Chương 3
QUẢN TRỊ MUA HÀNG VÀ QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP
3.1. Quản trị mua hàng trong trong doanh nghiệp .
3.1.1. Vai trò của mua hàng trong doanh nghiệp
3.1.1.1. Khái niệm mua hàng:
+ Mua hàng là hành vi mà người tiêu dùng [người mua] nhận về một lượng hàng hoá nhất định có thể thoả mãn nhu cầu hay phần nào nhu cầu nào đó và ngược lại phải trao lại một lượng tiền nhất định cho người bán.
+ Khái niệm:Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ cơ bản của doanh nghiệp thương mại nhằm tạo ra nguồn hàng hoá để đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời đồng bộ đúng qui cách chủng loại cho các nhu cầu của khách hàng.
Xuất phát từ nhu cầu hàng hoá trên thị trường, doanh nghiệp nghiên cứu các nguồn hàng, khả năng cung ứng từ các nhà cung cấp, đàm phán về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian, giao hàng, thanh toán… để đi đến kí kết hợp đồng mua bán.
3.1.1.2. Vai trò của mua hàng:
- Quan hệ giữa mua hàng với bán hàng trong doanh nghiệp
+ Trong doanh nghiệp, bán hàng là chức năng chủ yếu, nó có vai trò chi phối các hoạt động chức năng và nghiệp vụ khác. Các hoạt động chức năng khác như marketing, tài chính, mua hàng ,... là những hoạt động cho việc bán hàng.
+ Cũng giống như trong bất kỳ doanh nghiệp nào, mua hàng là hoạt động nhằm tạo ra yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp. Tuy nhiên quá trình kinh doanh thương mại là quá trình “ mua hàng – dự trữ - bán hàng “, trong đó yếu tố biến đổi (công nghệ kinh doanh ) có tính đặc thù , không giống như các loại hình doanh nghiệp khác, vì vậy hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp có vị trí vai trò đặc biệt quan trọng. Mua hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, đồng bộ, kịp thời, phù hợp với nhu cầu của khách hàng với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp với chi phí thấp nhất .
- Mua hàng không những tạo điều kiện vật chất cho bán hàng mà còn có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Cụ thể:
+ Đóng góp vào nâng cao tỷ suất lợi nhuận cuả doanh nghiệp:
Nếu không mua được hàng hoặc mua hàng không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh thì doanh nghiệp không có hàng để bán hoặc không bán được hàng, do đó không thực hiện được doanh thu, không thu được lợi nhuận, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Ngược lại, khi mua hàng đáp ứng được yêu cầu thì giúp cho họat động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàng nhanh và nâng cao uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn và do đó giảm chi phí và tăng lợi nhuận; doanh nghiệp có thể thu hồi vốn nhanh, tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước;
+ Mua hàng góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho quản lí dự trữ;
+ Mua hàng góp phần vào sự cân bằng dòng cash flow của doanh nghiệp, cụ thể giúp doanh nghiệp huy động được các nguồn tín dụng của nhà cung cấp.
3.1.1.3. Các loại mua hàng của doanh nghiệp.
Có nhiều cách để phân loại mua hàng, nếu xét theo quy mô mua hàng của mỗi lần thì doanh nghiệp thương mại có thể áp dụng các loaị mua hàng sau đây.
a. Mua hàng theo nhu cầu.
- Định nghĩa: Doanh nghiệp có thể mua hàng theo nhu cầu, tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Thực chất là doanh nghiệp cần bao nhiêu hàng thì mua bấy nhiêu. Thông thường, với cách mua hàng này doanh nghiệp thường mua một lần với số lượng ít.
Mua hàng theo nhu cầu là hoạt động diễn ra dựa trên căn cứ diễn biến thị trường, căn cứ vào nhu cầu thị trường, căn cứ vào lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp để xác định số lượng hàng mua.
- Ưu điểm
+ Việc xác định, cân nhắc để đi đến quyết định mua hàng đơn giản. Vì vậy có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Nhu cầu mua được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay các bộ phận, lượng hàng tồn kho thực tế đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cho kỳ bán hàng tiếp theo.
+ Không cần phải áp dụng các phương pháp, các thiết bị phức tạp; do đó tạo điều kiện thuận lợi cho người mua hàng, không phải áp dụng các kĩ thuật thương lượng.
+ Lượng tiền bỏ ra mua hàng thường không lớn trong từng lần mua, do đó giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh. Lượng hàng mua theo nhu cầu là lượnghàng tối thiểu mà doanh nghiệp phải mua để bán ra nên vốn hàng hoá được sử dụng ở đây là số vốn tối thiểu, do đó tránh được tình trạng ứ đọng vốn hàng hoá trong khâu dự trữ, góp phần tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn hàng hoá.
+ Giảm được chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá trong thời gian chờ bán.
+ Giảm bớt nguy cơ dẫn đến rủi ro như biến động về giá (giá giảm đột ngột) hay nhu cầu về hàng hoá thay đổi. Giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, bão lụt,…) hay chiến tranh gây ra.
- Nhược điểm:
+ Vì lượng mua về ít, chỉ đủ bán ra ở mức bình thường (theo kế hoạch) nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn bình thường thì doanh nghiệp có nguy cơ bị thiếu hàng;
+ Chi phí mua hàng thường cao nếu tính trên đơn vị hàng hoá do không được hưởng những ưu đãi mà người bán dành cho nếu mua số lượng lớn;
+ Không đón được cơ hội khi thị trường có “cơn sốt” về loại hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh, vì vậy không thu được lợi nhuận “siêu ngạch”.
b). Mua hàng theo lô lớn.
- Định nghĩa: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp.
- Ưu điểm:
+ Chi phí mua hàng thấp, có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp.
+ Chủ động chọn các nhà cung cấp lớn, có uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng.
+ Có thể chớp được thị trưòng nếu có những “cơn sốt”, do đó có thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”.
+ Có thể trở thành nhà cung cấp lại cho các doanh nghiệp trong khu vực thị trường hẹp, từ đó nâng cao vai trò và uy tín của doanh nghiệp
- Nhược điểm
+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn, điều này gây ra những khó khăn cho tài chính của doanh nghịêp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn hàng hoá.
+ Chi phí bảo quản hàng, bảo hiểm hàng hoá lớn.
+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao.
Qua việc tìm hiểu ưu - nhược điểm của từng loại mua hàng, các nhà quản trị mua hàng cần cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định lựa chọn cách thức mua hàng, đặc biệt khi lựa chọn mua hàng theo lô lớn.
3.1.1.4. Các quy tắc đảm bảo việc mua hàng có hiệu quả.
Mua hàng có hiệu quả (đạt được mục tiêu mua hàng với chi phí thấp nhất ) là tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh cua doanh nghiệp thương mại. Vì vậy doanh nghiệp thương mại cần tập trung sự chú ý của mình từ khâu mua hàng. Các nhà nghiên cứu cho rằng, để đạt được hiệu quả cao của việc mua hàng, cần tuân thủ các quy tắc sau:
a. Quy tắc 1:Không bỏ tiền một ống. Nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số nhà cung cấp nhất định .
- Cơ sở khoa học
+ Phân tán sự rủi ro trong kinh doanh. Như trên đã nói hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía cá nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và khó khắc phục. Những rủi ro trong khi mua hàng rất đa dạng: nó có thể xảy ra do sự thất bại trong kinh doanh hay các rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự thất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩa phân tán rủi ro, nhiều người bảo quy tắc thứ nhất là “không bỏ tiền vào một ống”.
+ Tránh tình trạng thua thiệt trong đối tác như ép giá, ép nhận các điều kiện bất lợi khi mua bán và giao nhận bởi vì doanh nghiệp chỉ phụ thuộc và trông chờ vào số ít nhà cung cấp; Cần tạo nên sự cạnh tranh giữa các cung cấp, khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
- Yêu cầu đối với nhà quản trị
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này nhà quản trị cần lưu ý:
+ Hiểu rõ các nhà cung cấp, hiểu thực trạng hoạt động kinh doanh của họ, thực trạng tài chính, khả năng cung ứng hàng hoá...
+ Phải lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp, mở rộng phạm vi lựa chọn nhà cung cấp; Tuy vậy, trong số các nhà cung cấp của mình nên chọ một số nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên hơn. Vì vậy doanh nghiệp có thể nhận được nhiều ưu đãi từ nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng thương mại khithiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,...);
+ Giữ mối quan hệ lâu dài bền vững với các nhà cung cấp. Muốn vậy, phải đảm bảo chữ tín trong kinh doanh và cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
b. Quy tắc 2: Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp.
- Cơ sở khoa học của quy tắc
+ Nhằm giúp cho doanh nghiệp có uy lực nhất định trong mua hàng để từ đó có thể đạt được những mục tiêu mong muốn khi thoả thuận, đặt hàng;
+ Để giành quyền lợi, quyền tự do trong khi mua hàng, tránh cho doanh nghiệp khỏi bị thiệt thòi trong quá trình mua hàng;
- Yêu cầu với nhà quản trị
+ Phải có các biện pháp thoả đáng đối với những ràng buộc mà nhà cung cấp đặt ra cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các điều kiện bất lợi;
+ Phải có các điều kiện linh hoạt mềm dẻo để hai bên có thể thoả thuận với nhau một cách dễ dàng;
+ Người mua phải dự đoán trước các vấn đề có thể xảy ra trong khi mua, lập kế hoạch mua hàng, xác định mục tiêu mua hàng trước khi thoả thuận với nhà cung cấp.
c. Quy tắc thứ ba: Bảo đảm sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa người mua và người bán.
- Cơ sở của quy tắc:
+ Tạo điều kiện căn bản bền vững cho việc thực hiện hợp đồng. Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại , nếu doanh nghiệp cố tình “ép” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của họ thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không được thực hiện ). Đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung vấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ “tín” tronh quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp sự tỉnh táo, sãng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.
+ Do đó, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra khi mua hàng, nhận hàng.
- Yêu cầu với nhà quản trị
+ Không mua với giá quá cao và với các điều kiện bất lợi;
+ Không ép người bán với giá quá rẻ và đòi hỏi những điều kiện gây bất lợi cho người bán. Có sự thoả thuận để đi đến thống nhất để đôi bên cùng có lợi.
3.1.2. Tầm quan trọng của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
3.1.2.1. Khái niệm và mục tiêu của quản trị mua hàng
- Khái niệm:Quản trị mua hàng là quản trị một lĩnh vực, hoạt động cụ thể của quản trị doanh nghiệp thương mại. Đó là những hoạt động của các nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và của các nhà quản trị mua hàng nói riêng liên quan đến quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
Một cách đơn giản, quản trị mua hàng là những hoạt động quản trị tác động trực tiếp hay gián tiếp đến các yếu tố con người hay vật chất… nhằm thực hiện công việc mua hàng hay tạo nguồn hàng.
- Mục tiêu của quản trị mua hàng
+ Mục tiêu về số lượng hàng mua: mua hàng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng hoá về số lượng, quy cách, chủng loại theo yêu cầu của bán hàng;
+ Mục tiêu về chất lượng hàng mua: đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng, đảm bảo khả năng thanh toán. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưu chứ không phải có chất lượng tối đa. Tìm kiếm chất lượng tối ưu tức là phù hợp với nhu cầu sử dụng đồi hỏi và với khả năng thanh toán cho phép. Và như vậy doanh nghiệp với tư cách là người bán có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất.
+ Mục tiêu mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng (có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh ). Chi phí mua hàng thấp không chỉ thể hiện ở giá mua hàng rẻ, mà còn là ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, mua bao nhiêu một lần để chi phí giao dịch đặt hàn, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Tức là sử dụng chỉ tiêu giá thành hàng mua thay vì giá mua.
Cần lưu ý là không phải mua hàng với giá rẻ nhất, mà là chọn sản phẩm có cùng chất lượng, cùng loại, mẫu mã với giá thành mua vào thấp nhất.
+ Mục tiêu đảm bảo an toàn cho việc bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho thời gian giao hàng, vận chuyển... ít gặp rủi ro (giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ...).
3.1.2.2. Tầm quan trọng của quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng có một số tầm quan trọng đặc biệt như sau:
+ Tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, giúp cho việc cung ứng hàng hoá diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn, tạo điều kiện cho bán hàng nhanh qua đó nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.
+ Tổ chức tổ việc mua hàng sẽ giúp cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp thuận lợi: thu hồi vốn nhanh, tận dụng được các khoản tín dụng nhà cung cấp; có lợi nhuận để bù đắp chi phí và phát triển mở rộng kinh doanh; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước;
+ Bảo đảm thị trường ổn định cho doanh nghiệp sản xuất và nhập khẩu, tạo điều kiện cho quá trình tái sản xuất mở rộng, thuc đẩy sản xuất và nhập khẩu.
3.1.2.3. Các nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp
a). Xác định nhu cầu mua hàng .
Xác định nhu cầu hàng hoá về số lượng, chủng loại, cơ cấu, quy cách, mẫu mã, thời gian. Trong đó việc xác định chính xác khối lượng hàng cần mua trong kì là một vấn đề rất quan trọng.
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh, trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối :
M + Dđk = B + Dck
Trong đó :
M - lượng hàng cần mua (nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh;
B - lượng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kỳ ;
Dđk - lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kỳ kinh doanh ;
Dck - lượng hàng dự trữ cuối kỳ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh tiếp theo.
Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua( nhập ) vào trong kỳ như sau :
M = B + D ck - D dk
Công thức trên đây dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các mặt hàng mua vào của từng mặt hàng.
b). Tìm và lựa chọn nhà cung cấp.
Nội dung bao gồm:
- Xác định danh sách các nhà cung cấp có thể được tìm thấy qua các phương tiện đại chúng, qua danh bạ điện thoại, hội chợ triển lãm, qua thư chào hàng, qua internet…
- Lựa chọn các nhà cung cấp; khi lựa chọn nhà cung cấp phải dựa trên các tiêu chuẩn chọn lựa. Khi lựa chọn nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải nghiên cứu kỹ và toàn diện các nhà cung cấp tiềm năng trước khi đưa ra quyết định chọn lựa.
Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp có thể bao gồm:
- Các tiêu chuẩn kinh điển:
+ Chất lượng của nhà cung cấp [nhãn hiệu hàng hoá, chất lượng hàng hoá…], điều này thường được thể hiện qua các tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kì kiểm tra và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn ISO, huy chương tại các hội chợ…
+ Thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng có được đảm bảo không: nhà cung cấp thưỡng xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và tại sao lại sai hẹn…
+ Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh toán…; để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng…
- Một số tiêu chuẩn khác
+ Khả năng kĩ thuật của nhà cung cấp: khả năng trong đổi mới sản phẩm, trong đảm bảo giải quyết tốt các vấn đề kĩ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt hoặc trong các đơn đặt hàng đặc thù; khả năng kĩ thuật giúp nhà cung cấp có khả năng thich ứng với các đòi hỏi của thị trường.
+ Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì;
+ Khả năng sản xuất của nhà cung cấp: khả năng sản xuất của nhà cung cấp đảm bảo tính liên tục cũng như chất lượng của cung ứng hàng hoá, cụ thể bao gồm chất lượng của trang thiết bị, khả năng nhân sự, tổ chức sản xuất, hệ thống kiểm tra chất lượng, điều kiện làm việc.
+ Khả năng tài chính của nhà cung cấp : họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài chính .
c) Thương lượng và đặt hàng
Trong thương lượng cần phải thực hiện nguyên tắc hai bên cùng có lợi và thực hiện phương trâm “mua hàng là đình hoãn nhu cầu có ý thức để tìm ra điều kiện mua hàng tốt hơn”.
- Thương lượng
Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ tiến hành thương lượng và đặt hàng, ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp.
- Thương lượng là nội dung quan trọng của quá trình mua hàng, nó quyết định mục tiêu cần đạt được của cả quá trình. Khi thương lượng cần tập trung vào một số vấn đề sau:
+ Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua, cần xuất phát từ nhu cầu thị trường để xác định các tiêu chuẩn cần thiết;
+ Giá cả hàng hoá và sự giao động giá cả tại thời điểm giao hàng; đây là vấn đề khó khăn nhất cần dự báo tốt;
+ Hình thức thanh toán: tiền mặt, séc, chuyển khoản, ngoại tệ hay nội tệ, tỷ giá thanh toán...
+ Hình thức giao hàng [ví dụ CIF, FOB…]
+ Thoả thuận về thưởng phạt, trách nhiệm trong thực hiện hợp đồng...
Thương lượng trong mua hàng là một nghệ thuật bởi lẽ mục đích của thương lượng là mua được hàng theo đúng yêu cầu đặt ra và giữ được bạn hàng để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện hợp đồng cũng như trong các lần mua khác. Điều này đòi hỏi người đi mua hàng ngoài các kiến thức chuyên môn phải có nghệ thuật ứng xử và giao tiếp.
- Đặt hàng và hợp đồng mua hàng
+ Hợp đồng phải đảm bảo các điều khoản và nội dung phù hợp với các nội dung thương lượng, phải có số bản đủ theo yêu cầu của các bên nhằm phục vụ thực hiện hợp đồng [ví dụ cho kế toán, bộ phận giao nhận, vận chuyển…]; Hợp đồng phải được kí bởi người có tư cách pháp nhân. Hợp đồng phải tuân thủ Pháp lệnh về hợp đồng của Việt Nam;
+ Nếu là hợp đồng mua hàng nhập khẩu phải tuân thủ quy định của luật pháp Việt Nam về hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ước quốc tế về hợp đồng xuất khẩu và các quy định pháp luật của các nước có liên quan cũng như thương lệ quốc tế.
d) Theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng
- Theo dõi thời hạn giao hàng: bao gồm
+ Thúc dục chuẩn bị giao hàng;
+ Thúc dục giao hàng;
+ Theo dõi tiến trình giao nhận hàng đề phòng bất trắc, các thay đổi có thể không có lợi cho doanh nghiệp để kịp thời điều chỉnh;
- Kiểm tra hàng khi giao
+ Kiểm tra xem có đúng mặt hàng đã yêu cầu và phù hợp với hợp đồng;
+ Kiểm tra về số lượng căn cứ vào hoá đơn giao hàng;
+ Kiểm tra chất lượng hàng: kiểm tra theo tiêu chuẩn đã kí kết, có thể thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng;
+ Kiểm tra hoá đơn;
e. Đánh giá kết quả mua hàng.
Sau mỗi lần mua hàng ( kết thúc hợp đồng mua hàng ) doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Việc đánh giá phải phải làm rõ những thành công cũng như mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường được sự đóng góp của từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan, động thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
Tóm lại: Quản trị mua hàng tốt phải đảm trả lời các câu hỏi sau:
- Mua gì? phân tích nhu cầu của người tiêu dùng, nhận diện các công nghệ mới, tiêu chuẩn của sp, ...
- Mua bao nhiêu? phải phân tích xu hướng biến động của thị trường, chu kì của thời vụ, mức dự trữ, các nguồn lực của doanh nghiệp phục vụ mua hàng, khả năng của cung...
- Mua ở đâu? phân tích các điều kiện mua hàng, phương tiện và giá thành vận chuyển, thanh toán, tài chính vốn, dịch vụ sau bán...
- Khi nào mua? Cần tính đến các yếu tố của quản lí dự trữ, xu thế biến đổi của thị trường trong ngắn hạn, khả năng dự trữ, biến đổi công nghệ...
- Mua thế nào? căn cứ vào cấu trúc của cung, căn cứ vào các gọi thầu, căn cứ vào tập quán thương mại, căn cứ vào loại hợp đồng [mua ngắn hạn, mua dài hạn...], căn cứ vào các điều khoản hợp đồng, căn cứ vào tài liệu có được...
- Mua giá nào? Cần tính đến các yếu tố giá thành mua hàng, các yếu tố của thị trường, loại tiền tệ trong thanh toán, độ khẩn của lần mua hàng, thuế, các chính sách XNK...
3.2. QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP
3.2.1. Khái niệm và sự cần thiết của dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại.
- Khái niệm dự trữ hàng hoá trong DN
Khái niệm: Dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp là toàn bộ hàng hoá được tich luỹ lại chờ đợi sử dụng về sau nhằm đảm bảo cung cấp dần theo số lượng và thời gian mong muốn cho nhu cầu của doanh nghiệp. Nó được hạch toán từ khi hàng đang đi đường, hàng nhập về kho, trạm, cửa hàng đến khi hàng được bán cho khách hàng.
Tất cả các loại hàng hoá dự trữ là tài sản của doanh nghiệp là biểu hiện dưới hình thái vật chất của vốn hàng hoá - một bộ phận vốn lưu động rất lớn cuả doanh nghiệp thương mại.
- Sự cần thiết của dự trữ hàng hoá
* Sự cần thiết của dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp với xã hội:
+ Dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp là một bộ phận của dự trữ xã hội. Dự trữ xã hội hình thành do yêu cầu đảm bảo tính liên tục của quá trình tái sản xuất xã hội. Dự trữ xã hội bao gồm:
- Dự trữ nguyên vật liệu và bán thành phẩm trong khâu sản xuất
- Dự trữ hàng hoá trong khâu lưư thông ( thành phẩm trong kho của các doanh nghiệp sản xuất và hàng hoá trong kho của các doanh nghiệp);
- Dự trữ sản phẩm trong khâu tiêu dùng
+ Dự trữ hàng hoá ở doanh nghiệp là điều kiện cần thiết của lưu thông và của quá trình tái sản xuất xã hội và là một bộ phận quan trọng trong hợp thành tổng lực lượng dự trữ xã hội nói chúng;
+ Dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và quá trình tái sản xuất diễn ra liên tục. Dự trữ hàng hoá trong lưu thông nhằm giải quyết các mâu thuẫn giữa sản xuất và tiêu dùng: Mâu thuẫn giữa sản xuất tập trung với tiêu dùng phân tán và ngược lại, mâu thuẫn giữa sản xuất có tính thời vụ với tiêu dùng quanh năm và ngược lại, mâu thuẫn về khoảng cách giữa nơi sản xuất với nơi tiêu dùng , mâu thuẫn về giá trị sử dụng giữa mặt hàng sản xuất với mặt hàng thương mại,…
+ Do yêu cầu đòi hỏi khách quan thực hiện các chính sách về chính trị, văn hoá, xã hội nên hoạt động dự trữ đóng vai trò quan trọng để thực hiện các chính sách này.
* Đối với doanh nghiệp
Dự trữ hàng hoá có những ý nghĩa to lớn sau đây:
+ Dự trữ hàng hoá ở doanh nghiệp là lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu đầy đủ, đồng bộ, liên tục của khách hàng; nhờ vào lực lượng dự trữ đầy đủ, các doanh nghiệp thương mại có thể giữ vai trò chủ đạo trong việc chiếm lĩnh và làm chủ thị trường;
+ Nếu dự trữ được duy trì hợp lí có thể tăng nhanh vòng quay hàng hoá, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh, tiết kiệm chi phí khấu hao, chi phí bảo vệ và duy trì hàng hoá nâng cao hiệu quả kinh doanh;
+ Dự trữ hàng hoá được coi là một phương tiện quan trọng để tăng cường sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Muốn vậy cần phải sử dụng các phương tiện khác nhau, trong đó dự trữ hàng hoá được coi là một trong những phương tiện quan trọng nhất.
Tóm lại, dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong tham gia điều tiết thị trường của nền kinh tế quốc dân.
- Cơ cấu dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp
Có nhiều cách phân loại cơ cấu dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, sau đây chúng ta sẽ đi vào hai cách phân loại chính:
* Căn cứ vào vai trò của các bộ phận khác nhau trong tổng lực lượng dự trữ hàng hoá của các doanh nghiệp, cơ cấu dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp được biểu hiện theo sơ đồ sau:
+ Dự trữ thường xuyên: là lực lượng chủ yếu của dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp. Nó có vai trò thoả mãn nhu cầu thường xuyên, đầy đủ, đều đặn cho nhu cầu của khách hàng. Về mặt thời gian được tính là khoảng thời gian từ lần nhập hàng trước đến lần nhập hàng sau để thoả mãn nhu cầu. Dự trữ thường xuyên thay đổi tối đa khi lô hàng mới nhập về và tối thiểu khi bắt đầu nhập lô hàng kế tiếp của chu kì sau;
+ Dự trữ bảo hiểm: Khi có những biến động trên thị trường hàng hoá của doanh nghiệp như nguồn hàng tiếp nhận không đầy đủ, sản xuất có khó khăn, vận chuyển bị gián đoạn… thì dự trữ bảo hiểm sẽ đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Dự trữ bảo hiểm một loại hàng hoá nào đó trong doanh nghiệp trong một thời gian nhất định là tương đối ổn định.
+ Dự trữ chuẩn bị: Dự trữ chuẩn bị nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng khi hàng nhập kho của doanh nghiệp cần trải qua nhiều khâu tiếp nhận, phân loại, làm đồng bộ, sơ chế cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Trong nhiều trường hợp, dự trữ chuẩn bị có thể được tính gộp vào dự trữ bảo hiểm hàng hoá;
+ Dự trữ thời vụ: dự trữ này có ở các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá mà việc sản xuất, tiêu dùng, vận chuyển, phân phối có tính thời vụ. Chức năng của loại dự trữ này nhằm đáp ứng nhu cầu khẩn trương và cao hơn bình thường của thị trường. Trong doanh nghiệp, dự trữ thời vụ hàng hoá nào đó cũng tương đối ổn định và có thể được dự báo tương đối chính xác.
* Căn cứ trên đơn vị đo lường, dự trữ hàng hoá có thể chia thành dự trữ tuyệt đối và dự trữ tương đối.
+ Dự trữ tuyệt đối được tính bằng hiện vật hoặc giá trị:
Dự trữ hiện vật là điều kiện vật chất để thoả mãn nhu cầu của khách hàng và làm cơ sở cho việc tính toán sắp xếp hàng hoá, mua sắm các trang thiết bị bảo quản và kiểm tra tình hình dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp ;
Dự trữ tính bằng giá trị làm cơ sở cho việc tính toán nhu cầu vốn kinh doanh; dự trữ tuyệt đối tính theo giá trị được tính bằng dự trữ hiện nhân với giá mua bình quân một đơn vị hàng hoá;
+ Dự trữ tương đối là số thời gian, cụ thể là số ngày trong đó nếu không có hàng bổ sung vẫn đảm bảo bán hàng liên tục. Dự trữ tương đối là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng để đánh giá tình hình dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp. Dự trữ tương đối bằng dự trữ hiện vật bình quân chia cho mức bán bình quân một ngày đêm trong kỳ.
3.2.2. Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hoá
- Khái niệm quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp :
Quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp là những hoạt động của các nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và của các nhà quản trị dự trữ nói riêng liên quan đến quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp.
- Mục đích: Do dự trữ là tài sản lớn trong doanh nghiệp nên quản trị dự trữ hàng hoá chính là quản trị một nguồn lực vật chất quan trọng của doanh nghịêp. Quản trị dự trữ hàng hoá nhằm bảo quản, giữ gìn hàng hoá, sử dụng có hiệu quả các phương tiện vật chất liên quan đến hàng hoá dự trữ. Từ đó giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành liên tục, không ngừng thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
- Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp :
+ Góp phần mở rộng lưu chuyển hàng hoá;
+ Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo đủ hàng hoá về số lượng, cơ cấu bán ra, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động bán ra đồng thời tránh được rủi ro ứ đọng hàng hoá;
+ Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo cho lượng vốn hàng hoá tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức tối ưu, góp phần tăng vòng quay của vốn hàng hoá;
+ Quản trị dự trữ hàng hoá đảm bảo giữ gìn hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, góp phần giảm sự hư hỏng, mất mát hàng hoá, tránh gây tổn thất tài sản của doanh nghiệp;
+ Quản trị dự trữ hàng hoá góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hoá;
3.2.3. Nội dung của quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp
Quản trị dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp được tiến hành trên ba phương diện chính: quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật, quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị và quản trị kinh tế dự trữ hàng hoá.
3.2.3.1. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật
- Mục đích:
Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiên vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hoá về quản trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt khác quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật còn giúp cho việc sắp xếp, xuất - nhập hàng trong kho được dễ dàng. Các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng hoá trong kho để kịp thời đưa ra những quyết địng đúng đắn về cung ứng hàng hoá.
- Ý nghĩa:
Là điều kiện vật chất để bảo quản giữ gìn hàng hoá nằm trong kho, là cơ sở tính toán để xây dựng kho bãi, mua sắm trang thiết bị bảo quản và kiểm tra hàng dự trữ.
- Nội dung: Để kiểm soát vật chất đối với hàng hoá dự trữ được nhanh chóng và chính xác, chúng ta cần phân loại hàng hoá dự trữ theo các tiêu thức:
+ Theo mục đích sử dụng: hàng dự trữ dưới dạng nguyên vật liệu, sản phẩm sơ chế, sản phẩm hoàn chỉnh.
+ Theo giá trị của hàng hoá: hàng hoá có giá trị cao chất xếp để có cách kiểm soát thường xuyên; hàng hoá có giá trị không cao chất xếp để có kiểm soát định kì; hàng hoá có giá trị thấp xếp riêng để có thể kiểm soát hoặc không.
- Một số lưu ý đối với hoạt động quản trị dự trữ hàng hoá:
+ Bố trí khu kho chứa phù hợp với yêu cầu bảo quản giữ gìn hàng hoá, yêu cầu tổ chức vận động hàng hoá hợp lí; Hàng hoá trong kho thuộc nhiều loại, có tính chất lý - hoá khác nhau và yêu cầu bảo quản khác nhau. Ví dụ : Hàng nông sản cần tránh mưa nắng, ẩm, cần được bảo vệ trước sự phá hoại của sâu bọ, côn trùng, chuột …vì vậy kho phải thông thoáng cao ráo, tránh mưa, nắng có phương tiện phòng chống sinh vật phá hoại;
+ Cần phải quan tâm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về bảo vệ, phong hoả,…
+ Sơ đồ hoá hệ thống kho chứa đảm bảo việc tiếp nhận, chất xếp, cất hàng theo kế hoạch thống nhất;
+ Phải có đầy đủ giấy tờ, chứng từ, thẻ kho đầy đủ, phản ánh chính xác nghiệp vụ kho.
+ Thực hiện chế độ theo dõi hàng dự trữ về mặt hiện vật.
3.2.3.2. Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị
- Mục đích
Nhằm nắm được lực lượng hàng hoá dự trữ về giá trị. Nắm được giá trị vốn hàng hoá đang nằm trong khâu dự trữ.
- ý nghĩa:
+ Cho phép doanh nghiệp nắm được tình hình dự trữ hàng hoá về mặt số lượng;
+ Cho phép doanh nghiệp nắm được số vốn hàng hoá hiện có; từ đó làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu vốn để mua hàng nói riêng và nhu cầu vốn kinh doanh nói chung của doanh nghiệp;
+ Cho phép nhà quản trị có cơ sở đưa ra giá bán hợp lý (trong doanh nghiệp sản xuất – là cơ sở để tính giá thành ) và tính toán mức lãi thu được do bán hàng.
- Nội dung của quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị
Quản trị dự trữ hàng hoá về mặt giá trị thực chất là tính toán giá trị của hàng hoá dự trữ. Có bốn phương pháp hạch toán hàng tồn kho :
+ Phương pháp tính theo giá mua thực tế ( phương pháp nhận diện trực tiếp).
Hàng dự trữ sẽ được tính theo giá mua vào thực tế. Phương pháp này cho phép tính chính xác số vốn hàng hoá còn, nhưng rất khó thực hiện trên thực tế vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng dự trữ nào được mua với giá nào.
+ Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền. Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường xuyên được áp dụng trên thực tế bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta dễ dàng tính được giá mua bình quân gia quyền và giá trị hàng dự trữ sẽ bằng lượng hàng dự trữ nhân với giá bình quân gia quyền ( vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng ).
+ Phương pháp “Nhập trước xuất trước”- FIFO (First in First out). Theo phương pháp này người ta giả định các lô hàng được bán (xuất) theo trình tự lô nào nhập trước sẽ được bán (xuất) trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy hàng tồn kho sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lô đó.
+ Phương pháp Nhập sau xuất trước. LIFO (Last in First out ). Ngược lại với phương pháp FIFO, theo phương pháp LIFO, hàng bán ra theo trình tự bán từ lô nhập vào sau cùng dần cho đến lô nhập vào đầu tiên. như vậy hàng tồn kho sẽ thuộc (những) lô nhập đầu tiên và phải được hạch toán theo giá của (những) đó.
- Một số điểm lưu ý
+ Hàng hoá dự trữ là một phần tài sản của doanh nghiệp, vì vậy cần xác định một cách chính xác và đầy đủ giá trị của hàng dự trữ;
+ Trong hạch toán kế toán, cần phải xác định rõ nguyên tắc, quy định thống nhất trong việc đánh giá hàng dự trữ;
+ Doanh nghiệp cần biết chính xác giá thành của hàng hoá dự trữ vì đó là cơ sở để định giá bán.
3.2.3.3. Chi phí dự trữ
- Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng. Nó bao gồm các chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc chuyển hàng hóa đến kho của doanh nghiệp.
- Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ. Những chi phí này có thể được thống kê trong bảng dưới đây:
Nhóm chi phí
Tỷ lệ so với giá trị dự trữ
1. Chi phí thuê nhà cửa và kho tàng
- tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng
- Chi phí thuê nhà đất
Chiếm 3-10%
2.Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao sử dụng thiết bị
- Chi phí năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
Chiếm 1- 4 %
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ
Từ 3-5%
4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ
- Thuế đánh vào hàng dự trữ
- Chi phí vay vốn
- Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ
Từ 6- 24%
5. Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát, hư hỏng hoặc không sử dụng được
Chiếm từ 2-5%
Tỷ lệ từng loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% giá trị hàng dự trữ.
- Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng nhiều lắm đến việc lựa chọn mô hình dự trữ, trừ mô hình khấu trừ theo lượng mua.
3.2.4: Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng dự trữ
Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80% doanh số chỉ với 20% lượng khách hàng của mình và ngược lại 80% số lượng khách hàng chỉ góp phần vào 20% doanh số. Trong vấn đề dự trữ, người ta kiểm tra và nhận thấy rằng 20% số lượng các mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu tư cho dự trữ, hoặc là 80% tiêu dùng về giá trị hoặc còn là 80% giá trị mua. Tất nhiên, những số liệu này là số trung bình, số liệu tỷ lệ này có thể là 15/85 hoặc là 25/75.
Nguyên tắc
Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích 20/80, chia các loại vật tư hàng hóa thành 3 nhóm:
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 70-80% so với tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% lượng hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 15-25% ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5-10% nhưng số lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số lượng hàng tồn kho.
Ví dụ: Một doanh nghiệp giày ở thành phố Hồ Chí Minh sản xuất chín loại giầy. Chi phí đơn vị và mức tiêu thụ hàng tháng của mỗi loại giày được cho ở bảng 6.1
Bảng 6.1. Các sản phẩm hiện tại và mức dự trữ
Sản phẩm
Chi phí đơn vị (1000 VND)
Mức sử dụng hàng tháng (1000 đvi)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
600
250
300
90
30
20
450
560
40
700
340
120
70
1000
600
100
50
600
Bảng 6.2. Tổng giá trí của từng loại sản phẩm
Sản phẩm
Tổng giá trị
Phần giá trị
Phần số lượng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
420000
85000
36000
6300
30000
12000
45000
28000
24000
0,612
0,124
0,052
0,009
0,044
0,017
0,066
0,041
0,035
0,196
0,095
0,034
0,020
0,279
0,168
0,028
0,014
0,168
686300
1,0
1,0
Bảng 6.3 Xếp thứ loại sản phẩm theo tổng giá trị (giảm dần)
Sản phẩm
Tổng giá trị
Phần giá trị
Phần số lượng
Phần giá trị tích luỹ
Nhóm
1
2
420000
85000
0,612
0,124
0,196
0,095
0,612
0,736
A
7
3
5
45000
36000
30000
0,066
0,052
0,044
0,028
0,034
0,279
0,802
0,854
0,898
B
8
9
6
4
28000
24000
12000
6300
0,041
0,035
0,017
0,009
0,014
0,168
0,168
0,020
0,939
0,974
0,991
1,00
C
686300
1,0
1,0
Bước thứ hai là phân tất cả các loại vào ba nhóm dựa trên tổng giá trị Kết quả được trình bày ở bảng 6.4.
Bảng 6.4. Phân loại A B C cho các sản phẩm
Loại
Sản phẩm
% Giá trị
% Số lượng
A
B
C
1, 2
7, 3, 5
8, 9, 6, 4
74
16
10
29
34
37
Phương pháp phân tích A.B.C cho phép ra những quyết định quan trọng:
+ Có liên quan đến dự trữ:
Những sản phẩm nhóm A sẽ là đối tượng được đầu tư lập kế hoạch thận trọng, nghiêm túc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục, còn các sản phẩm nhóm C chỉ là đối tượng kiểm kê định kỳ. Tất cả mọi sự can thiệp nhằm hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A.
+ Có liên quan đến việc mua hàng:
Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa:
* Các sản phẩm nhóm A là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng những người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hóa.
* Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt hàng nhóm C giao cho những người mới vào nghề.
* Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng mua tập trung, mua các loại khác là phi tập trung.
* Các sản phẩm nhóm A trong trường hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn chế dự trữ.
+ Có liên quan đến nhà cung ứng:
Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:
* Những nhà cung ứng lọai A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích tình hình tài chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật
* Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho phép DN có các thông tin có ích về mối quan hệ tương tác.
Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:
Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều phải dựa trên các dữ liệu tồn kho. Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì càng đảm bảo việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu. Chỉ khi nào xác định những gì thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những quyết định chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển.
Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A,B,C. Chu kỳ này thay đổi tùy theo nhóm hàng: nhóm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/quí; nhóm hàng C: 1 lần/năm. Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời gian ngừng và gián đoạn sản xuất, phát hiện những thiếu sót và nguyên nhân gây ra để có những hoạt động điều chỉnh kịp thời.
3.2.4. Dự trữ đúng thời điểm (just in time: J.I.T)
Để thỏa mãn yêu cầu với chi phí thấp nhất, một số DN đã thành công trong việc sử dụng phương pháp J.I.T. Theo phương pháp này mức dữ trữ có xu hướng giảm đến không.
Hệ thống đúng thời điểm bao trùm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản xuất. Quan điểm này được thể hiện như sau:
* Sản xuất và cung cấp các thành phần cuối cùng đúng thời điểm và chúng được đem bán đúng thời điểm trên thị trường.
* Ở mỗi giai đoạn của qui trình sản xuất, các chi tiết hoặc cụm chi tiết đều phải cung cấp đến vị trí cần thiết đúng lúc cần phải có:
- Các cụm phụ tùng chi tiết: đúng lúc chúng được ráp thành những sản phẩm hoàn chỉnh.
- Các chi tiết riêng lẽ: đúng thời điểm lắp ghép chúng thành các cụm chi tiết.
- Vật liệu thô: đúng thời điểm chế tạo chi tiết.
Trong hệ thống sản xuất "đúng thời điểm" hay còn gọi là "hệ thống sản xuất không dự trữ", lượng tồn kho được kiểm soát để luôn ở mức tối thiểu và có xu hướng tiến sát đến mức đơn vị. Điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhất là giảm đáng kể chi phí sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Những ưu điểm của J.I.T:
+ Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm được giao thường xuyên với khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ.
+ Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nên không cần thiết phải đi tìm nhà cung ứng mới.
Để thực hiện được phương pháp cung ứng đúng thời điểm, các nhà quản trị sản xuất phải tìm cách giảm những sự biến đổi gây ra những yếu tố bên trong và bên ngoài quá trình điều hành sản xuất.
Nhược điểm:
+ Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp.
+ Hệ thống kiểm soát và điều hành hoạt động khó khăn.
3.2.5. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)
Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng. Những giả thiết quan trọng của mô hình là:
- Nhu cầu phải biết trước và không đổi
- Phải biết trước khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi.
- Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước
- Chỉ tính đến 2 loại chị phí là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng
- Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng.
Với những giả thiết trên, sơ đồ biểu diến mô hình EOQ có dạng sau:
Trong đó:
- Q*: Lượng hàng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa Qmax=Q*)
- O: Mức dự trữ tối thiểu Qmin= 0
- = Q/2 Là lượng dự trữ trung bình
- OA=AB=BC là khoảng thời gian kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đợt dự trữ
- Với mô hình này lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian.
3.2.5.1. Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ
Mục tiêu của hầu hết các mô hình đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí dự trữ. Với giả định đã nêu ra ở trên thì có 2 loại chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi. Đó là chi phí lưu kho (Clk) và chi phí đặt hàng (Cđh), còn chi phí mua hàng (Cmh) thì không thay đổi.
Có TC=Cđh+Clk
Hay TC=D/Q*S+Q/2*H
Trong đó: D-nhu cầu về hàng dự trữ trong 1 giai đoạn
Q- Lượng hàng trong một đơn hàng
S- Chi phí đặt một đơn hàng
H- Chi phí lưu kho 1 đơn vị dự trữ trong 1 giai đoạn
Ta có lượng đặt hàng tối ưu Q* khi tổng chi phí nhỏ nhất. Để có TC min thì TC'=0
TC'= -DS/Q + H/2=0
Vậy Q*=
Số lượng đơn hàng mong muốn: O đ= D/Q*
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng (T) được tính theo công thức sau:
T= số ngày làm việc trong năm(N)/ số lượng đơn hàng mong muốn (O đ)
Ví dụ: Công ty Mai Linh chuyên sản xuất ô tô, phải dùng thép tấm với nhu cầu 1000 tấm/ năm. Chi phí đặt hàng là 100 000 đồng/đơn hàng. Chi phí lưu kho là 5000 đồng / tấm / năm. Hãy xác định lượng đặt hàng tối ưu? Số lượng đơn hàng mong muốn? Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng và tổng chi phí dự trữ?
3.2.5.2. Xác định điểm đặt hàng lại (ROP)
Trong mô hình dự trữ EOQ chúng ta giả định rằng sự tiếp nhận một đơn là là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, chúng ta giả định rằng doanh nghiệp sẽ chờ đến khi trong kho hết thì mới tiến hàng đặt hàng và sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian từ đặt hàng đến khi nhận hàng có thể ngắn trong vài giờ hoặc rất dài đến hàng thám. Do đó quyết định điểm đặt hàng lại được xác định như sau: ROP=d*L
Tong đó: d là nhu cầu tiêu dùng hàng ngày về hàng dự trữ
d = D/ số ngày sản xuất trong năm (N)
L là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng)
Ví dụ: Công ty lắp ráp điện tử Đồng tiến có nhu cầu về lại dây dẫn T là 8000 đơn vị /năm. Thời gian làm việc trong năm là 200 ngày. Thời gian chờ hàng 3 ngày. Xác định điểm đặt hàng lại?
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp chấp nhận một lượng dự trữ an toàn (dự trữ bảo hiểm) thì điểm đặt hàng lại sẽ cộng thêm lượng dự trữ an toàn này.
3.2.6. Mô hình lượng đặt hàng sản xuất (POQ)
Trong mô hình EOQ , chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên có trường hợp doanh nghiệp nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế chúng ta phải tìm kiếm một mô hính đặt hàng khác với EOQ. Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần cho đến khi lượng hàng được tập kết hết. Mô hình này cũng được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật tư để dùng.
Với mô hình này đặt biệt thích hợp chi hoặt động sản xuất kinh doanh của người ddawtjj hàng nên nó được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ). Trong mô hình này các giả thiết giống như EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến nhiều chuyến, Bằng phương pháp giống EOQ ta tính được lượng đặt hàng tối ưu Q*
Có
Q*=
Trong đó P- mức sản xuất (mức cung ứng ) hàng ngày
d- nhu cầu sử dụng hàng ngày (d<p)
Ví dụ: Công ty MSCO chuyên sản xuất phụ tùng với mức 300 chiếc/ngày. Loại phụ tùng này được sử dụng 12500 chiếc/năm và trong năm công ty làm việc 250 ngày. Chi phí lưu kho 20000 đồng/ đơn vị trong năm, chi phí đặt hàng mỗi lần là 300000 đồng. Lượng đặt hàng sản xuất là bao nhiêu?
3.2.7. Mô hình dự trữ thiếu BOQ
Trong hai mô hình nói trên chúng ta không chấp nhận có dự trữ thiếu hụt trong toàn bộ quá trình dự trữ. Trong thực tế có nhiều trường hợp trong doanh nghiệp có ý định trước về sự thiếu hụt vì nếu duy trì thêm một đơn vị dự trữ thì chi phí thiệt hại càng lớn hơn giá trị thu được. Cách tốt nhất trong trường hợp này là doanh nghiệp không nên dự trữ thêm hàng theo quan điểm hiệu quả. Có
B. Chi phí cho một đơn vị hàng để lại nơi cung ứng hàng năm
b. Lượng hàng còn lại sau khi đã trừ đi lượng thiếu hụt có chủ định
Lượng đặt hàng kinh tế Q*=
Lượng hàng còn lại kinh tế: b*=
Lượng dự trữ chủ động để thiếu: Q*-b*= Q*
Ví dụ: Một công ty bán buôn các mũi khoan tốc độ cao có nhu cầu hàng năm 20 000 mũi khoan, chi phí lưu kho H = 20000 đồng/ cái, Chi phí đặt hàng S=150000 đồng/1 lần đặt hàng, chi phí cho 1 đơn vị hàng để lại nơi cung ứng B= 100000 đồng/cái/năm. Lượng đặt hàng kinh tế tối ưu là bao nhiêu?lượng dự trữ chủ động thiếu? Lượng dự trữ sau khi đã khấu trừ phần dự trữ không đem lại hiệu quả?
3.2.8. Mô hình khấu trừ theo số lượng QDM
Để tăng doanh số bán hàng nhiều công ty thường đưa ra chính sách giảm giá khi số lượng mua cao lên. Chính sách bán hàng như vậy được gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Nêu chúng ta mua với số lượng lớn sẽ được hưởng giá thấp. Nhưng lượng dự trữ sẽ tăng thêm và do đó chi phí lưu kho tăng. Xét về mức chi phí đặt hàng thì lượng đặt hàng tăng lên sẽ dẫn đến chi phí đặt hàng giảm đi. Mục tiêu đặt hàng là chọn mức đặt hàng sao cho tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm là nhỏ nhất. Trường hợp này ta áp dụng mô hình khấu trừ theo số lượng QDM. Tổng chi phí về hàng dự trữ được tính như sau:
TC=Cmh+Cđh+Clk = Pr *D+D/Q*S+Q/2*H
Trong đó Pr*D là chi phí mua hàng
Để xác định được lượng hàng tối ưu trong 1 đơn hàng, ta tiến hàng 4 bước sau đây:
Bước 1: Xác định lượng hàng tối ưu Q* ở từng mức giá theo công thức
Q*= =
Trong đó:
I: % chi phí lưu kho tính theo giá mua
Pr: giá mua một đơn vị hàng dự trữ mức i
i : Các mức giá
Bước 2: Xác định lượng hàng điều chỉnh Q** theo mỗi mức khấu trừ khác nhau. Ở mỗi mức khấu trừ , nếu lượng hàng đã tính ở bước 1 thấp không đủ điều kiện để hưởng mức giá khấu trừ chúng ta điều chỉnh lượng hàng kên mức tối thiểu để được hưởng giá khấu trừ. Ngược lại, Nếu lượng hàng cao hơn thì điều chỉnh xuống bằng mức tối đa.
Bước 3: Sử dụng công thức tính tổng chi phí dực trữ nêu trên để tính tổng chi phí cho các lượng hàng đã được xác định ở bước 2
Bước 4: Chọn Q** nào có tổng chi phí dự trữ thấp nhất đã xác định dự trữ thấp nhất đã xác định ở bước 3. Đó chính là lượng hàng tối ưu của đơn hàng.
Ví dụ: Một công ty bán đồ chơi trẻ em. Gần đây công ty được hưởng chế độ mua hàng của nhà sản xuất theo phương pháp khấu trừ theo số lượng, cụ thể như sau:
- giá thông thường một chiếc xe là 5000 đồng
- Với lượng mua từ 1000 – 1999 giá là 4,8 ngàn đồng
- Với lượng mua 2000 trở lên giá là 4,75 ngàn đồng.
Chi phí đặt hàng là 49 ngàn đồng 1 lần đặt hàng. Nhu cầu hàng năm là 5000 xe. Chi phí lưu kho bằng 20% giá mua. Vậy lượng đặt hàng tối ưu là bao nhiêu?
Giải:
Bước 1: Xác định Q* theo các mức giá
Q*1= 700
Q*2= 714
Q*3= 718
Bước 2: Xác định lượng đặt hàng điểu chỉnh Q**
Với Q*1= 700 nằm trong vùng áp dụng mức giá 5000 đồng từ 1-1000 chiếc nên không cần điều chỉnh. Q**1=700 chiếc/ đơn hàng
Với Q*2= 714 nhỏ hơn mức thấp nhất trong vùng áp dụng khấu trừ từ 1000-1999 nên ta điều chỉnh lượng đặt hàng lượng điều chỉnh Q**2 bằng mức thấp nhất Q**=1000 chiếc / đơn hàng
Với Q*3= 718 Thấp hơn mức áp dụng khấu trừ 4,75 USD nên ta điều chỉnh . lượng đặt hàng điều chỉnh Q**3= 2000 chiếc/ đơn hàng
Bước 3: Xác định tổng chi phí về hàng dự trữ
C1= 25700 ngàn đồng
C2= 24725 ngàn đồng
C3= 248225 ngàn dồng
Bước 4: Lựa chọn lượng đặt hàng tối ưu
So sánh tổng chi phí hàng dự trữ ở trên ta thấy mức Q**2 =1000 là mức đặt hàng tối ưu cho mỗi lần đặt (tổng chi phí về hàng dự trữ nhỏ nhất) và đặt hàng theo giá 4800 đồng/1 xe là tốt nhất.
Bài tập chương 3:
Bài 1: Công ty kinh doanh tổng hợp Thái Bình có 10 loại nguyên vật liệu dự trữ, ký hiệu, số lượng nhu cầu một năm, giá mua của chúng được thể hiện trong bảng sau:
Ký hiệu NVL
A2
B8
C7
D1
E9
F3
G2
H2
I5
J8
Nhu cầu năm
3000
4000
1500
6000
1000
500
300
600
1750
2500
Giá đơn vị (USD/ĐV
50
12
45
10
20
500
1500
20
10
5
Hãy phân loại 10 loại nguyên vật liệu kể trên theo phương pháp phân tích ABC
Bài 2: Nhà quản trị điều hành cửa hàng kinh doanh chợ Mơ đang xây dựng phương án đặt hàng dự trữ cho mặt hàng catset nhật. Theo thông tin của cửa hàng, Mỗi năm cửa hàng có nhu cầu 4000 chiếc. Giá mua một chiếc bình quân là 90USD. Chi phí lưu kho một đơn vị một năm là 10% so với giá mua. Chi phí đặt một đơn hàng bình quân là 25USD. Thời gian kể từ khi gửi đơn hàng đến khi nhận được hàng tại cửa hàng là 8 ngày. Mỗi năm có 50 tuần làm việc, mỗi tuần có 4 ngày.
1. Xác định lượng cát sét tối ưu đặt cho một đơn hàng kinh tế
2. Số đơn hàng kinh tế trong năm mà cửa hàng phải đặt
3. Điểm đặt hàng lại
4. Độ dài của một đơn hàng (tính theo ngày làm việc)
5. Tổng chi phí dự trữ hàng năm (bao gồm chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng)
6. Tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm (bao gồm chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng và chi phí mua hàng)
Bài 3: Công ty vật tư công nghiệp Trung ương đề nghị với công ty dệt Anh Xuân phương thức bán một loại vật liệu thông dụng với mức mua từng lần như sau:
Mức mua mỗi lần
Giá mua (USD/đơn vị)
Mua 9 đơn vị trở xuống
180
Mua từ 10 đơn vị đến 49 đơn vị
170
Mua 50 đơn vị trở lên
160
Chi phí bình quân đặt 1 đơn hàng là 45 USD
Chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trung bình bằng 20% giá mua
Nhu cầu hàng năm của công ty dệt Anh Xuân là 100 đơn vị. Số ngày sản xuất trong năm của công ty dệt Anh Xuân là 250 ngày. Thời gian kể từ khi gửi đơn hàng đến khi nhận được hàng tại công ty là 10 ngày.
1. Xác định lượng đặt hàng kinh tế tối ưu cho mặt hàng trên?
2. Số lượng đơn hàng kinh tế tối ưu trong một năm mà công ty phải đặt?
3. Điểm đặt hàng lại?
4. Độ dài của một đơn hàng (tính theo ngày làm việc)
5. Tổng chi phí về hàng dự trữ hàng năm (bao gồm chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng và chi phí mua hàng)?
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro