STVB CHUONG 2
CHƯƠNG II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản dựa theo nội dung của nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
I. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VB:
Kỹ thuật trình bày VB bao gồm:
- Khổ giấy
- Kiểu trình bày
- Định lề trang VB
- Vị trí trình bày các phần thể thức
- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác.
Được áp dụng đối với VB soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo VB (như Microsoft Word for windows) và in ra giấy.
Đối tượng áp dụng: Các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức).
1. Khổ giấy:
- VB quy phạm pháp luật và VB hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)
- Các loại VB như: Giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
2. Kiểu trình bày:
- VB quy phạm pháp luật và VB hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
- Trường hợp nội dung VB có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì VB có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
- Trang mặt trước:
+ Lề trên (top): cách mép trên từ 20-25mm.
+ Lề dưới (bottom): cách mép dưới từ 20-25mm.
+ Lề trái (inside): cách mép trái từ 30-35mm.
+ Lề phải (outside): cách mép phải từ 15-20mm.
- Trang mặt sau:
+ Lề trên (top): cách mép trên từ 20-25mm.
+ Lề dưới (bottom): cách mép dưới từ 20-25mm.
+ Lề trái (inside): cách mép trái từ 15-20mm.
+ Lề phải (outside): cách mép phải từ 30-35mm.
4. Đánh số trang văn bản:
- Nếu VB có 01 trang thì không cần đánh số.
- Nếu VB có từ 2 trang trở lên, phải đánh số trang VB. Cách trình bày được quy định như sau:
Kiểu số: Sử dụng số Ả rập (1,2,3,4...)
Vị trí đánh số trang: Ngay chính giữa lề trên của VB (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), bằng với cỡ chữ trình bày phần nội dung, kiểu chữ đứng.
Chỉ bắt đầu đánh số từ trang 2. Không ghi số 1 trên trang 1.
- Số trang của phụ lục VB được đánh riêng, theo từng phụ lục.
5. Font chữ trình bày văn bản và bản sao văn bản:
- Font chữ sử dụng để trình bày VB là các font chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của VB.
- Đối với những VB dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng font chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (font chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909-2001.
II. THỂ THỨC VĂN BẢN:
Thể thức VB là tập hợp các thành phần cấu thành VB, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại VB và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại VB nhất định.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:
1. Thể thức của VB quy phạm pháp luật và VB hành chính:
Bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB
- Số, ký hiệu của VB
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành VB
- Tên loại và trích yếu nội dung của VB
- Nội dung VB
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
- Dấu chỉ mức đội khẩn, mật (đối với những VB loại khẩn, mật; chỉ sử dụng khi cần thiết)
Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định trên, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ Email, số điện thoại, số Telex, số Fax.
2. Thể thức của VB chuyên ngành:
Thể thức và kỹ thuật trình bày của VB chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Thể thức VB của tổ chức chính trị, xã hội
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, xã hội qui định.
4. Thể thức VB trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.
5. Nội dung và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức của VB:
(1) Quốc hiệu:
- Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của nhà nước
- Quốc hiệu có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản và thể hiện quan hệ chính thức của một pháp nhân. Các loại VB không thể hiện quan hệ chính thức hoặc VB sử dụng trong nội bộ thì có thể không trình bày yếu tố này.
- Kỹ thuật trình bày:
Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu, giữa trang giấy hoặc chếch về bên phải tùy từng loại VB. Thông thường, quốc hiệu được đặt tại ô số 1. Cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________
Dòng trên: chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, in đậm.
Dòng dưới: chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, in đậm. Viết hoa chữ Đ, T, H; giữa các cụm từ có dấu ngang nối.
Phía dưới có đường gạch ngang, liền nét, có độ dài vừa bằng dòng chữ.
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB
Bao gồm:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Ví dụ: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có). Trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội.
Ví dụ:
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ VB thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp phép hoạt động, hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như: Ủy ban Nhân dân (UBND), Hội đồng Nhân dân (HĐND).
- Kỹ thuật trình bày:
Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB được trình bày tại ô số 2: ngang hàng quốc hiệu, tại góc trái của VB.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành VB được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3-1/2 độ dài của dòng chữ, đặt cân đối.
Tên cơ ban, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.
(3) Số và ký hiệu của VB:
a. Số, ký hiệu của VB quy phạm pháp luật:
- Số, ký hiệu của VB QPPL do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành được thực hiện theo quy định.
- Số của VB QPPL bao gồm:
Số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại VB do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành VB đó.
Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 đầu năm và được kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm.
Năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, không được viết tắt.
- Ký hiệu của VB QPPL bao gồm:
Chữ viết tắt tên loại VB theo Bảng chữ viết tắt tên loại VB và bản sao theo thông tư số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP (phụ lục số I)
Chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ) ban hành VB.
b. Số, ký hiệu của VB hành chính
- Số của VB hành chính:
Là số thứ tự đăng ký VB do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 đầu năm và được kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm.
Tùy theo tổng số VB và số lượng mỗi loại VB hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức có thể quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số VB cho phù hợp theo các cách sau:
Đánh số tổng hợp chung: đánh số chung cho tất cả loại VB được ban hành trong một năm. Áp dụng cho những cơ quan, đơn vị có lượng VB ban hành trong năm không nhiều
Đánh số theo tính chất của công việc: xác định tính chất của từng loại công việc để đánh số riêng cho phù hợp với loại VB đó. Thuận tiện cho việc phân loại, quản lý, tra tìm VB khi cần thiết. Ví dụ: VB được ban hành có thể được chia thành các loại: loại quan trọng (quyết định, báo cáo, kế hoạch,...), loại VB liên quan đến giải quyết công việc, loại VB có tính chất ngoại giao,...
Đánh số theo loại công việc cụ thể: Chọn một số loại công việc cụ thể mang tính chất tác nghiệp riêng để đánh số cho các VB cho các VB ban hành về việc đó: công việc về tổ chức cán bộ, về xử lý kỷ luật, ...
Đánh số theo hình thức VB: Có thể đánh số cho các VB có cùng tên gọi như: quyết định, hợp đồng, giấy ủy quyền, ...
- Ký hiệu của VB hành chính:
Ký hiệu của VB cá biệt (quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt) và các hình thức VB hành chính có tên loại: Bao gồm chữ viết tắt tên loại VB và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản.
Ký hiệu của công văn: chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo.
c. Kỹ thuật trình bày:
- Số và ký hiệu của VB được trình bày tại ô số 3
- Từ "Số" được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ "số" có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu VB có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu VB có dấu gạch nối không cách chữ (-)
Đối với VB Quy phạm pháp luật:
Số: .../Năm ban hành/Tên viết tắt loại VB-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành VB
Ví dụ:
- Số: 02/1998/NQ-CP: Nghị quyết số 02 năm 1998 của Chính phủ
Đối với VB cá biệt và VB hành chính có tên loại:
Số: .../Tên viết tắt loại VB-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành VB
Ví dụ:
- Số: 06/TB-NHCT: Thông báo số 06 của Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Công văn
Số: .../Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành VB-Tên viết tắt đơn vị soạn thảo (nếu có)
Ví dụ:
- Số: 234/SCN-VP: Công văn số 234 của Sở Công nghiệp tỉnh... do Văn phòng Sở soạn thảo.
(4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành VB:
a. Quy định về cách ghi địa danh:
Địa danh ghi trên VB là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi theo tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức Trung ương: là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc tên của thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Ví dụ:
- VB của Nhà máy Thủy điện Hòa Bình, có trụ sở tại thị xã Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình, ghi là: Hòa Bình, ngày...tháng...năm...
Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
- Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương là tên của thành phố đó
Ví dụ: VB của UBND thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố, ghi là: Hà Nội, ngày...tháng...năm...; của UBND thành phố HCM và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố ghi là: Thành phố Hồ Chí Minh, ngày...tháng...năm...
- Đối với các tỉnh, là tên của thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc của huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
Ví dụ: VB của UBND tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng, ghi là: Đà Lạt, ngày...tháng...năm...
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện: là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Ví dụ: VB của UBND quận 1, thành phố Hồ Chí Minh và của các phòng, ban thuộc quận, ghi là: Quận 1, ngày...tháng...năm...
Địa danh ghi trên VB của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó.
Ví dụ: VB của UBND thị trấn Củ Chi, huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh, ghi là: Củ Chi, ngày...tháng...năm...
Địa danh ghi trên VB của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Quốc phòng.
b. Ngày, tháng, năm ban hành VB
- Ngày, tháng, năm ban hành VB QPPL do Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm VB được thông qua.
- Ngày, tháng, năm ban hành VB QPPL khác và VB hành chính là ngày, tháng, năm VB được ký ban hành.
- Ngày, tháng, năm ban hành VB phải được viết đầy đủ, không viết tắt; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở trước.
c. Kỹ thuật trình bày:
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành VB được trình bày tại ô số 4, bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13-14, sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ: Tp. Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 02 năm 2008.
(5) Tên loại và trích yếu nội dung VB:
a. Quy định về cách ghi tên loại VB:
Tên loại VB là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành. Tên loại VB do pháp luật quy định. Các VB QPPL và VB hành chính khi ban hành đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
b. Quy định cách ghi trích yếu nội dung VB:
Trích yếu nội dung VB là một cụm từ hoặc một câu, nêu khái quát nội dung chủ yếu của VB; giúp cho việc xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của VB, thuận tiện vào sổ lưu và theo dõi, giải quyết công việc, tra tìm khi cần thiết.
c. Kỹ thuật trình bày:
- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại VB có tên được trình bày tại ô số 5a
- Tên loại VB (nghị định, quyết định, báo cáo, tờ trình và các loại VB có tên khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng), bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng, đậm;
- Trích yếu nội dung VB được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại VB, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt (V/v) về việc, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng.
Ví dụ: BIÊN BẢN HỌP
Về việc bình xét thi đua khen thưởng năm 2008
TRƯỜNG ĐH KINH TẾ HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
___________________ ________________________
Số.../ ĐHKT-VP
Tp. Hồ Chí Minh, ngày...tháng...năm 2008
V/v thi chuyển ngạch công chức
Kính gửi: Ban tổ chức cán bộ Bộ Đại học
(6) Nội dung văn bản:
a. Quy định về nội dung VB:
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
b) Bố cục của văn bản
Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Bố cục của luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Điều 27 của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002.
Văn bản quy phạm pháp luật khác có thể được bố cục như sau:
- Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Quyết định: theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị: theo khoản, điểm;
- Thông tư: theo mục, khoản, điểm.
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm.
c. Kỹ thuật trình bày:
- Nội dung VB được trình bày tại ô số 6
- Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14
- Khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1-1,27cm (1defaulttab);
- Khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
- Đối với những VB QPPL và VB hành chính có phần căn cứ pháp ý để ban hành, thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng phải có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,).
- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: từ "phần", "chương" và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: từ "mục" và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: từ "điều", số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi điều dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): từ "phần" và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được đặt ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm; tiêu đề của mục được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau đó có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đề của khoản (nếu có) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm: thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau đó có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Ví dụ:
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Mục 1
GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH
Điều 1. Bản sao văn bản
1. Các hình thức...
a) Đối với
Nội dung VB được chia thành các phần mục từ lớn đến nhỏ
Phần I
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ....
I. NHỮNG KẾT QUẢ....
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng : Trường hợp có tiêu đề
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể...: Trường hợp không có tiêu đề
a) Đối với...
b) .......
(7) Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền:
- Chức vụ ghi trên VB là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký VB trong cơ quan, tổ chức.
- Không ghi lại tên cơ quan, tổ chức ban hành.
- Đối với VB có từ hai thẩm quyền ký trở lên (hợp đồng, biên bản,...) thẩm quyền ký được dàn đều sang 2 bên, thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng, bên phải. Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành.
- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký VB.
- quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a.
- Chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b
- Các chữ viết tắt: TM, KT, TL, TUQ, Q, quyền hạn và chức vụ người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm.
- chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
(8) Dấu của cơ quan, tổ chức: được trình bày tại ô số 8
- Đóng ngay ngắn, rõ ràng.
- Đóng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái
- Đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.
- Không đóng dấu khống chỉ.
- Dấu phải đúng tên cơ quan ban hành VB.
(9) Nơi nhận VB:
- Nơi nhận xác định những cơ quan tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận VB với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát, để xem xét, giải quyết; để thi hành, để trao đổi công việc, để biết và để lưu.
- Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b
- Phần nơi nhận tại ô số 9a (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính)
Từ "Kính gửi" và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận VB được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
Sau từ "Kính gửi" có dấu ":"; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "Kính gửi" và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
- Phần nơi nhận tại ô số 9b:
Từ "Nơi nhận" được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thương, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận VB được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, đơn vị nhận VB được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy,
Riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ "Lưu" sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt "VT" (văn thư), chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo VB và số lượng bản lưu được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm (.)
(10) Dấu chỉ mức độ mật và mức độ khẩn
a) Dấu chỉ mức độ khẩn:
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn theo hướng dẫn tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư này. Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.
b) Dấu chỉ mức độ mật:
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
11. Các thành phần thể thức khác
Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm:
a) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
b) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như "trả lại sau khi họp (hội nghị)", "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như "dự thảo" hay "dự thảo lần ...". Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản;
c) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
d) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã;
đ) Số trang: văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.
Phụ lục II
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro