106 thç thu­t vÛi Microsoft Office - Ph§n 1 - 19/7/2005 17h:11

Microsoft ã r¥t cÑ g¯ng nh±m hoàn thiÇn và bÕ sung thêm nhiÁu tính nng mÛi tiÇn dång h¡n cho bÙ ph§n mÁm Microsoft Office. Nh°ng ph§n lÛn séc m¡nh tiÁm ©n cça MS Office - nhïng lña chÍn ©n, nhïng tính nng ch°a hÁ °ãc bi¿t ¿n hay nhïng shortcuts - Áu g§n nh° không °ãc bi¿t ¿n hay không °ãc sí dång.

Thông qua bài vi¿t này chúng tôi mong muÑn °ãc giÛi thiÇu ¿n b¡n nhïng thç thu­t ¡n gi£n và hiÇu qu£ cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thà nói nhïng thç thu­t này s½ giúp b¡n sí dång hiÇu qu£ h¡n bÙ ph§n mÁm vn phòng này, khai thác nhïng kh£ nng tiÁm tàng ho·c tuó bi¿n theo phong cách riêng cça mình.

Tuy nhiên chúng tôi cing xin chú ý b¡n là h§u h¿t nhïng thç thu­t sau ây s½ v­n hành r¥t tÑt Ñi vÛi phiên b£n Microsoft Office XP và 2003.

Thç thu­t chung

Phóng to hay thu nhÏ

N¿u b¡n ang sß hïu mÙt mouse (con chuÙt máy tính) có thanh cuÙn ß giïa (scroll button) thì b¡n hoàn toàn có thà phóng to hay thu nhÏ vn b£n cça mình trong cía sÕ MS Office cñc kì nhanh chóng b±ng cách giï phím Ctrl và xoay thanh cuÙn xoay lên phía tr°Ûc là phóng to và vÁ phía sau là thu nhÏ l¡i.

Ënh d¡ng nhanh chóng

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19586.JPG');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_1907_01.jpg" \* MERGEFORMATINET MÙt trong nhïng viên ngÍc ©n trong MS Office chính là Format Painter có hình dáng nh° chi¿c chÕi s¡n trên thanh công cå chu©n (Standard toolbar). N¿u ch°a có b¡n có thà vào Tool | Commands, tìm ¿n måc Format và kéo biÃu t°ãng cça công cå th£ vào thanh công cå chu©n.

Khi b¡n nh¯p chuÙt vào biÃu t°ãng chi¿c chÕi s¡n, công cå s½ copy l¡i Ënh d¡ng vn b£n t¡i n¡i con trÏ chuÙt xu¥t hiÇn. N¿u b¡n lña chÍn c£ mÙt o¡n (paragraph) hay mÙt ô (cell) rÓi mÛi nh¯p chuÙt vào biÃu t°ãng công cå thì Ënh d¡ng cça o¡n hay ô ó s½ °ãc sao chép l¡i. Sau ó b¡n chÉ c§n kéo chuÙt lña chÍn o¡n vn b£n b¡n muÑn dán Ënh d¡ng giÑng nh° o¡n nguÓn là xong.

B±ng cách nh¯p úp chuÙt lên biÃu t°ãng cça Format Painter, b¡n có thà áp dång Ënh d¡ng ã °ãc sao chép liên tåc cho ¿n khi b¡n ¥n phím Esc.

Thêm nhiÁu lña chÍn h¡n

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19587.gif');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_1907_02.gif" \* MERGEFORMATINET N¿u b¡n giï nguyên phím Shift sau ó chÍn File trong éng dång Word ho·c trong cía sÕ so¡n e-mail mÛi cça Outlook, b¡n s½ th¥y sñ thay Õi trong menu File. VÛi Word và Outlook b¡n s½ th¥y có thêm lña chÍn Save All và Close All còn trong Excel b¡n s½ chÉ th¥y có Close All.

XuÑng dòng không t¡o chÉ måc

Trong mÙt o¡n có chÉ måc n¿u b¡n muÑn xuÑng dòng mà không muÑn dòng ó có chÉ måc thì b¡n chÉ c§n ¥n tÕ hãp phím Shift-Enter. L§n tÛi b¡n ¥n Enter à xuÑng dòng và ti¿p tåc theo danh sách chÉ måc.

Riêng trong Excel à xuÑng dòng trong mÙt ô b¡n hãy ¥n Alt-Enter.

Các Smart Tags

Smart Tags - b¯t §u xu¥t hiÇn trong phiên b£n Microsoft Office XP chính là nhïng biÃu t°ãng éng dång công nghÇ XML nên có thà xu¥t hiÇn ngay l­p téc ß trên ho·c ß d°Ûi các dï liÇu phù hãp vÛi tính nng cça Smart Tags. à kích ho¡t các Smart Tags b¡n hãy vào Tools | AutoCorrect Options rÓi chuyÃn sang måc Smart Tags và lña chÍn nhïng lo¡i tags mà b¡n muÑn kích ho¡t.

L¥y ví då vÁ Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi b¡n dán (paste) dï liÇu trong b¥t kì éng dång Office nào b¡n có thà chÍn Smart Tag (xu¥t hiÇn ngay bên c¡nh o¡n dï liÇu vëa dán có hình giÑng nh° mÙt clipboard) vÛi nhïng lña chÍn Ënh d¡ng phong phú - Match Destination Formatting (chuyÃn Ënh d¡ng dï liÇu vëa dán giÑng vÛi Ënh d¡ng cça c£ vn b£n) và Keep Source Formatting (giï nguyên Ënh d¡ng cça o¡n dï liÇu vëa dán).

106 thç thu­t vÛi Microsoft Office - Ph§n 2 - 20/7/2005 15h:45

Microsoft Word

Truy c­p nhanh ¿n các vn b£n th°Ýng sí dång

Cách nhanh nh¥t và thông dång nh¥t à truy c­p ¿n các tÇp tin vn b£n th°Ýng sí dång trong Microsoft Word hiÇn nay là vào File rÓi tìm ¿n vn b£n c§n mß ra. iÃm b¥t lãi cça cách này là sÑ l°ãng tÇp tin l°u trong danh sách này t°¡ng Ñi h¡n ch¿, cho dù ng°Ýi sí dång ã vào Tools | Options | General à chÉnh thông sÑ Recent used file list lên mÙt con sÑ lÛn h¡n.

Nh°ng MS Word l¡i có mÙt tính nng ©n khác cñc kì hïu dång trong viÇc nhanh chóng tìm ¿n các vn b£n th°Ýng sí dång. B¡n hãy sí dång cách sau ây.

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19727.jpg');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_2007_01.jpg" \* MERGEFORMATINET B¡n vào View | ToolV|€ê

Š ¨ ° Ø :dhjôöø°¶¸º¼046ÀÂÄ|~€‚„çÚÏÄ»¬»¡»¡»"»"€q€"»f»¡»"»"€q€R€"&j<=hO9:h«<ËB* CJUaJ ph€ hO9:h«<ËCJaJ hO9:h«<ËB* CJaJ ph€&jhO9:h«<ËB* CJUaJ ph€jhO9:h«<ËCJU hO9:h«<Ë0JCJhO9:h«<Ë0JB*CJphÿhO9:h«<ËCJ hO9:h«<Ë0JCJ hO9:h«<Ë0JCJhO9:h«<Ë0JCJaJ /hO9:h«<Ë0J5�B*CJOJQJ\�aJph3Ì €î

fº¼2†ˆúõíß"íßGKkdóW$$IfÖ

ÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿ Ö

6 "-Ö

ÿÿÿÿ öî6ÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿ"-3Ö4ÖaöpÖ

ÿÿÿÿKkd·<$$IfÖ

ÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿ Ö

6 "-Ö

ÿÿÿÿ öî6ÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿ"-3Ö4ÖaöpÖ

ÿÿÿÿ $& #$/„-Ifgd«<Ë ¤ð\$gd«<Ëgd«<Ëgd«<ËbWý„†ˆªâü-x%Î%ô%ø% &&r&†*ˆ*+ ++Î+Ð+Ò+Ô+Ö+Ø+Ú+,6\7^7è7ê7÷ì÷á÷á÷ɼ±¢÷-÷Š÷ŠvgvSvŠ÷ì÷Q÷Š÷ŠU&jxXhO9:h«<ËB* CJUaJ ph€hO9:h«<ËB* CJaJ ph€&jhO9:h«<ËB* CJUaJ ph€jhO9:h«<ËCJU hO9:h«<Ë0JCJhO9:h«<Ë0JB*CJphÿ hO9:h«<Ë0JCJhO9:h«<Ë0JCJaJ /hO9:h«<Ë0J5�B*CJOJQJ\�aJph3Ì hO9:h«<Ë0JCJ hO9:h«<ËCJaJ hO9:h«<ËCJ-ˆx%ø%„*Ø+Ú+Z7®8úõíß"í�$„øÿ„øÿ& #$/„-Ifgd«<ËKkd~w$$IfÖ

ÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿÿ Ö

6 "-Ö

ÿÿÿÿ öî6ÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿÖÿÿÿÿ"-3Ö4ÖaöpÖ

ÿÿÿÿ $& #$/„-Ifgd«<Ë ¤ð\$gd«<Ëgd«<Ëgd«<Ë bars | Customize ho·c b¡n có thà nh¯p chuÙt ph£i vào b¥t kì âu trên các thanh công cå toolbars rÓi chÍn Customize. Khi cía sÕ Customize mß ra b¡n chuyÃn sang tab Commands.

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19728.jpg');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_2007_02.jpg" \* MERGEFORMATINET Trong cía sÕ Customize | Commands, bên måc Categories b¡n kéo xuÑng và chÍn Built-in Menus và trong danh sách hiÇn ra bên tay ph£i (commands) chÍn Work. Nh¯p và giï nguyên chuÙt trái và kéo Works ra th£ vào b¥t cé thanh công cå nào thu­n tiÇn vÛi b¡n. V­y là b¡n ã t¡o ra °ãc thanh công cå riêng cho mình vÛi tên là Work. Ã Õi tên menu này b¡n hãy mß cía sÕ Customize ra rÓi nh¯p chuÙt ph£i vào tên cça menu Work, trong ô Name b¡n gõ tên vào ó.

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19729.jpg');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_2007_03.jpg" \* MERGEFORMATINET Bây giÝ b¡n có thà sí dång menu mÛi này à l°u tên và °Ýng d«n ¿n nhïng tÇp tin vn b£n b¡n th°Ýng sí dång b±ng cách sau ây. B¡n mß nhïng vn b£n th°Ýng sí dång sau ó chÍn Work | Add to work menu. Th¿ là tên vn b£n ã có trong ó sµn sàng cho b¡n truy c­p ¿n b¥t cé lúc nào.

à gá bÏ tên cça vn b£n nào ó trong danh sách trên menu Work b¡n hãy ¥n và giï Ctrl-Alt-Minus (phím Minus là phím d¥u trë (-) ß ngay c¡nh phím sÑ 0). Lúc này con trÏ s½ bi¿n thành d¥u trë, b¡n hãy click vào menu Work rÓi tìm ¿n tên vn b£n c§n bÏ i và nh¯p chuÙt trái mÙt l§n vào ó.

Mß vn b£n °ãc sí dång l§n cuÑi cùng

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19730.jpg');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_2007_04.jpg" \* MERGEFORMATINET Ã yêu c§u MS Word m×i l§n khßi Ùng Áu mß tÇp tin vn b£n mà b¡n sí dång l§n cuÑi cùng tr°Ûc khi t¯t Word b¡n hãy thí dùng cách sau ây.

B¡n hãy tìm ¿n tÇp tin Winword.exe thông th°Ýng tÇp tin này có °Ýng d«n nh° sau C:\Program Files\Microsoft Office và n±m trong th° måc Office 10 Ñi vÛi phiên b£n XP và Office 11 vÛi phiên b£n 2003. Tìm °ãc b¡n hãy nh¯p chuÙt ph£i vào tÇp tin chÍn Send to | Desktop (create shortcut).

Ho·c b¡n có thà nh¯p chuÙt ph£i lên desktop chÍn New | Shortcut rÓi tìm ¿n tÇp tin Winword.exe theo °Ýng d«n nh° trên.

Sau ó b¡n ra desktop và nh¯p chuÙt ph£i vào shortcut vëa t¡o ra và chÍn Properties. Trong cía sÕ Properties b¡n chuyÃn ¿n måc Target và gõ vào /mFile1 vào cuÑi cùng °Ýng d«n trong tr°Ýng này, click OK.

Sí dång lÇnh Paste Special

HYPERLINK "javascript:openImage('/images_upload/large_19731.jpg');" INCLUDEPICTURE "http://www.quantrimang.com/images/msOffice_2007_05.jpg" \* MERGEFORMATINET Khi b¡n copy vn b£n trên web ho·c të các tÇp tin Word khác và dán trñc ti¿p vào Word thì éng dång s½ v«n giï nguyên Ënh d¡ng gÑc - të font chï, màu s¯c, b£ng biÃu& gây phiÁn phéc r¥t nhiÁu trong viÇc chÉnh sía l¡i nhïng vn b£n ó. Ã tránh nhïng iÁu này b¡n hãy sí dång lÇnh Paste Special. Cách sí dång nh° sau:

Sau khi ã copy vn b£n të nguÓn, b¡n chuyÃn vào Word và chÍn Edit | Paste Special. Trong cía sÕ Paste Special b¡n hãy chÍn Unformatted Text ho·c Unformatted Unicode Text.

S¯p x¿p l¡i các o¡n nhanh chóng

B¡n ang muÑn s¯p x¿p l¡i vË trí các o¡n trong vn b£n cça mình? Ã tránh m¥t thÝi gian kéo th£ hay copy-paste b¡n hãy sí dång cách sau ây.

Lña chÍn o¡n vn b£n mà b¡n muÑn thay Õi vË trí lên ho·c xuÑng, ¥n và giï phím Shift-Alt rÓi dùng phím mii tên lên ho·c xuÑng à iÁu chÉnh l¡i vË trí cça o¡n vn b£n.

Xoá thông tin cá nhân

Các tÇp tin vn b£n cça MS Word có chéa nhïng thông tin ©n có thà ti¿t lÙ thông tin vÁ b¡n. Microsoft cing ã cho ra công cå xoá bÏ nhïng thông tin ©n này Remove Hidden Data trên trang web cça mình. Tuy nhiên công cå này h¡i khó sí dång. V­y à xoá bÏ nhïng thông tin ©n này b¡n hãy làm theo cách sau ây.

Tr°Ûc khi phÕ bi¿n tÇp tin vn b£n, b¡n hãy dùng éng dång WordPad (Start | All Programs | Accessories) mß vn b£n ó ra tr°Ûc và l°u l¡i vn b£n ó d°Ûi d¡ng Rich Text Format (.rtf). CuÑi cùng b¡n chÉ viÇc Õi ph§n mß rÙng cça tÇp tin vn b£n trß l¡i d¡ng Word. L¥y ví då b¡n l°u tÇp tin ó thành test.rtf , Ã Õi l¡i sang d¡ng Word b¡n dùng lÇnh rename chuyÃn l¡i thành test.doc .