Câu 2: Tại sao phải phân loại chứng từ kế toán? Ýù nghĩa của từng cách phân loại.

Sự cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán:

Do tính chất đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các NVKTPS dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh,công dụng, thời gian, địa điểm lập,.... Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loại chứng từ, phân biệt được sự khác nhau để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế và đạt hiệu quả cao cần thiết phải phân loại chứng từ

Các cách phân loại chứng từ và ý nghĩa của từng cách phân loại:

• Phân loại chứng từ theo công dụng: 4 loại

+ Chứng từ mệnh lệnh: dùng để ra lệnh như lệnh chi tiền mặt (giấy đề nghị tạm ứng), lệnh xuất kho vật tư,...chứng từ loại này chưa dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

+ Chứng từ chấp hành: dùng để ghi nhận NVKTTCPS như phiếu thu, phiếu chi,.... Chứng từ loại này là căn cứ pháp lý ghi sổ kế toán.

+ Chứng từ thủ tục kế toán: tiết kiệm chi phí như chứng từ ghi sổ như chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,...

+ Chứng từ liên hợp: kết hợp chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành như hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.

* Ý nghĩa: Giúp nhà quản lý và kế toán hiểu được công dụng của từng loại chứng từ để đưa ra quyết định lựa chọn chứng từ sử dụng và ghi sổ phù hợp, hiệu quả với từng tình huống, từng loại nghiệp vụ, nhằm giảm bớt số lượng chứng từ, tiết kiệm chi phí và đúng theoquy định của chế độ kế toán.

• Phân loại chứng từ theo địa điểm lập: 2 loại

+ Chứng từ nội bộ: là chứng từ do đơn vị lập như phiếu xuất, phiếu nhập

+ Chứng từ bên ngoài: là chứng từ do bên ngoài lập chuyển vào đơn vị và lưu tại đơn vị như giấy báo có, giấy báo nợ ngân hàng, hóa đơn GTGT,...

* Ý nghĩa: - Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra, xác định trọng tâm của kiểm tra chứng từ ( thường chứng từ bên ngoài cần có sự kiểm tra chặt chẽ hơn)

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý tốt các NVKTTCPS

• Phân loại theo trình tự lập( hay mức độ khái quát số liệu phản ánh trên chứng từ)

+ Chứng từ gốc: là chứng từ được lập ngay khi NVKTTCPS hoặc vừa hoàn thành như phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu thu, phiếu chi,..

+ Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại như chứng từ ghi sổ, bảng kê nộp séc, bảng tổng hợp nhập xuất NVL,...

* Ý nghĩa: đối với nhà quản lý:

- khi xây dựng danh mục chứng từ sử dụng cho đơn vị mình cần nghiên cứu để tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp, nhằm giảm bớt số lần ghi sổ, tiết kiệm chi phí.

- Hiểu được tầm quan trọng của từng loại chứng từ để từ đó có cách sử dụng và bảo quản thích hợp.

• Phân loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ảnh trên chứng từ:

+ Chứng từ lao động và tiền lương.

+ Chứng từ hàng tồn kho.

+ Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,..

+ Chứng từ tiền mặt : phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt,..

+ Chứng từ tài sản cố định.

* Ý nghĩa: Thuận lợi cho việc phân loại các chứng từ cùng nội dung, tổng hợp số liệu, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán.

• Phân loại theo hệ thống chứng từ kế toán quy định trong hệ thống chứng từ: theo Điều 2 chế độ chứng từ kế toán gồm 2 hệ thống:

- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hóa vế quy cách mẫu biểu chứng từ, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lãnh vực, các thành phần kin tế như phiếu thu phiếu chi, hóa đơn GTGT,..

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chứng từ đặc trưng để cá ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó có thể thêm bớt một số chứng từ đặc thù,hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính hợp lý cần thiết của chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền....Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù do các Bộ, Ngành quy định sau khi đã có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài Chính.

* Ý nghĩa: Giúp cho nhà quản trị tùy theo mối quan hệ, tùy theo từng nghiệp vụ để vận dụng chứng từ thích hợp.

• Phân loại theo hình thức biểu hiện của chứng từ:

+ Chứng từ bằng giấy: là chứng từ lập trên giấy

+ Chứng từ điện tử: NVKT được lập trên các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.

Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đầy đủ các nội dung theo quy định của luật kế toán, nhưng thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ và các loại thẻ thanh toán.