Chương 1: Tổng quan về quản trị

Mục đích: Sau khi nghiên cứu và học tập chương này, các em sinh viên có thể:



 Nhận thức được khoa học quản trị không có giới hạn về sự hiểu biết, do đó phải phấn đấu không ngừng trong mọi môi trường quản trị nhằm đưa ra các quyết định quản trị luôn thích ứng với tình hình thực tế

 Nắm được đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu môn quản trị học

 Trên cơ sở những nhận thức trên, các em sinh viên có thể phấn đấu rèn luyện để trở thành những nhà quản trị giỏi trong tương lai.

1.1. Khái niệm và bản chất của quản trị, nhà quản trị

1.1.1. Quan niệm về quản trị

Quản trị, tiếng Anh là management, vừa có ý nghĩa là quản lý, vừa có ý nghĩa là quản trị, nhưng được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị. Về thực chất, quản trị và quản lý đều là sự tác động dưới dạng điều khiển. Cho đến nay có thể tạm gọi quản lý là thuật ngữ được dùng để chỉ sự điều khiển của Nhà nước trong việc quản lý xã hội nói chung và quản lý kinh tế nói riêng còn quản trị là thuật ngữ để chỉ sự điều khiển ở cấp cơ sở trong đó có các tổ chức kinh doanh - các doanh nghiệp

Quản trị và quản lý có điểm chung là lôgíc giống nhau nhưng điểm khác là ở nội dung và quy mô cụ thể của nó.

Mặc dù xuất hiện từ lâu đời và được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày, nhưng cho tới nay vẫn chưa có một quan niệm thống nhất về quản trị

- Theo quan điểm của Koontz và O'Donnell: Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định

- Theo Stoner và Robbins: Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành các mục tiêu của đơn vị đó

- Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác. Định nghĩa này đã đưa ra cách thức tiến hành các hoạt động quản trị thông qua người khác, quản trị là hoạt động có mục đích và mang tính tập thể.

Từ những quan niệm trên, chúng ta có thể khái quát: Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực.

Như vậy, quản trị bao gồm 5 yếu tố thành phần như sau:

- Chủ thể quản trị và đối tượng bị quản trị

- Có mục tiêu quản trị rõ ràng.

- Kết quả và hiệu quả

- Có nguồn tài nguyên hạn chế

- Môi trường quản trị luôn thay đổi

Các yếu tố trên không thể tách rời nhau mà có mối quan hệ ràng buộc với nhau trong quản trị. Chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động. Tác động này có thể là một lần nhưng cũng có thể là nhiều lần. Đối tượng bị quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị. Thông thường chủ thể là một hoặc nhiều người còn đối tượng có thể là máy móc thiết bị, tiền vốn, vật tư hay con người. Căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động là mục tiêu của quản trị.

1.1.2. Bản chất của quản trị

Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản trị thì quản trị chính là sự kết hợp mọi nỗ lực của con người trong một tổ chức nào đó để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và hiệu quả nhất

Quản trị là một loại lao động trí óc đặc thù nhằm tổ chức, điều khiển và phối hợp các hoạt động mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt mục tiêu kinh doanh. Nó không chỉ dựa trên kinh nghiệm mà phải có cơ sở khoa học (tổng kết từ thực tiễn quản trị và có sự vận dụng các quy luật, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản trị). Mặt khác, nó còn là một nghệ thuật trong xử lý các tình huống đa dạng không thể dự tính đầy đủ; cần hết sức linh hoạt, sáng tạo, tuỳ cơ ứng biến sao cho có hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, quản trị còn là một nghề chuyên nghiệp, kết quả của sự phân công lao động cao trong xã hội; đòi hỏi kỹ năng và phẩm chất nhất định.

 Quản trị là một khoa học. Tính khoa học của quản trị thể hiện các đòi hỏi sau:

- Phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các quy luật khách quan chung và riêng (tự nhiên, kỹ thuật và xã hội). Đặc biệt cần tuân thủ các quy luật của quan hệ công nghệ, quan hệ kinh tế, chính trị; của quan hệ xã hội và tinh thần. Vì vậy, quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của ngành khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật như toán học, điều khiển học, tin học, công nghệ học, v.v... cũng như ứng dụng nhiều luận điểm và thành tựu của các môn xã hội học, tâm lý học, luật học, giáo dục học, văn hoá ứng xử ...

- phải dựa trên các nguyên tác tổ chức quản trị (về xác định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn; về xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị; về vận hành cơ chế quản trị, đặc biệt là xử lý các mối quan hệ quản trị).

- Phải vận dụng các phương pháp khoa học (như đo lường định lượng hiện đại, dự đoán, xử lý lưu trữ dữ liệu, truyền thông, tâm lý xã hội ...) và biết sử dụng các kỹ thuật quản trị (như quản lý theo mục tiêu, lập kế hoạch, phát triển tổ chức, lập ngân quỹ, hạch toán giá thành sản phẩm, kiểm tra theo mạng lưới, kiểm tra tài chính).

- Phải dựa trên sự định hướng cụ thể đồng thời có sự nghiên cứu toàn diện, đồng bộ các hoạt động hướng vào mục tiêu lâu dài, với các khâu chủ yếu trong từng giai đoạn.

Tóm lại, khoa học quản trị cho chúng ta những hiểu biết về các quy luật, nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật quản trị; để trên cơ sở đó biết cách giải quyết các vấn đề quản trị trong các hoàn cảnh cụ thể, biết cách phân tích một cách khoa học những thời cơ và những khó khăn trở ngại trong việc đạt tới mục tiêu. Tuy nhiên, nó chỉ là một công cụ; sử dụng nó càng phải tính toán đến điều kiện đặc điểm cụ thể từng tình huống để vận dụng sáng tạo, uyển chuyển (đó là nghệ thuật).

 Quản trị là một nghệ thuật. Tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú của các sự vật và hiện tượng trong kinh tế, kinh doanh và trong quản trị; hơn nữa còn xuất phát từ bản chất của quản trị. Những mối quan hệ giữa con người (với những động cơ, tâm tư, tình cảm khó định lượng) luôn đòi hỏi mà quản trị phải xử lý khéo léo, linh hoạt. Tính nghệ thuật của quản trị còn phụ thuộc vào kinh nghiệm và những thuộc tính tâm lý cá nhân của từng người quản lý; vào cơ may và vận rủi, v.v...

Nghệ thuật quản trị là việc sử dụng có hiệu quả nhất các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội và các kinh nghiệm được tích luỹ trong hoạt động thực tiễn nhằm đạt được mục tiêu đề ra cho tổ chức, doanh nghiệp. Đó là việc xem xét động tĩnh của công việc kinh doanh để chế ngự nó, đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại, ổn định và không ngừng phát triển có hiệu quả cao. Nói cách khác, nghệ thuật quản trị kinh doanh là tổng hợp những "bí quyết", những "thủ đoạn" trong kinh doanh để đạt mục tiêu mong muốn với hiệu quả cao.

Nghệ thuật quản trị không thể tìm thấy được đầy đủ trong sách báo; vì nó là bí mật kinh doanh và rất linh hoạt. Ta chỉ có thể nắm các nguyên tắc cơ bản của nó, kết hợp với quan sát tham khảo kinh nghiệm của các nhà quản trị khác để vận dụng vào điều kiện cụ thể. Một số lĩnh vực cần thể hiện nghệ thuật quản trị kinh doanh là:

- Nghệ thuật tạo thời cơ, chớp thời cơ, tránh nguy cơ.

- Nghệ thuật tạo vốn, sử dụng vốn và tích luỹ vốn.

- Nghệ thuật cạnh tranh (giành thị phần, đạt lợi nhuận cao).

- Nghệ thuật sử dụng người (phát hiện, bố trí, phát huy, liên kết).

- Nghệ thuật ra quyết định (nhạy, đúng, kịp thời ...) và tổ chức thực hiện quyết định.

- Nghệ thuật sử dụng đòn bẩy trong quản trị.

- Nghệ thuật giao tiếp (với đối tác, với khách hàng, với cấp dưới ...)

- v.v...

Những yếu tố tạo cơ sở cho nghệ thuật quản trị kinh doanh là:

- Tiềm năng của doanh nghiệp (sự trường vốn, công nghệ mới, nguồn chất xám, nguồn cung ứng, thị trường tiêu thụ ...).

- Tri thức và thông tin (kiến thức về nhận biết quy luật, khoa học - công nghệ, tình hình thị trường, đối thủ đối tác, thời cơ và vận rủi ...).

- Bí mật trong kinh doanh (ý đồ chiến lược, phương hướng công nghệ, giá cả ...).

- Sự quyết đoán của lãnh đạo doanh nghiệp (kiên định mục tiêu, dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm, có biện pháp hữu hiệu, chỉ đạo dứt khoát có hiệu lực ...).

- Sử dụng các mưu kế trong kinh doanh <gọi là chiến lươc cho nhẹ nhàng>(vận dụng linh hoạt, sáng tạo các thủ đoạn truyền thống, sáng kiến bất ngờ, tương kế tựu kế ...).

 Quản trị là một nghề. Đây là một chức năng đặc biệt hình thành từ sự phân công chuyên môn hoá lao động xã hội, hoạt động quản trị phải do một số người được đào tạo, có kinh nghiệm và làm việc chuyên nghiệp thực hiện.

Người làm nghề quản lý kinh doanh cần có các điều kiện; năng khiếu quản trị, ý chí làm giàu (cho doanh nghiệp, cho đất nước, cho bản thân), có học vấn cơ bản, được đào tạo về quản trị (từ thấp đến cao), tích luỹ kinh nghiệm, có tác phong năng động và thận trọng, có đầu óc đổi mới, có phương pháp ứng xử tốt, có phẩm chất chính trị và nhân cách đúng mực, v.v...

Quản trị ra đời đã tạo ra hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với lao động của từng cá nhân độc lập. Thực chất của quản trị là quản trị con người, thông qua quản trị để sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và ngày càng phát triển, đáp ứng được những mong muốn và nguyện vọng của tập thể người lao động trong tổ chức đó.

Quản trị có thể diễn ra trên nhiều lĩnh vực và hoạt động nhưng tựu chung lại thì đó là quản trị về tài sản, về thời gian lao động và quản trị các mối quan hệ của con người trong lao động

1.1.3. Nhà Quản trị

 Khái niệm và phân loại:

Các nhà quản trị làm việc ở các tổ chức. Mặc dù mỗi tổ chức đều có những mục tiêu và nội dung công việc thực hiện khác nhau nhưng đều có chung đặc điểm: Sản phẩm của quản trị là các quyết định trong các lĩnh vực khác nhau.

Các nhà quản trị ở trong các tổ chức nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị. Hoạt động quản trị liên quan đến sự phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định... để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Chính vì vậy, các thành viên trong tổ chức thường được chia làm hai loại theo đặc thù công việc đó là: người thừa hành và nhà quản trị

Người thừa hành là những người trực tiếp thực hiện một công việc cụ thể, họ không có trách nhiệm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và giám sát hoạt động của những người khác. Còn nhà quản trị có trách nhiệm chỉ huy, điều khiển, giám sát...hoạt động của những người khác.

Hoạt động quản trị là một hoạt động xã hội nên nó phải được chuyên môn hoá. Trong mỗi tổ chức, các công việc quản trị không chỉ được chuyên môn hóa mà còn được sắp xếp một cách có trật tự, có thứ bậc rõ ràng. Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức mà một tổ chức có thể có nhiều hay ít nhà quản trị. Các nhà quản trị thường được chia làm 3 cấp chủ yếu như sau:

- Cấp quản trị viên cao cấp: Bao gồm các thành viên trong Ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức chịu trách nhiệm điều hành và phối hợp các hoạt động chung của tổ chức, hoạch định đường lối chiến lược phát triển tổ chức:

+ Xác định các mục tiêu và biện pháp lớn cho quá trình hoạt động

+ Tạo dựng bộ máy, phê duyệt cơ cấu tổ chức và phê duyệt nhân sự

+ Phối hợp hoạt động giữa các lĩnh vực quản trị

+ Quyết định các biện pháp lớn về tổ chức quản lý, sử dụng nguồn lực

+ Báo cáo trước lãnh đạo cấp trên của tổ chức

- Cấp quản trị viên thừa hành: Là cấp quản trị viên trung gian tiếp nhận các chiến lược và chính sách chung từ các quản trị gia cấp cao và biến chúng thành những kế hoạch, mục tiêu cụ thể để chuyển đến các quản trị gia cấp cơ sở thực hiện chúng. Nhiệm vụ chủ yếu của cấp quản trị này là:

+ Nghiên cứu và phân tích nhiệm vụ được giao để tổ chức thực hiện một cách có hiệu quả trong bộ phận mình.

+ Đề nghị với cấp hàng đầu về kế hoạch hành động, đề bạt bổ nhiệm cán bộ ở đơn vị mình

+ Giao việc cho nhân viên và phối hợp hoạt động giữa các nhân viên dưới quyền.

+ Dự trù kinh phí hoạt động và tổ chức sử dụng có hiệu quả nó.

+ Báo cáo thường xuyên về kết quả hoạt động của bộ phận mình với cấp quản trị cấp cao.

+ Tìm hiểu và xác định mối liên hệ với các nhân viên dưới quyền ở các đơn vị khác.

- Cấp quản trị viên thực hiện: Là cấp quản trị thừa hành, hàng ngày họ trực tiếp nhận các mệnh lệnh và triển khai thực hiện những mệnh lệnh đó để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Phần lớn thời gian của các nhà quản trị này được sử dụng vào việc giám sát, điều hành nhân viên thuộc quyền và đưa ra những quyết định hàng ngày. Phần thời gian còn lại dành cho gặp gỡ, báo cáo, hội họp với cấp trên hoặc quan hệ với các đồng nghiệp thuộc các bộ phận khác. Yêu cầu đối với cấp quản trị này là:

+ Hiểu và nỗ lực với công việc được giao

+ Cải tiến phương pháp làm việc, rèn luyện các đức tính của người quản trị

+ Liên hệ kịp thời với cấp quản trị viên cao hơn và tạo lập tinh thần đồng đội tốt

 Chức năng của quản trị:

Để quản trị, chủ thể quản trị phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc này được gọi là chức năng quản trị. Như vậy, các chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thể quản trị (các nhà quản trị) phải thực hiện trong quá trình quản trị một tổ chức. Phân tích chức năng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các công việc gì trong quá trình quản trị.

Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng của quá trình quản trị:

- Henry Fayol phân chia quá trình quản trị ra 5 chức năng cụ thể: hoạch định, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra.

- Lyther Gulick Lydal Urwick nêu lên 7 chức năng cụ thể gọi tắt là POSDCORB, trong đó: P (Planning): Hoạch định; O (Organizing): Tổ chức; S (Staffing): Nhân sự; D (Directing): Chỉ huy, điều khiển; CO (Coordinating): Phối hợp; R (Reviewing): Kiểm tra; B (Budgeting): Tài chính, ngân sách.

- Theo các nhà quản trị Cộng hoà Liên bang Đức thì quản trị có các chức năng cơ bản là: Xác định triết lý, giáo lý và chính sách kinh doanh; kế hoạch kinh doanh và kiểm tra; Tổ chức và chỉ huy; Phát triển quản trị viên.

- Gần đây, có ý kiến (của James Stonner và Stenph P.Robbins) dùng khái niệm "lãnh đạo" theo nghĩa điều hành thay cho hai chức năng điều khiển và phối hợp, như vậy quản trị chỉ còn 4 chức năng cụ thể: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra

Có thể nói, các chức năng quản trị trên đây là chung nhất đối với mọi nhà quản trị, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội, và ở bất cứ quốc gia nào. Dĩ nhiên, phổ biến hay chung nhất không có nghĩa là đồng nhất, ở những tổ chức khác nhau, những cấp bậc khác nhau, có sự khác nhau về mức độ và sự quan tâm cũng như phương thức thực hiện các chức năng chung này.

1.1.4. Quản trị kinh doanh

Một doanh nghiệp cần được quản trị, quản trị này được gọi là quản trị kinh doanh.

Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp để sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lệ xã hội.

Qua khái niệm, có thể thấy các đặc điểm của quản trị kinh doanh là:

- Cần có sự tác động thường xuyên, liên tục (trong mỗi chu kỳ kinh doanh, trong toàn bộ thời gian tồn tại của doanh nghiệp).

- Chủ thể quản trị bao gồm chủ sở hữu (nắm quyền lực kinh tế) và người điều hành (sử dụng quyền lực).

- Đối tượng quản trị chủ yếu là tập thể người lao động. Xét đến cùng là con người (thông qua đó tác động đến các nguồn lực khác).

- Mục tiêu không chỉ thực hiện được khối lượng công việc (sản phẩm, dịch vụ) mà còn phải đạt hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất, lợi nhuận lớn nhất trong khả năng cho phép.

- Luôn gắn với môi trường (chủ yếu là thị trường, thể chế), kịp thời thích ứng với các biến động của môi trường.

1.2. Văn hoá tổ chức và môi trường quản trị

1.2.1. Văn hoá tổ chức

 Khái niệm:

Để tiếp cận được vấn đề này, chúng ta bắt đầu từ việc xem xét khái niệm về văn hoá. Văn hoá là một khái niệm có ngoại diên rất rộng, bao gồm nhiều loại đối tượng, tính chất và hình thức biểu hiện khác nhau. Bởi vậy, cho đến nay, có đến hàng trăm (có người cho rằng khoảng một nghìn) định nghĩa khác nhau về văn hoá như:

- Văn hoá là toàn bộ những hoạt động vật chất và tinh thần mà loài người đã tạo ra trong lịch sử của mình trong mối quan hệ với con người, với tự nhiên và với xã hội

- Văn hoá là những hoạt động và giá trị tinh thần của loài người

- v.v...

Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về văn hoá nhưng giữa những quan niệm ấy đều có điểm chung ở chỗ coi văn hoá là nguồn lực nội sinh của con người, là kiểu sống và bảng giá trị của các tổ chức, cộng đồng người, trung tâm là các giá trị chân - thiện - mỹ.

Văn hoá là thuộc tính bản chất của con người, chỉ có ở loài người và do con người sinh ra. Do đó, văn hoá giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu được đối với đời sống của con người, là nhân tố quyết định tới sự hình thành và hoàn thiện nhân cách của các cá nhân. Không chỉ vậy, văn hoá còn là mục tiêu, là động lực, là linh hồn và hệ điều tiết đối với sự phát triển của kinh tế xã hội.

ở góc độ của một tổ chức, văn hoá có thể được hiểu là một hệ thống những giá trị chung, những niềm tin, những mong đợi, những thái độ, những tập quán thuộc về tổ chức và chúng tác động qua lại với nhau để hình thành những chuẩn mực hành động mà tất cả mọi thành viên trong tổ chức noi theo.

Văn hoá tổ chức xuất phát từ sứ mệnh, các mục tiêu chiến lược của tổ chức và văn hoá xã hội...nó bao gồm những giá trị cốt lõi, những chuẩn mực, các nghi lễ và truyền thuyết về những sự kiện nội bộ

Văn hoá tổ chức thông thường được thể hiện trên ba phương diện:

- Gắn với văn hoá xã hội và là tầng sâu của văn hoá xã hội. Mục tiêu của văn hoá tổ chức là nhằm xây dựng một phong cách làm việc hiệu quả và những mối quan hệ hợp tác thân thiện giữa các thành viên của tổ chức, làm cho tổ chức trở thành một cộng đồng làm việc trên tinh thần hợp tác, tin cậy, gắn bó, thân thiện và tiến thủ trên cơ sở đó hình thành tâm lý chung và lòng tin vào sự thành công của tổ chức

- Văn hoá tổ chức được hình thành thông qua các quy định, chế độ, nguyên tắc có tính chất ràng buộc trong nội bộ. Trải qua thời gian dài thì những quy định, những nguyên tắc đó sẽ trở thành những chuẩn mực, những giá trị, những tập quán và những nguyên tắc bất thành văn

- Văn hoá tổ chức nhằm đưa các hoạt động của tổ chức vào nền nếp và đạt diệu quả cao. Một tổ chức có trình độ văn hoá cao là mọi hoạt động của nó đều được thể chế hoá, cụ thể hoá và được mọi người tự giác tuân thủ.

 Các thành tố của văn hoá tổ chức:

- Nội quy, quy tắc, đồng phục

- Lối ứng xử, phong cách hành vi

- Văn nghệ, thể thao

- Các anh hùng, biểu tượng

- Các truyền thuyết, giai thoại

- Các nghi lễ, tập quán, tín ngưỡng

- Hệ thống chuẩn mực

- Hệ giá trị, triết lý của tổ chức

1.2.2. Khái niệm và phân loại môi trường quản trị

 Khái niệm: Môi trường quản trị là tổng hợp các yếu tố và điều kiện khách quan, chủ quan có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức.

Tất cả các nhà quản trị, cho dù họ hoạt động ở bất kỳ đâu, ở bất kỳ khi nào muốn thành công trong công việc, muốn đưa tổ chức ngày càng phát triển cũng đều phải phân tích kỹ các yếu tố của môi trường ảnh hưởng tới sự hoạt động của tổ chức. Trong các yếu tố ảnh hưởng, có những yếu tố mà tổ chức có thể điều chỉnh làm thay đổi nhưng cũng có những yếu tố không thể hoặc khó có thể làm thay đổi. Chính vì vậy, cần phải nghiên cứu kỹ những yếu tố đó để tận dụng sự tác động của những nhân tố tích cực và hạn chế ảnh hưởng của những nhân tố tiêu cực đến tổ chức.

 Phân loại môi trường quản trị: Tuỳ theo các góc độ tiếp cận khác nhau mà người ta có thể phân chia môi trường quản trị ra thành nhiều loại. Các yếu tố đó được hình thành theo 3 nhóm dưới đây:

- Nhóm 1: Yếu tố môi trường vĩ mô. Nhóm yếu tố này có tác động trên bình diện rộng và lâu dài. Việc nghiên cứu những yếu tố này sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được cơ hội thuận lợi có thể tận dụng và những thách thức khó khăn phải vượt qua. Nhóm này bao gồm:

+ Các yếu tố kinh tế vĩ mô

+ Các yếu tố văn hoá - xã hội

+ Các yếu tố về nhân khẩu, dân số

+ Các yếu tố thuộc về hệ thống chính trị - pháp luật

+ Các yếu tố công nghệ và tiến bộ khoa học kỹ thuật

+ Các yếu tố quốc tế

+ Các yếu tố thiên nhiên

- Nhóm 2: Các yếu tố vi mô bên ngoài tổ chức. Nhóm này tác động trên bình diện gần gũi và trực tiếp đến hoạt động quản trị của nó. Đối với một doanh nghiệp chẳng hạn chúng bao gồm:

+ Nhóm cạnh tranh trực diện

+ Nhóm các nhà cung ứng

+ Nhóm khách hàng

+ Nhóm những người môi giới trung gian

+ Nhóm các đối thủ tiềm ẩn

+ Nhóm các giới chức địa phương và công chúng

- Nhóm 3: Các yếu tố vi mô bên trong tổ chức. Đây là các yếu tố môi trường vi mô nhưng lại nằm trong tổ chức, chúng có ảnh hưởng trực tiếp, thường xuyên và rất quan trọng tới các hoạt động quản trị của chính ngay tổ chức đó. Những yếu tố này sẽ giúp cho một tổ chức xác định rõ ưu nhược điểm của mình. Nhóm này bao gồm:

+ Các yếu tố thuộc về tài chính

+ Các yếu tố thuộc về nhân sự

+ Các yếu tố thuộc về cơ sở vật chất

+ Các yếu tố thuộc về văn hoá tổ chức

Các nhóm yếu tố trên luôn tác động qua lại lẫn nhau tạo ra môi trường quản trị của một tổ chức. Nhà quản trị phải nhận thức đầy đủ, chính xác các yếu tố môi trường để soạn thảo chiến lược và sách lược quản trị cho đúng đắn, giúp tổ chức tồn tại và phát triển.

1.2.3. ảnh hưởng của môi trường đối với tổ chức

 Những yếu tố môi trường vĩ mô:

- Yếu tố môi trường kinh tế : Các nhân tố kinh tế là yếu tố quan trọng nhất của môi trường hoạt động của doanh nghiệp. Sau đây là những nhân tố cơ bản :

+ Tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, làm phát sinh các nhu cầu mới cho sự phát triển các ngành của nền kinh tế quốc dân.

+ Tỷ lệ lạm phát ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi, vốn đầu tư.

+ Tỷ lệ thất nghiệp chung của nền kinh tế quốc dân, ngành, vùng có ảnh hưởng đến vấn đề nhân công trên phương diện tuyển dụng, sa thải.

+ Sự đảm bảo chung về tiền công, giá cả.

+ Sự ổn định của đồng tiền, tỷ giá hối đoái.

+ Vấn đề quốc tế hoá nền kinh tế, xu hướng và thực tế đầu tư nước ngoài ở nước ta.

+ Thu nhập quốc dân, tỷ trọng của các khu vực, ngành, thu nhập bình quân tính theo đầu người và theo các tầng lớp xã hội khác nhau.

- Các nhân tố chính trị và pháp luật: Các nhân tố này tác động đến môi trường theo các hướng khác nhau: có thể tạo ra lợi thế, trở ngại, thậm chí rủi ro cho doanh nghiệp. Những nhân tố này thường bao gồm:

+ Sự ổn định về chính trị, nhất quán về quan điểm chính sách lớn.

+ Hệ thống luật pháp được xây dựng và hoàn thiện: Pháp luật kinh doanh và bảo vệ môi trường.

+ Các quy định về quảng cáo : Đối với một số doanh nghiệp, đây có thể là một sự cản trở, đe doạ.

+ Các quy định về thuế, lệ phí.

+ Quy chế tuyển dụng, đề bạt, chế độ hưu trí, trợ cấp thất nghiệp...có ảnh hưởng đến sử dụng và phát huy nguồn nhân lực .

- Nhân tố kỹ thuật công nghệ: Đây là những nhân tố có ảnh hưởng lớn, trực tiếp đến chiến lược kinh doanh của các lĩnh vực, ngành cũng như nhiều doanh nghiệp cụ thể. Thực tế cho thấy, sự biến đổi công nghệ đã làm chao đảo nhiều lĩnh vực nhưng đồng thời cũng làm xuất hiện nhiều lĩnh vực kinh doanh mới hoàn thiện hơn...Điều đó buộc các nhà doanh nghiệp phải theo dõi thường xuyên, liên tục để có chiến lược thích ứng.

+ Chiến lược hướng về sản phẩm.

+ Chiến lược hướng về chức năng.

Doanh nghiệp phải thường xuyên quan tâm đến chính sách khoa học và công nghệ bằng cách đầu tư cho khoa học và công nghệ, cho nghiên cứu và triển khai, khuyến khích phát minh sáng chế, thực hiện chuyển giao công nghệ.

- Nhân tố văn hoá - xã hội: Trong các chiến lược trung và dài hạn, đây là những nhân tố thay đổi lớn nhất. Về biểu hiện, các nhân tố này hết sức phong phú :

+ Lối sống, sự du nhập lối sống mới, đặc biệt là theo mốt.

+ Thái độ, tập quán, thói quen tiêu dùng; sự xuất hiện và hoạt động của hiệp hội những người tiêu dùng.

+ Sự thay đổi của tháp tuổi, tỷ lệ kết hôn, sinh đẻ, vị trí vai trò của người phụ nữ tại nơi làm việc và trong gia đình.

+ Trình độ dân trí được nâng lên. Đây là một thách thức mới đối với các nhà sản xuất.

- Nhân tố tự nhiên: Nhân tố này ảnh hưởng nhiều mặt tới nguồn lực đầu vào cần thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và chúng có thể gây ảnh hưởng cho các hoạt động marketing trên thị trường.

+ Vị trí địa lý có ảnh hưởng đến hoạt động thương mại của doanh nghiệp, liên quan đến chi phí vận chuyển và khả năng cạnh tranh nhờ lợi thế về mức chi phí vận chuyển thấp.

+ Khí hậu, thời tiết có ảnh hưởng đến chu kỳ sản xuất và tiêu dùng trong khu vực, đến nhu cầu về các loại sản phẩm được tiêu dùng: các yêu cầu về sự phù hợp của sản phẩm về vấn đề dự trữ, bảo quản

+ Các vấn đề về cân bằng sinh thái ô nhiễm môi trường: liên quan đến những hiện tượng bất thường của khí hậu thời tiết, ảnh hưởng trực tiếp đến yêu cầu phát triển bền vững ảnh hưởng đến khả năng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp

- Nhân tố nhân khẩu học: Nhân tố nhân khẩu học là yếu tố được các nhà hoạt động marketing rất quan tâm vì thị trường là khách hàng, là do con người hợp thành. Tác động của yếu tố nhân khẩu học đến hoạt động marketing của doanh nghiệp được thể hiện thông qua rất nhiều các biến số khác nhau sau đây:

+ Dân số và tốc độ tăng dân số: Dân số tức là số người hiện hữu trên thị trường. Tiêu thức này ảnh hưởng đến dung lượng thị trường có thể đạt đến. Thông thường dân số càng lớn thì quy mô thị trường càng lớn, nhu cầu về sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm càng lớn, khối lượng tiêu thụ sản phẩm càng nhiều, do đó khả năng đảm bảo hiệu quả kinh doanh càng cao.

+ Tuổi thọ và cấu trúc độ tuổi: Sự thay đổi của yếu tố này dẫn đến tình trạng thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng theo độ tuổi. Từ đó tác động tới cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hoá. Tình hình đó buộc các quyết định marketing của doanh nghiệp phải thay đổi theo.

+ Cơ cấu, quy mô hộ gia đình: ảnh hưởng đến số lượng quy cách, sản phẩm cụ thể khi sản phẩm đó đáp ứng cho nhu cầu chung của cả gia đình. Đặc biệt có ý nghĩa khi phân tích trong mối liên hệ với thu nhập của người tiêu thụ.

+ Sự chuyển dịch dân cư và xu hướng vận động: Sự hình thành hay suy giảm mức độ tập trung dân cư ở một khu vực địa lý có ảnh hưởng lớn đến sự xuất hiện cơ hội mới hoặc suy tàn cơ hôi hiện tại của doanh nghiệp.

 Những yếu tố môi trường vi mô:

- Các yếu tố và lực lượng bên trong của doanh nghiệp: Các doanh nghiệp cần phân tích một cách chặt chẽ các yếu tố bên trong doanh nghiệp nhằm xác định rõ ưu và nhược điểm của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm và phát huy thế mạnh của doanh nghiệp để đạt được lợi nhuận tối đa. Nó bao gồm:

+ Tài chính - kế toán: Cần phân tích các yếu tố sau:

 Khả năng huy động vốn ngắn hạn và dài hạn

 Chi phối vốn so với toàn ngành và các đối thủ cạnh tranh

 Các vấn đề về thuế, tỷ lệ lãi suất

 Hệ thống kế toán hiệu quả và hiệu năng phục vụ cho việc lập kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính và lợi nhuận.

+ Sản xuất và nghiệp vụ kỹ thuật gồm có:

 Cơ cấu mặt hàng dịch vụ

 Khả năng mở rộng chu kỳ sống của sản phẩm chính

 Tỷ lệ lợi nhuận so với doanh thu sản phẩm

 Chiến lược giá và tính linh hoạt trong việc định giá

 Chi phí và khả năng công nghệ so với toàn ngành và các đối thủ cạnh tranh

 Nghiên cứu và phát triển công nghệ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật

+ Nhân sự và bộ máy quản lý bao gồm:

 Trình độ tay nghề và tư cách đạo đức của cán bộ công nhân viên

 Cơ cấu tổ chức và uy tín của doanh nghiệp

 Tổ chức hệ thống thông tin giao tiếp

- Những người cung ứng: Đó là những người cung cấp đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ một sự biến đổi nào từ phía người cung ứng, sớm hay muộn, trực tiếp hay gián tiếp đều gây ảnh hưởng tới hoạt động marketing của công ty. Các nhà hoạt động marketing phải quan tâm đến họ trên nhiều phương diện như: khả năng cung ứng về số lượng, chất lượng, giá cả, thời gian cung ứng, địa điểm cung ứng...Thậm chí còn phải quan tâm đến thái độ của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp mình và các đối thủ cạnh tranh. Nguồn lực khan hiếm, giá cả tăng có thể làm xấu đi cơ hội thị trường cho việc kinh doanh những hàng hoá dịch vụ nhất định hoặc tồi tệ hơn có thể buộc doanh nghiệp phải ngừng sản xuất.

- Các trung gian marketing: Đó là các tổ chức dịch vụ, các doanh nghiệp khác và các cá nhân giúp cho công ty tổ chức tốt việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ của mình tới người mua cuối cùng. Các trung gian marketing bao gồm:

+ Những trung gian thương mại: Là những đơn vị kinh doanh hỗ trợ công ty tìm kiếm hay trực tiếp bán sản phẩm cho khách hàng. Nó bao gồm các đại lý bán buôn, bán lẻ, đại lý phân phối độc quyền...

+ Các công ty chuyên tổ chức lưu thông hàng hoá: Giúp doanh nghiệp tạo ra lượng dự trữ sản phẩm của mình và vận chuyển chúng từ nơi sản xuất đến nơi cần.

+ Các tổ chức cung cấp dịch vụ marketing: Nghiên cứu thị trường, cung cấp các dịch vụ quảng cáo... giúp công ty sản xuất định hướng chính xác hơn và đưa hàng hoá của mình đến thị trường thích hợp.

+ Các tổ chức tài chính tín dụng trung gian: gồm các ngân hàng, các công ty tín dụng, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác hỗ trợ công ty đầu tư cho các thương vụ hay bảo hiểm chống rủi ro liên quan đến việc mua hay bán hàng.

- Khách hàng: Khách hàng đóng vai trò trung tâm trên thị trường, là đối tượng mà doanh nghiệp phục vụ và là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Nghiên cứu khách hàng tức là nghiên cứu nhu cầu của khách hàng. Bản thân nhu cầu lại không giống nhau giữa các nhóm khách hàng và thường xuyên biến đổi, sự biến đổi này lại ảnh hưởng đến các mục tiêu của chiến lược thị trường.

Vì vậy, doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi khách hàng và dự báo những biến đổi về nhu cầu của họ để xây dựng cho doanh nghiệp của mình một chiến lược thị trường thích hợp. Thông thường có 5 dạng thị trường khách hàng sau:

+ Thị trường người tiêu dùng - là những người và hộ dân mua hàng hoá và dịch vụ để sử dụng cho cá nhân.

+ Thị trường các nhà sản xuất - là các tổ chức mua hàng và dịch vụ để sử dụng trong quá trình sản xuất.

+ Thị trường nhà bán buôn trung gian - là tổ chức mua hàng và dịch vụ để sau đó bán lại kiếm lời.

+ Thị trường các cơ quan nhà nước - là những tổ chức Nhà nước mua hàng hoá và dịch vụ để sau đó sử dụng trong lĩnh vực dịch vụ công cộng hoặc chuyển giao hàng hoá và dịch vụ đó cho những người cần đến nó.

+ Thị trường quốc tế - là những người mua hàng ở ngoài nước bao gồm những người tiêu dùng, sản xuất bán trung gian và các cơ quan Nhà nước ở nước ngoài.

- Cạnh tranh trên thị trường: Nhân tố này ảnh hưởng thường xuyên đến quá trình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường. Khi xây dựng chiến lược thị trường doanh nghiệp phải phân tích xem đối thủ cạnh tranh trên thị trường đang sử dụng những biện pháp cạnh tranh gì để ra chiến lược phòng thủ thích hợp.

Tóm lại, trong hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp nào cũng chịu tác động của các yếu tố vi mô và vĩ mô trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp do tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh khác nhau nên mức độ tác động của các yếu tố đó cũng khác nhau. Việc phân tích kỹ lưỡng các yếu tố trên cho phép các doanh nghiệp nhận biết được các cơ hội sản xuất kinh doanh để xây dựng chiến lược marketing đúng đắn và thành công trên thị trường. Đồng thời cũng giúp cho doanh nghiệp nhận biết được những nguy cơ để giảm rủi ro trong sản xuất kinh doanh, có thể cạnh tranh tốt trên thị trường

1.3. Sự phát triển của lý thuyết quản trị

Trên phương diện khoa học xã hội và nhân văn mỗi một lý thuyết là một tập hợp những mối tương quan giữa những tư tưởng vừa giải thích, vừa tiên đoán các hiện tượng xã hội. Lý thuyết quản trị cũng thế, nó cũng là một hệ thống về những tư tưởng, quan niệm, đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị được thực hành trong thế giới hiện tại. Điều này cũng có nghĩa là lý thuyết quản trị cũng phải dựa vào thực tế và nó đã được nghiên cứu có hệ thống qua các thời đại, nhất là từ thế kỷ XIX. Kết quả là chúng ta có được một di sản đồ sộ và phong phú về quản trị mà các nhà quản trị ngày nay đang thừa hưởng. Chính vì thế mà việc nghiên cứu sự tiến triển của tư tưởng quản trị là cần thiết cho các nhà quản trị trong lý luận và thực hành, cho hiện tại và cho cả tương lai

1.3.1. Lý thuyết cổ điển về quản trị

Lý thuyết cổ điển về quản trị là thuật ngữ được dùng để chỉ những quan điểm về tổ chức và quản trị được đưa ra ở Châu âu và Hoa kỳ vào những năm cuối của thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX

Trong quá trình hình thành các lý thuyết cổ điển có công đóng góp của nhiều tác giả. Nhìn chung có thể đưa ra hai dòng lý thuyết quản trị cổ điển chính:

 Lý thuyết quản trị khoa học

Có rất nhiều tác giả về dòng lý thuyết này, có thể kể ra đây một số tác giả chính:

- Charles Babbage (1792 - 1871): ông là một nhà toán học Anh tìm cách tăng năng suất lao động. Cùng với Adam Smith ông chủ trương chuyên môn hoá lao động, dùng toán học để tính toán cách sử dụng nguyên vật liệu tối ưu. Ông cho rằng, các nhà quản trị phải nghiên cứu thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó ấn định tiêu chuẩn công việc, đưa ra việc thưởng cho những công nhân vượt tiêu chuẩn. Ông cũng là người đầu tiên đề nghị phương pháp chia lợi nhuận để duy trì quan hệ giữa công nhân và người quản lý.

- Frank & Lilian Gilbreth. Frank (1886 - 1924) và Lilian Gilbreth (1878 - 1972) là những người đầu tiên trong việc nghiên cứu thời gian - động tác và phát triển lý thuyết quản trị khác hẳn Taylor. Hai ông bà phát triển một hệ thống các thao tác để hoàn thành một công tác. Hai ông bà đưa ra một hệ thống xếp loại bao trùm các động tác như cách nắm đồ vật, cách di chuyển...Hệ thống các động tác khoa học nêu lên những tương quan giữa loại động tác và tần số với sự mệt ngọc trong lao động, xác định những động tác dư thừa làm phí phạm năng lực, loại bỏ những động tác dư thừa, chú tâm vào những động tác thích hợp làm giảm mệt mỏi và tăng năng suất lao động.

- Henry Gantt (1861 - 1919): ông vốn là một kỹ sư chuyên về hệ thống kiểm soát trong các nhà máy. Ông phát triển sơ đồ Gantt mô tả dòng công việc cần để hoàn thành một nhiệm vụ, vạch ra những giai đoạn của công việc theo kế hoạch, ghi cả thời gian hoạch định và thời gian thực sự. Ngày nay phương pháp Gantt là một công cụ quan trọng trong quản trị tác nghiệp. Gantt cũng đưa ra một hệ thống chỉ tiêu công việc và hệ thống khen thưởng cho công nhân và quản trị viên đạt và vượt chỉ tiêu.

Tuy nhiên, đại biểu ưu tú nhất của trường phái này là Fededric W. Taylor (1856 - 1915) được gọi là "cha đẻ" của phương pháp quản trị khoa học. Tên gọi của lý thuyết này xuất phát từ nhan đề trong tác phẩm của Taylor: "các nguyên tắc quản trị một cách khoa học" (Principles of scientific management) xuất bản lần đầu ở Mỹ vào năm 1911.

Trong thời gian làm nhiệm vụ của nhà quản trị ở các xí nghiệp, nhất là trong các xí nghiệp luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản lý cũ, theo ông các nhược điểm chính là:

+ Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân

+ Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có hệ thống tổ chức học việc

+ Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp. Công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc.

+ Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho người công nhân

+ Nhà quản trị làm việc bên cạnh người thợ, quên mất chức năng chính là lập kế hoạch và tổ chức công việc. Tính chuyên nghiệp của nhà quản trị không được thừa nhận

Sau đó ông nêu ra 4 nguyên tắc quản trị khoa học như sau:

+ Phương pháp khoa học cho những thành tố cơ bản trong công việc của công nhân thay cho phương pháp cũ dựa vào kinh nghiệm

+ Xác định chức năng hoạch định của nhà quản trị, thay vì để công nhân tự ý lựa chọn phương pháp làm việc riêng của họ

+ Lựa chọn và huấn luyện công nhân, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội, thay vì khích lệ những nỗ lực cá nhân riêng lẻ của họ

+ Phân chia công việc giữa nhà quản trị và công nhân để mỗi bên làm tốt nhất công việc của họ chứ không phải chỉ đổ lên đầu công nhân như trước kia

Công tác quản trị tương ứng là:

+ Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý nhất để thực hiện công việc

+ Dùng cách mô tả công việc để chọn lựa công nhân, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống huấn luyện chính thức

+ Trả lương theo nguyên tắc khuyến khích theo sản lượng, bảo đảm an toàn lao động bằng dụng cụ thích hợp.

+ Thăng tiến trong công việc, chú trọng lập kế hoạch và tổ chức hoạt động

Tóm lại: Trường phái quản tị khoa học có nhiều đóng góp có giá trị cho sự phát triển của tư tưởng quản trị, họ phát triển kỹ năng quản trị qua phân công và chuyên môn hoá quá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền. Họ là những người đầu tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, đầu tiên dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động. Họ cũng là những người nhấn mạnh việc giảm giá thành để tăng hiệu quả, dùng những phương pháp có hệ thống và hợp lý để giải quyết các vấn đề quản trị, cuối cùng cũng chính họ coi quản trị như là một đối tượng nghiên cứu khoa học. Tuy vậy, trường phái này cũng có những giới hạn nhất định. Trước hết trường phái này chỉ áp dụng tốt trong trường hợp môi trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường phức tạp nhiều thay đổi. Thứ đến, họ quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người mà đánh giá thấp nhu cầu xã hội và tự thể hiện của con người, do vậy vấn đề nhân bản ít được quan tâm. Cuối cùng trường phái này cố áp dụng những nguyên tắc quản trị phổ quát cho mọi hoàn cảnh mà không nhận thấy tính đặc thù của môi trường và họ cũng quá chú tâm đến vấn đề kỹ thuật

 Trường phái quản trị hành chính

Trong khi trường phái quản trị khoa học chú trọng đến hợp lý hoá và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường phái quản trị tổng quát (hay hành chính) lại phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển.

Đây là tên gọi để chỉ các ý kiến về cách thức quản trị doanh nghiệp do Henry Fayol ở Pháp và Max Weber ở Đức nêu lên, cũng cùng với thời kỳ Taylor ở Mỹ.

- Max Weber (1864 - 1920): Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy là phương thức hợp lý tổ chức một công ty phức tạp. Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, các mục têu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ty trật tự. Cơ sở tư tưởng của Weber là ý niệm thẩm quyền hợp pháp và hợp lý. Ngày nay thuật ngữ "quan liêu" gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber. Thực chất những đặc tính về chủ nghĩa quan liêu của Weber là:

+ Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và được hợp pháp hoá như nhiệm vụ chính thức.

+ Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mồi chức vụ nằm dưới một chức vụ khác cao hơn.

+ Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm.

+ Các hành vi hành chính và các quyết định phải thành văn bản.

+ Quản trị phải tách rời sở hữu

Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục. Luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người.

Theo Maz Weber thì quyền hành căn cứ trên chức vụ. Ngược lại chức vụ tạo ra quyền hành. Vì vậy, việc xây dựng một hệ thống chức vụ và quyền hành phải căn cứ vào những nguyên tắc sau:

+ Mọi hoạt động của tổ chức đều phải chuyển vào văn bản quy định

+ Chỉ những người có chức vụ mới có quyền quyết định

+ Chỉ có những người có năng lực mới được giao chức vụ

+ Mọi quyết định trong tổ chức phải mang tính khách quan

- Henry Fayol (1841 - 1925): Là một nhà quản trị hành chính người Pháp. Với tác phẩm "Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát (administration industrielle et generall) (1916)". Khác hẳn với Taylor, cho rằng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc, và không được kích thích kinh tế đầy đủ, Fayol cho rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản trị. Việc sắp xếp tổ chức đó được Fayol gọi là việc quản trị tổng quát và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác trong cơ sở sản xuất kinh doanh: (1) sản xuất, (2) tiếp thị hay Marketing, (3) tài chính, (4) quản lý tài sản và con người và (5) kế toán - thống kê.

Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp Fayol đã đề nghị các nhà quản trị nên theo 14 nguyên tắc quản trị :

+ Phải phân công lao động.

+ Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.

+ Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.

+ Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.

+ Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy.

+ Quyền lợi chung phải luôn luôn đặt lên quyền lợi riêng

+ Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc

+ Quyền quyết định trong doanh nghiệp phải tập trung về một mối.

+ Doanh nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân.

+ Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự

+ Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bằng.

+ Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định

+ Tôn trọng sáng kiến của mọi người

+ Doanh nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể.

Tóm lại: Trường phái hành chính chủ trương cho rằng, năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý. Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng này vẫn còn được áp dụng đến ngày nay. Các hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự uỷ quyền... đang ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản trị hành chính.

Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế. Vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tắc đó.

1.3.2. Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị

Lý thuyết tâm lý xã hội trong quản trị, còn gọi là lý thuyết hành vi, là những quan điểm quản trị nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc. Lý thuyết này cho rằng hiệu quả của quản trị do năng suất lao động quyết định, nhưng năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người.

Lý thuyết này bắt đầu xuất hiện ở Mỹ trong thập niên 30, được phát triển mạnh bởi các nhà tâm lý học trong thập niên 60, và hiện nay vẫn còn được nghiên cứu tại nhiều nước phát triển nhằm tìm ra những hiểu biết đầy đủ về tâm hồn phức tạp của con người, một yếu tố quan trọng để quản trị .

Trường phái này có các tác giả sau:

- Robert owen (1771 - 1858): Là kỹ nghệ gia người Anh, là người đầu tiên nói đến nhân lực trong tổ chức. Ông chỉ trích các nhà công nghiệp bỏ tiền ra phát triển máy móc nhưng lại không cải tiến số phận của những "máy móc người"

- Hugo Munsterberg (1863 - 1916): Nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường tổ chức, ông được coi là cha đẻ của ngành tâm lý học công nghiệp. Trong tác phẩm nhan đề "Tâm lý học và hiệu quả trong công nghiệp" xuất bản năm 1913, ông nhấn mạnh là phải nghiên cứu một cách khoa học tác phong của con người để tìm ra những mẫu mực chung và giải thích những sự khác biệt. Ông cho rằng năng suất lao động sẽ cao hơn nếu công việc giao phó cho họ được nghiên cứu phân tích chu đáo, và hợp với những kỹ năng cũng như tâm lý của họ.

- Mary Parker Follett (1863 - 1933): Là nhà nghiên cứu quản trị ngay từ những năm 20 của thế kỷ XX đã chú ý đến tâm lý trong quản trị, bà có nhiều đóng góp có giá trị về nhóm lao động và quan hệ xã hội trong quản trị.

- - Abraham Maslow (1908 - 1970): Là nhà tâm lý học đã xây dựng một lý thuyết về nhu cầu của con người gồm 5 bậc được xếp từ thấp đến cao theo thứ tự: (1) nhu cầu vật chất, (2) nhu cầu an toàn, (3) nhu cầu xã hội, (4) nhu cầu được tôn trọng và (5) nhu cầu tự hoàn thiện.

- - Donghlas Mc Gregor (1906 - 1964): Mc Gregor cho rằng các nhà quản trị trước đây đã tiến hành các cách thức quản trị trên những giả thuyết sai lầm về tác phong và hành vi của con người. Những giả thuyết đó cho rằng phần đông mọi người đều không thích làm việc, thích được chỉ huy hơn là tự chịu trách nhiệm, và hầu hết mọi người làm việc vì lợi ích vật chất, và như vậy các nhà quản trị đã xây dựng những bộ máy tổ chức với quyền hành tập trung đặt ra nhiều quy tắc thủ tục, đồng thời với một hệ thống kiểm tra giám sát chặt chẽ. Gregor gọi những giả thuyết đó là X, và đề nghị một loạt giả thuyết khác mà ông gọi là Y. Thuyết Y cho rằng con người sẽ thích thú với công việc nếu có được những thuận lợi và họ có thể đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Mc Gregor cho rằng thay vì nhấn mạnh đến cơ chế kiểm tra thì nhà quản trị nên quan tâm nhiều hơn đến sự phối hợp hoạt động

- Từ những kết quả nghiên cứu tại nhà máy Hawthorne do Elton Mayo (1880 - 1949) Giáo sư của đại học kinh doanh Havard nổi tiếng ở Mỹ thực hiện và trải qua nhiều kết quả nghiên cứu thực nghiệm khác của các nhà tâm lý công nghiệp, người ta đã cho rằng sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý của con người như muốn được người khác quan tâm, muốn được người khác kính trọng, muốn có vai trò quan trọng trong sự nghiệp chung, muốn làm việc trong bầu không khí thân thiện giữa các đồng sự... có ảnh hưởng lớn đến năng suất và thành quả lao động của con người

- Quan điểm cơ bản của lý thuyết này cũng giống như quan điểm của lý thuyết quản trị khoa học. Họ cho rằng sự quản trị hữu hiệu tuỳ thuộc vào năng suất lao động của con người làm việc trong tập thể. Tuy nhiên, khác với ý kiến của lý thuyết quản trị khoa học, lý thuyết tâm lý xã hội cho rằng, yếu tố tinh thần có ảnh hưởng mạnh đối với năng suất của lao động

- Từ nhận thức đó, các nhà lý thuyết tâm lý quản trị cho rằng các nhà quản trị nên thay đổi quan niệm về công nhân. Họ không phải là những con người thụ động, thích được chỉ huy, thích được giao việc cụ thể. Trái lại, họ sẽ làm việc tốt hơn, năng suất cao hơn, phát huy sáng kiến nhiều hơn, nếu được đối xử như những con người trưởng thành, được tự chủ trong công việc. Ngoài ra, nhà quản trị phải cải thiện mối quan hệ con người trong tổ chức, từ mối quan hệ giữa thủ trưởng với nhân viên, đến mối quan hệ giữa các đồng sự ngang hàng, vì con người sẽ làm việc tốt hơn trong một môi trường quan hệ thân thiện

- Tóm lại: Tư tưởng chính của nhóm tâm lý xã hội là:

- + Doanh nghiệp là một hệ thống xã hội

- + Khi động viên không chỉ bằng yếu tố vật chất mà còn phải quan tâm đến những nhu cầu xã hội

- + Tập thể ảnh hưởng trên tác phong cá nhân (tinh thần, thái độ, kết quả lao động...)

- + Lãnh đạo không chỉ là quyền hành do tổ chức mà còn do các yếu tố tâm lý xã hội của tổ chức chi phối

- + Các nhóm và các tổ chức phi chính thức trong xí nghiệp có tác dụng nhiều đến tinh thần, thái độ và kết quả lao động

- + Sự thoả mãn về tinh thần có mối liên quan chặt chẽ đến năng suất và kết quả lao động

- + Công nhân có nhiều nhu cầu về tâm lý xã hội

- + Tài năng quản trị đòi hỏi nhà quản trị phải có chuyên môn kỹ thuật và cả các đặc điểm về quan hệ tốt với con người

- Tuy vậy, lý thuyết này cũng còn những hạn chế nhất định:

- + Quá chú ý đến yếu tố xã hội - khái niệm "con người xã hội" chỉ có thể bổ sung cho khái niệm "con người kinh tế" chứ không thể thay thế

- + Lý thuyết này coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín mà không quan tâm đến yếu tố ngoại lai

- + Không phải lúc nào những "con người thoả mãn" đều là những lao động có năng suất cao

1.3.3. Lý thuyết định lượng trong quản trị

Thế chiến II đã đặt ra nhiều vấn đề mới cho việc quản trị. Nước Anh đã thành lập đội nghiên cứu hành quân (Operation research team) bao gồm các nhà khoa học để tìm cách chống lại sự tấn công của Đức

Kết thúc chiến tranh thế giới II và từ thập niên 50, các kỹ thuật định lượng được các nhà công nghiệp Mỹ quan tâm và áp dụng vào nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính chính xác của các quyết định quản trị. Kết quả từ những cố gắng này của họ đã làm nảy sinh một lý thuyết nữa về quản trị ra đời. Lý thuyết quản trị mới này được gọi bằng nhiều tên khác nhau như: lý thuyết hệ thống (system theory), lý thuyết định lượng về quản trị (quantitative management), lý thuyết khoa học quản trị (management science). Tất cả tên gọi này chẳng qua nhằm để biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản trị mới này được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng "quản trị là quyết định" và muốn việc quản trị có hiệu quả, các quyết định phải đúng đắn)

Do sự bùng nổ về thông tin và cuộc cách mạng về thông tin, xã hội loài người có những bước chuyển biến mang tính cách mạng mạnh mẽ trên bình diện của từng nước và toàn cầu, kéo theo đó là những thay đổi có tính cách mạng trong việc áp dụng những kỹ thuật công nghệ cao vào các quá trình lao động. Cùng với những trào lưu này, trường phái quản trị định lượng với cơ sở là lý thuyết quyết định, đã áp dụng có hiệu quả thống kê và sự phát triển của mô hình toán kinh tế với sự trợ giúp của máy tính điện tử vào quá trình ra quyết định. Trường phái này dựa trên sự suy đoán là tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng các mô hình toán, và nó có các đặc tính sau:

- Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong khi giải quyết các vấn đề quản trị

- áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để giải quyết các vấn đề

- Sử dụng các mô hình toán học

- Định lượng hoá các yếu tố có liên quan và áp dụng các phép tính toán học và xác suất thống kê

- Chú ý các yếu tố kinh tế kỹ thuật trong quản trị hơn là các yếu tố tâm lý xã hội

- Sử dụng máy tính điện tử làm công cụ

- Tìm kiếm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín

Theo lý thuyết định lượng, hệ thống được các tác giả định nghĩa như sau:

+ Berthalanfly: Hệ thống là phối hợp những yếu tố luôn luôn tác động lại với nhau

+ Miller: Hệ thống là tập hợp các yếu tố cùng với những mối quan hệ tương tác

Tổng hợp những khái niệm trên, chúng ta có thể thấy hệ thống là phức tạp của các yếu tố:

+ Tạo thành một tổng thể

+ Có mối quan hệ tương tác

+ Tác động lẫn nhau để đạt mục tiêu

Doanh nghiệp là một hệ thống. Đó là một hệ thống mở có liên hệ với môi trường (với khách hàng, với nhà cung cấp, với các đối thủ cạnh tranh...). Nó có một mục tiêu đặc thù: tạo ra lợi nhuận. Hệ thống doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ có mối quan hệ tương tác với nhau như: phân hệ công nghệ, phân hệ nhân sự, phân hệ tài chính, phân hệ tổ chức, phân hệ quản trị, phân hệ kiểm tra...

Như vậy, lý thuyết quản trị định lượng có các đặc trưng cơ bản sau:

- Trọng tâm chủ yếu là để phục vụ cho việc ra các quyết định. Giải pháp được tìm thấy nhờ các kỹ thuật phân tích định lượng chỉ rõ cách thức mà các nhà quản trị có thể tiến hành

- Sự lựa chọn dựa trên tiêu chuẩn kinh tế. Biện pháp hành động được lựa chọn dựa vào những tiêu thức có thể đo lường được như chi phí, doanh thu, tỷ lệ hoàn vốn đầu tư và những tác động của thuế

- Sử dụng các mô hình toán học để tìm giải pháp tối ưu. Các tình huống được giả định và các vấn đề được phân tích theo các mô hình toán học

- Máy điện toán giữ vai trò rất quan trọng. Máy điện toán được dùng để giải quyết những "bài toán vấn đề" phức tạp mà nếu tính toán bằng tay sẽ tốn rất nhiều chi phí và thời gian

Tóm lại: Trường phái định lượng trong quản trị có các ưu điểm và hạn chế cơ bản sau:

- ưu điểm:

+ Định lượng là sự nối dài của trường phái cổ điển (quản trị một cách khoa học)

+ Trường phái định lượng thâm nhập hầu hết trong mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Ngày nay khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin rất quan trọng cho các nhà quản trị các tổ chức lớn và hiện đại. Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất lớn trong việc nâng cao trình độ hoạch định và kiểm tra hoạt động

- Hạn chế:

+ Không hề chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản trị

+ Các khái niệm và kỹ thuật quản trị của lý thuyết này khó hiểu cần phải có những chuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến lý thuyết này còn rất hạn chế.

1.3.4. Lý thuyết quản trị hiện đại

Đây là sự kế thừa các tư tưởng quản trị truyền thống nhằm đáp ứng những thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh và mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thương trường

Nội dung: Các lý thuyết này đề cao tính linh hoạt của tổ chức, tận dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, thúc đẩy tính độc lập sáng tạo của nhân viên, tích cực uỷ quyền và tăng cường truyền thông trong tổ chức, giảm đến mức tối đa sự lệ thuộc vào quy chế, nguyên tắc và chuẩn mực cứng nhắc, giảm thiểu các cấp quản trị trung gian nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, phát triển những quan niệm, ý tưởng về sản phẩm

Về phương pháp cụ thể, lý thuyết quản trị hiện đại bao gồm một số phương pháp quản trị chủ yếu sau:

- Phương pháp quản trị theo quá trình: Dưới sức ép của cạnh tranh, đầu thập niên 1990 nhiều doanh nghiệp Hoa kỳ đã tiến hành cải tổ các hoạt động kinh doanh dựa trên quan điểm coi sự thoả mãn nhu cầu riêng của từng khách hàng là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp. Do đó, cơ cấu tổ chức, nhân sự ra quyết định của doanh nghiệp v.v... được tái cấu trúc cho phù hợp với mục tiêu thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ các hoạt động này được liên kết và thống nhất thành một "quá trình", bao gồm toàn bộ các hoạt động từ hình thành ý tưởng, tổ chức thực hiện, lựa chọn nhân sự... và hiệu quả được đo bằng mức độ thoả mãn nhu cầu của khách hàng.

Lý thuyết "quản trị theo quá trình" là phương thức điều hành các hoạt động kinh doanh ngược lại so với lý thuyết quản trị theo khoa học của Taylor và các cộng sự của ông. Thay vì lấy công nghệ làm trọng tâm và tiến hành phân nhỏ quá trình sản xuất, chế tạo thành những thao tác đơn giản, nhằm cho phép người công nhân nhanh chóng nắm vững kỹ năng và dễ dàng thực hiện công việc của họ như các nhà quản trị khoa học đã làm. Các nhà "quản trị theo quá trình" đã lấy khách hàng làm trọng tâm và tiến hành liên kết, thống nhất từng thao tác, từng hoạt động riêng lẻ thành những hoạt động chung nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu riêng của từng khách hàng cụ thể. Bởi vậy, các doanh nghiệp đã được tổ chức và đang hoạt động theo cơ cấu tổ chức cũ cần phải được "tái lập" theo cơ cấu mới.

Cơ cấu tổ chức theo "quá trình" được hình thành dựa trên từng quá trình cụ thể , nhằm đáp ứng yêu cầu của từng khách hàng. Do đó, hình thành những đội công tác chức năng chéo, có tính linh hoạt rất cao và sau khi hoàn thành nhiệm vụ của nó, những đội này sẽ tự điều chỉnh hoặc giải thể. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phát triển theo chiều ngang, các cấp quản trị trung gian được giảm đến mức tối đa và nhân viên phải được trang bị những kiến thức tổng hợp, có khả năng đưa ra những quyết định độc lập

- Phương pháp quản trị theo tình huống: Vào giữa những năm 1960, nhiều nhà lý thuyết và nhà quản trị đã không thành công khi cố gắng áp dụng những quan điểm quản trị cổ điển và hệ thống. Do đó, một số người cho rằng trong mỗi tình huống quản trị cụ thể phải có sự lựa chọn phương pháp quản trị phù hợp. Từ đó xuất hiện lý thuyết quản trị theo tình huống

Các nhà quản trị và lý thuyết thuộc trường phái này cho rằng trong những tình huống khác nhau thì phải áp dụng những phương pháp quản trị khác nhau và các lý thuyết quản trị được áp dụng riêng rẽ hay kết hợp với nhau tuỳ theo từng vấn đề cần giải quyết. Do đó, các nhà quản trị phải dự kiến và hiểu rõ thực trạng của vấn đề cần giải quyết trước khi ra quyết định.

Cơ sở lý luận của phương pháp này dựa trên quan niệm cho rằng tính hiệu quả của từng phong cách, kỹ năng hay nguyên tắc quản trị sẽ thay đổi tuỳ theo từng trường hợp. Các nhà quản trị theo quan điểm này căn cứ vào từng tình huống cụ thể để lựa chọn và sử dụng những nguyên tắc quản trị thuộc các trường phái cổ điển, trường phái hành vi hay quản trị hệ thống mà họ cho là hữu hiệu nhất với tình huống cần giải quyết. Việc lựa chọn cách quản trị nào tuỳ thuộc vào những yếu tố cơ bản sau:

+ Công nghệ: Đây là phương pháp dùng để biến các yếu tố đầu vào của tổ chức thành các yếu tố đầu ra. Công nghệ bao gồm tri thức, thiết bị, kỹ thuật và những hoạt động thích hợp để biến nguyên liệu thô thành dịch vụ hay sản phẩm hoàn thành. Công nghệ có nhiều mức độ từ đơn giản đến phức tạp. Công nghệ đơn giản liên quan đến những nguyên tắc ra quyết định hàng ngày nhằm hỗ trợ cho người công nhân trong suốt quá trình sản xuất. Còn những công nghệ tinh vi đòi hỏi người công nhân phải đưa ra hàng loạt quyết định, đôi khi trong tình trạng không có đủ các thông tin cần thiết

+ Môi trường bên ngoài: Các yếu tố môi trường bên ngoài có những tác động rất mạnh mẽ đối với tổ chức và sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào mức độ phù hợp đối với môi trường của các quyết định quản trị. Chẳng hạn nếu ban lãnh đạo một doanh nghiệp quyết định đầu tư xây dựng nhà máy vào một khu vực thường xảy ra bạo động, lạm phát ở mức cao, không có chính sách hỗ trợ từ chính phủ thì mức độ rủi ro của dự án rất cao

+ Nhân sự: theo quan điểm quản trị tình huống, nhà quản trị cần căn cứ vào tình hình nhân sự của tổ chức để lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp. Biến số nhân sự thể hiện ở trình độ nhận thức của công nhân, những giá trị chung về văn hoá, lối sống và cách thức phản ứng của họ trước mỗi quyết định quản trị

Quan điểm quản trị theo tình huống tỏ ra rất hữu hiệu bởi nó dựa trên phương pháp tiếp cận tuỳ theo tình trạng thực tế của tổ chức hoặc cá nhân mà lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để ra các quyết định quản trị

Nhiều người cho rằng trường phái quản trị này không có gì mới bởi nó chỉ đơn thuần sử dụng một cách thích hợp các kỹ năng quản trị của các trường phái quản trị khác. Tuy nhiên, quan điểm quản trị theo tình huống hết sức linh hoạt về nguyên tắc, nó luôn tuân thủ tính hiệu quả, phù hợp với các nguyên lý và công cụ quản trị với từng tình huống, sau khi đã tìm hiểu, điều tra kỹ lưỡng.

- Trường phái quản trị Nhật bản:

+ Lý thuyết Z: Lý thuyết này được giáo sư Wiliam Ouchi, một người Mỹ gốc Nhật ở Trường đại học California đưa ra thông qua việc xuất bản cuốn sách thuyết Z - một cuốn sách được xếp vào loại bán chạy nhất tại Mỹ

Ouchi đặt vấn đề người Mỹ có thể học tập người Nhật về quản lý, trước hết là chế độ làm việc suốt đời cho một công ty lớn. Bởi vì Ouchi cho rằng, xí nghiệp Nhật bản thường gắn bó với chế độ làm việc suốt đời, xí nghiệp sẽ làm việc hết sức mình để phát triển lòng trung thành của nhân viên bằng cách đối xử với họ một cách công bằng và nhân đạo. Thêm nữa là chính sách nhân sự đề bạt chậm, song lại chú trọng phát triển các mối quan hệ không chính thức "thân tình, tế nhị và phức tạp của đồng nghiệp". Một ưu điểm nữa trong thực tiễn quản lý Nhật bản là không chuyên môn hoá lao động quá mức; trái lại họ đã luân chuyển nhân viên qua những bộ phận khác nhau của công việc để họ có thể phát triển toàn diện

Ouchi còn đi vào tìm hiểu cơ chế quản lý của một xí nghiệp Nhật bản. Ông đặc biệt chú ý đến tinh thần và giá trị tập thể của phương pháp quản lý Nhật bản. Nó hoàn toàn xa lạ với các giá trị của chủ nghĩa cá nhân ở phương tây. So sánh doanh nghiệp Nhật bản với doanh nghiệp phương tây, ông tìm ra sự tương phản giữa chúng như sau:

Doanh nghiệp Nhật bản Doanh nghiệp phương tây

- Việc làm suốt đời

- Đánh giá đề bạt chậm

- Nghề nghiệp không chuyên môn hoá

- Cơ chế kiểm tra mặc nhiên

- Quyết định tập thể

- Trách nhiệm tập thể

- Quyền lợi toàn cục - Việc làm giới hạn trong thời gian

- Đánh giá và đề bạt nhanh

- Nghề nghiệp chuyên môn hoá

- Cơ chế kiểm tra hiển nhiên

- Quyết định cá nhân

- Trách nhiệm cá nhân

- Quyền lợi có giới hạn

+ Thuyết Kaizen: Thuyết này được đưa ra bởi Masaakiimai. Kaizen theo tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến, cải thiện không ngừng liên quan đến mọi người, nhà quản lý lẫn công nhân. ở Nhật thay đổi là một lối sống. Mọi người coi thay đổi như là lẽ thường tình. "sự thần kỳ về kinh tế" hậu chiến của Nhật là do các giới kinh doanh đã nghiên cứu những nhân tố như cuộc vận động về năng suất, kiểm tra chất lượng toàn diện (TQC), hoạt động của các nhóm nhỏ, tự động hoá, người máy công nghiệp và quan hệ lao động. Thông diệp của Kaizen là không ngày nào không có một cải tiến nào ở một bộ phận nào đó trong công ty. Niềm tin phải cải tiến không ngừng đã thấm sâu vào trong óc của người Nhật, ngạn ngữ cổ của Nhật đã có câu: "nếu một người vắng mặt ba ngày, bạn anh ta phải nhìn kỹ xem anh ta có những thay đổi gì". Kaizen chú trọng đến quá trình cải tiến liên tục, tập trung vào ba yếu tố chủ yếu của nhân sự là: giới quản lý, tập thể và cá nhân. Đặc điểm của Kaizen trong quản lý bao hàm khái niệm sản xuất vừa đúng lúc (JIT: just - in - time) và công ty luôn ghi nhận các ý kiến đóng góp của công nhân, khuyến khích công nhân khám phá và báo cáo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để giới quản lý kịp thời giải quyết. Giới quản lý ở Nhật luôn cố gắng làm cho công nhân tham gia vào Kaizen thông qua việc đóng góp ý kiến của họ. Do đó, hệ thống kiến nghị là một phần không thể tách rời của cơ chế quản lý và số ý kiến đóng góp của công nhân được coi như một tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá công việc của người giám sát công nhân làm việc. Về phần mình, người quản lý giúp đỡ các giám sát viên để họ có thể khuyến khích công nhân đóng góp nhiều ý kiến và họ bao giờ cũng nghiêm chỉnh xem xét các ý kiến đóng góp. Thường thì những ý kiến đóng góp được dán ở trên tường nơi làm việc để khuyến khích tinh thần thi đua trong công nhân, hơn nữa vì những tiêu chuẩn mới được ấn định lại chính là theo ý kiến của công nhân nên người công nhân cảm thấy hãnh diện và sẵn sàng làm tốt công việc theo tiêu chuẩn mới đó. Kaizen hướng về những nỗ lực của con người. Thật vậy, khi quan sát người công nhân làm việc, giới quản lý ở Nhật chú trọng tới cách người đó làm việc.

1.4. Đối tượng, nội dung và phương pháp nghiên cứu quản trị học

1.4.1. Đối tượng nghiên cứu

Là một khoa học, quản trị học có đối tượng nghiên cứu là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của các tổ chức. Những quan hệ này có thể là quan hệ giữa tổ chức với môi trường như khách hàng, những nhà cung cấp, các nhà phân phối, các đối thủ cạnh tranh, các tổ chức liên doanh liên kết, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức khác, hay mối quan hệ giữa các cá nhân và tập thể lao động trong tổ chức v.v.

Quản trị học nghiên cứu các mối quan hệ con người nhằm tìm ra những quy luật và cơ chế vận dụng những quy luật đó trong quá trình tác động lên con người, thông qua đó mà tác động lên các yếu tố vật chất và phi vật chất khác như vốn, vật tư, năng lượng, trang thiết bị, công nghệ và thông tin một cách có hiệu quả. Quản trị học sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu sâu các môn học về quản trị tổ chức theo lĩnh vực hoặc theo ngành chuyên môn hoá: quản trị marketing, quản trị R&D, quản trị sản xuất, quản trị nhân lực, quản trị tài chính ... hoặc quản trị các doanh nghiệp, quản trị các tổ chức xã hội v.v.

1.4.2. Quản trị học là một khoa học liên ngành

Là khoa học liên ngành vì nó sử dụng tri thức của nhiều khoa học khác nhau như kinh tế học, chính trị học, tâm lý học, xã hội học, luật học, toán học, tin học... Xuất phát điểm của khoa học liên ngành này là tính tổng hợp trong lao động của các nhà quản trị tổ chức.

1.4.3. Phương pháp nghiên cứu của quản trị học

Ngoài các phương pháp chung sử dụng cho nhiều ngành khoa học như phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp toán, thống kê, tâm lý và xã hội học..., quản trị học lấy phương pháp phân tích hệ thống làm phương pháp nghiên cứu chủ yếu của mình.

Để nghiên cứu, quản trị được phân thành các chức năng quản trị. Hai tiêu chí cơ bản để hình thành các chức năng quản trị là quá trình quản trị và các lĩnh vực của hoạt động quản trị.

1.4.4 Nội dung của môn quản trị học

Môn quản trị học chứa đựng những nội dung cơ bản sau đây:

1.4.4.1 Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản trị

Quản trị mang tính khoa học, vì chỉ có nắm vững và tuân thủ đòi hỏi của các quy luật khách quan xảy ra trong quá trình hoạt động của các tổ chức mới đảm bảo cho việc quản trị đạt được kết quả mong muốn. Toàn bộ nội dung của việc nhận thức và vận dụng quy luật được nêu trong phần cơ sở lý luận và phương pháp luận của quản trị học, bao gồm tổ chức và quản trị tổ chức, lý thuyết hệ thống trong quản trị, các tư tưởng quản trị cơ bản, vận dụng quy luật trong quản trị, các nguyên tắc quản trị và quản trị trong thế kỷ XXI.

1.4.4.2 Quá trình ra quyết định quản trị và đảm bảo thông tin cho các quyết định

Quản trị chính là quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định. Nguyên liệu để ra quyết định là thông tin quản lý có được thông qua quá trình thu thập dữ liệu, chọn lọc dữ liệu, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, cung cấp thông tin cho những người ra quyết định.

1.4.4.3. Các chức năng quản trị

Đây chính là những nội dung cốt lõi của giáo trình, trả lời câu hỏi làm quản trị cụ thể là làm gì? Những chức năng quản trị sẽ thể hiện công nghệ của hoạt động quản trị.

Trong giáo trình này, các chức năng quản trị sẽ được nghiên cứu theo cách tiếp cận phổ biến nhất, đó là theo quá trình quản trị với bốn chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

1.4.4.4. Đổi mới các hoạt động quản trị tổ chức

Quá trình hoạt động của các tổ chức trong điều kiện biến đổi phức tạp, nhanh chóng, với những xu thế không thể đảo ngược của môi trường luôn đặt ra những thách thức lớn lao đối với các nhà quản trị. Hoàn thiện, đổi mới không ngừng hoạt động quản trị là cứu cánh đảm bảo sự tồn tại và phát triển không ngừng của các tổ chức. Phân tích kinh tế, quản trị rủi ro, đổi mới các phương pháp và công cụ quản trị, hướng tới chất lượng và hiệu quả là những yếu tố được quan tâm trong tất cả các nội dung của quản trị.

Tóm tắt lý thuyết

Trong chương này, chúng ta đã nghiên cứu các vấn đề rất khái quát về quản trị. Những vấn đề nghiên cứu chủ yếu đã được thống nhất đó là:

- Xét về mặt tổ chức và kỹ thuật của hoạt động quản trị thì quản trị chính là sự kết hợp mọi nỗ lực của con người trong một tổ chức nào đó để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi người một cách khôn khéo và hiệu quả nhất

- Quản trị ra đời đã tạo ra hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với lao động của từng cá nhân độc lập. Thực chất của quản trị là quản trị con người, thông qua quản trị để sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và ngày càng phát triển, đáp ứng được những mong muốn và nguyện vọng của tập thể người lao động trong tổ chức đó.

- Quản trị có thể diễn ra trên nhiều lĩnh vực và hoạt động nhưng tựu chung lại thì đó là quản trị về tài sản, về thời gian lao động và quản trị các mối quan hệ của con người trong lao động

- Các nhà quản trị ở trong các tổ chức nhưng không phải ai trong tổ chức đều là nhà quản trị. Hoạt động quản trị liên quan đến sự phối hợp, định hướng, lựa chọn, quyết định... để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Chính vì vậy, các thành viên trong tổ chức thường được chia làm hai loại theo đặc thù công việc đó là: người thừa hành và nhà quản trị

- Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức mà một tổ chức có thể có nhiều hay ít nhà quản trị. Các nhà quản trị thường được chia làm ba cấp chủ yếu là: Cấp quản trị viên cao cấp, cấp quản trị viên thừa hành, cấp quản trị viên thực hiện.

- Mặc dù có nhiều quan niệm khác nhau về văn hoá nhưng giữa những quan niệm ấy đều có điểm chung ở chỗ coi văn hoá là nguồn lực nội sinh của con người, là kiểu sống và bảng giá trị của các tổ chức, cộng đồng người, trung tâm là các giá trị chân - thiện - mỹ.

Văn hoá là cái thuộc tính bản chất của con người, chỉ có ở loài người và do con người sinh ra. Do đó, văn hoá giữ vai trò quan trọng, không thể thiếu được đối với đời sống của con người, là nhân tố quyết định tới sự hình thành và hoàn thiện nhân cách của các cá nhân. Không chỉ vậy, văn hoá còn là mục tiêu, là động lực, là linh hồn và hệ điều tiết đối với sự phát triển của kinh tế xã hội.

- Môi trường quản trị là tổng hợp các yếu tố và điều kiện khách quan, chủ quan có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức, nó bao gồm yếu tố môi trường vĩ mô, yếu tố vi mô bên ngoài tổ chức, yếu tố vi mô bên trong tổ chức

- Trong lịch sử đã có nhiều lý thuyết quản trị khác nhau, trên phương diện khoa học xã hội và nhân văn mỗi một lý thuyết là một tập hợp những mối tương quan giữa những tư tưởng vừa giải thích, vừa tiên đoán các hiện tượng xã hội. Lý thuyết quản trị cũng thế, nó cũng là một hệ thống về những tư tưởng, quan niệm, đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị được thực hành trong thế giới hiện tại. Điều này cũng có nghĩa là lý thuyết quản trị cũng phải dựa vào thực tế và nó đã được nghiên cứu có hệ thống qua các thời đại, nhất là từ thế kỷ XIX. Kết quả là chúng ta có được một di sản đồ sộ và phong phú về quản trị mà các nhà quản trị ngày nay đang thừa hưởng. Chính vì thế mà việc nghiên cứu sự tiến triển của tư tưởng quản trị là cần thiết cho các nhà quản trị trong lý luận và thực hành, cho hiện tại và cho cả tương lai.

Câu hỏi ôn tập và bài tập thảo luận

1. Vì sao mọi hoạt động đều cần có sự quản trị? Mục đích của quản trị là gì?

2. Quản trị dựa trên cơ sở nào? Mối quan hệ giữa kinh nghiệm, khoa học, nghệ thuật quản trị

3. Quản trị kinh doanh là gì? Có các đặc điểm gì ?

4. Vì sao thực chất của quản trị là quản trị con người? Trong quản trị kinh doanh, quản trị tác động vào các nhân tố nào?

5. Nêu thực chất bản chất của quản trị? Hiểu thực chất và bản chất của quản trị có ý nghĩa gì?

6. Vì sao quản trị mang tính khoa học, tính nghệ thuật và là một nghề? ý nghĩa của việc hiểu những khái niệm này.

7. Quản trị một trường đại học và quản trị một doanh nghiệp giống và khác nhau như thế nào?

8. ông V sau một đợt đi học ở nước ngoài về quản lý rất tâm đắc một điều là nếu làm một việc gì đấy mà không có kiến thức và hiểu biết kỹ lưỡng sẽ không thể làm tốt được. Từ bài học đó, ông V đưa ra một quyết định chiến lược là mở rộng học tập bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ quản trị của công ty. Ông mời nhiều chuyên gia trong và ngoài nước tiến hành bồi dưỡng kiến thức cho các cán bộ dưới quyền. Kết quả là tình hình công ty nhích lên được đôi chút nhưng sau đó vài tháng lại dậm chân tại chỗ.

Hỏi :

1. Theo anh chị, ông V ra quyết định bồi dưỡng kiến thức quản trị cho nhân viên dưới quyền là đúng hay sai? Vì sao?

2. Nếu đúng thì vì sao kết quả thu được lại không đúng như mong muốn của ông V?

3. Phân tích các yếu tố của môi trường quản trị? ý nghĩa của việc phân tích những yếu tố này?

4. Trình bày lịch sử phát triển của các lý thuyết quản trị: Tác giả tiêu biểu, quan điểm, chính sách quản trị, nguyên tắc quản trị, kết quả.

5. Trình bày khái niệm, vai trò và những thành tố cơ bản của văn hoá trong doanh nghiệp.

6. Phân tích các cấp quản trị trong doanh nghiệp. ý nghĩa của việc nghiên cứu

Nghiên cứu tình huống

Tình huống 1: Triết lý kinh doanh của bạch khuê

Bạch Khuê là người thời Chu, có phương châm "lạc quan thời biến" chủ trương "người bỏ ta lấy, người lấy ta đưa", cụ thể là "phàm mùa gặt thì mua thóc lúa, bán tơ lụa, mùa tằm thì mua sợi bông, bán lương thực". Sao Thái Âm đóng ở cung Mão là được mùa, năm sau sẽ đói kém; đóng ở cung Ngọ thì bị hạn, năm sau sẽ khá, tới cung Tý là đại hạn, sang năm sẽ khá. Bị lũ lụt mà sao Thái Âm tới cung Mão, nên tích trữ gấp đôi mọi năm. Muốn lãi nhiều thì mua thóc thường, có vốn lớn, mua gạo ngon. Bình thường ăn uống tằn tiện, đè nén ham muốn, tiết kiệm quần áo, cùng vui cùng khổ với tôi tớ trong nhà, gặp thời cơ thì chụp như thú dữ vồ chim. Bạch Khuê thường nói: "trong việc buôn bán, ta theo mưu kế Y Doan, Lã Vọng dùng binh như tôn tử, Ngô Khởi, dùng lối trị nước của Thượng ưởng...dẫu muốn học thuật của ta cũng không học được. Vì vậy người ta nói rằng Bạch Khuê là ông tổ của "thuật trị sinh"

Thuật trị sinh của Bạch Khuê là thông qua tình hình biến đổi của thị trường, biến động của hàng hoá mà thi hành quyết sách kinh doanh. Tu tưởng "người bỏ ta lấy, người lấy ta đưa" là tư tưởng chủ đạo của Bạch Khuê. Nó cũng giống như "hàng đắt thì bán ra như đất bụi, hàng rẻ thì mua vào như châu báu" của Đào Chu Công. Vì "người bỏ ta lấy" tất nhiên là "lấy" hàng hoá rẻ. "người lấy ta đưa" thì cũng là "đưa" những hàng hoá giá cao mà mọi người tranh nhau mua vào.

Lúc mua bán hàng hoá, Bạch Khuê cũng thấy rằng việc mất mùa lương thực không có nghĩa là mất mùa về các sản phẩm nông nghiệp khác. Vì vậy, năm được mùa thì mua lương thực giá rẻ, bán tơ sợi, tầm giá cao ra; năm mất mùa thì bán lương thực tích trữ với giá cao đồng thời mua bông, tơ với giá rẻ vào. Và một khi đưa ra quyết sách thì phải làm nhanh như sét nổ, gió cuốn, không được chần chừ chớp lấy thời cơ

Về phương pháp dùng người, Bạch Khuê yêu cầu kinh doanh phải có đủ đức tính "có thể ăn uống tằn tiện, đè nén ham muốn, tiết kiệm quần áo, cùng sướng cùng khổ với tôi tớ". Bản thân ông cũng tiết kiệm chi tiêu cho sinh hoạt để đưa tất cả tiền bạc vào kinh doanh, trực tiếp tham gia lao động với người làm, ngày đêm làm việc vất vả khẩn trương, đưa kinh doanh tới thành công

Về việc chọn lựa hàng kinh doanh, Bạch Khuê chủ trương "mua thóc thường" không mua thóc cao cấp bởi thị trường nhỏ hẹp, vốn quay vòng chậm, còn thóc thường dân "lấy cái ăn làm trời" nên không thể thiếu một khắc, tuy giá rẻ, lợi nhuận trên từng đơn vị nhỏ nhưng thị trường rộng lớn bán được số lượng lớn, thu được tổng số lợi nhuận lớn. Đó là nguyên tắc "lãi ít, bán nhiều, lợi lớn"

Người đời sau khen các đại thương nhân Đào Chu Công và Bạch Khuê thời Tiên Tần, biết thuận ứng với trời, mua bán có đạo, thu nhiều lợi nhuận, lãi ít, bán nhiều, chẳng những trở nên giàu có mà còn được tiếng thơm. Triết lý kinh doanh của họ cũng được thương nhân thành công ở các đời sau coi là "thương nhân thành thật, lương thiện" - kinh doanh thành thật, hiểu được tín nghĩa, vui làm điều thiện, thích giúp đỡ người nghèo

Câu hỏi thảo luận:

1. Qua triết lý kinh doanh ở trên, anh (chị) có thể học tập được những ý tưởng cơ bản gì trong kinh doanh của Bạch Khuê về:

- Phân tích chớp thời cơ và biến nó thành vàng

- Thuật dùng người

- Thuật tạo vốn

- Nguyên tắc kinh doanh "lãi ít, bán nhiều, lợi lớn"

2. Có những nguyên tắc nào trái với quan điểm kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay không? tại sao?

Tình huống 2: Nghệ thuật quản lý của nhật bản

Mô hình 7 chữ S - 3 yếu tố cứng và 4 yếu tố mềm:

- Chiến lược kinh doanh (strategy) với 3 đặc điểm:

+ Coi trọng sáng tạo trên nguyên tắc đảm bảo chiến lược kinh doanh

+ Dứt khoát coi trọng thị phần.

+ Nhấn mạnh chất lượng và giá cả

- Cơ cấu tổ chức (structure) với 4 ưu điểm:

+ Các giám đốc bộ phận tự chủ trong công việc, chuyên sâu mặt hàng kinh doanh, đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của họ

+ Thúc đẩy họ xác lập một cách vững chắc phương châm hướng về người tiêu dùng

+ Các công ty lớn cũng linh hoạt, cơ động như các công ty nhỏ

+ Các bộ phận nhỏ có thể phát triển sở trường của mình, các giám đốc bộ phận có thể thích ứng với tình thế để trưởng thành nhanh chóng

- Chế độ (system)

+ Chế độ kiểm soát tài chính hữu hiệu

+ Vận dụng chế độ kế hoạch của công ty Phillip

Hai chế độ trên bổ sung cho nhau giúp cho hoạt động của một doanh nghiệp lớn rất quy củ, có phương hướng rõ ràng, chế độ kế hoạch đơn giản, dễ thực hiện nhưng đầy hiệu quả

- Cán bộ (staff) có mấy đặc điểm đáng chú ý:

Những thành viên mới phải được huấn luyện, hiểu rõ cơ cấu tổ chức, chế độ tài chính, quan điểm quản lý của công ty

+ Sát hạch và quản lý tập trung nghiêm ngặt đối với cán bộ

+ Chú trọng bời dưỡng và đề bạt những nhân viên bình thường, coi trọng ý kiến của cấp cơ sở

+ Thành phần cán bộ gồm những người quan trọng trong công ty: công trình sư, nhà kinh doanh, thạc sỹ quản lý công thương nghiệp

- Phong cách (style): Đặc điểm hành động của người phụ trách khi thực hiện mục tiêu của tổ chức:

+ Phương pháp "tạo người kế nghiệp" - truyền thụ tinh thần của nhà doanh nghiệp cho những người quản lý ở thế hệ sau

+ Đi sâu vào thực tế, đi sát cơ sở

+ Xử lý các mâu thuẫn nảy sinh trong công việc một cách thực sự cầu thị

- Chuẩn mực về giá trị tinh thần (shooting mark): Con người phải gắn kết hoạt động của họ với xã hội, chuẩn mực này được tóm tắt thành 7 điểm:

+ Thông qua sản xuất kinh doanh để phục vụ cả nước

+ Công bằng, hợp lý

+ Hoà thuận và hợp tác

+ Nếu đã tốt rồi thì phải tốt hơn

+ Khiêm tốn, lễ độ

+ Điều chỉnh và tiếp thu

+ Cảm ơn

- Tài năng (skill): Tài năng đặc biệt của những người phụ trách chính hoặc toàn thể công ty

Tác giả cho rằng, trong các tổ chức của Nhật Bản, rất khó có thể phân biệt giữa cá nhân với tổ chức. Người Nhật có thiên tài về quản lý tầm cỡ thế giới

So sánh trường phái quản lý Nhật bản và Mỹ người ta không thấy có sự khác nhau về mục tiêu chiến lược, cơ cấu và thể chế tổ chức (3 yếu tố chính) nhưng có sự khác biệt về phong cách quản lý, phương châm nhân sự, chuẩn mực về giá trị tinh thần và kỹ năng quản lý - (những yếu tố phần mềm). Nguyên nhân tạo nên sự khác biệt về văn hoá phương Đông và văn hoá phương Tây

Câu hỏi thảo luận:

1. Nếu là một giám đốc doanh nghiệp, bạn thấy có thể học tập được những điều gì trong mô hình quản lý nói trên để vận dụng vào doanh nghiệp mà mình phụ trách

2. Trong hoàn cảnh nước ta hiện nay, có thể gặp những thuận lợi và khó khăn gì chủ yếu trong quá trình vận dụng đó? Những giải pháp tận dụng những thời cơ vằ khắc phục những trở ngại

Tình huống 3: Hai điều lưu ý trong quản lý

F.W. Taylor (1865 - 1915) được mệnh danh là người sáng lập lý thuyết quản lý theo khoa học cho rằng, muốn quản lý thành công phải lưu ý đến hai điều:

- Con người về bản chất là lười biếng, không muốn làm việc

- Làm việc phải có tính khoa học

Từ đó Taylor đưa ra cách tổ chức sản xuất theo dây chuyền. Với cách tổ chức nhu vậy, Taylor đã thành công trong việc tổ chức hoạt động ở các xí nghiệp do ông quản lý như:

+ Một thợ đồng hồ phải làm 12 thao tác, nếu mỗi thao tác phải học 1 năm, tổng cộng 12 thao tác phải đào tạo trong 12 năm, nay chỉ phân họ làm 1 thao tác nên họ dễ dàng thông thạo công việc hơn phải làm cùng lúc 12 thao tác

+ Trước kia một thợ đồng hồ tự mình phải làm cả 12 thao tác, nếu họ lơ là công việc cũng khó phát hiện, thì nay làm theo dây chuyền thì chỉ cần một người lười biếng trốn việc thì cả 11 người khác cũng phải nghỉ theo nên rất dễ kiểm soát

+ Năng suất lao động tăng thực tế gấp 12 -30 lần so với trước

Câu hỏi thảo luận:

1. Bạn có suy nghĩ gì về cách quản lý của F.W. Taylor? Và Taylor đã sử dụng nguyên tắc nào trong công tác quản lý?

2. Cách quản lý như trên của F.W. Taylor trong cơ chế thị trường hiện nay có còn hiệu quả nữa hay không, tại sao?

3. Bạn có suy nghĩ gì về cách quản lý của F.W. Taylor và hai trường phái, quan điểm nhìn nhận con người của Triết học cổ phương đông, dẫn đến những tư tưởng khác nhau về quản lý:

a. Khổng tử, Mạnh Tử cho rằng: "nhân chi sơ tính bản thiện" có nghĩa bản chất con người là thiện, là tốt, nên quản lý bằng đức trị

b. Tuân Tử và Hàn Phi Tử cho rằng: "nhân cho sơ tính bản ác" có nghiã là con người bản chất là ác, là xấu nên phải quản lý bằng pháp trị

Tình huống 4: Vì sĩ diện mà hao tốn tiền bạc

Thời Trung Hoa cổ đại, Tôn Tử nói: "khi chưa thấy có lợi cho mình thì không nên có hành động chính trị, thấy không thể giành được thắng lợi thì không nên dùng đến quân đội. Chưa đến lúc nguy kịch thì chưa nên tham chiến một cách dễ dãi. Vua chúa không nên chỉ vì tức giận mà xuất quân đi đánh trận, tướng soái chớ có bực mình mà đem quân đi đánh địch. Nếu hợp với lợi ích của mình thì hãy xuất quân, không có lợi cho mình cứ ở yên trong trại mà giữ cho chắc chắn"

Lời nói trên đây của Tôn Tử vận dụng vào kinh doanh cũng hoàn toàn thích hợp, bởi vì hoạt động kinh tế càng phải tôn trọng nguyên tắc lợi ích. Việc có lợi thì làm, không lợi thì không làm, lợi lớn thì làm lớn, lợi nhỏ thì làm nhỏ. Không thể để mất lý trí, không nên làm việc theo nghĩa khí, không nên chỉ vì tức mà đầu tư, mà bỏ tiền ra, cũng không nên vì vui, vì khoái chí mà mua hàng về. Đứng trước thị trường phải dùng lý trí chứ chớ có để tình cảm lôi cuốn vào cuộc cạnh tranh. Để tình cảm vui buồn, mừng giận và sĩ diện cuốn vào hoạt động buôn bán, rất dễ có thể bị thất bại, hao tài tốn của

Sau đây là một ví dụ: Có một vị lãnh đạo của một nhà máy nọ ở Trung quốc đi Hồng Kông bàn chuyện buôn bán. Trong mấy lần tiếp xúc, đối phương đã biết rõ con người này thích hư vinh và sĩ diện hão, nên trong đàm phán thường đưa ra giá bán hàng cao hơn nhiều so với giá thị trường. Sau khi khéo léo nêu lý do tại sao lại đưa ra giá này, đối phương bổ sung một câu: "Chúng tôi biết ngài không có quyền quyết định, cho nên có giải thích đến thế nào cũng chẳng ích gì". Nghe xong câu nói cuối cùng ấy, vị giám đốc Trung quốc liền đập bàn, đứng dậy hùng hổ nói: "Ai bảo tôi không có quyền? Tôi quyết định đấy, tôi sẽ mua theo giá đó đấy!". Đối phương liền dấn thêm: "Lấy gì để chứng minh ạ?". Vị giám đốc bực mình, trả lời dứt khoát: "Tôi sẽ ký tên để làm bằng". Nhu vậy, hãng buôn Hồng Kông đã dùng cách khích tướng nhẹ nhàng để đưa vị giám đốc có đầu óc giản đơn lại thích hư vinh này vào bẫy và hậu quả là phía nhà nước Trung quốc đã bị thiệt hại một khoản lớn về kinh tế

1. Đối phương đã sử dụng chiêu bài gì để thu lợi?

2. Bài học kinh nghiệm gì cần rút ra từ thực tế này

Tình huống 5: Đối với doanh nghiệp nhỏ: " thợ rèn cũng là triệu phú"

Đó là trường hợp của ông Trần Văn Quỵ, ông sinh ra ở làng Đa hội có nghề rèn nổi tiếng khắp cả nước từ hơn 400 năm. Từ những năm 1970, ông đã mày mò tự sản xuất được các loại phụ tùng xe đạp như vành bánh xe thồ, nồi trục, khoá... Dạo đó ông định mở xưởng nhưng ở thời đó không ai dám làm ăn lớn.

Năm 1989, không hiểu nghĩ thế nào, ông quyết định bỏ nghề, bỏ làng về Hà nội mua nhà mặt phố, mở cửa hàng buôn bán. Nhưng chẳng làm nên trò trống gì, ông lại bán hết nhà để về quê.

Trở về Đa hội đúng lúc đất nước bắt đầu chuyển sang nền kinh tế thị trường. Ông nhận thấy, từ nông thôn đến thành thị đều mua thép. Ông quyết định mua một chiếc máy cán sắt. Nhưng giá mỗi chiếc lúc bấy giờ là hơn 20 cây vàng, trong khi gia tài của ông chưa đầy 10 cây, ông đã lang thang khắp các bãi sắt vụn, nhặt nhạnh từng chi tiết của hàng trăm cỗ máy đem về lắp ráp. Cuối cùng, ông tự chế tạo được một chiếc máy sắt. Sau 6 năm trời ông liên tục cải tiến, mở rộng sản xuất, ông đã có tới 13 máy cán sắt và 8 máy quấn về thép, sản xuất tới 42 mặt hàng sắt phục vụ xây dựng. Hiện nay, trung bình một ngày ông thu lời 1,5 triệu - 2 triệu đồng / máy. Nhiều khách của ông công nhận: " sắt xoắn của ông chỉ cần chấm đỏ đầu là trở thành sắt Liên xô". Ông rút ra: "Rèn nghề không bằng rèn chí hướng". Trong nền kinh tế thị trường, nếu không bằng lao động chân chính, bằng đầu óc của mình thì không thể khá được (Theo thời báo kinh tế Việt nam, N 28, 5 - 4 - 1997, tr.5).

Câu hỏi thảo luận:

1. Điều gì đã có thể xảy ra nếu năm 1979 ông Quy quyết định làm ăn lớn bằng cách mở xưởng sản xuất các phụ tùng sản xuất xe đạp?

2. Tại sao ý định bỏ nghề, bỏ làng ra Hà nội mua nhà mặt phố, mở cửa hàng buôn bán của ông đã không thành?

3. Phân tích sự thành công của ông Quỵ.

Tình huống 6: Làm thế nào để thu hút khách hàng

Công ty Micro của Thuỵ Sỹ chuyên kinh doanh tạp hoá. Làm thế nào để tiêu thụ nhanh hàng hoá? Đây là nhu cầu hỏi luôn làm nhà quản lý suy nghĩ. Qua nghiên cứu thị trường chủ doanh nghiệp thấy rằng các cửa hàng bán lẻ nói chung có tốc độ tiêu thụ không cao do đó kiếm chác bằng gía cả, kiếm lợi thục mạng. Nhiều thương nhân chỉ biết đến lợi nhuận và tìm cách làm thế nào để thu được tiền trong tay thị dân, coi nhẹ các phương thức phục vụ dẫn đến sự bất bình trong người tiêu dùng. Từ thực tế này, chủ Công ty Micro đã tìm cách phục vụ người tiêu dùng tốt hơn dù lúc đầu có thể lỗ vốn, miễn là kéo được người tiêu dùng về phía mình. Đó là cách dùng xe chở hàng loại nhỏ luồn lách giữa thành phố và làng mạc đưa hàng hoá bán lẻ kịp thời đến cho dân cư và phục vụ riêng biệt. Ông đã cho sửa 5 chiếc xe tải thành 5 xe nhỏ, xe cửa hàng lưu động. Thí dụ, có những khu phố dân cư ở đấy phần lớn là các nhân sỹ thuộc tầng lớp cổ áo trắng. Phần lớn các bà chủ gia đình cứ khoảng 9 giờ là đi mua bữa ăn trưa với thức ăn chín nên vào khoảng thời gian đó chủ doanh nghiệp cho xe tiêu thụ đến đấy phục vụ. Có những khu phố phần lớn là cư dân là công nhân áo xanh, nên thường là tối mới mua thức ăn nên vào thời gian đó chủ công ty mới cho xe tiêu thụ khác đến phục vụ. Do phục vụ đến tận nơi, đúng đối tượng nên chủ công ty đã nhanh chóng chiếm được cảm tình của người tiêu dùng. Cứ đến giờ là dân cư lại tự giác chờ xe phục vụ lưu động. Kết quả của cách làm này là kinh nghiệm bán lẻ tăng, vòng quay vốn nhanh hơn.

Câu hỏi thảo luận:

1. Chiến thuật kinh doanh của Công ty Micro là gì? Chiến thuật ấy khác thường ở chỗ nào?

2. Vì sao chủ Công ty Micro không theo cách kinh doanh truyền thống?

3. Tìm những ví dụ tương tự trong thực tế Việt Nam.

Tình huống 7: Một cửa hàng tự chọn đúng nghĩa văn hoá

Nằm trong khuôn viên Nhà Văn hóa Lao động (55B - Nguyễn Thị Minh Khai - TP Hồ Chí Minh) - một địa điểm không phải thuận tiện để kinh doanh - nhưng "tủ sách và phim video giáo dục" của anh Nguyễn Quang Đạt luôn được khách hàng tín nhiệm.

Nói là "tủ" nhưng thực ra đây là một quầy hàng bán sách và video theo cách tự chọn. Cách riêng của anh Đạt chính là phương châm chọn lọc để phục vụ mục đích giáo dục. Cửa hàng chỉ trưng bày và bán các loại sách đã chọn lọc kỹ, phù hợp với bạn đọc nhỏ tuổi. Hiện cửa hàng có khoảng 1000 đầu sách với các thể loại truyện tranh, truyện cổ tích, sách song ngữ, rèn nhân cách, nữ công gia chánh, dạy đàn, giáo dục giới tính cho lứa tuổi thanh niên...Phụ huynh có thể yên tâm ngồi ngoài để cho con em mình vào lựa chọn sách và tự mang đến quầy trả tiền mà không phải giám sát.

Bên cạnh cửa hàng là một phòng đọc sách miễn phí cho các em chiếm gần nửa diện tích. Phòng được trang trí đẹp, thoáng, bàn ghế xinh xắn, sạch sẽ. Trên tường là những lời nhắc nhở các em chọn lựa sách và ứng xử trong phòng đọc: "Em ngồi ngay ngắn lịch sự", "Để sách vừa tầm mắt". "Em nên chọn kỹ rồi đọc hết cuốn sách". "Em kéo ghế nhẹ nhàng và đẩy ghế vào khi về". Phòng đọc phục vụ các em chu đáo ngày hai buổi từ 7h30 đến 12h và từ 14h30 đến 20h với những đầu sách mới thay đổi liên tục.

Mua sách tại đây, phụ huynh cũng không sợ lầm giá, sách được bán theo giá bìa. Nếu phụ huynh có yêu cầu, nhân viên phục vụ sẽ giới thiệu sơ lược nội dung từng tựa sách để có thể chọn mua cho con em mình.

Anh Trần Đình Phương - một nhân viên cho biết hiện nay tại cửa hàng loại truyện tranh thiếu nhi dạy trong nhà trường được bán chạy nhất.

Cùng với sách, cửa hàng cũng bày bán các loại băng cassette và các loại băng video karaoke dành cho thiếu nhi, phim hoạt hình Walt Disney, phim truyện chọn lọc mang tính giáo dục. Khâu chọn lọc phim cho thiếu nhi bao giờ cũng là khâu quan trọng nhất của cửa hàng. Với 4000 đầu phim có tại đây, cửa hàng đã loại bỏ các phim bạo lực, khiêu dâm.

Đặc biệt cửa hàng còn có cách chọn phim cho khách hàng bằng máy vi tính. Chỉ cần nói tên đạo diễn, năm sản xuất, hãng, tên diễn viên..., nhân viên phục vụ sẽ tìm đúng phim yêu cầu. Còn đối với phim mới, cửa hàng sẽ giới thiệu sơ lược nội dung cho khách hàng.

Thị trường văn hoá phẩm hiện nay khá phức tạp, các loại sách, phim ảnh bạo lực, khiêu dâm vẫn tồn tại và lẫn lộn trong những sản phẩm đúng nghĩa văn hoá. Vì vậy, kinh doanh sách, các loại băng tiếng, băng hình như cửa hàng của anh Đạt là điều đáng khích lệ và nên nhân rộng.

Câu hỏi thảo luận:

1. Phân tích những nét riêng biệt trong tổ chức kinh doanh của cửa hàng sách N.Q.Đoạt!

2. Hãy nhận xét về mối liên hệ giữa mặt hàng kinh doanh, phương thức kinh doanh, đối tượng phục vụ và cách trưng bày sản phẩm hàng hoá tại cửa hàng.

3. Vai trò của văn hoá kinh doanh đối với sự thành công của một doanh nghiệp?

Tình huống 8: Lạc rang muối miễn phí

Hơn 80 năm trước, chú bé Hari 15 tuổi, lúc đó làm chân loong toong trong một rạp xiếc. Nhiệm vụ của chú bé là đứng trước cửa rạp xiếc để chào khách.

Qua một thời gian làm việc, một hôm Hari đề xuất với trưởng đoàn:

- Tôi tìm cách làm cho rạp ta buổi nào cũng đông khách, xin phép ông cho tôi được bán nước giải khát trong rạp khi đang biểu diễn được không?

- Này chú nhóc! Chú định bày cái trò khỉ gì đấy. Ông trưởng đoàn vốn có thiện cảm với chú bé chịu khó, thông minh này, mỉm cười nói: Cứ làm thử xem, chú ý đừng để ảnh hưởng đến thu nhập của rạp chúng tôi nghe chưa?

- Ông cứ đợi đấy mà xem!

Ngay hôm sau, Hari bỏ ra món tiền giành dụm xưa nay của mình mua một ít lạc sống và nước chanh. Chú bé hì hục rang và cho thêm khá nhiều muối. Khi rang lạc thơm, Hari lấy giấy gói lạc ra từng gói nhỏ.

Bắt đầu bán vé, Hari đem những gói lạc rang bày ra trước bàn bán vé và giao lớn tiếng rao:

- Đến xem xiếc mau lên! Đến xem xiếc mau lên! Mua một tấm vé kèm theo một gói lạc rang nóng giòn!

Nhiều người vào mua vé, và ăn lạc rang nóng giòn không mất tiền.

Vé xiếc ngày hôm đó bán hết rất nhanh. Hari thu nhặt những gói lạc còn lại cười hả hê. Người bán vé hỏi:

- Này chú nhóc, chú làm kiểu này tớ nhẹ được xác đi nhiều, ông chủ cũng kiếm thêm được tiền, chỉ có chú mày là thiệt thòi thôi!

- Cám ơn anh đã quan tâm. Cứ yên trí đi. Ông chủ kiếm được thêm tiền, tôi cũng không chịu thiệt đâu.

Những tiết mục xiếc độc đáo khiến người xem không ngừng cổ vũ. Từng gói lạc rang cũng bị người ta ăn hết tự lúc nào. Lạc rang muối, ăn khỏi miệng bấy giờ bắt đầu tác quái. Có nhiều người miệng khát như cào. Đúng lúc ấy, Hari đem những chai nước chanh đã chuẩn bị trước đưa vào trong rạp để bán.

- Ê! Nước chanh! Lại đây nữa, mau lên! Tiếng gọi không dứt. Theo sau những tiếng gọi dồn dập ấy là những tờ giấy bạc theo nhau chui vào túi Hari. Ngày hôm ấy, Hari thu nhập còn gấp mấy lần của một diễn viên xiếc.

Hari sau này trở thành một nhà tuyên truyền kỳ tài nổi tiếng thế giới trong thời kỳ chiến tranh thế giới lần thứ I.

Câu hỏi thảo luận:

1. Đây cũng là một phương pháp kinh doanh "bỏ con săn sắt bắt con cá rô" của Hari. Trên đời còn nhiều phương cách khác nhau nữa, bạn hãy suy nghĩ xem và tìm ra một cách đi mới cho mình.

2. Bạn hãy lấy thêm một vài ví dụ trong thực tế để minh họa và cho một vài lời khuyên.

Tài liệu tham khảo

1. Đỗ Hoàng Toàn: Những vấn đề cơ bản của quản trị kinh doanh. NXB Khoa học và kỹ thuật năm 1994, trang 45 - 103.

2. GS. PTS. Nguyễn Đình Phan: Quản trị kinh doanh - Những vấn đề lý luận và thực tiễn ở Việt nam. NXB Chính trị Quốc gia 1996, trang 303 - 350

3. Lê Đình Viện (dịch và biên soạn): Quản trị xí nghiệp hiện đại. NXB trẻ 1994, trang 9 - 26

4. Nguyễn Hải Sản: Quản trị học. NXB Thống kê 1998, trang 8 - 67

5. Harold Koontz, Cyril O'donnell, Heinz Weihrich: Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB Khoa học kỹ thuật 1994, trang 19 - 59.

type or paste the text here