Chương 5. QUẢN TRỊ CÁC HOẠT ĐỘNG LOGISTICS HỖ TRỢ

Trong doanh nghiệp, dịch vụ khách hàng, dự trữ, vận chuyển, là những hoạt động then chốt. Tuy nhiên, để cho các hoạt động này đạt kết quả tốt, cần phải có các hoạt động hỗ trợ, như mua, nghiệp vụ kho và bao bì, hệ thống thông tin Logistics,…

5.1.   Quản trị mua trong các doanh nghiệp

5.1.1.Vai trò và mục tiêu của mua

5.1.1.1.       Khái niệm, vai trò của mua

Mua là hành vi thương mại, nhưng đồng thời cũng là các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa,…cho sản xuất, cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong kinh doanh thương mại. Và do đó:

     Mua là hệ thống các mặt công tác nhằm tạo nên lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá… cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu dự trữ và bán hàng với tổng chi phí thấp nhất

Mua có vai trò hết sức quan trọng:

-        Mua đảm bảo bổ sung dự trữ kịp thời, đáp ứng các yêu cầu vật tư nguyên liệu của quá trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu hàng hóa bán ra trong kinh doanh thương mại.

Quá trình sản xuất sản phẩm có chất lượng và liên tục phụ thuộc vào việc cung ứng vật tư, nguyên liệu…, và do đó phụ thuộc vào quản trị dự trữ và mua; Việc cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong kinh doanh thương mại có đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng hay không phụ thuộc rất lớn vào việc duy trì dự trữ, trong lúc đó, mua đảm bảo thực hiện những quyết định dự trữ của doanh nghiệp.

-        Mua đảm bảo giảm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng vốn, và do đó tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Chi phí mua và giá trị sản phẩm mua chiếm tỷ trọng lớn trong tổng trị giá sản phẩm (hàng hóa) bán ra. Chính vì vậy, chỉ cần giảm một tỷ lệ nhỏ chi phí trong mua sẽ đảm bảo nâng cao hiệu quả lớn cho kinh doanh: tăng lợi nhuận, giảm yêu cầu vốn trong mua và dự trữ, và do đó tăng tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư. Ảnh hưởng này của mua gọi là “Hiệu ứng đòn bẩy”.

Như vậy dịch vụ mua như là một sự kết nối then chốt giữa các thành viên của luồng cung ứng. Mua tốt cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán do đó tối đa hóa gía trị cho cả chuỗi cung ứng

5.1.1.2.       Mục tiêu của mua

Mua trong doanh nghiệp phải thực hiện các mục tiêu sau:

- Mục tiêu hợp lý hóa dự trữ:

Mua thực hiện những quyết định của dự trữ, và do đó, mua phải đảm bảo bổ sung dự trữ hợp lý vật tư, nguyên liệu, hàng hóa về số lượng, chất lượng và thời gian.

- Mục tiêu chi phí:

Trong những trường hợp nhất định, đây cũng là mục tiêu cơ bản của mua nhằm giảm giá thành sản xuất hàng hóa và dịch vụ, tạo điều kiện để giảm giá bán, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

- Mục tiêu phát triển các mối quan hệ:

Để kinh doanh, doanh nghiệp phải thiết lập nhiều mối quan hệ (marketing các mối quan hệ - relation marketing). Trong những mối quan hệ đó thì quan hệ khách hàng và quan hệ với nguồn cung ứng được coi là then chốt. Mua sẽ tạo mối quan hệ bền vững với nguồn cung ứng hiện tại, phát hiện và tạo mối quan hệ với nguồn cung ứng tiềm năng…và đó đảm bảo việc mua ổn định, giảm chi phí.

Quản trị mua bao gồm nhiều nội dung: Xác định số lượng, cơ cấu và tổng giá trị mua, nghiên cứu và chọn nguồn cung ứng, quyết định chính sách mua, thiết kế và triển khai quá trình nghiệp vụ mua, kiểm soát mua,…

5.1.2.Nghiên cứu và chọn nhà cung ứng

5.1.2.1.       Tầm quan trọng của nhà cung ứng

Nhà cung ứng là các hãng hoặc cá nhân cung cấp các nguồn lực mà doanh nghiệp cần đến để sản xuất hàng hoá và dịch vụ: tư liệu sản xuất, hàng hóa, sức lao động,…

Chọn Nhà cung ứng có tầm quan trọng lớn trong hoạt động Logistics và trong kinh doanh của doanh nghiệp.

-        Nhà cung ứng đảm bảo cung cấp vật tư, nguyên liệu, hàng hóa …với số lượng đầy đủ, chất lượng, ổn định, chính xác,…đáp ứng yêu cầu của sản xuất, của kinh doanh với chi phí thấp.

-        Chọn nhà cung ứng tạo nên các mối quan hệ chiến lược, thực hiện marketing các mối quan hệ.

-        Chọn nhà cung ứng tốt sẽ tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Theo giáo sư Wibur England thì:

 “ Một nhà cung cấp đáng tin cậy là người luôn trung thực và công bằng trong quan hệ với khách hàng, nhân viên và với chính bản thân minh; Họ có đầy đủ các trang thiết bị, máy móc thích hợp, có phương pháp công nghệ tốt để có thể cung cấp vật tư hàng hóa đủ số lượng, đúng chất lượng, kịp thời hạn với giá cả hợp lý; Nhà cung cấp tin cậy có tình hình tài chính lành mạnh, chính sách quản trị tiên tiến, linh hoạt, sáng tạo, không ngừng cải tiến quy trình sản xuất cho hoàn thiện hơn, và cuối cùng, nhà cung cấp hiểu được rằng quyền lợi của anh ta được đáp ứng nhiều nhất khi anh ta phục vụ khách hàng tốt nhất”

Như vậy, nhà cung ứng là tài sản vô giá, một trong những nhân tố chiến lược của môi trường vi mô: 3C+1S (Customer, Competator, Company, Suplier)

5.1.2.2.       Quá trình lựa chọn nhà cung ứng

5.1.2.2.1.    Giai đoạn thu thập thông tin

Nguồn dữ liệu bao gồm sơ cấp và thứ cấp. Trước hết cần thu thập thông tin thứ cấp: Các báo cáo về tình hình mua và phân tích nguồn cung ứng trong doanh nghiệp, thông tin trong các ấn phẩm (niên giám, bản tin thương mại, báo, tạp chí,…), thông qua những thông tin xúc tiến của các nhà cung ứng.

Tất nhiên thông tin thứ cấp có thể đã cũ hoặc không chính xác, không có. Và do đó cần phải có những dữ liệu sơ cấp thông qua điều tra khảo sát trực tiếp tại các nhà cung ứng. Tùy thuộc vào những tiêu chuẩn cần để đánh giá các nhà cung ứng mà tiến hành thu thập những dữ liệu cần thiết

5.1.2.2.2.    Giai đoạn đánh giá, lựa chọn

Trước hết, cần phân loại các nhà cung ứng theo các tiêu thức cơ bản, như theo thành phần kinh tế, theo vị trí trong kênh phân phối, theo trình độ công nghệ,…Mỗi loại nhà cung ứng theo các cách phân loại sẽ cho những đặc điểm nhất định để đánh giá, lựa chọn

Tiếp theo, cần đánh giá các nhà cung ứng theo các tiêu chuẩn xác định. Các tiêu chuẩn có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, đặc điểm của các nhà cung ứng theo các cách phân loại, nhưng về cơ bản bao gồm những tiêu chuẩn về Sức mạnh marketing – chất lượng, giá cả; Sức mạnh tài chính – năng lực vốn kinh doanh, qui mô,…; Sức mạnh Logistics - Độ tin cậy trong việc giao hàng, cung cấp dịch vụ,…

Để thuận tiện cho việc xếp loại nhà cung ứng, có thể sử dụng mô hình lượng hóa đánh giá nhà cung ứng:

5.1.2.2.3.    Giai đoạn tiếp xúc, đề nghị

Là giai đoạn của quá trình trong đó, doanh nghiệp cử cán bộ mua thăm nguồn hàng để đưa ra những đề nghị. Những đề nghị này có tính nguyên tắc thiết lập mối quan hệ mua, bán giữa doanh nghiệp và nguồn cung ứng về sản phẩm mua, giá cả, cách thức đặt hàng và cung ứng, thủ tục và hình thức thanh toán,…

Trên cơ sở những thông tin sau khi tiếp xúc với các nhà cung ứng, kết hợp với những thông tin thông qua giai đoạn đánh giá, tiến hành xếp loại nguồn cung ứng theo thứ tự ưu tiên để tiến hành các mối quan hệ mua.

5.1.2.2.4.    Giai đoạn thử nghiệm

Sau giai đoạn tiếp xúc, đề nghị chỉ mới xếp loại được các nhà cung ứng có nhiều tiềm năng nhất, chứ chưa phải là những nhà cung ứng chính thức quan hệ lâu dài có tính chiến lược, và do đó phải trải qua giai đoạn thử nghiệm.

Giai đoạn thử nghiệm nhằm kiểm tra trong một thời gian nhất định các nhà cung ứng có đảm bảo đạt được những tiêu chuẩn thông qua các thương vụ mua bán hay không. Nếu các nhà cung ứng đạt được những tiêu chuẩn và đảm bảo độ tin cậy cao, có thể xếp các nhà cung ứng vào quan hệ đối tác lâu dài. Nếu các nhà cung ứng qua thời gian thử nghiệm không đạt được những tiêu chuẩn đặt ra, cần chọn và tiến hành thử nghiệm đối với nhà cung ứng tiếp theo trong danh sách những nhà cung ứng tiềm năng.

5.1.3.Quá trình nghiệp vụ mua

Là tập hợp các công tác liên hệ kế tiếp nhau có tính chu kỳ nhằm thực hiện từng thương vụ mua

Ngoài việc lựa chọn nguồn cung ứng, các chính sách mua thì thiết kế và triển khai quá trình nghiệp vụ mua ảnh hưởng lớn đến kết quả mua. Tùy thuộc vào các quyết định của dự trữ, đặc điểm của nguồn cung ứng, sản phẩm mua, yêu cầu của quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng mà quá trình nghiệp vụ mua khác nhau, nhưng về cơ bản diễn ra theo một quá trình thể hiện trên hình

5.1.3.1.       Quyết định mua

Giai đoạn đầu tiên của quá trình nghiệp vụ mua là quyết định mua, có nghĩa khi nào thì mua, mua cái gì và bao nhiêu, và cách thức mua.

Mua được tiến hành khi có quyết định đặt hàng bổ sung dự trữ tùy thuộc vào mô hình kiểm tra dự trữ áp dụng, khi đòi hỏi đáp ứng lô hàng cung ứng trực tiếp cho khách hàng, khi phải khai thác những cơ hội trên thị trường (mua mặt hàng mới, mua để tận dụng sự biến động của giá cả trên thị trường,…)

Tùy thuộc vào sự biến động giá mua trên thị trường mà đưa ra quyết định thời điểm mua:

-        Mua tức thời: Mua để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong thời gian hiện tại (vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, hàng hóa để cung ứng cho khách hàng…) trong trường hợp giá mua trên thị trường ổn định hoặc có xu hướng giảm;

-        Mua trước: Mua để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ trong cả thời gian dài trong trường hợp giá mua trên thị trường tăng nhanh; mua trước sẽ có lợi giá thấp, nhưng không có lợi vì làm tăng dự trữ. Vì vậy để quyết định có nên mua trước hay không và mua trước bao lâu, cần so sánh tổng chi phí bao gồm giá trị mua và chi phí dự trữ giữa các phương án.

Cần phải hiểu rằng, mua trước khác về bản chất với mua đầu cơ.

Trong giai đoạn quyết định mua, đồng thời phải xác định đặc điểm của lô hàng mua: loại sản phẩm cần mua, số lượng, chất lượng, thời gian nhập hàng, giá cả,…nhằm tiến hành đặt hàng hoặc thương lượng với các nhà cung ứng.

Cần xác định phương thức mua: Mua lại không điều chỉnh, mua lại có điều chỉnh, hoặc mua mới

Mua lại không điều chỉnh được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua theo mối liên kết chặt chẽ. Là phương thức mua không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng. Phương thức này thường được thực hiện dưới các hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua. Những nguồn hàng đang cung ứng (gọi là người cung ứng trong - insuppliers) thường nỗ lực nâng cao  chất lượng cung ứng để duy trì mối quan hệ này. Phương thức mua này thường áp dụng trong hệ thống kênh tiếp thị dọc.

Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh để đi đến thống nhất giữa người mua và bán về hàng hoá, giá cả, cách thức cung ứng, ...trong trường hợp tình thế môi trường thay đối và những quyết định mua bán của các bên không phù hợp. Nếu không đi đến thống nhất, có thể phải chuyển nguồn cung ứng (người cung ứng ngoài - out-suppliers).

Mua mới là phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua trong trường hợp doanh nghiệp mới bắt đầu kinh doanh, hoặc kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh, hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những đề nghị hấp dẫn. Lúc này phải xác định lại nguồn hàng, và cần thiết phải nghiên cứu và phân tích lựa chọn nguồn hàng.

5.1.3.2.       Xác định nhà cung ứng

Mỗi thương vụ có thể phải xác định nhà cung ứng tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Những căn cứ để xác định nhà cung ứng:

-        Căn cứ vào phương thức mua: Trường hợp mua lại không điều chỉnh hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng 2 bên đi đến thống nhất những vấn đề trong mua thì không cần xác định nhà cung ứng. Trường hợp mua mới hoặc mua lại có điều chỉnh nhưng không đạt được thỏa thuận giữa các bên thì cần phải xác định lại nhà cung ứng.

-        Căn cứ vào danh sách xếp loại nhà cung ứng: theo danh sách xếp loại ưu tiên đã nghiên cứu để chọn nhà cung ứng “thay thế” nhà cung ứng hiện tại.

-        Căn cứ kết quả đánh giá nhà cung ứng sau những lần mua trước: Sau mỗi thương vụ đều có đánh giá các nhà cung ứng. Những nhà cung ứng không đạt được những yêu cầu của doanh nghiệp thì cần phải thay thế, và do đó phải xác định lại nhà cung ứng.

-        Căn cứ vào sự xuất hiện nhà cung ứng mới hấp dẫn: Trường hợp này cần phải tiến hành nghiên cứu, đánh giá nhà cung ứng mới một cách cẩn thận.

5.1.3.3.       Đặt hàng, ký hợp đồng mua

Đặt hàng, ký hợp đồng mua nhằm tạo nên hình thức pháp lý của quan hệ mua bán. Có thể có 2 cách tiến hành:

Cách 1:Cách này thường áp dụng đối với phương thức mua lại không điều chỉnh hoặc mua lại có điều chỉnh trong trường hợp nhà cung ứng chấp nhận những thay đổi của bên mua. Cách này đơn giản theo đó, người mua chỉ việc lập đơn hàng rồi sử dụng các phương tiện chuyển phát đơn hàng cho bên mua (fax, email,…)

Cách 2: Cách này thường áp dụng với phương thức mua mới với nguồn hàng mới, phương thức mua lại có điều chỉnh trong trường hợp nhà cung ứng và bên mua cần gặp nhau để thương lượng, hoặc trong trường hợp thay thế nhà cung ứng hiện tại.

Để đàm phán đạt kết quả, cần tuân thủ qui trình hợp lý sau:

o       Giai đoạn chuẩn bị

o       Giai đoạn tiếp xúc

o       Giai đoạn đàm phán

o       Giai đoạn kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng

o       Giai đoạn rút kinh nghiệm

Những thông tin cần có trong đơn hàng hoặc hợp đồng mua bán:

o       Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng

o       Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng

o       Thời gian lập Đơn đặt hàng

o       Tên và địa chỉ của nhà cung cấp

o       Tên, chất lượng, qui cách loại vật tư cần mua

o       Số lượng vật tư cần mua

o       Giá cả

o       Thời gian, địa điểm giao hàng

o       Thanh toán…

o       Ký tên

Mối điều  khoản trong đơn hàng và hợp đồng phải tính toán cẩn thận theo cách tiếp cận phương án kinh doanh.

5.1.3.4.       Nhập hàng

Là quá trình thực hiện đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán và đưa hàng hoá vào các cơ sở Logistics (kho, cửa hàng bán lẻ). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhận hàng hoá và vận chuyển.

Giao nhận hàng hoá là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá giữa nguồn hàng và doanh nghiệp. Quá trình giao nhận có thể tại kho của nhà cung ứng hoặc tại cơ sở logistics của bên mua. Trong trường hợp giao nhận tại kho của nhà cung ứng, bên mua phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá. Nội dung giao nhận hàng hoá bao gồm tiếp nhận số lượng và chất lượng hàng hoá, làm chứng từ nhập hàng.

Nhà cung ứng thường chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá, bởi nó có thể tiết kiệm được chi phí cho cả người mua và bán. Nhưng trong những trường hợp nhất định, bên mua phải tự mình vận chuyển hàng hoá (do đặc điểm hàng hoá phải có phương tiện vận tải chuyên dụng, hoặc nhà cung ứng không có khả năng tổ chức vận chuyển hàng hoá ). Trong trường hợp này, bên mua phải có phương án vận chuyển hợp lý đảm bảo chi phí thấp nhất.

Về mặt tác nghiệp quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua hàng. Nhưng theo góc độ quản trị, sau khi giao nhận hàng hoá, cần phải tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua nhằm cung cấp thông tin để điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn.

5.1.3.5.       Đánh giá sau mua

Là việc đo lường kết quả sau mua theo các tiêu chuẩn, xác định nguyên nhân của thương vụ không đáp ứng yêu cầu.

Các tiêu chuẩn đánh giá sau mua:

-        Tiêu chuẩn lô hàng: Mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng.

-        Tiêu chuẩn hoạt động: Gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính xác của thời gian và địa điểm giao nhận

-        Tiêu chuẩn chi phí: Mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua.

So sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn. Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đặt ra, cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp. Nguyên nhân có thể do bên bán hoặc mua.

5.2.   Quản trị kho

5.2.1.Khái niệm, vai trò và chức năng kho

5.2.1.1.       Khái niệm và vai trò của kho

Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hoá nhằm cung ứng hàng hoá cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất.

Kho chứa là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động logistics của doanh nghiệp. Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hoá dự trữ, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Với vị trí như vậy, kho hàng hoá có các vai trò sau:

-        Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hoá: nhu cầu tiêu dùng có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường. Các nguồn cung cũng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vậy lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hoà sản xuất.

-        Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm chi phí bình quân trên đơn vị. Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt định mức hao hụt hàng hoá, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

-        Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hoá sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm.

-        Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa…

         Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về kho bãi khi có thể. Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các hoạt động logistics khác.

-        Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. Người ta có thể lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào. Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho. Tại đó sẽ tiến hành gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển. Tương tự, có thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ. Sản phẩm sẽ được tập trung ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng. Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý  ta có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển.

-        Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất có mối liên hệ rất mật thiết, đòi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối ưu. Nếu nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho. Nhờ đó chi phí quản lý kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị cùng các yếu tố đầu vào khác. Nói chung, chi phí sản xuất 1đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ nghịch với quy mô sản xuất. Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, khách sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương, mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp. Còn nếu sản xuất với quy mô quá lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị.

-        Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách. Con người không thể dự báo hết được những tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá.

-        Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên không thể tuỳ tiện tăng lên và cắt giảm. Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất.

5.2.1.2.       Chức năng kho hàng hoá

 Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sử  dụng nhà kho như 1 địa điểm đến dùng để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hoá, để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch vụ khác. Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng sau:

-        Gom hàng: Khi hàng hoá/nguyên liệu được nhập từ nhiều nguồn nhỏ, lẻ khác nhau thì kho đóng vai trò là điểm tập kết để hợp nhất thành lô hàng lớn, như vậy sẽ có được lợi thế nhờ qui mô khi tiếp tục vận chuyển tới nhà máy/thị trường bằng các phương tiện đầy toa/xe/thuyền.

-        Phối hợp hàng hoá: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép nhiều loại hàng hoá khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hoá sẵn sàng cho quá trình bán hàng. Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ tới khách hàng.

-        Bảo quản và lưu giữ hàng hoá: đảm bảo hàng hoá nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp; tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho; chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho

5.2.2.Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng hoá

5.2.2.1.       Hệ thống bảo quản

         Bảo quản hàng hoá là một trong những chức năng cơ bản, trọng yếu trong tổ chức hoạt động kho của doanh nghiệp. Để thực hiện tốt hoạt động của mình mọi loại hình nhà kho đều duy trì một hệ thống bảo quản hàng cần thiết phù hợp với yêu cầu của từng đối tượng và mục tiêu dự trữ. Một hệ thống bảo quản gồm các yếu tố chính sau đây:

-        Qui trình nghiệp vụ kho: được thể hiện ở nội dung và trình tự thực hiện các tác nghiệp với dòng hàng hoá lưu chuyển qua kho. Qui trình được xây dựng có tính tổng quát và cần được cụ thể hoá một cách chi tiết trong quá trình hoạt động; tuỳ thuộc đặc điểm và yêu cầu bảo quản lô hàng, điều kiện không gian, thời gian hoạt động của kho, yêu cầu sản xuất kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng.

Nội dung và thứ tự thực hiện tác nghiệp phải xuyên suốt từ khi chuẩn bị nhập hàng cho đến khi hàng hoá được giao xong cho đối tượng nhận hàng. Việc xác định đúng, khoa học qui trình nghiệp vụ kho có ảnh hưởng quyết định đến kết quả và hiệu quả hoạt động của kho; đồng thời là căn cứ quan trọng nhất để xác định các yếu tố khác tham gia hệ thống bảo quản.

-        Điều kiện không gian công nghệ kho: Cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong kho. Đây là yếu tố quan trọng đảm bảo không gian cho các tác nghiệp trong kho diễn ra một cách bình thường, liên tục và có hiệu quả; phù hợp với qui trình công nghệ kho, với quá trình tổ chức lao động trong kho và việc bố trí các trang thiết bị kho đã được xác định.

Không gian công nghệ kho phải đảm bảo được các bộ phận diện tích chính là: diện tích phục vụ hoạt động giao nhận; diện tích bảo quản; diện tích chuẩn bị hàng; diện tích cho hoạt động quản lý và sinh hoạt. Các bộ phận diện tích này không chỉ đủ về mặt qui mô, mà quan trọng hơn là việc qui hoạch hợp lý, phù hợp qui trình công nghệ kho và dòng hàng lưu chuyển qua kho.

-        Trang thiết bị công nghệ: đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động, có liên quan đến yêu cầu về đảm bảo hàng hoá, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hoá trong kho và phương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hoá.

Đảm bảo trang thiết bị công nghệ kho có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, tăng cường mức độ cơ giới hoá, giảm thiểu hao hụt hàng hoá và đồng bộ với việc xây dựng các loại hình kho hiện đại, áp dụng các công nghệ kho tiên tiến. 

-        Tổ chức lao động trong kho: liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức trách nhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho; xây dựng nội qui- qui chế hoạt động kho gắn với các đối tượng có liên quan (nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp..),; xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng; xây dựng định mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hàng hoá theo các khâu của qui trình nghiệp vụ kho.

-        Hệ thống thông tin  và quản lý kho: đây là một yếu tố rất quan trọng, nhằm đảm bảo sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận khác với bộ phận kho và quản lý hoạt động của kho. Hệ thống này bao gồm các loại thẻ kho ( theo dõi việc nhập- xuất hàng, quản lý tồn kho), các hồ sơ về nhà cung cấp (hàng hoá, dịch vụ vận tải), hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hoá, hồ sơ đơn đặt hàng, các loại báo cáo..Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, các loại tài liệu này cần được xử lý bằng các chương trình phần mềm chuyên dùng để thuận lợi cho việc cập nhật, xử lý, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin.

5.2.2.2.       Các loại hình  kho bãi

Có  nhiều loại hình kho khác nhau được sử dụng khá linh hoạt để đáp ứng các mục tiêu dự trữ cụ thể.

5.2.2.2.1.    Phân loại theo đối tượng phục vụ

-        Kho định hướng thị trường: Kho đáp ứng yêu cầu của khách hàng trên thị trường mục tiêu. Loại hình kho này còn được gọi là kho phân phối hay kho cung ứng. Kho này có chức năng chủ yếu là dịch vụ khách hàng: tổng hợp các lô hàng và cung ứng thoả mãn các nhu cầu của khách hàng. Về mặt địa lý, kho gần khách hàng để tập trung vận chuyển lô hàng lớn, cự ly dài từ nhà máy kết hợp cung ứng lô hàng nhỏ từ kho cho khách hàng. Phạm vị hoạt động của kho được căn cứ vào yêu cầu tốc độ cung ứng, qui mô đơn hàng trung bình, chi phí/đơn vị cung ứng.

-        Kho định hướng nguồn hàng: Kho có vị trí ở các khu vực sản xuất, đáp ứng các yêu cầu cung cấp nguyên liệu, phụ tùng, và các yếu tố đầu vào khác của các nhà sản xuất và do đó chức năng chủ yếu là thu nhận và tập trung vận chuyển, tiếp tục quá trình sản xuất và dự trữ thời vụ.

5.2.2.2.2.    Phân loại theo quyền sở hữu

-        Kho riêng (private warehouse): thuộc quyền sở hữu và sử dụng của riêng từng doanh nghiệp (thương mại ) có quyền sở hữu hàng hoá dự trữ và bảo quản tại kho. Loại hình kho này thích hợp với những doanh nghiệp có khả năng về nguồn lực tài chính, đồng thời các loại hình kho khác không đáp ứng yêu cầu dự trữ, bảo quản hàng và cung ứng hoá của doanh nghiệp (vị trí quá xa, điều kiện thiết kế và thiết bị không phù hợp).

Lợi ích chủ yếu của kho riêng là khả năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ, và các lợi ích vô hình khác. Tuy nhiên nếu dùng kho riêng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng, và tính linh hoạt về vị trí sẽ có thể không đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu.

-        Kho công cộng (public warehouse): Khác với kho dùng riêng, kho công cộng hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp một loạt các dịch vụ như dự trữ, bảo quản, và vận chuyển trên cơ sở tiền thù lao cố định hoặc biến đổi. Kho công cộng cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho mọi khách hàng.

Kho công cộng đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích kinh tế. Chúng có qui mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn, bởi lẽ kho là đơn vị kinh doanh cơ bản. Theo quan điểm tài chính, kho công cộng có thể có chi phí biến đổi thấp hơn kho dùng riêng. Chi phí này thấp hơn có thể là do tính kinh tế nhờ qui mô, năng suất cao hơn. Kho công cộng cũng có chi phí vốn thấp hơn. Nếu như hiệu lực quản trị được điều chỉnh phù hợp với lợi nhuận trên đầu tư (ROI) thì việc sử dụng kho công cộng có thể tăng đáng kể lợi nhuận của doanh nghiệp. Kho công cộng có thể cung cấp tính linh hoạt do dễ thay đổi vị trí, qui mô, và số lượng kho, cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh với nguồn hàng, khách hàng, và nhu cầu thời vụ. Do kho công cộng dự trữ và bảo quản hàng hoá cho mọi khách hàng nên có qui mô rất lớn và do đó đem lại lợi thế kinh tế nhờ qui mô. Khả năng cung cấp nhiều dịch vụ cùng lúc.

5.2.2.2.3.    Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị

-        Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng và thiết bị thực hiện quá trình công nghệ trong điều kiện bình thường.

-        Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế - kiến trúc xây dựng và thiết bị riêng biệt để bảo quản những hàng hoá đăch biệt do tính chất thương phẩm và yêu cầu của quá trình vận động hàng hoá (kho lạnh, kho động vật sống)

5.2.2.2.4.    Phân theo đặc điểm kiến trúc

-        Kho kín: Có khả năng tạo môi trường bảo quản kín; chủ động duy trì chế độ bảo quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài.

-        Kho nửa kín: Chỉ có thể che mưa, nắng cho hàng hoá, không có các kết cấu  (tường) ngăn cách với môi trường ngoài kho.

-        Kho lộ thiên (bãi chứa hàng): Chỉ là các bãi tập trung dự trữ những hàng hoá ít hoặc không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi của khí hậu, thời tiết.

5.2.2.2.5.    Phân theo mặt hàng bảo quản

-        Kho tổng hợp: Có trình độ tập trung hoá và chuyên môn hoá cao. Kho bảo quản nhiều loại hàng hoá theo các khu kho và nhà kho chuyên môn hoá.

-        Kho chuyên nghiệp: Chuyên bảo quản một nhóm hàng/loại hàng nhất định.

-        Kho hỗn hợp: Có trình độ tập trung hoá và chuyên môn hoá thấp nhất. Kho bảo quản nhiều loại hàng hoá trong một khu kho hoặc nhà kho.

5.2.3.Các quyết định cơ bản của quản trị kho và quá trình nghiệp vụ kho

5.2.3.1.       Các quyết định quản trị kho:

Quản trị kho bao gồm một số quyết định quan trọng thể hiện trong Hình 5.3

5.2.3.1.1.      Quyết định về mức độ sở hữu

Là quyết định của doanh nghiệp tự đầu tự xây và khai thác kho riêng hay thuê không gian chứa hàng trong một khoảng thời gian nhất định? Căn cứ để đưa ra quyết định lớn này gồm có:

-        Cân đối giữa năng lực tài chính và chi phí kho: kho riêng cần phải có đầu tư ban đầu lớn về đất đai, thiết kế/xây dựng và trang thiết bị (bất động sản), bởi vậy doanh nghiệp có qui mô lớn, nhu cầu thị trường ổn định, lưu chuyển hàng hoá qua kho cao thì thường mới tính đến việc đầu tư cho kho riêng.

-        Cân đối giữa tính linh hoạt và khả năng kiểm soát: ưu điểm nổi trội của kho công cộng là tính linh hoạt về vị trí/qui mô với nhiều loại hình dịch vụ khác nhau tuy nhiên khi nhu cầu thời vụ tăng đột biến thì kho công cộng có thể không đáp ứng được nhu cầu thuê chứa hàng của doanh nghiệp.

5.2.3.1.2.    Quyết định về mức độ tập trung     

Doanh nghiệp cần quyết định sẽ sử dụng bao nhiêu kho? Ít kho với qui mô lớn hay nhiều kho với qui mô nhỏ? Địa điểm kho ở khu vực nào: gần thị trường/gần nguồn hàng? v.v. Đó là các quyết định liên quan chặt chẽ với nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau:

      Thị trường mục tiêu

      Quá trình phát triển thị trường của doanh nghiệp: tăng số điểm nhu cầu, tăng qui mô và cơ cấu nhu cầu

      Tăng trưởng qui mô và cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu

      Nhu cầu về dịch vụ logistics của KH: mặt hàng, thời gian, địa điểm,....

      Nguồn hàng

      Số lượng và qui mô và cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị trường

      Vị trí phân bố nguồn hàng cả về địa điểm và khoảng cách

      Điều kiện giao thông vận tải

      Mạng lưới các con đường giao thông

      Hạ tầng cơ sở kĩ thuật của các điểm dừng đỗ: bến cảng, sân bay, ga tàu

      Sự phát triển các loại phương tiện vận tải

      Cước phí vận chuyển:  Phải xem xét xu hướng chuyển dịch chi phí vận tải khi xác định địa điểm phân bố giữa nguồn và thị trường. Nếu xu hướng giảm thì nên đặt vị trí phân bố ở ngay khu vực nhu cầu thị trường.

5.2.3.1.3.    Bố trí không gian trong kho

         Cho dù là kho riêng hay kho đi thuê, việc bố trí không gian và thiết kế mặt bằng kho ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả và hiệu suất của quá trình tác nghiệp trong kho. Thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho cần căn cứ vào những yếu tố sau:

-        Nhu cầu về hàng hoá lưu trữ và trung chuyển qua kho (hiện tại và tương lai)

-        Khối lượng/thể tích hàng hoá và thời gian lưu hàng trong kho

-        Bố trí đủ diện tích các khu vực dành cho các tác nghiệp như nhận hàng, giao hàng, tập hợp đơn hàng, dự trữ dài ngày/ngắn ngày, văn phòng, chỗ cho bao bì và đường đi cho phương tiện/thiết bị kho

Kho hàng hoá phải được thiết kế sao cho đảm bảo đáp ứng nhanh quá trình mua bán hàng hoá qua kho, phải hợp lí hoá việc phân bố dự trữ trong kho và đảm bảo chất lượng hàng hoá.Vì vậy, cần lưu ý đến những nguyên tắc thiết kế và qui hoạch mặt bằng kho hàng hoá như sau: (1) Sử dụng hiệu quả mặt bằng kho; (2) Sử dụng tối đa độ cao của kho; (3) Sử dụng hiệu quả thiết bị bốc dỡ, chất xếp; (4) Di chuyển hàng hoá theo đường thẳng nhằm tối thiểu hoá khoảng cách vận đông của sản phẩm dự trữ.

5.2.3.2.       Nghiệp vụ kho

Nghiệp vụ kho là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hoá trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình trao đổi hàng hoá qua kho với chi phí thấp nhất.

Tuỳ thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng hóa bảo quản và loại hình kho mà quá trình nghiệp vụ kho khác nhau. Tuy nhiên bất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũng phải trải qua 3 công đoạn: Nhập hàng; tác nghiệp kho; và giao hàng.

 Sơ đồ tổng quát quá trình nghiệp vụ kho được thể hiện ở biểu hình 5.4.

5.2.3.2.1.    Nghiệp vụ tiếp nhận hàng.

Tiếp nhận là công đoạn trung gian giữa quá trình nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ vận chuyển, và nghiệp vụ kho. Do đó, tiếp nhận  thể hiện mối quan hệ kinh tế - pháp lý giữa các đơn vị kinh tế: nguồn hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, và doanh nghiệp thương mại. Chính vì vậy, tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau:

-        Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng: Đây là xác định rõ trách nhiệm vật chất trong việc thực hiên các cam kết kinh tế - pháp lý giữa người bán (nguồn hàng) và người mua (doanh nghiệp), và đơn vị vận chuyển hàng hoá đã được ký kết trong hợp đồng mua-bán và hợp đồng vận chuyển hàng hoá.

-        Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên: Thông qua tiếp nhận hàng, có thể tập hợp được thông tin về mua hàng và vận chuyển hàng, do đó phải tiến hành hạch toán nghiệp vụ nhập hàng ở kho chi tiết và cụ thể.

-        Đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanh chóng và chính xác: Yêu cầu này nhằm tiết kiệm thời gian hàng hoá dừng lại ở công đoạn tiếp nhận, do đó giải phóng nhanh phương tiện vận tải, nhanh chóng đưa hàng hoá vào nơi bảo quản. Tính kịp thời và nhanh chóng không được làm ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá. 

5.2.3.2.2.    Quá trình tác nghiệp trong kho

Đây là công đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoá;  yêu cầu  với quá trình nghiệp vụ kho :

-        Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoá ở kho;

-        Tận dụng diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động kho;

Quá trình tác nghiệp kho bao gồm 4 nội dung: Phân bố và chất xếp hàng hoá ở kho; Chăm sóc và giữ gìn hàng hoá; Tập hợp đơn hàng và chuẩn bị giao hàng

      Chất xếp hàng vào vị trí

Phân bố và chất xếp hàng hoá hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá, tiếp nhận và phát hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung tích kho hàng hoá.

-        Nguyên tắc của phân bố và chất xếp hàng hoá: Phải theo khu vực và theo loại hàng, tránh ảnh hưởng có hại lẫn nhau giữa các loại hàng hoá và môi trường bảo quản và bố trí lân cận những hàng hoá có liên quan với nhau trong tiêu dùng; đảm bảo trật tự và vệ sinh- dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hoá; đảm bảo mỹ quan cho kho hàng hoá.

Có nghĩa những hàng hoá giống nhau về điều kiện và kỹ thuật bảo quản thì có thể bảo quản trong cùng một khu vực kho; tuy nhiên, đối với nhiều loại hàng hoá do đặc tính thương phẩm mà ảnh hưởng có hại lẫn nhau tuy rằng có cùng điều kiện bảo quản, thì cần phải để cách ly nhau như chè, thuốc lá,. .

-        Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp: Đảm bảo thuận tiện cho việc tiến hành các nghiệp vụ kho; đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoá và phương tiện; bảo đảm tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí, không ngừng nâng cao năng suất lao động, tận dụng sức chứa của kho, công suất thiết bị.

-        Xác định vị trí phân bố hàng hoá: Vị trí phân bố hàng hoá bảo quản thường được xác định tuỳ thuộc vào 3 yếu tố: thời gian lưu giữ trong kho, kích thước và hình khối của hàng hóa. Những hàng hoá có liên quan trong tiêu dùng thường được phát trong cùng một lô hàng, cho nên để thuận tiện cho phát hàng, cần được bố trí gần nhau.

      Bảo quản, chăm sóc hàng hóa

Hàng hoá trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng. Để tạo nên điều kiện thích hợp bảo quản hàng hoá, phát hiện hàng hoá bị giảm sút chất lượng, đề phòng mất mát, phải sử dụng một hệ thống các mặt công tác: Quản lý nhiệt độ, độ ẩm (thông gió, hút ẩm); vệ sinh, sát trùng ở kho; phòng cháy, chữa cháy, phòng gian bảo mật; giám sát chất lượng hàng hoá. Bên cạnh đó, phải đảm bảo sao cho hao hụt ở mức thấp nhất. 

      Tổng hợp lô hàng

Tổng hợp lô hàng là quá trình biến đổi hình thức hàng hoá và hình thành lô hàng theo yêu cầu đơn hàng. Việc biến đổi hàng hoá là cần thiết, vì hàng hoá nhập kho là theo yêu cầu của kho và doanh nghiệp đã được ghi trong hợp đồng mua bán, còn hàng hoá giao từ kho là theo yêu cầu của khách hàng. Quá trình bao gồm:

-        kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng và dự trữ hiện có trong kho

-        chọn và lấy hàng ra khỏi nơi bảo quản

-        biến đổi mặt hàng theo yêu cầu

-        tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng

      Chuẩn bị gửi hàng

         Sau khi đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu của khách, tác nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển, bao gồm các thao tác:

-        đóng gói

-        dán nhãn

-        xếp theo thứ tự vào cửa phát hàng

5.2.3.2.3.    Phát hàng

Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lượng của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hoá. Phát hàng bao gồm các thao tác nghiệp vụ để chuyển giao hàng hoá cho các đối tượng nhận hàng, đó là những thao tác sau:

-        Xếp lịch chạy xe theo thứ tự ưu tiên về mức độ cấp bách và thời hạn thực hiện đơn hàng

-        Chất xếp hàng hoá lên phương tiện vận tải;

-        Kiểm tra chứng từ, hoá đơn thanh toán và lệnh xuất kho; làm chứng từ giao hàng; làm giấy phép vận chuyển.

-        Kiểm tra, theo dõi tình hình giao hàng và bán buôn hàng hoá từ kho, biến động của dự trữ,  mở sổ theo dõi hàng xuất, khi xuất các lô hàng, phải ghi chép cẩn thận vào thẻ kho để kiểm tra biến động của dự trữ hàng hoá nhằm bổ sung kịp thời.

5.3.   Bao bì và dòng Logistics ngược

5.3.1.Chức năng và các yêu cầu đối với bao bì

5.3.1.1.       Khái niệm và chức năng của bao bì

Bao bì là phương tiện đi theo hàng để bảo quản, bảo vệ, vận chuyển và giới thiệu hàng hoá từ sản xuất đến khi tiêu thụ . Bao bì hàng hoá có những chức năng sau:

-        Chức năng marketing (bao bì tiêu dùng/bao bì bên trong): Có vai trò chính là  thúc đẩy quá trình bán hàng, đảm bảo truyền tin marketing cho khách hàng về hàng hoá và về doanh nghiệp.

Đối với hàng tiêu dùng, bao bì là môi giới giữa người kinh doanh và người tiêu dùng. Bao bì là hình ảnh riêng về sản phẩm giúp cho người tiêu dùng dễ nhận biết, lựa chọn trong vô số loại hàng hóa có giá trị sử dụng giống nhau hoặc gần giống nhau. Trong một chừng mực nhất định, hình ảnh của sản phẩm trong tâm trí người tiêu dùng là do sự hấp dẫn của bao bì, là hình thức bên ngoài để người ta đánh giá sản phẩm.

Trên bề mặt bao bì, người ta dùng các ký mã hiệu, dùng các bảng liệt kê chỉ tiêu và thành phần chính của sản phẩm, tên sản phẩm, tên người sản xuất, v.v bằng chữ viết và mầu sắc dễ nhận biết. Thông qua các hình thức trang trí trên bao bì, người ta hướng dẫn người mua, người sử dụng, người bảo quản về cách thức bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng, các tháo mở bao bì, và lắp đặt sản phẩm.

Ngày nay, xuất hiện nhiều hình thức bán hàng tiên tiến như tự phục vụ, tự chọn, bán hàng qua catalog, theo mẫu, qua mạng internet, v.v. Các hình thức bán hàng này giúp khách hàng có điều kiện tiếp cận với hàng hoá nhiều hơn, kỹ hơn, thoả mãn cao hơn yêu cầu lựa chọn hàng hoá. Và chính lúc này, bao bì đã đóng vai trò “người bán hàng thầm lặng” – không lên tiếng, nhưng bằng một loạt ngôn ngữ gây biểu cảm về màu sắc, phong cách, hình dạng ... để thu hút khách hàng.

-        Chức năng logistics (bao bì công nghiệp/bao bì bên ngoài): Bao bì gắn liền với toàn bộ quá trình logistics trong hệ thống kênh phân phối và trong hệ thống logistics doanh nghiệp. Bao bì hỗ trợ cho quá trình mua, bán, vận chuyển và dự trữ, bảo quản sản phẩm, nguyên liệu, hàng hoá.

Bao bì xuất hiện trước tiên và ở dạng cơ bản nhất với tư cách là đồ vật để chứa đựng, bọc giữ hàng hoá đóng gói bên trong chống hư hỏng mất mát. Vì vậy, chức năng bảo quản, bảo vệ hàng hoá của bao bì là chức năng quan trọng đầu tiên vẫn giữ nguyên ý nghĩa và giá trị của nó.

Khi hàng hoá đi từ sản xuất đến tay người tiêu dùng cuối cùng, chúng chịu tác động của nhiều nhân tố khác nhau và hàng loạt sự bất lợi có thể xảy ra cho hàng hoá trong quá trình bốc dỡ, chuyên chở, quá trình lưu kho lưu bãi, v.v. Những sự cố có thể là tất yếu khách quan do biến động có tính chất quy luật của khí hậu môi trường (nhiệt độ, độ ẩm, bức xạ mặt trời, độ ô nhiễm môi trường) hoặc do những đặc trưng vận hành của các phương tiện vận tải (rung, lắc, giật, nén, kéo, xóc, ..). Nhưng cũng không ít sự cố do hành vi con người thiếu ý thức hoặc thiếu thận trọng gây ra. Với vai trò bảo vệ, bao bì hạn chế tối đa các tác động bất lợi từ môi trường vào hàng hoá và ngược lại.

5.3.1.2.       Các yêu cầu đối với bao bì

         Tuỳ thuộc vào tính chất của hàng hoá và quá trình vận động của chúng mà có rất nhiều loại bao bì khác nhau. Nhưng để thực hiện chức năng logistics của mình, bao bì hàng hoá phải đảm bảo những yêu cầu sau:

-        Giữ gìn nguyên vẹn về số lượng và chất lượng sản phẩm: Đây là yêu cầu cơ bản đối với bao bì. Bao bì giúp tránh rơi vãi, mất mát, tránh những ảnh hưởng có hại trực tiếp đến sản phẩm như va đập, nén, ép; tránh được những ảnh hưởng có hại của môi trường như mưa nắng, nóng, bụi bẩn, khí độc, v.v. 

-        Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, tiêu dùng sản phẩm, góp phần nâng cao năng suất lao động: Việc xếp dỡ, vận chuyển hàng hoá (đã được bao gói bằng bao bì thông thường và bao bì vận chuyển) tiện hơn rất nhiều so với khi xếp dỡ và vận chuyển từng sản phẩm hoặc từng chi tiết sản phẩm riêng biệt. Hàng hoá có bao bì phù hợp với phương tiện vận chuyển sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chèn lót và sử dụng tối đa trọng tải của phương tiện vận chuyển. Đồng thời cho phép việc cân, đo, đếm, kiểm nhận, xếp dỡ, xê dịch dễ dàng hơn, đặc biệt đối với những loại hàng hoá có nhiều quy cách cỡ loại, những loại hàng rời, những mặt hàng có trọng lượng nhỏ nhưng số lượng đơn vị nhiều.

-        Tạo điều kiện để sử dụng triệt để diện tích và dung tích nhà kho: Nhờ có bao bì được tiêu chuẩn hoá hợp lí, nhiều loại hàng hoá được chất xếp thành chồng, thành hàng cao, cho phép sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho, cũng như dung tích của phương tiện vận tải. Trong việc chất xếp trên các giá, bục, sân kho, hàng được đóng gói sẽ rất thuận tiện cho việc xếp chồng lên nhau. Việc chất xếp phụ thuộc vào độ cứng của bản thân bao bì, độ chịu tải của nền kho, và phụ thuộc đáng kể và phương pháp và phương tiện chất xếp.

-        Tạo điều kiện để đảm bảo an toàn lao động, và bảo vệ sức khoẻ cho nhân viên làm công tác giao nhận, vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản: Bao bì vừa cách ly được tính chất độc hại của sản phẩm mà nó bao gói, vừa tránh được bụi bẩn, vừa đề phóng được các tai nạn xảy ra trong khi lao động.

-        Đảm bảo chi phí hợp lí: chi phí thiết kế và sản xuất bao bì hợp lí, tương ứng với giá trị hàng hoá sẽ tạo điều kiện để giảm giá hàng hoá bán ra. Do đó, cần cải tiến công nghệ sản xuất, vật liệu chế tạo,  thiết bị sản xuất, và sử dụng bao bì hợp lý..

5.3.2.Tiêu chuẩn hoá bao bì

5.3.2.1.       Khái niệm và nội dung tiêu chuẩn hóa bao bì:

Sản xuất bao bì được phát triển một cách nhanh chóng và mạnh mẽ đòi hỏi cần có một chính sách kỹ thuật thống nhất để điều chỉnh số lượng bao bì được sản xuất ra. Thực tế cho thấy, sự đa dạng của bao bì đã gây nhiều phức tạp cho quá trình sản xuất và lưu thông bao bì. Đồng thời sự khác nhau đáng kể về kích thước bao bì không cho phép tận dụng dung tích vận tải và nhà kho, giảm tần số quay vòng bao bì. Người ta khắc phục nhược điểm này bằng cách phân loại một cách hợp lý và khoa học để thống nhất hoá bao bì và phương pháp đóng gói.

Tiêu chuẩn hoá bao bì là sự quy định thống nhất về các yêu cầu và các chỉ tiêu kinh tế-kỹ thuật đối với các loại bao bì nhằm bảo đảm giữ gìn tốt sản phẩm được bao gói và tạo điều kiện thống nhất trong sản xuất, lưu thông, sử dụng, cũng như tiết kiệm nguyên vật liệu bao bì.

Nội dung chủ yếu của tiêu chuẩn hoá bao bì:

-        Yêu cầu về hình dạng và kích thước bao bì

-        Yêu cầu về chỉ tiêu và các thông số kỹ thuật

-        Yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, và phương pháp thử nghiệm

Điển hình là những quy định thống nhất các tiêu chuẩn về mâm tải và thùng tải.

Mâm tải* (pallet) có cấu tạo thông thường bằng gỗ (nay đã có mâm tải làm bằng nhựa cứng). Các thanh gỗ/nhựa có độ bền cao được ghép định hình với nhau thành các bản theo kết cấu quy định, với kích thước phổ biến là 1200x1600mm và 1200x800mm. Kích thước này tuỳ thuộc vào loại phương tiện vận tải.

-        Vận tải đường biển: mâm tải có kích thước 1600x1200x80mm. Trọng lượng cả bì là 1,5 tấn – tải trọng tối đa là 2 T. Trọng lượng bản thâm mâm tải khoảng 70-80 kg.

-        Vận tải đường sắt: mâm tải có kích thước 1200x800x150mm. Trọng tải bản thân 23-25 kg được coi là hợp lý nhất.

Đầu tiên, phương tiện chủ yếu để đóng kiện hàng vận chuyển đã có bao bì là áp dụng hệ thống mâm tải phẳng. Về sau, tuỳ thuộc vào tính chất hàng hoá, mâm tải được sản xuất theo kiểu có thanh chống, thêm cung nối, hộp, .. khối lượng kiện hàng từ 0,1 đến 2 tấn, tuỳ theo khối lượng thể tích hàng hoá.

Hàng hoá được ghép thành kiện một cách chặt chẽ trên mâm tải, sau đó dùng xe nâng hàng hoặc cần cẩu kẹp mâm tải xếp vào khoang tàu hoặc các toa xe chuyên chỏ. Các mâm tải thực hiện chức năng chủ yếu là chuyên trở hàng hoá. Sau khi dỡ hàng, các mâm tải lại được chuyển trả về nơi cung ứng theo hành trình ngược.

Đóng kiện hàng vận chuyển đã tạo nên sự thay đổi đáng kể trong đóng gói hàng hoá và đòi hỏi phải thống nhất hoá kích thước bao bì. Để hạn chế lao động thủ công trong giai đoạn hình thành kiện hàng, người ta đã nghiên cứu và sử dụng máy tạo hình kiện hàng. Hệ thống đóng kiện để xử lý hàng vận chuyển là giải pháp công nghệ đã gây chấn động cho mọi ngành công nghiệp, vận tải, nông nghiệp và thương mại. Hệ thống này bắt đầu phát triển từ những năm 1950 và đã đưa đến những thay đổi lớn lao trong công nghệ vận tải, di chuyển hàng hoá, và trong bố trí các kho hàng.

Thùng tải (Côngtenơ = container) là các loại thùng chứa hàng đặc biệt, có kích thước được tiêu chuẩn hoá (độ dài 20ft = 6,1m; 40ft = 12,2m và 45ft = 13,7m), có kết cấu bền chắc để có thể sắp xếp tiện lợi và vững vàng trên các tàu côngtenơ, toa xe lửa hay xe tải chuyên dụng và cho phép sử dụng nhiều lần.

Thùng tải có nhiều loại: loại cố định, loại không cố định, loại cứng, loại mềm, loại bằng gỗ khung kim loại, loại bằng kim loại, chất dẻo,…Có thể phân loại thùng tải  chuyên dùng và thùng tải dùng chung. Loại dùng chung được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Kết cấu thùng tải có thêm những phụ kiện cần thiết để tiện cho xếp dỡ hàng hóa. Sức chứa côngtenơ (của tàu, cảng, v.v.) được đo theo TEU*. TEU là đơn vị đo của hàng hoá tương đương với một côngtenơ tiêu chuẩn 20ft(dài)x8ft(rộng)x8ft(cao).

Hệ số chất xếp hàng hóa vào thùng tải ít nhất là 80% mới được coi là xếp đầy hàng. Vận chuyển trong thùng tải tuy có nhiều ưu điểm, nhưng cũng có những hạn chế nhất định do vốn đầu tư lớn, tải trọng của thùng tải lớn làm tăng hệ số bao bì, và trong nhiều trường hợp, phải tốn kém nhiều chi phí vận chuyển thùng tải hoàn trả.

Quá trình thống nhất hoá và tiêu chuẩn hoá bao bì không chỉ bao gồm những kiểu bao bì có đáy vuông góc, mà còn cả những kiểu bao bì khác (dáng tròn). Module xuất phát để thống nhất hoá bao bì loại này cũng là 1200x800mm.

5.3.2.2.       Tác dụng của tiêu chuẩn hoá bao bì

Thống nhất hoá và tiêu chuẩn hoá bao bì đã phát huy được tác dụng to lớn ở các nước công nghiệp phát triển, và ngày càng mở rộng đến nhiều nước, nhiều khu vực, và có tầm quan trọng ngày càng cao trong giao dịch kinh doanh quốc tế.

-        Tạo điều kiện để sản xuất hàng loạt, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành: việc tiêu chuẩn hoá hình dạng, kích thước, và các chỉ tiêu kỹ thuật làm dễ dàng chuyên môn hoá và cơ giới hoá sản xuất và lưu chuyển bao bì

-        Giảm bớt và đơn giản hoá các thao tác trung gian trong quá trình vận chuyển (kiểm nhận, giao hàng); Rút ngắn thời gian chuyển tải; Giải phóng nhanh phương tiện vận tải (do công việc bốc dỡ, chất xếp nặng nhọc và tốn thời gian đã được cơ giới hoá); Hàng hoá được đưa từ cửa tới cửa rất thuận tiện, góp phần nâng cao năng suất lao động trong khâu bốc xếp, vận chuyển, bảo quản và đóng gói hàng hoá (Hàng vận chuyển trong thùng tải có thể giảm chi phí lao động từ 8-10 lần. Thời gian xếp dỡ khi sử dụng thùng tải giảm từ 5-7 lần, trên mâm tải giảm từ 3-4 lần so với xếp dỡ từng bao kiện riêng lẻ)

-        Đảm bảo an toàn hàng hoá, tránh đổ vỡ, hao hụt, xáo trộn, mất cắp... trong quá trình giao nhận, vận chuyển nhờ có vỏ bọc bền chắc của côngtenơ; Đỡ tranh chấp khiếu nại do tổn thất hàng hoá giảm bớt; Tiết kiệm chi phí bao bì; Tận dụng được dung tích của phương tiện do giảm được những khoảng trống.

-        Là điều kiện quan trọng để chuyên môn hoá dụng cụ tháo mở bao bì: với hình dạng, kết cấu trọng tải xác định, dễ dàng ấn định các thông số kỹ thuật cho các máy móc thiết bị đóng mở bao bì, hạn chế được hư hỏng.

5.3.3.Quá trình nghiệp vụ bao bì

5.3.3.1.       Tiếp nhận bao bì

Bao gồm các công tác nhằm kiểm tra và đánh giá tình trạng số lượng và chất lượng bao bì.Trong trường hợp sử dụng bao bì để đóng gói hàng hoá, thì việc tiếp nhận bao bì được tiến hành riêng như tiếp nhận một loại hàng hoá, còn trong trường hợp bao bì gắn liền với hàng hoá thì việc tiếp nhận bao bì nằm trong nội dung tiếp nhận hàng hoá ở kho hay cửa hàng.

Tiếp nhận bao bì cũng bao gồm: tiếp nhận số lượng và tiếp nhận chất lượng. Yêu cầu khi tiếp nhận phải xác định trách nhiệm vật chất của các bên trong việc chuyển giao bao bì căn cứ vào các văn bản pháp lý như các tiêu chuẩn về bao bì, qui định về tiếp nhận hàng hoá, bao bì,... vào các cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng. Trong trường hợp bao bì không đảm bảo số lượng và chất lượng, phải lập biên bản nhằm qui trách nhiệm vật chất rõ ràng.

5.3.3.2.       Mở và bảo quản bao bì

Bao gồm các công tác để tháo dỡ hàng hoá ra khỏi bao bì và giữ gìn số lượng và chất lượng bao bì trong sau khi mở bao bì.

Yêu cầu: đảm bảo giữ gìn tốt bao bì trong quá trình tháo dỡ hàng hoá và bảo quản, tận dụng diện tích và thể tích khu vực bảo quản.

Nguyên tắc của mở bao bì: theo đúng qui trình, đúng kỹ thuật và dụng cụ. Do đó đối với mỗi loại bao bì cần xây dựng qui trình, qui phạm mở bao bì thích hợp.

Nội dung của bảo quản bao bì:

-        Vệ sinh và phân loại bao bì theo quyền sở hữu và mức độ chất lượng để thuận tiện cho việc xử lý bao bì và bảo quản bao bì;

-        Phân bố và chất xếp bao bì đảm bảo tận dụng diện tích và dung tích nơi bảo quản, thuận tiện cho việc chăm sóc, giữ gìn bao bì;

-        Đảm bảo các điều kiện giữ gìn tốt bao bì: tránh mưa nắng, chống các hiện tượng sử dụng bao bì không đúng mục đích.

5.3.3.3.       Hoàn trả và tiêu thụ bao bì đã qua sử dụng

Bao gồm các công tác nhằm hoàn trả bao bì sử dụng nhiều lần cho chủ sở hữu và tiêu thụ bao bì theo các hình thức xác định.

Sử dụng lại bao bì và tận dụng vật liệu bao bì đã qua sử dụng có ý nghĩa lớn đối với nền kinh tế và đối với bản thân các doanh nghiệp, cụ thể: tiết kiệm nguồn tài nguyên, lao động và các chi phí để chế tạo bao bì.

Yêu cầu: Hoàn trả bao bì cho chủ sở hữu theo đúng chế độ và cam kết giữa các bên, tận thu và tiêu thụ những bao bì đã qua sử dụng với chi phí thấp nhất.

-        Hoàn trả: Những bao bì dùng nhiều lần, là tài sản của bên chủ hàng hoặc bên cho thuê mướn bao bì phải tiến hành hoàn trả lại theo cam kết pháp lý.

-        Tiêu thụ: Bán các loại bao bì hoặc vật liệu bao bì đã qua sử dụng cho các đơn vị sản xuất hàng hoá hoặc sản xuất bao bì để sử dụng lại hoặc dùng làm vật liệu chế tạo bao bì

5.3.4.Dòng logistics ngược

Hoạt động logistics gắn liền với sự vận động của các dòng cung ứng vật chất, các dòng này phần lớn đều bắt đầu từ sản xuất đi tới tiêu dùng. Quản trị logistics trong chuỗi cung cấp là để đảm bảo cho quá trình vận động này liên tục và hiệu quả, vì vậy dòng logistics thuận chiều cũng được nhìn theo chiều của dòng các sản phẩm từ sản xuất đến tiêu dùng.( From downstreams to upstreams)

Trong thực tế, ở nhiều khâu của quá trình logistics thuận có thể xuất hiện những sản phẩm không đạt yêu cầu cần phải hoàn trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đòi hỏi phải tái chế, bao bì dán nhãn lại, sản phẩm lạc mốt, lỗi thời không tiêu thu được ( dead stocks), hoặc dòng khứ hồi của một số loại bao bì vận chuyển.  Từ đó dẫn đến yêu cầu phải tổ chức các hoạt động để đưa các đối tượng này về các điểm  sửa chữa, tái chế, thu hồi, tái sử dụng.. phát sinh một loạt các hoạt động logistics ngược (reverse logistics)  để hỗ trợ dòng vận động ngược này. Xem hình 5.5.

Logistics ngược là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý bằng các giải pháp phù hợp.

Về nguyên tắc, để đạt hiệu quả trong quản trị dòng logistics thuận các công ty cần kết hợp thực hiện các hoạt động logistics ngược này nhằm tiết kiệm chi phí và tạo sự thông suốt cho dòng thuận.

Thí dụ: Với các công ty kinh doanh nước giải khát sử dụng loại vỏ chai thủy tinh có số lần tái sử dụng lên đến 7 lần thì việc thu hồi vỏ chai để đưa vào các vòng chu chuyển kế tiếp ảnh hưởng rất lớn đến không chỉ chi phí bao bì và sản phẩm mà còn tác động trực tiếp đến quá trình thực hiện các đơn hàng cung cấp. Điều này đòi hỏi nhà sản xuất cần tổ chức rất hợp lý quá trình thu hồi bao bì để tham gia kịp thời, bảo đảm phối hợp nhịp nhàng với các chu trình sản xuất.

Tuy nhiên các loại sản phẩm ít hư hỏng, có năng lực cạnh tranh cao, ít lỗi thời, không sử dụng bao bì tái sử dụng.. lại không đòi hỏi quá nhiều về hoạt động này. Các doanh nghiệp loại này có thể phó thác cho một số công ty chuyên làm công tác logistics ngược thực hiện để tập trung cho hoạt động chính yếu của mình.   

5.4.   Hệ thống thông tin Logistics

5.4.1.Khái niệm, mô hình hệ thống thông tin logistics 

Nghiên cứu các hoạt động logistics trong những chương trước cho thấy vai trò của thông tin và quản trị thông tin logistics với mục tiêu rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng cho chuỗi các hoạt động logistics. Thông tin trong quản trị logistics là chất kết dính các hoạt động logistics trong các nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị. Thông tin logistics cung cấp cơ sở cho các quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra logistics hiệu quả. Nếu không quản lý tốt thông tin, các nhà quản trị logistics không thể biết được khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu, khi nào cần sản xuất và vận chuyển…Thông tin giúp doanh nghiêp thấy được các hoạt động logistics một cách rõ nét, nhờ đó nhà quản trị có thể cải tiến tốt hơn trong quá trình thực hiện. Hệ thống thông tin logistics là một bộ phận của hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp và nó hướng tới những vấn đề đặc thù của quá trình ra các quyết định logistics về số lượng và qui mô của mạng lưới cơ sở logistics, về hoạt động mua và dự trữ hàng hoá, về việc lựa chọn phương thức vận chuyển và đơn vị vận tải phù hợp, v.v.

 Hệ thống thông tin Logistics(LIS) được hiểu là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát logistics  hiệu quả.

LIS giúp nắm vững thông tin về biến động của nhu cầu, thị trường và nguồn cung ứng, iiúp cho các nhà quản trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ, thuê dịch vụ vận tải… một cách hợp lí thoả mãn yêu cầu của khách hàng với mức chi phí thấp nhất. LIS góp phần đảm bảo việc sử dụng linh hoạt các nguồn lực logistics, xây dựng chương trình logistics hiệu quả, chỉ rõ thời gian, không gian và phương pháp vận hành các chu kỳ hoạt động trong logistics. Tại các doanh nghiệp phát triển,  mô hình cấu trúc của LIS được chuyên môn hóa theo một số hoạt động chủ đạo.

          Hình 5.6 cho thấy mối quan hệ trong hệ thống thông tin logistics bao gồm các yếu tố về môi trường Logictisc, quá trình ra quyết định Logictisc, 4 hệ thống con chủ yếu cấu tạo nên hệ thống thông tin Logictisc là  hệ thống hoạch định, hệ thống thực thi, hệ thống nghiên cứu và thu thập tin tức, hệ thống báo cáo kết quả. Các hệ thống đó sẽ phối hợp cung cấp cho nhà quản lý logistics những thông tin chính xác và kịp thời để lên kế  hoạch, thực thi và điều chỉnh các hoạt động logistics của doanh nghiệp.

         Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế các kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng,  sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày 

         Hệ thống thực thi: Hệ thống thực thi logistics bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm các chức năng triển khai logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách.

Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin: Để thích nghi với các nhân tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty. Hệ thống nghiên cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực logistics và trong nội bộ công ty

Hệ thống báo cáo kết quả: Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS. Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thể đạt được. Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị logistics tập trung vào 3 loai. (1) Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, các thông tin thị trường, các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh. (2) Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản lý và người giám sát về hoạt động  thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyển; (3) Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phi và thông tin họat động ở các giai đoạn thịch hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại, chúng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược họat động và các sách lược.

5.4.2.Chức năng và tác dụng  của LIS

         LIS là sợi chỉ liên kết các hoạt động logistics vào một quá trình thống nhất. Sự phối hợp này được xây dựng dựa trên 4 mức chức năng: tác nghiệp, kiểm tra quản trị, phân tích quyết định, và hệ thống kế hoạch hoá chiến lược.

5.4.2.1.       Chức năng tác nghiệp

 được đặc trưng bằng các luật lệ chính thức, các thủ tục và những giao tiếp chuẩn hóa một số lớn các tác nghiệp và nghiệp vụ hàng ngày.Việc phối hợp các quá trình trong cấu trúc và một số lượng lớn các tác nghiệp cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống thông tin tác nghiệp khởi xướng và ghi lại các hoạt động và chức năng logistics riêng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yêu cầu, khiếu nại. Như vậy quá trình thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trên một loạt các thông tin tác nghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tác nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh: giảm chi phí tác nghiệp để giảm giá; tuy có tăng chi phí đầu tư cho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh, do đó giảm chi phí tương đối hoạt động tác nghiệp.

5.4.2.2.       Chức năng kiểm soát

 Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và báo cáo, việc đo lường là cần thiết để có được sự quan tâm điều chỉnh ngược, cũng như tiết kiệm các nguồn lực hữu ích. Nó cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoại lệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này. Chức năng kiểm soát của LIS giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với các nguồn lực hiện có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giải pháp điều chỉnh phù hợp.

5.4.2.3.       Chức năng phân tích và ra quyết định

 Tập trung vào các công cụ phần mềm nhằm hỗ trợ các nhà quản trị nhận ra, đánh giá và so sánh các phương án chiến lược và chiến thuật logistics có khả năng thay thế, cho phép gia tăng hiệu quả hoạt động. Chức năng phân tích và ra quyết định thể hiện mức độ xử lí cao và phức tạp của LIS. Với những thông tin có tính tổng hợp và dài hạn, với những dự báo về thị trường và các nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với các quyết định quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở logistics, trong việc lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoá, trong việc lựa chọn các nguồn hàng ổn định và chất lượng, v.v.

5.4.2.4.       Chức năng hoạch định chiến lược

Tập trung vào các thông tin hỗ trợ việc xây dựng và tái lập các chiến lược logistics. Các quyết  định này là sự mở rộng các quyết định phân tích ở mức độ khái quát và trừu tượng thậm chí không có cấu trúc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài. Chức năng hoạch định chiến lược của LIS được kết hợp với các hệ thống thông tin khác (Marketing, kế toán-tài chính…) để rà soát các cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị nguồn lực để khai thác các tiềm năng thị trường và vượt qua những khó khăn, dựa vào những thế mạnh sẵn có của mình.

         Một hệ thống thông tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra các quyết định logistics phải đảm bảo được chất lượng thông tin. Cụ thể, LIS phải đảm bảo các yêu cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chính xác (Accuracy); linh hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format).

Việc truyền đạt thông tin phải được thực hiện dưới ngôn ngữ của người nhận nếu không việc tiếp nhận thông tin sẽ trở nên rất khó khăn. Hơn nữa, việc truyền đạt thông tin đôi khi cũng bị gián đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thông tin mà họ thấy không cần thiết – đó được coi là sự tiếp nhận có lựa chọn. Cuối cùng việc truyền đạt thông tin chỉ diễn ra khi thông tin đó phù hợp với người nhận và gắn liền với những quyêt định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra.

5.4.3.Dòng thông tin logistics trong doanh nghiệp

         Hệ thống thông tin logistics bao gồm 2 dòng chính, đó là sự kết hợp chặt chẽ của các hoạt động kế hoạch - phối hợp và các hoạt động tác nghiệp. Những hoạt động chính của hai dòng được thể hiện trong hình 5.7. Dòng phối hợp bao gồm những thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch và xuyên suốt quá trình hoạt động của công ty.

         Dòng tác nghiệp liên quan tới những nghiệp vụ cơ bản liên quan đến thực hiện các đơn hàng nhận được như ấn định dự trữ, vận chuyển, các đơn hàng bổ sung và những đơn hàng của khách hàng. Đơn hàng bổ sung là việc cung cấp hàng cho những trung tâm phân phối từ nơi sản xuất; còn đơn hàng của khách hàng liên quan tới việc cung cấp hàng từ các trung tâm phân phối tới địa điểm của khách hàng. Vai trò của bộ phận quản trị dự trữ là để đảm bảo rằng các hoạt động của dòng tác nghiệp được chỉ đạo trong sự thống nhất phù hợp với các hoạt động của dòng phối hợp. Điều này đòi hỏi sự đồng bộ hoá của cả sản phẩm và dòng thông tin 2 chiều trong chu trình đơn hàng hoàn chỉnh.

5.4.3.1.       Dòng thông tin hoạch định-phối hợp

5.4.3.1.1.    Kế hoạch  chiến lược: 

Kế hoạch chiến lược là kim chỉ nam, là thông tin định hướng cho các nhà doanh nghiệp xây dựng kế hoạch & tổ chức thực thi ở các bộ phận chức năng. Kế hoạch chiến lược tập trung vào hai mục tiêu  marketing và tài chính.

-        Mục tiêu marketing: Các chính sách, mục tiêu marketing và chính sách dịch vụ khách hàng quyết định các hoạt động của logistics: Tiêu chuẩn đảm bảo hàng hoá (mức độ thiếu hàng, tỷ lệ thoả mãn, tổng hợp lô hàng); Tiêu chuẩn vận hành nghiệp vụ (tốc độ, độ ổn định, linh hoạt, xử lý bất trắc); Tiêu chuẩn tin cậy.v.v.

-        Mục tiêu tài chính: Thể hiện ở các chỉ số về doanh thu, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu tư & lợi nhuận. Mục tiêu tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ & tổng chi phí logistics.

Như vậy, cả 2 mục tiêu chiến lược sẽ cung cấp thông tin về thị trường (khách hàng), mặt hàng kinh doanh, dịch vụ và trình độ hoạt động logistics mà các nhà quản trị logistics (kinh doanh) phải đảm bảo trong phạm vi kế hoạch hoá.

5.4.3.1.2.    Kế hoạch nguồn lực:

 Đây là bước khởi đầu xác định khả năng các nguồn lực đáp ứng logistics. Kế hoạch nguồn lực cần được xác định các yếu tố bao gồm nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện vận chuyển & nhân sự. Kế hoạch này giúp quản trị các nguồn lực có hiệu quả để đáp ứng nhu cầu thị trường. Với mỗi mặt hàng kinh doanh, kế hoạch nguồn lực phải xác định được vị trí (ở đâu?) thời gian (khi nào?) và số lượng (bao nhiêu?) để thu mua, dự trữ và vận chuyển.

5.4.3.1.3.    Kế hoạch logistics:

Kế hoạch này phối hợp cơ sở vật chất, thiết bị, lao động, và nguồn dự trữ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ logistics. Kế hoạch logistics bị ràng buộc bởi kế hoạch nguồn lực, thông tin dự báo về nhu cầu thị trường. Kế hoạch này bao gồm việc xác định rõ mục tiêu & quá trình tác nghiệp cho các hoạt động cơ bản (dự trữ, vận chuyển) & hoạt động bổ trợ (kho, bao bì, LIS).

5.4.3.1.4.    Quản trị dự trữ:

Đây là giao điểm giữa dòng hoạch định - phối hợp và dòng nghiệp vụ, chỉ rõ thời điểm và vị trí tạo nên dự trữ. Từ điều kiện thông tin, hình thành dự trữ chỉ rõ cái gì, ở đâu và khi nào của quá trình logistics tổng thể.

5.4.3.2.       Dòng thông tin nghiệp vụ

5.4.3.2.1.    Quản lý  đơn đặt hàng và thực hiện đơn hàng:

Hoạt động này liên quan đến việc chuyển thông tin về nhu cầu giữa các thành viên tham gia phân phối hàng hoá. Hoạt động chủ yếu của quản trị đơn đặt hàng là tiếp nhận chính xác và đáp ứng yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng. Công cụ chuyển tin: điện thoại, fax, Internet,...Xử lý đơn hàng là các công việc để chuẩn bị thực hiện đơn đặt hàng của khách. Thời gian đáp ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng nhiều của năng lực xử lí thông tin của LIS. Trên cơ sở những thông tin về tình nhu cầu và dự báo bán, quyết định về trình độ dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp đưa ra những quyết định về dự trữ, bao gồm quyết định về hệ thống dự trữ, mô hình kiểm tra dự trữ, lô hàng nhập, và dự trữ bảo hiểm.

5.4.3.2.2.    Hoạt động phân phối:

Quá trình này tạo điều kiện để tiến hành cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. Quá trình này đòi hỏi cung cấp thông tin để tạo thuận lợi và phối hợp các hoạt động ở kho để cung ứng hàng hoá thoả mãn đơn hàng. Vấn để là phải thoả mãn yêu cầu của khách hàng trong điều kiện dự trữ ở kho phải thấp.

5.4.3.2.3.    Nghiệp vụ vận chuyển & giao hàng:

Khả năng tích hợp hệ thống thông tin trong công tác vận chuyển & giao hàng đem lại tiện ích đáng kể & nâng cao khả năng kiểm soát hành trình lô hàng cho cả doanh nghiệp & khách hàng.

5.4.3.2.4.    Nghiệp vụ mua và nhập hàng:

Trên cơ sở những thông tin về kế hoạch mua, về nhu cầu của khách hàng và tình hình dự trữ hàng hoá, doanh nghiệp đưa ra những quyết định mua và nhập hàng vào cơ sở logistics (kho hoặc cơ sở sản xuất).

         Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, máy vi tính ngày càng có nhiều tiện ích, Internet ngày càng lan rộng và bao  phủ khắp toàn cầu, các phần mềm chuyên dụng ngày càng nhiều thêm… Các công ty logistics tập trung đầu tư xây dựng hệ thống thông tin hiện đại, hiệu quả, hỗ trợ đắc lực hoạt động của họ. Hình 5.8 cho thấy sự kết nối  thông tin Internet giữa các thành viên  tham gia vào hoạt động logistics của doanh nghiệp.

Tóm tắt chương 5

Chương này tập trung giải quyết nội dung của các hoạt động logistics hỗ trợ bao gồm hoạt động mua, hoạt động kho, quá trình chu chuyển bao bì và hệ thống thông tin logistics .

Hoạt động mua là hoạt động quan trọng do giá trị sản phẩm mua chiếm từ 40% đến 60% doanh thu, rất nhiều quyết định trong mua ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và cung ứng trong kênh phân  phối. Chương này đề cập chủ yếu tới nội dung hoạch định nguồn hàng, các quyết định mua cơ bản và cách thức để ra những quyết định trên.

         Tiếp theo là hoạt động kho hàng, kho hàng hóa trong hệ thống logistics có mục đích đáp ứng yêu cầu của dự trữ và kinh doanh. Kho bao gồm các không gian thích hợp cho việc chứa đựng, bảo quản hàng hóa và tạo lập các lô hàng cung ứng. Do các yêu cầu này tại các vị trí khác nhau trong kênh cung ứng là khác nhau nên có rất nhiều loại hình kho được bố trí và sử dụng thich hợp. Mỗi loại hình kho có những lợi ích và tác nghiệp cụ thể, nhưng về cơ bản quá trình nghiệp vụ nhà kho đều gồm 3 khâu là Nhập hàng –Tác nghiệp kho – Phát hàng. Trong phần này, các quyết định cơ bản nhất của một doanh nghiệp về hoạt động kho hàng cũng được mô tả theo một trình tự logic và thống nhất.

         Hoạt động bao bì là một phần không thể thiếu trong các kênh phân phối hoàn chỉnh, đặc biệt là kênh phân phối hàng tiêu dùng. Với vai trò hỗ trợ đắc lực cho quá trình vận động của hàng hóa, bao bì được xem như là một thiết bị chứa đựng, chuyên chở và bảo quản hữu ích. Trong các kênh phân phối hiện đại, để phát huy tối đa lợi ích của bao bì và đạt được mục tiêu chi phí, tiêu chuẩn hóa và thống nhất hóa là giải pháp tất yếu dẫn tới sự ra đời của hai loại thiết bị bao bì vận chuyển đặc biệt là mâm tải và hòm tải. Cuộc cách mạng về contenner và pallet đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của ngành logistics thê giới. Để tối ưu hóa các chi phí và sử dụng hiệu quả các loại bao bì, việc thực hiện các tác nghiệp bao bì theo một quy trình cần được chú ý phối hợp với sự vận động của hàng hóa. Khi quản lý các luồng vận động của hàng hóa, bao bì trong kênh phân phối từ các nguồn cung cấp đến các vị trí tiêu dùng như một dòng lưu chuyển thuận, các nhà logistics nhận thấy xuất hiện ở một số vị trí trong kênh dòng vận động ngược chiều của các sản phẩm sai hỏng, khuyết tật, ứ thừa, một số loại bao bì chu chuyển nhiều lần hoặc bao bì tái chế…Nếu không quản lý tốt các dòng vận động này có thể gây ách tắc và làm giảm hiệu quả vận động cuả dòng logistics thuận trong kênh.

Nỗ lực quản trị thông tin logistics được trình bày cuối cùng như là sự kết nối mọi hoạt động quản trị logistics trong một tổ chức. Phần này tập trung giới thiệu về khái niệm, mô hình cấu trúc và chức năng của hệ thống thông tin logistics. Khái quá hóa sơ đồ dòng thông tin của LIS trong một doanh nghiệp và  trình bày một số ứng dụng công nghệ thông tin máy tính vào quản lý các hoạt động logistics.