Ke Toan cong no

Công nợ phải thu bao gồm: Theo dõi, đối chiếu, báo cáo, đôn đốc, nhắc nợ, đòi nợ và thu nợ.

Nhắc nợ: Công nợ sắp đến hạn thì bạn điện thoại báo trước vài ngày.

Đôn đốc: Công nợ đến hạn nhưng chưa thu được thì điện thoại (Fax)

Đòi nợ: Đối với công nợ đã quá hạn. Có thể điện thoại, Fax, đến trực tiếp Cty đòi nợ

Báo cáo bao gồm: Công nợ thu được và công nợ chưa thu được. Đồng thời bạn đưa ra các giải pháp nhằm thu hồi công nợ để sếp chấp thuận trước khi thực hiện.

Công nợ phải trả thì đơn giản hơn: Bạn cần liệt kê các khoản công nợ theo thời gian và lên kế hoạch thanh toán để trình sếp.

Biểu mẫu thì bạn chịu khó suy nghĩ ra, bạn cứ phát thảo (excel) rồi gửi mail phuoc1811@ yahoo.com.vn mình chỉnh, sửa, bổ sung thêm cho.

Nếu chỉ làm kế toán công nợ thì làm như bạn Phước là đúng rồi. nếu bạn phải kiêm cả kế toán thu - chi trong công ty thì phải theo dõi các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả nhân viên nữa nhé !

Ngoài theo dõi các khoản phải thu và phải trả khách hàng,phần công nợ còn bao gồm cả phần tạm ứng và hoàn ứng của cán bộ công nhân viên,các khảon phải thu phải trả khác như 338,138,136...

Ðề: Công việc của kế toán công nợ

Mình cũng từng làm vị trí kế toán công nợ:

Công việc ở mỗi Công ty khác nhau tùy vào quy mô đặc điểm nhưng nói chung thì bào gồm:

Theo dõi những khoản phải thu khách hàng qua (Thực thu, và trên hóa đơn)

Theo dõi khoản phải trả cho khach hàng(Thực trả, trên hóa đơn)

Lên bảng tổng hợp công nợ hàng ngày hàng tháng

Lập biên bản đối chiếu công nợ, công văn thanh toán với khách hàng

Tính lãi quá hạn

Phân loại các đối tượng khách hàng, có kế hoạch thu hồi nợ.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KẾ TOÁN CÔNG NỢ

1. Trách nhiệm:

Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi theo qui định Nhà nước ban hành.

- Lập chứng từ ban đầu (phiếu thu ,chi theo biểu mẫu) để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền theo đúng qui định và đảm bảo kịp thời chính xác

- Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Chuyển giao các chứng từ ban đầu cho bộ phận liên quan ( các đơn vị cơ sở trực thuộc Cty ) hằng tháng vào ngày 01 đến ngày 05

- Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ

- In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt

- Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ

- Đối chiếu tồn quỹ tiền mặt giữa báo cáo quỹ với kế toán tổng hợp Cty.

- Lập tờ khai hàng hoá mua vào thuế GTGT theo biểu mẫu

- Lập phiếu nộp ngân sách – ngân hàng theo yêu cầu

- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh , số thứ tự ,thời gian. Lưu trữ , bảo quản.

- Yêu cầu chấp hành nguyên tắc bảo mật.

- Lập hợp đồng huy động vốn .

- Báo số dư huy động vốn theo định kỳ (hằng tháng ) hoặc đột xuất theo yêu cầu của

phòng , BGĐ .

- Tính lãi vay huy động vốn theo từng quý ,từng đối tượng và thông báo điều chỉnh lãi suất huy động vốn khi có phát sinh.

- Nhận chứng từ cở sở chuyển (bản sao hóa đơn ,phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho,…) để thanh toán .

- Hằng tháng đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ nội bộ ,công nợ khách hàng.

- Lập lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng .

- Tính toán số công nợ phát sinh hằng tháng lập giấy thông báo thanh toán công nợ (nội bộ và khách hàng) hằng tháng từ ngày 05 đến ngày 15 ( có cập nhập tình hình phát sinh tăng , giảm trong kỳ ).

- Theo dõi , lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ theo từng đối tượng đột xuất hoặc định kỳ (tháng quý năm ) theo yêu cầu BGĐ ,KTT , TP TV (có đối chiếu với KTCS số dư công nợ)

- Yêu cầu chấp hàh nguyên tắc bảo mật .

- Lập hóa đơn theo yêu cầu cơ sở căn cứ vào hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký .

- Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn (mở sổ giao và ký nhận ) .

- Mở sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế dài hạn

- Lập ,theo dõi thu hồi các biên bản chỉnh sửa ,thanh huỷ hóa đơn kịp thời .

- Giao hóa đơn chưa sử dụng cho các cơ sở do Cty qui định tự lập hóa đơn giao khách hàng , kiểm tra hóa đơn cơ sở trả lại, lập phiếu theo dõi.

- Hằng tháng , quý , năm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế trong kỳ (theo mẫu )

- Nhập dữ liệu xuất hóa đơn vào máy hằng tháng báo cáo tình hình xuất hóa đơn (doanh thu ) theo từng đơn vị cơ sở .

- Sắp xếp lưu trữ hóa đơn (TGGT ,VCNB) đã sử dụng theo thời gian ,thứ tự số quyển , thứ tự số hóa đơn.

- Đóng dấu , phát ấn chỉ ,lập phiếu xuất ấn chỉ ,báo cáo tình hình xuất nhập tồn ấn chỉ

- Nhập liệu (nhập vào phần mềm kế toán) các dữ liệu kế toán căn cứ theo hóa đơn chứng từ do các kế toán công trình cung cấp.

- Kiểm tra và củng cố hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra phù hợp với quy định của Pháp luật và chế độ kế toán thống ke

- Thực hiện công tác kế toán thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt (chỉ đối với các khoản tạm ứng không nằm trong các công trình do kế toán công trình theo dõi), định kỳ hàng tuần đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ.

- Khai báo thuế, quyết toán thuế với Cơ quan thuế theo luật định.

- Theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thay đổi chính sách về thuế.

- Chịu trách nhiệm liên lạc trực tiếp với Cục Thuế, Sở, Ban ngành liên quan.

- Thực hiện chức năng của kiểm soát viên nội bộ: kiểm tra độ tin cậy, tính trung thực, khách quan và chính xác của các khoản chi phí, các báo cáo tài chính, các công trình, dự án…

- Phụ trách phần hành kế toán Công trình - Công nợ Công trình

2.Quyền hạn:

- Khi chứng từ thanh toán chưa hoàn chỉnh chủ động trao đổi với khách hàng ,KTCS để

hoàn thành nghiệp vụ thu ,chi

- Đề xuất Phụ trách Phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc.

- Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu

- Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ .

- Đề xuất Trưởng Phòng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng

- Đề xuất hướng xử lý khi phiếu yêu cầu xuất hóa đơn chưa phù hợp .

- Đề xuất khi có điều chỉnh ,sửa đổi , thanh huỷ hóa đơn .

- Lập nhu cầu và đề xuất đặt in ấn phẩm theo tình hình sử dụng .

3.Mối liên hệ công tác:

- Trực thuộc Phòng Tài vụ Công Ty : nhận sự chỉ đạo , phân công , điều hành trực tiếp của Trưởng phòng Tài vụ

- Nhận thông tin về thanh toán của các kế toán cơ sở

- Quan hệ với các Đơn vị nội bộ thuộc Công Ty trong pham vi trách nhiệm của mình đảm nhiệm

Kế toán công nợ công việc thường chủ yếu nói đến việc thanh toán khi mua hàng - nợ phải trả và khi bán hàng - nợ phải thu

a/ Mua hàng - nợ phải trả

- Thu thập các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán. (Thu thập đầy đủ tài liệu từ nhà cung cấp như: hóa đơn, phiếu nhập kho, yêu cầu mua hàng được phê duyệt, phiếu xác nhận chất lượng, đơn đặt hàng…

- Kiểm tra các yêu cầu thanh toán được đệ trình từ các bộ phận khác ( khi Nhận được tất cả các tài liệu cần thiết cho việc thanh toán thì kiểm tra xem tài liệu có đầy đủ không, tối thiểu phải có hóa đơn và phiếu nhập kho hoặc các chứng từ, tài liệu tương tự chứng minh rằng nguyên vật liệu, tài sản mua thực sự là tài sản của Công ty).

- Xác nhận trên hệ thống kế toán là nhà cung cấp này vẫn chưa được thanh toán.

- Trình Kế toán trưởng ký xác nhận vào Phiếu đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp..

- Thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền tương ứng

==> Phải đảm bảo rằng khoản phải trả là đúng, nhà cung cấp không bị thanh toán trùng và yêu cầu thanh toán được lập dựa trên cơ sở các tài liệu đầy đủ.

b/ Bán hàng - Nợ phải thu

- Kiểm tra sự thống nhất của bộ chứng từ và đối chiếu thông tin trên hóa đơn với dữ liệu trên hệ thống (khi nhận được bộ chứng từ bán hàng do Nhân viên bán hàng gửi sang kế toán công nợ )

- Lập bảng đối chiếu công nợ để đối chiếu với khách hàng

- Gửi biên bản đối chiếu công nợ sang khách hàng

- Đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu được. (Khi nhận được giấy báo ngân hàng hoặc phiếu chi do khách phát hành, kế toán đối chiếu, kiểm tra số tiền phải thu khách hàng với tiền thu được. Cập nhật số tiền khách hàng thanh toán vào Bảng kê thu tiền khách hàng để theo dõi công nợ

- Sau khi kiểm tra bộ chứng từ bán hàng với hệ thống và nhận định là đúng đắn. Kế toán cập nhật dữ liệu vào hệ thống

- Lập bảng báo cáo tổng hợp bán hàng tháng, báo cáo chi tiết bán hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp công nợ quá hạn để trình cho Kế toán trưởng và Giám đốc.

Đúng rồi, nếu là doanh nghiệp nhỏ kế toán kiêm tất thì sẽ lo tất cả mọi khâu từ khi lên kế hoạch mua hàng , bán hàng, làm giá cả, kiểm tra chất lượng sản phẩm, hạch toán..v.v..coi như làm tổng hợp luôn.