Đọc truyện word

♥ Truyen2U.Pro - Tên miền mới của Truyen2U.Net

word

Trước Sau

Màu nền

Font chữ

Font size

Chiều cao dòng

Word

1. C¸ch khëi ®éng

C¸ch 1: Start | Programs | Microsoft Word

C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Word

C¸ch 3: cã thÓ chän Start | Documents, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word) cÇn më.

2. T¹o mét tμi liÖu míi

- Më môc chän File | New..;

hoÆc

- NhÊn nót New trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N.

3. Mở 1 tài liệu đã tồn tại trên đĩa :

C1 : vào File >open

C2 : Nhấn Ctrl + open

C3 : nhấn vào biểu tượng

4. Ghi tμi liÖu lªn ®Üa

- Më môc chän File | Save..;

hoÆc

- NhÊn nót Save trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S.

5. Tho¸t khái m«i tr−êng lμm viÖc

- Më môc chän File | Exit

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.

6. Sö dông bμn phÝm

- Shift : ®Ó gâ ch÷ in hoa vμ mét sè dÊu;

- Caps Lock : ®Ó thay ®æi kiÓu gâ ch÷ in hoa vμ ch÷ th−êng;

- Enter : ®Ó ng¾t ®o¹n v¨n b¶n;

- Tab : ®Ó dÞch ®iÓm Tab;

- Space Bar: ®Ó chÌn dÊu c¸ch;

- ←↑↓→ : ®Ó dÞch chuyÓn con trá trªn tμi liÖu;

- Page Up vμ Page Down: ®Ó dÞch chuyÓn con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi tõng trang mμn h×nh;

- Home, End: ®Ó ®−a con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi dßng v¨n b¶n;

- Delete: ®Ó xo¸ ký tù v¨n b¶n ®øng kÒ sau ®iÓm trá;

- Backspace: ®Ó xo¸ ký tù ®øng kÒ tr−íc ®iÓm trá

II. Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n

1 . Sao chÐp

B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) khèi v¨n b¶n cÇn sao chÐp

- Di chuét vμ khoanh vïng v¨n b¶n cÇn chän;

hoÆc

- Dïng c¸c phÝm mòi tªn ←↑↓→ kÕt hîp viÖc gi÷ phÝm Shift ®Ó chän vïng v¨n

B−íc 2: Ra lÖnh sao chÐp d÷ liÖu b»ng mét trong c¸c c¸ch:

- Më môc chän Edit | Copy ;

hoÆc

- NhÊn nót Copy trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + C;

B−íc 3:

- Më môc chän Edit | Paste ;

hoÆc

- NhÊn nót Paste trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V.

2. Di chuyÓn khèi v¨n b¶n

C¸ch 1:

B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn;

B−íc 2: Ra lÖnh c¾t v¨n b¶n cã thÓ b»ng mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän Edit | Cut ;

hoÆc

- NhÊn nót Cut trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + X.

B−íc 3: Thùc hiÖn lÖnh d¸n v¨n b¶n (Paste) nh− ®· giíi thiÖu ë trªn vμo vÞ trÝ ®Þnh tr−íc.

- Më môc chän Edit | Paste ;

hoÆc

- NhÊn nót Paste trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V.

3. ThiÕt lËp Tab

B−íc 1: Format | Tab.., hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn:

- Hép Default tab stops: ®Ó thiÕt lËp b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh cña Tab.

- Hép Tab stop position:

ë môc Alignment- chän lÒ cho d÷ liÖu

Left – canh lÒ d÷ liÖu bªn tr¸i cét,

Right- canh lÒ bªn ph¶i cét,

Center – c¨n lÒ gi÷a cét, h·y chän Center.

Cuèi cïng nhÊn nót Ok,

Clear- ®Ó xo¸ bá ®iÓm Tab ®ang chän;

nót Clear All-®Ó xo¸ bá toμn bé c¸c ®iÓm tab ®ang thiÕt lËp trªn hép tho¹i).

B−íc 2: C¸ch sö dông nh÷ng ®iÓm Tab võa thiÕt lËp ë trªn ®Ó t¹o b¶ng d÷ liÖu:

4. Chän kiÓu ch÷

B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn nót kiÓu ch÷ trªn thanh c«ng cô Standard:

KiÓu ch÷ bÐo (phÝm nãng Ctrl + B)

KiÓu ch÷ nghiªng (phÝm nãng Ctrl + I)

KiÓu ch÷ g¹ch ch©n (phÝm nãng Ctrl + U)

5. Chän mμu ch÷

C1; B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Color trªn thanh c«ng cô Standard.

C2: Format > font > font colour

6. Chän mμu nÒn v¨n b¶n

C1 : B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Hight light trªn thanh c«ng cô Standard.

C2: Format > font > background

7 Hép tho¹i Font

Format > Font..

ThÎ Font: Cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng c¨n b¶n vÒ ph«ng ch÷ nh− ®· tr×nh bμy ë trªn, vÝ dô:

- Hép Font- cho phÐp chän ph«ng ch÷;

- Hép Font style- chän kiÓu ch÷: Regular- kiÓu ch÷ b×nh th−êng; Italic- kiÓu ch÷ nghiªng; Bold – kiÓu ch÷ bÐo; Bold Italic – kiÓu võa bÐo, võa nghiªng;

- Hép Size- chän cì ch÷;

- Font color- chän mμu cho ch÷;

- Hép Underline style: ®Ó chän kiÓu ®−êng g¹ch ch©n (nÕu kiÓu ch÷ ®ang chän lμ underline).

- Môc Effect cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng ch÷ ®¬n gi¶n, b¹n cã thÓ chän chóng vμ xem thÓ hiÖn ë môc Preview.

- Default – kiÓu ®Þnh d¹ng nμy sÏ ®−îc thiÕt lËp lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c ®o¹n v¨n b¶n míi sau nμy;

ThÎ Text Effect: cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng tr×nh diÔn s«i ®éng cho ®o¹n v¨n b¶n. H·y chän kiÓu tr×nh diÔn ë danh s¸ch Animations: vμ xem tr−íc kÕt qu¶ sÏ thu ®−îc ë hép Preview.

8. §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n

Format >Paragraph,

hép tho¹i Paragraph xuÊt hiÖn:

Môc Aligment: chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n:

- Justified – c¨n ®Òu lÒ tr¸i vμ lÒ ph¶i;

- Left – c¨n ®Òu lÒ tr¸i

- Right – c¨n ®Òu lÒ bªn ph¶i

- Center – c¨n gi÷a 2 lÒ tr¸i vμ ph¶i.

Môc Indentation: thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ mÐp lÒ ®o¹n so víi lÒ trang:

- Left – kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®o¹n ®Õn lÒ tr¸i cña trang v¨n b¶n;

- Right- kho¶ng c¸ch tõ lÒ ph¶i cña ®o¹n ®Õn lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n NgÇm ®Þnh, hai kho¶ng c¸ch nμy ®Òu lμ 0.

- Trong môc Special nÕu chän:

• First line: khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vμo môc By:

• Hanging: ®Ó thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng thø 2 trë ®i trong ®o¹n so víi dßng ®Çu tiªn mét kho¶ng c¸ch ®−îc gâ vμo môc By:.

• None: ®Ó hñy bá chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n.

- NÕu môc Special lμ First line, khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vμo môc By:

- Môc Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c kho¶ng c¸ch dßng:

- Before – kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n tíi dßng cuèi cïng cña ®o¹n v¨n b¶n trªn nã;

- After- ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dßng gi÷ dßng cuèi cïng cña ®o¹n víi dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n sau nã;

- Line Spacing - ®Ó chän ®é d·n dßng. NgÇm ®Þnh ®é d·n dßng lμ 1 (Single);

Mμn h×nh Preview cho phÐp xem tr−íc nh÷ng kÕt qu¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n võa thiÕt lËp.

NhÊn Ok ®Ó chÊp nhËn nh÷ng thuéc tÝnh võa thiÕt lËp cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän; tr¸i l¹i nhÊn Cancel ®Ó huû bá c«ng viÖc võa lμm.

9. ThiÕt lËp Numbering

§Ó ®¸nh sè chØ môc cho c¸c tiªu ®Ò tμi liÖu, h·y lμm theo c¸c b−íc sau ®©y:

B−íc 1- Format | Bullets and Nubering

B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ ®¸nh sè chØ môc ë thÎ Numbered

ý nghÜa c¸c môc tin trªn hép tho¹i nμy nh− sau:

- Nót Font…, cho phÐp chän kiÓu ph«ng ch÷ cho sè chØ môc;

- Môc Start at: ®Ó chän chØ môc ®Çu tiªn cÇn ®¸nh sè: nÕu chän 1, sÏ thùc hiÖn ®¸nh chØ môc lμ 1, 2, ..; nh−ng nÕu chän lμ 5 th× sÏ ®¸nh sè tõ 5 trë ®i lμ 5, 6, 7..;

- Môc Number position ®Ó thiÕt lËp vÞ trÝ cña chØ môc trªn ®o¹n v¨n b¶n;

- Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch v¨n b¶n so víi mÐp lÒ cña trang tμi liÖu.

10. Chia cét v¨n b¶n

B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) vïng v¨n b¶n cÇn chia lμm nhiÒu cét;

B−íc 2: KÝch ho¹t môc chän Format | Columns..

ThiÕt lËp c¸c th«ng sè cho hép tho¹i Columns víi c¸c ý nghÜa nh− sau:

- ý nghÜa c¸c hép chän ë môc Presets nh− sau :

One - 1 cét;

Two - 2 cét;

Three - 3 cét;

Left - chia v¨n b¶n thμnh 2 cét, cét bªn tr¸i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn ph¶i;

Right - chia v¨n b¶n thμnh 2 cét, cét bªn ph¶i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn tr¸i;

- B¹n cã thÓ thiÕt lËp sè cét cÇn t¹o ra nhiÒu h¬n b»ng c¸ch gâ sè cét vμo môc Number of Columns;

- Môc Width and Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c th«ng sè vÒ chiÒu réng vμ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét.

- Kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét kÒ nhau còng ®−îc thay ®æi khi môc Equal columns width ®−îc chän (checked)- th× ®é réng cña c¸c cét vμ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét ®Òu b»ng nhau

- H·y quan s¸t môc Col #: ®Ó biÕt ®−îc cét sÏ cÇn ®iÒu chØnh vμ kh«ng quªn xem hép Preview ®Ó nh×n thÊy tr−íc ®−îc kÕt qu¶ sÏ ®¹t ®−îc.

- Môc Apply to: cho biÕt ph¹m vi v¨n b¶n sÏ chia thμnh c¸c cét.

+ NÕu chän Seleted Text th× chØ chia cét cho v¨n b¶n ®· ®−îc chän (b«i ®en)

+ NÕu chän Whole Document, toμn bé c¸c trang v¨n b¶n sÏ ®−îc chia cét theo thiÕt lËp nh− trªn.

11. T¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n

B−íc 1: Format | Drop Cap

B−íc 2: thiÕt lËp c¸c th«ng sè cho ch÷ lín nμy:

- Môc Position- ®Ó chän kiÓu ch÷ cÇn ®Æt. Cã 3 kiÓu ch÷ lμ: None – kh«ng thiÕt lËp; Dropped vμ In Margin. H·y xem mÉu trªn h×nh;

- Hép Font:- chän ph«ng ch÷ cho ch÷ c¸i nμy;

- Môc Line to drop:- thiÕt lËp sè dßng v¨n b¶n lμm chiÒu cao cho ch÷

- Môc Distance from text:- gâ vμo kho¶ng c¸ch tõ ch÷ c¸i lín nμy ®Õn ký tù tiÕp theo nã.

- Cuèi cïng, nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt

12. §iÒu chØnh ch÷ c¸i lín ë ®Çu ®o¹n

B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn söa ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n;

Drop Cap ;

B−íc 2: Thùc hiÖn thiÕp lËp l¹i c¸c th«ng sè trªn hép tho¹i nμy. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÊp nhËn sù thay ®æi.

13. T¹o mét Style

B−íc 1: Më môc chän Format | Style

B−íc 2: §Ó t¹o Style míi, nhÊn nót New, hép tho¹i: New Style xuÊt hiÖn cho phÐp thiÕt lËp th«ng tin cho Style míi

- Gâ tªn cho Style míi vμo môc Name

- NhÊn nót Format ®Ó chän c¸c chøc n¨ng ®Þnh d¹ng cho Style nμy:

- Font… ®Ó ®Þnh d¹ng ph«ng ch÷ cho Style;

- Paragraph… ®Þnh d¹ng ®o¹n;

- Tabs.. ®Ó ®Æt ®iÓm Tab cho Style (nÕu cÇn);

- Border.. ®Ó chän kiÓu ®−êng viÒn cho Style (nÕu cÇn);

- Frame.. ®Ó chän kiÓu khung cho Style (nÕu cÇn);

- Numbering.. ®Ó chän kiÓu g¹ch ®Çu dßng (nÕu cÇn);

- NhÊn nót Shortcut key.. ®Ó g¸n phÝm nãng cho Style nμy, hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn cho phÐp thiÕt lËp phÝm nãng:

- Khi con trá ®ang ë môc Press new shortcut key: h·y bÊm tæ hîp phÝm nãng cÇn g¸n trªn bμn phÝm. VÝ dô: Ctrl + 1;

- TiÕp theo nhÊn nót Assign ®Ó ®ång ý phÝm nãng nμy;

- Cã thÓ g¸n nhiÒu tæ hîp phÝm nãng cho mét Style, chóng ®−îc chøa ë danh s¸ch Current keys:

- Nót Remove, nót Reset All.. gióp qu¶n lý c¸c phÝm nãng võa t¹o;

- Sau khi g¸n xong tæ hîp phÝm nãng, hép tho¹i Customize keyboard sÏ cã d¹ng:

- NhÊn nót Close ®Ó tiÕp tôc.

- NÕu chän , khi ®ã ®Þnh d¹ng cña Style sÏ ®−îc tù ®éng thay

14. T×m kiÕm v¨n b¶n

B−íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm;

B−íc 2: Edit | Find..

hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + F, hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn:

B−íc 3: ThiÕt lËp c¸c th«ng tin vÒ t×m kiÕm trªn thÎ Find.

- Gâ tõ cÇn t×m kiÕm vμo môc Find what: vÝ dô: Viet nam;

- ThiÕt lËp c¸c tuú chän t×m kiÕm ë môc Search Options nh− sau:

- Match case- t×m kiÕm mμ kh«ng ph©n biÖt ch÷ hoa, ch÷ th−êng;

- Find whole words only- chØ t×m trªn nh÷ng tõ ®éc lËp

B−íc 4: NhÊn nót Find next, m¸y sÏ chØ ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m.

15. T×m vμ thay thÕ v¨n b¶n

B−íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm; khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n;

B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ côm tõ cÇn t×m vμ côm tõ sÏ thay thÕ ë thÎ Replace cña hép tho¹i:

- Gâ côm tõ cÇn t×m kiÕm vμo môc Find what:

- Gâ côm tõ sÏ thay thÕ ë môc Replace with:

B−íc 3: NhÊn nót Find next ®Ó t×m ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m. Khi t×m thÊy, cã thÓ bÊm nót Replace ®Ó thay thÕ côm tõ t×m ®−îc bëi côm tõ ®· chØ ®Þnh ë môc Replace with: hoÆc nhÊn nót Replace All, Word sÏ tù ®éng thay thÕ toμn bé c¸c côm tõ sÏ t×m ®−îc nh− chØ ®Þnh.

16. TÝnh n¨ng AutoCorrect

16.1 Thªm mét tõ viÕt t¾t

B−íc 1: Tools | AutoCorrect.., Hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn:

- Gâ côm tõ viÕt t¾t vμo môc Replace:

- Gâ côm tõ sÏ thay thÕ vμo môc With:

B−íc 2: NhÊn nót Add ®Ó ghi thªm tõ nμy vμo danh s¸ch viÕt t¾t cña Word.

16.2 Xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t

B−íc 1: Tools | AutoCorrect

B−íc 2: T×m ®Õn tõ viÕt t¾t cÇn xo¸ b»ng c¸ch gâ tõ viÕt t¾t vμo môc Replace. VÝ dô muèn xo¸ tõ vb – v¨n b¶n võa thiÕt lËp ë trªn, h·y gâ vb vμo môc Replace;

B−íc 3: NhÊn nót Delete ®Ó xo¸ côm tõ viÕt t¾t nμy.

17. ChÌn ký tù ®Æc biÖt

17.1 ChÌn ký tù ®Æc biÖt

Insert | Symbol… Hép tho¹i Symbol xuÊt hiÖn:

NhÊn kÐp chuét lªn ký tù cÇn chÌn;

hoÆc

nót Insert ®Ó chÌn ký tù lªn tμi liÖu.

b¶ng biÓu

1. T¹o cÊu tróc b¶ng

1.1 ChÌn b¶ng míi

C¸ch 1: Table | Insert | Table… Hép tho¹i Insert Table xuÊt hiÖn:

H·y ®iÒn th«ng tin vÒ cÊu tróc b¶ng míi lªn hép tho¹i nμy:

- Table size: cho phÐp thiÕt lËp sè cét (Columns) vμ sè dßng (Rows) cho b¶ng:

- Gâ sè cét cña b¶ng vμo môc: Number of columns:

- Gâ sè dßng cña b¶ng vμo môc Number of rows:

- Môc AutoFit behavior: thiÕt lËp mét sè c¸c thuéc tÝnh tù ®éng c¨n chØnh:

- Fixed column with: sÏ cè ®Þnh chiÒu réng cña mçi cét lμ: Auto – tù ®éng c¨n chØnh chiÓu réng cho cét; hoÆc b¹n gâ vμo ®é réng cña mçi cét vμo môc nμy (tèt nhÊt chän Auto, v× b¹n cã thÓ c¨n chØnh ®é réng cña c¸c cét sau nμy);

- AutoFit contents: tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng c¸c cét khÝt víi d÷ liÖu trong cét Êy;

- AutoFit window: tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng c¸c cét trong b¶ng sao cho b¶ng cã chiÒu réng võa khÝt chiÒu réng trang v¨n b¶n.

Nªn chän kiÓu Auto cña môc Fixed column with:

- Nót Auto format cho phÐp b¹n chän lùa ®Þnh d¹ng cña b¶ng sÏ t¹o theo mét sè mÉu b¶ng ®· cã s½n nh− lμ:

- Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÌn b¶ng lªn tμi liÖu:

C¸ch 2: B¹n cã thÓ nhÊn nót Insert Table trªn thanh c«ng cô Standard ®Ó chÌn mét b¶ng lªn tμi liÖu

2. Söa cÊu tróc b¶ng

B©y giê muèn chÌn thªm mét cét

Table | Insert | Columns to the right (tøc lμ chÌn thªm mét cét vμo bªn ph¶i cét ®ang chän

Muèn chÌn thªm dßng vμo cuèi b¶ng ®Ó nhËp thªm d÷ liÖu, lμm nh− sau:

Chän: Table | Insert | Row below (tøc lμ chÌn thªm dßng míi vμo phÝa d−êi dßng ®ang chän).

3. Trén «

B−íc 1: B«i ®en 2 « cÇn trén

B−íc 2: Më môc chän Table | Merge Cell.

4 .VÏ b¶ng

Tables and Borders, nhÊn nót Draw Table .

III. §Þnh d¹ng b¶ng biÓu

1 §Þnh d¹ng d÷ liÖu trong «

§Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n

B−íc 1: Chän « cÇn ®Þnh d¹ng h−íng;

B−íc 2: Nh¸y ph¶i chuét lªn vïng ®· chän, më môc chän , hép tho¹i Text Direction xuÊt hiÖn:

H·y dïng chuét nhÊn vμo h−íng muèn thiÕt lËp ë môc Orientation.

B−íc 3: NhÊn OK ®Ó hoμn tÊt.

2 .T« nÒn, kÎ viÒn

B−íc 1: Chän c¸c « (b«i ®en) cÇn t« nÒn hay ®Æt viÒn;

B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng ®· chän, më môc chän .

ThÎ Border cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng vÒ ®−êng kÎ cña vïng lùa chän:

- Môc Style: chän kiÓu ®−êng ®Þnh thiÕt lËp;

- Môc Color: chän mμu cho ®−êng th¼ng;

- Môc Width: chän ®é dμy, máng cho ®−êng;

- Môc Setting: chän ph¹m vi ®−êng cÇn thiÕt lËp. Ngoμi ra b¹n cã thÓ chän ph¹m vi c¸c ®−êng cÇn thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ë môc Preview;

- Môc Apply to: ®Ó chän ph¹m vi c¸c « thiÕt lËp cho phï hîp: Table – sÏ thiÕt lËp ®Þnh d¹ng nμy cho toμn bé b¶ng; Cell- chØ thiÕt lËp cho c¸c « ®· chän;

- NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc.

ThÎ Shading cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng vÒ t« nÒn b¶ng:

- Môc Fill: chän chän mμu cÇn t«. §· cã s½n mét hép víi rÊt nhiÒu mμu. B¹n cã thÓ nhÊn nót More Colors.. ®Ó tù chän cho m×nh nh÷ng mμu kh¸c:

- Môc Apply to: ®Ó chän ph¹m vi c¸c « cÊn t« mÇu nÒn: Table – t« toμn bé b¶ng; Cell- chØ t« cho c¸c « ®· chän;

- NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc.

3. TÝnh tæng

Më Table | Formula

ë môc Formula, gâ vμo c«ng thøc cÇn tÝnh. Cã 3 lo¹i c«ng thøc tÝnh tæng:

=SUM(ABOVE) – tÝnh tæng c¸c dßng tõ trªn dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nμy ®−îc ¸p dông ®Ó tÝnh tæng cho dßng Tæng céng;

=SUM(LEFT) – tÝnh tæng cho c¸c dßng bªn tr¸i dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nμy ®−îc ¸p dông tÝnh tæng cho cét Thùc lÜnh ( = L−¬ng + Phô cÊp);

=SUM(RIGHT) – tÝnh tæng cho c¸c dßng bªn ph¶i dßng ®Æt ®iÓm trá.

Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt viÖc tÝnh tæng.

4. TÝnh trung b×nh céng

Hμm tÝnh trung b×nh céng AVERAGE cña Word ®Ó ®iÒn gi¸ trÞ vμo c¸c « cã dÊu ?

Më Table | Formula

ë môc Formula, gâ vμo c«ng thøc cÇn tÝnh. Cã 3 lo¹i c«ng thøc tÝnh trung b×nh céng:

=AVERAGE(ABOVE) – tÝnh trung b×nh céng c¸c dßng tõ trªn dßng ®Æt ®iÓm trá

=AVERAGE(LEFT) – tÝnh trung b×nh céng cho c¸c dßng bªn tr¸i dßng ®Æt ®iÓm trá. =AVERAGE(RIGHT) – tÝnh trung b×nh céng cho c¸c dßng bªn ph¶i dßng ®Æt ®iÓm trá.

Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt viÖc tÝnh tæng

5 .S¾p xÕp d÷ liÖu trªn b¶ng

Table | Sort..,

- Môc Sort by: chän cét ®Çu tiªn cÇn s¾p xÕp (cét Tªn);

- Môc Type : chän kiÓu d÷ liÖu cña cét ®ã ®Ó s¾p xÕp. Cã 3 kiÓu d÷ liÖu mμ Word hç trî: Text – kiÓu ký tù; Number – kiÓu sè häc vμ Date – kiÓu ngμy;

- C¸c môc Then By: SÏ ®−îc so s¸nh khi gi¸ trÞ s¾p xÕp tr−êng ®Çu tiªn trïng nhau

- Môc My list has: chän Header row- dßng ®Çu tiªn cña b¶ng sÏ kh«ng tham gia vμo qu¸ tr×nh s¾p xÕp (lμm dßng tiªu ®Ò); nÕu chän No header row- m¸y tÝnh sÏ s¾p xÕp c¶ dßng ®Çu tiªn cña b¶ng (chän khi b¶ng kh«ng cã dßng tiªu ®Ò);

- Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó thùc hiÖn.

6. T¹o ch÷ nghÖ thuËt

6.1 ChÌn ch÷ nghÖ thuËt

§Ó chÌn mét dßng ch÷ nghÖ thuËt (Word Art) lªn tμi liÖu, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: Insert WordArt trªn thanh céng cô Drawing, hép tho¹i WordArt Gallery xuÊt hiÖn:

B−íc 2: Dïng chuét chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt cÇn t¹o, b»ng c¸ch nhÊn vμo « chøa kiÓu ch÷ mμ b¹n muèn;

B−íc 3: Gâ vμo dßng ch÷ b¹n muèn t¹o ë môc Text trªn hép tho¹i Edit WordArt Text:

B−íc 4: NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc. Dßng ch÷ nghÖ thuËt sÏ ®−îc hiÖn lªn tμi liÖu

6.2. ChÌn ¶nh lªn tμi liÖu

ChÌn ¶nh tõ mét tÖp tin

§Ó chÌn ¶nh tõ mét tÖp tin lªn tμi liÖu, b¹n lμm nh− sau:

Më môc chän Insert | Picture | From file, hép tho¹i Insert Picture xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n t×m tÖp ¶nh cÇn chÌn lªn tμi liÖu:

H·y chän tÖp ¶nh, råi nhÊn nót Insert ®Ó hoμn tÊt

In Ên

1. TÝnh n¨ng Page Setup

H·y më môc chän File | Page Setup.. ®Ó kÝch ho¹t. Hép tho¹i Page Setup xuÊt hiÖn:

1. §Þnh d¹ng trang in (Page Setup)- (margin)

2. So¹n th¶o tμi liÖu

3. ThiÕt lËp tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang, ®¸nh sè trang (nÕu cÇn)

4. Xem tμi liÖu tr−íc khi in

5. In Ên tμi liÖu

- ThÎ Paper Size: cho phÐp b¹n lùa chän khæ giÊy in:

- Môc Paper size: ®Ó chän khæ giÊy in. - Ngoμi ra b¹n cã thÓ thiÕt lËp chiÒu réng (môc Width), chiÒu cao (môc Height) cho khæ giÊy;

- Môc Orientation: ®Ó chän chiÒu in trªn khæ giÊy. NÕu lμ Portrait – in theo chiÒu däc; Lanscape – in theo chiÒu ngang khæ giÊy;

- Môc Apply to: ®Ó chØ ®Þnh ph¹m vi c¸c trang in ®−îc ¸p dông thiÕt lËp nμy. NÕu lμ Whole Document - ¸p dông cho toμn bé tμi liÖu; This point forward - ¸p dông b¾t ®Çu tõ trang ®ang chän trë vÒ cuèi tμi liÖu;

- Môc Preview – cho phÐp b¹n nh×n thÊy cÊu tróc trang in ®· thiÕt lËp;

- NhÊn nót Default.. – nÕu b¹n muèn ¸p dông thiÕt lËp nμy lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c tÖp tμi liÖu sau cña Word;

- NhÊn OK ®Ó ®ång ý vμ ®ãng hép tho¹i l¹i.

ThÎ Margin: cho phÐp thiÕt lËp lÒ trang in:

- Môc Top: ®Ó thiÕt lËp chiÒu cao cña lÒ trªn cña trang in;

- Môc Bottom: ®Ó thiÕt lËp chiÒu cao cña lÒ d−íi cña trang in;

- Môc Left: ®Ó thiÕt lËp chiÒu réng cña lÒ bªn tr¸i cña trang in;

- Môc Right: ®Ó thiÕt lËp chiÒu réng cña lÒ bªn ph¶i cña trang in;

- Môc Gutter: ®Ó thiÕt lËp bÒ réng phÇn g¸y tμi liÖu;

- Môc Header – thiÕt lËp chiÒu cao cña phÇn tiªu ®Ò ®Çu trang (Header);

- Môc Footer – thiÕt lËp chiÒu cao cña phÇn tiªu ®Ò cuèi trang (Footer);

- Môc Preview cho phÐp b¹n nh×n thÊy cÊu tróc trang in ®· thiÕt lËp;

- NhÊn nót Default.. – nÕu b¹n muèn ¸p dông thiÕt lËp nμy lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c tÖp tμi liÖu sau cña Word;

- NhÊn OK ®Ó ®ång ý vμ ®ãng hép tho¹i l¹i.

2 .Tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang

Më môc chän View | Header and Footer

3. ChÌn sè trang tù ®éng

C1 : Ngoμi viÖc chÌn sè trang tù ®éng bëi tÝnh n¨ng Header and Footer, b¹n cã thÓ chÌn sè trang tù ®éng lªn tiªu ®Ò trang b»ng c¸ch:

C2: Më môc chän: Insert Page numbers… Hép tho¹i Page numbers xuÊt hiÖn:

- Môc Position – chän vÞ trÝ sÏ chÌn sè trang: Bottom of page 􀃆chÌn vμo tiªu ®Ò cuèi; hoÆc Top of page 􀃆chÌn vμo tiªu ®Ò ®Çu trang;

- Môc Aligment – dãng hμng cho sè trang: Right- bªn ph¶i trang; Left – bªn tr¸i trang hoÆc Center- ë gi÷a trang;

- NÕu chän môc sÏ thùc hiÖn ®¸nh sè trang ®Çu tiªn, tr¸i l¹i trang ®Çu tiªn sÏ kh«ng ®−îc ®¸nh sè, chØ ®¸nh sè tõ trang thø 2 trë ®i;

- Môc Preview- ®Ó xem kÕt qu¶ thiÕt lËp trªn trang tμi liÖu;

- NhÊn OK ®Ó hoμn tÊt c«ng viÖc.

4 .Xem tμi liÖu tr−íc khi in

C¸ch 1: Më môc chän File | Print Preview

C¸ch 2: NhÊn nót Print preview trªn thanh c«ng cô Standard.

Mμn h×nh Preview cïng thanh c«ng cô Print preview xuÊt hiÖn

5 .In Ên tμi liÖu

C¸ch 1: Më môc chän File | Print..

C¸ch 2: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + P

- Hép Printer cho phÐp b¹n chän m¸y in cÇn in (trong tr−êng hîp m¸y tÝnh b¹n cã nèi tíi nhiÒu m¸y in). Nót Properties cho phÐp b¹n thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh cho m¸y in nÕu cÇn;

- Hép Page range- cho phÐp thiÕt lËp ph¹m vi c¸c trang in:

- Chän All – in toμn bé c¸c trang trªn tÖp tμi liÖu;

- Current page – chØ in trang tμi liÖu ®ang chän;

- Pages – chØ ra c¸c trang cÇn in. Qui t¾c chän ra c¸c trang cÇn in nh− sau: <tõ trang>-<®Õn trang>

- Hép Copies – chØ ra sè b¶n in, ngÇm ®Þnh lμ 1. NÕu b¹n in nhiÒu h¬n 1 b¶n, h·y gâ sè b¶n in vμo ®©y;

- Hép Page per sheet ®Ó chØ ra sè trang tμi liÖu sÏ ®−îc in ra mét trang giÊy. NgÇm ®Þnh lμ 1, tuy nhiªn b¹n cã thÓ thiÕt lËp nhiÒu h¬n sè trang in trªn mét trang giÊy, khi ®ã cì sÏ rÊt bÐ;

- Cuèi cïng nhÊn nót OK ®Ó thùc hiÖn viÖc in Ên.

6. KÝch ho¹t tÝnh n¨ng Mail merge

Tools | Mail Merge.. , Hép tho¹i Mail Merge Helper xuÊt hiÖn

ë môc bÊm chuét nót Creat vμ chän môc Mailing Label

H·y chän Active Window ®Ó tiÕp tôc:

ë môc , nhÊn chuét nót Get Data vμ chän môc Open Data Source.., hép tho¹i Open Data Source xuÊt hiÖn, nhÊn Open.

Sau khi më ®−îc tÖp chøa danh s¸ch Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Mail Merge Helper vμ sö dông thanh c«ng cô Mail merger ®Ó chÌn c¸c tr−êng tin cÇn thiÕt lªn tμi liÖu:

View | Toolbars | Mail Merge.

Phím tắt

Tác dụng

Ctrl+1

Giãn dòng đơn (1)

Ctrl+2

Giãn dòng đôi (2)

Ctrl+5

Giãn dòng 1,5

Ctrl+0 (zero)

Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn

Ctrl+L

Căn dòng trái

Ctrl+R

Căn dòng phải

Ctrl+E

Căn dòng giữa

Ctrl+J

Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề

Ctrl+N

Tạo file mới

Ctrl+O

Mở file đã có

Ctrl+S

Lưu nội dung file

Ctrl+O

In ấn file

F12

Lưu tài liệu với tên khác

Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh

Ctrl+X

Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen)

Ctrl+C

Sao chép đoạn nội dung đã chọn

Ctrl+V

Dán tài liệu

Ctrl+Z

Bỏ qua lệnh vừa làm

Ctrl+Y

Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z)

Ctrl+Shift+S

Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động

Ctrl+Shift+F

Thay đổi phông chữ

Ctrl+Shift+P

Thay đổi cỡ chữ

Ctrl+D

Mở hộp thoại định dạng font chữ

Ctrl+B

Bật/tắt chữ đậm

Ctrl+I

Bật/tắt chữ nghiêng

Ctrl+U

Bật/tắt chữ gạch chân đơn

Ctrl+M

Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định 1,27cm)

Ctrl+Shift+M

Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab

Ctrl+T

Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab

Ctrl+Shift+T

Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản ra lề 1 tab

Ctrl+A

Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file

Ctrl+F

Tìm kiếm ký tự

Ctrl+G (hoặc F5)

Nhảy đến trang số

Ctrl+H

Tìm kiếm và thay thế ký tự

Ctrl+K

Tạo liên kết (link)

Ctrl+]

Tăng 1 cỡ chữ

Ctrl+[

Giảm 1 cỡ chữ

Ctrl+W

Đóng file

Ctrl+Q

Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab)

Ctrl+Shift+>

Tăng 2 cỡ chữ

Ctrl+Shift+<

Giảm 2 cỡ chữ

Ctrl+F2

Xem hình ảnh nội dung file trước khi in

Alt+Shift+S

Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window

Ctrl+¿ (enter)

Ngắt trang

Ctrl+Home

Về đầu file

Ctrl+End

Về cuối file

Alt+Tab

Chuyển đổi cửa sổ làm việc

Start+D

Chuyển ra màn hình Desktop

Start+E

Mở cửa sổ Internet Explore, My computer

Ctrl+Alt+O

Cửa sổ MS word ở dạng Outline

Ctrl+Alt+N

Cửa sổ MS word ở dạng Normal

Ctrl+Alt+P

Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout

Ctrl+Alt+L

Đánh số và ký tự tự động

Ctrl+Alt+F

Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang

Ctrl+Alt+D

Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó

Ctrl+Alt+M

Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích

Lặp lại lệnh vừa làm

Ctrl+Alt+1

Tạo heading 1

Ctrl+Alt+2

Tạo heading 2

Ctrl+Alt+3

Tạo heading 3

Alt+F8

Mở hộp thoại Macro

Ctrl+Shift++

Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2)

Ctrl++

Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2)

Ctrl+Space (dấu cách)

Trở về định dạng font chữ mặc định

Esc

Bỏ qua các hộp thoại

Ctrl+Shift+A

Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển)

Alt+F10

Phóng to màn hình (Zoom)

Alt+F5

Thu nhỏ màn hình

Alt+Print Screen

Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình

Print Screen

Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị

Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có thể kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân cũng sẽ xử lý văn bản cũng rất nhanh chóng, hiệu quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên

Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro

Trước Sau