CHƯƠNG VII

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH

I. KHÁI NIỆM:

- Công văn là hình thức VB không có tên loại cụ thể, là loại VB hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức.

- CV là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân.

- CV có nội dung bao quát rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức.

II. YÊU CẦU:

- Chủ thể ban hành CV: CQNN, các tổ chức, doanh nghiệp, cán bộ, công chức NN có thẩm quyền, được sự ủy quyền của NN để thực thi nhiệm vụ nhằm giải quyết các vấn đề theo trách nhiệm và chức năng được giao.

- Thể hiện đặc trựng của phong cách hành chính công vụ: tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm nhưng cũng lịch sự, lễ độ. Vận dụng linh hoạt trong từng trường hợp

- Viết ngắn gọn, rõ ràng. Mỗi CV thường chỉ nêu 1 vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết.

III. CẤU TRÚC:

- Phần mở đầu

• Lý do, mục đích của việc ban hành CV

• Thông thường, phần mở đầu được trình bày bằng 1 câu đơn có thành phần phụ là. trạng ngữ chỉ mục đích hoặc trạng ngữ chỉ tình thế

- Phần nội dung

• Trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin.

• Tùy theo vấn đề cần đề cập mà có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài.

• Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi hoặc trả lời, có thể trình bày phần nội dung bằng hệ thống đề mục

• Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ ràng, mạch lạc, liên quan logic với nhau nhằm thể hiện được mục tiêu của công văn.

- Phần kết thúc

• Trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình thức nhưng cũng rất cần thiết.

• Nếu là công văn mời họp: "đề nghị... đến dự họp đầy đủ và đúng giờ....."

• Một số CV khác: lời chào trân trọng hoặc nêu yêu cầu nếu cá nhân, CQ, TC nhận được VB.

• Đặc biệt lưu ý đến quan hệ vai của các bên giao tiếp bằng VB: gửi cho CQ cấp trên, gửi cho các CQ ngang hàng hoặc gửi cho cấp dưới để lựa chọn văn phong phù hợp.

IV. PHÂN LOẠI:

1. CV mời họp:

- Phần mở đầu: lý do, mục đích của cuộc họp hoặc hội nghị.

- Phần nội dung:

• Nội dung chính của cuộc họp, hội nghị

• Thành phần tham dự, thời gian, địa điểm

- Phần kết thúc:

• Lời yêu cầu, đề nghị các đại biểu đến dự đúng giờ, đúng thành phần;

• hoặc Lời mong đợi sự có mặt của các đại biểu.

2. CV chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị:

- Phần mở đầu: Nêu rõ lý do, mục đích của việc chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị.

- Phần nội dung:

• Nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề xuất, chất vấn, yêu cầu, kiến nghị.

• Nêu rõ nội dung cụ thể và thời hạn cần được xem xét giải quyết vấn đề.

- Phần kết thúc: Nêu sự mong mỏi được quan tâm giải quyết và lời cảm ơn.

3. CV trả lời (phúc đáp):

- Phần mở đầu: Ghi rõ trả lời theo CV, số, ký hiệu, ngày tháng năm, của ai, về vấn đề gì

- Phần nội dung:

• Nêu những câu trả lời trực tiếp từng vấn đề được yêu cầu;

• Nếu phần nào hoặc vấn đề nào chưa trả lời được phải giải thích rõ lý do vì sao.

- Phần kết thúc: Thể hiện sự quan tâm của người trả lời đối với người hỏi (mang tính xã giao).

4. CV đôn đốc, nhắc nhở:

- Phần mở đầu: Nhắc lại một chủ trương, một chính sách, một kế hoạch, một quyết định, một VB đã được chỉ đạo để thực hiện.

- Phần nội dung:

• Tóm tắt tình hình thực hiện;

• Đề ra biện pháp tiếp tục thực hiện những mặt còn tồn tại;

• Giao trách nhiệm cho cơ quan đơn vị cấp dưới tiếp tục tổ chức thực hiện và nêu thời gian thực hiện.

- Phần kết thúc: Yêu cầu cơ quan đơn vị cấp dưới khẩn trương triển khai và báo cáo kết quản cho ban chỉ đạo kiểm tra.

5. CV hướng dẫn, giải thích:

- Phần mở đầu: Phân tích sơ bộ nguồn gốc xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định sẽ được hướng dẫn giải thích trong công văn

- Phần nội dung:

• Phân tích ý nghĩa, tác dụng của chủ trương chính sách đó về mặt kinh tê - xã hội, chính trị.

• Nêu rõ mục đích của chủ trương chính sách và cách tổ chức thực hiện.

- Phần kết thúc: Thể hiện sự quan tâm của đơn vị mình đối với việc hướng dẫn và giải thích các công văn.