Đọc truyện Tin Hoc

Tin Hoc

Trước Sau

Màu nền

Font chữ

Font size

Chiều cao dòng

Những tính năng của Office 2010 có thể bạn chưa biết

Theo các chuyên gia của Microsoft Việt Nam, Office 2010 có nhiều tính năng giúp giảm thời gian, tăng hiệu quả quản lý thông tin mà nhiều người dùng Việt chưa để ý.

Office 2010 cung cấp khả năng làm việc cộng tác mới và cải tiến công nghệ truyền thông hợp nhất giúp người làm việc văn phòng giảm thiểu được nhiều chi phí đi lại, hỗ trợ việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin, chuyên môn dễ dàng và nhanh chóng hơn, giảm chi phí từ việc phải trang bị những công cụ phần cứng và phần mềm đắt tiền từ các hãng thứ ba, giảm chi phí lưu trữ và băng thông khi biến e-mail trở thành một công cụ làm việc cộng tác chủ chốt.

Chức năng co-authoring

Với office 2010, thay vì sử dụng e-mail là phương tiện chủ yếu, bây giờ nhiều người có thể làm việc trên cùng 1 tài liệu cùng lúc trong nhiều ứng dụng khác nhau trong bộ Office 2010 (như Word, PowerPoint, OneNote và Excel). Nếu bạn là chủ nhân của tài liệu, bạn có thể phân quyền cho ai được phép chỉnh sửa phần nào trên tài liệu của mình. Đây là chức năng mới "Co-authoring" trên Word 2010.

Cụ thể, Office 2010 cho phép nhiều người cùng truy cập vào một Server document cùng 1 thời điểm làm việc trên những phần khác nhau của cùng 1 tài liệu. Bạn có thể thấy được tình trạng hiện thời của tài liệu, như ai là người đang truy cập và họ đang chỉnh sửa phần nào của tài liệu. Từ đó bạn có thể gọi điện thoại qua VoIP hoặc thực hiện một tin nhắn tức thì (IM) cho ai đó chỉ với 1 cú click chuột ngay trong tài liệu, tuy nhiên điều này yêu cầu phải cài đặt Communicator và Office Communication Server. Ngoài ra, bạn có thể khóa 1 đoạn văn bản để chỉ 1 người sửa vào cùng 1 thời điểm.

Tài liệu sẽ không tự động cập nhật thay đổi, các tác giả sau khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa sẽ tiến hành đồng bộ thủ công để tránh sự phân tâm trong lúc soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng có thể quyết định hạn chế số lượng người tham gia chỉnh sửa tài liệu một cách cụ thể, cho toàn bộ tài liệu hay chỉ cho từng phần nhất định.

Chức năng co-authoring cũng có trên PowerPoint 2010 nhưng không hỗ trợ hiển thị thông tin về những người đang truy cập tài liệu. Co-authoring cũng chạy được trên OneNote 2010 (và cả OneNote 2007) khi bạn tiến hành chia sẻ NoteBooks nhưng chỉ có tên của các tác giả khác xuất hiện mà không có biểu tượng về tình trạng; những thay đổi sẽ được cập nhật một cách tự động và gần như là "real time"

Khả năng chia sẻ một ứng dụng

Bạn sẽ không cần phải tốn thêm chi phí trang bị những công cụ đắt tiền và thời gian lắp đặt công phu mà vẫn có thể chia sẻ ứng dụng với những người khác dễ dàng, thông qua chức năng Backstage view mới của các ứng dụng Office 2010; thông qua Office Communicator 2010, từ đó người xem sẽ có thể xem rõ ràng các ứng dụng mà bạn đang chia sẻ và những thay đổi mà bạn đang thực hiện. Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tránh được những vấn đề liên quan đến tương thích, giảm bớt thời gian setup hệ thống phức tạp và cho phép các đồng nghiệp thấy được rõ ràng các tài liệu mà mình đang trình bày để tránh hiểu nhầm thông tin.

Chẳng hạn, 1 giám đốc marketing đang chuẩn bị làm việc với các nhân viên kinh doanh, một số thành viên không ngồi cùng một nơi, anh ta không cần phải thiết lập một hệ thống broadcast phức tạp và cũng không muốn gửi file tài liệu qua e-mail vì tập tin khá lớn vẫn cần chỉnh sửa trong lúc thảo luận. Từ PowerPoint 2010, anh ta có thể thực hiện việc chia sẻ ứng dụng này với tất cả mọi thành viên và cập nhật thông tin ngay trong quá trình trao đổi và đảm bảo rằng mọi người đang nói chuyện trên cùng 1 nội dung tài liệu.

Tuy nhiên, để làm được bạn cần phải có OCS và SharePoint Server.

Kiểm soát e-mail và lịch làm việc

Outlook 2010 được tích hợp rất nhiều tính năng mới nhằm giúp mọi người kết nối được với nhau và tổ chức được thông tin một cách khoa học. Sau đây là một vài điểm nhấn có thể giúp bạn tiết kiệm được thêm thời gian và gửi đúng thông điệp cho đúng người nhận.

Outlook 2010 sẽ cảnh báo khi bạn dự định gửi e-mail cho một nhóm hay một người bên ngoài công ty, hoặc cho một nhóm người rất lớn hoặc cho ai đó đang không ở văn phòng. Ngoài ra, bộ phận IT có thể định nghĩa lại MailTip tùy thuộc vào tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình. Điều này sẽ giúp giảm số lượng e-mail dư thừa từ những cảnh báo vì ai đó không thể trả lời e-mail; tránh việc gửi đi những thông tin không đúng cho một nhóm người rất lớn; bảo vệ sở hữu trí tuệ hoặc thông tin khi gửi ra khỏi phạm vi doanh nghiệp. Chẳng hạn, một nhân viên kinh doanh chuẩn bị gửi một bản báo cáo về hoạt động bán hàng cho giám đốc là Grey Smiley. Tuy nhiên anh ta cũng không nhận ra rằng khi gõ và chữ Grey thì chương trình tự động điền là Grey Smith. Grey Smith lại là một khách hàng trong khu vực.

Với chức năng mail tips, nhân viên kinh doanh này sẽ nhận được một cảnh báo rằng anh ta đang chuẩn bị gửi e-mail cho một người ngoài công ty và có thể giúp anh ta chỉnh sửa lại sai sót này tránh gửi những thông tin quan trọng tới người bên ngoài.

Ngoài ra, Outlook 2010 còn có tính năng Custom Actions, tận dụng ưu điểm của những hành động thông dụng cho những lệnh hoặc cú click chuột khác nhau như forward 1 thư đến nhóm trong khi gắn thêm 1 tác vụ, điền thêm một ghi chú trong 1 thư mục và trả lời, tổ chức một cuộc họp nhóm hoặc nhiều hơn thế nữa... (tương tự như việc tạo một Macro thông qua giao diện đồ họa vậy). Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian thao tác trong hộp inbox hoặc calendar bằng cách giảm số lượng click chuột cho các hành động ; tánh tìm kiếm các lệnh bằng cách giữ những lệnh ưa thích ở ngay trung tâm và nhóm chúng lại với nhau. Chẳng hạn, mt người quản lý sản phẩm của nhiều bộ phận khác nhau. Anh ta phải nhận rất nhiều email trong một ngày và gặp khó khăn trong việc tổ chức lại thông tin của các sản phẩm khác nhau. Với Custom Actions, anh ta có thể tạo 1 shortcut cho mỗi sản phẩm để forward đến nhóm cộng tác của mình, lưu giữ chúng trong thư mục phù hợp và xóa thư trong hộp inbox chỉ với 1 cú click chuột duy nhất. Theo : Ictnews (còn nữa)

=== - == - ===

"Biến hóa" trên văn bản Microsoft Word 2010

Microsoft Office 2010 là bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ và ẩn chứa nhiều tính năng bí mật. Dưới đây là một vài thủ thuật để khai thác sức mạnh của công cụ Microsoft Word 2010.

Lưu ý: Trong bài viết, khi đề cập đến giao diện mẫu là đề cập đến cách trình bày và hiển thị của văn bản, chứ không đề cập đến giao diện của Word.

1. Hướng dẫn chỉnh sửa giao diện văn bản mẫu của Word

Can thiệp và chỉnh sửa giao diện mẫu của Word có thể giúp bạn tùy biến và tùy trình bày trang văn bản được hợp lý hơn. Thực hiện theo các bước dưới đây để tiến hành sửa lại giao diện mặc định của Word:

- Giao diện mẫu chứa trong file Normal.dotm. Thông thường, Microsoft Office sẽ lưu trữ đồng thời nhiêu file mang tên Normal (ứng với các phiên bản). Để tìm và can thiệp vào file Normal.dotm, đầu tiên, bạn phải tắt đi tính năng ẩn phần mở rộng của file.

- Nếu đang sử dụng Vista/7, nhấn Start, gõ Folder Options vào hộp thoại tìm kiếm. (Nếu sử dụng Windows XP, Mở cửa sổ My Computer, chọn Tools -> Folder Options).

- Tại cửa sổ Folder Options, chọn tab View, đánh dấu bỏ tùy chọn "Hide extensions for know file type", click OK để xác nhận.

- Quay trở lại cửa sổ Word 2010, chọn File -> Open. Tại hộp thoại Open, bạn chọn mục Templates ở menu bên trái.

- Ở danh sách bên phải, kích đôi vào file Normal.dotm để tiến hành chỉnh sửa file này. (tương tự như chỉnh sửa trên 1 file văn bản).

Mọi sự thay đổi, thiết lập về cách thức trình bày, font chữ... trên file Normal.dotm sẽ ảnh hưởng và trở thành mặc định trên mọi file văn bản được soạn thảo bởi Word trên máy tính.

2. Tạo header và đánh số trang mặc định:

Nếu bạn muốn mọi văn bản khởi tạo đều được đánh số trang theo mặc định, mở file giao diện mẫu của Word (Normal.dotm, như cách đã hướng dẫn ở trên), đến tab Insert, chọn Page Number và chọn vị trí, định dạng số trang muốn hiển thị. Cuối cùng, lưu lại thay đổi và đóng file Normal.dotm.

Bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ được đánh dấu trang như bạn đã thiết lập.

3. Mặc định đánh số trang từ trang văn bản thứ 2:

Thông thường, bạn sử dụng trang đầu tiên cho văn bản để trình bày trang bìa, điều này có nghĩa rằng sẽ phải đánh dấu số trang từ trang thứ 2 của văn bản.

Để thực hiện điều nãy, mở file Normal.dotm như đã hướng dẫn, chọn tab Page Layout. Tại mục Page Setup, kích vào More Arrow (nằm ở góc dưới bên phải). Hộp thoại Page Setup sẽ được xuất hiện.

Khi hộp thoại này xuất hiện, chọn tab Layout, bên dưới mục Headers và Footers, đánh dấu vào tùy chọn Different First Page. Nhấn Ok để xác nhận.

Cuối cùng, lưu và đóng file Normal.dotm. Từ bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ chừa lại trang đầu tiên không đánh số trang để bạn trình bày nội dung trang bìa.

4. Khôi phục giao diện mẫu mặc định của Word:

Trong trường hợp bạn đã tiến hành các chỉnh sửa như đã hướng dẫn ở trên, nhưng rồi không muốn tiếp tục sử dụng giao diện đó mà muốn Word quay trở lại mẫu mặc định ban đầu, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

- Đóng cửa sổ soạn thảo Word đang mở (nếu có).

-Với người dùng Windows Vista/7, kích Start, gõ %appdata%\Microsoft\Templates vào khung tìm kiếm và nhấn Enter.

- Cửa sổ thư mục chứa các giao diện của Word sẽ được xuất hiện. Bây giờ, bạn chỉ việc xóa đi file Normal.dotm (file giao diện mẫu có được sau khi bạn chỉnh sửa). Sau đó, kích hoạt Word, file Normal.dotm nguyên mẫu (như mặc định, chưa qua sự thay đổi nào) sẽ được khởi tạo trở lại và các file văn bản sẽ lại sử dụng mẫu giao diện mặc định này như trước đây.

Với người dùng Windows XP, bạn truy cập vào thư mục chứa Templates của Word theo đường dẫn C:\Users\<T&ECIRC;N dụng sử>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

5. Thay đổi font chữ mặc định của Word:

Font chữ mặc định của Word 2010 là Calibri, một font chữ ít được sử dụng tại Việt Nam. Để thay đổi trở lại font chữ mặc định vẫn thường sử dụng tại nước ta (Times New Roman), bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl - Shift - F, hộp thoại Font sẽ được bật mở.

Chọn font chữ Times New Roman tại mục Font, sau đó nhấn Save as Default, chọn "All documents based on the Normal.dotm template" rồi nhấn OK để xác nhận.

6. Thay đổi cách bố trí mặc định của trang văn bản:

Bạn có thể thay đổi cách bố trí mặc định của văn bản như căn lề, khoảng cách giữa các đoạn, các hàng... bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt-O, rồi nhấn tiếp phím P để mở hộp thoại Paragraph.

Tại hộp thoại Paragraph hiện ra, thay đổi cách bố trí theo như ý muốn, sau đó nhấn nút Save as Default.

Tiếp theo, mở tab Page Layout, nhấn vào biểu tượng mũi tên (nằm ở góc phải của Page Setup), để mở hộp thoại Page Setup.

Tại hộp thoại này, bạn cũng tiến hành các thay đổi cách bố trí trang văn bản theo ý muốn, rồi nhấn nút Save as Default để lưu lại thành mặc định.

7. Đặt tính năng AutoFormat vào thanh công cụ:

Đôi khi, bạn nhận được 1 văn bản được trình bày một cách lộn xộn, các hàng sắp xếp không ngay ngắn, các đoạn không cách đều nhau... khiến cho văn bản trở nên rất lộn xộn và khó đọc. AutoFormat là tính năng cho phép bạn điều chỉnh để đưa văn bản về một định dạng trình bày nhất định do bạn thiết lập. Tuy nhiên tính năng này không được cung cấp sẵn trên menu của Word.

Để đưa AutoFormat vào menu sẵn có cửa Word, thực hiện theo các bước sau:

- Kích vào tab File, chọn Options. Tại hộp thoại Word Options hiện ra, tìm đến mục Quick Access Toolbar.

- Tại mục Choose Command from, bạn chọn 'Commands not in the Ribbon'. Sau đó tìm đến mục AutoFomat từ danh sách liệt kê bên dưới, nhấn vào nút Add để đưa công cụ này vào thanh truy cập nhanh của Word 2010.

- Bây giờ, mỗi khi gặp những file văn bản trình bày lộn xộn, bạn chỉ việc nhấn vào nút AutoFormat trên thanh truy cập nhanh để đưa chúng về định dạng mặc định, có nội dung dễ đọc hơn. (Theo : Dân trí).

EXCEL

Thủ thuật 1: Thay đổi hàm tính toán nhanh

Hầu hết người dùng đều biết rằng nếu chọn cùng lúc nhiều ô (cell) trong một bảng tính, bằng cách quan sát ở góc phải của thanh trạng thái là có thể biết được tổng giá trị của các ô đã được chọn - tương ứng với hàm Sum. Tuy nhiên, khi nhấn phải chuột lên chữ Sum trên thanh trạng thái, bạn có thể đổi hàm tính toán được áp dụng cho tình huống này với các lựa chọn khác như Average, Count, Count Nums, Min hay Max.

Thủ thuật 2: Thay đổi số lượng bảng tính thành phần

Mọi bảng tính Excel được tạo mới về cơ bản sẽ gồm 3 bảng tính thành phần (sheet) mà chẳng cần quan tâm người dùng có thực sự sử dụng hết chúng không - cũng có trường hợp bấy nhiêu sheet vẫn không đủ. Đừng bận tâm, bạn có thể thay đổi số lượng sheet mặc định trong một bảng tính: chọn Tools.Options, ở thẻ General, bạn đặt một giá trị mới cho mục Sheets in new workbook.

Thủ thuật 3: Định dạng báo cáo PivotTable cho SQL Server Analysis Services

Nếu bạn muốn tạo các báo cáo dạng PivotTable cho dịch vụ Microsoft SQL Server Analysis Services, hãy tải về tiện ích Excel Add-in for Analysis Services - hỗ trợ Excel phiên bản 2002 trở về sau - từ trang chủ Microsoft.com.

PivotTable đặc biệt thích hợp cho những ai làm kế toán tổng hợp, cho phép người dùng tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp hơn từ cơ sở dữ liệu là các trường và cột trong bảng tính. Tuy nhiên, giao diện của PivotTable đơn điệu, khó sử dụng và lối trình bày báo cáo không bắt mắt.

Thủ thuật 4: Giữ lại định dạng PivotTable

Các bản báo cáo PivotTable có thói quen xóa tất cả định dạng mỗi khi người dùng "làm tươi" chúng. Một phương pháp tốt mà bạn có thể áp dụng là sử dụng tính năng AutoFormat (từ trình đơn Format). Tuy không mang đến chính xác định dạng mà bạn muốn sử dụng nhưng AutoFormat là lựa chọn có thể chấp nhận được nếu bạn muốn tìm lại định dạng gần giống với bản báo cáo trước đó.

Thủ thuật 5: Sử dụng hàm VLookup và HLookup

Hàm VLookup và HLookup có nhiệm vụ tìm kiếm các giá trị theo chiều dọc (VLookup) hay chiều ngang (HLookup) trong một ma trận. Cụ thể, VLookup tìm các giá trị trên một cột cụ thể dựa trên tiêu chuẩn được đề ra và trả về giá trị tương ứng cho cột đó (hay một hàm sử dụng chúng) trong cùng dòng của một vùng bảng tính. Hàm HLookup hoạt động với tính năng tương tự nhưng là với giá trị của các dòng.

Thủ thuật 6: Sử dụng Name Range là đầu vào cho PivotTable

Tăng số lượng bảng tính thành phần được mặc định xuất hiện mỗi khi tạo mới một bảng tính.0

Khi tạo báo cáo PivotTable dựa trên một dãy các ô từ bảng tính khác, bạn cần lặp lại nhiều thao tác nếu muốn bổ sung dữ liệu vào một bảng tính tham khảo. Để tránh điều này, tạo một Named Range bằng cách chọn dãy giá trị của bảng tính thành phần, rồi nhấn hộp thoại Name ở cuối thanh công thức, và nhập vào đó một cái tên. Bạn sử dụng Name Range mới tạo như dữ liệu đầu vào của bản báo cáo PivotTable, vì thế bất cứ khi nào bổ sung dữ liệu, bạn chỉ đơn giản là "làm tươi" PivotTable mà không cần xác định lại vùng giá trị.

Thủ thuật 7: Tối ưu kích thước bảng tính

Khi bạn tạo các bảng tính với báo cáo PivotTable bên trong thì dữ liệu cấu thành bản báo cáo này sẽ được lưu trữ trong chính bảng tính, từ đó làm tăng kích thước tập tin. Có 2 cách có thể giúp bạn tối ưu kích thước tập tin:

* Nếu bạn có vài báo cáo PivotTable sử dụng cùng dữ liệu, trong PivotTable và PivotChart Wizard luôn luôn chỉ định nguồn dữ liệu là Another PivotTable report or PivotChart report. Excel sẽ sử dụng ít bộ nhớ hơn một cách đáng kể nếu bảng tính được dựa trên dữ liệu từ một báo cáo hiện có.

* Bạn có thể chọn giải pháp không lưu dữ liệu trong bảng tính bằng cách bỏ chọn đối với hộp thoại Save data with table layout trong màn hình PivotTable Options của PivotTable & PivotChart Wizard. Nhược điểm của cách làm này là bạn phải "làm tươi" báo cáo PivotTable mỗi khi mở bảng tính.

Thủ thuật 8: Sử dụng tùy chọn Paste Special

Nếu thường xuyên sử dụng tác vụ cắt và dán, bạn sẽ thích thú với tính năng Paste Special. Khi bạn muốn dán một nội dung vào một ô bảng tính, hãy đến trình đơn Edit và chọn Paste Special. Bạn sẽ được cung cấp nhiều tùy chọn để dán dữ liệu vào ô bảng tính mới như chỉ dán giá trị, giữ lại công thức và định dạng, v.v... Đáng chú ý, tùy chọn Transpose có thể giúp tiết kiệm thời gian khi có thể dán giá trị của một cột thàng dạng hàng dọc (và ngược lại).

Để tăng tính tiện lợi, Microsoft cung cấp hầu hết tùy chọn thông dụng từ tính năng Paste Special trong một trình đơn ngữ cảnh riêng xuất hiện ở góc dưới bên phải của bất kỳ lựa chọn cắt dán nào vừa được thực hiện.

Thủ thuật 9: Tận dụng macro

Nếu phải lặp lại một (hay nhiều) tác vụ vài lần, bạn có thể cần đến tính năng macro (trình đơn Tools.Marco). Việc tạo macro về cơ bản là ghi lại mọi thao tác/lệnh mà người dùng cần thực hiện cho một tác vụ nào đó, sau đó áp dụng lại cho những lần thực hiện sau. Bằng cách này, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho các tác vụ thường thực hiện. Tuy nhiên, người dùng cần tự trang bị chút ít kiến thức về ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA) để có thể chỉnh sửa macro sao cho linh hoạt và hữu ích hơn. Cũng cần lưu ý, Microsoft đã bổ sung những tính năng mà qua đó mặc định vô hiệu hóa các macro, vì thế bạn cần thay đổi thiết lập Macro Security Level trong trình đơn phụ Macro hay kích hoạt tính năng chạy macro mỗi khi bạn mở bảng tính.

Thủ thuật 10: Đóng cùng lúc nhiều bảng tính

Nếu bạn mở nhiều bảng tính để làm việc, thì sẽ thật oải nếu phải đóng từng cửa sổ. Bạn hoàn toàn có thể đóng chúng cùng lúc bằng cách nhấn giữ phím Shift trước khi chọn trình đơn File. Khi làm như thế, bạn sẽ thấy lệnh Close được đổi thành Close All.

- - - - -

Một số thủ thuật và lời khuyên liên quan đến những thắc mắc mà người dùng văn phòng thường gặp phải trong quá trình sử dụng Excel, Word. Là một nhà quản trị hệ thống kiêm hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng trong doanh nghiệp, hẳn có lúc bạn cảm thấy ngán ngẩm trước những câu hỏi được lặp đi lặp lại nhiều lần cho dù đó chỉ đơn giản là thắc mắc làm thế nào để thực hiện một hàm xử lý trong Microsoft Excel hay làm thế nào để định dạng một tài liệu Word.

Nếu có thể tổng hợp hầu hết thắc mắc người dùng thường gặp và trả lời đầy đủ một lần, sau đó "xuất bản" chúng trên website nội bộ của công ty để mọi người có thể tham khảo ngay khi cần trợ giúp - đặc biệt khi bộ phận hỗ trợ kỹ thuật vắng mặt, đảm bảo bạn sẽ khai thác được nhiều thời gian hơn cho cho những công việc quan trọng khác như tối ưu hiệu năng mạng, lên kế hoạch sao lưu hệ thống...

Bài viết này giới thiệu vài thủ thuật và lời khuyên liên quan đến những thắc mắc mà người dùng văn phòng thường gặp phải trong quá trình sử dụng Excel, Word.

WORD

Có thể khẳng định, Word là tiện ích xử lý văn bản thông dụng, hữu ích và dễ sử dụng. Tuy nhiên, người dùng thậm chí có thể làm nhiều thứ để "tăng lực" cho Word, đặc biệt hữu ích hơn cho nhu cầu làm việc cộng tác.

Thủ thuật 1: Sử dụng trình đơn, chứ không phải bàn phím, để định dạng tài liệu

Lệnh Paragraph của trình đơn Format và trình đơn Table cho phép bạn sử dụng tất cả sức mạnh của Word để định dạng tài liệu. Việc sử dụng phím khoảng trắng, phím Tab và phím Enter là chuyện của "dĩ vãng".

Thủ thuật 2: Sử dụng tính năng Track Changes và Versions

Tùy chỉnh tính năng AutoCorrect và AutoFormat

Bạn có thể ngăn chặn tình trạng gia tăng các phiên bản tập tin bằng cách hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng "dò vết" biên tập (Track Changes) và xem nhiều phiên bản của tập tin (Versions). Cụ thể, tính năng Versions trong trình đơn File - xuất hiện từ phiên bản 2003 - cho phép người dùng lưu và truy xuất nhiều phiên bản tài liệu trong duy nhất một tập tin Word. Trong khi đó, tính năng Track Changes (Tools.Track Changes) cho phép người dùng làm việc cộng tác trên các tài liệu của mình, hiển thị những thay đổi trong quá trình chỉnh sửa. Người dùng có thể đồng ý hay phủ quyết những thay đổi đã được thực hiện trên tài liệu.

Thủ thuật 3: Luôn dùng lệnh Paste Special

Lệnh dán (Paste) nếu được khai thác đúng mức có thể mang lại cho người dùng Word nhiều lợi ích. Nếu được, hãy hướng dẫn người dùng sử dụng tính năng Paste Special thay vì Paste như thông thường, bằng cách này người dùng có được nhiều tùy chọn hơn khi muốn dán nội dung vào tài liệu. Nhiều người dùng thường sử dụng tùy chọn Unformatted Text khi dán nội dung từ Web hay chép danh sách được đánh số từ tài liệu Word khác.

Thủ thuật 4: Sử dụng mẫu tạo sẵn

Nhiều người dùng nghĩ rằng họ đang áp dụng các định dạng tạo sẵn (hay còn gọi là template) khi sử dụng Word, tuy nhiên thực chất không phải thế. Người dùng thường mở một tài liệu, thực hiện các thay đổi trên đó, rồi lưu tài liệu dưới một cái tên khác và nghiễm nhiên gọi đó là template - hoàn toàn sai lầm. Template cung cấp những khả năng mà tài liệu "được định dạng " không có, như quản lý các macro, dạng văn bản (style) và định dạng (format) của tài liệu.

Thủ thuật 5: Tùy biến tính năng AutoFormat

Thẻ AutoFormat và AutoFormat As You Type (trong trình đơn Tools.AutoCorrect Options) là những tính năng xuất sắc mà bạn cần khai thác. Tuy nhiên, hai thẻ trên cũng cấp vài thông số (thiết lập) hết sức ngớ ngẩn, điển hình là tuỳ chọn Internet and network paths with hyperlinks. Bạn có thể mở trình đơn AutoCorrects Options trong Word để tuỳ biến chúng.

Chọn tính năng Paste Special để linh động khi dán nội dung

Thủ thuật 6: Tạo từ điển có thể chia sẻ

Người dùng trong một tổ chức thường sử dụng cách viết (hay nói chính xác là cách sử dụng từ ngữ và ngữ pháp) tương tự nhau, do đó nếu có thể bạn hãy tự tạo một quyển từ điển chứa những từ thường được sử dụng trong lĩnh vực của mình mà nhiều người dùng khác có thể quên hay viết sai. Bạn có thể thu thập từ điển từ người dùng khác, kết hợp và chỉnh sửa chúng trực tiếp trong Word hay thông qua trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Spelling & General, sau đó nhập vào tên của từ điển trong mục Custom dictionary.

Thủ thuật 7: Kiểm soát định dạng Normal

Định dạng tạo sẵn Normal có thể trở nên quá tải với các style, AutoText cũng như macro bên trong, và tất cả chúng có thể làm Word "gãy ngựa". Bạn cũng sẽ ngạc nhiên khi biết rằng nhiều thông tin về tổ chức của mình có thể rò rỉ thông qua template này. Do đó, bạn hãy tìm hiểu kỹ tính phức tạp và rủi ro của định dạng tạo sẵn Normal, sau đó phổ biến lại cho các đồng nghiệp của mình.

= = = = = =

Được phát triển từ Education Labs thuộc Microsoft, Chem4Word (Chemistry Add-in for Word 2007 and 2010) giúp bạn có thể chuyển đổi bất kỳ tên công thức hóa học như benzen hoặc H2O vào một sơ đồ hóa học, tên tiêu chuẩn hoặc công thức dù bạn không phải là một nhà hóa học chuyên nghiệp. Đây là gói tiện ích Microsoft phát triển nhằm hỗ trợ chủ trương đưa máy tính vào học đường hiện nay.

Chem4Word là một addin được cung cấp hoàn toàn miễn phí được Microsoft cung cấp tại đây, tương thích Word 2007, 2010 (cả 32-bit lẫn 64-bit).

Cài đặt phần mềm

Sau khi tải về tập tin cài đặt của Chem4Word, bạn giải nén tập tin tải về và kích hoạt tập tin cài đặt có tên đầy đủ là ChemistryAddinforWordBeta2.Setup.msi. Một thông báo hiện ra yêu cầu bạn cài đặt công cụ có tên Visual Studio Tools for Office 3.0, bạn hãy nhấp Yes để tải về và cài đặt công cụ này vào máy. Lúc này, một hộp thoại Download hiện ra, bạn chỉ cần nhấp chuột chạy tập tin cài đặt này hoặc lưu vào máy để chạy sau khi nó được tải về để hoàn tất cài đặt công cụ hỗ trợ Chem4Word vào hệ thống theo cách thông thường.

Tiếp tục, bạn chạy tập tin ChemistryAddinforWordBeta2.Setup.msi một lần nữa với việc cài đặt cứ theo các tùy chọn mặc định mà chương trình đưa ra. Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ nhận được một hộp thoại hiện ra, bạn nhấp tiếp vào nút Install để kích hoạt việc tích hợp addin này vào Word 2007 hay 2010. Lúc này, bạn sẽ thấy trong thanh ribbon của Word sẽ xuất hiện một tab mới có tên Chemistry, tương ứng với addin này là các vị trí khác nhau tùy thuộc phiên bản Office mà bạn sử dụng.

Sử dụng Chemistry

Để chèn sơ đồ và công thức hóa học vào trong Word, bạn nhấp vào Chemistry Gallery hoặc có thể chèn công thức vào từ một tập tin có sẵn trong máy bằng cách nhấp vào menu File và tìm đến một tập tin có định dạng Chemical Markup Language (.cml), định dạng duy nhất được hỗ trợ để bạn có thể chèn vào văn bản của mình công thức cũng như sơ đồ hóa học.

Bên cạnh đó, phần mềm còn cho phép bạn chuyển đổi bất kỳ một tên hóa chất nào về hình thức hóa học của nó. Đơn giản bạn chỉ cần chọn từ, nhấp chuột phải và chọn "Convert to Chemistry Zone" và sao đó bấm vào tên của nó là xong.

Nếu muốn thấy các mẫu hóa học có trong thanh phía bên phải giao diện làm việc của Word, bạn nhấp vào nút Chemistry Navigator và chọn biểu đồ hóa học muốn chèn vào tài liệu. Lúc này, một số hóa chất sẽ tự động chuyển đến sơ đồ trong tài liệu, các liên kết đến các sơ đồ của từng công thức sẽ được biểu thị ở trong thanh slidebar phía phải. Bạn có thể chọn hiển thị chính xác những gì mà mình muốn.

Khi muốn chuyển đổi một công thức hóa học trực tiếp sang một sơ đồ hóa học, bạn cũng có thể thực hiện dễ dàng thông qua vài thao tác. Chẳng hạn khi nhập vào H2O và chọn Chemistry Zone sẽ thu được kết quả như ý muốn.

Để chỉnh sửa các mô hình 2D của các hóa chất, hoặc chỉnh sửa cho các nhãn bạn nhấp vào nút Edit trên thanh button của bạn. Lúc này, nếu chọn chỉnh sửa nhãn bạn sẽ nhận được một hộp thoại hiện ra mà ở đó bạn có thể chọn mẫu công thức mà bạn thấy thích hợp nhất. Trong khi đó, nếu chọn chỉnh sửa mô hình 2D, bạn thậm chí có thể chỉnh sửa các nguyên tử và thay đổi các hóa chất sang sơ đồ 2D với rất nhiều lựa chọn cho đến khi nào hợp ý của mình là xong.

Nhìn chung, cùng với công cụ hỗ trợ soạn thảo công thức hóa học thì Chem4Word sẽ tạo cho người dùng một môi trường học tập lý thú hơn, đặc biệt là quá trình làm các bài tập ở nhà vốn gặp rất nhiều khó khăn đối với các sinh viên của các trường đại học - cao đẳng.

= == = =

Tại đây, chúng ta sẽ áp dụng phương thức Windows security để khóa tất cả các tài khoản sử dụng trong vòng 30 phút khi mật khẩu được nhập 3 lần mà không chính xác. Quá trình này sẽ khiến cho những người tò mò "cụt hứng" khi không dò được mật khẩu liên tục, hoặc nếu kiên trì hơn nữa thì họ cũng sẽ mất rất nhiều thời gian.

Lưu ý quan trọng: thiết lập này cũng có thể là "con dao 2 lưỡi" khi ai đó cố tình đăng nhập sai và khiến cho máy tính bị khóa trong vòng 30 phút. Vì vậy, để thực sự bảo mật, bạn nên tạo và sử dụng song song nhiều hơn 1 tài khoản administrator. Tuy nhiên, bạn phải thật cẩn thận khi sử dụng cách này.

Lưu ý sơ bộ: những người khác vẫn có thể truy cập vào máy tính sử dụng những biện pháp can thiệp như dùng đĩa Ubuntu Live CD, System Rescure CD hoặc Ultimate Boot CD để reset toàn bộ mật khẩu, trừ khi bạn áp dụng cách mã hóa toàn bộ dữ liệu ổ cứng với TrueCrypt hoặc BitLocker.

Thay đổi thiết lập Local Security Policy

Để thay đổi thuộc tính có liên quan đến mật khẩu, hãy sử dụng Local Security Policy (lưu ý rằng chức năng này chỉ có trên các bản Windows Vista hoặc 7 Business, Professional, Enterprise, và Ultimate. Nếu bạn sử dụng bản Starter, Home Basic, hoặc Home Premium thì cần phải dùng phương pháp Command Prompt dưới đây). Để sử dụng Local Security Policy, mở Start Menu và gõ từ khóa liên quan vào ô tìm kiếm như sau:

Chọn tiếp mục Account Policies tại cửa sổ bên trái và Account Lockout Policy:

Ở chế độ mặc định, tài khoản của bạn sẽ không bị khóa khi mật khẩu nhập không chính xác. Để thay đổi thuộc tính này, kích đúp vào Account lockout threshold:

Tại hộp thoại này, nhập số lần nhập mật khẩu giới hạn. Ví dụ tại đây là 3, nhấn OK để lưu thay đổi:

Windows sẽ hiện thông báo bạn có muốn thay đổi thời gian áp dụng để khóa tài khoản - Account lockout duration và thời gian chính xác - Reset account lockout counter. Mặc định ở đây là 30 phút, nếu muốn bạn có thể thay đổi theo ý thích:

Khi đóng cửa sổ Local Security Policy lại, lệnh sẽ lập tức có hiệu lực. Khi mật khẩu nhập 3 lần mà không chính xác, hệ thống sẽ tự động khóa tất cả các tài khoản trong vòng 30 phút. Nếu muốn thay đổi lại các thông số, các bạn chỉ cần làm lại thao tác trên:

Thực hiện với Command Prompt

Như đã đề cập ở trên, nếu bạn dùng bản Windows Home thì sẽ không có chức năng Local Security Policy, do vậy phải dùng tính năng thay thế - Command Prompt. Tại Start Menu, chọn Command Prompt và kích chuột phải > Run as Administrator:

Và gõ lệnh sau:

net accounts

Câu lệnh này sẽ liệt kê ra chính sách quản lý mật khẩu hiện tại, thông số Lockout threshold: Never nghĩa là tài khoản sẽ không bị khóa khi nhập mật khẩu không chính xác:

Hãy thay đổi tham số này để hệ thống tự động khóa tài khoản khi mật khẩu nhập không đúng:

net accounts /lockoutthreshold:3

Như trên, tài khoản sẽ bị khóa khi nhập password sai 3 lần liên tiếp:

Tiếp theo là khoảng thời gian áp dụng, ở đây chúng ta chọn mức 30 phút:

net accounts /lockoutduration:30

Và khoảng thời gian chờ đợi để tài khoản chính xác có thể đăng nhập vào hệ thống, lưu ý các bạn nên đặt thời gian chính xác với mốc bên trên:

net accounts /lockoutwindow:30

Khi hoàn tất, các bạn gõ lệnh net accounts để xem lại các thiết lập. Và đây là kết quả sau khi thiết lập với các câu lệnh trên:

Sau đây, chúng ta hãy kiểm tra lại xem hệ thống có hoạt động như mong muốn hay không. Nhập mật khẩu bất kỳ (dĩ nhiên là không chính xác) để đăng nhập:

Windows sẽ hiển thị thông báo password không chính xác, và yêu cầu nhập lại:

Và đây là kết quả sau khi chúng ta nhập mật khẩu 3 lần liên tiếp không đúng:

Nếu muốn đăng nhập vào Windows, bạn sẽ phải chờ đủ 30 phút theo đúng thiết lập bên trong. Với việc thay đổi và quản lý mật khẩu một cách linh hoạt, bạn sẽ an tâm hơn rất nhiều khi không ai có thể truy cập hoặc mò mật khẩu đăng nhập vào máy tính trong 1 khoảng thời gian ngắn. Chúc các bạn thành công!

= = = = = =

Chem4Word là một addin được cung cấp hoàn toàn miễn phí được Microsoft cung cấp tại đây, tương thích Word 2007, 2010 (cả 32-bit lẫn 64-bit).

Cài đặt phần mềm

Sử dụng Chemistry

Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro

Trước Sau

#meo #tinhocvanphong