Quản trị văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng
Câu hỏi ôn tập
1. Khái niệm VĂN PHÒNG: là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lí thông tin; thực hiện, đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
2. Chức năng của VĂN PHÒNG: 2 chức năng
Chức năng tham mưu - tổng hợp:
- Văn phòng thống kê, tổng hợp toàn bộ hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp báo cáo cấp trên.
- Văn phòng đánh giá, nhận định tình hình của cơ quan/doanh nghiệp, đánh giá tác động của môi trường ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai.
- Văn phòng nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Chức năng hậu cần:
- Thực hiện và đảm bảo các thủ tục pháp lý.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, hạ tầng kĩ thuật.
- Đảm bảo về công tác an ninh, an toàn.
- Thực hiện lễ tân, khánh tiết…
3. Khái niệm QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG: là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động trong văn phòng.
Có thể nói, quản trị văn phòng là các công việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành một văn phòng nhằm giải quyết hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
4. Chức năng của QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
- Chức năng hoạch định: Đề ra các mục tiêu công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để triển khai trong văn phòng.
- Chức năng tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu công việc.
- Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực… cho nhân viên VP thực hiện tốt nhiệm vụ đã xác định trong kế hoạch.
- Chức năng kiểm soát: Theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện công việc trên thực tế, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề ra các biện pháp xử lý kịp thời.
5. Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng: là một vị trì chủ yếu trong việc tập hợp xử lí, lưu trữ, thu hồi và phân phối thông tin. Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong quá trình ra quyết định, nhiệm vụ của nhà quản trị là ra quyết định đối với những thông tin chính xác để truy cập và hiện hành ở mức chi phí thấp nhất.
6. Những yêu cầu đối với nhà quản trị hành chính văn phòng:
- Có trình độ, được đào tạo về chuyên ngành quản trị hành chính văn phòng.
- Có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động trong các công việc được phân công.
- Có các phẩm chất: trung thực, năng động, công bằng, thẳng thắn, kiên định, sáng tạo.
- Thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ HCVP.
- Thành thạo ngoại ngữ.
- Giỏi trong đối nội và đối ngoại.
- Am hiểu tâm lý lãnh đạo, nhân viên, khách hàng.
7. Khái niệm HOẠCH ĐỊNH: Là việc xác định các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch – nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ chuỗi hoạt động sẽ thực hiện.
Hoạch định (lập kế hoạch) hành chính văn phòng: là sự sắp xếp, bố trí các công việc , các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực hiện mục tiêu nhiệm vụ của văn phòng.
Hoạch định trong HCVP chủ yếu là hoạch định tác nghiệp (cụ thể, ngắn hạn) như:
- Kế hoạch làm việc tuần, tháng, năm của CQ/DN.
- Kế hoạch tổ chức các sự kiện (lễ thành lập DN, hội nghị khách hàng…).
- Kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
- …..
8. Vai trò của việc lập kế hoạch:
- Có định hướng đúng đắn trong việc triển khai thực thi các nhiệm vụ của VP.
- Giảm thiểu sự lãng phí về nhân lực, vật lực, tài lực; tránh được sự trùng lắp trong công việc.
- Kết hợp, sử dụng các nguồn lực của VP hiệu quả. Phân công đúng người đúng việc.
- Là cơ sở để tiến hành kiểm tra nhân viên.
9. Ý nghĩa việc lập kế hoạch:
- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
- Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
- Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
- Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
10. Nguyên tắc xây dựng kế hoạch: 5W 1H 2C 5M
5W
- What: Những công việc cụ thể cần được tiến hành trong KH và trình tự của các công việc trong KH.
- Why: Mục đích thực hiện KH, những công việc trong KH và hậu quả, tác động của việc thực hiện KH. Phần này nhằm thuyết minh với những người thẩm định hoặc có liên quan về tính chất của KH.
- When: Chỉ rõ KH được triển khai vào thời điểm nào? Kéo dài bao lâu? Thời gian tiến hành từng công việc và thời gian cho các công việc cần sự phối hợp.
- Where: Xác định địa điểm cụ thể để triển khai từng công việc trong KH: (họp ở phòng nào, kiểm tra vị trí nào, phỏng vấn tuyển dụng tại phòng họp nào...).
- Who: Số lượng các đơn vị/cá nhân tham gia vào KH.
Phân công công việc cụ thể cho từng đơn vị/cá nhân thực hiện (chỉ đích danh).
Những người cùng tham gia một công việc, hoặc có trách nhiệm phối hợp với nhau (chỉ đích danh).
Thẩm quyền, trách nhiệm để thực hiện công việc.
1H
- How: Hướng dẫn tiến hành công việc:
+ Phương pháp thực hiện.
+ Thứ tự việc cần thực hiện.
+ Biểu mẫu cần áp dụng.
+ Biện pháp kiểm tra, đánh giá
+ Đối tượng cần liên hệ
+ Kết quả cần đạt được…
2C
Xác định phương pháp kiểm soát (Control):
Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
Xác định phương pháp kiểm tra (check)
Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.
5M
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.
11. Quy trình lập kế hoạch:
Bước 1: xác định công việc trong kế hoạch
- Xác định các nhiệm vụ cần thi hành (từ KH dài hạn, mệnh lệnh cấp trên, đăng ký từ các đơn vị khác), với các nội dung chủ yếu: công việc cụ thể giải quyết, thời gian và địa điểm thực hiện, cách thức thực hiện công việc, các vấn đề khác liên quan nhằm thực hiện công việc.
Bước 2: dự thảo kế hoạch
- Cân nhắc các điều kiện thi hành (tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất, thời gian….).
- Trao đổi với các đơn vị về khả năng thực hiện.
- Sắp xếp các công việc dự kiến trong KH theo trình tự hợp lý, xaùc ñònh công việc trọng tâm.
- Xây dựng và lựa chọn biện pháp tối ưu để tổ chức thực hiện (phương pháp thực hiện; nhân sự chịu trách nhiệm; thời gian – địa điểm thực hiện; kết quả cần đạt được…).
Bước 3: trình duyệt
- Trình xin ý kiến của lãnh đạo về dự thảo KH.
- Giải trình về nội dung, biện pháp nêu trong KH trong trường hợp lãnh đạo yêu cầu.
- Nêu các ý kiến, quan điểm của VP khi các nội dung của dự thảo KH mâu thuẫn với quan điểm của các đơn vị (hoặc dự thảo KH không thống nhất với KH dài hạn đã phê duyệt).
Bước 4: soạn thảo kế hoạch chính thức
- Hoàn chỉnh bản KH theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Trình lãnh đạo ký duyệt chính thức.
- Tổ chức in ấn, phát hành, thông báo… nhằm tổ chức thực hiện KH trong CQ/DN.
Bước 5: thực hiện kế hoạch
- VP theo dõi tiến độ thi hành, chất lượng công việc đã nêu trong KH.
- Tổng hợp, ghi nhận các vấn đề phát sinh, các ý kiến phản hồi trong quá trình thực hiện KH.
- Báo cáo lãnh đạo về tình hình triển khai thực hiện KH và đề xuất điều chỉnh KH kịp thời trong trường hợp cần thiết.
12. Phương pháp xây dựng kế hoạch:
- Kế hoạch chiến lược: Kế hoạch chiến lược thể hiện việc thực hiện các tư duy chiến lược dài hạn, hướng tới mục đích lâu dài và là cơ sở cho các kế hoạch trung và ngắn hạn.
- Kế hoạch chiến thuật: Kế hoạch chiến thuật nhằm thực hiện từng phần của kế hoạch chiến lược, được triển khai trong thời gian ngắn (dưới 1 năm), nhằm giải quyết một (hoặc một số) mục tiêu với các biện pháp cụ thể.
- Kế hoạch tác nghiệp: Kế hoạch tác nghiệp để thực hiện từng phần của kế hoạch chiến thuật, thời gian thực hiện ngắn (tháng, tuần, ngày) với các thông tin chi tiết để thực hiện.
- Kế hoạch dự án: Dự án là một tập hợp các công việc nối tiếp nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể.
- Chương trình công tác năm
- Chương trình công tác tháng
- Chương trình công tác tuần
13. Khái niệm việc KIỂM TRA: Kiểm tra trong HCVP là việc so sánh kết quả công việc thực tế với các định mức, tiêu chuẩn, yêu cầu, thủ tục… nhằm đảm bảo hiệu quả lao động và chất lượng dịch vụ trong văn phòng.
14. Nguyên tắc việc kiểm tra:
- Kiểm tra phải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.
- Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị.
- Việc kiểm tra phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu.
- Kiểm tra phải khách quan.
15. Quy trình kiểm tra:
B1: Lên KH kiểm tra
B2: Lên lịch kiểm tra
B3: Chuẩn bị kiểm tra
B4: Phân công công việc
B5: Thực hiện kiểm tra trên thực tế
B6: Đánh giá kết quả
B7: So sánh với tiêu chuẩn
B8: Điều chỉnh, chỉnh sửa
16. Ý nghĩa của việc kiểm tra:
17. Khái niệm HỌP HỘI NGHỊ: là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định
18. Ý nghĩa họp hội nghị:
- Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp
- Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả
- Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung...
19. Trình tự tồ chức các cuộc họp hội nghị:
Cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức
- Đăng kí phòng hợp
- Thông báo cho người tham dự
- Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị nước giải khát
- Ghi biên bản
- Theo dõi
Cuộc họp trang trọng theo nghi thức
- Giai đoạn chuẩn bị: xác định nội dung cần giải quyết, thành phần tham gia, ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp.
- Giai đoạn tiến hành: đón tiếp đại biểu, phân phát văn kiện và tài liệu, quyết định chủ tịch đoàn và thư kí đoàn, khai mạc cuộc họp.
- Giai đoạn kết thúc hội nghị: thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chỉ toạ, kết luận vấn đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết.
20. Trình tự tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Sắp xếp, chuẩn bị
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
+ Xác định mục đích chuyến đi
+ Nội dung chuyến đi
+ Số lượng người tham gia
+ Các địa điểm đến
+ Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc
+ Phương tiện đi lại
+ Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm...
+ Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại: Lịch trình sắp xếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ
+ Giấy giới thiệu đi công tác
+ Giấy đi đường
+ Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi công tác nước ngoài)
+ Chứng minh nhân dân
+ Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
+ Lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp
+ Bảng giờ đi đến của từng lọai phương tiện
+ Giá vé
+ Độ dài quãng đường
+ Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng
- Liên hệ với các nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc cho đoàn
Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi công hàm cho nước đó
+ Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại Việt nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
+ Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn
+ Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo liên quan
+ Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo Laptop
+ Nên mang theo điện thọai di động có khả năng kết nối mạng với Laptop
- Chuẩn bị kinh phí
+ Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
+ Tiền ăn, nghỉ trong suốt chuyến đi
+ Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chánh
+ Đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu cần)
+ Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng...
- Lên kế họach đảm nhận trách nhiệm ở nhà
+ Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt
+ Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.
+ Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt...
- Kiểm tra chuyến đi phút chót
+ Vé máy bay, tàu thủy
+ Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ
+ Passport, Visa (nếu cần)
+ Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng
+ Xác nhận phòng ngừa y tế
+ Giấy giới thiệu
21. Khái niệm VĂN BẢN: là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.
22. Khái niệm VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC: là văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
23. Quy trình soạn thảo văn bản:
B1: xác định mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo
B2: thu thập, xử lí thông tin có liên quan
B3: soạn thảo văn bản
B4: duyệt bản thảo, kí ban hành
24. Thể thức của văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định do nhà nước quy định.
Các thành phần thể thức văn bản quản lý nhà nước
(Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV về thể thức văn bản hành chính)
• Quốc hiệu;
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
• Số ký hiệu của văn bản;
• Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
• Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
• Nội dung văn bản;
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
• Dấu của cơ quan, tổ chức;
• Nơi nhận;
• Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với văn bản loại khẩn, mật).
25. Khái niệm CÔNG TÁC VĂN THƯ: là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
26. Yêu cầu của công tác văn thư:
Nhanh chóng
Xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan.
Chính xác
- Chính xác về nội dung của văn bản
- Chính xác về thể thức văn bản
- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ
Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Hiện đại
Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan.
27. Ý nghĩa của công tác văn thư:
- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
28. Quy trình quản lý văn bản đi – đến:
Quy trình quản lý văn bản đi:
B1: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng của VB
B2: đóng dấu văn bản
B3: đăng kí văn bản đi
B4: làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
B5: lưu văn bản đi
Quy trình quản lí văn bản đến:
B1: tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
B2: trình, chuyển giao văn bản đến
B3: giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
29. Yêu cầu về quản lý con dấu: Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình. Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
30. Phân biệt ký thay mặt, ký thay, ký thừa uỷ quyền và ký thừa lệnh:
- Ký thay
Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức.
Tuy nhiên, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. ( Lưu ý là việc phân công này phải thể hiện bằng văn bản. Có thể là “Giấy ủy quyền” hoặc “Bản phân công nhiệm vụ” …).
- Ký “thay mặt”
Áp dụng ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ biểu quyết tập thể đối với các vấn đề, nội dung quan trọng. Khi đó, đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức - mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. Việc ký văn bản được quy định như sau:
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt sẽ thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
+ Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
+ Riêng việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định chung.
- Ký “thừa ủy quyền”
Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà lẽ ra mình phải ký.
Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
- Ký “thừa lệnh”
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản.
Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
31. Khái niệm CÔNG TÁC LƯU TRỮ: là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức bảo quản một cách khoa học những văn bản tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu các thông tin quá khứ.
32. Vài trò công tác lưu trữ:
- Công tác lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý một bộ phận tài sản quan trọng của Nhà nước.
- Công tác lưu trữ là một công tác nghiệp vụ chuyên môn có hệ thống lý luận nghiệp vụ riêng và có hệ thống tổ chức từ Trung ương đến địa phương.
33. Ý nghĩa công tác lưu trữ: Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ phục vụ cho mọi nhu cầu công tác của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, các cán bộ nhân viên trên lĩnh vực; Chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học kỹ thuật.
34. Khái niệm TÀI LIỆU LƯU TRỮ: là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
35. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ:
- Ý nghĩa thực tiễn: các thông tin trong tài liệu phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh và hoạt động thanh tra kiểm tra của các cơ quan chức năng nhà nước đối với các doanh nghiệp.
- Ý nghĩa khoa học: qua tài liệu lưu trữ các nhà doanh nghiệp Việt Nam học dõi được các kinh nghiệm trong quá trình tổ chức điều hành và tiếp cận được các kỹ thuật, quy trình công nghệ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
36. Một số văn bản QUYẾT ĐỊNH, CÔNG VĂN, BIÊN BẢN…
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro