3.Nội dung của phương pháp phỏng vấn

Phương pháp này thường được sử dụng trong các hệ thống thông tin kinh tế xã hội, bởi vì nó mang lại những thông tin xác thực và chi tiết cho quá trình phân tích và thiết kế. Phân tích viên cần phải phỏng vấn: Ban lãnh đạo và các điểm công tác.

  Phỏng vấn lãnh đạo: 

 28Mục đích là nắm các thông tin chung nhất của tổ chức, có thể là cần nắm:

-  Nhiệm vụ chung của tổ chức 

-  Sơ đồ tổ chức - Chúng sẽ cho danh sách các điểm công tác và vai

trò của chúng trong hệ thống 

-  Các số liệu chung - Chúng sẽ cho biết quy mô của hệ thống 

-  Các lĩnh vực cần nghiên cứu có liên quan đến hệ thống thông tin

sắp được xây dựng

  Phỏng vấn các điểm công tác:

Mục đích là thu thập các thông tin chi tiết liên quan đến các hoạt động cụ thể và tất cả các thông tin liên quan đến hệ thống thông tin. Tại mỗi điểm công tác cần phải mô tả và liệt kê các quy trình của công việc phải thực hiện. Mỗi qui trình phải nắm cho được:

-  Phương thức hoạt động: công việc được thực hiện tự động hay thủ

công.

-  Các thông tin và khối lượng thông tin liên quan đến công việc, các

quy tắc thực hiện công việc. 

-  Điều kiện khởi động: khi nào, với điều kiện nào thì công việc được khởi động.

-  Thời gian và chu kỳ thực hiện công việc: công việc được thực hiện khi nào và khoảng thời gian bao lâu thi công việc được thực hiện lại.

Ngoài ra, phân tích viên cũng phải nắm:

-  Ngôn ngữ công việc tại mỗi  điểm công tác  để thiết kế giao diện

người-máy giữa người sử dụng với hệ thống thông tin tương lai. 

-  Các luồng thông tin tác nghiệp đi từ điểm công tác này đến điểm

công tác khác hoặc đến môi trường ngoài của hệ thống.

  Tổ chức phỏng vấn

Trước khi phỏng vấn phân tích viên nên thông báo trước thời gian, địa điểm và nội dung phỏng vấn với người được phỏng vấn. Phỏng vấn với lãnh đạo và các điểm công tác không phải là một lần duy nhất, nên phân tích viên phải tạo tạo quan hệ tốt với người được phỏng vấn. Cần mở đầu hợp lý, biểu lộ thiện cảm, sự tin cậy và tôn trọng đối với người được phỏng vấn. Sau khi phỏng vấn xong, phân tích viên phải tóm tắt nội dung đã phỏng vấn, khẳng định các thoả thuận,  để ngỏ khả năng tranh luận  để phát huy tính tích cực của người  được phỏng vấn.

Để có được tài liệu tổng kết giai đoạn nghiên cứu hiện trạng, sau mỗi lần phỏng vấn phân tích viên phải ghi chép lại các thông tin về cuộc phỏng vấn như:người được phỏng vấn, chức vụ, chủ đề phỏng vấn, tên dự án, ai hỏi, thời gian hỏi, địa điểm hỏi, các câu hỏi, các câu trả lời tương ứng, đánh giá của người phỏng vấn, ngày tháng năm phỏng vấn,... các thông tin này nên tổ chức trên các phiếu phỏng vấn như sau: