CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TRỢ LÝ HÀNH CHÍNH

Vai trò của một AA

Giảm bớt khối lượng công việc, đặc biệt là các chi tiết về thủ tục văn phòng và các vấn đề khác.

Người liên lạc giữa sếp của bạn và các nhân viên khác.

Thực hiện các công việc ngoài vai trò thư ký như bán hàng, ngân hàng, thanh toán, trả lương, kế toán, quảng cáo, quan hệ công chúng, mua hàng, v.v.

Yêu cầu của nhà tuyển dụng về nghiệp vụ AA? (Trùng câu 5)

Những lưu ý khi tham gia phỏng vấn?

Trong cuộc phỏng vấn, nên thư giãn hết mức có thể, đến đúng giờ, và ăn mặc chỉnh tề.

Không nên quá cố để thể hiện mình.

Nếu có nhiều sở thích, hãy chỉ đề cập đến những cái liên quan đến công việc, tránh tạo ấn tượng bạn "quá bận rộn" để làm việc.

Trước khi từ chối một vị trí chỉ dựa trên mức lương cơ bản, hãy tìm hiểu mức lương cho vị trí, trình độ học vấn và kinh nghiệm tương đương trong khu vực. Sau đó, tìm hiểu xem liệu bạn có thể được tăng lương sau một thời gian ngắn thử việc hay không.

Cuối cùng, hãy xem có cơ hội để nâng cao quyền hạn và thăng tiến hay không. Một mức lương lớn hiếm khi quan trọng hơn sự hài lòng về chuyên môn.

Trong giai đoạn tập sự cần có những lưu ý nào?

Khi đã có kinh nghiệm, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng để làm việc với người sử dụng lao động mới. Kinh nghiệm trong quá khứ hữu ích ở chỗ nó giúp bạn học hỏi và xử lý tình huống nhanh chóng.

Tại văn phòng mới, mọi thủ tục hàng ngày, ngay cả để phân phát và mở thư có thể sẽ khác, sẽ có một hệ thống lưu trữ khác. Bạn sẽ sử dụng các định dạng, cách tách đoạn, dấu câu và chữ viết tắt đã được đưa ra trước đó.

BE

Hãy linh hoạt với hệ thống máy tính tại văn phòng mới.

FIND

Tìm điểm khác biệt giữa phần cứng và phần mềm bạn đã được học, sử dụng trước đây và hiện tại.

EVEN

Ngay cả một phiên bản cập nhật của cùng một phần mềm cũng có giao diện và các chức năng khác nhau.

FAMILIARIZE

Làm quen với máy tính và phần mềm mới, ở lại sau giờ làm việc để đọc hướng dẫn sử dụng và thử nghiệm.

Khi có một đề xuất, rất có thể nó đã được đưa ra trước đó và bị từ chối vì những lý do khác nhau. Khi ý tưởng bị từ chối, bạn sẽ dần quen thuộc hơn với công ty và hoạt động của nó và đưa ra đề xuất tốt hơn, thoải mái đưa ra ý kiến ​​khi sếp yêu cầu.

Khi một nhân viên mới háo hức đưa ra đề xuất, thay đổi, có thể họ chỉ muốn được công nhận về năng lực của mình. Cách tốt nhất để chứng tỏ bản thân là cố gắng hết sức học hỏi nhanh chóng, làm theo hướng dẫn một cách chính xác và hợp tác với các nhân viên đồng nghiệp. Thể hiện sự quan tâm ngoài công việc đối với những người khác.

Những tố chất cần thiết của trợ lý hành chính văn phòng?

Tính kỷ luật (quan trọng nhất): Luôn đúng giờ và luôn có mặt trong giờ hành chính, đến muộn thậm chí vài phút hoặc thường xuyên bỏ lỡ công việc có thể gây đình trệ, hỗn loạn trong văn phòng.

Sự đáng tin cậy: Có trách nhiệm với công việc để tình nguyện ở lại sau giờ làm việc nếu trường hợp khẩn cấp xảy ra, bỏ qua lợi ích cá nhân.

Có khả năng tự tìm tòi học hỏi: thường xuyên cập nhật thông tin, kiến thức, sẵn sàng bỏ thời gian học để đáp ứng công việc.

Sẵn sàng làm theo hướng dẫn: Sẵn sàng làm theo hướng dẫn một cách cẩn thận để đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng cách và đúng thời hạn đặt ra, chủ động thực hiện các công việc khác nhau để tiết kiệm thời gian, cải thiện kết quả. Tự cải thiện để nâng cấp bản thân trong công việc.

Tính trung thành và bảo mật thông tin: Trợ lý hành chính nắm rất nhiều thông tin nội bộ nên họ phải có sự trung thành tuyệt đối với tổ chức và khả năng bảo mật thông tin.

Các yếu tố khác: Sự khôn ngoan, khéo léo, linh hoạt, độ cam kết, khả năng giao tiếp và ý thức lịch sự...

CHƯƠNG 2: NHỮNG CÔNG VIỆC CỦA CHUYÊN VIÊN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

Thói quen hằng ngày của một AA là gì?

Điều đầu tiên khi đến văn phòng hằng ngày là điều hòa không khí trong văn phòng ( máy lạnh, máy lọc không khí,...)

Sắp xếp bàn làm việc ngay ngắn, đảm bảo nó tiện lợi để đạt được hiệu quả tối đa.

Chuẩn bị sổ ghi chú và bút để take note ngay khi cần thiết

Xem trước lịch làm việc của bạn và cả sếp bạn để nắm chắc đc những việc phải làm trong ngày và sắp xếp nó 1 cách hiệu quả nhất.

Thường xuyên kiểm tra chất lượng của các vật dụng và thiết bị trong văn phòng, khi nó bị hư hại có thể bảo trì hoặc thay mới kịp thời

Trước khi rời khỏi văn phòng, nên lập ds những việc cần làm cho ngày tiếp theo, vệ sinh bàn ghế, ngăn tủ, máy tính-> giữ cho khu vực lviec của bạn luôn gọn gàng và sạch sẽ.

Cuối cùng, luôn nghĩ đến cách cải thiện hiệu suất công việc

Những lưu ý về khu vực làm việc: bàn ghế, máy tính, ánh sáng, ...

Ghế: phải giúp tạo tư thế tốt và hỗ trợ lưng, đồng thời phải điều chỉnh được để nhanh chóng thay đổi khi mệt mỏi.

Bàn làm việc phải đủ rộng để giữ các vật dụng và thiết bị văn phòng mà bạn thường xuyên sử dụng và sắp xếp hợp lý.

Ánh sáng: ánh sáng hợp lý là điều vô cùng quan trọng trong bất kỳ văn phòng nào. Phòng lviec phải có đủ ánh sáng để tránh gây mỏi mắt và đau đầu, đồng thời cũng phải sắp xếp ở nơi giảm thiểu độ chói của máy tính.

Vật dụng: trên bàn làm việc cần chuẩn bị đầy đủ vật dụng mà bạn cần dùng trong 1 tuần ( bổ sung vào đầu tuần).

Máy tính: nên đặt trên một bề mặt cách xa bàn làm việc, bố trí chỗ để chân thoải mái phía dưới bàn và sắp xếp dây nguồn 1 cách gọn gàng.

Làm thế nào để lên kế hoạch thực hiện công việc hằng ngày 1 cách hiệu quả?

Xác định mục tiêu và các nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày, tập trung vào những việc quan trọng trước, đảm bảo tiến độ công việc

Lập kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ để tránh mất thời gian

Phân chia khung thời gian thực hiện công việc

Đánh giá và điều chỉnh thời gian thực hiện công việc phù hợp với thực tế

Sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian, nhắc nhở và theo dõi tiến độ.

Bạn có lưu ý gì khi sắp xếp văn phòng cho sếp?

Tạo một không gian chuyên nghiệp, sắp xếp vị trí phù hợp và thuận lợi, đảm bảo phù hợp với nhu cầu và sở thích của sếp

Đảm bảo sự riêng tư cho sếp: một nơi không bị làm phiền bởi tiếng ồn hoặc sự làm phiền từ bên ngoài.

Sắp xếp các loại tài liệu một cách có hệ thống, tạo hệ thống lưu trữ để dễ dàng tìm kiếm.

Tự trang bị một quyển sổ ghi chú và bút, bố trí hợp lý tại phòng lviec của sếp để phòng trường hợp cần note lại mà không phải mất tgian.

Thường xuyên vệ sinh phòng lviec cho sếp, thực hiện theo quy tắc 5S.

CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI

Nêu những nguyên tắc khi ứng xử, giao tiếp qua điện thoại của 1 trợ lý hành chính?

Trợ lý hành chính phải có tính cách dễ chịu và phải điều chỉnh giọng nói để truyền đạt thông tin một cách nghiêm túc và lịch sự. Vì, đối phương sẽ không nhìn thấy bạn, họ sẽ đánh giá bạn và sếp của bạn thông qua cách cư xử qua điện thoại của bạn.

Thể hiện

Trả lời

Hãy là

Thể hiện sự quan tâm đến vấn đề đang được nói đến

Trả lời với tông giọng rõ ràng, không lên giọng

Hãy là một người biết lắng nghe và biết người đầu dây bên kia đang nói gì với bạn

Trả lời

Khi điện thoại đổ chuông, hãy trả lời càng nhanh càng tốt.

Có

Tại mọi thời điểm, có một bảng ghi nhớ và 1 cây bút để gần điện thoại.

Làm

Nếu cần trì hoãn vì lý do nào đó, hãy lịch sự nói " Vui lòng đợi một lát trong khi tôi kiểm tra hồ sơ cho bạn"

Đề nghị

Nếu bạn phải dành chút thời gian để tìm kiếm thông tin mong muốn, hãy đề nghị gọi lại.

Đặt

Nếu người gọi muốn giữ máy, hãy giữ đường dây thay vì đặt ống nghe xuống máy tính để bàn của bạn.

Chuẩn bị bản đồ khu vực phòng khi đối tác, khách hàng ở xa gọi điện hỏi đường. Trợ lý hành chính lên lịch trình chuyến đi cho họ từ sân bay sẽ lịch sự hơn.

Nguyên tắc nhận và chuyển cuộc gọi, ngtac nhận tin nhắn, ngtac sàng lọc cuộc gọi

Nhận và chuyển cuộc gọi:

Nêu tên công ty và tên của mình khi nhận cuộc gọi đến: "Đây là công ty XYZ, tôi là ABC xin nghe"

Nếu doanh nghiệp lớn, có nhiều phòng ban, nêu tên bộ phận và tên của mình: "Phòng XYZ, tôi là ABC xin nghe"

Nếu không có phòng ban, cuộc gọi gọi đến bạn, chỉ cần nói tên của bạn: "Tôi là ABC xin nghe"

Nhận tin nhắn

Nếu người gọi có để lại lời nhắn cho sếp hoặc nhân viên khác, cần ghi lại nguyên văn. Viết chính xác, dành thời gian và kiên nhẫn với người gọi.

Nếu không hiểu, không nghe rõ người gọi nói gì, nhờ họ lặp lại. Cần cẩn thận, tin nhắn rất quan trọng với sếp, thiếu một từ có thể làm thông tin sai lệch.

Nếu không quen thuộc với tên người gọi, có thể yêu cầu đánh vần lại. Chắc chắn rằng bạn biết thư này gửi cho ai.

Sàng lọc cuộc gọi

Cần chọn lọc các cuộc gọi yêu cầu gặp sếp, tránh việc làm phiền sếp.

Many callers will ask for your employer by name and will tell you the question they need to be answered. You then need to confer with your boss to know if screening should be done or if you should put the call put through immediately.

(KHÔNG HIỂU)

Phép lịch sự khi sử dụng điện thoại

Cần tôn trọng và dùng giọng điệu kiên nhẫn khi giao tiếp với tất cả người gọi.

Khi có một cuộc gọi khác đến trọng khi bạn đang có một cuộc điện thoại khác, hãy yêu cầu người đầu tiên giữ máy, sau đó trả lời cuộc gọi thứ 2, hỏi người thứ 2 có thể đợi trong giây lát không vì bạn đang trong cuộc gọi khác, và quay lại người gọi đầu tiên.

Không để người gọi chờ đợi quá lâu, Khi quay lại, hãy cảm ơn người đã giữ máy. Cần lưu ý thời gian của họ rất đáng giá.

Không giữ máy mà không thông báo cho người gọi, dù có nhiều cuộc gọi đồng thời. Nhiều người sẽ cúp máy khi điều này xảy ra, có thể sẽ bỏ lỡ một vụ làm ăn quan trọng.

Luôn luôn lịch sự nói, "Xin chào. Anh có thể giữ máy một chút được không?".Sau đó đợi cho đến khi người gọi trả lời có hoặc không. Rất khó chịu nếu người gọi được hỏi:"Bạn có thể vui lòng giữ máy một chút được không" và sau đó bị cắt ngang trước khi người đó có cơ hội nói không.

Ứng dụng của việc giao tiếp bằng điện thoại trong tình huống cụ thể

CHƯƠNG 4: DỊCH VỤ THƯ TÍN

các hình thức thư tín, how giải quyết thư từ thành công, cách thức tự động hóa việc gửi thư từ

Các hình thức của thư tín

Trong xã hội hiện đại, hình thức của thư tin rất đa dạng. Có thể ghi nhận bốn hình thức phổ biến nhất sau:

1) Thư viết trên giấy, là loại thư tín cổ điển. Thông tin được ghi nhận trên giấy có thể bằng chữ viết thông thường hoặc bằng một hệ thống kí hiệu quy ước giữa chủ thể gửi thông tin và chủ thể nhận thông tin (gọi là mật mã trong ngôn ngữ thông dụng);

2) Thông tin có thể được chứa đựng trong băng, đĩa từ dưới dạng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh hoặc cả ba;

3) Thư được soạn thảo trên máy vi tính và gửi từ một địa chỉ điện tử đến một điạ chỉ điện tử khác, thông qua mạng Internet;

4) Nhắn tin qua điện thoại, đây là việc để lại lời nhắn trên hộp thư thoại hoặc hộp tin nhắn của một số điện thoại. Lời nhắn trên hộp thư thoại tồn tại dưới dạng lời nói (lời độc thoại) được ghỉ âm; lời nhắn trên hộp tin nhắn được ghi nhận dưới dạng chữ viết hoặc các kí hiệu viết khác. Nhắn tin qua điện thoại cũng được coi là một loại thư tín, do lời nhắn, sau khi được ghỉ nhận, tồn tại độc lập với kí ức của người nhắn tin.

Các giải quyết thư tín thành công:

+ Máy đọc ký tự quang học (OCR): chuyển đổi một hình ảnh văn bản thành định dạng văn bản mà máy có thể đọc được, bạn có thể sử dụng OCR để chuyển đổi hình ảnh thành tài liệu văn bản, trong đó phần nội dung sẽ được lưu trữ dưới dạng dữ liệu văn bản.

+ Máy phân loại mã vạch (BCSS): cho phép chụp và đọc dữ liệu từ dữ liệu được in sẵn trên sản phẩm, hàng hóa,..với các dữ liệu phải được gửi đến máy tính để ứng dụng phần mềm có thể hiện được ứng dụng.

Các công nghệ kỹ thuật hiện đại có thể đọc và sắp xếp tới 36.000 mẫu thư mỗi giờ, tuy nhiên một vấn nạn rằng là sẽ có một số thứ không tương thích với các máy công nghệ (không đọc được dữ liệu) và những lá thư này sẽ phải được sắp xếp thủ công bằng tay.

Vậy làm thế nào để các kỹ thuật hiện đại ( OCR, BCSS,...) có thể đọc được thư của bạn:

- Kích cỡ: đảm bảo thư của bạn có kích thước phù hợp, kích thước tối đa cho mỗi chữ cái hạng nhất là 12inch x 15inch x 34 inch dày, các vật phẩm có kích thước phù hợp sẽ dàng nhận diện và được xử lý.

- Vị trí địa chỉ: OCR sẽ tìm kiếm địa chỉ trong một hình chữ nhật xác định trên mỗi mẫu thư được gọi là vùng đọc OCR, OCR sẽ không gặp khó khăn khi tìm địa chỉ giao hàng nếu địa chỉ đó nằm trong khu vực sau: các cạnh hình chữ nhật ½ inch tính từ cạnh phải và trái, đáy hình chữ nhật ⅝ inch tính từ cạnh dưới cùng của hình chữ nhật, trên cùng của hình chữ nhật 2/34 inch lên từ cạnh dưới.

- Các dòng của địa chỉ: OCR không thể sắp xếp lại thông tin địa chỉ không theo trình từ thích hợp,yêu cầu đảm bảo địa chỉ đầy đủ, bao gồm số căn hộ và địa chỉ giao hàng ( ví dụ: phố, đường, đại lộ).

Cách thức tự động hóa việc gửi thư từ

Postal Code hay còn gọi là Zipcode: là một hệ thống mã code được quy định bởi Hiệp hội bưu chính toàn cầu. Hoặc hiểu đơn giản là mã bưu chính gồm chuỗi ký tự bằng chữ, bằng số hoặc hỗn hợp giữa số và chữ, được viết bổ sung vào địa chỉ nhận thư với mục đích xác nhận tự động điểm đến cuối cùng của thư tín/bưu phẩm.

- Dịch vụ Bưu chính cung cấp dịch vụ này cho công ty của bạn vì lợi ích chung:

+ Đối với doanh nghiệp:

➔ Địa chỉ chính xác, dễ đọc hơn.

➔ Phân loại thư nhanh hơn, ít thư không thể gửi được hơn.

+ Đối với Bưu điện:

➔ Chuyển phát thư hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn.

Nguyên tắc đóng gói khi gửi thư tín?

Trợ lý hành chính thường sẽ được yêu cầu gửi đi thư từ và tài liệu. Tuy nhiên, sẽ có lúc trợ lý phải tự mình chuẩn bị và gửi kiện hàng (không quá thường xuyên). Vì vậy, trợ lý cần phải nắm các nguyên tắc gói hàng để đảm bảo rằng bưu kiện ở trong tình trạng tốt nhất khi đến tay người nhận:

Bước 1: Đóng gói bưu phẩm và hàng hóa.

Việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị đầy đủ thư và hàng hóa cần gửi, chắc hả người nhận sẽ không mong muốn bạn gửi thiếu hàng đâu.

Đối với các bưu phẩm, hàng hóa quan trọng có tính bảo mật cao hoặc các sản phẩm dễ vỡ như đồ thủy tinh, gốm sứ,..bạn nên đóng gói cẩn thận trước khi gửi đồ, việc này sẽ giúp bảo vệ hàng hóa gửi của bạn không bị hư hỏng trong quá trình gửi.

Một số lưu ý bạn cần biết khi gói hàng :

Vật liệu sử dụng để gói hàng

Nên sử dụng các vật liệu mềm, túi nilon hoặc giấy bìa carton (1 lớp, 2 lớp, 3 lớp,vv...) bọc xung quanh bưu phẩm, hàng hóa. Đối với các bưu phẩm, văn kiện quan trọng như hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thầu,... trước khi gửi bạn nên niêm phong bằng dấu hoặc chữ ký để đảm bảo tính bảo mật.

Cách đóng gói khi gửi hàng dễ vỡ

Đối với các mặt hàng chất liệu dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh,... bạn nên sử dụng bìa carton hoặc giấy gói bọt khí (Đây là loại giấy có khả năng đàn hồi và chống va đập cao), bạn hãy dùng giấy bọt khí hoặc bìa carton bọc quanh sản phẩm.

Lưu ý: Phải bọc kín tất cả các góc cạnh, không bị hở để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng khi có va đập, rung lắc mạnh trong quá trình vận chuyển.

Khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện, bạn cũng nên ghi ở bên ngoài dòng chữ: "Hàng dễ vỡ xin nhẹ tay!" để nhân viên vận chuyển chú ý nhẹ nhàng hơn trong quá trình xếp hàng hóa.

Cách đóng gói các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng

Miệng chai phải được bịt kín bằng màng bọc thực phẩm hoặc băng dính để đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài.

Cách tốt nhất là nên để bình, chai lọ trong thùng thiếc hoặc thùng gỗ có khoảng trống ở giữa để chèn thêm các vật liệu hút chất lỏng như mùn cưa vào để đảm bảo nếu bình bị vỡ hoặc bị rò rỉ thì vật liệu như mùn cưa sẽ hút hết.

Một lưu ý nữa bạn cần lưu ý là nếu bạn đựng nhiều chai lọ trong 1 thùng thì nên sử dụng hạt xốp, mút, tấm bọt khí hoặc xốp để lấp đầy khoảng trống trong thùng, giúp cho chai lọ không bị va đập vào nhau trong quá trình vận chuyển.

Cách gói hàng hóa, bưu phẩm có thể cuộn tròn như: bản đồ, tranh vẽ,...

Đối với tranh vẽ, bản đồ hoặc các mặt hàng có thể cuộn tròn được, bạn chỉ cần cuộn tròn sản phẩm lại rồi cho vào ống nước hoặc những ống tròn bằng bìa carton cứng và bịt kín 2 đầu bằng băng dính. Cách gói hàng này sẽ đảm bảo cho hàng hóa, tranh ảnh không bị rách, nát trong quá trình chuyển hàng qua bưu điện.

Cách đóng gói hàng điện tử

Đối với các mặt hàng điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, tivi, máy ảnh,... Khi đóng gói hàng gửi bưu điện, bạn nên sử dụng những miếng bọt được làm từ chất liệu polyurethane (PU), polyethylene (PE) hoặc giấy gói Bubble để bọc quanh sản phẩm. Sau đó, dùng băng dính hoặc các miếng xốp để cố định chặt các góc và dùng thùng carton bọc phía ngoài.

Lưu ý: Nên sử dụng thùng carton có kích thước vừa với sản phẩm, không nên sử dụng sử dụng thùng có kích thước lớn hơn nhiều so với hàng hóa. Đồng thời, nên chèn các tấm mút vào giữa sản phẩm để đảm bảo sản phẩm không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển, tránh tình trạng sản phẩm bị bóp méo hoặc vỡ.

Cách đóng gói 1 số loại hàng hóa khác

Đối với các loại hàng hóa khác như quần áo, gấu bông, đồ gia dụng,... bạn nên chọn thùng carton hoặc túi nilon quấn quanh sản phẩm và dùng băng dính bọc kín hàng. Sử dụng vật liệu gói hàng chuyên dụng để đảm bảo hàng hóa không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.

Đối với các hàng hóa dễ bị bóp méo biến dạng như túi xách, giày dép, bạn nên chọn thùng carton có kích thước phù hợp và mút giữ form giày, form túi xách vào bên trong sản phẩm để đảm bảo hàng hóa đến tay người nhận không bị biến dạng.

Bước 2: Tìm kiếm dịch vụ gửi thư phù hợp

Nhu cầu chuyển phát nhanh tại các thành phố lớn Việt Nam rất cao. Từ đó dẫn đến sự phát triển của các công ty chuyển phát nhanh trong nước và cũng đã có những cái tên nổi bật, thể hiện uy tín với khách hàng.

Bước 3: Làm thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Khi đến gửi đồ qua bưu điện, nhân viên bưu điện sẽ hỏi bạn về cách ship COD ở bưu điện mà bạn muốn chọn là chuyển phát nhanh, gửi bưu kiện hay bưu phẩm đảm bảo. Nếu bạn chưa biết cách ship hàng qua bưu điện và nhận tiền như thế nào, bạn có thể hỏi trực tiếp nhân viên bưu điện để được hướng dẫn ship hàng qua bưu điện một cách cụ thể, chi tiết nhất.

Dịch vụ gửi thư tại bưu điện cần lưu ý như thế nào?

Đóng gói chắc chắn

Địa chỉ chính xác

Các thông tin của người gửi và người nhận đã chính xác hay chưa

Chọn dịch vụ gửi phù hợp

Các dịch vụ gửi thư khác bằng đường hàng không, chuyển phát nhanh,

Vận chuyển hàng không

Đối với các tình huống đặc biệt, chẳng hạn như các gói hàng lớn hoặc các gói hàng phải được chuyển đến thành phố khác trong cùng ngày, dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có sẵn từ nhiều hãng hàng không và các công ty chuyên chở hàng không. Phí cao hơn nhiều so với các chuyến hàng bằng phương thức khác. Về phần vận chuyển hàng không nhóm em xin cung cấp thêm một số thông tin về thời gian vận chuyển của Fao Logistics.

Thông tin sơ về Fao Logistics là một công ty năng động trên thị trường dịch vụ logistic và vận tải, trọng tâm là dịch vụ hải quan, vận tải đa quốc gia. Hàng loạt thiết bị giao hàng và vận tải hàng đầu với đội ngũ gần 2.000 xe tải, 100 xe cẩu, 50 xe nâng các loại...Chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh nhất., DichvuLogistics cung cấp các giải pháp hậu cần linh hoạt, có độ tin cậy cao cho khách hàng của mình, thuộc nhiều ngành công nghiệp khác nhau.

goài ra Fagologistics còn cung cấp thêm hàng loạt các dịch vụ vận chuyển bằng đường bộ, đường biển, ... Ở đây có cả các dịch vụ đóng gói và dịch vụ hải quan trọn gói cho khách hàng lựa chọn.

Vận tải hàng hóa

Đối với những lô hàng lớn và những kiện hàng nặng hoặc cồng kềnh, có rất nhiều công ty vận tải đường bộ chuyên vận chuyển hàng hóa. Các công ty này sẽ lấy hàng tại địa điểm kinh doanh của bạn, vận chuyển đến địa điểm nhận hàng và dỡ hàng với một khoản phí thường rất thấp.

Dịch vụ chuyển phát nhanh

Nếu bạn cần gửi một gói hàng qua thị trấn trong vòng vài giờ, cách tốt nhất của bạn là dịch vụ chuyển phát nhanh. Các công ty này hoạt động ở hầu hết các thị trấn và thành phố lớn và cung cấp dịch vụ nhận hàng và giao hàng trong vòng vài giờ. Giá cho các dịch vụ này khác nhau tùy thuộc vào khoảng cách di chuyển và trọng lượng và kích thước của gói hàng. Hầu hết thời gian, phí được trả trước bởi người gửi. Đối với tài liệu và các mặt hàng nhỏ khác, nhiều công ty taxi hay xe ôm công nghệ cũng cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh.

Thông tin bổ sung kiến thức: Nghị định về công tác văn thư: Đối với công tác văn thư trong hành chính nhà nước có Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, trong nghị định nêu rõ các thông tin về kích thước thư, mẫu văn thư chuẩn, Quy định về chữ viết tắt tên các loại văn bản hành chính và bản sao văn bản,... các bạn có thể tìm hiểu và đọc thêm để bổ sung kiến thức.

CHƯƠNG 5: SẮP XẾP NHỮNG CHUYẾN CÔNG TÁC

Cách thức lên kế hoạch cho những chuyến công tác, nguyên tắc tổ chức những chuyến công tác là gì, cần có những lưu ý gì khi book vé onl, đặt phòng ks, sắp xếp phương tiện đi lại, mô tả hành trình, tạo checklist trước chuyến đi cho sếp của mình. (Bài tập tình huống) SLIDE 17

Cách thức lên kế hoạch cho những chuyến công tác

1. Xác định mục đích và địa điểm chuyến công tác: Trước khi lên kế hoạch cho chuyến công tác, cần xác định rõ mục đích của chuyến đi và địa điểm cần đến.

2. Xác định thời gian đi và trở về: Dựa vào lịch trình công việc và khoảng thời gian phù hợp, xác định thời gian đi và trở về cho chuyến công tác.

3. Tìm kiếm thông tin về vận chuyển và đặt vé: Sau khi xác định thời gian đi và trở về, cần tìm kiếm thông tin về các phương tiện di chuyển như máy bay, tàu hỏa,... và đặt vé để tránh tình trạng hết chỗ.

4. Đặt khách sạn: Tìm kiếm thông tin và đặt phòng trước khi đi để đảm bảo có chỗ ở.

5. Lên kế hoạch lịch trình công việc: Để tiết kiệm thời gian và tận dụng hiệu quả, cần lên kế hoạch lịch trình công việc cụ thể cho chuyến đi.

6. Chuẩn bị tài liệu cần thiết: Nếu có tài liệu cần thiết để thực hiện công việc thì cần chuẩn bị và mang theo đầy đủ.

7. Tìm hiểu về địa điểm đến: Trước khi đi cần tìm hiểu về địa điểm đến, điều kiện thời tiết, văn hóa, ẩm thực để giúp nhân viên dễ dàng thích nghi và tránh tình trạng ngộp thở, khó chịu.

8. Chuẩn bị chi phí: Lên danh sách danh sách các khoản chi phí, đề xuất ngân sách cho chuyến đi và đảm bảo ngân sách phù hợp với mục đích và lịch trình công việc.

9. Liên lạc với đồng nghiệp và đối tác: Cần liên lạc với đồng nghiệp và đối tác để thông báo về lịch trình và chuẩn bị cho cuộc họp trong chuyến công tác.

10. Kiểm tra lại toàn bộ kế hoạch trước khi đi: Trước khi đi, cần kiểm tra lại toàn bộ kế hoạch để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

Nguyên tắc tổ chức những chuyến công tác:

1. Xác định mục tiêu rõ ràng: Chuyến công tác phải có mục tiêu rõ ràng để người tham gia biết được mình đến đây làm gì và cách thức làm việc.

2. Lên kế hoạch chi tiết: Cần lên kế hoạch chi tiết cho chuyến công tác, bao gồm lịch trình, vận chuyển, ăn ở, nhà nghỉ, địa điểm du lịch... để đảm bảo chuyến đi thực sự hiệu quả.

3. Chuẩn bị tài liệu cần thiết: Trước khi đi, cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết, bao gồm hồ sơ khách hàng, văn bản hợp đồng, bản in của nội dung bài thuyết trình,..

4. Giao tiếp chính xác: Cần giao tiếp chính xác với người tham gia và đối tác để đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt chính xác, tránh gây nhầm lẫn và bất tiện cho các bên.

5. Quản lý chi phí hiệu quả: Cần quản lý chi phí hiệu quả bằng cách lên kế hoạch chi tiết, tối ưu hóa các chi phí và đảm bảo ngân sách phù hợp.

6. Đảm bảo sự an toàn: Cần đảm bảo sự an toàn cho người tham gia bằng cách kiểm tra các phương tiện vận chuyển, kiểm tra các điểm đến và kiểm soát các tình huống rủi ro.

7. Kiểm soát thời gian: Cần kiểm soát thời gian hiệu quả để đảm bảo hoàn thành công việc trong thời gian cho phép.

8. Đối xử tốt với khách hàng và đối tác: Cần đối xử tốt với khách hàng và đối tác để tạo sự tin tưởng và thân thiện, làm tăng tỷ lệ thành công của cuộc gặp gỡ.

Cần có những lưu ý gì khi book vé onl, đặt phòng ks, sắp xếp phương tiện đi lại, mô tả hành trình, tạo checklist trước chuyến đi cho sếp của mình:

1. Xác định mục đích chuyến đi: Trước khi bắt tay vào lên kế hoạch, cần xác định rõ mục đích của chuyến đi để có lịch trình phù hợp.

2. Lựa chọn các dịch vụ uy tín: Khi book vé, đặt phòng khách sạn hay sắp xếp phương tiện đi lại, cần tìm kiếm và chọn các dịch vụ uy tín, đảm bảo an toàn và chất lượng.

3. Xác định ngân sách: Cần xác định ngân sách của chuyến đi để tránh vượt quá ngân sách được phê duyệt.

4. Đặt vé, đặt phòng trước: Nên đặt vé, đặt phòng khách sạn trước để đảm bảo có chỗ ở và tránh tình trạng hết chỗ.

5. Đảm bảo thông tin chính xác: Khi book vé, đặt phòng khách sạn hay đặt phương tiện đi lại, cần đảm bảo thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác để tránh những phiền toái không đáng có.

6. Tạo checklist trước chuyến đi: Tạo danh sách kiểm tra trước chuyến đi để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào như giấy tờ, hành lý, đồ dùng cá nhân...

7. Lưu trữ tài liệu quan trọng: Lưu trữ tài liệu quan trọng như vé máy bay, giấy tờ tổ chức, hợp đồng... để đảm bảo an toàn và tiện lợi.

8. Giới hạn sự ảnh hưởng đến công việc: Cần tìm kiếm lịch trình và lựa chọn phương tiện đi lại để giới hạn sự ảnh hưởng đến công việc của sếp trong thời gian chuyến đi.

9. Hạn chế thiếu sót: Nên chuẩn bị công tác phương tiện đi lại, đặt phòng khách sạn và book vé trước, kiểm tra danh sách, vận chuyển tài liệu và hành lý để tránh thiếu sót và phiền toái không đáng có.

10. Thông báo cho sếp: Nên thông báo cho sếp về thông tin chuyến đi và các yêu cầu đặc biệt để sếp có thể tham gia vào quá trình lên kế hoạch và đảm bảo chuyến đi suôn sẻ.

Trước khi sếp khởi hành chuyến đi, bạn nên xác nhận những điều gì?

Khi bạn thu thập thông tin cho chuyến đi, cần đảm bảo xác định những điều cơ bản nào, hãy nêu ít nhất 4 điều cơ bản?

Khi thu thập thông tin cho chuyến đi, cần đảm bảo xác định những điều cơ bản sau:

Mục đích của chuyến đi?

Thời gian, ngày khởi hành và ngày trở về mong muốn?

Hành trình cho từng ngày, từng giờ?

Người quản lý đi công tác với ai? ( một mình, gia đình, nhân viên khác,..)

Người quản lý mong muốn phương tiện di chuyển như thế nào?

Phương tiện di chuyển tốt nhất có sẵn tại điểm đến cụ thể là gì?

Cơ sở lưu trú gần nhất với hoạt động của chuyến đi nhất?

Nếu cuộc hẹn của người quản lý rải rác khắp thành phố -> ưu tiên 1 khách sạn trung tâm thành phố, gần những địa điểm chọn phương tiện dễ dàng.

Những nguyên tắc khi thiết lập hành trình chuyến đi cho sếp là gì?

Những nguyên tắc khi thiết lập hành trình chuyến đi cho sếp:

Trước khi chuẩn bị hành trình bằng văn bản, hãy trao đổi với sếp, ghi chú tất cả các hoạt động trong chuyến đi.

Cho sếp xem bản dự thảo lịch trình bằng văn bản để kiểm tra thông tin, bổ sung các mục bị quên hoặc thay đổi nếu cần.

Sau khi hoàn thành hành trình, hành trình có thể được đánh máy trên những tấm thẻ nhỏ bỏ túi hoặc trên giấy thường hoặc gửi qua email đến những người liên quan.

CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC CUỘC HỌP

Các loại hình cuộc họp trong công ty hay tổ chức?

Cuộc họp hàng ngày: thời gian cuộc họp thường diễn ra ngắn, tập trung thông tin về tiến độ công việc và các kế hoạch công việc, hoạt động cần trong ngày.

Cuộc họp hàng tuần: cập nhật thông tin, đánh giá tiến độ công việc trong tuần trước, đưa ra kế hoạch cho tuần tiếp theo và giải quyết các vấn đề trong công ty.

Cuộc họp hàng tháng: cập nhật thông tin, đánh giá tiến độ công việc và thảo luận về các vấn đề chiến lược và kế hoạch dài hạn.

Cuộc họp đột xuất: được tổ chức khi có vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức hoặc khi có thông tin quan trọng cần được truyền đạt.

Những nguyên tắc cần lưu ý khi sắp xếp lịch họp là gì?

Tránh tổ chức các cuộc họp định kỳ vào sáng thứ 2 và chiều thứ 6.

Chọn thời gian và địa điểm phù hợp với đa số người tham gia. (vip)

Gửi lời mời thông báo người tham gia.

Cần lưu ý về quy định của công ty để có sự sắp xếp hợp lý lịch họp.

Các vấn đề thường gặp khi lên lịch họp?

Không chuẩn bị kỹ và đủ nội dung tài liệu cuộc họp.

Chọn thời gian và địa điểm họp gây khó khăn cho người tham gia.

Vấn đề đột xuất xảy ra bất ngờ

Mục đích tổ chức cuộc họp không rõ ràng.

Thời gian cuộc họp diễn ra quá lâu.

Sự sửa đổi và bổ sung liên tục trong nội dung.

Là 1 trợ lý hành chính em cần chuẩn bị những gì trước khi, trong khi và sau khi cuộc họp diễn ra?

Trước cuộc họp cần chuẩn bị:

Sắp xếp thời gian, địa điểm phù hợp, (tham khảo ý kiến, lấy lịch của những nhân vật chủ chốt vì kết luận của họ mang tính quan trọng trong cuộc họp)

Gửi thư (email) mời cuộc họp kèm thông báo thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự, nội dung cuộc họp, tài liệu cuộc họp (tài liệu thảo luận nếu cần thiết để họ xem trước để trong cuộc họp có thể đưa ra ý kiến).

Tránh những cuộc họp vào sáng T2 và chiều T6.

Đặt lịch hàng tuần (tức là sau khi đã chốt duyệt được lịch rồi thì phải công khai để các phòng ban khác không tham gia vào khoảng thời gian mình đã xếp trước, VD như họp giao ban,... Hoặc là để lễ tân thông báo với khách hàng rằng công ty đang có 1 cuộc họp và hẹn khách hàng quay trở lại sau).

Gửi lời nhắc,

Đôi khi một cuộc họp chỉ được thông báo bằng 1 cuộc điện thoại (cuộc họp khẩn cấp), tuy nhiên chúng ta cũng cần phải quan tâm đến các nội dung như trên.

Lưu ý trong cuộc họp:

Ghi lại biên bản cuộc họp (biên bản họp là văn bản có tính pháp lý, lưu trữ dưới dạng file mềm hoặc file cứng, vì biên được thông qua trước cuộc họp).

Biên bản là tổng hợp những nội dung đã ghi lại trong cuộc họp, những người vắng mặt có thể hiểu được vấn đề đã thảo luận thông qua biên bản, ghi lại diễn biến cuộc họp để những người vắng mặt thực hiện nhiệm vụ đã phân công, ghi lại kết luận của chủ toạ cho từng chủ đề.

Có thể sử dụng máy ghi âm hoặc máy tính để ghi lại biên bản cuộc họp.

Check-list, điểm danh, ghi lại minh chứng những người tham gia hoặc vắng mặt để tránh việc khiếu nại sau này hoặc là để khi họp bổ sung chúng ta sẽ loại những người đã tham gia rồi.

Sắp xếp chỗ ngồi và phân bố tài liệu cho các người tham dự cuộc họp.

Chuẩn bị kịch bản để take note dễ dàng

Sau cuộc họp:

Loại bỏ tài liệu dư thừa để đảm bảo tính bảo mật

Di chuyển và cố định thiết bị thuê, trở về trạng thái như cũ.

Mang vật dụng thất lạc đến lễ tân để hoàn trả

Gửi thư cảm ơn đến khách mời tham gia và biên bản cuộc họp.

Báo cáo chi phí, lấy hóa đơn đỏ tránh tình trạng không có hóa đơn thì công ty không thanh toán.

Tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệm.

Việc tổ chức họp rút kinh nghiệm, cải tiến sau khi cuộc họp chính thức kết thúc là cần thiết hay không? Nêu ít nhất 5 lý do

Việc tổ chức họp rút kinh nghiệm, cải tiến sau khi cuộc họp chính thức kết thúc là cần thiết vì:

Cải thiện hiệu quả công việc: Cuộc họp rút kinh nghiệm giúp đánh giá các hoạt động đã diễn ra và tìm ra những điểm cần cải thiện, những sơ sót. Nhờ đó, các vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng, cần khắc phục và hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, họp rút kinh nghiệm cải tiến phòng ngừa và giảm thiểu những sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong tương lai, giúp tổ chức duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Tăng sự tập trung: Cuộc họp rút kinh nghiệm giúp tập trung vào các vấn đề quan trọng và loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Nhờ đó, các cuộc họp sẽ trở nên ngắn gọn và hiệu quả hơn.

Tăng sự tham gia của nhân viên: Cuộc họp rút kinh nghiệm giúp tạo ra một môi trường mở, khuyến khích nhân viên tham gia và chia sẻ ý kiến của mình. Điều này giúp tăng sự tham gia của nhân viên và tạo ra một tinh thần làm việc tích cực.

Kiểm soát tài chính: Cải tiến quản lý chi phí và lợi nhuận tốt hơn, giúp tổ chức có được sự cân bằng giữa thu nhập và chi tiêu, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tạo ra một bản ghi chính xác: Cuộc họp rút kinh nghiệm giúp tạo ra một bản ghi chính xác về các hoạt động đã diễn ra và các kết quả đã đạt được. Bên cạnh đó tạo điều kiện cho những người không tham gia được hiểu rõ hơn những điều mà biên bản cuộc họp không nêu rõ hoặc tóm gọn. Bản ghi này có thể được sử dụng để đánh giá, làm tài liệu hiệu quả cho các hoạt động trong tương lai.

Nêu ít nhất 4 nguyên nhân cần phân công nhiệm vụ cụ thể trong cuộc họp?

Nguyễn nhân cần phân công nhiệm vụ:

Tăng hiệu quả làm việc: Phân công nhiệm vụ cụ thể giúp mỗi thành viên trong nhóm biết rõ trách nhiệm của mình và tập trung vào hoàn thành công việc của mình. Điều này giúp tăng hiệu quả làm việc của toàn nhóm.

Đảm bảo sự minh bạch: Phân công nhiệm vụ cụ thể giúp đảm bảo sự minh bạch trong quá trình làm việc. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ biết rõ trách nhiệm của mình và sẽ không có sự nhầm lẫn về việc ai phải làm gì.

Phát triển kỹ năng: Phân công nhiệm vụ cụ thể giúp các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng của mình. Mỗi thành viên sẽ được giao các công việc khác nhau, từ đó họ có thể học hỏi kinh nghiệm và phát triển kỹ năng mới.

Tạo sự đồng thuận: Phân công nhiệm vụ cụ thể giúp tạo ra sự đồng thuận trong quá trình làm việc. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ biết rõ trách nhiệm của mình và sẽ cùng nhau hoàn thành công việc của toàn nhóm.

Nguyên tắc viết biên bản trong cuộc họp là gì?

Tránh ghi lại từng bình luận, chỉ ghi lại những nội dung chính

Đây chỉ là văn bản ghi lại những điều xảy ra trong cuộc họp, không phải tất cả những gì được nói

Cần phải hiểu đc nội dung cuộc họp

Sau cuộc họp, không đc mất nhiều thời gian để ghi biên bản

Luôn có bản thảo biên bản được tổ chức hoặc người điều hành cuộc họp phê duyệt trước khi phân phát cho ng tham dự

Các nội dung cần có trong biên bản cuộc họp?

Tên tổ chức

Tên cơ quan chủ trì cuộc họp

Ngày giờ địa điểm họp

Danh sách những người có mặt và vắng mặt

Đọc các biên bản trước đó và thông qua hoặc sửa đổi

Các công việc còn dang dở

Mục tiêu kinh doanh mới

Ngày họp tiếp theo

Thời gian hoãn

Chữ ký

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG: Liên quan đến tổ chức cuộc họp

KHPL