Nghệ thuật GHI CHÉP
thói quen tốt
Bí quyết thành công
Của Công Ty McKinsey
(Công ty tư vấn hàng đầu thế giới)

Tác giả: Oshimama Sachiyo.

Lời Nói Đầu

>> Nghệ thuật ghi chép ở McKinsey có gì khác?
>> Giới thiệu nghệ thuật ghi chép để giải quyết vấn đề.
>> Chúng ta ghi chép để làm gì?
Việc ghi chép dường như đã trở thành một thói quen. Chúng ta ghi chép trước tiên là để không quên những gì mình đã tiếp thu được, và sau đó là để đọc lại.
Tuỳ vào mỗi người, có lẽ cũng sẽ có một vài ý kiến khác nhau nhưng với hầu hết mọi người thì việc “ghi chép” đã trở thành một thói quen tất yếu cần có trong học tập cũng như trong công việc mà chẳng bao giờ chúng ta đặt ra câu hỏi “Vì sao?”.
Vậy thì những cuốn vở được ghi chép như là một hành động “đương nhiên” này sẽ sử dụng như thế nào?
Nếu chỉ đơn giản là lưu giữ lại nội dung của một cuộc họp hay một giờ học thì có lẽ hơi lãng phí. Bởi vì nghệ thuật ghi chép đúng nghĩa chứa đựng những sức mạnh bất ngờ.
Nghệ thuật ghi chép của McKinsey được truyền tải trong cuốn sách này không đơn thuần chỉ là kỹ thuật ghi chép để “sắp xếp thông tin trong công việc” hay để “tăng hiệu quả trong việc học tập”.
Ở McKinsey, người ta tạo ra những cuốn vở và sử dụng chúng để làm gì? Câu trả lời rất đơn giản. Nó được sử dụng như “một phương tiện tư duy” để giải quyết vấn đề.
Xác định các vấn đề thực tế rồi phân tích nó. Từ đó sử dụng bàn tay của mình trên cuốn vở để làm sáng tỏ mọi thứ từ đối sách giải quyết cho tới những hành động cụ thể.

Chúng Ta Làm Việc Để Làm Gì?
Nếu biểu đạt bằng một câu chung nhất thì bất kỳ công việc nào cũng đều nhằm mục đích "Giải quyết vấn đề". Sau đó nhằm vào mục đích giải quyết nhu cầu "muốn làm điều gì" của khách hàng, của bản thân chúng ta hay của toàn xã hội. Nếu như chúng ta không biết cách sử dụng tốt các cuốn vở - là xuất phát điểm của tất cả những công việc nhằm mục đích giải quyết các vấn đề thì không thể đi tới cái đích cuối cùng là “Giải quyết các vấn đề” được.
Nói ngược lại thì những người giải quyết vấn đề tốt là những người có thể giải quyết vấn đề bằng việc ghi chép. Từ việc định nghĩa các vấn đề, phân tích và sắp xếp các sự việc, đưa ra các giả thuyết và đối sách giải quyết cho tới những hành động cụ thể, các cuốn vở của những người có khả năng giải quyết vấn đề luôn được trình bày một cách rõ ràng tất cả các vấn đề mà họ cần giải quyết.
Nói cách khác, tuy chúng ta vận hành đôi bàn tay mình trên cuốn vở nhưng thực tế trong quá trình chuẩn bị, thử nghiệm và hành động thực tế để giải quyết vấn đề thì luôn luôn có những hành động dư thừa. Nếu chúng ta chỉ đơn thuần suy nghĩ bằng cái đầu mà không sử dụng tới các kỹ thuật ghi chép thì hiệu quả giải quyết vấn đề sẽ không cao.
Vậy thì làm thế nào để có thể sử dụng các kỹ thuật ghi chép vào việc “giải quyết các vấn đề”?
Thực ra thì bí mật này nằm trong giáo trình “Giải quyết vấn đề năm 1 McKinsey”. Nó còn nằm trong cả “chương trình đào tạo người mới” của McKinsey.
Trong các chương trình đào tạo thực tiễn như ở các doanh trại quân đội, bằng việc đào tạo cách suy nghĩ chuyên nghiệp để giải quyết vấn đề thì đồng thời “cách thức ghi chép” cũng như “cách sử dụng vở” sẽ được thay đổi một cách tự nhiên. Trong đào tạo thì đây chính là thanh tẩy “tư duy giải quyết vấn đề”.
Chẳng hạn, khi đưa ra chủ đề “Điều tra xu hướng thị trường ôtô” và thu thập những thông tin để viết vào giấy thì ngay lập tức chúng ta sẽ đặt ra các câu hỏi như “Vấn đề thực sự là gì?”, “Tại sao điều đó lại xảy ra?”, “Rồi sao?”, “Giả thuyết đặt ra là gì?”…
Nói cách khác, nếu chỉ đưa ra được các kết quả điều tra mang tính sách vở và cảm tưởng của bản thân sẽ không đem lại ý nghĩa thiết thực.
Nếu chỉ nắm bắt sự việc bằng những ý nghĩ mang tính bề mặt mà không tư duy một cách logic thì sẽ không thể giải quyết được vấn đề. Bởi vậy chúng ta phải luyện tập để có tư duy làm sáng tỏ bản chất của vấn đề.
* Tập hợp thông tin để làm gì?
> Để giải quyết vấn đề.
* Phỏng vấn để làm gì?
> Để giải quyết vấn đề.
* Tìm kiếm tại hiện trường để làm gì?
> Để giải quyết vấn đề.
* Suy nghĩ về kết quả quan trọng nhất để làm gì?
> Để giải quyết vấn đề.
* Đặt ra các giả thuyết để làm gì?
> Để giải quyết vấn đề.
Nếu chúng ta thực hiện một chuỗi các suy nghĩ và hành động mù mờ thì chúng ta không thể giải quyết vấn đề được. Đó là bởi vì, cho dù chỉ là một vấn đề đơn giản nhưng các vấn đề xung quanh nó rất phức tạp nên có thể chúng ta sẽ nghĩ ra các nguyên nhân, nhiệm vụ và đối sách giải quyết các vấn đề không liên quan.
Và nếu chúng ta bắt đầu giải quyết vấn đề mà không định nghĩa được các vấn đề thực tế trên vở và làm sáng tỏ chúng nhờ các bản tóm tắt thì có thể chúng ta sẽ đối mặt với rất nhiều những trở ngại.
Trong trường hợp “Khảo sát thị trường ôtô” mà tôi đề cập ở trên thì cho dù chúng ta hành động theo một vài ý tưởng thích hợp đã nghĩ ra khi muốn tạo ra hiệu suất gì đó thì cũng khó tìm ra được đối sách chính xác.
Hãy cùng vận hành đôi bàn tay và suy nghĩ bằng cái đầu của mình.
Chính vì vậy mà thứ trở nên cần thiết đó chính là quyển vở.
Tại McKinsey, vào thời kỳ mà tôi còn làm việc thì có ba loại vở được sử dụng. Đó là “Vở Cambridge”, “Vở kẻ ô” và cuốn vở được giữ nguyên tên gốc “Vở McKinsey”.
Tuy rằng mọi thứ không chỉ nằm ở việc sử dụng chúng nhưng mọi người đã sử dụng ba cuốn vở này để đạt được mục tiêu “giải quyết vấn đề”.
Đặc trưng và cách sử dụng của mỗi cuốn vở sẽ được giới thiệu. Tuy nhiên để có những hành động và tư duy dẫn tới mục đích giải quyết vấn đề thì bằng việc nhìn các tiền bối và đồng nghiệp xung quanh sử dụng các cuốn vở như là sử dụng “phương tiện tư duy” và “phương tiện giải quyết vấn đề” thì bản thân chúng ta cũng dần hình thành thói quen trang bị cho bản thân mình nghệ thuật ghi chép McKinsey.
Vậy, để có thể nhìn ra các vấn đề thực tế từ các tình huống phức tạp, làm sáng tỏ các nguyên nhân chính, đặt ra các giả thuyết, kiểm chứng chúng, đưa ra các đối sách... thì chúng ta phải làm gì?
Điều quan trọng là chúng ta phải định nghĩa được vấn đề thực tế là gì? Sau đó, để tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề đó, chúng ta phải “cấu trúc hoá” nó. Để làm được điều đó chúng ta phải sử dụng tới cuốn vở.
Nói là “cấu trúc hoá” nhưng đây hoàn toàn không phải là việc khó khăn. Đó chính là việc chúng ta sử dụng vở để tóm tắt lại vấn đề một cách dễ hiểu, từ đó đơn giản hóa được vấn đề.
Nếu chỉ dùng cái đầu thì cho dù suy nghĩ bao nhiêu đi chăng nữa, mọi thứ vẫn sẽ chỉ là một mớ hỗn độn. Vậy, suy nghĩ như thế nào sẽ đưa ra được câu trả lời. Để có được phương hướng tư duy đúng, chúng ta cần phải sắp xếp các tư duy. Khi đó, nếu sử dụng ba cuốn vở nêu trên, chúng ta sẽ vận hành đôi bàn tay của mình trên các cuốn vở để thực hiện các công việc sắp xếp, chỉnh ly... nhằm hướng tới mục tiêu giải quyết vấn đề.
Để giải quyết vấn đề thì việc “suy nghĩ” là rất quan trọng. Tuy nhiên, có nhiều người từ việc “tư duy” cho tới “giải quyết vấn đề” thường hay đi quá xa.
Nếu chúng ta không sắp xếp tư duy một cách ngăn nắp thì rất khó có thể giải quyết được vấn đề.
Nếu chỉ thay đổi đối sách giải quyết mà vẫn giữ nguyên tư tưởng, không nhìn ra được làm thế nào để có thể đi đến cách thức giải quyết vấn đề thì mãi mãi sẽ chỉ lặp lại thất bại mà thôi. Việc làm thử nhưng dẫn đến sai lầm sẽ gây lãng phí thời gian cũng như công sức.
Chính vì vậy, trong quá trình thực hiện từ “tư duy” cho tới “giải quyết vấn đề”, việc sử dụng vở để “sắp xếp tư duy”, “xây dựng giả thuyết” trở nên vô cùng quan trọng. Nói cách khác, chúng ta cần cấu trúc hóa vấn đề để sắp xếp các tư duy.
Tư duy của chúng ta được hình thành bởi ngôn ngữ và được biểu thị bằng chữ viết. Khi chúng ta thoát khỏi những suy nghĩ hỗn độn và rối rắm thì chúng ta mới có thể tư duy một cách chính xác và rõ ràng. Đặc biệt, việc “viết” chính là việc ngôn ngữ hóa tư duy một cách chính xác nên nó sẽ đưa bạn tới gần hơn với những gì mà bạn muốn truyền tải.
Hơn thế nữa, ngoài việc mang lại mục tiêu là giải quyết vấn đề thì nó còn mang lại cho chúng ta một hướng đi trong tình trạng không biết đâu là đích đến, và sắp xếp các tư duy của chúng ta để hướng tới việc thực hiện theo hướng đi đó.
Để tiến hành một cách hiệu quả các công việc đó thì tại McKinsey, việc sử dụng đôi tay của mình trên các cuốn vở cho đến bây giờ vẫn vô cùng có ích.
Mục đích của cuốn sách này là giới thiệu “phương thức tư duy bằng các cuốn vở” tức là “cách vận hành đôi bàn tay của mình để giải quyết vấn đề” mà tôi đã học từ những đồng nghiệp, tiền bối và cấp trên của mình ở McKinsey, để từ đó các bạn có được trải nghiệm về khoảnh khắc mình phát hiện ra các giả thuyết và hướng đi dẫn tới mục tiêu giải quyết vấn đề.
Cụm từ “bậc nhất” được nói ở đây là dựa trên quan điểm cá nhân của tôi, nhưng bằng việc trang bị cho bản thân kỹ thuật ghi chép McKinsey bậc nhất này, chúng ta sẽ có được một vài kỹ năng:
>> Nhìn thấy rõ ràng tư duy của bản thân.
>> Có thể loại bỏ các bước làm việc lãng phí cũng như việc đi theo đường vòng.
>> Có thể đưa ra được các ý tưởng mới lạ.
>> Có thể nhanh chóng đưa ra phương án đối với những khó khăn và cản trở gặp phải.
>> Đối với vấn đề nào cũng có thể tìm thấy phương án giải quyết.
Nói cách khác, chúng ta sẽ có được tốc độ để giải quyết công việc với chất lượng tốt.
Tại sao bằng việc thay đổi cách sử dụng các cuốn vở chúng ta có thể giải quyết công việc, đồng thời nâng cao chất lượng công việc? Đó là bởi vì bằng sự phối hợp giữa tư duy và đôi bàn tay để ghi chép vào những cuốn vở thì quy trình nâng cao chất lượng và tốc độ công việc được đẩy mạnh. Đương nhiên, tôi sẽ giải thích cho các bạn cơ chế đó trong cuốn sách này.
Để trở thành người giải quyết vấn đề tốt thì việc giải quyết công việc nhanh chóng nhưng chất lượng công việc thấp là không thể được. Ngược lại, nếu chúng ta hoàn thành công việc cẩn thận nhưng mất quá nhiều thời gian thì cũng không tốt.
Người được việc phải là người đạt được cả hai tiêu chuẩn là tốc độ công việc và chất lượng công việc.
Ví dụ trư trường hợp một người khi làm hợp đồng và tài liệu quảng cáo, cho dù phải làm lại rất nhiều lần, cho dù gặp phải vấn đề khó khăn như thế nào, nhưng cũng phải nhìn ra được đường lối, đối sách giải quyết và thực thi nó.
Nói cách khác thì hướng dẫn cho các bạn cách để “vưag giải quyết công việc nhanh chóng, vừa đảm bảo chất lượng công việc” chính là đặc trưng của nghệ thuật ghi chép McKinsey.
Có rất nhiều nhân viên cũ ở McKinsey cho đến bây giờ vẫn sử dụng kỹ thuật ghi chép này trên nhiều phương diện.
Nghệ thuật ghi chép ưu việt McKinsey mà chúng tôi sẽ truyền đạt cho các bạn sau đây không nhất thiết phải có một bí quyết hay một cuốn vở đặc biệt nàm cả.
Nó đơn giản ngoài sức tưởng tượng. Chỉ cần có vở và bút thì ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào chúng ta cũng có thể phát triển tư duy để giải quyết vấn đề.
Đúng vậy, nó giống hệt như món bảo bối được lấy ra từ chiếc túi thần kì của Đô-rê-mon, đến bên ta khi khó khăn, giúp chúng ta giải quyết vấn đề.
Những người đang đọc cuốn sách này chắc hẳn đều đang mang một vấn đề nào đó cần phải giải quyết.
Nếu cảm thấy suy nghĩ của chúng ta vẫn còn mông lung, chưa thực sự rõ ràng thì không nên có bất cứ hành động nào. Trước tiên, hãy chuẩn bị cho mình một cuốn vở và thử vận hành đôi bàn tay của mình lên cuốn vở đó.
Bằng việc vừa sắp xếp các tư duy, vừa vận hành đôi bàn tay của mình trên vở, chúng ta có thể tìm ra đường lối để giải quyết vấn đề và hành động một cách trơn tru để đạt được kết quả mong đợi.
Vậy thì còn chần chừ gì nữa, hãy cùng chúng tôi trải nghiệm “nghệ thuật ghi chép giải quyết mọi vấn đề”.