Câu 4 : Mục tiêu và các nội dụng chính cần thực hiện trong công tác khảo sát hệ thống

_ Mục tiêu của khảo sát hệ thống: Quá trình khảo sát hệ thống thực nhằm xác định một số vấn đề trước khi bắt đầu xây dựng, phát triển một dự án tin hoc. Những vấn đề quan trọng nhất cần phải xác định rõ là:

Nhu cầu xây dựng và phát triển hệ thống thông tin, tức là, thực sự người sử dụng muốn gì ở hệ thống?

Những vấn đề cần làm, không nên làm, chưa nên hay sẽ làm. Nói cách khác là xác định các ràng buộc, hạn chế và phạm vi của dụe án. Với mỗi nội dung, phải xem xét tới sự cần thiết và tính khả khi của nó.

Thới gian phát triển hệ thống là bao lauu. Đòi hỏi xác định thời gian hoàn thành ngay từ thời điểm đầu là khó, tuy vậy, vẫn cần đưa ra một thời hạn nhất định để thực hiện dựu án.

Giá thành phát triển hệ thống (tính đầy đủ các yếu tố nhân lực, vật lực, tài chính). Điều này có nghĩa là, ngay từ khi khảo sát đã phải có một hình dung sơ bộ, thậm chí là hình dung chi tiết về giải pháp thực hiện, đáp ứng được mọi yêu cầu đặt ra hoặc các yêu cầu quan trọng.

Thuận lợi và khó khăn (kể cả vấn đề thị trường cho sản phẩm). Các câu trả lời - kết luận phải mang tính khách quan. Các thông tin số liệu được đưa ra xem xét phải chính xác, có căn cứ đáng tin cậy.

Nội dung cần khảo sát tương ứng với những vấn đề cần giải quyết sao cho phù hợp với yêu cầu của người sử dụng và quy mô của hệ thống thông tin. Công việc khảo sát có thể chia theo các nội dúng chính sau:

Xác định các vấn đề cần giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của từng vấn đề.

+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống thực.

+ Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và sự phân cấp quyền hạn trong hệ thống thực.

+ Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách , tài liệu, các chứng từ giao dịch và các phương tiện xử lý thông tin.

+ Thu thập các nhu cầu xử lý và sử dụng thông tin.

+ Đánh giá, phê phán hiên trạng và đề xuất các giải pháp.

Xác định nhóm người sử dụng: Xác định các nhóm cán bộ trong tổ chức mà công việc của họ có mối liên hệ mật thiết với các hoạt động của hệ thống thông tin. Việc xác định các nhóm người sử dụng nhằm làm rõ những nguồn thông tin mà họ có thể cung cấp cũng như yêu cầu của họ đối với hệ thống thông tin mới cần xây dựng.

Viết báo cáo tổng hợp: Cần chú ý là báo cáo tổng hợp phải dựa trên những kết quả của khảo sát hiện trạng để có được những thông tin tổng quát về hệ thống nhằm giúp cho viẹc đưa rfa những quyết định cho giai đoạn tiếp theo.