VĂN HÓA ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ

I/ VĂN MINH, VĂN HÓA ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ LÀ GÌ

1- Khái niệm về Văn minh, văn hóa nơi công sở

Công sở - là nơi công chức, viên chức làm việc, là nơi các cơ quan, ban ngành, đơn vị hành chính, sự nghiệp, công ty, xí nghiệp… đứng chân. Nói rộng ra, thì công sở là nơi một cơ quan có chứng chỉ pháp nhân, mà ở đó công chức, viên chức đến để thực hiện nghĩa vụ của mình đối với nhà nước. Do vậy, công sở luôn có những quy chế, quy định riêng nhằm để mọi ngưòi tuân thủ, thực hiện, tạo nên sự thống nhất trong công việc, trong ý chí và hành động...

Nói đến công sở là nói đến văn minh công sở, là nói đến nếp sống, đến ý thức và bản lĩnh sống của mỗi người. Công sở - ấy là chỗ để mọi người cùng lao động, suy nghĩ để hoàn thành chức năng, công việc được giao. Do vậy, yêu cầu tối thượng đặt ra đối với mỗi thành viên trong cộng đồng ấy là lòng tự trọng, ý thức tự giác, phục tùng kỷ luật, tôn trọng lẫn nhau để sao cho mỗi cá nhân phát huy hết được năng lực sáng tạo, tính độc lập, tự chủ trong công việc, giúp cho công việc cơ quan đạt chất lượng cao nhất.

Do những đặc điểm trên mà yêu cầu đặt ra đối với mỗi công sở rất khắt khe. Một công sở đạt tiêu chuẩn phải là nơi có môi trường tốt về ngoại cảnh, về nội thất và cả về phương tiện làm việc. Đặc biệt, đó phải là nơi môi trường văn hoá được đề cao; ở đấy mỗi thành viên sống, làm việc trên tinh thần tự giác chấp hành quy định của cơ quan, sống có văn hóa, có kỷ cương, tôn trọng pháp luật.

Tuy nhiên, hiện nay vấn đề văn minh công sở ở nhiều nơi còn bị xem nhẹ. Có những công sở để cỏ mọc đầy cả lối đi; lại có nơi công việc chung lẫn lộn với việc riêng, người thì cắm cúi làm việc, người lại nói chuyện riêng, tiếng oang oang. Lại có nơi phòng làm việc chung, phòng họp đông người nhưng rồi một đấng nam nhi hút thuốc lá, liên tục nhả khói mù mịt khắp phòng. Rồi thì có những CBCC,VC thiếu ý thức tôn trọng tập thể, sống theo kiểu tự do cho cá nhân nên mạnh ai nấy sống, gặp dồng nghiệp, nhân dân chẳng chào, đi trễ về sớm không báo cáo người có trách nhiệm đơn vị, khiến người chung quanh khó chịu, vân vân và vân vân... Nơi nào cách làm việc như vậy, hiệu quả công việc kém chất lượng là điều khó tránh khỏi.

Đã đến lúc cần có những quy định chặt chẽ về nếp sống, làm việc ở nơi công sở. Người chịu trách nhiệm duy trì và phát huy nề nếp tốt đẹp có văn hóa, không ai khác, chính là thủ trưởng cơ quan, là tập thể lãnh đạo cơ quan và tất cả công chức, viên chức trong cơ quan. Câu khẩu hiệu "Mỗi người vì mọi người, mọi người vì mỗi người" cần được nhắc lại, được ghi lại tại mỗi cơ quan, công sở.

Và để có nếp sống văn minh, văn hóa trong công sở thì chúng ta cần trau dồi đạo đức tác phong làm việc và văn hóa giao tiếp, ứng xử. Hành vi văn hóa không khoanh lại trong một môi trường nào, ở đâu có con người, có giao tiếp thì ở đấy có văn hóa. Văn hóa là chìa khóa để con người với con người, thủ trưởng và nhân viên, đồng nghiệp, người cán bộ công chức và nhân dân gần nhau hơn, hiểu nhau và thông cảm với nhau hơn trong công sở, trong công việc. Đồng thời kiên quyết lọai trừ những hành vi thiếu ý thức tôn trọng kỷ luật, xem thường kỷ cương, thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc và những hành vi quan liêu, lạnh lùng, hách dịch, coi thường dân... là đối tượng mà mình “có trách nhiệm phục vụ”. Hành vi ứng xử ấy là phản văn hóa, cái đó không thể tồn tại ở những nơi hàng ngày phải chúng ta làm việc và tiếp xúc với mọi tầng lớp nhân dân.

Lối sống, nếp sống là gì?

Lối sống là toàn bộ hoạt động sinh sống của con người trên mọi phương diện bao gồm mọi quan hệ về giao tiếp, hành vi, nếp nghĩ trong tất cả các lĩnh vực: lao động, sinh hoạt, các hoạt động chính trị - xã hội, hoạt động văn hoá, giáo dục, thể thao, giới tính. Về bản chất, lối sống trực tiếp gắn liền với hệ thống giá trị văn hoá tinh thần của con người, chịu sự tác động của phương thức sản xuất, ý thức xã hội, thể hiện qua những hệ thống, những quy tắc mang tính quy ước xã hội ở nước ta hiện nay là: "... ý thức làm chủ, ý thức trách nhiệm công dân; có tri thức, sức khoẻ và lao động giỏi; sống có văn hoá và nghĩa tình; giàu lòng yêu nước và tinh thần quốc tế chân chính"* (Đảng Cộng sản Việt Nam: Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội, NXB Sự thật, Hà Nội, 1991, trang 15)

Khi nói đến lối sống, không thể nào không nói đến đạo đức. Đạo đức là những nguyên tắc, quy tắc, chuẩn mực xã hội, nhờ đó con người tự giác điều chỉnh hành vi cho phù hợp với lợi ích, hạnh phúc của mình và sự tiến bộ xã hội. Tiến bộ đạo đức trở thành chỉ tiêu quan trọng nhất của tiến bộ văn hoá, vì tiến bộ đạo đức là tiêu chuẩn căn bản của sự phát triển toàn diện của nhân cách, mà sự phát triển này chính là cái phong vũ biểu của trình độ văn hoá nói chung của một xã hội, của tiến bộ xã hội.

Nếp sống có ý nghĩa hẹp hơn. Nếp sống bao gồm những cách thức, hành động và suy nghĩ, những quy ước lặp đi lặp lại hàng ngày thành thói quen, tập quán trong sản xuất, trong sinh hoạt, trong phong tục lễ nghi, trong hành vi đạo đức, pháp luật.

Nói một cách khác, nếp sống là cách thức sống, sinh hoạt, ứng xử...của con người, của cộng đồng, và được chọn lọc trong nhân dân. Nếp sống mang tính thời gian nhân văn, ăn sâu bám rễ vào tiềm thức của con người.

Nếp sống là biểu hiện kết quả của văn hoá. Nói đến nếp sống văn hoá là nói đến một loại hành vi có nhiều biểu hiện văn hoá nhất trong các hành vi sống.

Lối sống nói lên tính định hướng, định tính, chỉ ra phương châm chính trị tư tưởng. Xã hội nào thì có lối sống ấy. Còn nếp sống, nói lên tính định hình và định lượng.

Vậy “Văn hóa nơi công sở” là gì? Văn hóa nơi công sở cũng giống như bất cứ một loại hình văn hóa nào khác là một loạt những hành vi và qui ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình với những người khác. Văn hóa này bao gồm cả những quy định chính thức, được ghi thành văn bản pháp luật của Nhà nước, quy định của một cơ quan, đơn vị hành chính, hoặc sự nghiệp, hoặc một công ty và cả những quy định bất thành văn mà chúng ta học được bằng kinh nghiệm.

2- Tư tưởng Hồ Chí Minh về Nếp sống văn hóa  

          Sau Cách mạng Tháng Tám thành công, tháng 3/1947 Bác Hồ đã viết cuốn sách "Đời sống mới" dưới dạng hỏi đáp. Nội dung xây dựng đời sống mới trong cuốn sách của Bác có thể tóm tắt như sau:

- Đời sống mới không phải cái gì cũng bỏ hết. Không phải cái gì cũng làm mới; 

- Cái gì cũ mà xấu thì bỏ;

- Cái gì cũ mà không xấu, nhưng nhiều phiền phức thì phải sửa đổi cho hợp lý;

- Cái gì cũ mà tốt, thì phải phát triển thêm; 

- Cái gì mới mà hay, thì phải làm.

- Làm thế nào cho đời sống của dân ta, vật chất được đầy đủ hơn, tinh thần được vui mạnh hơn. Đó là mục đích đời sống mới.

- Đời sống mới không phải cao xa gì, cũng không phải khó khăn gì. Nó không bảo ai phải hy sinh chút gì. Nó chỉ sửa đổi những việc rất cần thiết, rất phổ thông trong đời sống của mọi người, tức là sửa đổi cách ăn, cách mặc, cách ở, cách đi lại, cách làm việc.

- Sửa đổi được những điều đó, thì mọi người đều được hưởng hạnh phúc. Mà chắc sửa đổi được, vì nó không có gì là gay go, khó làm. 

- Trong một làng, người thì có người tốt, người vừa, người kém. Học thì có kẻ thông ninh, kẻ vừa, kẻ dốt. Hai hạng trên phải tìm cách giúp đỡ, cảm hoá hạng thứ ba. 

- Công việc làm ăn thì có nghề làm ruộng, nghề thủ công và nghề buôn bán. Phải tìm cách giúp đỡ lẫn nhau. Tốt nhất là tổ chức hợp tác xã thì nghề nào cũng dễ tăng gia sản xuất. Vì nhiều người đông sức, thì tốn thì giờ ít, mà kết quả nhanh hơn, nhiều hơn. 

- Vấn đề văn hoá phải làm cho cả làng đều biết chữ, biết đạo đức và biết trách nhiệm của công dân. 

- Về phong tục phải cấm hẳn say sưa, cờ bạc, hút sách, trộm cắp. Phải tìm cách không cho ai đánh chửi nhau, kiện cáo nhau, làm cho làng mình thành một làng phong thuần tục mỹ.

- Về vệ sinh, đường sá phải sạch sẽ. Ao tắm giặt, giếng nước uống phải phân biệt và săn sóc cẩn thận. Những ao hồ không cần thì bỏ đi cho đỡ muỗi. 

- Mỗi người làm đúng theo đời sống mới, thì đời sống trong một nhà cũng dễ dàng thôi. Cũng như mỗi viên đá trơn tru vững chắc, thì chỉ cần một ít vôi là đắp thành một bức tượng tốt.

- Về tinh thần thì phải trên thuận dưới hoà, không thiên tư thiên ái. Bỏ thói mẹ chồng hành hạ nàng dâu, dì ghẻ ghét bỏ con chồng.

- Về vật chất, từ ăn mặc đến việc làm phải ăn đều, tiêu xài có kế hoạch, có ngăn nắp.

- Cưới hỏi, giỗ, tết nên giản đơn, tiết kiệm.

- Trong nhà ngoài vườn phải luôn sạch sẽ, gọn gàng.

- Đối với xóm giềng phải thân mật và sẵn lòng giúp đỡ. 

- Đối với việc làng, việc nước phải hăng hái làm gương. 

- Người trong nhà ai cũng biết chữ.

- Luôn luôn cố gắng làm cho nhà mình thành một nhà kiểu mẫu trong làng, một nhà như thế nhất định sẽ phát đạt.

II/ MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ VĂN HÓA ỨNG XỬ NƠI CÔNG SỞ: 

Phép ứng xử văn hóa là truyền thống tốt đẹp của dân tộc ta, ngay từ khi dựng nước, các vua Hùng đã cùng “tắm chung một dòng sông, uống chung một nguồn nước” với người dân. Bác Hồ - là tấm gương lớn về ứng xử văn hóa rất gần gũi với mọi người dân, không hề quan cách. Bác dạy thiếu nhi: chăm ngoan, kính thầy, yêu bạn. Bác dạy bộ đội: trung với Đảng, hiếu với dân. Bác dạy công an: kính trọng dân. Bác dạy cán bộ Nhà nước: đức độ với dân. Tất cả đều là lối ứng xử có văn hóa.

Ứng xử văn hóa của người Việt thường biểu hiện sự tế nhị, khoan hòa, nhường nhịn và thẳng thắn. Tùy mỗi hoàn cảnh và mối quan hệ để ứng xử sao cho phù hợp. Trong phép ứng xử của người Việt Nam, bao giờ đối tượng ứng xử cũng được trân trọng, trừ kẻ thù xâm lược và cái ác. “Có trước có sau” là thể hiện lối ứng xử cao đẹp. Đối với thế giới tự nhiên cũng vậy, con người là một thực thể vừa mang tính xã hội, vừa mang tính tự nhiên. Con người không thể tách rời thiên nhiên. Việc bảo vệ giữ gìn môi trường sinh thái là cách ứng xử khôn ngoan của con người với tự nhiên, cần phải được chú trọng thỏa đáng. Có như vậy, con người mới tránh được “sự trả thù” của tự nhiên như bão, lũ, thiên tai...

Thực hiện NQTW5 (khóa VIII) của Đảng về xây dựng nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc, trong đó có việc xây dựng tư tưởng đạo đức lối sống là nội dung căn bản bao trùm. Văn hóa ứng xử và ứng xử có văn hóa sẽ góp phần tích cực vào việc giữ gìn bản sắc tốt đẹp và xây dựng lối sống văn hóa, bất kỳ ai, bất kỳ lĩnh vực nào cũng rất cần phải quan tâm và không ngừng hoàn thiện.

1/ Chào hỏi:

a/ “Lời chào- gây thiện cảm”: Người nước nào cũng trọng lời chào. Vậy mà không ít cán bộ, công chức không biết dùng lời chào để gây thiện cảm với người khác ở công sở.

          Khi gặp nhau thì nam chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, trẻ chào già trước, người mới đến chào người đã đến trước, người từ ngoài vào chào người ở trong phòng.

          Buổi sáng gặp nhau ở công sở nhất thiết phải chào nhau.   Sau ngày lễ, sau chuyến đi công tác xa về, kèm theo lời chào còn cần bắt tay nhau, thăm hỏi nhau.

Gặp nhau ở hành lang cũng cần hỏi nhau, thay vì cúi mặt hoặc nhìn đi chỗ khác. Câu chào hỏi có thể muôn hình, muôn vẻ: "Anh khoẻ không ?"; "Đi đâu vội thế, anh ?"; "Em vận chiếc áo này hợp lắm"; "Thời tiết hôm nay nóng quá"...

Nếu trong cơ quan có người không mấy thiện cảm với chúng ta thì chúng ta phải chủ động chào trước nhằm gây thiện cảm với người đó, xua tan sự lạnh nhạt.

Khi thủ trưởng bước vào phòng, chúng ta cần đứng dậy để chào hoặc xoay hẳn người lại, nhìn thủ trưởng để chào. Khi thủ trường đi cùng khách thì phải chào cả thủ trưởng và khách. Khi thủ trưởng đi ra nhân viên cũng phải đứng dậy chào.

Kết thúc một ngày làm việc, công chức cùng phòng nên chào nhau hoặc chào những người gặp ở nhà để xe. Kết thúc một tuần làm việc, bạn nên chào thủ trưởng hay đồng nghiệp bằng một lời chúc "Chúc ngày nghỉ vui vẻ".

Lời chào là cách khẳng định rằng đến thời khắc đó tôi vẫn quý anh, và anh vẫn quý tôi. Bỗng nhiên không chào nhau là thể hiện "tình trạng chiến tranh" trong quan hệ giữa người với người. Khổng Tử dạy rằng: Người quân tử, lúc yên không quên lúc nguy, lúc còn không quên lúc mất, lúc thịnh không quên lúc loạn thế mới yên được thân.

Ghi nhớ: “Hãy chào mọi người bằng nụ cười !”.

b) Thủ trưởng chào nhân viên

          Có nhiều lý do khiến không ít nhân viên tránh mặt để không phải chào thủ trưởng. Có người nghĩ rằng họ chào trước thủ trưởng là biểu hiện nịnh bợ. Tuy nhiên, nếu được thủ trưởng chào họ thì họ coi đó là sự trân trọng.

Một điều tối kỵ là thủ trưởng không đáp lại lời chào hỏi của nhân viên. Dù thủ trưởng vô tình không nghe thấy lời chào của nhân viên thì ông ta vẫn bị nhân viên lan truyền nhận định rằng thủ trưởng là người coi thường cấp dưới.

* Thăm hỏi cấp dưới

Tập thể nhân viên là nước, chức vụ của thủ trưởng là thuyền. Những đợt sóng ngầm bất mãn có thể tích tụ lại lật thuyền vào ngày mai.

Thăm hỏi, chúc tụng cấp trên là việc không lạ tuy nhiên thăm hỏi cấp dưới là việc không phải thủ trưởng nào cũng quan tâm.

Khi được thủ trưởng thăm hỏi, cấp dưới rất cảm động vì sự quan tâm đó. Đối với cấp dưới, lời thăm hỏi của cấp trên có tác dụng như một lời khen. Bạn nên thật lòng quan tâm đến cấp dưới. Khi thăm hỏi, bạn nên nhìn thẳng vào mắt người được thăm hỏi với cái nhìn ấm áp và thực tâm muốn biết tình cảm của họ.

Nếu bạn làm việc đó không thật lòng như đóng kịch thì tác dụng sẽ phản lại. Nếu thủ trưởng thỉnh thoảng lại hỏi một nhân viên nào đó: "Anh tên là gì? Quê ở đâu?" nghe câu hỏi đó, nhân viên sẽ coi thủ trưởng là người giả dối.

c/ Chào khách đến liên hệ công việc

Khi tiếp khách (cấp trên, cấp dưới hoặc ngang cấp) hoặc khách (nhân dân) đến liên hệ công việc, điều đầu tiên là chào bằng tiếng nói như; chào chú, chào bác, chào anh, chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc khách đông thì có thể gật đầu chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm (dù bất kỳ là người mà chúng ta không ưa thich); sau đó chúng ta hỏi như là: Thưa chú (bác, cô, anh…) đến liên hệ việc gì? Cần làm gì?.... Nếu trong phòng làm việc thì chúng ta có thể mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong chúng ta bắt đầu giải quyết công việc cho khách.

d/ Bắt tay như thế nào: Bắt tay nhau là một cử chỉ chào nhau thân thiện. Tục bắt tay ở Việt Nam đã có hơn một thế kỷ, vậy mà đến nay, nhiều cán bộ, công chức cũng chưa quen với phép xã giao này.

Đầu tiên và hơn hết là một cái bắt tay chắc chắn nếu thủ trưởng là đàn ông chìa tay ra. Nếu thủ trưởng không chìa tay thì bạn chỉ nên chào rõ ràng và hơi cúi đầu kính cẩn chứ đừng cố bắt tay thủ trưởng. Nếu là phụ nữ chìa tay ra bạn cũng nên bắt tay chắc chắn, nhưng đừng bóp quá mạnh hoặc giữ tay phụ nữ quá lâu. Kể cả người cùng giới, bạn cũng đừng nên giữ tay đối phương quá lâu, hoặc giật tay lâu và mạnh thái quá

Khi bắt tay nên dịu dàng, hồn nhiên, chân thành, còn nếu bóp mạnh là thô bạo, hời hợt là vô lễ, vồ vập là sỗ sàng. Mùa đông giá lạnh khi bắt tay phải tháo găng, phụ nữ có thể không cần tháo găng khi bắt tay nam giới. Không được đút tay trong túi áo, túi quần còn một tay đưa ra bắt tay người khác. Người chưa quen thì không chủ động bắt tay khách, nên chờ người giới thiệu hoặc chủ động giới thiệu để làm quen rồi mới bắt tay. Tay đang ướt, đang bẩn có thể xin lỗi không bắt tay người khác chìa ra nhưng phải nói lời xin lỗi: "Xin lỗi, tay đang bẩn".

Không chủ động bắt tay người có cương vị cao hơn mình, nhất là đối với khách phụ nữ. Cần đứng dậy, người hơi cúi bắt tay người có cương vị cao hơn mình nhưng không khúm núm, cong gập người.

Khi có nhiều người cùng giơ tay cho mình bắt, phải bắt tay người có tuổi tác, cương vị cao hơn trong xã hội. Không nên dùng hai tay nắm chặt tay phụ nữ, nhưng để tỏ rõ sự tôn kính thì nên đưa cả hai tay ra đón lấy tay người hơn mình về cương vị xã hội và tuổi tác. Không nên bắt tay người nọ chéo tay người kia mà phải kiên nhẫn đợi đến lượt mình. Không được dùng đồng thời hai tay phải, trái để bắt tay hai người. Không được vừa bắt tay vừa hút thuốc, hoặc tay kia đút túi quần. Khi bắt tay không ngoảnh mặt sang hướng khác.

Chỉ người có cương vị hoặc tuổi tác cao hơn mới được vỗ vai cấp dưới hoặc người trẻ tuổi hơn. Chỉ nên xoa đầu trẻ nhỏ. Bạn nên thận trọng khi đụng chạm vào cơ thể người khác, nhất là người khác giới.

        Tuy nhiên, Trong môi trường làm việc hiện đại, cả phụ nữ và nam giới đều phải bắt tay. Do đó, tư tưởng người đàn ông phải chờ phụ nữ đưa tay ra bắt trước đã trở thành lỗi thời. Không nhất thiết phân biệt trước sau, nam nữ. 

2/ Trang phục:

Trong những năm gần đây, đời sống người dân được cải thiện, miếng cơm manh áo không còn là những gì quá xa xỉ, có nhiều chủng loại quần áo với giá cả khác nhau để lựa chọn. Thế nhưng vẫn có những hiện tượng một số người thiếu ý thức ăn mặc khi đến nơi công cộng. Không chỉ dừng lại tình trạng thiếu ý thức trong ăn mặc, những vi phạm về thuần phong mỹ tục trong trang phục đối với một bộ phận thanh niên cũng đáng cảnh báo. Nhiều mốt được các nhà may mặc, thiết kế thời trang và người tiêu dùng trẻ tuổi lựa chọn quá hở hang, không phù hợp phong tục, vóc dáng người Á Đông. Hiện các nước phát triển trong khu vực, nhân viên, công chức phần lớn mặc đồng phục phù hợp tính chất công việc và tác phong công nghiệp của thời kỳ CNH, HĐH. Đây cũng là một trong những nét đẹp làm nên bộ mặt của thành phố văn minh công nghiệp.

Hãy biết quan tâm đến vẻ bề ngoài của bản thân. Đừng nghĩ rằng đó chỉ là công việc của phụ nữ hay do công việc bận tối mắt tối mũi, thời gian đâu mà nghĩ đến chuyện đầu tóc, phấn son. Ấn tượng ban đầu để đánh giá về bạn chính qua trang phục và cách trang điểm của bạn. Bạn sẽ không gây được thiện cảm với sếp, với đồng nghiệp nếu bộ quần áo bạn vận đến công ty trông thật nhàu nát hay quá sặc sỡ. Chúng ta cũng khó có thể thành công trong giao tiếp với đối tác với bề ngoài bê bối như vậy. Dù là một doanh nhân thành đạt hay đơn giản chỉ là một nhân viên, quần áo, đầu tóc sẽ tạo nên phong cách của bạn. "Quần áo không tạo nên con người mà chỉ nói lên người mặc nó là người thế nào".

Trong điều kiện hiện nay, chúng ta chưa trang bị đồng phục làm việc nơi công sở cho cán bộ, công chức thì chúng ta cần chú ý một só cách ăn mặc nơi công sở như sau:

- Không mặc áo quần màu sắc hoa hòe sặc sỡ, may cầu kỳ, màu qúa chói mắt như; đỏ, vàng chóe, xanh lá cây rực rỡ….Không nên đến công sở với bộ đồ nhàu nát.

- Không mặc quần áo quá chật, vải quá mỏng, quá ôm sát, vào người (nhất là đối với nữ giới) như: áo pull, quần jean, váy quá ngắn, áo không cổ hoặc cổ áo quá rộng, …..

- Tốt nhất nên dùng sơ mi, quần âu hay com-lê, màu sắc trang nhã phù hợp. Khi dự lễ những nơi trang trọng nữ nên mặc áo dài hay com-lê, nam nên thắc cà vạt hoặc mặc vét-ton thêm phần lịch sự hơn.

3/ Phát ngôn:

Người xưa đã kết luận: “Ngôn là người”. Ngôn ở đây không chỉ hiểu là giọng nói mà còn là cách nói, kiểu nói, cung cách trò chuyện. Đó còn là sự ứng xử tình huống, nghệ thuật giải quyết xung đột. Thực tế cuộc sống cho thấy chính văn hóa hành vi trong giao tiếp sẽ nói lên thật nhiều sự thanh lịch đích thực của một con người.

Lời ăn tiếng nói trong cuộc sống hằng ngày là những gì rất giản dị như cơm ăn áo mặc hằng ngày. Nhưng nói làm sao cho đẹp, có nghi lễ là điều cần có sự rèn luyện và tu dưỡng của mỗi cá nhân. Hiện nay có một vài trường hợp CBCC nói tục, chửi thề, chính từ sự dễ dãi trong lời ăn tiếng nói, dẫn đến sự buông thả trong lối sống là một trong những nguyên nhân làm con người phát triển lệch lạc. Khi đất nước xây dựng kinh tế tri thức thì những câu nói theo kiểu "xã hội đen" hay những lời lẽ thô tục là không thể chấp nhận được. Một xã hội văn minh là một xã hội cần tránh những lời không hay.

 Ông cha ta thường dạy "Tiên học lễ, hậu học văn", cho thấy lễ tiết là một trong nghi thức được coi trọng mang sắc thái văn hoá của dân tộc. Trong các gia đình xưa, lễ giáo được xem như một nghi thức truyền thống. Chính vì thế, nếp sống của các gia đình xưa chuẩn mực, có quy tắc. Con cái phải biết vâng lời cha mẹ, người ít tuổi phải lễ độ với người nhiều tuổi hơn. Cuộc sống hiện đại không đòi hỏi con người phải giữ những nghi lễ quá khắt khe kiểu phong kiến. Lớp trẻ có thể phát huy tính sáng tạo, tự do phát triển. Tuy nhiên, như vậy không có nghĩa là phát triển tự do bừa bãi, không có lề thói, không có chuẩn mực đạo đức, dẫn đến vi phạm những quy tắc cơ bản thông thường trong giao tiếp ứng xử như việc cần phải biết cảm ơn, xin lỗi hay những quy tắc chào hỏi…, tôn trọng người trên, nhường nhịn chỉ bảo kẻ dưới trong công sở.

Tuy nhiên phải cẩn thận với tính hài hước: Sự hóm hỉnh, tính hài hước có thể làm những người xoay quanh bạn vui vẻ. Nhưng nhiều người đã phải chịu khốn đốn sau khi kể những chuyện cười với mục đích chỉ đùa vui. Họ không để ý rằng những trò đùa gây cười vô hại với họ nhưng lại làm tổn thương người khác, có thể người đó đang giữ một chức vụ cao hơn và cho rằng bạn "nói kháy" họ. Những câu chuyện đùa bỡn có liên quan đến những người thuộc cấp, phụ nữ, người mắc bệnh đồng tính luyến ái, người khuyết tật, người cao tuổi, dân tộc, tôn giáo .v.v…không thích hợp trong môi trường làm việc nơi công sở. 

4/ Giao tiếp điện thọai nơi công sở:

         Theo khảo sát của thì đến gần 90% người sử dụng điện thoại quên "màn" chào, hỏi, xin lỗi, cám ơn... mà thường là thiếu chủ ngữ như "ai đấy", "có việc gì", "gặp ai"...hoặc “Alô” thật to, nói oang oang làm người nghe và xung quanh khó chịu. Đã đến lúc mọi người phải có ý thức rèn luyện kỹ năng giao tiếp điện thoại;

Các chuyên gia đề nghị khi giao tiếp qua điện thoại, chúng ta nên bắt đầu với câu: "Alô, phòng (tên đơn vị), (hoặc tên người) xin nghe. Xin lỗi, ông (bà) muốn gặp ai ạ?"; khi gọi đi có thể xác nhận là mình gọi đúng đơn vị hoặc người khách mà mình cần giao tiếp không, ví dụ như:”Xin lỗi, có phải (tên dơn vị hoặc người cần gặp) không?”; nếu bị người khác gọi hoặc chúng ta gọi nhầm thì phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi tôi bị nhầm, cám ơn….” Hay “Xin lỗi, anh (chị) đã gọi nhầm”. Khi nói chuyện điện thọai điều chỉnh âm vực của giọng nói của mình vừa đủ nghe, tránh nói to ảnh hưởng đến công việc của người xung quanh. Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ như: "Xin cám ơn. Chúc ông (bà) khỏe. Hẹn gặp lại!" hay “ chào(ông, bà, cô, chú)...” và gác máy nhẹ nhàng (tránh dập máy mạnh làm đối phương hiểu nhầm là không vừa lòng họ, nhất là người bên đầu dây kia là người lớn tuổi hoặc lãnh đạo của mình mà chúng ta như thế là sự vô lễ và cũng không lịch sự). Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội giao tiếp tốt cho chúng ta trong công việc.

Giao tiếp diện thọai cần chú ý chuẩn bị:

- Hãy luôn biết rõ mình muốn nói về nội dung gì và chắc rằng bạn có đủ tài liệu để diễn đạt điều bạn muốn nói. Làm như thế bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho bạn và cho cả người nghe.

- Điều chỉnh cách nói chuyện cho thích hợp với từng đối tượng: Những người bận rộn thường thích cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn và hạn chế nói chuyện phiếm. Những người khác thì thích nói chuyện thân mật hơn. Cứ thế, bạn điều chỉnh cho thích hợp (trừ phi họ quá đáng hay bất lịch sự).

- Hạn chế nói chuyện riêng: Nói chuyện phiếm thì vui đấy nhưng nó làm mất thời gian. Và sẽ khó chịu khi bạn đang có nhiều việc phải làm tại công sở và ảnh hưởng đến môi trường làm việc xung quanh.

- Hãy trả lời thẳng vào vấn đề: Những câu trả lời dài dòng thường gây hiểu lầm và thể hiện tính không chuyên nghiệp. Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu bạn đưa ra một phán đoán sai lầm cho người tin tưởng bạn, họ sẽ không bao giờ tin bạn nữa.

- Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận lại những điều đã trao đổi; Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau được điều gì để có thể đưa ra cách giải quyết thích hợp.

- Đừng nói chuyện riêng khi đang dùng điện thoại: Như thế sẽ khiến bạn không trao đổi được gì. Nếu có chuyện gấp, hãy nói người ta giữ máy để nói tiếp sau đó.

          *Ghi chú: một số điều cần tránh khi sử dụng điện thọai di dộng ở công sở:

- Tắt diện thọai, hoặc để chế dộ rung trong khi dự họp; nhất là những cuộc họp quan trọng;

- Trong cuộc họp không được bấm máy chọc người khác để điện thọai DĐ reo lên làm cho không khí trong cuộc họp không được nghiêm túc;

- Khi có điện gọi đến phải xin phép người chủ trì ra ngòai để trả lời, hoặc trả lời khéo không làm ảnh hưởng dến người xung quanh và cuộc họp.

- Hạn chế điện thoại không đúng mục đích. Nếu gặp khách thích rông dài, hãy thông báo sắp cúp máy.

- Trước khi gọi điện hãy ghi các chủ đề cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu, chuẩn bị các tài liệu nếu cần trả trả lời hay làm việc.

5/ Phong cách làm việc:

Trong giai đọan Tác phong công nghiệp, đó chính là yêu cầu tối thiểu mà bất cứ nhân viên nào cũng phải có. Để tạo cho mình một phong cách làm việc, việc trước tiên nên làm là đừng để “nước đến chân mới nhảy”. Công việc cần phải được lên kế hoạch cụ thể. Những việc cần làm phải được làm ngay để tránh việc tự nhiên sao nhãng. Cần phải biết quý trọng thời gian. Hàng ngày chúng ta có 8 giờ làm việc. 8 giờ tuy dài nhưng là rất ngắn ngủi đối với những người biết việc. Vì nếu khi công việc có sự thay đổi đột ngột mới cuống cuồng làm thì mọi kế họach trong cơ quan, đơn vị bị chậm trễ bởi một thành viên gây ra mà ảnh hưởng chung đến cả tập thể. Làm việc có mục tiêu rõ ràng cũng là một tiêu chí quan trọng tạo nên phong cách làm việc của chúng ta.

Khi mà các cơ quan, đơn vị ngày càng tiến tới phong cách làm việc chuyên nghiệp thì họ cũng yêu cầu ở nhân viên mình một tác phong tương tự. Tạo cho mình một tác phong công nghiệp chính là bạn đang thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp.

a- Đầu tiên là đúng giờ: "Một điều kiện tất yếu của cử chỉ đẹp là đúng giờ". Bạn muốn thành công, hoặc được lãnh đạo đánh giá tốt về bạn thì bạn phải làm việc, tham dự các cuộc họp nơi công sở có kỷ luật và đúng giờ. Tốt nhất là đến trứơc 5-10 phút để chuẩn bị. Hiện nay theo quy định thời gian làm việc: buổi sáng từ 07giờ đến 11giờ 30phút và buổi chiều từ 13giờ 30phút đến 17giờ.

Việc đến công sở đúng giờ là một khởi điểm tốt. Không có điều gì làm cho thủ trưởng bực dọc hơn là thấy bạn đi làm trễ giờ. Vì thủ trưởng của bạn cũng khó bỏ qua hoặc tin tưởng giao việc cho bạn, khi ngay đến việc đi đến cơ quan làm việc mà không đúng giờ, điều này cho thấy bạn cũng không có trách nhiệm (trừ khi bạn được thủ trưởng cho phép khi giải quyết công việc nào đó). Hãy biết tiết kiệm thời gian để làm việc: Vì quỹ thời gian của mỗi người rất hạn hẹp so với yêu cầu sử dụng.

 Một số cách tiết kiệm thời gian làm việc:

 - Ra khỏi giường ngay khi thức dậy cũng tiết kiệm được 20 đến 50 phút mỗi ngày. Vào buổi sáng sớm, tinh thần minh mẫn hiệu suất công tác sẽ cao. Buổi trưa cảm giác buồn ngủ tăng lên vào lúc 2 – 3 giờ chiều, hiệu quả công việc sẽ thấp, lúc này nên đọc báo, dọn dẹp hay phân loại thư từ...

- Hãy lập kế hoạch cho các công việc. Chỉ cần 20 phút cũng tiết kiệm được một giờ. Chớ mang mọi điều vơ vẩn vào trong đầu, hãy ghi lại mọi thứ cho đầu óc thanh thản.

- Hãy liệt kê những việc cần làm theo danh mục ưu tiên. Nếu có nhiều việc thì ghi từng nhóm công việc. Thí dụ nhóm A là quan trọng nhất, rồi đến nhóm B và C (cũng có thể dùng bút màu đánh dấu)

- Không tiếp loại khách tiện thể ghé đến. Nhiều người có thói quen luôn mở cửa văn phòng khi đang làm việc, tuy họ rất niềm nở với khách vãng lai những hiệu quả công việc lại rất thấp. Hãy xin lỗi khách vì thời gian rất bận, hoặc hẹn khách lui thư thả.

- Hạn chế điện thoại. Nếu gặp khách thích dông dài, hãy thông báo sắp cúp máy.

- Trước khi gọi điện hãy ghi các chủ đề cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu.

- Để tiết kiệm thời gian lúc chờ đợi, có thể mang theo thư từ, tư liệu để đọc. Tốt nhất hẹn trước các cuộc tiếp xúc.

- Cũng cần tận dụng thời gian dù rất hiếm để thư giãn, chợp mắt buổi trưa sẽ tránh được mệt mỏi buổi chiều. Tập thể dục cho đầu óc minh mẫn. Thở sâu ít phút cũng làm giảm bớt sự căng thẳng và nếu công việc căng thẳng quá, có thể nghỉ một ngày.

a-    Tự giới thiệu về mình như thế nào: Trong giao tiếp, không ít trường hợp bạn buộc phải tự giới thiệu về mình.

    Nếu đi công tác đến nơi người ta chưa biết bạn thì trình giấy giới thiệu chính là cách tốt nhất tự giới thiệu về mình. Hạn chế của cách giới thiệu này là trong giấy giới thiệu thường không ghi đầy đủ chức danh. Kèm theo giấy giới thiệu bạn nên đưa thêm danh thiếp của mình. Danh thiếp chứa đựng nhiều thông tin về bạn hơn.

     Trong đoàn công tác gồm nhiều người, nếu bạn là trưởng đoàn, bạn nên giới thiệu những người khác trước. Nếu đoàn quá đông, trong tư thế đứng, bạn chỉ cần giới thiệu vài ba yếu nhân. Trong tư thế ngồi bạn có thể giới thiệu tất cả. Có thể bắt đầu bằng người ngồi gần bạn nhất hoặc người ngồi xa bạn nhất. Cuối cùng, bạn tự giới thiệu về mình. Nếu bạn không phải là trưởng đoàn thì bạn nên giới thiệu trưởng đoàn trước.

    Lẽ thường, tiền chủ hậu khách, nếu chủ đã giới thiệu thành phần đón tiếp, thì tiếp đó  trưởng đoàn khách cũng phải giới thiệu đoàn khách cho chủ. Đừng vì  2 trưởng đoàn đã quen nhau mà bỏ qua phần giới thiệu, đặt các thành phần khác của cả hai đoàn vào tình thế khó xử.

   Để có không khí làm việc, dẫu quen nhau thì cũng phải giới thiệu ngắn gọn thành phần của 2 đoàn. Không ít trường hợp vẫn nhân vật đó hôm qua còn ở chức vụ này, hôm nay dự họp đã ở cương vị khác.

b-    Nói chuyện trước đám đông: Cách gây ấn tượng cho nhiều người tốt nhất là biết nói chuyện trước quần chúng.

    Rất tiếc, nhiều người chú ý chuẩn bị cuộc họp, mời đại biểu, lo địa điểm, sắp sẵn tặng phẩm nhưng lại chuẩn bị bài phát biểu không mấy chu đáo.

          Nếu không chuẩn bị thì bài phát biểu sẽ trở thành bài nói ngẫu hứng, lúng túng. Trong các buổi họp phải phân công rõ ai nói, nói về vấn đề gì, nói khi nào.

          Giới thiệu đại biểu là phần quan trọng của buổi họp hoặc buổi lễ. Phải giới thiệu khách trước, chủ sau, cấp trên trước, cấp dưới sau. Không được quên các khách là các cụ cao niên, đã nghỉ hưu. Nếu không thể giới thiệu từng người thì giới thiệu theo nhóm cơ quan, nhóm đại biểu, sao cho cơ quan nào, đại biểu nào cũng thấy họ đã được giới thiệu... Người giới thiệu phải chuẩn bị sẵn bài viết có cả họ, tên, chức vụ các yếu nhân. 

          Đại diện cho một cơ quan không nên có hai bài phát biểu. Nếu có, thì nhân vật ít quan trọng nói phần mở đầu, giới thiệu, còn yếu nhân phải nói sau, kết luận vấn đề. Nếu thủ trưởng bận hoặc không nắm vấn đề một cách chi tiết thì thủ trưởng mở đầu, giới thiệu cấp dưới trình bày kèm theo lời giới thiệu là người được ủy quyền trình bày là người quan trọng. Nếu có phát biểu thì nói trước khi thủ trưởng kết luận. Thật không hay nếu thủ trưởng đã kết luận lại còn có cán bộ cấp dưới nói thêm.

          Nếu trong cuộc họp hoặc làm việc với cơ quan khác, bạn được thủ trưởng yêu cầu giải trình trước, thủ trưởng sẽ bổ sung sau thì bạn hãy hiểu vì sao thử trưởng lại yêu cầu bạn nói trước: 

  1. Có thể thủ trưởng chưa nắm vững các tiểu tiết của vấn đề nên đã để bạn trình bày trước. 

  2. Có thể thủ trưởng am hiểu tường tận vấn đề nhưng với tư cách của thủ trưởng, ông không tiện nói trước. 

  3. Có thể thủ trưởng đang cần sự trợ giúp của bạn để trình bày trước với cấp trên hoặc đối phương. 

  Trong cả ba khả năng nêu trên, khuyên bạn đừng cố coi mình là người thông thái để nói dài hoặc cố tranh cãi giành lẽ phải về mình. Bạn hãy là một người lính dũng cảm trong một trận chiến lớn giành phần thắng về cơ quan bạn.

    a) Tự tin 

    Nếu bạn tin tưởng vào sự thành công thì bạn hãy nhận lời báo cáo trước đám đông. Có người không dám bước vì sợ chân gẫy, nhưng sợ chân gẫy mà không dám bước thì có khác nào chân đã gẫy.

    b) Tư thế 

    Có bốn phần thân thể cần phải chú ý khi đứng nói chuyện trước đám đông: thứ nhất là miệng, thứ hai là đầu, thứ ba là tư thế đứng, thứ tư là động tác của đôi tay. Bạn hãy đứng vững trên cả hai chân và không lắc người. Nếu bạn lắc người, thính giả sẽ không chú ý tới bài nói của bạn nữa. Bạn hãy trợ giúp khẩu ngữ bằng đôi tay của mình. Người vừa nói vừa dùng tay làm động tác minh hoạ bao giờ cũng gây được sự chú ý hơn.

   c) Chuẩn bị bài nói 

   Bạn hãy tập phát âm thật tốt để người nghe có thể hiểu được bạn nói gì. Nếu để người nghe không nghe rõ được nhiều chữ và câu trong bài phát biểu của bạn thì bạn đã thất bại.

   Bạn hãy chuẩn bị kỹ bài nói. Bạn hãy tập nói to, nhờ ai đó nghe giúp và chỉ cho bạn những chữ phát âm chưa chuẩn. Để sửa chữa cách phát âm thật không dễ gì bởi vậy bạn nên chọn các chữ dễ hơn để thay chữ khó.

    Sau khi tập nói, bạn hãy tập đứng sau một bục giảng, trước mặt đặt một cái micrô (có thể dùng bất cứ vật giả định nào). Bạn hãy giữ khoảng cách giữa miệng bạn và micrô xa hơn 20cm. Giữ ổn định khoảng cách đó giọng bạn sẽ đều. 

   Bạn phải giữ nhịp thở thật mạnh và cố gắng đọc nguyên câu, hoặc cả mạch đề cùng một lúc. Đừng để đứt hơi giữa câu. Cách trách tình trạng tồi tệ trên là bạn để hai tay bạn bám chặt vào hai bên bục giảng. Khi làm như vậy bạn sẽ thấy vũng chãi hơn nhiều. 

  Về mặt tâm lý, bạn hãy tự trấn an rằng các thính giả đang nôn nóng tập trung lại chờ nghe bạn nói chuyện. 

   Có nhà hùng biện đã bật mí rằng sở dĩ ông nói với vài trăm người mà ai cũng nghĩ là ông chỉ nói với chính họ, bởi ông có bí quyết khi nói chuyện chỉ nhìn thẳng vào một thính giả. Nhà hùng biện quan sát phản ứng, thái độ của vị thính giả nọ và điều chỉnh nội dung bài nói theo thái độ của vị thính giả đó.

      Đỉnh cao của nghệ thuật nói chuyện là hỏi các câu hỏi thông minh để người nghe trả lời, còn cử toạ chăm chỉ lắng nghe.

     A.L. Tennisơn đã nói "con người càng vĩ đại càng biết xã giao".

e- Viết, nói đơn giản mới là người thông minh

Nói một cách đơn giản với những từ ngữ ngắn gọn, rành mạch, dễ hiểu và truyền thống trong những bài viết đơn giản bằng kiểu chữ dễ đọc được đánh giá là thuộc tác giả thông minh hơn, so với những bài viết rắc rối, phức tạp. Còn những câu cú dài dòng, lời văn hoa mỹ không hẳn là đều không tốt, mà chỉ nên sử dụng lúc cần thiết.

g- Sắp xếp tài liệu công việc khoa học

Người ta thường nói “cách sắp xếp tài liệu và công việc sẽ nói lên tính cách và hiệu quả công việc của bạn”. Bàn làm việc lộn xộn cùng một loạt công việc cần làm nhưng không biết việc gì làm trước, việc gì làm sau, thể hiện rằng hiệu quả làm việc của bạn chưa tốt. Để khắc phục căn bệnh này, bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm dưới đây.

* Chọn công cụ lập kế hoạch hợp lý: Bạn có thể dùng nhiều phương tiện hiện đại để lập lịch làm việc như sử dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng; lịch để bàn điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn Tuy vậy, tất cả những thứ đó vẫn chưa thay thế được phương pháp truyền thống, rất đơn giản và hiệu quả, đó là: một cuốn sổ và một chiếc bút. Gạch đầu dòng những việc bạn sẽ làm và sau khi đã thực hiện thì lấy bút gạch đi. Lịch làm việc là vật bất ly thân của bạn, nó theo bạn mọi nơi, mọi lúc. Hơn nữa, nếu chỉ dùng máy tính, bạn sẽ trở nên rất phụ thuộc vào nó – mất điện, trục trặc phần mềm hay virus là điều không thể tránh được.

* Rèn luyện óc tổ chức: Bạn nên viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một không gian làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng làm việc cũng như trong gia đình đều có mục đích của nó. Nếu một vật dụng tồn tại không có mục đích trong tầm mắt của bạn thì tốt nhất xếp chúng ra chỗ khác.

* Sắp xếp lại tài liệu trong máy tính: Bạn hãy thiết lập hệ thống thư mục lưu giữ tài liệu một cách hợp lý, thuận tiện giúp bạn có thể nhanh chóng truy xuất khi cần. Tổ chức thư mục theo dạng hình cây là một trong những cách rất hiệu qủa. Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ không nên nhét hết tất cả các tệp vào My documént. Để dễ nhớ nên ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.

* Sắp xếp tủ hồ sơ, bàn làm việc: Không nên để tủ hồ sơ, bàn làm việc bừa bộn, đầy những tài liệu mà không được sắp xếp theo bất kỳ nguyên tắc nào. Như vậy, khi tìm kiếm rất vất vả và hậu quả đương nhiên là mọi thứ lại thêm một lần “lộn tùng phèo”. Để tránh tình trạng này, tủ hồ sơ được sắp xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng; bàn làm việc nên được sắp xếp gọn gàng và ít tài liệu cần trên đó. Mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.

* Sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng công việc: Có bốn phương pháp cơ bản::

·         Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh sô (1), việc bình thường đánh số (2), việc không đánh số (3).

·         Dùng bút để đánh dấu công việc: Việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.

·         Phân loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.

·         Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thành công việc.  Ngoài ra, bạn cũng nên xác định đâu là việc quan trọng. Đây là một việc khó, đòi hỏi nhà quản lý phải có sự nhạy cảm đặc biệt có thể xác định được những việc có khả năng nảy sinh rắc rối. Nhà quản lý tồi hay đi vào những công việc chi tiết mà cấp dưới có thể làm được trong khi lơ là, bỏ qua những việc quan trọng.

* Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá nhiều việc: Nếu bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều khi người quản lý đánh giá nhân viên qua hiệu quả công việc chứ không phải qua số lượng công việc.

h-  Biết xin lỗi: Bạn có lỡ lời hay làm gì ảnh hưởng đến danh dự, tổn hại đến tình cảm của người thân thì hãy nén lại sự kiêu hãnh mà thật lòng xin lỗi. Chần chừ để thời gian trôi qua, lỗi lầm ấy sẽ nhân đôi và sự giận dỗi oán hận của "đối phương" sẽ tăng theo dần. Lúc đó mọi quan hệ cũng như tình cảm của hai người sẽ bị đe dọa. Chính vì vậy bạn hãy...

* Xin lỗi càng sớm càng tốt: Nếu bạn đã biết hay làm điều gì sai, đừng để quá lâu rồi mới nói lời xin lỗi. Bạn không nên chần chừ hãy đợi đến lúc thích hợp mới xin lỗi mà phải nói ngay. Khi xin lỗi bạn không cần kiểu cách hay trau chuốt lời nói mà chỉ cần sự chân thành.

* Mặt đối mặt: Tùy theo từng hoàn cảnh nhưng nếu có thể, bạn nên xin lỗi mặt đối mặt là hay nhất. Nếu không bạn có thể dùng nhiều phương cách khác nhau như gọi điện thoại, viết mail, gởi hoa… Bằng cách này người bị tổn thương sẽ cảm thấy đỡ hơn rất nhiều do sự chân thành của bạn và do sự trung thực của bạn.

* Chân thành lắng nghe: Bạn đã làm điều lỗi với "đối phương", nay bạn chịu nhận lỗi và lắng nghe sự giận dữ một cách chân thành. Hãy để "đối phương" nói ra hết suy nghĩ, bực bội oán giận và rồi mọi thứ sẽ sớm được giải quyết. Bạn không nên mất kiên nhẫn khi nghe hay tỏ thái độ nóng lòng.

* Cử chỉ đẹp tiếp theo sau: Nếu bạn nghĩ rằng việc gởi thiệp, hoa hay kẹo tiếp sau đó có thể giúp "đối phương" vui hơn… thì bạn cứ tiếp tục làm. Việc này có ý nghĩa hơn nếu bạn trực tiếp mang hoa, quà tặng đến cho họ.

* Không vội vàng: Thật là khó để bắt "đối phương" chịu tha lỗi cho bạn ngay được vì nó còn tùy thuộc vào việc họ cảm thấy bị lỗi ít hay nhiều. Nó đòi hỏi phải có thời gian cho họ tha lỗi và quên đi. Bạn không nên tạo áp lực cho họ khi họ chưa thật sự sẵn sàng. Trong những khoảng thời gian này điều cần thiết ở bạn chính là sự chân thành. Bạn đã làm một điều sai vậy hãy chờ thời gian để chúng phai nhạt dần.

g- Biết cám ơn: Khi nhận một lời động viên, một lời khen, một món quà tặng, một lời dự tiệc, một danh thiếp từ người khác, hoặc khi nhờ ai giúp mình hay mượn đồ vật người khác dùng xong mang trả chúng ta đều phải biết cám ơn kịp thời. Khi không muốn nhận một thứ gì đó, hoăc từ chối lời mời cũng phải biết cám ơn và xin lỗi kịp thời.

6- Phát biểu trong cuộc họp

Thực ra, không phải ai cũng có thể mạnh dạn nói giữa đám đông, trước sếp lẫn bạn bè đồng nghiệp. Đa số các cuộc họp chìm đắm trong bầu không khí độc thoại của vài người có vị trí quan trọng. Còn nhân viên thì “im như thóc” hoặc có chăng thì “lí nhí” vài câu phát biểu yếu ớt. Tuy nhiên, sau cuộc họp thì sao? Mọi người bắt đầu bàn tán xôn xao. Nào là: “Tôi không hài lòng với cách xử lý của kế toán trưởng” hoặc “Sao mà ép nhân viên quá thế!” và “Trưởng phòng của mình chẳng biết thương nhân viên gì cả ”. Hàng loạt câu nói không hay mà lẽ ra, nếu mạnh dạn, thẳng thắn, bạn có thể phát biểu một cách “danh chính ngôn thuận” và biết đâu, sếp có thể giải quyết ổn thỏa.

* Tám cách giúp bạn tự tin đưa ra ý kiến của mình

Xác định mình sẽ trình bày ý kiến trong cuộc họp, bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng:

1.     Vấn đề bạn nói có thật sự cần thiết không? Nó có phải là điều mà đại đa số đồng nghiệp đang bức xúc không? Nếu nói ra sẽ có lợi/hại gì cho công việc và công sở ?

2.     Lập và viết ra một dàn ý khái quát, bạn sẽ trình bày bước nào trước, bước nào sau.

3.     Nếu đó là việc có tính cạnh tranh, bạn cần nắm rõ một số chứng cứ chắc chắn rằng ý kiến của mình là đúng.

4.     Đừng quên chuẩn bị một bộ cánh thật nghiêm túc để hình ảnh của bạn đẹp hơn, lời nói có giá trị hơn. Trong cuộc họp, sau khi sếp hỏi: “Có ai có ý kiến gì không?”, bạn hãy mạnh dạn hít thở thật sâu và bắt đầu.

5.     Nhớ giữ bình tĩnh trong mọi tình huống. Chắc chắn, bạn sẽ “đụng độ” một vài câu hỏi chất vấn hoặc tranh cãi Nếu run, bạn sẽ thất bại và ngồi xuống với cảm giác xấu hổ.

6.     Đứng thẳng và nói năng thât rõ ràng. Bạn không việc gì phải ấp úng, gãi đầu hay nói nhát gừng.

7.     Cố không đưa mình vào thế bí. Nếu ai đó “vào cuộc”, phản bác lại ý kiến của bạn, đừng bao giờ nóng nảy cãi tay đôi. Bạn cứ nghe họ và nói: “Tất nhiên anh, chị có lý, nhưng theo chính kiến riêng của tôi” Sau đó, cứ tiếp tục trình bày câu chuyện của mình trước mọi người.

8.     Không nói rông dài, không nóng nảy, vì như vậy bạn sẽ trở nên “lố bịch”. Hãy biết im lặng lắng nghe và đợi người khác phát biểu xong đến lượt mình. Tâm lý chung mọi người rất dễ căng thẳng trong cuộc họp, đa số muốn “kết thúc sớm”.

* Bạn nhận được gì sau cuộc họp: Chắc chắn đó sẽ là những điều tốt lành nếu bạn thành công.

·         Vấn đề khúc mắc sẽ được sếp giải quyết nếu thấy hợp lý.

·         Mọi người sẽ cảm thấy tôn trọng bạn hơn vì sự thẳng thắn.

      Sếp sẽ đánh giá rất cao về bạn. Thông thường, những người mạnh dạn như thế là những ứng cử viên sáng giá cho các vị trí chủ chốt trong công sở.

7- Tiếp công dân nơi công sở:

- Khi dược phân công giải quyết công việc tiếp dân, cần phải đến đúng giờ, trang phục gọn gàng, lịch sự và chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ công việc cần giải quyết cho nhân dân. Không uống rượu bia, có mùi rượu bia khi tiếp dân.

- Khi tiếp công dân đến liên hệ công việc, điều đầu tiên là khuôn mặt niềm nở và chào bằng tiếng nói như; chào chú, chào bác, chào anh, chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc khách đông thì có thể gật đầu chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm (dù bất kỳ là người mà chúng ta không ưa thich); sau đó chúng ta hỏi như là: Thưa chú (bác, cô, anh…) đến liên hệ việc gì? Cần làm gì?.... (Người Việt Nam chúng ta thường dùng chữ đệm “Dạ thưa” để hỏi rất hay, các công chức trẻ tuổi có thể dùng với những người lớn đáng cha, ông cho lễ phép). Nếu trong phòng làm việc thì chúng ta có thể mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong chúng ta bắt đầu giải quyết công việc cho khách.

- Tiếng nói nhẹ nhàng, từ tốn, thân thiện, không tỏ ra nóng nảy, tức giận đối với nhân dân. Khi có lỗi (trả hồ sơ không đúng hẹn, làm phiền công dân khi chúng ta kiểm tra hồ sơ không kỹ mà họ đi lại nhiều lần để bổ túc giấy tờ, để khách chờ lâu…. ), phải biết xin lỗi nhân dân.

- Trong giải quyết công việc, cần phải trang bị kiến thức cơ bản cho bản thân về nhiệm vụ được phân công, giải thích rõ ràng mạch lạc về hồ sơ công việc, thời gian giải quyết. Tránh đùn đẩy công việc cho người khác hoặc dùng từ “tôi không biết” để trả lời, vì đây là thái độ vô trách nhiệm của người đựợc phân công tiếp dân. Nếu có vấn đề chưa rõ nên xin phép được trả lời sau hoặc mời họ sang gặp lãnh đạo để gỉai quyết cho công dân.

8- Đi cơ sở: đây là diều cần thiết của mỗi cán bộ, công chức để nâng cao thực tiễn trong công tác.

          - Trước hết chuẩn bị nội dung cần làm việc; đối tượng cần làm việc; cách làm việc.

          - Gọi diện thọai đăng ký (thời gian, nội dung, thành phần, địa điểm làm việc) trước với văn phòng nơi dự định đến làm việc, để đơn vị đó chuẩn bị và báo cáo với lãnh đạo sắp xếp thời gian làm việc với mình.

          - Khi đến cơ sở làm việc phải đúng giờ đã được hẹn, không được trễ hẹn. Nếu có đột xuất thay dổi phải báo lại cơ sở kèm theo lời “xin lỗi” và nói rõ lý do.

          - Nội dung cần gọn, đúng trọng tâm. Đối với cơ sở cấp dưới chúng ta phải biết giúp họ tìm ra giải pháp để thực hiện những chủ trương của lãnh đạo cấp trên. CBCC thừa hành nhiệm vụ lãnh đạo không dược họanh họe, giở giọng lãnh đạo đối với cấp dưới, mà cũng phải biết giữ phép tắc, lễ nghi trong công việc.

          - Là CBCC,VC chúng ta di cơ sở để nắm tình hình và kiểm tra thực tế, nhằm tham mưu lãnh đạo về một vấn đề, một lĩnh vực nào đó, do vậy người CBCC,VC phải có sự quan sát, phân tích, tìm hiểu kỹ lưỡng vấn đề mà cần ở cơ sở, tránh việc xuống cơ sở qua loa chiếu lệ, đi cho có nhưng không nắm được vấn đề hoăc là chỉ năm những số liệu chung chung trên giấy mà dơn vị đó đã báo cáo tại trụ sở.

9/ Tiếp khách công vụ và chiêu đãi khách: Tiệc có quốc yến, tiệc chính thức và tiệc thường. Theo thời gian mở tiệc lại chia ra: tiệc sớm, tiệc trưa, tiệc tối. Đa số tiệc rượu kể trên dùng trong trường hợp xã giao. Tiệc rượu thông thường có thể phân mấy loại sau:

Một, tiệc công tác. Theo thời gian và công tác có thể phân thành sớm, trưa, tối. Các bữa tiệc này là hình thức mở tiệc chiêu đãi không chính thức mà mọi người thường xuyên lựa chọn trong quan hệ qua lại bình thuờng. Loại hoạt động này nói chung chỉ mời người liên quan đến công việc, tranh thủ thời gian vừa ăn vừa bàn bạc. Tiệc công tác hai bên(bao gồm tiệc công tác nhiều bên) thường sắp xếp chỗ ngồi theo chức vụ người tham dự cao hay thấp.

Hai, tiệc thức ăn nguội. Đặc điểm của loại tiệc này là không sắp xếp chỗ ngồi, món ăn thường là các loại thức ăn nguội là chính, cũng có  thể dùng thức ăn nóng, kể cả bộ dồ ăn bày đặt trên bàn để khách tự lựa chọn.

Rượu và nước uống dược dặt trên bàn hoặc được nhân viên phục vụ bê tới. Tiệc nguội được cử hành ở trong nhà, ngoài sân, trong vườn hoa, có thể bố trí bàn ghế nhỏ, tự do ngồi, cũng có thể không bố trí bàn ghế mà dự tiệc đứng .

Vị trí ngồi như thế nào khi dự tiệc:

Cho dù tham dự bất kì tiệc chiêu đãi nào, khi bạn đi vào nhà chủ nhân hay bước vào phòng tiệc, trước tiên, cần chào hỏi chủ nhân để họ biết bạn đã đến, dồng thời phải tươi cười, gật đầu để chào các vị khách khác, cho dù chưa quen biết, nên chủ động dứng dậy nhường chỗ và hỏi thăm sức khỏe đối với người lớp trên. Cần có cử chỉ trang nhã, lịch sự đối với khách nữ, hỏi thăm tên tuổi đối với khách trẻ con.

Tất cã những việc làm trên điều phải thực hiện một cách chân thành, tự nhiên, sao cho người đến dự tiệc cảm nhận thân thiết như người trong gia đình chứ không phải “bốn phương hội nhập”.

Khi vào chỗ ngồi không nên “nhanh chân ngồi trước” cho dù giấy mời ghi rõ số ghế, hàng ghế, hãy đợi chủ nhân mời và bố trí mới đúng lễ. Cách giới thiệu thành phần như ở trên mục 5b.

Sau khi ngồi, tư thế cần ngay ngắn, hai chân không lắc lư hay tựa đầu vào ghế, vươn vai. Khi trò chuyện với những khách khác không nên để bắn nước bọt lung tung, không nên khua tay, nói từ tốn, lịch sự, âm thanh vừa phải. Không được nói lung tung những điều chưa biết hoăc không liên quan đế công việc thực tại (trừ việc xã giao) làm ảnh hưởng đến đơn vị.

Trong khoảng cách thời gian đợi thức ăn đưa tới, giữa chủ và khách thường có cuộc trò chuyện ngắn ngọn, là khách lúc này nên nhiệt tình đối đáp, không nên hễ ngồi xuống là đợi ăn hay đùa nghịch, gõ bát đũa, ngó nghiêng. Không nên cướp lời khách khi họ nói, phải biết lằng nghe và trò chuyện.

Tham dự tiệc rượu kiểu Tây, khi vào vị trí ngồi cần phải do người lớp trên hay người lãnh đạo dẫn đầu, do nhân viên phục vụ dẫn vào phòng tiệc. Sau khi người phục vụ khéo ghế ra, cần đi vào ghế ngồi từ phía bên trái. Khi dã vào chỗ ngồi, có thể điều chỉnh ghế ngồi vào vị trí thích hợp, cách bàn ăn chừng 20cm là phù hợp. Túi sách mang theo và các thứ khác để ở giữa phía sau lưng và phần tựa lưng của ghế. Chú ý khi ngồi gần người ngược tay dễ đụng đũa, ta phải khéo nhich ghế cách ra một tí.

Không nên ngồi vắt chân và rung đùi. Không nên vừa ngồi xuống là mở khăn lau miệng. Hãy nói dăm ba câu chuyện với chủ nhà hoặc với những vị khách ngồi hai bên, sau dó mới mở khăn ăn. Khi chủ nhân mở khăn ăn, tiệc chiêu đãi mới được tiến hành,chủ nhân lên tiếng mời khách và biểu thị sự đón tiếp nhiệt tình.

Cách cụng ly, mời rượu: Thường trước khi vào tiệc chủ hay cầm ly mời khách, chúng ta cần chú ý cách cụng ly như sau:

- Đối với cấp trên, hoặc người lớn tuổi, chúng ta phải để miệng ly thấp với miệng ly của họ cầm; có thể tay kia cầm ngay cánh tay ly cầm rượu (hoặc cầm ly rượu 2 tay) mời khách mới lịch sự và thể hiện tôn trọng khách.

- Đối với người ngang hàng hoặc cùng cấp với mình, kể cả cấp dưới mà lớn tuổi không nhiều chúng ta phải để miệng ly ngang bằng với miệng ly của họ cầm;

- Đối với cấp dưới, hoặc người nhỏ tuổi chúng ta có thể để miệng ly cao hơn với miệng ly của họ một ít;

Chú ý không nên uống quá chén, say sưa, không giữ được bình tĩnh làm ảnh hưởng đến tư cách, uy tín đơn vị và những người chung quanh. Không dược la to, hô to “vào 100%”, nhất là ở nơi đông người.

10/ Thái độ lạc quan

-  Thay đổi thái độ: Bạn đang sống bi quan? đang nhuốm màu cuộc sống của mình bằng những lo sợ? Thay đổi cách nhìn với mọi việc, bạn sẽ ổn ngay thôi.

-  Tôn trọng và nhân hậu với mọi người: Ai cũng đáng quý và cần được đối xử một cách lịch sự. Bạn có thái độ khác với họ vì họ khác bạn ư? Họ cũng có cảm giác và có quan điểm riêng vì thế họ khác bạn. Hãy tôn trọng mọi người nếu như bạn muốn mình được tôn trọng.

-  Tránh so sánh: Đừng mang ai ra để so sánh. Thay vì việc ngồi xem ai giỏi hơn ai bạn hãy nhìn những việc họ đang làm để rút ra kinh nghiệm cho bản thân.

-  Nhận trách nhiệm trong công việc và cuộc sống; Đổ lỗi hay biện minh cho mình chỉ làm bạn thêm kém hoạt động. Nhận trách nhiệm nhưng cũng không có nghĩa là cứ dằn vặt mình mãi về khuyết điểm đó. Phải rút được kinh nghiệm và giúp mình tiến lên.

-  “Chẳng ảnh hưởng đến tôi đâu”: Nếu ai đó chê bai bạn, đừng vội nản lòng nhé. Hãy giữ nó như một lời khích lệ vì giá trị của bạn là do bạn, là chính bạn, và là thực chất của bạn. Họ sẽ không thể dùng chiêu “thọc gậy bánh xe” để hại bạn được vì bạn luôn biết “chẳng ảnh hưởng đến tôi đâu”.

-  Tôn trọng thời gian của người khác: “Một ngày tồi tệ” bạn thốt lên và muốn trì hoãn mọi công việc. Nhưng đâu phải ai cũng như bạn nên hãy chắc chắn rằng bạn không ảnh hưởng đến thời gian của người khác. Thời gian là thứ quý nhất chúng ta có, nếu bạn muốn lãng phí nó thì hãy làm một mình.

-  Lên danh sách (list) những việc phải làm; Chắc bạn đã từng lên danh sách cho mình một núi công việc nhưng cũng không ít lần thất vọng vì việc làm được quá ít. List công việc bạn phải làm nhưng đồng thời cũng phải tạo nên một list khác cụ thể hơn cho từng ngày như làm việc gì, cần bao lâu…Bạn sẽ nhận ra một ngày trôi qua như thế nào, những công việc quan trọng nào bạn đã hoàn thành và núi công việc kia sẽ không còn là nỗi ám ảnh.

-  Chú ý đến những người xung quanh: Hàng ngày bạn vẫn tiếp xúc với nhân dân, các đồng nghiệp, và tất cả mọi người xung quanh bạn. Thay vì giữ một thái độ lạnh nhạt bạn thử cảm ơn họ vì đã mua hàng, vì đã giúp đỡ bạn, vì mối quan hệ họ tạo ra và vì cả công việc tốt đẹp bạn đang có. Mỗi ngày hãy chủ động làm một vài điều tử tế, bạn sẽ thấy cuộc sống thật vui vẻ và nhẹ nhàng, phải biết phụ giúp phụ nữ, ngườ nữ có thai, trẻ em, người khuyết tật, người cao tuổi hoăc người yếu hơn mình. Hãy thể hiện sự trìu mến với những người thân yêu bằng những lời nói ân cần và cử chỉ trìu mến, bạn sẽ thấy điều kỳ diệu.

-  Chân thành lắng nghe: : bạn đã làm điều lỗi với "đối phương", nay bạn chịu nhận lỗi và lắng nghe sự giận dữ một cách chân thành. Hãy để "đối phương" nói ra hết suy nghĩ, bực bội oán giận và rồi mọi thứ sẽ sớm được giải quyết. Bạn không nên mất kiên nhẫn khi nghe hay tỏ thái độ nóng lòng. Đó là sự tôn trọng người khác.

-  Cảm nhận những điều nhỏ bé xảy ra với bạn: Một ánh mắt khích lệ của đồng nghiệp, một nụ cười thật tươi của khách, cùa nhân dân sẽ giúp bạn nhận ra “mình làm việc tốt đấy chứ”. Những điều nhỏ bé đó có sức mạnh hơn cả lời nói.

-  Khác biệt về giao tiếp. Cử chỉ, ngôn ngữ điệu bộ trong giao tiếp khác nhau tùy thuộc nền văn hóa khác nhau. Để tránh những sự hiểu lầm đáng tiếc, bạn cần tìm hiểu văn hóa giao tiếp qua sách vở, thực tế và trên mạng Internet. Cẩn thận với tính hài hước. Sự hóm hỉnh, tính hài hước có thể làm những người xoay quanh bạn vui vẻ. Nhưng nhiều người đã phải chịu khốn đốn sau khi kể những chuyện cười với mục đích chỉ đùa vui. Họ không để ý rằng những trò đùa gây cười vô hại với họ nhưng lại làm tổn thương người khác, có thể người đó đang giữ một chức vụ cao hơn và cho rằng bạn "nói kháy" họ. Những câu chuyện đùa bỡn có liên quan đến những người thuộc cấp, phụ nữ, người mắc bệnh đồng tính luyến ái, người khuyết tật, người cao tuổi không thích hợp trong môi trường làm việc nơi công sở.

-  Tôn trọng ý kiến khác. Phải thực sự lắng nghe, chú ý, không ngắt ngang, không mơ màng, chỉ lắng nghe để cảm nhận và thấu hiểu. Mỗi người có một nền tảng học vấn và văn hóa khác nhau. Điều này dễ thấy khi họ có những suy nghĩ và phản ứng khác nhau với cùng một sự việc đang diễn ra. Vấn đề của bạn với tư cách là một đồng nghiệp trong công sở, bạn cũng phải học cách tôn trọng những ý kiến, nhận định khác của các đồng nghiệp và tìm cách thỏa thuận hợp lý vì mục tiêu chung.

-  Một thái độ lạc quan sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn: Khi bạn lạc quan bạn sẽ nỗ lực và phát huy hết trách nhiệm mình cho công việc. Mọi người sẽ nhận ra bạn và công nhận khả năng đích thực của bạn.

-  Quy tắc vàng và là quy tắc cơ bản nhất: Hãy đối xử với người khác như cách bạn muốn người ta đối xử với bạn. Nếu bạn đối xử trân trọng và quan tâm với đồng nghiệp, họ khó có thể làm điều ngược lại với bạn.