện để họ tham gia giải quyết vấn đề. Bất cứ nhân viên nào cũng được quyền thể hiện khả năng lãnh đạo miễn là họ có ý tưởng sáng tạo và có thể truyền cảm hứng và sự nhiệt huyết cho người khác.

Tạo dựng bầu không khí làm việc thân tình

Người lãnh đạo nên xây dựng một bầu không khí làm việc thân tình trong công ty. Sự gần gũi sẽ giúp con người nảy ra nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Một bầu không khí như thế có thể được tạo dựng bằng nhiều cách thức như cho phép nhân viên ăn mặc thoải mái khi đi làm, khuyến khích nhân viên trình bày ý tưởng của mình, tổ chức những buổi họp không chính thức hay tổ chức đi chơi định kỳ.

Cải cách quy trình làm việc

Những quy trình làm việc rườm rà là một dạng bệnh "ung thư" của tổ chức. Chúng làm chậm tiến trình ra quyết định, gây lãng phí nghiêm trọng và làm công ty đánh mất lợi thế cạnh tranh. Việc "chữa trị" dứt điểm căn bệnh này không đơn giản, nhưng mỗi nhân viên đều có thể cải thiện tình hình bằng cách loại bỏ những công việc thừa trong quy trình làm việc và phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp để đẩy nhanh quá trình ra quyết định.

Dám đối mặt với thực tế

Khi Welch lên nắm quyền, GE vẫn đang làm ăn hiệu quả. Tuy nhiên, ông đã nhận ra một số nguy cơ tiềm ẩn trong sự thành công đó. Thay vì tự huyễn hoặc mình là mọi thứ sẽ dần cải thiện, ông quyết định đối mặt với thực tế và tiến hành việc cải tổ. Nói chung, những nhà lãnh đạo thành công luôn chấp nhận sự thật và sẵn sàng thay đổi chiến lược, kế hoạch kinh doanh để phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

"Giản dị hóa" nơi làm việc

Welch cho rằng kinh doanh không phải là cái gì "cao siêu" hay phức tạp. Chính sự đơn giản mới giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Người lãnh đạo nên đi tiên phong trong việc "giản dị hóa" nơi làm việc như loại bỏ những thông báo và thư từ "phiền toái" trong nội bộ.

Sẵn sàng đón nhận sự thay đổi

Nhà lãnh đạo giỏi phải dự đoán được xu thế vận động của thế giới, phải làm cho nhân viên hiểu rằng sự thay đổi là tất yếu và là cơ hội phát triển hay ít nhất là một thách thức có thể vượt qua nếu như chúng ta có sự chuẩn bị chu đáo.

Tạo cảm hứng cho nhân viên

Welch không thích lãnh đạo theo kiểu "Sếp luôn luôn đúng". Theo ông, người lãnh đạo cần phải tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên bằng cách lắng nghe họ trình bày quan điểm và thể hiện sự trân trọng của mình đối với những nỗ lực của họ.

Phá bỏ lề lối làm việc cũ

Welch cho rằng những gì đúng trong quá khứ chưa chắc đã đúng trong tương lai. Vì thế, khi lên nắm quyền ở GE, ông đã phá bỏ những truyền thống lâu đời của tập đoàn để tìm một hướng đi mới. Ông thường tổ chức những cuộc họp để tìm cách giải quyết vấn đề tốt nhất cũng như hỏi ý kiến nhân viên khi muốn tiến hành một sự thay đổi quan trọng trong công ty.

Tạo ra môi trường học tập trong công ty

Nhà lãnh đạo nên tạo ra một môi trường học tập, trong đó mọi người đều tích cực nâng cao kiến thức và tìm ra ý tưởng mới. Ý tưởng phải được tạo ra và chia sẻ ở mọi cấp trong công ty. Khi tìm ra ý tưởng hay, nhà lãnh đạo cần khen thưởng "tác giả" và đưa vào thực hiện ngay.

Gia tăng sự năng động của nhân viên

Do sự cạnh tranh trên thương trường càng lúc càng khốc liệt nên chỉ có những ai năng động thì mới chớp được thời cơ. Nhà lãnh đạo nên "luyện" cho nhân viên thái độ làm việc khẩn trương và khả năng ra quyết định nhanh.

Đề cao những giá trị cốt lõi của công ty

Là một doanh nhân nên đương nhiên Welch rất quan tâm đến các chỉ tiêu tài chính như doanh số. Tuy nhiên, không vì thế mà ông "bỏ quên" các giá trị cốt lõi của GE như luôn xem khách hàng là thượng đế, loại bỏ triệt để thủ tục hành chính rườm rà, tư duy ở tầm mức toàn cầu và luôn sẵn sàng đón nhận những ý tưởng mới. Nhìn chung, nhà lãnh đạo nên đề cao những giá trị cốt lõi, góp phần làm nên "văn hóa doanh nghiệp" và đừng chú trọng vào các chỉ tiêu tài chính khi đánh giá kết quả công việc.

Giảm cường độ mà tăng hiệu quả quản lý

Nhà lãnh đạo nên giảm bớt sự giám sát và để cho nhân viên tự chủ nhiều hơn. Hãy tin tưởng vào năng lực của nhân viên, giao việc cho họ và cung cấp những điều kiện cần thiết để thực hiện công việc. Khi đó kết quả mà họ mang lại sẽ tốt hơn.

Bản lĩnh nhà lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo tài ba luôn tạo ra sự khác biệt. Chính sự khác biệt này giúp họ được nhân viên kính trọng và vị nể. Sự khác biệt đó thể hiện ở mọi tư tưởng, hành động và phẩm chất của nhà lãnh đạo.

Ngân sách có hạn là tin tức tốt lành!

Nghe có vẻ lạ đời nhưng đối với các nhà lãnh đạo tài ba, sự eo hẹp ngân sách có khi lại là điều hay. Bởi ngân sách có hạn đồng nghĩa với việc phải:

• Sáng tạo, "vắt óc" nghĩ ra cái gì đó mang lại giá trị tốt nhất. Ai cũng biết cách xài tiền nhưng mấy ai biết cách tạo ra giá trị.

• Xem xét lại việc chi tiêu của bộ phận bạn phụ trách, từ đó đảm bảo mọi chi tiêu thỏa đáng để bộ máy vận hành hiệu quả và tiết kiệm nhất.

• Phá bỏ những suy nghĩ trì trệ của nhân viên, thúc đẩy họ hoạt động hiệu quả trong các dự án ngắn thời gian hơn (để phù hợp với ngân sách có hạn).

• Khi gặt hái thành công với ngân sách có hạn, họ sẽ được công nhận khả năng của mình, vì vậy họ sẽ được cấp trên biết đến và đánh giá cao hơn nữa.

Sự tương đồng giữa ảo thuật gia và các nhà lãnh đạo tài ba

Đối với các nhà lãnh đạo, ảo thuật và thương trường có khá nhiều điểm tương đồng, xoay quanh chữ MAGIC:

M - Magicians (Ảo thuật gia): Nhà ảo thuật nào cũng phải trải qua quá trình học hỏi kiên trì. Nhà lãnh đạo giỏi cũng vậy, họ phải học hỏi, phát triển tư duy, kỹ năng huấn luyện, giao tiếp, và có sự hiểu biết tốt về thế giới xung quanh.

A - Audience participation (Quy tụ đông đảo khán thính giả): Ảo thuật gia càng giỏi sẽ càng thu hút đông đảo khán giả quanh mình. Nhà lãnh đạo giỏi cũng phải thành công trong việc thu hút đông nhân viên thông qua các chiến lược, ý tưởng, khả năng gìn giữ và phát triển nhân tài.

G - Get close to the audience (Tiếp cận khán giả): Ảo thuật gia giỏi không bao giờ biểu diễn quá xa khán giả. Họ đi vòng quanh khán giả để biểu diễn. Cũng vậy người lãnh đạo giỏi không cách xa nhân viên. Họ thường tiếp cận, gần gũi trò chuyện cùng nhân viên để chia sẻ thông tin, mở rộng suy nghĩ của nhân viên về các ý tưởng và chiến lược của họ hướng đến mục tiêu chung của công ty.

I - Ingenuity (Khéo léo): Không nhà ảo thuật nào diễn mãi một trò. Họ liên tục gây ngạc nhiên cho khán giả bằng việc thay đổi phong cách và nội dung chương trình. Điều này hoàn toàn tương tự như các nhà lãnh đạo. Họ luôn tìm ra những con đường mới để truyền tải thông điệp, mục tiêu để thuyết phục nhân viên đi theo con đường của họ.

C - Cherish the values (Trân trọng các giá trị): Nghề ảo thuật có giá trị riêng của nó. Người xem chỉ thừa nhận các trò ảo thuật khi các ảo thuật gia tôn trọng giá trị nghề nghiệp chứ không phải ở chỗ các trò ảo thuật đã được làm như thế nào. Các nhà lãnh đạo cũng thế: biết trân trọng giá trị của công ty, tuyển chọn nhân tài biết yêu quý những giá trị này để những nhanh chóng phát huy và hoàn thiện những thế mạnh riêng có của tập thể.

Những nhà lãnh đạo tài ba có "ma thuật" tạo ra một môi trường làm việc biết khuyến khích nhân viên làm việc. Nghĩa là họ biết truyền cảm hứng tới mọi người để hoàn thành những công việc tưởng chừng không thể. Trên thực tế, không có gì là "ma thuật" trong các trò ảo thuật, và cũng chẳng có gì là "ma thuật" trong việc dẫn dắt, lãnh đạo nhân viên. Tất cả đều xuất phát từ nghệ thuật "đối nhân xử thế" của nhà lãnh đạo. Nhờ vậy mà "ma thuật" sẽ xảy ra: những nhà lãnh đạo giỏi luôn có thể tạo được niềm tin nơi nhân viên, biến những điều không thể thành có thể.

Để trở thành người lãnh đạo chân chính

Ngoài những mặt tiêu cực thì cuộc khủng hoảng tài chính cũng là một dịp tốt để kiểm tra phẩm chất lãnh đạo của những người làm công tác quản lý, chỉ đạo ở tất cả các cấp. Cuộc khủng hoảng cũng khiến chúng ta phải suy nghĩ lại những nguyên tắc cần thiết của một nhà lãnh đạo chân chính.

Trên cơ sở nghiên cứu cuộc khủng hoảng hiện tại và các cuộc khủng hoảng trước đây, Tiến sỹ Triết học và chuyên gia về các vấn đề văn hóa ứng xử trong kinh doanh Bruce Weinstein đã đưa ra 10 nguyên tắc vàng làm kim chỉ nam hành động dành cho tất cả những ai muốn trở thành một nhà lãnh đạo chân chính.

Bruce Weinstein, chuyên gia trụ cột của tạp chí Businessweek và là khách mời thường xuyên trên các kênh truyền hình Mỹ như Today Show, Good Morning America, cho rằng các nguyên tắc liệt kê dưới đây có thể hữu dụng đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào, không phụ thuộc vào vị trí chức vụ họ đang nắm giữ, từ người lãnh đạo cao nhất của một tập đoàn đến giám đốc ngân hàng hay chỉ đơn thuần là một nhân viên "thường thường bậc trung". Điều cốt yếu là quyết định của họ có ảnh hưởng tới lợi ích của người khác. Theo Bruce Weinstein, chỉ dựa vào những nguyên tắc dưới đây mới có thể trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc:

1. Cái gì tốt cho người thì cũng tốt cho mình

Trong khi các nhân viên của công ty bị rơi vào tình trạng thất nghiệp hoặc đối mặt với nguy cơ giảm lương thì việc người lãnh đạo vẫn giữ cho mình một mức lương cao và các khoản phụ cấp trách nhiệm khác là điều không gây được ấn tượng tốt đẹp. Hãy thử hình dung trong mắt những người đang bị giảm lương bạn sẽ là người thế nào? Bruce Weinstein khuyên các nhà lãnh đạo nên theo tấm gương của ông Michael J Kneeland, giám đốc tập đoàn cho thuê thiết bị lớn bậc nhất thế giới United Rentals, người đã tình nguyện cắt giảm 20% lương của cá nhân trong cơn khủng hoảng.

2. Hiểu biết sản phẩm

Theo một kết quả nghiên cứu của tạp chí The Wall Street Journal, chính việc các nhà đầu tư sẵn sàng bán hoặc mua các sản phẩm tài chính (cổ phần, cổ phiếu, giấy tờ có giá...) trong khi không hoàn toàn hiểu hết về giá trị của chúng là nguyên nhân góp phần gây nên cuộc khủng hoảng kinh tế mà thế giới đang phải đối mặt. Hiện nay, thật khó có thể tin được rằng các hợp đồng mua bán trị giá lên đến nhiều triệu đô lại được thực hiện giữa những người không biết tường tận việc họ đang bán hoặc mua cái gì. Nhưng, đó là điều có thật trên thực tế. Nếu cứ nhìn vào các hợp đồng này thì người ta có thể thấy rằng tiền có thể được làm ra từ...không khí, nhưng lại không ai chịu bỏ công sức ra tìm hiểu điều gì thực sự đang xảy ra. Mà giả sử có ai đó hiểu chút ít thì cũng không đủ dũng cảm đứng lên tuyên bố về những nghi ngờ của mình. Nói gì thì nói, hiểu biết sản phẩm không phải là việc làm quá khó khăn đòi hỏi những nỗ lực phi thường. Nhưng, hiểu biết sản phẩm mà bạn đang thực hiện là trách nhiệm của bạn trước công ty, trước đồng nghiệp, khách hàng và cả chính bản thân bạn.

3. Chiến thắng bằng mọi giá là chiến lược của những người thất bại

Ngay từ ngày còn bé tất cả chúng ta đã được dạy rằng muốn người khác đối xử với mình như thế nào thì trước hết phải đối xử với họ như vậy. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều nhà lãnh đạo trong kinh doanh đã quên mất nguyên tắc này. Thay vào đó, họ lại hành xử theo một nguyên tắc hoàn toàn khác: "Đoạt lấy tất cả những gì có thể bằng mọi giá". Bạn hãy thử quan sát các công ty cho vay tín dụng và tự ý đơn phương thay đổi mức lãi xuất mà không giải thích nguyên nhân. Có thể họ chỉ không muốn đánh mất lợi thế cạnh tranh, nhưng bằng cách ứng xử này, họ đang chơi một trò chơi ngu ngốc. Vì thế, những cách hành xử như vậy là hạ sách, không trung thực, đặc biệt xấu trong kinh doanh. Thêm nữa, nó sẽ làm gia tăng sự kiểm soát và điều chỉnh từ phía nhà nước. Nhà lãnh đạo xuất sắc luôn hiểu rằng họ không thể tự điều chỉnh kinh doanh của mình một cách độc lập mà luôn có ai đó phản ứng tức thời.

4. Hãy nói sự thật

Người lãnh đạo công ty cần phải trung thực với các cổ đông trong tất cả các vấn đề các cổ đông cảm thấy không yên tâm. Một trong những vấn đề như vậy là ...tình hình sức khỏe của lãnh đạo. Ví dụ là Stiv Jobs đã từng tuyên bố rất thẳng thắn rằng ông sẽ đi nghỉ dài hạn theo chỉ dẫn của bác sỹ. Mặt dù trước đó ông cũng đã từng tiết lộ rằng gặp vấn đề với hóc môn nhưng lại có tin đồn rằng đó là bệnh ung thư ông đã từng điều trị cách đây vài năm nay tái phát. Sau khi tin đồn này bung ra, cổ phiếu của Apple đã ngay lập tức giảm 10%. Mặc dù vậy, Jobs cũng đã hành động đúng. Nhà lãnh đạo trung thực là người dám minh bạch tình trạng sức khỏe của mình cũng như mọi vấn đề khác có thể có ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

5. Ngăn chặn thiệt hại

Khi bạn tiên lượng được rằng quyết định của bạn có thể gây thiệt hại cho người khác nhưng vẫn quyết định thông qua thì bạn là người vô trách nhiệm và ngu ngốc. Việc này cũng tương tự như người muốn làm giàu bằng cách cho vay nặng lãi đối với những con nợ không có khả năng hoàn trả. Những người "láu cá" trong kinh doanh không nhận thức được rằng "ngọn gió" mà họ gieo sẽ có ngày gom thành bão và quay lại đổ sập xuống chính đầu họ. Hậu quả nhãn tiền ở đây sẽ có thể là nguy cơ phá sản, khánh kiệt, mất danh dự, uy tín, thậm chí còn phải ngồi tù. Người lãnh đạo xuất sắc luôn hiểu được rằng ngăn chặn những tác hại có thể gây ra với khách hàng là việc làm vừa mang tính trách nhiệm vừa là chính sách thông minh, dài hạn trong kinh doanh.

6. Không lợi dụng đục nước béo cò.

Lợi dụng hoành cảnh để kiếm món lợi nhỏ là hành vi không bao giờ gắn với nhà lãnh đạo chân chính. Năm 2008, sau trận cuồng phong đổ vào nước Mỹ, các công ty kinh doanh xăng dầu đã tăng vọt giá xăng, và hành động này không khác gì hành vi gian lận giá. Trước mắt, họ có thể thu được khoản lợi nhuận lớn, nhưng điều gì sẽ xảy ra sau này? Ở NewYork, hàng tá công ty đã bị phạt những khoản rất lớn vì gian lận giá sau trận bão Catrina. Hình phạt thích đáng luôn luôn tìm đúng kẻ gian lận.

7. Không hứa suông

Không hứa suông gồm cả việc thực hiện nghiêm túc những gì đã hứa trước đó. Trên thực tế, có rất ít những tình huống buộc chúng ta không thể thực hiện lời hứa. Vì thế, giữ lời là một trong những cách quan trọng nhất khiến người khác tôn trọng bạn. Tháng 3/2008, nhà sản xuất đồ uống Dr Pepper đã hứa sẽ cung cấp miễn phí các lon nước muối khoáng cho tất cả những ai hiện ở Mỹ nếu Album được mong đợi của nhóm Guns 'n' Roses được phát hành trước cuối năm. Album này ra mắt vào tháng 11, nhưng công ty trên không thể thực hiện lời hứa của mình. Sau đó, thái độ của người Mỹ đối với công ty này như thế nào thì ai cũng rõ. Từ đây rút ra một điều là các nhà lãnh đạo tốt luôn biết cách hành xử cẩn trọng và chỉ hứa khi có khả năng thực hiện. Nếu không, bạn sẽ không thể giữ lời.

8. Chịu trách nhiệm với những lỗi lầm gây ra

Ngay cả những nhà lãnh đạo xuất sắc nhất cũng không thể không mắc sai lầm. Nhưng điểm khác biệt là họ luôn biết đưa ra lời xin lỗi và làm tất cả những gì có thể để bù đắp thiệt hại đã gây ra. Một ví dụ cụ thể là khi xảy ra vụ xì căng đan liên quan đến việc sử dụng thuốc nhuộm chứa chì trong sản xuất đồ chơi, Tổng Giám đốc công ty Mattel Robert Eckert đã đứng ra xin lỗi Ủy ban Thượng viện và thừa nhận rằng công ty của ông đã phạm lỗi khi không kiểm soát đầy đủ các chi nhánh tại Trung Quốc khiến đồ chơi sản xuất tại đây không đáp ứng các yêu cầu an toàn của Mỹ. Đồng thời đưa ra lời hứa sẽ nỗ lực hợp tác với Ủy ban an toàn hàng tiêu dùng. Qua đây có thể thấy rằng Robert Eckert không chỉ rất khó khăn khi dám đứng ra xin lỗi và thừa nhận sai lầm trước công luận, mà còn cho thấy ông đã hành xử như một nhà lãnh đạo thực thụ.

9. Một mặt người hơn mười mặt của

Câu nói nổi tiếng của Tổng thống Mỹ Calvin Coolidge: "Điều quan trọng nhất đối với nước Mỹ là kinh doanh" được trích dẫn khá thường xuyên nhưng lại bị trích dẫn sai. Nguyên văn của câu nói là: "Điều quan trọng nhất đối với người Mỹ là kinh doanh". Tuy nhiên, câu nói ông bổ sung thêm sau đó cũng không kém phần quan trọng thì lại ít được trích dẫn: "Tất nhiên, sự tích lũy tài sản không phải là mục đích chính của sự tồn tại". Nếu như nhà lãnh đạo này cũng được nghe đồng thời và đầy cả hai câu nói này thì có thể chúng ta đã không phải đối mặt với cuộc khủng hoảng hiện nay. Tiền bạc tự thân nó không có giá trị gì, nó chỉ có giá thông qua cái mà chúng ta có được nhờ nó. Từ phương diện của nhà lãnh đạo chân chính, điều này có nghĩa là mục đích cao cả nhất của kinh doanh (và có thể là cả cuộc sống) không nằm ở việc tích lũy tài sản mà là ở việc tạo ra lợi ích cho tất cả mọi người.

10. Hãy là người tốt bụng nhưng không phải theo kiểu ban ơn từ trên xuống

Điều gì là giá trị đích thực trong cuộc sống? Đấy là sự tồn tại xứng đáng của con người. Bởi vậy, các nhà lãnh đạo tài năng luôn mong muốn thực hiện sứ mệnh của mình nhưng không phải bằng cách xâm hại đến lợi ích của người khác. Nhưng, một số nhà lãnh đạo thực sự đang gặp phải một bài toán khó là sa thải nhân viên. Mặc dù trở thành người thông báo tin xấu là việc rất khó nhưng nhà lãnh đạo chân chính cần phải thực hiện một cách phân minh, không hạ thấp phẩm giá của những người họ cần sa thải.

Một nguyên tắc tối quan trọng cuối cùng: Bạn chính là sự nghiệp của bạn

Nếu bạn yêu công việc của mình thì bạn là người may mắn. Nhưng nếu quá say mê đến mức "điên dại" thì đó lại là điều xấu. Nếu bạn để công việc choán hết cả thời gian sống của bạn thì đã đến lúc bạn phải đứng sang một bên và nhìn lại các ưu tiên. Cho dù bạn có hài lòng bao nhiêu đi chăng nữa thì sự sự nghiệp của bạn cũng không phải là điều quan trọng nhất trong cuộc sống. Các nhà lãnh đạo chân chính luôn tìm được thời gian cho gia đình, bạn bè và sự phát triển cá nhân. Họ luôn biết đó mới là ý nghĩa đích thực của cuộc sống.

Nhà lãnh đạo chân chính, dù hoạt động trong lĩnh vực nào cũng đều phải dựa vào năm nguyên tắc có tính chất nền tảng rất quan trọng là: mang lại lợi ích, tự hoàn thiện bản thân, tôn trọng người khác, trung thực và có tình yêu đối với công việc. Như Piter Druker đã từng nói nếu chỉ biết làm đúng không thôi thì chưa đủ. Quan trọng là phải biết làm những việc đúng đắn nữa. Nhà lãnh đạo tài năng không chỉ nghĩ về việc làm sao để đạt được mục đích của mình mà còn biết mục đích đó có thực sự đáng để vươn tới hay không.

Làm gì khi nhân viên "dứt áo ra đi"?

Bạn đang lúng túng khi phải tìm nhân viên thay thế thế chỗ nhân viên cũ vừa "dứt áo ra đi" ư? Hãy vận dụng những bước sau để công việc chuyển đổi này diễn ra dễ dàng.

Đối với chủ doanh nghiệp, việc thay thế nhân viên luôn đặt ra những thách thức và các vấn đề. Nhân viên dứt áo ra đi vì rất nhiều lý do. Họ được thăng tiến, giữ vị trí mới tốt hơn tại môi trường làm việc mới đang mời gọi, họ muốn nghỉ hưu,...

Khi phỏng vấn nhân viên "dứt áo ra đi" về quyết định này trước giờ phút cuối của ngày làm việc cuối cùng - điều then chốt đối với bạn và người giám sát trực tiếp là cần phải khai thác được càng nhiều thông tin chính xác càng tốt về tình trạng hiện tại của nhân viên đó như: kế hoạch, hành động, mối quan hệ, sự kiện sắp tới, nghĩa vụ của họ. Theo cách này, quá trình chuyển đổi và khởi động cho nhân viên thế chỗ sẽ tránh được những trở ngại liên quan đến việc thay thế nhân sự thường có.

1. Bạn sẽ cần biết những câu trả lời ít nhất đối với 3 câu hỏi sau:

- Đâu là những chức năng và nhiệm vụ điển hình mà người nhân viên hiện tại đã hoàn thành?

- Đâu là tác động và kết quả công việc đã đạt được của nhân viên này với khách hàng trong và ngoài công ty?

- Đâu là trách nhiệm cơ bản của anh ta hàng ngày, hàng tuần, theo tháng, theo quý, theo năm?

Việc cập nhật thông tin định kỳ, những báo cáo, những đánh giá công việc, các buổi họp,... cũng sẽ là những cơ sở để bạn bổ sung thêm cho những câu trả lời trên ngoài việc khai thác thông tin trực tiếp từ anh ta.

2. Hiểu rõ những nhiệm vụ nhân viên đã hoàn thành

Hiển nhiên là có không ít nhiệm vụ sẽ được liệt kê trong bản miêu tả công việc. Bởi có thể những tài liệu này thường không được cập nhật đầy đủ và thường xuyên, hay không hữu ích chút nào. Bạn sẽ cần biết nhân viên của bạn hoàn thành những nhiệm vụ mà anh ta được giao như thế nào, với ai, chính xác là hoàn thành công việc ở cấp độ nào, đạt tiêu chuẩn chất lượng ra sao. Thêm vào đó, bạn cần nên nắm rõ nhân viên nào cần được lưu vào bộ nhớ, email, bản tổng kết đối với những nhiệm vụ trên.

3. Nhận dạng người chủ chốt mà nhân viên hay "tương tác"

Ai là người có thể được tin tưởng, trông đợi? Những cá nhân, tập thể sẽ ra đi, họ là ai? Khả năng của họ ở cấp độ nào, họ từ bỏ công việc hiện tại vì những mục đích hoặc hành động gì? Nhân viên ra đi vì sự chấp thuận, mời gọi, hướng dẫn hành động hay ngay cả vì một bờ vai mạnh mẽ để dựa dẫm của ai? Họ sẽ làm việc cho tổ chức, bộ phận như thế nào, hay họ chính là lãnh đạo tổ chức đó và là người thu thập phản hồi từ nơi làm việc? Ai là người tin tưởng nhân viên dứt áo ra đi này vì lời khuyên, cố vấn hay chỉ đạo của anh ta?

4. Nắm rõ những đánh giá của nhân viên ra đi về các cộng sự, nhân viên cấp dưới và lãnh đạo cấp trên như thế nào?

Điều này sẽ giúp nhân viên thay thế nhận dạng người quyết tâm "dứt áo ra đi" vì lý do gì; ai là người có thể tin tưởng khi anh ta bắt tay vào công việc mới với những vấn đề, nhiệm vụ, trách nhiệm; ai là người anh ta có thể trao trọn niềm tin trong công việc, ai là người có thể cung cấp cho anh ta những chỉ dẫn cụ thể,...

Chắc chắn cần hiểu rằng, trong công việc của tổ chức sẽ tồn tại những lỗ hổng cần được lấp đầy khi người nhân viên hiện tại dứt áo ra đi. Nhân viên này sẽ buộc phải cung cấp cho bạn thời gian từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc một cách đầy đủ nhằm giúp người khác giải quyết tiếp các vấn đề cho đến khi tìm được người thay thế.

Trong hoàn cảnh tốt nhất, nhân viên hiện tại này sẽ duy trì thời gian đủ dài cho đến khi thuê và đào tạo được người mới, đảm bảo một quá trình chuyển giao suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, có thể vì lý do nào đó như việc chuyển giao và tiếp nhận kém hiệu quả, kém năng suất là điều không thể tránh khỏi. Tất nhiên, ý tưởng này vẫn sẽ đảm bảo hạn chế tối đa những ảnh hưởng tiêu cực trên.

Trả lời những câu hỏi, thử thách đặt ra khi nhân viên từ bỏ tổ chức, công ty của bạn sẽ giúp bạn kiểm soát được những kết cục đáng tiếc, giải quyết những vấn đề nổi cộm và dự đoán được những khoảng cách về năng suất đang phát triển trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nên sử dụng những câu trả lời cho những câu hỏi trên bằng cách dập khuôn công thức như đinh đóng cột đối với công việc và thành công của nhân viên mới. Hãy tham khảo thông tin này như một bản đồ về tính hiệu quả trong công việc, điều đó sẽ cho phép nhân viên mới có thể áp dụng những kỹ năng, tri thức và kinh nghiệm của họ vào những việc làm hiện tại và tương lai.

Bạn muốn nhân viên mới của bạn đạt được thành công nhưng thực tế bạn lại không muốn hay không tôn trọng những thành tích mà nhân viên ra đi đạt được. Đây là một vấn đề liên quan đến xác tín. Mỗi người có những khả năng, sự hiểu biết riêng và áp dụng chúng tới các vấn đề và con người theo cách khác nhau. Đơn giản bởi người ra đi đã tin tưởng cộng sự, cấp dưới, lãnh đạo cấp cao hơn mà không ngụ ý hay đảm bảo rằng nhân viên mới cũng sẽ tin tưởng hoặc không tin vào một cá nhân cụ thể nào. Nếu bạn cứ trông chờ ở nhân viên mới này một hành vi ứng xử tương tự như nhân viên cũ, điều đó có thể ảnh hưởng tới sự thành bại của anh ta cũng như sự bất mãn ở bạn.

Bạn và những người khác càng có cái nhìn tích cực hơn về quá trình chuyển đổi này thì bạn càng dễ dàng giải quyết những thử thách cố hữu trong việc thay thế nhân viên, điều này sẽ khiến bạn thấy dễ chịu hơn, và việc chuyển đổi sẽ mang lại năng suất cao hơn.

Vài nét về tác giả:

Tiến sĩ David G.Javitch là nhà tâm lý học về tổ chức và là chủ tịch của "Javitch Assocoates" - một công ty tư vấn về tổ chức tại Newton, Massachusetts. Với trên 20 năm kinh nghiệm làm việc với những nhà điều hành trong nhiều ngành nghề, ông là tác giả được công nhận trên toàn thế giới, nhà phát ngôn chính và tư vấn chủ chốt về những vấn đề liên quan đến lãnh đạo và quản lý

Làm sao để "sếp" mới lãnh đạo thành công?

Từ một nhân viên thường, bạn được thăng chức và trở thành một nhân vật quan trọng trong công ty. Bạn cảm thấy không dễ dàng thích ứng với sự thay đổi này và băn khoăn tìm cách để mọi người "đồng lòng đồng sức" hướng đến mục tiêu chung. Bạn tự hỏi không biết một nhà lãnh đạo mới phải làm gì khi vừa nhậm chức?

1. Thống nhất tư tưởng

Bạn là sếp mới, và cấp dưới của bạn chưa quen lắm với việc này. Thậm chí có nhiều người đã từng là đồng nghiệp, bạn bè hay đối thủ của bạn, họ sẽ không dễ dàng làm theo những điều bạn muốn. Vì thế, đừng lấy uy quyền để áp đặt ý kiến của người khác. Hãy lắng nghe nhiều hơn để tạo dựng niềm tin cho mọi người và để thu thập kinh nghiệm lãnh đạo cho chính bạn.

Hãy nhớ rằng ở vị trí mới này, bạn sẽ phải giải quyết các tranh luận thường xuyên hơn. Vì vậy bạn cần phải thu hút mọi thành viên trở lại vấn đề chính và tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn đề. Ai đúng ai sai trong tranh luận không quan trọng. Điều quan trọng là bạn có thể hướng tất cả các thành viên tìm được lối đi chung cho vấn đề đang khúc mắc.

2. Tạo dựng phong cách lãnh đạo

Thật khó để thay đổi toàn bộ lề lối làm việc đã được thiết lập trong một thời gian dài. Vì thế, trước khi có ý định thay đổi phong cách lãnh đạo, bạn nên tìm hiểu xem những bậc "tiền bối" đã quản lý công việc như thế nào, phân tích ưu và nhược điểm của phong cách lãnh đạo này trước khi đưa ra quyết định nên thực hiện "cải cách" ở công đoạn nào. Và khi thông báo những thay đổi trong quá trình làm việc, bạn nên giải thích rõ việc cải cách sẽ nâng cao hiệu quả công việc như thế nào.

3. Lên kế hoạch công việc

Trước khi triệu tập nhân viên tham dự bất kỳ một cuộc họp nào, bạn nên lên kế hoạch rõ ràng, nêu rõ mục tiêu của cuộc họp, và dự trù các tình huống có thể gây nhiều tranh luận. Một kế hoạch chi tiết, hứa hẹn sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc sẽ khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Tuy nhiên, dù có tự tin vào khả năng của bản thân đến mấy bạn cũng nên thảo luận với tập thể. Điều đó cho thấy bạn rất trân trọng ý kiến đóng góp của nhân viên, rằng họ là những mắc xích không thể thiếu trong quá trình làm việc. Bạn cũng đừng ngại loại bỏ những ý kiến không phù hợp với mục tiêu chung. Bạn là người lãnh đạo và bạn có quyền chọn lựa cách làm việc hiệu quả nhất cho tập thể.

4. Phân bố nhân lực hợp lí

Muốn làm được điều này trước hết bạn cần nắm rõ năng lực nhân viên. Hãy dành thời gian quan sát để nắm bắt những điểm mạnh, điểm yếu và thái độ làm việc của từng nhân viên. Khi bạn thực sự hiểu rõ năng lực chung của mỗi người, bạn sẽ phân công hợp lí hơn. Ngoài ra, luân chuyển công việc phù hợp sẽ giúp nhân viên có thể phát triển và hoàn thiện các kỹ năng của bản thân một cách hiệu quả.

5. Tạo bầu không khí đua tranh tích cực

Nguyên tắc "thưởng - phạt phân minh" luôn phát huy hiệu quả ở mọi trường hợp. Tuy nhiên, bạn nên ưu tiên cho chính sách tưởng thưởng hơn là các quy định, luật lệ khắt khe đối với nhân viên. "Khen công khai, phê bình nội bộ" là phương pháp nhiều nhà lãnh đạo thường sử dụng hiện nay. Và để làm được điều này, bạn cần có phương pháp theo dõi sát sao tiến trình làm việc của từng nhóm, từng cá nhân. Từ đó, bạn có thể ghi nhận những thành tích xuất sắc trong quá trình làm việc cũng như phát hiện những sai sót để điều chỉnh cho công việc được thực hiện tốt hơn.

Người yêu bản thân dễ thành lãnh đạo

Một nghiên cứu cho thấy, khi một nhóm không có người ra quyết định, những cá nhân mắc hội chứng yêu quý bản thân sẽ tìm mọi cách để trở thành người dẫn dắt nhóm. Điều thú vị là họ thường thành công trong phần lớn trường hợp.

Theo các chuyên gia tâm lý của Đại học Ohio (Mỹ), những người mắc hội chứng tự yêu mình thường thích quyền lực, hay khoác lác về năng lực bản thân, dành quá nhiều thời gian để nghĩ về mình nên hiếm khi quan tâm tới suy nghĩ, cảm xúc của người khác. Tuy nhiên, sự tự tin quá mức không đồng nghĩa với việc họ ra quyết định sáng suốt và đúng lúc hơn so với người khác.

Hội chứng yêu bản thân quá mức không giống với tự trọng. "Một người có lòng tự trọng cao luôn tự tin và hấp dẫn, nhưng họ thích xây dựng mối quan hệ thân tình với những người xung quanh. Người yêu bản thân thích được chú ý nhưng lại chẳng bao giờ nghĩ người khác", Amy Brunell, tiến sĩ tâm lý của Đại học Ohio (Mỹ), phát biểu.

3 thử nghiệm của Amy và cộng sự cho thấy những tính cách trên không tạo nên một người ra quyết định sáng suốt.

Trong thử nghiệm đầu tiên, 432 sinh viên được yêu cầu trả lời những câu hỏi về tính cách cá nhân trong một phiếu điều tra. Sau đó, họ được xếp thành nhiều nhóm, mỗi nhóm 4 người. Các nhà nghiên cứu đặt vấn đề: Giả sử mỗi nhóm là một ủy ban cao cấp đại diện cho sinh viên trong cả nước Mỹ. Nhiệm vụ của ủy ban là bầu ra giám đốc điều hành của nhiệm kỳ sau.

Kết quả cho thấy những sinh viên thích quyền lực muốn được bầu làm giám đốc điều hành. Họ có xu hướng dẫn dắt cuộc thảo luận trong nhóm và những thành viên còn lại cũng coi họ là nhà lãnh đạo tiềm năng.

nghiên cứu thứ hai, những sinh viên ở thử nghiệm trên được chia thành những nhóm 4 người. Họ phải tưởng tượng rằng họ cùng đi trên một tàu biển và con tàu sắp đắm. Mỗi người chỉ được chọn 15 đồ vật trên tàu trước khi xuống thuyền cứu sinh để bơi vào một đảo hoang gần nơi tàu đắm. Các nhóm phải thảo luận xem nên chọn những đồ vật nào để có thể sinh tồn trên đảo hoang.

Qua quan sát, nhóm nghiên cứu nhận thấy những người tự yêu mình vẫn nắm vai trò dẫn dắt quá trình thảo luận của nhóm. Vai trò lãnh đạo của họ được các thành viên khác chấp nhận một cách vô thức.

Để đánh giá khả năng lãnh đạo của các tình nguyện viên, nhóm nghiên cứu so sánh 15 vật mà họ chọn với 15 vật mà một sĩ quan đặc nhiệm của quân đội Mỹ chuẩn bị trước khi tới nơi không có người ở. Kết quả cho thấy người yêu bản thân không tỏ ra xuất sắc hơn những người khác trong việc lựa chọn đồ vật cần thiết cho sự sinh tồn.

Trong thử nghiệm thứ ba, nhóm nghiên cứu tuyển 150 tình nguyện viên đang tham gia khóa học thạc sĩ quản trị kinh doanh tại một trường đại học. Đầu tiên các chuyên gia yêu cầu họ trả lời các câu hỏi về tính cách cá nhân. Sau đó, các tình nguyện viên được chia thành những nhóm 4 người. Mỗi nhóm phải tưởng tượng rằng họ là ban giám hiệu của một trường và nhiệm vụ của họ là phân bổ khoản tiền đóng góp khổng lồ của một công ty.

Kết quả cho thấy những học viên thuộc nhóm tự yêu bản thân tỏ ra sôi nổi hơn người khác trong các cuộc thảo luận và họ luôn ra quyết định cuối cùng để "chốt" quá trình tranh luận. Đa số quyết định của họ được chấp nhận.

Nhiều nghiên cứu cho thấy những người tự tin thái quá thường tỏ ra mạo hiểm nhưng lại không kiên định trong việc ra quyết định. Amy Brunell nói thêm rằng những người mắc hội chứng này thích trở thành chính trị gia vì thích quyền lực, nhưng nhiều người lại muốn trở thành nhà đầu tư chứng khoán vì thích mạo hiểm.

Khen ngợi nhân viên

Thế nào cũng có lúc, trong quá trình đi tìm việc, bạn cần một bức thư giới thiệu đầy tin cậy của sếp cũ. Vì vậy, ngay từ bây giờ, hãy là một nhân viên chăm chỉ và cầu tiến, nếu bạn không muốn rơi vào hoàn cảnh trớ trêu như anh chàng Bob Smith dưới đây:

Bob từng là trợ lý cho giám đốc ở công ty cũ. Giờ đây, khi muốn đi tìm một công việc mới, Bob cần lời giới thiệu của sếp. Sếp của cậu đã viết một bức thư, với đầy những lời lẽ khen ngợi như sau:

1. Tôi luôn thấy Bob Smith, trợ lý của tôi,

2. làm việc chăm chỉ trong phòng của anh ta. Bob làm việc một cách độc lập, không

3. lãng phí thời gian để tán chuyện với đồng nghiệp. Bob không bao giờ

4. nghĩ đến lần thứ hai về việc hỗ trợ đồng nghiệp, và luôn luôn

5. hoàn thành công việc đúng thời hạn. Anh ta thường mở rộng

6. các biện pháp để hoàn thành công việc, đôi khi bỏ

7. thời gian uống cà phê buổi sáng. Bob là một cá nhân rõ ràng không

8. tự cao tự đại vì những thành tích trong công việc và

9. có kiến thức sâu sắc trong lĩnh vực của anh ta. Tôi tin rằng Bob có thể

10. được xếp vào hạng nhân viên có năng lực cao, loại nhân viên mà không thể

11. thiếu được. Tóm lại, tôi giới thiệu Bob để

12. thăng tiến cho vị trí quản lý điều hành và tạo điều kiện để những bất lợi bị

13. loại bỏ càng sớm càng tốt.

Phụ lục:

Kẻ ngớ ngẩn đó đang đứng bên cạnh tôi trong lúc tôi gửi bức thư này cho ngài vào sáng sớm hôm nay. Hãy đọc kỹ bức thư, chú ý chỉ đọc những dòng có số lẻ thôi nhé.

7 kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm hiệu quả

Những năm gần đây trong phong trào đổi mới phương pháp giảng dạy, các giáo viên đã không ngừng giảm thiểu các giờ thuyết giảng để tăng giờ cho học sinh, sinh viên làm việc nhóm.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải giờ làm việc nhóm nào của lớp cũng thành công. Một trong những lý do dẫn đến sự thất bại này là người học chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.

7 kỹ năng được trình bày sau đây sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn:

1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.

Giáo viên cần giải thích với học sinh, sinh viên của mình rằng lắng nghe đòi hỏi mức độ tư duy cao hơn nghe. Lắng nghe là một kỹ năng mà người nghe phải tiếp nhận thông tin từ người nói, phân tích, tư duy theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.

2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ.

Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực (critical thinking). Thực tế đây là một kỹ năng khó mà ngay cả giáo viên của chúng ta cũng đang cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng ý kiến hết mình cho nhóm.

Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, một điều không kém quan trọng là giáo viên cần xây dựng một môi trường học tập cởi mở trong đó khuyến khích người học sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến trái chiều.

Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, chúng ta cần dạy cho người học hiểu rằng: "Trong tranh luận, người có ý kiến phản biện với ý kiến của mình là họ đang không đồng quan điểm với ý kiến mà mình vừa nêu chứ không phải họ đang chê bai con người của mình".

Trong tranh luận, nếu tự ái nghĩa là mình đã đánh mất đi sự sáng suốt của bản thân.

3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình.

Khi nêu ý kiến đóng góp cho nhóm, các thành viên cần kèm theo lý lẽ thuyết phục để nhận được sự đồng tình của nhiều thành viên trong nhóm.

4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.

Giáo viên cần giảng giải cho người học hiểu rằng khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công của nhóm.

5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau.

"Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.

6. Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.

Hãy hỏi học sinh, sinh viên của bạn sẽ nhận được gì khi họ không chịu chia sẻ những gì mình có.

7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. "Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!".

8 nguyên tắc vàng để làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc nhóm là kỹ năng không thể thiếu đối với một con người hiện đại. Làm việc nhóm không chỉ được áp dụng trong việc học ở trường mà còn là phương pháp làm việc hiệu quả ở công sở.

Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau:

Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn.

Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung.

Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người.

Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc.

Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc.

Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.

Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian.

Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung.

Bí kíp quản lý nhóm làm việc hiệu quả cao

Nhóm làm việc hiệu quả cao, đặc biệt những người đã có một thời gian dài cùng làm việc thường tôn trọng và trung thành với quy tắc của riêng họ. Mặt nào đó, điều này là bí quyết đối tạo ra hiệu quả, song mặt khác, một khi nhóm này phớt lờ mệnh lệnh trực tiếp từ người quản lý, điều đó có thể gây ra những rắc rối.

Người quản lý của những nhóm như vậy được ca ngợi với năng suất làm việc hiệu quả, nhưng cũng vất vả khi phải làm việc với thái độ làm những gì họ muốn khi họ muốn làm của nhóm. Điều này gây ra sự bất hoà ảnh hưởng xấu đến tính hiệu quả của tổ chức.

Thách thức với nhà quản lý là phải gắn chặt với những nguyên tắc cũng như tăng cường sự tôn trọng đối với năng lực và thành công của toàn nhóm. Dưới đây là một số gợi ý cho việc tận dụng sự hiệu quả của toàn nhóm nhưng vẫn duy trì được sự thống nhất của cơ cấu.

Ngợi khen. Công nhận những gì đội đã đạt được. Hãy làm cho mỗi cá nhân trong đội biết bạn tôn trọng họ và công việc của họ như thế nào. Hãy hết lòng để làm họ cảm thấy họ được chào đón. Hãy khen ngợi những thành công của họ ở mức cao. Tóm lại, hãy làm cả nhóm cảm thấy rằng họ đặc biệt. Phần thưởng chỉ phản ánh việc doanh nghiệp đánh giá cao đóng góp của đội như thế nào.

Truyền đạt giá trị. Điều quan trọng đối với thành công là sự liên kết trong nhóm, cùng nhau hướng tới cái tốt hơn. Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho những nhóm làm việc trong tổ chức. Hãy nói rõ rằng không có nhóm nào được đặt lên trên toàn công ty. Nhưng cùng lúc đó cũng phải công nhận sự thật rằng những cá nhân sẽ trung thành, gắn kết với các thành viên trong nhóm hơn với thành viên của các nhóm khác. Một ông chủ thông minh sẽ tìm ra cách để thúc đẩy sự gắn kết của nhóm để đem lại lợi ích cho toàn doanh nghiệp bằng cách đặt nhóm làm việc vào vị trí mà thành công của nhóm sẽ được phản ánh tốt trên toàn doanh nghiệp.

Tôn trọng cách làm việc. Nhóm làm việc hiệu quả cao thích làm việc theo cách của riêng họ. Đây là nguyên nhân chính cho thành công của họ. Cho phép cả nhóm cũng như với mỗi cá nhân chỉ ra những điều cần thiết cho bản thân nhóm và tiến hành ý tưởng theo cách của riêng mình. Tuy nhiên, hãy nói rõ rằng cho dù nhóm làm gì đi nữa thì cũng phải hoàn thành công việc đúng hạn và trong phạm vi ngân sách. Ngoài ra, hãy yêu cầu cả nhóm minh bạch với những kết quả tốt cũng như xấu.

Cuối cùng, cố gắng đạt được sự cân bằng giữa sáng tạo và nguyên tắc. Bạn muốn thử thách toàn nhóm để họ suy nghĩ và hành động sáng tạo bởi vì nhóm có năng lực làm những việc theo một cách khác để tạo ra thành công. Cùng lúc đó, sự sáng tạo của nhóm phải phục vụ cho mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Đó là, cả nhóm có thể "tự do" về mặt phương pháp nhưng phải giữ vững mục tiêu chung. Các dự án mà nhóm tiến hành phải bổ sung hoàn thiện nhiệm vụ của tổ chức.

Hãy đối mặt với sự thật. Khi hoàn cảnh thúc ép, một nhóm làm việc hiệu quả cao cần phải có được quyền hạn cần thiết để thành công. Hãy coi nhóm này là nhóm phù hợp nhất trong số các nhóm tương đương nhau. Tất cả các thành viên cần phải được đối xử công bằng nhưng những người có nhiều đóng góp hơn thì xứng đáng được đối xử đặc biệt hơn. Vì vậy thường thì thành công chung của nhóm làm việc hiệu quả giúp toàn tổ chức thành công.

Cuối cùng, một nhà quản lý thông minh sẽ tạo điều kiện cho một nhóm làm việc hiệu quả cao để họ thành công. Những người quản lý có kinh nghiệm biết giới hạn mà họ có thể giữ cho tất cả các nhóm, chứ không chỉ riêng gì một nhóm hiệu quả cao, vừa duy trì được niềm tự hào của riêng từng nhóm vừa mang lại lợi ích cho toàn tổ chức.

- Bài viết của John Baldoni trên Harvard Business Publishing -

Để thành công khi làm việc nhóm

Nền tảng để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả là lòng tin và sự tôn trọng. Hãy nhớ rằng, người đứng đầu không giành được sự tôn trọng thì các thành viên khác trong nhóm cũng vậy. Vậy đâu là các yếu tố để tạo nên một nhóm làm việc hiệu quả? Sau đây là một vài gợi ý dành cho bạn:

1.Mục tiêu rõ ràng: Các thành viên trong nhóm phải hiểu mục tiêu của nhóm và cam kết cố gắng đạt được những mục tiêu đó. Nếu mục tiêu là hoàn toàn rõ ràng và bạn nhận được cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm thì bạn sẽ có quyền thưởng hay phạt các thành viên trong nhóm khi cần thiết.

2.Ghi nhận và hợp tác: Tất cả các thành viên trong nhóm đều biết năng lực của mỗi thành viên trong nhóm cũng như những đóng góp của họ vào thành công của nhóm.

3.Lòng tin và sự gắn kết: Tất các các thành viên trong nhóm đều có lòng tin vào các thành viên khác trong nhóm. Họ tin tưởng và hỗ trợ nhau trong công việc. Họ trợ giúp các thành viên khác trong nhóm khi có vấn đề phát sinh.

4.Vai trò rõ ràng: Trách nhiệm và kỳ vọng với mỗi thành viên trong nhóm phải được chỉ ra rõ ràng, thông báo công khai và được tất cả các thành viên thừa nhận. Trách nhiệm nên được bàn bạc công khai và các thắc mắc phải được trả lời thỏa đáng.

5.Quản lý xung đột trong nhóm: Các thành viên trong nhóm thảo luận về các quan điểm khác nhau hoặc những mâu thuẫn công khai. Những quan điểm khác nhau nên được các thành viên trong nhóm thảo luận đến khi đi đến thống nhất giữa các thành viên liên quan. Trong một vài trường hợp, các thành viên có thể tự đi đến thống nhất; nếu không thì với tư cách là trưởng nhóm bạn sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng.

6.Xác định điều quan trọng nhất trong thời điểm hiện tại: Trưởng nhóm luôn là người hướng các thành viên của mình vào những điều quan trọng nhất để tạo nên thành công. Trưởng nhóm cũng luôn phải loại trừ được các hoạt động không cần thiết và là cho dựa cho cả nhóm tránh những sao lãng từ bên ngoài.

7.Đào tạo: Và để có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên trong nhóm có thể tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng làm việc nhóm bằng hình thức học trực tuyến (Elearning). Với các khóa học như "Để thành công khi làm việc nhóm", "Kỹ năng ra quyết định nhóm" hay "Phương pháp giải quyết xung đột"...hi vọng sẽ làm các thành viên trong nhóm hài lòng.

Kỹ năng làm việc nhóm

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau.

Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc. Người phương Tây luôn xem công việc và bạn bè khác nhau do đó trong khi làm việc rất thoải mái. Tuy nhiên, không khí làm việc khá căng thẳng đôi khi mâu thuẫn với nhau gay gắt do họ rất coi trọng cá nhân...

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM

1 Tại lần họp đầu tiên

- Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến.

- Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ.

- Đề ra kế hoạch cụ thể , nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.

2 Những lần gặp sau.

- Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.

- Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.

3 Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc

- Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

- Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.

- Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.

THỰC TRẠNG

Đối với người Việt trẻ, từ "teamwork" đã được nói đến nhiều nhưng hình như nó vẫn chỉ được "nghe nói" chứ chúng ta chưa thực hiện nó theo đúng nghĩa. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt.

NGUYÊN NHÂN

Quá nể nang các mối quan hệ.

Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. "Dĩ hoà vi quý" mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ.

Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý

Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý

Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác

Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố"toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc" thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai.

Không chú ý đến công việc của nhóm

Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhómvho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ_những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình.

Kỹ năng làm việc nhóm - Phát huy sức mạnh tổng hợp

Ngày nay, khi áp lực công việc ngày càng cao, mức độ yêu cầu ngày càng phức tạp, mỗi cá nhân khó có thể tự hoàn thành tốt tất cả công việc được giao thì hiệu quả công việc phụ thuộc rất lớn vào khả năng làm việc nhóm của mỗi thành viên. Tuy nhiên, một trong những rào cản lớn nhất là chúng ta chưa biết cách làm việc nhóm hiệu quả.

Tại sao làm việc nhóm lại khó?

Trước hết, nhóm không phải là một tập hợp những cá thể. Vì vậy, hiệu quả của làm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân trong tập hợp ấy. Mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau. Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình. Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận ra điều đó. Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ. Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng. Chúng ta cũng thế. Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơn không.

Cách nào để làm việc nhóm hiệu quả?

Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm? Tôi thì chỗ nào cũng khó.

Ở giai đoạn đầu tiên: "Giai đoạn hình thành", phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Vậy mà ngay sau đó, "Giai đoạn sóng gió" lại nổi lên. Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp. Thế là cãi nhau, rồi giận hờn. Không ít khi "nghỉ chơi" luôn. Thế là phá sản. Nếu khéo léo lắm, vượt qua được giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất. Qua giai đoạn này, mọi người bắt đầu bước vào "Giai đoạn hòa nhập".

Nếu là bạn, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách không phải của mình? Không dễ dàng gì phải không bạn? Dù lúc này mình hiểu rõ mục tiêu và hiểu vì sao cần làm như vậy.

Nhưng vượt qua chính mình cũng khó lắm thay!

Vượt qua được "Giai đoạn hòa nhập", cả nhóm đã thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc "ăn ý" hơn. Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác. Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm. Nhưng để đạt đến "Giai đoạn ăn ý", bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực. Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung.

Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc "ăn ý" và hiệu quả hơn. Giờ đây, một cộng một sẽ lớn hơn 2 rất nhiều lần.

Làm việc nhóm: Khi bạn là người trẻ nhất

Bạn mới chân ướt chân ráo ra trường, lại được giao làm việc nhóm chung với những đồng nghiệp dày dặn kinh nghiệm. Tất nhiên nhiều "bậc tiền bối" sẽ nhìn bạn bằng con mắt hơi coi thường. Phải làm sao đây?

Khẳng định năng lực bản thân

Bạn cần khẳng định vai trò và trách nhiệm của bạn trong đội ngay từ đầu. Bạn có lợi thế và yếu điểm nào? Với lợi thế đó bạn mong muốn được đảm nhận trách nhiệm nào và với những yếu điểm kia bạn mong được mọi người chỉ bảo.

Bên cạnh kiến thức công việc thì biết mình biết ta cũng là một trong những bí quyết quan trọng nhất khi làm việc nhóm. Hãy thể hiện cho mọi người thấy sự háo hức học hỏi về những điều mới mẻ trong công việc và sự nhiệt tình khi giúp đỡ mọi người. Chắc hẳn không một ai có thể ghét hay có thành kiến với người như vậy được.

Lauren Garfield là thành viên nhỏ tuổi nhất trong phòng quan hệ công chúng nơi cô làm việc, và cô nhận ra rằng tuổi của cô lại là một lợi thế. Rất nhiều các sếp có suy nghĩ rằng bạn càng trẻ thì suy nghĩ và cách đánh giá thị trường của bạn sẽ thực tế và sát sườn hơn. Từ đó biết tận dụng lợi thế này để đem lại tối đa hiệu quả trong công việc kết hợp với những kiến thức của những "tiền bối" lão luyện trong ngành.

Khiến mọi người tôn trọng bạn

Thom kể lại rằng, công việc đầu tiên anh tìm được đó là nhân viên marketing khi anh mới 18 tuổi và lúc đó anh không chỉ là nhân viên nhỏ tuổi nhất trong đội mà còn là người duy nhất không có bằng cử nhân. Anh nói: "Tôi ý thức được rằng mình cần phải làm việc gấp đôi so với mọi người để chứng tỏ rằng mình xứng đáng có được công việc này. Tôi luôn là người đến sớm nhất và về muộn nhất, dần dần các đồng nghiệp nhìn tôi với con mắt tin cậy và nể phục hơn. Điều đó đã khẳng định bằng việc sếp đã nhớ đến và giao công việc trực tiếp cho tôi".

Nỗ lực thực sự

Chính từ bài học thực tế của Thom bạn cần hiểu rằng, không có hy sinh thì không có thành công. Bạn không thể mong mọi người tin tưởng và yêu quý bạn chỉ qua một đêm, danh tiếng và sự tôn trọng là thứ mà cần thời gian xây đắp. Những nỗ lực của bạn cần được thể hiện qua những yếu tố sau:

Giao tiếp với mọi người một cách chuyên nghiệp: Mỗi khi nói chuyện hay bàn công việc với ai đó, hãy nói rõ ràng, dễ hiểu và thông minh. Đảm bảo những từ ngữ bạn sử dụng là từ ngữ chuẩn của dân công sở không phải của một cậu bé mới ra trường.

Luôn đóng góp công sức cho từng công việc: Trong tất cả các công việc dù là lớn hay nhỏ, hãy nói lên ý kiến của bạn để mọi người cùng xem xét. Những ý tưởng này sẽ là bằng chứng chứng tỏ năng lực của bạn không tỷ lệ thuận với tuổi tác.

Trang phục: Đó là một luật lệ bất thành văn của bất kỳ công ty nào nhưng lại là luật lệ nghiêm ngặt nhất. Sẽ không một sếp nào muốn nhận một nhân viên không ăn mặc phù hợp khi đi làm. Bạn không thể đến công ty với trang phục của một sinh viên, hoàn cảnh thay đổi bạn cũng cần phải thay đổi. Những trang phục cổ điển như quần tây, áo sơ mi luôn là lựa chọn hoàn hảo.

Tôn trọng mọi người: Khiêm tốn, lịch sự và không kiêu ngạo là những đức tính cần có của một nhân viên mới. Hãy đối xử với những đồng nghiệp giống như cách bạn mong muốn được họ đối xử.

Theo Dan Tri

Phối màu cho bức tranh nhóm

Mỗi thành viên trong nhóm có điểm mạnh, điểm yếu và phong cách làm việc khác nhau. Mỗi người mang một màu sắc riêng biệt. Vấn đề là lãnh đạo - người họa sỹ - sẽ chọn và phối hợp màu sắc như thế nào.

Lãnh đạo là một nhiệm vụ đầy thách thức. Là lãnh đạo một nhóm, không phải lúc nào chúng ta cũng chọn các thành viên của nhóm. Một thực tế thường hay xảy ra là một người làm lãnh đạo nhóm khi hầu hết các thành viên của nhóm đã làm việc ở đó trước cả rồi, và thậm chí có thể biết rõ về công việc hơn cả lãnh đạo.

Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, một trong những trách nhiệm của lãnh đạo là thúc đẩy cả nhóm làm việc với nhau để đạt được mục tiêu chung. Đây có thể là một thử thách dễ làm nản chí nhiều người. Thường thì nhóm là sự kết hợp của các thành viên khác nhau, mỗi người có điểm mạnh, điểm yếu và phong cách làm việc riêng. Đôi khi không thể tránh khỏi bất đồng nội bộ hoặc những mâu thuẫn cá nhân. Người lãnh đạo, không những phải làm việc với tất cả những nhóm người này, mà còn cần phải giành được kết quả như mong đợi bằng sự vượt trội của mình.

Sẽ rất có ích nếu lãnh đạo có thể xác định những đặc điểm cá nhân của các thành viên trong nhóm. Hiểu những kiểu người cơ bản, lãnh đạo có thể tận dụng thế mạnh của các thành viên, cũng như giao nhiệm vụ phát huy được khả năng của người đó. Phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, nhà lãnh đạo có thể đưa cả nhóm đến sự thăng bằng và hoà hợp một cách hiệu quả.

Khái quát ngắn gọn về giá trị và phong cách làm việc của bốn kiểu nhân viên thường gặp sau đây sẽ là những kiến thức phục vụ cho việc lãnh đạo. Bốn kiểu người này được mô tả sử dụng bốn màu vàng, xanh lá cây, xanh da trời và cam.

"Nhân viên màu vàng" làm việc và nhận trách nhiệm một cách nghiêm túc. Những cá nhân "vàng" muốn tham gia đóng góp, trở thành một phần của nhóm, làm việc thành công và hiệu quả. Họ đáp lại sự thừa nhận, khen ngợi và khích lệ của mọi người. Tuy nhiên, những thành viên "màu vàng" này cần những trách nhiệm và cấu trúc được xác định tốt, những mong đợi chắc chắn và cũng như cần được bảo đảm quyền lợi mà họ đang đi theo.

Những "nhân viên màu xanh lá cây" cần môi trường cởi mở, hoà đồng để làm việc tốt. Mối quan hệ rất quan trọng với họ, và họ cần tự do để tạo quan hệ với đồng nghiệp, khách hàng và với sếp. Cạnh tranh gay gắt và xung đột dễ làm những nhân viên "xanh lá cây" này bối rối nhưng họ sẽ nhanh chóng phát triển trong môi trường tích cực và năng động.

Những "nhân viên màu xanh da trời" được chú ý về chuyên môn nhiều hơn là về kỹ năng. Họ rất xuất sắc khi làm việc với các số liệu, các cuộc nghiên cứu, các dự án có tính phân tích. Nhân viên "xanh da trời" sẽ phát huy khả năng trong việc thiết kế, hiểu những hệ thống và chiến lược phức tạp. Lập luận là điều tối quan trọng của những nhân viên này, nhưng họ có một điểm yếu hơi thiếu nhạy cảm.

Những "nhân viên màu cam" đáng chú ý bởi sức khoẻ, kỹ năng và sự sáng tạo. Một nhân tố chính cho người màu cam là sự tự do sử dụng kỹ năng và khả năng. Nếu sếp tỏ ra quá độc đoán, những "nhân viên màu cam" này sẽ cảm thấy bức bối và không thực hiện tốt chức năng của mình. Những "nhân viên màu cam" thích tinh thần làm việc nhóm có cạnh tranh nhưng vẫn gắn bó. Họ là người thiên về hành động nhưng lại họ không kiên nhẫn với những nhiệm vụ lâu dài và bị quản lý quá kỹ.

Một nhà lãnh đạo, bằng việc hiểu được màu sắc của nhóm, có thể sử dụng kiến thức này để gắn kết các thành viên thành một bức tranh thống nhất. Dùng đúng màu sắc và phối hợp hài hoà các màu sắc, nhà lãnh đạo sẽ có được bức tranh đẹp.

Sinh viên học kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc theo nhóm có khó không? Theo đánh giá của các nhà doanh nghiêp, kỹ năng làm việc theo nhóm chính là điểm yếu của người Việt Nam. Có 1 cách đánh giá cho rằng "Một người Việt Nam nếu làm việc độc lập thì có thể bằng 3 người Nhật nhưng nếu 3 người Việt Nam sẽ không bẳng 3 người Nhật"

Gần 300 bạn sinh viên của trường ĐH tại TP.HCM, gồm khoa kinh tế ĐH QG TP.HCM, ĐH KHXH&NV TP.HC, ĐH nNgoại Thương, ĐH Văn hoá TP.HCm đã học những kỹ năng này qua nhưng trò chơi như làm thế nào để 10 người có thể đứng vào một tầm bản đồ rộng khoảng 1/2m, 1 người sáng mắt hướng dẫn cho 9 người bị bịt mắt,...

Qua đó, các bạn thấy rằng làm việc nhóm không khó, đó không phải là điểm yếu của sinh viên Việt Nam; chỉ là do các bạn không có cơ hội làm quen, học tập.

Bạn Trần Thị Ngọc Hà, sinh viên trường ĐHQG TPHCM, nhận xét: "Trước khi bắt đầu trò chơi, tụi em rất lo và nghĩ rằng chúng em không thể nào làm được. Nhưng cuối cùng tất cả các bạn đều góp ý, thảo luận và đưa ra một phương pháp tốt nhất. Hiệu quả thì hơn cả mong đợi".

Đa số các bạn đều nhận thấy những trò chơi rất vui và thú vị, nhưng quan trọng hơn là qua đó các bạn đã hiểu được tầm quan trọng của từng thành viên trong nhóm. Và trò chơi đã không còn đơn giản là trò chơi, đó chính là làm cách nào đề làm việc cùng nhau, cũng như để vận hành nhóm một cách hiệu quả nhất. Khi các bạn đoàn kết lại thì không có việc gì là không thể không làm được.

Qua các trò chơi, các bạn sinh viên đã rèn luyện cho mình lối tư duy tích cực cũng như khả năng nội suy, phản biện, tranh luận, tự học, tự đào tạo... Từ đó rèn cho mình kinh nghiệm làm việc nhóm.

Làm việc theo nhóm cần gì?

Theo ông Lý Trường Chiến - Phó Chủ tịch Hiệp hội Maketing Việt Nam, thành viên Hội đồng Tư vấn Quản trị Quốc tế - để làm việc theo nhóm một cách hiệu quả thì các bạn sinh viên cần lưu ý mấy vấn đề sau:

- Với cá nhân, để làm việc theo nhóm tốt thì mỗi cá nhân phải rõ được mục tiêu, tham gia hết mình, hướng về việc chinh phục mục tiêu, dấn thân và chân tình, mặc dù các bạn còn rất xa lạ với nhau. Sẵn sàng dấn thân chơi chung, hy sinh cái tôi cá nhân và tham gia vào quá trình làm việc theo đúng cái phân công công việc, cũng như cố gắng hoàn tất nhiệm vụ của mình, làm việc vui vẻ, nghiêm túc theo đúng hiệu lệnh của trưởng nhóm.

- Với nhóm, mọi người nên tham gia tích cực, lắng nghe và cầu học, trình bày và phát biểu cũng như phản biện trong quá trình thảo luận. Tự đúc kết, ghi chép, vui vẻ và chân thành, nghiêm túc trong công việc, an toàn và bảo vệ đồng đội. Tư duy tích cục, dám làm, cầu thị, tiếp nhận cái khác với mình và đúng giờ.

- Trong làm việc theo nhóm không nên thụ động, thờ ơ, nói một chiều không tiếp thu, hay im lặng không nói gì cả, chỉ phản bác mà không phản biện. Bên cạnh đó cũng không nên chỉ đợi đọc cho để ghi chép, xã giáo chiếu lệ, đùa cợt và thiếu nghiêm túc trong công việc, mất an toàn và lo cho riêng mình rồi tư duy thụ động, sợ sai, cho rằng duy nhất mình đúng và làm việc vô tổ chức.

- Với một tập thể thì để làm việc theo nhóm tốt thì truyền thông phải tốt. Chúng ta cũng phải hiểu rõ ràng cái nhiệm vụ cũng như sứ mệnh của mình. Phải chọn đúng được người trưởng nhóm lãnh đạo mình. Mọi hoạt động cần phải có tổ chức, cần thảo luận một cách công bằng và tiếp nhận các ý kiến đóng góp.

Xoa dịu sự bất hoà trong nhóm

Khi mâu thuẫn với nhau, thường thì mọi người cảm thấy thoải mái hơn với việc phản đối thay v những giải pháp bởi vì họ có được quyền lực và sự ảnh hưởng từ sự bất hoà. Những mâu thuẫn như vậy không chỉ đe doạ năng suất lao động mà còn tạo ra môi trường làm việc tồi tệ góp phần tạo ra tinh thần kém, sự nghỉ làm vắng mặt và thậm chí tỷ lệ giữ chân nhân viên thấp.

Ngưòi quản lý không thể cho phép sự bất đồng trở thành xích mích, bất hoà. Dưới đây là những gợi ý cho việc tìm kiếm những mục tiêu chung.

Chuẩn đoán căn nguyên. Tìm ra lý do tại sao những người đồng nghiệp lại mẫu thuẫn với nhau. Thường thì nguyên nhân của sự bất hoà nằm ở những điều xảy ra đã lâu. Một người có thể cảm thấy bị coi thường khi ý kiến của anh ta không được sếp chấp nhận trong khi ý kiến của người đồng nghiệp khác thì có.

Người khác có thể cảm thấy rằng anh ta không nhận được thời gian và nguồn lực công bằng để hoàn thành một dự án. Người khác nữa có thể cảm thấy không được lưu ý khi anh ta không nhận được sự thăng tiến như hy vọng. Những điều như vậy khi không được giải quyết nhanh chóng có thể tích luỹ theo thời gian và nuôi dưỡng sự chống đối.

Trung lập. Nếu ông chủ phải chịu trách nhiệm cho những vấn đề đó thì ông nên thừa nhận chúng và xin lỗi. Tìm cách cải thiện tình hình thông qua thảo luận và đối thoại thêm. Tuy nhiên nếu căn nguyên của sự bất hoà xảy ra trước khi bạn là người quản lý, hãy thấu hiểu sự tổn thương của người trong cuộc nhưng không nghiêng về bên nào. Nói cách khác là đừng bơi dưới cầu hay bước qua cầu. Không làm được thế, bạn chỉ khiến những người đang bất hòa đau khổ và mâu thuẫn thêm.

Xoa dịu những mâu thuẫn. Hãy nói rõ rằng sự hợp tác là bắt buộc. Người quản lý cho phép nhân viên hành động thiếu thiện chí sẽ làm cho những người bất mãn có nhiều lý do hơn để chống đối. Thiết lập chính sách không khoan nhượng với sự phản đối lại mọi người và nhân phẩm. Hãy gắn chặt mọi người, kể cả bạn, với tiêu chuẩn đó.

Tìm ra tiếng nói chung. Những người có mâu thuẫn không gặp khó khăn gì trong việc chỉ ra sự khác biệt, những khác biệt này là cái hỗ trợ cho sự bất đồng của họ. Thách thức đối với người quản lý là làm cho các bên mâu thuẫn gạt đi những sự khác biệt đó. Vì vậy người quản lý phải chỉ ra những giá trị chung giữa các bên. Ví dụ, các bên sẽ muốn công ty thành công, đó là một mục đích chung. Hãy nói rõ rằng sự bất hoà của họ đang phá huỷ sự định vị giá trị đó và yêu cầu họ chấm dứt điều đó.

Tiếp tục theo dõi. Bạn khiến mọi người ngừng chỉ trích lẫn nhau không có nghĩa là họ sẽ làm việc cùng nhau. Tiếp tục kiểm soát tình huống. Theo dõi những dấu hiệu cảnh báo giữa những người từng bất đồng ví dụ như thể hiện sự giận dữ, tránh giao tiếp bằng mắt và âm thầm làm việc. Khẳng định sự đóng góp của các cá nhân với công ty nhưng đồng thời cũng phải nói rõ rằng sự hợp tác là yêu cầu và đòi hỏi. Những người không thể coi trọng đồng nghiệp sẽ bị thuyên chuyển khỏi đội.

Sự bất hoà khác với sự bất đồng quan điểm. Sự bất hoà mang tính phá huỷ vì nó ảnh hưởng xấu đến các cá nhân và năng suất sản xuất. Sự bất đồng quan điểm có thể mang tính tích cực khi nó khiến cho mọi người phải phải kiểm tra lại ý kiến và quan điểm, nó tạo ra đối thoại. Đôi khi, sự bất đồng quan điểm còn có tác dụng tốt, làm làm mọi người thay đổi tư duy và tái khẳng định con đường đi đã chọn của tổ chức.

Tạo ra mẫu thuẫn và khác biệt là một trò chơi không kết quả (zero-sum game), nó làm cho nhiều người thua cuộc hơn là thắng. Tái lập một tổ chức với mục tiêu chung mới mang đến sự tin tưởng lẫn nhau và là nền móng cơ bản duy nhất để đạt được kết quả bền vững.

4 sai lầm chết người của một bản sơ yếu lý lịch

Bạn thường nghĩ: "Tôi hoàn toàn biết cách viết một bản sơ yếu lý lịch hoàn chỉnh". Thực tế: Có đến hơn 60% các bản sơ yếu lý lịch đến tay nhà quản lý nhân sự trong tình trạng sai sót, ngớ ngẩn và ngốc nghếch đến mức lố bịch.

Dưới đây là 4 lỗi thường gặp nhất, có thể "giết chết" bản sơ yếu lý lịch của bạn:

Lỗi chính tả

Theo điều tra của CareerBuilder.com, 63% các nhà quản lý nhân sự cho rằng lỗi chính tả là lỗi gây khó chịu nhất cho họ khi đọc một bản sơ yếu lý lịch. Tệ hơn, nhiều cử nhân đại học lại phạm những lỗi quá sơ đẳng của một học sinh tiểu học. Tất nhiên cử nhân này đã mất rất nhiều điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

"Khi viết xong bạn nên đọc lại ít nhất là 2 lần để soát lỗi và nếu có thể bạn nên nhờ một người nào đó biết rõ về bạn đọc và cho ý kiến" - Kay Larocca, một chuyên gia về sơ yếu lý lịch, cho lời khuyên.

Hồ sơ kiểu "tiện thể"

Khi một nhà quản lý nhân sự đang tuyển chọn một chồng hồ sơ của các ứng viên, hồ sơ của bạn bị loại ngay từ đầu. Lý do không phải là bản sơ yếu lý lịch màu đỏ của bạn mà do bạn đã điền tới hơn 10 tên các công ty khác nhau ở phần "Kính gửi...".

Kiểu đánh máy tiện thể đó đã tạo cho bạn một hình ảnh cẩu thả, thiếu tôn trọng người nhận. Chỉ nên gửi một bản trong mỗi lần và ghi đích danh công ty mà bạn muốn nộp đơn. Hãy làm sao để khi đọc lý lịch của bạn, người tuyển dụng cảm thấy bạn chỉ đang quan tâm đến duy nhất công ty của họ mà thôi.

Bạn có xu hướng cá nhân thái quá

Đừng đưa quá nhiều thông tin về sở thích cá nhân như trò thể thao yêu thích, bộ phim hay, cuốn sách hấp dẫn,... "Một vài người từng ghi cả thông tin họ là thành viên của một đội bóng chuyền của phường, thật lố bịch".

Đơn giản là bạn chỉ cần viết sao cho nhà tuyển dụng hiểu được rằng bạn phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng. Hãy đưa những thông tin về các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn lên trên cùng của bản sơ yếu lý lịch bởi vì không ai muốn ngồi đọc hết 4 trang giấy mà vẫn chưa thấy thông tin cần tìm.

Địa chỉ liên lạc của bạn

Nhiều bạn ghi rất kỹ địa chỉ nhà ở phần "Khi cần liên lạc với ai...". Bạn nghĩ rằng nhà tuyển dụng có thời gian để đi gửi thư cho từng ứng viên ư? Dù bạn có chứng tỏ được mình đến mấy nhưng với một dòng địa chỉ thiếu chuyên nghiệp như vậy, nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua bạn trong danh sách gọi đến phỏng vấn.

Tốt hơn hết, hãy cho họ địa chỉ e-mail và số điện thoại.

Sau đây là một vài điều "Không nên" trong bản sơ yếu lý lịch

- Một bản sơ yếu lý lịch dài hơn một trang.

- Gửi kèm ảnh chân dung, ảnh tạo dáng,... Nhà tuyển dụng chỉ cần một bức ảnh thẻ 3x4 của bạn thôi.

- Liệt kê các việc mà cha mẹ bạn thuê bạn làm trong mục quá trình công tác

- Viết sai tên công ty.

- Liệt kê ít tên người tham khảo hoặc những người không đủ phẩm chất.

- Sử dụng loại giấy có hương thơm hoặc giấy có in hình nền hoa lá cành, tự trang trí các hình vẽ xung quanh. Điều này thực sự không cần thiết trừ phi bạn là một người làm đồ hoạ, thiết kế web hay có một số đòi hỏi khác nhằm thể hiện khả năng sáng tạo của mình.

- Viết sai địa chỉ thư điện tử hoặc điện thoại của bạn. Đó là lý do khiến bạn không bao giờ nhận được hồi âm của nhà tuyển dụng.

9 câu nên "hỏi ngược" nhà tuyển dụng

Tự tin, hồ sơ hoàn hảo, trả lời tất cả các câu hỏi của nhà tuyển dụng...Tất cả cũng vẫn chưa đủ để có một cuộc phỏng vấn thành công. Trong khi đó, yếu tố quan trọng để các nhà tuyển dụng đánh giá cao các ứng viên chính là khả năng phản ứng và đặt câu hỏi ngược trở lại cho họ.

Hiện nay, hầu hết các ứng viên sau khi trả lời tất cả các câu hỏi của nhà tuyển dụng thường có khuynh hướng rất ngại hỏi lại các nhà tuyển dụng một phần vì sợ như thế là "thách thức" nhà tuyển dụng và như vậy là không hay phần là để đảm bảo độ an toàn cho chính bản thân mình.

Kerry Patterson, tác giả cuốn "Crucial Conversations" cho rằng: "Các ứng viên hiện nay chọn giải pháp im lặng và không có ý kiến gì khi đã trả lời xong hết các câu hỏi của nhà tuyển dụng bởi vì họ lo lắng nguy hại đến sự tín nhiệm, lo sợ sự "trả miếng" trong quyết định cuối cùng của người phỏng vấn. Và khi nhân viên đã chọn giải pháp này, thì họ vẫn cứ tiếp tục chấp nhận như thế cho đến khi buổi phỏng vấn kết thúc."

Dù bạn có lặng thinh bởi vì bạn sợ những bối rối hay là bạn nghĩ rằng câu hỏi của mình chẳng có ý nghĩa gì lắm thì bạn cũng nên học cách đưa phản hồi và trình bày ý kiến của mình.

"Tôi có thể hiểu hơn về một người bằng các câu hỏi mà họ hỏi tôi hơn là thông qua những điều họ nói với tôi" Edith Onderick-Harvey, Giám đốc công ty tư vấn Change Dynamics Consulting nói. "Các câu hỏi về mục tiêu và ưu thế của doanh nghiệp, vai trò của bạn trong việc đạt được những mục tiêu này và yêu cầu phản hồi của sếp để thể hiện rằng bạn đã quan tâm đến sự nghiệp của mình, đến công ty chứ không phải chỉ có riêng công việc".

Dưới đây là 9 câu hỏi bạn có thể sử dụng để hỏi lại người phỏng vấn. Tất nhiên, bạn không nên yêu cầu họ trả lời tất cả bởi vì người phỏng vấn thường không có thời gian.

"Thành công của tôi được đánh giá như thế nào?"

Các nhân viên thường quên rằng thành quả của họ cần phải được đánh giá đúng mức trong công ty và so với các vị trí khác. Để biết được công việc của bạn có hiệu quả ra sao, bạn nên chia sẻ điều này với nhà tuyển dụng. Hãy thử tìm hiểu xem, liệu anh ấy có thích các con số không, hay là thích những kết quả, hay là muốn biết xem bạn đạt được những thành công đó như thế nào. Sau đó, dựa trên công việc sắp tới để bạn có thể bạn có thể đưa ra những ưu tiên cho câu hỏi.

"Tôi cần phát triển để được thăng tiến trong sự nghiệp ở vị trí nào?"

Câu hỏi này thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy được rằng bạn có thể nắm chắc được tương lai cho mình và không chờ đợi ai đó giúp đỡ hoặc điều khiển. Nếu bạn có thể gắn những mục tiêu của mình, của công ty với những kinh nghiệm cần có của bạn chắc chắn sẽ thuyết phục được nhà tuyển dụng.

"Tôi có thể phát huy điểm mạnh gì của mình ở vị trí công việc này?"

Đừng quá quan tâm tìm kiếm những điểm yếu mà bạn quên đi những điểm mạnh của mình. Câu hỏi này không phải là lý do để tìm kiếm một lời khen từ phía nhà tuyển dụng mà nó là cơ hội để thể hiện với nhà tuyển dụng rằng bạn muốn hướng cho mình một con đường đi để mang lại hiệu quả công việc cao nhất.

"Những đánh giá về thành quả được quản lý như thế nào và ai là người phụ trách công việc này?"

Các câu hỏi cơ bản như kiểu này thực sự quan trọng đối với thành quả của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn biết được mình được đánh giá kết quả theo cách nào, mức độ thường xuyên ra sao hoặc là chúng có ảnh hưởng đến nhiệm vụ hằng ngày của bạn như thế nào.

"Để phát triển, tôi có những lựa chọn nào?"

Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng câu hỏi này không thích hợp trong buổi phỏng vấn xin việc nhưng thực sự nó có giá trị trong vài năm sau đó nếu bạn được tuyển dụng. Bạn cần biết rằng, bất cứ lúc nào cũng có rất nhiều cơ hội cho bạn nếu bạn muốn thăng tiến. Một khi bạn biết được sự lựa chọn của mình, bạn có thể quyết định xem bước đi tiếp theo của mình là gì và nó có phù hợp cho vị trí mới này không hay là cần phải tìm kiếm một công việc khác trong tương lai.

"Tôi hiểu điều này có đúng không?"

Khi bạn nhận một dự án nào đó, bạn phải chắc rằng mình thấu hiểu nhiệm vụ và vai trò của bạn trong đó là gì. Hãy hỏi sếp để chắc chắn bạn hiểu được mọi điều và hiểu những dự định của anh ấy. Nếu bạn đặt ra câu hỏi không đúng, bạn có thể bị lệch ra khỏi con đường sự nghiệp của mình.

"Tôi có thể làm gì để giúp anh?"

Câu hỏi đơn giản này thực sự quan trọng nhưng thường bị lãng quên. Thậm chí nếu bạn không thể, nhà tuyển dụng sẽ chú ý đến những đề nghị của bạn. Bao giờ cũng vậy, nhà tuyển dụng luôn muốn các ứng viên thể hiện sự nhiệt tình của mình trong công việc.

"Điều gì ưu tiên quan trọng nhất mà bây giờ tôi phải làm?"

Người phỏng vấn thường không hỏi bạn câu hỏi này bởi vì chưa dám chắc các nhân viên sợ có khả năng. Thực sự thì câu hỏi này thể hiện sự quan tâm của bạn về trách nhiệm và mục tiêu công việc. Khi bạn có một số dự án và sếp lại giao cho bạn nhiều hơn khối lượng công việc bình thường thì bạn phải biết cách để giảm bớt khó khăn đó.

Nhớ rằng, mọi nhà tuyển dụng đều muốn nghe các nhân viên nói rằng họ quan tâm đến việc tìm mọi cách để công ty phát triển.

"Tôi có thể đảm nhiệm công việc này chứ?"

Có rất nhiều nhân viên ngại quan tâm đến thái độ của các nhà tuyển dụng và luôn để cho họ quyết định chứ không bao giờ dám thẳng thắn chủ động đề nghị quyết định. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng luôn chọn những ứng viên có thể dám đảm bảo nhận công việc này chứ không chờ đến bốn chữ "anh (chị) được tuyển dụng".

Để không "bí" khi trả lời phỏng vấn xin việc làm

Nhiều người tỏ ra rất e dè khi bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp. Và thế là họ bị nhà tuyển dụng bắt bí liên tục bởi những câu hỏi tới tấp.

Xin giới thiệu với bạn những câu hỏi cơ bản mà hầu như trong cuộc phỏng vấn trực tiếp nào nhà tuyển dụng cũng đưa ra để bạn biết cách mà "bài binh bố trận".

1. Bạn hãy giới thiệu về bản thân mình

Đây là câu hỏi kinh điển và cực kỳ quen thuộc. Câu hỏi này thường mở đầu cho cuộc phỏng vấn. Hãy nắm ngay cơ hội này để giới thiệu về những khả năng, thói quen tốt trong nghề nghiệp của bạn... Hãy tập trung hướng câu nói của bạn vào công việc và những việc liên quan đến nghề nghiệp. Đừng làm mất thời gian của nhà tuyển dụng bằng cách dài dòng "tôi năm nay X tuổi, sinh ra tại tỉnh Y, tốt nghiệp trường đại học Z...". Những thông tin này đã có trong C.V của bạn.

2. Tại sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ? (Tại sao bạn muốn bỏ công việc hiện tại?)

Hãy cẩn thận. Đừng xem đây là cơ hội để kể tội sếp cũ. Và cũng đừng trả lời đại loại "Tôi cần một công việc nhiều tiền hơn". Câu trả lời lý tưởng trong trường hợp này là: "Tôi muốn tìm kiếm thêm cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình".

3. Điểm mạnh của bạn là gì?

Hãy chỉ ra những điểm tích cực của bạn có liên quan đến công việc bạn muốn xin vào. Đó có thể là những điểm tốt thuộc về chuyên môn hoặc tính cách.

4. Điểm yếu của bạn là gì?

Mỗi người đều có điểm yếu. Vì thế, đừng dành quá nhiều thời gian để nói về điểm yếu của mình, nhất là những điểm yếu có liên quan đến công việc. Tốt nhất là bạn nên nói về 1 hoặc 2 điểm yếu vô hại với công việc. Kiểu như "Tôi có tính hơi quá cẩn thận. Làm việc gì cũng phải chi li, kỹ lưỡng". Với mỗi điểm yếu mà bạn kể ra, hãy cho nhà tuyển dụng thấy luôn là bạn đã có sẵn điểm mạnh để khắc phục điểm yếu đó. Kiểu như là: "Tính tôi quá cẩn thận. Vì thế, tôi làm việc hơi chậm. Nhưng bù lại, tôi rất nhiệt tình làm thêm giờ, và chăm chỉ".

5. Bạn biết gì về công ty của chúng tôi?

Để trả lời câu hỏi này, không còn cách nào khác là bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng về công ty trước khi đi phỏng vấn.

6. Tại sao bạn muốn làm việc ở đây?

Cũng giống như ý trên, bạn phải tìm hiểu kỹ về công ty và đưa ra những lý do cụ thể và thuyết phục. Tránh đưa ra những câu trả lời chung chung kiểu "Vì tôi biết công ty của quý vị là một công ty lớn". Hãy giải thích cụ thể vì sao bạn muốn làm việc cho một công ty lớn: vì bạn muốn được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, vì bạn muốn được nâng cao chuyên môn, vì bạn muốn được thử sức mình với những dự án lớn ở một công ty lớn...

7. Tại sao chúng tôi nên nhận bạn vào vị trí tuyển dụng?

Nêu rõ những đặc điểm tích cực của bạn phù hợp với vị trí này (chuyên môn, tính cách, thái độ...) và những kinh nghiệm quý báu mà bạn từng có thông qua công việc cũ. Đừng quên dẫn thêm lời khen ngợi của sếp cũ dành cho bạn (nếu có).

8. Trong công việc cũ, bạn đã từng có thành tích gì?

Hãy nói về 2-3 dự án thành công mà bạn từng đảm nhận. Bạn có thể nói cụ thể luôn là thông qua những dự án thành công ấy mà bạn đã được thưởng hoặc tăng lương như thế nào. Chú ý: bạn nên chọn những dự án thành công về chất lượng hơn là nói về những dự án mà bạn đã kiếm được kha khá tiền thưởng.

9. Điều gì là động lực giúp bạn hăng say làm việc?

Lẽ thường, bạn sẽ nghĩ đến tiền thưởng, tăng lương, các quyền lợi khác mà công ty dành cho bạn... sẽ thúc đẩy bạn cố gắng làm việc. Tuy nhiên, hãy nói về thành quả đạt được trong công việc và niềm vui của bạn khi vượt qua một thử thách. Đó mới chính là động lực... trong sáng để giúp bạn tạo được ấn tượng với nhà tuyển dụng.

10. Bạn thích làm việc trong môi trường nào nhất?

Bạn đang muốn xin vào vị trí nào, hãy hướng câu trả lời đến những điều kiện làm việc liên quan đến vị trí đó. Ví dụ: Nếu vị trí tuyển dụng thiên về nghiên cứu và làm việc một mình, hãy trả lời rằng bạn hoàn toàn có thể làm việc theo nhóm, nhưng bạn thích làm việc độc lập hơn. Còn nếu vị trí bạn mong muốn được nhận vào là thường xuyên đảm nhận và hoàn thành những dự án, hãy khảng khái khẳng định rằng bạn thích làm việc tập thể, và thế mạnh của bạn là có tinh thần cộng tác rất cao.

11. Tại sao bạn lại muốn công việc này?

Câu trả lời phải cụ thể dựa vào những tiêu chí tuyển dụng của công việc. Tránh đưa ra câu trả lời nguy hiểm kiểu "Tôi đang cần một việc làm". Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thấy được những khó khăn và thuận lợi của công việc này, và bạn thích khám phá chính mình thông qua những thử thách ấy.

12. Khi bị stress vì công việc, làm thế nào để bạn có thể vượt qua những áp lực này?

Tập luyện thể thao, đọc sách, xem truyện cười, vui chơi cùng bạn bè, xách xe vi vu đâu có một lúc rồi quay về công việc... được xem là câu trả lời khôn ngoan. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng thực ra, nhà tuyển dụng có thể biết được cách bạn sẽ xử lý stress thế nào vì trong buổi phỏng vấn, ít nhiều bạn đã bị stress với những câu hỏi của nhà tuyển dụng. Vì thế, cách tốt nhất khi trả lời phỏng vấn là hãy bình tĩnh, trả lời rành rọt, cẩn thận. Không nên để nhà tuyển dụng thấy được bạn "toát mồ hôi hột" vì những câu hỏi hóc búa của họ.

13. Thử hình dung 5 (10) năm nữa, bạn đang ở đâu nhỉ?

Hãy giải thích cho nhà tuyển dụng thấy rằng vị trí mà bạn đang dự tuyển nằm trong kế hoạch thăng tiến nghề nghiệp của bạn trong tương lai. Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy hứng thú hơn nếu họ biết được rằng trong quá trình phấn đấu để đạt được những mục tiêu ấy, bạn cũng đóng góp kha khá vào lợi ích chung của công ty. Một vị trí cao hơn hoàn toàn có thể là mục tiêu phấn đấu của bạn trong tương lai.

Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ trong phỏng vấn

Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình đưa tin, trong khi đó, biểu đạt ngôn ngữ là một mắt xích quan trọng trong phỏng vấn.

Nếu phóng viên, biên tập viên hay người dẫn chương trình không thể diễn đạt ý nghĩ của mình một cách rõ ràng, rành mạch, thì hiệu quả có được từ cuộc phỏng vấn chắc chắn sẽ không cao. Chúng ta hãy cùng xem xét hai khía cạnh sau trong phỏng vấn:

ĐẶC ĐIỂM CỦA VIỆC BIỂU ĐẠT NGÔN NGỮ TRONG PHỎNG VẤN

Nhìn chung, ngôn ngữ được biểu đạt trong phỏng vấn phải đạt được những tiêu chuẩn sau: quy phạm, chuẩn xác, có tính biểu cảm, chân thực, rõ ràng, nhanh gọn, có hiệu quả và đầy tính ngẫu hứng.

Cùng với tốc độ phát triển nhanh chóng của ngành phát thanh, truyền hình, việc biểu đạt ngôn ngữ một cách quy phạm, chuẩn xác đã trở thành một trong những tố chất cần thiết của mỗi phóng viên, phát thanh viên truyền hình. Hiện nay, việc dựng băng phóng sự tại chỗ và phát sóng trực tiếp đã trở nên tương đối phổ biến, vì vậy, mỗi phóng viên truyền hình càng cần phải rèn luyện kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ một cách quy phạm và chuẩn xác khi tiến hành phỏng vấn.

Bên cạnh đó, tính biểu cảm trong ngôn ngữ khi tiến hành phỏng vấn cũng giúp người phỏng vấn tạo được niềm tin với người được phỏng vấn và nâng cao hiệu quả phỏng vấn. Từ chỗ có được niềm tin, người được phỏng vấn sẽ chuyển từ trạng thái "bị phỏng vấn" sang nhu cầu "muốn nói" và "được nói".

Khi tiến hành phỏng vấn, các câu hỏi cần được bắt nguồn từ thực tế (tính chân thực), phải nêu được quan điểm của người phỏng vấn (tính rõ ràng) để người được phỏng vấn có hứng thú nói rõ quan điểm của mình. Cùng một vấn đề xã hội, nhưng những người biết phản ánh hiện thực dưới góc nhìn đặc biệt một cách rõ ràng nhất mới là mục tiêu cuối cùng mà những phóng viên giỏi hướng tới.

Những cuộc phỏng vấn, đặc biệt là những cuộc phỏng vấn tin tức thường chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn. Vì vậy, yếu tố nhanh gọn, có hiệu quả phải được đặt lên hàng đầu. Đặc biệt là trong những chương trình được phát sóng trực tiếp, người phỏng vấn phải làm sao để diễn đạt được những điều cần hỏi một cách nhanh gọn, biết nhấn mạnh những điểm trọng tâm sao cho câu trả lời của người được phỏng vấn đi đúng hướng và tạo được hiệu quả cho buổi phỏng vấn.

Trước mỗi cuộc phỏng vấn, các phóng viên, biên tập viên hay phát thanh viên thường đã chuẩn bị rất kỹ các câu hỏi và tình huống xảy ra. Tuy nhiên, trên thực tế đôi khi vẫn có những tình huống bất ngờ, có thể làm đảo lộn kịch bản, thứ tự câu hỏi hoặc trình tự phỏng vấn...Trong những tình huống như vậy, đòi hỏi người phỏng vấn phải có phản ứng nhanh nhẹn, linh hoạt trong việc sắp xếp, tổ chức lại câu hỏi và trình tự phỏng vấn. Chính vì vậy, tính ngẫu hứng sáng tạo cũng là một trong những yêu cầu cần thiết trong việc rèn luyện kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ trong phỏng vấn.

ỨNG DỤNG CỦA KỸ NĂNG BIỂU ĐẠT NGÔN NGỮ TRONG PHỎNG VẤN

Để đạt được những tiêu chuẩn như: quy phạm, chuẩn xác, có tính biểu cảm, chân thực, rõ ràng, hanh gọn, có hiệu quả và đầy tính ngẫu hứng, người phỏng vấn phải ứng dụng những kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ như thế nào, hãy cùng xem một số gợi ý sau:

Phát âm chuẩn. Tiếng Việt là thứ ngôn ngữ đơn âm tiết, việc phát âm chuẩn các âm tiết là điều kiện cần thiết khi tiến hành phỏng vấn.

Vận dụng linh hoạt các kỹ năng như: ngắt nghỉ, trọng âm, ngữ khí và tiết tấu.

Ngoài ra, phóng viên, biên tập viên hay phát thanh viên khi tiến hành phỏng vấn cũng không thể thiếu được yếu tố phi ngôn ngữ, đó có thể là ánh mắt, nụ cười, các thế tay, hay thậm chí là cả cách ăn mặc, phục trang. Những thói quen như huơ huơ tay khi nói chuyện hoặc giữ mãi một thế tay, một nét mặt khi phỏng vấn ...đôi khi cũng khiến khán giả nhàm chán hoặc không gây ấn tượng với người được phỏng vấn. Tuy nhiên, một ánh mắt thích hợp, một nụ cười đúng chỗ hay một động tác phù hợp lại tạo được hiệu quả rất tốt cho cuộc phỏng vấn. Cuối cùng, trang phục phù hợp cho từng cuộc phỏng vấn cũng góp phần thu hẹp khoảng cách giữa đôi bên, tạo được lòng tin và nâng cao chất lượng phỏng vấn.

Những câu hỏi khiến bạn toát mồ hôi

Trong nhiều cuộc phỏng vấn xin việc, bạn có may mắn được trao đổi với chính vị giám đốc của công ty đó. Sếp có thể không cứng nhắc như vị cán bộ phòng nhân sự, nhưng đôi khi sếp lại khiến bạn toát mồ hôi vì những câu hỏi khó.

1.Xem hồ sơ của bạn tôi thấy có một số môn học bạn không đạt kết quả cao? Bạn có thể nói nguyên nhân?

Phân tích: Với loại câu hỏi này, nếu bạn trả lời một cách thành thật thì quả là sai lầm. Câu hỏi này của các sếp không phải muốn chỉ ra điểm yếu của bạn mà chỉ muốn xem thái độ và cách giải quyết của bạn trước một tình huống khó xử. Đừng cố giải thích cho những môn học kém.

Trả lời: Cách trả lời tốt nhất là đối diện với sự thật. Bạn có thể nói: "Vâng, đúng là tôi có một số môn học không được tốt, nhưng tôi tin đấy không phải nguyên nhân gây cản trở công việc của tôi hiện tại cũng như sau này"

2. Nếu bạn là giám đốc tài chính, khi tổng giám đốc yêu cầu trốn 10 triệu tiền thuế mỗi năm thì bạn sẽ làm thế nào?

Phân tích: Bạn đừng cố nghĩ ra cách trốn thuế làm gì. Câu hỏi này chỉ nhằm kiểm tra đạo đức nghề nghiệp của bạn mà thôi.

Trả lời: Bạn nên trả lời: "Tôi nghĩ câu hỏi của ông (bà) chỉ là một ví dụ. Với một công ty uy tín như quý công ty đây thì không thể nào có chuyện trốn thuế. Tuy nhiên nếu tổng giám đốc bắt buộc tôi làm điều đó thì tôi chỉ có một lựa chọn duy nhất là xin từ chức. Bởi vì, thành thật là nguyên tắc đầu tiên để trở thành người nhân viên tốt".

3. Trong các công việc bạn đã làm, việc gì khiến bạn tự hào nhất?

Phân tích: Hỏi về vấn đề này, sếp không muốn ngồi nghe bạn kể các thành tích đã đạt được mà chỉ muốn thăm dò một phần "tính cách" của bạn. Nếu bạn thao thao bất tuyệt tự hào nói về những thành tích mình đạt được thì ấn tượng lưu lại cho người phỏng vấn chỉ là tính tự mãn của bạn mà thôi.

Trả lời: Bạn có thể nêu các thành tích của mình nhưng nhớ rằng câu đầu tiên nên nói là: "Với sự giúp đỡ của mọi người, tôi cũng đã đạt được một số thành tích nhất định...".

Câu trả lời như vậy vừa thể hiện tinh thần tập thể vừa thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với sức lao động của người khác, thể hiện tính khiêm tốn nhưng vẫn có thành tích cá nhân trong đó.

4. Khi nào bạn có thể đi làm được?

Phân tích: Nhận được câu hỏi này, rất nhiều người mừng thầm rằng "mình đã được tuyển" và trả lời "Tôi có thể đi làm ngay lập tức" hoặc "Tôi sẽ có mặt ngay khi quý công ty cần". Câu trả lời này có thể áp dụng cho những người bắt đầu xin việc, còn những nhân viên muốn thay đổi công việc thì hoàn toàn không phù hợp. Thực ra đối phương đang muốn thăm dò tinh thần trách nhiệm của bạn. Một nhân viên khi từ bỏ một công việc sẽ mất khá nhiều thời gian để bàn giao lại công việc cho công ty cũ. Nếu bạn trả lời là có thể đi làm ngay thì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá thấp tính trách nhiệm của bạn, rất có thể bạn sẽ đánh mất cơ hội.

Trả lời: Bạn có thể trả lời: "Tôi sẽ nhanh chóng bàn giao lại công việc của mình ở công ty cũ, sau khi mọi việc được giải quyết xong xuôi thì tôi sẽ liên lạc với quý công ty" hoặc "Những thủ tục ở công ty cũ tôi đã giải quyết xong rồi, hiện tại tôi chờ vào sự sắp xếp của quý công ty".

5. Rất tiếc, chúng tôi không thể tuyển bạn được.

Phân tích: Trong suốt quá trình phỏng vấn, bạn đã phải hết sức tập trung để "đấu sức và đấu trí" với các sếp, nhưng cuối cùng nhà tuyển dụng lại dội vào bạn một gáo nước lạnh bằng câu nói trên. Thực ra, trong nhiều trường hợp các nhà tuyển dụng khó tính chỉ muốn xem biểu hiện của bạn như thế nào khi gặp một tình huống bất ngờ và khó xử như thế. Nếu như lúc đó bạn hoàn toàn thất vọng, buồn chán thì bạn đã rơi vào "bẫy" của họ rồi.

Trả lời: Thực ra lúc này bạn cũng không nên nói bất kỳ điều gì bởi đây không phải là một câu hỏi. Điều duy nhất mà bạn nên làm là "mỉm cười trước thử thách". Bởi vì, một nhân viên bản lĩnh chính là một nhân viên biết mỉm cười trước mọi khó khăn, thử thách. Có khi chính nụ cười lại đem lại cho bạn sự thành công.

Trong một vài trường hợp, nếu bạn tự tin với màn phỏng vấn của mình, bạn cũng có thể "đấu" lại sếp bằng câu hỏi: "Không biết ông có thể nói cho tôi biết tôi không đáp ứng được yêu cầu nào của quý công ty?"

Những từ nên tránh trong bản CV

Một số từ nghe qua thấy rất "tích cực", nhưng lại nên tránh trong bản sơ yếu lý lịch (CV) xin việc. Tại sao vậy?

"Trợ lý", "hỗ trợ", "đóng góp"

Nhà tuyển dụng sẽ không thể biết được bạn đã làm gì nếu từ ngữ bạn sử dụng quá mơ hồ, chung chung. Những từ như "trợ lý", "hỗ trợ", "đóng góp"... có nghĩa tương tự nhau. Chúng chỉ cho thấy bạn có tham gia, "ghé chân" vào dự án chứ chưa hề thực sự bắt tay vào làm bao giờ.

Tốt nhất là hãy viết cụ thể những thành tích của bạn để nhà tuyển dụng thấy bạn làm được gì, hiệu quả công việc ra sao.

"Thành công"

Bạn nghĩ những từ như "thành công", "hiệu quả" dễ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nhưng bản thân bạn có thật sự làm được như bạn viết. Kinh nghiệm của bạn sẽ nói lên tất cả. Nếu bạn chưa có thành tích nào cho "ra hồn" để "khoe" với nhà tuyển dụng thì thà bạn cứ dùng từ "thất bại" còn hơn. Nhà tuyển dụng thích những ứng viên thật thà và cầu tiến.

"Chịu trách nhiệm về..."

Cụm từ này khiến CV của bạn giống như một danh sách giặt ủi. Thay vì liệt kê những công việc của bạn, hãy nhấn mạnh những thành quả bạn đạt được. Hồ sơ của bạn sẽ được đánh giá cao hơn nếu bạn thể hiện rõ những thành quả đó.

Hãy sử dụng những con số để chỉ ra bạn đã có ảnh hưởng như thế nào đến tỷ lệ tăng trưởng của công ty, giá thành sản phẩm hạ là do đâu, sắp xếp hợp lý và nâng cao năng suất làm việc... Liệt kê số lượng nhân viên bạn từng quản lý, số ngân sách bạn chi ra và lợi tức bạn thu lại cho công ty.

Từ ngữ văn chương và những từ thông thường khác

Đừng tô vẽ cho CV của bạn những lời lẽ hoa mỹ. Hãy cố gắng sử dụng từ ngữ thông minh, có chất lượng và dễ hiểu. Tránh sử dụng những từ ngữ văn chương hoặc từ ngữ quá thô kệch, chúng sẽ biến CV của bạn thành bài văn nhiều cảm xúc hay quá tầm thường.

Phỏng vấn tập thể, bạn đã biết chưa?

Bạn được thông báo rằng trong cuộc phỏng vấn sắp tới, sẽ không chỉ có mình bạn với nhà tuyển dụng mà còn có các ứng viên khác nữa. Bạn băn khoăn làm sao để thể hiện mình và "tỏa sáng" trong tập thể đó?

1. Tìm hiểu về công ty trên Internet. Đừng chỉ truy cập vào trang web của họ, mà còn phải tìm tới các trang khác có chứa thông tin về công ty đó. Bạn có thể làm được việc này nhờ các công cụ tìm kiếm phổ biến như Google hay Yahoo Search. Thu thập thông tin về tài chính và lịch sử công ty.

2. Xem xét và nghiên cứu kỹ về vị trí tuyển dụng. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể nói suy nghĩ của bạn về công việc khi được hỏi. Suy nghĩ xem làm thế nào để thể hiện rằng các kỹ năng và kiến thức của bạn phù hợp với công việc.

3. Đến sớm. Điều này sẽ mang lại cho bạn một lợi thế nhất định so với các ứng viên khác. Đồng thời, nhờ đó bạn cũng có thêm thời gian để gặp gỡ nhà tuyển dụng.

4. Tự giới thiệu với mọi người trong công ty trước khi buổi phỏng vấn tập thể bắt đầu. Hãy luôn tỉnh táo và sẵn sàng tư thế cho bất kì điều gì. Các cuộc phỏng vấn như thế này có tính tương tác qua lại rất cao, vì vậy bạn cần phải chú ý.

5. Chuẩn bị một bài giới thiệu khoảng 2 phút trong đó tổng kết về năng lực, trình độ, kinh nghiệm và mục tiêu nghề nghiệp của bạn và công việc sẽ ăn khớp với kế hoạch trong tương lai của bạn như thế nào. Tập luyện trước thật kỹ với bạn bè hoặc người thân.

6. Thông thường các cuộc phỏng vấn tập thể thường được tạo ra để nhà tuyển dụng có thể quan sát cách bạn tương tác với những người khác, vì vậy hãy cư xử lịch sự, nhã nhặn với các ứng viên.

7. Nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm ứng viên có kỹ năng lãnh đạo, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải kiểm soát người khác hay phải có "giọng khỏe" nhất. Thay vì thế hãy nói rằng "Chúng ta sẽ bầu chứ?"

8. Nếu bạn muốn thể hiện khả năng lãnh đạo của mình, hãy giao nhiệm vụ cho các ứng viên khác. Đừng cố gắng tự làm tất cả. Không một nhà lãnh đạo giỏi nào làm thế. Nhưng nếu bạn có thể hợp tác cùng người khác, điều đó sẽ rất tốt. Hãy ghi chú chi tiết nếu bạn được phép.

9. Nhớ thường xuyên giao tiếp bằng mắt với mọi người. Hãy hướng lời nói của mình tới tất cả mọi người. Đừng tập trung hết vào một cá nhân nào đó.

10. Không quên những người ít nói. Nếu có ai đó khá trầm, hãy hỏi ý kiến của họ. Điều này sẽ rất có tác dụng bởi nó cho thấy bạn là người chu đáo và thực sự biết cách hoạt động theo nhóm. Nhưng đừng để ai đó nói tranh khi bạn có cơ hội được phát biểu.

11. Khen ngợi các ứng viên khác về các ý kiến hay của họ. Đó là một cách rất tốt để thể hiện sự thân thiện.

12. Đừng rụt rè, xấu hổ. Hãy chủ động đưa ra quan điểm của bạn nhưng đừng có cắt lời người khác hay "lấn" thời gian quy định. Nếu được chia vào các nhóm nhỏ, hãy nhớ rằng những người ở nhóm khác vẫn có thể ghé qua để nghe những điều bạn nói.

13. Mỉm cười. Cuộc phỏng vấn như thế này có thể khiến bạn căng thẳng, nhưng nếu bạn cứ tỏ ra âu sầu, ủ dột, bạn sẽ mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy nhớ chào tạm biệt nhà tuyển dụng trước khi ra về và gửi tới họ một lá thư đề nghị được gặp riêng.

Gợi ý:

Những câu nói như thế này luôn được hoan nghênh:

"Đó là một ý kiến hay. Còn ai khác đồng ý với ý kiến đó không?"

"Chúng ta sẽ bầu chứ? 1, 2, 3... vâng, đây là cách phổ biến nhất, tất cả đều đồng ý chứ?"

(Với một người im lặng) "Ý kiến của bạn về vấn đề này như thế nào?"

"Bạn ấy đang làm việc X, sao chúng ta không làm việc Y đi, như thế mọi việc sẽ được hoàn thành sớm".

Cảnh báo

Đừng mong chờ cuộc phỏng vấn tập thể sẽ là cuộc phỏng vấn của mình bạn. Đôi lúc sẽ có các cuộc phỏng vấn thêm với từng ứng viên nếu nhà tuyển dụng cần tìm hiểu kỹ hơn về ứng viên đó.

Phỏng vấn xin việc: Nói bao nhiêu là vừa?

Nói quá nhiều là một trong những điều cấm kị trong một cuộc phỏng vấn xin việc. Dưới đây là bốn cách để tránh sự dài dòng trong cuộc phỏng vấn:

Chuẩn bị trước những câu ngắn nói về sự phù hợp của bạn với công việc.

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu "Hãy cho tôi biết về bạn", bạn nên đề cập những câu chuyện có liên quan đến công việc. Rich Gee, trưởng phòng quản lý ở Stamford cho rằng "Những câu chuyện đó phải thật hấp dẫn và mỗi câu chuyện không quá 2 phút". Gee là người đã giúp cho Ward Smith, một nhà hướng dẫn chơi golf nói nhiều trở thành nhân viên marketing cho tập đoàn Black & Decker.

Smith đã nhận ra rằng mình nên nói điều mà Black & Decker đang tìm kiếm thay vì điều mà tôi đang làm. Trong suốt cuộc phỏng vấn, anh đã dùng nhiều từ ngữ về marketing để miêu tả ngắn gọn phương pháp dạy học của mình, giải thích làm cách nào anh có thể xác định được vấn đề của từng học viên, khuyến khích họ giải quyết vấn đề ra sao. Hiện anh là điều phối viên marketing cho Black & Decker ở Atlanta.

Đảm bảo rằng mình hiểu câu hỏi. Thỉnh thoảng nên dừng lại để kiểm tra.

Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu nói về quá trình làm việc của bạn, bạn có thể hỏi lại: "Anh/chị muốn tôi bắt đầu từ vị trí hiện tại hay lúc khởi đầu?". "Điều đó chứng tỏ ứng viên đã chuẩn bị chi tiết cho từng câu hỏi", Peter D.Crist, chủ tịch hội Crist Associates ở Hinsdale nói.

Dừng lại sau mỗi lần nói giúp bạn khái quát lại những ý trước và tìm sự liên kết với ý sau. Trước khi kết thúc phần nói, bạn có thể hỏi lại: "Thế đã đủ cho câu hỏi của anh/chị chưa? Anh/chị có cần thêm ví dụ không?".

Quan sát biểu hiện của người phỏng vấn để biết câu trả lời của bạn có quá chán không.

Nhà phỏng vấn ngừng ghi chép, xem đồng hồ, liếc nhìn máy tính sau 15 phút bạn thao thao bất tuyệt về những chuyện không đâu... Khi đó bạn cần có sự điều chỉnh cho phù hợp, ví dụ như kể những câu chuyện hấp dẫn, hành động gây sự chú ý hơn.

Thu thập những ý kiến phản hồi sau cuộc phỏng vấn.

Nhà tuyển dụng đã nhận xét về một ứng viên: "Bạn đã kể rất nhiều chuyện nhưng chúng không liên quan đến vấn đề ở đây. Hãy tận dụng từng phút để thể hiện bản thân". Dù không trúng tuyển, bạn cũng nên lắng nghe những ý kiến như vậy, chúng sẽ cho bạn những kinh nghiệm quý báu ở cuộc phỏng vấn lần sau

phỏng vấn xin việc thành công với ''5 T''

Một số người đã rất cố gắng để tạo sự chú ý đối với nhà tuyển dụng và vượt qua đối thủ cạnh tranh bằng sự khác biệt của riêng mình.Vậy đâu là cơ sở cho sự khác biệt đó? Nếu muốn để lại hình ảnh đẹp trong mắt nhà tuyển dụng, bạn hãy thể hiện là một người chuyên nghiệp và có năng lực. Dưới đây là 5 bí quyết (5T) giúp bạn trả lời một câu hỏi mà hầu hết các nhà tuyển dụng đều muốn biết: "Tại sao chúng tôi nên nhận anh/chị vào làm?" bằng một phong cách đặc biệt và ấn tượng.

Tìm hiểu thông tin về công ty:

Trước khi đi phỏng vấn, bạn nên nghiên cứu website của công ty đó để hiểu về lĩnh cực kinh doanh và mục tiêu của họ. Đây là những thông tin sẽ giúp bạn làm nổi bật những khả năng có liên quan đến vị trí cần tuyển.

Thông tin cá nhân:

Hầu hết các nhà tuyển dụng đều cho rằng những nhân viên có khả năng khác ngoài khả năng đáp ứng được yêu cầu công việc sẽ làm tốt hơn các nhân viên khác. Do đó, nếu bạn có một sở thích, hoặc khả năng đặc biệt nào thì đó sẽ là điểm nhấn của bạn.

Thể hiện sự nhiệt tình:

Trong suốt buổi phỏng vấn, hãy cho nhà tuyển dụng thấy được bạn có thể đóng góp được gì cho công ty, và điểm nổi bật nào đã làm bạn quan tâm và xin tuyển vào công ty đó. Luôn mỉm cười và tỏ thái độ tích cực, thể hiện sự nhiệt tình theo đuổi cơ hội công việc này.

Tạo giá trị cho riêng bạn:

Thể hiện cá tính của bạn và những thành quả nổi bật để tạo được ấn tượng tốt hơn. Nếu bạn là một người nhút nhát, thì cần phải thật thoải mái và quyết đoán, tất nhiên, điều này là rất khó. Do đó, điều quan trọng trong suốt cuộc phỏng vấn là bạn cần phải chắc chắn rằng mình có thể đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của nhà tuyển dụng ở vị trí đó.

Tự đào tạo:

Hãy bổ sung cho mình những chứng chỉ kỹ năng làm việc chuyên nghiệp như Kỹ năng quản lý thời gian, Kỹ năng thuyết trình ấn tượng, Qui trình bán hàng hiệu quả...Với những chứng chỉ kỹ năng có được, bạn không chỉ có một hồ sơ ấn tượng mà còn thể hiện được với nhà tuyển dụng rằng bạn là một người có kiến thức và kinh nghiệm để làm tốt công việc. Bạn có thể tham khảo địa chỉ kynangviet.com.vn về các khóa học và chứng chỉ trực tuyến uy tín, chất lượng đạt chuẩn quốc tế Chiến lược tìm việc không phải là cái gì ghê gớm lắm. Trên thực tế, chú trọng nhiều đến các các yếu tố cần thiết truyền thống như nghiên cứu công ty, chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi phỏng vấn thường sẽ mang lại hiệu quả hơn là việc chỉ chú tâm đến việc phát triển các yếu tố thuộc về kỹ xảo và sự khéo léo. Nhưng để tiếp thu được nhanh, đủ " các yếu tố cần thiết truyền thống" như thế này thì bạn cần có kỹ năng thật tốt.

Sáng kiến 1: Khéo sử dụng mục "Tìm bạn trăm năm"

Sáng kiến: đánh vào nhược điểm ham "tiền" của con người, tạo ra thị trường.

TIN: TÌM BẠN TRĂM NĂM CỦA MỘT TỶ PHÚ

Tôi, 35 tuổi, có một tài sản trên một tỷ USD, đang muốn tìm một người vợ trẻ chưa lập gia đình, người tham gia tìm hiểu phải có khí chất và cá tính giống như nữ nhân vật chính trong tiểu thuyết X. Ai thấy mình có đủ điều kiện, xin gửi thư và ảnh, trước là bạn sau tiến tới hôn nhân, nếu không thích hợp sẽ gửi trả lại ảnh, thư từ xin gửi về...

Pie Mac Tuyên.S

Bản tin trên nghe nói là của một nhà văn viết tiểu thuyết tình cảm nổi tiếng ở Mỹ, sau khi viết một số cuốn tiểu thuyết bán không chạy, đã nghĩ ra một cách độc đáo: đăng quảng cáo bản tin trên lên báo. Kết quả thật không ngờ, ông đã trở thành nhà văn có sách vào loại bán chạy nhất, vừa có tên tuổi vừa thu được lợi nhuận cao.

Sau khi bản tin trên đăng báo, trước sức hấp dẫn của "ngài tỷ phú", các cô gái chưa chồng đã nô nức tìm mua cuốn tiểu thuyết X để đọc, xem mình liệu có phù hợp với những điều kiện đó không. Còn cánh đàn ông thì cũng tò mò muốn biết tiêu chuẩn chọn đối tượng của ngài tỷ phú là gì nên cũng tranh nhau mua tiểu thuyết X. Vì thế, tiểu thuyết X trở thành sách quý, tác giả trở thành một tên tuổi đứng hàng đầu về số lượng sách bán chạy nhất. Các cuốn sách khác của tác giả cũng nhờ thế mà bán hết sạch. Nhu cầu mua sách tăng cao, nhà xuất bản cũng có lãi lớn.

Sáng kiến ở đây, nói ngắn gọn là "sáng tạo ra thị trường". Ngài Pie Mactuyên viết cuốn tiểu thuyết X, nhưng bán không được. Để thoát khỏi khó khăn đó, ông đã nghĩ ra một "cao chiêu" vừa có tính hài hước, vừa mới lạ, kết quả thật kinh ngạc, là đã bán rất chạy tất cả các tác phẩm trước đây vẫn ế của mình.

Sáng kiến 2: Tạo ra sự kiện thông tin

Sáng kiến: Tạo ra sự kiện thông tin làm cho việc tiêu thụ hàng hoá tăng lên nhiều lần.

Công ty bách hoá Sùng Quang (SOGO) nằm ở đường Trung Hiếu thuộc Đài Bắc, khai trương hồi 11 giờ ngày 11 tháng 11 năm 1987. Là một công ty bách hoá tổng hợp, có tên tuổi vào loại hàng đầu ở Đông Nam Á, đo đó trước ngày khai trương công ty đã bỏ khá nhiều tiền để tuyên truyền quảng cáo, hy vọng sẽ gây ra chấn động mạnh trong ngày khai trương.

Muốn tên tuổi nổi bật, công ty nhất định phải quảng cáo trên truyền hình và báo chí. Nhưng cách tiếp thị trên báo chí trong điều kiện quảng cáo tràn ngập ở thị trường Đài Loan, nếu không quảng cáo liên tục trong một thời gian dài thì cũng khó tạo được sự chú ý của khách hàng.

Do thời gian quảng cáo trên truyền hình và báo chí của SOGO ngắn, các mặt hàng lại nhiều chủng loại, nên hiệu quả rất hạn chế. Vì cách quảng cáo như thế đã trở thành thói quen từ lâu, nên bất cứ doanh nghiệp nào khi cần cũng đều chọn hai tờ báo (Thời báo Trung Quốc và Liên hiệp báo) và ba đài truyền hình (Đài thị, Trung thị và Hoa thị) để quảng cáo. Do vậy, tác dụng quảng cáo cũng không đáng kể lắm.

Nhưng ở công ty SOGO có một số cao thủ, đã nghĩ ra một cách làm không ai ngờ tới. Đó là vận dụng việc ba đài truyền hình cùng đưa sự kiện khai trương trong bản tin thời sự hàng ngày. Vì bản tin thời sự không được phép đăng quảng cáo, do đó SOGO đã dựa vào vấn đề giao thông để đạt được mục đích tuyên truyền mà vẫn không ảnh hưởng gì tới quan điểm của Đài truyền hình không đưa tin quảng cáo trong bản tin thời sự.

Theo tin tức thì giao thông trong ngày khai trương của công ty SOGO, chẳng những tắc nghẽn ở đoạn đường Trung Hiếu, mà toàn bộ khu vực lân cận cũng đều bị kẹt xe. Tình hình đó có phải nằm trong kế hoạch của SOGO không, chúng ta không thể biết được, nhưng chỉ biết rằng trong buổi tối hôm đó, cả ba Đài truyền hình đều "không hẹn mà nên" cùng đưa vấn đề này ra để thảo luận. Chủ đề là do sự kiện công ty SOGO khai trương, phải kiểm tra lại các vấn đề quy hoạch giao thông, sắp xếp lại các tuyến đường, bãi đỗ xe v.v... Và qua việc các uỷ viên hội đồng nhân dân thành phố chất vấn gay gắt các quan chức thành phố, các Đài truyền hình sẽ tiếp tục đưa tin trong mấy ngày liền sau đó.

Việc các đài đưa vấn đề giao thông ở Đài Bắc lên thành một vấn đề lớn là chuyện hợp tình hợp lý. Nhưng điều đáng chú ý là trong nội dung tin tức của cả ba đài, trừ một số chi tiết đôi chút khác nhau, còn hầu như hoàn toàn giống nhau, y hệt như một bản tin của một phóng viên viết, khiến cho ta không thể không thấy có một cao thủ đứng đằng sau chỉ đạo.

Bề ngoài, cả ba đài đều bàn về vấn đề giao thông, nhưng thực chất lại là tuyên truyền cho ngày khai trương của công ty SOGO, mà hiệu quả quảng cáo đạt được lại cao hơn rất nhiều so với bất cứ kiểu quảng cáo nào phải bỏ tiền ra mà có thể đạt được.

Sáng kiến 3: Kẹo thành thuốc viên

Sáng kiến: Thay đổi "khái niệm" và ''định vị'' của hàng hoá, mở ra một mạng lưới tiêu thụ mới.

Kẹo vì có nhiệt lượng cao nên xưa nay vẫn bị coi là một loại thực phẩm dễ làm cho con người bị béo phì. Thế nhưng công ty AydS Mỹ lại phát triển loại kẹo giảm béo AydS, được chị em phụ nữ vừa sợ bị béo phì, lại vừa không muốn từ bỏ thói quen ăn kẹo, tiêu thụ rất mạnh. Ăn kẹo chẳng những không bị béo phì, lại giảm cân, ai mà chẳng thích?

Kỳ thực nguyên lý giảm béo của loại kẹo AydS chủ yếu là ở chỗ ''giảm ăn''. Khi bạn có cảm giác đói bạn chớ vội ăn, mà thay vào đó, nhai một chiếc kẹo AydS cùng với mọt cốc nước lã đun sôi bạn sẽ thấy không còn cảm giác đói nữa, và như vậy bạn sẽ giảm được mỡ và đường trong thức ăn, qua đó c hiệu quả giảm béo. Công ty AydS đã sử dụng một khái niệm ''ngược lại'' để sản xuất ra một loại kẹo giảm béo, cạnh tranh với các loại thuốc giảm béo, chè giảm béo, với các phương pháp luyện tập thể dục giảm béo v.v... Trên thị trường, nên đã được rất đông chị em phụ nữ béo phì ưa thích vì nó không có tác dụng phụ, cũng không để lại di chứng gì đáng ngại. Loại kẹo này nhanh chóng chiếm lĩnh thị trường nhột cách vững chắc.

Loại kẹo giảm béo AydS được đưa vào Đài Loan, công ty đại lý Sincơlu đã thay đổi ''khái niệm hàng hoá'' và ''định vị'' của sản phẩm này, tạo ra hình ảnh mới của hàng hoá, khiến cho việc tiêu thụ mở rộng rất nhanh.

Kẹo giảm béo AydS tuy có công hiệu giảm béo, nhưng thực chất vẫn là một loại thực phẩm. Vì thế, ở các địa điểm tiêu thụ ở nước ngoài, nếu không là các siêu thị thì cũng là ở các cửa hàng thực phẩm, giống như các loại kẹo khác vẫn bày la liệt trên các giá hàng để người mua tự chọn, nên giá rất rẻ, phù hợp với túi tiền của đông đảo khách hàng bình dân.

Mặc dù loại kẹo AydS này nhập khẩu vào Đài Loan với giá rất thấp, nhưng sau khi cộng với tiền thuế nhập khẩu cao, nếu như chỉ bầy bán ở các cửa hàng thực phẩm hoặc các siêu thị, cạnh tranh với các loại kẹo khác, sẽ không thể có cách gì làm nổi bật nên được tính chất giảm béo của sản phẩm, do đó sẽ không có doanh thu cao vì thiếu sức cạnh tranh. Vì thế, sau khi phân tích rất kỹ tình hình khác nhau ở mỗi nước cùng tâm lý người tiêu đùng, công ty Sinơlu đã quyết định thay đổi phương thức tung hàng ra thị trường, đinh vị lại kẹo AydS này.

Nói cụ thể hơn là họ không bán ở các cửa hàng thực phẩm và các siêu thị, mà đ~ thay đổi mạng lưới bán hàng theo con đường của các cửa hiệu bán thuốc, chọn khoảng 1000 cửa hiệu thuốc trong số hơn 1 vạn cửa hiệu để làm địa điểm bán loại kẹo này.

Sáng kiến lấy cửa hiệu bán thuốc làm địa điểm bán hàng có mấy cái lợi mà chưa ai nghĩ tới: một là tạo ra một khái niệm hàng hoá ''thuốc - thực phẩm'' để nhấn mạnh tới tính chất giảm béo và tạo ra hiệu ứng tâm lý của người tiêu dùng. Hai là, tạo ra hình ảnh mới và cảm giác về giá trị của sản phẩm, từ đó nâng cao giá bán, tăng thêm lợi nhuận.

Ở Đài Loan, có rất nhiều loại thức ăn bổ dưỡng, cũng theo cách đó, chuyên bán ở các hiệu thuốc, tất nhiên trong số đó cũng không thiếu một số các mặt hàng lừa bịp bị lên án mạnh mẽ, như sự kiện ''S - 95'' đã gây chấn động dư luận, hoặc như các loại sản phẩm bổ thận tráng dương cho nam giới v.v... Đã bị ngành y tế tịch thu, không cho lưu hành v.v... Nhưng đứng trên quan điểm mở ra một ''sáng kiến bán hàng'' mà xét, thì rõ ràng, kẹo AydS là người đi đầu, là người sáng tạo đầu tiên, trong việc đưa thực phẩm vào bán ở các điểm bán hàng mới mẻ, là cơ sở rất đáng để suy nghĩ trong việc tim ra những con đường tiêu thụ mới mẻ cho các loại hàng hoá khác nhau.

GỢI ÝĐỂ SUY NGHĨ: Thử tìm cách thay đổi tác dụng của các loại hàng hoá cũ và mới trong tay bạn đó,để xem phệu bạn có thể tìm ra được các khách hàng không''

Sáng kiến 4: Cà phê thay cho chè

Sáng kiến: Căn cứ vào tâm lý của các tầng lớp tiêu thụ khác nhau, phát triển "chiến lược phân chia thật nhỏ" khác nhau.

Nhật Bản đã tiến hành đổi mới mạnh mẽ từ thời đại nhà Đường (Trung Quốc), học tập nhiều ở văn hoá Trung Quốc. Vì vậy, từ lâu Nhật Bản vốn là dân tộc uống chè là chính. Trà đạo Nhật Bản cũng giống như hoa đạo, kỳ đạo, kiếm đạo, thu đạo, chẳng những có phong cách độc đáo, mà còn rất tinh tế. Các loại ấm chén pha trà, từng bước trong cách pha trà, cũng như nghi lễ uống trà đều được nghiên cứu, coi trọng nổi tiếng thế giới, và đã trở thành một khâu quan trọng trong văn hoá tinh tế nhật Bản cũng như trong phẩm chất sinh hoạt.

Ở những nước mà uống trà đã trở thành một thói quen, một thứ ''nghiện" thì các loại nước uống khác muốn thâm nhập vào được, nếu không có ''sáng kiến bán hàng" độc đáo, thì khó có thể thực hiện được. Vì thế, việc đổ bộ vào Nhật Bản của loại Nescphê rõ ràng là gặp rất nhiều khó khăn.

Công ty Nestle trước khi chính thức bán hàng ở Nhật đã nhờ cơ quan điều tra thị trường ở Nhật điều tra, phân tích và phát hiện thấy, sau chiến tranh thế giới lần thứ 2, giới trẻ ở Nhật ít chê cà phê hơn những người lớn tuổi, nam giới thích uống cà phê hơn nữ giới. Căn cứ vào kết luận này, công ty Netsle đã phát huy các ''sáng kiến bán hàng" khác nhau và các sách lược bán hàng khác nhau, đồng thời tung ra thị trường các thông tin đó bằng con đường quảng cáo rầm rộ.

* Đối với những người già mà uống trà vẫn là chủ yếu, công ty Nestle tìm mọi cách tạo ấn tượng về phong vị Nhật Bản, cố gắng làm cho mùi vị cà phê biểu hiện được nền văn hoá truyền thống của Nhật Bản... Mục đích của việc làm này chỉ nhằm giảm bớt sự chê bai, bài xích của thế hệ già đôl với loại sản phẩm mới này, chứ không yêu cầu đạt được mục đích thay chè bằng cà phê.

* Đối với thế hệ trẻ, công ty Netsle lại ra sức tạo không khí vui tươi, biểu hiện trong các chủ đề trào lưu mới, mất, cảm tính và tình yêu... Khiến cho giới trẻ có cảm thụ cả phê Netsle là một loại nước uống siêu qưếc gia, có tính thời đại, là một thứ không thể thiếu được trong đời sống hiện đại, qua đó tiếp nhận nó, thích nó.

* Ngoài ra, đối với giới trung niên, những người đã trưởng thành, ổn định, có sự nghiệp có địa vị xã hội có tiền bạc, thì lại dùng loại cà phê nhãn vàng đêthu hút họ, với ý nghĩa những người thành công trong cuộc đời nên gắn liền với loại cà phê nhãn vàng này.

Mặc dù có chiến lược tiếp thị phân hoá khác nhau đối với ba tầng lớp ngươi tiêu dùng khác nhau, nhưng về mặt chất lượng phong cách hàng hoá, công ty Netsle vẫn giữ nguyên một tiêu chuẩn là ''loại nước uống của người hiện đại, có chất lương cao''. Do ''sáng kiến bán hàng'' trên đây, cho nên phương thức quảng cáo có khác nhau, nhưng công ty vẫn đạt đực hiệu quả cái nọ yểm trợ cho cái kia, cái nọ bù đắp cho cái kia.

Vì thế, một loại sản phẩm nào đó nếu muốn có kết quả tiêu thụ ở một nước khác, thì chiến lược và vào quảng cáo là một nhân tố có tính quyết bởi. vì sản phẩm chỉ có sức truyền bá thông quảng cáo, mới có thể đến với người tiêu dùng nước đó. Còn như người tiêu thụ có tiếp thu hay không lại tuỳ thuộc vào việc quảng cáo có phù hợp lịch sử văn hoá, phong tục, tập quán của nước đó hay không, nếu như có thể ăn khớp với các lối sống, ngôn ngữ và nhu cầu tâm lý của họ thì sẽ có thể đạt được hiệu quả tiếp nhận và hưởng ứng, nhất là khi dùng những sản phẩm mới để làm thay đổi các thói quen của người địa phương, thì việc quảng cáo có tính chiến lược và dễ dàng được tiếp nhận, lại càng vô cùng quan trọng. Ví dụ cụ thể về việc cà phê Netsle đổ bộ vào Nhật Bản, có thể gợi ý cho chúng ta một số suy nghĩ trong việc tiến quân vào thị trường thế. giới trong thời buổi tự do hoá, toàn cầu hoá hòm nay.

GỢI Ý ĐỂ SUY NGHĨ: Trong xu thế tự do hoá, toàn cầu hoá, bạn đã suy nghĩ gì để có thể tiến quân vào thị trường thế giới bằng các sản phẩm của công ty bạn?

Sáng kiến 5: Sách dậy nấu ăn và nước chấm

Sáng kiến: Phổ biến rộng rãi "tác dụng", sáng tạo thị trường.

ông ty thực phẩm Quy Giáp Vạn (Nhật) sản xuất nước chấm, mặt hàng này có mặt ở khắp các nước trên thế giới và là một mặt hàng có thương hiệu rất nổi tiếng.

"Tìm tòi cái mới" là ý niệm kinh doanh của công ty, nhưng phải tính đến toàn bộ kế hoạch và giá thành. Ta hãy xem công ty đã đưa ra "sáng kiến bán hàng" gì để có thể bán nước chấm ở thị trường Mỹ, khiến các bà nội trợ đều thích thú với loại sản phẩm này.

Thoạt đầu, công ty chỉ bán hàng ở các siêu thị, nhưng hàng bán không chạy, vì phần lớn các bà nội trợ Mỹ đều không thích hàng Nhật. Nhưng chỉ ít lâu sau, tình hình đó đã thay đổi rất nhiều, nguyên nhân chủ yếu tất nhiên là do chất lượng nước chấm ngày càng được khẳng định. Song, mấu chốt quan trọng hơn là do công ty Quy Giáp Vạn đã biên soạn một cuốn sách dạy nấu ăn, in ấn rất đẹp mắt, giải thích, hướng dẫn rất chi tiết, tỉ mỉ, rất tiện lợi cho việc sử dụng. Bằng sự hướng dẫn, trình bày cách nấu thức ăn của cuốn sách, các bà nội trợ đều có thể làm được các món ăn ngon, có đủ cả mùi, vị, màu sắc, hết sức đa dạng và phong phú. Điều này khiến cho công việc bếp núc hàng ngày vốn dĩ đơn điệu nay bỗng trở thành hứng thú và hấp dẫn, được các ông chồng và con cái trong nhà tán thưởng.

"Sáng kiến bán hàng" của Quy Giáp Vạn trên thực tế chỉ là sử dụng một cuốn sách nấu ăn giá rẻ vừa có tác dụng thực tế lại có ý nghĩa giáo dục để đột phá, do đó cuốn sách đã được các bà nội trợ đua nhau tìm đọc, sản phẩm của công ty cũng theo đó mà bán chạy như tôm tươi. Giờ đây, ở Mỹ đã có rất nhiều cửa hàng bán lẻ của công ty, năm 1982 công ty còn mở luôn một nhà máy sản xuất ngay trên đất Mỹ.

Ví dụ công ty Quy Giáp Vạn "viễn chinh" nước Mỹ, chúng ta thấy rõ thành công của họ chính là ở chỗ tìm tòi cái mới, suy nghĩ, tính toán một cách toàn bộ, từng bước một và có ý thức coi trọng giá thành phẩm do đó trở thành một sáng kiến bán hàng.

Gợi ý để suy nghĩ: Acsimet đã từng nói: ''Cho tôi một điểm tựa, tôi có thể nâng cả trái đất lên cao''. Điểm tựa của sản phẩm của bạn là ở đâu? Liệu có thế nâng được toàn bộ thị trường hay không?

Sáng kiến 6: Lấy nhỏ thắng lớn

Sáng kiến: Phối hợp với "điều kiện thiên thời", kiên trì tính chất đặc biệt, biến yếu thành mạnh.

Nước Mỹ là một vương quốc xe hơi hàng đầu thế giới, vì ở Mỹ, tổng kim ngạch của nền công nghiệp xe hơi và các ngành liên quan chiếm tới 1/5 tổng giá trị sản xuất của nền kinh tế quốc dân Mỹ. Ở Mỹ, cứ bốn người đi làm thì có một người tham gia vào các công việc có liên quan đến việc sản xuất xe hơi, do đó việc xe hơi Mỹ có mặt trên thị trường khắp thế giới cũng là chuyện dễ hiểu.

Đứng trước người khổng lồ xe hơi Mỹ, ngành xe hơi Nhật Bản không hề e ngại, đổ bộ ào ạt lên đất Mỹ, chẳng phải là "điếc không sợ súng" ư? Nhưng xe hơi Nhật Bản, với tinh thần chịu đựng gian khổ, với nghị lực và quyết tâm kiên trì không biết mệt mỏi, trải qua gần 25 năm ròng rã, cuối cùng đã chinh phục được thị trường Mỹ.

Như ta đã biết, đặc điểm chủ yếu của xe hơi Mỹ là ở chỗ "to", hơn nữa nó lại có hình dáng mỹ quan, thanh thoát, khi xe chạy với tốc độ cao rất êm và an toàn. Còn đặc điểm của xe hơi Nhật lại là "nhỏ". Sự khác biệt to, nhỏ này về cơ bản chỉ liên quan tới tiềm lực kinh tế quốc gia và không liên quan gì đáng kể về mặt chất lượng cũng như tính năng của xe hơi. Thế nhưng, người Mỹ do đã lái quen với loại xe hơi to rồi nên không thể nào quen với loại xe "tí hon". Do đó, mới đầu xe hơi Nhật tung ra bán ở thị trường Mỹ gặp rất nhiều khó khăn và khá ế.

Thế nhưng tình trạng "khủng hoảng nhiên liệu" đã trở thành một dịp may không thể nào ngờ tới cho xe hơi Nhật. Trong những năm 70, hai đợt khủng hoảng xăng dầu, đã làm giá xăng tăng lên hơn 5 lần. Lúc này, người Mỹ mới cảm thấy mệt mỏi về gánh nặng của loại xe hơi lớn. Còn xe hơi Nhật nhỏ, chẳng những giá rẻ, lại tiết kiệm xăng, tiền bảo dưỡng cũng rẻ, thế là người Mỹ thay đổi không dùng loại xe to của Mỹ mà đua nhau sắm xe hơi nhỏ của Nhật. Năm 1970, xe hơi Nhật chỉ bán được 1300 chiếc, ít một cách thảm hại; nhưng đến năm 1973 đã vọt lên đến 15 vạn chiếc, con số bán được tăng nhanh đến chóng mặt. Từ đó, xe hơi Nhật mới coi như đứng vững được ở thị trường Mỹ, và giành được vị trí hàng đầu.

Tiếp sau đó, ngành xe hơi Nhật lại tung ra loại xe Pick-UP Truck, là loại xe trung gian giữa xe tải và xe du lịch, có hai tác dụng vừa chở người, vừa chở hàng hóa, chuyên dùng cho các xí nghiệp vừa và nhỏ và cung cấp cho nông dân. Năm 1980 bán được 50 vạn chiếc, năm 1982 lại tăng lên 75 vạn chiếc, buộc các công ty xe hơi Mỹ cũng phải lao vào cạnh tranh ở thị trường này.

Xe hơi Nhật sở dĩ có thể chiếm lĩnh thị trường Mỹ, "sáng kiến tiêu thụ" chủ yếu là ở chỗ kiên trì đặc điểm "nhỏ" của nó.

Thời kỳ đầu, do ''địa lợi'' thất thế, nhưng khi phối hợp với ''thiên thời'', đã mở ra một chân trời rộng lớn để khai thác dựa vào lấy nhỏ thắng lớn, lấy yếu thắng mạnh. Trong thời đại ''càng nhỏ càng đẹp, càng nhỏ càng khéo'', chúng ta không thể không bái phục tinh thần kiên trì đến cùng những quan niệm của họ. Vì thế, ngay cả đến các học giả người Mỹ cũng phải thừa nhận ''Nhật Bản là số một'', không phải là không có lý lẽ.

Gợi ý để suy nghĩ: Thành công vẫn là ở chỗ tin tưởng và kiên trì quan niệm ''biến cái không thể thành cái có thể'', liệu bạn có thể làm được như vậy không?

Sáng kiến 7: Gấu mèo thật hay giả

Sáng kiến: tạo thành vấn đề dư luận, gây tranh luận trở thành tiêu điểm tin tức.

Vườn thú Đài Nam đầu tư rất lớn, cuối năm 1987 đưa ra trưng bày một con vật tương tự như "gấu mèo", đã tạo thành một làn sóng dư luận xôn xao trong giới truyền thông đại chúng và các học giả chuyên ngành, chỉ trong chốc lát đã trở thành một đề tài tranh luận sôi nổi.

Con thú nhỏ lập lờ này có phải là gấu mèo hay không, các chuyên gia về động vật mỗi người một ý kiến, không đi đến một kết luận rõ ràng nào. Dân chúng thì bị tính tò mò thôi thúc, nô nức tới xem. Một vườn thú vốn ít khách tham quan bỗng nhiên bán được rất nhiều vé vào cửa.

Thực ra, con thú này có phải là "gấu mèo" hay không, và vấn đề trách nhiệm pháp lý của nó v.v... không phải là trọng điểm của sự kiện này. Nếu chúng ta nhìn từ quan điểm sáng kiến và quan điểm tiêu thụ, thì sẽ thấy ngay đây chỉ là một hoạt động quảng cáo đã được nghiên cứu, tính toán kỹ lưỡng mà mục đích chỉ là tạo ra thông tin hấp dẫn du khách. Tại sao chúng ta lại có thể suy luận như thế?

1.- Vườn thú này trước đó đã quảng cáo rất tập trung trên đài truyền hình xoay quanh chuyện về ''chú gấu'' này, đó là cách quãng cáo có tính chất dọn đường, mục đích gây sự chú ý.

2.- Sau khi chú ''gấu mèo'' được dư luận chú ý, Ủy ban nông nghiệp Đài Loan thông qua nhà đương cục ở Đài Nam, cho biết sẽ cử phái viên về thẩm tra, xác định, nhưng vườn thú đã giữ bí mật, không chịu báo cáo nguồn gốc của con ''gấu mèo'' đó Thực ra việc giữ bí mật lai lịch của con thú càng kín thì lại càng tạo ra sự hiếu kỳ trong dân chúng.

3.- Các phóng viên của chương trình ''Các loài thú nghịch ngợm'' khi đến ghi hình, được vườn thú tiếp đón rất nồng nhiệt. Thế nhưng khi hai giáo sư khoa sinh vật trường đại học Đông Hải và trường sư phạm đại học đến tìm hiểu, chẳng những bị đối xử lạnh nhạt, mà hơn thế nữa, còn bị cự tuyệt. Rõ ràng, đó là sự khác nhau về hiệu quả quảng cáo và giá trị tuyên truyền.

4.- Bà giám đốc vườn thú là Hứa Đăng Thông đã thẳng thắn nói với các phóng viên rằng, nó là thực hay giả, du khách cứ đến xem sẽ rõ. 5. Ông Hàn Minh Triết, trưởng ban đối ngoại của vườn thú cho biết, nếu ông Chủ tịch hội bảo vệ môi trường sinh thái tự nhiên của Đài Loan đến thăm vườn thú, vườn thú sẽ báo cáo tường tận, và cho biết những bí mật về ''chú gấu mèo'' này. Rõ ràng, ý đồ của vườn tin là mượn cớ này để có một sự quảng cáo miễn phí bằng con đường thông tin.

6.- Nghe nói ''chú gấu mèo'' này được chăm sóc và bảo vệ hết sức chu đáo, trong khi đó các con thú khác thì lại không được nuôi dưỡng tử tế, con nào con nấy đều gầy rạc. Cách đối xử khác nhau này, tất nhiên cũng là để lợi dụng giá trị của chúng.

7.- Thời cơ lựa chọn để tung ra sự kiện này rất tốt, từ 25 tháng 12 cho đến tết Nguyên Đán (tết âm lịch trong đó có ba ngày nghỉ lễ hàng năm.

Qua sự phân tích suy luận trên đây, chúng ta có thể hiểu được những khổ tâm và dụng tâm của vườn thú Đài Nam. Nếu như chỉ quảng cáo bình thường về ''chú gấu mèo'' này thì kết quả rất bị hạn chế, chỉ có cách thông qua tin tức của giới truyền hình đại chúng, biến nó thành một loại tin tức đặc biệt, hiệu quả đạt được mới lớn.

Có thể thấy, ngay cả vườn thú là một loại tổ chức có tính chất giáo dục và giải trí cũng còn phải nghiên cứu về phương pháp và sáng kiến tiếp thị. Với ''sáng kiến'' ''gấu mèo'' của Vườn thú Đài Nam để tạo ra dư luận, quả là đáng để cho các vườn thú khác, các cơ quan văn hoá, giáo dục khác ở Đài Bắc cần suy nghĩ.

GỢI Ý ĐỂ SUY NGHĨ: Thử phân tích vụ ''gấu mèo thật hay giả'', để tìm ra cái được, cái mất, cái lợi, cái thiệt về hình tượng của xí nghiệp.

Phát triển kỹ năng giao tiếp đa văn hoá

Học cách phát triển kỹ năng giao tiếp đa văn hoá của bạn bằng cách làm theo những bước sau

1. Hãy luôn nghĩ rằng sự hiểu nhầm trong giao tiếp đa văn hoá là chuyện xảy ra thường xuyên.

2. Nhận ra rằng sự tập trung tốt nhất của chúng ta có thể bị huỷ hoại bởi những giả định đã lỗi thời.

3. Cố gắng theo kịp những giả định đó để giao tiếp rõ rang hơn và công bằng hơn.

4. Hãy cố gắng học những phong tục tập quán riêng của từng dân tộc, hiểu và thông cảm cho sự tồn tại của những cá nhân khác nhau trong một nhóm người.

5. Đừng khái quát hóa về một cá nhân chỉ bởi vì nền văn hoá riêng của họ. Có rất nhiều sự tồn tại của những cá nhân khác nhau trong một tập thể.

6. Tránh những vấn đề nhạy cảm hoặc những điều ngớ ngẩn như sự chế giễu tôn giáo, các thành ngữ về giới tính, phân biệt chủng tộc, những cử chỉ không phù hợp, sự phân công nhiệm vụ một cách rập khuôn.

7. Hãy luôn nói câu" Chúng ta ở đây cùng nhau" để thể hiện sự tin tưởng và cổ vũ tinh thần đoàn kết và hợp tác.

8. Phản ứng với hoàn cảnh và nội dung của nhiệm vụ và ngôn từ của một người hơn là sự thúc đẩy giả định.

9. Không phân theo giọng nói, trọng âm, ngữ pháp hay bề ngoài của một người, hãy đánh giá phẩm chất qua những phát ngôn và hành động.

10. Có ý thức tìm kiếm những mối quan hệ và thách thức đa văn hoá mới.

10 bí quyết để giàu lên nhanh hơn

Kiếm tiền càng nhiều càng tốt là mong ước của nhiều người. Nhưng làm được điều đó không phải dễ. Các chuyên gia đã đưa ra những lời khuyên rất dễ áp dụng, sẽ làm tăng tài khoản ngân hàng của bạn lên nhanh chóng.

Kiếm tiền nhiều hơn

Bí quyết 1: Yêu cầu tăng lương. Việc này không đơn giản, nó không dễ đề cập đến nhưng thỏa thuận lương với sếp có thể mang lại kết quả bất ngờ thì sao.

Bí quyết 2: Thăng chức hoặc đổi công tác. Tăng lương không được thì hãy để mắt đến các cơ hội thăng tiến. Bạn nên tìm kiếm cơ hội để được trả công xứng đáng với sự đóng góp của bạn cho công ty với vai trò mới hoặc tương tự.

Bí quyết 3: Hãy hưởng đủ quyền lợi của bạn. Rất nhiều người không biết đến những phúc lợi mà mình có quyền được hưởng như: trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp nuôi con...

Tiết kiệm nhiều hơn

Bí quyết 4: Tạo một ngân quỹ. Tạo quỹ rất có ích vì bạn sẽ biết được chắc chắn tiền của mình chảy về đâu và lập kế hoạch tiết kiệm hợp lý.

Bí quyết 5: Tiết kiệm chi tiêu hàng ngày. "Tích tiểu thành đại". Chỉ mua những gì cần thiết, nhất là không được "vung tay quá trán". Khi shopping nên mang theo danh sách những đồ cần mua, tránh những cơn mua sắm "bốc đồng".

Bí quyết 6: Bỏ con săn sắt bắt con cá rô. Một cách khác để tiết kiệm được nhiều hơn là hãy nhận mức lương chính vừa phải và bạn có thể nhận thêm nhiều khoản phụ khác ngoài lương còn hơn là bạn nhận mức lương cố định cao nhưng không có khoản phụ nào khác.

Bí quyết 7: Giảm bớt các khoản nợ. Lãi cao sẽ "ăn lận" vào khoản mà bạn tiết kiệm được vì thế không có lí do gì để bạn phải chịu cảnh "nai lưng trả nợ" cả. Hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi bạn đi vay tiền và cân nhắc xem liệu món đó có xứng đáng để mình chi trả một khoản không nhỏ cho lãi xuất không?

Đầu tư thông minh hơn

Bí quyết 8: Sử dụng tiền của người khác. Một cách tốt nhất để đầu tư là dùng tiền của người khác. Vay tiền và đem đầu tư sẽ mang lại cho bạn những khoản lợi lộc đáng kể. Tuy nhiên nó cũng là con dao hai lưỡi, có thể làm bạn "mất cả chì lẫn chài". Nhiều người thành công khi dùng cách này nhưng nó lại có rủi ro cao.

Bí quyết 9: Mua trái phiếu chính phủ hoặc bảo hiểm nhân thọ. Nhiều người được trả lương rất cao. Nhưng dù không được như thế bạn vẫn còn cách làm tăng đồng lương hưu của mình. Phải cân nhắc nên xem đầu tư vào đâu là hợp lý, vừa có lợi cho mình vừa có lợi cho quốc gia.

Bí quyết 10: Giảm chi phí đầu tư. Khi bạn quyết định đầu tư tiền vào đâu thì luôn có cách để giảm phí đầu tư. Ví như hợp tác đầu tư với người khác để chia sẻ gánh nặng về tài chính cũng như giảm thiểu rủi ro.

10 phong thái làm việc của người thành công

Tại sao cùng năng lực như nhau nhưng có người thăng tiến rất nhanh, có người lại giậm chân tại chỗ? Bạn có thể nghĩ rằng thành công đến với những người này vì họ có hậu thuẫn. Có thể, nhưng có một điều quan trọng hơn chính là thái độ làm việc của họ.

Tiến sỹ Martin Seligman đã phát hiện ra rằng thái độ làm việc là nhân tố quyết định, nó còn quan trọng hơn cả chỉ số IQ, bằng cấp và một số nhân tố khác. Ông thấy rằng những người có thái độ tích cực, thân thiện thường tiến xa hơn trong sự nghiệp. Cho dù bạn đến từ đâu, bạn thông minh như thế nào nếu bạn có một thái độ đúng đắn trong công việc thì bạn sẽ thành công.

Dưới đây là 10 thái độ của các nhân viên thành công, bạn có thể xem qua và áp dụng cho bản thân:

1. Tôi chịu trách nhiệm cho số phận của mình

Nếu bạn chỉ dành thời gian để ngồi chờ đợi điều gì tốt đẹp sẽ đến với sự nghiệp của bạn thì bạn sẽ còn phải đợi lâu. Những người thành công luôn tự quyết định điều gì tốt đẹp sẽ đến với họ, họ tạo ra và điều khiển số phận của họ. Bạn sẽ thành công, sẽ có vị trí xứng đáng trong sự nghiệp nếu bạn biết bước đi và tìm kiếm cơ hội của mình.

2. Không có gì là không thể

Bạn nghĩ bạn không có cách nào để có thể vươn tới vị trí phó giám đốc? Nếu bạn suy nghĩ như vậy thì bạn chắc chắn sẽ không bao giờ có được vị trí đó. Hãy nhớ rằng nếu bạn muốn làm được việc gì thì phải luôn nghĩ rằng bạn có khả năng để làm điều đó.

3. Tôi luôn coi trọng công việc được giao, dù đó là việc vặt

Bạn sẽ không thể biết được khi nào thì bạn đang ở trong tầm kiểm soát của sếp vì vậy luôn phải làm việc cẩn thận cho dù đó là việc nhỏ. Một nhân viên PR cấp cao làm việc tại Chicago nói rằng công việc đầu tiên cô ấy được giao đó là sắp xếp lại tủ đựng hồ sơ của phòng. Cô ấy đã làm việc rất nhiệt tình và ngay sau đó đã nhận được lời khen từ phía sếp về sự chăm chỉ đó. Vì vậy bạn cần nhớ nếu lần sau được giao bất cứ công việc nào hãy làm với tất cả sự nhiệt tình của mình.

4. Xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người

Tại sao bạn phải tức tối với các đồng nghiệp trong khi bạn có thể cư xử thân thiện và hòa đồng với mọi người? Ví dụ, bạn có nghĩ rằng việc tạo được mối quan hệ tốt với thư ký của sếp là quan trọng không? Hãy cư xử tốt và tạo mối quan hệ thân thiết với tất cả mọi người, biết đâu trong tương lai những mối quan hệ này lại có ích cho bạn.

5. Làm việc một cách tận tâm

Nếu bạn cứ nghĩ cả ngày rằng tại sao bạn lại phải làm những công việc này, hay công việc này không đúng với chuyên môn và nhiệm vụ của bạn... thì sẽ chỉ khiến cho bạn không thể hoàn thành công việc và sẽ phải chịu đựng sự bực tức của sếp. Cho dù công việc được giao không phù hợp, nhưng một nhân viên thành công luôn làm việc như thể đó là công việc trong mơ của họ vậy.

6. Luôn tận dụng cơ hội để mở rộng mối quan hệ của mình

Những nhân viên thành công họ biết được giá trị của việc có được quan hệ rộng rãi, cả trong và ngoài công ty. Bạn cần thiết lập cho mình nhiều mối quan hệ và chuyên nghiệp hơn. Hãy bắt đầu bằng việc rủ các đồng nghiệp ra ngoài vào giờ nghỉ, đi uống café sau giờ làm hay tham gia các cuộc hội thảo giữa các công ty.

7. Luôn học hỏi và làm mới bản thân

Để có thể thăng tiến thành công bạn cần chịu khó trau dồi và cập nhật kiến thức thường xuyên. Ví dụ, bạn nên tình nguyện đảm nhận những dự án mới để học hỏi những kiến thức và kỹ năng mà mình chưa biết.

8. "Thất bại sẽ giúp mở đường cho thành công"

Ai cũng phải từng trải qua thất bại dù chỉ là một lần và sự khác biệt giữa người thành công và không thành công chính là cách họ đối mặt với thất bại đó như thế nào. Những người thành công sẽ tìm thấy những bài học trong thất bại đó và tiếp tục tiến bước.

9. Tôi luôn tự hào về bản thân

Bạn đã bao giờ chờ đợi ai đó trong công ty sẽ nhận ra tài năng và nỗ lực của bạn? Có lẽ đã đến lúc bạn cần phải đứng lên và nói về những kết quả công việc và đóng góp của bạn cho công ty. Những người thành công luôn biết cách để cho mọi người thấy thành tích của mình mà lại không có vẻ gì là khoe khoang.

10. Tôi luôn tự tìm những cơ hội mới

Những người thành công luôn tự tìm kiếm những cơ hội để tiến lên trong sự nghiệp. Luôn lắng nghe, quan sát và để ý tìm tới những cơ hội mới. Bạn không bao giờ biết được khi nào thì bạn sẽ khám phá ra được cơ hội sẽ có thể thay đổi cả sự nghiệp của bạn vì vậy đừng bao giờ ngừng tìm kiếm chúng.

12 bí quyết giúp bạn giao tiếp trong công ty

Nhu cầu và định hướng chiến lược

Giao tiếp là vấn đề khá quan trọng đối với các công ty, mục đích chính của giao tiếp là nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện các kế hoạch chiến lược.

Hoà hợp và thống nhất

Phẩm chất và sự tôn trọng

Thông tin chiến lược

Sự rõ ràng và sức mạnh của thông báo

Những triển vọng đối ngoại

Vai trò và trách nhiệm

Lắng nghe và có mặt kịp thời

Đào tạo và ủng hộ

Phương pháp

Hệ thống khuôn khổ

Liên tục đổi mới

12 mẹo trong nghệ thuật giao tiếp

Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau. Và chính sự tinh tế, khéo léo trong cách ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật giao tiếp.

Có thể, bạn rất khéo trong cách nói chuyện nhưng lại rất khó khi bắt đầu, hoặc kết thúc cuộc nói chuyện? Hãy thử làm theo một số mẹo dưới đây để giúp bạn tự tin hơn nhé!

1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để thảo luận cũng như các câu hỏi có liên quan. Nếu bạn đã từng gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ những thông tin về anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan đến cả bạn và anh ta.

2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên của mình thì hãy giới thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười và bắt tay đối tác.

3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử dụng thường xuyên.

4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ "Mọi người tham dự có vẻ rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?" Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các chuyến đi, hỏi xem họ có quen biết những vị khách khác không, và quen trong trường hợp nào.

5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là người rất quan tâm đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng trong khi họ đang nói.

6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.

7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông tin, sự kiện để câu chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề...? "Bạn đã bao giờ nghe..." ...Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như vậy rất dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.

8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với nhau trong cuộc gặp để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như là một món quà. Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất tấm card vào trong túi áo hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.

10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn là người như thế nào. Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện với người khác cũng phải thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin để người khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.

11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng nghe những phản ứng của đối tác để có những điều chỉnh thích hợp.

12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế nhị. Ví dụ "Xin lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại anh nhé!"

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì thế bạn cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huốn, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

Bạn sẽ làm gì để ghi điểm với sếp?

Là nhân viên, chắc chắn bạn luôn muốn tạo được ấn tượng tốt đẹp với sép. Bạn muốn được sếp đánh giá cáo và tin tưởng, từ đó tạo thuận lợi cho bạn trong công việc và luôn được sự ủng hộ của sếp. Vậy bạn đã từng nghĩ mình phải làm thế nào chưa? Bạn sẽ chọn những việc làm nào trong số gợi ý dưới đây?

1. Đừng hỏi sếp những câu hỏi mà bạn có thể trả lời

Bạn có nghĩ rằng sếp mình thích trả lời những câu hỏi mà chỉ cần suy nghĩ kỹ là bạn sẽ biết câu trả lời không? Hãy động não và chắc chắn rằng mình đã tìm hiểu kỹ vấn đề trước khi đặt câu hỏi với sếp. Đừng yêu cầu sếp tìm giải pháp cho bạn, mà hãy trình sếp những khả năng có thể. Vị sếp nào cũng muốn nhân viên của mình có khả năng làm việc độc lập, và họ sẽ không đánh giá cao những nhân viên lười suy nghĩ.

2. Luôn hoàn thành công việc được giao

Sếp nào cũng muốn nhân viên của mình hoàn thành tốt công việc mà họ được giao đúng thời hạn. Bạn hãy nỗ lực và cố gắng trong công việc để chứng tỏ bản thân và khả năng làm việc, luôn sẵn sàng đáp ứng công việc, nhạy cảm với công việc, xử lý tốt những tình huống phát sinh. Nếu gặp khó khăn mà bạn biết cách vượt qua để làm tốt hơn thì chắc chắn rằng sếp của bạn không thể không ghi nhận những gì bạn đã làm.

3. Cố gắng hiểu sếp

Dì là sếp, họ cũng như bạn thôi, cũng muốn có người hiểu, chia sẻ và cảm thông với mình trong công việc. Là nhân viên, bạn cũng nên quan tâm tới những điều tưởng như không liên quan gì tới công việc như sở thích của sếp, và nếu nắm bắt được điều này thì cơ hội ghi điểm với sếp đã đến với bạn. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu những khó khăn trong công việc của sếp để cùng chia sẻ, cảm thông với sếp, đừng lúc nào cũng phàn nàn thế này thế kia. Bạn hãy góp ý và thật lòng với sếp khi có những khúc mắc, bất bình hay thậm chí những gì bạn cho là sếp đã sai. Hãy thẳng thắn với sếp và đừng để những chuyện nhỏ nhặt ảnh hưởng tới mối quan hệ này.

4. Nhận khuyết điểm khi mắc lỗi

Trong cuộc sống hàng ngày, không phải ai và lúc nào cũng hoàn hảo, và trong công việc cũng vậy, chúng ta không thể tránh khỏi những lúc mắc lỗi trong công việc. Chỉ cần bạn thể hiện như thế nào và biết nhận khuyết điểm thì chắc chắn sếp sẽ đánh giá cao tính trung thực của bạn. "Đánh kẻ chạy đi chứ không ai đánh kẻ chạy lại", sếp của bạn cũng vậy, những gì bạn học được qua mỗi lần sai lầm mới là điều đáng quan tâm.

5. Làm nhiều hơn việc bạn phải làm

Làm tốt những việc được giao là công việc và trách nhiệm của bạn, nhưng để sếp đánh giá cao khả năng làm việc và thích nghi trong công việc thì ngoài việc của mình, bạn nên sẵn sàng giúp đỡ và chia sẻ công việc với các đồng nghiệp, sẵn sàng nhận việc ngoài giờ khi có thể, hãy thử sức với những thách thức mới để có được sự thăng tiến trong nghề nghiệp. Bạn hãy thực hiện và bắt tay vào làm bất cứ việc gì sếp giao, đừng than vãn về những khó khăn với sếp trước khi chưa bắt đầu. Và nhớ là đừng bao giờ nói rằng: "Đó không phải là việc của tôi".

6. Tôn trọng sếp

Trong công ty, bạn nên hiểu ai là cấp trên, ai là người có quyền điều hành và quản lý công ty. Bạn cần phân biệt rõ ràng cách cư xử của bạn với sếp nhằm thể hiện sự tôn trọng. Mặc dù, bạn có quan hệ thân thiết với sếp như thế nào chăng nữa, thì trong công ty, đó cũng là mối quan hệ giữa sếp và nhân viên. Bạn sẽ bị mang tiếng là "nịnh hót" hay lợi dụng sự ưu ái của sếp để mưu lợi cá nhân. Hãy giữ đúng khoảng cách cần thiết với sếp để tạo được ấn tượng tốt trong mắt đồng nghiệp và trong suy nghĩ của sếp.

7. Làm chủ cảm xúc của bạn

Nóng nảy quá đôi khi để lại ấn tượng không tốt và gây bất lợi cho bạn trong công việc, trong mối quan hệ với sếp, với đồng nghiệp. Cố gắng tránh tranh luận với sếp khi đang tức giận, hãy đợi tới khi bạn tự trấn an tinh thần, thoát khỏi mọi sự chi phối và biết mình cần phải làm gì thì hãy tới gặp sếp. Biết điều khiển cảm xúc sẽ giúp bạn có những mối liên hệ tốt với mọi người, hòa hợp với đồng nghiệp và được lòng sếp. Điều này sẽ giúp bạn thành công hơn trong công việc của mình.

Trên đây chỉ là một số gợi ý để giúp bạn tạo được những ấn tượng tốt và ghi điểm với sếp. Để có thể thành công trên con đường sự nghiệp và có mối quan hệ tốt với sếp và đồng nghiệp trong công ty, bạn hãy tự đúc kết cho mình những kỹ năng cần thiết từ sự trải nghiệm của bản thân.

"Bí quyết" phỏng vấn giúp đạt được mức lương cao

Để đạt được mức lương cao khi phỏng vấn xin việc, bạn cần biết tạo "thương hiệu" cho bản thân cũng như phải hiểu rõ công ty tuyển dụng... Dưới đây là 5 bí quyết dành cho bạn:

1. Biến mình thành một thương hiệu

Để tiếp thị chính bản thân với nhà tuyển dụng, hãy xem mình là một thương hiệu và cố gắng vận dụng mọi phương tiện có thể để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn là người thích hợp nhất cho họ.

Trước tiên, bạn cần chuẩn bị một câu slogan mô tả về chính mình thật ấn tượng để trình bày trong buổi phỏng vấn. Đừng đưa vào slogan này những từ ngữ nhàm chán để giới thiệu về vị trí công việc bạn từng làm hay trách nhiệm bạn từng đảm nhận. Thay vì vậy, hãy nhấn mạnh bạn là "chuyên viên bán hàng nhạy bén, người có khả năng thuyết phục cực kỳ hiệu quả và đặc biệt năng động trước áp lực cao" chẳng hạn. Câu này không chỉ bộc lộ đầy đủ về công việc trước đây, mà còn cho thấy rõ các khả năng, kỹ năng cũng như thế mạnh của bạn.

2. Hiểu rõ công ty tuyển dụng

Một trong những yếu tố tạo được khác biệt lớn giữa ứng viên thành công với mức lương cao và những người suốt đời chỉ quẩn quanh với con số thu nhập khiêm nhường là điều nghiên kỹ nơi xin việc trước khi phỏng vấn. Nếu bạn tỏ ra hiểu biết thông suốt về công ty như đường lối kinh doanh trong quá khứ và hiện tại, về khách hàng và đối thủ cạnh tranh của họ, thậm chí có thể gợi ra ý tưởng kinh doanh mới cho công ty thì bạn sẽ lấy được cảm tình của nhà tuyển dụng. Họ chắc chắn nhận thấy bạn thật sự quan tâm gắn bó cùng công ty, có khả năng suy nghĩ độc lập, nhạy bén, chứ không phải là một chú ong chỉ biết chăm chỉ làm việc theo yêu cầu được giao.

3. Trang phục xứng tầm vị trí

Hãy bỏ suy nghĩ "tốt gỗ hơn tốt nước sơn" ra khỏi đầu để chọn phục trang tương xứng với vị trí bạn muốn có được và mức lương bạn yêu cầu. Bạn không thể leo lên một nấc thang cao hơn trong sự nghiệp khi vẫn giữ vẻ ngoài bình thường như cũ. Trang phục lịch thiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà phỏng vấn.

4. Đừng dài dòng

Với mọi câu hỏi, hãy cố gắng trả lời thật rõ ràng và ngắn gọn, sau đó ngừng lại. Nếu bạn cảm thấy cần phải tiếp tục nói chỉ vì nhà phỏng vấn chưa hỏi câu tiếp theo, bạn sẽ biến mình thành người không tự tin. Đây chỉ là một thủ thuật phỏng vấn. Đôi khi, người phỏng vấn cố tình đưa bạn vào tình thế khó xử để xem bạn phản ứng thế nào. Đừng để sập bẫy của họ bằng cách luôn luôn tự chủ, đặc biệt là chủ động với những gì mình nói ra.

5. Yêu cầu được giao việc

Hãy hỏi thật nhiều về công việc và cố gắng đưa ra các đường hướng hoạt động như thể bạn đã được đặt vào vị trí đó. Nếu muốn nắm chắc phần thắng trong tay, hãy cho thấy bạn là người quyết đoán, mạnh mẽ. Chẳng công ty nào trao chức vụ lãnh đạo và phải trả lương cao cho một người rụt rè. Nếu muốn công việc gì, cứ mạnh dạn đề nghị họ giao cho bạn. Các nhà phỏng vấn luôn đề cao những ứng viên quyết đoán, đặc biệt đối với vị trí lãnh đạo.

Bảy bí quyết vượt qua " ải " phỏng vấn - xin việc

Thời điểm tham gia cuộc phỏng vấn chính thức với nhà tuyển dụng đã đến. Thành công chắc chắn sẽ đến với những ứng viên có sự chuẩn bị kỹ càng và thái độ tự tin khi trả lời mọi câu hỏi hóc búa một cách trôi chảy và xuất sắc. Còn bạn thì sao?

Vào ngày cuộc phỏng vấn diễn ra, mọi ứng cử viên đều rơi vào tâm trạng hồi hộp và lo lắng. Câu hỏi đầu tiên mà mọi nhà tuyển dụng đưa ra có thể rất khác nhau về hình thức, nhưng nhìn chung đều thể hiện một nội dung cơ bản là: "Điều gì khiến anh/chị quyết định tham dự cuộc phỏng vấn tìm việc làm này?" hay "Anh/chị có thể cống hiến những gì cho công ty chúng tôi?".

Liệu đứng trước nhà tuyển dụng cùng những câu hỏi hóc búa như vậy có khiến tay bạn run lên bần bật, tim đập liên hồi và mồ hôi toát ra đầm đìa...? Liệu bạn có sẵn sàng đánh đổi phải mất một điều gì đó để có được việc làm thay vì phải đối đầu với tình huống này không?

Còn một khi bạn đã chấp nhận tham gia phỏng vấn tuyển dụng, thì các yếu tố tự tin, khả năng ăn nói lưu loát, và kỹ thuật đàm phán khéo léo có vai trò quyết định đến sự thành công. Do vậy, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quan trọng hơn cả cần giải thoát bản thân khỏi tâm lý lo lắng, hồi hộp.

Dưới đây là một vài lời khuyên hữu ích giúp bạn có thể trang bị đầy đủ những kỹ năng cần thiết, tự tin bước vào một cuộc phỏng vấn tìm việc làm và nhanh chóng trở thành ứng cử viên số một của nhà tuyển dụng.

1. Chuẩn bị kỹ lưỡng

Bạn hãy chuẩn bị cẩn thận những số liệu và thông tin chứng minh năng lực và giá trị của bạn với nhà tuyển dụng. Bạn cần đánh giá đúng năng lực và giá trị của mình trên thị trường lao động là phù hợp với những vị trí công việc nào. Do vậy, việc nghiên cứu, so sánh các vị trí công việc khác nhau đối với bạn sẽ trở nên rất quan trọng và cần thiết. Các yêu cầu và nhiệm vụ cần thiết đối với các vị trí đó của công ty tuyển dụng sẽ khiến bạn lựa chọn chính xác việc nộp đơn vào vị trí nào là thích hợp.

2. Thể hiện rõ ràng rằng mục tiêu của bạn là sự công bằng và cơ hội thăng tiến

Hãy biết cách thể hiện và khẳng định việc bạn tham gia phỏng vấn là muốn tìm kiếm một môi trường làm việc tốt, sự công bằng và cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp tại công ty này.

Đồng thời, trên cơ sở những nghiên cứu ban đầu của bạn về nhà tuyển dụng, hãy hỏi về trách nhiệm của bạn nếu được tuyển dụng liên quan tới các mục tiêu và kế hoạch phát triển trong tương lai của công ty. Các nhà tuyển dụng thường có ấn tượng đặc biệt với những ứng viên thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về công ty và có những chuẩn bị kỹ lưỡng trước buổi phỏng vấn.

3. Cho thấy việc tuyển dụng bạn không phải là mất đi một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư

Hãy chứng minh rằng bạn hoàn toàn có khả năng và kinh nghiệm giúp công ty tìm ra các giải pháp tăng trưởng doanh số bán hàng, giảm thiểu chi phí, đẩy mạnh hiệu suất công việc... Bạn nên đưa ra các bảng biểu hay sơ đồ minh họa cho những ý tưởng của mình. Hãy sử dụng những dữ liệu thực nếu có thể.

Việc tìm hiểu kỹ lưỡng vị trí công việc mà bạn nộp đơn xin tuyển dụng rất quan trọng, vì nó sẽ giúp bạn chứng minh mình có đủ kinh nghiệm, khả năng và các điểm mạnh cần thiết đáp ứng nhu cầu của nhà tuyển dụng. Nhiều nhà tuyển dụng muốn biết rõ ràng rằng tại sao họ nên tuyển dụng bạn. Hãy chứng minh bạn là sự lựa chọn tốt nhất của họ.

4. Đừng bao giờ hé lộ các con số thực về lương và thưởng mong muốn của bạn hay mức lương hiện tại của bạn

Sau khi đã chứng minh được năng lực và giá trị của bạn với nhà tuyển dụng, cách tốt nhất nói về mức lương là bạn cần phải biết rõ công việc yêu cầu những gì. Sau đó, bạn có thể đưa ra một phạm vi nhất định để thoả thuận về lương, thưởng, phụ cấp và các quyền lợi khác...

Nhưng nếu như người phỏng vấn nhất định yêu cầu bạn đưa ra một con số cụ thể thì bạn nên làm một cuộc điều tra trước khi đi phỏng vấn. Hãy hỏi những người làm ở vị trí tương đương để bạn có thể đưa ra con số gần đúng, chứng tỏ bạn biết giá trị sức lao động của mình và sự công bằng mà bạn muốn có của nhà tuyển dụng.

5. Luôn bình tĩnh và giữ vững lập trường, quan điểm của bạn trong suốt buổi phỏng vấn

Trước khi vào phỏng vấn, bạn phải biết chính xác lý do và cái giá phải trả để có được cơ hội làm việc tại đây, ví dụ như: Cơ hội việc làm này có giá trị như thế nào với bạn? Bạn sẽ phải từ bỏ những gì để có nó? Bạn phải đánh đổi những gì để đảm bảo sẽ thành công với công việc mới? Liệu có những yêu cầu bắt buộc nào không?

Trong quá trình phỏng vấn, hãy tỏ ra luôn bình tĩnh và giữ vững lập trường khi trả lời các câu hỏi cũng như khẳng định các giá trị của bản thân. Tuy nhiên, bạn cũng nên mềm dẻo các nhu cầu của bản thân với khả năng đáp ứng của nhà tuyển dụng. Hãy nghĩ đến thời gian làm việc & mức lương, thưởng, cơ hội học hỏi & khả năng thạm dự các cuộc họp bàn quan trọng,.. mà bạn sẽ có nếu được tuyển dụng.

6. Nhớ rằng đây là cơ hội hai bên cùng có lợi đối với cả bạn và nhà tuyển dụng

Bạn cần thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn muốn có công việc này và tự tin khẳng định việc nhà tuyển dụng đồng ý nhận bạn sẽ là một quyết định sáng suốt. Bạn hoàn toàn có thể giúp ích cho họ rất nhiều.

Hãy khoan nói đến vấn đề tiền lương, thưởng và coi đó không phải là vấn đề quan trọng nhất đối với bạn. Vấn đề quan trọng nhất là bạn có cơ hội để khẳng định mình tốt hơn, có thể giúp đỡ nhà tuyển dụng trong việc tìm kiếm các giải pháp tăng trưởng kinh doanh, nâng cao hiệu quả các hoạt động bán hàng, tiếp thị... và mang lại kết quả kinh doanh cao hơn.

Việc tập trung quá nhiều vào các đòi hỏi lương bổng và đề cập ngay lập tức về mức lương có thể khiến bạn mất điểm trong sự nhìn nhận, đánh giá từ phía nhà tuyển dụng. Các chủ đề về lương bổng chắc chắc sẽ được bàn tới, theo dẫn dắt của người phỏng vấn. Nhà tuyển dụng có thể để chủ đề này được bàn bạc vào cuối buổi phỏng vấn.

7. Quan tâm nhiều tới "sếp" tương lai của bạn hơn là những nhà quản lý nhân sự

Sẽ thật tuyệt vời nếu người "sếp" tương lai của bạn biết rõ các nhu cầu và sẽ tự mình quyết định tuyển dụng bạn. Tìm kiếm được người tài sẽ mang lại "lợi nhuận" cho "sếp". Do vậy, bạn hãy thể hiện các kỹ năng thích hợp nhất ngay từ lúc đầu và bằng khả năng đàm phán, thương lượng để mang lại những điều khoản có lợi nhất cho bản thân bạn khi được tuyển dụng.

Sau cùng, cuộc phỏng vấn tuyển dụng luôn là cơ hội để bạn tỏa sáng, vì vậy đó không phải là lúc để thể hiện tính khiêm nhường. Hãy thể hiện sự tự tin, nhiệt tình và đặc biệt không quên dành một thời gian nhất định để đánh bóng bản thân.

Bí Quyết Tự Tin Trước Đám Đông

- Quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông :là bạn phải biết mình nói gì. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các "diễn giả " không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau.

- Hãy là chính mình! Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm thấy bị "khớp" và nghiêm túc quá mức và quên rằng :" tính hài hước cũng là một công cụ quan trọng của diễn giả ". Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hòa nhập với khán giả.

- Bạn sẽ vượt qua tất cả! Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật mạnh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay, điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ !

Chuyện khôi hài thường gặp của MC

"Lần đầu tiên ghi hình, Huyền diện cả bộ váy màu xanh da trời. Kết quả là mọi người được một phen cười nghiêng ngả khi chỉ nhìn thấy mỗi đầu với chân tay của mình lơ lửng giữa không trung", MC từng đóng Nhật ký Vàng Anh bật cười nhớ lại.

Bận rộn với lịch học và làm việc khá dày, cô nữ sinh Bích nổi tiếng đanh đá trong Nhật ký Vàng Anh ngày nào giờ đây đã trở thành một gương mặt được khán giả mến mộ trên sóng VTV6. Xuất hiện trong Chat với V6 vào tối thứ 4 (2 tuần một lần) với phong thái chững chạc song bạn gái tuổi teen này đến với công việc MC khá ngẫu nhiên.

Nhớ lại lần thi tuyển MC cho VTV6 vào đầu năm 2007, Ngô Thanh Huyền kể, đi thi chỉ để thử khả năng chứ không nghĩ sẽ được tuyển và rồi trở thành thế hệ MC của kênh truyền hình này. "Khi đó kênh VTV6 chuẩn bị lên sóng, còn Huyền mới học lớp 11 và khá bận rộn với chuyện học hành cũng như một số dự án phim đang tham gia", MC xinh xắn này tâm sự.

Suốt 2 năm gắn bó với vai trò người dẫn chương trình, kỷ niệm lần đầu tiên lên hình luôn làm Huyền không khỏi bật cười mỗi khi nhớ lại. Lần đầu tiên lên hình MC, do không được ai dặn tránh mặc màu xanh da trời, Huyền diện cả một bộ váy này.

"Kết quả là khi lên hình mọi người chỉ nhìn thấy mỗi đầu với chân tay của mình lơ lửng giữa không trung và được một phen cười nghiêng ngả", Huyền cười nói.

Song, không phải tình huống nào cũng dễ chịu như vậy. Tết 2008, Thanh Huyền làm chương trình ngoài trời đúng vào ngày lạnh nhất của đợt rét lịch sử. Tuy nhiên, do là số tết nên MC bắt buộc phải mặc áo dài. "Hôm đó Huyền quay 5 tiếng ngoài trời trong cái lạnh thấu xương. Lúc đạo diễn bảo cười tươi lên, thì quả thực lúc đó Huyền vừa cười mà răng vừa đánh lộp cộp. Sau đó mình đã ốm suốt 5 ngày liền", cô gái mảnh mai này lắc đầu nhớ lại.

Hiện đang là sinh viên Khoa Báo chí Truyền thông (ĐH Khoa học xã hội và nhân văn), với quỹ thời gian hạn hẹp, Huyên bận rộn suốt từ sáng sớm đến tận khuya. Tuy nhiên, đối với bạn nữ xì tin này, làm MC kiêm biên tập viên không những không ảnh hưởng mà còn giúp ích nhiều cho chuyên ngành mà Huyền đang theo học. "Công việc hiện tại giúp mình hiểu cặn kẽ hơn những gì được học ở trường và ngược lại", MC 19 tuổi này cho biết.

Không giống như Thanh Huyền, MC Đức Anh đến với "nghề" MC từ lúc còn là học sinh... mẫu giáo. Với sở thích bẩm sinh là thích kể chuyện cho người khác nghe, ngày đầu tiên học mẫu giáo, Đức Anh đã gây ấn tượng với cô hiệu trưởng khi xung phong hát một bài rồi kể chuyện.

Đến ngày bế giảng năm học, Đức Anh lần đầu tiên xuất hiện trên sân khấu với vai trò MC nhí của trường. Suốt từ đó đến hết phổ thông, bạn nam có ngoại hình dễ thương này đã dẫn cho hàng loạt các chương trình "cây nhà lá vườn" lẫn các chương trình của nhà đài.

Tuy nhiên, chỉ đến khi đảm nhận MC cho chương trình Vui cùng Hugo trên sóng Đài TH Hà Nội lúc học cấp 3, con đường làm nghề với Đức Anh mới bắt đầu. Cũng từ đó, cái tên "anh Hugo" đã gắn bó với MC trẻ tuổi này.

Là một chương trình ghi hình trực tiếp nên Vui cùng Hugo rất khó tránh khỏi sơ suất, thậm chí nhiều khi "khóc dở mếu dở". Nhớ nhất chương trình nói về khu rừng có mụ phù thủy, Đức anh cho biết, lúc đang ghi hình thì có tiếng mèo kêu trong trường quay, rồi bóng một con mèo thấp thoáng xuất hiện.

"Lúc đó mình không biết làm thế nào đành ứng khẩu để lấp đi: 'Đấy, các em thấy chưa, những con mèo này sợ phù thủy quá cũng chạy toán loạn. Chúng nhát quá! Nhưng anh hy vọng các bạn nhỏ của anh sẽ dũng cảm hơn'. Mãi một lúc sau, mọi người mới bắt được con mèo, lúc đó chỉ lo nó chạy toán loạn trước ống kính", chàng Hugo này nhớ lại tình huống con mèo hoang vô tình lọt vào trường quay.

Hiện, đang được thỏa mãn đam mê âm nhạc của mình khi dẫn iMusic của kênh iTV và Chuyện lạ trênh sóng VTC, Đức Anh mong muốn được chia sẻ với khán giả về sở thích của mình. "Những chương trình này giúp em trưởng thành hơn trong vai trò MC so với hồi còn làm anh Hugo", Đức Anh tâm sự.

Cũng đang là sinh viên, nhưng lại theo ngành học "chả liên quan gì đến nhà đài" là ngành kế toán tại ĐH Lao động xã hội, MC này khá vất vả khi sắp xếp thời gian biểu. "Thường mình bố trí lịch quay vào buổi tối hoặc cuối tuần để tiện cho việc học. Còn hôm nào bị trùng lịch thì phải ngọt nhạt nịnh nọt cô bạn cùng lớp chép hộ bài", Đức Anh dí dỏm.

Tự nhận mình "tham lam", cả Đức Anh lẫn Thanh Huyền đều mong muốn tiếp tục được thử sức trong nhiều lĩnh vực. Với Đức Anh, ngoài MC, hiện bạn nam này đang thử sức ở cả lĩnh vực PR, ca nhạc và diễn viên.

"Đức Anh nghĩ là mình thuộc về nghệ thuật và giải trí nhưng với chiếc bằng đại học ngành kinh tế tương lai, mình muốn áp dụng nó trong nghệ thuật. Kinh doanh giải trí là điều mình yêu thích", Đức Anh chia sẻ dự định của mình.

Còn Huyền, tuy yêu thích và đam mê nghề MC và đặt mục tiêu trở thành một nhà báo thực sự nhưng cô vẫn "nặng lòng" với nghề diễn. "Huyền vẫn luôn chờ đợi một vai diễn phù hợp", nữ MC 9X tâm sự.

CV " đẹp " cho sinh viên

Bạn đang còn ngồi trên ghế nhà trường, nhưng bạn muốn thử sức. Bạn chưa có bằng, chưa có kinh nghiệm, bạn làm sao để tạo ra một hồ sơ xin việc gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng?

1. Trình bày đầy đủ những thành tích tiêu biểu mà bạn có như: học vấn, kinh nghiệm (như gia sư, bán hàng chẳng hạn), các hoạt động xã hội, phần thưởng, mục tiêu và các mối quan hệ.

Chọn một trong những kiểu CV dưới đây để trình bày:

- CV truyền thống (Chronological) là loại CV trình bày một cách thứ tự theo thời gian;

- CV chức năng (Functional) cho phép bạn tự do trình bày những ưu điểm nổi bật nhất của bạn lên hàng đầu.

2. Đọc và sửa lại tất cả nội dung trong CV trước khi bạn chắc chắn là nó đã thực sự hoàn hảo. Ngoài ra, nên nhờ vài người bạn đọc đi đọc lại CV của bạn nhiều lần để chắc chắn hơn. Chú ý kiểu chữ và cấu trúc ngữ pháp. Dùng kiểu chữ đơn giản, thông dụng để in và xem xét lỗi chính tả, cấu trúc ngữ pháp cho đúng. Đó là một trong những lỗi sai đầu tiên mà nhà tuyển dụng muốn tìm kiếm, không có lý do gì để CV của một ứng viên có học vấn mà lại đi mắc những lỗi sơ đẳng như vậy.

3. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm việc, hãy liệt kê ra danh sách các việc làm tình nguyện của trường. Bạn có thể lấp vào khoảng trống ấy trong CV bằng những hoạt động của trường dù bạn có tham gia hay không. Chẳng hạn các hoạt động thể thao của trường, các họat động tình nguyện, thậm chí bạn đã từng đi bán hàng cho mẹ, tại sao không ghi vào? Hè vừa rồi bạn đã giúp ông anh trai điều hành một xưởng sản xuất nhỏ, tốt quá.

4. Thành tích học tập là điều quan trọng mà bạn cần phải nhấn mạnh trong CV. Đây là tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên mà không cần phải phân biệt bạn lớn tuổi hay nhỏ tuổi, không cần biết bạn làm thế nào để có nhiều kinh nghiệm.

Để không "bí" khi trả lời phỏng vấn xin việc làm

Nhiều người tỏ ra rất e dè khi bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp. Và thế là họ bị nhà tuyển dụng bắt bí liên tục bởi những câu hỏi tới tấp.

1. Bạn hãy giới thiệu về bản thân mình

2. Tại sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ? (Tại sao bạn muốn bỏ công việc hiện tại?)

3. Điểm mạnh của bạn là gì?

Hãy chỉ ra những điểm tích cực của bạn có liên quan đến công việc bạn muốn xin vào. Đó có thể là những điểm tốt thuộc về chuyên môn hoặc tính cách.

4. Điểm yếu của bạn là gì?

5. Bạn biết gì về công ty của chúng tôi?

Để trả lời câu hỏi này, không còn cách nào khác là bạn phải tìm hiểu kỹ lưỡng về công ty trước khi đi phỏng vấn.

6. Tại sao bạn muốn làm việc ở đây?

7. Tại sao chúng tôi nên nhận bạn vào vị trí tuyển dụng?

8. Trong công việc cũ, bạn đã từng có thành tích gì?

9. Điều gì là động lực giúp bạn hăng say làm việc?

10. Bạn thích làm việc trong môi trường nào nhất?

11. Tại sao bạn lại muốn công việc này?

12. Khi bị stress vì công việc, làm thế nào để bạn có thể vượt qua những áp lực này?

13. Thử hình dung 5 (10) năm nữa, bạn đang ở đâu nhỉ?

Đừng "cầm tay chỉ việc"

Các sếp có thói quen "bảo ban" nhân viên làm việc theo ý mình. Nhưng đó không phải là cách quản lý nhân viên hiệu quả. Nếu bạn có thói quen này, hãy ngưng ngay việc "cầm tay chỉ việc". Thay vào đó, hãy đặt những câu hỏi thông minh để khuyến khích nhân viên tự giải quyết vấn đề.

Trên thực tế, nhân viên biết rõ (thậm chí rõ hơn sếp) về công việc của họ. Vì vậy nếu nhà quản lý cứ "bảo ban" nhân viên mình nhiều lần, họ sẽ cảm thấy "nhụt chí" và chẳng còn hứng thú gì với công việc. Ngược lại, nếu biết cách gợi ý nhân viên tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề phù hợp, bạn sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy tự tin, gắn bó và ra sức theo đuổi phương pháp giải quyết vấn đề do chính họ nghĩ ra.

Một thực tế dễ hiểu là nhân viên không bao giờ muốn bị áp đặt ý kiến. Theo bản chất tự nhiên, con người thường phản ứng lại và đặt nghi vấn về những ý tưởng không phải do mình đề xuất. Ngược lại, người ta luôn cảm thấy phấn khởi và thích thực hiện những ý tưởng "con đẻ" của mình.

Đó là cơ sở giúp bạn lên kế hoạch và tổ chức công việc được "đầu xuôi đuôi lọt". Nếu cần triển khai một dự án và kêu gọi sự tham gia hết mình của nhân viên, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

• Mô tả về quy trình công việc. Bạn cần đặt câu hỏi để biết nhân viên muốn công việc thực hiện như thế nào và yêu cầu họ đề xuất kế hoạch thực hiện.

• Hỏi thăm về tiến trình công việc. Bạn có thể hỏi nhân viên "Anh/chị đang gặp khó khăn nào? Anh/chị suy nghĩ cách giải quyết vấn đề này trong bao lâu?" Từ đó, bạn có thể nắm rõ những khúc mắc của nhân viên, giúp họ tiết kiệm thời gian để tìm ra cách giải quyết khó khăn đang gặp phải.

• Làm rõ vấn đề. Đây là những câu hỏi giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề hơn "Các anh chị đã giải quyết công việc đến khâu nào? Các anh chị có đề nghị phương pháp nào không? Theo anh chị, phương pháp nào là tốt nhất?"

• Luôn luôn lắng nghe... Bạn cần xác nhận kế hoạch của nhân viên bằng cách diễn đạt những điều họ nói thật rõ ràng và dễ hiểu. Ví dụ: "Theo tôi được biết, anh/chị muốn thực hiện công việc như thế này, thế này... Liệu tôi hiểu như thế có đúng không?"

• Gợi ý cách giải quyết. Bạn có thể gợi ý "Theo các anh/chị, bước tiếp theo chúng ta nên làm gì?" để giúp nhân viên tìm ra hướng đi phù hợp.

Với phương pháp trên, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy "Chính mình quyết định mình phải làm gì." Họ sẽ thấy chính họ đã nghĩ ra đường hướng giải quyết vấn đề, và dĩ nhiên họ sẽ tận tâm nuôi lớn "con đẻ" của mình.

Và nguyên tắc cơ bản nhất bạn cần nhớ là chỉ nên tìm ra cách giải quyết vấn đề chứ không nên "bới lông tìm vết". Những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn khuyến khích nhân viên tìm ra hướng đi tiếp theo "Anh/chị cần làm gì để thực hiện công việc này?" hay "Anh/chị sẽ làm gì tiếp theo?"

Cách bạn đặt câu hỏi cũng rất quan trọng. Nếu bạn tỏ ra nghiêm trọng, nhân viên sẽ cho rằng bạn đang thử thách khả năng của họ và không thể đưa ra câu trả lời thích hợp vì quá căng thẳng. Vì thế, bạn nên giải thích chi tiết mục đích của việc thảo luận và nói rõ rằng sẽ hoàn toàn không đánh giá năng lực của họ trong khi trao đổi công việc.

Cách đặt câu hỏi để nhân viên có thể tự giải quyết vấn đề

Đây là những câu hỏi khuyến khích nhân viên tự thân giải quyết vấn đề:

Anh/chị đã suy nghĩ kỹ về vấn đề này đến mức nào?

Đó là cách gợi ý cho nhân viên thấy họ đã đầu tư đủ thời gian về hướng giải quyết một vấn đề nào đó hay chưa.

Anh/chị muốn kết quả đạt được như thế nào?

Câu hỏi này giúp nhân viên xác định mục tiêu và phương án làm việc sắp tới.

Anh/chị sẽ giữ trách nhiệm nào trong việc thực hiện công việc này?

Nhiều người thường hứa những việc mà họ không có ý định thực hiện. Chính vì vậy, việc làm cho nhân viên giữ một vai trò nào đó sẽ gắn kết họ tốt hơn với công việc.

Chúng ta cần làm gì để dự án thành công mỹ mãn?

Câu hỏi này khuyến khích nhân viên nghĩ ra những phương pháp mới, sáng tạo hơn để đạt được kết quả vượt trội.

Nguồn: The Strait Times

Học cách quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng quan trọng cần có trong thời đại công nghệ số hiện nay. Một người không biết quản lý thời gian sẽ làm hỏng công việc của cả nhóm.Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn giảm stress và "quẳng" đi những mối lo lắng trong công việc.

9 cách quản lý thời gian

1. Cần biết điều gì quan trọng đối với bạn. Cần phải nhận ra trong những nỗ lực công việc của mình điều gì quan trọng nhất mà chính nó có thể mang lại kết quả cao nhất cho bạn. Nếu bạn không nhận ra được thì hãy đặt ra câu hỏi: "Cái gì có tác động nhiều nhất hoặc có giá trị lớn nhất đối với các nhân viên hoặc khách hàng của bạn? "Cái gì sẽ thúc đẩy doanh số bán?"

2. Đặt ra những ưu tiên và liệt kê một danh sách những việc phải làm. Bây giờ, việc quan trọng của bạn là lập một danh sách những việc cần phải làm trong tuần. Sắp xếp việc A, B hay C theo thứ tự dựa trên mức độ quan trọng của công việc. Với mỗi ngày làm việc, bạn cũng lập một list các công việc theo cách đó. Khi bắt tay vào làm, bạn hãy dành một vài phút để nghĩ xem công việc nào cần phải hoàn thành trong ngày hôm nay? (Nó không phải là các công việc bạn muốn hoàn thành trong ngày hôm nay mà là những việc phải được hoàn thành trong ngày hôm nay)

3. Tránh làm việc theo cảm nhận. Người quản lý không biết quản lý thời gian sẽ hành động theo cảm nhận và tâm trạng. Có khi những việc họ thích làm lại không phải là việc quan trọng.

4. Học cách giao công việc. Nếu bạn cứ ôm đồm hết các công việc, bạn sẽ rất bận rộn, thường rất dễ nản lòng và dẫn đến chán công việc. Một người biết cách quản lý là người biết tin tưởng vào trợ lý của mình, chia sẻ công việc với họ.

5. Bạn nên viết những công việc quan trọng vào một tờ giấy. Thay vì mất 10 giây để viết còn hơn mất 30 phút để tìm kiếm công việc quan trọng đó.

6. Sử dụng những folder cho các công việc cần được ưu tiên. Bạn có thể sử dụng máy tính để lập các folder cho công việc. Bạn có thể sử dụng những màu khác nhau để tạo sự chú ý. Ví dụ, có thể sử dụng folder đỏ cho các dự án mới nhất và khách hàng, màu vàng là các ý tưởng, màu xanh là nội dung bạn đang muốn tìm kiếm.

7. Thực tế và linh hoạt. Đôi khi bạn quá máy móc, không dựa vào khả năng công việc để lên kế hoạch. Do đó, khi thực hiện bạn lại không thể hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc đó được. Đừng quá ép mình phải làm để rồi bạn bỏ dở và chán ghét nó.

8. Học cách nói "không". Bạn có thể lên một cuộc hẹn mỗi ngày. Nếu ai đó muốn rủ bạn làm việc khác ngoài dự định, bạn có thể từ chối và nói rằng "xin lỗi, khi đó tôi đã có hẹn."

9. Email. Trả lời email ngay lập tức. Hãy đọc nó một lần và hồi âm ngay khi có thể. Đừng đọc xong rồi xếp sang một bên và quay ra làm việc khác. Làm như vậy, công việc của bạn thường không dứt khoát và rất dễ bị bỏ sót.

Thời gian là vàng là bạc. Do đó, hãy tận dụng thời gian và sử dụng nó một cách có hiệu quả!

Kiểu phỏng vấn kỳ quặc của Microsoft

Microsoft không chỉ nổi tiếng với các sản phẩm công nghệ cao mà còn được biết đến như một điển hình về kiểu phỏng vấn gây căng thẳng cho ứng viên với những câu đố mẹo, những bài toán nát óc. Kiểu tuyển người "khó chịu" này đã góp phần không nhỏ trong việc tạo nên sự khác biệt giữa tập đoàn huyền thoại Microsoft với các công ty khác.

Trong cuốn sách Làm thế nào dịch chuyển núi Phú Sĩ?, tác giả William Poundstone (Mỹ) đã giới thiệu với bạn đọc đôi nét về kiểu phỏng vấn lạ đời này của Microsoft.

Những câu hỏi phỏng vấn kỳ quặc

"Tháng 8/1957, William Shockley bắt đầu tuyển nhân sự cho công ty Shockley Semiconductor Laboratory mới khai trương của mình tại bang California. Trong các buổi phỏng vấn để tìm nhân viên, ông chủ của Shockley Semiconductor Laboratory đã không ngừng làm đau đầu các ứng viên trẻ bằng những câu hỏi vô cùng khó, căng thẳng và đầy mưu mẹo. Thông qua đó, nhà tuyển dụng muốn nhận diện một cách chính xác nhất chân dung của ứng viên: liệu anh ta có khả năng tư duy một cách logic không, có khả năng sáng tạo hay không...

Nói chung, Microsoft sử dụng những câu đố logic và những "câu hỏi vô lý" nhằm đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên chứ không phải tìm kiếm kỹ năng chuyên biệt nào. Chẳng hạn như những câu hỏi "quái đản" sau:

- Có tất cả bao nhiêu người lên dây đàn piano trên thế giới?

- Nếu như ý tưởng dịch chuyển tức thời con người trong vũ trụ của bộ phim truyền hình Star Trek được biến thành hiện thực, thì điều này sẽ ảnh hưởng thế nào đến ngành giao thông vận tải?

- Tại sao vị trí trong chiếc gương lại biến đổi trái phải so với hiện thực bên ngoài mà không phải là trên dưới?

- Tại sao các nắp cống trên đường phố có hình tròn chứ không phải là hình vuông?

- Tại sao hai đầu lon bia lại hơi nhỏ lại?

- Cần bao nhiêu thời gian để có thể dịch chuyển núi Phú Sĩ?

- Trong 1 ngày, các kim đồng hồ gặp nhau bao nhiêu lần?

Thực tế, những câu hỏi dạng này được người trong nghề gọi là những câu hỏi không có đáp án bởi thực ra không ai biết đáp án chính xác là gì. Các chuyên gia phỏng vấn sử dụng chúng vì họ tin rằng với cách này, họ có thể đánh giá được năng lực trí tuệ, khả năng sáng tạo và cách suy nghĩ "vượt ra ngoài khuôn khổ" của ứng viên - những đặc tính cần thiết để tồn tại trên thương trường đầy cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Còn các ứng viên khi phải trả lời những "câu hỏi vô lý" này, cũng thật tình tin rằng, đó là cách để họ có thể được tuyển dụng vào những công ty hàng đầu thế giới.

Tại sao Microsoft thích kiểu phỏng vấn lạ đời?

Những câu hỏi nát óc chỉ là một phần của vấn đề rộng lớn hơn nhiều. Những cuộc phỏng vấn đang ngày càng trở nên phũ phàng hơn, nặng nề hơn, các câu hỏi đầy ẩn ý và xảo trá hơn. Càng ngày người ta càng trông đợi các ứng viên "chứng tỏ được năng lực" qua các cuộc phỏng vấn tuyển dụng khắt khe. Ứng viên phải giải các câu đố, né tránh cạm bẫy của các câu hỏi mẹo và thể hiện được chất lượng công tác dưới sức ép của môi trường làm việc căng thẳng.

Sở dĩ Microsoft - một trong những công ty thành đạt nhất và cũng chịu nhiều dư luận khen chê nhất nước Mỹ hiện nay - áp dụng cách phỏng vấn gây căng thẳng và nát óc này bởi mỗi tháng, họ nhận được khoảng 12.000 bộ hồ sơ xin việc - quá nhiều để tuyển chọn.

"Cả quá trình phỏng vấn làm nổi rõ sự khác biệt của Tập đoàn này (Microsoft) so với các công ty khác", Chris Sells - người lập ra website chuyên về các câu hỏi được Microsoft sử dụng trong phỏng vấn tuyển nhân sự - nói, "Họ tuyển đúng những người mà họ cần tìm - những "siêu nhân" thực thụ. Đó là những người trong suốt cả thời niên thiếu của mình, đã dành ra không ít thời gian để giải các bài toán đố và nhờ đó đã phát triển được khả năng trí tuệ của bản thân. Đây cũng chính là điều mà Microsoft cần tìm: một phong cách suy nghĩ nhất định, một trình độ kỹ thuật nhất định và những đặc tính khác phù hợp với văn hóa tập đoàn của họ".

Phương châm chính của Microsoft trong việc tuyển nhân sự là tìm được những "phiên bản của Bill Gates". Đây là ngôn ngữ lóng của Microsoft chỉ những người trẻ tuổi thông minh, khao khát vươn lên và đầy tham vọng nhưng lại chưa có kinh nghiệm thực tế, giống như Bill Gates trước đây. Các nhân viên tuyển nhân sự của Microsoft tự hào rằng không có ai xuất sắc hơn họ trong việc tìm được những người rất có tiềm năng, chứ không chỉ những người đã chứng tỏ được khả năng trong chuyên ngành của mình.

Kỹ năng biểu đạt ngôn ngữ trong phỏng vấn

Phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình đưa tin, trong khi đó, biểu đạt ngôn ngữ là một mắt xích quan trọng trong phỏng vấn.

ĐẶC ĐIỂM CỦA VIỆC BIỂU ĐẠT NGÔN NGỮ TRONG PHỎNG VẤN

ỨNG DỤNG CỦA KỸ NĂNG BIỂU ĐẠT NGÔN NGỮ TRONG PHỎNG VẤN

Phát âm chuẩn. Tiếng Việt là thứ ngôn ngữ đơn âm tiết, việc phát âm chuẩn các âm tiết là điều kiện cần thiết khi tiến hành phỏng vấn.

Vận dụng linh hoạt các kỹ năng như: ngắt nghỉ, trọng âm, ngữ khí và tiết tấu.

Theo TCTH Hà Nội

Kỹ năng lắng nghe (listening skill)

Nghe, nói, đọc, viết là bốn kỹ năng giao tiếp quan trọng cho mỗi con người. Khi đi học, chúng ta dành 45% thời gian để học viết, 35% để học đọc, 25% để học nói, nhưng ít ai được dạy cách lắng nghe. Nhưng lớn lên, ra đời chúng ta nhận ra chính kỹ năng lắng nghe mới là quan trọng hàng đầu. Nhiều người có thể nói nửa ngày, nhưng nghe người khác vài phút đã phải cố gắng...

* Lắng nghe không có nghĩa là im lặng.

Lắng nghe không đơn giản là im lặng. Khi bạn nói trước cuộc họp hay đám đông, nhìn xuống hội trường thấy im phăng phắc, nhưng mọi người kẻ lơ đãng, người cúi gằm, người nhí nhoáy nhắn tin điện thoai, kẻ liếc đọc báo, bạn cũng không "thấy sướng". Lắng nghe cũng không đơn giản là nghe. Lắng nghe có nghĩa là cái đầu phải làm việc, phải phân tích, phán đoán, phải có những phản ứng phù hợp, hay phải biết gật gù tán đồng, phải chắt lọc thông tin, phải biết đặt câu hỏi phản hồi. Với người nói, không có gì buồn chán hơn là sau khi mình phát biểu, hỏi lại mọi người có ý kiến gì không, chẳng ai giơ tay, không một lời đáp lại.

* Lắng nghe không chỉ bằng tai

Trong giao tiếp, chỉ có 7% thông tin nhận được thông qua lời nói, còn có tới 55% qua những cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nét mặt, tư thế đứng, ngồi và 38% thông qua ngữ điệu và giọng nói.

Vì vậy, khi lắng nghe người khác nói, bạn phải hoà mình vào cuộc đối thoại, phải nhì thẳng vào người nói, gạt gù tán thưởng, nháy mắt khuyến khích, không nói leo, chen ngang, ngắt lời người khác. Đặc biệt tránh những cử chỉ như ngồi rung đùi, gác chân lên ghế, đứng chống nạnh, quay ngang quay ngửa, thỉnh thoảng liếc đồng hồ, dùng tay chỉ trỏ, thì thầm với người bên cạnh ( dù bạn đã cố gắng lấy tay hay tờ báo che miệng). Gây ồn ào quá mức, biểu hiện cảm xúc thái quá như lo lắng, co dúm người lại, giật mình, lè lưỡi, lắc đầu quầy quậy khi nghe người khác nói cũng là điều không nên.

* Được lắng nghe là một nhu cầu tâm lý

Được người khác lắng nghe là một nhu cầu tâm lý của tất cả chúng ta. Một đứa trẻ đi học mẫu giáo về bi bô kể cho cha mẹ nghe đủ thứ xảy ra ở trường, nó chỉ mong muốn có người lắng nghe nó, để nó cảm thấy nó quan trọng. Vậy mà cha mẹ nhiều khi đã không chịu nghe, lại còn quát "im đi". Người vợ đem chuyện ở cơ quan, chuyện nghe được ở đâu đó về kể cho chồng nghe, mục đích không phải để truyền tin, mà để được lắng nghe. Nhưng nhiều ông chồng thiếu kiên nhẫn nghe vợ, có khi còn mắng: "Em toàn lôi chuyện vớ vẩn về nhà nói linh tinh, mệt óc". Dù có điều bạn biết rồi, nhưng khi thủ trưởng hay ông chủ nói, bạn hãy học cách lắng nghe, bởi đó là cách thể hiện sự tôn trọng.

Con người khát khao được tâm sự, chia sẻ, nhưng tiếc rằng những người xung quanh ít có kỹ năng lắng nghe. Thế là người ta phải tìm đến cách tổng đài, các trung tâm tư vấn. Các chuyên gia tư vấn không phải là những người nói giỏi, mà họ biết lắng nghe. Không ít người tìm đến đó để được nói, nói xong thì nhẹ nhõm, dễ chịu!

Bạn nói giỏi, viết giỏi sẽ được mọi người thán phục, kính nể. Nhưng bạn lắng nghe giỏi sẽ được mọi người yêu mến, muốn gần gũi. Tuy nhiên, lắng nghe là một kỹ năng, phải được học tập và rèn luyện hàng ngày để dần dần trở thành thói quen, thành tính cách của chính bạn. Hãy bắt đầu từ bây giờ, nói ít đi một chút và hãy lắng nghe nhiều hơn, bạn sẽ thành công!

Kỹ năng lập kế hoạch: Khái niệm, ý nghĩa, phpháp

1. Khái niệm

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục đích. Tất cả những người quản lý đều làm công việc hoạch định.

2. Ý nghĩa

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý

- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.

- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.

- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài

- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.

3. Làm thế nào xác định công việc?

Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc

PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

- Xác định nội dung công việc 1W (what)

- Xác định 3W: where, when, who

- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

- Xác định phương pháp kiểm soát - 1C (control)

- Xác định phương pháp kiểm tra - 1C (check)

- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

3.1 Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

3.2 Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?

- Giao hàng tại địa điểm nào?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Testing những công đoạn nào?...

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc...

- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.

- Có 4 loại công việc khác nhau:

+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,

+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,

+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,

+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó

- Ai kiểm tra

- Ai hổ trợ.

- Ai chịu trách nhiệm...

3.4 Xác định phương pháp 1h

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

- Tiêu chuẩn là gì?

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

3.5 Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP - phương pháp quản lý theo quá trình)

3.6 Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

- Ai tiến hành kiểm tra?

- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).

- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

3.7 Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.

- Money = Tiền bạc.

- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

- Machine = máy móc/công nghệ.

- Method = phương pháp làm việc.

a. Man, bao gồm các nội dung:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

- Ai hỗ trợ?

- Ai kiểm tra?

- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn NVL.

- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

- Xác định phương pháp giao hàng

- Thời hạn giao hàng.

4. Phân loại

- Hoạch định chiến lược.

- Hoạch định tác nghiệp.

- Hoạch định dự án.

- Mục tiêu.

- Hoạch định năm.

- Hoạch định tháng.

- Hoạch định tuần.

4.1 Hoạch định chiến lược

Đặc điểm

- Thời hạn: vài năm

- Khuôn khổ: rộng

- Mục tiêu: ít chi tiết

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

- Nhận thức được cơ hội

- Xác định các mục tiêu

- Phát triển các tiền đề

- Xác định các phương án lựa chọn

- Đánh giá các phương án.

- Lựa chọn phương án

- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ

- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh

- Kế hoạch phát triển công ty.

4.2 Hoạch định tác nghiệp

Đặc điểm

- Thời hạn: ngày, tuần, tháng

- Khuôn khổ: hẹp

- Mục tiêu: chi tiết xác định

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:

- Các loại sổ tay, cẩm nang.

- Quy trình hoạt động

- Các quy định

- Hướng dẫn công việc

- Các biểu mẫu

- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.

4.3 Hoạch định dự án

- Xác định các yêu cầu của dự án.

- Xác định các quy trình cơ bản.

- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

4.4 Mục tiêu:

(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)

- Phân loại mục tiêu

- Điều kiện của mục tiêu

- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:

4.4.1 Phân loại mục tiêu

- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân

- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:

+ Tồn tại và tăng trưởng.

+ Lợi nhuận

+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro

+ Năng suất

+ Vi thế cạnh tranh

+ Phát triển nguồn lực

+ Phát triển công nghệ

+ Trách nhịêm xã hội.

4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART

- Specific - cụ thể, dễ hiểu

- Measurable - đo lường được

- Achievable - vừa sức.

- Realistics - thực tế.

- Timebound - có thời hạn.

a/Specific - cụ thể, dễ hiểu

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.

- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.

b/Measurable - đo lường được

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

- Đừng ghi: "phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể". Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.

c/Achievable - vừa sức.

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

d/Realistics - thực tế.

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.

e/Timebound - có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch

Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.

4.5 Hoạch định kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty.

- Từ các dự án tham gia

- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.

- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc.

- Thời gian thực hiện.

- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng

- Các công việc trong kế hoạch năm.

- Các công việc tháng trước còn tồn tại.

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

4.7 Hoạch định kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng.

- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

NỘI DUNG BẢN KẾ HOẠCH TUẦN

- Các công việc quan trọng trong tuần

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).

Mỹ: Chú trọng kỹ năng khởi nghiệp cho SV

Các trường đại học ở Mỹ ngày càng nhận ra rằng, những kỹ năng cần thiết để bắt đầu vận hành một công ty sẽ có ích cho mọi sinh viên (SV), kể cả những SV không học chuyên ngành kinh doanh.

Nếu vào thập niên 1990, chỉ có khoảng 300 trường đại học có các khoa học liên quan đến khởi nghiệp thì hiện nay, 2/3 trong số 2000 trường đại học ở Mỹ đã có chương trình giáo dục khởi nghiệp dành cho hầu hết SV.

Chương trình này dành cho từ SV ngành nông nghiệp đến SV ngành mỹ thuật, hay ngành xã hội và nhân văn.

Họ quan niệm rằng, mỗi thành viên của thế hệ kế tiếp này phải thành công trong thế giới doanh nghiệp, dù những người trẻ có thực sự muốn làm chủ hay không.

Hiện nay, các trường đại học khuyên SV của mình nên có những dự án thực tập và dành thời gian làm việc cho một doanh nghiệp nào đó, trước khi bắt đầu công việc kinh doanh của riêng mình.

Những trung tâm khởi nghiệp do các trường khởi xướng nhận trách nhiệm làm thay đổi cách nghĩ của SV. Chẳng hạn, những SV thuộc khối xã hội và nhân văn của ĐH North Carolia có thể đăng ký một đề tài phụ về khởi nghiệp thương mại hay khởi nghiệp về mực đích xã hội.

Sắp tới, trường này sẽ có thêm các đề tài khởi nghiệp liên quan đến khoa học và khởi nghiệp liên quan đến nghệ thuật.

Các SV và các nghệ sĩ trẻ được khuyến khích tư duy một cách sáng tạo, biết cách làm cho công việc của họ trở thành một dự án kinh doanh. Đây cũng là cách gợi mở cho SV những lựa chọn khác ngoài sự lựa chọn nghề nghiệp của họ.

Phong trào "giấc mơ khởi nghiệp dành cho một người" đã tạo điều kiện để SV các trường kinh doanh mở rộng quan hệ với SV các trường khác. Sự hợp tác cũng như bổ sung cho nhau giữa SV các chuyên ngành khác nhau, sẽ cho ra đời những dự án kinh doanh khả thi hơn.

Theo sưu tầm

Nghệ thuật trò chuyện với đối tác

Bạn cho rằng mình hoàn toàn có khả năng giao tiếp? Nhưng giao tiếp như thế nào để nắm được cơ hội đó thì lại là cả một nghệ thuật! Bạn đang tìm kiếm một công việc hay một nghề nào đó, nếu muốn thành công, bạn hãy cố gắng tham dự càng nhiều cuộc gặp mặt càng tốt, đặc biệt là các cuộc gặp đông người tham gia. Bởi nơi đó sẽ là nơi tốt nhất bạn có thể làm quen được với nhiều ngườ và đấy sẽ là "đất" để bạn có thể bộc lộ ưu thế của mình và cơ hội sẽ mở rộng cửa đón bạn.

Tuy nhiên, làm được điều này hay không lại phụ thuộc vào kỹ năng giao tiếp của bạn. Cách đơn giản nhất là chủ động nói chuyện với người khác. Thực sự điều này không hề khó như bạn nghĩ. Điều cốt yếu là bạn phải tự tin và thực hiện theo các bước sau:

Phá vỡ sự im lặng

Đừng sợ phải nói chuyện "sáo". Hãy nói và hỏi về những vấn đề như thời tiết, phim ảnh, vật nuôi, trẻ em, thể thao, hay những sở thích chung... Đó là cách tốt nhất để mọi người có một bắt đầu thoải mái, dễ dàng. Tất cả đều là những chủ đề mà ai cũng có thể nói được, và từ đó sẽ dễ dàng dẫn đến chủ đề khác mà bạn đang muốn đề cập.

"Giải quyết" cơn bối rối

Trung thực luôn là sách lược hữu hiệu nhất trong trường hợp này. Nếu như trong khi nói chuyện, bạn cảm thấy không tự tin và thoải mái cho lắm, bạn có thể nói thật, nhưng phải khéo léo và tế nhị, kiểu như: "Đây là lần đâu tiên tôi tham dự những buổi gặp như thế này. Và quả thực tôi cảm thấy hơi bối rối, không biết nói gì cả". Hoặc nếu như bạn lỡ bỏ qua một phần nào đó của câu chuyện, bạn có thể nói: "Lúc nãy tôi không chú ý lắm nên giờ không hiểu lắm. Có thể gợi ý cho tôi một chút được không?".

Thông thường những cuộc như thế này sẽ tạo nên sự gần gũi, và đó cũng là cách để bạn cảm thấy tự tin hơn. Điều này rất hữu dụng bởi khi bạn đã tự tin và có đủ chuyên môn thì khi đi phỏng vấn xin việc, bạn sẽ không bị căng thẳng quá và hoàn toàn có thể thành công.

Tích cực hỏi, không phải tích cực nói

Thông thường, một cuộc trò chuyện tuyệt vời nhất là khi bạn ít nói về mình nhất và hỏi về người đối diện nhiều nhất. Bằng cách này, người đối diện với bạn có cơ hội nói về bản thân họ, về những gì họ quan tâm và đó là cách tốt nhất để bạn có thể bắt đầu và tiếp tục câu chuyện thành công.

Khi ai đó đang tự "thể hiện" mình bạn có thể hỏi về nghề nghiệp, công ty hay công việc của họ. Điều này thường mang đến cơ hội cho bạn thể hiện lại mình.

Tuy nhiên, để thực sự có đựợc những thông tin như ý muốn, và cuộc gặp gỡ này được kéo dài, bạn nên hỏi những câu hỏi mở như: "Tại sao?", "Cái gì?", "Quan điểm của anh chị về vấn đề này như thế nào"...Hoặc đơn giản chỉ là một câu phụ hoạ: "Thật tuyệt. Hãy kế tiếp chuyện này đi".

Thân thiện

Nếu bạn hỏi mà sau đó lại không chú ý lắng nghe hoặc lơ đãng, bạn sẽ mất đi cơ hội tạo lập mối quan hệ riêng tư cũng như trong công việc. Hãy đưa ra những cử chỉ đáp lại và bàn luận về những câu hỏi tiếp theo để cho thấy bạn rất quan tâm đến câu chuyện hoặc vấn đề mà người ta nói. Sau khi nói xong vấn đề bạn mới đi đến kết luận. Đừng ngắt quãng và hãy bắt đầu chủ đề mới ngay lập tức. Nếu bạn tỏ ra gần gũi và chú ý nghe họ nói, họ sẽ rất quý, tôn trọng và tất nhiên sẽ "để ý" đế bạn.

Hiểu biết

Để đảm bảo không bị lạc hậu, hãy cập nhật liên tục các sự kiện, các vấn đề trên thế giới, các công nghệ mới và khái niệm mới. Đọc, đọc, đọc... và trau dồi thêm kiến thức. Tầm hiểu biết của bạn sẽ làm cho đề tài cuộc nói chuyện thêm phong phú và nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.

Kéo dài câu chuyện

Nếu như bạn nhanh chóng đưa ra kết luận về cá nhân, nghề nghiệp cũng như công ty của người đối diện, bạn có thể mất đi cơ hội để có những người bạn thực sự, cơ hội học hỏi về công việc, và cơ hội nghề nghiệp và đơn giản là mất đi một khoảng thời gian thư giãn.

Vì vậy, hãy tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác sau đó bàn luận và đưa ra những ý kiến của bạn để tranh luận. Hãy nhớ, luôn luôn tìm kiếm, học hỏi càng nhiều càng tốt từ mọi người.

Chủ động kéo cơ hội về mình

Sau khi bạn đã tìm thấy ở họ sự tương đồng thực sự và bạn nghĩ mối quan hệ này cần được bồi đắp thêm, bạn nên chỉ ra rằng bạn rất muốn nói chuyện và gặp lại họ một lần nữa để thảo luận về công việc và muốn giúp họ bất kể việc gì. Bạn hãy xin một tấm card của họ đồng thời đưa card của mình cho họ.

Vài ngày sau bạn có thể gửi thư hoặc tốt hơn hết là gọi điện và mời họ đi ăn, bữa sáng chẳng hạn, nhằm tạo cơ hội gắn bó với nhau hơn. Nếu như bạn không hỏi hay không chủ động trước, chắc chắn sẽ chẳng có chuyện gì xảy ra cả.

Kết thúc hoàn hảo

Kết thúc cuộc hội thoại phải làm sao cho thật khéo. Thậm chí khéo léo hơn khi mới gặp. Vì nó thật sự quan trọng. Đó là cách để bạn gây cảm tình với đối tác, để lần sau họ còn muốn liên lạc với bạn.

Trong khi nói chuyện, bạn hãy linh hoạt câu chuyện của mình vì có rất nhiều chủ đề mà bạn có thể nói. Nhưng phải để ý xem đối tượng của bạn có muốn nghe nó nữa hay không, đừng có thao thao bất tuyệt. Một trong những lỗi nặng nhất cần tránh là nói quá nhiều mà không cần biết đến những người xung quanh.

Có rất nhiều cơ hội và cách thức để bạn có thể thiết lập được mối quan hệ với người khác. Tuy nhiên bảo đảm rằng nếu như bạn làm theo những cách trên từng bước một, bạn sẽ tìm được công việc như mong muốn mà lại ít tốn công sức.

Nghệ thuật trò chuyện với đối tác

Kĩ năng nói một cách hiệu quả không còn đơn thuần chỉ là một điều "có thì càng hay" nữa - nó đã thực sự là một kĩ năng không thể thiếu đối với những người thành công và đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp thành đạt.

Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận.

Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì.

Kĩ năng 1: Nói

Kĩ năng nói không còn chỉ là một "điểm cộng" trong giới kinh doanh-nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Vị trí của một người trong công ty càng cao thì kĩ năng này lại càng trở nên cần thiết. Ngày nay, nói trước công chúng được xem như một tiêu chuẩn để đánh giá các nhà điều hành cao cấp.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn không phải là một nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải về một cuộc khủng hoảng trước các nhà quản lí hay các nhà đầu tư, bạn cũng sẽ vẫn thường xuyên phải nói trước các đồng nghiệp của mình về những nhiệm vụ hàng ngày của bản thân. Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp nhỏ thì có thể bạn sẽ phải nói để nuôi sống bản thân - nói một cách khác - hàng ngày, bạn sẽ phải nói chuyện với các khách hàng để bán được các sản phẩm hay dịch vụ của mình. Sự thành bại trong các cuộc nói chuyện luôn có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu của bạn.

Chúng ta điều hiểu rõ chính những ai có khả năng gây ấn tượng mạnh đối với những khách hàng tiềm năng của mình - chứ không phải người sáng sủa nhất hay có năng lực nhất - sẽ là những người đi đầu trong vấn đề này. Những người có khả năng nói tốt thường được đánh giá là thông minh hơn, có uy lực hơn và sẽ được kính nể hơn so với những người khác.

Ngoài môi trường kinh doanh bạn cũng sẽ thường xuyên có cơ hội khai thác kĩ năng nói của mình - đó có thể là tại các câu lạc bộ gây quỹ, các vấn đề liên quan đến chính trị, hay tại các buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp và bè bạn, hoặc trong buổi phát biểu thay mặt cho các tổ chức phi lợi nhuận hoặc trong các vụ kiện.

Kĩ năng 2: Nghe

Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán đươc hàng, có được thêm hay mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá huỷ một mối quan hệ công việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động của con người, kĩ năng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ doanh nghiệp hay nhà quản lí trong các hoạt động kinh doanh. Plutarch đã từng nói: "Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết cách ăn nói".

Kĩ năng 3: Viết

Sớm hay muộn, mọi thứ quan trọng đều sẽ phải được viết ra. Tuy nhiên một điều không may là đối với một số các chủ doanh nghiệp thì hầu hết những bài viết gai góc nhất-hay ít nhất là các bản thảo của những người khác đang chờ soát lại -đều dồn cả trên bàn của bạn: đơn đề nghị của những khách hàng lớn, các hợp đồng cung ứng quan trọng, các công ty hợp doanh chiến lược, các tuyên bố về chính sách của công ty, các thông cáo báo chí gửi tới công chúng, thư gửi đến các nhà đầu tư. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác.

Kĩ năng 4: Điều hành một cuộc họp

Các cuộc họp có thể giúp cho mọi thứ trở nên ổn thoả song nó cũng có thể ngốn mất 15 tiếng một tuần ngay cả với những ai có khả năng quản lí thời gian tốt nhất. Các chủ doanh nghiệp cần gặp gỡ với các khách hàng của mình để kí các hợp đồng lớn, gặp gỡ các nhà cung cấp để thương lượng về các điều khoản có lợi hơn, gặp gỡ các thành viên trong nhóm để định ra chiến lược mới cho quý hay cho năm sau, điều hành các cuộc họp với ban lãnh đạo để giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Khả năng tổ chức lãnh đạo các cuộc họp tốt ra sao sẽ quyết định việc ai sẽ làm theo bạn và họ sẽ thu được điều gì - tiêu phí thời gian hay thu được lợi nhuận.

Kĩ năng 5: Dàn xếp các xung đột

Làm chủ doanh nghiệp tất nhiên là sẽ phải có rất nhiêu xung đột. Nếu không phải là xung đột với khách hàng thì là xung đột nội bộ. Nếu không phải xung đột nội bộ thì lại là xung đột với các chính quyền hoặc cơ quan thanh tra, hoặc với các ban bộ chuyên đấu đá nhau, và xung đột với các cổ đông về các kỳ vọng và biện pháp thực hiện để có lợi nhuận mong muốn. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ phải phân xử như một trọng tài, tuy luôn bị chê trách nhưng lại chẳng được lợi lộc gì.

Nếu trong hành trang của bạn vẫn thiếu các kĩ năng giải để quyết những vấn đề như thế này thì bạn sẽ khó lòng đạt được các kết quả cũng như mục tiêu kinh doanh của mình. Để có thể thu được những kết quả tốt hơn, bạn hãy học cách hoàn thiện những kĩ năng này và sau đó hãy trang bị chúng cho các nhân viên chủ chốt của mình.

Nụ cười - Chìa khóa mở cửa môi trường giao tiếp

Mỉm cười là một biểu hiện văn minh, cũng là thể hiện sức mạnh hoặc truyền đạt thông tin. Ai giữ được nụ cười trên môi, chứng tỏ trong lòng họ còn có niềm tin và hy vọng vào cuộc sống. Chẳng ai muốn quan hệ với một người khi nào cũng có bộ mặt lạnh lùng hoặc cau có.

Trong cuộc sống đời thường, bạn nên cố gắng giữ nụ cười trên môi. Muốn vậy bạn phải thật sự tận tụy với công việc, không sống giả tạo, hời hợt, có như vậy nụ cười của bạn mới phát huy được hết giá trị của nó. Tất cả những người có duyên không ai giống ai nhưng họ có một nét chung nhất đó là tươi cười.

ThuCongso4.jpgMột nụ cười như bông hoa trên miệng làm bừng sáng cả gương mặt, làm người xung quanh cũng cảm thấy dễ mến, dễ gần. Một nụ cười chẳng hao tốn gì mà giá trị nó đem lại thật là vô giá. Nụ cười có khi chỉ nở trong khoảnh khắc nhưng làm ta nhớ mãi suốt đời. Nụ cười thật đơn giản nhưng không thể mua, không thể xin hay vay mượn được.

Nếu bạn tiết kiệm nụ cười? Nó sẽ chẳng mang lại lợi ích gì. Nhưng nếu bạn sử dụng đúng nơi, đúng lúc, đúng đối tượng, nó sẽ trở thành vô giá! Vậy mà có những người mang trên mình những bộ quần áo đắt tiền, trang điểm rất công phu nhưng lại phủ lên mình một vẻ mặt lạnh lùng, cau có? Gíá như họ biết được rằng với người khác, nụ cười còn giá trị hơn tất cả những gì họ khoác trên mình!

Hãy cười khi gặp nhau, khi tạm biệt, xin lỗi, cám ơn và cả khi ai đó xung quanh bạn đang mệt mỏi vì cuộc sống, đang cần được bạn chia sẻ, thì nụ cười của bạn sẽ mang lại sức mạnh và niềm tin cho người đó đấy!

Mỉm cười nhiều khi cũng dùng để truyền đạt thông tin, có thể thay cho lời chào, đôi khi được dùng trong trường hợp từ chối khéo một lời đề nghị nào đó. Một khi trong lòng bạn không muốn từ chối bằng lời nói, bạn hãy mỉm cười thay vì nói không! Như vậy sẽ không làm người khác mếch lòng.

Tuy vậy vô duyên do nụ cười gây ra cũng không phải ít đâu nhé! Vậy khi nào nụ cười trở thành vô duyên? Nếu bạn cười mà mọi người cùng vui vẻ hưởng ứng cười theo, ấy là có duyên, Còn nếu bạn cất tiếng cười trong một bầu không khí không đáng cười thì bạn sẽ trở thành vô duyên rồi đấy!

Việc hào phóng nụ cười có mâu thuẫn với câu tục ngữ: "Vô duyên chưa nói đã cười" không? Không mâu thuẫn đâu, vì: "chưa nói" tức là chưa ai biết bạn sẽ đưa ra "thông báo" gì mà bạn đã cười thì thật không nên đâu bạn nhé!

Cuối cùng bạn nên lưu ý: Nụ cười đẹp không phải là nụ cười để lộ những nhược điểm về mặt thẩm mỹ: tiếng cười quá lớn, cười hở lợi...

Hãy chọn cho mình một nụ cười phù hợp với gương mặt để hạn chế thấp nhất những nhược điểm do nụ cười gây ra, bạn nhé! Bởi vì nụ cười là chìa khóa mở cửa môi trường giao tiếp của bạn đấy!