Trong bài trước chúng tôi đã hướng dẫn cho các bạn cách tạo trình chiếu theo một mẫu thiết kế có sẵn với các kiểu chữ, phối màu và bố cục phù hợp. Trong bài này chúng ta sẽ học định dạng slide trình chiếu một cách thủ công dựa trên màu sắc và layout mà chương trình có hỗ trợ.

Chọn Layout cho slide của bản trình chiếu

Slide layout trong PowerPoint là việc sắp xếp vị trí các thành phần trong một giao diện slide. Mỗi một slide chứa các thành phần khác nhau đi kèm với nội dung và kiểu chữ khác nhau. Một slide cơ bản được phân tách thành tiêu đề (title) và nội dung cơ bản.

Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu đã bị đóng)

*

Từ menu Format, kích vào Slide Layout

Áp dụng layout văn bản cho một slide

*

Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc biệt mà bạn muốn

*

Text Layout thông thường chỉ chứa văn bản. Các layout đó bao gồm: Text Slide (Chỉ có nội dung văn bản), Title Only (Chỉ có tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề và nội dung), Title and 2-Column Text (Tiêu đề và 2 cột nội dung), Title and Vertical Text (Tiêu đề và nội dung theo chiều dọc), và Vertical Title and Text (Tiêu đề dọc và văn bản)

Áp dung layout nội dung cho một slide

*

Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu layout mà bạn muốn

*

Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organization Charts, hoặc Media Clips

Áp dụng layout nội dung và văn bản cho một slide

*

Từ phần Slide Layout, tại Text and Content Layouts kích vào layout mà bạn muốn

*

Text and Content Layouts bao gồm văn bản, ngoài ra có cản bản đồ, bảng... trong cùng một slide.

Áp dụng các layout khác cho một slide

*

Từ phần Slide Layout, tại Other Layouts kích vào kiểu layout mà bạn muốn

*

Other Layouts là các layout khác ngoài văn bản, nội dung, và văn bản kèm nội dung.

Định dạng nền cho bản trình chiếu

Các nền có thể áp dụng cho bản slide, bản ghi chú, thông báo trong PowerPoint. Tuỳ chọn nền (Backgroud) có thể thay đổi được màu sắc, Gradient, Texture, Pattern, hoặc Picture.

Lựa chọn màu nền cho bản trình chiếu

*

Từ menu Format, kích vào Background

* Kích vào mũi tên sổ xuống và lựa chọn màu mà bạn thích, sau đó kích vào Apply.

* Kích vào More Colors để chọn màu thêm

Lựa chọn hiệu ứng nền cho bản trình chiếu

* Từ menu Format, kích vào Background

* Kích vào mũi tên xuống và chọn Fill Effects. Hộp thoại Fill Effects xuất hiện

* Chọn thẻ Gradient, Texture, Pattern, hoặc Picture để áp dụng hiệu ứng. Chọn màu mà bạn thích.

* Sau khi đã lựa chọn xong màu phù hợp, kích OK

* Trở lại cửa số Background, có 4 nút sau:

o Apply to All: Áp dụng định dạng cho tất cả bản trình duyệt

o Apply: Áp dụng định dạng nền cho bản trình duyệt hiện tại

o Cancel: Bỏ qua định dạng nền

o Preview: Xem trước màu nền đã chọn

* Kích vào nút nào mà bạn cần

Đầu trang và chân trang bản trình chiếu

Đầu trang (Header) và chân trang (Footer) bao gồm văn bản, slide hoặc số trang, và ngày tháng bạn muốn hiển thị ở trên hoặc dưới một trang slide. Bạn có thể sử dụng header và footer trên từng slide riêng lẻ hoặc áp dụng cho toàn bộ bản trình chiếu.

Chèn Headers and Footers

* Từ menu View, kích vào Header and Footer. Hộp thoại Header and Footer xuất hiện

* Để chèn ngày và giờ, tích vào hộp Date and time

* Để đánh số trang cho bản trình chiếu, tích vào hộp Slide number

* Nếu bạn chèn vào chân trang, phải chắc chắn rằng phần Footer đã được chọn và gõ nội dung vào.

* Kích vào Apply để áp dụng cho slide hiện hành. Kích vào Apply to All để áp dụng cho tất cả các slide.

Đánh số tự động (Bullets and Numbering)

Bullets and Numbering là công cụ dùng để đánh số tự động. Bullets and numbering cho bạn lựa chọn các kiểu dáng, cỡ và màu sắc khác nhau có thể áp dụng.

Thêm hoặc bỏ ký đánh tự đầu dòng

* Để làm nổi bật đoạn văn bản, bạn có thể muốn thêm hoặc bỏ các ký tự phân mục đầu dòng

* Kích vào biểu tượng Bullets trên thanh công cụ Formatting

Thay đổi kiểu ký tự đầu dòng

* Từ menu Format, kích vào Bullets and Numbering

* Kích vào kiểu nào mà bạn muốn.

* Kích OK

Tạo bullets tùy ý

* Từ menu Format, kích vào Bullets and Numbering

* Từ hộp thoại Bullets and Numbering, kích vào nút Customize để hiển thị hộp thoại Symbol

* Lựa chọn một kiểu bullet phù hợp và kích OK

Thêm hoặc bỏ số tự động

* Để làm nổi bật đoạn văn bản có thể bạn muốn thêm hoặc gỡ bỏ số tự động

* Kích vào biểu tượng Numbering trên thanh công cụ Formatting

Thay đổi kiểu số tự động

* Từ menu Format, kích vào Bullets and Numbering.

* Kích vào Numbered. Chọn kiểu số tự động mà bạn muốn.

* Kích OK

Thay đổi màu ký tự đầu dòng hoặc số tự động

* Từ menu Format, kích vào Bullets and Numbering

* Kích vào mũi tên xuống để hộp menu Color xổ xuống.

* Lựa chọn màu mà bạn thích

* Kích vào OK.

Thanh công cụ Drawing trong PowerPoint sẽ cung cấp nhiều lệnh cho việc tạo và hiệu chỉnh đồ họa. Thanh công cụ này được đặt ở phía dưới màn hình PowerPoint.

Hiển thị thanh công cụ drawing

Từ menu View, vào Toolbars và chọn Drawing

Đây là một số biểu tượng và chức năng của thanh công cụ Drawing

Draw Cho phép áp dụng các điều chỉnh thanh khác nhau cho đối tượng vẽ.

Select Objects Cho phép lựa chọn một đối tượng vẽ. Nếu muốn chọn nhiều đối tượng, giữ thêm phím Shift

AutoShapes Kích vào biểu tượng AutoShapes để xem danh sách các đối tượng vẽ. Di chuyển con trỏ chuột để thiết lập và chọn hình dạng

Line Sử dụng để vẽ dòng. Để vẽ dòng ngang hay dọc, giữ phím Shift trong khi kéo

Arrow Sửu dụng để vẽ dòng có mũi tên

Rectangle Sử dụng vẽ hình chữ nhật. Để vẽ hình vuông, giữ phím Shift trong khi kéo.

Oval Sử dụng vẽ hình bầu dục. Để vẽ được hình tròn chính xác, giữ phím Shift trong khi kéo.

Text Box Được sử dụng để vẽ ô chứa văn bản.

Vertical Text Box Dùng để vẽ ô chứa văn bản dọc

Insert WordArt Dùng để chèn kiểu dáng khác nhau của WordArt

Insert Diagram or Organization Chart Dùng để chèn sơ đồ hoặc biểu đồ tổ chức

Insert Clip Art Sử dụng để chèn hình vẽ có sẵn

Insert Picture Sử dụng để chèn ảnh từ vị trí mà bạn chỉ định

Fill Color Sử dụng để tô màu đối tượng đang vẽ

Line Color Sử dụng để tô màu cho đối tượng đang chọn.

Font Color Định dạng màu chữ cho văn bản trong đối tượng vẽ.

Line Style Sử dụng để xác định kiểu dòng vẽ

Dash Style Sử dụng để xác định kiểu dòng nét đứt

Arrow Style Sử dụng để xác định kiểu dòng mũi tên

Shadow Style Kích vào kiểu bóng mà bạn muốn dùng cho đối tượng.

3-D Style Kích vào kiểu 3D mà bạn muốn dùng

Thêm AutoShape

- Kích vào biểu tượng AutoShape trên thanh công cụ Drawing để hiển thị menu AutoShape

- Kích vào AutoShape bạn muốn sử dụng

- Kích vào vị trí bạn muốn bắt đầu vẽ đối tượng.

- Giữ chuột trái đồng thời kéo để đối tượng được vẽ theo ý muốn

- Nhả chuột ra khi hình đã cân đối

- Để điều chỉnh hình, lựa chọn hình và kéo móc điều chỉnh

Vẽ một dòng

- Kích vào biểu tượng Line từ thanh công cụ Drawing. Con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng

- Kích vào vị trí mà bạn muốn để bắt đầu kéo. Nhả chuột khi nào bạn muốn kết thúc

Vẽ một mũi tên ở đầu

- Kích vào biểu tưởng Arrow trên thanh công cụ Drawing. Con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng khi mà con trỏ chuyển lên slide

- Kích vào vị trí mà bạn muốn điểm bắt đầu và kéo. Nhả chuột khi muốn kết thúc

Vẽ một hình chữ nhật

- Kích vào biểu tượng Rectangle trên thanh công cụ Drawing. Con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng

- Kích vào vị trí mà bạn muốn đặt hình chữ nhật hay hình lập phương để bắt đầu. Khi kết thúc, nhả con trỏ chuột

Vẽ hình bầu dục

- Kích vào biểu tượng Oval trên thanh công cụ Drawing. Con trỏ chuột thay đổi thành dấu cộng

- Kích vào vị trí mà bạn muốn hình bầu dục hay hình tròn được bắt đầu. Khi hoàn thành, nhả con trỏ chuột

Tạo một Text box (hộp chứa văn bản)

- Kích vào biểu tượng Text Box trên thanh công cụ Drawing

- Từ vị trí dấu con trỏ, nhấn chuột trái. Kéo chuột cho đến khi vừa đủ, sau đó nhả chuột

- Hộp ký tự sẽ hiển thị trong tài liệu, bạn có thể gõ nội dung hoặc nhập ảnh vào đó.

Tạo một hộp văn bản dọc

- Kích vào biểu tượng Vertical Text Box trện thanh công cụ Drawing

- Từ vị trí dấu của con trỏ, nhấn chuột trái. Kéo cho đến khi bạn muốn dừng, sau đó nhả chuột

- Hộp ký tự hiển thị trong tài liệu, bạn có thể gõ nội dung và thêm ảnh ngay vào đó

Tạo một đối tượng WordArt

- Kích vào biểu tượng Inser WordArt trên thanh công cụ Drawing

- Từ WordArt Gallery lựa chọn kiểu mà bạn muốn và kích vào nút OK

- Hộp thoại Edit WordArt Text hiển thị, Gõ nội dung vào mục "Your Text here"

- Kích vào nút OK để chèn WordArt. Bạn có thể thấy WordArt được đặt ở slide

Tạo một sơ đồ hay biểu đồ tổ chức

- Kích vào biểu tượng Insert Diagram or Organization Chart trên thanh công cụ Drawing

- Từ hộp thoại Diagram Gallery lựa chọn một biểu đồ mà bạn muốn, sau đó kích OK

Chèn một clipart

- Kích vào biểu tượng Insert Clip Art trên thanh công cụ Drawing để mở ô Clip Art

- Search for: trường dữ liệu cho phép bạn nhập một hoặc nhiều hơn liên quan đến một hình họa mà bạn muốn tìm kiếm. Mỗi một lần nhập vào, kích nút Go để bắt đâu tìm. Chú ý: Trong suốt thời gian đó, Internet phải được kết nối.

- Kích vào Organize clips....(chữ màu xanh)

- Từ cửa sổ Microsoft Clip Organizer, kích 2 lần chuột vào Office Collections.

- Bạn có thể thấy, có các mục con như Arts, Animals,.... Mỗi loại đều có vài clip art

- Kích chuột phải vào bên cạnh bức tranh và chọn Copy

- Đưa con trỏ chuột đến vị trí mà bạn đặt clip art. Kích vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Formatting

Chèn một bức ảnh

- Kích vào biểu tượng Insert Clip Art trên thanh công cụ Drawing để mở hộp thoại Insert Picture

- Chọn bức ảnh mà bạn muốn để chèn và kích vào nút Inse

10 meo trong powerpoint

1. Sử dụng một mẫu để thực hiện trình diễn của bạn. Bạn có thể sử dụng các mẫu để xây dựng một style và layout của trang, cho phép bản thân bạn có thể thực hiện một trình diễn hoàn toàn mới và trắng nguyên với mẫu có sẵn. Bạn có thể sử dụng ba kiểu mẫu: mẫu đã được xây dựng trong PowerPoint 2007, mẫu được tạo bởi bạn sau đó bạn lưu vào máy tính của mình để sử dụng lại, hoặc download từ Microsoft Office Online. (các mẫu Business PowerPoint có thể được tìm thấy tại đây).

*

Kích nút Microsoft Office, sau đó kích New.

*

Trong hộp thoại New Presentation, thực hiện một trong các hành động dưới đây:

- Trong Templates, kích Blank and recent, Installed Templates, hoặc Installed Themes, kích mẫu đi kèm mà bạn muốn sau đó kích Create.

- Trong Templates, kích New từ cửa sổ đang tồn tại sau đó tìm đến và kích vào một file trình diễn khác có chứa mẫu, sau đó kích Create New.

- Trong Templates, kích My templates, chọn một mẫu nào đó mà bạn đã tạo sau đó kích OK.

- Trong Microsoft Office Online, kích vào một hạng mục template, chọn một template, sau đó kích Download để download template từ Microsoft Office Online.

2. Bổ sung thêm các hiệu ứng về âm thanh trong slide. Bạn có muốn bổ sung thêm các hiệu ứng âm thanh vỗ tay vào trong các slide của mình không? Hãy thực hiện với một vài bar của "Deck the Halls"?

*

Trong phần panel có chứa các tab Outline và Slides, kích tab Slides.

*

Kích slide mà bạn muốn bổ sung thêm âm thanh vào đó

*

Trong tab Insert, trong nhóm Media Clips, kích mũi tên trong Sound.

*

Thực hiện một trong số những gạch đầu dòng dưới đây:

- Kích Sound từ File, tìm đến thư mục có chứa file, sau đó kích đúp vào file mà bạn muốn bổ sung.

- Kích Sound từ Clip Organizer, tìm đến clip mà bạn muốn bổ sung trong panel Clip Art task, sau đó kích vào nó để bổ sung vào slide.

Mẹo: Bạn có thể xem trước một clip trước khi bổ sung nó vào trình diễn của mình. Trong panel Clip Art task, trong hộp thoại hiển thị các clip có sẵn, chuyển con trỏ chuột của bạn trên thumbnail của clip. Kích vào mũi tên xuất hiện, sau đó kích Preview/Properties.

3. Chèn biểu đồ hoặc đồ thị vào trình diễn của mình. Thực hiện như dưới đây khi bạn muốn tạo một biểu đồ mới hoặc một đồ thị - cho ví dụ, để hiện một bản lưu của công ty theo ngày tháng, hoặc một biểu đồ gồm có ngày nghỉ lễ của công ty đã lên kế hoạch về phí tổn - trong PowerPoint:

*

Trong PowerPoint, kích vào chỗ mà bạn muốn xuất hiện biểu đồ

*

Trong tab Insert, trong nhóm Illustrations, kích Chart.

*

Trong hộp thoại Insert Chart, kích vào biểu đồ, sau đó kích OK. (Office Excel 2007 sẽ mở trong một cửa sổ riêng và sẽ hiển thị dữ liệu mẫu trên một trang bảng tính).

*

Trong Excel, để thay thế dữ liệu mẫu, kích vào cell trên trang bảng tính, sau đó đánh dữ liệu mà bạn muốn vào đó. (Bạn cũng có thể thay thế các nhãn của các trục mẫu trong cột A và chú thích entry tên trong hàng 1. Lưu ý: Sau khi bạn cập nhật trang bảng tính, biểu đồ trong PowerPoint sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới).

*

Khi bạn kết thúc việc nhập vào dữ liệu trong Excel, kích menu File, sau đó kích nút Close.

4. Bổ sung thêm các phiên giao dịch giữa các slide. Microsoft Office PowerPoint 2007 gồm có nhiều kiểu phiên giao dịch slide khác nhau. Nếu bạn muốn bổ sung thêm cùng một phiên giao dịch nào đó đến tất cả các slide trong trình diễn của mình, hãy thực hiện như sau:

*

Ở phần bên trái của cửa sổ slide, trong panel có chứa các tab Outline và Slides, kích tab Slides.

*

Chọn các thumbnail của slide mà bạn muốn sử dụng các phiên giao dịch cho.

*

Trên tab Animations, trong nhóm Transition To This Slide, kích vào hiệu ứng phiên giao dịch slide. (Để xem thêm nhiều hiệu ứng của phiên giao dịch, trong danh sách Quick Styles, kích nút More)

*

Để thiết lập tốc độ giao dịch của slide giữa slide hiện hành và slide kế tiếp, trong nhóm Transition To This Slide, kích vào mũi tên bên cạnh Transition Speed sau đó chọn tốc độ mà bạn mong muốn.

*

Trong nhóm Transition To This Slide, kích Apply to All.

5. Sử dụng hiệu ứng hoạt ảnh cho văn bản hoặc một đối tượng nào đó.

Để sử dụng các hiệu ứng hoạt ảnh trong Office PowerPoint 2007, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây:

*

Chọn văn bản hoặc đối tượng mà bạn muốn tạo hoạt ảnh

*

Trên tab Animations, trong nhóm Animations, chọn hiệu ứng hoạt ảnh mà bạn muốn từ danh sách Animate.

5 mẹo kỹ thuật

6. Làm cho các trình diễn của bạn có bắt đầu trong quang cảnh Screen Show một cách tự động không. Nếu bạn kích đúp vào biểu tượng của trình diễn PowerPoint, PowerPoint sẽ mở trình diễn để bạn có thể soạn thảo. Thường, điều này không chính xác với những gì bạn muốn, nhưng nếu bạn mang một trình diễn từ máy tính của bạn để trình bày trước các nhân viên CNTT của mình thì có lẽ bạn sẽ không muốn ngồi đó để khởi chạy ứng dụng. Để khởi chạy một cách đơn giản trình diễn của bạn trong chế độ Slide Show:

* Mở trình diễn của bạn, sau đó chọn File, Save As từ thanh menu.

*

Sau đó chọn PowerPoint Show (*.pps)

*

Kích Save. PowerPoint sẽ lưu trình diễn của bạn là một file PowerPoint Show (PPS).

*

Lúc này khi bạn kích đúp vào một file PowerPoint Show nào đó, nó sẽ khởi chạy trực tiếp trong chế độ Screen Show mà không cần gợi ý rằng bạn đang chạy PowerPoint.

7. Các liên kết Email trong trình diễn của bạn. Ngày nay, có những thứ bạn vẫn nhìn thấy hàng ngày - Website, e-mail, các tài liệu Word - thường có một liên kết email để bạn có thể kích chuột vào đó để gửi các bình luận trực tiếp đến người đã tạo ra tài liệu đó. Bạn có thể thực hiện điều đó trong các trình diễn PowerPoint. Có thể bổ sung thêm các siêu liên kết đến bất kỳ nơi nào trên một slide trong PowerPoint. Để thực hiện điều đó:

*

Chọn đối tượng mà bạn muốn đặt siêu liên kết.

*

Kích chuột phải vào đối tượng đó và chọn từ Action Settings

*

Trong hộp thoại Action Settings vừa xuất hiện, kích Hyperlink to: và chọn kiểu siêu liên kết mà bạn muốn từ danh sách các siêu liên kết.

*

Chọn URL từ hộp danh sách, khi đó bạn sẽ thấy hộp thoại Hyperlink To URL. Đánh địa chỉ email của bạn vào hộp thoại bằng cách sử dụng định dạng này: mailto: [email protected].

*

Thay thế địa chỉ email thực của bạn. Cho ví dụ, nếu địa chỉ email của bạn là [email protected], bạn sẽ phải đánh vào hộp thoại Hyperlink to URL: mailto:[email protected]. Khi ai đó xem trình diễn của bạn trong chế độ Slide Show và kích vào siêu liên kết email này, PowerPoint sẽ tự động khởi động chương trình email của người dùng và điền vào đó địa chỉ của bạn. Tất cả những gì mà người dùng phải thực hiện là đánh vào một thông báo email và kích nút Send.

8.In handout của các slide và cho phép họ ghi chép khi bạn trình diễn. Để thực hiện điều đó:

*

Mở trình diễn mà bạn muốn in handout

*

Kích nút Microsoft Office, kích vào mũi tên bên cạnh Print, sau đó chọn Print Preview.

*

Trong nhóm Page Setup, kích vào mũi tên Print What, sau đó chọn tùy chọn layout cho khán giả mà bạn muốn trong danh sách. Định dạng Handouts (3 Slide trên Page) sẽ cung cấp các dòng cho người xem ghi chép.

*

Để chỉ định hướng trang, kích vào mũi trên Orientation, sau đó kích Landscape hoặc Portrait.

*

Kích Print.

9. Thêm mật khẩu vào trình diễn của bạn để chỉ có bạn mới có thể thay đổi nó. Để mã hóa file của bạn và thiết lập một mật khẩu để mở nó, hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

*

Kích nút Microsoft Office, trỏ đến Prepare, sau đó kích Encrypt Document.

*

Trong hộp thoại Encrypt Document, trong hộp Password, đánh vào đó một mật khẩu và sau đó kích OK. Bạn có thể đánh lên đến 255 ký tự. Mặc định, tính năng này sử dụng mã hóa nâng cao AES 128-bit. Mã hóa là một phương pháp chuẩn được sử dụng để làm cho file của bạn thêm ao toàn hơn.

*

Trong hộp thoại Confirm Password, trong hộp Reenter password, đánh vào đó mật khẩu của bạn lần nữa sau đó kích OK.

*

Để lưu mật khẩu, hãy lưu file.

10. Các shortcut bàn phím quan trọng cần biết trong khi bạn chạy chình diễn trong chế độ toàn màn hình

- Khởi chạy trình diễn bằng cách nhấn F-5

- Vào số slide: số + enter

- Stop hoặc restart một trình diễn: S

- Kết thúc một trình diễn: ESC hoặc HYPEN

- Xóa một chú thích trên màn hình: E

- Vào slide kế tiếp nếu slide kế tiếp bị ẩn: H

- Trở về slide đầu tiên: 1+ENTER

- Hiển thị shortcut menu: SHIFT+F10

- Thực hiện hành vi kích chuột của siêu liên kết được chọn: ENTER khi đã chọn siêu liên kết.