Lập Kế hoạch hay lên kế hoạch, xây dựng kế hoạch, viết một bản kế hoạch thể là khâu đầu tiên. Ngày nay, người ta dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau[12]:

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

Xác định nội dung công việc: Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:

Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch, nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện kế hoạch

Thời gian thực hiện kế hoạch: Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch: Gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau[13].

Xác định phương thức, cách thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:

Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó

Các công việc còn tồn cần phải giải quyết

Các công việc mới phát sinh, giao thêm

Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực gồm: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).

Vai trò của lập kế hoạch

Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước.Còn trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên , là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.

Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai , làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường , tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực , và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra . Hiện nay , trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp. Bao gồm :

-Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp . Lập kế hoạch cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp . Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó , thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu quả .

-Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức . Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý .Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước , dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.

-Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp . Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định , những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả , cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp.

-Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao . Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi doanh nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào , thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa , và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra . Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra .

Như vậy , lập kế hoạch quả thật là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý . Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lý có thể không biết tổ chức , khai thác con người và các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác . Không có kế hoạch , nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì .

Còn đối với mỗi cá nhân chúng ta cũng vậy , nếu chúng ta không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì chúng ta không thể xác định được rõ mục tiêu của chúng ta cần phải đạt tới là gì ? với năng lực của mình thì chúng ta cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó ? Không có kế hoạch chúng ta sẽ không có những thời gian biểu cho các hoạt động của mình, không có được sự nỗ lực và cố gắng hết mình để đạt được mục tiêu . Vì thế mà chúng ta cứ để thời gian trôi đi một cách vô ích và hành động một cách thụ động trước sự thay đổi của môi trường xung quanh ta . Vì vậy mà việc đạt được mục tiêu của mỗi cá nhân ta sẽ là không cao , thậm chí còn không thể đạt được mục tiêu mà mình mong muốn .

Tóm lại , chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên , là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý . Bất kể là cấp quản lý cao hay thấp , việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.