Câu 18: Vai trò của thông tin quản lý? Những yêu cầu cơ bản đối với thông tin quản lý?

Trả lời:

Thông tin là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý.

Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý. Nó là cơ sở, là tiền đề, là công cụ của quản lý.

a, Thông tin gắn liền với quá trình quản lý.

Mọi quá trình quản lý đều là quá trình thông tin: Thu nhập – Xử lý thông tin – Ra quyết định – Truyền đạt – Lưu trữ thông tin.

Trong quản lý, thông tin thực hiện các chức năng cơ bản là liên kết phối hợp hoạt động giữa các cá nhân và bộ phận trong từng hệ thống KT-XH nhằm đạt được mục tiêu đề ra của hệ thống đó.

Cụ thể:

-Thông tin là phương tiện để thực hiện các mối quan hệ qua lại giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý.

-Thông tin còn là yếu tố để liên kết gắn bó bất kỳ một hệ thống nào với môi trường bên ngoài của nó. Chính qua khâu trao đổi thông tin với bên ngoài nên bất cứ một hệ thống nào cũng là một hệ thống mở có quan hệ tương tác đối với môi trường, có thể thích nghi với thay đổi của môi trường và đó cũng chính là một yêu cầu đối với quản lý.

-Thông tin là phương tiện đặc trưng cho việc tiến hành các hoạt động quản lý. Mọi tác động

của quản lý đều được chuyển tới người và cơ quan chấp hành dưới dạng thông tin. Trong toàn bộ các hoạt động quản lý thì công việc thông tin và liên quan đến thông tin như thu thập, xử lý, truyền đạt và lưu trữ thông tin chiếm một tỉ trọng rất lớn.

b, Hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh trên mức độ khá lớn, phụ thuộc vào trình độ và chất lượng của thông tin.

Ngày nay người ta coi thông tin là một nguồn lực của sự phát triển, là của cải, là hàng hóa. Khi người lãnh đạo và cơ quan quản lý được đảm bảo tốt về thông tin sẽ có nhiều khả năng ra quyết định đúng đắn, kịp thời nhờ đó nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Việc thiếu thông tin hoặc thông tin sai có thể dẫn đến kinh doanh thua lỗ, phá sản.Với sự phát triển của KT-XH và yêu cầu ngày càng cao đối với quản lý thì quy mô, cơ cấu và

tốc độ của thông tin cũng thay đổi tương ứng. Khối lượng thông tin mà người quản lý phải xử lý ngày càng lớn, các chủng loại đa dạng, phức tạp và toàn bộ quá trình thông tin phục vụ quản lý cần phải được tiến hành với thời gian nhanh nhất. Hơn nữa, cũng cần phải tính đến khía cạnh KT của thông tin.

Vì vậy, cần phải tổ chức hệ thống thông tin hợp lý và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý trong từng cơ quan, đơn vị cũng như toàn bộ nền KTQD.

·  Những yêu cầu cơ bản đối với thông tin quản lý:

Thông tin là công cụ quản lý hết sức quan trọng và rất đa dạng, để phát huy hiệu quả của nó, thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Một là, tính chính xác là yêu cầu hàng đầu đối với thông tin quản lý. Trước hết, thông tin cần phản ảnh một cách trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh. Sau đó, thông tin cần dc đo lường chính xác và phải dc chi tiết hóa đến mức cần thiết để làm căn cứ cho việc đề ra quyết định đúng đắn, đảm bảo hiệu quả cao.

Hai là, tính kịp thời. Thông tin phải kịp thời đáp ứng yêu cầu người lãnh đạo và cơ quan quản lý sử dụng thông tin, ra quyết định. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi các điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề cần giải quyết.

-Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không đạt được mục đích vì vấn đề chưa chín muồi và sự thay đổi của tình hình làm cho thông tin trở nên lạc hậu, vô dụng.

-Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến việc ra quyết định không kịp thời làm cho quyết định trở nên kém hiệu quả.

Vì vậy, trong đảm bảo thông tin quản lý cần hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin,

nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin

Ba là,  tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ. Yêu cầu này đòi hỏi phải cung cấp cho chủ thể quản lý thông tin cần và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và hiệu quả. Tránh tình trạng thiếu thông tin cần và thừa thông tin không cần.Tính hệ thống, tổng hợp, đầy đủ của thông tin đảm bảo cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp và đa dạng của nó, để điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với tình huống cụ thể.

Bốn là, tính cô đọng, logic đỏi hỏi phải cô đặc nội dung, phong phú, đa dạng phức tạp củ những sự kiện KT-XH trong những lập luận súc tích, dễ hiểu. Tính cô đọng, logic cũng yêu cầu  thông tin cần có tính đơn nghĩa, nhằm tránh những cách hiểu khác nhau về từ ngữ. Muốn vậy phải chính xác hóa, thống nhất hóa nội dung của các thuật ngữ và khái niệm.

Năm là, tính có thẩm quyền. Thông tin phải tương ứng giữa quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ và lợi ích của các chủ thể lẫn đối tượng nhận tin.

Sáu là, tính bảo mật. Việc lưu chuyển thông tin trong quản lý cần bảo vệ được các vấn đề bí mật nội bộ của hệ thống.

Bảy là, tính kinh tế. Thông tin phải đảm bảo dc các yêu cầu về mặt KT của hoạt động quản lý: chi phí hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả cao.