1.Khái niệm và đặc điểm của thủ tục hành chính

- Khái niệm

Thủ tục hành chính là trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan hành chính Nhà nước hoặc cá nhân, tổ chức được uỷ quyền trong việc giải quyết các công việc của Nhà nước và các kiến nghị, yêu cầu chính đáng của công dân hoặc tổ chức nhằm thi hành nghĩa vụ hành chính, đảm bảo công vụ của Nhà nước và phục vụ nhân dân.

Nội dung của khái niệm:

+ Thủ tục hành chính do pháp luật quy định.

Thủ tục hành chính do pháp luật quy định, chính vì thế nó có tính bắt buộc thi hành đối với các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền tiến hành thủ tục hành chính và mọi công dân, tổ chức tham gia vào thủ tục hành chính.

Toàn bộ các quy phạm pháp luật về thủ tục hành chính tạo thành chế định quan trọng của luật hành chính nó cho biết các quy phạm nội dung của luật hành chính được thực hiện bằng cách nào.

Chẳng hạn như, bằng cách nào để có thể đăng ký được hộ khẩu? Cần những giấy tờ gì để có được giấy phép hành nghề hợp pháp? Hoặc bằng cách nào để vay vốn sản xuất…

Quy phạm thủ tục hành chính còn có tên gọi là quy phạm hình thức. Thiếu bộ phận này, luật pháp sẽ không có đủ điều kiện để đi vào đời sống. Vì vậy, trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật, sau các quy định về nội dung là những quy phạm thủ tục để thực hiện nội dung đó.

- Thủ tục hành chính diễn ra trong lĩnh vực chấp hành và điều hành.

Nếu có sự thừa nhận hoạt động của nhà nước có sự phân công và phối hợp chặt chẽ trên các lĩnh vực lập pháp, tư pháp và hành pháp thì tương ứng chúng ta có thủ tục lập pháp, thủ tục tư pháp và thủ tục hành chính. Thủ tục lập pháp là thủ tục xây dựng Hiến pháp, luật, các văn bản mang tính luật. Thủ tục tư pháp là thủ tục xét xử các vụ án hình sự, dân sự, hành chính do TA, VKS tiến hành. Còn thủ tục hành chính là thủ tục giải quyết các công việc mang tính chấp hành và điều hành. Đó chủ yếu là các thủ tục tiến hành các hoạt động công vụ nhằm hỗ trợ, tổ chức hay tạo điều kiện để các hoạt động của đời sống xã hội, hoạt động kinh tế được thực hiện thuận lợi.

+ Chỉ có các hoạt động quản lý hành chính được quy phạm thủ tục hành chính điều chỉnh mới tạo thành thủ tục hành chính, còn các hoạt động tổ chức – tác nghiệp cụ thể nào đó trong hoạt động quản lý hành chính không mang nội dung quyền lực nhà nước, không được các quy phạm thủ tục hành chính điều chỉnh thì không được thực hiện theo thủ tục hành chính.

Ví dụ: thủ tục tiến hành hội nghị, tổ chức cuộc họp, thủ tục mượn sách thư viện… đều không phải là thủ tục hành chính.

- Những đặc điểm của thủ tục hành chính

+ Thứ nhất, thủ tục hành chính được thực hiện bởi nhiều cơ quan và công chức nhà nước.

Quản lý hành chính nhà nước được tiến hành bởi nhiều chủ thể khác nhau có thẩm quyền quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau, nhiều cấp khác nhau, vì vậy khác với thủ tục lập pháp chỉ do QH tiến hành, khác với thủ tục tố tụng chỉ do các cơ quan như VKS, TA, cơ quan điều tra thực hiện, thủ tục hành chính được tiến hành bởi nhiều cơ quan và công chức nhà nước.

- Thứ hai, đối tượng công việc cần thực hiện rất phức tạp.

Thủ tục hành chính là thủ tục giải quyết các công việc nội bộ nhà nước và giải quyết các công việc liên quan đến quyền chủ thể và nghĩa vụ pháp lý của công dân.

Do vậy đối tượng công việc cần thực hiện rất phức tạp. Có việc cần phải thực hiện nhanh, gọn qua ít khâu, cấp, nhưng nhiều trường hợp đòi hỏi phải thận trọng, qua nhiều khâu và yêu cầu các loại giấy tờ xác minh tỷ mỷ.

- Thứ ba, thủ tục hành chính phải kết hợp những khuôn mẫu ổn định tương đối với các biện pháp thích hợp, được việc và tuỳ từng trường hợp cụ thể.

- Quản lý hành chính nhà nước chủ yếu là hoạt động cho phép, ra mệnh lệnh có tính chất đơn phương và thi hành ngay nhằm giải quyết nhanh chóng, có hiệu quả mọi công việc biến động hàng ngày của xã hội. Do đó thủ tục hành chính mang tính khuôn mẫu, ổn định tương đối.

Tuy nhiên quản lý hành chính nhà nước cũng diễn ra nhiều hoạt động phong phú và đa dạng khác nhau vì vậy thủ tục hành chính phải kết hợp những khuôn mẫu ổn định tương đối với các biện pháp thích hợp khi giải quyết từng trường hợp cụ thể.

- Thứ tư, thủ tục hành chính rất đa dạng và phong phú.

Xuất phát từ đặc điểm quản lý hành chính nhà nước là diễn ra trên nhiều lĩnh vực, đối tượng quản lý đa dạng, nội dung công việc phong phú vì vậy mà thủ tục hành chính cũng rất đa dạng và phong phú. Chẳng hạn trong mỗi lĩnh vực quản lý nhà nước khác nhau chúng ta đều có thủ tục để giải quyết công việc trong lĩnh vực ấy. Ví dụ: thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế, hải quan, nhà đất, TTATGT.. và trong từng lĩnh vực, chúng ta lại có các thủ tục khác nhau để giải quyết các công việc cụ thể khác nhau. Ví dụ: thủ tục ban hành VBQPPL, thủ tục ban hành VBADQPPL, thủ tục xử phạt vi phạm hành chính…

+ Thứ năm, các thủ tục hành chính do nhà nước được thực hiện chủ yếu tại văn phòng của công sở nhà nước và phương tiện truyền đạt quyết định cũng như các thông tin quản lý phần lớn là văn bản (công văn, giấy tờ). Vì thế, nó gắn chặt với công tác văn thư.

2. Các nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính:

- Chỉ có cơ quan Nhà nước người có thẩm quyền do pháp luật qui định mới được thực hiện các thủ tục hành chính.

Nguyên tắc này đảm bảo tính pháp chế trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức.

Theo nguyên tắc này thì chỉ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tiến hành các thủ tục hành chính nhất định.

- Khi thực hiện thủ tục hành chính phải đảm bảo chính xác, khách quan, công minh.

+ Tính chính xác, khách quan khi thực hiện thủ tục hành chính thể hiện ở chỗ: Cơ quan tiến hành thủ tục phải có đủ tài liệu, chứng cứ khi xem xét giải quyết công việc, đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của thủ tục nhằm giải quyết một cách đúng đắn nhất các công việc của nhà nước, các kiến nghị, yêu cầu hợp pháp của công dân, tổ chức. Khi thực hiện thủ tục hành chính phải bảo đảm tính khách quan, không vì vụ lợi mà gây thiệt hại cho nhà nước, tập thể và cá nhân.

Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi:

Thứ nhất, các cơ quan nhà nước phải có quyền được yêu cầu cung cấp thông tin, và các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải có nghĩa vụ cung cấp một cách chính xác, đầy đủ các thông tin khi được yêu cầu.

Ngoài ra các cơ quan nhà nước phải có một chế độ công vụ rõ ràng và khoa học, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, rành mạch.

Thứ hai, các cơ quan cần có đủ cán bộ có trình độ nghiệp vụ để thực thi công vụ, có phẩm chất đạo đức tốt và có trách nhiệm cao với công việc được giao và đảm bảo được trang bị những phương tiện vật chất phù hợp.

Cán bộ không có trình độ nghiệp vụ đầy đủ, hay không có phẩm chất đạo đức tốt, không có tinh thần trách nhiệm cao cũng là những nguyên nhân làm cho thủ tục hành chính không được thực hiện một cách chính xác và nghiêm túc.

Do vậy, để thủ tục hành chính được thực hiện chính xác, khách quan, công minh thì đòi hỏi cán bộ thực hiện phải có kiến thức chuyên môn vững chắc, nắm vững không những những thủ tục giải quyết công việc của mình mà còn những thủ tục giải quyết các công việc có liên quan. Ngoài ra đó phải là những cán bộ có phẩm chất đạo đức tốt, có trách nhiệm với công việc, tận tụy phục vụ nhân dân. Đồng thời họ phải được trang bị những phương tiện vật chất cần thiết phục vụ cho việc bảo quản, xử lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin như hệ thống sổ sách, các thiết bị CNTT…

Chính vì vậy, các cơ quan phải có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, giáo dục đạo đức chính trị tư tưởng, có chế độ đãi ngộ hợp lý và trang bị những phương tiện vật chất đầy đủ.

- Thủ tục hành chính phải rõ ràng, và được thực hiện công khai.

+ Thủ tục hành chính phải rõ ràng.

Đây là một nguyên tắc quan trọng vì sự thiếu rõ ràng của hệ thống thủ tục hành chính trong việc giải quyết các nhu cầu, đề nghị của công dân, tổ chức gây nhiều khó khăn cho công dân, tổ chức khi đến cơ quan quản lý nhà nước để xin giải quyết một vấn đề nào đó. Và sự không rõ ràng của thủ tục hành chính là mảnh đất nảy sinh tiêu cực trong thực hiện thủ tục hành chính. Bởi vì người dân không biết mình phải thực hiện những quy định gì, các quy định đó được giải quyết ở đâu? Chẳng hạn như các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam rất hoan nghênh luật đầu tư nước ngoài của nước ta, nhưng điều băn khoăn và nhiều khi nản chí là các thủ tục để triển khai một dự án (thẩm định, phê duyệt…) của chúng ta hết sức không rõ ràng. Do sự không rõ ràng này mà trong quá trình tiến hành thẩm định các dự án, các nhà quản lý đã lợi dụng làm ăn không hợp pháp hoặc gây ra sự chậm trễ trong quá trình phê duyệt.

Thủ tục hành chính rõ ràng đòi hỏi thủ tục hành chính phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý, dễ hiểu và dễ thực hiện.

+ Thủ tục hành chính phải công khai:

Công khai hoá quy trình, thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính trong việc giải quyết các yêu cầu, đề nghị của công dân, các tổ chức là đều kiện góp phần tăng hiệu quả của quá trình giải quyết các yêu cầu của công dân, các tổ chức. Công dân, các tổ chức biết rõ được họ cần phải làm gì, cần chuẩn bị những vấn đề gì, loại giấy tờ gì trước khi đến cơ quan yêu cầu giải quyết công việc. Mặt khác người thừa hành công vụ sẽ không có điều kiện để lợi dụng, sách nhiễu, gây phiền hà cho dân. Công khai còn là cơ sở để kiểm tra quá trình thực hiện thủ tục, do đó nó là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của nhà nước trong việc thực hiện nghĩa vụ với dân, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, cán bộ công chức thực hiện thủ tục hành chính.

Nghị quyết 38/CP ngày 4/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính trong giải quyết các công việc của công dân và tổ chức cũng quy định nguyên tắc công khái: “Sau khi các thủ tục hành chính được rà soát, xét lại, bộ trưởng thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi quản lý của mình, phải công bố công khai hệ thống các văn bản quy định thủ tục mới để mọi cơ quan, đơn vị được biết và thực hiện”

Như vậy, công khai các thủ tục hành chính cũng là sự biểu hiện cao nhất của nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở nước ta, đảm bảo cho hệ thống pháp luật được thực thi nghiêm chỉnh. Nguyên tắc này đảm bảo quyền thông tin của người dân, một quyền cơ bản trong một xã hội dân chủ.

Trong trường hợp pháp luật qui định phải bí mật theo quy định chung thì không được công khai.

- Các bên tham gia thủ tục hành chính bình đẳng trước pháp luật.

Giữa chủ thể tham gia và chủ thể thực hiện thủ tục hành chính bình đẳng với nhau trước pháp luật. Cụ thể là:

+ Đối với chủ thể tham gia, tức là cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc phải đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục do pháp luật quy định, phải đảm bảo có đủ những loại giấy tờ cần thiết có giá trị pháp lý mà pháp luật quy định.

+ Đối với chủ thể thực hiện thủ tục hành chính (Cơ quan hành chính Nhà nước, cán bộ có thẩm quyền) phải giải quyết yêu cầu, đòi hỏi của công dân, tổ chức khi đề nghị của họ có đủ điều kiện luật định.

Cần tránh tình trạng yêu cầu của dân gởi đến cơ quan nhà nước không được giải quyết kịp thời, mặc dù thủ tục hoàn toàn đầy đủ, chính xác.

+ Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, đòi hỏi những quy định về thủ tục hành chính phải rõ ràng, cụ thể, quy định rõ trách nhiệm, nội dung, thời hạn giải quyết công việc của cơ quan nhà nước, cán bộ có thẩm quyền.

- Thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản tiết kiệm.

Thực tế hiện nay, thủ tục hành chính của ta còn rườm rà, phức tạp qua nhiều cửa khác nhau vì vậy, nguyên tắc thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản, tiết kiệm có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giảm phiền hà, tốn kém cho người dân và các doanh nghiệp.

Thủ tục hành chính đơn giản, tiết kiệm sẽ là đòn bẩy thúc đẩy sự phát triển kinh tế

Ví dụ: thủ tục cấp phép đầu tư đơn giản đã tạo điều kiện cho BD thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước đầu tư tại Tỉnh.

Thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản, tiết kiệm đòi hỏi phải giảm bớt các cấp, các cửa các giai đoạn. Giảm tới mức tối thiểu và trong nhiều thủ tục bỏ hẳn các loại phí, lệ phí đối với công dân, tổ chức.

Để thực hiện tốt nguyên tắc này, đòi hỏi các cơ quan nhà nước phải:

Thứ nhất: rà soát lại các văn bản pháp luật về thủ tục hành chính, bãi bỏ các cửa, các cấp các khâu không cần thiết, bỏ bớt các loại giấy tờ không cần thiết.

Thứ hai: có sự phân công rành mạch rõ ràng trách nhiệm giữa các cơ quan, bộ phân trong cùng một cơ quan và từng cán bộ có thẩm quyền, tránh sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ cũng như tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau do các quy định về trách nhiệm, quyền hạn không rõ ràng.

Thứ ba: ứng dụng CNTT vào việc thực hiện thủ tục hành chính.

Ví dụ: hiện nay, BCA đã có chủ trương đăng ký tạm trú cho khách lưu trú của các khách sạn, nhà nghỉ được thực hiện thông qua mạng Internet.

Thứ tư: nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp của từng cán bộ, công chức thực hiện thủ tục hành chính

Như vậy, chúng ta vừa nghiên cứu các nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính. Hiện nay, để đảm bảo thực hiện các nguyên tắc này, các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đang xây dựng và hoạt động theo mô hình “ Một cửa, một dấu”.

Vậy, thế nào là mô hình một của, một dấu?

Bản chất của mô hình thủ tục hành chính “một cửa” là nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính rườm rà và không cần thiết, tập trung việc giải quyết các thủ tục hành chính vào một đầu mối thống nhất để tiện lợi cho người dân và tổ chức khi có yêu cầu giải quyết công việc mà nhà nước cần quản lý.

Cụ thể là người dân và các tổ chức khi có nhu cầu liên hệ với cơ quan nhà nước chỉ cần đến một nơi nhất định để các nộp hồ sơ cần thiết theo sự hướng dẫn của các cơ quan chức năng và nhận kết quả của cơ quan có thẩm quyền cũng chính từ nơi đó.

Cơ chế “một dấu” được hiểu là trong quá trình giải quyết các dịch vụ hành chính có thể có nhiều bộ phận chức năng tham gia, nghiên cứu cách đề xuất cụ thể, nhưng cuối cùng chỉ cần có một cơ quan có đủ thẩm quyền quyết định để tránh gây phiền hà và sách nhiễu dân.

Có rất nhiều loại dịch vụ hành chính có thể thực hiện theo cơ chế “một cửa”, ví dụ: cấp các loại giấy phép, xác nhận các loại giấy tờ, giải quyết khiếu nại, tố cáo…

Câu hỏi nghiên cứu:

Thực trạng thủ tục hành chính ở nước ta hiện nay như thế nào? Để giải quyết tình trạng trên thì việc cải cách thủ tục hành chính phải được tiến hành theo hướng nào?