Lúc đầu mình không nghĩ đến chuyện mình sẽ chủ động nhắn tin tham gia collab event đâu ;-; và rồi mình nhắn cho page thật, và có một chân trong dàn staff event Julight cho anh Wonwoo tại TPHCM ngày 14/7/2019

Thật sự thì mình đã rất phân vân về việc có nên gõ bài này không, vì mình chỉ là một người collab event với page chính, có rất nhiều vấn đề mình không rõ lắm. Nhưng rồi mình nghĩ là mình cũng đã không share mấy trên blog về quá trình làm event và những vấn đề lúc lên ý tưởng rồi hôm diễn ra event như nào, nên là mình quyết định gõ bài này, như một cách lưu giữ kinh nghiệm cũng như có thể đem đến cho các bạn một hình dung sơ lược về việc làm event collab là thế nào. Và sau bài này có thể là mình sẽ bị lộ danh tính hay gì đó nhưng mà giờ nó cũng không là vấn đề gì nữa rồi vì mình cũng sắp công khai danh tính thật :>>

1. Vấn đề set gift
Thì ban đầu dự tính của BW là 640 set gift (300 cho TPHCM, 300 cho Hà Nội và 40 set cho Hải Phòng) gồm cup, set card, sticker và charm cho các bạn đến sớm thì tính sơ trước là hơn 3 triệu (cái này là các chị bên page tính, mình hỏng rành lắm ;-;). Cái hôm mà bọn mình cầm hộp set gift ý, nó nặng lắm mọi người ạ :>>> nhưng set gift xinh xẻo ơi là xinh nên mê lắm :<<

2. Nơi làm event
Tại vì mình ở HCM nên mình sẽ nói quá trình ở event miền Nam hoy nha ;-;

Julight ở HCM được tổ chức tại IMUZU. Trước đó tụi mình đã tham khảo rất nhiều địa điểm để xem không gian có đủ cho việc hơn 200 người đến hay không, và chúng mình đã chọn IMUZU vì nằm khá gần trung tâm, không gian cũng ổn. Lúc đầu mình chọn ở tầng trên cùng, sau khi gặp các chị trong team để xem xét các vấn đề khác như là chơi game, give away thì có hơi khó để tập trung mọi người lại, nên là đã định chuyển xuống tầng dưới. Mình cũng đã hỏi là đổi tầng được không, nhưng vì trùng lịch với event khác nên đã không đổi được (dù hôm đó chỉ có mỗi Julight được tổ chức tại IMUZU thôi ;-;) và hôm event mình nhận ra là không đổi là đúng vì mọi người đến rất đông, nếu đổi xuống dưới thì không có chỗ cho mọi người (cám ơn mọi ngưòi rất nhiều).

Lúc mình deal cho Julight thì IMUZU không có bắt mình cọc tiền gì cả (bây giờ hình như là phải cọc 500K).

Có một vấn đề khác là nhân viên ở quán và người deal việc cọc quán là khác nhau...

Lúc mình deal thì họ hẹn tụi mình 9h lên decor. 9h mình đến, quán vẫn còn đóng nha, sau đó quán mở cái cửa cuốn lên chút xíu, 30 phút sau một chị nhân viên tới chị ý chạy vô trong rồi cửa lại hạ xuống. Lát sau các chị bên BW tới và tụi mình bị nhốt ở ngoài, tẹo nữa là bò dưới cửa để mà vào :>> may mà chị nhân viên kia ra quầy chuẩn bị để chúng mình gào mở cửa cho tụi mình vào decor.  Tụi mình decor muộn nên là lúc event bắt đầu diễn ra tụi mình vẫn còn đang decor. Và decor trong tình trạng không máy lạnh sau khi đã đứng nắng gần 1 tiếng ;-;

Điều thứ 2 của việc bất cập này á, là bên phía nhân viên không biết mình deal từ lúc nào vào giờ nào luôn. Đến mức mình phải kiếm lại tin nhắn, đào lại hôm mình bắt đầu inb cho bên IMUZU để nói chuyện với nhân viên. Vì mình đã deal nguyên một tầng trên cho event, mình còn sợ thiếu chỗ, nên khi khách không dự event đến và xuống phản ánh với nhân viên, nhân viên lên hỏi mình là event bạn là hết tầng hay sao làm mình choáng váng.

Điều thứ 3 là lúc mình nhắn hỏi về vấn đề nhạc thì bên hỗ trợ bảo tụi mình tạo playlist spotify, hôm diễn ra event thì bên nhân viên mở nhạc bằng youtube và họ không có app spotify trong máy tính bảnh luôn. Nên là trong suốt quãng thời gian diễn ra event mình cứ chốc chốc lại chạy lên chạy xuống để đổi playlist được tạo trước trên youtube, nên là có những bài mới không được phát và có những bài vừa nghe giây trước giây sau lại nghe tiếp. 

Hiện tại thì những vấn đề trên mình không biết có thay đổi gì khác không, nhưng từ lúc tụi mình chuẩn bị event cho đến hôm diễn ra event thì đã xảy ra những vấn đề như thế. Ngoài ra thì nhân viên không có cáu gắt hay gì cả, mình mượn kéo mượn máy tính bảng các kiểu nhân viên vẫn rất thân thiện cho mình mượn, đến khi hết event mình xuống cám ơn, mọi ngưòi cũng cám ơn mình nữa.

Các bạn làm event thì có thể cân nhắc chọn các quán như Hebe, Bbang House, IMUZU, Ever Sweet Taiwan, v.v. nha

3. Về decor (trang trí)
Team Julight miền Nam đã gặp nhau 3 buổi để bàn về việc trang trí (1 buổi trong đó là để bỏ set gift vào các túi xinh xinh mà mọi người nhận á), và fun fact là 3 hôm đi đều mưa =)) Chúng mình đã tham khảo các event đã từng tổ chức tại tầng đó của IMUZU và suy xét decor này nọ, tính xoay cả cái bàn dài luôn nhưng mà không xoay được (vì tụi mình thấy có một event bàn dài để vuông góc với vị trí vốn có của nó). Mọi đồ dùng trang trí event như vải trải bàn, bóng chữ, bóng thường, rèm tua rua, ruy băng, v.v, đều được một chị bên page mua rồi. Card để trang trí, standee, frame cũng là các chị bên page in luôn :> chúng mình chia nhau đem các goods khác như là album, slogan, uchiwa, poster, v.v. (thề là dựng album xong rồi lúc nghe album rớt mà giật cả mình ý hix hix...) Thật sự hôm đó đúng là sống trong không gian toàn Jeon Wonwoo mà mê :((( trang trí thì chia nhau ra mà thổi bóng, bơm bóng, cột bóng, giăng dây đủ kiểu, rồi lại chia nhau canh đồ :>> thành quả thì mọi người cũng đều đã thấy rồi =)) đặc biệt là standee cao 1m8 của anh Wonwoo được đặt ở dưới tầng trệt của quán nữa =))

Quả standee là gian nan lắm =)) vì mình đã cùng bé trong team event đem nguyên cái stadee đó vượt qua các bậc thang, trần cầu thang, cây cối các kiểu làm mình sợ trầy standee lắm ;-;

Một điều thú vị là lúc bên BW des standee là tính theo màu hoa hai miền Nam Bắc là hoa đào và hoa mai. Rồi sau đó 2 đại diện của hai miền chọn màu ngược lại :)))

Đến giờ mình vẫn mê quả decor này :(((

4. Timeline
Mình sẽ chia làm 2 phần: timeline cho cả event từ lúc chuẩn bị và timeline vào hôm diễn ra event
a. Timeline khi chuẩn bị event và đến khi kết thúc event
Vì Julight có cả game onl nên là phải xếp timeline cho việc đăng spoil set gift và cả game onl. Có mấy lúc nhìn timeline mà mình còn nhớ lộn nữa cơ... nên là nể các chị bên union lắm :>> đồng thời còn có phải lên bài đếm ngược đến ngày diễn ra event và ngày lên bài cám ơn tổng thể.

b. Timeline hôm event
Cần xác định được rằng, thời gian bắt đầu và kết thúc là lúc nào, trong khoảng thời gian diễn ra event có những hoạt động gì. Ví dụ như chúng mình làm Julight ở HCM là diễn ra từ 12h trưa đến 19h, bắt đầu xét các bạn đến sớm nhận set gift đặc biệt là từ 11h45. Trong suốt thời gian đó thì sẽ có tổ chức game, give away và thổi nến hát mừng sinh nhật.
Phần này cần phải được lên kế hoạch kĩ lưỡng, vì nếu thời gian chênh nhau thì nó sẽ rất rắc rối.

5. Game
Julight có 2 phần game: game onl và game off. Game onl là để tăng tương tác cho event, cả team cũng rất đau đầu để làm game này :>> Game off là ở event. Mình nghe mọi người kể team miền Bắc làm game off xôm lắm. Còn ở miền Nam hoặc do mình chuẩn bị game quá chán, hoặc do mình dẫn game quá chán chăng nên mọi người không hào hứng lắm :((( cơ mà mình rất biết ơn các bạn đã tham gia game thật nhiều ♡

Cái này không bắt buộc phải có, chỉ là một phần để event thêm vui hơn thôi, nên các bạn có thể không cần quá đặt nặng vào vấn đề này ;-;

6. Give away
Đây cũng là một phần không bắt buộc phải có. Tuy nhiên, nếu event có give away, thì hi vọng là các bạn tham gia sẽ nhận quà bằng cả tấm lòng, dù quà có là gì đi nữa thì hãy tôn trọng người đã tặng, nếu không muốn nhận có thể nói nhường cho bạn khác, chứ đừng ỷ đó là của bản thân rồi lại muốn đem bán kiếm lời. Có những event dùng ảnh master làm frame và give away, nếu bạn nhận được rồi đem bán, tức là đã sử dụng hình ảnh vì mục đích thương mại, việc đến tai master thì người chịu trận là bạn chủ event là một, và có thể master đó sẽ không đồng ý cho bất kì ai khác sử dụng hình ảnh để làm event nữa. Vậy nên, đừng làm một con sâu làm rầu nồi canh.

Những gì mình gõ ra, là kinh nghiệm của cá nhân mình, viết ở góc nhìn của mình. Hi vọng mọi người thích bài viết này ♡