CÂU 6 :Khái niệm DV EMS, quy trình chấp nhận và phát bưu gửi EMS

1.Khái niệm Dvu chuyển phát nhanh EMS

-Dvụ chuyển phát nhanh EMS là dvu bưu gửi đc chấp nhận, vận chuyển và phát theo thời gian đã được công bố trước

-Bản chất of dvu: DV EMS là 1 DV bưu chính kết hợp nhiều phương thức xử lý đặc biệt để xử lý các BP nhằm đạt được các chỉ tiêu đã công bố trước, đặc biệt là chỉ tiêu thời gian

 2.Quy trình chấp nhận EMS

-Tra danh bạ xem bưu cục đến có ở trong diện hợp đồng tra đổi bưu gửi EMS ko

-GDV cung cấp và hướng dẫn KH ghi phiếu E1,nếu sai sót thì yêu cầu điều chỉnh

-Kiểm soát bưu gửi và thông tin trên bưu gửi

-Cân và tính cước

-Ghi khối lượng và giá cước, ghi số liệu mã vạch lên phiếu E1

-Hoàn chỉnh phiếu E1,kí,ghi rõ họ tên,đóng dấu ngày tháng

-Thu tiền,giao ng gửi liên 3 làm biên lai,liên 1 lưu tại bưu cục gốc,liên còn lại ghim cùng bưu gửi chuyển đi

-Cấp hóa đơn BC01 theo quy định

-Lập bản kê E2(1 lưu,1 chuyển đi cùng bưu gửi)đối với tất cả bưu gửi EMS đã đc chấp nhận và chuyển sang bộ phận đóng chuyển thư theo đúng tgian quy định

3.Quy trình phát bưu gửi EMS

a,Nguyên tắc chung

-Tất cả các BG EMS đến bưu cục thì phải tổ chức đi phát ngay trong 1h đầu

-Lần thứ 1 chưa phát đc thì tổ chức phát lần 2 sau đó 5h (trong giờ làm việc).  Lần thứ 2 chưa phát đc thì bưu tá để lại giấy mời để mời ng nhận đến nhận tại giao dịch bưu điện

-Ng nhận đến BC lĩnh phải xuất trình giấy tờ tùy thân

b,Cách phát bưu gửi EMS đến địa chỉ nhận:

-Trước khi đi phát bưu tá xem xét kĩ từng BG rồi đối chiếu với bảng kê E2, sắp xếp các BG EMS theo hành trình đường thư để đảm bảo việc phát đc thuận tiện

-Khi phát BG cho ng nhận phải lấy chữ kí, họ tên của ng nhận trên phiếu E1. Ghi ngày, giờ phát lên E1, mang E1 về lưu tại bưu cục phát

-Nếu ng gửi yêu cầu phát tận tay thì bưu tá khi phát phải yêu cầu ng nhận xuất trình giấy tờ tùy thân

-Lần thứ 1 chưa phát đc, bưu tá ghi vắn tắt lý do chưa phát đc, ngày giờ vào mặt sau của E1. 5h sau đó tổ chức phát lần 2, chưa phát đc phải ghi vắn tắt lý do, ngày giờ vào mặt sau E1, bưu tá lập phiếu BC10 để mời ng nhận đến bưu cục lĩnh

-Tr hợp ko sd dvu “phát tận tay” có thể phát cho ng nhận thay nếu có sổ hộ khẩu,CMND or các loại giấy tờ có ảnh,dấu nổi chứng minh đc mqh giữa ng nhận thay với ng nhận..Nếu địa chỉ nhận tại các cquan có thể phát cho văn thư

-Mỗi lần bưu tá đi phát về ngoài việc nộp lại cho bưu cục toàn bộ phiếu E1 và cước thu ở ng nhận(nếu có),Bưu tá còn phải nộp lại tất cả những bưu gửi chưa phát đc để xử lý

-Trg hợp bưu gửi thu cước ở ng nhận thì chỉ phát khi đã thu đủ tiền cước;nếu ng nhận yêu cầu cấp BC01 thì đề nghị đến nhận tại giao dịch,GDV căn cứ liên 2 E1 cấp hóa đơn

c,Quy định về thời gian lưu trữ bưu gửi EMS chưa phát đc

-Trường hợp ko phát đc do ng nhận từ chối nhận, địa chỉ ko rõ ràng, ng chết,k có ng nhận thay thì BC phải hoàn trả cho ng gửi

-Trường hợp sau khi phát lần 2 và để lại giấy mời, lưu trữ BG 6 ngày tại BC. Nếu sau 6 ngày ng nhận k đến lĩnh thì BC chuyển lại cho ng gửi. Riêng bưu gửi EMS từ nc ngoài đến,bưu cục phát lưu giữ trong 12 ngày kể từ lúc để lại giấy mời mới chuyển hoàn cho ng gửi

-Thu cước chuyển hoàn đối với bưu gửi EMS có trọng lượng từ 500 gr trở lên bị chuyển hoàn do ko phát đc.Cước chuyển hoàn bằng cước 1 BK tương ứng(lập BC01 để thu)