Một trong những công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất là tìm được người có thể đảm đương nhiệm vụ thay bạn. Khả năng giao các nhiệm vụ có giá trị thấp hơn cho những người có khả năng với mức tiền công theo giờ thấp hơn là một trong những kỹ năng thiết yếu trong quản lý hiện đại. Hãy giao tất cả những nhiệm vụ có thể ủy quyền cho những người có thể làm được chúng với kết quả tương đương hoặc tốt hơn bạn. Hãy sử dụng "quy tắc 70%": nếu một người có thể làm một nhiệm vụ tốt bằng 70% khả năng của bạn, hãy giao việc đó cho họ.

Gấp bội giá trị của bạn

Việc ủy quyền giúp bạn chuyển từ việc mình có thể tự làm sang việc mình có thể quản lý. Ủy quyền là một kỹ năng cho phép bạn tận dụng tài năng của mình và gấp bội lên bằng những người bạn có thể giao phó các phần việc nhỏ hơn. Bạn luôn có một lựa chọn. Bạn có thể tự làm nó hoặc tìm một người khác thay thế. Năng suất cao buộc bạn phải luôn suy nghĩ theo cách thứ hai: "Ai có thể làm việc này ngoài tôi?"

Có thể học được kỹ năng ủy quyền

Hãy học các kỹ năng ủy quyền đúng cách (Tôi đã viết một cuốn sách riêng trong tuyển tập này, Thuật ủy quyền và giám sát, cung cấp cho bạn mọi kiến thức cần thiết để tăng tối đa năng suất của mình nhờ những người khác). Hãy chọn người thích hợp để xử lý mỗi nhiệm vụ và cung cấp cho họ các lịch trình, thời hạn, tiêu chuẩn thực hiện và một kế hoạch đánh giá. Bạn cũng có thể ủy quyền việc giải quyết vấn đề và ra quyết định nếu những việc đó nằm trong nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn. Bạn có thể ủy quyền việc thu thập thông tin và nghiên cứu. Bạn có thể ủy quyền tất cả những nhiệm vụ mà bất cứ ai khác có thể làm tốt hoặc gần tốt bằng bạn. Với ủy quyền, một kỹ năng có thể dễ dàng học hỏi, bạn có thể đạt đến mọi giới hạn trong sự nghiệp của mình. Nhưng nếu không có khả năng ủy quyền hiệu quả, bạn sẽ luôn bị rơi vào tình trạng quá tải công việc. Bạn cũng sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị. Bạn sẽ không bao giờ bắt kịp và kiểm soát được công việc của mình và sẽ làm tổn hại đến sự nghiệp của bạn.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Tin tuyệt vời nhất là tất cả các kỹ năng trong công việc đều có thể học được. Bạn có thể nắm vững tất cả những ý tưởng trong cuốn sách này nhờ thực hành và lặp lại. Bạn có thể trở thành người quản lý thời gian xuất sắc và tăng gấp đôi hay gấp ba năng suất của mình trong thời gian tới.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 12. Tập trung tâm trí

Sự tập trung và khả năng xử lý một việc duy nhất là những yếu tố thiết yếu để đạt được mọi thành tựu lớn. Tập trung nghĩa là khi bạn đã bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất, quyết tâm kiên trì với nó mà không đi lạc hướng hay xao nhãng. Khả năng tập trung tâm trí vào cách sử dụng thời gian quan trọng nhất của bạn chính là yêu cầu số một để thành công. Bạn có thể đáp ứng mọi yêu cầu khác bằng trí tuệ, khả năng và sự sáng tạo của mình, nhưng nếu không thể tập trung vào từng việc cụ thể, bạn sẽ không thể thành công. Bạn cần phải làm những việc quan trọng nhất trước tiên, một cách lần lượt và bỏ qua những việc thứ yếu. Nếu bạn không buộc bản thân tập trung toàn tâm ý vào những việc cụ thể, bạn sẽ luôn chỉ làm những việc có mức độ ưu tiên thấp. Hãy luôn luôn dành đủ thời gian cho những ưu tiên hàng đầu của bạn. Hãy xác định thời gian cần thiết để làm một việc và thêm 30% thời gian dự phòng cho những sự gián đoạn đột xuất, các tình huống cấp bách và trách nhiệm mới phát sinh. Với một khoản dự phòng 30% thời gian, chắc rằng bạn sẽ dự tính được khá chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Đây là một trong những bí quyết để đạt được hiệu suất cao trong công việc.

Earl Nightingale đã nói: "Tất cả những thành tựu vĩ đại trong cuộc sống đều đến từ sự tập trung được duy trì trong thời gian dài."

Luyện tập xử lý từng việc

Xử lý từng việc là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian và nguyên tắc quản lý cuộc sống quan trọng nhất. Khi đã bắt đầu một nhiệm vụ, bạn phải tiếp tục với nó cho đến khi hoàn thành. Xử lý từng việc đòi hỏi bạn phải chấm dứt việc nâng lên và đặt xuống nhiều lần một nhiệm vụ, chuyển sang làm việc khác rồi quay lại. Khi bạn đã tiếp nhận và bắt đầu một việc, hãy buộc mình phải hoàn thành nó trước khi chuyển sang làm việc tiếp theo. Hãy áp dụng cách xử lý từng việc với các thư từ của bạn. Hãy bỏ qua những thứ không quan trọng ngay lập tức và xử lý các tài liệu quan trọng một lần duy nhất bằng cách phân loại hoặc phản hồi ngay. Nguyên tắc xử lý từng việc được phổ biến bởi chuyên gia về quản lý thời gian Alan Lakein xuất phát từ các nghiên cứu về thời gian và sự vận động so sánh kết quả

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

của những người luôn tập trung tâm trí và những người luôn làm việc một cách ngắt quãng, bỏ đi rồi quay lại với một việc nhiều lần trong khi thực hiện nó. Những nghiên cứu này phát hiện ra rằng mỗi lần bạn tạm dừng một việc và chuyển sang việc khác, bạn bị mất đà và nhịp điệu trong công việc và không còn nắm bắt được mình đang làm đến đâu. Khi quay lại với việc đó, bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải xem xét lại những việc đã làm trước đó, dò vị trí trước khi dừng lại và bắt đầu lại công việc. Quá trình này có thể cần lượng thời gian gấp 5 lần để hoàn thành công việc so với việc nếu bạn tiếp tục làm nó một mạch từ đầu đến cuối.

Nói một cách đơn giản, xử lý từng việc có thể rút ngắn thời gian mà bạn cần để hoàn tất một nhiệm vụ quan trọng xuống 80%, đồng thời làm tăng đáng kể chất lượng của các kết quả.

Tránh đa nhiệm

Hiện nay có khá nhiều tranh luận về khái niệm đa nhiệm. Một số người nghĩ rằng họ có khả năng đạt hiệu suất cao khi làm nhiều việc cùng lúc. Các nghiên cứu hiện đã chứng minh rằng ý tưởng này là hoàn toàn sai lầm. Các chuyên gia phát hiện ra rằng đa nhiệm thực chất là việc "chuyển đổi giữa các nhiệm vụ". Thực tế, bạn chỉ có thể làm một việc một lúc. Nếu bạn ngừng làm một việc để chuyển sang việc khác, bạn phải chuyển toàn bộ sự chú ý và năng lượng của mình sang nhiệm vụ mới. Khi quay lại với công việc lúc trước, bạn chỉ đang dịch chuyển sự chú ý của mình giống như rọi một chùm sáng từ mục tiêu này sang mục tiêu khác. Khi đó bạn sẽ phải lấy lại nhịp độ làm việc với công việc cũ để có thể phải bắt đầu lại với nó.

Ngốc và ngốc hơn

Theo tờ USA Today, mỗi lần bạn chuyển từ việc này sang việc khác và quay trở lại, bạn sẽ phải tiêu tốn một phần trí tuệ và năng lực của não bộ. Vào cuối một ngày bận rộn với nhiều việc cùng lúc, bạn có thể giảm đến 10 điểm IQ. Như vậy, bạn dần trở nên kém thông minh hơn trong ngày và đến cuối ngày sẽ bị kiệt sức và thường xuyên thiếu quyết đoán với những chuyện nhỏ nhặt như mình muốn ăn gì vào hay xem chương trình gì trên tivi vào buổi tối. Làm nhiều việc cùng lúc có vẻ hấp dẫn nhưng lại là một cách sử dụng thời gian gây

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

ảo tưởng. Nó có thể gây hại tới sự nghiệp của bạn và làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất có vai trò quyết định tới thành công của bạn.

Quyết tâm phải tập trung

Ngày hôm nay hãy quyết tâm tạo thói quen lập kế hoạch cho công việc một cách cẩn thận, thiết lập các ưu tiên và bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Khi bạn bắt đầu làm nhiệm vụ chủ chốt của mình, hãy quyết tâm dành toàn bộ sự tập trung cho nó mà không đi lạc hướng hay xao nhãng cho đến khi hoàn thành. Một trong những kỹ thuật được các nhà lãnh đạo hiệu suất cao sử dụng đó là làm việc tại nhà vào buổi sáng hay buổi tối hoặc cuối tuần khi bạn có thể tập trung tâm trí mà không bị làm phiền. Một yếu tố quan trọng khác để có thể tập trung toàn bộ tâm trí là tránh xa "cám dỗ của sự xao nhãng". Thay vì trả lời tất cả các email hay cuộc gọi, hãy tắt bỏ chúng. Hãy đóng cửa lại, tắt các thiết bị và gạt mọi thứ sang một bên để có thể xử lý nhiệm vụ sẽ tạo nên khác biệt lớn nhất cho công ty và sự nghiệp của bạn ở thời điểm này. Khi bạn tạo được thói quen đó, chẳng mấy chốc hiệu suất và thành quả của bạn sẽ được tăng gấp nhiều lần.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 13. Vượt qua sự trì hoãn

Người ta thường nói rằng "trì hoãn là kẻ đánh cắp thời gian". Một khán giả thông thái tham gia một trong các buổi hội thảo của tôi đã mở rộng quan điểm này và nói rằng "trì hoãn chính là kẻ đánh cắp cuộc đời". Khả năng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự nghiệp của bạn. Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn. Ai cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Nhưng nếu như tất cả đều trì hoãn, đâu là sự khác biệt giữa một người có hiệu suất cao và một người có hiệu suất thấp? Thật đơn giản. Người có hiệu suất cao trì hoãn làm những nhiệm vụ và hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp trì hoãn làm những việc có giá trị lớn đối với công ty và sự nghiệp của bản thân. Để có thể đạt hiệu suất lớn nhất, bạn phải quyết tâm "trì hoãn một cách sáng tạo" kể từ hôm nay. Hãy chủ động quyết định những việc cần hoãn lại. Hãy nhìn vào danh sách công việc trong ngày và chọn ra những đầu việc mà bạn sẽ không làm cho đến khi hoàn tất những việc khác có tầm quan trọng lớn hơn nhiều. Bạn phải làm việc một cách chủ động và có ý thức thay vì để mình rơi vào sự trì hoãn.

Chúng ta luôn luôn có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ lớn nhất thường cũng là những nhiệm vụ có giá trị cao nhất. Có một số kỹ thuật mà bạn có thể áp dụng để vượt qua hay ít nhất là kiểm soát sự trì hoãn của mình. Thực tế là có rất nhiều cuốn sách về chủ đề vượt qua sự trì hoãn, trong đó tôi cũng viết một hai cuốn. Sau đây là một số ý tưởng hay mà bạn nên thực hiện ngay lập tức.

Lập trình cho tinh thần

"Làm ngay đi!" có lẽ là những từ hiệu quả nhất bạn có thể dùng để tăng cường năng suất của mình. Bất cứ khi nào bạn thấy mình trì hoãn với một nhiệm vụ quan trọng, hãy nhắc lại với bản thân một cách đầy hứng khởi: "Làm ngày đi! Làm ngay đi! Làm ngay đi!"

Kết quả tuyệt vời là sau khi bạn đã nhắc lại những từ này nhiều lần, bạn sẽ thấy mình tự động bị thúc đẩy vào nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành nó trước khi làm bất cứ việc gì khác.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Hoàn thành các nhiệm vụ lớn hơn

Henry Ford từng viết, "Bất kỳ mục tiêu nào cũng có thể đạt được nếu như bạn chia nó thành một lượng thích hợp các phần việc nhỏ." Bất kỳ nhiệm vụ lớn nào bạn cần hoàn thành cũng có thể thực hiện được nếu như bạn chia nó thành một lượng thích hợp các phần việc nhỏ. Một trong những kỹ thuật hữu hiệu nhất là chia nhiệm vụ của bạn thành "các miếng vừa ăn". Hãy lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những phần việc nhỏ bạn phải làm theo thứ tự từ việc đầu tiên đến việc cuối cùng để hoàn thành nhiệm vụ. Sau đó, hãy buộc mình làm việc "số 1" trong danh sách. Có những khi quyết định bắt tay vào bước đầu tiên của một nhiệm vụ lớn sẽ khiến việc làm các bước tiếp theo trở nên dễ dàng hơn. Có khi chỉ cần buộc bản thân bắt tay vào một nhiệm vụ chính sẽ giúp bạn lấy đà và năng lượng cần thiết để tiếp tục làm việc cho đến khi hoàn tất.

Phương pháp cắt lát salami

Một biến thể của kỹ thuật "các miếng vừa ăn" nhằm vượt qua sự trì hoãn được gọi là "phương pháp cắt lát salami". Cũng giống như việc bạn sẽ không muốn ăn một cây xúc xích salami chỉ với một miếng, bạn cũng sẽ không muốn hoàn tất một việc lớn chỉ trong một lần. Thay vào đó, bạn sẽ cắt lát nhiệm vụ để làm giảm quy mô của nó. Sau đó hãy cố gắng hoàn thành một phần công việc đã cắt lát trước khi làm việc khác. Mỗi khi bạn xử lý một nhiệm vụ chủ chốt, nhất là khi bạn bị quá tải với những trách nhiệm cấp bách khác, hãy cố gắng hoàn thành một phần của nhiệm vụ. Thường thì chiến thuật này sẽ giúp bạn bắt tay vào dự án và khiến việc hoàn thành các phần việc tiếp theo dễ dàng hơn.

Rèn luyện ý thức về sự cấp bách

Một trong những phẩm chất hiếm có và đáng giá nhất trong công việc là ý thức về sự cấp bách. Người ta ước tính rằng chỉ có khoảng 2% số người luôn hành động nhanh chóng để hoàn thành công việc. Khi được biết đến là người chủ động và có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, bạn sẽ thăng tiến nhanh trong sự nghiệp của mình. Khi 300 CEO được hỏi về việc các nhân viên của họ có thể làm gì để thăng tiến nhanh trong công ty, 85% trong số đó có cùng một câu trả lời. Những phẩm chất quan trọng nhất mà họ tìm kiếm được là: 1) khả năng thiết lập các ưu tiên và 2) khả năng bắt tay vào việc quan trọng nhất và

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

hoàn thành một cách xuất sắc và nhanh chóng. Khi được biết đến là người bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng xuất sắc và nhanh chóng, bạn sẽ thấy ngạc nhiên với những cơ hội tuyệt vời mở ra với mình.

Chương 14. Đặt ra các khoảng thời gian thích hợp

Bạn cần phải có những khoảng thời gian không bị gián đoạn để đạt hiệu quả cao nhất. Công việc càng quan trọng, bạn càng cần đặt ra các khoảng thời gian thích hợp để xử lý chúng. Bạn cần tối thiểu 60 đến 90 phút để có thể thực hiện bất cứ việc gì có giá trị. Bạn cần khoảng 30 phút chỉ để hướng tâm trí vào một nhiệm vụ phức tạp chẳng hạn như chuẩn bị một bản đề xuất, báo cáo hay thậm chí là lên kế hoạch cho một dự án quan trọng. Khi đã bắt nhịp được với công việc, bạn có thể tập trung tâm trí bằng ý thức và sáng tạo cao độ trong vòng 60 phút tiếp theo hoặc hơn để làm việc một cách tập trung và nghiêm túc nhất có thể.

Đừng lẫn lộn giữa công việc sáng tạo và hành chính

Bạn không thể trộn lẫn những nhiệm vụ đòi hỏi tính sáng tạo với những nhiệm vụ chức năng hay hành chính. Bạn không thể đồng thời làm các nhiệm vụ vận hành và sáng tạo. Mỗi loại đều đòi hỏi tư duy nhanh hoặc chậm nhưng không phải là cả hai cùng lúc. Các công việc văn phòng yêu cầu tư duy nhanh và ngắn hạn, còn các công việc sáng tạo đòi hỏi phải suy nghĩ, lập kế hoạch và thực hiện.

Hãy coi thời gian làm việc sáng tạo như là "khoảng thời gian vàng hướng nội" và thời gian làm việc vận hành là "khoảng thời gian vàng hướng ngoại" của bạn. Đừng lẫn lộn giữa chúng. Bạn không thể làm những công việc sáng tạo lớn đòi hỏi sự tập trung trong một môi trường văn phòng điển hình trừ khi bạn trưng biển Không làm phiền ở ngoài cửa. Nếu không, bạn sẽ phải thật sáng tạo trong việc tìm ra những cách thức để thoát khỏi môi trường làm việc gây phiền nhiễu và hoàn thành những nhiệm vụ có tính quyết định với sự nghiệp của mình.

Cách thức đặt ra các khoảng thời gian phù hợp

Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn đặt ra các khoảng thời gian phù hợp và tăng cường hiệu quả một cách đáng kể.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Đầu tiên, hãy làm việc vào buổi sáng khi bạn sảng khoái và nhanh nhẹn nhất. Phần lớn những người có hiệu suất làm việc cao nhất tuân theo nguyên tắc đi ngủ sớm và dậy vào lúc 5 hay 6 giờ sáng để có thể làm việc trong vòng 60 đến 90 phút không bị gián đoạn trước khi đến văn phòng. Như vậy dù bạn đến văn phòng muộn hơn một chút thì với 90 phút làm việc liên tục đó bạn sẽ thu được kết quả ngang với một người bình thường làm tại văn phòng trong 3 tiếng. Một khoảng thời gian khác mà bạn có thể tận dụng là giờ ăn trưa. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể tắt điện thoại, ngắt kết nối internet và loại bỏ những xao nhãng khác khi mọi người ra ngoài ăn trưa. Bạn sẽ có 60 phút liên tục yên ổn để có thể tập trung làm việc và xử lý những việc quan trọng nhất của mình.

Không làm phiền

Một chiến thuật khác bạn có thể dùng là đóng cửa văn phòng vào những khoảng thời gian nhất định hàng ngày để tập trung tâm trí vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nhiều lãnh đạo treo tấm biển Không làm phiền ở cửa phòng. Tất cả mọi người đều biết rằng khi tấm biển này ở đó, không ai được phép quấy rầy họ trừ trường hợp thực sự khẩn cấp. Người quản lý tài chính của tôi, một phụ nữ tài năng và có tay nghề than phiền rằng cô bị quá tải do liên tục bị xen ngang trong khi làm việc. Hậu quả là cô không thể hoàn thành công việc kế toán chi tiết của mình và gửi các báo cáo tài chính đúng tiến độ. Khi tôi đề nghị cô treo một tấm biển Không làm phiền ở ngoài cửa và làm việc liên tục trong 1 giờ vào buổi sáng và 1 giờ vào buổi chiều mà không bị quấy rầy, công việc của cô đã có chuyển biến đáng kể. Cô cho tôi biết rằng chỉ sau vài ngày, cô đã có thể hoàn toàn tập trung vào công việc. Không những thế, hóa ra chẳng có sự xen ngang nào là quan trọng đến mức không thể trì hoãn đến lúc khác.

Dành thêm thời gian

Đây là một kỹ thuật tuyệt vời nữa mà hầu như mọi lãnh đạo thành công đều sử dụng. Nó đơn giản đến mức lẽ ra tôi không nên tiết lộ cho các bạn. Hãy dậy sớm hơn một chút và đến văn phòng trước mọi người một giờ. Hãy sử dụng thời gian đó để tổ chức công việc trong ngày và bắt tay vào việc trước khi có một sự gián đoạn nào. Sau đó hãy làm việc qua giờ ăn trưa và dành thêm một giờ làm việc hiệu quả nữa vào buổi chiều. Cuối cùng hãy ở lại muộn

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

hơn một giờ sau khi tất cả mọi người đã về nhà và dành thời gian này để chốt lại công việc trong một ngày và hoàn tất những nhiệm vụ quan trọng nhất còn sót lại của bạn. Đây là một kỹ thuật tuyệt vời! Khi điều chỉnh một ngày của bạn theo cách này, bạn sẽ tránh được tắc đường khi đi làm cũng như khi về nhà. Ngoài ra bạn còn có thêm ba giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày. Bạn sẽ thu được kết quả gấp nhiều lần so với những người làm việc theo giờ giấc thông thường. Với chiến thuật này, bạn có thể tăng gấp đôi thành tích của mình và mang lại chuyển biến tích cực cho sự nghiệp.

Hãy nhớ rằng bạn là một thiên tài tiềm năng. Một trong những lĩnh vực mà bạn có thể thể hiện sự sáng tạo là đặt ra những khoảng thời gian giúp bạn làm được nhiều việc hơn và tiến nhanh hơn trong sự nghiệp.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 15. Kiểm soát sự gián đoạn

Sự gián đoạn đột xuất là một trong những yếu tố gây lãng phí thời gian nhiều nhất trong kinh doanh và các ngành nghề. Những gián đoạn này có thể xuất hiện dưới dạng một tiếng chuông báo có thư mới từ máy tính, chuông cuộc gọi và tin nhắn điện thoại hay việc mọi người đi vào văn phòng của bạn vì có chuyện cần trao đổi. Thực tế, con người chính là yếu tố gây lãng phí thời gian nhất trong công việc. Có đến 50% thời gian ở công sở được dành để tán gẫu với đồng nghiệp. Nhiều người cứ đến văn phòng vào buổi sáng là bắt đầu buôn chuyện và tiếp tục đến hai ba tiếng sau. Ở nhiều cơ quan, người ta chỉ thực sự bắt tay vào việc vào lúc 11 giờ sáng, ngay trước giờ nghỉ ăn trưa. Sau bữa trưa họ tiếp tục buôn chuyện với đồng nghiệp cho đến 1h 30 phút hoặc 2 giờ chiều mới trở lại làm việc.

Hãy tận dụng mọi thời gian khi làm việc

Quy tắc bạn cần nhớ là "hãy tận dụng mọi thời gian khi làm việc." Khi bạn đến văn phòng, hãy lập tức bắt tay vào việc. Đừng buôn chuyện với người khác, đọc báo hay lướt web. Bởi bạn đã lên kế hoạch cho ngày làm việc vào tối hôm trước, hãy bắt đầu ngay vào việc quan trọng nhất và tiếp tục làm từng việc một cho đến khi hoàn thành những việc quan trọng nhất.

Hạn chế tối đa những gián đoạn

Khi có người gọi điện thoại cho bạn, hãy lập tức đi thẳng vào vấn đề. Hãy nói kiểu như, "Xin chào Bill. Rất vui khi được nói chuyện với anh. Tôi có thể làm gì giúp anh đây?" Hãy đi thẳng vào vấn đề. Đừng lãng phí thời gian. Trước khi bạn gọi cho Bill, hãy phác thảo nhanh những điểm bạn muốn nói. Khi bạn nối máy được với Bill, hãy nói: "Tôi biết là anh rất bận rộn. Tôi có ba điểm cần phải trao đổi với anh và sau đó tôi sẽ để anh quay lại làm việc." Phương pháp này vừa lịch sự lại vừa chuyên nghiệp. Hầu hết các doanh nhân bận rộn sẽ đánh giá cao việc bạn đi vào vấn đề một cách nhanh chóng và chấm dứt cuộc gọi. Khi có người vào văn phòng của bạn để nói chuyện, bạn có thể nói: "Tôi rất muốn nói chuyện với anh bây giờ, nhưng tôi thực sự phải làm việc. Tôi cần hoàn thành việc này trước chiều nay." Bất cứ khi nào bạn nói những từ kỳ diệu như "Tôi phải làm việc", họ sẽ dừng lại và rời đi.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Đứng dậy ngay lập tức

Để hạn chế tối đa thời gian cho những gián đoạn đột xuất, khi có người bước vào phòng bạn, hãy đứng lên và lại gần họ và nói: "Tôi đang định đi ra ngoài. Tôi có thể giúp gì cho anh?" Tiếp đó, bạn đi cùng người đó ra khỏi văn phòng và đến hành lang, vừa nói chuyện vừa lắng nghe. Khi người kia nói xong, bạn hãy để anh ta quay lại với công việc của mình, còn bạn trở lại với văn phòng với công việc của bạn.

Một kỹ thuật khác là dẫn các vị khách từ bên ngoài vào một phòng họp riêng biệt thay vì đưa họ vào phòng của bạn. Sau đó hãy lịch sự đặt ra một giới hạn thời gian vào đầu cuộc thảo luận bằng những lý do như: "Tôi có một cuộc gọi quan trọng từ đại diện tại London vào đúng 3 giờ 15 phút. Tôi không thể bỏ lỡ cuộc hẹn đó. Tôi chắc rằng chúng ta có thể bàn bạc mọi chuyện trước thời điểm đó."

Trong cuốn sách The Effective Executive (tạm dịch: Nhà lãnh đạo hiệu quả), Peter Drucker đã nhấn mạnh rằng không chỉ mọi người làm lãng phí thời gian của bạn, bạn cũng làm lãng phí thời gian của những người khác. Ông đề nghị mọi người hãy mạnh dạn hỏi người khác: "Tôi có làm việc gì gây lãng phí thời gian của anh không?" Khi khuyến khích mọi người hoàn toàn trung thực với bạn trong câu hỏi này, bạn sẽ ngạc nhiên về những ý kiến nghe được nhằm giúp nâng cao hiệu quả của cả hai bên.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 16. Sắp xếp các nhiệm vụ theo nhóm

Việc sắp xếp các nhiệm vụ theo nhóm đơn giản là làm những việc tương tự vào cùng thời điểm. Mọi việc bạn làm đều có một "đường cong học tập". Khi bạn hoàn tất một chuỗi các nhiệm vụ tương tự hoặc giống hệt nhau cùng lúc, đường cong học tập sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian làm mỗi việc tới 80% trước khi bạn hoàn tất nhiệm vụ. Chẳng hạn khi viết thư từ hoặc trả lời email, hãy ghép các việc này lại và làm cùng một thời điểm. Hãy gom các cuộc điện thoại lại và trả lời chúng một lượt. Nếu phải phỏng vấn nhiều người, hãy phỏng vấn từng người một liên tiếp nhau. Hãy làm tất cả các việc tương tự cùng một thời điểm thay vì làm ngắt quãng.

Sử dụng email làm công cụ hỗ trợ cho bạn

Cách bạn xử lý email sẽ có tác động lớn đến sự nghiệp của bạn. Có những người là nô lệ cho hộp thư của mình. Họ đặt chuông báo mỗi khi có email mới và khi đó, dù đang làm gì họ cũng mở ngay hộp thư ra để kiểm tra. Thực tế là họ đang "chuyển đổi giữa các nhiệm vụ" và sau đó lại quay lại với việc đang làm dở, những lúc như thế này, họ lập tức làm mất đi nhịp độ, sự rõ ràng và kết quả từ những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.

Tim Ferris trong cuốn sách bán chạy của mình có tên The 4-Hour Workweek (tạm dịch: Tuần làm việc bốn giờ) đã giải thích cách anh thay đổi từ một người phụ thuộc vào email trong vòng 12 đến 14 giờ mỗi ngày thành một người hoàn toàn làm chủ quá trình này.

Đầu tiên, anh quyết định chỉ trả lời email hai lần một ngày vào lúc 11 giờ sáng và 4 giờ chiều. Sau đó anh chuyển sang trả lời email một lần một ngày rồi một lần một tuần. Thậm chí khi chỉ trả lời email một lần một tuần, hiệu suất và thu nhập của Tim vẫn tăng lên.

Chuyên gia về quản lý thời gian Julie Morgenstern đã viết một cuốn sách có tên Never Check E-Mail in the Morning (tạm dịch: Đừng bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng). Nhan đề và ý tưởng này đã khiến hầu hết mọi người bị sốc.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Họ có thể chờ

Một vài người có hiệu suất cao nhất mà tôi biết đặt chế độ tự động trả lời email, chẳng hạn: "Tôi chỉ trả lời email 2 lần một ngày do lịch làm việc bận rộn. Nếu bạn đã gửi cho tôi một email, tôi sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể. Nếu là trường hợp khẩn cấp, hãy gọi số... và trao đổi với..."

Một nhà báo bận rộn đã kể về một chuyến đi châu Âu của anh trong hai tuần. Anh không đăng nhập được vào hộp thư trong suốt thời gian đó. Khi quay lại Mỹ, anh có hơn 700 email đang chờ mình. Biết rằng sẽ mất nhiều giờ, thậm chí vài ngày để đọc hết 700 email này, anh đã thở sâu và nhấn nút "Xóa tất cả". Anh giải thích quan điểm khá đơn giản của mình và nói "Tôi từ chối bị lệ thuộc vào bất cứ người nào gửi cho tôi một email và cho rằng tôi phải phản hồi ngay lập tức. Ngoài ra, nếu có email nào trong đó quan trọng, người gửi nó sẽ gửi lại." Và anh đã đúng: 90% các email bị xóa không bao giờ quay lại, còn những thư quan trọng được gửi lại trong vòng vài ngày sau.

Hãy quyết tâm không để email kiểm soát cuộc sống của bạn. Ngược lại, hãy rèn luyện cách sử dụng email như một công cụ trong công việc. Hãy phản hồi một cách ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Chỉ kiểm tra email hai lần một ngày hoặc ít hơn. Thậm chí hãy ngừng sử dụng email vào cuối tuần và dành nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè cũng như các hoạt động cá nhân.

Tin tốt là có thể bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một thông điệp quan trọng nào. Có rất ít những việc xảy ra mà không thể chờ thêm một hay hai ngày, nhất là trong công việc.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 17. Quản lý điện thoại

Điện thoại có thể là một công cụ tuyệt vời hoặc một người chủ tồi tệ - nhất là khi bạn cảm thấy buộc phải trả lời mỗi khi chuông reo. Để đạt được năng suất tối đa, bạn phải giữ điện thoại ở vai trò thích hợp nhằm không để bản thân bị phụ thuộc vào bất kỳ ai gọi đến. Cách tốt nhất để quản lý các cuộc điện thoại là hãy để trợ lý hành chính sàng lọc tất cả những cuộc gọi đó, nếu không hãy để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại. Có rất ít cuộc gọi hay tin nhắn không thể chờ đến khi bạn thấy thuận tiện hơn để xử lý chúng. Một trong những lý do khiến chúng ta đang trở thành nô lệ của sự xao nhãng đó là tính tò mò. Chúng ta không thể kìm lại việc tự hỏi ai đang gửi tin nhắn cho mình hay ở bên kia đầu dây. Cách duy nhất để vượt qua cám dỗ về sự phân tán sự chú ý này là bạn cần tắt bỏ điện thoại để không nghe thấy chuông. Bất cứ khi nào bạn gặp các nhân viên và cấp dưới của mình, với sếp hay khách hàng, hãy để các cuộc gọi ở chế độ chờ. Hãy tắt điện thoại di động của bạn. Hãy loại bỏ mọi sự xao nhãng. Hiếm khi có điều gì quan trọng đến mức không thể chờ tới lúc khác. Mười phút trò chuyện với người khác mà không bị gián đoạn sẽ có hiệu quả hơn 30 hoặc 40 phút với các cuộc điện thoại trong khi trò chuyện. Bạn có thể gọi lại cho từng người sau khi xong việc.

Nhóm các cuộc gọi của bạn

Nếu bạn cần thực hiện nhiều cuộc gọi trong ngày, hãy làm việc đó vào cùng một thời điểm. Hãy chọn ra một khoảng thời gian mà bạn có thể tắt các thiết bị và tập trung vào gọi điện cho những người quan trọng trong danh sách của mình. Hãy viết ra những cái tên, số điện thoại và chủ đề cuộc nói chuyện bạn cần thực hiện. Hãy lên kế hoạch cho các cuộc gọi một cách tận tâm như khi lên kế hoạch gặp sếp của mình. Nếu đó là một cuộc gọi quan trọng, hãy viết ra lịch trình trao đổi cho cuộc gọi với một danh sách những điều cần nói. Không gì gây bực mình bằng việc khi kết thúc một cuộc gọi quan trọng với một nhân vật khó tiếp cận và phát hiện ra rằng bạn đã quên không nhắc đến một điểm quan trọng bởi đã quên viết ra lịch trình.

Hãy lịch sự và chuyên nghiệp

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Khi gọi cho một ai đó, hãy luôn luôn hỏi: "Anh/chị có tiện nói chuyện không?" Các nhà lãnh đạo hàng đầu đều sử dụng cụm từ lịch sự và chuyên nghiệp này để mở đầu một cuộc điện thoại, ngay cả với những cuộc gọi đã được sắp đặt và lên kế hoạch từ trước. Xét cho cùng, nếu có một vấn đề cấp bách xảy ra trước đó thì đây có thể không phải là lúc thích hợp để nói chuyện. Nếu bạn cố gắng bắt đầu câu chuyện vào lúc này, người kia sẽ không thể tập trung chú ý được. Vì thế hãy luôn hỏi: "Bây giờ có tiện cho anh/chị không?"

Nếu người bạn gọi nói rằng đây không phải là lúc thích hợp, hãy đề nghị gọi lại sau hoặc hỏi xem họ có thể gợi ý một thời điểm thuận tiện hơn không. Đây là một việc đơn giản để thể hiện sự lịch thiệp và tôn trọng, và đương nhiên nó sẽ được đánh giá cao. Đừng bao giờ giả định rằng người đó có thời gian để nói chuyện với bạn vào lúc này, dù trước đó bạn đã thỏa thuận với họ.

Tránh gọi nhiều lần

Hãy cố hết sức để tránh phải gọi nhiều lần cho nhau. Hãy sắp xếp các cuộc hẹn qua điện thoại cũng như cách mà bạn thu xếp các cuộc gặp trực tiếp tại văn phòng. Khi bạn gọi cho ai đó, hãy để lại số điện thoại và thời gian cụ thể mà bạn có thể nghe máy. Khi người khác gọi bạn nhưng bạn không thể nhận điện thoại, hãy để thư ký của bạn chọn một thời điểm gọi lại thuận tiện cho đối phương. Thời điểm đó nên là trong giờ làm việc khi bạn có mặt tại văn phòng hoặc có thể nghe điện thoại kịp thời. Hãy sử dụng điện thoại như một công cụ trong công việc. Hãy nghe và kết thúc các cuộc gọi một cách nhanh chóng. Hãy đi thẳng vào vấn đề. Hãy lịch sự và thân thiện, đồng thời cũng thực tế và hướng đến kết quả.

Bạn càng chuẩn bị kỹ càng và chính xác về thời gian và nội dung của cuộc điện thoại, bạn sẽ càng hoàn thành được nhiều việc một cách nhanh chóng hơn, và trở nên hiệu quả hơn trong mọi cuộc gọi.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 18. Tổ chức các cuộc họp hiệu quả

Có tới 25 đến 50% thời gian quản lý được dùng vào việc họp hành. Đó có thể là những cuộc họp trực tiếp với một người, những cuộc gặp ngắn ở hành lang hay khi ra vào văn phòng hoặc những cuộc họp trang trọng hơn trong văn phòng hay phòng họp. Thật không may là ít nhất 50% thời gian họp hành bị lãng phí. Các cuộc gặp mặt tiêu tốn rất nhiều thời gian mà ít khi mang lại giá trị về lâu dài. Tuy nhiên các cuộc họp cũng là một công cụ quản lý quan trọng và cần phải được sử dụng một cách hiệu quả.

Tính toán chi phí của cuộc họp

Hãy chắc chắn rằng bạn có lý do chính đáng để triệu tập hay tham dự một cuộc họp. Hãy coi mỗi cuộc họp như một khoản đầu tư trong kinh doanh với các chi phí đi kèm về thời gian và tiền lương của nhân viên và lãnh đạo. Hãy tính tổng tiền lương theo giờ của những người tham dự cuộc họp và xác định rằng bạn cần phải thu về một khoản lợi nhuận từ khoản đầu tư này. Nếu bạn có 10 người tham dự cuộc họp và trung bình mỗi người có thu nhập 50 đô-la một giờ, thì tài khoản ngân hàng của công ty sẽ tốn 500 đô-la với một cuộc họp trong một giờ đồng hồ. Nếu có ai đó muốn chi 500 đô-la cho một dự án và gặp bạn để xin phê duyệt, bạn sẽ muốn biết công ty sẽ nhận được gì từ khoản chi này. Có lẽ bạn sẽ cần suy nghĩ về nó trước khi phê duyệt. Thậm chí bạn có thể yêu cầu bổ sung thông tin và chi tiết trước khi cảm thấy thoải mái với việc cho phép một khoản chi ở mức này. Hãy đối xử với các cuộc họp một cách cẩn trọng như vậy. Hãy tránh những cuộc họp không cần thiết. Luôn đặt câu hỏi rằng cuộc họp này có cần diễn ra hay không. Bất cứ khi nào một cuộc họp là không cần thiết, bạn phải tránh không tham dự nó. Nếu cá nhân bạn không cần tham dự cuộc họp thì đừng tham dự. Nếu là người tổ chức cuộc họp, hãy tự hỏi ai là người cần tham dự cuộc họp và chỉ mời những người đó. Hãy tránh việc mời những người không cần tham gia chỉ để khiến họ cảm thấy hài lòng hoặc quan trọng.

Chuẩn bị trước lịch trình

Hãy chuẩn bị một lịch trình cho mọi cuộc họp và luôn tuân theo chương trình đã lập ra. Hãy ưu tiên cho những đề mục trong chương trình và xử lý những vấn đề quan trọng nhất trước

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

tiên, phòng khi bạn bị hết thời gian. Là người chủ tọa cuộc họp, nhiệm vụ của bạn là giữ cho việc thảo luận đi đúng hướng và thúc đẩy việc hoàn tất mỗi đề mục trước khi tiếp tục. Hãy bắt đầu và kết thúc các cuộc họp đúng giờ. Nếu có những người thường xuyên đến muộn, bạn có thể cân nhắc việc khóa cửa ít phút sau giờ bắt đầu. Một chiến thuật khác là giả định rằng người đến muộn sẽ không tham dự và bắt đầu họp ngay. Một khi cuộc họp bắt đầu, hãy đảm bảo sẽ không có sự gián đoạn nào trong thời gian họp.

Trong cuốn sách bán chạy của mình có tên What Got You Here Won't Get YouThere (Điều mang bạn đến đây sẽ không đưa bạn đến đó), Marshall Goldsmith nói rằng một trong những khuyết điểm lớn nhất trong quản lý là xu hướng lấn át trong những cuộc họp mà người tham dự là cấp dưới. Bởi bạn là cấp trên, nên tất cả mọi người đều lắng nghe bạn nói. Dần dần mọi người sẽ quen với việc không nói gì hoặc xen ngang mà để bạn muốn nói gì và bao lâu tùy ý.

Đặt nhiều câu hỏi hơn

Trong cuộc họp, hãy hành động như một chú chim cú già thông thái. Hãy đặt nhiều câu hỏi hơn và lắng nghe chăm chú hơn khi bạn nói hay đóng góp cho chương trình họp. Hãy sử dụng cuộc họp để khơi gợi những ý tưởng tốt nhất của mỗi người tham dự, điều không thể xảy ra nếu như bạn nói quá nhiều. Những cuộc họp hiệu quả và thành công nhất là những cuộc họp mà mọi người đều đứng. Bạn có thể tổ chức hình thức họp này tại văn phòng, sẽ không có ai được phép ngồi và những gì cần trao đổi được thảo luận một cách nhanh chóng và ngắn gọn để mọi người có thể quay lại làm việc. Việc triệu tập một cuộc họp như vậy rất đơn giản. Bạn có thể nói "Để tiết kiệm thời gian – vì tôi biết mọi người đều bận – hãy tổ chức một cuộc họp đứng. Như thế chúng ta có thể bàn bạc về mọi vấn đề và quay trở lại làm việc nhanh hơn". Bởi mọi người thường rất bận rộn, bạn sẽ thấy rằng với thời gian và địa điểm thích hợp, hình thức họp này sẽ được các nhân viên đánh giá rất cao. Như Peter Drucker từng viết, "Nếu trên 25% thời gian quản lý được dành để tham gia các cuộc họp thì đó là dấu hiệu của một tổ chức yếu kém."

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 19. Đọc nhanh hơn, nhớ nhiều hơn

Một doanh nhân hiện đại điển hình phải đọc hàng ngàn chữ từ email, báo cáo, bản tin, thông tin kinh doanh, bài báo và các tư liệu khác. Để thành công, bạn sẽ phải theo kịp với những yêu cầu về việc đọc. Chúng ta đang sống trong một xã hội dựa trên tri thức và một thông tin quan trọng có thể tác động trực tiếp tới công việc và việc ra quyết định của bạn. Hãy dành thời gian để chọn lọc những gì bạn đọc. Cách tiết kiệm thời gian tốt nhất trong khi đọc và học hỏi chính là nút Delete (Xóa) trên bàn phím của bạn. Hãy sử dụng nó một cách triệt để. Hãy chống lại sự cám dỗ phải dành thời gian đọc những thứ không có giá trị trực tiếp hay liên quan đến cuộc sống và công việc của bạn.

Học cách đọc nhanh

Bạn không thể trốn tránh tất cả những thông tin được gửi đến, nhưng có thể sắp xếp chúng và nghiên cứu vào một thời gian và địa điểm phù hợp hơn. Một trong những kỹ năng quan trọng nhất bạn có thể trau dồi là kỹ năng đọc nhanh. Nếu chưa bao giờ tham dự một khóa dạy đọc nhanh, bạn nên làm việc đó ngay bây giờ. Khóa học này sẽ giúp bạn tăng tốc độ đọc và mức độ ghi nhớ, có thể chỉ trong hai bài học đầu tiên. Các kỹ thuật được phát triển giúp đọc nhanh vô cùng hiệu quả, và bất kỳ ai cũng có thể học cách đọc từ 500 đến 1.000 từ một phút với mức độ hiểu cao.

Đọc một cách tập trung

Khi bạn gặp những bài tổng hợp hay thông tin có giá trị trên mạng, hãy in chúng ra và xếp vào một tập tài liệu hoặc để riêng trong một tập tin trên máy tính để đọc sau. Thay vì "chuyển sang nhiệm vụ khác" — tức là dừng việc đang làm để đọc một thông tin mới, hãy để nó sang một bên và đọc sau. Khi đã có thói quen làm việc này, bạn sẽ thấy ngạc nhiên về lượng kiến thức bổ sung mình đọc được và khả năng tăng cường sự chú ý khi đọc chúng.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Đối với báo chí, bạn có thể lựa chọn để nhận những thông tin quan trọng nhất qua máy tính hàng ngày hoặc đọc báo giấy. Dù lựa chọn hình thức nào, hãy đọc lướt và chỉ đọc những gì phù hợp với mình. Trong các bản tin, thông tin quan trọng nhất thường nằm ở tiêu đề và đoạn đầu tiên. Trong nhiều trường hợp bạn không cần đọc mọi chi tiết để có thể hiểu chính xác chuyện gì đã xảy ra.

Đọc có chọn lọc

Các báo và tạp chí được thiết kế và sản xuất để khiến bạn đọc từng trang một nhằm tiếp xúc nhiều nhất với những quảng cáo có bên trong. Vì lý do này, bạn phải đọc các báo, tạp chí và bản tin một cách chọn lọc, chỉ đọc những gì thích hợp và quan trọng đối với bạn. Hãy xem xét mục lục và đi thẳng tới các bài viết có giá trị đối với công việc hay cuộc sống của bạn. Một kỹ thuật tuyệt vời đối với các tài liệu in là "cắt và đọc". Hãy cắt các bài báo bạn muốn đọc, xếp chúng vào một tập tài liệu và mang theo để đọc khi bạn có thời gian rảnh. Hãy nghiên cứu các cuốn sách một cách cẩn thận trước khi quyết định bạn muốn dành thời gian đọc cuốn nào. Bạn có thể đăng ký sử dụng các dịch vụ đánh giá sách và nhận được những ý tưởng hay nhất từ bất kỳ cuốn sách nào chỉ trong vài phút.

Hãy nói không

Cách tốt nhất để tiết kiệm thời gia đọc của bạn là ra quyết định không đọc một cái gì đó. Qua việc sàng lọc lời nói đầu của tài liệu, mục lục, lời giới thiệu và thông tin về tác giả bạn có thể quyết định cuốn sách hay tạp chí đó là không quan trọng đối với mình. Trong trường hợp này, hãy dừng đọc hoặc bỏ qua nó để có thêm thời gian làm những việc quan trọng hơn.

Xây dựng một hệ thống

Trong những năm qua, tôi đã xây dựng được nhịp độ và thói quen dành ba giờ hoặc hơn mỗi ngày để đọc về chủ đề kinh doanh, kinh tế, chính trị và phát triển bản thân. Như vậy trong suốt sự nghiệp của mình tôi đã có hơn 150.000 giờ đọc. Với những thông tin tích lũy được, tôi đã có thể viết trên 60 đầu sách bao gồm cả cuốn này. Khi mọi người hỏi làm thế nào tôi có thể đọc nhiều như vậy, tôi có thể giải thích một cách khá đơn giản. Tôi sắp xếp những thứ mình cần đọc và đọc một cách cần mẫn từng chút một, từng phút, từng giờ, từng

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

chuyến bay cũng như bất cứ khi nào tôi có thời gian rảnh, chẳng hạn như trong phòng chờ tại sân bay. Hãy nhớ rằng "Những người đọc là những người dẫn đầu". Bạn không thể cập nhật và dẫn đầu trong lĩnh vực của mình trừ khi bạn liên tục trau dồi hiểu biết của mình một cách có chọn lọc về các thông tin được tạo ra ngày hôm nay bởi những bộ óc thông minh nhất từng tồn tại.

Chương 20. Đầu tư phát triển bản thân

Điều quan trọng nhất bạn có thể làm để tăng giá trị của bản thân, nâng cao kết quả và khiến mình trở nên quan trọng hơn đối với công ty chính là việc ngày càng làm tốt hơn những việc quan trọng nhất của mình. Việc phát triển bản thân phải là một quá trình diễn ra liên tục trong các ưu tiên sử dụng thời gian của bạn hàng ngày. Đây là một chức năng quản lý thời gian chủ chốt có thể đưa bạn tới các vị trí điều hành cấp cao và hơn thế nữa.

Hãy dành thời gian trong lịch làm việc của mình để tiếp tục học hỏi và phát triển. Có một nguyên tắc căn bản về phát triển bản thân là bạn không thể đi xa hơn vị trí của ngày hôm nay với các kiến thức và kỹ năng hiện có. Để tiến xa hơn và thúc đẩy sự nghiệp của mình, bạn phải tích lũy nhiều kiến thức hơn. Bạn phải học hỏi nhiều hơn để có thể kiếm được nhiều tiền hơn.

Cải tiến liên tục và không ngừng

Hãy hành động để phát triển và cải thiện bản thân mỗi ngày. Nếu mỗi ngày bạn dành ra một giờ để đọc nhằm giúp tăng khả năng làm việc của mình, bạn sẽ tiến tới vị trí của 1% số người đứng đầu trong xã hội chỉ trong 5 năm. Hãy nghe các chương trình đào tạo khi bạn di chuyển bằng ô tô. Hiện nay, gần như tất cả các thông tin và ý tưởng tinh túy nhất từng được diễn đạt bằng tiếng Anh hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác đều có sẵn ở dạng bản thu âm trên đĩa CD hoặc có thể tải về điện thoại và máy tính bảng. Một người đi làm trung bình dành 500 đến 1.000 giờ trên ô tô mỗi năm, tương đương với 12 hay 20 tuần làm việc 40 tiếng, hoặc 1 đến 2 học kỳ tại đại học. Điều này có nghĩa là bạn có thể thu được lợi ích gần như bằng với việc học đại học chính quy chỉ nhờ việc biến thời gian di chuyển thành thời gian học tập. Nếu bạn không nghe các chương trình ghi âm trên ô tô hay khi di chuyển, bạn đang bỏ lỡ một trong những cơ hội học tập tuyệt vời.

Tham dự các hội thảo do các chuyên gia giảng dạy

Hãy tham dự các hội thảo do các chuyên gia trong lĩnh vực của bạn thuyết giảng ít nhất 4 lần một năm. Hãy tích cực tìm kiếm những hội thảo này. Hãy sẵn sàng đi xa để có thể học

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

hỏi từ những người giỏi nhất trong lĩnh vực của bạn. Điều cốt yếu là bạn phải tham dự các buổi hội thảo được giảng dạy bởi những người có kinh nghiệm thực tiễn và đã đạt được thành công trong lĩnh vực của mình. Hãy cố gắng tránh những bài giảng và hội thảo từ các giáo sư đại học, những người viết ra các câu chuyện từ "tháp ngà" của mình. Họ hiếm khi có trải nghiệm thực tế và những gì họ dạy thường chỉ đúng về mặt học thuật nhưng lại không có giá trị thực tiễn. Bạn sẽ gần như không thể áp dụng những ý tưởng của họ để đạt kết quả tốt hơn trong công việc.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Chương 21. Sắp xếp nơi làm việc của bạn

Một trong những công cụ quản lý thời gian tuyệt vời là làm việc tại một chiếc bàn và góc làm việc ngăn nắp. Giống như một đầu bếp tài ba dọn sạch bếp trước và sau khi nấu ăn, bạn nên hoàn tất việc sắp xếp chỗ làm việc của mình trước khi bắt tay vào làm việc. Một trong những doanh nhân thành công nhất thời nay đã nói rằng chìa khóa thành công của ông ta là "luôn làm việc tại một chiếc bàn ngăn nắp". Peter Drucker nhận thấy rằng các nhà lãnh đạo hiệu quả luôn giữ bàn làm việc gọn gàng. Trừ việc họ đang xử lý công việc vào thời điểm đó, những thứ khác đều được bỏ ra ngoài, vì vậy họ có thể tập trung hiệu quả hơn, hoàn thành nhiều việc hơn với chất lượng tốt hơn và trong thời gian ngắn hơn. Hãy xếp các tài liệu của bạn cả bản cứng và bản mềm vào các thư mục phù hợp. Chỉ xử lý công việc hiện tại của mình. Hãy cố gắng chỉ để một thứ ở trước mặt bất cứ khi nào có thể. Các chuyên gia hàng đầu trong mọi lĩnh vực luôn giữ một góc làm việc gọn gàng và được sắp xếp quy củ. Hãy nghĩ đến một người thợ mộc, nha sĩ hay bác sĩ. Họ luôn dọn dẹp và sắp xếp lại mọi thứ trong khi làm công việc hàng ngày. Hãy sắp xếp gọn gàng và duy trì sự ngăn nắp. Hãy đảm bảo rằng bạn có đẩy đủ các văn phòng phẩm và tài liệu ở vị trí dễ lấy. Bạn sẽ thấy rằng không có điều gì làm mất hiệu quả hơn là phải dừng công việc và bắt đầu lại vì thiếu đi sự chuẩn bị hay các đồ dùng phù hợp.

Sắp xếp giúp tăng năng suất

Nhiều người tin rằng họ làm việc hiệu quả hơn với một chiếc bàn làm việc bừa bộn. Tuy nhiên tất cả những nghiên cứu đều cho thấy khi buộc phải dọn dẹp nơi làm việc sao cho chỉ có một nhiệm vụ trước mặt, năng suất của họ sẽ nhanh chóng được tăng gấp đôi hay gấp ba.

Những người làm việc với một chiếc bàn bừa bộn được phát hiện là mất rất nhiều thời gian trong ngày để tìm kiếm những vật dụng họ cần trong mớ hỗn độn xung quanh. Theo tâm lý học, khi nhìn thấy một chiếc bàn hay văn phòng bừa bộn thì tiềm thức của bạn được củng cố rằng bạn là một người vô tổ chức. Điều này sẽ dẫn đến sự xao nhãng liên tục do mắt và sự chú ý của bạn không ngừng chuyển từ vật này sang vật khác.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Kết luận

Vấn đề cuối cùng về quản lý thời gian là khái niệm về sự cân bằng. Điều quan trọng nhất mà bạn có thể trau dồi cho cuộc sống của mình là sự cân bằng và điều độ. Bằng cách thực hành các phương pháp, ý tưởng và kỹ thuật trong cuốn sách này, bạn sẽ trở thành một người giỏi quản lý thời gian và có nhiều thời gian hơn cho gia đình và bản thân. Mọi người thường theo học các chương trình về quản lý thời gian để có thể làm nhiều việc hơn hàng ngày. Tuy nhiên, như một nhà hiền triết từng nói: "Cuộc sống có nhiều thứ quan trọng hơn là việc tăng tốc." Mục đích chính của việc học tập và thực hành các kỹ năng quản lý thời gian là nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn về tổng thể, hay nâng cao sự hài lòng và hạnh phúc mà bạn trải nghiệm. Dù công việc của bạn có phù hợp đến đâu thì chất lượng cuộc sống của bạn cũng sẽ chủ yếu được quyết định bởi ba thứ. Đầu tiên là chất lượng đời sống nội tâm của bạn: bạn hiểu bản thân mình như thế nào, yêu quý mình ra sao và cảm thấy như thế nào về tính cách của mình. Sự phát triển nội tâm đòi hỏi thời gian và sự suy ngẫm cũng như phải đọc và suy nghĩ về những câu hỏi lớn của cuộc đời. Yếu tố thứ hai là sức khỏe của bạn. Không có thành công nào có thể bù đắp cho một sức khỏe yếu kém. Hãy dành thời gian để ăn những thực phẩm phù hợp, tập thể dục thường xuyên, nghỉ ngơi và giải trí hợp lý. Đôi khi cách sử dụng thời gian tốt nhất là đi nghỉ sớm và có một giấc ngủ ngon. Cuối cùng và quan trọng nhất là hãy dành thời gian cho những mối quan hệ của bạn. Những người mà bạn quan tâm và quan tâm đến bạn là những tác nhân quan trọng nhất trong cuộc sống của bạn. Đừng bao giờ để mình bị cuốn vào công việc đến mức bỏ quên vai trò của bản thân trong những mối quan hệ với người bạn đời, con cái và những người bạn thân của mình. Một cuộc sống tuyệt vời là một cuộc sống có sự cân bằng. Nếu bạn dành đủ thời gian gìn giữ và nâng cao chất lượng các mối quan hệ của mình, bạn sẽ tìm thấy nhiều niềm vui, sự hài lòng hơn từ công việc, và bạn sẽ tìm thấy thành công. Một vị bác sĩ già thông thái từng nói: "Tôi chưa bao giờ gặp doanh nhân nào lúc lâm chung lại nói rằng ước gì mình dành nhiều thời gian hơn ở văn phòng."

Cảm ơn bạn, và chúc bạn may mắn khi sử dụng những ý tưởng này trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Cộng đồng chia sẻ sách hay: http://www.downloadsach.com

Giới thiệu tác giả

Brian Tracy là diễn giả, nhà đào tạo, chuyên gia tư vấn nổi tiếng. Ông là chủ tịch tổ chức Brian Tracy International, một công ty đào tạo và tư vấn, có trụ sở ở Solana Beach, California. Brian đã tự mình vươn lên trên con đường đi tới thành công. Năm 1981, trong các cuộc nói chuyện và thuyết giảng trên khắp nước Mỹ, ông bắt đầu chia sẻ các nguyên tắc mà ông đã đúc rút từ công việc bán hàng và kinh doanh. Hiện tại, các cuốn sách và chương trình huấn luyện dạng audio, video của ông – với số lượng lên đến 500 tác phẩm – đã được dịch ra 38 thứ tiếng và được sử dụng ở 55 quốc gia. Ông là tác giả của hơn 50 đầu sách ăn khách, trong đó có Psychology of Selling (Những đòn tâm lý trong bán hàng) và The Art of Closing The Sale (Kết thúc bán hàng – Đòn quyết định).

"Khơi dậy cảm hứng, có tính giải trí cao, đầy thông tin bổ ích và có tính khích lệ..."