Chương 4

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TMQT

4.1. Ý NGHĨA CỦA VIỆC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TMQT

Hợp đồng TMQT là kết quả của một quá trình nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, lập phương án kinh doanh tiến hành giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng. Thực hiện hợp đồng TMQT là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thoả thuận và cam kết có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mọi bên. Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng TMQT có một ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi bên.

Từ quá trình nghiên cứu thị trường cho đến quá trình đàm phán ký kết hợp đồng chỉ được đánh giá là có kết quả theo đúng ý của nó khi thực hiện hợp đồng TMQT có hiệu quả.

Thực hiện hợp đồng TMQT là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau. Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là để công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian và đặt hiệu quả công việc cao nhất. Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Như vậy để tổ chức thực hiện tốt hợp đồng là trên cơ cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một hợp đồng, theo một trình tự lôgíc kế tiếp nhau. Và chúng ta cần hiểu rằng thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo. Một sự chuẩn bị hàng XK tốt không những tạo điều kiện giao hàng đúng thời hạn và giao hàng đúng chất lượng, số lượng, bao bì... mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Bên mua mở L/C đúng thời hạn và đúng quy định trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho bên bán giao hàng đúng hạn.

Mỗi bên thực hiện tốt từng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng TMQT tạo điều kiện cho bên khác thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình. Mà khi đối tác thực hiện tốt các nghĩa vụ của họ có nghĩa là mình đã thực hiện tốt các quyền lợi của mình.

Khi thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng còn làm cơ sở để khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Chỉ khiếu nại người bán giao hàng không đúng hạn khi người mua mở L/C đúng hạn và đúng quy định mà thôi.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể nảy sinh nhiều tình huống phát sinh. Các tính huống phát sinh có thể do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Nhưng cũng có khi các bên thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng mà các tình huống vẫn phát sinh là do trước khi ký hợp đồng các bên không thể dự đoán hoặc lượng trước các sự kiện có thể xảy ra. Các tình huống phát sinh có thể làm tăng chi phí hoặc gây ra các tổn thất cho mỗi bên. Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là phải thực hiện quá trình điều hành để giải quyết các tình huống phát sinh, hạn chế các chi phí và tổn thất nhằm thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất.

Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng TMQT là một quá trình phức tạp các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hoá quá trình thực hiện.

4.2. QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TMQT

Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế bao gồm : Lập kế hoạch ; Tổ chức thực hiện ; Giám sát và điều hành hợp đồng thương mại quốc tế

Ở Việt nam hiện nay, hợp đồng TMQT chủ yếu là các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá. Vì vậy ở phần này chủ yếu nghiên cứu quản trị quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá.

4.2.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng TMQT.

a. Ý nghĩa của lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.

Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu là một quá trình phức tạp, có liên quan đến nhiều bộ phận chức năng của doanh nghiệp, dễ xảy ra sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Lập kế hoạch thực hiện là sự tính toán thiết lập các mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, kết thúc, trình tự, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực để thực hiện được các mục tiêu đó.

Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng :

- Lập kế hoạch đầy đủ, khoa học, xác định mục tiêu rõ ràng, chính xác và hợp lý có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp.

- Việc lập kế hoạch đã định rõ nội dung công việc, yêu cầu thời điểm tiến hành, kết thúc, cách thức tiến hành, chủ thể tiến hành làm cho những người thực hiện nắm vững được các công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát, điều khiển được quá trình thực hiện, tạo một môi trường ra quyết định an toàn hơn trong quá trình thực hiện.

- Lập kế hoạch có tác dụng phối hợp các nguồn lực và các nỗ lực trong từng khâu của quá trình thực hiện hợp đồng, làm cho các bước thực hiện hợp đồng diễn ra theo một trình tự khoa học, được quản trị chặt chẽ và đạt hiệu quả cao.

- Việc lập kế hoạch còn giúp các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện, chỉ ra những kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên nhân, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cần thiết cho quá trình thực hiện các hợp đồng sau.

b. Căn cứ để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.

Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, ta thường dựa vào các căn cứ sau :

- Căn cứ vào hợp đồng xuất nhập khẩu đã ký kết : Để thực hiện hợp đồng người bán có thể phải thực hiện các công việc như chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng, thanh toán..Đối với người mua phải thực hiện các công việc như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, nhận hàng, kiểm tra hàng, làm thủ tục hải quan, thanh toán... Nhưng trong thực tế, không phải lúc nào người bán và người mua cũng phải thực hiện tất cả các hoạt động đó, mà tuỳ thuộc vào từng hợp đồng mà mỗi hợp đồng quy định rõ các công việc và nội dung các công việc mà người bán và người mua phải thực hiện. Căn cứ vào đó, người bán, người mua lập kế hoạch cụ thể để thực hiện có hiệu quả hợp đồng xuất nhập khẩu đó.

- Căn cứ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp : Để kế hoạch phù hợp với điều kiện thực tế, phát huy được các nguồn lực của doanh nghiệp, khi lập kế hoạch phải căn cứ vào kế hoạch kinh doanh chung của doanh nghiệp, vào khả năng sản xuất, kinh doanh, nguồn lực tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật và các nguồn lực khác của doanh nghiệp.

c. Trình tự lập kế hoạch.

Sau khi hợp đồng xuất nhập khẩu đã được ký kết, thông thường dưới sự chỉ đạo của giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh hoặc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch thực hiện. Trình tự lập kế hoạch bao gồm các bước chính như sau :

- Chuẩn bị lập kế hoạch .

+ Trong giai đoạn này bộ phận lập kế hoạch cần thu thập các thông tin, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng như các quy định chính sách của nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, các quy định về thủ tục hải quan, về cấp phép, về kiểm tra chất lượng, kiểm dịch theo quy định của nhà nước, các quy định của ngân hàng trong quá trình thanh toán, các vấn đề liên quan đến vận chuyển, bảo hiểm, giao nhận hàng hoá tại các ga cảng...

+ Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp như khả năng sản xuất, kinh doanh, các nguồn lực thuộc về doanh nghiệp, các yếu tố thuộc về đối tác.

+ Nghiên cứu và phân tích các nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu.

- Tiến hành lập kế hoạch

Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố của môi trường vĩ mô, điều kiện của doanh nghiệp, của đối tác, các nội dung của hợp đồng, người lập kế hoạch phải xác định các chỉ tiêu cần đạt được, các nội dung công việc và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc, phân bổ các nguồn lực và xác định cách thức tiến hành các công việc đó.

- Trình duyệt kế hoạch

Kế hoạch sau khi được lập phải được trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.

d. Nội dung của kế hoạch

Kế hoạch thực hiện hợp đồng xuất khẩu bao gồm : kế hoạch chuẩn bị hàng, kế hoạch kiểm tra hàng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng và thanh toán.

Còn kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm : kế hoạch thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán.

Nhưng tuỳ thuộc vào nội dung của từng hợp đồng cụ thể mà kế hoạch có những nội dung tương ứng. Trong mỗi kế hoạch tác nghiệp cần xác định các nội dung công việc, phương thức tiến hành, thời điểm tiến hành, kết thúc và các nguồn lực cần tập trung để thực hiện kế hoạch.

4.2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng TMQT

Thực hiện hợp đồng XK bao gồm các nội dung cơ bản sau: Chuẩn bị hàng hoá XK, kiểm tra hàng XK, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho phương tiện vận tải, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).

Thực hiện hợp đồng XUấT KHẩU bao các nội dung cơ bản sau: thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá, làm thủ tục hải quan, nhận hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng XUấT KHẩU, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).

Như vậy, để thực hiện hợp đồng TMQT các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu phải thực hiện các nội dung sau:

4.2.2.1. Chuẩn bị hàng XK

Chuẩn bị hàng hoá XK là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng TMQT. Như vậy quá trình chuẩn bị hàng XK bao gồm các nội dung: Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói, kẻ ký mã hiệu hàng hoá.

a. Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng

Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí. Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hoá cho doanh nghiệp xuất khẩu. Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK. Nhưng tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp với các đặc trưng khác nhau mà quá trình tập trung hàng XK cũng khác nhau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình XK.

a.1.Doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu

Các doanh nghiệp sản xuất trực tiếp tiến hành sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình. Để tập trung hàng XK, căn cứ vào vào yêu cầu về hàng XK được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất : chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng để tiến hành giao hàng cho người mua.

a.2.Doanh nghiệp xuất khẩu

Các doanh nghiệp XK thường không tự sản xuất hàng xuất khẩu mà tập trung hàng từ các nguồn hàng XK. Nguồn hàng XK là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hoá đủ điều kiện cho XK.

Quá trình tập trung hàng XK có thể mô tả như trong sơ đồ sau:

* Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu

Trên cơ sở kế hoạch xuất khẩu, cần xác định nhu cầu về hàng xuất khẩu : số lượng, chủng loại, yêu cầu về chất lượng, bao bì, lịch trình giao hàng làm cơ sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trung hàng xuất khẩu.

* Phân loại nguồn hàng XK

Phân loại nguồn hàng XK là phân chia sắp xếp các nguồn hàng theo các tiêu thức cụ thể nào đó, tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trưng tương đối đồng nhất để có các chính sách, biện pháp, lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từng loại nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng.

Các loại nguồn hàng có thể phân loại dựa trên các tiêu thức sau:

- Theo khối lượng hàng hoá mua được: Theo tiêu thức này nguồn hàng XK được chia thành:

+ Nguồn hàng chính: Là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượng hàng lớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp XK. Nguồn hàng này quyết định nhiều đến năng lực và lợi nhuận của doanh nghiệp cho nên phải quan tâm và có chính sách đặc biệt để bảo vệ nguồn hàng đảm bảo ổn định và phát triển bền vững nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh.

+ Nguồn hàng phụ: Là nguồn hàng chiếm một tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng XK của doanh nghiệp. Nguồn hàng này không quyết định nhiều đến doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp, tuy nhiên cần phải chú ý đến khả năng phát triển của nguồn hàng này để phát triển nguồn hàng này thành các nguồn hàng chính trong tương lai, để tăng số lượng nguồn hàng chính, tăng khả năng XK, mở rộng mặt hàng và thị trường XK cho doanh nghiệp.

- Theo đơn vị giao hàng: Nguồn hàng XK được chia thành:

+ Các doanh nghiệp nhà nước : Đây là nguồn hàng cung cấp các mặt hàng khá đa dạng, phong phú, ổn định với số lượng lớn, chất lượng đảm bảo. Đây là nguồn hàng có tiềm năng lớn có uy tín và thường thực hiện XK các sản phẩm của mình ra nước ngoài.

+ Các công ty liên doanh: Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinh doanh vì các sản phẩm thường xuyên được cải tiến.

+ Các doanh nghiệp tư nhân, các hợp tác xã, hộ gia đình: Các nguồn hàng có quy mô nhỏ, chất lượng sản phẩm không đồng nhất... nhưng có khả năng cung cấp các hàng nông sản thực phẩm thủ công mỹ nghệ... cho XK.

- Theo khu vực địa lý: Có thể theo dấu hiệu miền, vùng, tỉnh, thành phố...

+ Theo các miền đất nước: Miền Bắc, miền Trung, miền Nam.

+ Theo các tỉnh, thành phố:

+ Theo các vùng: Đồng bằng, trung du, miền núi hoặc vùng đồng bằng sông Cửu Long, vùng đồng bằng Bắc Bộ....

Theo cách phân này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp khai thác các hàng nông sản thực phẩm, hàng tiểu thủ công nghiệp đặc trưng, riêng có của từng vùng để tăng khả năng XK và phát triển lợi thế của từng vùng.

- Theo mối quan hệ với nguồn hàng: Theo tiêu thức này nguồn hàng XK được chia thành 3 nhóm.

+ Nguồn hàng truyền thống: Là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệ giao dịch mua bán từ lâu, thường xuyên liên tục, có tính ổn định cao.

+ Nguồn hàng không quan hệ thường xuyên: Là nguồn hàng doanh nghiệp chỉ giao dịch theo các thương vụ, không mang tính liên tục.

+ Nguồn hàng mới: Là nguồn hàng mà doanh nghiệp mới có giao dịch và khai thác, có thể sẽ phát triển thành các nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi và phát triển kinh doanh.

* Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng XK.

- Nghiên cứu nguồn hàng

Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và phát triển kinh doanh phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua hàng XK được tối ưu là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàng XK.

Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềm năng.

Những nguồn hàng hiện hữu là những nguồn hàng đang tồn tại sẵn sàng cung cấp hàng hoá để XK, là những nguồn hàng có năng lực, có kinh nghiệm trong khai thác hàng XK, nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn.

Những nguồn hàng tiềm năng: Là những nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc đã xuất hiện nhưng không phải nguồn hàng XK nhưng có khả năng trở thành nguồn hàng XK. Như vậy các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK phải có các kích tác tạo điều kiện đầy đủ cho các nguồn hàng tiềm năng trở thành nguồn hàng XK để cung cấp những sản phẩm mới cho XK.

Nội dung nghiên cứu là phải nhận dạng được tất cả các nguồn hàng XK hiện hữu và tiềm năng, tiến hành phân loại nguồn hàng và tiến hành nghiên cứu theo các nội dung sau:

- Khả năng sản xuất của nguồn hàng.

Khi nghiên cứu khả năng sản xuất của nguồn hàng XK là nghiên cứu những chủng loại mặt hàng, kích cỡ, mẫu mã, đặc điểm riêng của từng loại hàng, những chỉ tiêu chất lượng, mức độ phù hợp và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường nước ngoài của mặt hàng.

Ngoài ra khi nghiên cứu còn phải xác định khả năng đáp ứng về số lượng và thời điểm cung cấp của nguồn hàng, mức độ đồng nhất của các sản phẩm trong lô hàng... nhằm đáp ứng được mục tiêu đúng tên hàng, đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thời điểm giao hàng trong giao dịch TMQT.

Mặt khác, khi nghiên cứu khả năng sản xuất của nguồn hàng phải xác định được giá cả trong nước của các hàng hoá so với giá cả quốc tế, sau khi đã tính đủ những chi phí vào giá mua như chi phí thu mua, vận chuyển, bảo quản, bao gói, phân loại, thuế..... Thì các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh có phù hợp với mục tiêu chiến lược đã đề ra hay không.

- Tiềm lực tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng: Tiềm lực tài chính và khả năng kỹ thuật quyết định nhiều đến khả năng sản xuất của nguồn hàng XK. Những nguồn hàng có tiềm lực tài chính, có khả năng kỹ thuật là những nguồn hàng tiềm năng có khả năng cung cấp những sản phẩm có mẫu mã, chất lượng đáp ứng được nhu cầu của thị trường quốc tế, có thể cung cấp những lô hàng lớn, giao hàng đúng thời điểm và chi phí thấp nhất.

- Năng lực quản lý : Không có hai ý kiến khác nhau về vai trò sống còn của khả năng quản lý trong việc đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp. Do đó trong việc lựa chọn nguồn hàng không thể xem nhẹ việc đánh giá kỹ năng quản lý của người cung cấp tiềm năng, đặc biệt đối với những hợp đồng lớn và các sản phẩm phức tạp về kỹ thuật. Để đánh giá khả năng quản lý của nguồn hàng người ta xem xét trên hệ thống tiêu chuẩn; quan điểm về quản lý, cấu trúc của hệ thống và triển khai các nguồn nhân lực.

- Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng : Để xem xét nguồn hàng cần phân tích khả năng phát triển nguồn hàng trong tương lai để thấy được khả năng đáp ứng của nguồn hàng trong thời gian tới. Đồng thời xem xét khả năng đổi mới mặt hàng, vì khả năng đổi mới mặt hàng quyết định nhiều đến khả năng cạnh tranh và đẩy mạnh xuất khẩu của doanh nghiệp

- Khả năng tiếp cận nguồn hàng : Những nguồn hàng có tiềm năng, nhưng phải có khả năng tiếp cận dễ dàng để chuyển thành nguồn hàng hiện tại của doanh nghiệp.

Để nghiên cứu nguồn hàng XK các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK có thể sử dụng các thông tin qua các phương tiện thông tin như: Đài phát thành, đài truyền hình, các tạp chí, các báo, bản tin kinh tế, thông tin thị trường, quảng cáo, niên giám thống kê, đơn chào hàng, báo cáo tổng kết năm, 6 tháng, quý.... từ các nhân viên của doanh nghiệp, các nhân viên chào hàng... các tài liệu và thông tin lưu trữ. Bằng phương pháp này cho phép chúng ta nghiên cứu khái quát các nguồn hàng XK với chi phí thấp nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài liệu, thông tin và xử lý thông tin. Khi nghiên cứu chi tiết nguồn hàng cần áp dụng phương pháp nghiên cứu thực tiễn, nghiên cứu cụ thể vào từng nguồn hàng với hai hình thức sau: 1. Gửi phiếu điều tra; 2. Cử các bộ phận trực tiếp nghiên cứu, nghiên cứu trực tiếp có thể thu thập được các thông tin sinh động, đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời làm cơ sở đưa ra các quyết định lựa chọn nguồn hàng và hình thức giao dịch thích hợp.

- Đánh giá lựa chọn các nguồn hàng.

Để lựa chọn nguồn hàng cần phải có một quá trình đánh giá các nguồn hàng để lựa chọn. các nguồn hàng khác nhau có quá trình đánh giá khác nhau. Người xuất khẩu phải luân luân đánh giá các nguồn hàng hiện tại và các nguồn hàng mới.

Đánh giá lựa chọn nguồn hàng mới.

Khi nhìn nhận ở các góc độ khác nhau nên có nhiều quan niệm về nguồn hàng mới, nhưng đều thống nhất các dấu hiệu để nhận dạng một nguồn hàng mới là:

- Nguồn hàng mới tham gia cung cấp các mặt hàng XK .

- Nguồn hàng hiện tại nhưng cung cấp các mặt hàng mới.

- Nguồn hàng hiện tại nhưng tham gia cung cấp cho một khu vực thị trường mới.

Còn đối với một doanh nghiệp xuất khẩu nguồn hàng mới là nguồn hàng lần đầu có quan hệ cung cấp hàng cho doanh nghiệp hoặc đã có quan hệ buôn bán với doanh nghiệp nhưng hiện tại đã thay đổi về bản chất, thì vẫn phải xem xét đánh giá và lựa chọn như một nguồn hàng mới.

Doanh nghiệp xuất khẩu phải luôn đánh giá và lựa chọn các nguồn hàng mới bởi các lý do sau:

Một là, doanh nghiệp xuất hiện các nhu cầu về hàng xuất khẩu mới cho nên cần các nhà cung cấp mới; Hai là, các nhà cung cấp hiện tại không còn đủ khả năng cung cấp các mặt hàng hiện tại cho doanh nghiệp cho nên đòi hỏi doanh nghiệp phải lựa chọn các nhà cung cấp mới; Ba là, doanh nghiệp tìm kiếm lựa chọn các nguồn hàng mới hy vọng cho việc cung cấp các mặt hàng hiện tại được tốt hơn. Vì vậy đánh giá lựa chọn các nguồn hàng mới là hoạt động thường xuyên và rất quan trọng của các nhà xuất khẩu. Quá trình đánh giá lựa chọn nguồn hàng mới có thể sử dụng các phương pháp sau:

+ Phương pháp 1: Phân tích các nguồn hàng trên các tiêu thức đã lựa chọn, sau đó sắp xếp các nguồn hàng theo thứ bậc ưu tiên để phân tích lựa chọn.

+ Phương pháp 2: Đánh giá theo hệ thống tính điểm để tiến hành lựa chọn (phương pháp tính điểm). Do mức độ khách quan của phương pháp đánh giá theo hệ thống điểm, cho nên nó được sử dụng phổ biến để đánh giá các nguồn hàng và được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các yếu tố cần đánh giá: Khả năng sản xuất, khả năng tài chính, kỹ thuật, năng lực quản lý, khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng , khả năng tiếp cận nguồn hàng.

Bước 2: Tính tỷ trọng cho từng yếu tố (Wi)

Bước 3: Phân tích đánh giá và cho điểm các yếu tố cần đánh giá.

Bước 4: Xác định tổng số điểm cho từng nguồn hàng theo công thức:

n

Tj =  Wi. Fi

i =1

Trong đó : Tj : Tổng số điểm cho nguồn hàng thứ j

n: Số lượng các yếu tố cần đánh giá

Wi: Tỷ trọng của yếu tố thứ i

n

với,  Wi = 1

i =1

Fi: Điểm số đánh giá của yếu tố thứ i

Bước 5: Xếp thứ tự các nguồn hàng theo TJ để tiến hành lựa chọn.

Đối với mỗi mặt hàng không nên chỉ chọn một người cung cấp để tiến hành giao dịch, như vậy sẽ không đảm bảo tính cạnh tranh, nhưng nếu chọn quá nhiều sẽ khó khăn cho vấn đề giao dịch và lựa chọn các đơn chào hàng của các nguồn hàng sau này. Tuy nhiên khi lựa chọn các nguồn hàng không chỉ thuần tuý dựa vào các quá trình phân tích đánh giá để lựa chọn một cách cứng nhắc mà phải căn cứ vào một số các yếu tố khác như: Sự chỉ đạo của Chính phủ, các khả năng buôn bán đối lưu, khả năng có mối quan hệ dài hạn, hoặc tính đa dạng nguồn hàng để xem xét lựa chọn cho phù hợp nhất.

Đánh giá các nguồn hàng hiện tại

Nguồn hàng hiện tại là nguồn hàng đã và đang cung cấp hàng hoá cho doanh nghiệp. Các nhà xuất khẩu ở các nước đang phát triển ít khi đánh giá các nhà cung cấp hiện tại một các hệ thống, mà thường quan hệ với các nguồn hàng cho đến khi không có nhu cầu xuất khẩu các mặt hàng của các nguồn hàng đó hoặc có các "sự cố" các nguồn hàng không còn khả năng cung cấp các hàng xuất khẩu, vì vậy phải loại các nhà cung cấp đó ra khỏi danh mục các nhà cung cấp của mình.

Trong kinh doanh hiện đại các nhà xuất khẩu phải thường xuyên đánh giá các nhà cung cấp hiện tại để: Một là, thẩm định đánh giá quá trình cung cấp mới; hai là, kiểm tra các nguồn hàng hiện tại nhằm loại bỏ các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn, đồng thời tìm ra các sai lệch của nguồn hàng hiện tại để có các biện pháp tác động thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình chuẩn bị hàng.

Đánh giá các nguồn hàng hiện tại sử dụng thông tin sau khi thực hiện các hợp đồng TMQT trên các biểu thức cơ bản sau:

- Sự tuân thủ chất lượng của hàng hóa được giao

- Giao hàng

- Chất lượng dịch vụ, xem xét trên các mặt:

+ Tinh thần hợp tác.

+ Độ chính xác của chứng từ.

+ Tốc độ phản ứng giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng và tính hiệu quả của nó.

+ Dịch vụ sau khi làm.

Để phân loại nguồn hàng hiện tại người ta sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp sơ đồ tuyệt đối: Phương pháp này chủ yếu mang tính phân tích suy xét. Dựa trên các tiêu thức đánh giá các bộ phận có liên quan đến quá trình xuất khẩu của doanh nghiệp bằng các kinh nghiệm của mình nhận xét từng hoạt động của các nhà cung cấp để phân loại các nhà cung cấp thành các loại "tốt"; "đạt" hoặc "chưa đạt". Phương pháp này đơn giản, không cần lưu trữ các số liệu đặc biệt cho quá trình đánh giá này. Song trong trường hợp số lượng các nhà cung cấp ít, khối lượng giao dịch nhỏ thì phương pháp vẫn đảm bảo độ tin cậy của nó.

- Phương pháp tính điểm.

Phương pháp này rất thích hợp khi phải đưa ra các quyết định nhanh chóng về tìm nguồn hàng khi có nhu cầu xuất khẩu khản cấp. Phương pháp này được tiến hành theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các tiêu thức đánh giá: Như đã đề cập ở trên các tiêu thức đánh giá là chất lượng, giao hàng, dịch vụ

Bước 2: Xác định mức độ quan trọng của các tiêu thức:

Bước 3: Phân tích hoạt động của các nguồn hàng cần đánh giá trong thời gian qua để tính điểm cho các tiêu thức:

i.Đánh giá việc tuân thủ chất lượng (thang điểm 100): Các sản phẩm không đạt chất lượng phải loại ra và cả các sản phẩm không đạt chất lượng nhưng vẫn nằm trong dung sai cho phép được người xuất khẩu chấp nhận không phải loại ra mà chỉ bị phạt theo quy định của hợp đồng vẫn bị coi là hàng kém phẩm chất

ii. Đánh giá về giao hàng: Được đánh giá theo số lần chậm trễ

iii, Đánh giá về dịch vụ: Đánh giá trên các nội dung với các thang điểm

Bước 4: Tính số điểm tổng hợp và đưa ra kết luận đánh giá.

- Phương pháp phân tích tỷ lệ chi phí. Nguyên tắc của phương pháp phân tích chi phí thể hiện trên công thức sau:

n

 Ck

K=1

RC =

C

Trong đó: RC: Tỷ lệ chi phí phát sinh

C : Tổng trị giá các hợp đồng

Ck : Các chi phí phát sinh thêm cho người xuất khẩu do những thiếu sót trong hoạt động của nhà cung cấp.

Như vậy phải phân tích tính toán cụ thể các chi phí phát sinh do nguồn hàng giao hàng chậm, giao hàng kém phẩm chất phải thêm chi phí đổi hàng khác hay chi phí khiếu nại... Giao hàng chậm trễ dẫn đến tình trạng hiệu quả của kho thấp, hoặc đứt quảng trong dây chuyền sản xuất...

Để áp dụng được phương pháp này người xuất khẩu phải lưu trữ các số liệu về các chi phí phát sinh cuả từng nhà cung cấp một cách có hệ thống trên cơ sở các hợp đồng. Từ đó so sánh các tỷ lệ chi phí này để phân loại các nguồn hàng.

Trên cơ sở đánh giá phân loại các nguồn hàng như trên các nhà xuất khẩu phải đưa ra được các quyết định sau: Các nguồn hàng không đủ tiêu chuẩn cần loại bỏ; các nguồn hàng tốt cần duy trì; các nguồn hàng có thể duy trì nhưng cần những tác động cụ thể.

* Các hình thức giao dịch hàng XK.

- Mua hàng XK: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK có thể mua hàng XK thông qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế, mua hàng không theo hợp đồng, mua qua đại lý.

+ Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế. Trong đơn đặt hàng phải xác định được yêu cầu cụ thể về hàng hoá như: tên hàng, chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng và thời gian giao hàng... Những yêu cầu này phải phù hợp với nhu cầu về hàng hoá XK của thị trường nước ngoài. Mua theo đơn đặt hàng thường áp dụng để mua các sản phẩm công nghiệp, thủ công mỹ nghệ... và đối với các doanh nghiệp có mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc theo các chào hàng của người cung cấp. Một vấn đề quan trọng là trước khi trao đơn đặt hàng cho nguồn hàng phải nghiên cứu kỹ khả năng đáp ứng của nguồn hàng đối với đơn đặt hàng đó về số lượng, chất lượng của hàng hoá và thời gian giao hàng.

Một hình thức được áp dụng rộng rãi trong thu mua hàng XK là ký kết hợp đồng mua bán hàng XK.

Hợp đồng mua bán hàng XK có thể là hợp đồng một chiều nếu doanh nghiệp chỉ mua hàng XK hoặc hợp đồng hai chiều nếu áp dụng hình thức mua bán đối lưu. Một hợp đồng mua bán hàng XK phải có điều khoản cơ bản sau: Điều khoản tên hàng, chất lượng số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng, giá cả và phương thức thanh toán. Trong đó các điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng phải phù hợp với yêu cầu về hàng XK, giá cả hợp lý đảm bảo được hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Mua hàng thông qua hợp đồng mua bán được áp dụng rộng rãi đối với cả hàng công nghiệp và hàng nông sản, thuỷ sản và thủ công mỹ nghệ...Mua hàng qua hợp đồng vừa tạo được nguồn hàng chủ động , ổn định cho doanh nghiệp vừa tạo được đầu ra ổn định cho nguồn hàng. Nhưng trong thực tế việc ký kết hợp đồng thu mua nông sản, thuỷ sản để xuất khẩu ở nước ta hiện nay còn nhiều bất cập và gặp nhiều khó khăn.

+ Mua hàng không theo hợp đồng kinh tế. Là hình thức mua hàng đựa trên cơ sở tự do thoả thuận về giá cả và các điều kiện giao dịch sau khi người Bán giao hàng, nhận tiền và người mua nhận hàng, trả tiền là kết thúc nghiệp vụ mua bán.

Đây là hình thức áp dụng đối với việc mua bán tập trung hàng XK, chủ yếu là hàng nông lâm thuỷ sản chưa qua chế biến của các cơ sở sản xuất có quy mô nhỏ, các hộ cá thể. Cho nên chất lượng hàng thu mua theo hình thức này chất lượng không đồng đều, không cao, và thu mua theo hình thức này yêu cầu người thu mua phải có nghiệp vụ thông thạo, kỹ thuật kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá, hệ thống thu mua và đảm bảo hàng hoá phải thích hợp, tối ưu.Hiện nay ở nước ta để thu mua hàng nông sản, thuỷ sản các doanh nghiệp

+ Mua qua đại lý :ở những nơi nguồn hàng không tập trung, không mua thường xuyên, các doanh nghiệp có thể thu mua hàng thông qua các đại lý. Mua hàng qua đại lý cần lựa chọn đại lý để ký kết hợp đồng, trong hợp đồng đại lý người ta phải quy định cụ thể các vấn đề sau:

* Những yêu cầu đối với hàng hoá: Tên hàng, quy cách, phẩm chất.

* Số lượng thu mua.

* Địa bàn thu mua

* Giá thu mua.

* Thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao, phương thức nghiệm thu.

* Phương thức thanh toán và các điều khoản khác.

- Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng XK. Gia công là hình thức doanh nghiệp XK giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sản xuất, để đơn vị sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm, giao lại cho bên doanh nghiệp XK và nhân phí gia công. Với hình thức này quyền sở hữu nguyên vật liệu thuộc về doanh nghiệp XK, cho nên doanh nghiệp XK phải có các biện pháp để kiểm soát nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm. Quan hệ giữa doanh nghiệp XK và đơn vị gia công là quan hệ hợp đồng gia công hàng XK, trong hợp đồng người ta chú trọng đến các điều khoản chính như sau:

* Điều khoản về tên hàng, số lượng, chất lượng thành phẩm.

* Điều khoản về nguyên vật liệu: chủng loại, số lượng, chất lượng, định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

* Điều khoản giao hàng: thời gian, địa điểm, phương thức giao nhận và nghiệm thu nguyên vật liệu và thành phẩm.

* Điều khoản về chi phí gia công và thanh toán.

* Điều khoản về kiểm tra và giám sát.

Hình thức bán nguyên liệu thu mua thành phẩm là hình thức doanh nghiệp XK thu mua hàng XK trên cơ sở bán nguyên vật liệu theo một định mức thỏa thuận cho đơn vị sản xuất để đơn vị này sản xuất ra hàng XK từ nguyên liệu nói trên. Với hình thức này giảm được rủi ro cho doanh nghiệp XK và phát huy được năng lực của doanh nghiệp sản xuất hàng XK.

Hình thức gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng XK thường áp dụng với các sản phẩm công nghiệp, nông lâm thuỷ sản và với các loại hình cơ sở sản xuất khác nhau, với các quy mô khác nhau: các doanh nghiệp, các hợp tác xã hoặc các cá thể....

- Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng XK. Đây là hình thức các doanh nghiệp XK liên doanh liên kết với doanh nghiệp sản xuất hàng XK, trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên và lợi cùng hưởng, lỗ cùng chịu. Hình thức liên doanh liên kết sử dụng triệt để ưu thế của mỗi bên, tạo thêm được những nguồn hàng XK mới có tính ổn định tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động trong tập trung hàng XK, liên doanh có thể là liên doanh ngắn hạn (cho một mặt hàng của một thương vụ) hoặc liên doanh dài hạn sản xuất một hoặc một số sản phẩm trong một thời gian dài. Quan hệ giữa các bên là quan hệ hợp đồng liên doanh liên kết, trong hợp đồng thường có các nội dung sau: hình thức liên doanh, trách nhiệm của mỗi bên trong hoạt động kinh doanh, phương pháp hạch toán, thời gian liên doanh, cách rút vốn và đình chỉ kinh doanh....

- Xuất khẩu uỷ thác. Trong hình thức này bên có hàng XK gọi là bên uỷ thác, doanh nghiệp XK gọi là bên nhận uỷ thác.

Xuất khẩu uỷ thác là bên nhận uỷ thác với danh nghĩa của mình tiến hành XK hàng hoá với chi phí của bên uỷ thác. Thực chất doanh nghiệp XK là đại lý XK cho bên uỷ thác và hưởng phí uỷ thác. Trong trường hợp này doanh nghiệp XK chắc chắn có hàng giao cho khách hàng để thực hiện hợp đồng XK .

* Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK.

Tổ chức hệ thống tập trung hàng XK bao gồm hệ thống các chi nhánh, các đại lý, hệ thống kho, hàng hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản lý, kỹ thuật, công nghệ tập trung hàng XK và hệ thống nguồn lực thích hợp...

Tổ chức hợp lý hệ thống tập trung hàng XK để đảm bảo cung cấp đúng hàng hoá, đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mục tiêu của tổ chức hợp lý

hệ thống.

Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là:

Đặc điểm mặt hàng: Các mặt hàng khác nhau sẽ có các tính chất khác nhau, đặc điểm bốc dỡ, vận chuyển bảo quản khác nhau... cho nên cần phải có đội ngũ cán bộ chuyên sâu về mặt hàng đó cũng như hệ thống hậu cần bổ trợ thích hợp để đảm bảo hiệu quả của hệ thống.

Đặc điểm nguồn hàng: Phải xem xét đến vị trí nguồn hàng quy mô, mức độ tập trung, tần suất cung cấp, mức độ quan trọng của nguồn hàng trong việc cung cấp hàng XK cho doanh nghiệp.... để tổ chức hệ thống cho hợp lý.

Hình thức giao dịch: Khi đã lựa chọn được hình thức giao dịch với nguồn hàng thích hợp để phát huy hiệu quả của quá trình tập trung tập trung hàng XK cần tổ chức một hệ thống thu mua phù hợp với hình thức giao dịch đó. Ngoài ra để tổ chức hệ thống hợp lý doanh nghiệp XK còn cần phải căn cứ vào tình hình đặc điểm của doanh nghiệp mình, xu hướng phát triển của ngành hàng, nguồn hàng thị trường và hệ thống tập trung hàng XK của các đối thủ cạnh tranh...

Để hệ thống tập trung hàng XK hoạt động có hiệu quả, cần phải thiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống thực hiện theo kế hoạch. Cụ thể là:

+ Thiết lập hệ thống các kênh thu mua (các chi nhánh, các đại lý...) hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng hoặc theo từng khu vực địa lý khác nhau.

+ Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh đảm bảo khả năng tiếp nhận và giải toả nhanh đảm bảo dòng vận động của hàng hoá cũng như bảo quản tốt được chất lượng hàng hoá.

+ Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với số lượng hàng thu mua, tối ưu hoá dòng vận động hàng hoá với chi phí thấp nhất.

+ Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ, có trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để phát huy được hiệu lực của hệ thống.

+ Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời phát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý kịp thời đạt hiệu quả cao.

b. Bao gói hàng XK

Trong TMQT, không ít hàng hoá để trần hay để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu là khâu quan trọng trong việc chuẩn bị hàng hoá.

Bao bì là một loại vật phẩm dùng để bao gói và chứa đựng hàng hoá, hạn chế những tác động của môi trường bên ngoài nhằm bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận chuyển, bảo quản đồng thời có tác dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng.

b.1. Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói.

Yêu cầu đối với bao bì hàng hoá XK

- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển bảo quản để hàng hoá tới tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo

- Bao bì phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển bảo quản nhằm tránh được các tác động xấu trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản đồng thời khai thác triệt để hiệu năng của quá trình như công suất bốc dỡ, vận tải, dung tích diện tích nhà kho và năng suất lao động ...

- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị hiếu tiêu dùng của thị trường XK cũng như tập quán của ngành hàng.

- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiện trong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.

- Bao bì hàng XK cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí sản xuất và đóng gói bao bì, sự tương quan hợp lý giữa chi phí về bao bì và giá cả hàng hoá, tương quan giữa khối lượng bao bì và khối lượng hàng hoá trong quá trình vận chuyển...

Xuất phát từ yêu cầu về bao bì hàng XK. Khi lựa chọn bao bì đóng gói cần căn cứ vào các cơ sở khoa học sau:

+ Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết: Đây là căn cứ quan trọng nhất để người XK thực hiện đúng được hợp đồng tránh được các tranh chấp có thể xảy ra. Trong hợp đồng có thể quy định; loại bao bì, hình dáng bao bì , kích thước bao bì, vật liệu làm bao bì...

+ Căn cứ vào loại hàng hoá cần bao gói: Khi lựa chọn bao bì, cần xem xét đến các tính chất của hàng hoá như lý tính, hoá tính, hình dạng, mầu sắc, trạng thái của hàng hoá, mức độ tác động của môi trường và các điều kiện khác làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá.

+ Căn cứ vào các điều kiện vận tải: Đó là các điều kiện như: Loại phương tiện vận tải và chất lượng của phương tiện vận tải; Quãng đường vận tải và các yếu tố tác động đến hàng hoá trong quá trình vận tải; Thời gian vận tải; Khả năng chuyển tải dọc đường; Điều kiện bốc dỡ; Sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình vận tải; Điều kiện bảo quản hàng hoá trong quá trình chuyển tải, hoặc ở ga, cảng...

+ Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng: ở một số quốc gia, luật pháp cấm xuất khẩu những hàng hoá có bao bì làm từ những loại nguyên liệu nhất định. Ví dụ : ở Mỹ và Tân Tây Lan, người ta cấm dùng bao bì bằng cỏ khô, gianh, rạ...Nhưng một vài quốc gia khác lại cho phép nhập hàng hoá có loại bao bì như vậy nếu chủ hàng xuất trình những giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu bao bì đã được khử trùng.

Ngoài ra theo tập quán của ngành hàng, một loại hàng hoá thường được đóng gói trong một loại bao bì nhất định nào đó.

b.2. Đóng gói hàng hoá

Để đóng gói cho hàng hoá XK cần phải kế hoạch hoá nhu cầu bao bì. Nghĩa là phải xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hoá cần bao gói và có kế hoạch để

cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng về thời điểm.

Nhu cầu về bao bì được xác định theo công thức sau:

Nbb = Qb ( 1 +p) (cái, chiếc)

Nsp

Trong đó:

Qb : Số lượng hàng hoá cần bao gói.

Nsp: Số lượng hàng hoá trong một bao gói.

P: Phần trăm số bao bì không đóng gói đi kèm theo lô hàng.

Nbb: Nhu cầu về bao bì

Nếu trong hợp đồng không quy định số bao bì không đóng gói đi kèm theo lô hàng thì p = 0

Khi đó:

Nbb = Qb (cái, chiếc)

Nsp

Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói hở và đóng gói kín. Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp. Khi đóng gói hàng hoá yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật. Hàng hoá phải được xếp gọn gàng trong bao bì, khi cần chèn lót phải lựa chọn đúng vật liệu lót và sử dụng đúng kỹ thuật chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì, đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp vận chuyển và bảo quản.

c. Kẻ ký hiệu mã hiệu hàng XK

Ký mã hiệu (Marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng XK. Mục đích của kẻ ký mã hiệu là:

- Bảo đảm thuận lợi cho qua trình giao nhận

- Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá.

Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá XK phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Nội dung thông tin của ký mã hiệu phải đáp ứng được mục đích đề ra.

- Ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử dụng tối đa các ký hiệu đã được tiêu chuẩn hoá quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu.

- Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ngay ra từ xa. Phải dùng vật liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo được chất lượng của các ký mã hiệu, những không làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá.

Từ mục đích và yêu cầu trên nội dung ký mã hiệu bao gồm:

- Những nội dung thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên người nhận, tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.

- Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hoá như: Tên nước và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu của chuyến đi.

- Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá như: Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép xếp chồng lên nhau, hướng xếp đặt hàng hoá, không được móc...

- Mã số và mã vạch của hàng hoá...

4.2.2.2. Kiểm tra hàng hóa xuất nhập khẩu

Kiểm tra hàng hoá xuất nhập khẩu là công việc cần thiết, là sự tiếp tục quá trình các công đoạn thực hiện hợp đồng TMQT.

Kiểm tra hàng hoá xuất nhập khẩu là kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hoá xuất nhập khẩu so với yêu cầu đã đề ra trong hợp đồng TMQT. Sự phù hợp ở đây là phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng...

Cho nên cơ sở để kiểm tra hàng hoá xuất nhập khẩu là hợp đồng và L/C cũng như các tài liệu có liên quan như tài liệu kỹ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn, mẫu hàng... Sau đây chúng ta sẽ xem xét quá trình kiểm tra hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu

a. Kiểm tra hàng hoá XK

Trước khi giao hàng người XK có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về chất lượng, số lượng, trọng lượng bao bì... (tức là kiểm nghiệm). Nếu hàng XK là động vật, thực vật thì phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh (tức là kiểm định động vật, kiểm dịch thực vật), nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm.

Kiểm tra hàng XK có tác dụng:

- Thực hiện trách nhiệm của người XK trong thực hiện hợp đồng TMQT, từ đó đảm bảo uy tín của nhà XK cũng như đảm bảo tốt mối quan hệ buôn bán trong TMQT.

- Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới, giao hàng bù, hạ giá... làm giảm hiệu quả của hoạt động XK.

- Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu , đảm bảo được quyền lợi của khách hàng và của người XK.

Việc kiểm tra hàng hoá XK thực hiện ở hai cấp:

- Ở cơ sở: Như đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công.... Việc kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất.

Nội dung kiểm tra thường là:

Kiểm tra về chất lượng: Chỉ cho phép những hàng hoá đủ tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng quy định được phép XK. Kiểm tra sự phù hợp của bao bì như hình dáng, kích thước, số lớp, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèm theo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của ký mã hiệu.

Kiểm tra số lượng và trọng lượng: Số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện, tổng số lượng và trọng lượng.

Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật (của quận, huyện, nông trường) tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở do phòng thú y của quận, huyện hoặc nông trường tiến hành.

- Ở các cửa khẩu:

Trước khi bốc hàng lên phương tiện vận tải, người xuất khẩu phải kiểm tra lại hàng hóa. Việc kiểm tra hàng hóa có thể do các lý do sau:

+ Thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở.

+ Trong nhiều trường hợp theo quy định của Nhà nước, một số mặt hàng khi xuất khẩu phải kiểm tra nhà nước về mặt chất lượng. Đối với những mặt hàng nằm trong danh mục hàng hóa phải kiểm tra nhà nước trước khi xuất khẩu. Doanh nghiệp phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn mời cơ quan kiểm nghiệm, kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn quy định và cấp giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận chất lượng là chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa . Hàng hóa phải có chất lượng đạt tiêu chuẩn mới được phép xuất khẩu.

+ Hoặc theo yêu cầu của người Mua (đã được quy định trong hợp đồng) người xuất khẩu phải mời các cơ quan giám định độc lập như: Vinacontrol, Foodcontrol, Adil International Surveryors Co, Ltd - ADLL, Society General Supervision - SGS....để tiến hành giám định hàng xuất khẩu.

Khi đó người quản lý phải xác định:

1. Cơ quan giám định

2. Nội dung giám định: số lượng, chủng loại, bao bì, chất lượng ...

3. Thời gian , địa điểm giám định

Căn cứ để giám định là hợp đồng xuất nhập khẩu và L/C. Để giám định hàng hóa , người XK phải làm đơn xin giám định hàng hoá. Trong đơn có nội dung chính như: Tên, địa chỉ của cơ quan xin giám định, tên hàng, số kiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp.

Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá. Kiểm tra thực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp các chứng thư. Chứng thư là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết các tranh chấp sau này.

b. Kiểm tra hàng nhập khẩu

Hàng nhập khẩu khi về đến cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan, tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Mục đích của quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người Mua và là cơ sở để khiếu nại sau này nếu có.

Nội dung cần kiểm tra là:

- Kiểm tra về số lượng: Số lượng hàng thiếu, số lượng hàng đổ vỡ và nguyên nhân.

- Kiểm tra về chất lượng:

+ Số lượng hàng hoá sai về chủng loại, kích thước, nhãn hiệu, quy cách, màu sắc....

+ Số lượng hàng hoá bị suy giảm về chất lượng, mức độ suy giảm, nguyên nhân suy giảm....

- Kiểm tra bao bì: Sự phù hợp của bao bì sơ với yêu cầu được quy định trong hợp đồng.

- Kiểm dịch thực vật nếu hàng hoá là thực vật.

- Kiểm dịch động vật nếu hàng hoá là động vật.

Thông thường đơn vị nhập khẩu sẽ nhận được thông báo nhận hàng với các thông tin về tên tầu, tên hàng, dự kiến thời gian hàng đến ga cảng... Ngoài ra còn kèm theo hoá đơn hàng nêu rõ số lượng kiện hàng, nội dung mỗi kiện, vận đơn, trong một số trường hợp còn cả giấy chứng nhận chất lượng, số lượng....

Khi nhận được tài liệu này phải so sánh với hợp đồng mua bán và các chứng từ khác. Nếu có sự sai lệch cần chuẩn bị tốt kế hoạch để kiểm tra hàng khi hàng đến. Khi nhận hàng, nếu có sai sót về số và chất lượng hàng hoá thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải và đại diện của người Bán.

Khi nhận hàng từ phương tiện ga, cảng phải kiểm tra niêm phong, cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải.

Nếu hàng chuyên chở bằng đường biển mà bị thiếu hụt mất mát phải lập "Biên bản kết toán nhận hàng với tầu" - Report on Receipt of cargo. Nếu bị đổ vỡ phải lập "Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (COR).

Nếu thấy nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng hoá bị sai chủng loại, kích thước, quy cách, bị tổn thất.... thì phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định, nếu tổn thất nằm trong phạm vi được bảo hiểm, hoặc mời công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate) để có cơ sở pháp lý khiếu kiện sau này đồng thời thông báo ngay cho người bán biết.

Các cơ quan kiểm dịch phải tiến hành kiểm dịch, nếu hàng nhập khẩu là động vật và thực vật.

Nếu hàng nằm trong danh mục hàng phải kiểm tra nhà nước về chất lượng . Doanh nghiệp phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn mời cơ quan kiểm nghiệm, kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn quy định và cấp giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận chất lượng là chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa . Hàng hóa phải có chất lượng đạt tiêu chuẩn mới được phép nhập khẩu.

4.2.2.3. Thuê phương tiện vận tải

Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu được ký kết theo điều kiện nhóm C và D (Incoterms-2000) bao gồm điều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng thuộc nhóm E và nhóm F bao gồm điều kiện EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Phương tiện vận tải quốc tế bao gồm : phương tiện vận tải đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường ống...Mỗi một loại phương tiện vận tải đều có những ưu nhược điểm riêng, tuỳ từng điều kiện cụ thể mà quyết định sử dụng loại phương tiện nào cho hợp lý và đạt hiệu quả kinh tế.

Thông thường trong các hợp đồng xuất nhập khẩu đã quy định loại phương tiện(đường biển hay đường sắt..)Khi đi thuê phương tiện vận tải người quản trị phải quyết định : loại phương tiện đó như thế nào ; hình thức thuê ; thuê của hãng vận tải nào ; thời điểm thuê...

a. Những căn cứ để thuê phương tiện vận tải

Trong quá trình thực hiện hợp đồng TMQT việc thuê phương tiện vận tải phải dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, những quy định về đặc điểm của phương tiện vận tải, quy định về mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ...

- Căn cứ vào khối lượng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá: Khi thuê phương tiện vận tải phải căn cứ vào khối lượng hàng hoá để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hoá được chi phí đồng thời phải căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.

- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trong container, là hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay tuyến đường đặc biệt, vận tải một chiều hay vận tải hai chiều, chuyên chở một chuyến hay chuyên chở nhiều chuyến...Ở Việt nam hiện nay hầu hết hàng hoá xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng đường biển.

b.Tổ chức thuê phương tiện vận tải( tầu biển)

Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá xuất nhập khảu có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng. Nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá, dễ xảy ra rủi ro và có liên quan tới nhiều nội dung khác trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chính vì vậy khi thuê phương tiện vận tải cần phải tiến hành nghiên cứu, phân tích để có quyết định thuê tầu cho thích hợp, đảm bảo thực hiện tốt được hợp đồng và hạn chế được rủi ro.

Để thuê tầu, doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin về các hãng tầu trên thế giới, về giá cước vận tải, các loại hợp đồng vận tải, các Công ước và Luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải....Có thể áp dụng hình thức trực tiếp đi thuê tầu hoặc uỷ thác việc thuê tầu cho một Công ty hàng hải như: Công ty thuê tầu và môi giới hàng hải (Vietfracht) công ty đại lý tầu biển Vosa, các đại lý tàu biển của nước ngoài tại Việt Nam....

Tuỳ theo vào các trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tầu sau:

Phương thức thuê tầu chợ (Liner)

Tầu chợ là tầu chạy theo một hành trình và thời gian xác định. Thuê tầu chợ có một số đặc điểm sau :

+ Tầu chạy theo một hành trình và thời gian xác định, cước phí được quy định trước, do đó doanh nghiệp có thể tính trước được chi phí vận chuyển và dự kiến được thời gian giao nhận hàng khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu.

+ Quá trình giao dịch thuê tầu đa phần tuân thủ theo quy chế của tầu chợ(các điều kiện quy định sẵn trong vận đơn và biểu cước của hãng tầu) doanh nghiệp ít có điều kiện thoả thuận các điều kiện vận tải, nhưng thủ tục thuê đơn giản và nhanh chóng.

+ Hiện nay hệ thống tầu chợ rộng khắp trong khu vực và thế giới, đa phần là tầu chở container rất thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình chuyên chở, nhất là chuyên chở các lô hàng nhỏ (doanh nghiệp chỉ cần thuê một phần con tầu).

+ Tầu chợ chụi trách nhiệm bốc hàng và dỡ hàng, chi phí vận tải đã bao gồm cả chi phí bốc và dỡ hàng, nhưng cước phí tầu chợ thường cao hơn cước phí thuê tầu chuyến và tầu định hạn.

Quá trình thuê tầu chợ được tiến hành theo các bước cơ bản sau:

- Xác định số lượng hàng cần chuyên chở, đặc điểm hàng cần chuyên chở, tuyến đường chuyên chở, thời điểm giao hàng

- Nghiên cứu các hãng tầu: Đặc điểm của tầu có phù hợp với đặc điểm hàng hoá cần vận chuyển không, Lịch trình tầu chạy (hành trình của tầu, dự kiến ngày khởi hành (Estimated time of departure - ETD), dự kiến tầu đến (Estimated time of arrival - ETA), cước phí, uy tín của hãng và các quy định khác.

- Lựa chọn hãng tầu vận tải thích hợp

- Lập bảng kê khai hàng (Cargo list) và ký đơn xin lưu khoang (Booking note), đồng thời trả trước phí vận chuyển.

- Tập kết hàng để giao cho tầu và nhận vận đơn.

Phương thức thuê tầu chuyến (Voyage charter)

Thuê tầu chuyến là chủ tầu cho người thuê tầu thuê toàn bộ chiếc tầu để chuyên chở hàng hoá giữa hai hay nhiều cảng và nhận tiền cước thuê tầu do hai bên thoả thuận. Thuê tầu chuyên có đặc điểm sau :

+ Hàng hoá chuyên chở thường đầy tầu. Như vậy khi cần chuyên chở lượng hàng hoá lớn đủ trọng tải của một con tầu thì doanh nghiệp thuê tầu chuyến.

+ Tinh linh hoạt cao, có thể chọn hành trình và thời gian theo sự thoả thuận của hai bên.

+ Giá cước rẻ hơn tầu chợ, hai bên có thể tự do thoả thuận các điều kiện thuê tầu theo nguyên tắc các bên cùng có lợi.

+ Hàng được chuyên chở nhanh vì tầu không phải dừng lại các cảng dọc đường.

+ Để thuê tầu hai bên phải đàm phán và ký hợp đồng thuê tầu, do đó doanh nghiệp phải có đầy đủ các thông tin, kỹ năng đàm phán và nghiệp vụ thuê tầu, nếu không dễ gặp phải rủi ro.

Quá trình thuê tầu chuyến bao gồm các nội dung sau:

- Xác định nhu cầu vận tải gồm: Lượng hàng hoá cần vận chuyển, đặc điểm của hàng hoá, hành trình, lịch trình của tầu, tải trọng cần thiết của tầu, chất lượng tầu, đặc điểm của tầu.

- Xác định hình thức thuê tầu.

+ Thuê 1 chuyến (Single Voyage)

+ Thuê khứ hồi (Round Voyage)

+ Thuê nhiều chuyến (Consecurive Voyage)

+ Thuê bao cả tầu (Lumpsum)

- Nghiên cứu các hãng tầu trên các nội dung: Chất lượng tầu, chất lượng và điều kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cước, uy tín... để lựa chọn những hãng tầu có tiềm năng nhất.

- Đàm phán và ký hợp đồng thuê tầu với hãng tầu.

Nội dung chủ yếu của một hợp đồng thuê tầu chuyến bao gồm:

+ Tên chủ tầu và người thuê tầu.

+ Quy định về con tầu

+ Thời gian tầu đến cảng xếp hàng.

+ Quy định về hàng hoá.

+ Quy định cảng xếp, cảng dỡ.

+ Quy định về chi phí xếp dỡ hàng

+ Cước phí và thanh toán cước phí.

+ Quy định thời gian xếp dỡ.

+ Thưởng phạt xếp dỡ

+ Trách nhiệm và miễn trách nhiệm của người chuyên chở.

4.2.2.4. Mua bảo hiểm cho hàng hoá

Bảo hiểm là một sự cam kết của người bảo hiểm bồi thường cho người được bảo hiểm về những mất mát, hư hỏng, thiệt hại của đối tượng bảo hiểm do những rủi ro đã thoả thuận gây ra, với điều kiện người được bảo hiểm đã mua cho đối tượng đó một khoản tiền gọi là phí bảo hiểm.

Trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải phức tạp, do đó hàng hoá dễ bị hư hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển. Chính vì vậy những người kinh doanh xuất nhập khẩu thường mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xẩy ra.

Đối với hợp đồng ký kết theo điều kiện CIF, CIP (theo incoterms - 2000) người bán có trách nhiệm phải mua bảo hiểm cho hàng hóa theo điều kiện tối thiểu (điều kiệnC) với tổng trị giá hàng hóa cần bảo hiểm bằng giá CIF (hoặc CIP) + 10% CIF (CIP). Còn khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu theo điều kiện của nhóm E,F,C (theo Incoterms-2000) tuỳ vào điều kiện cụ thể mà người nhập khẩu quyết định có mua bảo hiểm hay không và nếu mua thì mua ở điều kiện nào. Tương tự như vậy khi ký hợp đồng theo các điều kiện ở nhóm D ((theo Incoterms-2000) thì người xuất khẩu sẽ tuỳ vào điều kiện cụ thể để đưa ra quyết định có mua bảo hiểm hay không và mua như thế nào. Như vậy người quản lý phải đưa ra các quyết định: 1. Có mua bảo hiểm hay không; 2. Nếu mua thì mua điều kiện bảo hiểm nào, trị giá bảo hiểm là bao nhiêu; 3. Hình thức mua; 4. Mua ở hãng bảo hiểm nào; 5. Mua khi nào.

a. Các căn cứ để mua bảo hiểm cho hàng hoá

Để thực hiện được các quyết định trên khi mua bảo hiểm cho hàng hoá cần dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT. Một nguyên tắc có tính cơ bản là rủi ro về hàng hoá trong quá trình vận chuyển thuộc về người XK hay nhập khẩu, thì người đó cần xem xét để mua bảo hiểm cho hàng hoá. Nguyên tắc này do điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng TMQT quy định. Ngoại trừ trường hợp CIP và CIF người Bán phải có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá ở phạm vi tối thiểu (điều kiện C).

- Căn cứ vào hàng hoá vận chuyển: Khi đã phân định được trách nhiệm mua bảo hiểm thì vấn đề đặt ra là có mua bảo hiểm hay không và nếu mua thì mua ở điều kiện bảo hiểm nào. Khối lượng của hàng hoá, giá trị của hàng hoá và đặc điểm của hàng hoá vận chuyển là các căn cứ quan trọng cho chúng ta lựa chọn các quyết định trên. Nếu lô hàng hoá có giá trị lớn lại dễ chịu tác động quá trình bốc xếp vận chuyển làm hư hỏng, hao hụt để tránh rủi ro cần bảo hiểm ở điều kiện A mới đáp ứng nhu cầu. Những những hàng hoá vì bản chất vốn rất khó có thể bị hư hỏng, mất mát cho dù có những tác động từ bên ngoài thì có thể bảo hiểm ở điều kiện thấp hơn hoặc không cần bảo hiểm.

- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển: Các điều kiện vận chuyển như: Loại phương tiện vận chuyển, chất lượng của phương tiện, loại bao bì bốc dỡ. Đặc điểm của hành trình vận chuyển như: tính nguy hiểm của tuyến đường vận tải, chiến tranh, cướp biển, bão..các yếu tố tác động trong quá trình bỗc dỡ, vận chuyển, chuyển tải... là các yếu tố tạo nên rủi ro cho hàng hoá mà chúng ta cần xem xét, phân tích để quyết định lựa chọn loại hình bảo hiểm cho thích hợp.

b. Tổ chức mua bảo hiểm cho hàng hoá

Để tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá, doanh nghiệp TMQT cần tiến hành theo các bước sau:

- Xác định nhu cầu bảo hiểm: Từ các căn cứ trên doanh nghiệp phải phân tích để xác định nhu cầu bảo hiểm cho hàng hoá bao gồm xác định giá trị bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.

+ Giá trị bảo hiểm là giá trị thực tế của lô hàng, bao gồm giá hàng hoá, cước phí chuyên chở, phí bảo hiểm và các chi phí liên quan khác. Như vậy giá trị bảo hiểm thường là giá hàng hoá ở điều kiện CIF

+ Có nhiều điều kiện bảo hiểm khác nhau. Trên thế giới và Việt Nam hiện nay thường áp dụng ba điều kiện bảo hiểm chính sau:

Điều kiện bảo hiểm C

Những rủi ro, tổn thất được bảo hiểm:

- Những mất mát hư hỏng xảy ra cho hàng hoá được bảo hiểm có thể quy hợp lý cho các nguyên nhân sau:

+ Cháy hoặc nổ;

+ Tàu hay xà lan bị mắc cạn, đắm hoặc lật úp;

+ Tàu đâm va nhau hoặc tàu, sà lan hay phương tiện vận chuyển đâm va phải bất kỳ vật thể gì bên ngoài không kể nước hoặc bị mất tích;

+ Dỡ hàng tại một cảng nơi tàu gặp nạn;

+ Phương tiện vận chuyển đường bộ bị lật đổ, hoặc bị trật bánh;

- Những mất mát, hư hỏng xảy ra đối với hàng hoá được bảo hiểm do các nguyên nhân sau:

+ Hy sinh tổn thất chung;

+ Ném hàng khỏi tàu;

- Hàng hoá được bảo hiểm bị mất do tàu hoặc phương tiện chở hàng bị mất tích.

Điều kiện bảo hiểm B

Giống như điều kiện bảo hiểm C nhưng còn thêm một số rủi ro sau:

+ Động đất, núi lửa phun, sét đánh;

+ Nước cuốn hàng khỏi tàu;

+ Nước biển, nước hồ, nước sông chảy vào tàu, xà lan, hầm hàng, phương tiện vận chuyển, container hoặc nơi chứa hàng;

+ Tổn thất toàn bộ của bất kỳ kiện hàng nào do rơi khỏi tàu hoặc rơi trong khi đang xếp hàng lên hay đang dỡ hàng khỏi tàu hoặc xà lan.

Điều kiện bảo hiểm A

Theo điều kiện này thì người bảo hiểm phải chịu trách nhiệm về mọi rủi ro gây ra mất mát, hư hỏng cho hàng hoá bảo hiểm trừ những rủi ro ngoại trừ. Rủi ro được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm này bao gồm cả những rủi ro chính (tàu mắc cạn, đắm, cháy, đâm va nhau, đâm va phải vật thể khác, mất tích...) và những rủi ro phụ (hư hỏng, đổ vỡ, cong, bẹp, gỉ, hấp hơi, thiếu hụt, trộm cắp, không giao hàng...) do tác động ngẫu nhiên bên ngoài trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá.

Ngoài 3 điều kiện bảo hiểm gốc này ra còn một số điều kiện bảo hiểm khác nữa như bảo hiểm chiến tranh (Was risk) bảo hiểm đình công (Strike)...

- Xác định loại hình bảo hiểm. Các doanh nghiệp TMQT thường sử dụng hai loại hình bảo hiểm chính: Hợp đồng bảo hiểm chuyến và hợp đồng bảo hiểm bao.

+ Hợp đồng bảo hiểm chuyến (Voyage Policy) là hợp đồng bảo hiểm được ký kết cho từng chuyến hàng chuyên chở từ địa điểm này đến địa điểm khác, được ghi trong hợp đồng bảo hiểm.

+ Hợp đồng bảo hiểm bao (Open policy) là hợp đồng bảo hiểm cho một khối lượng hàng vận chuyển trong nhiều chuyến kế tiếp nhau (thường thời hạn là 1 năm). Còn từng chuyến hàng khi giao hàng xuống tầu, doanh nghiệp chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là "Giấy báo bắt đầu vận chuyển".

- Lựa chọn công ty bảo hiểm: Trừ trường hợp trong hợp đồng chỉ định rõ công ty bảo hiểm, còn thông thường doanh nghiệp lựa chọn các công ty bảo hiểm có uy tín và có quan hệ thường xuyên , tỷ lệ phí bảo hiểm thấp và thuận tiện trong quá trình giao dịch. Trong thực tiễn kinh doanh, các doanh nghiệp Việt nam thường mua bảo hiểm tại Bảo Việt hoặc các Công ty bảo hiểm hiện đang có mặt tại Việt nam để tiện đòi bồi thường nếu có tổn thất.

- Đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm, thanh toán phí bảo hiểm (I) nhận đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).

4.2.2.5. Làm thủ tục hải quan

Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua cửa khẩu Việt Nam (XK hoặc nhập khẩu ) đều phải làm thủ tục hải quan. Quy trình làm thủ tục hải quan cho hàng hoá xuất nhập khẩu theo luật hải quan Việt Nam bao gồm các bước chính sau đây:

- Khai và nộp tờ khai hải quan

- Xuất trình hàng hoá

- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính

Để làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp tiến hành hoặc uỷ quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan. Nếu uỷ quyền cho đại lý, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ và làm giấy uỷ quyền để đại lý tiến hành làm thủ tục hải quan.

a. Khai và nộp hồ sơ hải quan

Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hoá trong thời hạn sau đây:

- Đối với hàng hoá nhập khẩu được thực hiện trong thời hạn 30, kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu.

- Đối với hàng hoá xuất khẩu được thực hiện chậm nhất 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.

Khai hải quan được thực hiện thống nhất theo mẫu tờ khai hải quan do Tổng cục hải quan quy định. Có hai hình thức khai hải quan là khai thủ công và khai điện tử

Khai thủ công là người khai hải quan trực tiếp đến cơ quan hải quan để thực hiện khai trên tờ khai hải quan, đây là hình thức khai truyền thống, nhưng tốn kém thời gian và làm thủ tục hải quan bị kéo dài.

Khai điện tử là doanh nghiệp tiến hành khai trên tờ khai hải quan và truyền đến cho cơ quan hải quan qua mạng internet. Đây là hình thức khai tiến bộ được nhiều nước trên thế giới áp dụng. Nếu hệ thống thông tin của cơ quan hải quan hiện đại và được tích hợp, đồng thời chấp nhận chứng từ điện tử, áp dụng hệ thống quản lý rủi ro tự động sẽ hiện đại hoá được thủ tục hải quan và rút ngắn được thời gian thông quan.

Người khai hải quan sau khi khai vào tờ khai hải quan, cùng với các chứng từ tạo thành hồ sơ hải quan. Hồ sơ hải quan bao gồm:

- Tờ khai hải quan

- Hoá đơn thương mại

- Hợp đồng mua bán hàng hoá

Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu mà theo quy định của pháp luật phải có giấy phép.

- Các chứng từ khác đối với từng mặt hàng theo quy định của pháp luật phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.

Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở hải quan. Trong một số trường hợp đặc biệt có thể gia hạn nộp một số chứng từ cho đến trước thời điểm kiểm tra thực tế hàng hoá của hải quan.

Hồ sơ hải quan sau khi tiếp nhận được qua hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.Hồ sơ luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Khi khai hải quan và nộp hồ sơ hải quan, doanh nghiệp cần chú ý:

- Khai chính xác số lượng hàng hóa, khai đúng chủng loại và áp đúng mã để tính thuế xuất nhập khẩu (nếu hàng hóa phải nộp thuế xuất nhập khẩu )

- Chuẩn bị đầy dủ các chứng từ theo quy định của hồ sơ hải quan

- Nộp thuế xuất nhập khẩu đầy đủ và đúng hạn

Những doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan, khi làm thủ tục hải quan hồ sơ hải quan được tự động phân vào luồng xanh hoặc luồng vàng không phải kiểm tra thực tế hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp giải phóng nhanh hàng hóa khi làm thủ tục hải quan

b. Xuất trình hàng hoá

Đối với hồ sơ thuộc luồng đỏ doanh nghiệp phải xuất trình hàng hóa để cơ quan kiểm tra thực tế hàng hoá. Hệ thống quản lý rủi ro tự động xác định các hình thức kiểm tra:

- Kiểm tra đại diện không quá 10% đối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu là nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu và gia công xuất khẩu, hàng cùng chủng loại, hàng đóng gói đồng nhất...

- Kiểm tra toàn bộ lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu của chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan, lô hàng mà có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan.

Khi xuất trình hàng hóa doanh nghiệp phải thống nhất với cơ quan hải quan về địa điểm và thời điểm kiểm tra hàng hóa vừa đảm bảo đúng quy định của cơ quan hải quan vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong quá trình giao nhận hàng hóa và tối ưu hoá được các chi phí.

Trong quá trình kiểm tra thự tế hàng hoá, nếu doanh nghiệp không nhất trí với các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu giám định và dựa vào kết quả giám định để xác định đúng mã số và chất lượng hàng hoá.

c. Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan đối với hồ sơ luồng xanh, luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hoá, hải quan sẽ só quyết định sau:

- Cho hàng qua biên giới.

- Cho hàng hoá qua biên giới có điều kiện như phải sửa chữa khắc phục lại, phải nộp bổ sung thuế xuất nhập khẩu .

- Không được phép xuất nhập khẩu .

Nếu doanh nghiệp không nhất trí với các kết luận của cơ quan hải quan, thì có thể yêu cầu xem xét lại, nếu hai bên không thống nhất được thì doanh nghiệp có thể khiếu kiện theo trình tự của pháp luật.

Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu đã được thông quan, trong thời hạn 5 năm cơ quan hải quan được phép áp dụng biện pháp kiểm tra sau thông quan đối với doanh nghiệp.

4.2.2.6. Tổ chức giao nhận hàng với phương tiện vận tải

Trong kinh doanh TMQT có nhiều phương thức vận tải. Mỗi phương thức vận tải có quy trình nhận hàng hoá khác nhau. Sau đây chúng ta nghiên cứu có tính nguyên tắc các quy trình giao nhận đó.

a. Giao hàng XK

a.1. Giao hàng với tầu biển

Hàng XK của nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, nên đây là phương thức rất quan trọng. Nếu hàng hoá được giao bằng đường biển, doanh nghiệp XK phải tiến hành theo các bước sau:

- Căn cứ vào các chi tiết hàng XK, lập bảng kê hàng hoá chuyên chở (Cargo list) cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, stowage plan).

- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng.

- Lập kế hoạch và tổ chức vận chuyển hàng vào cảng.

- Bốc hàng lên tầu: Trong quá trình bốc hàng lên tầu phải thường xuyên giám sát theo dõi để nắm chắc số lượng hàng giao và giải quyết kịp thời các vướng mắc phát sinh.

- Sau khi giao nhận hàng xong lấy biên lai thuyền phó (Mate's receipt) để xác nhận hàng đã giao nhận xong trong đó xác nhận: Số lượng hàng hoá , tình trạng hàng hoá, cảng đến...

- Trên cơ sở hoá đơn thuyền phó đổi lấy vận đơn đường biển (Bill of lading - B/L), điều quan trọng là phải lấy được vận đơn đường biển hoàn hảo (hay vận đơn sạch) (Clean Bill of lading).

a.2. Giao nhận hàng khi hàng chuyên chở bằng container

Giao hàng bằng container có hai hình thức: Khi hàng hoá đủ một container (Full container load - FCL) và khi hàng không đủ một container (Less than a container load - LCL).

- Giao hàng đủ một container (FCL).

Khi hàng hoá giao đủ một container người XK tiến hành theo các bước sau:

+ Căn cứ vào số lượng hàng giao, đăng ký mượn hoặc thuê container tương thích với số lượng hàng giao vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng.

+ Làm thủ tục hải quan, mời hải quan kiểm hoá đến xếp hàng vào container, niêm phong kẹp chì các container.

+ Giao hàng cho bãi (hoặc trạm) container để nhận biên lai xếp hàng.

+ Đổi biên lai xếp hàng lấy vận đơn.

- Giao hàng không đủ một container.

Khi hàng giao không đủ một container, người XK vận chuyển hàng đến bãi (hoặc trạm) container do người chuyên chở chỉ định để giao cho người chuyên chở. Việc giao hàng được coi là hoàn thành khi hàng được giao cho người chuyên chở hoặc người đại diện cho người chuyên chở.

a.3. Giao hàng cho người vận tải đường sắt

Giao hàng cho người vận tải đường sắt cũng có hai hình thức: Khi hàng chiếm đủ một toa xe (hoặc một container vận chuyển bằng đường sắt) và khi hàng hoá không chiếm hết một toa xe (hoặc một container vận chuyển bằng đường sắt).

- Giao hàng khi hàng chiếm đủ một toa xe. Người XK tiến hành theo các bước sau:

+ Căn cứ vào số lượng hàng giao kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để cung cấp toa xe phù hợp với khối lượng tính chất của hàng hoá.

+ Khi được cấp toa xe, tổ chức vận chuyển hàng đến địa điểm quy định.

+ Làm thủ tục hải quan, mời cơ quan Hải quan kiểm tra hàng hoá, đồng thời bốc hàng lên toa tầu niêm phong kẹp chì.

+ Giao toa tầu đã được niêm phong kẹp chì cho cơ quan đường sắt để lấy vận đơn đường sắt (Way bill, bill of freight, rail road bill of lading).

- Giao hàng khi hàng không chiếm đủ một toa xe

Nếu hàng không đủ một toa xe người XK phải vận chuyển hàng đến nơi tiếp nhận hàng của đường sắt hoặc xếp hàng lên một toa xe do đường sắt chỉ định và nhận vận đơn.

a.4. Giao hàng cho người vận tải đường bộ

Nếu hàng giao tại cơ sở của người Bán, người Bán chịu trách nhiệm bốc và xếp hàng lên xe do người Mua chỉ định đến. Nếu hàng được giao tại cơ sở của người chuyên chở việc giao hàng coi là hoàn thành sau khi hàng đã được giao cho người chuyên chở đường bộ, hoặc người thay mặt cho người đó.

a.5. Giao hàng cho người vận tải đường hàng không

Người XK liên hệ với bộ phận giao nhận, vận chuyển hàng hoá đến trạm giao nhận chỉ định, làm thủ tục hải quan giao cho người vận tải hàng không và nhận vận đơn.

b. Nhận hàng từ phương tiện vận tải

b.1. Nhận hàng từ tầu biển

Bao gồm các bước sau:

- Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng.

- Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng từ nước ngoài về.

- Xác nhận với cơ quan ga cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tầu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ giao nhận và bảo quản hàng hoá.

- Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá như vận đơn, lệnh giao hàng...

- Tiến hành nhận hàng: Nhận về số lượng, xem xét sự phù hợp về tên hàng, chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng, bao bì, kỹ mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng. Người xuất khẩu phải kiểm tra, giám sát việc giao nhận phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh.

- Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng cho cơ quan ga cảng.

b.2. Nhận hàng chuyên chở bằng container, bao gồm các bước:

- Nhận vận đơn và các chứng từ khác.

- Trình vận đơn và các chứng từ khác (hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói....) cho hãng tầu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O).

- Nhà xuất khẩu đến trạm hoặc bãi container để nhận hàng.

+ Nếu hàng đủ container(FCL), người xuất khẩu muốn nhận container về kiểm tra tại kho riêng thì trước đó phải làm đơn đề nghị với cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị hãng tầu để mượn container. Khi được chấp thuận, chủ hàng kiểm tra niêm phong, kẹp chì của container, vận chuyển container về kho riêng, dỡ hàng sau đó hoàn trả container rỗng cho hãng tầu.

+ Nếu hàng không đủ container (LCL) doanh nghiệp đến bãi container làm thủ tục nhận hàng tại kho CFS và vận chuyển hàng về kho của doanh nghiệp

b.3. Nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt

- Nếu hàng đầy toa xe, nhận cả toa xe kiểm tra niêm phong, kẹp chì làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hoá tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho của doanh nghiệp.

- Nếu hàng hoá không đủ tao xe, người nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao hàng của ngành đường sắt tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng.

b.4. Nhận hàng chuyên chở bằng đường bộ

- Nếu nhận tại cơ sở của người nhập khẩu (thường là đầy một xe hàng) người nhập khẩu làm thủ tục và chịu trách nhiệm bốc hàng xuống để nhận hàng.

- Nếu nhận tại cơ sở của người vận tải người nhập khẩu phải kiểm tra hàng và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng.

b.5. Nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không

Người nhập khẩu làm thủ tục nhận hàng tại trạm giao nhận hàng không và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng của mình.

4.2.2.7. Thanh toán hàng xuất nhập khẩu.

Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, chất lượng của quá trình thanh toán có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Từ lựa chọn phương thức và điều kiện thanh toán thích hợp, đàm phán ký kết hợp đồng thì việc thực hiện thanh toán theo hợp đồng đã ký kết là vấn đề mà tất cả các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều quan tâm. Dù là phương thức thanh toán gì thì mục đích của quá trình thanh toán đối với nhà XK là khi giao hàng sẽ đảm bảo chắc chắn thanh toán được tiền hàng, còn đối với nhà nhập khẩu là khi thanh toán tiền hàng sẽ đảm bảo chắc chắn nhận được hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoả thuận. Khi hợp đồng lựa chọn các phương thức thanh toán khác nhau thì quá trình thanh toán cũng khác nhau. Có nhiều phương thức thanh toán trong TMQT, ở đây chúng ta nghiên cứu một số phương thức thanh toán mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng.

a. Thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ

Hiện nay hầu hết các hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng có giá trị lớn được thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Đây là phương thức thanh toán yêu cầu người bán và người mua phải tuân thủ nghiêm ngặt nội dung và lịch trình thanh toán của nó.

a.1. Thực hiện hợp đồng XK

- Nhắc nhở mở L/C: Nếu hợp đồng XK quy định việc thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ. Trước khi đến thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng, doanh nghiệp XK phải nhắc nhở, đôn đốc người mua mở thư tín dụng (L/C) đúng thời hạn. Chỉ khi người mua mở L/C mới thể hiện rõ ý chí thực sự muốn nhận hàng và thanh toán tiền hàng của người mua làm cơ sở cho người bán thực hiện các bước tiếp theo trong hợp đồng.

- Kiểm tra L/C: Khi ngân hàng thông báo L/C đã được mở, cần kiểm tra kỹ L/C trên các nội dung sau:

+ Kiểm tra tính chân thực L/C

+ Kiểm tra nội dung của L/C: Cơ sở khoa học để kiểm tra là hợp đồng TMQT mà các bên đã ký kết và các thoả thuận khác. Trong đó việc kiểm tra nội dung của L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ. Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng mà người XK cứ chấp nhận và thực hiện giao hàng theo hợp đồng thì người XK sẽ không thanh toán được tiền. Ngược lại nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì lại vi phạm hợp đồng. Nếu L/C phù hợp thì tiến hành giao hàng, nếu không phù hợp thì yêu cầu sửa L/C.

- Sửa L/C (tu chỉnh L/C- admendment) : L/C có thể được tu chỉnh trong các trường hợp sau:

+ Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng (nội dung không có trong hợp đồng hoặc trái hợp đồng) hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên, gây bất lợi cho người bán hoặc không có khả năng thực hiện.

+ Khi L/C đã có hiệu lực nhưng vì một lý do nào , một trong hai bên khó có thể thực hiện được hợp đồng theo các quy định của L/C mà cần phải thoả thuận lại để có thể thực hiện tiếp hợp đồng, nếu được đề nghị và hai bên thống nhất thay đổi nội dung của hợp đồng thì phải sửa lại L/C cho phù hợp với nội dung thoả thuận mới.

Nguyên tắc tu chỉnh L/C:

+ Phải tu chỉnh trong thời gian hiệu lực của L/C

+ Nội dung tu chỉnh phải được hai bên thoả thuận thống nhất.

+ Sự tu chỉnh phải được thông báo cho các bên và cho ngân hàng

+ Nội dung tu chỉnh phải được xác nhận của ngân hàng mở L/C

+ Nội dung tu chỉnh phủ định nội dung trước của L/C

Chỉ khi L/C đã được sửa đổi phù hợp, được ngân hàng mở L/C thông báo cho người xuất khẩu qua ngân hàng thông báo, người XK mới có thể tiến hành các hoạt động tiếp theo.

- Giao hàng và chuẩn bị chứng từ thanh toán: Sau khi L/C có hiệu lực thì người XK tiến hành giao hàng và thành lập bộ chứng từ để tiến hành thanh toán. Người xuất khẩu phải kiểm soát quá trình chuẩn bị bộ chứng từ để có bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C để tiến hành thanh toán.

Bộ chứng từ thanh toán có thể bao gồm:

Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

Là chứng từ cơ bản của phục vụ cho công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người Bán đòi hỏi người Mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng.

Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: Hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước XUấT KHẩU để xin cấp ngoại tệ, cho Hải quan để tính tiền thuế.

Theo chức năng của nó, hoá đơn có thể được phân loại thành:

Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hoá đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng chỉ là giá tạm tính, việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở cảng đến, hàng hoá được giao làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần, cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán dứt khoát...

Hoá đơn chính thức (Final invoice) là hoá đơn dùng để thanh toán tiền hàng khi thực hiện toàn bộ hợp đồng, hoặc dùng thanh toán đối với hợp đồng lớn giao hàng thành nhiều lần.

Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) các tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.

Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là: Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin XUấT KHẩU.

Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán.

Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của Phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hoá đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.

Vận đơn đường biển (Bill of lading - B/L)

Vận đơn đường biển là chứng từ do người chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Tuy mỗi hãng tầu đều có mỗi vận đơn riêng, nhưng về nội dung chúng có những điểm chung. ở mặt trước của B/L có ghi rõ tên người gửi, người nhận hoặc "theo lệnh"...), tên tầu, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, tên hàng, kỹ mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, cách trả cước (cước trả trước hay trả tại cảng bến), tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập, ngày tháng cấp vận đơn... mặt sau ghi các điều kiện chuyên chở. Khi chuyên chở hàng vừa có hợp đồng vừa có vận đơn thì quan hệ giữa người vận tải và người nhận hàng do vận đơn điều chỉnh, còn quan hệ giữa người gửi hàng và người vận tải do hợp đồng thuê tầu điều chỉnh.

B/L có 3 chức năng cơ bản sau:

Là một biên lai của người chuyên chở xác nhận là họ đã nhận hàng để chở.

Là một bằng chứng về những điều khoản của một hợp đồng vận tải đường biển.

Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hoá

Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading)

Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở.

Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng, tên, địa chỉ người nhận hàng, tên ga đi, tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua, tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng cả bì của hàng hoá, tiền cước chuyên chở.

Cơ quan đường sắt thường ký phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ (Duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: Thanh toán tiền hàng, thông báo gian hàng...

Vận đơn đường không (Air waybill hoặc Aircraft bill of lading)

Là chứng tà do cơ quan vận tải hàng không cấp cho người gửi hàng để xác nhận việc đã nhận hàng để chở. Chức năng của vận đơn đường không là làm bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đã được ký kết và làm biên lai nhận hàng để chở.

Vận đơn đường không do người gửi hàng điền vào ba bản chính rồi được giao cho người chuyên chở cùng với hàng hoá. Bản thứ nhất có đóng dấu "để cho người chuyên chở" thì do người gửi hàng ký tên. Bản thứ hai có đóng dấu "để cho người nhận hàng" thì do người chuyên chở và người nhận hàng cùng ký tên. Bản thứ ba có chữ ký của người chuyên chở được trả lại cho người gửi hàng sau khi người chuyên chở đã nhận hàng.

Nội dung của vận đơn bao gồm những chi tiết như: Tên người gửi, tên và địa chỉ người nhận, tên sân bay đi, tên sân bay đến, trị giá hàng, tên hàng, trọng lượng cả bì của hàng hoá....

Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm (trong trường hợp mua bảo hiểm ở nước ta, đó là công ty Bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt) cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro nhất định đến với người Mua bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho tổ chức bảo hiểm một số tiền nhất định gọi là phí bảo hiểm.

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm:

Đơn bảo hiểm (Insurance policy)

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, và nhằm hợp thức hoá hợp đồng này. Đơn bảo hiểm gồm:

Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm.

Các điều khoản riêng biệt về đối tượng bảo hiểm (như tên hàng, số lượng, kỹ mã hiệu, tên phương tiện chở hàng....) và về việc tính toán phí bảo hiểm (như giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm đã được thoả thuận....)

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate)

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm dài hạn.

Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm những điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận.

Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin dùng để chứng minh sự việc làm cơ sở cho việc thanh toán, khiếu nại đòi bồi thường và giải quyết các thủ tục khác...

Những chứng từ cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng TMQT là những chứng từ xác nhận việc thực hiện hợp đồng đó. Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung chúng đều được trình bày trên các mẫu in sẵn. Sau đây là một số chứng từ cơ bản nhất.

Bảng kê chi tiết (Specification)

Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau.

Phiếu đóng gói (Packing list)

Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container..). Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người Mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết, hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người Bán. Cũng có khi người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and weight list).

Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity) và giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of weight)

Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: Chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai... giấy này có thể do Công ty giám định cấp.

Giấy chứng nhận trọng lượng là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng.

Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp, tuỳ theo sự thoả thuận trong hợp đồng. Cần chú ý đến địa điểm kiểm tra và tính chất pháp lý cuối cùng của giấy chứng nhận.

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality)

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao, và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá cấp, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng XK cấp.

Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final Certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả của việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó, do hai bên thoả thuận.

Các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh

Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hoá đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc.

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary certificate) do cơ quan thú y cấp khi hàng hoá là động vật (súc vật, cầm thú) hoặc có nguồn gốc động vật (lông cừu, lông thú, len, trứng...) hoặc khi bao bì của chúng có nguồn gốc động vật đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate), do cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hoá là thực vật, thảo mộc hoặc có nguồn gốc thực vật, (hạt giống, bông, thuốc lá...) đã được kiểm tra và xử lý chống các dịch bệnh, nấm độc, cỏ dại là đối tượng kiểm dịch.

Trong các giấy chứng nhận kiểm dịch trên đây, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận rằng ngoài việc đã kiểm tra và xử lý về dịch bệnh - đối tượng kiểm dịch, chúng còn xuất phát từ vùng an toàn về dịch bệnh.

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) do cơ quan có thẩm quyền về kiểm tra phẩm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, sau khi đã kiểm tra hàng hoá (là thực phẩm, đồ uống, đồ hộp) và thấy trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người dùng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin - C/O)

Là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền (ví dụ: Bộ thương mại, Phòng thương mại và công nghiệp) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá.

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Đồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá - nhất là những nông thổ sản - bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất ở đó có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá.

Nội dung của chứng từ này bao gồm: Tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán, tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của tổ chức có thẩm quyền.

Tuỳ theo yêu cầu của việc thực hiện chế độ ưu đãi mậu dịch và quan thuế, người ta đề ra các mẫu (Form) thích hợp như: Form A, Form B, Form C, Form O, Form X, Form T, Form D, và Form (không tên) .

Ngoài các chứng từ trên, tuỳ theo các loại hàng hóa khác nhau, L/C có thể yêu cầu một số loại chứng từ khác như Giấy chứng nhận khử trùng, Giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa do người mua lập....

Chuẩn bị bộ chứng từ có một vị trí quan trọng, nếu bộ chứng từ phù hợp với quy định của L/C thì ngân hàng mở L/C tiếp nhận bộ chứng từ và thanh toán tiền hàng, còn nếu bộ chứng từ không phù hợp ngân hàng mở L/C có quyền từ chối chứng từ và từ chối thanh toán. Khi chuẩn bị bộ chứng từ, cần kiểm soát để bộ chứng từ đảm bảo được các yêu cầu sau:

+ Phải đầy đủ các loại chứng từ do L/C quy định.

+ Trong mỗi loại chứng từ phải đủ số bản chứng từ.

+ Chứng từ phải đúng nơi cấp phát, đúng thời gian cấp phát.

+ Nội dung chứng từ phải phù hợp với quy định của L/C

+ Các chứng từ không được mâu thuẫn nhau

+ Các chứng từ phải được xuất trình cho ngân hàng mở L/C trong thời gian hiệu lực của L/C

a.2. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu

- Mở L/C: Khi hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ, thì việc đầu tiên và rất quan trọng đối với người nhập khẩu để thực hiện hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận là tiến hành mở L/C, việc mở L/C còn là hoạt động mang tính chất tiền đề cho hoạt động giao hàng của người XK. Tuy nhiên trước khi mở L/C, bằng các phương pháp kiểm tra và giám sát người nhập khẩu phải biết chắc chắn rằng người XK sẽ có hàng để giao. Căn cứ để mở L/C là hợp đồng TMQT mà hai bên đã ký kết.

Để tiến hành mở L/C người nhập khẩu phải đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C trả tiền cho người xuất khẩu (đơn theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng) và nộp tiền ký quỹ . Đơn xin mở L/C là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/C và người xin mở L/C, đồng thời cũng là cơ sở để ngân hàng mở L/C cho bên XK. Vì vậy nhà nhập khẩu phải chú ý đến nội dung của đơn xin mở L/C sao cho chính xác, đúng mẫu đơn và phù hợp với nội dung mình mong muốn. Cần cân nhắc các điều kiện ràng buộc bên XK sao cho vừa chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa phải tôn trọng các điều khoản của hợp đồng, tránh mâu thuẫn, đảm bảo cho bên XK chấp nhận được.

Trong trường hợp người xuất khẩu thoả thuận yêu cầu tu chỉnh L/C, nếu thấy nội dung phù hợp cần nhanh chóng yêu cầu ngân hàng tu chỉnh L/C để người xuất khẩu giao hàng.

- Kiểm tra chứng từ: Sau khi L/C có hiệu lực, người XK sẽ tiến hành giao hàng, đồng thời gửi bộ chứng từ đến cho người nhập khẩu . Người nhập khẩu phải tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nội dung bộ chứng từ thể hiện được trách nhiệm của người xuất khẩu trong vấn đề giao hàng. Thông qua việc kiểm tra chứng từ có thể biết được người xuất khẩu có giao hàng đúng như thoả thuận trong hợp đồng hay không. Nếu bộ chứng từ phù hợp thì người nhập khẩu nhận chứng từ để nhận hàng và thanh toán tiền hàng, nếu bộ chứng từ không phù hợp thì từ chối nhận chứng từ.

b. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Nếu trong hợp đồng xuất nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu (D/P hoặc D/A) thì ngay sau khi giao hàng, doanh nghiệp XK phải hoàn thành việc lập chứng từ nhanh chóng, chính xác, phù hợp và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng đòi tiền. Trong thư uỷ thác nhờ thu, người XK phải đề ra những điều kiện nhờ thu và được ngân hàng chấp nhận. Đây là văn bản pháp lý để điều chỉnh quan hệ giữa người Bán và ngân hàng phục vụ người Bán.

Khi nhận chứng từ ở ngân hàng doanh nghiệp nhập khẩu phải kiểm tra các chứng từ. Nếu chứng từ phù hợp theo hợp đồng hai bên đã ký kết thì chấp nhận trả tiền (D/A) hoặc trả tiền (D/P) để nhận chứng từ nhận hàng.

Nếu chứng từ không phù hợp theo quy định của hợp đồng thì người nhập khẩu có thể từ chối thanh toán. Việc vi phạm hợp đồng của người XK sẽ được hai bên trực tiếp giải quyết.

c. Phương thức chuyển tiền

Nếu hợp đồng TMQT quy định thanh toán bằng phương thức chuyển tiền (T/T hoặc M/T) thì người XK khi giao hàng xong phải nhanh chóng hoàn thành việc lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, đồng thời chuyển đến cho người nhập khẩu . Khi người nhập khẩu chuyển tiền thanh toán đến, ngân hàng sẽ gửi giấy báo cho đơn vị XK.

Đối với người nhập khẩu khi nhận được bộ chứng từ do người XK chuyển đến, tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền (bằng điện T/T, hoặc bằng thư M/T) để trả tiền cho người XUấT KHẩU, nếu bộ chứng từ không phù hợp thì từ chối nhận chứng từ.

d. Thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền

Khi ký hợp đồng XK hàng hoá, trong đó quy định thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền thì đến kỳ hạn mà hai bên đã thoả thuận, người XK phải nhắc nhở bên nhập khẩu đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán. Khi ngân hàng thông báo cho nhà XK biết rằng đã thực hiện quá trình thanh toán, tài khoản ký thác (trust acount) đã bắt đầu hoạt động thì người XK tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu và nhanh chóng hoàn thành bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của bản ghi nhớ (Memorandum) sau đó xuất trình chứng từ cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.

Nếu trong hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức giao chứng từ trả tiền. Thì đến kỳ hạn thanh toán người nhập khẩu đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu thực hiện dịch vụ CAD hoặc COD ký một bản ghi nhớ, đồng thời thực hiện ký quý 100% giá trị của thương vụ để lập tài khoản ký thác. Sau khi ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ do người XK chuyển đến nếu thấy phù hợp thì ngân hàng chấp nhận chứng từ và thanh toán cho bên XK đồng thời chuyển chứng từ dó đến cho người nhập khẩu để tiến hành nhận hàng.

4.2.2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Khiếu nại là phương pháp giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, bằng cách các bên trực tiếp tiếp thương lượng nhằm đưa ra các giải pháp mang tính pháp lý thoả mãn hay không thoả mãn các yêu cầu của bên khiếu nại.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng rất dễ xảy ra các tranh chấp, khiếu nại sẽ giúp các bên hiểu rõ về tranh chấp, dễ dàng giải quyết nhằm thoả mãn nhu cầu của nhau. Đồng thời thông qua khiếu nại các tranh chấp được giải quyết, đảm bảo quyền lợi của các bên mà không làm mất uy tín của nhau cũng như chi phí của mỗi bên.

Trong thực hiện hợp đồng thường có các trường hợp khiếu nại như sau:

a. Người Mua khiếu nại người Bán hoặc người Bán khiếu nại người Mua

Người mua có quyền khiếu nại người bán khi người bán vi phạm bất cứ điều khoản quy định về nghĩa vụ của người bán trong hợp đồng. Cụ thể người mua thường khiếu nại người bán trong các trường hợp sau:

- Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách.

- Hàng giao không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định.

- Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản làm hàng hoá bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

- Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thoả thuận giữa hai bên như chuyển tải hàng hoá, giao hàng từng phần.

- Không giao hàng mà không phải do trường hợp bất khả kháng gây ra.

- Không giao, hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật không thông báo hoặc thông báo chậm việc hàng đã giao lên tầu, không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ các nghĩa vụ khác như thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hoá.... hoặc giao hàng hoá đang bị tranh chấp bởi bên thứ ba.

Trong nhiều trường hợp người Bán có quyền khiếu nại người mua vi phạm các điều khoản quy định trong hợp đồng như: thanh toán chậm, không thanh toán, thanh toán không đúng lịch trình. Không chỉ định phương tiện đến nhận hàng hoặc đến chậm, đơn phương huỷ bỏ hợp đồng...

Để khiếu nại, người khiếu nại phải lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại, bằng chứng về sự vi phạm và các chứng từ khác có liên quan.

Khi nhận được hồ sơ khiếu nại, bên bị khiếu nại cần nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ tìm các giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất.

b. Người bán hoặc người mua khiếu nại người chuyên chở và bảo hiểm

Người Bán hoặc mua khiếu nại người chuyên chở khi người chuyên chở vi phạm hợp đồng chuyên chở cụ thể: Khi người chuyên chở đưa tầu đến cảng bốc hàng không đúng quy định của hợp đồng chuyên chở. Hàng bị mất, thất lạc trong quá trình chuyên chở, bị thiếu về số lượng, trọng lượng so với vận đơn, hàng bị mất phẩm chất cho kỹ thuật bốc xếp bảo quản hàng trên phương tiện vận tải. Hồ sơ khiếu nại bao gồm đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo gửi trực tiếp đến cho người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở trong thời gian ngắn nhất.

Người bán hoặc người mua có thể khiếu nại người bảo hiểm, khi hàng hoá bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất cùng các chứng từ khác gửi đến công ty bảo hiểm trong thời gian ngắn nhất.

4.2.3. Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng TMQT.

4.2.3.1. Giám sát thực hiện hợp đồng

a. Khái niệm và vai trò của giám sát.

Một hợp đồng thường quy định hoặc ngầm quy định một loạt các nghĩa vụ và bổn phận của mỗi bên tham gia ký kết hợp đồng. Những ràng buộc này kéo theo hàng loạt hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện. Thực hiện thành công một hợp đồng, chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề các nghĩa vụ của mỗi bên có được thi hành trôi chảy trong một thời hạn đã định hay không. Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo rằng mỗi bên có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cấn biết rõ bên kia có đang thực hiện các nghĩa vụ của mình như đã quy định hay ngầm quy định trong hợp đồng hay không.

Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên cần phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Như vậy cần phải thiết lập một hệ thống nhắc nhở về các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng các nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Đồng thời, một công việc không kém phần quan trọng là phải thiết lập hệ thống thu thập các thông tin về việc thực hiện hợp đồng của bên đối tác. Thông qua đó theo dõi tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để có thể nhắc nhở đối tác tại các thời điểm thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hoá quy trình thực hiện hợp đồng TMQT.

Như vậy về thực chất, giám sát hợp đồng là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà mỗi bên phải thực hiện để đảm bảo cả hai bên tránh được chậm trễ hoặc sai sót trong thực hiện hợp đồng.

Giám sát hợp đồng nói chung liên quan đến việc nhận dạng và theo dõi chuỗi sự kiện và hành động khi đến thời điểm hành động hoặc khi cần phải hành động. Nó cũng lưu ý tới việc quản lý ở những điểm mấu chốt của vấn đề đang được đặt ra và tổ chức hàng loạt hoạt động giám sát xung quanh những sự kiện đó nhằm phòng ngừa các rủi ro. Hoạt động giám sát còn tạo ra các dữ liệu thông tin quan trọng cho hoạt động điều hành hợp đồng.

Phạm vi của giám sát là giám sát cả nội dung và thời gian tién hành công việc, giám sát cả công việc của mình và công việc của đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Mục đích của giám sát là để các công việc thực hiện hợp đồng của cả hai bên được xảy ra theo đúng nội dung và thời gian, hạn chế được rủi ro tranh chấp.

Giám sát là công việc có tính chất thông lệ, nhưng tuỳ vào tính chất của hợp đồng mà mức độ giám sát có khác nhau. Đối với những hợp đồng lớn có giá trị cao, có nhiều bên tham gia hơn, hoặc nhập khẩu những hàng có nhu cầu cấp thiết , hàng khan hiếm trên thị trường có thể dẫn đến việc người bán không giao hàng hoặc giao hàng không đúng hạn...thì việc giám sát sẽ phải tăng cường hơn. Hoặc trong cùng hợp đồng tuỳ vào diều kiện cụ thể, có những nội dung cũng cần được giám sát chặt chẽ hơn, như người xuất khẩu sẽ phải giám sát chặt chẽ hoạt động thanh toán nếu thanh toán theo phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T)

b. Nội dung giám sát thực hiện hợp đồng

Việc giám sát một hợp đồng đầu tiên đòi hỏi phải xác định những thành phần chủ yếu trong hợp đồng có tính chất sống còn đối với việc thực hiện hợp đồng để tiến hành giám sát. Người bán và người mua có các nội dung giám sát khác nhau.

**Nội dung giám sát của người bán:

- Giám sát quá trình chuẩn bị hàng: Giám sát các nguồn hàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượng của từng chủng loại, sự tuân thủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu, thời gian, địa điểm tập trung hàng để giao.

- Giám định hàng: Giám sát thời gian giám đinh, địa điểm giám định, cơ quan giám định, nội dung yêu cầu giám định, sự phù hợp của giấy chứng nhận giám định với hợp đồng, L/C hoặc theo quy định của pháp luật.

- Chỉ định tầu : Nếu hợp đồng quy định người bán chỉ định tầu để chở hàng, cần giám sát các đặc điểm của con tầu như tải trọng, tuổi tầu, đặc điểm về chở hàng của tầu, thời gian cập cảng để nhận hàng, địa điểm đến nhận hàng, địa điểm trả hàng, mức bốc dỡ , thưởng phạt bốc dỡ, giám sát quá trình đàm phán để thuê tầu, hợp đồng thuê tầu.

- Mua bảo hiểm: Giám sát thời điểm mua bảo hiểm, mức bảo hiểm, giá trị bảo hiểm, địa điểm mua bảo hiểm, hình thức mua bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm.

- Lịch giao hàng: Lịch trình giao hàng, số lần giao hàng, ngày cuối cùng phải giao của từng lần giao hàng, thông báo giao hàng, các điều kiện về cảng, thông báo về điều kiện cảng, thời điểm dự tính tầu đến nơi, kế hoạch giao hàng..

- Thủ tục hải quan: Thời điểm khai và nộp hồ sơ hải quan, những chứng từ cần thiết để xuất trình Hải quan và các thủ tục khác: các loại chứng từ, thời điểm cần thiết để xuất trình.Thời điểm và địa điểm xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế hàng hóa

- Giá: Nếu là giá để ngỏ, thì thời điểm và địa điểm để gặp gỡ nhau đàm phán về giá, những thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán lại giá.

- Thanh toán: Tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, các chứng từ cho mỗi lần thanh toán: các loại chứng từ, sự phù hợp của chứng từ, thời điểm xuất trình chứng từ, thời gian và nội dung kiểm tra L/C nếu thanh toán bằng L/C.

- Bảo hành: Thời gian bảo hành, địa điểm bảo hành, nội dung và phạm vi trách nhiệm về bảo hành, số lượng và khuyết tật bảo hành.

- Khiếu nại: Thời gian khiếu nại, đơn khiếu nại, chứng từ cần lập khi khiếu nại, giải quyết khiếu nại.

- Giải quyết tranh chấp: Cần giám sát về địa điểm trọng tài, luật xét xử, các nội dung về giải quyết tranh chấp, các chứng cứ...

Tuỳ vào từng hợp đồng mà có thể thêm hoặc bớt đi một số nội dung cần giám sát khác. Bên cạnh việc giám sát các công việc của mình người bán còn phải giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của người mua như quá trình thanh toán của người mua, việc thuê tầu (nếu hợp đồng chỉ định người mua thuê tầu), quá trình tiếp nhận hàng, quá trình khiếu nại của người mua..

**Nội dung giám sát của người mua:

Ngoài việc phải giám sát các nhiệm vụ như : thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định), mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, khiếu nại, giải quyết tranh chấp tương tự như nhiệm vụ của người bán, người mua cần giám sát các nhiệm vụ sau:

- Nhận hàng ở cảng: Thời điểm và lịch trình nhận hàng, nội dung nhận hàng, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ, giải quyết hàng thiếu, hàng thừa, hàng đổ vỡ, vận chuyển hàng về kho.

- Chỉ định giám định: Khi hàng cần giám định , cần giám sát cơ quan giám định, nội dung giám định, căn cứ giám định, yêu cầu về chứng thư giám định, thông báo yêu cầu giám định đến các cơ quan có liên quan.

- Thanh toán: Giám sát tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, thời điểm mở L/C, yêu cầu về mở L/C, kỹ quỹ, tu chỉnh L/C, yêu cầu và thời gian kiểm tra chứng từ

c. Phương pháp giám sát.

Công việc giám sát đòi hỏi phải xây dựng được một hệ thống nhắc nhở có hiệu quả để nhắc nhở người mua hay người bán những công việc nào cần thực hiện, khi nào cần thực hiện và khi nào cần phải hoàn thành. Kết quả là phải chuẩn bị để gửi và nhận mọi thông tin về tình hình của các sự kiện và công việc cần giám sát trong quá trình thực hiện hợp đồng. Như vậy, người giám sát có thể sử dụng mọi phương pháp và biện pháp liên lạc để thực hiện được điều đó.

Để tiến hành giám sát hợp đồng, người ta sử dụng phương pháp thủ công như hồ sơ theo dõi hợp đồng, phiếu giám sát hợp đồng, phiếu chỉ số giám sát hợp đồng và các phương pháp sử dụng máy vi tính. Trong đó phương pháp phiếu giám sát hợp đồng và sử dụng máy vi tính được sử dụng nhiều hơn cả.

Sự thích ứng của mỗi phương pháp phụ thuộc vào đặc điểm của hợp đồng và tính chất của sản phẩm. Đối với những sản phẩm tương đối đơn giản thì chỉ cần giám sát bằng phương pháp thủ công, tuy nhiên mua bán nhà máy hay thiết bị thì đây là một hợp đồng phức tạp có liên quan đến một số hợp đồng phụ và nhiều hoạt động có tính chất liên kết và phụ thuộc lẫn nhau thì sử dụng phương pháp máy vi tính sẽ hiệu quả hơn.

- Phương pháp phiếu giám sát.

Nguyên tắc chung của các phương pháp thủ công đều liên quan đến việc thiết lập nội dung của các sự kiện và công việc cần giám sát và thời gian biểu của nó để nhằm báo hiệu khi nào thì có công việc cần phải làm, nội dung công việc đó là gì và công việc đó phải kết thúc khi nào, để giám sát đôn đốc để công việc đó xảy ra theo đúng lịch trình của nó.

Phương pháp áp dụng phiếu giám sát hợp đồng là liệt kê các sự kiện và công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng mà những sự kiện đó xảy ra và các biện pháp giám sát, phòng ngừa cần được thực hiện. Mỗi một hợp đồng có thể bao gồm nhiều phiếu nhằm giám sát các hoạt động khác nhau như chuẩn bị hàng, kiểm tra hàng, vận tải, bảo hiểm, thủ tục hải quan, giao nhận, thanh toán... Về căn bản, hình thức của chúng như nhau, nếu không kể đến bản chất của các công việc cần giám sát, và bao gồm các phần cơ bản như sau:

+ Phần chung bao gồm: Số hợp đồng, ngày ký, tên sản phẩm, người mua (hoặc người bán), tên, địa chỉ, điện thoại, điện báo, fax, người liên hệ...

+ Bảng cụ thể bao gồm các cột ghi : Nội dung hoạt động cần giám sát, thời điểm thực hiện, thời điểm hoàn thành.

+ Các hoạt động đã được điều chỉnh: Ngày điều chỉnh, ngày bắt đầu tiến hành, ngày hoàn thành.

+ Cột nội dung công việc: Liệt kê nội dung công việc và các sự kiện cần giám sát.

+ Cột thời gian cần hoàn thành: Số thời gian được tính bằng ngày, tuần..cần phải hoàn thành công việc đó theo yêu cầu của hợp đồng.

+ Thời gian dự tính: Công việc hay sự kiện đó được bắt đầu thực hiện từ ngày nào và phải hoàn thành vào ngày nào để đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng.

+ Thời gian thực tế: Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của bộ phận thực tế thực hiện công việc đó.

+ Nếu thời gian thực tế và thời gian dự tính có sự sai lệch, bộ phận quản trị sẽ phải căn cứ vào kế hoạch thực hiện hợp đồng , điều kiện thực tế của bộ phận thực hiện, điều kiện nguồn lực, có biện pháp điều hành và hành động điều chỉnh, quyết định thời gian phải hoàn thành để thực hiện hợp đồng.

Khi giám sát bộ phận giám sát phải nhận dạng được tất cả các công việc và sự kiện quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng cần giám sát, lập phiếu gián sát, xác định thời gian cần hoàn thành các công việc và sự kiện, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Trong quá trình giám sát, sắp đến thời điểm bắt đầu công việc phải thực hiện, bộ phận giám sát phải kiểm tra để biết được bộ phận thực hiện đã sẵn sàng thực hiện công việc chưa và tiến độ thời gian có đảm bảo hay không, trên cơ sở đó phát hiện các sai lệch và có hành động điều chỉnh cho thích hợp.Đồng thời kiểm tra nhắc nhở để các bộ phận thực hiện và hoàn thành công việc đúng thời điểm với chất lượng công việc đảm bảo. Chú ý các công việc căng thảng về thời gian cần được giám sát chặt chẽ hơn, các công việc cần phải hoàn thành đúng thời hạn để làm cơ sở thực hiện các công việc sau như phải khai báo hải quan và hoàn thành đúng thời hạn để làm cơ sở giao hàng cũng cần phải tăng cường giám sát nhằm thực hiện tốt hợp đồng theo kế hoạch đã đề ra.

- Phương pháp sử dụng máy vi tính:

Cách tiếp cận cơ sở để giám sát hợp đồng bằng hệ thống máy vi tính về cơ bản là giống cách tiếp cận đã mô tả đối với phương pháp thủ công. Ưu điểm chính của hệ thống dùng máy vi tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy cập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các hoạt động giám sát cũng như việc lien lạc với các bộ phận thực hiện trong đơn vị và các cơ quan khác bên ngoài đơn vị.

Máy tính có thể đóng vai trò một công cụ giám sát đặc biệt hữu hiệu khi hợp đồng có tính phức tạp có liên quan đến nhiều bên như người vận tải, bảo hiểm, ngân hàng, người kiểm định, người giao nhận...Khi đó có thể trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) thuận tiện và nhanh chóng hơn bằng các hệ thống quản lý tự động mà không cần phải tái nhập dữ liệu

Tuy nhiên để giám sát bằng máy vi tính và sử dụng hệ thống tự động thì yêu cầu các máy tính phải tương thích và thống nhất sử dụng các biểu mẫu như hoá đơn, chứng từ vận tải...và mã hoá các yếu tố số liệu (ITC đã cho ra một phần mền cơ sở "Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu" viết tắt là ICMOS để thống nhất sử dụng), đây cũng là vấn đề khó khăn trong giám sát hợp đồng bằng máy vi tính ở nước ta hiện nay.

4.2.3.2.Điều hành quá trình thực hiện hợp đồng

a. Khái niệm và vai trò của điều hành quá trình thực hiện hợp đồng

Khi cả hai bên thực hiện trung thành các nghĩa vụ hợp đồng thì thông thường kết quả hợp đồng sẽ được thực hiện một cách thoả đáng đối với cả hai bên. Tuy nhiên, trong thực tế có nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà lúc xây dựng hợp đồng không tính trước được. Có nhiều nguyên nhân, song có thể kể ra một số nguyên nhân chính như sau: Một là, các bên hiểu các điều kiện và điều khoản hợp đồng theo các nghĩa khác nhau cho nên hành động theo các hướng khác nhau; Hai là, có những sự cố mà không thể khắc phục để có thể trung thành với các nghĩa vụ trong hợp đồng. Chẳng hạn, một nguyên liệu cần dùng trong quá trình sản xuất có thể lại không tìm được. Vì thế nhà cung cấp không thể thực hiện đầy đủ theo các mô tả kỹ thuật của sản phẩm như đã ghi trong hợp đồng. Người cung cấp phải yêu cầu người Mua đồng ý hoặc phê chuẩn về các chi tiết kỹ thuật mới; Ba là, một số các điều khoản của hợp đồng có khi còn được để "mở" mà các bên phải quyết định trong quá trình thực hiện hợp đồng. Như vấn đề chọn cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, xác định lại giá do giá thị trường thay đổi... Một số các tình huống trên có thể là thứ yếu, nhưng một số khác lại có tính rất quan trọng mà yêu cầu mỗi bên phải có sự điều hành trước những thay đổi đó.

Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, thường xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh. Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lưạ chọn có thể tìm được nếu có. Giám sát và điều hành hợp đồng là hoạt động không thể thiếu được trong quá trình thực hiện hợp đổng.

b. Nội dung điều hành.

Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong qúa trình thực hiện hợp đồng cần phải tập trung giải quyết:

- Trong chuẩn bị hàng: Chuẩn bị hàng là nhiệm vụ quan trọng của người bán, phải tập trung lô hàng đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, phù hợp về bao bì và đúng thời hạn giao hàng. Nhưng vì nhiều lý do, gần đến ngày giao hàng người bán mới phát hiện ra rằng mình khó khăn trong tiến độ giao hàng, hoặc hàng hóa bị sai chủng loại, hoặc một phần hay toàn bộ lô hàng không phù hợp về chất lượng ( chất lượng thấp có thể người mua không chấp nhận, hoặc chất lượng nằm trong dung sai cho phép của người mua...), hoặc khônng phù hợp về bao bì. Một vấn đề đặt ra rằng người bán phải điều hành vấn đề này thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng đảm bảo hiệu quả nhất. Dù người bán có điều hành như thế nào thì vấn đề này cũng sẽ được thông báo cho người mua, để thoả thuận với người mua cùng giải quyết, và người mua cũng phải nghiên cứu và điều hành vấn đề này như thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng cho tối ưu nhất.

- Thuê phương tiện vận tải: Tuỳ theo từng hợp đồng trách nhiệm thuê phương tiện vận tải có thể thuộc về người bán hoặc thuộc về người mua.. Dù thuộc về người bán hay thuộc về người mua thì trong quá trình thuê phương tiện vận tải cũng dễ phát sinh các tình huống mà các bên phải tiến hành điều hành như tầu không đến điểm nhận hàng đúng quy định, đặc điểm của con tầu không phù hợp với quy định của hợp đồng, tầu già, hợp đồng thuê tầu có quy định thưởng phạt bốc dỡ, nhưng trong hợp đồng xuất nhập khẩu không quy định về thưởng phạt bốc dỡ, tầu không hợp pháp, hàng hóa trong quá trình vận chuyển bị hư hỏng, mất mát mà trách nhiệm thuộc về phương tiện vận tải.

- Bảo hiểm cho hàng hóa: Tương tự như thuê phương tiện vận tải, trách nhiệm mua bảo hiểm có thể thuộc về bên bán hoặc bên mua. Hiện nay hầu hết các hợp đồng được ký thêo các điều kiện của nhóm F hoặc nhóm C (Incoterms-2000) chỉ có điều kiện CIF, CIP người bán phải mua bảo hiểm, còn hầu hết quyền lựa chọn mua bảo hiểm thuộc về bên mua. Trong cả hai trường hợp CIF,CIP mặc dù người bán mua bảo hiểm, nhưng người hưởng chế độ bảo hiểm vẫn là người mua. Ngưòi mua phải làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa có hư hại mất mát không, khi hàng hóa nằm trong diện được bảo hiểm phải điều hành để nhận được chế độ bảo hiểm từ hãng bảo hiểm là đầy đủ nhất

- Thủ tục hải quan: Tất cả các hàng hóa xuất khẩu , nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan, khi đi làm thủ tục hải quan phải tiến hành khai báo hải quan nộp hồ sơ hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu và các lệ phí khác. Một vấn đề rất dễ phát sinh trong thực tế là các chứng từ phải nộp trong hồ sơ hải quan không phù hợp hoặc bị thiếu như thiếu giấy chứng nhận chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy xuất xứ hàng hóa ...hoặc giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan không thống nhất được với nhau về việc áp mã tính thuế, trị giá tính thuế, một vấn đề cần đặt ra cho điều hành là xin giải phóng hàng, hay yêu cầu giám định để áp mã tính thuế, hoặc phải điều hành thế nào khi cơ quan hải quan yêu cầu tham vấn giá...

- Giao nhận hàng hóa: Cũng có thể người Mua hoặc người Bán muốn thay đổi lịch giao hàng đã quy định trong hợp đồng vì nhiều lí do: chưa chuẩn bị kịp hàng để giao, sự ùn tắc ở cảng bốc hàng, hoặc ở cảng dỡ hàng, trục trặc trong vấn đề thuê phương tiện vận tải hoặc các thủ tục cho hàng hoá. Hoặc khi nhận hàng người mua phát hiện thấy hàng bị thiếu, hàng không phù hợp về chủng loại, về chất lượng. Người mua cần giải quyết vấn đề này như thế nào: có mời đại điện của người bán, của phương tiện vận tải, của bảo hiểm không , có yêu cầu giám định hàng hóa không, nếu mời thì phải mời tổ chức nào, yêu cầu giám định và cấp giấy chứng nhận giám định như thế nào...

- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hợp đồng có thể phát sinh do điều kiện giá để "mở". Hoặc đến tại thời điểm giao hàng giá cả hàng hóa tăng hoặc giảm quá mức quy định, hoặc giá cả hàng hóa trên thị trường thay đổi quá lớn dẫn đến việc người bán khó khăn trong mua hàng để giao hoặc người mua có ý định không muấn nhận hàng, hoặc người bán hay người mua đưa ra đề nghị thay đổi lại giá vì giá cả trên thị trường thay đổi lớn.

- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong các hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản. Tuy nhiên, việc thực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải bảo đảm những hoạt động điều kiện cho việc thanh toán phải được thực hiện đúng thời hạn để việc thanh toán dược thực hiện đúng thời hạn. trong quá trình thanh toán cúng có rất nhiều các phát sinh mà cần phải điều hành như người mua chậm mở L/C, L/C mở không đúng quy định trong hợp đồng, chứng từ không phù hợp với L/C, vấn đề tu chỉnh L/C, chứng từ về muận hơn hàng hóa

- Giải quyết các khiếu nại: Khi có khiếu nại là lúc người quản lý phải điều hành chặt chẽ nhất. Người quản lý phải đưa ra các quyết định: có khiếu nại hay không, bằng chứng của viẹc khiếu nại, hồ sơ khiếu nại, yêu cầu về giải quyết khiếu nại. Còn bên bị khiếu nại phải xem xét việc khiếu nại của đối tác có đúng hay không, điều hành quá trình tham gia giải quyết khiếu nại, quyết định về giải quyết khiếu nại...

- Các nội dung khác: Ngoài các nội dung trên còn rất nhiều các vấn đề cần phải điều hành như giải quyết các tranh chấp, vấn đề bảo hành, vấn đề bất khả kháng, vấn đề bảo lãnh....để thực hiện tối ưu các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo được quyền lợi của cả hai bên.

c. Mô hình điều hành hợp đồng

- Nhiệm vụ điều hành là của các nhà quản lý. Khi có các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, các nhà quản lý phải nhận dạng được các phát sinh, thu thập các thông tin, dữ liệu cần thiết, phân tích nguyên nhân của các phát sinh..

- Từ nhận dạng và phân tích được các nguyên nhân, các nhà quản lý phải phân tích tình huống bao gồm:

+ Phân tích tình hình chung: Là phân tíchtình hình thị trường hiện tại có ảnh hưởng đến vấn đề giải quyết các phát sinh như: đặc điểm thị trường , tình hình cung cầu, giá cả của hàng hóa mua bán, giá cả vận tải, bảo hiểm, xu hướng vận động cung cầu và giá cả, tình hình tỷ giá, tình hình hệ thống ngân hàng, thanh toán, các chính sách của Chính phủ và các yếu tố khác tác động đên hoạt động kinh doanh của cả hai bên.

+ Phân tích thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp: Phân tích các đặc điểm của doanh nghiệp như quy mô, các nguồn lực, khả năng tài chính, khả năng sản xuất kinh doanh, hệ thống quản trị, vị thế và danh tiếng, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường thế giới, hệ thống khách hàng, hệ thống nguồn cung cấp, đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ của doanh nghiệp với các bộ phận liên quan khác như hệ thống ngân hàng, vận tải, bảo hiểm, hải quan, các tổ chức giám định, nguồn cung cấp, khách hàng...,kinh nghiệm điều hành và các yếu tố khác.

Phân tích các yếu tố thuộc doanh nghiệp phải đặt trong tình hình chung của thị trường từ đó đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp trong giải quyết các vấn đề phát sinh này.

+ Phân tích thuận lợi và khó khăn của đối tác : Tương tự như phân tích các yếu tố thuộc doanh nghiệp. Trong phân tích các đặc điểm của đối tác cũng phải đặt trong điều kiện chung của thị trường từ đó đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu của đối tác trong giải quyết các vấn đề phát sinh này.

- Trên cơ sở phân tích các tình huống, đặc điểm, thuận lợi của doanh nghiệp , đối tác trong giải quyết các vấn đề phát sinh cần xác định các phương án giải quyết, từ đó đánh giá các phương án, lựa chọn phương pháp phù hợp tối ưu nhất đối với doanh nghiệp và cả với đối tác, đảm bảo được cả quyền lợi của cả hai bên để điều hành giải quyết.