ChươngI:Những khái niệm chung về truyền thông và truyền thông kinh doanh

* Mục đích chương I

- Cung cấp những kiến thức cơ bản về

+ Dữ liệu, thông tin, thông tin kinh doanh

+ Truyền thông và mô hình truyền thông

+ Các luồng thông tin trong kinh doanh

+ Vai trò của truyền thông kinh doanh

* Yêu cầu chương I

- Các khái niệm dữ liệu, thông tin, thông tin kinh doanh, truyền thông

- Vai trò và các đặc trưng của thông tin kinh doanh

- Truyền thông và mô hình truyền thông

+ Khái niệm, sơ đồ, quá trình truyền thông

+ Truyền thông 1 và 2 chiều

+ Các yếu tố cơ bản của mô hình truyền thông

+ Khái niệm, phân loại, ưu nhược điểm của các kênh truyền thông

- Truyền thông trong kinh doanh

+ Các luồng thông tin trong doanh nghiệp:

Thông tin tương tác với bên ngoài (khách hàng, đối tác): vai trò và chức năng của chúng

Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp: vai trò, phân loại

+ Vai trò của truyền thông kinh doanh

Vai trò đối với cá nhân, doanh nghiệp

Lợi ích của có kỹ năng truyền thông tốt

Hậu quả của truyền thông kém

§1. Thông tin và truyền thông

I. Dữ liệu và thông tin

1. Dữ liệu

* Khái niệm

- Ký hiệu, biểu tượng, v.v… -> phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống

- Được cho bởi các giá trị mô tả các sự kiện, hiện tượng cụ thể:

+ tín hiệu vật lý

+ con số

+ các ký hiệu khác, v.v…

- Ví dụ: Số đo nhiệt độ trong ngày, doanh thu của một công ty trong một tháng

2. Thông tin

* Khái niệm

- Những gì mang lại hiểu biết về một sự vật, hiện tượng

- Ý nghĩa của dữ liệu được rút ra sau khi đã có những đánh giá hoặc so sánh.

- Ví dụ:Doanh thu tháng trước của một công ty là 100 triệu đồng, tháng này là 85 triệu -> tháng này công ty hoạt động không hiệu quả bằng tháng trước?

3. Thông tin kinh doanh

* Khái niệm

- Thông tin được người kinh doanh nào đó cần tới hoặc có ý muốn sử dụng để đảm bảo cho doanh nghiệp của mình hoạt động hiệu quả

- Ví dụ

+ Thông tin về khách hàng, cộng đồng, xã hội

+ Thông tin về thị trường

+ Thông tin về pháp luật

+ Thông tin về tài chính

+ Thông tin về mạng lưới, cơ sở kinh doanh.

* Vai trò

- Thành tố quan trọng trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng và đối tác

- Phản ánh các trạng thái hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp

- Hỗ trợ cho việc dự báo, ra quyết định

* Đặc trưng

- Tính thích hợp: đáng tin cậy và cần thiết cho hoạt động kinh doanh

- Tính tiện lợi: được biểu diễn thông qua các đại lượng dễ sử dụng như đồ thị, biểu đồ, số ...

- Tính kịp thời: nhanh chóng, có ý nghĩa, có giá trị tại thời điểm sử dụng

Quá trình thông tin

- Bước 1: thu thập thông tin kinh doanh

- Bước 2: xử lý thông tin kinh doanh

- Bước 3: lưu trữ thông tin kinh doanh

- Bước 4: truyền thông tin kinh doanh

II. Truyền thông

1. Khái niệm

Quá trình truyền các thông tin có ý nghĩa từ một người hay một tổ chức tới một hoặc một số người hay tổ chức khác, thông qua các ký hiệu và giao thức quy ước giữa các bên tham gia truyền thông

- Các ký hiệu quy ước:

+ Ngôn ngữ

+ Chữ viết

+ v.v…

2. Mô hình truyền thông căn bản (vẽ tay)

* Qui trình truyền thông: khép kín gồm 3 thành phần quan trọng : Người gửi tin, người nhận tin, các kênh truyền tin

Diễn ra như sau:

- Người gửi có 1 ý tưởng, diễn tả ý tưởng thành thông điệp

- Thông điệp được mã hoá thành mã thông điệp

- Mã thông điệp được tín hiệu hoá và được truyền đi theo kênh truyền

- Người nhận giải mã để nhận thông tin thực

2.1. Truyền thông một chiều: không có phản hồi thông tin (vẽ tay)

2.2. Truyền thông hai chiều: quy trình có sự trao đổi thông tin qua lại (vẽ tay)

-> Tình huống sử dụng:

+ Người nhận phản hồi lại do chưa nắm rõ được nội dung thông điệp, người gửi gửi thông tin bổ sung

+ Người nhận phản hồi lại để xác nhận việc nhận thông điệp

2.3. Các yếu tố cơ bản trong mô hình

+ Mã hoá và giải mã

+ Kênh truyền

* Mã hóa

- Mã hóa thông điệp

Phương thức chuyển đổi thông điệp thành một dạng khác gọi là mã thông điệp

Độ phức tạp của việc mã hóa tùy thuộc vào tính bảo mật của thông tin

- Mã hóa tín hiệu : Phương thức chuyển đổi mã thông điệp thành tín hiệu truyền vật lý

* Giải mã

- Giải mã thông điệp : Phương thức biến đổi mã thông điệp thành thông điệp có nghĩa,từ đó rút ra được thông tin cần thiết

+ Được tiến hành nhờ sử dụng khóa mã (có liên hệ về mặt thuật toán với khóa mã được dùng để mã hóa thông điệp.

+ Độ phức tạp của việc giải mã phụ thuộc vào các phương thức mã hóa

* Khóa mã : Giải thuật hay cách thức được sử dụng đề mã hóa và giải mã thông điệp

- Ví dụ:

Khoá mã: Mỗi chữ cái trong thông điệp được dịch chuyển hai vị trí theo trình tự trong bảng chữ cái

Thông điệp: “Bo mon CNTT ”

-> Mã thông điệp: “Dq oqp EPXY”

* Kênh truyền

- Khái niệm: Đường truyền thông điệp từ phía người gửi đến phía người nhận

- Phân loại: Hiệu quả từ cao đến thấp

+ Kênh trực tiếp

+ Kênh tương tác

+ Kênh cá nhân tĩnh

+ Kênh quảng bá tĩnh

- Kênh truyền trực tiếp(Physical Presence)

+ Khái niệm: Có sự tham gia đồng thời và sự phản hồi trực tiếp giữa các bên tham gia

+ Ví dụ: Trao đổi trực tiếp, các cuộc hội thảo v..v

+ Ưu điểm: Hiệu quả truyền tải thông tin cao, quá trình truyền thông dễ thành công

+Nhược điểm: Cần sự có mặt của tất cả các thành phần tham gia truyền thông

- Kênh truyền tương tác (Interactive Chanels )

+ Khái niệm: Truyền thông được thực hiện thông qua môi trường tương tác

+ Ví dụ: Các cuộc điện đàm, trao đổi thư điện tử

+ Ưu điểm: Việc truyền thông điệp và phản hồi thông tin được thực hiện dễ dàng.

+ Nhược điểm: Việc truyền thông điệp không hiệu quả khi môi trường tương tác bị gián đoạn.

- Kênh cá nhân tĩnh (Personal Static Chanels)

+ Khái niệm: Sự tương tác giữa người gửi và người nhận đòi hỏi phải có thời gian

+ Ví dụ: Bản ghi nhớ (memos), thư tay (letters), báo cáo (reports)

+ Ưu điểm: Việc truyền thông điệp đơn giản và thông dụng

+ Nhược điểm: Truyền thông thường mang tính một chiều, hiệu quả thấp

- Kênh quảng bá tĩnh (Impersonal Static Chanel)

+ Khái niệm: Mang tính chất quảng bá thông tin

+Ví dụ: tờ rơi (flyers), các bản thông báo (bulletins), các báo cáo chung (general reports)

+ Ưu điểm: Việc truyền thông điệp đơn giản, phạm vi truyền rộng

+ Nhược điểm: Gần như không có sự tương tác, người nhận có thể tiếp nhận thông tin một cách sai lệch, thậm chí có thể không nhận

§2.Truyền thông trong kinh doanh

I. Các luồng thông tin trong doanh nghiệp

Một doanh nghiệp thường phải xử lý hai luồng thông tin chính là

luồng thông tin tương tác với bên ngoài

luồng thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

1. Thông tin tương tác với bên ngoài

- thông tin từ phía khách hàng

- thông tin từ các đối tác

+ Các hãng lớn thường sử dụng kênh thông tin tương tác điện tử có sử dụng các giao thức EDI (Electronic Data Interchange) để trao đổi thông tin

* Thông tin từ khách hàng

- Vai trò: quan trọng, quyết định sự sống còn của các doanh nghiệp

- Chức năng

+ chăm sóc khách hàng

+ quảng bá sản phẩm

+ tiếp nhận phản hồi

+ ...

* Thông tin từ các đối tác

- Vai trò: rất cần thiết cho việc hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp

- Chức năng: tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2.Thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

- Vai trò: thiết yếu, liên kết các thành phần trong doanh nghiệp

- Phân loại

+ TT ngang hàng: trao đổi giữa các thành viên trong một nhóm làm việc

+ TT từ dưới lên: nhân viên (đề xuất, báo cáo, xin ý kiến, phân tích) gửi tới các cấp lãnh đạo

+ TT từ trên xuống: quản lý, chỉ đạo, quyết định của lãnh đạo tới cấp dưới

-> Hạn chế của truyền thông phân cấp: Thông tin có thể bị thiếu, mất mát trong quá trình truyền thông

->Lợi ích của truyền thông ngang hàng

+Thông tin ít bị sai lệch, mất mát.

+Cá nhân chủ động hơn trong việc sắp xế và bố trí công việc.

II. Vai trò của truyền thông trong kinh doanh

1. Vai trò của t/t trong kinh doanh

* Đối với cá nhân

- Quan trọng và thiết yếu để giao tiếp, trao đổi và truyền đạt tri thức với cộng đồng

+ Tri thức của nhân loại được tích lũy và phát triển không ngừng : Thước đo trong việc đánh giá khả năng làm việc và trí tuệ

+ Người có vị trí càng cao càng cần chú ý tới việc giao tiếp hàng ngày kể cả về kỹ năng, và thời gian

* Đối với doanh nghiệp

- Quyết định sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp, quan trọng và thiết yếu để dẫn tới thành công

+ Sự đa dạng của các mối quan hệ trong doanh nghiệp (đối tác, khách hàng, nội bộ doanh nghiệp)

+ Quyết định hiệu quả của công việc kinh doanh

-> Lựa chọn phương pháp truyền thông mang tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

2. Lợi ích của truyền thông (giao tiếp) tốt

-Tăng cường sự tin tưởng: tự tin và gây được lòng tin ở mọi người

- Tăng cường hiệu quả: tiết kiệm thời gian, chủ động trong các tình huống giao tiếp

- Gây được ấn tượng: trình bày vấn đề rõ ràng thuyết phục, thu hút sự chú ý

- Có quan hệ tốt với mọi người: tạo mối quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp

-> Thăng tiến

3. Hậu quả của truyền thông kém

- Lựa chọn phương pháp truyền thông không phù hợp gây lãng phí và mất thời gian

- Truyền thông kém làm biến dạng thông tin, gây đổ vỡ công việc