Bài 12: Bài học từ Tom Sawyer

Câu 1 : Bài học về nghệ thuật uỷ thác, uỷ quyền

Qua câu chuyện Tom Sawyer ủy thác công việc cho những cậu bé trong thị trấn, ta có thể rút ra được bài học về nghệ thuật ủy nhiệm, ủy thác như sau :

Để ủy nhiệm, ủy thác công việc đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải biết được khả năng của nhân viên nào là phù hợp với nhiệm vụ mình ủy thác. Cần tin tưởng khả năng của người nhân viên cấp dưới mà mình ủy thác công việc, đồng thời biết cách khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần trách nhiệm của người nhân viên được ủy thác, làm cho công việc trở nên có giá trị hơn trong mắt của nhân viên cấp dưới.

Làm được như vậy tức là nhà quả trị đã biết cách chia sẻ công việc với cấp dưới. Việc làm này hoàn toàn là có lợi.

Thứ nhất, nó sẽ làm giảm gánh nặng, áp lực về công việc đối với nhà quản trị để họ có thời gian tập trung quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc, từ đó đưa ra được hướng đi hợp lý cho công việc đạt hiệu quả tốt.

Thứ hai, nhờ ủy thách, ủy quyền mà những người nhân viên cấp dưới sẽ được tiếp xúc dần với công việc, làm quen với những công việc đòi hỏi tinh thần trách nhiệm cao đồng thời kích thích tính tự chủ, sáng tạo của người nhân viên. Trong trường hợp người lãnh đạo đi vắng, không có mặt tại công ty thì những người cấp dưới sẽ không bị bỡ ngỡ, mà tự biết cách quản lý để công việc đạt hiệu quả trong phạm vi trách nhiệm tốt nhất.

Tuy nhiên, trong quá trình ủy nhiệm, ủy quyền, nhà quả trị phải có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tiến trình thực hiện nhiệm vụ của người được ủy quyền để có giải pháp ứng phó kịp thời đối với những trường hợp xảy ra trong tiến trình công việc.

Câu 2 : Người ủy nhiệm, ủy quyền nên " ngồi dưới một bóng cây và chỉ đạo các hoạt động" ?

Điều ấy sẽ không sai nếu việc chỉ đạo ở đây được thực hiện bao gồm cả hướng dẫn, lãnh đạo và kiểm soát. Để hiểu rõ ý kiến này ta có thể phân tích hai hoàn cảnh lãnh đạo sau :

Thứ nhất là hoàn cảnh trong câu chuyện. Tom ngồi dưới bóng cây và chỉ đạo các hoạt động. Tom ở đây không chỉ ngồi dưới bóng cây và chỉ chỏ bảo người này làm thế này, người kia làm thế khác một cách bừa bãi, mà cậu bé luôn quan sát xem bọn trẻ sơn thế nào và chỉ đạo bọn chúng sơn cho đẹp, hợp với ý của dì Polly. Đây là việc làm hoàn toàn hợp lý. Bởi biết đâu nếu Tom tự tay sơn mà lại không đẹp bằng bọn trẻ, thì chúng sẽ nghi ngờ và có thể phát hiện ra ý đồ của Tom và sẽ không giúp Tom làm tiếp nữa. Hơn thế, Tom không tham gia sơn mà chọn một nơi thích hợp ( gốc cây mát mẻ), với khoảng cách đủ khả năng quan sát một cách tổng thể tiến trình công việc của bọn trẻ, thì có thể chỉnh sửa được kịp thời để hàng rào sơn được đẹp hơn.

Thứ hai, trong hoàn cảnh môi trường quản trị, ở đây xuất hiện hai trường hợp :

Nếu là nhà quản trị cấp cao và cấp trung gian, thì họ không cần trực tiếp tham gia vào công việc, mà chỉ ở ngoài quan sát, đưa ra những đường lối đúng đắn cho công việc. Do đó việc này là hoàn toàn hợp lý.

Tuy nhiên, nếu là nhà quản trị cấp cơ sở thì việc làm trên chưa chắc đã hợp lý bởi nhà quản trị cấp cơ sở phải trực tiếp tham gia vào công việc và đòi hỏi có chuyên môn, làm việc tốt hơn cả những người nhân viên của họ. Do đó nếu họ không tham gia vào làm thì các nhân viên dưới quyền sẽ thắc mắc và dần nghi ngờ khả năng của người lãnh đạo, tinh thần làm việc của người nhân viên sẽ dần trở thành đối phó, mất đi lòng tin và sự kính trọng ở nhà quản trị. Từ đó dẫn tới kết quả công việc sẽ không được cao.

Tóm lại, là một nhà quản trị giỏi đòi hỏi phải biết cách ủy nhiệm, ủy thách công việc cho những người nhân viên cấp dưới, sao cho hợp lý với hoàn cảnh công việc của mình, thì công việc mới đảm bảo được hoàn thành tốt và nhà quản trị giảm bớt được áp lực công việc, để tập trung vào công việc chuyên môn, đồng thời đối với người nhân viên cấp dưới thì có cơ hội để làm quen với công việc, thể hiện được khả năng sáng tạo, tinh thần tự chủ, tinh thần trách nhiệm của mình.

Bài 10: Thay đổi cơ cấu tổ chức - Bài toán hiệu quả

Câu 1: Nhận xét về chức năng tổ chức của công ty bibica.

Công ty bibica đã gặp phải sự cố do quản lý không hiệu quả. Mà phần lớn vấn đề khó khăn phức tạp trong công tác quản trị phải được xem xét giải quyết hiệu quả bắt đầu từ những nhược điểm của công tác tổ chức. Chính vì nắm bắt được một cách kịp thời điểm yếu của mình ở khâu tổ chức nên bibica đã quyết tâm rũ bỏ cách quản lý rời rạc. Trước tiên bibica đã sửa đổi hệ thống thông tin gồm email, website, COC, ERP điều này cũng quan trọng trong việc làm nên sự thành công của chiến lược phát triển của công ty. Đồng thời Bibica cũng đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức, đó là bỏ cơ chế phó giám đốc và xây dựng ban lãnh đạo gồm tổng giám đốc điều hành và các giám đốc các khối để phù hợp với hệ thống thông tin mà công ty đầu tư. Bibica đã thành công khi áp dụng cấu trúc tổ chức chức năng. Bibica đã chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của các giám đốc các khối như tài chính, kĩ thuật, bán hàng... điều này sẽ giúp Bibica có sự chuyên môn hoá trong công việc, dễ kiểm soát công việc và vai trò cuả các chức năng chủ yếu sẽ được nêu bật.

Một ưu điểm nữa của Bibica đó là sự dứt khoát và sự quyết tâm trong việc thực hiện chính sách mới. Mặc dù tỉ lệ sai số của nhân viên ứng với hệ thống mới rất cao, và việc có thể phải bố trí thêm nhân sự để nhập số liệu sẽ làm cho chi phí sản xuất của công ty tăng lên, nhưng sự kiên quyết đã giúp Bibica đứng vững và phát triển.

Vậy có nhận xét chung như sau:

Bibica có một sự thay đổi kịp thời và hợp lí trong việc điều chỉnh và sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của công ty. Điều quan trọng giúp Bibica vượt qua được khó khăn và đi đến thành công, đó là sự kết hợp ăn ý giữa cơ cấu tổ chức và việc cải tổ toàn bộ hệ thống thông tin, chính là tổ chức và quản lí hoạt động theo ERP đã giúp cho công ty kiểm soát được tình hình hoạt động kinh doanh.

Câu 2 : Bài học có thể rút ra qua tình huống này :

Phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

Cần nắm bắt đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu để có thể làm nổi bật vai trò của các chức năng.

Khi gặp sự cố trong hoạt động kinh doanh cần phải xác định chính xác khó khăn cũng như nhược điểm ( hạn chế ) ở khâu nào, để có chiến lược phát triển phù hợp với tình hình lúc đó, phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. Ở mỗi tình huống phải có một cách giải quyết riêng không nên áp dụng một cách máy móc các biện pháp xử lí, vì làm như vậy sẽ thiếu khoa học và không đạt hiệu quả.

Bài 8: Samsung Vina-con đường dẫn đến thành công

Câu 1:

Tất cả những nhà quản trị đều làm công việc hoạch định để lựa chọn sứ mạng và mục tiêu của tổ chức cùng những chiến lược để thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Với việc xác định những mục tiêu của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trên cơ sở mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hoạch định là việc xác định rõ công việc phải làm (tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát) và tiến hành thực hiện, cách thức thực hiện và các nguồn lực cần huy động thực hiện mục tiêu. Hoạch định của quản trị là vạch rõ con đường để đi tớ mục tiêu.

Samsung Vina đặt ra mục tiêu mở rộng thị phần, dẫn đầu thị trường cả về thị phần, sản phẩm lẫn đẳng cấp, thương hiệu. Chính vì vậy công ty đã vạch ra cho mình chiến lược, chiến thuật rõ ràng để thực hiện mục tiêu này.

Ông Sung Youl Eom-tổng giám đốc Samsung vina đã hoạch định chiến lược chỉ chuyển giao những mẫu mới nhất và phù hợp với thị hiếu người Việt Nam, mà không đưa vào những sản phẩm cũ, giá rẻ để phù hợp với mục tiêu công ty đặt ra là dẫn đầu thị trường cả về thị phần, sản phẩm lẫn đẳng cấp, thương hiệu. Chất lượng tốt, mãu mã đẹp, giá cả phù hợp sẽ tạo nên đẳng cấp thương hiệu cho Samsung Vina.Từ hoạch định chiến lược này,công ty đã hoạch định ra chiến thuật cụ thể: Samsung Vina tung vào thị trường những sản phẩm thiết kế đẹp, tích hợp những công nghệ và tính năng mới. Chính điều này đã thu hút được sự chú ýcủa khách hàng người Việt Nam.Từ hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp, công ty Samsung Vina tập trung nghiên cứu thị hiếu khách hàng và đua ra hoạch định tác nghiệp: đưa ra thị trường dòng tivi Super Horn với loa có công suất gấp 5 lần tivi thông thường để đáp ứng nhu cầu về những chiếc tivi có bộ loa công suất lớn.

2.Công tác hoạch định của Samsung Vina được thực hiện tuần tự theo các bước một cách rõ ràng.

Đầu tiên công ty xác định cho mình một sứ mạng và mục tiêu cần đạt tới đó là mở rộng thị phần, dẫn đầu thị trường cả về thị phần, sản phẩm lẫn đẳng cấp, thương hiệu.

Để đạt được mục tiêu đề ra công ty đã nghiên cứu thị trường Việt Nam-một thị trường mà có quan niệm rằng hàng Nhật Bản mới có chất lượng cao, còn hàng Hàn Quốc chỉ dành cho người ít tiền. Vì vậy công ty Samsung Vina quuyết định đề ra chiến lược đưa vào Việt Nam những sản phẩm mới nhất và phù hợp nhất với thị hiếu người Việt Nam để tạo nên sự đột phá và thay đổi cách suy nghĩ của người dân Việt Nam về sản phẩm Hàn Quốc.

có sẵn trong tay công nghệ kỹ thuật, công ty Samsung Vina luôn có những sản phẩm được thiết kế đẹp, tích hợp những công nghệ tính năng mới để giới thiệu trên thị trường, nhờ đó thu hút sự chú ý của khách hàng, tạo lòng tin và chấp nhận sản phẩm. Công ty đã đưa ra những chiến lược, chiến thuật hợp lý vì nếu tung vào thị trường Việt Nam những sản phẩm đã xuất hiện ở Thái Lan, Malaysia trước đó 3, 4 năm như nhiều công ty để cạnh tranh về giá thì sẽ không thu hút được nhiều sự chú ý của khách hàng Việt Nam. Vì kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, thu nhập của người dân đã tăng lên, giới trẻ Việt Nam được tiếp cận nhiều với khoa học công nghệ, thông tin thị trường và đặc biệt có xu hướng chạy theo mốt nên cạnh tranh về giá không còn hợp lý nữa mà phải cạnh tranh về tính năng, mẫu mã. Công ty Samsung Vina đã tìm ra hướng đi đúng đắn cho mình và đã xâm nhập thị trường Việt Nam thành công. Tiếp đó là việc tung ra thị trường dòng tivi Super Horn với loa có công suất gấp 5 lần tivi thông thường. Chính sản phẩm này đã tạo ra buớc ngoặt và đưa tivi Samsung trở thành một trong những thương hiệu dẫn đầu về thị phần Việt Nam.

Như vậy nhờ công tác hoạch định tốt mà Samsung Vina tìm ra con đường đi phù hợp ở thị trường Việt Nam và đạt được mục tiêu đề ra.

cá tính của từng khách hàng khi họ có nhu cầu

CHƯƠNG V : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Bài 9: Công ty quần áo may sẵn

Câu1:

Trong bài này có hai ý kiến trái ngược nhau, đó là ý kiến của ông Minh và ý kiến của cô Lan. Nhưng theo tôi thì ý kiến của cô Lan có lý hơn bởi vì chúng ta có thể thấy rằng là việc tổ chức rất cần thiết cho mọi hoạt động của tổ chức.

Chúng ta đã biết rằng công tác tổ chức tạo "nền móng" cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lựcvà cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra văn hóa tổ chức... như vậy thì không thể phủ nhận sự có ích của việc tổ chức. Đối với ông Minh thì theo tôi điều này chỉ đúng trong vài trường hợp với những điều kiện cụ thể, ví dụ như trình độ của người quản trị quá giỏi khả năng quản trị của ông ta rất tốt với quy mô công ty còn nhỏ hẹp...thì họ có thể không cần đến bản "sơ đồ mô tả công việc" mà họ vẫn làm tốt công tác lãnh đạo. Ở đây, trong bài cũng có nói rằng công ty may sẵn quần áo này đang trên đà phát triển, do vậy ông Minh không cần bản "sơ đồ tổ chức" ông Minh vẫn làm tốt nhưng khi công ty của ông Minh đã phát triển với quy mô lớn hơn, rộng hơn thì tôi nghĩ rằng nếu không có "sơ đồ mô tả công việc" thì hoạt động quản trị của ông Minh sẽ không đạt hiệu quả. Ông Minh có nêu là "chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau" nhưng ông Minh đâu có biết rằng thành công đó có sự đóng góp của "sơ đồ tổ chức và sơ đồ mô tả công việc" của chị Lan. Chị Lan đã dùng chúng trong suốt quá trình làm việc của mình.

Như vậy chúng ta hãy có suy nghĩ lại về "sơ đồ tổ chức" và "sơ đồ mô tả công việc" thực sự là chúng rất cần thiết cho công tác quản trị của những nhà quản trị các cấp.

Câu2:

Tuy rằng là cơ cấu tổ chức có nhiều cái lợi cho nhà quản trị nhưng không thể không có những nhược điểm mà chúng ta cần khắc phục. Hiện nay có rất nhiều mô hình cơ cấu tổ chức để chúng ta lựa chọn và cũng tùy từng cầu trúc với mô hình công ty mà chùng ta có những khắc phục khác nhau. Sau đây là một số mô hình cơ bàn:

Cấu trúc tổ chức đơn giản

- ưu điểm: gọn nhẹ, linh hoạt

Chi phí quản lý thấp

Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng

- nhược điểm: mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc, tình trạng quá tải đối với cấp quản trị

Cấu trúc tổ chức chức năng:

- ưu điểm: phản ánh logic chức năng

tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc

đơn giản hóa công việcđào tạo và huấn luyện nhân sự

nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

dễ kiểm soát

- nhược điểm: chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận

Tầm nhìn bị hạn chế

Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng

Tính hệ thống bị suy giảm

Kém linh hoạt

Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm

- ưu điểm: hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm

Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới

Phối hợp tốt giữa các bộ phận

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Linh hoạt

- nhược điểm: cần nhiều nhà quản trị tổnh hợp

Công việc có thể bị trùng lặp

Khó kiểm soát

Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

- ưu điểm: chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương

Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng

Tiết kiệm thời gian đị lại của nhân viên

Quan hệ tốt với các đại diện của địa phương

- nhược điểm: cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

Phân tán nguồc lực

Công việc có thể bị trùng lặp

Khó kiểm soat

Cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hang

- ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp

Công việc có thể bị trùng lặp

Khó kiểm soát

Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

- ưu điểm: cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích

Trách nhiệm của từng bộ phận được xác định rõ

Phối hợp tốt giữa các bộ phận

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- nhược điểm: tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

Có sự tranh chấp quyền lực gữa các bộ phận

Cấu trúc tổ chức hỗn hợp

- ưu điểm: giải quyết được những tình huống phức tạp

Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức

Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- nhược điểm: cấu trúc này phức tạp

Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp.

Khó kiểm soát

Tóm lại tùy vào mô hình, quy mô cua doanh nghiệp mà nhà quản trị nên chọn những "cấu trúc tổ chức" phù hợp nhất.

CHƯƠNG VI : CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO

Bài 11 : Ứng xử với nhân viên ở vị trí mới

Câu 1: Qua tình huống trên ta thấy Xuân đang gặp một số khó khăn sau đây:

Thứ nhất : Là một người mới được uỷ nhiệm làm giám đốc chi nhánh Miền Nam của công ty du lịch Xuyên Việt, như vậy Xuân sẽ phải chịu áp lực công việc, những khó khăn trong hoà đồng trong môi trường mới, trong quản lí điều hành công việc. Hơn nữa, vì là người mới được bổ nhiệm nên Xuân chưa có sự tín nhiệm của nhân viên dưới quyền, những quyết định của Xuân có thể gây ra mâu thuẫn, không gặp thuận lới trong điều hành công việc.

Thứ hai : Mặt khác, khi mới nhận nhiệm vụ Xuân còn gặp một khó khăn nữa đó là sự phẫn nộ, đố kị của Hải. Có thể Xuân có kinh nghiệm 5 năm tổ chức các chương trình nhưng Hải vẫn không chấp nhận, vì Hải có một lợi thế hơn đó là Hải hiểu biết về địa bàn nhiều hơn Xuân. Và Hải cũng đã làm việc ở đây trước, có quan hệ tốt với các thành viên trong nhóm, Hải cho rằng mình là người xứng đáng vào vị trí giám đốc chứ không phải Xuân.

Thứ ba : Tiếp theo đó là áp lực từ công ty lớn, yêu cầu Xuân phải ra những chiến lược phát triển cho chi nhánh, tạo ra những quy trình mới để huấn luyện nhân viên và cải thiện chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

Câu 2 :

Trong tổ chức của Xuân có sự bất đồng và mâu thuẫn, điều này ảnh hưởng đầu tiên tới khả năng hoàn thành công việc, công việc không thể hoàn thành tốt khi mà người trên bảo người dưới không làm hoặc có thái độ chống đối. Chính vì thế, Xuân cần có biện pháp xử lí thật hài hoà các mổi quan hệ đồng nghiệp, nhất là quan hệ với Hải, để tạo ra sự thống nhất trong nhóm để công việc có thể hoàn thành tốt nhất.

Về phía nhân viên: Xuân cần quan tâm nhiều hơn đến nhân viên của mình, giao việc đến từng người, động viên, khuyến khích để tạo động lực làm việc cho nhân viên. Khi người quản trị quan tâm đúng cách đến nhân viên của mình thì sẽ tạo ra sự tín nhiệm của nhân viên đối với mình, họ sẽ hết lòng giúp đỡ mình hoàn thành công việcđược giao. Quan tâm tới đời sống của nhân viên cũng là một điều rất quan trọng, Xuân cần nắm rõ tình hình của nhân viên trong nhóm mình ( vì trong nhóm Xuân chỉ có 10 người ) để từ đó tìm ra cách quan tâm, khuyến khích... Xuân phải chứng tỏ mình là người có năng lực thật sự, đáng để mọi người tín nhiệm, Xuân phải chứng tỏ năng lực của mình thông qua những hành động, việc làm, những phương hướng đúng cho công việc, đi sâu đi sát vào các hoạt động của nhân viên, tạo một không khí thân thiện trong công ty. Chỉ như vậy Xuân mới có thể tạo được niềm tin và sự ủng hộ của nhân viên dưới quyền. Đồng thời giúp Hải nhận ra được rằng Xuân xứng đáng được bổ nhiệm vào chức vụ này, bằng cách đưa ra những hướng đi phù hợp, thăm dò thị trường tạo một hiểu biết sâu rộng về môi trường mới, hỏi Hải những điều chưa biết hoặc cùng bàn luận về những khó khăn và thuận lợi ở nơi đây, như vậy tạo cho Hải thấy rằng dù Hải không phải là giám đóc của chi nhánh nhưng vẫn là một nhân viên rất giỏi, tạo hứng thú với công việc cho Hải. Làm được như vậy không chỉ cải thiện được quan hệ với Hải, xoá bỏ một phần mâu thuẫn, mà còn có thêm một nhân viên dưới quyền thông thạo và tận tình chia sẻ công việc, giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn khi có những con người tâm huyết và hiểu rõ công việc.