1.1. Khái niệm và ý nghĩa

a) Khái niệm:

Thông tin là gì ? Thông tin là một phạm trù được dùng để mô tả các tin tức của một hiện tượng, một sự vật, một sự kiện, một quá trình… đã xuất hiện ở mọi lúc, mọi nơi trong các hoạt động kinh tế- xã hội của con người.

Thông tin thống kê là gì? Thông tin thống kê là tin tức của hiện tượng hay quá trình kinh tế- xã hội do cơ quan  thống kê thu thập trong điều kiện thời gian và không gian cụ thể.

Như vậy, thông tin thống kê là một trong các loại thông tin, nên nó cũng mang những đặc trưng và giá trị của thông tin nói chung như: nội dung mới (không có cái mới thì không có thông tin); hình thức biểu hiện đa dạng (ngôn ngữ, con số, chữ viết); vật dẫn thông tin (sóng âm, trang giấy, băng đĩa từ) và có nội dung tin tức (thể hiện ý định, biểu đạt).

b) Ý nghĩa:

Thông tin thống kê là một nguồn lực của sản xuất kinh doanh, là nguồn lực vô giá. Nó có thể sử dụng cho nhiều mục tiêu và sử dụng nhiều lần. Với các giá trị này, khi sử dụng thông tin cần xử lí thông tin và xây dựng ngân hàng cơ sở dữ liệu cho nề nếp.

Thông tin thống kê cũng có các tính chất sau: khách quan, phụ thuộc, lan truyền, cùng hưởng, có hiệu lực, biến động, khuyếch tán và thu gọn.

Thông tin cần thu thập là gì?

Thông tin cần thu thập là những thông tin phục vụ cho vấn đề và mục đích cần nghiên cứu.

Xác định thông tin cần thu thập là xác định rõ những dữ liệu nào, thứ tự ưu tiên của các dữ liệu này và phạm vi dữ liệu cần thu thập.

Tại sao phải xác định thông tin cần thu thu thập?

Trong thực tế có rất nhiều thông tin liên quan đến hiện tượng hay quá trình kinh tế xã hội. Tuỳ theo vấn đề và mục tiêu nghiên cứu mà xác định những thông tin hay dữ liệu nào cần thiết. Do đó, vấn đề đầu tiên của công việc thu thập thông tin là xác định rõ và cụ thể những dữ liệu nào cần thu thập, thứ tự ưu tiên của các dữ liệu này. Nếu không thực hiện được điều này sẽ dẫn đến tình trạng dữ liệu thu thập được rất nhiều nhưng dữ liệu đáp ứng cho mục đích nghiên cứu thì ít hoặc thiếu, gây lãng phí thời gian, tiền bạc.

1.2. Các loại thông tin cần thu thập

Có nhiêu tiêu chí để phân loại thông tin. Tuỳ thuộc vào mục đích, ý nghĩa và phạm vi ứng dụng mà người ta có thể lựa chọn những tiêu thức phù hợp. ở đây trình bày một số phân loại thông tin được sử dụng chủ yếu trong nghiên cứu thống kê.

a) Căn cứ tính chất của thông tin:

Có hai loại dữ liệu chủ yếu là dữ liệu định tính và dữ liệu định lượng.

* Dữ liệu định tính là dữ liệu phản ánh tính chất và sự hơn kém về tính chất của đối tượng nghiên cứu. Thí dụ như giới tính của sinh viên (nam, hay nữ); thời gian tự học ở nhà dài hay ngắn (dưới 2 giờ; từ 2 đến 4 giờ; trên 4 giờ).

Dữ liệu định tính được thu thập dễ hơn và người ta thường dùng các thang đo định danh hay thứ bậc để xác định.

* Dữ liệu định lượng là dữ liệu phản ánh mức độ hay mức độ hơn, kém theo một tiêu thức số lượng nào đó của đối tượng nghiên cứu. Thí dụ như độ tuổi của sinh viên, thời gian tự học 1 ngày, 1 tuần.

Dữ liệu định lượng trong nghiên cứu thống kê thường gặp nhiều hơn, dễ áp dụng những phương pháp tính toán, phân tích hơn. Khi xác định các dữ liệu định tính, người ta thường dùng thang đo khoảng cách hay thứ bậc.

Mục đích của cách phân loại này nhằm giúp cho người nghiên cứu xác định trước các phương pháp xử lý, tổng hợp và phân tích cần sử dụng cho từng loại dữ liệu sao cho phù hợp và đáp ứng mục tiêu nghiên cứu đặt ra.

b) Căn cứ nguồn cung cấp:

Theo nguồn cung cấp thông tin có hai loại dữ liệu: dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ

* Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thu thập từ những nguồn có sẵn. Những dữ liệu này đã

qua tổng hợp, xử lý công bố hay xuất bản.

Thí dụ: Những dữ liệu về kết quả học tập của sinh viên có thể lấy ở phòng đào tạo hay trợ lý đào tạo của từng khoa là dữ liệu thứ cấp.

Dữ liệu thứ cấp có ưu điểm là thu thập nhanh, rẻ nhưng thiếu chi tiết và đôi khi không đáp ứng đúng yêu cầu nghiên cứu.

Nguồn dữ liệu thứ cấp khá phong phú thường gặp ở các nguồn chủ yếu sau:

- Nội bộ: Các số liệu báo cáo về tình hình sản xuất, tiêu thụ, tài chính, vật tư, nhân sự... của các phòng ban, bộ phận; các số liệu báo cáo từ các cuộc điều tra khảo sát trước đây ở từng đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan, ban, ngành...).

- Cơ quan thống kê nhà nước: Các số liệu do các cơ quan thống kê nhà nước (Tổng cục Thống kê, Cục Thống kê, Phòng Thống kê...) cung cấp trong các niên giám thống kê.

- Cơ quan chính phủ: Số liệu do các cơ quan trực thuộc Chính phủ (Bộ, cơ quan ngang bộ, Uỷ ban nhân dân các cấp) công bố hay cung cấp. Các số liệu này thường chi tiết hơn, mang tính chất đặc thù của ngành hay địa phương.

- Sách, báo, tạp chí đã xuất bản. Các số liệu này thường mang tính thời sự và cập nhật cao, mức độ tin cậy tuỳ thuộc vào nguồn số liệu của từng tờ báo hay tạp chí;

- Các tổ chức, hiệp hội, viện nghiên cứu, trường đại học;

- Các công ty nghiên cứu và cung cấp thông tin.

* Dữ liệu sơ cấp (thông tin gốc) là dữ liệu không có sẵn, dữ liệu ban đầu thu thập trực tiếp từ đối tượng nghiên cứu.

Thí dụ: Các dữ liệu có liên quan đến việc tự học của sinh viên là các dữ liệu sơ cấp, không có sẵn mà chúng ta muốn có phải điều tra từ sinh viên.

- Dữ liệu sơ cấp có ưu điểm là chi tiết, độ tin cậy cao đối với các tình huống cụ thể. Song hạn chế của nó là thu thập tốn kém, phụ thuộc vào trình độ chủ quan của người nghiên cứu (nhất là những tình huống dự báo).

- Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng các cuộc điều tra khảo sát khác nhau.

Dựa vào tính chất liên tục hay không liên tục của thu thập dữ liệu sơ cấp, người ta chia thành 2 loại là điều tra thường xuyên và điều tra không thường xuyên.

+ Điều tra thường xuyên là loại điều tra nhằm thu thập các thông tin ban đầu về hiện tượng cần nghiên cứu một cách có hệ thống theo sát với sự biến động của hiện tượng.

Thí dụ: Ghi chép tình hình sinh, tử, chuyển đến, chuyển đi trong theo dõi và quản lý nhân khẩu của một địa phương. Việc theo dõi, ghi chép hàng ngày về số lượng công nhân đi làm, số lượng sản phẩm bán ra, mua vào... trong công ty thương mại (Bách hoá Trâu Quỳ).

Dữ liệu của điều tra thường xuyên làm cơ sở để lập báo cáo thống kê định kỳ.

+ Điều tra không thường xuyên là loại điều tra thống kê nhằm thu thập các dữ liệu ban đầu về hiện tượng nghiên cứu một cách không thường xuyên, không liên tục mà chỉ tiến hành khi có nhu cầu cần nghiên cứu.

Thí dụ: Điều tra dân số, điều tra thị trường, điều tra đất đai nông nghiệp, điều tra lao động và việc làm... .

Dữ liệu của điều tra không thường xuyên phản ánh trạng thái của hiện tượng tại một thời điểm nhất định. Nó có thể được tiến hành định kỳ (3 tháng, 6 tháng, 2 năm, 5 năm, 10 năm) hoặc không theo định kỳ.

Dựa theo phạm vi điều tra thống kê người ta chia thành 2 loại: Điều tra toàn bộ và

điều tra không toàn bộ.

+ Điều tra toàn bộ là điều tra thống kê nhằm thu thập dữ liệu ban đầu ở tất cả các đơn vị tổng thể hiện tượng nghiên cứu (còn gọi là tổng điều tra, tổng kiểm kê). Ví dụ tổng điều tra dân số, tổng kiểm kê tài chính cuối năm, báo cáo kết quả học từng môn tất cả sinh viên học kỳ I, II.

Ưu điểm của điều tra toàn bộ là cung cấp dữ liệu khá đầy đủ, phong phú và đảm bảo tin cậy. Các dữ liệu này giúp ta tính toán các chỉ tiêu thể hiện quy mô, cơ cấu, biến động và dự đoán xu hướng biến động của hiện tượng.

Nhược điểm của điều tra toàn bộ là chi phí tốn kém, thời gian kéo dài, không áp dụng cho mọi trường hợp được và mức độ chính xác không đồng đều.

Điều tra không toàn bộ là điều tra thống kê nhằm thu thập dữ liệu ban đầu ở một số đơn vị của tổng thể hiện tượng nghiên cứu. Yêu cầu của điều tra không toàn bộ cần xác định rõ 3 vấn đề:

- Số đơn vị điều tra: Tuỳ theo yêu cầu và điều kiện nghiên cứu, người ta có thể

chọn từ tổng thể hiện tượng nghiên cứu một số đơn vị để điều tra là nhiều hay ít.

- Phương pháp chọn số đơn vị mẫu điều tra: Chọn ngẫu nhiên hay phi ngẫu nhiên

(lí thuyết xác suất).

- Các đơn vị được chọn ra phải đáp ứng được mục đích và yêu cầu nghiên cứu để

kết quả điều tra có thể suy rộng cho tổng thể chung.

Ưu điểm của điều tra không toàn bộ là chi phí ít tốn kém, thời gian nhanh, khả năng thu thập tài liệu cũng tỉ mỉ, đảm bảo chính xác, kịp thời và áp dụng cho những trường hợp nghiên cứu mà hiện tượng đó không thể áp dụng điều tra toàn bộ.

Nhược điểm chủ yếu là tài liệu nếu thu thập từ các đơn vị điều tra được chọn không đáp ứng yêu cầu, mục đích nghiên cứu thì phản ánh không đúng thực tế khách quan. Vì vậy khâu chọn đơn vị điều tra rất quan trọng.

Ví dụ: Điều tra năng suất, sản lượng cây trồng, gia súc, điều tra chi phí, giá thành sản phẩm, điều tra mức sống, điều tra chất lượng sản phẩm.

Tuỳ theo cách chọn đơn vị  điều tra mà điều tra không toàn bộ được chia thành 3 loại sau:

- Điều tra chọn mẫu: Loại điều tra chỉ tiến hành thu thập dữ liệu ở một số đơn vị được chọn ra từ tổng thể hiện tượng nghiên cứu. Các đơn vị này phải mang tính chất đại biểu cho tổng thể. Kết quả điều tra chọn mẫu có thể suy ra kết quả chung cho cả tổng thể.

Hiện nay đây là loại điều tra không toàn bộ khoa học nhất được áp dụng nhiều nhất trong nghiên cứu kinh tế - xã hội.

Ví dụ: Điều tra mức sống dân cư, điều tra kinh tế hộ, điều tra năng suất cây trồng...

- Điều tra trọng điểm: Loại điều tra chỉ tiến hành điều tra ở bộ phận tập trung lớn nhất của tổng thể hiện tượng nghiên cứu. Kết quả điều tra của bộ phận này không có ý nghĩa suy rộng mà chỉ dùng làm căn cứ để nhận định, đánh giá chung về các đặc điểm, nội dung chủ yếu của tổng thể.

Ví dụ: Điều tra tình hình sản xuất cây ăn quả đặc sản như nhãn lồng, vải thiều thì thực hiện chủ yếu ở vùng Hưng Yên, Lục Ngạn; cà phê, hạt tiêu chủ yếu ở Đắc Lắc.

- Điều tra chuyên đề: Loại điều tra chỉ tiến hành điều tra ở một hoặc một số đơn vị tổng thể điển hình (thường là một đơn vị tiên tiến hay lạc hậu) về một đặc tính nào đó, nghiên cứu tỉ mỉ và nhiều khía cạnh. Kết quả điều tra nhằm rút ra kinh nghiệm và phổ biến kinh nghiệm để có thể vận dụng chung cho các điều kiện tương tự.

Ví dụ: Điều tra báo cáo kết quả học tập, kinh nghiệm học tập, người tốt, việc tốt.

1.3. Chất lượng thông tin

Thông tin có thể được phát sinh, lưu trữ, truyền đi, được tìm kiếm, sao chép, xử lý và nhân bản. Mặt khác, thông tin cũng có thể biến dạng, sai lệch, hoặc bị phá huỷ. Vì vậy chất lượng thông tin có thể bị ảnh hưởng mà nguyên nhân là do:

- Các sự cố vật lí: Các sự cố về kỹ thuật gây ra hoặc sự cố về môi trường. Muốn khắc phục sự cố này cần kiểm tra kỹ thuật thường xuyên.

- Do ngữ nghĩa: Do ngôn ngữ mà xuất hiện những từ đồng âm dị nghĩa, đồng nghĩa khác âm hoặc ngôn ngữ bất đồng mà dẫn đến hiểu không đồng nhất về các khái niệm, văn phạm không rõ làm cho con người hiểu biết và nhận thức khác nhau về hiện tượng hay đối tượng nghiên cứu.

- Do tính thực dụng của con người: Xuất phát từ lợi ích nào đó trong quan hệ xã hội mà các thông tin đưa ra không chính xác, sai lệch sự thật. Nguyên nhân này xảy ra rất nhiều và thường xuyên trong nền kinh tế thị trường.

Trong nghiên cứu thống kê, thông tin là nguyên liệu đầu vào của mô hình phân tích nên rất cần những thông tin có ích.

Thông tin có ích là những thông tin có độ chính xác cao, độ bất định thấp. Thông tin có ích là thông tin có chất lượng phải đảm bảo 3 yêu cầu: đầy đủ, chính xác và kịp thời.

* Đầy đủ: Đủ, đúng các nội dung, các đơn vị hoặc các hiện tượng thuộc phạm vi nghiên cứu. Yêu cầu này có thể bị ảnh hưởng của cả 3 nguyên nhân nói trên.

* Chính xác: Phản ánh đúng thực tế tình hình các đơn vị, các nội dung mà con người cần biết. Yêu cầu này bị ảnh hưởng bởi tất cả các nguyên nhân.

* Kịp thời: Thông tin phản ảnh đúng lúc mà con người cần sử dụng.