Thư phàn nàn
cần thể hiện tính lịch sự và rõ ràng, chính xác.
Bố cục và cách trình bày e-mail phàn nàn
Các bạn hãy cùng chúng tôi phân tích một email mẫu sau đây và tìm hiểu bố cục của một email phàn nàn.
Phần tiêu đề
=> Địa chỉ cá nhân, tổ chức nhận thư
Subject: Complaint against your staff member “Henry Cooper”
=> Chủ đề. Điều bạn muốn phàn nàn. Câu này cần ngắn gọn, súc tích nhất có thể.
Phần nội dung
Dear Mr. Moore,
=> Lời chào đầu thư. Bạn nên dùng cách chào lịch thiệp, cách phổ biến nhất là Dear + tên
I would like to lodge a complaint regarding the bad service received by one of your staff when I had visited your bank branch on 27th of March 2012. I am a saving account holder in your bank with my account number being 2390786.
=> Đoạn đầu tiên, bạn đề cập luôn đến lý do viết thư và điều bạn phàn nàn. Câu này cần viết rõ ràng, cụ thể.
Một số mẫu câu bắt đầu phần này như sau:
I would like to lodge a complaint regarding………..
I am writing this letter to you company so as to make a formal complaint against……………
This email is regarding the compliant for…………..
………..
I had visited the branch to deposit some money in my account. I was asked to wait by one of the customer service executives by the name Henry Cooper and above that I was not provided with a token. After waiting for fifteen minutes when I asked the customer service executive for help, he said that he was busy though he was not attending to any customer. I had to leave without being attended.
=> Tiếp đó, bạn sẽ kể lại diễn biến sự việc và giải thích vì sao điều đó làm ảnh hưởng đến mình và ảnh hưởng như thế nào. Bạn cần kể lại rõ ràng với thông tin chính xác.
I would request you to take action against the staff or else I may have to close my account.
=> Kêu gọi hành động từ phía cá nhân tổ chức để giải quyết vấn đề của bạn. Hãy nói cách khác, yêu cầu người nhận thư đưa ra giải pháp. Tùy theo mức độ mà bạn có cách thể hiện khác nhau; có thể là lời khuyên nhẹ nhàng, hay lời đề nghị rõ ràng kèm theo điều kiện.
Một số mẫu câu các bạn có thể dùng để diễn đạt như:
I would request you to take action against……….
So I kindly request you to please look into the matter and take necessary action.
I just want you to take necessary action against……………..
………….
Regards,
Nathan Lee.
=> Lời chào cuối cùng và chữ kí. Mẫu câu chào hay dùng nhất với dạng thư này là regards (trân trọng)
Đôi khi bạn để lại cả số điện thoại để người nhận thư tiện liên lạc với bạn.
Chú ý: Mặc dù mục đích của loại thư này là phàn nàn về việc mà chúng ta cảm thấy không hài lòng, bực tức tới một cá nhân hay tổ chức nhưng lời lẽ trong thư cần thể hiện được tính lịch sự với thông tin chính xác.
Bây giờ, các bạn hãy dựa vào những gì đã học và luyện tập viết email phàn nàn sau.
Thư cảm ơn
Với sự phát triển và tiến bộ của nhân loại, email ngày càng được sử dụng rộng rãi với mọi tầng lớp, trong mọi ngành nghề và trong nhiều hoàn cảnh khác nhau.
Thư cảm ơn đòi hỏi người viết một mặt vẫn phải tuân thủ những quy ước chung của email, một mặt phải thể hiện được lòng biết ơn, tình cảm của mình với người nhận thư.
Bên cạnh đó, người viết cũng cần chú ý đến một số các yếu tố sau khi viết lời cảm ơn:
+ Thư cảm ơn được viết dưới dạng câu tập trung vào lý do mình cảm ơn và tới ai.
+ Nội dung thư cần phản ánh được thiện chí của người viết và cần phải viết ngắn gọn, súc tích.
+ Thư cảm ơn không được sử dụng cho cá nhân mà còn đối với mọi tình huống, nhưng dù hoàn cảnh nào thì cũng cần có lời chào lịch sự, điều đó làm cho bức thư tăng thêm giá trị.
Hướng dẫn cách viết:
Một lá thư cảm ơn cần phải có những yếu tố sau:
1. Lời chào đầu thư
Các bạn có thể sử dụng Dear + name (được dùng nhiều nhất)
Với những văn phong trịnh trọng hơn chúng ta có thể sử dụng nhiều từ ngữ khác như:
Respected Sir/Madam/Mr…./ …
2. Nói lời cảm ơn:
Lời cảm ơn và lý do cảm ơn thường được viết ngay câu đầu tiên của phần nội dung thư.
Các bạn có thể sử dụng những mẫu câu như:
I so greatly appreciate...
I'm honored...
I am very thankful...
I'm delighted...
We were touched...
I truly enjoyed...
We are truly grateful...
I am much obliged...
I was inspired...
I relished…
I was dazzled...
How adorable of you... Thank you for……
I would like to thank you for….
We’d like to express our gratitude for……………
Thank you so much for………….
…………………..
3. Giải thích rõ hơn những điều tuyệt vời ai đó mang lại cho mình
Có nghĩa là bạn thể hiện sự thích thú, biết ơn của mình với những gì mà người nhận thư đã dành cho mình. Chẳng hạn khi bạn nhận được một món quà, bạn hãy nói bạn đã tận hưởng món quà ấy như thế nào, nó có ích với bạn như thế nào.
Ở đoạn này, bạn nên sử dụng các tính từ và trạng từ để bộc lộ cảm xúc cũng như lòng biết ơn của mình.
Tùy theo hoàn cảnh mà bạn sẽ có cách diễn đạt khác nhau.
4. Lời chúc, lời hứa
Ở cuối lá thư cảm ơn, chúng ta thường gửi lời chúc hay lời hứa đến người nhận. Đây là một cách để tỏ lòng biết ơn.
Chúng ta có nhiều mẫu câu, sau đây là một số ví dụ:
So I am hoping and wishing that
I hope that…………….
Wish you………
I promise to..
Tùy theo hoàn cảnh mà chúng ta sẽ diễn đạt khác nhau.
5. Lời cảm ơn cuối cùng và chữ kí
6. Ví dụ và phân tích
Dưới đây là một thư cảm ơn mẫu. Các bạn hãy cùng chúng tôi phân tích và rút ra kinh nghiệm cho mình.
Phần đầu:
To: Jeff [email protected]
(Sau To:…bạn điền địa chỉ người nhận thư, nếu bạn muốn gửi đến nhiều người bạn hãy chọn Cc hoặc Bcc.)
Subject: Thank you for sending us a beautiful wedding photo album.
(Subject:….là phần bạn sẽ viết tiêu đề thư. Phần này cần ngắn gọn mà súc tích.)
Sau đây là phần nội dung thư:
Dear Jeff
=> Lời chào, bắt đầu thư
It fills my heart with pleasure to know that you remembered my wedding anniversary and sent your love in the form of the beautiful photo album.
=> Lý do người viết cảm ơn.
I wish to use this email as medium to express my gratitude towards you for the wonderful gift which has so beautifully captured the wonderful moments. Though only the fact that you remembered the special day means a lot to me but your gift adds touches of your heartfelt feelings and care.
=> Bày tỏ lời cảm ơn chân thành, kèm theo cảm xúc của người viết. (Các bạn chú ý đến cách sử dụng các tính từ và trạng từ để đánh giá cao những gì mà người nhận thư đã làm cho người viết.)
Through this email I also wish to tell you that any gift from you is incomplete without your presence along with it.
=> Một lần nữa đánh giá cao những gì mà người nhận thư đã giúp đỡ.
So I am hoping and wishing that you make your presence in my life felt as soon as work allows. I remember you each day and you shall reside in my house from now onwards in the form of your wonderful gift.
=> Hi vọng, ước muốn đồng thời vẫn tiếp tục bày tỏ lòng biết ơn chân thành.
Thanking you once again.
=> Lời cảm ơn cuối thư.
Carla Bruni
=> Chứ kí, tên (Các bạn có thể kết thúc bằng Sincerely, Best regards,…trước khi viết tên.)
Tùy vào hoàn cảnh khác nhau mà các bạn có thể biến đổi cách viết sao cho phù hợp và đáp ứng mục đích của mình.
Thư thông báo
Email thông báo là loại email mà chúng ta sử dụng để thông báo về một sự kiện hay sự việc nào đó. Dạng email này còn đóng vai trò như một lời mời ai đó tới sự kiện.
Thư thông báo được sử dụng trong nhiều trường hợp như mời cười, thông báo tin buồn, thông báo tuyển dụng,…..
Khi viết dạng thư này cần phải có những yếu tố sau:
· Lý do viết email này, tương ứng với sự kiện gì.
· Thời gian địa điểm sự kiện diễn ra.
· Ảnh quảng cáo sự kiện (nếu có).
Hướng dẫn cách viết
Sau đây các bạn hãy cùng chúng tôi phân tích một email thông báo mẫu và tìm hiểu cách trình bày của dạng email này.
Bcc: [email protected]
=> Thông thường loại thư này thường được gửi đến nhiều người một lúc. Hãy sử dụng Cc và Bcc để thêm địa chỉ mà bạn muốn gửi.
Subject: Internship announcement
=> Chủ đề của email thông báo có thể khác nhau tùy trường hợp. Ví dụ, đối với sự kiện mang tính giải trí, chúng ta có thể để tiêu đề mang tính quảng cáo như “save your time!”, “joining now”,….
Tuy nhiên đối với những sự kiện có tính chất nghi lễ hay trang trọng, chúng ta cũng nên sử dụng những từ ngữ chuẩn mực như “wedding announcement”, “internship announcement”,….
Dear all,
=> Vì thư gửi đến nhiều người một lúc nên chúng ta chỉ chào chung chung Dear all,.
We are pleased to announce that we are soon going to start the summer internship program for our students in Psychology, Physiology and Sociology department. This is with reference to your interest in the internship camps and training sessions organized by us.
=> Thông báo tin sự kiện. Với những thông báo như tin tức không hay, chúng ta nên viết câu thông báo đi thẳng vào vấn đề và đơn giản.
Một số mẫu câu dùng để đưa ra lời thông báo:
We are pleased to announce that………….
We feel proud to announce that………………….
I would like to inform you that…………………..
This is to bring to your notice that………………
We are thrilled to announce……………………
We are writing to inform you that the period of internship would be from September to November, i.e. it would be a three month long camp. You will be provided the position according to your trial performances and initial day’s practices. To be a part of our internship program, you must be fluent in English and must possess excellent interpersonal and communication skills. In addition, the applicant should be proficient in his or her required field of work and should be qualified with the knowledge of computer languages and MS Office.
=> Thông báo chi tiết hơn về sự kiện gồm thời gian, địa điểm, các hoạt động có trong sự kiện, đối tượng tham gia,…..(nếu có).
We promise that this summer internship program would be of a great benefit to you. The interested students may apply for their candidacy latest by 20th August 2012. Please note that our admission windows are open during the morning times from 9:00 AM to 11:00 AM.
=> Nhắc lại thời gian địa điểm và đưa ra lời mời chính thức.
For any further information or queries regarding this internship camp, you can contact any of our HR team members or call us on 092283828.
=> Cách liên hệ với người tổ chức sự kiện, hay người chịu trách nhiệm đón tiếp (nếu cần).
We hope to develop a professional relationship with you.
=> Câu kết: thể hiện mong muốn người nhận thư tham gia.
Sincerely,
Joe Charles.
=> Câu chào và kí tên.
Thư xin việc
Thư ứng tuyển qua mạng là một trong những dạng thư mang tính văn phong cao, thường được gửi tới nhà tuyển dụng kèm theo bản mềm sơ yếu lí lịch và thư xin việc chính thức. Hình thức này thu hút nhiều ứng cử viên hơn gửi hồ sơ trực tiếp nên ứng cử viên cũng cần phải nỗ lực để nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng.
Ứng với mỗi ngành nghề, vị trí khác nhau mà chúng ta soạn thư cho phù hợp.
Sau đây là một số lưu ý khi viết gửi mail ứng tuyển:
+ Khi viết email xin việc, ứng viên cần nắm được các yêu cầu của công việc và từ đó tập trung trình bày những năng lực mình có để chứng minh mình phù hợp với vị trí ấy.
+ Thư xin việc cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề vì các thông tin chi tiết hơn đã có ở sơ yếu lí lịch và CV.
+ Sau khi viết xong cần kiểm tra các lỗi chính tả, ngữ pháp. Điều này sẽ tạo ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.
Hướng dẫn cách viết
Để viết một e-mail ứng tuyển chúng ta cần làm những bước sau:
1. Phần tiêu đề
To:…….Phần này bao gồm địa chỉ người nhận. (Thường là địa chỉ mail của phòng nhân sự hay cán bộ nhân sự.)
Subject:………….Tiêu đề thư. Chúng ta thường ghi vị trí mà mình ứng tuyển tại đây
2. Phần nội dung
a. Lời chào
Cũng như các thư khác, chúng ta bắt đầu bằng lời chào cá nhân hay tổ chức hay phòng ban, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng
Ví dụ: Dear Ms./Mr…/ Dear Sir/Madam../…
b. Lý do viết thư và vị trí ứng tuyển.
Ở đoạn này, bạn nêu lên lý do viết thư và ứng tuyển vị trí nào. Bạn có thể nói thêm lý do vì sao mà bạn biết thông tin tuyển dụng của công ty.
Một số mẫu câu như:
I’m writing this mail to apply to the position of………….
This mail is in response to the job post in………………
I am sending you this email as an application to………………..
I am writing to apply for…
………..
c. Thể hiện khả năng, năng lực
Đây là phần quan trọng nhất của thư xin việc. Ở phần này, bạn phải thể hiện những khả năng, trình độ học vấn cũng như những kinh nghiệm hay những thành quả mà bạn có để chứng minh với nhà tuyển dụng rằng bạn phù hợp và là ứng cử viên sáng giá cho vị trí ấy.
Bạn chỉ có thể viết một vài câu nên hãy viết thật ngắn gọn nhưng vẫn nổi bật và đầy đủ. Các bạn chú ý trình bày thật khoa học và dễ hiểu.
Sau đây là một số ví dụ:
I have done my graduation in……………………
I have worked on lots of challenging projects during my academic years and even handled few projects independently.
I believe I have the necessary academic qualifications and skill set needed for this job.
Các bạn có nhiều cách để nói, miễn sao bạn phải đề cập được niềm vinh dự của mình nếu được làm công việc ấy cũng như chứng minh mình là ứng cử viên sáng giá.
Tuy nhiên, trung thực là yếu tố rất quan trọng đối với loại thư này nên nếu bạn muốn có một công việc tốt, hãy tích lũy kinh nghiệm cho mình ngay từ bây giờ.
d. Hẹn phỏng vấn
Đây là phần bạn sẽ gợi ý nhà tuyển dụng chủ động liên lạc với bạn để hẹn lịch phỏng vấn trực tiếp.
Ở phần này, bạn cần thể hiện được nhiệt huyết của mình với công việc bạn ứng tuyển và mong muốn được phỏng vấn trực tiếp.
Đây cũng là phần bạn ghi đầy đủ thông tin liên lạc của bạn gồm tên, số điện thoại hay email.
e. Lời cảm ơn và chữ kí.
Đây là phần không thể thiếu khi viết bất kì một bức thư nào. Hãy cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc mail của bạn.
Phần chữ kí bạn nên bắt đầu với: Your faithfully, Sincerely, Best regards,..
Ví dụ và phân tích
Dưới đây là một e-mail xin ứng tuyển vào vị trí nhân viên quản lý văn phòng cấp cao.
=> Địa chỉ nhà tuyển dụng
Subject: Application for junior office manager job position in your company ‘Rachel and Brit’
=> Chủ đề thư nói rõ vị trí ứng tuyển
Respected Mr. Jackson
Sir, I, Jack Field would like to apply for the job position of junior office manager in your reputed and renowned company. This is in reference with the job opening that was published in the Times newspaper of the state on 7th May 2011. I would like to bring to your kind notice that I have applied for this position with full realization of the duties and responsibilities which come with this job and I am completely ready to take up these duties on my shoulder.
=> Lý do viết thư và vị trí muốn ứng tuyển kèm theo thông tin do đâu mà ứng viên này biết thông tin tuyển dụng của công ty.
I am attaching a copy of my resume along with this mail. My resume would throw light on the fact that I have worked as an office manager in previous organizations which spanned over 8 years. My immense experience in this field along with my exceptional managerial skills shall help me to handle this job with ease and perfection. I am not only hard working but very dedicated as well when it comes to fulfilling my duties and responsibilities.
=> Trình bày kinh nghiệm và năng lực để chứng minh mình phù hợp
My education consists of a post graduate degree in management and administration which I obtained from Leeds University, London. I have always been a great leader and have won several academic awards as well as acclaims at my previous work places. I have always found it easy to accommodate in any work environment and work in crunch situations efficiently.
=> Trình bày ngắn gọn bằng cấp, trình độ học vấn và chứng minh điều đó phù hợp với vị trí ứng tuyển và yêu cầu của nhà tuyển dụng.
I am sure you wouldn’t regret you decision if you hire me sir.
=> Lời cam kết, hứa hẹn.
Sincerely
Jack Field
=>Lời chào và chứ kí cuối thư.
Chú ý:
Thư xin việc không phải là thư trình bày tất cả những gì mà bạn có, bạn đừng nhầm lẫn với CV. Mục đích chính của thư là làm cho nhà tuyển dụng để ý đến bạn và đánh giá thái độ của bạn để hẹn phỏng vấn với bạn. Cho nên bạn cần viết thật ngắn gọn và khoa học.
Sau đây, các bạn hãy thực hành viết một số thư xin việc tương ứng với các ngành nghề khác nhau dựa vào những gì đã học.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro