Ch­¬ng thø 11

KiÓm to¸n chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn.

I. Qu¸ tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn víi vÊn ®Ò kiÓm to¸n .

1. Chøc n¨ng c¬ b¶n cña chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn

- B¸n hµng - thu tiÒn (tiªu thô) lµ qu¸ tr×nh chuyÓn quyÒn së h÷u cña hµng ho¸ qua qu¸ tr×nh trao ®æi hµng - tiÒn (gi÷a kh¸ch thÓ kiÓm to¸n víi kh¸ch hµng cña hä) => Víi ý nghÜa nh­ vËy, qu¸ tr×nh nµy ®­îc b¾t ®Çu tõ yªu cÇu mua cña kh¸ch hµng (®¬n ®Æt hµng, hîp ®ång mua hµng ...) vµ kÕt thóc b»ng viÖc chuyÓn ®æi hµng ho¸ thµnh tiÒn.

- Cã thÓ cã c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng kh¸c nhau. VÝ dô nÕu c¨n cø theo ph­¬ng thøc trao ®æi vµ thanh to¸n cã thÓ cã b¸n hµng theo ph­¬ng thøc thu tiÒn mÆt trùc tiÕp vÒ kÐt hoÆc thu qua ng©n hµng, b¸n hµng theo ph­¬ng thøc giao hµng trùc tiÕp nh­ng sÏ thu tiÒn sau (b¸n chÞu), b¸n hµng theo ph­¬ng thøc göi hµng, theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng vµ chê kh¸ch hµng chÊp nhËn (sau khi kiÓm tra chÊt l­îng vµ sè l­îng hµng ho¸ råi tr¶ tiÒn)...; Theo c¸ch thøc cô thÓ cña qu¸ tr×nh trao ®æi, hµng ho¸ s¶n xuÊt ra, dÞch vô  hoµn thµnh cã thÓ b¸n trùc tiÕp cho ng­êi tiªu dïng theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ hoÆc gi¸n tiÕp qua ph­¬ng thøc b¸n bu«n, b¸n hµng qua ®¹i lý...  =>Víi mçi ph­¬ng thøc nµy, tr×nh tù cña qu¸ tr×nh b¸n hµng diÔn ra kh¸c nhau, c¸c thñ tôc giao, nhËn, thanh to¸n còng kh¸c nhau, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, kiÓm so¸t còng kh¸c nhau. Do ®ã néi dung vµ c¸ch thøc kiÓm to¸n cô thÓ còng kh¸c nhau. (§Ó thÓ hiÖn ®­îc nh÷ng nguyªn lý chung cña kiÓm to¸n vµo chu tr×nh nµy, néi dung vµ ph­¬ng ph¸p kiÓm to¸n nªu sau ®©y sÏ ®Ò cËp nh÷ng vÊn ®Ò chung nhÊt trªn c¬ së ho¹t ®éng cña lo¹i c«ng ty ®iÓn h×nh cña chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn lµ c«ng ty b¸n bu«n).

- Chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn ®Òu bao gåm c¸c chøc n¨ng chÝnh nh­: Xö lý ®Æt hµng cña ng­êi mua; xÐt duyÖt b¸n chÞu; chuyÓn giao hµng ho¸; lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng; xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n vÒ doanh thu vµ vÒ thu tiÒn, xo¸ sæ c¸c kho¶n ph¶i thu kh«ng thu ®­îc; lËp dù phßng nî khã ®ßi.

+ Xö lý ®Æt hµng cña ng­êi mua: C¨n cø vµo ®¬n ®Æt hµng cña ng­êi mua (cã thÓ lµ ®¬n ®Æt hµng, lµ phiÕu yªu cÇu mua hµng, lµ yªu cÇu qua th­, fax, ®iÖn tho¹i vµ sau ®ã lµ hîp ®ång vÒ mua -  b¸n hµng ho¸ dÞch vô...) -> bé phËn cã liªn quan sÏ xÐt duyÖt ®¬n ®Æt hµng (vÒ sè l­îng, chñng lo¹i, ... ®Ó x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng cung øng, cung øng ®óng h¹n cña m×nh) -> quyÕt ®Þnh b¸n qua phiÕu tiªu thô vµ lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng.

+ XÐt duyÖt b¸n chÞu: Sau khi quyÕt ®Þnh b¸n, c¨n cø vµo ®¬n ®Æt hµng vµ c¸c nguån th«ng tin kh¸c  nhau, bé phËn tÝn dông cÇn ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thanh to¸n cña kh¸ch hµng vµ quyÕt ®Þnh b¸n chÞu mét phÇn hoÆc toµn bé l« hµng.

+ ChuyÓn giao hµng: Thñ kho xuÊt hµng cho bé phËn göi hµng, bé phËn göi hµng lËp vËn ®¬n vµ göi hµng cho kh¸ch hµng (VËn ®¬n -> Ghi vµo sæ hµng -> ChuyÓn cho bé phËn lËp ho¸ ®¬n). ViÖc xuÊt hµng ®­îc kiÓm so¸t bëi thñ kho, ng­êi nhËn, bé phËn b¶o vÖ.

+ LËp ho¸ ®¬n, göi cho kh¸ch hµng vµ ghi râ nghiÖp vô b¸n hµng:

Ö Ho¸ ®¬n b¸n hµng lµ chøng tõ chØ râ mÉu m·, sè l­îng hµng ho¸, gi¸ c¶ hµng ho¸, chi phÝ vËn chuyÓn, b¶o hiÓm vµ c¸c yÕu tè kh¸c theo luËt thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng. Ho¸ ®¬n ®­îc lËp bëi bé phËn ®éc lËp víi phßng kÕ to¸n vµ bé phËn b¸n hµng (lËp thµnh 3 liªn: liªn ®Çu ®­îc göi cho kh¸ch hµng, c¸c liªn sau ®­îc l­u l¹i ghi sæ vµ theo dâi thu tiÒn).

Ö Göi cho kh¸ch hµng sau khi ®· kiÓm tra l¹i

Ö Céng ho¸ ®¬n theo ngµy ghi vµo NhËt ký b¸n hµng -> Sæ c¸i

+ Xö lý vµ ghi sæ c¸c kho¶n thu tiÒn: Sau khi ho¸ ®¬n ®­îc lËp vµ hµng ho¸ ®­îc giao, cã hai tr­êng hîp: thu tiÒn ngay th× chu tr×nh kÕt thóc, nÕu lµ b¸n chÞu th× ph¶i tiÕp tôc theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thu.

§Ó theo dâi thanh to¸n cÇn liÖt kª c¸c kho¶n nî, ph©n c«ng cho hai nh©n viªn kh¸c nhau phô tr¸ch kÕ to¸n chi tiÕt c«ng nî vµ kÕ to¸n tæng hîp. 

+ Xö lý vµ ghi sæ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµ kho¶n gi¶m gi¸:

T¹i c¸c doanh nghiÖp cÇn cã bé phËn ®éc lËp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tiÕp nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, xÐt duyÖt gi¶m gi¸, vµ khÊu trõ c«ng nî liªn quan tíi sè hµng nµy.

+ ThÈm ®Þnh vµ xo¸ sæ kho¶n ph¶i thu kh«ng thu ®­îc: Sau khi thÈm ®Þnh, nÕu thÊy kho¶n thÊt thu kh«ng thu ®­îc, nhµ qu¶n lý cã tr¸ch nhiÖm chuÈn y xo¸ sæ kho¶n ph¶i thu ®ã. C¨n cø vµo sù phª chuÈn, kÕ to¸n ghi sæ.

+ Dù phßng nî khã ®ßi: §­îc lËp víi yªu cÇu ®ñ trang tr¶i c¸c kho¶n ®· tiªu thô kú nµy song kh«ng cã kh¶ n¨ng thu ®­îc c¶ trong t­¬ng lai. Tuy nhiªn, ë nhiÒu c«ng ty, dù phßng nµy lµ sè d­ do ®iÒu chØnh cuèi n¨m cña qu¶n lý vÒ bít gi¸ ®èi víi c¸c kho¶n kh«ng thu ®­îc tiÒn.

2. Môc tiªu kiÓm to¸n b¸n hµng - thu tiÒn:

- Môc tiªu ®Æc thï cho c¸c kho¶n môc vµ nghiÖp  vô b¸n hµng vµ nghiÖp vô thu tiÒn còng cÇn cã ®Þnh h­íng cô thÓ qua c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï riªng biÖt. Cã thÓ kh¸i qu¸t c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï phæ biÕn cña 2 lo¹i nghiÖp vô vµ kho¶n môc nµy qua B¶ng sè 11.1.

- ý nghÜa:

C¬ së môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï -> cÇn cô thÓ ho¸ c¸c c«ng viÖc t­¬ng øng víi mçi môc tiªu cña kiÓm to¸n néi bé nãi riªng hay cña kiÓm so¸t néi bé nãi chung -> x¸c ®Þnh nh÷ng c«ng viÖc t­¬ng øng cña c¸c tr¾c nghiÖm ®¹t yªu  cÇu vµ tr¾c nghiÖm ®é tin cËy trong kiÓm to¸n tµi chÝnh -> x¸c ®Þnh nh÷ng mÉu chän ®Ó thùc hiÖn c¸c thñ tôc x¸c minh cô thÓ (VD nh­ ®èi chiÕu l¹i ho¸ ®¬n víi  sæ s¸ch, lÊy x¸c nhËn cña ng­êi mua hµng vµ c¸c kho¶n ph¶i thu v.v...)

II. Nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu vµ tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu vÒ b¸n hµng.

·        C¸c môc tiªu kiÓm to¸n b¸n hµng vµ thu tiÒn cÇn ®­îc thùc hiÖn  qua c¸c tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu vµ tr¾c nghiÖm ®é tin cËy.

·        (Do b¸n hµng thu tiÒn lµ mét qu¸ tr×nh chuyÓn quyÒn së h÷u hµng ho¸ - tiÒn tÖ gi÷a ng­êi mua vµ ng­êi b¸n, g¾n víi lîi Ých kinh tÕ vµ tr¸ch nhiÖm ph¸p lý cña mçi bªn nªn c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé cÇn ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ.  H¬n n÷a, qu¸ tr×nh nµy bao hµm nhiÒu chøc n¨ng cô thÓ cã liªn quan chÆt chÏ víi nhau). Nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu vµ c¸c tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu t­¬ng øng cÇn ®­îc x¸c ®Þnh cô thÓ.

·        Tõ ph©n tÝch qu¸ tr×nh nµy thµnh c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau cã thÓ thÊy nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu cïng c¸c tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu t­¬ng øng th­êng bao gåm c¶ tÝnh ®ång bé cña sæ s¸ch, viÖc ®¸nh sè tr­íc c¸c chøng tõ, viÖc ph©n c¸ch nhiÖm vô trong c«ng t¸c kÕ to¸n, viÖc xÐt duyÖt c¸c nghiÖp vô b¸n hµng.

A/ Sù ®ång bé cña chøng tõ:

-         ý nghÜa: §ßi hái hÖ thèng kÕ to¸n tõ chøng tõ ®Õn sæ kÕ to¸n vµ b¶ng tæng hîp cã t¸c dông kiÓm so¸t tèi ®a c¸c nghiÖp vô vµ do ®ã, c¸c tr×nh tù kÕ to¸n ph¶i cã tr­íc khi ®Æt ra c¸c môc tiªu kiÓm so¸t néi bé.

( Mçi ®¬n vÞ l¹i cã thÓ lùa chän c¸c h×nh thøc kÕ to¸n, c¸c ph­¬ng thøc kÕ to¸n kh¸c nhau dÉn ®Õn tr×nh tù kÕ to¸n cô thÓ còng kh¸c nhau. H¬n n÷a, mäi v¨n b¶n ph¸p lý vÉn chØ lµ khung tèi thiÓu cßn thùc tÕ cña mçi ®¬n vÞ l¹i rÊt ®a d¹ng, phong phó. Do ®ã, mçi ®¬n  vÞ cÇn ®Þnh s½n tr×nh tù cô thÓ t­¬ng øng víi hÖ thèng sæ s¸ch t¹o thµnh yÕu tè kiÓm so¸t cã hiÖu lùc. VÝ dô, cã c«ng ty qui ­íc khi nhËn ®­îc ®¬n ®Æt hµng cña ng­êi mua, c«ng ty lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng ®¸nh sè tr­íc vµ lËp nhiÒu liªn: Liªn ®Çu giao cho ng­êi mua, c¸c liªn sau dïng ®Ó ghi sæ theo dâi b¸n hµng vµ thu tiÒn, còng cã thÓ dïng ®Ó duyÖt b¸n chÞu, cho phÐp vËn chuyÓn.... Víi hÖ thèng nµy, viÖc kiÓm so¸t b¸n hµng ,thu tiÒn trë nªn cã hiÖu lùc h¬n. Víi hÖ thèng kh¸c, ch¼ng h¹n: Ho¸ ®¬n b¸n hµng chØ lËp sau khi hµng vËn chuyÓn rÊt khã t¹o ra liªn hÖ víi c¸c môc tiªu kiÓm to¸n ®Æt biÖt lµ c¸c môc tiªu hiÖu lùc, trän vÑn, ®­îc phÐp..... vµ do vËy, cÇn sö dông c¸ch kiÓm so¸t kh¸c bï ®¾p l¹i.)

- T­¬ng øng víi c«ng viÖc kiÓm so¸t nµy, tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu dùa vµo qui ®Þnh vÒ tr×nh tù ghi sæ ®· nªu ®Ó ®èi chiÕu  víi thùc tiÔn cña ®¬n vÞ ®­îc kiÓm to¸n. Tuy nhiªn, tr¾c nghiÖm ®¹t yªu  cÇu còng cÇn chó ý c¶ nh÷ng chi tiÕt cô thÓ cña tÝnh ®ång bé kh«ng chØ trong tr×nh tù mµ ngay trong tõng sù kÕt hîp cô thÓ. (VÝ dô ®¬n vÞ ®­îc kiÓm to¸n qui ®Þnh liªn thø hai cña Ho¸ ®¬n b¸n hµng ph¶i kÌm theo LÖnh vËn chuyÓn ®Ó ®Ò phßng bá sãt c¸c kho¶n thanh to¸n tiÒn hµng ®· vËn  chuyÓn. Khi ®ã, tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu cÇn xÐt d·y liªn tôc c¸c LÖnh vËn chuyÓn ®Ó kh¼ng ®Þnh ch¾c ch¾n lµ mçi LÖnh ®Òu ®· ®­îc kÌm vµo liªn thø hai cña Ho¸ ®¬n b¸n hµng).

B/ ViÖc ®¸nh sè thø tù c¸c chøng tõ: Sö dông chøng tõ cã ®¸nh sè tr­íc theo thø tù liªn tôc cã t¸c dông võa ®Ò phßng bá sãt, dÊu diÕm, võa tr¸nh trïng lÆp c¸c kho¶n ph¶i thu,  c¸c kho¶n ghi sæ b¸n hµng.

- Tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu th«ng th­êng cho viÖc kiÓm so¸t nµy lµ chän ra mét d·y liªn tôc c¸c chøng tõ kh¸c nhau nh­ liªn thø hai cña ho¸ ®¬n b¸n hµng ®· ghi vµo nhËt ký tiªu thô ®Ó ph¸t hiÖn c¸c tr­êng hîp bá sãt hay ghi trïng trong d·y sè liªn tôc. Tr¾c nghiÖm nµy ®ång thêi cung cÊp b»ng chøng cho c¶ hai môc tiªu: hiÖu lùc vµ trän vÑn.

C/ LËp b¶ng c©n ®èi thanh to¸n tiÒn hµng vµ göi cho ng­êi mua:

- C¸c C«ng ty cã nghiÖp vô b¸n hµng vµ thu tiÒn víi qui m« lín, th«ng th­êng hµng th¸ng cã tæng hîp vµ lËp b¶ng c©n ®èi gi÷a gi¸ trÞ hµng b¸n víi c¸c kho¶n ®· thu tiÒn, vµ c¸c kho¶n ph¶i thu ®Ó kiÓm so¸t c«ng viÖc b¸n hµng vµ thu tiÒn.

- Do c¸c c©n ®èi nµy cã liªn quan ®Õn ng­êi mua nªn cÇn göi ®Õn ng­êi mua ®Ó th«ng b¸o ®ång thêi x¸c nhËn quan hÖ mua - b¸n ®· ph¸t sinh trong th¸ng. §Ó b¶o ®¶m tÝnh kh¸ch quan trong x¸c nhËn, c¸c b¶ng c©n ®èi nµy cã thÓ ph©n c«ng cho ng­êi kh«ng cã liªn quan (®Õn thu tiÒn hµng, ®Õn ghi sæ b¸n hµng vµ thu tiÒn) lËp ra vµ göi qua b­u ®iÖn ®Ó ng­êi mua dÔ dµng tr¶ lêi ngay c¶ khi cã sai sãt. Trong tr­êng hîp nµy, lËp vµ x¸c nhËn c¸c b¶ng c©n ®èi hµng, tiÒn vµ ph¶i thu lµ c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé h÷u hiÖu.

- Tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu trong tr­êng hîp nµy lµ sù  xem xÐt vµ ®­a ra ý kiÕn cña kiÓm to¸n viªn vÒ viÖc lËp vµ x¸c nhËn c¸c b¶ng c©n ®èi trªn.

D/ XÐt duyÖt nghiÖp vô b¸n hµng:

- Lµ viÖc kiÓm so¸t néi bé th­êng thÊy vµ tËp trung vµo ba ®iÓm chñ yÕu:

+ ViÖc b¸n chÞu ph¶i ®­îc duyÖt y cÈn träng tr­íc khi b¸n hµng.

+ Hµng b¸n chØ ®­îc vËn chuyÓn sau khi duyÖt víi ®Çy ®ñ chøng cø (tµi kho¶n, con dÊu, ch÷ ký hîp ph¸p cña bªn mua).

+ Gi¸ b¸n ph¶i ®­îc duyÖt bao gåm c¶ phÝ vËn chuyÓn, gi¶m gi¸, bít gi¸ vµ ®iÒu kiÖn thanh to¸n.

( Chó ý: Hai viÖc kiÓm so¸t ®Çu tiªn  nh»m ng¨n ngõa tæn thÊt do vËn chuyÓn ®Õn ng­êi mua "ma" hay ng­êi mua kh«ng cã ®iÒu kiÖn thanh to¸n hoÆc d©y d­a trong thanh to¸n. ViÖc duyÖt gi¸ nh»m tr¸nh thÊt thu, kÝch thÝch tho¶ ®¸ng t¨ng thu vµ gi¶i quyÕt hîp ph¸p vµ hiÖu qu¶ c¸c quan hÖ lîi Ých gi÷a c¸c bªn trong quan hÖ mua - b¸n.)

- T­¬ng øng víi viÖc kiÓm so¸t néi bé nµy, tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu ®­îc thùc hiÖn qua xem xÐt chøng tõ víi c¸c thñ tôc xÐt duyÖt t­¬ng øng theo 3 ®iÓm then chèt nãi trªn.

E/ Ph©n c¸ch nhiÖm vô ®Çy ®ñ trong tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n

- Lµ c«ng viÖc träng yÕu trong kiÓm so¸t néi bé nh»m ng¨n ngõa nh÷ng sai sãt vµ gian lËn trong kÕ to¸n nãi chung vµ víi lÜnh vùc b¸n hµng - thu tiÒn nãi riªng. (VÝ dô, nÕu sæ b¸n hµng víi sæ thu tiÒn ®­îc 2 kÕ to¸n theo dâi ®éc lËp nhau vµ sæ thu tiÒn cã ng­êi kiÓm so¸t ®éc lËp, ®èi chiÕu ®Þnh kú víi Sæ c¸i, víi Sæ quü sÏ t¹o ra sù kiÓm so¸t chÐo, t¨ng ®é tin cËy cña th«ng tin. MÆt kh¸c, ®Ó ng¨n ngõa gian lËn, trong nhiÒu tr­êng hîp ph¶i ng¨n c¸ch ®éc lËp n¬i lµm viÖc cña thñ quü víi nh÷ng ng­êi ghi chÐp c¸c NhËt ký b¸n hµng vµ Sæ quü. §ång thêi, gi÷a chøc n¨ng b¸n hµng víi chøc n¨ng duyÖt b¸n chÞu còng cÇn ph©n c¸ch ®Ó phßng ngõa nh÷ng tiªu cùc cã thÓ ph¸t sinh trong kh©u b¸n hµng vµ kh¶ n¨ng thÊt thu trong kh©u thanh to¸n.)

- Tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu thÝch hîp lµ xem xÐt chung sù ph©n c«ng trong c«ng t¸c kÕ to¸n vµ quan s¸t thùc tÕ c«ng viÖc kÕ to¸n. (VÝ dô, cã thÓ  xem xÐt trªn thùc tÕ ®Ó kh¼ng ®Þnh sù ph©n c¸ch nhiÖm vô gi÷a ng­êi lËp ho¸ ®¬n víi ng­êi gi÷ Sæ quü hoÆc nh÷ng giao dÞch, trao ®æi bÊt th­êng gi÷a ng­êi ghi sæ víi ng­êi gi÷ tiÒn v.v...)

F/ TÝnh ®éc lËp cña ng­êi kiÓm tra - kiÓm so¸t

- ViÖc thùc hiÖn tr×nh tù  kiÓm so¸t néi bé lµ yÕu tè chñ yÕu trong viÖc ph¸t huy hiÖu lùc cña kiÓm so¸t néi bé. Th«ng th­êng, sö dông kiÓm to¸n viªn néi bé ®Ó kiÓm so¸t viÖc xö lý vµ ghi sæ c¸c nghiÖp vô b¸n hµng vµ thu tiÒn sÏ b¶o ®¶m chÊt l­îng kiÓm so¸t vµ phôc vô tèt cho viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu kiÓm to¸n.

- Tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu th­êng ®­îc thùc hiÖn th«ng qua xem xÐt b¸o c¸o cña kiÓm to¸n viªn néi bé vµ xem xÐt sù xuÊt hiÖn c¸c dÊu hiÖu cña kiÓm to¸n viªn néi bé ®· ký hoÆc ghi dÊu ®· qui ­íc trªn c¸c chøng tõ, sæ s¸ch kÕ to¸n.

=> KÕt luËn:

+ HiÓu ®­îc nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé then chèt cïng c¸c tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu t­¬ng øng cã t¸c dông thiÕt thùc trong viÖc ®Þnh h­íng c¸c c«ng viÖc kiÓm to¸n.

+ §Ó triÓn khai cô thÓ h­íng kiÓm to¸n ®· x¸c ®Þnh cÇn cô thÓ h¬n trªn c¸c thñ tôc kiÓm so¸t vµ kiÓm to¸n t­¬ng øng.

+ T­¬ng øng víi mçi môc tiªu kiÓm to¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c c«ng viÖc cô thÓ ph¶i lµm víi mét c¸ch thøc cô thÓ. Trong tr­êng hîp ®Æc biÖt còng cã thÓ x¸c minh nghiÖp vô ®· ghi trong chøng tõ qua ng­êi mua v.v... (B¶ng sè 8.2 lµ mét vÝ dô vÒ lùa chän thñ tôc kiÓm to¸n t­¬ng øng víi mçi môc tiªu kiÓm to¸n néi bé). Trªn thùc tÕ cã thÓ kÕt hîp c¸c thñ tôc trong cïng mét c«ng viÖc. VÝ dô: khi chän mét d·y ho¸ ®¬n liªn tôc ®Ó x¸c minh cã thÓ kÕt hîp ®èi chiÕu xu«i tõ ho¸ ®¬n vµo sæ ®Ó kh¼ng ®Þnh mäi nghiÖp vô ghi trªn ho¸ ®¬n ®· ®­îc ghi vµo sæ (trän vÑn); Còng víi d·y ho¸ ®¬n nµy cã thÓ thùc hiÖn ®èi chiÕu ng­îc tõ c¸c kho¶n ®· ghi sæ víi ho¸ ®¬n t­¬ng øng ®Ó kh¼ng ®Þnh lµ mäi kho¶n ghi sæ ®Òu cã ho¸ ®¬n minh chøng (hiÖu lùc); §ång thêi, còng víi d·y ho¸ ®¬n nµy cã thÓ ®èi chiÕu víi b¶ng gi¸ theo môc tiªu ®Þnh gi¸ ®óng hoÆc xem xÐt viÖc duyÖt gi¸, duyÖt b¸n chÞu, duyÖt vËn chuyÓn v.v... theo tõng th­¬ng vô theo môc tiªu ®­îc phÐp v.v... Do vËy, c¸ch ph©n chia trong B¶ng sè 8.2 chØ cã ý nghÜa t­¬ng ®èi.

III. Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i c¸c nghiÖp vô b¸n hµng.

(Mçi môc tiªu kiÓm to¸n chung cã thÓ cã mét hoÆc nhiÒu môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï ®Õn l­ît m×nh, mçi môc tiªu ®Æc thï nµy l¹i cã nhiÒu tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i cã thÓ lµm ®ång thêi hoÆc ®­îc chän läc tuú ®Æc ®iÓm cña ®¬n vÞ ®­îc kiÓm to¸n vµ tuú kÕt qu¶ ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé qua tr¾c  nghiÖp ®¹t yªu cÇu. Nh÷ng tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i t­¬ng øng víi mçi môc tiªu  nªu sau ®©y chØ lµ nh÷ng ®Þnh h­íng chung).

1. C¸c kho¶n b¸n hµng ®· ghi sæ ®Òu cã hiÖu lùc

- Víi môc tiªu nµy cã thÓ chó ý tíi nh÷ng sai ph¹m theo nh÷ng h­íng sau:

+ Sai sãt do s¬ suÊt hoÆc do h¹n chÕ kh¸c cña ng­êi ghi sæ ch­a ®­îc   ph¸t hiÖn, ®iÒu chØnh hÕt qua kiÓm so¸t néi bé.

+ Cè ý ghi nghiÖp vô b¸n hµng kh«ng nhÊt qu¸n víi kú quyÕt to¸n.

+ Cã kho¶n b¸n hµng ®· ghi vµo NhËt ký nh­ng thùc tÕ ch­a vËn chuyÓn.

+ VËn chuyÓn cho ng­êi mua “ma” vÉn ®­îc ghi nh­ kho¶n b¸n hµng.

- Víi xu h­íng chung vµ  nh÷ng ®Æc thï riªng trong tõng cuéc kiÓm to¸n, tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i cho nh÷ng nghiÖp vô v« thùc theo ý nghÜa trªn tuú theo kh¶ n¨ng cã sai sãt vµ gian lËn. Cô thÓ:

+ Trong tr­êng hîp b×nh th­êng, tr¾c nghiÖm nµy chØ thùc hiÖn khi ph¸t hiÖn nh÷ng yÕu kÐm vÒ kiÓm so¸t néi bé trong kh©u b¸n hµng. (VD: Ch¼ng h¹n, qua tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu cã thÓ ph¸t hiÖn kh©u yÕu kÐm vÒ n¨ng lùc kÕ to¸n cña ng­êi ghi sæ ch­a ph¸t hiÖn ®Çy ®ñ, trong kiÓm so¸t néi bé, kiÓm to¸n viªn cã thÓ chØ thùc hiÖn thö nghiÖm nµy ë nh÷ng kh©u yÕu ®· ph¸t hiÖn);

+ Víi xu h­íng cè ý ghi nghiÖp vô b¸n hµng cña kú nµy víi kú kh¸c cã thÓ ®èi chiÕu ngµy ghi trªn chøng tõ víi ngµy ghi sæ cña nh÷ng nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh vµo thêi gian gÇn víi giao ®iÓm gi÷a 2 kú kinh doanh.

+ Víi c¸c kho¶n b¸n hµng ®· ghi sæ nh­ng thùc tÕ kh«ng vËn chuyÓn cÇn ghi l¹i nh÷ng kho¶n ®ã tõ Sæ nhËt ký ®Ó ®èi chiÕu víi c¸c chøng tõ b¸n hµng vµ chøng tõ vËn chuyÓn. NÕu ngay c¶ chøng tõ nµy vÉn cã kh¶ n¨ng lµ ho¸ ®¬n “ma” hay vËn ®¬n “ma” th× cÇn phèi hîp víi kiÓm to¸n hµng tån kho ®Ó kh¼ng ®Þnh tÝnh cã thËt cña nghiÖp vô cña nghiÖp b¸n hµng nµy;

+ Víi kh¶ n¨ng vËn chuyÓn cho ng­êi mua “ma”, cã thÓ x¸c minh qua ®èi chiÕu c¸c kho¶n b¸n hµng nghi vÊn ®· ghi sæ víi c¸c chøng tõ nh­ lÖnh b¸n, duyÖt b¸n chÞu, cho phÐp vËn chuyÓn...C¸ch lµm kh¸c cã hiÖu lùc lµ lËp b¶ng kª vÒ hµng b¸n chÞu cã chó ý ®Õn nguån gèc cña viÖc b¸n hµng: NÕu kho¶n ph¶i thu ®· thu ®­îc tiÒn ghi vµo Sæ quü hoÆc hµng bÞ tr¶ l¹i ®· nhËp kho th× nghiÖp vô b¸n hµng ®­îc kh¼ng ®Þnh ®· ph¸t sinh. Ng­îc l¹i, nÕu viÖc b¸n chÞu trë thµnh nî khã ®ßi ®· xo¸ sæ hoÆc chØ trªn giÊy ghi nhí b¸n chÞu hay ch­a tr¶ tiÒn th× ph¶i x¸c minh b»ng c¸ch ®i s©u xem xÐt chøng tõ vËn chuyÓn vµ ®¬n ®Æt hµng cña ng­êi mua. Trong mét sè tr­êng hîp cã thÓ x¸c minh qua hÖ thèng th«ng tin kh¸c ngoµi kÕ to¸n nÕu th«ng tin nµy cho kh¶ n¨ng tèt h¬n trong viÖc x¸c minh.

Tuy nhiªn, cÇn chó ý nguyªn t¾c c¬ b¶n lµ viÖc kiÓm to¸n b×nh th­êng kh«ng ph¶i chñ yÕu ®Ó v¹ch gian lËn trõ khi chóng cã ¶nh h­ëng cô thÓ ®Õn b¶ng khai tµi chÝnh. Cô thÓ h¬n, nh÷ng gian lËn chØ cÇn x¸c minh qua tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i khi kiÓm to¸n viªn  nhËn thÊy kiÓm so¸t néi bé ®· bu«ng láng kh©u nµo ®ã vµ cÇn thiÕt x¸c minh l¹i.

2. C¸c nghiÖp vô b¸n hµng ®­îc phª chuÈn ®óng ®¾n

- Môc tiªu ®­îc phÐp trong b¸n hµng th­êng cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn c¸c quyÕt ®Þnh vÒ b¸n chÞu, vÒ vËn chuyÓn vµ vÒ gi¸ c¶.

 - Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i chÝnh lµ viÖc rµ so¸t c¸c quyÕt ®Þnh vÒ chÝnh s¸ch chung cïng nh÷ng thay ®æi cô thÓ trong tõng th­¬ng vô. C¸c tr¾c nghiÖm nµy cã quan hÖ vµ t¸c ®éng tÝch cùc ®Õn viÖc triÓn khai c¸c môc tiªu kh¸c cã liªn quan ®Æc biÖt lµ tr¾c nghiÖm vÒ ®Þnh gi¸.: Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i vÒ ®Þnh gi¸ lµ so s¸nh gi¸ thùc tÕ cña hµng b¸n bao gåm c¶ phÝ vËn chuyÓn, kho¶n bít gi¸ víi b¶ng gi¸ ®· ®­îc duyÖt.

NÕu gi¸ c¶ ®­îc tho¶ thuËn qua tõng th­¬ng vô cÇn xem xÐt quyÒn h¹n cña ng­êi cho phÐp thay ®æi nµy.

3. C¸c nghiÖp vô b¸n hµng ®­îc ghi sæ ®Çy ®ñ.

Môc ®Ých: §Ó kh¶o sat th× KiÓm to¸n viªn thùc hiÖn c¸c tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i. Tr¾c nghiÖm nµy kh«ng ph¶i chØ h­íng vµo ph¸t hiÖn gian lËn mµ cßn ®­îc sö dông trong tr­êng hîp khi tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu ph¸t hiÖn c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé kh«ng ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ.

- §Ó kh¼ng ®Þnh cã hiÖn t­îng bá sãt ®ã, h­íng chñ ®¹o trong kiÓm to¸n lµ so¸t xÐt l¹i chøng tõ theo mét d·y sè liªn tôc. Trªn c¬ së ®ã, thùc hiÖn ®èi chiÕu theo quan hÖ 1-1 gi÷a 3 lo¹i sæ s¸ch: Chøng tõ vËn chuyÓn  ---> Liªn thø 2 cña ho¸ ®¬n b¸n hµng cã liªn quan ---> NhËt ký b¸n hµng. (§iÒu cÇn chó ý lµ h­íng tr¾c nghiÖm xu«i theo tr×nh tù kÕ to¸n nµy dïng ®Ó tr¾c nghiÖm c¸c nghiÖp vô bá sãt. NÕu thùc hiÖn x¸c minh theo chiÒu ng­îc l¹i tõ NhËt ký ®Õn chøng tõ gèc lµ h­íng x¸c minh cho c¸c nghiÖp vô kh«ng cã hiÖu lùc (khai khèng).

-Ngoµi ra cã thÓ sö dông thñ tôc ph©n tÝch qua tû suÊt lîi nhuËn.

4. C¸c kho¶n b¸n hµng ghi sæ ®· ®­îc ®Þnh gi¸ ®óng.

- Môc ®Ých: kiÓm tra c¬ së dÉn liÖu ”®Þnh gi¸ “

- Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i nh»m thùc hiÖn môc ®Ých trªn lµ:

+ TÝnh to¸n l¹i sè liÖu trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng

+ §èi chiÕu gi¸ b¸n trªn ho¸ ®¬n víi b¶ng gi¸ cña doanh nghiÖp (Th«ng th­êng, gi¸ c¶ trªn liªn thø 2 cña ho¸ ®¬n b¸n hµng ®­îc ®èi chiÕu víi b¶ng gi¸ ®· ®­îc duyÖt. NÕu gi¸ hµng ®­îc th­¬ng l­îng qua tõng th­¬ng vô th× viÖc kh¶o s¸t cÇn h­íng vµo quyÒn h¹n phª chuÈn cã chó ý rµ so¸t l¹i c¸c kho¶n bít gi¸ vµ c¸c phÐp tÝnh sè häc. Trong tr­êng hîp cÇn thiÕt cÇn thu thËp x¸c nhËn cña ng­êi mua; Mçi lo¹i hµng ho¸ ghi trªn ho¸ ®¬n còng ®­îc ®èi chiÕu víi sæ chi tiÕt vÒ quy c¸ch, sè l­îng vµ lai lÞch cña ng­êi mua. Ngoµi ra, ®¬n ®Æt hµng cña ng­êi mua vµ lÖnh b¸n hµng còng ®­îc ®èi chiÕu trùc tiÕp vÒ sù khíp ®óng th«ng tin gi÷a 2 chøng tõ nµy).

+ C¸ch lµm th«ng dông lµ b¾t ®Çu tõ viÖc rµ so¸t c¸c bót to¸n trong NhËt ký b¸n hµng ®Õn so s¸nh sè céng cña c¸c nghiÖp vô ®· chän ra víi sæ phô theo dâi thu vµ liªn thø 2 cña ho¸ ®¬n b¸n hµng.

+ §èi chiÕu sè liÖu trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng víi c¸c chøng tõ vËn chuyÓn, víi ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng.

Chó ý: hiÖu qu¶ kiÓm to¸n ®ßi hái tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i nh­ trªn ph¶i ®­îc ®Þnh h­íng theo träng ®iÓm. => KiÓm to¸n ph¶i kÕt hîp gi÷a tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu víi tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i trong môc tiªu ®Þnh gi¸ (tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu vÒ ®Þnh gi¸ chØ ®ßi hái xem xÐt dÊu vÕt cña kiÓm so¸t néi bé nªn kh«ng tæn phÝ vÒ thêi gian, vÒ kinh phÝ nh­ng gióp Ých thiÕt thùc cho viÖc chän mÉu ®Ó tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i trong ph¹m vi hÑp víi ®Þnh h­íng ®óng, cã hiÖu qu¶ thiÕt thùc cho viÖc rót ra kÕt luËn kiÓm to¸n ®óng víi chi phÝ kiÓm to¸n thÊp).

5. C¸c kho¶n b¸n hµng ghi sæ ®· ®­îc ph©n lo¹i thÝch hîp.

- Môc ®Ých:KiÓm tr nµy h­íng tíi kiÓm tra sù ph©n lo¹i Dt b¸n hµng ra ngoµi vµ DT tiªu thô néi bé, KiÓm tra Dt b¸n hµng vµ thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ ho¹t ®éng bÊt th­êng, kiÓm tra ®Ó ph©n biÖt viÖc h¹ch to¸n trªn c¸c tµi kho¶n doanh thu (DT b»ng tiÒn mÆt, b¸n hµng tr¶ chËm, b¸n hµng trr gãp, DT nhËn tr­íc), kiÓm tra viÖc h¹ch to¸n theo lo¹i-nhãm hµng cã

- Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i c¸c nghiÖp vô b¸n hµng theo môc tiªu nµy KiÓm to¸n viªn xem xÐt c¸c chøng tõ nghiÖp vô cô thÓ vµ so s¸nh nã víi c¸c tµi kho¶n mµ nã ph¶n ¸nh. C¬ së ®Ó thùc hiÖn ®­îc lµ KiÓm to¸n viªn n¾m v÷ng néi dung, b¶n chÊt cña Dt, TNH§TC, H§BT theo qui ®Þnh cña chÕ ®é at× chÝnh kÕ to¸n hiÖn hµnh.

6. C¸c kho¶n b¸n hµng ®­îc ghi sæ kÞp thêi

- Môc ®Ých: KiÓm tra c¬ së dÉn liÖu ”§óng kú” - §Ëy lµ mét c¬ së dÉn liÖu quan träng bËc nhÊt trong kiÓm to¸n chu tr×nh nµy. 

- C¬ së ®Ó kiÓm tra CSDL nµy lµ c¸c qui ®Þnh cña kh¸i niÖm “b¸n hµng” vµ nguyªn t¾c “ phï h¬p” trong kÕ to¸n quèc tÕ.

(Theo nguyªn t¾c nµy: Dt chØ ®­îc ghi nhËn khi: SP, hµng ho¸ ®· thùc sù chuyÓn giao cho kh¸ch hµng vµ dÞch vô thùc sù ®· cung cÊp.=>Trong kÕ to¸n nªn ph©n biÖt 3 lo¹i DT: DT b»ng tiÒn mÆt, b¸n hµng ch­a thu tiÒn, DT nhËn tr­íc)

- Kh¶o sat víi môc tiªu trªn, KiÓm to¸n viªn thùc hiÖn:

+ So s¸nh ngµy th¸ng ®· vµo sæ vµ sæ giao hµng , sæ vµ chøng tõ vËn chuyÓn. 

+ Sö dông c¸c tû suÊt l·i gép, hiÖu qu¶ kinh doanh, ... ph¸n ®o¸n DT ®· ghi sæ,kh«ng cã thùc hoÆc ng­îc l¹i.

+ KiÓm tra c¸c nghiÖp vô tiªu thô vµ cuèi vµ ®Çu kú kÕ to¸n ®Æc biÖt lµ nghiÖp vô cã sè tiÒn lín.

7. C¸c nghiÖp vô b¸n hµng ®­îc ghi ®óng vµo c¸c sæ thu tiÒn vµ céng dån  ®óng ®¾n.

- Ghi sæ ®óng tÊt c¶ nghiÖp vô b¸n hµng vµo Sæ quü vµ c¸c sæ theo dâi thu tiÒn cã thÓ coi lµ ®ßi hái chÝnh x¸c c¬ häc cña chuyÓn sæ ph¶n ¸nh t­¬ng quan gi÷a b¸n hµng víi thu tiÒn vµ quan hÖ gi÷a hµng - tiÒn ®· thu vµ cßn ph¶i thu, ®Æc biÖt víi c¸c kho¶n tån ®äng.

- BiÖn ph¸p thùc hiÖn: lµm mét sè tr¾c nghiÖm vÒ sù chÝnh x¸c cña viÖc céng sæ vµ chuyÓn sæ nµy qua céng l¹i c¸c nhËt ký vµ ®èi chiÕu víi Sæ c¸i vµ sæ chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu, theo dâi qu¸ tr×nh ghi sæ c¸c t×a kh¶on DT, C¸c tµi kh¶on ph¶i thu.

NOTE: Cã thÓ kh¸i qu¸t mèi quan hÖ gi÷a c¸c môc tiªu kiÓm to¸n b¸n hµng víi nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu vµ c¸c tr¾c nghiÖm kiÓm to¸n trªn B¶ng sè 11.3.

III. C«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé vµ tr¾c nghiÖm nghiÖp vô thu tiÒn

* Víi mçi môc tiªu kiÓm to¸n nghiÖp vô nãi chung cÇn cã nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé chñ yÕu t­¬ng øng; Theo ®ã, nh÷ng tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu ®­îc dù kiÕn t­¬ng thÝch ®Ó x¸c minh cho mçi c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé; Trªn c¬ së ®ã, nh÷ng tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i còng ®­îc x¸c ®Þnh phï hîp. =>Nh÷ng tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu tuú thuéc vµo nh÷ng c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé mµ kiÓm to¸n viªn muèn dùa vµo ®ã ®Ó gi¶m bít tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i; Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i tuú thuéc vµo kÕt qu¶ cña tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu vµ nh÷ng ®¸nh gi¸, nghiªn cøu kh¸c trong kiÓm to¸n.

* B¶ng sè 11.4 kh¸i qu¸t nh÷ng viÖc kiÓm so¸t néi bé then chèt, nh÷ng tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu vµ nh÷ng tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i th«ng dông. ë ®©y, ph­¬ng ph¸p vµ tr×nh tù triÓn khai c¸c môc tiªu kiÓm to¸n chung víi c¸c nghiÖp vô thu tiÒn còng t­¬ng tù nh­ víi c¸c nghiÖp vô b¸n hµng.

* Do vËy viÖc gi¶i thÝch t­¬ng tù kh«ng ®­îc ®Æt ra trong phÇn nµy. Nh÷ng tr×nh bµy tiÕp theo sÏ h­íng vµo viÖc ph©n tÝch nh÷ng tr×nh tù kiÓm to¸n ®Æc thï nhÊt lµm gi¶m thiÓu rñi ro kiÓm to¸n. Víi môc ®Ých ®ã, viÖc ®Þnh d¹ng nh÷ng yÕu kÐm trong hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµm t¨ng kh¶ n¨ng gian lËn trong thu tiÒn  ®­îc xem lµ nh÷ng c«ng viÖc träng t©m. Theo h­íng ®ã, nh÷ng tr×nh tù chñ yÕu th­êng ®­îc ¸p dông vµo viÖc x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng bá sãt c¸c kho¶n thu tiÒn trong ph­¬ng thøc thanh to¸n trùc tiÕp, trong ph­¬ng thøc thanh to¸n qua ng©n hµng, trong c¸c kho¶n thanh to¸n kÐo dµi, vµ trong c¸c kho¶n kh«ng thu ®­îc tiÒn hµng.

a.   Trong ph­¬ng thøc thu tiÒn mÆt trùc tiÕp:

- RÊt khã ph¸t hiÖn c¸c kho¶n tiÒn mÆt bÞ biÓn thñ tr­íc khi ghi sæ. VÝ dô, nh©n viªn quÇy hµng cè ý gian lËn b»ng c¸ch biÓn thñ tiÒn b¸n hµng kh«ng ghi sæ.

- BiÖn ph¸p tèt nhÊt lµ ph©n c¸ch nhiÖm vô b¸n hµng víi nghiÖp vô thu tiÒn trong tæ chøc kiÓm so¸t néi bé. (TÊt nhiªn, c«ng viÖc ph©n c¸ch nhiÖm vô nµy cßn tuú thuéc vµo qui m« quÇy hµng vµ vµo c¸ch tæ  chøc kinh doanh cña c«ng ty. NÕu víi mét quÇy hµng nhá trong ®ã chØ mét ng­êi võa b¸n hµng, võa thu tiÒn vµ b¸o c¸o vÒ c«ng ty th× chÝnh s¸ch nh©n sù trong viÖc tuyÓn chän vµ sö dông nh©n viªn ph¶i ®­îc coi träng).

Tuy nhiªn, cÇn kÕt hîp c¸c biÖn ph¸p vÒ tæ chøc bé m¸y kinh doanh víi x©y dùng hÖ thèng sæ s¸ch theo mÉu s½n tõ giÊy b¸o nhËn tiÒn cã ®¸nh sè tr­íc ®Õn b¶ng kª tiÒn mÆt ®ñ ®Ó ng¨n chÆn kh¶ n¨ng biÓn thñ tiÒn mÆt.( Khi tiÒn mÆt ®­îc b¸o vÒ c«ng ty theo giÊy b¸o ®¸nh sè tr­íc vµ b¶ng kª yªu cÇu lËp kÞp thêi th× c¸c biÖn ph¸p kiÓm so¸t th­êng xuyªn viÖc lËp vµ göi c¸c giÊy b¸o, c¸c b¶ng kª vÉn ph¶i coi lµ c«ng viÖc hÖ träng trong kiÓm so¸t néi bé).

=> Trong tr­êng hîp nµy, tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu h­íng vµo viÖc x¸c minh c¸c c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé trªn.

     Tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i sÏ lµ viÖc ®èi chiÕu trùc tiÕp c¸c kho¶n tiÒn ghi trªn b¶ng kª hoÆc b¸o c¸o thu cña c¸c bé phËn vÒ trung t©m.

b.   Thñ tôc kiÓm to¸n néi bé h÷u hiÖu víi c¸c kho¶n thu tiÒn b¸n hµng

- Lµ qui ®Þnh râ viÖc chuyÓn c¸c kho¶n tiÒn thu trùc tiÕp t¹i c«ng ty vµo tµi kho¶n ë ng©n hµng. Theo ®ã, tr×nh tù kiÓm to¸n còng ®¹t ra c¶ viÖc göi ®Çy ®ñ c¸c kho¶n thu nµy vµo ng©n hµng.

=> Trong tr­êng hîp nµy, tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i cã thÓ b¾t ®Çu tõ viÖc ®èi chiÕu tæng sè tiÒn ®· thu ®­îc vµ ghi vµo nhËt ký thu tiÒn vµo Sæ quü trong mét kú nhÊt ®Þnh víi sè thùc tÕ nép vµo ng©n hµng trong cïng kú ®ã. ( Chó ý: Tr×nh tù nµy kh«ng ph¸t hiÖn ®­îc kho¶n thu kh«ng ghi sæ hoÆc chuyÓn vµo ng©n hµng kh«ng kÞp thêi nh­ng cã thÓ kh¸m ph¸ ra nh÷ng kho¶n tiÒn thu kh«ng nép, kho¶n nép kh«ng vµo sæ vµ nh÷ng sai ph¹m t­¬ng tù).

c. Trong ph­¬ng thøc thanh to¸n qua ng©n hµng cïng c¸c kho¶n thu trùc tiÕp nép vµo ng©n hµng cÇn ®Æc biÖt chó ý tíi c¸c chøng cø thu tiÒn.

Khi b¸n hµng theo ph­¬ng thøc nhê ng©n hµng thu tiÒn, c¸c giÊy b¸o cña ng©n hµng lµ chøng cø quan träng.(VÒ nguyªn t¾c, giÊy b¸o nµy cña ng©n hµng ®­îc göi cho c«ng ty th­êng xuyªn theo tõng nghiÖp vô ph¸t sinh. KÕ to¸n giao dÞch víi ng©n hµng cÇn ®Ýnh kÌm chøng tõ minh chøng cho nghiÖp vô ®ã vµo giÊy b¸o.

Tr×nh tù: giÊy b¸o -> ph©n lo¹i giÊy b¸o theo tõng ng©n hµng giao dÞch vµ s¾p xÕp giÊy b¸o theo sè thø tù liªn tôc ghi trªn giÊy b¸o -> thùc hiÖn c¸c phÐp ®èi chiÕu gi÷a sè ph¸t sinh trªn giÊy b¸o víi chøng tõ gèc ®Ýnh kÌm, gi÷a c¸c sè thø tù liªn tôc cña c¸c giÊy b¸o, gi÷a sè d­ ®Çu kú cña giÊy b¸o sau víi sè d­ cuèi kú cña giÊy b¸o tr­íc liÒn ®ã, gi÷a sè d­ cña giÊy b¸o cuèi kú víi sè d­ cña tµi kho¶nTiÒn göi ng©n hµng trªn Sæ c¸i.

ðNÕu viÖc ®èi chiÕu nµy ®· ®­îc thùc hiÖn cã nÒn nÕp trong kiÓm so¸t néi bé, kiÓm to¸n tµi chÝnh th­êng h­íng vµo tr¾c nghiÖm ®¹t yªu cÇu. Khi ph¸t hiÖn nh÷ng ®iÓm yÕu kÐm trong kiÓm so¸t néi bé  cÇn thùc hiÖn tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i.

ðTräng ®iÓm cña tr¾c nghiÖm ®é v÷ng ch·i nµy, ngoµi nh÷ng ®iÓm yÕu kÐm trong kiÓm so¸t néi bé cã kh¶ n¨ng ¶nh h­ëng träng yÕu ®Õn b¶ng khai tµi chÝnh, cÇn ph¶i quan t©m ®Æc biÖt ®Õn nh÷ng nghiÖp vô ph¸t sinh vµo thêi gian giao ®iÓm gi÷a 2 kú kÕ to¸n.

Note: C¸c c«ng viÖc kiÓm to¸n nµy cã thÓ kÕt hîp víi kiÓm to¸n chung vÒ kho¶n tiÒn ë ng©n hµng.B¶ng sè 11.5 lµ mét vÝ dô vÒ sù kÕt hîp nµy trªn giÊy lµm viÖc cña kiÓm to¸n viªn.B¶ng sè 8.5.

GiÊy lµm viÖc cña kiÓm to¸n viªn

Kh¸ch hµng kiÓm to¸n A

Tªn kh¸ch hµng: C«ng ty A

Niªn ®é kÕ to¸n: 31/12/n-1-31/12/n

Kho¶n môc: Vèn b»ng tiÒn

Ký hiÖu trong B204

Ng­êi thùc hiÖn: Ngäc Thuý

Ngµy thùc hiÖn:20/03/n

Ng­êi kiÓm tra: Lan Ph­¬ng

Néi dung: KiÓm tra chi tiÕt Sè d­ tµi kho¶n 112

Tªn ng©n hµng

Sè liÖu b¸o c¸o

Sè d­ ng©n hµng

Chªnh lÖch

Ng©n hµng 1

600.000.000

     600.000.000

-

Ng©n hµng 2

300.000.000

@ 350.000.000

     + 50.000.000

Ng©n hµng 3

      800.000

            780.000

             - 20.000

900.800.000

   950.780.000

     + 49.980.000 (1)

v

V

v

Ký hiÖu :

@: Sæ chi tiÕt ng©n hµng

# : C¨n cø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng ®Õn cuèi 31/12/n

v : §· kiÓm tra

(1) Chªnh lÖch:

(1.1) T¨ng 50.000.00­® do ®· thu tiÒn b¸n hµng cho c«ng ty X n¨m n nh­ng ®¬n vÞ ®· quyÕt to¸n vµo n¨m n+1.

(1.2) Gi¶m 20.000 ® do ch­a tÝnh lÖ phÝ chuyÓn tiÒn n¨m n

KÕt luËn:

a) ChuyÓn nghiÖp vô b¸n hµng cho c«ng ty X vµo quyÕt to¸n n¨m n1

b) TÝnh thªm lÖ phÝ chuyÓn tiÒn n¨m n

IV. §Æc ®iÓm kiÓm to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu ë ng­êi mua hµng

·        C¸c kho¶n ph¶i thu ë ng­êi mua ph¸t sinh tõ qu¸ tr×nh b¸n hµng nªn cã quan hÖ chÆt chÏ víi qu¸ tr×nh nµy t¹o nªn chu tr×nh b¸n hµng - thu tiÒn.

·        §Æc ®iÓm:

+ Sè tiÒn ghi trªn kho¶n môc nµy cña B¶ng C©n ®èi tµi s¶n, còng lµ sè d­ cña c¸c tµi kho¶n ph¶i thu ë kh¸ch hµng lµ sè luü kÕ tõ c¸c qu¸ tr×nh kinh doanh tr­íc ®Õn cuèi kú kinh doanh nµy.

+ Cïng víi thêi ®iÓm ph¸t sinh vµ thêi h¹n thanh to¸n kh¸c nhau, c¸c kho¶n ph¶i thu cßn liªn quan ®Õn nhiÒu ng­êi mua cã ®Æc ®iÓm, ®iÒu kiÖn kinh doanh, qu¶n lý vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n kh¸c nhau vµ cã thÓ dÉn ®Õn c¸c kho¶n nî qu¸ h¹n, nî khã ®ßi hoÆc kh«ng ®ßi ®­îc ë ng­êi mua.

=> Víi c¸c kho¶n ph¶i thu nµy,viÖc tr×nh bµy, thuyÕt minh râ c¸c kho¶n ph¶i thu cÇn ®­îc coi lµ c«ng viÖc kiÓm so¸t néi bé.

      §Ó kiÓm so¸t ®­îc c¸c kho¶n ph¶i thu vµ b¶o ®¶m thu ®­îc tiÒn, c¸c c«ng ty ph¶i theo dâi gi¸m ®èc th­êng xuyªn trªn c¸c b¶ng kª, nhËt ký; Cuèi kú, cÇn lËp ra b¶ng c©n ®èi gi÷a doanh thu víi c¸c kho¶n ®· thu tiÒn vµ c¸c kho¶n ph¶i thu cßn l¹i, b¶ng c©n ®èi gi÷a c¸c kho¶n nî qu¸ h¹n víi c¸c thêi h¹n kh¸c nhau.... ( Môc ®Ých chñ yÕu c«ng viÖc kiÓm so¸t nµy lµ gãp phÇn gi¶i quyÕt c¸c quan hÖ thanh to¸n sßng ph¼ng vµ b¶o ®¶m hiÖu qu¶ kinh doanh nãi chung).

* C¸c tr¾c nghiÖm ph©n tÝch cÇn ®­îc sö dông triÖt ®Ó c¶ trong lËp kÕ ho¹ch, ch­¬ng tr×nh kiÓm to¸n lÉn trong thùc hµnh kiÓm to¸n kÕt hîp tr¾c nghiÖm trùc tiÕp c¸c sè d­. Trong kiÓm to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu, ph­¬ng ph¸p ®iÒu tra th«ng qua chän mÉu vµ lÊy x¸c nhËn cã thÓ coi lµ mét ®Æc thï riªng trong viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu vµ thñ tôc kiÓm to¸n c¸c kho¶n ph¶i thu. B¶ng sè 11.6 lµ vÝ dô vÒ nh÷ng môc tiªu kiÓm to¸n ®Æc thï c¸c kho¶n ph¶i thu cïng nh÷ng vÝ dô vÒ c¸c thñ tôc kiÓm to¸n chñ yÕu t­¬ng øng víi c¸c môc tiªu ®ã.

a.   X¸c nhËn c¸c kho¶n ph¶i thu:

- Lµ thñ tôc (c¸ch thøc) quan träng nhÊt ®Ó ®¸p øng c¸c môc tiªu hiÖu lùc, ®Þnh gi¸ vµ kÞp thêi (®óng thêi h¹n). Theo th«ng lÖ quèc tÕ, x¸c nhËn c¸c kho¶n ph¶i thu (®iÒu tra ®Ó x¸c minh) cïng víi xem xÐt hiÖn vËt (kiÓm kª)  c¸c tµi s¶n lµ 2 yªu cÇu phæ biÕn.

- §Æc ®iÓm:

+ X¸c nhËn nµy ®­îc kÕt hîp víi c¸c tr¾c nghiÖm c«ng viÖc (nghiÖp vô) ®Ó x¸c minh vµ ph¸t hiÖn nh÷ng sai ph¹m liªn quan ®Õn c¸c kho¶n thu kh«ng cã thËt, ®Õn sè tiÒn cßn ch­a râ rµng hoÆc ®· trë thµnh c¸c kho¶n nî khã ®ßi hay kh«ng ®ßi ®­îc.

+ X¸c nhËn nµy kh«ng b¶o ®¶m ph¸t hiÖn mäi sai lÇm nãi trªn nh­ng vÉn tin cËy h¬n c¸c tr¾c nghiÖm nghiÖp vô v× nã t¹o ra b»ng chøng tõ ng­êi ®éc lËp ë bªn ngoµi ®¬n vÞ ®­îc kiÓm to¸n.

+ X¸c nhËn nµy Ýt cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn hÕt c¸c kho¶n bá sãt do nã dùa vµo 1 b¶ng kª c¸c kho¶n ph¶i thu trong ®ã th­êng kh«ng cã nghiÖp vô bá sãt vµ cã thÓ kho¶n bá sãt nµy b¶n th©n ng­êi mua còng kh«ng cã liªn quan hoÆc kh«ng x¸c minh ®­îc. => ViÖc kÕt hîp gi÷a tr¾c nghiÖm nghiÖp vô mét c¸ch hÖ thèng víi x¸c nhËn lµ ®ßi hái tÊt yÕu. TÊt nhiªn nÕu tr¾c nghiÖm nghiÖp vô cho thÊy hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cã hiÖu lùc th×  x¸c nhËn c¸c kho¶n ph¶i thu cÇn ®­îc gi¶m bít vµ ng­îc l¹i.

       Khi ¸p dông thñ tôc x¸c nhËn cho kho¶n ph¶i thu, kiÓm to¸n viªn ph¶i quyÕt ®Þnh vÒ lo¹i x¸c nhËn, vÒ ngµy thùc hiÖn, vµ vÒ kÝch cì mÉu chän vµ vÒ nh÷ng kho¶n môc ph¶i chän.

- VÒ lo¹i x¸c nhËn: Cã 2 lo¹i th«ng dông cho x¸c nhËn kho¶n ph¶i thu lµ x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh vµ x¸c nhËn phñ ®Þnh.:

+ X¸c nhËn kh¼ng ®Þnh (positive confirmation) ®ßi hái th«ng b¸o qu¶ quyÕt cña con nî (ng­êi mua) trªn mäi giÊy yªu cÇu x¸c nhËn vÒ kho¶n nî tiÒn hµng cña chñ nî (ng­êi b¸n): hoÆc ®óng, hoÆc sai, hoÆc cã phÇn l­u ý. Trong tr­êng hîp nµy, mäi giÊy yªu cÇu x¸c nhËn cña kiÓm to¸n viªn ®Òu ®­îc tr¶ lêi.

+ X¸c nhËn phñ ®Þnh (negative confirmation) chØ ®ßi hái th«ng b¸o cña con nî (ng­êi mua) khi hä kh«ng ®ång t×nh víi sè tiÒn ghi trªn giÊy yªu cÇu x¸c nhËn vµ ®Ýnh kÌm trªn b¸o c¸o hµng th¸ng cña ng­êi mua.

- Chó ý:

1/Víi x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh, khi ch­a nhËn ®­îc tr¶ lêi, th­êng ph¶i lµm thªm nh÷ng tr×nh tù x¸c minh. Do ®ã, x¸c nhËn nµy lµ b»ng chøng ®¸ng tin cËy h¬n x¸c nhËn phñ ®Þnh. Ng­îc l¹i,víi x¸c nhËn phñ ®Þnh, viÖc kh«ng tr¶ lêi còng kh«ng coi lµ phñ ®Þnh ngay c¶ khi ng­êi mua kh«ng biÕt cã yªu cÇu x¸c nhËn (X¸c nhËn phñ ®Þnh cã chi phÝ Ýt h¬n nªn víi chi phÝ nh­ nhau cã thÓ thùc hiÖn ®­îc nhiÒu x¸c nhËn phñ ®Þnh h¬n x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh).

2/ QuyÕt ®Þnh lo¹i x¸c nhËn nµo lµ tuú thuéc vµo ph¸n ®o¸n cña kiÓm to¸n viªn. Ph­¬ng h­íng chung cã thÓ ®­a ra cho nh÷ng t×nh huèng cÇn sö dông x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh lµ:

+ Khi cã sè Ýt c¸c tµi kho¶n ph¶i thu  (tµi kho¶n chi tiÕt theo con nî) cã qui m« (sè tiÒn) lín.

+ Khi cã nghi vÊn tµi kho¶n ph¶i thu (chi tiÕt theo con nî) chøa ®ùng kh¶ n¨ng sai ph¹m.

+ Khi cã c¨n cø ®Ó kh¼ng ®Þnh ng­êi mua xem th­êng viÖc x¸c nhËn (nh­ tû lÖ tr¶ lêi x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh ë kú tr­íc ®¹t thÊp ch¼ng  h¹n)

+ Khi cã v¨n b¶n ph¸p qui yªu cÇu ng­êi m«i giíi vµ th­¬ng gia ph¶i thùc hiÖn ®Ó  b¶o ®¶m lµnh m¹nh trong ho¹t ®éng th­¬ng m¹i.

3/ Khi nh÷ng t×nh huèng trªn kh«ng xuÊt hiÖn, ®Æc biÖt lµ khi ®· kÕt luËn tÝnh h÷u hiÖu cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vÒ c¸c kho¶n ph¶i thu, cã thÓ sö dông x¸c nhËn phñ ®Þnh .

4/ Còng cã thÓ kÕt hîp c¶ 2 lo¹i x¸c nhËn trªn theo h­íng chung lµ x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh sö dông trong nh÷ng tµi kho¶n träng yÕu (qui m« lín vµ kh¶ n¨ng sai ph¹m nhiÒu), cßn x¸c nhËn phñ ®Þnh dïng cho nh÷ng tr­êng hîp bæ sung kh¸c.

- VÒ thêi gian (®Þnh ngµy): (GiÊy x¸c nhËn ®­îc göi ®Õn ng­êi mua ®Ó tr¾c nghiÖm sè d­ cña c¸c tµi kho¶n ph¶i thu ghi trªn B¶ng C©n ®èi tµi s¶n).Ngµy göi giÊy x¸c nhËn cÇn gÇn víi ngµy lËp B¶ng. Tuy nhiªn, cã thÓ do yªu cÇu ph¶i hoµn thµnh c«ng viÖc kiÓm to¸n trong thêi gian gÊp nªn giÊy x¸c nhËn cã thÓ ph¶i göi vµo ngµy tr­íc khi lËp B¶ng. (Tr­êng hîp nµy cã thÓ chÊp nhËn nÕu hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé h÷u hiÖu vµ kh«ng cã nh÷ng rñi ro dÉn ®Õn mÊt kh¶ n¨ng thanh to¸n. Do vËy, nÕu quyÕt ®Þnh x¸c nhËn kho¶n ph¶i thu tr­íc ngµy cuèi n¨m th× cÇn tr¾c nghiÖm nh÷ng nghiÖp vô x¶y ra gi÷a ngµy x¸c nhËn vµ ngµy lËp B¶ng C©n ®èi tµi s¶n).

- VÒ kÝch cì mÉu chän: Cã nhiÒu nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn sè l­îng c¸c x¸c nhËn ph¶i göi ®i nh­:

+ TÝnh träng yÕu cña c¸c kho¶n ph¶i thu: NÕu sè d­ cña c¸c kho¶n ph¶i thu cã qui m« lín so víi sè d­ c¸c tµi s¶n kh¸c th× kÝch cì mÉu chän lín h¬n.

+ Sè l­îng c¸c kho¶n ph¶i thu: TÊt nhiªn, sè x¸c nhËn göi ®i sÏ nhiÒu víi ®¬n vÞ chuyªn b¸n hµng víi qui m« lín, chñng lo¹i hµng ho¸ nhiÒu vµ quan hÖ mua b¸n më réng ë nhiÒu ng­êi mua vµ ng­îc l¹i.

+ Møc ®ång ®Òu vÒ qui m« c¸c kho¶n ph¶i thu: NÕu tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n ph¶i thu cã qui m« xÊp xØ nhau th× x¸c nhËn cÇn cã sÏ Ýt h¬n khi qui m« c¸c tµi kho¶n nµy r¶i ra hµng lo¹t sè tiÒn kh¸c nhau:

Lo¹i x¸c nhËn ®­îc sö dông: víi x¸c nhËn phñ ®Þnh th× giÊy x¸c nhËn göi ®i râ rµng ph¶i lín h¬n x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh.

+ Nh÷ng kÕt qu¶ ®¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cïng c¸c tr¾c nghiÖm øng dông.

+ Nh÷ng kÕt qu¶ x¸c nhËn cña nh÷ng n¨m tr­íc.

+ Kh¶ n¨ng ph¸ s¶n cña kh¸ch hµng vµ nh÷ng nh©n tè t­¬ng tù ¶nh h­ëng ®Õn rñi ro kiÓm to¸n dù kiÕn.

- VÒ c¸c kho¶n môc ph¶i chän ®Ó x¸c nhËn: CÇn chó ý ®Õn c¶ qui m« cña sè d­ vµ ®é dµi thêi gian cña c¸c kho¶n ph¶i thu. Th«ng th­êng, träng ®iÓm cña x¸c nhËn lµ nh÷ng sè d­ lín vµ ®· kÐo dµi nhiÒu th¸ng. Tuy nhiªn còng cÇn kÕt hîp chän ngÉu nhiªn c¸c kho¶n cßn l¹i.

- Duy tr× viÖc kiÓm so¸t cña kiÓm to¸n viªn trong x¸c nhËn: §Ó b¶o ®¶m thu nhËn ®­îc ý kiÕn kh¸ch quan cña ng­êi mua vµ chÊt l­îng cña b»ng chøng tõ x¸c nhËn, kiÓm to¸n viªn n¾m quyÒn kiÓm so¸t tõ kh©u göi ®Õn kh©u nhËn giÊy x¸c nhËn. Nªó giÊy yªu cÇu x¸c nhËn bÞ tr¶ l¹i, cÇn xem xÐt kú lý do: Cã thÓ ng­êi mua ®· thay ®æi ®Þa chØ thËt song còng cã kh¶ n¨ng gian lËn trong b¸n hµng vµ thu tiÒn.

- Theo dâi vµ xö lý c¸c kho¶n kh«ng tr¶ lêi: th­êng ®­îc thùc hiÖn theo tr×nh tù chÆt chÏ: kh«ng nhËn ®­îc giÊy x¸c nhËn göi lÇn thø nhÊt, cÇn göi tiÕp lÇn thø hai. NÕu sau lÇn thø hai vÉn kh«ng nhËn ®­îc, cÇn cã c¸ch thøc hç trî ®Ó xÐt tÝnh hiÖu lùc cña sè d­ tµi kho¶n.

Theo ®ã, víi mäi x¸c nhËn kh¼ng ®Þnh kh«ng ®­îc ph¶n håi tõ ng­êi mua cã thÓ thùc hiÖn c¸c c¸ch hç trî sau:

+ Tr¾c nghiÖm c¸c kho¶n thu tiÒn mÆt tiÕp sau:

Cã thÓ giÊy x¸c nhËn kh«ng ®­îc ph¶n håi lµ do kho¶n ph¶i thu kh«ng cã hiÖu lùc hoÆc ®· cã tho¶ thuËn tr¶ tiÒn vµo thêi gian x¸c nhËn. ( Do ®ã viÖc xem xÐt c¸c b»ng chøng thu tiÒn mÆt tiÕp theo sau qua ®èi chiÕu c¸c chøng tõ nhËn tiÒn vµ sæ chi tiÕt c¸c kho¶n ph¶i thu lµ mét c¸ch thøc hç trî tÝch cùc cho c¶ c¸c giÊy x¸c nhËn kho¶n ph¶i thu ch­a ®­îc ph¶n håi vµ c¶ c¸c kho¶n kh«ng ¨n khíp gi÷a nghiÖp vô b¸n hµng kh«ng thu ®­îc tiÒn víi sè tiÒn ®· thu víi b»ng chøng cô thÓ).

+ ThÈm tra c¸c chøng tõ b¸n hµng vµ thu tiÒn nh­: Ho¸ ®¬n b¸n hµng ®Ó ®Þnh râ bªn mua vµ ngµy lËp ho¸ ®¬n ®Ó tÝnh tiÒn cho ng­êi mua; Chøng tõ vËn chuyÓn ®Ó x¸c ®Þnh hiÖu lùc cña nghiÖp vô vËn chuyÓn.

(ViÖc thùc hiÖn b»ng c¸c c¸ch thøc hç trî nµy tuú thuéc vµo tÝnh träng yÕu cña nh÷ng kho¶n x¸c nhËn kh«ng ®­îc ph¶n håi, vµo lo¹i sai lÇm ph¸t hiÖn ®­îc trong x¸c nhËn ®· ®­îc tr¶ lêi cïng ®¸nh gi¸ cña kiÓm to¸n viªn vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Tuy nhiªn, trong ®iÒu kiÖn b×nh th­êng nªn lµm c¸ch thøc hç trî võa ®Ó x¸c minh bæ sung, võa lµm c¬ së suy luËn tõ mÉu chän ®Õn quÇn thÓ mÉu).

+Ph©n tÝch sai lÖch: Khi cã kÕt qu¶ x¸c nhËn, cÇn x¸c ®Þnh lý do dÉn ®Õn c¸c kho¶n chªnh lÖch gi÷a sæ s¸ch vµ  x¸c nhËn . Th«ng th­êng, chªnh lÖch nµy bao gåm:

# Kho¶n tiÒn  ph¶i thu ghi sæ ®· ®­îc thanh to¸n: yÕu tè nµy xuÊt hiÖn cã thÓ do tiÒn cßn ®ang chuyÓn, tiÒn ®· tíi nh­ng ch­a ghi sæ, bá sãt kh«ng ghi sæ, gian lËn ®Ó biÓn thñ tiÒn thu b¸n hµng.

# Ng­êi mua ch­a hoÆc kh«ng nhËn ®­îc hµng: §é trÔ cña ghi sæ so víi thêi ®iÓm b¸n hµng th­êng do bªn b¸n ghi sæ vµo ngµy vËn chuyÓn cßn bªn mua ghi sæ vµo ngµy nhËn hµng. V× vËy, cÇn kh¶o s¸t cô thÓ ®Ó nhËn ®Þnh ranh giíi gi÷a hµng ®ang trªn ®­êng víi hµng kh«ng vËn chuyÓn hoÆc kh«ng ®Õn ng­êi mua.

# Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Chªnh lÖch gi÷a sæ s¸ch  víi x¸c nhËn cã thÓ bao gåm kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i do ghi chÐp kh«ng ®óng hoÆc thñ tôc giao tr¶ ch­a hoµn tÊt... §Ó x¸c minh râ chªnh lÖch cÇn kh¶o s¸t yÕu tè nµy nh­ nh÷ng phÇn chªnh lÖch kh¸c.

# Sai lÖch trong qu¸ tr×nh ghi sæ hoÆc b¸n hµng: NghiÖp vô b¸n hµng ®­îc ghi sæ khi vËn chuyÓn. Cã thÓ sau ®ã l¹i ph¸t sinh sai sãt nh­ : tÝnh gi¸ hµng  ho¸, hµng ho¸ h­ háng, ng­êi mua kh«ng nhËn ®ñ sè l­îng hµng... CÇn kh¶o s¸t sù ®Þnh gi¸ vµ trän vÑn cña c¸c lo¹i nghiÖp vô t­¬ng tù nh­ vËy.

+ KÕt thóc viÖc x¸c nhËn: Sau khi thu thËp vµ xö lý x¸c nhËn, kÓ c¶ c¸c thñ tôc hç trî, cÇn thÈm tra l¹i hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trªn c¬ së ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a nh÷ng sai lÖch võa ph¸t hiÖn víi ®¸nh gi¸ ban ®Çu vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t nµy. §ång thêi cÇn thùc hiÖn khoa häc viÖc suy réng tõ mÉu chän ®Õn quÇn thÓ kho¶n ph¶i thu ngay c¶ khi chªnh lÖch tõ x¸c minh kh«ng ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn kho¶n môc ph¶i thu. Trªn c¬ së ®ã cã quyÕt ®Þnh cuèi cïng vÒ sè d­ c¸c kho¶n ph¶i thu qua x¸c nhËn vµ tËp hîp nh÷ng b»ng chøng kÌm theo.

- Tr¾c nghiÖm nh÷ng kho¶n ph¶i thu ®· xo¸ sæ vµ kho¶n thu kh«ng ghi sæ.

+ C¸c kho¶n tiÒn b¸n hµng kh«ng thÓ thu ®­îc tiÒn ®­îc cÇn xo¸ sæ vµ lµ tæn thÊt tµi chÝnh do rÊt nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c nhau kÓ c¶ kh¶ n¨ng x¶y ra thiÕu sãt trong thñ tôc b¸n hµng ®Õn kh¶ n¨ng gian lËn ®Ó biÓn thñ kho¶n tiÒn thùc tÕ ®· thu. Do vËy, cÇn tr¾c nghiÖm toµn diÖn c¸c kho¶n tiÒn hµng ®· xo¸ sæ.

+ Thñ tôc th«ng th­êng cho nh÷ng tr¾c nghiÖm nµy lµ thÈm tra l¹i viÖc xÐt duyÖt xo¸ sæ cña ng­êi cã tr¸ch nhiÖm.( Trong tr­êng hîp cÇn thiÕt ph¶i xem xÐt c¶ m«i tr­êng kiÓm so¸t vµ thñ tôc kiÓm so¸t ®Æc biÖt lµ ®Æc tÝnh cña ng­êi ®­îc giao quyÒn xÐt duyÖt vµ quan hÖ kinh tÕ cïng sù ph©n c¸ch nhiÖm vô gi÷a ng­êi ghi sæ víi ng­êi phª duyÖt xo¸ sæ).

+ Kh¶ n¨ng sai ph¹m trong ghi sæ c¸c kho¶n ph¶i thu cßn chøa ®ùng ë viÖc “®¸nh lËn” gi÷a nh÷ng kho¶n thùc tÕ ®· thu tiÒn nh­ng vÉn cßn chuyÓn vµo sæ s¸ch thµnh kho¶n ph¶i thu ®Ó biÓn thñ sè tiÒn ®· thu hoÆc che dÊu kho¶n tiÒn mÆt th©m hôt. Trong tr­êng hîp nµy buéc ph¶i kiÓm tra l¹i c¸c chøng tõ ®Æc biÖt lµ c¸c giÊy b¸o hoÆc b¸o c¸o thu tiÒn, h­íng chó ý vµo tªn ng­êi nhËn tiÒn, sè tiÒn ®· nhËn vµ ngµy ghi trªn giÊy b¸o. Tõ ®ã, thùc hiÖn ®èi chiÕu gi÷a  c¸c chøng tõ nµy víi nh÷ng sæ nhËt ký thu tiÒn vµ giÊy biªn nhËn sè tiÒn ®· nép. Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng tèn thêi gian nªn ph¶i kÕt hîp víi viÖc kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ nh÷ng yÕu kÐm cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vÒ thu tiÒn ./.