Chương 2

Tổ chức Bộ máy kế toán doanh nghiệp

Nội dung chương 2

2.1. Các hình thức tổ chức công tác kế toán - Bộ máy kế toán doanh nghiệp

 Khái niệm: Hình thức tổ chức công tác kế toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác kế toán.

 Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kÕ toán là một nội dung quan trọng, ảnh hưởng đến:

Việc sử dụng nguồn nhân lực kế toán

Khối lượng, chất lượng công tác KT

Việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của K. toán

* Các căn cứ để xây dựng mô hình bộ máy kế toán

Lĩnh vực hoạt động của đơn vị;

Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ;

Biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của đội ngũ nhân viên hiện có.

Trình độ trang bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán

Quy mô và phạm vi địa bàn hoạt động của đơn vị;

Đặc điểm hoạt động sxkd của đơn vị;

2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

 Nội dung:

- Ở phòng kế toán đơn vị chính

- Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

 Ưu nhược điểm

 Điều kiện áp dụng

* Nội dung:

Toàn DN (là 1 đơn vị kế toán cấp cơ sở) chỉ tổ chức 1 phòng kế toán trung tâm tại văn phòng DN, còn các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.

 Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở DN, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của DN. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của DN.

 Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, phân xưởng, tổ, đội...) chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận, và kiểm tra chứng từ ban đầu. Định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

Ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ KTTC phát sinh nhiều phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo kèm theo chứng từ gốc về phòng kế toán trung tâm.

2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

 Nội dung:

- Ở phòng kế toán đơn vị chính

- Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

 Ưu nhược điểm

 Điều kiện áp dụng

* Nội dung:

Toàn bộ nội dung kế toán không những được thực hiện tại đơn vị cấp trên mà còn được thực hiện cả ở các đơn vị cấp dưới (đơn vị trực thuộc)

Tại đơn vị cấp trên tổ chức ra phòng (ban) kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp trên); còn các đơn vị trực thuộc cũng có tổ chức kế toán riêng (phòng, tổ kế toán).

 Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

-Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính của doanh nghiệp;

-Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở;

Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị cơ sở trực thuộc gửi lên và cùng với các tài liệu, báo cáo kế toán về phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính của toàn đơn vị.

 Ở bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc:

Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị trực thuộc: tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình; tổ chức lập được các báo cáo kế toán, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.

Từng bộ phận kế toán ở đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lượng công việc kế toán ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp.

2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán

 Nội dung:

- Ở phòng kế toán đơn vị chính

- Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

 Ưu nhược điểm

 Điều kiện áp dụng

* Nội dung:

 Ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng.

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:

1- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp;

2- Tổ chức thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị cấp trên và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng;

3- Hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng.

4- Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên;

5- Tổng hợp số liệu lập báo cáo tổng hợp cho toàn doanh nghiệp

 Ở các đơn vị trực thuộc:

Những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động ở xa đơn vị chính được tổ chức kế toán riêng: Tiến hành thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo gửi về phòng kế toán của đơn vị cấp trên;

Những đơn vị, bộ phận trực thuộc hoạt động tập trung ở gần đơn vị chính không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán của đơn vị cấp trên.

2.2. Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính - kế toán quản trị

 Mô hình tổ chức kế toán riêng biệt

 Mô hình tổ chức kế toán kết hợp

Tổ chức công tác kế toán trong các DN bao gồm tổ chức công tác kế toán tài chính và tổ chức công tác kế toán quản trị.

Khi tổ chức công tác KTTC và KTQT, DN phải căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động; tính chất và yêu cầu quản lý của mình để tổ chức thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo một trong hai mô hình sau:

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính tách rời với kế toán quản trị (mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt)

- Mô hình tổ chức công tác kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị (mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp)

2.2.1. Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt

Theo mô hình này:

Toàn bộ nội dung tổ chức công tác kế toán tài chính và tổ chức kế toán quản trị được tách rời, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lập với nhau.

- Bộ phận kế toán tài chính thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin phục vụ chủ yếu cho việc lập, trình bày BCTC của DN.

Đồng thời, DN phải tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung như: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán đúng theo chế độ kế toán tài chính đã quy định.

- Bộ phận kế toán quản trị

Thu thập, xử lý, phân tích các thông tin KTTC phục vụ nhu cầu sử dụng thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ DN. (Do vậy DN phải xây dựng hệ thống chứng từ; tài khoản; sổ kế toán và hệ thống báo cáo quản trị cho phù hợp).

Ngoài việc thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin KTTC đã thực hiện, KTQT phải thu thập, phân tích các thông tin mang tính chất dự đoán, dự báo phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán SXKD và ra quyết định trong quản trị DN.

Khi tổ chức bộ máy kế toán của DN phải tổ chức ra hai bộ phận riêng biêt.

Tùy theo đặc điểm tình hình cụ thể, tùy theo biên chế bộ máy kế toán mà DN tổ chức ra các bộ phận kế toán cho phù hợp để thực hiện từng nội dung kế toán.

Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt có rất nhiều hạn chế:

- Tổ chức nhiều nội dung có sự trùng lặp giữa KTTC và KTQT;

- Tổ chức công tác kế toán riêng biệt phức tạp;

- Bộ máy kế toán cồng kềnh, hiệu quả không cao;

- Không phát huy được vai trò của từng bộ phận kế toán, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán.

Do vậy:

Trong thực tế hình thức này hầu như không được áp dụng.

2.2.2. Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp

Khi thực hiện theo mô hình này, trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán đều có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính và kế toán Q.trị

Khi tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp, trong từng nội dung tổ chức công tác kế toán như: chứng từ kế toán; tài khoản kế toán; sổ kế toán,... DN căn cứ vào chế độ quy định để tổ chức thực hiện, vận dụng cho phù hợp.

Những nội dung của KTTC DN phải thực hiện đầy đủ, đúng chế độ. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của DN để xây dựng các nội dung này một cách chi tiết cụ thể để có thể cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ DN.

Khi tổ chức bộ máy kế toán, không cần phải tách ra hai bộ phận KTTC và KTQT riêng biệt. Trong từng bộ phận kế toán theo từng phần hành kế toán đã có sự kết hợp thực hiện các nhiệm vụ của cả KTTC cũng như KTQT.

Mỗi bộ phận kế toán như:

kế toán vật tư, hàng hóa; kế toán tiền lương; kế toán chi phí, giá thành;... đều có nhiệm vụ thu thập, xử lý; cung cấp những thông tin liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể vừa phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính; vừa phục vụ cho lập các báo cáo quản trị.

Do vậy trong mỗi bộ phận này đồng thời phải tiến hành kế toán chi tiết cũng như kế toán tổng hợp.

Mặc dù tổ chức theo mô hình kết hợp như vậy DN vẫn phải bố trí một bộ phận riêng để thực hiện nhiệm vụ:

- Thu thập, phân tích thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch,

- Dự toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định kinh doanh.

ƯU ĐiỂM

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp:

- Tránh được sự trùng lắp trong việc tổ chức thực hiện các nội dung kế toán;

- Tổ chức công tác kế toán đơn giản;

- Tạo điều kiện phát huy tối đa vai trò, khả năng của từng bộ phận kế toán cũng như từng cán bộ kế toán cụ thể;

- Đảm bảo tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, đạt hiệu quả cao.

- Tạo điều kiện phát huy hiệu quả của việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại trong công tác kế toán.

Mô hình này được áp dụng phổ biến.

2.3. Mô hình tổ chức công tác kế toán trong các tập đoàn

 Công ty mẹ

 Công ty con

 Tập đoàn

 Tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ

 Tổ chức công tác ké toán ở công ty con

 Công ty mẹ là công ty có một hoặc nhiều công ty con. Công ty mẹ nắm quyền kiểm soát các công ty con.

 Công ty con là doanh nghiệp chịu sự kiểm soát của một doanh nghiệp khác (gọi là công ty mẹ).

 Tập đoàn bao gồm công ty mẹ và các công ty con.

 Kiểm soát là quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thu được lợi ích kinh tế từ các hoạt động của doanh nghiệp đó.

Công ty mẹ thường được xem là có quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động trong các trường hợp sau đây:

 Công ty mẹ nắm giữ trên 50% quyền biểu quyết trực tiếp hoặc gián tiếp ở Công ty con;

 Công ty mẹ có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm hoặc bãi miễn đa số các thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của Công ty con;

 Công ty mẹ có quyền bỏ đa số phiếu tại các cuộc họp của Hội đồng quản trị hoặc cấp quản lý tương đương;

 Công ty mẹ có quyền quyết định việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Công ty con;

 Các nhà đầu tư khác thoả thuận dành cho Công ty mẹ hơn 50% quyền biểu quyết;

 Công ty mẹ có quyền chi phối các chính sách tài chính và hoạt động theo quy chế thoả thuận.

Như vậy:

Trong tập đoàn thì công ty mẹ và các công ty con đều là các pháp nhân kinh tế độc lập.

Các công ty con trong tập đoàn có thể hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Quan hệ nổi bật và bao trùm giữa công ty mẹ - công ty con là quan hệ đầu tư về vốn.

Ngoài ra các quan hệ khác như tín dụng, mua bán, thuê,... giữa công ty mẹ với công ty con và giữa các công ty con trong cùng một tập đoàn mang tính độc lập, bình đẳng như quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế khác.

Tổ chức công tác kế toán trong các tập đoàn phải đáp ứng yêu cầu

- Quản lý vĩ mô của nhà nước,

- Phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý cụ thể trong từng tập đoàn, công ty mẹ và từng công ty con.

Tổ chức công tác kế toán trong các tập đoàn bao gồm:

Tổ chức công tác kế toán của công ty mẹ và các công ty con.

Nếu xem xét trên giác độ cả tập đoàn thì tổ chức công tác kế toán của cả tập đoàn được dựa theo mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán

Tuy nhiên trong công ty mẹ cũng như từng công ty con, tổ chức công tác kế toán lại mang tính độc lập riêng rẽ nhau.

Mỗi đơn vị trong tập đoàn đều phải thu thập, xử lý, cung cấp những thông tin về tình hình hoạt động của mình phục vụ cho công tác quản lý, lập và trình bày báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị khác.

Ngoài ra khi xem xét cả tập đoàn là một thực thể thống nhất thì tập đoàn còn phải lập, trình bày báo cáo tài chính chung cho cả tập đoàn (Báo cáo tài chính hợp nhất).

Nhiệm vụ phòng kế toán công ty mẹ

- Tổ chức ra các bộ phận kế toán, mỗi bộ phận kế toán thực hiện thu nhận, xử lý thông tin liên quan tới đối tượng kế toán thuộc công ty mẹ như: kế toán tài tiền, thanh toán; kế toán sản cố định, kế toán vật tư hàng hoá, kế toán đầu tư tài chính, kế toán chi phí giá thành...

- Kiểm tra kế toán: kiểm tra kế toán của công ty mẹ và số liệu các công ty con báo cáo.

- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo riêng của công ty mẹ gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị

- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính hợp nhất và báo cáo chung khác của cả tập đoàn

Nhiệm vụ phòng kế toán công ty con

- Tổ chức ra các bộ phận kế toán, mỗi bộ phận kế toán thực hiện thu nhận, xử lý thông tin liên quan tới đối tượng kế toán thuộc công ty con như: kế toán tài tiền, thanh toán; kế toán sản cố định, kế toán vật tư hàng hoá, kế toán đầu tư tài chính, kế toán chi phí giá thành...

- Tổ chức kiểm tra kế toán trong công ty con

- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo :

+ Căn cứ vào số liệu được thu nhận, xử lý từ các bộ phận kế toán để lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị riêng của công ty con.

+ Cung cấp thông tin kế toán của công ty con (báo cáo tài chính riêng, tài liệu liên quan) phục vụ cho lập và trình bày báo cáo tài chính hợp nhất và báo cáo khác của cả tập đoàn.

-Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty con: như một doanh nghiệp thông thường

Chú ý:

Để phục vụ cho việc lập, trình bày báo cáo tài chính hợp nhất, khi lựa chọn, áp dụng các chính sách, phương pháp kế toán trong các công ty con phải được thống nhất với các chính sách, phương pháp kế toán áp dụng tại công ty mẹ.

Trường hợp công ty con không thể sử dụng chính sách, phương pháp kế toán một cách thống nhất làm ảnh hưởng đến hợp nhất báo cáo tài chính của tập đoàn thì phải giải trình về các khoản mục đã được ghi nhận và trình bày theo các chính sách kế toán khác nhau trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất.