CHƯƠNG 6
1. KN truyền thông ? nhà quản trị trong tổ chức sd tiến trình truyền thông để làm gì? Nêu các kênh truyền thông? Đối với cấp dưới,nhà quản trị nên dùng kênh truyền thông nào là tốt nhất,giải thích?
Khái niệm:
- Truyền thông (giao tiếp) là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác.
Là quá trình gửi, nhận và chia sẻ cả ý tưởng, quan điểm, giá trị, ý kiến và các sự kiện
Truyền thông đối với nhà quản trị:
- Nhà quản trị truyền thông hiệu quả sẽ phối hợp tốt với nhân viên để thu thập thông tin, biên dịch và phổ biến à Trở thành đầu não của tổ chức.
- Nhà quản trị truyền thông kém hiệu quả sẽ làm cho nhân viên mờ mịt đối với những gì đang xảy ra. Hai bên đều bị căng thẳng.
Mục đích của truyền thông đối với tổ chức:
- Truyền thông như huyết mạch đối với con người.
- Kênh thông tin bị chặn sẽ làm giảm hiệu quả của tổ chức.
- Truyền thông không hiệu quả, nhà quản trị sẽ hoàn thành ít công việc.
Truyền thông là một trong sáu năng lực quản trị chính
Các kênh truyền thông:
- Đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận.
- Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh.
- Không phải tất cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau.
Kênh truyền thông từ trên xuống:Truyền đạt.
- Cách thức xử lý.
- Bản mô tả công việc.
- Chính sách, thủ tục, và kỳ vọng của nhiệm vụ.
- Phản hồi thành tích nhiệm vụ.
Kênh truyền thông từ dưới lên: Gửi thông điệp lên:
- Cung cấp mức độ am hiểu thị trường
- Bày tỏ quan điểm, ý tưởng.
- Bày tỏ cảm xúc.
- Được đề cao giá trị cá nhân.
Kênh truyền thông ngang: Các phương tiện để gửi và nhận thông tin:
- Giữa các phòng ban.
- Tổ chức với nhà cung cấp.
- Tổ chức với khách hàng.
Kênh phi chính thức:
- Tất cả các phương thức phi chính thức truyền thông tin trong tổ chức.
- Thông tin mật, các trao đổi thông báo cho nhau giữa các nhân viên.
- Có vai trò khuyến khích, hỗ trợ nhân viên.
Mạng lưới bên ngoài:
- Gặp gỡ các đồng nghiệp và người khác bên ngoài tổ chức.
- Tham gia các cuộc họp, hội thảo chuyên môn.
- Các mối quan hệ thân mật với các tài năng bên ngoài.
Các loại thông điệp:
- Những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý không bằng lời đại diện cho thông tin mà người gửi muốn truyền tải đến cho người nhận.
- Thông điệp gửi và thông điệp nhận giống 2 mặt của đồng xu:
Sự khác nhau về quan điểm, chuyên môn, kinh nghiệm. Người gửi hơn một thông điệp. - Có 3 loại thông điệp.
Thông điệp bằng lời:
- Phương thức giao tiếp sử dụng thường xuyên.
- Truyền thông mặt đối mặt, qua điện thoại, các thiết bị điện từ.
- Yêu cầu:
Mã hoá thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải chính xác ý nghĩa. Truyền đạt thông tin theo cơ cấu chặt chẽ Cố gắng loại bỏ những sự sao nhãng, bối rối.
Thông điệp không bằng lời:
- Tất cả các thông điệp không được viết bằng lời hoặc nói.
- Bao gồm: khuôn mặt, ánh mắt, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng.
- Chiếm 60% nội dung truyền đạt trong giao tiếp.
- Các cử chỉ quan trọng:
Nụ cười và cái bắt tay mạnh mẽ. Khuôn mặt, tư thế, điệu bộ cơ thể. Ngữ điệu và giọng phát âm. Khoảng cách.
Thông điệp viết:
- Các hình thức: Các báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin.
- Thích hợp khi thông tin phải được thu thập và phân phát cho nhiều người.
- Yêu cầu:
Thông điệp nên được phác thảo giúp người nhận dễ hiểu. Suy nghĩ cẩn thận về nội dung của thông điệp. Thông điệp nên ngắn gọn, rõ ràng. Thông điệp nên được kết cấu, tổ chức cẩn thận
Các DN VN hầu hết là DN vừa và nhỏ nên thường tổ chức kiểu cơ cấu chức năng
Đối với cấp dưới thường sử dụng kênh truyền thông từ trên xuống, nhưng đó là kênh kém vì ko khuyến khích thông tin phản hồi. Bởi vậy các nhà quản trị nên thuyết phục nhận viên sử dụng kênh từ dưới lên
2. Hãy nêu những lợi ích và bât lợi của việc làm theo nhóm ? làm thế nào để nâng cao hiệu quả của làm việc theo nhóm ? loại công việc nào thik hợp với việc ra quyết định tập thể?
Lợi ích của làm việc theo nhóm
1. Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng.
2. Là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào.
3. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên.
4. Hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng.
5. Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo.
6. Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức.
7. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn.
Bất lợi :
- Nhóm càng nhiều thành viên thì sẽ càng nhiều ý kiến, khó thống nhất.
- Có sự cạnh tranh ngầm trong nhóm.
- Dễ gây tị hiềm nếu phân chia trách nhiệm công việc và quyền lợi không đồng đều.
- Nếu các thành viên không ăn ý, sẽ có tác dụng ngược.
Tại sao tổ chức lại sử dụng nhóm làm việc:
- Chia sẻ khối lượng công việc lớn.
- Sự liên kết nỗ lực của từng nhân viên trong các dự án.
- Chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Đổi mới sáng tạo. Tăng tốc độ. Giảm chi phí. Cải tiến chất lượng. Nâng cao hiệu quả làm việc theo nhóm
Làm rõ các kết quả cần đạt được Phát triển khả năng giao tiếp tốt Biểu dương các thành tích đã đạt được Sử dụng đúng người vào đúng việc Xây dựng lòng tin Thành viên nhóm không quá đông, nên từ 2 đến 16, độ tuổi phù hợp Các thành viên phải tôn trọng lẫn nhau và phải có thái độ hợp tác, xếp đúng các thành viên đúng chức vụ và bộ phận theo năng lực
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro