TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
Tài liệu đọc
BỘ MÔN KỸ NĂNG
THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ
Thiết kế và thực hiện bởi:
Hà Nội, 01.2008
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Địa chỉ: 902 tòa nhà HITTC, 185 Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 04. 201 8758 / 04. 217 9022; E-mail: [email protected]
Website: http://www.tamviet.edu.vn
MỤC LỤC
MỤC LỤC. 1
LỜI NÓI ĐẦU. 3
1 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH. 4
1.1 Xác định tình huống. 4
1.1.1 Giới hạn các vấn đề. 4
1.1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài 4
1.1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia. 4
1.2 Phân tích thính giả và diễn giả. 4
1.2.1 Phân tích thính giả. 5
1.2.2 Phân tích diễn giả. 5
1.3 Xác định mục tiêu. 6
1.3.1 Chủ đề thuyết trình. 6
1.3.2 Mục đích tổng quát 6
1.3.3 Mục tiêu cụ thể. 6
1.4 Thu thập thông tin. 7
1.5 Tập luyện. 7
2 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH. 9
2.1 Dàn bài cơ bản. 9
2.1.1 Phần mở bài. 9
2.1.2 Phần thân bài. 9
2.1.3 Phần kết luận. 9
2.2 Các cách thể hiện các phần chính. 10
2.2.1 Phần mở bài 10
2.2.2 Phần thân bài 11
2.2.3 Phần kết luận. 12
3 CÁC KỸ NĂNG PHI NGÔN TỪ.. 14
3.1 Khái niệm, tầm quan trọng và đặc điểm phi ngôn từ. 14
3.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn từ. 15
3.1.2 Đặc điểm phi ngôn từ. 15
3.1.3 Chức năng của phi ngôn từ. 16
3.2 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ. 16
3.2.1 Giọng nói 16
3.2.2 Dáng điệu và cử chỉ 19
3.2.3 Trang phục. 20
3.2.4 Nét mặt 21
3.2.5 Mắt 21
3.2.6 Tay. 22
3.2.7 Động chạm.. 24
3.2.8 Di chuyển. 24
3.2.9 Mùi 25
3.2.10 Khoảng cách. 25
4 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI TRONG THUYẾT TRÌNH. 27
4.1 Câu hỏi đóng. 27
4.2 Câu hỏi mở. 27
4.3 Câu hỏi gián tiếp. 27
4.4 Câu hỏi thăm dò. 27
4.5 Câu hỏi để chuyển chủ đề. 27
4.6 Câu hỏi hùng biện. 27
4.7 Câu hỏi để suy nghĩ 27
4.8 Những chú ý khi đặt câu hỏis. 28
5 KỸ NĂNG LẬP LUẬN. 29
5.1 Lập luận hùng biện. 29
5.2 Lập luận tự biện. 29
5.3 Chiến thuật lập luận. 30
6 KỸ NĂNG VÔ HIỆU HÓA Ý KIẾN ĐỐI TÁC. 32
6.1 Trường hợp áp dụng. 32
6.2 Chiến thuật vô hiệu hóa. 32
6.3 Các bước thực hiện. 32
6.4 Các phương pháp vô hiệu hóa. 32
7 CÁC KHÂU CHUẨN BỊ TRƯỚC BUỔI THUYẾT TRÌNH. 33
7.1 Mời người tham dự. 33
7.2 Chuẩn bị chương trình. 33
7.3 Chọn địa điểm.. 33
7.4 Chuẩn bị các thiết bị 34
7.5 Các kỹ thuật và công cụ trực quan. 34
7.5.1 Các công cụ và phương tiện. 34
7.5.2 Những yếu tố cần thiết đối với giáo cụ trực quan. 34
7.5.3 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu LCD. 34
7.5.4 Hướng dẫn sử dụng máy đèn chiếu OHP. 35
7.5.5 Lưu ý khi dùng LCD và OHP. 35
7.5.6 Hướng dẫn chuẩn bị trang chiếu. 35
7.5.7 Bảng kẹp giấy. 35
7.5.8 Phim và băng hình. 35
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH HIỆUQUẢ
LỜI NÓI ĐẦU
Thế giới phải chăng được điều hành bởi người đúng? Hay bởi những người thuyết phục mình đúng? Chắc gì làm việc đó đã đúng? Chắc gì đi theo người đó là đúng nhưng mọi người vẫn làm, vẫn theo bởi họ đã bị thuyết phục. Suy cho cùng, cuộc đời là một chuỗi các thuyết trình, thuyết phục. Vì vậy thành công trong cuộc sống phụ thuộc rất nhiều vào cách ta ăn nói, ứng xử, cách ta hùng biện.
1 CHUẨN BỊ BÀI THUYẾT TRÌNH
Trong cuộc sống, có một nguyên tắc bất di bất dịch, đó là: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại. Là một người thuyết trình trước công chúng, chúng ta luôn phải giải quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Do đó, công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của ta càng lớn. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn những việc phải làm, tuy nhiên có thể chia thành sáu mục chính như sau:
1.1 Xác định tình huống
1.1.1 Giới hạn các vấn đề
Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên vụn vặt và không trọng tâm. Để tránh tình trạng đó, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ; ý nào bắt buộc phải nói, ý nào là cần nói, ý nào nên nói. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý bắt buộc trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý cần, hay nên nói sau.
1.1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài
Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi như vũ bão. Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài:
ü Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến chủ đề ta sẽ thuyết trình. Điều này sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của thính giả khi thuyết trình. Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày từng giờ, thì trước khi nói ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa.
ü Chúng ta cũng cần quan tâm đến những gì đang xảy ra trong lĩnh vực và lĩnh vực liên quan cũng như sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế.
1.1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức/ quốc gia
Mỗi một tổ chức/ quốc gia đều có văn hoá riêng và những nguyên tắc ứng xử khác nhau. Người thuyết trình sẽ gặp khó khăn, bất lợi thậm chí thất bại khi vi phạm những nguyên tắc đó. Vì vậy trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm hiểu về văn hoá của tổ chức/ quốc gia mà ta sẽ thuyết trình.
1.2 Phân tích thính giả và diễn giả
Biết mình biết người, trăm trận trăm thắng. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cả của thính giả. Phân tích diễn giả và thính giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình.
Nguyên tắc của chúng ta là khi xây dựng bài nói là hãy luôn trả lời câu hỏi: “Chúng ta nói cái mình có hay nói cái người nghe cần?”
1.2.1 Phân tích thính giả
Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân, quan điểm, trình độ, mối quan tâm, giá trị riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là, ta chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận hơn.
Chúng ta cũng cần xác định rõ, ai là người trực tiếp nghe ta, ai là người không nghe trực tiếp nhưng sẽ gián tiếp được nghe và ai là người ra quyết định cuối cùng.
Dự đoán các tình huống có thể xảy ra. Ví dụ, khi nghe ta phát biểu đưa ra những vấn đề mẫn cảm thì thính giả sẽ phản ứng ra sao? Và những phản ứng đó sẽ ảnh hưởng đến bài thuyết trình của chúng ta ntn? Xác định trước những tình huống có thể xảy ra giúp ta xử lý được các tình huống phát sinh. Giả sử, ta dự đoán được những ý kiến phản đối của thính giả đối với chủ đề hoặc một quan điểm trong chủ đề ta sẽ nói, thì khi đưa ra vấn đề tranh luận thì không nên biểu hiện thái độ cho mình là đúng và cũng ko nên dùng những lời nói hài hước vì rất dễ “xúc phạm” đến thính giả.
Một trong những bí quyết thành công của người thuyết trình đó là luôn luôn ở thế chủ động, biết biến điều bất lợi thành cái có lợi. Đó là khả năng ứng phó và xoay chuyển tình thế trên hội trường, hay có thể nói đó là phải biết “Xô đẩy hoàn cảnh chứ không phải để hoàn cảnh xô đẩy”. Có những lúc chúng ta cần phải cố tình tạo ra những mâu thuẫn hoặc thắc mắc trong bài nói mà dự đoán rằng chắc chắn thính giả sẽ phản ứng. Ví dụ, ta có thể đưa ra cho thính giả một thông tin mới mà không vội đưa ra câu trả lời để kích thích tính hiếu kỳ của thính giả, sau đó dành thời gian khi sắp kết thúc để họ đề ra các thắc mắc, chất vấn và rồi giải đáp cho họ. Như vậy, ta đã giúp thính giả thỏa mãn và hứng thú với buổi thuyết trình.
Số lượng thính giả ảnh hưởng rất lớn đến phương pháp, cách thức tổ chức buổi thuyết trình. Nếu số lượng người ít, thì điều kiện giao tiếp với thính giả sẽ nhiều hơn và ta có thể kết hợp vừa thuyết trình vừa trả lời với thính giả, hoặc có thể thảo luận về những vấn đề liên quan. Còn nếu trường hợp số lượng đông thì khi thuyết trình mang tính giao lưu nhiều hơn, vì vậy bài nói phải trọng tâm, điểm chính phải rõ ràng, dễ hiểu, thông điệp muốn truyền tải phải thông suốt. Có như vậy chúng ta mới kéo số đông hứng thú nghe bài thuyết trình của ta từ đầu buổi đến cuối buổi.
1.2.2 Phân tích diễn giả
Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả là gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình.
Tự mình đặt câu hỏi:
ü Sẽ có bao nhiêu thính giả đến nghe buổi thuyết trình của ta?
ü Độ tuổi trung bình của thính giả là bao nhiêu?
ü Tỷ lệ nam, nữ
ü Thính giả có quan tâm hay tìm hiểu chủ đề của ta không?
ü Thính giả tự nguyện hay có người yêu cầu đến nghe?
ü Thính giả có đặc điểm chung nào?
ü Thính giả có ý kiến gì trước khi đến nghe ta thuyết trình?
ü Đặc điểm, trình độ văn hóa của thính giả?
ü Tất cả hay một số thính giả có quen biết bạn từ trước?
1.3 Xác định mục tiêu
Một bài thuyết trình thành công khi người thuyết trình phải biết “đứng ở tương lai để giải quyết vấn đề hiện tại”. Đó là phải biết “mường tượng” ra kết quả ta sẽ đạt được sau bài thuyết trình là gì? Đâu là những thông điệp chính mình muốn truyền tải trong chủ đề đặt ra? Từ đó xây dựng cho mình các mục tiêu sẽ phải đạt được trong bài thuyết trình.
Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau bài nói thính giả không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v. Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan.
1.3.1 Chủ đề thuyết trình
Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Bí quyết ở đây là phải biết “tìm cái khác biệt để tạo ra sự đặc biệt” cho chủ đề của mình. Phải nắm được nội dung cơ bản của buổi thuyết trình, “biết được biển mới nói được về sông”.
1.3.2 Mục đích tổng quát
Khi đã có chủ để rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:
ü Mục đích cung cấp thông tin cho thính giả?
ü Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì?
ü Hay chỉ đơn thuần là giải trí?
Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp.
1.3.3 Mục tiêu cụ thể
Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu phải đảm bảo những yêu cầu sau:
ü Cụ thể, rõ ràng
ü Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được
ü Có thể đạt được
ü Hướng đến kết quả
ü Thời gian thực hiện
Thông thường ngoài việc xác định thông điệp muốn truyền tải của chủ đề này là gì, chúng ta cần thỏa mãn 3 mục tiêu cơ bản. Đó là:
ü Mục tiêu thứ 1 là giáo dục: Qua buổi thuyết trình của ta thính giả học được một số điều bổ ích.
ü Mục tiêu thứ 2 là giải trí: Thính giả thích thú khi nghe ta nói chuyện.
ü Mục tiêu thư 3 là giải thích: Thính hiểu rõ nội dung bài nói chuyện của bạn.
1.4 Thu thập thông tin
Đây là quá trình lâu dài và liên tục. Chúng ta có thể thu thập thông tin từ rất nhiều nguồn. Tuy nhiên sau đó, chúng ta cần lưu ý việc phân loại và lưu trữ những thông tin đó.
Một phương pháp đơn giản cho việc thu thập thông tin mà ta có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi đó là sử dụng giấy và bút. Chúng ta có thể dùng các tờ bìa có kích thước 1/3 tờ A4 ghi các mục chính. Khi ta đọc tài liệu, phỏng vấn hoặc giao tỉếp có nhiều ý tưởng hay có thể ghi vào các tấm thẻ. Những thông tin và ý tưởng đó sẽ được sắp xếp lại một cách có trật tự trong bài thuyết trình hoặc loại bớt nếu cần thiết.
1.5 Tập luyện
Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trước khi thuyết trình. Đó là cơ hội tốt nhất để ta nắm vững tài liệu, điều chỉnh thời gian, chỉnh sửa nội dung và bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình.
“Thao trường đổ mồ hôi, chiến trường bớt đổ máu”.
Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương. Tuynhiên để tự tin và hiệu quả hơn,ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật. Chúng ta có thể đề nghị đồng nghiệp phê phán, đưa ra những câu hỏi chất vấn hoặc yêu cầu họ chỉ ra những chỗ cần sửa chữa. Quá trình đó sẽ khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy sinh thêm. Khi luyện tập bạn nên cố diễn đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất. Giọng nên nói với âm lượng to để tiếng nói có thể truyền đi xa. Học tập khống chế âm lượng để khi ta thuyết trình điều khiển âm lượng cho phù hợp. Chú ý nhấn dừng ở những từ chốt, từ khóa hay nộ dung mang tính thông điệp trong bài nói. Ở câu đó, giọng bạn sẽ phải nhấn ra sao? Sắc mặt biểu cảm như thế nào? Mắt sẽ quan sát ai khi nói? Dùng cử chỉ tay hay động tác cơ thể để nhấn mạnh lời nói?...
Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình.
Tối ưu nhất là đặt Camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình. Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen. Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động.
2 CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH
Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. Cũng làm từ Cácbon nhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt. Điều đó cũng bởi vì chúng có cấu trúc khác nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bải thuyết trình đó.
2.1 Dàn bài cơ bản
Dù một bài văn, một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, Thân bài và Kết luận. Tuy nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác. Hẳn là khi chuẩn bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để có một mở bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “Cái đinh”.
Chức năng của từng phần:
2.1.1 Phần mở bài.
Phần mở bài giống như cái Mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua lớp gỗ đầu tiên. Vì vậy phần mở bài phải sắc xảo để có thể:
ü Thu hút người nghe
ü Tạo bầu không khí ban đầu
ü Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe.
2.1.2 Phần thân bài.
Phần thân bài giống như cái Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường. Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền đi đóng guốc. Vậy yêu cầu cần có là một độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe.
2.1.3 Phần kết luận.
Phần kết luận giống như Mũ đinh. Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh không có mũ. Vậy người nghe cũng không thể nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận. Phần kết luận giúp cho thính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trình.
Khi ta đã xây dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là làm thế nào để thể hiện các phần đó một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục.
2.2 Các cách thể hiện các phần chính
2.2.1 Phần mở bài
2.2.1.1 Tạo sự chú ý:
“Khi thính giả chưa nghe thì đứng nói”. Rất nhiều diễn giả rất tự tin và hùng hồn bước lên sân khấu với lòng nhiệt huyết và sự chuẩn bị kỹ càng từ trước nhưng kết quả lại không được như mong đợi, phần lớn thính giả không tập trung, một số tò mò và thắc mắc. Tại sao lại như vậy?
Để trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp, thành công trong bài nói và gây ấn tượng ngay từ phút đầu tiên bạn phải nắm được tâm lý khán giả. Bạn đã bao giờ đặt ra câu hỏi: Trong đầu thính giả đang nghĩ gì trước khi ta bắt đầu thuyết trình?( Chuyện gia đình; hai người lâu không gặp lại; một vấn đề thời sự nóng hổi nào đó…). Thính giả đã lắng nghe ta chưa? Vội vàng và không khéo léo luôn là nguyên nhân của sự thất bại. Vậy, nguyên tắc đầu tiên là phải biết “chuyển kênh” cho thính giả. Chuyển họ từ trạng thái nói chuyện riêng, nghĩ về một vấn đề nào đó sang trạng thái lắng nghe ta. Đây chính là điểm mấu chốt của điều khiển đám đông, ta phải biết đưa tất cả tâm trí, tình cảm, cảm xúc của thính giả về cùng một thời điểm (trạng thái), đó là chuẩn bị lắng nghe bài thuyết trình của ta.
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phục thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì:
“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng bạn đầu”
“Vạn sự khởi đầu nan”
“Đầu xuôi đuôi lọt”
Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là:
ü Dùng ví dụ, minh họa: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài thuyết trình “Cấu trúc thuyết trình”
ü Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ để
ü Các câu/ tình huống gây sốc. Diễn giả có thể đưa ra các câu nói hoặc tình huống ngược lại với vấn đề thính giả đang quan tâm để gây sự chú ý.
ü Số thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả.
ü Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả
ü Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả.
ü Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau.
Tóm lại “Thính giả chưa nghe thì đừng nói” và nắm giữ vũ khí mạnh nhất trong điều khiển đám đông là đưa tất cả hội trường về một.
2.2.1.2 Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:
Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công. Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình.
Sau đây là một vài ví dụ về những câu khái quát vấn đề:
ü Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành công trong cuộc sống. Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần: Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ năng đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về đặt mục tiêu.
ü Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp cải thiện tình hình công ty. Nội dung chính gồm 2 phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí.
2.2.2 Phần thân bài
2.2.2.1 Lựa chọn nội dung quan trọng:
Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:
ü Thứ nhất là không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết.
ü Thứ hai là sợ thính giả không hiểu những gì mình nói. “Đa thư thì loạn tâm”.Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì.
Vậy trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải trusyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc đến cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính”.
2.2.2.2 Chia thành các phần dễ tiếp thu:
Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 – 6 phần. Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định. Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân – kết quả....
2.2.2.3 Lựa chọn thời gian cho từng nội dung:
Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải lựa chọn thời gian cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
2.2.3 Phần kết luận
“Lời nói gió bay” – đây chính là sự biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cối lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.
2.2.3.1 Thông báo trước khi kết thúc:
Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: Tóm lại...; Để kết thúc, tôi tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày... Việc thông báo này còn giúp thính giá chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất.
2.2.3.2 Tóm tắt điểm chính:
Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất. Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục kèm những ý cần nhấn mạnh.
2.2.3.3 Thách thức và kêu gọi:
Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo mình. Vì vậy phần kết luận chính là phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động. Đây cũng là phần quan trọng nhất của buổi thuyết trình, một lần nữa ta nhấn mạnh lại thông điệp muốn truyền đạt tới thính giả và các cam kết để thực hiện thông điệp đó.
“Làm cho người nghe đồng ý, đưa người nghe tới hành động”. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay ví dụ như đóng góp từ thiện.
Hồ Chủ Tịch luôn góp ý: “Trình bày một vấn đề phải rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu”.
3 CÁC KỸ NĂNG PHI NGÔN TỪ
Cha ông ta đã dạy: “Học ăn, học nói, học gói, học mở”. Các chính trị gia, các diễn giả luôn tìm cho mình một cách thuyết phục hiệu quả nhất khi đứng nói trước công chúng bằng những lời lẽ câu từ sắc bén, chặt chẽ, mới lạ và rất logic.
Lâu nay các diễn giả thường tập trung và dành nhiều thời gian vào xây dựng nội dung bài nói. Các câu chữ được cắt tỉa tới từng lời từ, tới từng dấu chấm, dấu phảy nhưng kết quả lại không như mong đợi. Vậy lý do ở đâu? Trước khi trả lời vấn đề này chúng ta sẽ trả lời một số câu hỏi:
1. Trong cuộc sống hàng ngày, khi chúng ta giao tiếp với nhau, chúng ta thường tin vào hành vi (cách thể hiện) hay nội dung mà đối tác muốn truyền tải? Rõ ràng chúng ta sẽ tin nhiều vào hành vi của người nói chứ không phải những câu chữ họ nói ra. Có rất nhiều người bị người khác nói "Khẩu xà, tâm phật", đâu có phải là lỗi của họ mà chỉ do họ không biết cách thể hiện "lòng tốt" của mình cho người khác hiểu mà thôi.
2. Người câm có thể giao tiếp được không? Họ giao tiếp bằng cách nào? Trong quá trình giao tiếp và truyền tải thông điệp trực tiếp, chúng ta có 2 kênh ngôn ngữ, đó là kênh ngôn ngữ từ nói và kênh ngôn ngữ hành vi(Các cử chỉ tay, ánh mắt, cử chỉ, dáng điệu...) vậy mà lâu nay chúng ta mới chỉ quan tâm và sử dụng kênh ngôn ngữ chính đó là từ nói và từ viết.
3. Rạp hát họ quảng cáo cái gì? Tại sao chúng ta lại quyết định bỏ tiền mua vé ca nhạc? Trong thời đại ngày nay, chúng ta không dưới mười lần được nhìn thấy những tấm biển pano, áp phích quảng cáo về các show diễn ca nhạc. Vậy trên đó họ quảng cáo cái gì? Nội dung, danh sách các bài hát, hay ca sĩ sẽ tham gia show diễn này? Chúng ta trả 50 nghìn cho một tấm vé nghe ca nhạc vì ca sĩ mình yêu thích, đang được mến mộ hay ta quan tâm đến bài hát nào và do nhạc sỹ nào viết ra sẽ được trình diễn tối nay? Phải chăng chúng ta mua sự thể hiện(mua ca sỹ) chứ không phải mua nội dung bài hát.
4. Cùng một nội dung, một bài phát biểu tại sao có người nói cả hội trường im phăng phắc lắng nghe một cách hứng thú nhưng cũng với nội dung ấy với một số người khác lại gây sự nhàm chán cho thính giả?
Tới đây chúng ta đã tự tìm được câu trả lời cho mình. Làm thế nào để trở thành một nhà thuyết trình giỏi? Làm thế nào để có một bài
nói ấn tượng, thu hút người nghe? Đó là xây dựng cho mình một phong cách nói, phong cách thể hiện ấn tượng đó là các hành vi (Phi ngôn từ) chứ không phải chỉ tập chung vào nội dung văn bản ta đã chuẩn bị.
3.1 Khái niệm, tầm quan trọng và đặc điểm phi ngôn từ
3.1.1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn từ
Hữu thanh
Vô thanh
Phi ngôn từ
Giọng nói (chất giọng, âm lượng, độ cao…), tiếng thở dài, kêu la
Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, đi lại, mùi…
Ngôn từ
Từ nói
Từ viết
Để làm rõ khái niệm Phi ngôn từ, chúng ta hãy phân biệt với Ngôn từ. Ngôn từ là nội dung bài thuyết trình được các diễn giả nói ra hoặc viết ra. Phi ngôn từ là giọng nói (bao gồm các yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) và hình ảnh (bao gồm những gì thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…) khi ta thuyết trình.
Các nghiên cứu của các nhà xã hội học cho thấy, để thuyết trình thành công ngoài yếu tố nội dung diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe bằng giọng nói, dáng điệu cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường...
Khi ta truyền tải một thông điệp thì hiệu quả của ngôn từ, giọng nói và hình ảnh được thể hiện như sau:
Tỉ lệ giữa ngôn từ và phi ngôn từ là 7/93- tức là sức ảnh hưởng của phi ngôn từ tới người nghe gấp 13,285 lần nội dung.
Chắc hẳn là trước khi bước vào một cuộc họp hay hội thảo quan trọng, ai cũng đều phải chuẩn bị bài thuyết trình rất kỹ lưỡng. Chúng ta dành hàng tuần, hàng tháng, thậm chí hàng năm hay nhiều năm để chuẩn bị nội dung thuyết trình. Bao nhiêu tâm huyết như vậy, tại sao đến khi ta nói lại không mấy ai chú ý lắng nghe? Tại sao cũng cùng một nội dung, người này nói thì được cả hội trường chú ý, vỗ tay tán thưởng, người khác nói lại không thuyết phục thậm chí khiến cả hội trường ngủ gật?
Vấn đề không phải ta nói cái gì mà là người nghe cảm nhận như thế nào. Quan trọng hơn là người nghe sẽ thay đổi như thế nào.
3.1.2 Đặc điểm phi ngôn từ
ü Luôn tồn tại: Khi ta đứng trước đám đông, dù ta nói hay không nói thì phi ngôn từ vẫn luôn thể hiện và được người khác ghi nhận. Ví dụ: nét mặt, dáng đứng, trang phục, di chuyển...
ü Có giá trị thông tin cao: Hai người khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ gặp nhau họ vẫn có thể hiểu nhau qua hành vi, cử chỉ. Trẻ con chưa biết nói, chưa biết đọc, chưa biết viết vẫn có thể cảm nhận được những gì người khác nói thôn quan phi ngôn từ. Phi ngôn từ giúp thay thế, bổ trợ hoặc nhấn mạnh thông tin muốn truyền tải. Ví dụ: Khi muốn một người lại gần, ta chỉ cần vẫy tay, không nhất thiết phải nói “lại đây”.
ü Mang tính quan hệ: Qua hành vi cử chỉ khi thuyết trình thể hiện sự gần gũi, thân thiện giữa người nói và người nghe.
ü Khó hiểu: Cùng một cử chỉ nhưng được hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau. Điều này gây nên sự lầm lẫn trong giao tiếp và thuyết trình.
ü Chịu ảnh hưởng của văn hoá: Phi ngôn từ chịu ảnh hưởng nhiều của văn hóa. Một số hành vi, cử chỉ phù hợp với địa phương này nhưng lại không phù hợp địa phương khác. Vi dụ: Hành động giơ ngón tay cái lên cao, với Châu Âu, với Bắc Mỹ được coi là nhất, là khen ngợi, đồng ý nhưng với Úc thì bị coi là chửi tục.
3.1.3 Chức năng của phi ngôn từ
Phi ngôn từ có một chức năng đặc biệt quan trọng đó là chức năng điều tiết. Cả cơ thể ta là một thể thống nhất, dáng chững trạc thì giọng nói cũng chững trạc, dáng lỏng lẻo thì giọng cũng lỏng lẻo.Tay vung mạnh mẽ thì giọng nói cũng mạnh mẽ và ngược lại.
Hãy thử làm một ví dụ: ta giơ cả hai tay lên trên cao quá đầu, từ từ nắm đấm thật chặt, gồng cứng tay và người. Rồi, bây giờ thử nói thật nhẹ nhàng, tình cảm câu “Mình yêu ấy lắm” xem có nói được không? Hoặc, hãy thả lỏng cơ thể, thả lỏng tay mà thử hô “Quyết tâm” xem ta có hô được không?
Từ xưa tới nay ta cứ tưởng chỉ có đầu óc ảnh hưởng tới cơ thể. Thực tế, cơ thể là một thể thống nhất, tay chân ta có linh hoạt, thoải mái thì đầu óc mới minh mẫn nhiều ý đẹp lời hay. Khi đầu ta cảm thấy căng thẳng, cơ bắp sẽ tự động cứng lại. Nếu ta biết cách thư giãn cơ bắp, điều hoà hơi thở, sự căng thẳng hoặc nỗi sợ hãi sẽ tự động biến mất.
3.2 Kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ
Tất cả các hành vi cử chỉ đựợc thể hiện trên cơ thể con người khi giao tiếp đều được gọi là phi ngôn từ, tuy nhiên trong thuyết trình ta có thể tạm chia làm 10 loại chính:
3.2.1 Giọng nói
Nhà viết kịch William Shakespeare (1564-1616) người Anh có câu:
Nói không gọt rũa ít nhiều
Vận may của bạn như diều đứt dây
Giọng nói thể hiện nhiều đặc điểm của người thuyết trình. Qua giọng nói ta co thể nhận biết được giới tính, tuổi tác, quê quán. Giọng nói cũng thể hiện trình độ học vấn của người thuyết trình. Tâm trạng quan hệ với thính giả cũng được thể hiện rất rõ qua giọng nói.
3.2.1.1 Âm lượng:
Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe. Giọng nói dù to hay nhỏ đều phải có sinh lực, có khí lực mới có sức thuyết phục. Kinh tế toàn cầu, chơi thể thao thì tổng lực, và thuyết trình cũng vậy, phải cả dùng cả người nói chứ không chỉ cái miệng nói. Chỉ có như vậy giọng nói ta mói có sinh lực thuyết phục thính giả. Thêm vào đó là độ cao thấp, trầm bổng trong khi nói. Giọng nói của ta cũng giống như một nhạc cụ và bài thuyết trình là một bản nhạc. Ta chơi bản nhạc đó hay, thính giả sẽ chăm chú lắng nghe, vỗ tay tán thưởng. Nếu bản nhạc của ta đều đều, họ sẽ ngủ gật, bất luận là vấn đề ta nói quan trọng đến đâu.
3.2.1.2 Phát âm:
Âm vực phải chuẩn, tròn vành rõ chữ, không méo tiếng hay nuốt chữ, không nhầm lẫn giữa các âm.
3.2.1.3 Độ cao:
Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo. Vậy muốn nói to, nói vang, nói cả ngày không biết mệt, ta phải phát âm như thế nào? Nếu phát âm trong cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp do luồng hơi đi qua cổ họng làm tổn thương họng và dây thanh quản. Nếu phát âm ở cửa miệng (mà các cụ vẫn gọi là nói ở đầu môi chót lưỡi) giống như hát chèo, thì không thể nói to, vang được. Vùng phát âm đúng nhất là ở trong “vòm cộng minh”- vùng giữa khoang miệng có cấu trúc giống như cái vòm hang động.
3.2.1.4 Chất lượng:
Cấu thành tiếng nói có 3 bộ phận:
MÔI – HÀM – LƯỠI
Cả 3 bộ phận này đầu rất quan trọng để tạo ra tiếng nói hay hoặc dở
Hàm dưới cứng: Phát âm không rõ ràng, tiếng chìm
Lưỡi ít chuyển động: Tiếng nói bị nghẹn, tắc
Môi ít hoạt động: Tiếng nói bị khô, không tròn tiếng
Theo nguyên lý phát âm, luồng hơi từ trong phổi đi ra chạm vào dây thanh quản phát ra các nguyên âm. Các nguyên âm này kết hợp với các phụ âm do hình dạng của lưỡi, môi, răng...tạo ra thành âm nói. Âm này cộng hưởng trong khoang miệng rồi bắn ra ngoài. Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng thì âm phải nổ trong khoang miệng, trong vòm cộng minh. Cũng giống như khi chúng ta hét trong hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền. Muốn nói to, rõ, âm mạnh mẽ, tiếng phải được phát ra từ giữa khoang miệng.
3.2.1.5 Tốc độ:
Trong khi nói, tốc độ nói hoàn toàn phụ thuộc vào người nghe. Với đối tượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng nhưng thuyết trình trước hội trường toàn thanh niên cần hào hùng, hoành tráng mới thuyết phục vì vậy khi thuyết trình phải luôn quan sát và đo được phản ứng của người nghe với cách trình bày của ta để điều chỉnh cho phù hợp. Khi nói nhanh ngoài việc thể hiện tư duy người nói còn biểu hiện sự thiếu tự tin( tốc độ nói từ 125 đến 150 từ/phút).
Tóm lại, tốc độ nói bị điều chỉnh bởi tâm của người nói hay chính là sự trao đổi chia sẻ và biểu hiện, phản ứng của người nghe. Cũng như khi rót nước, với cái cốc to ta rót khác, với cốc nhỏ ta rót khác. Quan trọng nhất của người thuyết trình là phải phù hợp với nội dung, hoàn cảnh và đối tượng.
3.2.1.6 Điểm dừng:
Văn nói khác văn viết, với văn viết, chúng ta có thể đọc đoạn trên, đoạn dưới, xem dấu chấm câu để hiểu người viết định nói gì. Nhưng với văn nói, cùng một câu nhưng cách nói khách nhau dẫn đến cách hiểu khác nhau. Chẳng hạn, câu: “Ông già đi nhanh quá”, nếu ta có điểm dừng “Ông ... già đi nhanh quá” thì có nghĩa là một người già đi nhanh chóng. Còn nếu ta có điểm dừng “Ông già... đi nhanh quá” với vẻ ngạc nhiên có nghĩa là một ông già đi bộ nhanh hơn mức bình thường. Vẫn điểm dừng đo nhưng kết hợp với sự xuống giọng luyến tiếc thì đó lại có nghĩa là mộ ông gia chết rất đột ngột.
3.2.1.7 Điểm nhấn:
Có hai loại nhấn mạnh.
Loại thứ nhất là, trường độ nghĩa là kéo dài âm lượng ra (nguyên âm bán nguyên âm).
Ví dụ :" Vâng, anh thì thơm, còn người ta thì thối" được kéo dài là:
" Vâ-â-âng, anh thì thơ-ơ-ơm, còn người ta thì thô-ô-ối"
Tác dụng: Dùng trọng âm để làm điều muốn diễn tả được rõ ràng. Dùng trọng âm chính xác thì dễ hiểu. Câu chữ thiếu trọng âm sẽ trở nên chung chung, mơ hồ, không sắc cạnh.
Loại thứ hai là, cường độ nghĩa là tập trung năng lượng vào một từ ngữ nào đó một cách mạnh mẽ dứt khoát.
Ví dụ: Câu “Ai bảo anh mua cam cho tôi?” được hiểu theo nhiều cách. Và cách hiểu đó hoàn toàn phụ thuộc vào điển nhấn vào vị trí nào trên câu đó.
Ai bảo anh mua cam cho tôi? ----> Nhấn vào chủ thể mua cam.
Ai bảo anh mua cam cho tôi?------>Nhấn vào khách thể "cam"
Một từ vâng, nhưng có nhiều cách diễn tả, tuỳ thuộc vào trọng âm và ngữ điệu… Nó sẽ có hiệu quả hoặc là rất nghe lời hoặc là khiên cưỡng, hoặc có thể là tỏ ý phản đối.
Ví dụ sau cho ta thấy, nếu dùng trọng âm, sẽ cho ít nhất 2 hiệu quả ngược lại nhau, cùng một mệnh đề:
"Vâng, tôi thua anh. Tôi xin lỗi anh."(Kết quả: thực lòng, phục thiện)
"Vâ-â-âng, tôi thu-u-ua anh. Tôi xin lỗi anh"(Hậu quả, mỉa mai, bất phục)
3.2.1.8 Phân nhịp:
Trong một bản nhạc có những khi phải dừng lại một nhịp, có những khi phải dồn dập, lại có lúc nhịp nhàng khoan thai. Quan trọng nhất là khi nói ta phải nhấn mạnh vào những từ chốt nhất trong một câu, hoặc những câu chốt nhất trong một đoạn. Điều đó sẽ giúp người nghe dễ dàng hình dung và bắt ý hơn.
Khi nói thỉnh thoảng phải có chỗ ngắt quãng, lấy hơi và có thể chuyển sang một ý khác, không nói những từ mình không biết nghĩa.
Để phân nhịp và lấy hơi hiệu quả, chúng ta phải biết chia câu, chia đoạn cho một nhịp thở. Và mỗi câu, ta chỉ nên sử dụng 3/4 lượng hơi hít vào, phần còn lại ngắt nhịp để lấy hơi và chuyển sang đoạn mới. Liên tục thay đổi âm lượng, ngữ điệu, nhịp điệu, âm điệu… cho phù hợp với nội dung truyền tải.
Tránh nói giọng mũi, giọng ồm ồm, ề à mà chuyên môn gọi là "nghĩ bằng miệng". Không chêm đệm vào đâu hoặc cuối câu những từ vô nghĩa như: "vâng,…"; "coi như là"; "các"; "ấy thế là"; "đâm ra là"; "coi vậy chứ", "chẳng qua là"; "nói thật chứ"; "hoá ra là"; "cái gì ạ", "đúng không ạ"… Đây là những tật khó chữa, nhưng phải chữa bằng được.
3.2.2 Dáng điệu và cử chỉ
“Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt”. Hai mươi giây đầu tiên khi gặp mặt, ta gây ấn tượng với người nghe bằng hình ảnh ta xuất hiện. Đứng từ xa thì chỉ nhìn thấy dáng, do đó dáng điệu, cử chỉ là cái thu hút đầu tiên và là yếu tố đầu tiên để thính giả đánh giá về ta. Dáng điệu chững chạc đàng hoàng thì gây sự kính trọng tự nhiên, còn ngược lại sẽ gây ác cảm.
Thông thường bản năng con người khi sợ hãi sẽ tìm chỗ dựa. Ta cũng vậy, động tác thường xuyên hay gặp nhất của người thuyết trình là tựa vào bàn. Nhưng xương sống mới là cái đỡ cơ thể. Ta tựa vào bàn, tưởng thoải mái nhưng thực ra rất mỏi và còn làm gò ép các cơ quan phát âm khiến giọng nói không mạnh mẽ, vang xa.
Dáng đứng là một loại ngôn ngữ của cơ thể, nó mang tính minh hoạ và điều tiết. Khi ta nói hào hùng, thuyết phục người khác thì dáng phải vững chãi, năng động. Điều quan trọng nhất của dáng đứng trong thuyết trình đó là qua đó thể hiện được sự năng động và nhiệt tình của người thuyết trình. Cơ thể con người là một thể thống nhất. Trong ngôi nhà cơ thể thì dáng là bộ khung, là cấu trúc nhà. Muốn cả cơ thể dẻo dai thì đầu tiên là dáng phải dẻo. Nếu cái khung đã cứng thì tổng thể không thể mềm mại uyển chuyển được.
Thông thường khi thuyết trình ta thường hay mất bình tĩnh, mà như ta đã biết, khi căng thẳng là các cơ bắp đều cứng lại, ta đứng “như trời trồng”, đứng như chôn chân một chỗ. Tại sao như vậy? Vì ta đứng trụ trên cả hai chân. Đứng trụ hai chân thì dễ mỏi và khó di chuyển được. Bí quyết của dáng điệu uyển chuyển, năng động là đứng trụ trên chân trước và dồn 80% trọng lượng cơ thể được dồn vào chân trụ, và phải đổi chân liên tục. Dáng có uyển chuyển là do hông và chân ta linh hoạt. Nguyên tắc cơ bản nhất của thuyết trình là: nếu ta không quan tâm tới thính giả, họ sẽ không quan tâm tới ta. Nếu đứng yên một chỗ, ta không thể quan sát bao quát hội trường được. Khi ta đứng trụ trên một chân thì mắt nó mới có thể “dắt cả người”, ta nhìn theo hướng nào, chân mới xoay theo hướng đó thì ta sẽ dễ dàng quan sát hơn. Luôn nhớ rằng: “Nhất dáng, nhì da, thứ ba nét mặt”, “vạn sự khởi đầu nan”. Ấn tượng ban đầu của người thuyết trình đó là dáng.
3.2.3
Trang phục
Khi ta đứng xa thính giả
thì cái đầu tiên họ thây
là dáng đứng. Khi lại gần
thính giả sẽ thấy trang phục
ta mặc. “Gần nể bụng nể
dạ, lạ nể áo nể quần”, thính
giả sẽ có ngay ấn tượng
ban đầu về ta thông qua
dáng đứng và trang phục.
Thông qua trang phục chúng ta biết được địa vị xã hội, khả năng kinh tế, và chuẩn mực đạo đức cũng như thẩm mĩ cá nhân của từng người. Nếu trang phục không phù hợp thì sẽ tạo sự khó chịu và mất tự tin cho chính người nói.
Tốt nhất khi thuyết trình ta nên chọn lễ phục. Với nam thì lễ phục là Comple; với nữ là Áo dài, Vest hoặc Váy ngắn. Ngày nay xu hướng chung của trang phục là đơn giản nhưng có một số lưu ý ta phải biết khi chọn trang phục. Nam giới khi mặc Comple phải có Caravat, nữ giới khi mặc Áo dài phải có đồ Trang sức. Nếu thiếu những thứ đó thì bộ trang phục của chúng ta dù đẹp hay đắt tiền đến đâu vẫn chưa được gọi là lễ phục.
Điều quan trọng khi chọn trang phục là chúng ta phải mặc sang hơn thính giả một bậc.Ngày xưa các cụ các câu “Phú quý sinh lễ nghĩa” nhưng ngày Nay “Phú quý phải lễ nghĩa”Tại sao lại như vậy? Thứ nhất, đó là bày tỏ sự tôn trọng thính giả và cũng là để tạo sự tôn cho chính mình.
Thứ hai, nếu ta đến một hội trường mà thính giả mặc thoải mái thì ta có thể bỏ bớt đồ ra nhưng nếu hội trường mặc toàn lễ phục thì ta lấy gì mà mặc thêm vào? Chỉ nên mặc sang hơn một bậc. Nếu sang quá so với thính giả thì sẽ tạo khoảng cách giữa người thuyết trình với thính giả khó lôi kéo được sự đồng cảm của thính giả.
Một nguyên tắc nữa vô cùng quan trọng mà chúng ta không thể bỏ qua, đó là: kiểm tra trang phục. Trước khi thuyết trình ta nên ghé qua nhà vệ sinh chải lại đầu tóc, chỉnh trang từ trên xuống dưới, đằng trước đằng sau. Cẩn thận không bao giờ thừa, không ai dám chắc là một bề ngoài hoàn hảo khi ta bước ra khỏi nhà lại được giữ nguyên cho tới giờ thuyết trình. Sơ suất có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Hãy luôn luôn nhớ rằng: Không có cơ hội thứ hai để gây lại ấn tượng ban đầu. Hãy chuẩn bị để ta ra mắt thính giả với một ấn tượng tốt nhất.
3.2.4 Nét mặt
Người thuyết trình cũng như người diễn viên đều là người xuất hiện trước công chúng. Tất nhiên trong thuyết trình không yêu cầu ta phải xinh đẹp hoặc ngoại hình hoàn hảo như diễn viên, tuy nhiên bề ngoài nhìn vào phải gây được thiện cảm. Ta nên giữ cho mình khuôn mặt thoải mái, thân thiện và tươi cười. Nhưng quan trọng nhất của khuôn mặt là biểu cảm. Máy đo được trên khuôn mặt của chúng ta thể hiện 250.000 cảm xúc. Trong cùng một bài nói ta không chỉ thể hiện một chất giọng hay một nét mặt, với nội dung diễn đạt khác nhau sự biểu cảm của khuôn mặt. Khuôn mặt ta phải thay đổi được theo nội dung bài nói. Thường trong các buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo hay các buổi họp, khuôn mặt sẽ khá nghiêm túc, tuy nhiên sẽ chẳng vấn đề gì nếu ta thêm một chút hài hước, thoải mái. Mặt căng thẳng giọng nói sẽ căng thẳng, mặt thoải mái tự nhiên giọng nói sẽ vui tươi thoải mái.
3.2.5 Mắt
Mắt biểu rất nhiều cảm xúc, suy nghĩ khác nhau. Trong thuyết trình thì mắt lại càng vô cùng quan trọng. Theo thống kê, mắt ta thu nhận đến 75% lượng thông tin hàng ngày.
Quan sát hội trường sẽ giúp diễn giả điều tiết bài nói. Vì người nghe giống như cái gương của người nói. Nếu ta nói căng thẳng, người nghe sẽ cảm thấy căng thẳng theo ta, và ngược lại. Ánh mắt của người thuyết trình có ảnh hưởng lớn tới tâm trạng, thái độ thính giả, khích lệ người khác bằng ánh mắt, trấn áp người khác cũng bằng ánh mắt, tạo niềm tin cho thính giả cũng bằng ánh mắt.
Người thuyết trình khi đứng trước thính giả gặp rất nhiều khó khăn trong việc quan sát thính giả như ánh đèn chiếu lên sân khấu, hội trường, mặc dù đôi lúc không quan sát thấy nhưng ta vẫn phải nhìn. Ta không nhìn rõ thính giả nhưng mọi hành vi, thái độ, biểu hiện của ta đều được thính giả để ý. Người thuyết trình luôn phải nhớ một nguyên tắc “Ta không quan tâm đến hội trường hội trường sẽ không quan tâm đến bài nói của ta”
Liên tục quan sát hội trường giúp diễn giả điều chỉnh đựợc bài nói của mình, khi thuyết trình nhìn biểu hiện của thính giả ta có thể biết được được sự chú tâm của thính giả cũng như đo lường được mức độ thành công của bài nói để kịp thời điều chỉnh . Thấy mắt thính giả chăm chú lắng nghe ta biết được nội dung bài nói của ta đang cuốn hút người nghe, trong trường hợp này nếu thính giả thất sự chăm chú và tham gia đặt câu hỏi ta có thể nói kỹ hơn, sâu hơn mặc dù đây chỉ là những ý phụ trong bài nói của mình.Ngược lại, mặc dù ta đang nói những nội dung cốt lõi của bài nói nhưng quan sát thấy thính giả không chú tâm, mắt nhìn đi chỗ khác hoặc bắt đầu nói chuyện riêng thì nếu cần ta điều chỉnh ngay nội dung bài nói vì có thể vấn đề ta đang đề cập hội trường không hứng thú hoặc đã biết. Bài thuyết trình thành công khi đảm bảo nguyên tắc “ Nói cái hội trường cần chứ không phải nói cái mình có”.
Trong hội trường một cách quan sát hiệu quả đó là chia hội trường thành các nhóm nhỏ đó là phương pháp giúp người nói quan tâm được tới từng thính giả trong hội trường và thính giả cũng có cảm giác đang được quan tâm. Mỗi một ý ta dừng trên một nhóm người hoặc một cá nhân nào đó.
Thông thường với những hội trường rất lớn, không thể nhìn hết mọi người được, ta phải chia hội trường thành những khu vực nhỏ hơn. Trong mỗi khu vực nhỏ, ta nhìn một người. Sau khi nói hết một ý ta chuyển sang nhóm tiếp theo. Khi quét lại mỗi nhóm, ta nhìn sang người bên cạnh, như vậy là sẽ nhìn hết được cả hội trường. Để nhìn hết các góc không bỏ sót, ta nhìn theo hình chữ M và chữ W như dưới đây:
Đặc biệt chú ý là, tuy phải quan tâm khắp mọi người trong hội trường nhưng mắt không được đảo nhanh. Cũng giống như giọng nói, dáng điệu, mắt cũng phải có điểm dừng. Với mỗi ý ta phải dừng mắt một lần giống như tâm sự vậy.
3.2.6 Tay
Ở phần trên ta đã biết, lượng thông tin được thu nhận qua mắt là 75%, và qua tai chỉ là 12% lượng dây thần kinh từ mắt lên não nhiều gấp 25 lần lượng dây thần kinh từ tai lên não.Vì vậy thính giả sẽ dễ thuyết phục và chăm chú hơn tới bài nói của ta khi có nhiều hình ảnh, dẫn chứng cụ thể.
Con người là thường bị thu hút bởi hình ảnh, sự chuyển động nhiều hơn là lời nói, đây cũng chính là tập tính động vật của con người là phản xạ với hành vi nhanh hơn với lời nói. Khi đi sang đường, nếu ta kêu lên “xe ơi, đừng đâm nhé” thì xe vẫn cứ lao vèo vèo qua mặt. Nhưng khi ta giơ tay lên thôi là lái xe sẽ biết mà nhường đường cho ta. Do đó, muốn thu hút được sự chú ý của thính giả, chuyển động cơ thể của ta phải càng linh hoạt, năng động. Mà trên cơ thể người, đôi tay là nơi linh hoạt nhất. Hai dân tộc khác biệt ngôn ngữ, những người khiếm thính, không nói được vẫn có thể trao đổi thông tin bằng cử động tay. Thế mới biết bàn tay có thể diễn đạt nhiều động tác đến thế nào. Nhà thơ Hoàng Trung Thông đã viết :
“Bàn tay ta làm nên tất cả
Có sức người, sỏi đá cũng thành cơm”
Tục ngữ xưa có câu: “Giàu hai con mắt, khó hai bàn tay”. Bàn tay quan trọng là thế nhưng khi thuyết trình, ta thường hay thấy “tay chân thừa thãi”, nhiều người không biết giấu tay vào đâu . Đó là do ta chưa biết cách vung tay thế nào cho hợp lý. Thực tế nếu ta biết cách vung tay, bàn tay sẽ là “vũ khí” lợi hại trong thuyết trình vì nó giúp bổ trợ lời nói. Hơn nữa khi bàn tay vung, trọng tâm cơ thể sẽ hướng về phía trước, dáng của ta sẽ có xu thế hướng về phía thính giả bày tỏ sự thân thiện.
Nguyên tắc trong cả khi thuyết trình và giao tiếp là phải luôn để tay trong khoảng từ trên thắt lưng tới dưới cằm. Nếu ta vung tay cao quá, tay sẽ che mất mặt, làm cho âm ta phát ra không rõ. Nếu tay vung thấp quá, những người ngồi xa sẽ không nhìn thấy tay ta. Để tay trong khoảng từ thắt lưng tới dưới cằm ta sẽ vung thoải mái nhất, thuận lợi nhất trong giao tiếp và trông cũng tự nhiên nhất. Khi tay vung, luôn nhớ rằng vung “trong ra, dưới lên” - có nghĩa là đưa tay hướng từ trong ra ngoài, và hướng từ dưới lên. Tưởng tượng giống hệt như ta đang bưng một chiếc khay khi đi bán hàng vậy, luôn nâng niu tôn trọng khách hàng. Ta cũng nên chú ý luôn ngửa tay, và các ngón tay khép lại. Lòng bàn tay ngửa bày tỏ sự mong đợi, thu thập ý kiến, ngược lại thì hàm ý đè nén, dồn ép thính giả. Các ngón tay khép bày tỏ sự nghiêm túc, ngón tay mở mang lại cảm giác thiếu sinh lực, thiếu nhiệt tình, cảm giác ta đang vơ vét, cào cấu cái gì đó từ bên ngoài vào. Trong quá trình thuyết trình, ta cũng nên chú ý liên tục đổi tay tạo sự khác biệt. Vung tay thì tốt, nhưng vung mãi một tay thì chẳng khác nào chèo thuyền một mái. Nói hai ý là phải vung hai tay khác nhau để người nghe dù không chú ý cũng có thể cảm nhận rõ ràng đây là hai nội dung hoàn toàn khác nhau.
Một số điều nên tránh:
ü Khoanh tay: tạo sự xa cách, phòng thủ. Tâm lý học phân tích rằng con người luôn có xu hướng tự bảo vệ mình với các tác động xấu bên ngoài. Trẻ con thường xuyên núp sau váy mẹ mỗi khi sợ hãi. Lớn lên, hành động “núp” đó của nó biến đổi thành động tác khoanh tay: tự tạo rào cản một cách vô hình cho mình. Một người khoanh tay nghĩa là họ chưa cởi mở, đang dò xét.
ü Cho tay vào túi quần: Mang lại cảm giác kênh kiệu, thiếu hoà nhập (đàn ông hay mắc phải).
ü Trỏ tay: Không ai thích bị trỏ tay vào mặt vì vậy khi thuyết trình chúng ta cũng không nên chỉ tay vào thính giả.
ü Cầm bút hay que chỉ: Tránh vì khi cầm bút trên tay, bàn tay của ta sẽ không thể vung linh hoạt tự nhiên được. Hơn nữa, cầm đồ vật trên tay ta cũng sẽ rất dễ vung nó theo đà tay vung.
Tay là bộ phận linh hoạt nhất, thể hiện nhiều thông điệp vô hình nhất, do đó các động tác về tay phải được tập rất kỹ. Trong nền văn hoá Á đông chúng ta, khi nói ít vung tay. Nếu vung tay nhiều thường bị coi là không khiếm tốn, không lễ phép. Tuy nhiên ngày nay khi hội nhập quốc tế, chúng ta cũng phải thay đổi cho phù hợp.
Sử dụng phi ngôn từ tay còn giúp diễn giả diễn tả cảm xúc nội tâm một cách dễ dàng, giúp điều tiết giọng nói được sắc nét rõ dàng, gãy ý. Với những đoạn văn cần nhấn câu, dừng ý ta vung tay dứt khoát.Tay chắc chắn giọng chắc chắn, tay lỏng lẻo giọng lỏng lẻo.
3.2.7 Động chạm
Động chạm trong thuyết trình, giao tiếp trực tiếp giữa người nói và người nghe chủ yếu thông qua cái bắt tay. Bắt tay bày tỏ sự thân thiện, nồng nhiệt, qua đó mối quan hệ giữa hai người sẽ gần gũi hơn. Thông thường khi bắt tay, hai lòng bàn tay nên áp vào nhau, hai ngón cái đan chéo, bóp vừa đủ mạnh và có thể lắc nhẹ. Bắt tay là phép lịch sự tối thiểu, nhưng trên thực tế người thuyết trình đôi khi vì quá chú ý tới chuẩn bị nội dung nói mà quên mất bước cơ bản này. Có ba thời điểm phải bắt tay làm quen với thính giả:
ü Trước khi thuyết trình: Chào, đón tiếp thính giả, làm quen, tranh thủ sự ủng hộ từ họ - đặc biệt với trường hợp ta thuyết trình với các đối tượng lần đầu gặp.
ü Trong khi thuyết trình: Tiếp tục giao tiếp, giao lưu thắt chặt mối quan hệ, hỏi cảm nhận của thính giả để có điều chỉnh thích hợp cho bài nói.
ü Sau khi thuyết trình: Cảm ơn thính giả đã lắng nghe, tạo ấn tượng tốt cho họ trước khi ra về.
3.2.8 Di chuyển
Trong khi nghe thuyết trình, tại sao nghe nhiều khi không chú ý thậm chí còn cảm giác buồn ngủ? Có phải do ta mệt mỏi vì nghe quá nhiều kiến thức không? Xin thưa rằng không phải. Đa số trường hợp mệt mỏi là do mắt mỏi chứ không phải do cái đầu làm việc quá nhiều. Hãy thử tập trung nhìn vào một điểm trong vòng 5 phút, ta sẽ thấy mỏi mắt. Nhiều khi thính giả mệt mỏi thậm chí buồn ngủ không phải vì bài nói kém hấp dẫn mà một phần thính giả cả buổi chỉ nhìn có một điểm khiến mắt mỏi. Vậy thì người thuyết trình trước hội trường không nên đứng một chỗ. Trong thuyết trình, kị nhất là đơn điệu, nhàm chán. Hãy liên tục di chuyển tạo những góc nhìn, góc nghe mới cho thính giả. Nếu ta đứng im một chỗ (nhất là đằng sau cái bục), cơ thể tất sẽ cứng nhắc, giọng nói đều đều.
Cách di chuyển: Đơn giản nhất là ta nên di chuyển theo hình tam giác: đảo sang hai cánh của hội trường, quan tâm tới góc phải góc trái, lùi lại nói với cả hội trường, hút cả hội trường về phía mình, tiến lên tạo khoảng cách gần gũi với thính giả. Khi di chuyển, tốc độ bước của ta cũng giống như giọng nói, Bước chân mạnh mẽ giọng nói nhanh và mạnh mẽ và ngược lại bước chân nhẹ nhàng giọng nói cũng nhẹ nhàng khoan thai.Vậy khi thuyết trình tốc độ di chuyển không chỉ phụ thuộc vào nội dung câu từ hay tính chất của đoạn văn đó mà nhanh hay chậm phụ thuộc vào thính giả.Với hội trường dành cho thanh niên diễn giả cần di chuyển nhanh, mạnh, dứt khoát tạo sự mạnh mẽ, năng động trong bài nói nhưng đối với hội trường có số thính giả cao tuổi sẽ khiến thính giả không bắt nhịp kịp vói bài nói. Di chuyển trong hội trường không chỉ được tính từ khi ta bắt đầu nói trên hội trường mà bắt đầu từ khi ta được giới thiệu, khi đó hội trường đã bất đầu chuyển sự chú ý tới diễn giả. Người thuyết trình có thể tính trong khoảng 7 bước trước khi ta lên đến hội trường. Đây là khoảng cách thính giả bắt đầu tập trung chú ý đến diễn giả, do đó đã phải chuẩn bị phong thái, bề ngoài để tạo ấn tượng rồi. Người thuyết trình cũng giống diễn viên trên sân khấu: ló cái mũi giày ra khỏi cánh gà là bắt đầu phải diễn, còn một cái gót giày sau cánh gà vẫn tiếp tục phải diễn. Thính giả còn chú ý nghĩa là ta còn phải chinh phục.
3.2.9 Mùi
Mùi hương có thể tác động tới hiệu quả làm việc của não. Ở Nhật có một công ty thử nghiệm vào những giờ nhất định cho nhân viên của họ ngửi những mùi nhất định, kết quả cho thấy hiệu quả công việc đã tăng đáng kể. Mùi hương yêu thích có thể làm cho não chúng ta hưng phấn, làm việc tốt hơn. Ngược lại, một mùi khó chịu nếu toả ra từ một người sẽ khiến những những đối tượng giao tiếp đánh giá không tốt, thậm chí là xa lánh ta. Mùi khó chịu trong hội trường có thể gây mất tập trung, tạo nên tâm lý không thoải mái cho thính giả và gây sự mất tự tin cho chính diễn giả khi xuất hiện trước công chúng.
Với thời tiết nóng nực như mùa hè ở nước ta, mồ hôi dễ làm phát sinh những mùi khó chịu trên cơ thể. Thông thường ta không thể nhận biết mùi của chính mình; hãy ngăn ngừa trường hợp đó. Với nữ giới thường dùng nước hoa cũng phải lưu ý chọn mùi hương phù hợp. Khi thuyết trình được ngửi một mùi hương yêu thích sẽ làm ta phấn khích rất tốt.
3.2.10 Khoảng cách
Trong giao tiếp nói chung và trong thuyết trình nói riêng, khoảng cách giữa ta và thính giả thể hiện mối quan tâm, quan hệ. Với mỗi mối quan hệ khác nhau, người ta có xu hướng chọn khoảng cách khác nhau. Trên lý thuyết, khoảng cách được quy định như sau:
ü Thân thiện < 1m
ü Riêng tư < 1.5m
ü Xã giao < 4m
ü Công cộng > 4m
Nhưng trên thực tế, khoảng cách được định lượng chủ yếu dựa trên cái bắt tay. Trong quan hệ xã giao, hai người đứng cách xa nhau vừa đủ một tầm tay bắt. Khoảng cách đó mang lại một không gian vừa đủ cho mỗi người đứng thoải mái, khi vung tay không chạm phải nhau, và một người thứ ba có thể đi qua giữa hai người. Còn khi ta đứng nói ở nơi công cộng, tuỳ thuộc vào đám đông mà ta chọn cho mình khoảng cách phù hợp. Đám đông càng lớn, ta càng phải đứng cách xa để có thể bao quát hết cả hội trường. Một nguyên tắc chung nhất là ta phải đứng ở trung tâm của hội trường, nơi mà tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy bạn, đồng thời là nơi gần gũi nhất với thính giả mà ta có thể. Hãy luôn cố gắng rút ngắn khoảng cách giữa ta và thính giả. Trong những trường hợp với những hội trường rất dài, nếu có thể, trong quá trình thuyết trình nên di chuyển sâu vào trong hội trường, quan tâm tới những người ở đằng sau. Càng đứng gần thính giả, ta càng có khả năng ảnh hưởng tới họ nhiều hơn. Tuy nhiên khoảng cách gần nhất mà ta có thể tạo nên trong trường hợp thính giả đang ngồi và ta đang đứng là khoảng từ 1,2 cho tới 1,5 mét. Khoảng cách này cho phép tầm mắt của ta và người đối diện ngang nhau; họ sẽ không phải ngước lên nhìn bạn. Nếu ta thấp, có thể di chuyển lại gần hơn và ngược lại.
Chữ Chí
Tóm lại, cơ thể chúng ta giống như một nhạc cụ. Để chiếc nhạc cụ phát ra những âm thanh hay, từng bộ phận trên cây đàn đó phải rung lên, phải ngân nga hoà cùng một nhịp. Muốn nói hay thì phải nói bằng cả người, nói tổng lực: nét mặt nói, dáng đi nói, trang phục nói, tay nói, từng đường gân thớ thịt đều nói. Trong triết tự tiếng Trung Hoa, chữ “Chí” được cấu thành từ chữ “Tâm” ở dưới, và chữ “Sỹ” ở trên. Có nghĩa là, khi thuyết trình muốn thay đổi ý chí người nghe thì cái “Tâm” là nền tảng, trên cơ sở đó mới thay đổi đến cái “Trí” người nghe. Nói bằng cả người, lúc nào cũng nhiệt tình, lúc nào cũng tổng lực, đam mê đó là bí quyết thành công của thuyết trình.
4 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI TRONG THUYẾT TRÌNH
4.1 Câu hỏi đóng
+ Là câu hỏi mà chỉ có thể nhận được câu trả lời là: Có hoặc không.
+ Câu hỏi loại này dễ gây đột ngột. Nên sử dụng khi cần sự khẳng định hoặc cần thu hẹp vấn đề. Chỉ sử dụng khi đã thảo luận tương đối đầy đủ.
4.2 Câu hỏi mở
+ Là câu hỏi mà sẽ nhận được từ người trả lời giải thích và phát triển thêm.
+ Câu hỏi mở tạo cảm giác cho đối tác có quyền chủ động hơn. Tuy nhiên nếu ta lạm dụng sẽ tạo cho đối tác có cảm giác như bị hỏi cung.
+ Câu hỏi loại này sử dụng khi bắt đầu thảo luận một vấn đề cụ thể hoặc cần khai thác thêm ý kiến của đối tác.
4.3 Câu hỏi gián tiếp
+ Câu hỏi gián tiếp đề cập gián tiếp vấn đề tạo không khí hữu nghị mà vẫn có được thông tin từ phía đối tác.
+ Câu hỏi loại này sử dụng khi không muốn đề cập trực tiếp vấn đề.
+ Ví dụ: Thay “Anh có ý kiến gì về quyết định này?” bằng “Theo anh, nếu quyết chị B thì sẽ có hạn chế gì?”
4.4 Câu hỏi thăm dò
+ Câu hỏi thăm dò không nhằm mục đích lấy thông tin cho thảo luận
+ Câu hỏi loại này được áp dụng khi ta muốn đưa ra quyết định nhưng chưa rõ ý đồ đối tác hoặc đối tác cảm thấy ngại đưa ra ý kiến của họ và chúng ta cần phải thăm dò, tiên đoán quan điểm đối tác.
4.5 Câu hỏi để chuyển chủ đề
+ Câu hỏi dùng để chuyển sang vấn đề khác cho phù hợp kế hoạch hoặc khi vấn đề đang thảo luận đã ngã ngũ.
+ Tuy nhiên khi vấn đề chưa ngã ngũ thì câu hỏi loại này dễ tạo nghi ngờ hoặc làm đối tác cụt hứng. Vì vậy chúng ta cần phải khéo léo, tế nhị, làm mờ ẩn ý trong câu hỏi.
4.6 Câu hỏi hùng biện
+ Câu hỏi loại này dùng để thảo sát sâu hơn, hoặc pha loãng vấn đề
+ Mục đích là để: gợi những vấn đề mới; Chỉ ra những vấn đề chưa giải quyết; Duy trì sự ủng hộ của thành viên đối tác;
+ Lưu ý: đặt câu hỏi phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu
4.7 Câu hỏi để suy nghĩ
+ Câu hỏi loại này đưa ra buộc đối tác phải cân nhắc suy nghĩ
+ Mục đích giúp đối tác cải chính, bổ sung vấn đề đã nêu và xây dựng không khí thân thiện.
+ Lưu ý: Cần nhắc lại một phần các ý kiến đã phát biểu
4.8 Những chú ý khi đặt câu hỏi
+ Hạn chế dùng câu hỏi hướng dẫn (mớm cung)
+ Một số câu hỏi kiêng kỵ xâm phạm đến đời tư
+ Không đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung cùng lúc
5 KỸ NĂNG LẬP LUẬN
5.1 Lập luận hùng biện
+ Phương pháp cơ bản: Trực tiếp đưa ra những sự kiện, số liệu làm cơ sở và kết hợp phân tích nội dung và chiều hướng.
+ Phương pháp vạch ra mâu thuẫn: Chỉ rõ mâu thuẫn của đối tác, không được bỏ sót. Tuy nhiên phương pháp này mang tính chất phòng ngự.
+ Phương pháp rút ra kết luận: Từ lập luận chính xác, riêng rẽ, từng phần, dần dần đưa ra kết luận.
- Chú ý nguyên nhân giả tạo, bề ngoài, hình thức
- Sử dụng khi đối tác chỉ kết luận từng phần, hoặc không kết luận.
+ Phương pháp so sánh : Dạng đặc biệt của phương pháp rút ra kết luận
- Đưa ra sự so sánh nhưng sự so sánh phải đồng chất
- Khi đối tác so sánh ta phải chứng minh tính không chắc chắn của họ và tìm ra mặt trái của sự so sánh mà họ chưa nói đến.
- Phương pháp “Vâng... nhưng”: Đầu tiên đồng ý các phần đúng, sau đó xoáy vào các phần sai. Nếu đối tác sử dụng phương pháp này chúng ta phải bác bỏ luận cứ của họ.
+ Phương pháp chia cắt (chia để trị): Chia ý kiến đối tác thành các phần:
- Đúng; phải bàn thêm; sai hoàn toàn
- Tập trung vào điểm yếu mà bác bỏ
- Đây là cách thường được áp dụng nhiều
+ Phương pháp “gậy ông lại đập lưng ông”: Sử dụng chính vũ khí của đối tác để chống lại họ. Phương pháp này không có hiệu quả chứng minh, nhưng có tác động đặc biệt.
+ Phương pháp coi thường: Khi không bác bỏ được, nhưng có thể coi thường, làm giảm nhẹ giá trị, ý nghĩa của các ý kiến.
+ Phương pháp chiếm ưu thế: Căn cứ vào nhu cầu của ta mà thay đổi trọng tâm.
+ Phương pháp dẫn dắt: Chủ động sửa đổi bản chất vấn đề dần dần.
+ Phương pháp đặt câu hỏi: Đây là dạng đặc biệt của lập luận trong đó ta chủ động đặt câu hỏi, theo tốc độ, trình tự. Các câu hỏi phải ngắn gọn, chính xác, dễ hiểu và không nên đặt hết câu hỏi, mà phải bí mật bất ngờ.
+ Phương pháp ủng hộ hình thức: Đưa lý lẽ, luận cứ biện hộ, bào chữa cho quan điểm đối tác sau đó phản công, đưa ra lý lẽ, luận cứ bác bỏ.
- Ví dụ: “... anh đã quên... tôi có thể giúp anh... nhưng các dẫn chứng trên cũng không giúp ích gì ... vì ...”
- Đối tác cảm giác ta nghiên cứu kỹ vấn đề hơn họ nhưng ta cần phải chuẩn bị kỹ, công phu...
- Nếu hấp tấp đồng ý, ta có thể sẽ hối hận lâu dài.
5.2 Lập luận tự biện
+ Nghệ thuật phóng đại: Khái quát phóng đại, rút ra kết luận vội vàng. VD: Tất cả đều là kỹ thuật đơn thuần.
+ Nghệ thuật hài hước: Dùng nhận xét thông minh, sắc sảo, câu chuyện hài hước để phá lập luận. Nên ăn miếng trả miếng, hoặc tự cười mình, sau chuyển sang thực chất vấn đề.
+ Nghệ thuật dựa vào uy tín hoặc dùng người thứ 3: Trích dẫn, lời nói, ý kiến, tác phẩm nổi tiếng hoặc nêu gương hay lấy người thứ 3 làm minh họa.
+ Nghệ thuật làm mất uy tín đối tác: Nếu không bác bỏ được lập luận, cũng làm mất uy tín. Như cầu thủ phạm luật để chiếm ưu thế.
+ Nghệ thuật cách ly: Tách từng câu, cắt xén bài phát biểu, sắp xếp thành từng phần để chúng mâu thuẫn nhau.
+ Nghệ thuật chuyển hướng: Đối tác không tấn công vào luận cứ của ta mà chuyển sang vấn đề khác không liên quan.
- Muốn tránh điểm nóng, để ta chú ý đến điều khác
- Cần cảnh giác,kịp thời ngăn ngừa
+ Nghệ thuật lấn át: Là một dạng của chuyển hướng
- Họ không chuyển sang vấn đề cụ thể nào, mà phóng đại vấn đề phụ, thứ yếu từ ý kiến của ta.
- Bỏ qua không chú ý đến một số điểm khác
- Cảnh giác, phải lấn át để lái theo hướng chính
- Tấn công nhưng cần phải biết nhượng bộ đúng lúc. Đối tác sẽ không hài lòng khi chỉ được thông báo quyết định mà không có đàm phán gì cả. Khi cuộc đàm phán bắt đầu, sau vòng giới thiệu, chúng ta phải phỏng đoán những vấn đề ưu tiên của đối tác. Bằng cách đặt câu hỏi, chúng ta sẽ vấn dần bức màn bí mật về những mục tiêu đó. Nhưng không nên lật hết quân bài trước đối tác. Điều quan trọng là giữ được thế tấn công. Một điều cũng rất quan trọng là biết nóng và lạnh đúng lúc. Chúng ta phải chiếm lĩnh được sức mạnh của đối tác bằng cách đe dọa và dụ dỗ từ từ...
+ Nghệ thuật lừa phỉnh: Dựa vào thông tin nửa hư, nửa thực, như vô tình.
- Họ dẫn đàm phán theo một chủ đề nhất định, dễ gây vãi lộn, mọi vấn đề đều xáo trộn.
- Nên dùng kính “hiển vi” để soi từng ý kiến của họ, bắt đầu bình tĩnh đàm phán.
+ Nghệ thuật trì hoãn: Sử dụng những câu nói vô nghĩa hoặc đặt nhiều câu hỏi yêu cầu giải thích để gây cản trở, kéo dài hoặc tranh thủ thời gian suy nghĩ. Không nên ngạc nhiên khi đối tác dùng nghệ thuật trì hoãn để đủ thời gian tìm lý lẽ bác bỏ.
+ Nghệ thuật khiếu nại: Đây là dạng đặc biệt của lấn át
- Đối tác phát biểu để muốn tạo sự thông cảm
- Bằng tác động tìm cảm, tránh vấn đề phức tạp
- Cần hướng vào công việc cụ thể.
+ Nghệ thuật xuyên tạc: Đối tác xuyên tạc ý kiến của ta / chuyển trọng tâm. Những kẻ mị dân, khi bị dồn nén thường sử dụng, nhưng ta cần kiên quyết lên án.
+ Nghệ thuật đặt câu hỏi bẫy: Dựa vào tập hợp tiền đề dùng để ám thị. Tuy nhiên không thể sử dụng các tiền đề đó trong mọi trường hợp. Có 4 nhóm câu hỏi chính:
- Câu hỏi nhắc lại
- Câu hỏi sách nhiễu bắt buộc
- Câu hỏi lựa chọn
- Câu hỏi phản công
5.3 Chiến thuật lập luận
+ Sự kết hợp: Khéo léo, hợp lô-gíc các kỹ thuật để phù hợp với từng cuộc đàm phán
- Khi sử dụng luận cứ ta không nên sử dụng hết ngay mà cần thiết cân nhắc nên / không nên.
- Khi lựa chọn kỹ thuật ta nên lưu ý tùy theo đặc điểm tâm lý đối tác để lựa chọn và vận dụng các chiến thuật lập luận khác nhau.
+ Tránh căng thẳng trong lập luận:
- Trong bất cứ cuộc đàm phán nào chúng ta nên tránh căng thẳng, mâu thuẫn không cần thiết. Tuy nhiên không thể triệt tiêu mâu thuẫn mà phải đối mặt để cùng tìm ra giải pháp.
- Nếu mâu thuẫn và căng thẳng vẫn xảy ra chúng ta nên:
· Xem xét điều gay cấn vào giai đoạn đầu hoặc cuối của cuộc đàm phán
· Gặp riêng cá nhân
· Bố trí giải lao, để làm nguội căng thẳng
- Ta cũng không nên quên nguyên tắc cơ bản của Antoine Riboud, “Hãy làm cho người ta cười dù là để cho người ta một cảm giác tin cậy hay ngược lại làm cho người ta bối rối”.
+ Kích thích sự ham muốn: Ban đầu nêu tình hình, tình trạng, trọng tâm là khả năng xấu có thể. Sau trên cơ sở kích thích hứng thú, nêu giải pháp và những ưu điểm.
+ Lập luận hai chiều: Đó là chỉ ra các ưu điểm, nhược điểm của giải pháp. Phương pháp này tác động mạnh khi đối tác có quan điểm trái ngược. Đối tác trình độ thấp, sử dụng một chiều.
+ Một số lưu đặc biệt:
- Chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo
- Tìm hiểu kỹ và tôn trọng đối tác
- Thái độ đúng mức, tránh gò ép, áp đặt
- Lô-gíc của quá trình lập luận được thể hiện chặt chẽ
- Đưa ra các kết luận lô-gíc
“Những kết luận vội vàng là kết quả của tư duy chậm chạp”
+ 5 lời khuyên khi lập luận
- Thuật ngữ rõ ràng, chính xác, đơn giản, có tính thuyết phục, tránh vòng vo.
- Phương pháp và nhịp độ phù hợp đặc điểm, khí chất từng đối tác
- Đúng mức, tế nhị, lắng nghe và tôn trọng
- Trình bày, chứng minh trực quan, rút ra két luận
- Thái độ tự tin, tốc độ vừa phải.
6 KỸ NĂNG VÔ HIỆU HÓA Ý KIẾN ĐỐI TÁC
6.1 Trường hợp áp dụng
+ Luận cứ, số liệu, cơ sở, không phù hợp hiện tại
+ Do đuối lý nên đối tác chống đối tự nhiên
+ Thử khả năng và hiểu biết của ta
+ Chưa hiểu kỹ đối tác nên lập luận chưa phù hợp
+ Đủ bằng chứng chứng minh trực quan điểm sai
6.2 Chiến thuật vô hiệu hóa
+ Bình tĩnh, tôn trọng, không phản ứng thô bạo
+ Xác định nội dung và nguyên nhân phê bình
+ Phê bình hợp lý phải thừa nhận
+ Trả lời ngắn gọn, súc tích, đi thẳng vào nội dung
+ Kiểm soát phản ứng bằng kỹ năng nghe và hỏi
+ Lựa chọn phương pháp vô hiệu hóa và thực hiện.
6.3 Các bước thực hiện
+ Xác định vấn đề cần phản đối
+ Xác định nguyên nhân phản đối
+ Phân tích tìm lời phản đối
+ Lựa chọn phương pháp vô hiệu hóa
+ Lựa chọn chiến thuật vô hiệu hóa
+ Tiến hành vô hiệu hóa kết hợp lập luận bác bỏ
6.4 Các phương pháp vô hiệu hóa
+ Phương pháp phòng vệ:
- Chuẩn bị ý kiến chặt chẽ lô-gíc, không có kẽ hở
- Áp dụng khi có đầy đủ bằng chứng, dẫn chứng
+ Đồng ý trước, phản đối sau:
- Tiếp thu phê bình và phản đối của đối tác
- Sau giải thích và nhấn mạnh lại ưu điểm và lợi ích
- Chỉ dùng khi hoàn toàn tin tưởng vào ý kiến đưa ra
+ Sử dụng câu tương đương:
- Khi nghe phê bình, nhắc lại bằng câu tương đương
- Sau tìm câu trả lời, làm giải nhẹ căng thẳng
- Dùng khi đối tác chỉ trích gay gắt
+ Phương pháp chuyên gia:
- Sử dụng ý kiến, kinh nghiệm chuyên gia.
- Phải lựa chọn chuyên gia có uy tín
+ Đồng ý có điều kiện:
- Chấp nhận đối tác nhưng kèm một số điều có lợi
- Khi không thể thống nhất, gặp phản đối gay gắt mà không thể vô hiệu hóa hoàn toàn.
Người thành công luôn nhân ra cơ hội trong khó khăn
Kẻ thất bại chỉ nhìn thấy khó khăn trong cơ hội
7 CÁC KHÂU CHUẨN BỊ TRƯỚC BUỔI THUYẾT TRÌNH
7.1 Mời người tham dự
Đầu tiên là chọn người tham dự: Họ sẽ làm việc như thế nào, chi phí và thời gian cho việc đi lại, có phải đổi lịch nếu một số nhân vật quan trọng không tham dự được?
Đối với người tham dự cần đánh giá mức độ đóng góp, những thông tin có thể chia sẻ, việc đưa ra lời khuyên, chuyên môn của họ có ích gì, có thể hỗ trợ triển khai được các hoạt động?...
Thông báo với những người tham dự về:
+ Ngày, giờ, địa điểm, mục đích buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo
+ Các ý kiến cần đóng góp tham gia xây dựng buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo
+ Chương trình buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, hội thảo
+ Những phương tiện sẵn có (OHP, LCD,...)
7.2 Chuẩn bị chương trình
Cần biên soạn chương trình với những lưu ý như sau: tránh thời gian có hiệu suất thấp (lúc căng thẳng, không hợp lý,...), văn phong cần ngắn gọn và đơn giản.
Khi sắp xếp cấu trúc chương trình người điều hành cần nhớ:
+ Chi tiết ngày, giờ, địa điểm
+ Mục đích chính của buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo phải cụ thể
+ Người tham dự biết mình phải làm gì
+ Thời gian cho mỗi phần và thứ tự ưu tiên
+ Thời gian phân bổ rộng rãi hơn cho mỗi phần.
Trong khi phân bổ chương trình người chủ trì cần lưu ý:
+ Xác định vấn đề gì cần đưa ra trong buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo
+ Gửi bản thảo chương trình để lấy ý kiến
+ Điều chỉnh chương trình và gửi lại
+ Yêu cầu sửa và thông qua chương trình
Nếu như người biên soạn chương trình không phải là người điều hành thì khi có thay đổi phải thông báo cho người điều hành biết.
7.3 Chọn địa điểm
Khi chọn địa điểm cho, buổi thuyết trình, hội nghị, hội thảo, cần đánh giá yêu cầu thực tế để qua đó có thể đưa ra những lựa chọn phù hợp. Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm:
+ Tại chỗ hay bên ngoài
+ Môi trường xung quanh
+ Kích thước, vị trí phòng họp
+ Kiểm tra chất lượng âm thanh
+ Kiểm tra chất lượng của các thiết bị hỗ trợ.
Nếu địa điểm xa cần:
+ Đến trước để kiểm tra
+ Hướng dẫn chi tiết đường đi cho người tham gia
+ Bố trí các biển chỉ dẫn.
7.4 Chuẩn bị các thiết bị
Những thiết bị thường dùng trong các buổi hội thảo:
+ Máy chiếu đa năng (LCD)
+ Đèn chiếu (Overhead Projector)
+ Trang chiếu (Transparency)
+ Máy vi tính
+ Máy quay phim, Tivi, VCD, màn hình
+ Hệ thống âm thanh
+ Dây dẫn, phích chuyển...
+ Bảng kẹp giấy (Flipchart)
+ Bảng trắng, bảng mềm
+ Bút viết, giấy A0, A4, thẻ màu...
+ Bàn, ghế.
7.5 Các kỹ thuật và công cụ trực quan
7.5.1 Các công cụ và phương tiện
+ Sử sụng máy chiếu
+ Chuẩn bị trang chiếu
+ Sử dụng bảng kẹp giấy
+ Các phương tiện trực quan khác (video, tranh ảnh...)
7.5.2 Những yếu tố cần thiết đối với giáo cụ trực quan
+ Lập kế hoạch sử dụng các công cụ trực quan
+ Giới hạn số lượng các công cụ trực quan
+ Không bao giờ chỉ hoàn toàn dựa vào các công cụ trực quan
+ Phải đơn giản và dễ hiểu
+ Phải ngắn gọn và súc tích
+ Phải nhấn mạnh đến những điểm quan trọng
+ Phải đúng cỡ chữ và nhìn thấy rõ được
+ Phải thú vị
+ Phải đúng màu, đúng khoảng cách, ...
+ Phải đảm bảo chúng dễ nhìn.
7.5.3 Hướng dẫn sử dụng máy chiếu LCD
+ Nối vào máy tính trước khi khởi động máy tính
+ Kiểm tra dây dẫn và độ nét, hình ảnh trước
+ Nên đứng phía trước hoặc bên cạnh máy chiếu
+ Bấm chuột hoặc phím bất kỳ để chuyển trang
+ Dùng điều khiển từ xa à di chuyển linh động
+ Tắt nguồn sau khi quạt tắt.
7.5.4 Hướng dẫn sử dụng máy đèn chiếu OHP
+ Kiểm tra độ nét của hình ảnh trên màn hình trước khi trình bày
+ Sắp xếp trang chiếu theo đúng thứ tự
+ Đặt trang chiếu ngay ngắn trên máy
+ Khi đặt trang chiếu lên máy, nhớ đặt đúng chiều để ta có thể đọc được nó khi nhìn xuống phía người tham dự
+ Che bớt phần không cần thiết trên trang chiếu
+ Tắt đèn chiếu khi thay đổi phim, đừng để máy trong thời gian chờ đợi
+ Để nguội đèn chiếu trước khi dịch chuyển máy.
7.5.5 Lưu ý khi dùng LCD và OHP
+ Hãy thử thao tác với máy đèn chiếu trước khi sử dụng
+ Hãy nói với nhóm thính giả, chứ không phải nói với màn hình, bảng giấy và trang chiếu. Đứng quay mặt về phía thính giả. Nên nhớ luôn duy trì sự trao đổi bằng mắt với thính giả.
+ Dùng bút chỉ trên trang chiếu khi cần chỉ ra những điểm chi tiết
+ Tắt đèn chiếu khi nói về một vấn đề nào đó không liên quan đến
những gì được chiếu trên màn hình.
7.5.6 Hướng dẫn chuẩn bị trang chiếu
+ Chỉ sử dụng những từ chính
+ Dễ hiểu
+ Tối đa 6 dòng / 1 trang
+ Mỗi ý nên thể hiện trên một dòng
+ Trình bày đơn giản
+ Sử dụng màu sắc trên trang chiếu để hấp dẫn hơn.
7.5.7 Bảng kẹp giấy
+ Nên chuẩn bị trước các phần
+ Viết chữ to
+ Viết nhanh
+ Dùng bút viết màu đen, nét to
+ Điều không nên làm:
- Viết từng từ một
- Đứng chắn trước bảng kẹp giấy.
7.5.8 Phim và băng hình
Ưu điểm
Nhược điểm
· Làm cho bài thuyết trình sinh động hơn
· Thính giả có thể học thông qua việc quan sát những gì diễn ra trên màn hình và so sánh chúng với những bài thuyết trình và những điểm gợi ý của diễn giả
· Kết hợp được âm thanh và hình ảnh
· Có thể thường xuyên cho Thính giả xem tiếp hoặc xem ngược lại nếu thấy cần thiết
· Ngoài ra, với một máy quay camera, nó có thể cung cấp phản hồi trực tiếp tới các thành viên và các nhóm
· Đây là một phương tiện đắt tiền
· Khó khăn trong việc tìm kiếm những băng hình dùng cho công tác đào tạo tốt
· Cần có phòng học cố định và thích hợp
· Có thể tốn nhiều thời gian
· Để Thính giả hiểu thấu đáo bài thuyết trình, cần phải có sự hướng dẫn, giải thích hoặc một vài tài liệu in bổ sung
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro