Biên mục bên trong :
Kiểm tra tính đầy đủ của văn bản trong hồ sơ. Nếu thiếu phảiu bổ sung đầy đủ.
Kiểm tra và hoàn chỉnh thứ tự văn bản đã sắp xếp trong hồ sơ, tiến hànhv đánh số tờ để cố định vị trí tài liệu trong hồ sơ.
Kiểm tra và thực hiện gia cố tình trạng vật lý của tài liệu (nếu cần).

Ghi tờ MỤC LỤC VĂN BẢN toàn bộ tài liệu trong hồ sơ:

Biên mục bên ngoài (ghi bìa hồsơ) :

Tên cơquan, đơn vịtổchức (phòng hay bộphận có hồsơ được lập);

Hoàn chỉnh tiêu đềhồsơ(kiểm tra tiêu đề đã xác định với tài liệu đã thu thập

trong hồsơ. Nếu chưa phù hợp thì chỉnh sửa);

Thời gian của hồsơ:

Với hồsơnguyên tắc (NT) và hồsơnghiệp vụ(NV)

Ngày bắt đầu của hồsơlà của văn bản ban hành đầu tiên trong

hồsơ;

Loại hồlà hồsơmở, không có ngày kết thúc.

Với hồsơcông việc (CVI)

Ngày lập hồsơ(từngày) - ngày mởhồsơ: ngày bắt đầu giải

quyết công việc hay bắt đầu thực hiện nhiệm vụ;

Ngày kết thúc (đến ngày) - ngày giải quyết xong công việc phải

lập hồsơ.

Ghi tổng sốtờtài liệu có trong hồsơ;

Dựkiến thời hạn bảo quản;

Xác lập sốvà ký hiệu của hồsơ.

Ký hiệu trong thành phần "Hồsơsố" được xác lập theo phương pháp từ

khóa GỒM 04 THÀNH PHẦN nhưsau :

Chữtắt tên đ/v lập hồsơ[1]-

Chữtắt phân loại tính chất của hồsơ[2]-

Chữtắt phân loại nội dung của hồsơ[3]-

Năm đứng lập hồsơ

Công thức:

"[chữtắt tên PHÒNG lập HS]" -"[PL t/c HS]" -"[PL n/d HS]" -"[năm lập HS]"

[1] - [2] - [3] - [4]

Ghi chú : Sốthứtựcủa hồsơ.

- Nếu cơquan, tổchức có lập bản danh mục hồsơhàng năm thì mỗi cá nhân trong

từng đơn vị, bộphận của cơquan sẽdựkiến sốhồsơcần lập trong 01 năm để

đăng ký với bộphận văn thưcủa cơquan. Bộphận văn thưsẽtổng hợp toàn bộsố

hồsơ đăng ký và xác lập hệthống sốthứtựchung cho cảcơquan và thông báo

cho từng cá nhân sốthứtựtheo bản danh mục hồsơ đã xác lập. Trên cơsở đó,

lần lượt đánh theo sốthức tự đã đăng ký và bộphận văn thưcơquan cung cấp.

- Nếu cơquan, tốchức không lập bản danh mục hồsơhàng năm, mỗi phòng hay

mỗi cá nhân tựxác lập hệthống sốthứtựcủa riêng mình cho từng năm.