SỔ SÁCH KẾ TOÁN

I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI SỔ KẾ TOÁN

1. Khái niệm:

Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế trên cơ sở chứng từ gốc theo đúng phương pháp của kế toán và theo đúng quy tắc quy định.

Sổ kế toán thực chất là hình thức biểu hiện của tài khoản kế toán và phương pháp ghi sổ chủ yếu là phương pháp ghi

kép.

2. Phân loại sổ kế toán:

Trong một kỳ, một doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều sổ khác nhau. Để thuận tiện cho việc lựa chọn, quản lý và sử dụng sổ sách, người ta tiến hành phân loại sổ theo các tiêu thức khác nhau như sau:

a)

Theo phương pháp ghi chép

, sổ kế toán được phân thành:

* Sổ ghi theo thứ tự thời gian:

Loại sổ này dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian phát sinh không kể nội dung của nghiệp vụ kinh tế như thế nào. Loại sổ này (thường được gọi là sổ nhật ký, sổ đăng ký) có tác dụng bảo đảm ghi chép kịp thời, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, lưu giữ lại số liệu ban đầu để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ở các sổ khác.

* Sổ ghi theo hệ thống:

Sổ này hệ thống số liệu về sự biến động của từng đối tượng kế toán riêng biệt trong một kỳ hay nói cách khác hệ thống số liệu theo tài khoản kế toán.

* Sổ kết hợp ghi theo thời gian với ghi theo hệ thống:

Loại sổ này thường có nhiều cột, trong đó một vài cột bên trái trong sổ để ghi theo thời gian, các cột còn lại để ghi theo tài khoản. Loại sổ này có ưu

điểm làm giảm bớt khối lượng ghi chép (chỉ ghi một lần thể hiện cả theo thời gian và theo hệ thống), tuy nhiên dễ làm cho sổ sách bị cồng kềnh,

không thuận tiện cho phân công ghi chép và kiểm tra, đối chiếu số liệu (nếu sổ đó không tập hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ).

b) Theo mức độ khái quát

, sổ kế toán được chia thành:

*

Sổ tổng hợp: là sổ của phần kế toán tổng hợp bao gồm sổ Cái và các sổ Nhật ký.

*

Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toán chi tiết bao gồm các sổ, thẻ chi tiết.

*

Sổ kết hợp kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết:

Như đã biết, kế toán ghi chép song song đồng thời vào hai loại sổ tổng hợp và chi tiết. Cuối kỳ, kế toán cộng các sổ chi tiết, cộng tiếp các dòng cộng của các sổ chi tiết rồi đối chiếu với số cộng ở sổ tổng hợp có liên quan. Trường hợp ghi kết hợp tổng hợp với chi tiết thì giảm bớt được số lượng sổ, số lần ghi, số liệu tổng hợp tính được trên cơ sở cộng các số liệu chi tiết ngay trên sổ, nhưng việc kiểm tra đối chiếu sổ sách bị hạn chế, nếu có sai lầm khó phát hiện.

c) Theo mẫu số

, sổ kế toán gồm các loại:

*

Sổ kiểu hai bên: Mỗi trang sổ được chia làm hai bên cân đối để diễn giải riêng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có của tài khoản. Loại sổ này thuận lợi cho việc phân tích đối chiếu số phát sinh Nợ, Có của tài khoản, nhưng nếu tài khoản có số phát sinh Nợ, Có không đều nhau thì sẽ gây lãng phí giấy.

*

Sổ kiểu một bên: loại sổ này khắc phục nhược điểm của loại sổ trên bằng cách bố trí hai cột ghi số tiền phát sinh Nợ, Có của tài khoản vào bên phải của trang sổ, cột diễn giải dùng để diễn giải chung cho các số phát sinh Nợ và số phát sinh Có.

*

Số kiểu nhiều cột: loại sổ này áp dụng trường hợp ghi kết hợp tổng hợp với chi tiết bằng cách mở ra nhiều cột để phản ánh chi tiết số phát sinh Nợ hoặc Có của tài khoản.

*

Sổ kiểu bàn cờ: loại sổ này có nhiều cột, nhiều dòng, có cộng cột và cộng dòng. Đặc trưng của loại sổ này là chỉ cần ghi một lần là hệ thống được số liệu theo hai tiêu thức khác nhau. Trong kế toán thường là ghi một lần thể hiện được cả quan hệ đối ứng Nợ và Có của hai tài khoản khác nhau. Loại sổ này có tác dụng làm giảm khối lượng ghi chép, thực hiện được kiểm tra đối chiếu ngay trên trang sổ, tuy nhiên phức tạp và chỉ thích hợp với ghi bằng tay.

d) Theo hình thức tổ chức

, sổ kế toán được phân thành:

*

Sổ đóng thành quyển: Các trang sổ được liên kết với nhau thành quyển. Đối với loại sổ này, theo chế độ quy định, phải đánh số trang, phải ghi tổng số trang, giữa các trang phải đóng dấu giáp lai, phải ghi tên người giữ sổ. Trước khi ghi sổ phải có chữ ký của kế toán trưởng. Các quy định trên nhằm mục đích tránh thêm bớt, chữa sổ, thay sổ. Loại sổ này có ưu điểm là dễ bảo quản các tờ sổ, thường dùng để ghi chép những đối tượng cần quản lý chặt chẽ. Nhược điểm của loại sổ này là không phân chia cho nhiều người cùng ghi được, không thuận tiện cho ghi bằng máy, vì không thêm bớt được nên dễ gây thừa thiếu giấy.

*

Sổ tờ rời: Đối với loại sổ này, các trang sổ được để riêng rẽ. Loại sổ này thích hợp với ghi bằng máy, có thể chia ra cho nhiều người cùng ghi, dễ thêm bớt trang sổ nên không sợ thừa thiếu giấy, tuy nhiên khó bảo quản, dễ bị mất mát, thất lạc các trang sổ. Để khắc phục nhược điểm này, chế độ kế toán quy định phải đánh số tờ sổ, mỗi tờ sổ phải đóng dấu của đơn vị ở góc trên và có chữ ký của kế toán trưởng trước khi dùng. Sau khi ghi xong, các tờ sổ được ghim lại hoặc được bảo quản trong các ngăn hộp, các cặp bìa.

II- TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN:

Việc ghi sổ kế toán trong một kỳ được thực hiện theo trình tự sau:

1. Mở sổ:

Tất cả các sổ kế toán đều được mở vào đầu niên độ kế toán. Có sổ được dùng cho cả một năm, cũng có sổ chỉ dùng cho một tháng, đến tháng sau lại phải mở sổ mới. Đầu năm, căn cứ vào đặc điểm hoạt động SXKD và yêu cầu quản lý cũng như chế độ quy định, kế toán xác định danh mục sổ cần dùng, lựa chọn mẫu sổ, hệ thống sổ phù hợp, đóng dấu, ký tên vào các sổ theo quy định và mang sổ ra cơ quan thuế đăng ký (ghi ngày đăng ký và có dấu xác nhận của cơ quan thuế). Sau đó, kế toán tiến hành ghi chuyển số dư cuối năm trước từ sổ sách của năm trước sang thành số dư đầu năm nay ở sổ sách của năm hiện hành.

2. Ghi sổ:

Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ được lập trong kỳ và được chuyển đến phòng kế toán, kế toán tiến hành ghi vào sổ có liên quan. Một chứng từ thường được dùng để ghi vào nhiều sổ. Trong trường hợp đó, phòng kế toán phải quy định ghi vào sổ nào trước, sổ nào sau. Thông thường, chứng từ được dùng ghi vào sổ nhật ký trước, rồi sau đó mới ghi vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết có liên quan. Kế toán viên phụ trách phần hành kế toán nào thì giữ cả sổ tổng hợp, cả sổ chi tiết của phần kế toán đó. Việc ghi sổ kế toán phải tuân thủ các quy tắc sau: Phải có chứng từ hợp lệ chứng minh, phải ghi cập nhật, phải dùng mực tốt không phai, không nhoè, phải ghi liên tục không để cách dòng, không ghi xen kẽ giữa các dòng, không ghi chồng đè lên nhau, nếu có dòng thừa trên trang phải gạch bỏ, khi hết trang phải cộng trang và mang số cộng sang dòng đầu trang sau, nếu có ghi sai phải chữa sổ theo đúng phương pháp quy định, nghiêm cấm việc tẩy xoá tùy tiện, tẩy xoá bằng hoá chất.

Chế độ kế toán Việt nam quy định kế toán được sử dụng một trong các phương pháp sau để chữa sổ:

a) Phương pháp cải chính (còn gọi là gạch xoá): phương pháp này áp dụng trong

trường hợp sai sót phát hiện sớm khi chưa cộng sổ, kế toán viên chữa bằng cách gạch ngang số ghi sai bằng mực đỏ, ghi lại số đúng ở phía trên và ký tên xác nhận chữa sổ.

b) Phương pháp ghi

bổ sung: áp dụng trường hợp ghi sót, ghi thiếu phát hiện khi đã cộng sổ. Nếu chữa bằng phương pháp gạch xoá thì sẽ phải chữa cả các số cộng và làm cho sổ bị chữa quá nhiều chỗ. Để nhận được số cộng đúng, kế toán ghi thêm một bút toán bổ sung với số tiền bằng số ghi sót, ghi thiếu.

c) Phương pháp ghi số âm (còn gọi là ghi đỏ): áp dụng trường hợp ghi thừa, ghi trùng hai lần, ghi sai định khoản phát hiện khi đã cộng sổ. Kế toán chữa bằng cách ghi một bút toán với số tiền bằng số ghi thừa, ghi trùng, ghi sai nhưng là số âm. Theo quy định, nếu số liệu được ghi

bằng mực đỏ thì là số âm.

Trường hợp không có mực đỏ, kế toán có thể thay bằng cách đóng khung

hoặc cho trong ngoặc đơn (

) số liệu đó. Khi cộng

sổ tiếp đến số âm, kế toán trừ bớt và như vậy vẫn cho số cộng đúng. Nếu là định khoản sai thì sau khi ghi bút toán âm, kế toán ghi lại bút toán với định khoản đúng.

3. Khoá sổ:

Tất cả các sổ kế toán đều phải khoá sổ hàng tháng (riêng sổ quỹ phải khoá sổ hàng ngày). Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng tất cả các sổ, ghi các bút toán khoá sổ, tính ra số dư cuối kỳ trên các tài khoản phản ánh tài sản và nguồn vốn. Sau đó, kế toán lập bảng cân đối phát sinh, các bảng tổng hợp chi tiết để kiểm tra, đối chiếu xem số liệu giữa các sổ kế toán có chính xác, khớp đúng không.

III- CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN:

Như trên đã nói, để phản ánh được đầy đủ, chính xác, có hệ thống tình hình tài sản, tình hình và kết quả kinh doanh trong một kỳ, kế toán doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán với các mẫu sổ cụ thể khác nhau. Một nghiệp vụ kinh tế sau khi được ghi chép vào chứng từ hợp lệ sẽ được ghi chép tiếp vào các sổ có liên quan theo một trình tự nhất định. Do ghi chép song song, đồng thời nên giữa các sổ có liên quan sẽ phát sinh các quan hệ đối chiếu với nhau. Nói cách khác, các sổ kế toán với mối quan hệ ghi chép, đối chiếu giữa chúng với nhau tạo thành một hệ thống sổ và được hiểu là hình thức kế toán. Vậy hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán với các quy định về loại sổ, mẫu sổ, trình tự ghi chép vào các sổ, quan hệ đối chiếu giữa các sổ.

Chế độ kế toán Việt nam quy định 4 hình thức kế toán sau:

*

Hình thức Nhật ký - Sổ cái.

*

Hình thức Chứng từ

ghi sổ

*

Hình thức Nhật ký chứng từ

*

Hình thức Nhật ký chung

Mỗi hình thức kế toán đều có mặt ưu, mặt nhược và thích hợp trong những điều kiện nhất định.

Sau đây sẽ xem xét đặc điểm, nội dung của từng hình thức kế toán:

1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái:

Đây là hình thức kế toán đơn giản nhất. Hình thức này có đặc điểm là chỉ có một sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ

Cái dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo thứ tự thời gian kết hợp với theo hệ thống.

Trình tự hạch toán như sau:

a) Căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, kế toán viết định khoản trên chứng từ và ghi vào Nhật ký - sổ Cái. Mỗi nghiệp vụ ghi một dòng và số tiền của nghiệp vụ ghi vào 3 cột: cột số tiền, cột ghi Nợ và cột ghi Có của tài khoản có liên quan.

Để giảm bớt số lần ghi vào sổ, kế toán cũng có thể lập chứng từ ghi sổ tổng hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc cùng loại rồi mới ghi vào Nhật ký - Sổ Cái một lần.

b) Sau khi ghi vào sổ tổng hợp, kế toán ghi tiếp vào các sổ chi tiết có liên quan.

c) Cuối tháng, kế toán cộng Nhật ký - Sổ cái, đối chiếu tổng phát sinh Nợ với tổng phát sinh Có và tổng số tiền của các nghiệp vụ trong kỳ. Đồng thời, kế toán cộng các sổ chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu dòng cộng của các bảng này với dòng cộng của Nhật ký - Sổ cái.

d) Căn cứ vào số liệu đã tổng hợp được ở Nhật ký - Sổ Cái và các bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo tài chính cho kỳ kế toán đó.

Hình thức Nhật ký - Sổ cái có ưu điểm là đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện. Tuy nhiên do sổ Cái là sổ đóng thành quyển nên không phân chia cho nhiều người cùng ghi được. Mặt khác, nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều tài khoản thì trang sổ sẽ rất dài, khó ghi và sổ sẽ cồng kềnh. Do đó, hình thức này chỉ thích hợp với đơn vị quy mô nhỏ, hoặc quy mô lớn nhưng hoạt động kinh doanh đơn giản, sử dụng ít tài khoản, biên chế kế toán ít, trình độ kế toán viên không cao lắm và chưa có điều kiện cơ giới hoá, vi tính hoá công tác kế toán.

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI.

Chứng từ gốc

Chứng từ tổng hợp

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Nhật ký - Sổ Cái

Các bảng tổng hợp chi tiết

Các

báo

cáo

tài

chính

Chú thích:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn (3 - 5 ngày 1 làn)

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Đơn vị:………………

Mẫu số S01-DN

Địa chỉ:……………..

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Năm……………..

Thứ tự dòng

Ngày,

Tháng

Ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Số tiền phát sinh

Số hiệu TK đối ứng

Thứ tự dòng

TK……

TK…….

TK…….

TK…….

TK……

Số hiệu

Ngày tháng

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

Nợ

Có

A

B

C

D

E

1

F

G

H

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Số dư đầu năm

Số phát sinh trong năm

Cộng phát sinh tháng

Số dư cuối tháng

Cộng lũy kế từ đầu quý

X

X

x

-

Sổ này có ……..trang, đánh số từ trang 01 đến trang ..…

-

Ngày mở sổ:…..

Ngày..…tháng.….năm…..

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

2. Hình thức Chứng từ ghi sổ (CTGS):

Hình thức này có đặc điểm là sử dụng hai loại sổ tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ Cái để ghi tách rời theo thứ tự thời gian và theo hệ thống.

Trình tự hạch toán như sau:

a) Căn cứ vào các chứng từ gốc cùng loại, định kỳ (3 - 5 ngày), kế toán lập chứng từ ghi sổ.

b) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ có đính kèm theo các chứng từ gốc, kế toán đăng ký số của chứng từ và tổng cộng số tiền ở chứng từ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ nhật ký, có hình thức đóng thành quyển dùng cho cả niên độ kế toán. Tuy nhiên, sổ được cộng theo từng tháng trong năm.

c) Sau đó, số liệu của chứng từ ghi sổ được ghi tiếp vào các sổ Cái có liên quan. Mỗi tài khoản được mở một sổ Cái để ghi. Sổ Cái ở hình thức này có thể là sổ đóng thành quyển mà cũng có thể dưới dạng tờ rời. Sổ được xây dựng theo kiểu một bên.

d) Tiếp theo, căn cứ vào chứng từ ghi sổ có các chứng từ gốc đính kèm, kế toán ghi vào các sổ chi tiết có liên quan.

e) Cuối tháng, kế toán cộng các sổ Cái, tính ra số dư cuối kỳ trên các tài khoản tổng hợp và lập Bảng cân đối phát sinh để kiểm tra đối chiếu việc ghi chép vào các tài khoản tổng hợp. Đồng thời, kế toán cộng các sổ chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu dòng cộng của các bảng này với dòng tương ứng ở Bảng cân đối phát sinh. Ngoài ra còn cộng cột số tiền ở Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và đối chiếu với dòng cộng phát sinh trong kỳ ở Bảng cân đối phát sinh.

f) Trên cơ sở số liệu hệ thống được ở các sổ Cái, các bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập các báo cáo tài chính.

Hình thức chứng từ ghi sổ khắc phục nhược điểm của hình thức Nhật ký - Sổ Cái bằng cách chia hạch toán tổng hợp ra nhiều sổ sách để có thể phân công cho nhiều người ghi chép. Do đó, hình thức này thích hợp với mọi quy mô SXKD, tương đối đơn giản, bảo đảm kiểm tra đối chiếu chặt chẽ. Tuy nhiên, do ghi chép tổng hợp thông tin qua nhiều lần ghi sổ nên làm cho khối lượng hạch toán tăng dễ dẫn đến cung cấp thông tin chậm. Vì vậy, hình thức này thích hợp hơn trong điều kiện đã vi tính hoá công tác kế toán (hay nói cách khác ghi chép bằng máy).

Dưới đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ và một số mẫu sổ chủ yếu của hình thức đó:

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Chứng từ gốc

Chứng từ ghi sổ

Các sổ,thẻ chi tiết

Sổ Cái

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Bảng cân đối

Các bảng tổng hợp

phát sinh

hợp chi tiết

Các báo cáo tài chính

Chú thích:

ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn

ghi cuối tháng

quan hệ đối chiếu

Đơn vị:………

Mẫu số S02a-DN

Địa chỉ:…..

Chứng Từ Ghi Sổ

Số…….…

Ngày….. tháng…..năm….

Trích yếu

Số hiệu TK

Số tiền

Ghi chú

Nợ

Có

A

B

C

1

D

……

Cộng

Kèm theo…...chứng từ gốc

Ngày…tháng…năm…

Người lập

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên )

Đơn vị:………………

Mẫu số S02b-DN

Địa chỉ:……………..

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm………………

Chứng từ ghi sổ

Số tiền

Chứng từ ghi sổ

Số Tiền

Số hiệu

Ngày tháng

Số hiệu

Ngày tháng

A

B

1

A

B

1

Cộng tháng…

Cộng tháng…

Sổ này có……trang, đánh số từ 01 đến …

Ngày mở sổ:…

Ngày ….tháng….năm….

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Đơn vị:………………

Mẫu số S02c1-DN

Địa chỉ:……………..

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)

Năm……….

Tên tài khoản……….Số hiệu TK….

Ngày,

Tháng

Ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

Ghi chú

Số hiệu

Ngày tháng

Nợ

Có

A

B

C

D

E

1

2

G

Số dư đầu năm

Số phát sinh trong năm

Cộng số phát sinh tháng

Số dư cuối tháng

Cộng lũy kế từ đầu quý

X

X

x

X

X

x

-

Sổ này có ……..trang, đánh số từ trang 01 đến trang ..…

-

Ngày mở sổ:…..

Ngày..…tháng.….năm…..

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

3. Hình thức Nhật ký chứng từ:

Hình thức này ra đời nhằm khắc phục nhược điểm của hình thức chứng từ ghi sổ bằng cách kết hợp tối đa các yêu cầu khác nhau trong cùng một quá trình ghi chép để tránh ghi trùng lặp, trên cơ sở đó tăng hiệu suất công tác kế toán trong điều kiện hạch toán còn thủ công. Cụ thể, hình thức này được thiết kế dựa trên 5 nguyên tắc sau:

* Hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên Có của tài khoản kết hợp với việc phân tích số phát sinh đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

* Kết hợp việc ghi theo thời gian với ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ.

* Kết hợp tối đa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một trang sổ, trong cùng một quá trình ghi chép.

* Kết hợp việc ghi chép hàng ngày với tích luỹ số liệu phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính vào cuối kỳ.

* Sử dụng rộng rãi mẫu sổ bàn cờ có in sẵn các quan hệ đối ứng.

Sổ sách của hình thức Nhật ký chứng từ gồm có:

+ Nhật ký chứng từ (10 mẫu)

: Là những tờ sổ kế toán được mở hàng tháng để hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo bên Có của tài khoản trên cơ sở chứng từ gốc.

+ Bảng kê (11 mẫu)

: Là loại sổ bổ sung cho Nhật ký chứng từ dùng để tính toán ra số tiền trước khi ghi vào Nhật ký chứng từ hoặc hệ thống số PS Nợ của một số tài khoản cần theo dõi riêng (tài khoản chi phí, tài khoản vốn bằng tiền...).

+ Bảng phân bổ (4 mẫu)

: Dùng để hệ thống và phân bổ các yếu tố chi

phí trên cơ sở các chứng từ gốc vào các tài khoản chi phí có liên quan. Số liệu của các bảng phân bổ sẽ được hệ thống tiếp vào các bảng kê có liên quan.

+ Sổ Cái

: Là sổ tổng hợp được mở cho cả năm và có hình thức đóng thành quyển. Mỗi trang sổ được dùng để hệ thống số PS Nợ, tổng số PS Có (lấy từ Nhật ký chứng từ có liên quan) của từng tháng trong năm của một tài khoản tổng hợp.

+

Sổ chi tiết (6 mẫu)

: dùng để hệ thống số liệu theo các tài khoản chi tiết.

Trình tự hạch toán như sau:

a) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký chứng từ (hoặc Bảng kê) và sổ chi tiết có liên quan.

b) Cuối tháng, căn cứ vào số liệu của các chứng từ gốc phản ánh việc sử dụng các nguồn lực, kế toán lập các Bảng phân bổ có liên quan.

c) Tiếp theo, kế toán cộng các Bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê có liên quan

d) Ghi những số liệu tổng hợp được từ Bảng kê vào Nhật ký chứng từ có liên quan.

e) Mặt khác, kế toán cộng các sổ chi tiết và lập các Bảng tổng hợp chi tiết.

f) Sau đó, kế toán cộng các Nhật ký chứng từ và lấy các số cộng đó ghi vào tài khoản tổng hợp có liên quan ở Sổ Cái.

g) Cuối cùng, kế toán cộng các số PS Nợ ở Sổ Cái, tính ra số dư cuối kỳ trên các tài khoản tổng hợp ở Sổ Cái và đối chiếu số liệu ở Sổ Cái với số cộng ở các bảng tổng hợp chi tiết.

h) Trên cơ sở số liệu hệ thống được ở Sổ Cái, các Bảng tổng hợp chi tiết, các Bảng kê và các Nhật ký chứng từ, kế toán lập các báo cáo kế toán.

Như trên đã nói, do tránh ghi trùng lặp nên hình thức Nhật ký chứng từ làm giảm đáng kể khối lượng hạch toán, do đó, làm tăng hiệu suất công tác kế toán và cung cấp thông tin nhanh. Tuy nhiên, do kết hợp nhiều yêu cầu trong một quá trình ghi chép nên làm cho mẫu sổ phức tạp, không thích hợp với vi tính hoá công việc kế toán. Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều nhân viên kế toán trình độ vững và đồng đều, còn hạch toán thủ công là chủ yếu.

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Chứng từ gốc

Bảng phân bổ

Các sổ, thẻ chi tiết

Bảng kê

Nhật ký chứng từ

Sổ Cái

Bảng

tổng

hợp

chi

tiết

Các

báo

cáo

tài

chính

Chú thích:

ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn

ghi cuối tháng

quan hệ đối chiếu

4. Hình thức Nhật ký chung:

Hình thức này được chế độ kế toán Việt nam bổ sung từ năm 1995 trong điều kiện vi tính hoá công tác kế toán diễn ra ngày càng phổ biến. Sổ sách tổng hợp của hình thức này gồm:

+ Sổ Nhật ký chung

: dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo thứ tự thời gian phát sinh trên cơ sở chứng từ gốc.

+ Sổ Cái

: dùng để hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản tổng hợp.

+ Ngoài ra, đối với một số loại nghiệp vụ kinh tế diễn ra thường xuyên, kế toán có thể mở thêm Nhật ký chuyên dùng bổ sung cho Nhật ký chung như Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng, Nhật ký bán hàng….

Bên cạnh hệ thống sổ tổng hợp, hình thức kế toán Nhật ký chung cũng sử dụng các sổ chi tiết như các hình thức kế toán khác.

Trình tự hạch toán theo hình thức này như sau:

a) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký chung (hoặc Nhật ký chuyên dùng) và vào các sổ thẻ chi tiết có liên quan.

b) Định kỳ (3 - 5 ngày một lần) kế toán cộng số phát sinh trong 3 - 5 ngày đó ở các Nhật ký chuyên dùng rồi ghi chuyển tiếp vào các Sổ Cái có liên quan.

c) Sau khi ghi vào Nhật ký chung, căn cứ vào định khoản ở Nhật ký chung, kế toán ghi tiếp vào các Sổ Cái tài khoản có liên quan.

d) Cuối tháng, kế toán cộng Nhật ký chung, cộng các Sổ Cái, tính ra số dư cuối kỳ trên các tài khoản và lập Bảng cân đối PS để kiểm tra đối chiếu việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp.

e) Tiếp theo, kế toán cộng các sổ chi tiết, lập các Bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu dòng cộng của các bảng này với số liệu ở Bảng cân đối phát sinh.

f) Trên cơ sở số liệu hệ thống được ở Bảng cân đối phát sinh, ở các Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập các báo cáo tài chính.

Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu. Mẫu số đơn giản, thích hợp với vi tính hoá và với thông lệ quốc tế chung. Tuy nhiên, trong trường hợp còn hạch toán thủ công thì hình thức này có cùng nhược điểm như hình thức chứng từ ghi sổ.

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG

Chứng từ gốc

Các sổ, thẻ chi tiết

Nhật ký chuyên dùng

Nhật ký chung

Sổ Cái

Các bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối phát sinh

Các báo cáo tài chính

Chú thích:

ghi hàng ngày hoặc định kỳ ngắn

ghi cuối tháng

quan hệ đối chiếu

Đơn vị:………………………….

Mẫu số S03a-DN

Địa chỉ:………………………….

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm…………..

Đơn vị tính:…………

Ngày,

Tháng

Ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Đã ghi

Sổ Cái

STT dòng

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

Số hiệu

Ngày tháng

Nợ

Có

A

B

C

D

E

G

H

1

2

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

x

x

x

-

Sổ này có ……..trang, đánh từ trang số 01 đến trang số…

-

Ngày mở sổ:…..

Ngày…..tháng…..năm….

Người ghi sổ

Kế toán trưởng

Giám đốc

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Bộ, Tổng cục

¼

¼

¼

Đơn vị:

SỔ CÁI

Tài khoản………..

Số dư đầu năm

Nợ

Có

Ghi có các TK, đối xứng Nợ với TK này

Tháng 1

Tháng 2

Tháng 3

Tháng 4

Tháng 5

Tháng 6

Tháng 7

Tháng 8

Tháng 9

Tháng 10

Tháng 11

Tháng 12

Cộng

Cộng số phát sinh Nợ

Tổng số phát sinh Có

Số dư cuối tháng

Nợ

Có

Ngày ....... tháng ....... năm ..........

Kế toán trưởng ký

Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)

(Họ và tên)

Bộ, Tổng cục . . . . . . . . .

Đơn vị :

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1

Ghi có tài khoản 111 "tiền mặt"

Tháng ........ năm .............

Số

TT

Ngày

Ghi Có TK 111, ghi Nợ các tài khoản

112

113

121

128

131

133

134

138

141

142

151

152

153

156

157

211

213

211

222

228

331

334

641

642

...

Cộng có TK 111

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

Cộng :

Đã ghi sổ cái ngày ............ tháng .......... năm ..............

Ngày ....... tháng ....... năm ..............

Kế toán tổng hợp ký

Kế toán trưởng ký

Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)

(Họ và tên)

(Họ và tên)

Bộ, Tổng cục . . . . . . . . .

Đơn vị :

BẢNG KÊ SỐ 1

Ghi Nợ tài khoản 111 "tiền mặt"

Tháng ........ năm .............

Số

TT

Ngày

Ghi Nợ TK 111, ghi Có các tài khoản

Cộng dư

cuối ngày

112

121

128

131

136

138

...

...

331

311

511

515

711

...

...

Cộng nợ TK 111

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Cộng :

Số dư cuối tháng ...........................................

Ngày ........ tháng ...... năm ..........

Kế toán trưởng ký

Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)

(Họ và tên)

Bộ, Tổng cục . . . . . . . . .

Đơn vị :

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 9

Ghi có tài khoản 211 "TSCĐ hữu hình"

Tài khoản 212 - TSCĐ đi thuê dài hạn

Tài khoản 213 - TSCĐ vô hình

Tháng ........ năm .............

Số

TT

Chứng từ

Diễn giải

Ghi có TK 211, ghi Nợ các TK

Ghi có TK 212, ghi Nợ các TK

Ghi có TK 213, ghi Nợ các TK

Số hiệu

Ngày tháng

214

811

222

...

Cộng có TK 211

211

213

214

...

Cộng có TK 212

214

811

222

...

Cộng có TK 213

Cộng :

Đã ghi sổ cái ngày ............ tháng .......... năm ..............

Ngày ....... tháng ....... năm ..............

Kế toán tổng hợp ký

Kế toán trưởng ký

Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)

(Họ và tên)

(Họ và tên)

Bộ, Tổng cục . . . . . . . . .

Đơn vị :

SỔ CHI TIẾT SỐ 5 - SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

(Tài khoản 211, 212, 213)

Năm ................

Số

TT

Loại và tên TSCĐ

(theo kết cấu)

Danh

điểm TSCĐ

Nước

sản xuất

Năm

đưa vào sử dụng

Nguyên giá TSCĐ

Số đã hao

mòn (tính

đến thời điểm đưa vào sử dụng)

Tỷ lệ

khấu hao (%)

Khấu hao TSCĐ

Gia giảm TSCĐ

Số đã trích :

Chứng từ

Lý do giảm

Năm

...

Năm

...

Năm

...

Năm

...

Số hiệu

Ngày tháng

Cộng :

Ngày ........ tháng ...... năm ..........

Kế toán trưởng ký

Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)

(Họ và tên)

Bộ, Tổng cục . . . . . . . . .

Đơn vị :

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO

TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số

TT

Chỉ tiêu

Tỷ lệ

khấu

hao

(%)

Nơi sử dụng

Toàn DN

TK 627 "Chi phí sản xuất chung"

TK 641

"Chi "

bán

hàng"

TK 642

"Chi phí

quản lý

DN"

TK 241

"XDCB

dở dang"

...

Nguyên

giá

TSCĐ

số khấu

hao

Phân

xưởng

...

Phân

xưởng

...

Phân

xưởng

...

Phân

xưởng

...

1

I.

số KH đã trích tháng trước

2

II. Số KH TSCĐ tăng tháng này

3

-

4

-

5

-

6

III. Số KH TSCĐ giảm tháng này

7

-

8

-

9

IV. Số KH phải trích tháng này

(I + II + III)

10

Máy móc thiết bị

11

Nhà cửa

...

Ngày ........ tháng ...... năm ..........

Kế toán trưởng ký

Kế toán ghi sổ ký

(Họ và tên)

(Họ và tên)

Bộ, Tổng cục . . . . . . . . .

Đơn vị :