1.Nhập đề

 l   Một dự án phải kết thúc, sớm hay muộn. Các lí do kết thúc dự án

l  Đã hoàn thành các yêu cầu

l  Chưa hoàn thành các yêu cầu, nhưng ......

–        Kinh phí đã hết, không thể cấp thêm

–        Thời hạn đã hết, không cho phép gia hạn thêm

–        Ban Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứt

–        Những lý do đặc biệt khác

Hoàn thiện dự án

Hoàn tất dự án là việc giải thể tổ chức và môi trường dự án theo phương thức đã được ấn định sau khi đã đat được cá mục tiêu của dự án và tất cả nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc chi tiết được hoàn thành.

Quy trình hoàn thiện dự án

-              rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý

-              XD kế hoạch chi tiết hoàn tất dự án

-              Tiến hành rà xét các hoạt động

-              Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ

-              Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng

-              Lập văn bản và giữ các kết quả bàn giao

-              Đóng văn phòng dự án

-              Giải thể tổ chức dự án

--             tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án

-              tiến hành rà xét sau thực hiện

-              thiết lập lại việc phân bổ nhân sự

2              Thống kê lại và Rà soát  

l  Cần thống kê lại các số liệu "lịch sử" về chi phí, thời gian thực hiện, chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm.

l   So sánh giữa kế hoạch và thực tế

l   Tìm nguyên nhân (kể cả trong trường hợp mọi sự là hoàn hảo)

Đề cương BC kinh nghiệm

–        I. Giới thiệu chung về dự án

–           A. Mục đích

–           B. Phạm vi

–        II. Tình hình/hiện trạng trước khi thực hiện dự án

–        III. Tóm tắt nội dung công việc của dự án

–        IV. Những điểm đã đạt được/thành công

–           A. Các thành công

–           B. Thảo luận về từng thành công

–        V. Các vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự án

–           A. Thảo luận về từng vấn đề

–           B. Cách khắc phục vấn đề

–        VI. Cơ hội cho công việc tương lai

Các nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệu

l  Yêu cầu kiểm soát thay đổi

l  Bản ghi chi phí

l  Phỏng vấn với các thành viên tổ, Ban lãnh đạo và khách hàng

l  Biên bản các cuộc họp

l  Lịch biểu thời gian

l  Phác thảo dự án và những sửa đổi

l  Tài liệu thống kê

l  Viết tài liệu cuối/ngay sau khi kết thúc DA

Tài liệu này là không có lợi khi nào?

l  PM không đủ trình độ, không đủ thông tin => viết ra một tài liệu không chính xác.

l  Mục đích chính trị của tài liệu: Tài liệu không phản ảnh sự thật, hoặc để công kích người khác

l  Không phổ biến cho ai, hoặc không cho ai đọc.

Kiểm điểm sau khi bàn giao ...

l  Mục đích: Khảo sát hiệu suất phục vụ của sản phẩm và các hoạt động duy trì, bảo trì, hỗ trợ khách hàng.

–        Xác định xem mục đích và mục tiêu của dự án có đạt được không?

–        Khẳng định sản phẩm có đáp ứng nhu cầu của khách hàng không?

–        Đánh giá ích lợi thực sự của sản phẩm?

–        Khách hàng có thực sự thoả mãn?

–        Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tục

l  Khi họp kiểm điểm, nên ...

–        Mời tư vấn độc lập

–        Khoanh vùng những nội dung cần họp bàn, tránh đi lan man, cãi vã

–        Cần khoảng 3-6 tháng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ độ lớn của dự án)

–        Tổng kết những điểm mới (sáng kiến, kinh nghiệm, ...) trong dự án

3              Hạ cánh (WINDING DOWN)

l  Thải bớt người, phân công lại công việc

l  Xác nhận và công bố những cá nhân/đơn vị đã làm tốt (động viên tinh thần, hoặc kèm theo vật chất - dù nhiều/ít)

l  Lấy xác nhận từ phía khách hàng (một cách để PM tự bảo vệ mình)