Tổ chức quá trình mua vật tư

a.       Tìm kiếm 2 lựa chọn đơn vị cung úng

Trên thị trường vạt tư có nhiều đơn vị cung ứng cùng cung cấp 1 laoij vật tư tương tự nhau. Mỗi 1 đơn vị cung ứng lại có các điều kiện bán khác nhau

Thể hiện ở mẫu mã chủng loại vật tư chất lượng vật tư

Điều kiện liên quan đến hạch toán, vận chuyển,bảo hành,

Trên cơ sở các đk, yêu cầu của các đơn vị cung ứng, dn tiến hnahf lựa chọn đvi cung ứng phù hợp

Để đảm bảo tính hiệu quả cũng như thuiaanjk lợi cho mua bán sau này dn với tư cách người mua nên lựa chọn ít nhất từ 2 đơn vị cung ứng trở lên

Đẻ tìm kiếm thông tin của các đơn vị cung ứng dn có thể sử dụng các nguồn thông tin như quảng cacso trên các báo cáo tạp chí…

Dựa vào internet để tìm kiếm

Dựa vào cơ sở dữ liệu và những trang vàng

Thông qua hội chợ triển lãm ngành

b.      Giao dịch đàm phán để ký hợp đồng mua bán vật tư

Sau  khi lựa chọn đc các đvi cung ứng phù hợp, dn tiến hnahf giao dịch đàm phán các đối tác để xác lập 1 thỏa thuận mua bán về mặt hình thức có thể tiến hành thông qua giao dịch trực tiếp hoặc giao dịch gián tiếp thông qua các phương tiện điện tử

-          Thành lập đoàn đàm phán( giao dịch trực tiếp

-          Email lập đoàn đàm phán( gd gián tiếp)

Kết quả đàm phán thông qua hợp đồng theo quy định của luật pháp

-          Trong 3 hình thức xác lập hợp đồng( lời nói hành vi văn bản) hình thức xác lập bằng văn bản có cơ sở pháp lý cho thỏa thuận giữa 2 bên đồng thời nó là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh trong thực hiện hợp đồng nếu có

Đối với người mua: khi đó đòi hỏi dn phải có năng lực vận chuyển phù hợp với yêu cầu vật tư. Thực tế cho thấy có 1 số vật tư có yêu cầu khắt khe trong quá trình vận chuyển. do đó người mua thường chỉ thực hiện khi số lượng mua bán nhỏ. Khoảng cách vận chuyển gần

-          Đơn vị vận tải độc lập: người bán hoặc người mua có thể thuê 1 đơn vị vận chuyển độc lập để thực hiện công việc này. Thực tế cho thấy với các tổ chức chuyên nghiệp và với các phương tiện vận chuyển ưu việt nhiều dn vận tải độc lập có thể thực hiện tốt công việc này=> trong 4 phương thức vận chuyển đc sử dụng vận chuyển hang hóa bằng đường biển hoặc đường sông là phương thức vận chuyển ưu việt với số lượng lớn và chi phí thấp. trong điều kiện nước ta hiện nay, với nhiều cảng biển quốc tế tiếp nhận nhiều trọng tải lớn đã cho thấy phương thức vận chuyển này được nhiều dn lựa chọn

-          Kết hợp nhiều phương thức vận chuyển với nhau( được gọi là vận chuyển đa phương thức) trong trường hợp này các chủ thể cần lưu tâm tới 2 vấn đề: bốc xếp hàng hóa và lưu kho lưu bãi, bảo hiểm hàng hóa trong quá trịnh vận chuyển vật tư trong quá trình vận chuyển có thẻ bị tổn thất dưới nhiều tác động như thời tiết khí hậu các động vật phá hoại

-          Để phòng ngừa giảm thiểu các tổn thất có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa do nguyên nhân chủ quan và khách quan mang tính tiêu cực tác động tới đòi hỏi chủ thể thực hiện công việc vận chuyển hàng hóa cần phải mua bảo hiểm cho hàng hóa.

-          Trong quá trình vận chuyển vật tư có thể đc chuyển giao qua nhiều chủ thể,. Nếu ng bán hoặc ng mua thuê 1 đơn vị vận chuyển độc lập thì khi đó người bán tiến hành giao hàng cho ng vận chuyển( thường chỉ tiếp nhận theo hình thức nguuyeen bao nguyên kiện)

c.       Dự trữ vật tư

Lượng vật tu thực tế tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của dn, nếu dn ko bảo đảm lượng dự trữ vật tư hợp lý khi đó sẽ phát sinh 1 trong 2 trường hợp sau

-dự trữ thiếu:khi đó dn ko đủ vật tư để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. như vậy làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn. ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của dn

- dự trữ thừa: dự trữ nhiều hơn mức cần thiết, khi đó dn phải tăng diện tích kho hàng để dự trữ bảo quản cho vật tư này. Đồng thời chi phí cho dịch vụ bảo quản tăng lên. Mặt khác về mặt giá trị lượng hàng hóa dự trữ cũng chính là bộ phận của vốn lưu động. do đó tăng dự trữ sẽ đưa đến tăng vốn lưu động trong dự trữ gây ứ đọng vồn trong dn. Thời gian dự trữ kéo dài có thể làm chất lượng vật tư suy giảm

d. cấp phát vật tư

để đảm bảo cho quá trình sản xuất. ở các đvi sx trong dn( các tổ đội phân xưởng sx) diễn ra liên tục đòi hỏi dn phải tiến hành cấp phát vật tư thông qua 1 trong2 hình thức sau

cấp phát theo hạn mức: thông thường vào đầu tháng căn cứ vào hạn mức cấp phát vật tư đã xác định. Dn tiến hành giao vật tư cho các đvi sx. Đây là hình thức cấp phát chủ yếu của dn vì nó đảm bảo tính chủ động cho dn trong việc đảm bảo vật tư

cấp phát theo yêu cầu: trong quá trình sử dụng vật tư nếu đơn vị sx có nhu cầu cần sử dụng vật tư( sản lượng vật tư cấp phát theo hạn mức vào đầu tháng đã sử dụng hết) thì khi đó lấp phiếu yêu cầu vật tư để đến kho vật tư nhận cấp phát bổ sung. Nếu trong kho còn vật tư( lượng vật tư dự trữ) thì khi đó dn sẽ tiến hành cấp phát them nếu ko còn thì đẻ đáp ứng nhu cầu này dn phải tiến hành đặt mua( khi đó phải mất 1 khoảng thời gian nhất định mới có thể đáp uqngs đc nhu cầu này).