Tính chất của hồ sơ được xác định trên cơ sở tính quy phạm pháp luậtcủa các văn bản có trong hồ sơ. Sự phân loại trên cơ sở tiêu chí này sẽ giúp cho người sử dụng hồ sơ chủ động trong việc lập, sử dụng, lưu trữ và tổ chức nộp lưu hồ sơ một cách chính xác, khoa học đồng bộ ngay từ khâu đâu tiên - lập hồ sơ --> lưu trữ hồ sơ một cách hệ thống.

Phân loại theo nội dung (ký hiệu thông tin ) của hồ sơ.

1.     Hồ sơ có nội dung về hoạt động tổ chức nhân sự, TỔ CHỨC CÁN BỘ  là các loại hồ sơ có nội dung liên quan đến các công việc:

- Tăng lương,

- Bổ nhiệm,

- Điều động,

- Tuyển dụng,

- Thành lập cơ quan (đơn vị),

- Đào tạo, bồi dưỡng,

- Giải quyết các chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,

- An tòan lao động,

- Thi đua, ....

Do P.TCCB (P.TCNS)

=> chữ tắt: TCNS, TCCB, TCLĐ, LĐTL, CĐCS

2.     Hồ sơ có nội dung về hoạt động kế toán tài vụ (KTTV) là các loại hồ sơ có nội dung liên quan đến các công việc cụ thể:

- Quản lý tài sản, vật tư, vốn;

- Quản lý và xử lý chứng từ kế toán;

- Thanh quyết toán, …

à P.KTTV (P.Kto), Ký hiệu: KTTV, KTo

3.     Hồ sơ có nội dung về hoạt động kế hoạch, kinh doanh … là các loại hồ sơ có nội dung liên quan đến

- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch;

- Thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiếp thị;

- Phát triển thị trường, tiêu thụ sản phẩm, …

à P.KD (P.KH-KD-TT), Ký hiệu: KH, KD, TT…

4.     Hồ sơ có nội dung về hoạt động hành chính quản trị là loại hồ sơ có nội dung liên quan đến các công tác:

-               Hành chính văn thư (tổ chức soạn và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; tổ chức xử lý thông tin, tổ chức công tác lập và quản lý hồ sơ, …).

-               Hành chính lễ tân: Tổ chức các cuộc hội họp, tổ chức giao tiếp, tổ chức trang trí, …

-               Quản trị nhằm đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị: cấp phát và quản lý tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng, đảm bảo hoạt động của công tác hậu cần (phương tiện di chuyển, điện - nước, …).

à P.HC (P.HC-QT), Ký hiệu: QTri, HCVT, HCLT

5.     Hồ sơ có nội dung về hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ là loại hồ sơ có nội dung liên quan đến các công việc:

- Xây dựng cơ bản (XDCB);

- Thông tin (Ttin);

- Thống kê (Tke),

- Quy trình kỹ thuật vận hành thiết bị, quy trình tổ chức sản xuất, …

à P.Ktu (P.XDCB, BQLyDA)

Phân loại theo quy trình xử lý và quản lý hồ sơ.

-      Hồ sơ văn thư (tài liệu văn thư):

“Hồ sơ hiện hành”

là loại hồ sơ, tài liệu đang được lập và sử dụng trong quá trình hoạt động của cá nhân, đơn vị trong một cơ quan hay tổ chức.

-      Hồ sơ lưu trữ hiện hành (tài liệu lưu trữ hiện hành):là loại hồ sơ văn thư, đã kết thúc và được lập hoàn chỉnh, đến thời hạn nộp lưu, được xác định giá trị và quản lý trong bộ phận lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. Loại hồ sơ này chỉ có giá trị về mặt thông tin, có tính chứng cứ, không còn giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

-      Hồ sơ lưu trữ lịch sử (tài liệu lưu trữ lịch sử):

là loại hồ sơ lưu trữ hiện hành, đến thời hạn nộp lưu, được xác định giá trị và quản lý trong các cơ quan nhà nước có chức năng lưu trữ lịch sử – Trung tâm lưu trữ quốc gia. Loại hồ sơ này chỉ có giá trị về mặt thông tin, có tính chứng cứ, không còn giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.