Chương 3. Quản trị quy trình giao dịch đàm phán ký kết hợp đồngTMQT
3.1 Quản trị quy trình giao dịch trong TMQT
3.1.1 Các hình thức giao dịch trong thương mại quốc tế
Sau khi doanh nghiệp thực hiện xong công việc nghiên cứu thị trường kinh doanh, lựa chọn ra được khách hàng tiềm năng, mặt hàng và xây dựng được phương án kinh doanh thì bước tiếp theo doanh nghiệp phải tiến hành tiếp cận với khách hàng để tiến hành giao dịch mua bán. Quá trình giao dịch là quá trình trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia. Quá trình giao dịch bao gồm các bước sau:
3.1.1.1 Hỏi giá (Inquiry)
Đây là bước khởi đầu khi tiến hành giao dịch giữa bên mua và bên bán. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết để mua hàng. Mục đích của việc hỏi giá của bên mua là để tìm kiểm thông tin và nhận được các báo giá với thông tin đầy đủ nhất. Nội dung cơ bản của hỏi giá là yêu cầu các thông tin liên quan đến hàng hóa, quy cách, phẩm chất, chất lượng, bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán...
Để hỏi giá được hiệu quả thì thông tin gửi đến cho người bán phải có trọng tâm, thông thường một thư hỏi giá thường có các nội dung sau: Tên hàng, quy cách phẩm chất, chất lượng bao bì, điều kiện giao hàng, điều kiện thương mại khác...
3.1.1.2 Chào hàng, báo giá (offer)
Chào hàng (offer) là một đề nghị ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa được chuyển cho một hay nhiều người xác định. Nội dung cơ bản của một chào hàng thường gồm có tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng, cùng một số điều kiện khác như bao bì, ký mã hiệu...
Trong thực tế chào hàng có thể do người mua đưa ra (chào mua hàng) hoặc người bán đưa ra (chào bán hàng), tuy nhiên đa phần đều là do người bán đưa ra.
Phân loại chào hàng thường:
• Phân theo mức độ chủ động của người chào hàng
+ Chào hàng chủ động: người bán chủ động gửi thư chào hàng đến người mua
+ Chào hàng bị động: người bán nhận được thư hỏi gia của người mua và trả lời
• Phân loại chào hàng căn cứ vào mức độ ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng với nội dung chào hàng
+ Chào hàng cố định (Firm Offer): chào bán 01 lô hàng nhất định cho 01 người mua xác định và trong chào hàng cố định thường nêu rõ thời gian mà người đưa chào hàng sẽ bị ràng buộc trách nhiệm. Thời gian này gọi là thời gian hiệu lực của chào hàng và thời hạn hiệu lực mà người mua chấp nhận đồng ý với chào hàng đó thì coi như hợp đồng được ký kết về mặt nguyên tắc. Vì vậy về mặt pháp lý nội dung của chào hàng cố định phải đảm bảo những điều khoản trọng nhất của hợp đồng.
+ Chào hàng tự do (Free Offer): là loại chào hàng không bị ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người chào hàng với nội dung chào hàng
3.1.1.3 Đặt hàng (Oder)(cũng có thể là chào mua cố định)
Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người mua trong đó nêu rõ thời hạn hiệu lực của đơn hàng. Vì là lời đề nghị ký kết hợp đồng của người mua nên chào hàng phải nêu đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
Trong thực tế người ta chỉ đặt hàng với những khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc sau khi nhận được báo giá của người bán, đặt hàng thường được gọi là đơn đặt hàng.
Vấn đề chủ yếu mà cả bên bán về bên mua quan tâm đó là số lượng hàng hóa trong đơn đặt hàng sao cho phù hợp nhất. Vì nếu kích thước lô hàng đặt hàng nhỏ số lần đặt hàng tăng và sẽ tăng tổng chi phí đặt hàng, nhưng nếu tăng kích thước lô hàng để giảm số lần đặt hàng thì khối lượng dự trữ bình quân sẽ tăng lên làm chi phí bảo quản lưu kho tăng.
3.1.1.4 Hoàn giá (Counter-offer)
Hoàn giá được hiểu là việc khi nhận được thư chào hàng hoặc đơn đặt hàng mà một bên không đồng ý hoàn toàn với nội dung nào đó và đề nghị có sự sửa đổi thì lời đề nghị sửa đổi được coi là một lần hoàn giá.
Khi đã có hoàn giá thì thư chào hàng (hoặc đơn đặt hàng trước đó) coi như hết hiệu lực đối với người được chào
Đối với những khách hàng chưa thực sự quen biết trong mua bán hoặc khi thanh toán đã có biến động nhất định thì trong giao dịch bước hoàn giá này có thể lặp đi lặp lại vài lần.
3.1.1.5 Chấp nhận (Acceptance)
Chấp nhận được hiểu là việc đồng ý hoàn toàn vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng hoặc đặt hàng nào đó. Với chào hàng cố định nếu chấp nhận này được đưa ra trong thời hạn hiệu lực thì hợp đồng coi như được ký kết.
Điều kiện hiệu lực của chấp nhận hợp lệ về pháp lý nếu thỏa mãn 4 điều kiện:
- Phải đồng ý hoàn toàn vô điều kiện mọi nội dung của chào hàng, đặt hàng nào đó
- Chấp nhận này phải được đưa ra trong thời hạn hiệu lực
- Chấp nhận này phải được chính người chào hàng đưa ra
- Chấp nhận này phải được chuyển đến cho người đưa ra chào hàng hoặc người đưa ra đặt hàng.
Việc xác định thời gian và địa điểm thiết lập hợp đồng trong trường hợp có 1 chào hàng cố định kết hợp với một chấp nhận, hiện có hai quan điểm:
- Ở quan điểm đầu tiên, người ta cho rằng thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng sẽ được xác định tại thời điểm và địa điểm mà chấp nhận đó được chuyển đi
- Những người theo quan điểm thứ hai lại cho rằng thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng sẽ được xác định tại thời điểm và địa điểm mà chấp nhận đó được chuyển đến nơi. Đa phần các nước Châu Á theo quan điểm này.
Nếu ngày hiện lực cuối cùng trùng với ngày lễ, ngày nghỉ thì sẽ được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo đầu tiên.
3.1.1.6 Xác nhận (Confirmation)
Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch hai bên mua và bán sẽ ghi lại các kết quả đã đạt được rồi trao cho nhau và coi đó là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản, được hai bên ký kết và mỗi bên giữ một bản.
Cho sinh viên bài tập tình huống 10 (trang 21) trong sách bài tập tình huống để thảo luận thực tế liên quan đến các hình thức giao dịch trong thương mại quốc tế.
3.1.2 Quản trị quá trình giao dịch trong thương mại quốc tế
Chúng ta thấy rằng với sự phát triển của yếu tố công nghệ thông tin như thời gian qua, khi mà Internet đã kết nối toàn cầu, các hình thức như thư hỏi giá, chào hàng, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận và xác nhận được sử dụng rất phổ biến trong hoạt động kinh doanh quốc tế. Để đảm bảo được tính hiệu quả, đòi hỏi người quản trị phải thực hiện tốt các công việc:
3.1.2.1 Hỏi hàng
Trước hết là hỏi hàng, đây được coi là khởi đầu của quá trình giao dịch khi đó người mua gửi thư hỏi giá đến người bán. Vì mục đích của hỏi giá là tìm kiếm thông tin để thông qua đó chọn người cung cấp cho mình. Khi gửi thư hỏi giá người mua cần chú ý tới:
- Nội dung của hỏi giá, tùy vào mục đích giao dịch và thông tin cần quan tâm mà xây dựng nội dung hỏi giá cho phù hợp.
- Số lượng các hỏi giá, xác định số lượng thư hỏi giá gửi đi cho những người bán khác nhau sao cho phù hợp, tránh tình trạng quá ít hoặc quá nhiều.
- Người quản trị phải thu thập nguồn thông tin về những người cung cấp để lựa chọn đối tượng hỏi giá phù hợp, những đối tượng này phải đảm bảo có uy tín cũng như khả năng cung cấp.
- Sau khi gửi hỏi giá đi thì phải thường xuyên cập nhật và theo dõi các báo giá phản hồi gửi về
3.1.2.2 Chào hàng, phát giá
Khi nhận được hỏi giá của khách hàng quan tâm, người bán phải lập tức tiến hành báo giá. Cũng có những trường hợp tuy không nhận được hỏi hàng song người bán vẫn tiến hành chào hàng cho những khách hàng mà họ cho là tiềm năng. Khi đó người bán phải xem xét đến:
- Quyết định loại chào hàng, tùy trường hợp cụ thể mà lựa chọn xem nên đưa ra chào hàng cố định hay chào hàng tự do.
- Xây dựng nội dung chào hàng, tùy thuộc là chào hàng cố định hay chào hàng tự do mà nội dung chào hàng sẽ khác nhau. Với chào hàng cố định đòi hỏi người quản trị còn phải cân nhắc thời gian hiệu lực của chào hàng.
- Một công việc nữa mà nếu chúng ta là người bán thì cần quan tâm đó là lựa chọn đối tượng để gửi chào hàng. Khi dùng chào hàng cố định thì chúng ta chỉ gửi đến những khách hàng mà chúng ta cho là có tiềm năng nhất và được đánh giá là thực sự có nhu cầu ký kết hợp đồng với doanh nghiệp mình. Còn chào hàng tự do có thể gửi đến khách hàng hiện tại và những khách hàng mới.
3.1.2.3 Đánh giá các chào hàng
Khi có phát giá hoặc chào hàng, đối với người nhận chào hàng, cùng một mặt hàng có thể nhận được nhiều chào hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiệm vụ cơ bản của người nhận chào hàng là phân tích đánh giá, lựa chọn chào hàng tối ưu phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp nhất làm cơ sở để hoàn giá hoặc chấp nhận chào hàng... Chúng ta có thể sử dụng một số phương pháp như phương pháp so sánh, phương pháp tính điểm hay phương pháp phân tích giá trị để làm cơ sở đánh giá các chào hàng nhận được.
3.1.2.4 Hoàn giá
Với các kết quả thu được khi đánh giá, so sánh giữa các chào hàng, người mua có thể đưa ra quyết định chấp nhận chào hàng, đặt hàng hay hoàn giá. Nếu các chào hàng không đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh của người nhận chào hàng thì người nhận chào hàng có thể đưa ra các điều kiện thương mại mới và thực hiện quá trình hoàn giá. Người quản trị sẽ làm công việc phân tích tình huống, đánh giá các dữ liệu liên quan đến môi trường kinh doanh, đặc điểm kinh doanh để từ đó xác định được ý đồ của phía đối tác. Trên cơ sở đó đưa ra những điều kiện thương mại phù hợp với cả hai bên để tiến tới việc thống nhất, ký kết hợp đồng.
3.1.2.5 Chấp nhận chào hàng, đặt hàng, ký hợp đồng
Nếu các chào hàng đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh thì người nhận chào hàng chấp nhận chào hàng, thực hiện quá trình đặt hàng hoặc ký kết các hợp đồng mua bán.
3.2 Quản trị quá trình đàm phán trong TMQT
3.2.1 Khái niệm, phân loại, đặc điểm và nguyên tắc đàm phán:
Khái niệm
Đàm phán trong Thương mại quốc tế là quá trình trong đó chủ thể có trụ sở kinh doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng về một vấn đề cùng quan tâm nhằm đi đến thống nhất cách nhìn nhận, xử lý và giải quyết vấn đề trong quan hệ mua bán.
Phân loại
Trong thực tế có nhiều loại đàm phán , đàm phán thương mại quốc tế được phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau. Sau đây là một số cách phân loại thường được sử dụng.
Nếu như chúng ta căn cứ theo đối tượng kinh doanh thì đàm phán được chia thành:Đàm phán để xuất nhập khẩu hàng hoá ; Đàm phán để xuất nhập khẩu các dịch vụ; Đàm phán vể đầu tư ; Đàm phán để mua bán chuyển nhượng bản quyền tác giả, nhãn hiệu hàng hoá, phát minh sáng chế...
Nếu như căn cứ theo số bên tham gia được chia thành 2 loại đó là đàm phán song phương và đàm phán đa phương
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh doanh , đàm phán được chia thành:Đàm phán để nhập khẩu; Đàm phán để xuất khẩu; Đàm phán để gia công; Đàm phán để tái xuất khẩu; Đàm phán để đổi hàng
Căn cứ vào thời gian đàm phán , người ta chia đàm phán thành: đàm phán nhiều lần; Đàm phán một lần
Còn khi căn cứ vào nội dung đàm phán chúng ta có thể chia thành đàm phán về tên hàng; đàm phán về số lượng; đàm phán về chất lượng; đàm phán về giá, thanh toán; đàm phán về giao hàng
Nếu căn cứ vào phạm vi thoả thuận, đàm phán được chia thành: đàm phán trọn gói hoặc đàm phán từng phần
Đặc điểm
Đàm phán thương mại có một số đặc điểm cơ bản mà các bạn cần lưu ý đó là:
Trong đàm phán thương mại quốc tế, các bên tham gia đàm phán có ít nhất hai bên có quốc tịch khác nhau vì thế có thể tồn tại khác biệt và những rào cản về ngôn ngữ, văn hóa, tôn giáo, tín ngưỡng...
Ngoài ra có thể giữa các bên tham gia đàm phán có sự tồn tại những khác biệt về thể chế chính trị, hệ thống pháp luật
Nguyên tắc:
Nếu bạn đại diện cho doanh nghiệp của mình tham gia một cuộc đàm phán thương mại quốc tế nào đó, bạn cần nắm được một số nguyên tắc sau:
Trước tiên là trong đàm phán cần tập trung vào quyền lợi và các nội dung cụ thể chứ không phải tập trung vào những quan điểm lập trường
Việc đảm phán phải đảm bảo hai bên cùng có lợi: trong đàm phán hai bên thường có sự nhượng bộ lẫn nhau về một vấn đề nào đó để dung hòa quyền lợi hai bên.
Phải đảm bào kết hợp được tính khoa học và tính nghệ thuật trong đàm phán để nâng cao hiệu quả của hoạt động này
Trong đàm phán các bên phải luôn coi trọng những tiêu chuẩn khách quan.
3.2.2 Các hình thức đàm phán và phương pháp tiếp cận
3.2.2.1 Các hình thức đàm phán
Trong thực tế hoạt động đàm phán kinh doanh quốc tế có hình thành nên một số hình thức đàm phán như sau:
- Trước hết là đàm phán trực tiếp: là hình thức mà các bên đối tác trực tiếp gặp gỡ nhau để tiến hành hoạt động đàm phán. Đàm phán trực tiếp thường được áp dụng khi đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn, hàng hoá có tính phức tạp, các bên có nhiều điều khoản cần trao đổi thuyết phục nhau, hoặc các bên lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau.
- Dạng thứ hai là đàm phán qua thư tín: Là hình thức đàm phán chủ yếu của những nhà kinh doanh quốc tế. Đàm phán qua thư tín thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu, đàm phán để thay đổi các diều khoản của hợp đồng, hay giải quyết các tranh chấp.
- Dạng thứ ba cũng thường gặp là đàm phán qua điện thoại đây là một phương thức đàm phán khá phổ biến trong điều kiện viễn thông liên lạc ngày càng phát triển, cước liên lạc đi quốc tế đã thấp hơn rất nhiều so với những năm trước. Đàm phán qua điện thoại bảo đảm được tính thời điểm, tuy nhiên nó đòi hỏi người thực hiện đàm phán phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có khả năng phán đoán tâm lý đối tác.
3.2.2.2 Các phương pháp tiếp cận trong đàm phán
Đàm phán thương mại quốc tế là một khoa học , một nghệ thuật. Để thực hiện được mục tiêu đàm phán , tuỳ vào các điều kiện cụ thể người đàm phán sử dụng các phương pháp tiếp cận cho thích hợp. Một số phương pháp tiếp cận thường được sử dụng trong đàm phán thương mại quốc tế như sau:
- Đầu tiên là phương pháp tiếp cận thắng thua (Win - lose negotiation) khi áp dụng phương pháp này chúng ta coi đàm phán như một cuộc cạnh tranh, thậm chí các bên có thể sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm bảo phần thắng thuộc về bên mình.
- Phương pháp tiếp cận thứ hai đó là thắng thắng (win - win negotiatio), đây là cách tiếp cận mà trong quá trình đàm phán, các bên sẽ trình bày quan điểm của mình và trong quá trình trao đổi sẽ có sự nhượng bộ lẫn nhau để đi đến thống nhất mối quan tâm chung, đảm bảo cho hai bên cùng có lợi.
3.2.3 Các kỹ thuật và chiến thuật đàm phán
3.2.3.1 Một số kỹ thuật đàm phán cơ bản
- Kỹ thuật mở đầu đàm phán: Tạo không khí tin tưởng hợp tác, kích thích các bên tham gia nhiệt tình vào hoạt động đàm phán
- Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: biết cách đặt câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ năng lắng nghe và trả lời câu hỏi phù hợp
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán Lập luận là một quá trình đưa ra những nguyên nhân, những dẫn chứng và những luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu mà ta đưa ra, hoặc nhằm vô hiệu hoá ý kiến của đối tác trong quá trình đàm phán. Chuẩn bị kỹ lưỡng các thông tin cần thiết để đưa ra lập luận chặt chẽ và hợp lý.
3.2.3.2 Một số chiến lược đàm phán cơ bản
Chúng ta có thể đề cập đến chiến lược đàm phán cứng rắn. Khi áp dụng chiến lược này nhiệm vụ của chúng ta sẽ là tạo sức ép buộc đối phương nhượng bộ để bảo vệ lợi ích của mình
Chiến lược thứ hai đó là đàm phán mềm dẻo: Khéo léo duy trì mối quan hệ giữa các bên, tạo sự tin cậy lẫn nhau và có những nhân nhượng nhất định để đảm bảo kết quả đàm phán
Dạng chiến lược thứ ba cần nhắc tới là đàm phán hợp tác. Thực thi chiến lược này hướng tới việc bảo đảm lợi ích cho cả hai bên đàm phán
3.2.4 Văn hóa trong đàm phán
Yếu tố văn hóa có ảnh hưởng mạnh mẽ tới đàm phán quốc tế vì các bên đàm phán thường ở các quốc gia khác nhau. Sự khác biệt về yếu tố văn hóa có tác động ảnh hưởng tới tác phong, thái độ ứng xử của từng thành viên trong mỗi đoàn đàm phán. Đồng thời văn hóa còn có thể ảnh hưởng tới việc xây dựng chiến lược đàm phán và việc đưa ra quyết định của các bên tham gia. (Nêu cho sinh viên thấy được ví dụ về sự khác biệt giữa văn hóa một số quốc gia)
3.2.4 Quy trình đàm phán
Khi tham gia vào đàm phán thương mại quốc tế, chúng ta cần phải tuân theo quy trình đàm phán với các bước tuần tự như sau
• Đầu tiên là yêu cầu lập kế hoạch đàm phán, khi đó chúng ta sẽ phải
- Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
- Xác định mục đích và mục tiêu mà cuộc đàm phán này hướng tới
- Xây dựng kế hoạch hành động cụ thể bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch liên quan đến địa điểm thời gian, chi phí
- Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tế
• Tiếp theo đó là tổ chức đàm phán với các phần công việc như
- Chuẩn bị đàm phán:
+ Chuẩn bị thông tin để đàm phán
+ Chuẩn bị nội dung đàm phán
+ Chuẩn bị nhân sự đàm phán
+ Chuẩn bị địa điểm đàm phán
+ Chuẩn bị chương trình làm việc
- Tiến hành đàm phán
+ Giai đoạn tiếp cận
+ Trao đổi thông tin
+ Giai đoạn thuyết phục
+ Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận
+ Kết thúc đàm phán
Sau khi đàm phán xong, thành viên trong đoàn đàm phán sẽ phải tiến hành việc kiểm tra đánh giá kết quả đạt được và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
3.3 Hợp đồng thương mại quốc tế
3.3.1 Khái niệm, bản chất và phân loại hợp đồng
a. Khái niệm
Chúng ta cần cùng nhau tìm hiểu xem thế nào là một hợp đồng thương mại quốc tế:
Hợp đồng thương mại quốc tế là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau.
Hợp đồng TMQT giữ một vai trò quan trọng trong kinh doanh TMQT, nó xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thoả thuận và cam kết thực hiện các nội dung đó, nó xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình giao dịch thương mại .
Hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình và đồng thời yêu cầu bên đối tác thực hiện các nghĩa vụ của họ. Hợp đồng còn là cơ sở đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ của các bên và là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện toàn bộ hay từng phần nghĩa vụ của mình đã thoả thuận trong hợp đồng.
b. Bản chất
Về bản chất cần hiểu rằng hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, nó được hình thành dựa trên cơ sở thỏa thuận và đi đến thống nhất giữa người mua và người bán.
Để phân loại hợp đồng chúng ta có thể dựa vào một số tiêu chí sau:
- Căn cứ theo thời gian thực hiện HĐ chúng ta có hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn
- Căn cứ theo nội dung quan hệ kinh doanh: hợp đồng XK, hợp đồng NK
- Theo nội dung mua bán: hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng mua bán dịch vụ, hợp đồng thuê tư vấn, hợp đồng đại lý...
- Xét theo hình thức thành lập thì có hợp đồng bằng văn bản và hợp đồng miệng (Việt Nam không chấp nhận hình thức hợp đồng miệng)
- Theo cách thành lập hợp đồng thì có hợp đồng một văn bản và hợp đồng nhiều văn bản. Trong đó hợp đồng một văn bản là hợp đồng trong đó ghi rõ nội dung mua bán, các điều kiện giao dịch đã thoả thuận và có chữ ký của hai bên. Còn hợp đồng gồm nhiều văn bản như: Đơn chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và chấp nhận của người bán; Đơn chào hàng tự do của người bán, chấp nhận của người mua và xác nhận của người bán; Hỏi giá của người mua, chào hàng cố định của người bán và chấp nhận của người mua.
3.3.2 Nội dung cơ bản của một hợp đồng
3.3.2.1 Cấu trúc của một hợp đồng
1. Phần mở đầu:
a. Tiêu đề hợp đồng: thường là "Contract", "Sales Contract"; tuy nhiên cũng có những tên khác "Sales Confirmation",...
b. Số và ký hiệu hợp đồng: hợp đồng ngoại thương thường mang số và ký hiệu do bên lập hợp đồng cho, ví dụ: Hợp đồng nhập khẩu do bên Tổng công ty Bến Thành (Sunimex) lập và ký kết nhập hàng từ nước ngoài trong năm 2005 thường có số và ký hiệu như (số)/SUIM-05.
c. Thời gian ký kết hợp đồng chính là ngày hợp đồng có đủ chữ ký của cả hai bên xuất nhập khẩu và được cho số, ký hiệu đầy đủ
2. Phần thông tin về chủ thể hợp đồng
Mỗi bên chủ thể hợp đồng phải được nêu đầy đủ các nội dung như sau:
a. Tên đơn vị: nêu cả tên đầy đủ và tên viết tắt (nếu có), ví dụ như Tổng công ty Bến Thành (Sunimex) có tên giao dịch nước ngoài là BEN THANH INCORPORATION (SUNIMEX)
b. Địa chỉ đơn vị: nêu đầy đủ số nhà, tên đường, thành phố và tên quốc gia
c. Các số máy fax, telex, điện thoại và địa chỉ email nếu có
d. Số tài khoản và tên ngân hàng đơn vị có tài khoản giao dịch thường xuyên
e. Người đại diện ký kết hợp đồng: cần nêu rõ họ tên và chức vụ của người đại diện trong đơn vị
3. Phần nội dung trong hợp đồng ngoại thương:
Thông thường nội dung trong một hợp đồng ngoại thương có thể bao gồm 14 điều khoản sau:
Article 1: Commodity: Tên hàng và mô tả hàng hóa
Article 2: Quality: mô tả chất lượng hàng hóa
Article 3: Quantity: số lượng hoặc trong lượng hàng hóa tùy theo đơn vị tính toán
Article 4: Price: ghi rõ đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn và tổng số tiền thanh toán của hợp đồng
Article 5: Shipment: thời hạn và địa điểm giao hàng, cần ghi rõ việc giao hàng từng phẩn và chuyển tải hàng hóa có được phép hay không
Article 6: Payment: phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn
Article 7: Packing and marking: quy cách đóng gói bao bì và nhãn hiệu hàng hóa
Article 8: Warranty: nêu nội dung bảo hành hàng hóa (nếu có)
Article 9: Penalty: Những quy định về phạt và bồi thường trong trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng
Article 10: Insurance: Bảo hiểm hàng hóa do bên nào mua và mua theo điều kiện nào? Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm
Article 11: Force majeur: nêu các sự kiện được xem là bất khả kháng không thể thực hiện hợp đồng được
Article 12: Claim: nêu các quy định cần thực hiện trong trường hợp một bên trong hợp đồng muốn khiếu nại bên kia
Article 13: Arbitration: quy định luật và ai là người đứng ra phân xử trong trường hợp hợp đồng bị vi phạm
Article 14: Other terms and conditions: ghi những quy định khác ngoài những điều khoản kể trên
Lưu ý trong các điều khoản nêu trên thì điều khoản từ 1 đến 6 bao gồm tên hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và phương thức thanh toán được xem là các điều khoản chủ yếu, không thể thiếu trong một hợp đồng ngoại thương hợp pháp theo quy định của Luật Thương mại.
4. Phần cuối cùng trong một hợp đồng ngoại thương:
a. Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản? Mỗi bên giữ mấy bản?
b. Hợp đồng thuộc hình thức nào? (văn bản, viết ta, bản fax, telex...)
c. Ngôn ngữ hợp đồng sử dụng
d. Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm nào?
e. Trường hợp có sự bổ sung hay sửa đổi thì phải làm thế nào?
f. Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện của mỗi bên; đối với bên Việt Nam chữ ký còn phải được đóng dấu tròn mới có giá trị
3.3.2.2 Nội dung cơ bản của các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế
-Điều khoản về tên hàng (Commodity):
Điều khoản này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng. Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận của điều khoản tên hàng.
- Điều khoản về chất lượng (Quality):
Trong điều khoản này quy định chất lượng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng cho nên tuỳ vào từng hàng hoá mà có phương pháp quy định chất lượng cho chính xác, phù hợp và tối ưu. Nếu dùng tiêu chuẩn hoá, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng ... để quy định chất lượng thì phải được xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng. Ngoài ra điều khoản này còn quy định về kiểm tra chất lượng như: thời điểm kiểm tra, địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra và giấy chứng nhận chất lượng.
- Điều khoản về số lượng (Quantity):
Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng. Nếu số lượng hàng hoá giao nhận quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phép lựa chọn dùng sai về số lượng và giá tính cho số lượng hàng cho khoản dùng sai đó.
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking):
Trong điều khoản này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì. Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu.
- Điều khoản về giá cả (Price):
Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có ).
- Điều khoản về thanh toán (Payment):
Là điều kiện để người mua trả tiền cho người bán cho nên điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, phương thức thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán. Đây là điều khoản rất quan trọng được các bên rất quan tâm nếu lựa chọn được các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro cho mỗi bên.
- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery):
Trong điều khoản giao hàng quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi (ga, cảng) đến (ga cảng) thông qua, phương thức giao nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng.
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeureacts of god):
Trong điều kiện này quy định những trường hợp được miễn hoặc hoãn thực hiện các nghĩa vụ của hợp đồng cho nên thường quy định: Nguyên tắc xác định các trường hợp miễn trách, liệt kê những sự kiện được coi là trường hợp miễn trách và những trường hợp không được coi là trường hợp miễn trách. Quy định trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi xảy ra trường hợp miễn trách.
- Điều khoản khiếu nại (Claim):
Quy định thời hạn khiếu nại, thể thức khiếu nại, và nghĩa vụ của của các bên khi khiếu nại.
- Điều khoản bảo hành (Warranty):
Quy định thời hạn bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung bảo hành và trách nhiệm của mỗi bên trong mỗi nội dung bảo hành.
- Phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty):
Trong điều khoản này quy định các trường hợp phạt và bồi thường, cách thức phạt và bồi thường, trị giá phạt và bồi thường tuỳ theo từng hợp đồng có thể có riêng điều khoản phạt và
bồi thường hoặc được kết hợp với các điều khoản giao hàng, thanh toán. ..
- Điều khoản trọng tài (Arbitration):
Quy định các nội dung: Ai là người đứng ra phân xử, luật áp dụng vào việc xét xử địa điểm tiến hành trọng tài cam kết chấp hành tài quyết và phân định chi phí trọng tài.
Trên đây là các điều khoản chủ yếu cơ bản nhất của một hợp đồng. Tuy nhiên trong thực tế tuỳ vào từng hợp đồng cụ thể có thể thêm một số điều khoản khác như: Điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm chuyển bán và các điều khoản khác nữa...
3.3.2.3 Một số loại hợp đồng thương mại quốc tế
• Hợp đồng gia công quốc tế
Mối quan hệ giữa bên đặt gia công và bên nhận gia công được xác định trong hợp đồng gia công. Hợp đồng gia công gồm phần trình bày chung như: Số liệu hợp đồng, ngày và địa điểm ký hợp đồng, tên và địa chỉ của các bên ký kết hợp đồng, các định nghĩa (nếu có). Các điều khoản của hợp đồng gia công bao gồm:
- Mặt hàng gia công: Điều khoản này quy định cụ thể về tên hàng, số lượng, phẩm chất đóng gói, ký mã hiệu.
- Giá gia công: Đơn giá cho một sản phẩm gia công và tổng số tiền gia công tính cho tổng số sản phẩm gia công
- Thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán: Phải thể hiện thời hạn bên đặt gia công thanh toán tiền cho bên nhận gia công và thực hiện thanh toán theo phương thức thanh toán nào. Việc thanh toán trả theo từng lần giao thành phẩm hay sau khi hoàn tất hợp đồng gia công...
- Danh mục, số lượng, trị giá nguyên liệu, phụ liệu, vật tư nhập khẩu và nguyên liệu, phụ liệu vật tư sản xuất trong nước (nếu có) để gia công; định mức sử dụng nguyên liệu, phụ liệu, vật tư; định mức vật tư tiêu hao và tỷ lệ hao hụt nguyên liệu trong gia công. Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu phải thể hiện rõ danh mục nguyên liệu, phụ liệu sử dụng để gia công hàng xuất khẩu. Tổng số vật tư và nguyên liệu phải nhập khẩu của mỗi sản phẩm và tổng số sản phẩm gia công. Hợp đồng gia công phải thể hiện rõ định mức tiêu hao nguyên liệu và tỷ lệ hao hụt cho mỗi đơn vị sản phẩm cũng như toàn bộ số lượng sản phẩm gia công. Các mục này có thể kèm như là một phụ lục của hợp đồng ngoại thương và được hai bên chấp nhận.
- Danh mục và trị giá máy móc thiết bị cho thuê, cho mượn hoặc tặng cho để phục vụ gia công (nếu có). Nếu hợp đồng gia công hàng xuất khẩu có sử dụng máy móc, thiết bị của bên đặt gia công để sản xuất các sản phẩm gia công thì phải thể hiện rõ số lượng trong hợp đồng, phương thức chuyển giao và hướng dẫn sử dụng (nếu có)...
-Biện pháp xử lý phế liệu, phế thải và nguyên tắc xử lý máy móc, thiết bị thuê mượn, nguyên liệu, phụ liệu vật tư dư thừa sau khi kết thúc hợp đồng gia công. Hợp đồng gia công phải quy định rõ biện pháp xử lý phế thải gia công, vấn đề bảo vệ môi trường cũng như ô nhiễm môi trường tại nước nhận gia công. Máy móc sau khi sử dụng và hết hạn hiệu lực sẽ xử lý như thế nào...
-Địa điểm và thời gian giao hàng: Địa điểm và thời gian giao nguyên liệu và thành phẩm giữa bên đặt gia công và bên nhận gia công phải được quy định rõ trong hợp đồng.
- Nhãn hiệu hàng hóa và tên gọi xuất xứ hàng hóa. Hàng hóa theo hợp đồng gia công sử dụng nhẫn hiệu của bên đặt gia công. Vì vậy, cần quy định vấn đề sử dụng nhãn hiệu, tính bảo mật cũng như những trường hợp vi phạm trong việc sử dụng nhãn hiệu hàng hóa của bên đặt gia công trong thời gian gia công và sau khi kết thúc hợp đồng gia công.
-Thời hạn hiệu lực của hợp đồng. Hai bên cần quy định rõ thời hạn hiệu lực cảu hợp đồng gia công trong hợp đồng gia công hàng xuất khẩu.
Ngoài các điều khoản trên đây, hợp đồng gia công quốc tế còn có các điều khoản khác như: Khiếu nại, miễn trách, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài...
• Hợp đồng đại lý
Quan hệ giữa người uỷ thác và đại lý là hợp đồng đại lý. Hợp đồng đại lý thường có các nội dung cơ bản sau:
Phần trình bày chung cũng bao gồm: Số hiệu hợp đồng, ngày và địa điểm ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ của bên ký kết hợp đồng, các định nghĩa (nếu cần)
Hợp đồng đại lý bao gồm các điều khoản sau:
- Xác định hình thức đại lý: Quy định quyền hạn và cách thức hoạt động của đại lý.
- Xác định khu vực địa lý mà đại lý hoạt động.
- Mặt hàng đại lý: Bao gồm tên hàng, chất lượng, số lượng, bao bì.
- Xác định giá hàng.
- Tiền thù lao và chi phí: Quy định cụ thể tiền thù lao, hoặc cách thức xác định tiền thù lao đại lý.
- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng.
- Thể thức huỷ bỏ hoặc kéo dài thời gian hiệu lực của hợp đồng.
- Nghĩa vụ của đại lý: Trong đó quy định doanh số tối thiểu của đại lý, định kỳ và nội dung báo cáo tình hình của đại lý và các nghĩa vụ khác...
- Nghĩa vụ của người uỷ thác: Về việc cung cấp hàng hoặc tiền để mua hàng, cung cấp thông tin, và thanh toán tiền thù lao...
Ngoài ra hợp đồng đại lý còn có các điều khoản khác như cách thức cung cấp hoặc nhận hàng, phương thức thanh toán tiền hàng và tiền thù lao, cách thức giải quyết các tranh chấp...
• Hợp đồng môi giới
Hợp đồng môi giới phải được lập thành văn bản và gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên và địa chỉ của các bên ký kết hợp đồng.
- Nội dung cụ thể của việc môi giới: Như môi giới để mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ...
- Mức thù lao của môi giới: Quy định cụ thể tiền thù lao của môi giới hoặc cách thức xác định tiền thù lao của môi giới, thời điểm phát sinh quyền được hưởng tiền thù lao của môi giới, và những trường hợp môi giới không được hưởng tiền thù lao.
- Nghĩa vụ của người môi giới: Quy định việc chịu trách nhiệm về tư cách pháp lý của các bên được môi giới, về việc đảm bảo lợi ích của người được môi giới, nghĩa vụ bồi thường thiệt hại do mình gây ra cho các bên được môi giới. Cũng như nghĩa vụ môi giới trung thực, bảo quản tốt mẫu hàng hoá và tài liệu được giao để thực hiện môi giới mà phải hoàn trả cho người được môi giới sau khi hoàn thành việc môi giới.
- Quyền lợi của người môi giới: Quyền yêu cầu bên được môi giới cung cấp các thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện môi giới, quyền được hưởng tiền thù lao môi giới...
- Nghĩa vụ của bên được môi giới: Nghĩa vụ cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết, trả tiền thù lao môi giới, ký kết và thực hiện hợp đồng...
- Quyền của bên được môi giới: Quyền chọn môi giới và yêu cầu thường xuyên cung cấp các thông tin cần thiết trong quá trình môi giới, khiếu nại đòi bồi thường thiệt hại do môi giới gây ra...
- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng và các điều kiện để chấm dứt hợp đồng.
• Hợp đồng uỷ thác mua bán hàng hóa và dịch vụ
Việc uỷ thác mua bán hàng hoá và dịch vụ phải được xác lập bằng hợp đồng và hợp đồng uỷ thác phải được lập thành văn bản với các nội dung chủ yếu sau:
- Tên, địa chỉ của các bên ký kết.
- Nội dung công việc uỷ thác: Là uỷ thác mua hay bán các hàng hoá và dịch vụ v.v .. Mặt hàng được uỷ thác mua bán, số lượng, chất lượng, quy cách, đặc điểm giá cả và các điều kiện cụ thể khác.
- Chi phí uỷ thác: Quy định cụ thể phí uỷ thác hoặc các thành phần cấu thành nên phí uỷ thác.
- Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán phí uỷ thác, phương thức thanh toán tiền hàng hoá được uỷ thác.
- Uỷ thác lại cho bên thứ ba: Quy định bên được uỷ thác được (hoặc không được) uỷ thác lại cho bên thứ ba thực hiện hợp đồng uỷ thác đã được ký kết.
- Nghĩa vụ của bên được uỷ thác: Như thực hiện mua, bán hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng uỷ thác. Thông báo cho bên uỷ thác về các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng. Bảo quản, giữ gìn tài liệu được giao để thực hiện hợp đồng. Giữ bí mật về những thông tin có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng uỷ thác. Giao tiền, giao hàng theo đúng thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác.
- Quyền của bên được uỷ thác: Như nhu cầu bên uỷ thác cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng uỷ thác. Nhận phí uỷ thác và yêu cầu đòi bồi thường thiệt hại do bên uỷ thác gây ra.
- Nghĩa vụ của bên uỷ thác: Như cung cấp thông tin, trả phí uỷ thác, giao tiền, giao hàng theo đúng thoả thuận, thời gian quy định.
- Quyền của bên uỷ thác: Yêu cầu bên được uỷ thác thông báo thông tin, khiếu nại đòi bồi thường thiệt hại do bên được uỷ thác gây ra.
- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng
3.3.3 Một số chú ý khi soạn thảo, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế
Chúng ta đều đã biết được vai trò quan trọng của hợp đồng trong thương mại quốc tế. Đây là cơ sở ràng buộc trách nhiệm cũng như phân chia quyền lợi cho các bên tham gia. Điều này đòi hỏi những người đàm phán khi tiến tới ký kết hợp đồng phải xây dựng được hợp đồng sao cho đảm bảo hiệu quả về tính kinh tế, dễ thực hiện, hạn chế được các rủi ro tranh chấp có khả năng phát sinh trong quá trình hai bên thực hiện hợp đồng. Để xây dựng được hợp đồng đảm bảo các điều kiện như vậy đòi hỏi chúng ta phải lưu ý một số điểm như sau:
- Trước khi ký kết hợp đồng các bên phải tiến hành thỏa thuận và đưa vào hợp đồng đầy đủ các nội dung điều khoản cần thiết. Tránh tình trạng chỉ đưa một số ý chính mang tính đại khái, bởi hợp đồng thiếu tính chặt chẽ sẽ dẫn tới khó khăn trong việc giải quyêt các tranh chấp có thể phát sinh sau này.
- Nếu có thể thì khi giao thương với nước ngoài các doanh nghiệp của chúng ta nên cố gắng dành quyền soạn thảo hợp đồng. Nếu trong trường hợp chúng ta phải ký kết theo hợp đồng do phía đối tác soạn thảo thì cần xem xét và tính toán kỹ lưỡng từng điều khoản trong hợp đồng để tránh rắc rối phát sinh có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của phía doanh nghiệp Việt Nam.
- Hợp đồng phải được trình bày đảm bảo theo đúng quy cách, sử dụng văn phong rõ ràng, cẩn trọng trong việc lựa chọn ngôn từ, sử dụng từ ngữ thông dụng và thường được dùng trong giao dịch quốc tế. Tránh tình trạng trình bày mập mờ, dùng cụm từ đa nghĩa... Hợp đồng phải do người có thẩm quyền ký kết.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro