2. C¸ch khëi ®éng

Cã rÊt nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm Word. Tuú vμo môc ®Ých lμm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mμ ta cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó khëi ®éng:

C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word

C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Word nÕu nh− nh×n thÊy nã bÊt kú ë chç nμo: trªn thanh t¸c vô (task bar), trªn mμn h×nh nÒn cña

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 2

Windows, vv..

C¸ch 3: NÕu muèn më nhanh mét tÖp v¨n b¶n võa so¹n th¶o gÇn ®©y nhÊt trªn m¸y tÝnh ®ang lμm viÖc, cã thÓ chän Start | Documents, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word) cÇn më. Khi ®ã Word sÏ khëi ®éng vμ më ngay tÖp v¨n b¶n võa chØ ®Þnh.

3. M«i tr−êng lμm viÖc

Sau khi khëi ®éng xong, mμn h×nh lμm viÖc cña Word th−êng cã d¹ng nh− sau:

Cöa sæ so¹n th¶o tμi liÖu

HÖ thèng b¶ng chän

HÖ thèng thanh c«ng cô

Th−íc kÎ

Thanh tr¹ng th¸i

Th−êng th× m«i tr−êng lμm viÖc trªn Word gåm 4 thμnh phÇn chÝnh:

- Cöa sæ so¹n th¶o tμi liÖu: Lμ n¬i ®Ó chÕ b¶n tμi liÖu. B¹n cã thÓ gâ v¨n b¶n, ®Þnh d¹ng, chÌn c¸c h×nh ¶nh lªn ®©y. Néi dung trªn cöa sæ nμy sÏ ®−îc in ra m¸y in khi sö dông lÖnh in.

- HÖ thèng b¶ng chän (menu): chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña Word trong khi lμm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nμy, ®«i khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän.

- HÖ thèng thanh c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng cô bao gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nμo ®ã. VÝ dô: khi so¹n th¶o v¨n b¶n, b¹n ph¶i sö dông ®Õn thanh c«ng cô chuÈn Standard vμ thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Formating; hoÆc khi vÏ h×nh cÇn ®Õn thanh c«ng cô Drawing ®Ó lμm viÖc.

- Th−íc kÎ: gåm 2 th−íc (ruler) bao viÒn trang v¨n b¶n. Sö dông th−íc nμy b¹n cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc lÒ trang v¨n b¶n, còng nh− thiÕt lËp c¸c ®iÓm dÞch (tab) mét c¸ch ®¬n gi¶n vμ trùc quan.

- Thanh tr¹ng th¸i: gióp b¹n biÕt ®−îc mét vμi tr¹ng th¸i cÇn thiÕt khi lμm viÖc. VÝ dô: b¹n ®ang lμm viÖc ë trang mÊy, dßng bao nhiªu, .v.v.

4. T¹o mét tμi liÖu míi

Lμm viÖc víi word lμ lμm viÖc trªn c¸c tμi liÖu (Documents). Mçi tμi liÖu ph¶i ®−îc cÊt lªn ®Üa víi mét tÖp tin cã phÇn më réng .DOC. Th−êng th× c¸c tÖp tμi liÖu cña b¹n sÏ ®−îc cÊt vμo th− môc C:\My Documents trªn ®Üa cøng. Tuy nhiªn, b¹n cã thÓ thay ®æi l¹i th«ng sè nμy khi lμm viÖc víi Word.

Th«ng th−êng sau khi khëi ®éng Word, mét mμn h×nh tr¾ng xuÊt hiÖn. §ã còng lμ

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 3

tμi liÖu míi mμ Word tù ®éng t¹o ra. Tuy nhiªn ®Ó t¹o mét tμi liÖu míi, b¹n cã thÓ sö dông mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | New..;

hoÆc

- NhÊn nót New trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N.

5. Ghi tμi liÖu lªn ®Üa

§Ó ghi tμi liÖu ®ang lμm viÖc lªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | Save..;

hoÆc

- NhÊn nót Save trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S.

SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra:

NÕu ®©y lμ tμi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tμi liÖu nμy bëi mét tÖp tin míi:

Gâ tªn tÖp tin vμo ®©y!

H·y x¸c ®Þnh th− môc (Folder)- n¬i sÏ chøa tÖp tin míi nμy råi gâ tªn tÖp tin vμo môc File name: (vÝ dô Vanban1 råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi néi dung tμi liÖu.

NÕu tμi liÖu cña b¹n ®· ®−îc ghi vμo mét tÖp, khi ra lÖnh cÊt tÊt c¶ nh÷ng sù thay ®æi trªn tμi liÖu sÏ ®−îc ghi l¹i lªn ®Üa.

B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tμi liÖu võa råi th−êng xuyªn trong khi so¹n tμi liÖu, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 4

6. Më tμi liÖu ®∙ tån t¹i trªn ®Üa

Tμi liÖu sau khi ®· so¹n th¶o trªn Word ®−îc l−u trªn ®Üa d−íi d¹ng tÖp tin cã phÇn më réng lμ .DOC. §Ó më mét tμi liÖu Word ®· cã trªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©u:

- Më môc chän File | Open;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O.

Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn:

H·y t×m ®Õn th− môc n¬i chøa tÖp tμi liÖu cÇn më trªn ®Üa, chän tÖp tμi liÖu, cuèi cïng nhÊn nót lÖnh ®Ó tiÕp tôc. TÖp tμi liÖu sÏ ®−îc më ra trªn mμn h×nh Word.

MÆt kh¸c, b¹n còng cã thÓ thùc hiÖn më rÊt nhanh nh÷ng tÖp tμi liÖu ®· lμm viÖc gÇn ®©y nhÊt b»ng c¸ch më môc chän File nh− sau:

NhÊn chuét lªn tÖp tμi liÖu cÇn më !

TiÕp theo nhÊn chuét lªn tªn tÖp tμi liÖu cÇn më.

7. Tho¸t khái m«i tr−êng lμm viÖc

Khi kh«ng lμm viÖc víi Word, b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän File | Exit

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 5

Ch−¬ng 1:

so¹n th¶o c¬ b¶n

1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n

1.1.1 NhËp v¨n b¶n

NhËp v¨n b¶n lμ kh©u ®Çu tiªn trong qui tr×nh so¹n th¶o tμi liÖu. Th«ng th−êng l−îng v¨n b¶n (Text) trªn mét tμi liÖu lμ rÊt nhiÒu, b¹n tiÕp cËn ®−îc cμng nhiÒu nh÷ng tÝnh n¨ng nhËp v¨n b¶n th× cμng tèt, bëi lÏ nã sÏ lμm t¨ng tèc ®é chÕ b¶n tμi liÖu.

a. Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt

Ban ®Çu, m¸y tÝnh ch−a cã b¶ng m· tiÕng ViÖt mμ chØ cã duy nhÊt b¶ng m· chuÈn ASCCI. B¶ng m· nμy bao gåm 128 kü tù La tinh (c¸c phÝm ch÷, c¸c phÝm sè vμ mét sè c¸c ký hiÖu ®Æc biÖt).

§Ó cã thÓ ®−a ®−îc tiÕng ViÖt sö dông trªn m¸y tÝnh, c¸c nhμ lËp tr×nh ph¶i x©y dùng phÇn mÒm gâ tiÕng ViÖt vμ c¸c bé ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt ®i kÌm.

HiÖn nay cã kh¸ nhiÒu c¸c bé gâ tiÕng ViÖt ®ang ®−îc sö dông nh−: VNI- ®−îc sö dông réng r·i ë phÝa Nam, VietWare- ®−îc sö dông nhiÒu ë miÒn Trung vμ ABC, Vietkey th× ®−îc sö dông réng r·i ngoμi B¾c.

Do mçi n¬i sö dông nh÷ng bé gâ riªng (b¶ng m· tiÕng ViÖt còng kh¸c nhau) nªn viÖc trao ®æi th«ng tin gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Míi ®©y ChÝnh phñ ®· khuyÕn c¸o sö dông bé gâ vμ bé ph«ng ch÷ Unicode. Víi hÖ thèng míi nμy viÖc trao ®æi th«ng tin ®· trë nªn ®¬n gi¶n h¬n rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn nã vÉn gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n v× tÝnh t−¬ng thÝch víi c¸c hÖ thèng phÇn mÒm cò trªn m¸y tÝnh kh«ng cao. TÊt nhiªn, Unicode sÏ lμ gi¶i ph¸p tiÕng ViÖt trong t−¬ng lai.

PhÇn mÒm tiÕng ViÖt chóng t«i giíi thiÖu trong cuèn gi¸o tr×nh nμy lμ ABC hoÆc Vietkey víi kiÓu gâ Telex. M¸y tÝnh cña b¹n ph¶i ®−îc gμi ®Æt phÇn mÒm nμy ®Ó cã ®−îc bé gâ vμ bé ph«ng ch÷ ®i kÌm.

Khi nμo trªn mμn h×nh cña b¹n xuÊt hiÖn biÓu t−îng: hoÆc lμ khi b¹n cã thÓ gâ ®−îc tiÕng ViÖt. NÕu biÓu t−îng xuÊt hiÖn ch÷ E (kiÓu gâ tiÕng Anh), b¹n ph¶i nhÊn chuét lªn biÓu t−îng lÇn n÷a hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm nãng Alt + Z ®Ó chuyÓn vÒ chÕ ®é gâ tiÕng ViÖt. Qui t¾c gâ tiÕng ViÖt nh− sau:

Gâ

§−îc ch÷

Gâ

§−îc dÊu

aa

©

f

huyÒn

aw

¨

s

s¾c

oo

«

r

hái

ow

¬

x

ng·

w

−

j

nÆng Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 6

VÝ dô:

Muèn gâ tõ: “ Céng hoμ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam”

B¹n ph¶i bËt tiÕng ViÖt vμ gâ lªn tμi liÖu nh− sau:

“Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam”

* NÕu gâ z, tõ tiÕng ViÖt sÏ bÞ bá dÊu.

b. Sö dông bμn phÝm

BËt tiÕng ViÖt (nÕu b¹n muèn gâ tiÕng ViÖt) vμ sö dông nh÷ng thao t¸c so¹n th¶o th«ng th−êng ®Ó so¹n th¶o tμi liÖu nh− lμ:

- C¸c phÝm ch÷ a, b, c, .. z;

- C¸c phÝm sè tõ 0 ®Õn 9;

- C¸c phÝm dÊu: ‘,><?[]{}…

- Sö dông phÝm Shift ®Ó gâ ch÷ in hoa vμ mét sè dÊu;

- Sö dông phÝm Caps Lock ®Ó thay ®æi kiÓu gâ ch÷ in hoa vμ ch÷ th−êng;

- Sö dông phÝm ↵ Enter ®Ó ng¾t ®o¹n v¨n b¶n;

- Sö dông phÝm Tab ®Ó dÞch ®iÓm Tab;

- Sö dông phÝm Space Bar ®Ó chÌn dÊu c¸ch;

- Sö dông c¸c phÝm mòi tªn: ←↑↓→ ®Ó dÞch chuyÓn con trá trªn tμi liÖu;

- Sö dông phÝm Page Up vμ Page Down ®Ó dÞch chuyÓn con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi tõng trang mμn h×nh;

- PhÝm Home, End ®Ó ®−a con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi dßng v¨n b¶n;

- PhÝm Delete ®Ó xo¸ ký tù v¨n b¶n ®øng kÒ sau ®iÓm trá;

- PhÝm Backspace ®Ó xo¸ ký tù ®øng kÒ tr−íc ®iÓm trá

1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n

Môc nμy cung cÊp nh÷ng kü n¨ng thao t¸c trªn mét khèi v¨n b¶n bao gåm : sao chÐp, c¾t d¸n, di chuyÓn khèi v¨n b¶n. Gióp lμm t¨ng tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n.

a. Sao chÐp

Sao chÐp khèi v¨n b¶n lμ qu¸ tr×nh t¹o mét khèi v¨n b¶n míi tõ mét khèi v¨n b¶n ®· cã s½n. Ph−¬ng ph¸p nμy ®−îc ¸p dông khi b¹n cÇn ph¶i gâ l¹i mét ®o¹n v¨n b¶n gièng hÖt hoÆc gÇn gièng víi mét ®o¹n v¨n b¶n ®· cã s½n trªn tμi liÖu vÒ mÆt néi dung còng nh− ®Þnh d¹ng (chóng ta sÏ t×m hiÓu kh¸i niÖm ®Þnh d¹ng ë phÇn tiÕp theo). C¸ch lμm nh− sau:

B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) khèi v¨n b¶n cÇn sao chÐp. §Ó lùa chän khèi v¨n b¶n b¹n lμm nh− sau:

- Di chuét vμ khoanh vïng v¨n b¶n cÇn chän;

hoÆc

- Dïng c¸c phÝm mòi tªn ←↑↓→ kÕt hîp viÖc gi÷ phÝm Shift ®Ó chän vïng v¨n

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 7

b¶n. Chän ®Õn ®©u b¹n sÏ thÊy v¨n b¶n ®−îc b«i ®en ®Õn ®ã.

B−íc 2: Ra lÖnh sao chÐp d÷ liÖu b»ng mét trong c¸c c¸ch:

- Më môc chän Edit | Copy ;

hoÆc

- NhÊn nót Copy trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + C;

B−íc 3: D¸n v¨n b¶n ®· chän lªn vÞ trÝ cÇn thiÕt. B¹n lμm nh− sau:

§Æt con trá vμo vÞ trÝ cÇn d¸n v¨n b¶n, ra lÖnh d¸n b»ng mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän Edit | Paste ;

hoÆc

- NhÊn nót Paste trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V.

B¹n sÏ thÊy mét ®o¹n v¨n b¶n míi ®−îc d¸n vμo vÞ trÝ cÇn thiÕt. B¹n cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu lÖnh d¸n liªn tiÕp, d÷ liÖu ®−îc d¸n ra sÏ lμ d÷ liÖu cña lÇn ra lÖnh Copy gÇn nhÊt.

b. Di chuyÓn khèi v¨n b¶n

Víi ph−¬ng ph¸p sao chÐp v¨n b¶n, sau khi sao chÐp ®−îc ®o¹n v¨n b¶n míi th× ®o¹n v¨n b¶n cò vÉn tån t¹i ®óng vÞ trÝ cña nã. NÕu muèn khi sao chÐp ®o¹n v¨n b¶n ra mét n¬i kh¸c vμ ®o¹n v¨n b¶n cò sÏ ®−îc xo¸ ®i (tøc lμ di chuyÓn khèi v¨n b¶n ®Õn mét vÞ trÝ kh¸c), ph−¬ng ph¸p nμy sÏ gióp lμm ®iÒu ®ã. Cã thÓ thùc hiÖn theo hai c¸ch nh− sau:

C¸ch 1:

B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn;

B−íc 2: Ra lÖnh c¾t v¨n b¶n cã thÓ b»ng mét trong c¸c c¸ch sau:

- Më môc chän Edit | Cut ;

hoÆc

- NhÊn nót Cut trªn thanh c«ng cô Standard;

hoÆc

- NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + X.

V¨n b¶n ®· chän sÏ bÞ c¾t ®i, chóng sÏ ®−îc l−u trong bé nhí ®Öm (Clipboard) cña m¸y tÝnh.

B−íc 3: Thùc hiÖn lÖnh d¸n v¨n b¶n (Paste) nh− ®· giíi thiÖu ë trªn vμo vÞ trÝ ®Þnh tr−íc.

C¸ch 1: Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 8

B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn;

B−íc 2: Dïng chuét kÐo rª vïng v¨n b¶n ®ang chän vμ th¶ lªn vÞ trÝ cÇn di chuyÓn ®Õn.

Ph−¬ng ph¸p nμy gäi lμ kÐo – th¶ (drag and drop).

1.1.3 ThiÕt lËp Tab

Tab lμ c«ng cô ®−îc sö dông rÊt nhiÒu trong viÖc nhËp v¨n b¶n. Ngoμi kh¶ n¨ng dÞch chuyÓn ®iÓm trá theo tõng b−íc nhÈy, môc nμy sÏ giíi thiÖu c¸ch sö dông Tab cho viÖc t¹o mét v¨n b¶n hiÓn thÞ d−íi d¹ng c¸c cét.

Bμi to¸n ®Æt ra: h·y t¹o b¶ng d÷ liÖu nh− sau:

STT Hä vμ tªn §Þa chØ

1 NguyÔn V¨n Quang 123, T©y S¬n

2 Hå H¶i Hμ 68, NguyÔn Du

3 D−¬ng Quèc To¶n 23/10 NguyÔn Tr·i

4 NguyÔn Anh §øc 32/7 NguyÔn Tr·i

C¸c b−íc lμm nh− sau:

B−íc 1: §Þnh nghÜa kho¶ng c¸ch cho c¸c cét cña b¶ng bëi hép tho¹i Tab nh− sau:

Më b¶ng chän Format | Tab.., hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn:

- Hép Default tab stops: ®Ó thiÕt lËp b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh cña Tab. H×nh trªn b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh lμ 0.5 cm (tøc lμ mçi khi nhÇn phÝm Tab, con trá sÏ dÞch mét ®o¹n 0.5 cm trªn mμn h×nh so¹n th¶o). B¹n cã thÓ thay ®æi gi¸ trÞ b−íc nh¶y ngÇm ®Þnh Tab trªn mμn h×nh so¹n th¶o Word b»ng c¸ch gâ mét gi¸ trÞ sè ( ®¬n vÞ lμ cm) vμo hép nμy;

- B¶ng trªn cã 3 cét, mçi cét sÏ ®−îc b¾t ®Çu t¹i mét vÞ trÝ cã kho¶ng c¸ch cè ®Þnh ®Õn lÒ tr¸i trang v¨n b¶n mμ ta ph¶i thiÕt lËp ngay sau ®©y. Gi¶ sö cét STT c¸ch lÒ tr¸i 1cm, cét Hä vμ tªn c¸ch lÒ tr¸i 3 cm, cét §Þa chØ c¸ch lÒ tr¸i 8 cm. Khi ®ã ph¶i thiÕt lËp c¸c th«ng sè nμy trªn hép tho¹i Tab nh− sau:

Hép Tab stop position: gâ 1 (gâ kho¶ng c¸ch tõ cét STT ®Õn mÐp lÒ tr¸i Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected] 9

trang v¨n b¶n; ë môc Alignment- chän lÒ cho d÷ liÖu trong cét nμy (cét STT): Left – canh lÒ d÷ liÖu bªn tr¸i cét, Right- canh lÒ bªn ph¶i cét, Center – c¨n lÒ gi÷a cét, h·y chän Center. Chän xong nhÊn nót Set. T−¬ng tù lÇn l−ît khai b¸o vÞ trÝ Tab cho c¸c cét cßn l¹i: Hä vμ tªn (3) vμ cét §Þa chØ (8). §Ðn khi hép tho¹i Tab cã d¹ng:

Cuèi cïng nhÊn nót Ok ®Ó hoμn tÊt viÖc thiÕt lËp tab cho c¸c cét vμ cã thÓ sö dông chóng nót Clear- ®Ó xo¸ bá ®iÓm Tab ®ang chän; nót Clear All - ®Ó xo¸ bá toμn bé c¸c ®iÓm tab ®ang thiÕt lËp trªn hép tho¹i).

B−íc 2: C¸ch sö dông nh÷ng ®iÓm Tab võa thiÕt lËp ë trªn ®Ó t¹o b¶ng d÷ liÖu:

Khi con trá ®ang n»m ë ®Çu dßng v¨n b¶n, nhÊn Tab ®Ó nhËp d÷ liÖu cét STT. NhËp xong nhÊn Tab, con trá sÏ chuyÓn ®Õn vÞ trÝ tab tiÕp theo (vÞ trÝ cét hä vμ tªn) vμ nhËp tiÕp d÷ liÖu Hä vμ tªn. NhËp xong nhÊn Tab ®Ó nhËp d÷ liÖu cét §Þa chØ. Lμm t−¬ng tù víi c¸c dßng tiÕp theo, b¹n ®· cã thÓ t¹o ®−îc b¶ng d÷ liÖu nh− yªu cÇu ë trªn.

§Æc biÖt, chØ cÇn dïng chuét xö lý trªn th−íc kÎ n»m ngang (Vertical Ruler) b¹n còng cã thÓ thiÕt lËp vμ ®iÒu chØnh c¸c ®iÓm tab nh− võa råi. C¸ch lμm nh− sau:

§Ó t¹o ®iÓm tab cho cét STT (cã kho¶ng c¸ch lμ 1cm, lÒ gi÷a), h·y nhÊn chuét tr¸i lªn vÞ trÝ 1 cm trªn th−íc kÎ n»m ngang. Mét ®iÓm Tab cã kho¶ng c¸ch 1cm, lÒ tr¸i (Left) ®· ®−îc thiÕt lËp nh− sau: .

Muèn thay ®æi lÒ cho ®iÓm tab nμy lμ gi÷a (Center), lμm nh− sau:

NhÊn kÐp chuét lªn ®iÓm tab võa thiÕt lËp, hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn. TiÕp theo chän lÒ cho ®iÓm tab ®ang chän trªn hép tho¹i nμy ë môc Alignment lμ Center

C¸c vÞ trÝ ®iÓm tab võa thiÕt lËp!

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

TiÕp theo nhÊt nót Set ®Ó thiÕt lËp.

NhÊn Set ®Ó thiÕt lËp

Chän Center

T−¬ng tù, h·y t¹o tiÕp c¸c ®iÓm tab cho cét Hä tªn vμ cét §Þa chØ.

Muèn xo¸ bá mét ®iÓm tab nμo ®ã, chØ viÖc dïng chuét kÐo chóng (®iÓm tab ®ã) ra khái th−íc kÎ.

1.2 C¸c kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n

NhËp v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c ®Ó gâ ®−îc v¨n b¶n lªn tμi liÖu. Cßn ®Þnh d¹ng v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c gióp b¹n lμm ®Ñp v¨n b¶n theo ý muèn.

1.2.1 §Þnh d¹ng ®¬n gi¶n

Gióp b¹n cã ®−îc nh÷ng kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®Çu tiªn, ®¬n gi¶n nhÊt nh− lμ: ph«ng ch÷, mμu s¾c, cì ch÷, lÒ v.v.

H·y gâ ®o¹n v¨n b¶n sau:

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

a. Chän ph«ng ch÷

§Ó chän ph«ng ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font trªn thanh c«ng cô Standard. Mét danh s¸ch c¸c kiÓu ph«ng ch÷ xuÊt hiÖn:

B¹n cã thÓ chän mét kiÓu phï hîp. VÝ dô, sau khi chän kiÓu ph«ng .VnTimeH, ®o¹n v¨n b¶n ®· chän sÏ cã d¹ng:

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- B¹n cã thÓ bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + Shift + F ®Ó gäi nhanh b¶ng chän ph«ng ch÷;

- Víi bé gâ Vietkey hoÆc ABC, nh÷ng ph«ng ch÷ cã tªn b¾t ®Çu bëi dÊu chÊm (.) lμ ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt. VÝ dô: .vnTime, .vnArial, .vnTimeH;

- Ph«ng tiÕng ViÖt kÕt thóc bëi ch÷ in hoa H, sÏ chuyÓn v¨n b¶n ®ang chän thμnh ch÷ in hoa. VÝ dô: .vnTimeH- lμ mét trong nh÷ng ph«ng ch÷ in hoa.

b. Chän cì ch÷

§Ó chän cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Size trªn thanh c«ng cô Standard. Mét danh s¸ch c¸c cì ch÷ xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa. HoÆc còng cã thÓ gâ trùc tiÕp cì ch÷ vμo môc Size nμy.

VÝ dô: sau khi chän cì ch÷ 18 (lóc ®Çu lμ cì 14), ®o¹n v¨n b¶n trªn sÏ trë thμnh:

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

B¹n cã thÓ bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + Shift + P ®Ó ®Þnh vÞ nhanh ®Õn hép thiÕt lËp cì ch÷.

c. Chän kiÓu ch÷

§Ó chän kiÓu ch÷ (kiÓu ch÷ bÐo, kiÓu ch÷ nghiªng, kiÓu ch÷ cã g¹ch ch©n) cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn nót kiÓu ch÷ trªn thanh c«ng cô Standard: :

KiÓu ch÷ bÐo (phÝm nãng Ctrl + B)

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng :

KiÓu ch÷ nghiªng (phÝm nãng Ctrl + I)

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng :

KiÓu ch÷ g¹ch ch©n (phÝm nãng Ctrl + U)

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

MÆt kh¸c cã thÓ thiÕt lËp v¨n b¶n bëi tæ hîp nhiÒu kiÓu ch÷: võa bÐo, võa nghiªng hoÆc võa cã g¹ch ch©n nh− lμ:

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

d. Chän mμu ch÷

§Ó chän mμu s¾c ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Color trªn thanh c«ng cô Standard. Mét b¶ng mμu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa:

B¹n cã thÓ chän lo¹i mμu phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mμu cÇn chän. Ngoμi ra, b¹n cã thÓ chän nh÷ng mÉu mμu ®éc ®¸o h¬n khi nhÊn nót :

ThÎ Standard cho phÐp chän mμu cã s½n cã thÓ chän;

H¬n n÷a, thÎ Custom cho phÐp ®Þnh nghÜa mμu cho riªng m×nh:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Xem mμu ®ang chän ë ®©y.

B¹n cã thÓ chän mμu ë b¶ng c¸c ®iÓm mμu, ®ång thêi còng cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc tû lÖ c¸c mμu ®¬n trong tõng gam mμu (Red- tû lÖ mμu ®á; Green- tû lÖ mμu xanh lμ c©y; Blue- tû lÖ mμu xanh da trêi).

e. Chän mμu nÒn v¨n b¶n

§Ó chän mμu nÒn cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, vÝ dô nh−:

MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng

h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn;

B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Hight light trªn thanh c«ng cô Standard. Mét b¶ng mμu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa:

Cã thÓ chän lo¹i mμu nÒn phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mμu cÇn chän. NÕu chän None- t−¬ng ®−¬ng viÖc chän mμu tr¾ng.

f. Hép tho¹i Font

Ngoμi nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng c¨n b¶n ë trªn, hép tho¹i Font cung cÊp nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®Æc biÖt h¬n. §Ó më hép tho¹i Font, kÝch ho¹t môc chän Format | Font.. Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

ThÎ Font: Cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng c¨n b¶n vÒ ph«ng ch÷ nh− ®· tr×nh bμy ë trªn, vÝ dô:

- Hép Font- cho phÐp chän ph«ng ch÷;

- Hép Font style- chän kiÓu ch÷: Regular- kiÓu ch÷ b×nh th−êng; Italic- kiÓu ch÷ nghiªng; Bold – kiÓu ch÷ bÐo; Bold Italic – kiÓu võa bÐo, võa nghiªng;

- Hép Size- chän cì ch÷;

- Font color- chän mμu cho ch÷;

- Hép Underline style: ®Ó chän kiÓu ®−êng g¹ch ch©n (nÕu kiÓu ch÷ ®ang chän lμ underline).

- Ngoμi ra, môc Effect cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng ch÷ ®¬n gi¶n, b¹n cã thÓ chän chóng vμ xem thÓ hiÖn ë môc Preview.

- NÕu nhÊn nót Default – kiÓu ®Þnh d¹ng nμy sÏ ®−îc thiÕt lËp lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c ®o¹n v¨n b¶n míi sau nμy;

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Chän kiÓu hiÖu øng !

KÕt qu¶ sÏ thu ®−îc !

ThÎ Text Effect: cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng tr×nh diÔn s«i ®éng cho ®o¹n v¨n b¶n. H·y chän kiÓu tr×nh diÔn ë danh s¸ch Animations: vμ xem tr−íc kÕt qu¶ sÏ thu ®−îc ë hép Preview.

1.2.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n

ë môc 1.2.1 chóng ta ®· lμm quen víi c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cho vïng v¨n b¶n ®· ®−îc chän (®−îc b«i ®en). Trong phÇn nμy, chóng ta t×m hiÓu c¸ch ®Þnh d¹ng v¨n b¶n trªn cïng ®o¹n v¨n b¶n.

Mçi dÊu xuèng dßng (Enter) sÏ t¹o thμnh mét ®o¹n v¨n b¶n. Khi ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n, kh«ng cÇn ph¶i lùa chän toμn bé v¨n b¶n trong ®o¹n ®ã, mμ chØ cÇn ®Æt ®iÓm trá trong ®o¹n cÇn ®Þnh d¹ng.

§Ó më tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n, më môc chän Format | Paragraph, hép tho¹i Paragraph xuÊt hiÖn:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Môc Aligment: chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n:

- Justified – c¨n ®Òu lÒ tr¸i vμ lÒ ph¶i;

- Left – c¨n ®Òu lÒ tr¸i

- Right – c¨n ®Òu lÒ bªn ph¶i

- Center – c¨n gi÷a 2 lÒ tr¸i vμ ph¶i.

Môc Indentation: thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ mÐp lÒ ®o¹n so víi lÒ trang:

- Left – kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®o¹n ®Õn lÒ tr¸i cña trang v¨n b¶n;

- Right- kho¶ng c¸ch tõ lÒ ph¶i cña ®o¹n ®Õn lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n

NgÇm ®Þnh, hai kho¶ng c¸ch nμy ®Òu lμ 0.

- Trong môc Special nÕu chän:

• First line: khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vμo môc By:

§©y lμ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n thiÕt lËp ®é thôt ®Çu dßng (First line) so víi c¸c dßng tiÕp theo trong ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm.

• Hanging: ®Ó thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng thø 2 trë ®i trong ®o¹n so víi dßng ®Çu tiªn mét kho¶ng c¸ch ®−îc gâ vμo môc By:.

- §©y lμ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n thiÕt lËp ®é thôt cña c¸c dßng thø 2 trë ®i (Hanging) so víi dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm.

• None: ®Ó hñy bá chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n.

§©y lμ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n khi kh«ng thiÕt lËp chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n (None).

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- NÕu môc Special lμ First line, khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vμo môc By:

- Môc Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c kho¶ng c¸ch dßng:

- Before – kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n tíi dßng cuèi cïng cña ®o¹n v¨n b¶n trªn nã;

- After- ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dßng gi÷ dßng cuèi cïng cña ®o¹n víi dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n sau nã;

- Line Spacing - ®Ó chän ®é d·n dßng. NgÇm ®Þnh ®é d·n dßng lμ 1 (Single);

Mμn h×nh Preview cho phÐp xem tr−íc nh÷ng kÕt qu¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n võa thiÕt lËp.

NhÊn Ok ®Ó chÊp nhËn nh÷ng thuéc tÝnh võa thiÕt lËp cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän; tr¸i l¹i nhÊn Cancel ®Ó huû bá c«ng viÖc võa lμm.

1.3 ThiÕt lËp Bullets vμ numbering

PhÇn nμy sÏ h−íng dÉn c¸ch thiÕt lËp c¸c lo¹i ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n (Bullets) vμ c¸ch ®¸nh sè chØ môc (Numbering) cho c¸c tiªu ®Ò trªn tμi liÖu word.

1.3.1 ThiÕt lËp Bullets

§Ó ®¸nh dÊu ®Çu dßng mét ®o¹n v¨n b¶n, h·y lμm theo c¸c b−íc sau ®©y:

B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh dÊu ®Çu dßng vμ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ®¸nh dÊu ®Çu dßng b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Numbering .., hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:

B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ dÊu ®Çu dßng ë thÎ Bulleted nh− sau:

􀂙 Dïng chuét nhÊn lªn kiÓu Bullet muèn thiÕt lËp (®o¹n v¨n b¶n nμy ®ang sö dông kiÓu bullet chän ë h×nh trªn);

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

􀂙 NhÊn nót Picture.., ®Ó chän mét kiÓu bullet lμ c¸c h×nh ¶nh kh¸c, khi ®ã hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:

Chän mét lo¹i bullet råi nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt.

􀂙 Cã thÓ nhÊn nót Customize.. ®Ó thùc hiÖn mét vμi thao t¸c ®Þnh d¹ng cÇn thiÕt cho bullet ®ang chän:

- Cã thÓ chän l¹i kiÓu bullet ë danh s¸ch Bullet character;

- NhÊn nót Font.. ®Ó chän lo¹i ph«ng ch÷ cho bullet;

- NhÊn nót Bullet.. ®Ó cã thÓ chän bullet lμ mét ký tù ®Æc biÖt (Symbol);

- Môc Bullet position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dÊu bullet so víi mÐp trong lÒ bªn tr¸i tμi liÖu;

- Môc Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ v¨n b¶n (text) tíi mÐp trong lÒ tr¸i cña tμi liÖu.

Nót lÖnh Bullet trªn thanh c«ng cô chuÈn sÏ gióp b¹n thiÕt lËp nhanh hoÆc bá thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n v¨n b¶n.

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

1.3.2 ThiÕt lËp Numbering

§Ó ®¸nh sè chØ môc cho c¸c tiªu ®Ò tμi liÖu, h·y lμm theo c¸c b−íc sau ®©y:

B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh sè chØ môc vμ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ®¸nh sè chØ môc b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Nubering .., hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:

B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ ®¸nh sè chØ môc ë thÎ Numbered nh− sau:

􀂙 H·y dïng chuét nhÊn lªn kiÓu ®¸nh sè chØ môc muèn thiÕt lËp ;

􀂙 Nót Customize..., ®Ó ®Þnh d¹ng cho sè chØ môc nμy bëi hép tho¹i sau:

ý nghÜa c¸c môc tin trªn hép tho¹i nμy nh− sau:

- Nót Font…, cho phÐp chän kiÓu ph«ng ch÷ cho sè chØ môc;

- Môc Start at: ®Ó chän chØ môc ®Çu tiªn cÇn ®¸nh sè: nÕu chän 1, sÏ thùc hiÖn ®¸nh chØ môc lμ 1, 2, ..; nh−ng nÕu chän lμ 5 th× sÏ ®¸nh sè tõ 5 trë ®i lμ 5, 6, 7..;

- Môc Number position ®Ó thiÕt lËp vÞ trÝ cña chØ môc trªn ®o¹n v¨n b¶n;

- Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch v¨n b¶n so víi mÐp lÒ cña trang tμi liÖu.

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Nót lÖnh Numbering trªn thanh c«ng cô chuÈn sÏ gióp b¹n thiÕt lËp nhanh hoÆc bá thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ®¸nh chØ môc ®Çu ®o¹n v¨n b¶n.

1.4 So¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc

§Ó cã thÓ so¹n th¶o ®−îc c«ng thøc to¸n häc, m¸y tÝnh cña b¹n ph¶i ®−îc cμi ®Æt bé Microsoft Equation 3.0 cïng víi bé Microsoft Office. C¸ch so¹n th¶o mét c«ng thøc to¸n häc ®−îc tiÕn hμnh nh− sau:

B−íc 1: Chän mét vÞ trÝ trªn tμi liÖu, n¬i sÏ chÌn c«ng thøc to¸n häc vμo;

B−íc 2: KÝch ho¹t tr×nh so¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc b»ng c¸ch: më môc chän Insert | Object… Hép tho¹i Object xuÊt hiÖn:

Dïng chuét chän môc Microsoft Equation 3.0 (nh− h×nh trªn), råi nhÊn OK. Thanh c«ng cô Equation cïng hép so¹n th¶o c«ng thøc xuÊt hiÖn:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Thanh c«ng cô ®Ó so¹n th¶o c«ng thøc

Hép so¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc

- Hép so¹n th¶o c«ng thøc, lμ n¬i ®Ó so¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc.

- Thanh c«ng cô Equation chøa c¸c nót lÖnh cho phÐp chän c¸c mÉu c«ng thøc vμ c¸c ký tù, ký hiÖu, phÇn tö trong mét c«ng thøc to¸n häc.

B−íc 3: So¹n th¶o c«ng thøc: §¬n gi¶n b»ng c¸ch chÌn c¸c mÉu c«ng thøc råi x©y dùng c¸c thμnh phÇn c«ng thøc.

1.5 Chia v¨n b¶n thμnh nhiÒu cét

Microsoft Word cung cÊp tÝnh n¨ng Columns gióp ng−êi dïng dÔ dμng chia v¨n b¶n cña m×nh thμnh nhiÒu cét (gièng nh− ®Þnh d¹ng trªn c¸c trang b¸o vμ t¹p chÝ). Mçi ®o¹n v¨n b¶n cã thÓ ®−îc chia thμnh c¸c cét cã ®é réng kh¸c nhau. Trªn mçi cét, cã thÓ thùc hiÖn chÌn c¸c th«ng tin nh−: b¶ng biÓu, h×nh vÏ,.. nh− thao t¸c trªn c¸c

trang tμi liÖu b×nh th−êng.

1.5.1 Chia cét v¨n b¶n

B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) vïng v¨n b¶n cÇn chia lμm nhiÒu cét;

B−íc 2: KÝch ho¹t môc chän Format | Columns.. Hép tho¹i Columns xuÊt hiÖn:

ThiÕt lËp c¸c th«ng sè cho hép tho¹i Columns víi c¸c ý nghÜa nh− sau:

- ý nghÜa c¸c hép chän ë môc Presets nh− sau :

One - 1 cét;

Two - 2 cét;

Three - 3 cét;

Left - chia v¨n b¶n thμnh 2 cét, cét bªn tr¸i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn ph¶i;

Right - chia v¨n b¶n thμnh 2 cét, cét bªn ph¶i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn tr¸i;

- B¹n cã thÓ thiÕt lËp sè cét cÇn t¹o ra nhiÒu h¬n b»ng c¸ch gâ sè cét vμo môc Number of Columns;

- Môc Width and Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c th«ng sè vÒ chiÒu réng vμ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét. B¹n cã thÓ dïng chuét (hoÆc gâ) thay ®æi gi¸ trÞ môc Width, ®é réng cña cét t−¬ng øng sÏ ®−îc thay ®æi (h·y nh×n h×nh ë môc Preview ®Ó xem tr−íc kÕt qu¶). HoÆc thay ®æi gi¸ trÞ môc Spacing.

- Kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét kÒ nhau còng ®−îc thay ®æi khi môc Equal columns width ®−îc chän (checked)- th× ®é réng cña c¸c cét vμ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét ®Òu b»ng nhau. Muèn thay ®æi ®é réng mçi cét hoÆc kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét kh¸c nhau, h·y bá chän môc nμy. Khi ®ã, cã thÓ ®iÒu chØnh ®é réng hoÆc kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét nμo ®ã mét c¸ch trùc tiÕp.

- H·y quan s¸t môc Col #: ®Ó biÕt ®−îc cét sÏ cÇn ®iÒu chØnh vμ kh«ng quªn xem hép Preview ®Ó nh×n thÊy tr−íc ®−îc kÕt qu¶ sÏ ®¹t ®−îc.

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- Môc Apply to: cho biÕt ph¹m vi v¨n b¶n sÏ chia thμnh c¸c cét.

+ NÕu chän Seleted Text th× chØ chia cét cho v¨n b¶n ®· ®−îc chän (b«i ®en)

+ NÕu chän Whole Document, toμn bé c¸c trang v¨n b¶n sÏ ®−îc chia cét theo thiÕt lËp nh− trªn.

1.5.2 Söa l¹i ®Þnh d¹ng

§Ó söa l¹i ®Þnh d¹ng cét ®· chia, h·y lμm theo 2 b−íc

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá vμo mét vÞ trÝ bÊt kú trªn vïng v¨n b¶n ®· chia cét.

B−íc 2: KÝch ho¹t menu Format | Columns.. , Hép tho¹i Columns xuÊt hiÖn cho phÐp chØnh söa c¸c th«ng sè vÒ c¸c cét ®· chia.

1.6 T¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n

TÝnh n¨ng DropCap cña word gióp t¹o c¸c kiÓu ch÷ c¸i lín ®Çu tiªn cho mét ®o¹n v¨n b¶n.

1.6.1 C¸ch t¹o

§Ó t¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n, h·y lμm theo c¸c b−íc sau:

B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn t¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n; khëi ®éng tÝnh n¨ng Drop Cap b»ng c¸ch: më môc chän Format | Drop Cap.. Hép tho¹i Drop cap xuÊt hiÖn:

B−íc 2: thiÕt lËp c¸c th«ng sè cho ch÷ lín nμy:

- Môc Position- ®Ó chän kiÓu ch÷ cÇn ®Æt. Cã 3 kiÓu ch÷ lμ: None – kh«ng thiÕt lËp; Dropped vμ In Margin. H·y xem mÉu trªn h×nh;

- Hép Font:- chän ph«ng ch÷ cho ch÷ c¸i nμy;

- Môc Line to drop:- thiÕt lËp sè dßng v¨n b¶n lμm chiÒu cao cho ch÷;

- Môc Distance from text:- gâ vμo kho¶ng c¸ch tõ ch÷ c¸i lín nμy ®Õn ký tù tiÕp theo nã.

- Cuèi cïng, nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

D−íi ®©y lμ 2 vÝ dô minh häa khi sö dông 2 lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n lμ Dropped vμ In Margin

o¹n v¨n b¶n nμy ®Ó m« t¶ c¸c lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. Khi chän Position lμ kiÓu Dropped, víi chiÒu cao cña ch÷ lμ 2 dßng (Lines to drop=2) o¹n v¨n b¶n nμy ®Ó m« t¶ c¸c lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. Khi chän Position lμ kiÓu In margin, víi chiÒu cao cña ch÷ lμ 2 dßng (Lines to drop=2).

. § §

1.6.2 §iÒu chØnh ch÷ c¸i lín ë ®Çu ®o¹n

§Ó thay ®æi l¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n ®· t¹o ®−îc, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn söa ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n; khëi ®éng tÝnh n¨ng Drop Cap ;

B−íc 2: Thùc hiÖn thiÕp lËp l¹i c¸c th«ng sè trªn hép tho¹i nμy. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÊp nhËn sù thay ®æi.

1.7 T¹o vμ qu¶n lý c¸c Style

Trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, nhiÒu khi cÇn ®Þnh d¹ng nhiÒu ®o¹n v¨n b¶n theo cïng mét kiÓu ®Þnh d¹ng. NÕu ph¶i ®Þnh d¹ng lÇn l−ît tõng ®o¹n nh− vËy sÏ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian, v¶ l¹i khã chÝnh x¸c v× ph¶i thao t¸c qu¸ nhiÒu. Mét trong nh÷ng c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt trong Word gióp ®¬n gi¶n t×nh huèng trªn lμ Style.

Style lμ mét tËp hîp c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cña mét ®o¹n, cã tªn gäi vμ cã thÓ ®−îc g¸n bëi mét tæ hîp phÝm nãng.

Style ®Æc biÖt cÇn thiÕt khi ph¶i so¹n th¶o mét gi¸o tr×nh, mét tμi liÖu cã chøa nhiÒu môc, nhiÒu lo¹i ®o¹n v¨n b¶n kh¸c nhau.

1.7.1 T¹o mét Style

§Ó t¹o mét Style h·y lμm nh− sau:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

B−íc 1: Më môc chän Format | Style.. Hép tho¹i Style xuÊt hiÖn:

B−íc 2: §Ó t¹o Style míi, nhÊn nót New, hép tho¹i: New Style xuÊt hiÖn cho phÐp thiÕt lËp th«ng tin cho Style míi:

- Gâ tªn cho Style míi vμo môc Name: vÝ dô Muc1;

- NhÊn nót Format ®Ó chän c¸c chøc n¨ng ®Þnh d¹ng cho Style nμy: Bao gåm c¸c th«ng tin:

- Font… ®Ó ®Þnh d¹ng ph«ng ch÷ cho Style;

- Paragraph… ®Þnh d¹ng ®o¹n;

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- Tabs.. ®Ó ®Æt ®iÓm Tab cho Style (nÕu cÇn);

- Border.. ®Ó chän kiÓu ®−êng viÒn cho Style (nÕu cÇn);

- Frame.. ®Ó chän kiÓu khung cho Style (nÕu cÇn);

- Numbering.. ®Ó chän kiÓu g¹ch ®Çu dßng (nÕu cÇn);

- NhÊn nót Shortcut key.. ®Ó g¸n phÝm nãng cho Style nμy, hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn cho phÐp thiÕt lËp phÝm nãng:

- Khi con trá ®ang ë môc Press new shortcut key: h·y bÊm tæ hîp phÝm nãng cÇn g¸n trªn bμn phÝm. VÝ dô: Ctrl + 1;

- TiÕp theo nhÊn nót Assign ®Ó ®ång ý phÝm nãng nμy;

- Cã thÓ g¸n nhiÒu tæ hîp phÝm nãng cho mét Style, chóng ®−îc chøa ë danh s¸ch Current keys:

- Nót Remove, nót Reset All.. gióp qu¶n lý c¸c phÝm nãng võa t¹o;

- Sau khi g¸n xong tæ hîp phÝm nãng, hép tho¹i Customize keyboard sÏ cã d¹ng:

- NhÊn nót Close ®Ó tiÕp tôc.

- NÕu chän , khi ®ã ®Þnh d¹ng cña Style sÏ ®−îc tù ®éng thay

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

®æi. Tøc lμ, trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, gi¶ sö mét ®o¹n v¨n b¶n nμo ®ã b¹n chän ®Þnh d¹ng kiÓu Style nμy (Muc1) bÞ thay ®æi ®Þnh d¹ng th× kiÓu ®Þnh d¹ng cña Style Muc1 còng tù ®éng bÞ thay ®æi theo;

- NÕu chän , Style ®ã sÏ ®−îc l−u l¹i tÖp Normal.dot cña word. Khi ®ã Style nμy cã thÓ ®−îc sö dông trªn mäi tÖp v¨n b¶n. NÕu kh«ng chän môc nμy, th× Style Muc1 chØ cã t¸c dông trªn tÖp v¨n b¶n ®ang më.

- Sau khi thiÕt lËp ®Çy ®ñ th«ng tin cho Style míi, nhÊn nót OK ®Ó hoμn tÊt.

- Gi¶ sö ®Þnh d¹ng cña Style Muc1 lμ:

Tªn style:

Muc1

Ph«ng ch÷:

.VnBlackH

Cì ch÷:

14

PhÝm nãng:

Ctrl + 1

B−íc 3: Sö dông Style võa t¹o ®−îc: Gi¶ sö cã ®o¹n v¨n b¶n sau:

Style lμ mét tËp hîp c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cña mét ®o¹n cho tr−íc, cã tªn gäi vμ cã thÓ ®−îc g¸n bëi mét tæ hîp phÝm nãng.

NÕu muèn ®o¹n v¨n b¶n nμy cã ®Þnh d¹ng nh− Style Muc1 ®· t¹o ®−îc ë trªn, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng;

B−íc 2: NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + 1 ®Ó gäi Style Môc1. §o¹n v¨n b¶n ®· chän sÏ cã ®Þnh d¹ng nh− style Muc1:

Style lμ mét tËp hîp c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cña mét ®o¹n, cã tªn gäi vμ cã thÓ ®−îc g¸n bëi mét tæ hîp phÝm nãng.

1.7.2 G¸n Style cho mÉu ®· ®−îc ®Þnh d¹ng

Khi ®· cã mét ®o¹n ®· ®−îc ®Þnh d¹ng trªn tμi liÖu, muèn g¸n nã bëi mét style, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn ®o¹n cÇn g¸n style;

B−íc 2: Më hép tho¹i Style b»ng c¸ch më môc chän Format | Style..

B−íc 3: NhÊn nót New ®Ó t¹o mét style míi:

- Môc Name, gâ vμo tªn Style muèn t¹o;

- NhÊn lªn nót Shortcut key.. ®Ó g¸n phÝm t¾t cho Style nμy;

- Cã thÓ tu söa ®Þnh d¹ng Style nμy khi nhÊn nót lÖnh Format vμ chän c¸c tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng cÇn thiÕt; Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt viÖc g¸n style míi nμy cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän trªn tμi liÖu.

1.7.3 §iÒu chØnh Style

§Ó tu söa l¹i ®Þnh d¹ng cho Style, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Më hép tho¹i Style vμ chän tªn Style cÇn tu söa ë danh s¸ch Styles: (vÝ dô muèn tu söa l¹i ®Þnh d¹ng style Muc1)

Chän style cÇn ®iÒu chØnh !

B−íc 2: NhÊn nót Modify.. hép tho¹i Modify Style xuÊt hiÖn cho phÐp thay ®æi l¹i ®Þnh d¹ng cña style nμy:

- Cã thÓ thay ®æi l¹i c¸c ®Þnh d¹ng khi nhÊn lªn nót Format, chän kiÓu ®Þnh d¹ng vμ thùc hiÖn thay ®æi chóng;

- Cã thÓ thiÕt lËp l¹i phÝm nãng khi nhÊn nót Shortcut key..; Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- Vμ cã thÓ lμm ®−îc tÊt c¶ nh÷ng viÖc ®èi víi Style nμy nh− ®· lμm khi t¹o Style míi.

- Cuèi cïng, nhÊn OK ®Ó ®ång ý mäi sù thay ®æi.

Trªn tÖp tin Normal.dot cña word lu«n chøa s½n style cã tªn Normal. §©y lμ ®Þnh d¹ng ngÇm ®Þnh cho v¨n b¶n khi so¹n th¶o trªn word. B¹n nªn söa ®Þnh d¹ng style nμy phï hîp víi ®Þnh d¹ng v¨n b¶n th−êng xuyªn lμm viÖc. VÝ dô:

- Font ch÷ (Font name): .vnTime

- Cì ch÷ (Font size): 13

- LÒ (Alignment) : Justify

- §é gi·n dßng (Line spacing): Single

- Kho¶ng c¸ch dßng tr−íc cña ®o¹n (Spacing before): 6

- Kho¶ng c¸ch dßng sau cña ®o¹n (Spacing after): 4

1.7.4 Qu¶n lý c¸c Styles

§Ó qu¶n lý c¸c Style trªn Word còng nh− c¸c styles ®ang sö dông trªn tÖp tμi liÖu ®ang më, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Më hép tho¹i Style vμ nhÊn nót Organizer..:

NhÊn lªn ®©y ®Ó tiÕp tôc..

Hép tho¹i Oganizer xuÊt hiÖn cho phÐp qu¶n lý c¸c style cã trªn word còng nh− trªn tÖp tμi liÖu ®ang më:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Danh s¸ch c¸c style cã thÓ qu¶n lý

- Danh s¸ch In Document1: liÖt kª c¸c style ®ang sö dông trªn tÖp Document1.doc (tÖp ®ang më);

- Danh s¸ch To Normal.dot: liÖt kª danh s¸ch c¸c style cã trªn tÖp Normal.dot cña word (c¸c style trªn tÖp normal.dot cã thÓ chia sÎ cho tÊt c¶ c¸c tÖp word kh¸c sö dông ®−îc);

- MÆt kh¸c ta còng cã thÓ thay ®æi c¸c styles trªn danh s¸ch nμy b»ng c¸ch chän tÖp tμi liÖu ë hép Styles available in:

- Qu¶n lý style lμ thªm vμo, xo¸ ®i hoÆc ®æi tªn c¸c style cho tμi liÖu ®ang më hoÆc cho tÖp normal.dot cña word.

- Sö dông nót Copy ®Ó sao chÐp mét style gi÷a hai danh s¸ch trªn;

- Sö dông nót Delete ®Ó xo¸ style ®ang chän;

- Sö dông nót Rename ®Ó ®æi tªn style ®ang chän;

- Cuèi cïng nhÊn Close ®Ó kÕt thóc.

1.8 T×m kiÕm vμ thay thÕ v¨n b¶n

TÝnh n¨ng Find & Replace trong Word gióp t×m kiÕm v¨n b¶n, ®ång thêi gióp thay thÕ mét côm tõ bëi mét côm tõ míi. §iÒu nμy gióp Ých rÊt nhiÒu khi b¹n ph¶i lμm viÖc trªn mét sè l−îng trang v¨n b¶n rÊt lín (mét gi¸o tr×nh, mét b¸o c¸o dμi ch¼ng h¹n).

1.8.1 T×m kiÕm v¨n b¶n

§Ó t×m kiÕm mét côm tõ trong tμi liÖu cña m×nh, lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm;

NÕu kh«ng lùa chän mét vïng v¨n b¶n, Word sÏ thùc hiÖn t×m kiÕm trªn toμn bé tμi liÖu.

B−íc 2: Khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n b»ng c¸ch: kÝch ho¹t môc chän Edit | Find.. hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + F, hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

B−íc 3: ThiÕt lËp c¸c th«ng tin vÒ t×m kiÕm trªn thÎ Find. ý nghÜa c¸c môc tin nh− sau:

- Gâ tõ cÇn t×m kiÕm vμo môc Find what: vÝ dô: Viet nam;

- ThiÕt lËp c¸c tuú chän t×m kiÕm ë môc Search Options nh− sau:

- Match case- t×m kiÕm mμ kh«ng ph©n biÖt ch÷ hoa, ch÷ th−êng;

- Find whole words only- chØ t×m trªn nh÷ng tõ ®éc lËp

B−íc 4: NhÊn nót Find next, m¸y sÏ chØ ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m.

1.8.2 T×m vμ thay thÕ v¨n b¶n

TÝnh n¨ng nμy gióp t×m ra nh÷ng côm tõ trªn v¨n b¶n, ®ång thêi cã thÓ thay thÕ côm tõ t×m ®−îc bëi mét côm tõ míi. §Ó thùc hiÖn tÝnh n¨ng nμy, lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm; khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n;

B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ côm tõ cÇn t×m vμ côm tõ sÏ thay thÕ ë thÎ Replace cña hép tho¹i:

Gâ côm tõ sÏ thay thÕ !

Gâ côm tõ cÇn t×m !

Gâ côm tõ cÇn t×m vμo ®©y !

NhÊn lªn ®©y ®Ó tiÕp tôc

- Gâ côm tõ cÇn t×m kiÕm vμo môc Find what:

- Gâ côm tõ sÏ thay thÕ ë môc Replace with:

Hép tho¹i trªn thiÕt lËp th«ng tin t×m kiÕm côm tõ Viet nam, nÕu t×m thÊy cã thÓ thay thÕ côm tõ ®ã bëi ViÖt Nam.

B−íc 3: NhÊn nót Find next ®Ó t×m ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m. Khi t×m thÊy, cã thÓ bÊm nót Replace ®Ó thay thÕ côm tõ t×m ®−îc bëi côm tõ ®· chØ ®Þnh ë môc Replace with: hoÆc nhÊn nót Replace All, Word sÏ tù ®éng thay thÕ toμn bé c¸c côm tõ sÏ t×m ®−îc nh− chØ ®Þnh.

1.9 TÝnh n¨ng AutoCorrect

§©y lμ tÝnh n¨ng tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ rÊt m¹nh trªn Word. Nã gióp tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n cña b¹n nhanh h¬n nhê nh÷ng tõ viÕt t¾t vμ tr¸nh ®−îc c¸c lçi chÝnh t¶ kh«ng cÇn thiÕt bëi kh¶ n¨ng tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ cña nã.

1.9.1 Thªm mét tõ viÕt t¾t

§Ó thªm mét tõ viÕt t¾t, thùc hiÖn theo c¸c b−íc sau:

B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect b»ng c¸ch më môc chän lÖnh: Tools | AutoCorrect.., Hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn:

Côm tõ sÏ thay thÕ

Côm tõ viÕt t¾t

- Gâ côm tõ viÕt t¾t vμo môc Replace:

- Gâ côm tõ sÏ thay thÕ vμo môc With:

VÝ dô: muèn viÕt t¾t tõ v¨n b¶n bëi vb th×:

Replace gâ vb

With gâ v¨n b¶n

B−íc 2: NhÊn nót Add ®Ó ghi thªm tõ nμy vμo danh s¸ch viÕt t¾t cña Word.

1.9.2 Xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

§Ó xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t, thùc hiÖn theo c¸c b−íc sau:

B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect;

B−íc 2: T×m ®Õn tõ viÕt t¾t cÇn xo¸ b»ng c¸ch gâ tõ viÕt t¾t vμo môc Replace. VÝ dô muèn xo¸ tõ vb – v¨n b¶n võa thiÕt lËp ë trªn, h·y gâ vb vμo môc Replace;

B−íc 3: NhÊn nót Delete ®Ó xo¸ côm tõ viÕt t¾t nμy.

Khi chóng ta so¹n th¶o trªn Word, th−êng hay gÆp ph¶i lçi sau:

NÕu gâ ch÷ thi, m¸y sÏ tù ®éng söa thμnh thI

Gâ ch÷ thiÖn, m¸y tù ®éng söa thμnh thIÖn

Tøc lμ ch÷ i (i th−êng) sÏ tù ®éng chuyÓn thμnh I (I hoa). Lçi nμy do AutoCorect ®Æt söa lçi chÝnh t¶ ithμnh I (v× trong tiÕng Anh I cã nghÜa lμ t«i, vμ chóng lu«n ®−îc viÕt in hoa trong c©u). §Ó söa lçi nμy, h·y thùc hiÖn xo¸ ®i kiÓu viÕt t¾t ch÷ i bëi tÝnh n¨ng Delete cña AutoCorrect.

1.9.3 C¸c tuú chän vÒ söa lçi chÝnh t¶

AutoCorrect cho phÐp thiÕt lËp mét sè tÝnh chÊt tù ®éng söa c¸c lçi chÝnh t¶ trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o. §Ó thiÕt lËp c¸c tÝnh chÊt tù ®éng söa lçi chÝnh t¶, h·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect;

B−íc 2: ThiÕt lËp c¸c th«ng sè vÒ tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ b»ng c¸ch chän (checked) c¸c môc sau: - tù ®éng söa nh÷ng tõ nÕu cã 2 ký tù hoa ®Çu dßng sÏ chØ ®Ó l¹i ký tù hoa ®Çu tiªn. VÝ dô TWo sÏ tù ®éng söa thμnh Two; - tù ®éng söa ký tù ®Çu tiªn cña mét c©u thμnh ký tù in hoa; - viÕt in hoa cho ký tù ®Çu tiªn cña ngμy. VÝ dô: sÏ lu«n söa lμ Monday; - tù ®éng söa lçi kiÓu nh− cAPS LOCK khi bËt nhÇm phÝm Caps lock. Khi ®ã m¸y sÏ söa thμnh Caps lock.

1.10 ChÌn ký tù ®Æc biÖt

Trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, nhiÒu lóc chóng ta cÇn chÌn mét sè ký tù ®Æc biÖt vμo tμi liÖu (kh«ng cã trªn bμn phÝm) vÝ dô nh−: ∀, Σ, ↑, ↓, ±, ≥, ... TÝnh n¨ng Insert Symbol cña Word gióp ®¬n gi¶n lμm viÖc nμy.

1.10.1 ChÌn ký tù ®Æc biÖt

Chän vÞ trÝ cÇn ®¨t ký tù ®Æc biÖt, tiÕp theo më môc chän Insert | Symbol… Hép tho¹i Symbol xuÊt hiÖn:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

ë thÎ Symbol, cã thÓ t×m ký tù ®Æc biÖt cÇn chÌn lªn v¨n b¶n. Trong tr−êng hîp kh«ng t×m thÊy, cã thÓ t×m ký tù ë danh môc kh¸c b»ng c¸ch chän mét danh môc tËp hîp c¸c ký tù ë môc Font:

Mμn h×nh trªn hiÓn thÞ tËp hîp c¸c ký tù ®Æc biÖt cña danh s¸ch Symbol. Gi¶ sö khi chän hép Font lμ danh s¸ch c¸c ký tù ®Æc biÖt sÏ nh− sau:

Khi thÊy ký tù cÇn t×m, cã thÓ chÌn chóng lªn tμi liÖu bëi mét trong hai c¸ch sau:

C¸ch 1: NhÊn kÐp chuét lªn ký tù cÇn chÌn;

hoÆc

C¸ch 2: Chän ký tù cÇn chÌn b»ng c¸ch nhÊn chuét tr¸i lªn nã, råi nhÊn nót Insert ®Ó chÌn ký tù lªn tμi liÖu.

Víi tÝnh n¨ng nμy, b¹n cã thÓ chÌn mét lóc nhiÒu c¸c ký tù ®Æc biÖt lªn tμi liÖu.

§Æc biÖt: cã hai chøc n¨ng rÊt thuËn tiÖn nÕu ta ph¶i dïng nhiÒu ký tù ®Æc biÖt nμo ®ã trong so¹n th¶o, ®ã lμ g¸n tæ hîp phÝm nãng vμ thiÕt lËp côm tõ viÕt t¾t cho ký tù ®Æc biÖt.

1.10.2 G¸n tæ hîp phÝm nãng cho ký tù ®Æc biÖt

Mçi ký tù ®Æc biÖt, b¹n cã thÓ g¸n mét tæ hîp phÝm nãng ®Ó sau nμy khi so¹n

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

th¶o chØ cÇn bÊm tæ hîp phÝm ®ã, ký tù ®Æc biÖt t−¬ng øng sÏ ®−îc chÌn lªn tμi liÖu. H·y lμm nh− sau:

B−íc 1: Më hép tho¹i Symbol;

B−íc 2: T×m ®Õn ký tù ®Æc biÖt cÇn g¸n phÝm t¾t, nhÊn chuét tr¸i lªn ký tù ®ã ®Ó chän:

B−íc 3: NhÊn nót Shortcut Key.. , hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn:

Khi con trá ®ang ë môc Press new shortcut key: h·y nhÊn tæ hîp phÝm nãng cÇn g¸n. ë vÝ dô trªn, gi¶ sö muèn g¸n tæ hîp phÝm Alt + O cho ký tù φ, h·y bÊm tæ hîp phÝm Alt + O, tiÕp theo bÊm nót Assign ®Ó ®¨ng ký phÝm t¾t nμy. Khi hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn, tøc lμ b¹n ®· g¸n phÝm t¾t Alt + O cho ký tù φ Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

PhÝm nãng ®· ®−îc g¸n !

C¸ch sö dông:

Sau khi ®· thiÕt lËp tæ hîp phÝm t¾t cho ký tù φ, ®Ó chÌn ký tù nμy lªn tμi liÖu b¹n kh«ng cÇn quay l¹i tÝnh n¨ng Insert Symbol n÷a, mμ chØ cÇn nhÊn tæ hîp phÝm Alt + O. Ký tù φ sÏ ®−îc chÌn vμo vÞ trÝ mμ con trá ®ang chän.

1.10.3 G¸n tõ viÕt t¾t cho ký tù ®Æc biÖt

Ngoμi viÖc g¸n tæ hîp phÝm nãng cho mét ký tù ®Æc biÖt, ta cßn cã thÓ g¸n tæ hîp ký tù thay cho ký tù ®Æc biÖt th«ng qua tÝnh n¨ng AutoCorrect.

VÝ dô, ®Ó chÌn ký tù ®Æc biÖt φ b¹n cã thÓ g¸n nã bëi tæ hîp ký tù fi, c¸ch lμm nh− sau:

B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng Insert Symbol;

B−íc 2: T×m ®Õn ký tù ®Æc biÖt cÇn g¸n phÝm t¾t, nhÊn chuét tr¸i lªn ký tù ®ã ®Ó chän:

B−íc 3: NhÊn chuét lªn nót AutoCorrect, hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Gâ tõ cÇn g¸n vμo ®©y !

H·y gâ vμo tæ hîp ký tù th−êng cÇn g¸n cho ký tù ®Æc biÖt nμy vμo môc Replace. ë vÝ dô nμy, muèn g¸n tæ hîp ký tù fi cho ký tù ®Æc biÖt φ, h·y gâ fi vμo môc Replace;

B−íc 4: nhÊn nót Add ®Ó ®ång ý cho viÖc g¸n võa råi. Cuèi cïng nhÊn Ok ®Ó ®ãng hép tho¹i.

C¸ch sö dông:

Gi¶ sö b¹n ®· thiÕt lËp fi cho ký tù φ nh− trªn, nÕu ph¶i gâ biÓu thøc:

φ = 2n+1 chØ cÇn gâ fi = 2n+1

C©u hái vμ bμi tËp Ch−¬ng 1

C¸c c©u hái kiÓm tra lý thuyÕt:

1. H·y nªu nh÷ng kh¶ n¨ng mμ phÇn mÒm Microsoft Word cã thÓ lμm ®−îc cho c«ng viÖc v¨n phßng mμ b¹n ®−îc biÕt?

2. Ph©n biÖt sù kh¸c nhau gi÷a hai kh¸i niÖm: nhËp v¨n b¶n vμ so¹n th¶o v¨n b¶n?

3. Ph©n biÖt sù kh¸c nhau gi÷a hai kh¸i niÖm v¨n b¶n vμ tμi liÖu?

4. Th«ng th−êng tÖp v¨n b¶n Word cã phÇn më réng lμ g×?

5. ThÕ nμo lμ mét khèi v¨n b¶n? Nªu c¸c thao t¸c cÇn thiÕt ®Ó cã thÓ di chuyÓn mét khèi ®Õn vÞ trÝ kh¸c, ®Ó sao chÐp mét khèi t−¬ng tù ®Õn vÞ trÝ kh¸c?

6. Cã thÓ sö dông phÝm t¾t ®Ó më hép tho¹i chän ph«ng ch÷ ®−îc kh«ng? NÕu ®−îc, ®ã lμ tæ hîp nh÷ng phÝm g×?

7. Nªu c¸c tæ hîp phÝm t¾t cÇn thiÕt ®Ó: thiÕt lËp ch÷ bÐo, thiÕt lËp ch÷ nghiªng, ch÷ cã g¹ch ch©n?

8. ThÕ nμo lμ mét ®o¹n v¨n b¶n? Mét ®o¹n v¨n b¶n cã thÓ n»m trªn nhiÒu

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

trang v¨n b¶n ®−îc kh«ng? NÕu ®−îc th× trong tr−êng hîp nμo?

Bμi tËp thùc hμnh

Gâ c¸c ®o¹n v¨n b¶n sau:

Bμi tËp 1:

HÖ thèng m¹ng m¸y tÝnh d¹y häc AVNET ®−îc c«ng ty SCC triÓn khai tõ gi÷a n¨m 1996 trong c¸c tr−êng ®¹i häc vμ trung häc còng nh− c¸c trung t©m tin häc - ngo¹i ng÷ ®· mang l¹i nhiÒu hiÖu qu¶ thiÕt thùc cho viÖc d¹y vμ häc. AVNET ®· ®−îc ®«ng ®¶o ng−êi sö dông hoan nghªnh v× tÝnh th©n thiÖn vμ hiÖn ®¹i. AVNET xøng ®¸ng lμ mét hÖ ®iÒu hμnh líp häc v× trªn nÒn cña AVNET thÇy gi¸o cã thÓ qu¶n lý toμn diÖn líp häc ®ång thêi d¹y vμ kiÓm tra nhiÒu m«n häc kh¸c nhau.

Bμi tËp 2:

Trong sè c¸c ch−¬ng tr×nh ph¸t triÓn kinh tÕ, x· héi Thñ ®« ®Õn n¨m 2010 cã dù ¸n tu bæ vμ t«n t¹o khu di tÝch V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m, n¬i ®−îc coi lμ biÓu t−îng cña v¨n ho¸ ViÖt Nam. ViÖc trïng tu, t«n t¹o V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m lμ mét trong nh÷ng viÖc ®−îc quan t©m cña Hμ Néi chuÈn bÞ tiÕn tíi kû niÖm 1000 Th¨ng Long.

N¨m 1991, sau khi ®−îc Bé V¨n ho¸ - Th«ng tin phª duyÖt, Dù ¸n b¶o tån, tu bæ, t«n t¹o vμ khai th¸c du lÞch V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m ®· tiÕn hμnh. Nhμ b¶o qu¶n 82 bia tiÕn sÜ ®−îc x©y dùng b»ng sè tiÒn 70.000USD, t¹i B¸i §−êng trang nghiªm, cæ kÝnh, th−êng xuyªn cã c¸c ho¹t ®éng truyÒn thèng; kû niÖm ngμy sinh cña c¸c danh nh©n, lÔ d©ng h−¬ng, r−íc kiÖu vμo dÞp TÕt Nguyªn ®¸n, V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m ®· ®ãn 920 ngh×n l−ît kh¸c du lÞch trong ®ã cã 550 ngh×n l−ît kh¸ch quèc tÕ ...

Víi diÖn tÝch h¬n 54.000m2 ë trung t©m thμnh phè v× thÕ c¸c ho¹t ®éng v¨n ho¸, nghÖ thuËt d©n téc lín th−êng ®−îc tæ chøc t¹i ®©y. Cã ®−îc kh«ng gian vμ trang thiÕt bÞ thÝch hîp, ®Çy ®ñ, khu di tÝch V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m sÏ lμ n¬i l−u danh danh nh©n v¨n ho¸ cËn, hiÖn ®¹i víi néi dung vμ h×nh thøc thÝch hîp, tr−ng bμy cã tÝnh chÊt b¶o tμng vÒ lÞch sö häc hμnh, thi cö cña ViÖt nam, tæ chøc c¸c cuéc héi th¶o khoa häc, kû niÖm danh nh©n v¨n ho¸, trao tÆng häc hμm, häc vÞ vμ nh÷ng danh hiÖu cao quý cña Nhμ n−íc cho c¸c nhμ khoa häc ®Ó tiÕp nèi truyÒn thèng hiÕu häc, träng dông nh©n tμi cña d©n téc

Bμi tËp 3: Thùc hiÖn so¹n th¶o vμ ®Þnh d¹ng theo mÉu sau:

§Þnh d¹ng

Font ch÷:

- §¸nh dÊu khèi v¨n b¶n

- Chän Format > Font > x¸c ®Þnh chi tiÕt c¸c thuéc tÝnh (font ch÷,cì, mμu...)

HoÆc cã thÓ chän tõng thuéc tÝnh trªn thanh c«ng cô

T¹o ch÷ c¸i ®Çu dßng:

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

- §¸nh dÊu ch÷ c¸i cÇn trang trÝ

- Chän Format > Drop Cap.. > x¸c ®Þnh kiÓu trang trÝ, sè dßng, font ch÷...

Bμi tËp 4 :Thùc hiÖn t¹o c¸c Bullet vμ Nubering sau ®©y lªn tμi liÖu:

1. §Ó cã thÓ häc tËp tèt Tin häc b¹n ph¶i:

- Giái tiÕng Anh, ®Æc biÕt lμ kh¶ n¨ng ®äc hiÓu tμi liÖu tiÕng Anh;

- Ham häc häc hái, ®Æc biÕt lμ së thÝch t×m tßi vμ kh¸m ph¸ bÝ Èn;

- Cã kÕ ho¹ch vμ kû luËt häc tËp tèt;

- ChÞu khã giao l−u víi c¸c b¹n cïng líp, cïng së thÝch tin häc, ®Æc biÖt giao l−u víi c¸c diÔn ®μn tin häc trªn m¹ng Internet;

- Cuèi cïng, b¹n h·y lu«n cëi më tÊm lßng ®Ó tù söa m×nh, ®Ó cïng häc hái. NiÒm vui sÏ ®−a b¹n ®Õn nh÷ng th¾ng lîi !

2. Quan ®iÓm cña b¹n nh− thÕ nμo ®Ó häc tèt m«n Tin häc?

- …………………………………………………..

- …………………………………………………..

Bμi tËp 5: So¹n th¶o c¸c c«ng thøc sau:

1.

0)()()(0101021=∇+∇+∇ΣΣ==XhXgXfjmjjimiiμλ

2.

)()()(),,,(2111XhsXgXfsXLjmjjiimii∇+−∇+=ΣΣ==μλμλ

3. ⎪⎭⎪⎬⎫⎪⎩⎪⎨⎧==Δ≤≤Δ−=TntiitititxxxXniXXXXXS],...,,[,...,1,21

4. []022000)(3)(1)(1)(gXgcggXggXgXPiiii+⎪⎪⎪⎩⎪⎪⎪⎨⎧=⎥⎦⎤⎢⎣⎡−=γ , 00)(gggXgii−≥−≤

5. kTkTkkkkTkkkTkTkkkTkkkTkkkHHHHHπδδππδππππ+−∂∂∂⎥⎦⎤⎢⎣⎡∂+=+11

Bμi tËp 6: Gâ vμo ®o¹n v¨n b¶n vμ chia thμnh 2 cét nh− sau:

Trong sè c¸c ch−¬ng tr×nh ph¸t triÓn kinh tÕ, x· héi Thñ ®« ®Õn n¨m 2010 cã dù ¸n tu bæ vμ t«n t¹o khu di tÝch V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m, n¬i ®−îc coi lμ biÓu t−îng cña v¨n ho¸ ViÖt Nam. ViÖc trïng tu, t«n t¹o V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m lμ mét trong nh÷ng viÖc ®−îc quan t©m cña Hμ Néi chuÈn bÞ tiÕn tíi kû niÖm 1000 Th¨ng

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Long. ¨m 1991, sau khi ®−îc Bé V¨n ho¸ - Th«ng tin phª duyÖt, dù ¸n b¶o tån, tu bæ, t«n t¹o vμ khai th¸c du lÞch V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m ®· tiÕn hμnh. Nhμ b¶o qu¶n 82 bia tiÕn sÜ ®−îc x©y dùng b»ng sè tiÒn 70.000USD, t¹i B¸i §−êng trang nghiªm, cæ kÝnh, th−êng xuyªn cã c¸c ho¹t ®éng truyÒn thèng; kû niÖm ngμy sinh cña c¸c danh nh©n, lÔ d©ng h−¬ng, r−íc kiÖu vμo dÞp TÕt Nguyªn ®¸n, V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m ®· ®ãn 920 ngh×n l−ît kh¸c du lÞch trong ®ã cã 550 ngh×n l−ît kh¸ch quèc tÕ ... íi diÖn tÝch h¬n 54.000m2 ë trung t©m thμnh phè v× thÕ c¸c ho¹t ®éng v¨n ho¸, nghÖ thuËt d©n téc lín th−êng ®−îc tæ chøc t¹i ®©y. Cã ®−îc kh«ng gian vμ trang thiÕt bÞ thÝch hîp, ®Çy ®ñ, khu di tÝch V¨n MiÕu - Quèc Tö Gi¸m sÏ lμ n¬i l−u danh danh nh©n v¨n ho¸ cËn, hiÖn ®¹i víi néi dung vμ h×nh thøc thÝch hîp, tr−ng bμy cã tÝnh chÊt b¶o tμng vÒ lÞch sö häc hμnh, thi cö cña ViÖt nam, tæ chøc c¸c cuéc héi th¶o khoa häc, kû niÖm danh nh©n v¨n ho¸, trao tÆng häc hμm, häc vÞ vμ nh÷ng danh hiÖu cao quý cña Nhμ n−íc cho c¸c nhμ khoa häc ®Ó tiÕp nèi truyÒn thèng hiÕu häc, träng dông nh©n tμi cña d©n téc.

N

V

Bμi tËp 7: So¹n th¶o c¸c mÉu sau:

Δ = b2 - 4ac

S = 2πr2

B¶n quyÒn cña C«ng ty T&M 2002-2003©

Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học - Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: [email protected]

Ch−¬ng 2:

b¶ng biÓu

2.1 T¹o cÊu tróc b¶ng

2.1.1 ChÌn b¶ng míi

C¸ch 1: Sö dông môc chän Insert Table

§Ó chÌn mét b¶ng míi lªn tμi liÖu, më môc chän: Table | Insert | Table… Hép tho¹i Insert Table xuÊt hiÖn:

H·y ®iÒn th«ng tin vÒ cÊu tróc b¶ng míi lªn hép tho¹i nμy:

- Môc Table size: cho phÐp thiÕt lËp sè cét (Columns) vμ sè dßng (Rows) cho b¶ng:

- Gâ sè cét cña b¶ng vμo môc: Number of columns:

- Gâ sè dßng cña b¶ng vμo môc Number of rows:

- Môc AutoFit behavior: thiÕt lËp mét sè c¸c thuéc tÝnh tù ®éng c¨n chØnh:

- Fixed column with: sÏ cè ®Þnh chiÒu réng cña mçi cét lμ: Auto – tù ®éng c¨n chØnh chiÓu réng cho cét; hoÆc b¹n gâ vμo ®é réng cña mçi cét vμo môc nμy (tèt nhÊt chän Auto, v× b¹n cã thÓ c¨n chØnh ®é réng cña c¸c cét sau nμy);

- AutoFit contents: tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng c¸c cét khÝt víi d÷ liÖu trong cét Êy;

- AutoFit window: tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng c¸c cét trong b¶ng sao cho b¶ng cã chiÒu réng võa khÝt chiÒu réng trang v¨n b¶n.

Nªn chän kiÓu Auto cña môc Fixed column with:

- Nót Auto format cho phÐp b¹n chän lùa ®Þnh d¹ng cña b¶ng sÏ t¹o theo mét sè mÉu b¶ng ®· cã s½n nh− lμ:

41

H·y chän mét kiÓu ®Þnh d¹ng ë danh s¸ch Formats: (nÕu b¹n c¶m thÊy −ng ý). Ng−îc l¹i cã thÓ bÊm Cancel ®Ó bá qua b−íc nμy.

- NÕu chän môc , th× th«ng tin vÒ cÊu tróc b¶ng hiÖn t¹i sÏ lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c b¶ng t¹o míi sau nμy.

- Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÌn b¶ng lªn tμi liÖu:

C¸ch 2: Sö dông thanh c«ng cô: B¹n cã thÓ nhÊn nót Insert Table trªn thanh c«ng cô Standard ®Ó chÌn mét b¶ng lªn tμi liÖu. B¶ng chän sau ®©y xuÊt hiÖn, cho phÐp chän sè dßng vμ sè cét cña b¶ng:

H×nh trªn chän mét b¶ng míi víi 3 dßng vμ 3 cét. Sau khi thùc hiÖn lÖnh trªn, sÏ thu ®−îc kÕt qu¶ nh− sau:

2.1.2 Söa cÊu tróc b¶ng

Sau khi ®· chÌn mét b¶ng lªn tμi liÖu, b¹n vÉn cã thÓ thay ®æi cÊu tróc b¼ng b»ng c¸ch: chÌn thªm hoÆc xo¸ ®i c¸c cét, c¸c dßng cña b¶ng.

Gi¶ sö b¹n ®· chÌn vμ nhËp d÷ liÖu cho b¶ng nh− sau:

STT

Hä tªn

Ngμy sinh

1

NguyÔn V¨n Nam

12/3/1983

2

TrÇn ThÞ B×nh

22/1/1981

Chän kiÓu ®Þnh d¹ng ë ®©y!

42

B©y giê muèn chÌn thªm mét cét Giíi tÝnh vμo sau cét Hä tªn. B¹n cã thÓ lμm nh− sau:

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn cét Hä tªn;

B−íc 2: Më môc chän Table | Insert | Columns to the right (tøc lμ chÌn thªm mét cét vμo bªn ph¶i cét ®ang chän). Mét cét míi ®−îc chÌn vμo bªn ph¶i cét Hä tªn:

STT

Hä tªn

Ngμy sinh

1

NguyÔn V¨n Nam

12/3/1983

2

TrÇn ThÞ B×nh

22/1/1981

H·y thùc hiÖn nhËp d÷ liÖu cho cét Giíi tÝnh nμy:

STT

Hä tªn

Giíi tÝnh

Ngμy sinh

1

NguyÔn V¨n Nam

Nam

12/3/1983

2

TrÇn ThÞ B×nh

N÷

22/1/1981

Muèn chÌn thªm dßng vμo cuèi b¶ng ®Ó nhËp thªm d÷ liÖu, lμm nh− sau:

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá vμo dßng cuèi cïng (TrÇn ThÞ B×nh);

B−íc 2: Më môc chän: Table | Insert | Row below (tøc lμ chÌn thªm dßng míi vμo phÝa d−êi dßng ®ang chän). Mét dßng míi ®−îc chÌn vμo b¶ng.

STT

Hä tªn

Giíi tÝnh

Ngμy sinh

1

NguyÔn V¨n Nam

Nam

12/3/1983

2

TrÇn ThÞ B×nh

N÷

22/1/1981

Ngoμi ra, khi sö dông c¸c thao t¸c vÒ con trá trùc tiÕp lªn b¶ng b¹n cã thÓ ®¬n gi¶n khi thùc hiÖn viÖc chØnh söa cÊu tróc b¶ng.

§Ó chÌn thªm (c¸c) cét míi vμo b¶ng, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) toμn bé cét muèn chÌn: gi¶ sö muèn chÌn thªm 1 cét vμo tr−íc cét Ngμy sinh, b¹n b«i ®en toμn bé cét Ngμy sinh;

B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . Mét cét míi sÏ ®−îc chÌn vμo tr−íc cét Ngμy sinh.

T−¬ng tù, ®Ó chÌn thªm (c¸c) dßng míi vμo b¶ng, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) toμn bé dßng muèn chÌn: gi¶ sö muèn chÌn thªm 2 dßng lªn ®Çu b¶ng, b¹n b«i ®en toμn bé 2 dßng cã STT lμ 1 vμ 2;

B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . Hai dßng míi sÏ ®−îc chÌn lªn tr−íc hai dßng cò.

§Ó xo¸ (c¸c) cét ra khái b¶ng, lμm nh− sau:

43

B−íc 1: Chän (b«i ®en) toμn bé c¸c cét muèn xo¸;

B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . C¸c cét ®−îc chän sÏ bÞ xo¸ ra khái b¶ng.

§Ó xo¸ (c¸c) dßng ra khái b¶ng, lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän (b«i ®en) toμn bé c¸c dßng muèn xo¸;

B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . Toμn bé c¸c dßng ®· chän sÏ ®−îc xo¸ ra khái b¶ng.

2.1.3 Trén «

Trén « lμ thao t¸c trén nhiÒu « kÒ nhau trªn mét b¶ng l¹i thμnh mét «. XÐt vÝ dô sau:

Häc kú 1

Häc kú 2

C¸c « ®· ®−îc trén

STT

Hä tªn

HL

HK

HL

HK

1

NguyÒn V¨n Nam

Tèt

Tèt

Kh¸

Kh¸

2

TrÇn Thanh B×nh

Tèt

Tèt

Kh¸

Tèt

C¸ch lμm:

§Çu tiªn b¹n t¹o b¶ng nh− sau:

STT

Hä tªn

Häc kú 1

Häc kú 2

HL

HK

HL

HK

1

NguyÒn V¨n Nam

Tèt

Tèt

Kh¸

Kh¸

2

TrÇn Thanh B×nh

Tèt

Tèt

Kh¸

Tèt

Sau ®ã lÇn l−ît trén c¸c «. vÝ dô, ®Ó trén « Hä vμ tªn:

B−íc 1: B«i ®en 2 « cÇn trén cña « Hä tªn;

B−íc 2: Më môc chän Table | Merge Cell. Khi ®ã 2 « ®· chän sÏ ®−îc trén thμnh mét «.

T−¬ng tù, b¹n h·y lÇn l−ît trén c¸c « cßn l¹i.

2.1.4 VÏ b¶ng

Trong tr−êng hîp muèn vÏ thªm c¸c ®−êng cho b¶ng, b¹n cã thÓ sö dông chøc n¨ng nμy.

H·y më thanh c«ng cô Tables and Borders, nhÊn nót Draw Table . Con chuét 44

lóc nμy chuyÓn sang h×nh chiÕc bót vÏ vμ b¹n cã thÓ dïng nã ®Ó kÎ thªm c¸c ®−êng kÎ cho b¶ng.

2.2 §Þnh d¹ng b¶ng biÓu

2.2.1 §Þnh d¹ng d÷ liÖu trong «

ViÖc ®Þnh d¹ng ph«ng ch÷, mμu ch÷ trªn b¶ng biÓu thùc hiÖn theo nh− phÇn ®Þnh d¹ng ch÷ ®· tr×nh bμy ë (môc 1.2).

§Þnh d¹ng lÒ

B−íc 1: Chän (b«i ®en) c¸c « cÇn ®Þnh d¹ng;

B−íc 2: Nh¸y ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en, më môc chän råi chän kiÓu lÒ muèn ®Þnh d¹ng theo b¶ng:

§Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n

B¹n cã thÓ ®Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n trong « (hiÓn thÞ theo chiÒu däc, hay chiÒu ngang). §Ó ®Þnh d¹ng h−íng, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän « cÇn ®Þnh d¹ng h−íng;

B−íc 2: Nh¸y ph¶i chuét lªn vïng ®· chän, më môc chän , hép tho¹i Text Direction xuÊt hiÖn:

H·y dïng chuét nhÊn vμo h−íng muèn thiÕt lËp ë môc Orientation.

B−íc 3: NhÊn OK ®Ó hoμn tÊt.

2.2.2 T« nÒn, kÎ viÒn

§Ó t« mμu nÒn hay kÎ viÒn cho mét vïng cña b¶ng, c¸ch lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän c¸c « (b«i ®en) cÇn t« nÒn hay ®Æt viÒn;

B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng ®· chän, më môc chän .

45

Hép tho¹i Border and Shading xuÊt hiÖn:

ThÎ Border cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng vÒ ®−êng kÎ cña vïng lùa chän:

- Môc Style: chän kiÓu ®−êng ®Þnh thiÕt lËp;

- Môc Color: chän mμu cho ®−êng th¼ng;

- Môc Width: chän ®é dμy, máng cho ®−êng;

- Môc Setting: chän ph¹m vi ®−êng cÇn thiÕt lËp. Ngoμi ra b¹n cã thÓ chän ph¹m vi c¸c ®−êng cÇn thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ë môc Preview;

- Môc Apply to: ®Ó chän ph¹m vi c¸c « thiÕt lËp cho phï hîp: Table – sÏ thiÕt lËp ®Þnh d¹ng nμy cho toμn bé b¶ng; Cell- chØ thiÕt lËp cho c¸c « ®· chän;

- NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc.

ThÎ Shading cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng vÒ t« nÒn b¶ng:

- Môc Fill: chän chän mμu cÇn t«. §· cã s½n mét hép víi rÊt nhiÒu mμu. B¹n cã thÓ nhÊn nót More Colors.. ®Ó tù chän cho m×nh nh÷ng mμu kh¸c:

46

- Môc Apply to: ®Ó chän ph¹m vi c¸c « cÊn t« mÇu nÒn: Table – t« toμn bé b¶ng; Cell- chØ t« cho c¸c « ®· chän;

- NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc.

2.3 TÝnh to¸n trªn b¶ng

B¹n cã thÓ thùc hiÖn mét sè phÐp tÝnh ®¬n gi¶n trªn b¶ng cña Word. Mét khÝa c¹nh nμo ®Êy th× Word còng cã kh¶ n¨ng nh− mét b¶ng tÝnh ®iÖn tö (Excel), tuy nhiªn nã chØ xö lý ®−îc nh÷ng phÐp to¸n ®¬n gi¶n, rÊt lμ ®¬n gi¶n.

2.3.1 TÝnh tæng

Gi¶ sö cã mét b¶ng sè liÖu nh− sau:

TT

Hä tªn

L−¬ng

Phô cÊp

Thùc lÜnh

1

NguyÔn Nam

507000

150000

?

2

TrÇn Kh¸nh

600000

150000

?

3

Minh Hoa

630000

200000

?

Tæng céng:

?

?

?

Hμm tÝnh tæng SUM cña Word ®Ó ®iÒn gi¸ trÞ tæng vμo c¸c « cã dÊu ?

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn « cÇn chøa gi¸ trÞ tæng. VÝ dô mét « trªn dßng Tæng céng:

B−íc 2: Më môc chän Table | Formula.., hép tho¹i Formula xuÊt hiÖn:

47

ë môc Formula, gâ vμo c«ng thøc cÇn tÝnh. Cã 3 lo¹i c«ng thøc tÝnh tæng:

=SUM(ABOVE) – tÝnh tæng c¸c dßng tõ trªn dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nμy ®−îc ¸p dông ®Ó tÝnh tæng cho dßng Tæng céng;

=SUM(LEFT) – tÝnh tæng cho c¸c dßng bªn tr¸i dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nμy ®−îc ¸p dông tÝnh tæng cho cét Thùc lÜnh ( = L−¬ng + Phô cÊp);

T−¬ng tù, =SUM(RIGHT) – tÝnh tæng cho c¸c dßng bªn ph¶i dßng ®Æt ®iÓm trá.

Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt viÖc tÝnh tæng.

Sau khi thùc hiÖn d¸n c¸c c«ng thøc tÝnh tæng cho dßng Tæng céng, vμ cét Thùc lÜnh ta ®−îc b¶ng kÕt qu¶ nh− sau:

TT

Hä tªn

L−¬ng

Phô cÊp

Thùc lÜnh

1

NguyÔn Nam

507000

150000

657000

2

TrÇn Kh¸nh

600000

150000

750000

3

Minh Hoa

630000

200000

830000

Tæng céng:

1737000

500000

2237000

=SUM(LEFT)

=SUM(ABOVE)

2.3.2 TÝnh trung b×nh céng

Gi¶ sö cã mét b¶ng sè liÖu nh− sau:

TT

Hä tªn

§TB HK1

§TB HK2

§TB c¶ n¨m

1

NguyÔn Nam

5.7

6.5

?

2

TrÇn Kh¸nh

7.6

7.4

?

3

Minh Hoa

7.5

8.3

?

§TB chung c¶ líp:

?

?

?

Hμm tÝnh trung b×nh céng AVERAGE cña Word ®Ó ®iÒn gi¸ trÞ vμo c¸c « cã dÊu ?

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn « cÇn tÝnh. VÝ dô mét « trªn dßng §TB c¶ n¨m:

B−íc 2: Më môc chän Table | Formula.., hép tho¹i Formula xuÊt hiÖn:

48

ë môc Formula, gâ vμo c«ng thøc cÇn tÝnh. Cã 3 lo¹i c«ng thøc tÝnh trung b×nh céng:

=AVERAGE(ABOVE) – tÝnh trung b×nh céng c¸c dßng tõ trªn dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nμy ®−îc ¸p dông ®Ó tÝnh gi¸ trÞ cho dßng §TB chung c¶ líp:;

=AVERAGE(LEFT) – tÝnh trung b×nh céng cho c¸c dßng bªn tr¸i dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nμy ®−îc ¸p dông tÝnh gi¸ trÞ cho cét §TB c¶ n¨m = (§TB HK1 + §TB HK2)/2;

T−¬ng tù, =AVERAGE(RIGHT) – tÝnh trung b×nh céng cho c¸c dßng bªn ph¶i dßng ®Æt ®iÓm trá.

Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt viÖc tÝnh tæng.

Sau khi thùc hiÖn d¸n c¸c c«ng thøc tÝnh trung b×nh céng cho dßng §TB chung c¶ líp:, vμ cét §TB c¶ n¨m: ta ®−îc b¶ng kÕt qu¶ nh− sau:

TT

Hä tªn

§TB HK1

§TB HK2

§TB c¶ n¨m

1

NguyÔn Nam

5.7

6.5

6.1

2

TrÇn Kh¸nh

7.6

7.4

7.5

3

Minh Hoa

7.5

8.3

7.9

§TB chung c¶ líp:

6.93

7.4

7.17

2.4 S¾p xÕp d÷ liÖu trªn b¶ng

D÷ liÖu trªn b¶ng cã thÓ ®−îc s¾p xÕp theo mét thø tù nμo ®ã.

Gi¶ sö cã b¶ng d÷ liÖu sau:

TT

Hä ®Öm

Tªn

§iÓm TB

1

NguyÔn Quang

Anh

7.5

2

TrÇn M¹nh

Hμ

8.0

3

NguyÔn §øc

B×nh

7.2

4

NguyÔn Xu©n

Th¾ng

6.5

5

NguyÔn ThÞ

Oanh

8.0

S¾p xÕp b¶ng theo Tªn vμ Hä ®Öm 49

§Æt ®iÓm trá lªn b¶ng cÇn s¾p xÕp råi më môc chän Table | Sort.., hép tho¹i Sort xuÊt hiÖn:

ThiÕt lËp thuéc tÝnh cho hép tho¹i nμy nh− sau:

- Môc Sort by: chän cét ®Çu tiªn cÇn s¾p xÕp (cét Tªn);

- Môc Type : chän kiÓu d÷ liÖu cña cét ®ã ®Ó s¾p xÕp. Cã 3 kiÓu d÷ liÖu mμ Word hç trî: Text – kiÓu ký tù; Number – kiÓu sè häc vμ Date – kiÓu ngμy;

- C¸c môc Then By: SÏ ®−îc so s¸nh khi gi¸ trÞ s¾p xÕp tr−êng ®Çu tiªn trïng nhau. VÝ dô trªn, khi Tªn trïng nhau th× s¾p xÕp tiÕp theo Hä ®Öm;

- Môc My list has: chän Header row- dßng ®Çu tiªn cña b¶ng sÏ kh«ng tham gia vμo qu¸ tr×nh s¾p xÕp (lμm dßng tiªu ®Ò); nÕu chän No header row- m¸y tÝnh sÏ s¾p xÕp c¶ dßng ®Çu tiªn cña b¶ng (chän khi b¶ng kh«ng cã dßng tiªu ®Ò);

- Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó thùc hiÖn.

Cét cÇn s¾p xÕp

S¾p xÕp theo kiÓu d÷ liÖu

S¾p theo chiÒu t¨ng

S¾p theo chiÒu gi¶m B¹n chØ cã thÓ s¾p xÕp ®−îc d÷ liÖu cña b¶ng trªn ph¹m vi c¸c « kh«ng bÞ trén (Merged)

Sau khi s¾p xÕp theo Tªn vμ Hä ®Öm, thu ®−îc b¶ng kÕt qu¶ nh− sau:

TT

Hä ®Öm

Tªn

§iÓm TB

1

NguyÔn Quang

Anh

7.5

3

NguyÔn §øc

B×nh

7.2

2

TrÇn M¹nh

Hμ

8.0

5

NguyÔn ThÞ

Oanh

8.0

4

NguyÔn Xu©n

Th¾ng

6.5 50

S¾p xÕp b¶ng theo §iÓm TB råi ®Õn Tªn

§Æt ®iÓm trá lªn b¶ng cÇn s¾p xÕp råi më môc chän Table | Sort.., hép tho¹i Sort xuÊt hiÖn vμ thiÕt lËp c¸c th«ng sè cho hép tho¹i nμy nh− sau:

KÕt qu¶ s¾p xÕp thu ®−îc lμ:

TT

Hä ®Öm

Tªn

§iÓm TB

2

TrÇn M¹nh

Hμ

8.0

5

NguyÔn ThÞ

Oanh

8.0

1

NguyÔn Quang

Anh

7.5

3

NguyÔn §øc

B×nh

7.2

4

NguyÔn Xu©n

Th¾ng

6.5

2.5 Thanh c«ng cô Tables and Borders

Thanh c«ng cô nμy chøa c¸c tÝnh n¨ng gióp b¹n dÔ dμng thùc hiÖn nh÷ng thao t¸c xö lý trªn b¶ng biÓu.

§Ó hiÓn thÞ thanh c«ng cô, kÝch ho¹t môc chän View | Toolbars | Tables and Borders:

ý nghÜa c¸c nót trªn thanh c«ng cô nμy nh− sau: :

Dïng ®Ó kÎ hoÆc ®Þnh d¹ng c¸c ®−êng; :

Dïng ®Ó tÈy bá ®−êng th¼ng; :

§Ó chän kiÓu ®−êng th¼ng;

51

:

Chän ®é ®Ëm cña ®−êng; :

§Þnh d¹ng mμu cho ®−êng; :

KÎ khung cho c¸c «; :

T« mÇu nÒn c¸c «; :

§Ó chÌn thªm b¶ng míi lªn tμi liÖu; :

§Ó trén c¸c « ®· chän thμnh 1 «; :

§Ó chia mét « thμnh nhiÒu « nhá; :

§Ó ®Þnh d¹ng lÒ v¨n b¶n trong «; :

§Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng tù ®éng ®Þnh d¹ng :

§Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n trong «; :

S¾p xÕp gi¶m dÇn theo cét ®ang chän; :

S¾p xÕp t¨ng dÇn theo cét ®ang chän; :

TÝnh tæng ®¬n gi¶n.

C©u hái vμ bμi tËp Ch−¬ng 2

Tr¶ lêi c¸c c©u hái kiÓm tra lý thuyÕt sau:

1. Cã mÊy ph−¬ng ph¸p ®Ó chÌn mét b¶ng míi lªn tμi liÖu Word? H·y liÖt kª tªn tõng ph−¬ng ph¸p vμ cho biÕt nh÷ng −u ®iÓm cña tõng ph−¬ng ph¸p nμy?

2. Trén nhiÒu « thμnh mét « ng−êi ta sö dông tÝnh n¨ng Merge trªn thanh c«ng cô Table. NÕu bá trén mét « ®Ó vÒ tr¹ng th¸i c¸c « nhá ban ®Çu ph¶i lμm thÕ nμo?

Thùc hiÖn chÕ b¶n c¸c b¶ng biÓu theo yªu cÇu sau ®©y:

1.

ADVERTISEMENT

TRADING

FOR LEASE

FOR SALE

52

BUSINESS FORMS MFT.CO.

112 Ng Thi Minh Khai St.

Dist.3, Ho Chi Minh City

Fax: (848) 8225133

Tel: 8225851

􀁛􀂗􀁜

􀀴 Computer forms with 1 to 5 ply NCR carbonless

􀀴 Business forms printing

ROOM FOR RENT

Add: 327 Le Van Sy St.

Ward 2, Tan Binh Dist.

(2km from the Airport)

• Well-equipped room. Include air-con., water heater, IDD, phone, fax

1985 BMW 3181

2doors, dark green, in good condition

Price: 9,400 USD

􀂱

Pls. Contact:

Mr.F.Nonnenmacher

2.

Sè ®iÓm kiÓm tra

M«n häc

Sè tiÕt

HÖ sè 1

HÖ sè 2

HÖ sè m«n häc

Ghi chó

Häc kú I:

1. Tin häc §¹i c−¬ng

30

1

1

1

2. §¸nh m¸y vi tÝnh

45

1

2

2

3. ThuËt to¸n LT

75

1

2

3

4. Winword

45

1

2

2

5. Excel

45

1

2

2

Céng :

?

?

?

?

Häc Kú II:

6. Access

45

1

2

2

7. Visual Basic

45

1

2

2

8. M¹ng MT

60

1

2

3

9. Internet-Web

60

1

2

3

Céng :

?

?

?

?

1. Cuèi häc kú I häc viªn ph¶i lμm Bμi tËp lín tÝnh 45 tiÕt (cã gi¸o viªn h−íng dÉn).

2. Cuèi häc kú II häc viªn ph¶i lμm Bμi tËp tèt nghiÖp víi thêi gian 2 th¸ng.

3.

M· thuèc

Tªn thuèc

§¬n gi¸

Qui c¸ch

M· thuèc

Sè l−îng b¸n

A1

Vitamin B1

15000

Lo¹i100 viªn

A2

20

A2

Vitamin C

20000

VØ 20 viªn

C2

11

C2

Clorpheniramin

30000

Lo¹i100 viªn

C3

30

C3

Ampicilin

6000

VØ 10 viªn

A1

100

4.

Tr−êng PTTH Hoμng DiÖu

KÕt qu¶ thi häc kú I

N¨m häc 2001 – 2002

§iÓm thi

S TT

Hä vμ tªn

Ngμy sinh

To¸n

Lý

Ho¸

Tæng ®iÓm

1

Tr−¬ng ThÞ Chi

02/10/80

8

7

9

53

2

NguyÔn Ph−íc C−êng

04/09/80

5

7

6

3

NguyÔn §øc Duy

16/01/79

8

9

5

4

NguyÔn Vò Dòng

15/05/80

7

6

8

5

Ph¹m Cao §¨ng

25/02/78

9

9

8

6

Ph¹m BÝch Loan

04/08/80

7

5

6

Yªu cÇu: 1. So¹n th¶o vμ ®Þnh d¹ng b¶ng ®iÓm theo mÉu trªn;

2. TÝnh cét tæng ®iÓm = To¸n + Lý + Ho¸ (Dïng Formula).

3. Thùc hiÖn s¾p xÕp d÷ liÖu trong b¶ng theo chiÒu t¨ng dÇn (Theo cét tæng ®iÓm). 54

Ch−¬ng 3:

§å ho¹

Ngoμi nh÷ng kh¶ n¨ng vÒ so¹n th¶o vμ ®Þnh d¹ng v¨n b¶n, kh¶ n¨ng ®å ho¹ cña Word còng rÊt m¹nh. Trong ch−¬ng nμy, chóng ta sÏ ®−îc t×m hiÓu vμ tiÕp cËn nh÷ng kü thuËt vÏ h×nh còng nh− xö lý mét sè khèi h×nh ho¹ trùc tiÕp trªn Word.

§Ó lμm viÖc víi m«i tr−êng ®å ho¹ trªn Word, b¹n ph¶i sö dông ®Õn thanh c«ng cô Drawing.

NÕu ch−a nh×n thÊy thanh c«ng cô nμy trªn mμn h×nh cã thÓ më nã b»ng c¸ch kÝch ho¹t môc chän View | Toolbar | Drawing

3.1 VÏ khèi h×nh ®¬n gi¶n

3.1.1 Sö dông c¸c mÉu h×nh ®¬n gi¶n

B¹n cã thÓ vÏ mét sè khèi h×nh rÊt ®¬n gi¶n lªn tμi liÖu cña m×nh b»ng c¸ch sö dông mét sè nót vÏ h×nh trªn thanh c«ng cô Drawing nh−: :

VÏ h×nh ch÷ nhËt; :

VÏ h×nh « val, h×nh trßn; :

T¹o « h×nh ch÷ nhËt chøa v¨n b¶n; :

VÏ ®−êng th¼ng; :

VÏ mòi tªn.

C¸ch vÏ h×nh nh− sau:

B−íc 1: Dïng chuét nh¾p lªn nót chøa h×nh cÇn vÏ;

B−íc 2: Dïng chuét vÏ h×nh ®ã lªn tμi liÖu.

D−íi ®©y lμ mét h×nh ch÷ nhËt võa ®−îc vÏ:

§iÓm ®¸nh dÊu

Khi con trá chuyÓn h×nh mòi tªn, b¹n cã thÓ thay ®æi kÝch cì h×nh vÏ.

55

Chóng ta ®Ó ý, trªn khèi h×nh th−êng cã c¸c ®iÓm ®¸nh dÊu , nÕu ®Æt con trá chuét vμo nh÷ng ®iÓm ®¸nh dÊu nμy b¹n cã thÓ co d·n ®−îc kÝch cì cña h×nh vÏ b»ng c¸ch kÐo rª chuét.

3.1.2 Sö dông c¸c khèi h×nh AutoShape

Ngoμi c¸c khèi h×nh ®¬n gi¶n mμ b¹n thÊy trªn thanh c«ng cô Drawing, nót AutoShapes cßn cung cÊp rÊt nhiÒu c¸c mÉu h×nh vÏ ®a d¹ng.

§Ó sö dông mét mÉu h×nh trong AutoShapes, B¹n lμm nh− sau:

NhÊp nót AutoShapes trªn thanh c«ng cô Drawing:

Danh s¸ch c¸c mÉu h×nh ®−îc liÖt kª ra, b¹n cã thÓ chän vμ vÏ chóng lªn tμi liÖu nh− ®· h−íng dÉn ë trªn.

3.1.3 §Þnh d¹ng h×nh vÏ

Thanh c«ng cô Drawing cung cÊp nhiÒu nót tÝnh n¨ng gióp b¹n ®Þnh d¹ng trªn khèi h×nh vÏ: :

Nót nμy dïng ®Ó chän ®èi t−îng cÇn ®Þnh d¹ng; :

Chän ®é dÇy máng cña ®−êng; :

Chän kiÓu nÐt cña ®−êng; :

Chän chiÒu mòi tªn (khi vÏ mòi tªn trªn h×nh); :

Chän mμu s¾c cho ®−êng; :

T« mÇu nÒn cho mét h×nh kÝn; :

Chän mμu s¾c cho ch÷; :

T¹o bãng cho h×nh vÏ; :

Chän khèi h×nh trong kh«ng gian 3 chiÒu (3D); :

§Ó quay h×nh vÏ.

56

3.1.4 Lμm viÖc tËp hîp c¸c h×nh vÏ

Mét khèi h×nh vÏ th−êng bao gåm tæ hîp nhiÒu h×nh vÏ ghÐp l¹i. TÝnh n¨ng nhãm (Group) gióp gom nhãm c¸c h×nh nhá cÇn thiÕt thμnh mét khèi h×nh lín. §iÒu nμy rÊt thu©n lîi cho viÖc sö dông còng nh− qu¶n lý khèi h×nh vÏ trªn tμi liÖu.

a. Gom nhãm (Group)

§Ó gom nhãm mét tËp hîp c¸c h×nh, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: Sö dông nót trªn thanh c«ng cô Drawing, kÕt hîp viÖc gi÷ phÝm Shift. Råi lÇn l−ît chän c¸c h×nh nhá cÇn nhãm l¹i (b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn tõng h×nh) hoÆc dïng chuét khoanh vïng bao quanh khèi h×nh cÇn nhãm;

B−íc 2: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng nhãm b»ng c¸ch: nhÊn nót Draw trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Group . TÊt c¶ c¸c h×nh nhá ®· chän sÏ ®−îc nhãm l¹i thμnh mét h×nh lín.

b. Gì nhãm (Ungroup)

Trong tr−êng hîp muèn söa l¹i tõng cÊu tróc h×nh nhá trªn khèi ®· nhãm, b¹n ph¶i thùc hiÖn gì nhãm. C¸ch lμm nh− sau:

B−íc 1: Sö dông nót ®Ó chän h×nh (lín) cÇn gì nhãm;

B−íc 2: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng gì nhãm b»ng c¸ch: nhÊn nót Draw trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Ungroup . TÊt c¶ c¸c h×nh nhá trong h×nh lín sÏ ®−îc trë l¹i tr¹ng th¸i nh− tr−íc lóc bÞ nhãm.

§Õn ®©y, b¹n cã thÓ hiÖu chØnh tõng h×nh nhá theo ý muèn.

c. Nhãm l¹i (Regroup)

Sau khi gì nhãm vμ chØnh söa xong, muèn nhãm l¹i thμnh khèi h×nh nh− ban ®Çu b¹n kh«ng cÇn ph¶i thùc hiÖn l¹i tÝnh n¨ng nhãm, mμ chØ cÇn gäi tÝnh n¨ng nhãm l¹i (Regroup). C¸ch lμm nh− sau;

B−íc 1: Sö dông nót ®Ó chän bÊt kú mét h×nh nhá nμo trong sè c¸c h×nh nhá cÇn nhãm l¹i;

B−íc 2: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng nhãm l¹i b»ng c¸ch: nhÊn nót Draw trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Regroup . C¸c h×nh nhá sÏ ®−îc tù ®éng nhãm l¹i nh− viÖc nhãm ®· lμm ban ®Çu.

3.2 T¹o ch÷ nghÖ thuËt

3.2.1 ChÌn ch÷ nghÖ thuËt

§Ó chÌn mét dßng ch÷ nghÖ thuËt (Word Art) lªn tμi liÖu, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: NhÊp nót Insert WordArt trªn thanh céng cô Drawing, hép tho¹i WordArt Gallery xuÊt hiÖn:

57

NhÊn chuét lªn « cã mÉu ch÷ cÇn t¹o!

B−íc 2: Dïng chuét chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt cÇn t¹o, b»ng c¸ch nhÊn vμo « chøa kiÓu ch÷ mμ b¹n muèn;

B−íc 3: Gâ vμo dßng ch÷ b¹n muèn t¹o ë môc Text trªn hép tho¹i Edit WordArt Text:

B¹n cã thÓ chän ph«ng ch÷, kiÓu ch÷, cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n nμy.

B−íc 4: NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc. Dßng ch÷ nghÖ thuËt sÏ ®−îc hiÖn lªn tμi liÖu:

3.2.2 HiÖu chØnh

B¹n cã thÓ thùc hiÖn c¸c phÐp hiÖu chØnh cho dßng ch÷ nghÖ thuËt ®· t¹o ®−îc bëi thanh c«ng cô WordArt:

ý nghÜa c¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô nμy nh− sau:

58

:

§Ó chÌn thªm dßng ch÷ nghÖ thuËt kh¸c; :

§Ó söa néi dung v¨n b¶n cña dßng ch÷; :

§Ó chän l¹i kiÓu ch÷ nghÖ thuËt; :

§Ó ®Þnh d¹ng mμu cho khèi ch÷; :

§Ó chän mét sè kiÓu ch÷ nghÖ thuËt kh¸c; :

§Ó quay khèi ch÷; :

§Ó xoay h−íng v¨n b¶n; :

§Ó ®Þnh d¹ng lÒ v¨n b¶n trong khèi h×nh; :

§Ó ®iÒu chØnh kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ký tù.

3.3 ChÌn ¶nh lªn tμi liÖu

B¹n cã thÓ chÌn ®−îc h×nh ¶nh tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau trªn m¸y tÝnh lªn tμi liÖu Word nh−: ¶nh tõ mét tÖp tin; ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery hoÆc ¶nh tõ mμn h×nh m¸y tÝnh.

3.5.1 ChÌn ¶nh tõ mét tÖp tin

§Ó chÌn ¶nh tõ mét tÖp tin lªn tμi liÖu, b¹n lμm nh− sau:

Më môc chän Insert | Picture | From file, hép tho¹i Insert Picture xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n t×m tÖp ¶nh cÇn chÌn lªn tμi liÖu:

H·y chän tÖp ¶nh, råi nhÊn nót Insert ®Ó hoμn tÊt.

59

¶nh tõ tÖp ®· chän ®−îc chÌn lªn tμi liÖu cïng thanh c«ng cô Picture gióp b¹n thùc hiÖn c¸c phÐp ®Þnh d¹ng, hiÖu chØnh ¶nh. ý nghÜa c¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô Picture nh− sau: :

§Ó chÌn thªm ¶nh tõ tÖp tin kh¸c; :

§Þnh d¹ng mμu cho ¶nh; :

§iÒu chØnh ®é t−¬ng ph¶n cho ¶nh; :

§iÒu chØnh ®é s¸ng, tèi cña ¶nh; :

Dïng ®Ó c¾t ¶nh; :

Chän kiÓu ®−êng viÒn cho ¶nh; :

BËt c¸c tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®èi t−îng ¶nh; :

ThiÕt lËp thuéc tÝnh xuyªn thÊu (Transparent) ¶nh; :

Huû bá c¸c ®Þnh d¹ng ¶nh.

Trong tr−êng hîp kh«ng xuÊt hiÖn thanh c«ng cô Picture, b¹n cã thÓ gäi môc chän View | Toolbar | Picture ®Ó hiÓn thÞ nã.

3.5.2 ChÌn ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery

§Ó chÌn ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery lªn tμi liÖu, b¹n lμm nh− sau:

Më môc chän Insert | Picture | Clip Art, hép tho¹i Insert ClipArt xuÊt hiÖn cho phÐp t×m h×nh ¶nh cÇn chÌn lªn tμi liÖu:

60

¶nh ®−îc l−u trong c¸c môc (Categories), b¹n ph¶i më c¸c môc nμy ra ®Ó t×m ¶nh.

Nót Back vμ Forward gióp b¹n quay vÒ thao t¸c tr−íc hoÆc thao t¸c sau trong khi dÞch chuyÓn gi÷a c¸c Categories.

Sau khi t×m ®−îc ¶nh, nhÊn chuét lªn ¶nh t×m ®−îc, mét thùc ®¬n xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän c¸c t×nh huèng xö lý ®èi víi ¶nh ®ang chän:

NhÊn lªn ®©y ®Ó chÌn ¶nh lªn tμi liÖu!

H·y nhÊn nót Insert ®Ó chÌn ¶nh lªn tμi liÖu.

Sau khi ¶nh ®−îc chÌn lªn tμi liÖu, b¹n cã thÓ sö dông thanh c«ng cô Picture ®Ó ®Þnh d¹ng ¶nh nh− ®· h−íng dÉn ë trªn.

3.5.3 Chôp ¶nh tõ mμn h×nh vμo tμi liÖu

Trong qu¸ tr×nh chÕ b¶n tμi liÖu, nhiÒu khi chóng ta cÇn chÌn nh÷ng h×nh ¶nh ®ang xuÊt hiÖn trªn mμn h×nh m¸y tÝnh vμo tμi liÖu. Sau ®©y lμ c¸c b−íc cÇn thiÕt gióp b¹n lμm viÖc ®ã:

B¹n muèn chôp toμn bé mμn h×nh m¸y tÝnh vμo tμi liÖu?

B−íc 1: Më mμn h×nh cÇn chôp, nhÊn phÝm Print Screen. Toμn bé h×nh ¶nh cña mμn h×nh sÏ ®−îc l−u vμo bé nhí ®Öm (Clipboard) d−íi d¹ng h×nh ¶nh;

B−íc 2: Chän vÞ trÝ cÇn chÌn lªn tμi liÖu, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + V hoÆc nót Paste ®Ó d¸n h×nh tõ bé nhí ®Öm lªn v¨n b¶n.

B¹n muèn chôp hép tho¹i hoÆc cöa sæ ®ang ®−îc kÝch ho¹t trªn mμn h×nh vμo tμi

61

liÖu?

B−íc 1: Më mμn h×nh cÇn chôp, nhÊp tæ hîp phÝm Alt + Print Screen. H×nh ¶nh cña hép tho¹i hoÆc cöa sæ ®ang kÝch ho¹t sÏ ®−îc l−u vμo bé nhí ®Öm;

B−íc 2: Chän vÞ trÝ cÇn chÌn ¶nh trªn tμi liÖu, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + V hoÆc nót Paste ®Ó d¸n h×nh tõ bé nhí ®Öm lªn v¨n b¶n.

B¹n chØ muèn chôp mét vïng nμo ®ã cña mμn h×nh vμo tμi liÖu?

B−íc 1: Më mμn h×nh cÇn chôp, nhÊp phÝp Print Screen.

B−íc 2: H·y më ch−¬ng tr×nh Paint brush cña Window hay bÊt kú mét phÇn mÒm xö lý ¶nh nμo cã trªn m¸y tÝnh; t¹o mét tÖp míi vμ d¸n mμn h×nh võa chôp ®−îc vμo. TiÕp theo, sö dông tÝnh n¨ng c¾t h×nh cña phÇn mÒm nμy ®Ó c¾t phÇn h×nh ¶nh cÇn lÊy. NhÊn Ctrl+C hoÆc nót Copy ®Ó sao chÐp chóng.

B−íc 3: Cuèi cïng, b¹n chän vÞ trÝ cÇn chÌn lªn tμi liÖu, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + V hoÆc nót Paste ®Ó d¸n h×nh ®· c¾t ®−îc lªn tμi liÖu.

C©u hái vμ bμi tËp Ch−¬ng 3

Bμi tËp vÏ khèi h×nh

1. Ban gi¸m hiÖu(Board of headmaster)c©u l¹c béclubx−ëng ®iªu kh¾csculpture factorytrung t©m organkeyboard centerKhoa©m nh¹cMusicDepartmentKhoamü thuËtartDepartmentKhoav¨n ho¸CultureDepartmentKhoath− viÖnb¶o tμnglibraryDepartmentKhoas©n khÊuMusicDepartmentPhßng®μo t¹oTrainning officePhßngtæ chøc - hμnh chÝnhPersonel - administrationofficePhßngtæ chøc - hμnh chÝnhPersonel - administrationoffice 62

2.

3.

TiÕn tr×nh 2

TiÕn tr×nh 1

TiÕn tr×nh3

TiÕn tr×nh4

T¹o c¸c mÉu ch÷ nghÖ thuËt sau :

1.

f2

f1

Λ

F2

F1

TCP/IP

IPX

TAPI

NetX

Service

Direct Play Object

Win32 Application

63

2.

3.

4.

Bμi tËp chÌn h×nh ¶nh:

1. ChÌn c¸c biÓu t−îng sau tõ Clip Art lªn word:

2 Chôp ¶nh mμn h×nh chÝnh cña Word vμ vÏ thªm c¸c chó thÝch nh− h×nh sau:

64

Cöa sæ so¹n th¶o tμi liÖu

HÖ thèng b¶ng chän

HÖ thèng thanh c«ng cô

Th−íc kÎ

Thanh tr¹ng th¸i

2. Chôp h×nh hép tho¹i Page setup nh− sau:

3. H·y thùc hiÖn chôp riªng thanh c«ng cô Drawing cña word nh− sau:

65

4. H·y chôp thùc ®¬n sau (khi nhÊn chuét ph¶i lªn mμn h×nh word): 66

Ch−¬ng 4:

In Ên

4.1 Qui tr×nh ®Ó in Ên

In Ên lμ c«ng ®o¹n rÊt quan träng vμ lμ kh©u cuèi cïng trong qui tr×nh so¹n th¶o tμi liÖu.

§Ó lμm tèt viÖc in Ên cho tμi liÖu cña m×nh, b¹n nªn thùc hiÖn theo qui tr×nh sau:

1. §Þnh d¹ng trang in (Page Setup)

2. So¹n th¶o tμi liÖu

3. ThiÕt lËp tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang, ®¸nh sè trang (nÕu cÇn)

4. Xem tμi liÖu tr−íc khi in

- §Þnh d¹ng trang in: ®©y lμ b−íc b¹n ph¶i lμm ®Çu tiªn khi so¹n th¶o mét tμi liÖu trªn Word;

- So¹n th¶o tμi liÖu: bao gåm tÊt c¶ c¸c kü n¨ng mμ b¹n ®· ®−îc t×m hiÓu tõ ch−¬ng 1 ®Õn ch−¬ng 5;

- ThiÕt lËp tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang;

- Print Preview- lμ kh©u rÊt quan träng. Cho phÐp b¹n cã thÓ xem néi dung c¸c trang in tr−íc khi in;

- Thùc hiÖn in tμi liÖu ra giÊy.

4.2 TÝnh n¨ng Page Setup

TÝnh n¨ng nμy gióp thiÕt lËp cÊu tróc trang in, khæ giÊy in. H·y më môc chän File | Page Setup.. ®Ó kÝch ho¹t. Hép tho¹i Page Setup xuÊt hiÖn:

(Print preview)

5. In Ên tμi liÖu

67

- ThÎ Paper Size: cho phÐp b¹n lùa chän khæ giÊy in:

- Môc Paper size: ®Ó chän khæ giÊy in. Bao gåm c¸c khæ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5,.. tuú thuéc vμo tõng lo¹i m¸y in cña b¹n. B×nh th−êng, v¨n b¶n ®−îc so¹n th¶o trªn khæ A4;

- Ngoμi ra b¹n cã thÓ thiÕt lËp chiÒu réng (môc Width), chiÒu cao (môc Height) cho khæ giÊy;

- Môc Orientation: ®Ó chän chiÒu in trªn khæ giÊy. NÕu lμ Portrait – in theo chiÒu däc; Lanscape – in theo chiÒu ngang khæ giÊy;

- Môc Apply to: ®Ó chØ ®Þnh ph¹m vi c¸c trang in ®−îc ¸p dông thiÕt lËp nμy. NÕu lμ Whole Document - ¸p dông cho toμn bé tμi liÖu; This point forward - ¸p dông b¾t ®Çu tõ trang ®ang chän trë vÒ cuèi tμi liÖu;

- Môc Preview – cho phÐp b¹n nh×n thÊy cÊu tróc trang in ®· thiÕt lËp;

- NhÊn nót Default.. – nÕu b¹n muèn ¸p dông thiÕt lËp nμy lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c tÖp tμi liÖu sau cña Word;

- NhÊn OK ®Ó ®ång ý vμ ®ãng hép tho¹i l¹i.

ThÎ Margin: cho phÐp thiÕt lËp lÒ trang in: 68

- Môc Top: ®Ó thiÕt lËp chiÒu cao cña lÒ trªn cña trang in;

- Môc Bottom: ®Ó thiÕt lËp chiÒu cao cña lÒ d−íi cña trang in;

- Môc Left: ®Ó thiÕt lËp chiÒu réng cña lÒ bªn tr¸i cña trang in;

- Môc Right: ®Ó thiÕt lËp chiÒu réng cña lÒ bªn ph¶i cña trang in;

- Môc Gutter: ®Ó thiÕt lËp bÒ réng phÇn g¸y tμi liÖu;

- Môc Header – thiÕt lËp chiÒu cao cña phÇn tiªu ®Ò ®Çu trang (Header);

- Môc Footer – thiÕt lËp chiÒu cao cña phÇn tiªu ®Ò cuèi trang (Footer);

- Môc Apply to: ®Ó chØ ®Þnh ph¹m vi c¸c trang in ®−îc ¸p dông thiÕt lËp nμy. NÕu lμ Whole Document - ¸p dông cho toμn bé tμi liÖu; This point forward - ¸p dông b¾t ®Çu tõ trang ®ang ®Æt ®iÓm trá trë vÒ cuèi tμi liÖu;

- Môc Preview cho phÐp b¹n nh×n thÊy cÊu tróc trang in ®· thiÕt lËp;

- NhÊn nót Default.. – nÕu b¹n muèn ¸p dông thiÕt lËp nμy lμ ngÇm ®Þnh cho c¸c tÖp tμi liÖu sau cña Word;

- NhÊn OK ®Ó ®ång ý vμ ®ãng hép tho¹i l¹i.

4.3 Tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang

Cã thÓ miªu t¶ vÞ trÝ cña phÇn tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang qua h×nh sau:

Top

Left

Gutter

Right

Bottom

Header

Footer

C¸ch x©y dùng tiªu ®Ò ®Çu vμ tiªu ®Ò cuèi:

Më môc chän View | Header and Footer, con trá lËp tøc chuyÓn ngay vμo phÇn

69

tiªu ®Ò ®Çu (Header):

Thanh c«ng cô Header and Footer còng xuÊt hiÖn:

B¹n cã thÓ so¹n th¶o tiªu ®Ò b»ng c¸ch gâ trùc tiÕp v¨n b¶n, råi ®Þnh d¹ng chóng. B¹n còng cã thÓ chÌn c¸c h×nh ¶nh, ®å häa, b¶ng biÓu,.. lªn tiªu ®Ò nh− lμ chÌn lªn tμi liÖu. Ngoμi ra, b¹n cã thÓ chÌn thªm c¸c th«ng tin kh¸c n÷a tõ thanh c«ng cô Header and Footer nh− sau: :

Nót nμy cho phÐp chÌn vμo mét sè c¸c th«ng tin tiªu ®Ò cña tÖp tμi liÖu nh− lμ: :

ChÌn T¸c gi¶, trang, ngμy; :

ChÌn tªn t¸c gi¶; :

ChÌn tªn m¸y tÝnh t¹o tÖp tin; :

ChÌn tªn tÖp tin cïng ®−êng dÉn; :

ChÌn tªn tÖp tin; :

ChÌn ngμy in v¨n b¶n gÇn nhÊt; :

ChÌn thêi ®iÓm cuèi sö v¨n b¶n; :

ChÌn trang thø X cña tæng sè trang Y :

ChÌn sè thø tù trang hiÖn t¹i; :

ChÌn tæng sè trang cña tμi liÖu; :

ChÌn ngμy hiÖn t¹i; :

ChÌn giê hiÖn t¹i; :

§Þnh d¹ng sè trang; :

ChuyÓn ®æi lμm viÖc gi÷a Header vμ Footer; :

§ãng thanh tiªu ®Ò l¹i.

70

4.4 ChÌn sè trang tù ®éng

Ngoμi viÖc chÌn sè trang tù ®éng bëi tÝnh n¨ng Header and Footer, b¹n cã thÓ chÌn sè trang tù ®éng lªn tiªu ®Ò trang b»ng c¸ch:

Më môc chän: Insert Page numbers… Hép tho¹i Page numbers xuÊt hiÖn:

- Môc Position – chän vÞ trÝ sÏ chÌn sè trang: Bottom of page 􀃆 chÌn vμo tiªu ®Ò cuèi; hoÆc Top of page 􀃆 chÌn vμo tiªu ®Ò ®Çu trang;

- Môc Aligment – dãng hμng cho sè trang: Right- bªn ph¶i trang; Left – bªn tr¸i trang hoÆc Center- ë gi÷a trang;

- NÕu chän môc sÏ thùc hiÖn ®¸nh sè trang ®Çu tiªn, tr¸i l¹i trang ®Çu tiªn sÏ kh«ng ®−îc ®¸nh sè, chØ ®¸nh sè tõ trang thø 2 trë ®i;

- Môc Preview- ®Ó xem kÕt qu¶ thiÕt lËp trªn trang tμi liÖu;

- NhÊn OK ®Ó hoμn tÊt c«ng viÖc.

4.5 Xem tμi liÖu tr−íc khi in

Xem tr−íc khi in (hay cßn gäi Print preview) lμ viÖc rÊt quan träng, ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng ng−êi míi häc word, ch−a cã nhiÒu c¸c kü n¨ng vÒ in Ên. Qua mμn h×nh Print Preview, b¹n cã thÓ quan s¸t tr−íc ®−îc cÊu tróc trang in còng nh− néi dung chi tiÕt trªn trang in. Qua ®ã sÏ cã nh÷ng ®iÒu chØnh hîp lý, kÞp thêi ®èi víi tμi liÖu cña m×nh ®Ó khi in ra sÏ thu ®−îc kÕt qu¶ cao nh− ý muèn.

§Ó bËt mμn h×nh Print preview, b¹n cã thÓ lμm theo mét trong hai c¸ch:

C¸ch 1: Më môc chän File | Print Preview

C¸ch 2: NhÊn nót Print preview trªn thanh c«ng cô Standard.

Mμn h×nh Preview cïng thanh c«ng cô Print preview xuÊt hiÖn:

71

Mμn h×nh Preview lμ n¬i hiÓn thÞ cÊu tróc, còng nh− néi dung c¸c trang tμi liÖu tr−íc khi in;

Thanh c«ng cô Print Preview cung cÊp c¸c nót chøc n¨ng ®Ó lμm viÖc trªn mμn h×nh Preview, ®ã lμ: :

§Ó phãng to, thu nhá (Zoom) th«ng tin trªn mμn h×nh Preview; :

Cho phÐp hiÓn thÞ hay kh«ng hiÓn thÞ th−íc kÎ (Rule) trªn mμn h×nh nμy; :

ChØ hiÓn thÞ mét trang tμi liÖu trªn mμn h×nh nμy; :

Cã thÓ chän n trang tμi liÖu cïng hiÓn thÞ trªn cïng mét mμn h×nh nμy (n=1..6); :

§Ó chuyÓn ®æi chÕ ®é chØ xem vμ xem + cã thÓ söa néi dung trùc tiÕp trªn tμi liÖu; :

In tμi liÖu ra m¸y in; :

§ãng mμn h×nh nμy l¹i, trë vÒ mμn h×nh so¹n th¶o tμi liÖu ban ®Çu. B¹n còng cã thÓ lμm viÖc nμy khi nhÊn phÝm ESC.

72

4.6 In Ên tμi liÖu

Sau khi ®· chÕ b¶n xong tμi liÖu, ®· kiÓm tra l¹i c¸c lçi chÕ b¶n. B−íc nμy b¹n sÏ thùc hiÖn in Ên tμi liÖu ra m¸y in.

Cã nhiÒu c¸ch cho b¹n chän lùa ra lÖnh in Ên:

C¸ch 1: Më môc chän File | Print..

C¸ch 2: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + P

Hép tho¹i Print xuÊt hiÖn:

- Hép Printer cho phÐp b¹n chän m¸y in cÇn in (trong tr−êng hîp m¸y tÝnh b¹n cã nèi tíi nhiÒu m¸y in). Nót Properties cho phÐp b¹n thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh cho m¸y in nÕu cÇn;

- Hép Page range- cho phÐp thiÕt lËp ph¹m vi c¸c trang in:

- Chän All – in toμn bé c¸c trang trªn tÖp tμi liÖu;

- Current page – chØ in trang tμi liÖu ®ang chän;

- Pages – chØ ra c¸c trang cÇn in. Qui t¾c chän ra c¸c trang cÇn in nh− sau:

<tõ trang>-<®Õn trang>

VÝ dô:

ChØ in trang sè 5: 5

In tõ trang 2 ®Õn trang 10: 2-10

In tõ trang 2 ®Õn trang 10; tõ trang 12 ®Õn 15: 2-10, 12-15

- Hép Copies – chØ ra sè b¶n in, ngÇm ®Þnh lμ 1. NÕu b¹n in nhiÒu h¬n 1 b¶n, h·y gâ sè b¶n in vμo ®©y;

- Hép Page per sheet ®Ó chØ ra sè trang tμi liÖu sÏ ®−îc in ra mét trang giÊy. NgÇm ®Þnh lμ 1, tuy nhiªn b¹n cã thÓ thiÕt lËp nhiÒu h¬n sè trang in trªn mét trang giÊy, khi ®ã cì sÏ rÊt bÐ;

- Cuèi cïng nhÊn nót OK ®Ó thùc hiÖn viÖc in Ên.

73

C©u hái vμ bμi tËp ch−¬ng 4

1. Muèn in c¸c trang: 3,4,5, 9, 10 vμ 15 cña tμi liÖu ®ang më trªn cïng mét lÖnh in, ph¶i thiÕt lËp nh− thÕ nμo?

2. C¸ch thiÕt lËp ®Ó cã thÓ in ®−îc 3 b¶n in trªn mét lÖnh in?

3. Muèn in 2 trang tμi liÖu lªn mét trang giÊy, lμm thÕ nμo?

4. Cã thÓ võa thiÕt lËp mét sè trang tμi liÖu in theo h−íng giÊy däc (Portrait), võa in theo h−íng giÊy n»m ngang (Landscape) ®−îc kh«ng? NÕu ®−îc, h·y nªu c¸ch lμm? (tham kh¶o h×nh d−íi)

Trang hiÓn thÞ theo chiÒu ngang

C¸c trang hiÓn thÞ theo chiÒu däc

5. Cã thÓ söa ®−îc néi dung tμi liÖu trªn cöa sæ Print preview ®−îc kh«ng? NÕu ®−îc, nªu c¸ch lμm?

74

Ch−¬ng 5:

trén tμi liÖu

5.1 Kh¸i niÖm vÒ trén tμi liÖu

Mét tÝnh n¨ng rÊt m¹nh cña phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word lμ trén tμi liÖu (Mail Merge). §iÒu nμy ®· gióp Ých cho c¸c nh©n viªn v¨n phßng rÊt nhiÒu trong viÖc in c¸c danh s¸ch cña m×nh ra c¸c phiÕu nhá. Chóng ta h·y t×m hiÓu t×nh huèng sau:

Lan lμ BÝ th− chi ®oμn líp Q9A1, c« ®ang ph¶i so¹n th¶o c¸c giÊy mêi ®Ó göi tíi c¸c b¹n sinh viªn tham dù buæi liªn hoan v¨n nghÖ do Chi ®oμn tæ chøc. Danh s¸ch kh¸ch mêi ®· ®−îc liÖt kª trªn mét b¶ng Word (hoÆc trªn Excel) nh− sau:

TT

Hä tªn

Líp

1

NguyÔn V¨n Quang

Q9A2

2

Th¹ch H¶i V©n

Q9A2

3

Bïi ThÞ Ninh

Q9A3

4

Lª Quang T¸m

Q9A3

5

NguyÔn ThÞ Hμ

Q9A4

Lan ph¶i lμm nh− thÕ nμo?

TÝnh n¨ng Mail Merge cña Word sÏ gióp Lan ®¬n gi¶n vμ rÊt nhanh chãng t¹o ra ®−îc c¸c giÊy mêi ghi ®Çy ®ñ th«ng tin cÇn thiÕt.

5.2 ChuÈn bÞ d÷ liÖu

Ph¶i ch¾c ch¾n b¹n ®· t¹o ®−îc danh s¸ch kh¸ch mêi nh− sau:

TT

Hä tªn

Líp

1

NguyÔn V¨n Quang

Q9A2

2

Th¹ch H¶i V©n

Q9A2

3

Bïi ThÞ Ninh

Q9A3

4

Lª Quang T¸m

Q9A3

5

NguyÔn ThÞ Hμ

Q9A4

B¶ng nμy cã thÓ ®−îc so¹n trªn Word, trªn Excel hoÆc mét b¶ng trªn Access, Foxpro.

5.3 So¹n mÉu tμi liÖu trén

So¹n th¶o mét mÉu giÊy mêi nh− sau:

75

5.4 KÝch ho¹t tÝnh n¨ng Mail merge

KÝch ho¹t tÝnh n¨ng trén tμi liÖu cña Word b»ng c¸ch më môc chän Tools | Mail Merge.. , Hép tho¹i Mail Merge Helper xuÊt hiÖn:

ë môc bÊm chuét nót Creat vμ chän môc Mailing Label, hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn:

H·y chän Active Window ®Ó tiÕp tôc:

ë môc , nhÊn chuét nót Get Data vμ chän môc Open Data Source.., hép tho¹i Open Data Source xuÊt hiÖn, b¹n h·y chän tÖp chøa danh s¸ch kh¸c mêi ®·

76

t¹o råi nhÊn Open.

Sau khi më ®−îc tÖp chøa danh s¸ch kh¸ch mêi, cã thÓ nhÊn Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Mail Merge Helper vμ sö dông thanh c«ng cô Mail merger ®Ó chÌn c¸c tr−êng tin cÇn thiÕt lªn tμi liÖu:

NÕu kh«ng thÊy thanh c«ng cô Mail Merge xuÊt hiÖn trªn mμn h×nh, cã thÓ hiÓn thÞ nã b»ng c¸ch chän thùc ®¬n View | Toolbars | Mail Merge.

5.5 ChÌn c¸c tr−êng tin lªn tμi liÖu

§Ó chÌn mét tr−êng tin lªn giÊy mêi, lμm nh− sau:

B−íc 1: §Æt ®iÓm trá vμo vÞ trÝ cÇn chÌn th«ng tin trªn tμi liÖu: ®Æt lªn phÇn ®Þnh chÌn tªn (nÕu muèn chÌn tr−êng Hä tªn) hoÆc ®Æt ®iÓm trá lªn môc líp (nÕu muèn chÌn tr−êng Líp);

B−íc 2: Trªn thanh c«ng cô Mail merge nhÊn nót Insert Merge Field, råi chän tr−êng tin cÇn chÌn lªn tμi liÖu.

Sau khi chÌn ®Çy ®ñ c¸c tr−êng tin vμo nh÷ng vÞ trÝ hîp lý cña chóng trªn tμi liÖu, b¹n cã thÓ chuyÓn sang b−íc tiÕp theo ®Ó tiÕn hμnh trén ra c¸c GiÊy mêi.

5.6 Thùc hiÖn trén tμi liÖu

NhÊn nót trªn thanh c«ng cô Mail merge, hép tho¹i tuú chän trén th− Merge xuÊt hiÖn:

Cã thÓ thiÕt lËp th«ng sè cho hép tho¹i nμy nh− sau:

- Môc Merge to: cho biÕt nh÷ng giÊy mêi ®−îc t¹o ra sÏ ®Æt ë ®©u: New document- ë mét tÖp word míi; hoÆc Printer – sÏ ®−îc in ngay ra m¸y in;

- Môc Records to be merged: cho biÕt ph¹m vi c¸c b¶n ghi sÏ ®−îc trén ra: All- sÏ thùc hiÖn trén tÊt c¶ c¸c b¶n ghi hoÆc From: – h·y chØ ra trén tõ b¶n ghi nμo ®Õn To: b¶n ghi nμo?

- Cuèi cïng nhÊn nót Merge ®Ó thùc hiÖn trén ra c¸c GiÊy mêi nh− ®· thiÕt lËp.

77

5.7 Thanh c«ng cô Mail merge

Thanh c«ng cô Mail Merge cung cÊp c¸c nót chøc n¨ng gióp b¹n lμm viÑc nhanh chãng vμ thuËn tiªn trong qu¸ tr×nh trén tμi liÖu trªn word. :

§Ó chÌn mét tr−êng tin (cét) tõ danh s¸ch lªn tμi liÖu trén; :

§Ó chuyÓn ®Õn vÞ trÝ c¸c tμi liÖu sau khi ®· trén ®−îc; :

§Ó hiÓn thÞ hép tho¹i Mail Merge Helper tiÕp tôc nh÷ng thiÕt lËp ë môc 5.4; :

§Ó kiÓm tra xem cã mét lçi nμo trong qu¸ tr×nh thiÕt lËp c¸c th«ng tin trén tμi liÖu hay kh«ng? :

Thùc hiÖn trén tμi liÖu vμ ®−a c¸c kÕt qu¶ ra mét tÖp Word míi; :

Thùc hiÖn trén tμi liÖu vμ in lu«n kÕt qu¶ ra m¸y in;

:

Më hép tho¹i thiÕt lËp c¸c th«ng tin tr−íc khi trén th− Merge.

Bμi tËp ch−¬ng 5

1. Nªu c¸c b−íc cÇn thiÕt ®Ó trén tμi liÖu word tõ mét b¶ng d÷ liÖu cã s½n trªn mét tÖp word kh¸c?

2. T¹o mét danh s¸ch ®iÓm häc sinh cña mét líp (15 häc sinh) bao gåm c¸c cét: Hä tªn, Líp, Tin häc ®¹i c−¬ng, ThuËt to¸n lËp tr×nh, TriÕt häc, §TB, XÕp lo¹i. TiÕp theo sö dông tÝnh n¨ng Mail merge trén ra c¸c phiÕu ®iÓm nh− sau ®Ó göi tíi phô huynh häc sinh:

78

3. T¹o danh s¸ch kÕt qu¶ thi tuyÓn (10 thÝ sinh) bao gåm 8 cét th«ng tin: SBD, Hä tªn, Ngμy sinh, §Þa chØ, §iÓm m«n1, §iÓm m«n 2, §iÓm m«n 3, KÕt qu¶ xÐt tuyÓn. TiÕp theo sö dông tÝnh n¨ng Mail merge ®Ó t¹o vμ in ra c¸c GiÊy b¸o kÕt qu¶ thi tuyÓn göi tíi tõng thÝ sinh.

79

Ch−¬ng 6:

Mét sè øng dông kh¸c cña word

6.1 TÝnh n¨ng ®Õm tõ

TÝnh n¨ng ®Õm tõ cho phÐp b¹n thèng kª ®−îc c¸c th«ng tin vÒ ký tù, tõ, ®o¹n, trang trªn mét tÖp tμi liÖu. Nã rÊt cÇn thiÕt khi b¹n lμ nhμ b¸o, viÕt s¸ch hoÆc lμm nh÷ng viÖc cã liªn quan.

Më môc chän Tools | Word Count ®Ó gäi tÝnh n¨ng nμy. Hép tho¹i Word Count xuÊt hiÖn:

Tæng sè trang

Tæng sè tõ

Tæng sè ký tù (kh«ng tÝnh dÊu c¸ch)

Tæng sè ký tù (kÓ c¶ dÊu c¸ch)

Tæng sè ®o¹n

Tæng sè dßng

NÕu chän môc , sÏ thùc hiÖn ®Õm c¶ c¸c tõ vμ ®o¹n trªn nh÷ng phÇn ghi chó cña tμi liÖu.

6.2 B¶o vÖ tμi liÖu

ViÖc b¶o vÖ d÷ liÖu trªn Word ®−îc ph©n thμnh c¸c møc ®é. Møc ®é cao nhÊt lμ b¶o vÖ khi më tÖp tμi liÖu, vμ møc ®é thø hai lμ b¶o vÖ sù thay ®æi d÷ liÖu trªn tÖp tμi liÖu. Sö dông møc ®é nμo lμ do b¹n quyÕt ®Þnh, tuú thuéc vμo môc ®Ých cña b¹n.

Nguyªn t¾c b¶o vÖ cho mçi møc lμ: b¹n g¸n mét mËt khÈu (Password). Khi ®ã, chØ khi nμo ng−êi dïng nhËp ®óng mËt khÈu ®· g¸n míi cã thÓ lμm ®−îc viÖc mμ b¹n ®· b¶o vÖ.

6.2.1 B¶o vÖ khi më tÖp tμi liÖu

B−íc 1: Më tμi liÖu cÇn b¶o vÖ trªn word;

B−íc 2: Më môc chän: Tools | Options.., hép tho¹i Options xuÊt hiÖn:

80

Trªn thÎ Save, b¹n h·y gâ vμo mËt khÈu b¶o vÖ tÖp khi më ë môc Password to Open:, gâ xong nhÊn OK. Hép tho¹i Confirm Password xuÊt hiÖn, yªu cÇu b¹n nhËp l¹i mËt khÈu võa gâ:

H·y gâ l¹i mËt khÈu võa gâ tr−íc ®ã vμo môc Reenter password to open: Gâ xong nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt.

NÕu b¹n gâ ®óng, hép tho¹i sÏ ®ãng l¹i, viÖc thiÕt lËp mËt khÈu khi më v¨n b¶n ®· thμnh c«ng. NÕu b¹n gâ sai, th«ng b¸o sau ®©y xuÊt hiÖn:

TiÕp theo b¹n ph¶i nhËp l¹i mËt khÈu ®· gâ tr−íc ®ã.

Sau khi ®· thiÕt lËp mËt khÈu b¶o vÖ tμi liÖu khi më tÖp nμy thμnh c«ng, nÕu ng−êi dïng më tÖp tμi liÖu nμy ra ®Ó lμm viÖc, hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn yªu cÇu nhËp vμo mËt khÈu b¶o vÖ:

Ng−êi dïng ph¶i nhËp ®óng mËt khÈu mμ b¹n ®· thiÕt lËp lªn hép tho¹i nμy míi cã

81

thÓ më ®−îc tÖp tμi liÖu.

6.2.2 B¶o vÖ khi söa néi dung tμi liÖu

B−íc 1: Më tμi liÖu cÇn b¶o vÒ trªn word;

B−íc 2: Më hép tho¹i Options;

Trªn thÎ Save, b¹n h·y gâ vμo mËt khÈu b¶o vÖ khi söa ®æi néi dung v¨n b¶n ë môc Password to modify:, gâ xong nhÊn OK. Hép tho¹i Confirm Password xuÊt hiÖn, yªu cÇu b¹n nhËp l¹i mËt khÈu võa gâ:

H·y gâ l¹i mËt khÈu võa gâ tr−íc ®ã vμo môc Reenter password to modify: Gâ xong nhÊn OK ®Ó hoμn tÊt.

NÕu b¹n gâ ®óng, hép tho¹i sÏ ®ãng l¹i, viÖc thiÕt lËp mËt khÈu thμnh c«ng. NÕu b¹n gâ sai, th«ng b¸o sau ®©y xuÊt hiÖn:

Sau khi ®· thiÕt lËp ®−îc mËt khÈu, nÕu ng−êi dïng më tÖp nμy ra ®Ó sö dông, mét hép tho¹i yªu cÇu hä nhËp mËt khÈu ®Ó cã thÓ söa ®−îc néi dung tμi liÖu:

82

- NÕu nhËp mËt khÈu ®óng, ng−êi dïng ®ã sÏ cã quyÒn söa néi dung tμi liÖu;

- NÕu kh«ng cã mËt khÈu, hä còng cã thÓ nhÊn nót Read Only ®Ó më tÖp tμi liÖu nμy d−íi d¹ng chØ ®äc- Read Only (d¹ng nμy th× kh«ng söa vμ cÊt ®−îc néi dung v¨n b¶n). Khi ®ã, thanh tiªu ®Ò word xuÊt hiÖn dßng ch÷:

C¸ch b¶o vÖ nμy kh«ng ®−îc hiÖu qu¶ l¾m khi mμ c¸c kü n¨ng xö lý d÷ liÖu trªn tμi liÖu hiÖn nay lμ rÊt ®¬n gi¶n. B¹n nªn dïng c¸ch b¶o vÖ møc khi më tÖp d÷ liÖu th× hiÖu qu¶ sÏ cao h¬n.

6.3 Hép tho¹i Options

Khi lμm viÖc víi word (còng nh− lμm viÖc trªn bÊt kú phÇn mÒm cã qui m« lín nμo ®ã) b¹n th−êng ph¶i thiÕt lËp cho m×nh mét m«i tr−êng lμm viÖc thuËn tiÖn, phï hîp víi së thÝch vμ c«ng viÖc. Hép tho¹i Options cho phÐp b¹n lμm nh÷ng viÖc ®ã.

B¹n kÝch ho¹t môc chän Tool | Options. Hép tho¹i Options xuÊt hiÖn víi nhiÒu thÎ, gióp b¹n cã thÓ thiÕt lËp m«i tr−êng lμm viÖc theo c¸c nhãm:

6.3.1 ThÎ View

§Ó thiÕt lËp c¸c th«ng tin mang tÝnh hiÓn thÞ (Viewable) trªn m«i tr−êng lμm viÖc: 83

Cã rÊt nhiÒu c¸c thuéc tÝnh mμ b¹n cã thÓ thiÕt lËp ®−îc ë ®©y, nh−ng d−íi ®©y lμ mét sè thuéc tÝnh hay ®−îc sö dông nhÊt:

- Status bar: ®Ó hiÓn thÞ thanh tr¹ng th¸i Status bar;

- ScreenTips: cho phÐp hiÓn thÞ nh÷ng mÉu giíi thiÖu (Tips) trªn mμn h×nh cña word;

- Animated text: cho phÐp hiÓn thÞ nh÷ng hiÖu øng tr×nh diÔn cña v¨n b¶n (®Ó thiÕt lËp nh÷ng hiÖu øng nμy, b¹n tham kh¶o môc 1.2.1.f Hép tho¹i Font);

- Hozirontal scrollbar: ®Ó hiÓn thÞ thanh cuén ngang cña cöa sæ tμi liÖu;

- Vertical scrollbar: ®Ó hiÓn thÞ thanh cuén däc cña cöa sæ tμi liÖu;

- Drawing: cho phÐp hiÓn thÞ h×nh vÏ lªn tμi liÖu vμ in ®−îc chóng ra m¸y in. NÕu kh«ng chän môc nμy, b¹n kh«ng thÓ nh×n thÊy c¸c h×nh vÏ b»ng thanh c«ng cô Drawing còng nh− kh«ng thÓ in ®−îc c¸c h×nh nμy ra m¸y in;

- Text Boundary: hiÓn thÞ ®−êng viÒn bao cho trang v¨n b¶n còng nh− nh÷ng ®èi t−îng kh¸c trªn tμi liÖu. §iÒu nμy gióp b¹n ph©n ®Þnh ®−îc râ rμng biªn giíi c¸c ®èi t−îng cã trªn tμi liÖu ®ang lμm viÖc;

6.3.2 ThÎ General

§Ó thiÕt lËp mét sè th«ng tin mang tÝnh chung trªn m«i tr−êng lμm viÖc:

Chóng t«i chØ giíi thiÖu 2 thuéc tÝnh b¹n cã thÓ quan t©m nhÊt:

- Recently used file list: h·y nhËp vμo sè tÖp word ®−îc sö dông dông gÇn ®©y nhÊt lªn môc chän File cña word. §iÒu nμy rÊt thuËn tiÖn cho viÖc më mét tÖp v¨n b¶n mμ b¹n chóng míi ®−îc sö dông gÇn ®©y chØ b»ng c¸ch nhÊp chuét. NgÇm ®Þnh sè tÖp lμ 4, b¹n nªn thiÕt lËp con sè nμy nhiÒu h¬n;

- Measurement units: ®Ó thay ®æi ®¬n vÞ ®o chiÒu dμi trªn word cho phï hîp víi 84

b¹n. Cã 2 kiÓu ®¬n vÞ ®o chiÒu dμi ®−îc sö dông ë ®©y lμ Inch vμ Centimeter.

6.3.3 ThÎ Spelling & Grammar

§Ó thiÕt lËp nh÷ng th«ng tin vÒ kiÓm tra lçi chÝnh t¶ v¨n b¶n:

- Check spelling as you type: ®Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng kiÓm tra lçi chÝnh t¶. B¹n nªn chän môc nμy, bëi lÏ nÕu nã ®−îc chän th× nh÷ng tõ viÕt t¾t vμ nh÷ng thiÕt lËp kiÓm tra lçi chÝnh t¶ trªn hép tho¹i AutoCorrect míi cã t¸c dông;

- Check grammar as you type: ®Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng kiÓm tra lçi ng÷ ph¸p (ng÷ ph¸p tiÕng Anh). B¹n chØ bËt nã khi tμi liÖu lμ v¨n b¶n tiÕng Anh, tr¸i l¹i b¹n nªn bá môc nμy.

85

6.3.4 ThÎ File Locations

ThiÕt lËp nh÷ng th«ng tin vÒ th− môc trªn ®Üa cã liªn quan ®Õn m«i tr−êng lμm viÖc word:

H·y chän môc cÇn thiÕt lËp l¹i th− môc ë danh s¸ch File types: råi nhÊn nót Modify ®Ó chän l¹i th− môc lμm viÖc. VÝ dô, muèn thay ®æi th− môc ngÇm ®Þnh khi më vμ cÊt v¨n b¶n míi, lμm nh− sau:

B−íc 1: Chän môc Documents trªn danh s¸ch File types;

B−íc 2: NhÊn nót Modify, hép tho¹i sau xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän l¹i th− môc míi.

B−íc 3: Sau khi chän xong th− môc ngÇm ®Þnh ®Ó më vμ cÊt tμi liÖu, nhÊn nót OK ®Ó ®ång ý sù thay ®æi nμy.

86

6.4 Lμm viÖc víi Macro

Khi lμm viÖc víi word nhiÒu khi b¹n ph¶i lÆp l¹i mét sè c¸c thao t¸c xö lý trªn tμi liÖu. §iÒu nμy sÏ ®−îc ®¬n gi¶n h¬n khi b¹n ¸p dông kü thuËt Macro.

Macro cã thÓ hiÓu lμ mét lÖnh ®Ó gäi mét thñ tôc (thñ tôc lμ mét ch−¬ng tr×nh ®−îc lËp tr×nh trªn m¸y tÝnh cã thÓ bao gåm nhiÒu lÖnh yªu cÇu m¸y tÝnh lμm viÖc) nμo ®ã. LÖnh Macro cã thÓ ®−îc g¾n bëi tæ hîp phÝm t¾t hoÆc ®−îc g¾n vμo mét nót lÖnh trªn thanh c«ng cô mμ khi bÊm tæ hîp phÝm t¾t nμy hoÆc nhÊn chuét lªn nót ®· g¸n trªn thanh c«ng cô, Macro ®ã sÏ ®−îc thùc hiÖn.

6.4.1 T¹o Macro

§Ó dÔ hiÓu h¬n, chóng t«i sÏ ®−a ra bμi to¸n vμ c¸ch gi¶i quyÕt nã sau ®©y:

B¹n lμ mét nh©n viªn v¨n phßng, rÊt hay ph¶i so¹n th¶o c¸c b¸o c¸o, hîp ®ång,.. mμ cã dßng tiªu ®Ò ®Çu tiªn lμ:

Céng hoμ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam

§éc lËp – Tù do – H¹nh phóc

--o0o--

H·y t¹o mét Macro cã tªn CHXHCNVN vμ g¾n nã bëi mét tæ hîp phÝm nãng Ctrl + T ch¼ng h¹n, b¹n lμm nh− sau:

B−íc 1: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng t¹o míi Macro b»ng c¸ch: më môc chän Tools | Macro | Record new Macro.. Hép tho¹i Record Macro xuÊt hiÖn:

B−íc 2: Khai b¸o tªn vμ thiÕt lËp phÝm t¾t cho Macro nμy:

- ¤ Macro name: b¹n h·y gâ vμo tªn cña Macro cÇn t¹o lμ: CHXHCNVN;

- §Ó thiÕt lËp phÝm t¾t cho Macro, h·y nhÊn lªn nót Keyboard , hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn:

87

Khi con trá ®ang nhÊp nh¸y ë hép Press new shortcut key: b¹n h·y bÊm tæ hîp phÝm nãng cÇn thiÕt lËp (ë ®©y lμ Ctrl + T), tiÕp theo nhÊn Asign ®Ó ®ång ý. Cuèi cïng nhÊn Close ®Ó ®ãng hép tho¹i nμy l¹i. Mét thanh c«ng cô míi xuÊt hiÖn nh− sau:

Vμ con trá trªn mμn h×nh sÏ trë thμnh: . Khi ®ã b¹n cã thÓ ra c¸c lÖnh cho Macro nμy.

B−íc 3: Ra c¸c lÖnh cho Macro: Thùc chÊt lÖnh cho Macro ®ang t¹o lμ: So¹n th¶o dßng ch÷

Céng hoμ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam

§éc lËp – Tù do – H¹nh phóc

--o0o--

vμ ®Þnh d¹ng dßng ch÷ ®ã ®Ó trë thμnh:

Céng hoμ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam

§éc lËp – Tù do – H¹nh phóc

--o0o--

B¹n h·y lμm c¸c c«ng viÖc so¹n th¶o ®Ó ®−îc kÕt qu¶ nh− vËy.

B−íc 4: KÕt thóc viÖc t¹o Macro: Sau khi so¹n th¶o ®−îc mÉu tiªu ®Ò nh− ý muèn, h·y kÕt thóc viÖc t¹o Macro nμy b»ng c¸ch nhÊn lªn nót Stop recording trªn thanh c«ng cô Stop. B¹n ®· t¹o ®−îc Macro cã tªn CHXHCNVN víi phÝm nãng lμ Ctrl + T.

6.4.2 Sö dông Macro ®· t¹o ®−îc

Gi¶ sö ®· t¹o ®−îc Macro CHXHCNVN. Khi muèn hiÓn thÞ tiªu ®Ò nh− vËy b¹n chØ cÇn gäi Macro nμy bëi phÝm nãng cña nã lμ Ctrl + T. B¹n sÏ thu ®−îc kÕt qu¶ nh− 88

mong muèn.

C©u hái vμ bμi tËp ch−¬ng 6

1. Nªu c¸c ph−¬ng ph¸p b¶o vÖ d÷ liÖu trong c¸c tÖp v¨n b¶n word? NÕu kh«ng muèn cho bÊt kú ai ®äc ®−îc néi dung trong mét tÖp tμi liÖu, b¹n ph¶i dïng ph−¬ng ph¸p nμo ®Ó b¶o vÖ, cho biÕt c¸c b−íc ®Ó thiÕt lËp?

2. Do mμn h×nh hiÓn thÞ d÷ liÖu m¸y tÝnh nhá, nÕu muèn Èn ®i thanh tr¹ng th¸i cña word ph¶i lμm nh− thÕ nμo?

3. Trong khi so¹n th¶o trong word nÕu c¸c dßng v¨n b¶n tiÕng ViÖt xuÊt hiÖn nh÷ng dßng g¹ch ch©n mμu ®á nh− sau: . H·y cho biÕt t¹i sao nh− vËy, vμ c¸ch kh¾c phôc sù cè nμy?

4. Gi¶ sö ®· cã th− môc C:\TaiLieu. Muèn mçi lÇn thùc hiÖn lÖnh më tμi liÖu hoÆc lÖnh ghi tμi liÖu míi trong Word, th− môc nμy sÏ ®−îc më ra ®Çu tiªn, ph¶i lμm nh− thÕ nμo?

5. B¹n hiÓu kh¸i niÖm Macro nh− thÕ nμo? Nªu c¸c b−íc cÇn thiÕt ®Ó cã thÓ t¹o ®−îc mét Macro?

6. H·y t¹o c¸c Macro ®Ó lμm c¸c c«ng viÖc sau:

- Macro cã tªn ChupManHinh ®Ó chôp toμn bé mμn h×nh hiÖn t¹i cña m¸y tÝnh vμ ®−a vμo vÞ trÝ ®ang chän trªn tμi liÖu;

- Macro cã tªn DanhSoTrang ®Ó tù ®éng ®¸nh sè trang cho v¨n b¶n ®ang so¹n th¶o lªn tiªu ®Ò cuèi theo ®Þnh d¹ng nh− sau: Trang 9/83

- Macro cã tªn CatVaThoat ®Ó ghi l¹i néi dung v¨n b¶n ®ang so¹n th¶o lªn ®Üa ®ång thêi tho¸t khái Word.

89

Môc lôc

Bμi më ®Çu...........................................................................................................................2

1. Giíi thiÖu phÇn mÒm Microsoft Winword..........................................................2

2. C¸ch khëi ®éng......................................................................................................2

3. M«i tr−êng lμm viÖc...............................................................................................3

4. T¹o mét tμi liÖu míi...............................................................................................3

5. Ghi tμi liÖu lªn ®Üa..................................................................................................4

6. Më tμi liÖu ®· tån t¹i trªn ®Üa...............................................................................5

7. Tho¸t khái m«i tr−êng lμm viÖc...........................................................................5

Ch−¬ng 1:.............................................................................................................................6

so¹n th¶o c¬ b¶n............................................................................................................6

1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n.......................................................................6

1.1.1 NhËp v¨n b¶n...................................................................................................6

a. Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt....................................................................................................6

b. Sö dông bμn phÝm...............................................................................................................7

1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n..............................................................................7

a. Sao chÐp.............................................................................................................................7

b. Di chuyÓn khèi v¨n b¶n......................................................................................................8

1.1.3 ThiÕt lËp Tab...................................................................................................9

1.2 C¸c kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n.......................................................................11

1.2.1 §Þnh d¹ng ®¬n gi¶n.......................................................................................11

a. Chän ph«ng ch÷................................................................................................................11

b. Chän cì ch÷......................................................................................................................12

c. Chän kiÓu ch÷...................................................................................................................12

d. Chän mμu ch÷...................................................................................................................13

e. Chän mμu nÒn v¨n b¶n......................................................................................................14

f. Hép tho¹i Font..................................................................................................................14

1.2.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n................................................................................16

1.3 ThiÕt lËp Bullets vμ numbering........................................................................18

1.3.1 ThiÕt lËp Bullets............................................................................................18

1.3.2 ThiÕt lËp Numbering.....................................................................................20

1.4 So¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc...........................................................................21

1.5 Chia v¨n b¶n thμnh nhiÒu cét..........................................................................21

1.5.1 Chia cét v¨n b¶n............................................................................................22

1.5.2 Söa l¹i ®Þnh d¹ng...........................................................................................23

1.6 T¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n...................................................................23

1.6.1 C¸ch t¹o.........................................................................................................23

1.6.2 §iÒu chØnh ch÷ c¸i lín ë ®Çu ®o¹n................................................................24

1.7 T¹o vμ qu¶n lý c¸c Style....................................................................................24

1.7.1 T¹o mét Style................................................................................................24

1.7.2 G¸n Style cho mÉu ®· ®−îc ®Þnh d¹ng..........................................................27

1.7.3 §iÒu chØnh Style............................................................................................28

1.7.4 Qu¶n lý c¸c Styles.........................................................................................29

1.8 T×m kiÕm vμ thay thÕ v¨n b¶n..........................................................................30

1.8.1 T×m kiÕm v¨n b¶n..........................................................................................30

1.8.2 T×m vμ thay thÕ v¨n b¶n................................................................................31

90

1.9 TÝnh n¨ng AutoCorrect.....................................................................................32

1.9.1 Thªm mét tõ viÕt t¾t......................................................................................32

1.9.2 Xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t.....................................................................................32

1.9.3 C¸c tuú chän vÒ söa lçi chÝnh t¶....................................................................33

1.10 ChÌn ký tù ®Æc biÖt..........................................................................................33

1.10.1 ChÌn ký tù ®Æc biÖt......................................................................................33

1.10.2 G¸n tæ hîp phÝm nãng cho ký tù ®Æc biÖt...................................................34

1.10.3 G¸n tõ viÕt t¾t cho ký tù ®Æc biÖt.................................................................36

C©u hái vμ bμi tËp Ch−¬ng 1..................................................................................37

Ch−¬ng 2:............................................................................................................................41

b¶ng biÓu...........................................................................................................................41

2.1 T¹o cÊu tróc b¶ng..............................................................................................41

2.1.1 ChÌn b¶ng míi..............................................................................................41

2.1.2 Söa cÊu tróc b¶ng..........................................................................................42

2.1.3 Trén «............................................................................................................44

2.1.4 VÏ b¶ng.........................................................................................................44

2.2 §Þnh d¹ng b¶ng biÓu.........................................................................................45

2.2.1 §Þnh d¹ng d÷ liÖu trong «.............................................................................45

2.2.2 T« nÒn, kÎ viÒn..............................................................................................45

2.3 TÝnh to¸n trªn b¶ng...........................................................................................47

2.3.1 TÝnh tæng.......................................................................................................47

2.3.2 TÝnh trung b×nh céng.....................................................................................48

2.4 S¾p xÕp d÷ liÖu trªn b¶ng.................................................................................49

2.5 Thanh c«ng cô Tables and Borders.................................................................51

C©u hái vμ bμi tËp Ch−¬ng 2..................................................................................52

Ch−¬ng 3:............................................................................................................................55

§å ho¹.................................................................................................................................55

3.1 VÏ khèi h×nh ®¬n gi¶n.......................................................................................55

3.1.1 Sö dông c¸c mÉu h×nh ®¬n gi¶n....................................................................55

3.1.2 Sö dông c¸c khèi h×nh AutoShape.................................................................56

3.1.3 §Þnh d¹ng h×nh vÏ.........................................................................................56

3.1.4 Lμm viÖc tËp hîp c¸c h×nh vÏ........................................................................57

a. Gom nhãm (Group)..........................................................................................................57

b. Gì nhãm (Ungroup).........................................................................................................57

c. Nhãm l¹i (Regroup)..........................................................................................................57

3.2 T¹o ch÷ nghÖ thuËt............................................................................................57

3.2.1 ChÌn ch÷ nghÖ thuËt......................................................................................57

3.2.2 HiÖu chØnh.....................................................................................................58

3.3 ChÌn ¶nh lªn tμi liÖu..........................................................................................59

3.5.1 ChÌn ¶nh tõ mét tÖp tin.................................................................................59

3.5.2 ChÌn ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery..........................................................60

3.5.3 Chôp ¶nh tõ mμn h×nh vμo tμi liÖu.................................................................61

C©u hái vμ bμi tËp Ch−¬ng 3..................................................................................62

Ch−¬ng 4:............................................................................................................................67

In Ên......................................................................................................................................67

91

4.1 Qui tr×nh ®Ó in Ên..............................................................................................67

4.2 TÝnh n¨ng Page Setup.......................................................................................67

4.3 Tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang.........................................................................69

4.4 ChÌn sè trang tù ®éng.......................................................................................71

4.5 Xem tμi liÖu tr−íc khi in...................................................................................71

4.6 In Ên tμi liÖu.......................................................................................................73

C©u hái vμ bμi tËp ch−¬ng 4...................................................................................74

Ch−¬ng 5:............................................................................................................................75

trén tμi liÖu.....................................................................................................................75

5.1 Kh¸i niÖm vÒ trén tμi liÖu.................................................................................75

5.2 ChuÈn bÞ d÷ liÖu.................................................................................................75

5.3 So¹n mÉu tμi liÖu trén.......................................................................................75

5.4 KÝch ho¹t tÝnh n¨ng Mail merge......................................................................76

5.5 ChÌn c¸c tr−êng tin lªn tμi liÖu........................................................................77

5.6 Thùc hiÖn trén tμi liÖu.......................................................................................77

5.7 Thanh c«ng cô Mail merge...............................................................................78

Bμi tËp ch−¬ng 5......................................................................................................78

Ch−¬ng 6:............................................................................................................................80

Mét sè øng dông kh¸c cña word.........................................................................80

6.1 TÝnh n¨ng ®Õm tõ...............................................................................................80

6.2 B¶o vÖ tμi liÖu.....................................................................................................80

6.2.1 B¶o vÖ khi më tÖp tμi liÖu..............................................................................80

6.2.2 B¶o vÖ khi söa néi dung tμi liÖu....................................................................82

6.3 Hép tho¹i Options..............................................................................................83

6.3.1 ThÎ View.......................................................................................................83

6.3.2 ThÎ General...................................................................................................84

6.3.3 ThÎ Spelling & Grammar..............................................................................85

6.3.4 ThÎ File Locations.........................................................................................86

6.4 Lμm viÖc víi Macro...........................................................................................87

6.4.1 T¹o Macro.....................................................................................................87

6.4.2 Sö dông Macro ®· t¹o ®−îc...........................................................................88

C©u hái vμ bμi tËp ch−¬ng 6................................................