Phần II. KIẾN THỨC VỀ TỔ CHỨC ĐIỀU KIỂN:

1. Hệ Thống tổ chức một đơn vị GĐPT (Trong đó Đoàn là đơn vị căn bản)

2. Tổ chức Đoàn

3. Các bộ môn tu học trong GĐPT

4. Đại cương các phương pháp giáo dục trong GĐPT

5. Chào kính và kỷ luật trong GĐPT

HỆ THỐNG TỔ CHỨC MỘT ĐƠN VỊ GĐPT

GĐPT là một tổ chức giáo dục thanh thiếu nhi Phật tử của GHPGVN do Ban Hướng Dẫn Phật tử Trung ương chuyên trách. Là một tổ chức giáo dục, nên GĐPT phải có sự tổ chức quy cũ, khoa học và thống nhất, có sự phân cấp tổ chức, sắp xếp thành phần theo giới tính, độ tuổi để áp dụng các phương pháp giáo dục, chương trình tu học được phù hợp và sự điều hành được chặt chẽ, nhịp nhàng, có nhiều hiệu quả.

Hiểu biết về cơ cấu tổ chức của GĐPT sẽ giúp cho người Huynh trưởng áp dụng được đúng đắn trong lúc thực hiện nhiệm vụ tổ chức điều khiển, nhất là ở cấp đơn vị cơ sở như GĐPT và Đoàn.

I.KHÁI QUÁT VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CHUNG GĐPT:

Nội quy GĐPT tu chỉnh ngày 29/07/2001 được Hội Đồng trị sự GHPGVN ban hành ngày 29/01/2002, ở chương III, điều 13 quy định về tổ chức GĐPT phân thành bốn cấp gồm: cấp Trung ương; cấp Tỉnh Thành hội, (cấp Thành phố trực thuộc Tỉnh); Quận – Huyện, Thị xã, và cấp Gia đình. Điều 14 quy định nhiệm vụ và liên lạc của các cấp GĐPT.

II.CƠ CẤU TỔ CHỨC MỘT ĐƠN VỊ GĐPT:

Cũng ở điều 13, mục D, nội quy quy định về cơ cấu tổ chức một GĐPT, gồm mấy điểm chính sau:

1. Nơi sinh hoạt : 

“GĐPT sinh hoạt tu học tại chùa, tịnh xá, niệm Phật đường”…(là cơ cấu của Giáo Hội). Như vậy GĐPT ở địa phương là đơn vị cơ sở của GĐPT.

2. Danh xưng mỗi GĐPT :

Danh xưng của mỗi GĐPT lấy theo tên chùa, tịnh xá, niệm Phật đường nơi GĐPT đó sinh hoạt.

3. Thành phần Ban Huynh Trưởng GĐPT:

Đây là thành phần cốt cán của GĐPT, được cơ cấu gồm các chức danh như sau:

- 1 Gia trưởng.

- 1 Liên Đoàn trưởng. Trường hợp đơn vị có nhiều Đoàn và số lượng Đoàn sinh đông có thể thêm một hoặc hai Liên Đoàn phó phụ trách ngành Nam, Nữ.

- 1 Thư ký.

- 1 thủ quỹ

- Các Đoàn trưởng và Đoàn phó các đoàn. 

Bên cạnh BHT có Ban Bảo trợ gồm một số đạo hữu có thiện tâm hổ trợ về vật chất và tinh thần cho GĐPT.

4. Điều kiện của các chức vụ trong BHT:

Nội quy (cũng ở điều 13, mục D, điểm 4) quy định:

- Gia trưởng phải là một cư sĩ Phật tử hay một Huynh trưởng GĐPT trên 40 tuổi có đạo đức uy tín, am hiểu và tán thành mục đích sinh hoạt của GĐPT, do BHT mời.

- Liên Đoàn trưởng, Đoàn trưởng, Đoàn phó, Thư ký, Thủ quỹ …do BHT (Gia Trưởng, các Huynh trưởng) căn cứ phục vụ để phân công vào các chức vụ Huynh trưởng.

- BHT không phải bầu lại mỗi năm hay nhiệm kỳ. Lúc nào cần thiết thì thay đổi bổ sung mà thôi.

- Thành phần BHT của Gia Đình phải được sự đồng ý của vị trụ trì hoặc Ban hộ tự… và được PBHD/GĐPT Tỉnh, Thành hội duyệt, chấp thuận.

* Lưu ý: Như vậy Gia trưởng cũng là một Huynh trưởng trong BHT.

5. Số lượng Đoàn sinh của một GĐPT:

- Có ít nhất là hai Đội, Chúng hay Đàn, nhiều nhất là bốn Đội, Chúng, Đàn. (Đội dùng cho Nam Phật tử, Thiếu Nam. Chúng dùng cho Nữ Phật tử, Thiếu nữ. Đàn dùng cho Oanh vũ Nam, Nữ)

- Mỗi Đội, Chúng, Đàn có từ 6 (sáu) đến 8 (tám) Đoàn sinh do Đội Chúng trưởng, Đầu thứ Đàn và một Đội phó, Chúng phó, thứ Đàn điều khiển.

Như vậy mỗi Đoàn có ít nhất là mười hai Đoàn sinh, nhiều nhất là ba mươi hai Đoàn sinh (kể cả Đội, Chúng trưởng, Đội chúng phó, Đầu thứ Đàn).

Trường hợp số lượng Đoàn sinh động (Trên ba mươi hai em trở lên) thì chia thành hai hoặc ba Đoàn … và mỗi Đoàn đều có Đoàn trưởng, Đoàn phó riêng).

III.NHIỆM VỤ VÀ LIÊN LẠC CỦA BHT:

Cũng ở chương III. điều 14 quy định về nhiệm vụ và liên lạc của các cấp GĐPT.

Mục C của điều 14 quy định rõ về nhiệm vụ của từng chức danh trong BHT/GĐPT theo thứ tự:

1.Gia trưởng: Nói chung là phụ trách tổng quát về mặt pháp lý, tinh thần, hành chánh và đối ngoại.

2.Liên Đoàn trưởng: Điều hành, hướng dẫn chung mọi sinh hoạt, tu học của GĐPT với sự phối hợp phụ tá của các Liên Đoàn phó.

3.Thư ký: Phụ trách về hành chánh.

4.Thủ quỹ: Phụ trách quản thủ tài chính.

5.Các Đoàn trưởng và Đoàn phó: Thi hành các phương án sinh hoạt tu học của BHT đề ra, lên chương trình thực hiện hàng tuần và trực tiếp điều khiển sinh hoạt cùa Đoàn 

6.Đội, Chúng trưởng, Đầu, Thứ Đàn: Thi hành quyết định của Đoàn trưởng, điều kiện Đội, Chúng, Đàn với sự trợ tá của Đội, Chúng phó và Thứ Đàn. Thực hiện chương trình sinh hoạt tu học của Đội, Chúng, Đàn. 

 Nội quy GĐPT – Chương III, điều 14, mục C, điểm 5 – 6 (trang 8)

Từ các quy định căn bản trên ta có thể tóm lược cơ cấu tổ chức, thành phần nhân sự (BHT và Đoàn sinh) của một đơn vị GĐPT qua sơ đồ hệ thống tổ chức sau đây:

( xem hình đính kèm )

* Ghi chú: Như vậy cơ cấu tổ chức nhân sự của một GĐPT có hai thành phần:

- Thành phần Huynh trưởng gọi là Ban Huynh trưởng (gồm Gia trưởng, Liên Đoàn trưởng, các Liên đoàn phó nếu có, Thư ký, Thủ quỹ, các Đoàn trưởng, Đoàn phó.

a. Ban thường vụ: Gồm Gia trưởng, Liên Đoàn trưởng, Liên Đoàn phó, Thư ký, Thủ quỹ, các Đoàn trưởng, Đoàn phó.

b. Huynh trưởng phụ trách Đoàn: Các Đoàn trưởng, Đoàn phó.

- Thành phần Đoàn sinh: Gồm cả các Đội, chúng trưởng, Đội chúng phó, Đầu thứ Đàn và Đoàn sinh.

a.Một đơn vị: Số lượng Huynh trưởng ít nhất là 6 (sáu) : (một Gia trưởng, một Liên Đoàn trưởng, Thư ký, Thủ quỹ, hai Đoàn trưởng).

b.Số lượng Đoàn sinh ít nhất là hai mươi bốn (ít nhất là hai Đoàn, Đoàn ít nhất hai ĐỘi Chúng, Đàn). Tổng cộng toàn đơn vị phải có ít nhất là ba mươi người.

KẾT LUẬN:

Qua hệ thống tổ chức đơn vị GĐPT, người Huynh trưởng nói chung, Đoàn phó nói riêng sẽ am hiểu về cơ cấu thành phần nhân sự cũng như biết rõ về vị trí vai trò nhiệm vụ của các thành viên, nhất là của bản thân mình trong GĐPT. Trên cơ sở kiến thức và nhận thức ấy, người Đoàn phó sẽ là người trợ tá đắc lực nhiệt thành cho Đoàn trưởng trong nhiệm vụ điều khiển Đoàn sinh hoạt và liên đới góp sức cùng toàn BHT tổ chức, hướng dẫn, điều khiển GĐPT sinh hoạt tu học đều đặn, đúng chương trình kế hoạch, ổn định, vững mạnh và ngày càng phát triển vậy ./.

Tài Liệu Huấn Luyện 

TỔ CHỨC ĐOÀN

ĐỘI-CHÚNG-ĐÀN

GĐPT là một tổ chức giáo dục Thanh Thiếu Nhi tin Phật, nhưng cũng có sự sắp xếp cơ cấu đoàn viên thành đội ngũ, xem qua cũng giống đoàn thể Thanh Thiếu Nhi khác. Nhưng không phải vì thế mà GĐPT là một tổ chức thanh thiếu nhi thuần túy. Căn bản GĐPT vẫn là một tổ chức giáo dục. 

Vậy tại sao GĐPT lại có sự phân chia Đoàn, Đội…nhằm mục đích gì, cách thức cơ cấu thế nào? Người Huynh trưởng, nhất là Huynh trưởng phụ trách điều khiển cần phải am hiểu. 

I. LÝ DO MỤC ĐÍCH GĐPT CÓ SỰ TỔ CHỨC ĐOÀN : 

Việc tổ chức phân chia Đoàn, Đội, Chúng trong GĐPT là một hình thức vận dụng linh hoạt, sáng tạo một vài hình thức của các tổ chức Thanh niên ngoài đời (như Hướng đạo) là bởi các lý do và mục đích như sau : 

-Trong một đoàn thể, nếu có sự tổ chức sắp xếp đoàn viên thành đội ngũ chặt chẻ, phân công nhiệm vụ cụ thể từng tập thể từng cá nhân, thì việc điều khiển hoạt động của đoàn thể ấy mới dễ dàng và thành công. 

-Một trong những đặc tính của giáo dục GĐPT là khế cơ, nghĩa là hợp với căn cơ của Đoàn sinh (sinh lý,tâm lý,hoàn cảnh…), nên cần phải có sự sắp xếp phân chia Đoàn sinh thành từng nhóm theo giới tính, độ tuổi để áp dụng các phương pháp giáo dục, các sinh hoạt phù hợp, đạt kết quả tốt. 

-Đoàn Đội, Chúng là môi trường rất thích hợp để áp dụng phương pháp hoạt động, phương pháp “làm và học theo nhóm” người điều khiển rất dễ dàng theo dõi kiểm tra đôn đốc uốn nắn. Đoàn, Đội, Chúng còn tạo cơ hội cho Đoàn sinh sống gần gũi nhau, dễ kết nên tình thân ái, gây tinh thần đồng đội, ý thức tập thể và tinh thần tự chủ độc lập tự giác (trẻ tự điều khiển lẫn nhau). 

II. CÁCH THỨC TỔ CHỨC ĐOÀN : 

Muốn tổ chức Đoàn, chúng ta cần hiểu rõ một số điểm căn bản : 

1. Đoàn trong GĐPT : 

Nội quy GĐPT (chương III điều 13 về tổ chức,mục D, điểm 5 và chương IV điều 17) quy định muốn được thành lập GĐPT thì phải có số lượng Đoàn sinh ít nhất là 2 Đoàn (mỗi Đoàn ít nhất 12 em. Vậy GĐPT phài có ít nhất 24 em). Như thế, Đoàn là đơn vị căn bản của GĐPT. 

Tại đây, Nội quy cũng còn cho thấy sự tổ chức phân lập Đoàn căn cứ theo giới tính và độ tuổi, gồm có : 

-Đoàn Nam Phật tử (Ngành Thanh - Nam)

-Đoàn Nữ Phật tử (Ngành Thanh -Nữ)

-Đoàn Thiếu Nam (Ngành Thiếu - Nam)

-Đoàn Thiếu Nữ (Ngành Thiếu - Nữ)

-Đoàn Oanh Vũ Nam (Ngành Đồng - Nam)

-Đoàn Oanh Vũ nữ (Ngành Đồng - Nữ)

Tuy nhiên, số lượng có thể đủ 6 đoàn, hay ít hơn hoặc nhiều hơn là tùy theo số lượng Đoàn sinh nhiều hay ít mà tổ chức cơ cấu, nhưng tối thiểu phải là 2 Đoàn. 

2. Cách thức tổ chức Đoàn : 

a. Thành phần của Đoàn : 

a1. Huynh trưởng : Đoàn được trực tiếp điều khiển bởi các Huynh trưởng Đoàn, gồm : 

-1Đoàn trưởng

-1 hoặc 2 Đoàn phó

Các Huynh trưởng đoàn phải có các điều kiện về tuổi tác, tu học, huấn luyện nhất định. 

a2. Đoàn sinh : Thành phần Đoàn sinh được phân chia, sắp xếp vào các đơn vị với số lượng và tên gọi, độ tuổi như sau : 

-Mỗi Đoàn phải có ít nhất là 2, nhiều nhất là 4 ĐỘI (đối với Nam Phật tử và Thiếu Nam) hay CHÚNG (đối với Nữ Phật tử hay Thiếu Nữ), hay ĐÀN (Oanh Vũ Nam, Nữ). Mỗi Đội, Chúng, Đàn có từ 6 (ít nhất) đến 8 (nhiều nhất) Đoàn sinh, kể cả các Đội, Chúng trưởng, Đội, Chúng phó điều khiển Đội, Chúng và Đầu đàn, thứ đàn điều khiển đàn. Như vậy mỗi đoàn phải có ít nhất 12 Đoàn sinh và nhiều nhất 32 Đoàn sinh. Nếu số lượng Đoàn sinh đông trên 32 thì chia thành 2, 3 Đoàn, mỗi Đoàn có Đoàn trưởng, Đoàn phó riêng . 

-Lứa tuổi của Đoàn sinh theo quy định : 

•Đồng niên (Oanh vũ nam, nữ) : Từ 7-12 tuổi

•Thiếu niên (Nam, Nữ) : từ 13-17 tuổi

•Thanh (Nam, Nữ) : Từ 18 tuổi trở lên

b. Cách thức tổ chức Đội, Chúng, Đàn

Đội, Chúng, Đàn hay là đơn vị căn bản để tổ chức Đoàn, là đơn vị nhỏ nhất của GĐPT. Như đã nói trên, Đội là danh từ dùng cho đơn vị căn bản của đoàn Nam Phật tử hay Thiếu nam, Chúng dùng cho đơn vị căn bản của Đoàn Nữ Phật tử hay Thiếu nữ và Đàn dùng cho Đoàn Oanh Vũ (Nam và nữ). 

b1. Chọn Đội Chúng trưởng : Sau khi đã tập hợp danh sách các Đoàn sinh, tìm hiểu về tâm sinh lý, tuổi, chỗ ở các em theo số lượng Đoàn sinh mà dự kiến nên lập mấy Đội, Chúng… rồi Huynh trưởng Đoàn chọn lựa và cử một số em làm đội trưởng, Đội phó, Chúng trưởng, Chúng phó, Đầu Đàn, thứ Đàn đủ số cần thiết. Đó là các em tương đối lớn trong số các em, có sức khỏe, lanh lẹ hoạt bát, có biểu hiện tinh thần, tính nết tốt, rồi huấn luyện, chỉ bảo cho các em về tư cách tác phong, hiểu biết cách thức điều khiển, nhiệm vụ của người Đội, Chúng trưởng, Đầu, Thứ Đàn và một số kỹ năng chuyên môn khác để các em áp dụng vào việc điều khiển. 

b2. Lập Đội, Chúng, Đàn : Tùy số Đoàn sinh hiện có mà chia đều ra, mỗi Đội, Chúng, Đàn có từ 6 đến 8 em, sao cho Đội, Chúng Đàn nào cũng có em lớn nhỏ, em khá, em yếu, ưu tiên để các em chỗ ở gần nhau (cùng xóm, cùng đường phố…) ở vào một Đội, Chúng, Đàn để tiện liên lạc, nhắc nhở nhau. 

b3. Cách đặt tên Đội, Chúng, Đàn : Sau khi phiên chế Đoàn sinh thành các Đội, Chúng…, để được thống nhất quy củ, thì tên các Đội, Chúng thuộc các đoàn Nam, Nữ Phật tử, Thiếu nam, Thiếu nữ được gọi theo màu sắc của hoa sen, theo thứ tự : Đội Sen Vàng, Đội Sen trắng, Đội Sen Hồng, Đội Sen Xanh. Chúng Sen Vàng, Chúng Sen Trắng, Chúng Sen Hồng, Chúng Sen Xanh. (Nếu chỉ có 2 Đội, Chúng thì chỉ có Đội(Chúng) sen vàng, Đội(Chúng) sen Trắng. Nếu 3 Đội(Chúng)thì them Đội(Chúng) sen Hồng…Ngoài tên gọi Đội, Chúng còn có một tiếng reo tùy ý, nhưng ngắn gọn có ý nghĩa (vi dụ : Tươi, Thắm, Trong, Vui…)

-Với các Đoàn Oanh Vũ thì tên các Đàn được Đặt theo màu sắc cánh chim, theo thứ tự : Đàn Cánh Vàng, Đàn Cánh Nâu, Đàn Cánh Đỏ, Đàn Cánh Hồng và kèm theo một tiếng reo (Ví dụ : Lanh, Vui, Chăm, Hiếu…)

b4. Sổ sách đội, Chúng, Đàn : Để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi các công việc liên quan đến sinh hoạt của Đội, Chúng, Đàn cần phải sắm một số sổ sách cần thiết như : 

-Sổ danh sách Đoàn sinh

-Sổ điểm danh chuyên cần

-Sổ biên bản

-Sổ thu chi và khí mãnh

-Sổ thông tin liên lạc

-Sổ nhật ký (ghi chép các hoạt động, các sự kiện liên quan đến Đội, Chúng)

b5. Hoạt động của Đội, Chúng, Đàn : Ngoài chương trình sinh hoạt chung của Đoàn, các Đội, Chúng, Đàn cũng có những hoạt động riêng của mình, các Đội, Chúng, Đàn thường có những hoạt động như : 

-Họp hàng tháng 1 đến 2 lần để kiểm điểm công việc hay dự trù kế hoạch sinh hoạt, trại Đội, Chúng 12 giờ, du ngoạn (là ngày đi của Đội, Chúng) (phải xin phép Huynh trưởng Đoàn. Đoàn trình xin Liên Đoàn trưởng), thăm viếng nhau (đau ốm, lễ, tết…), đổi nhà, sinh nhật Đội, Chúng, chúc mừng Đội, Chúng sinh lên cấp, lên đoàn, thăm Huynh trưởng Đoàn dự trại, báo Đội, Chúng, lập góc Đội Chúng, công tác tương trợ, từ thiện xã hội. Đội, Chúng sinh hoạt theo nguyên tắc hàng Đội tự trị (sẽ nói rõ ở chương trình trại A Dục. ) (Lưu ý : Đàn không tổ chức trại riêng). 

b6. Tài sản khí mãnh của Đội, Chúng, Đàn : Đội, Chúng, Đàn cũng có tài sản khí mãnh riêng cần phải quản thủ, giữ gìn cẩn thận. Đội, Chúng, Đàn có mội số khí mãnh như : Cờ Đội, Chúng, Đàn, các vật dụng dựng lều, cờ truyền tin, còi, dây gút, tượng Phật, kinh sách tài liệu, tranh ảnh các loại, các loại huy hiệu, phù hiệu, hộp cứu thương, các tác phẩm văn mỹ nghệ, các thứ ngân qũy… Các vật dụng này được ghi chép rõ ỳang vào sổ khí mãnh, quản thủ trưng bày tại góc Đội, Chúng thường là tại nhà Đội, Chúng trưởng hay Đội, chúng phó…

III. NHIỆM VỤ CỦA CÁC THÀNH PHẦN TRONG ĐOÀN

Chương III, Điều 14, mục C, điểm 5, 6 quy định tóm tắt về nhiệm vụ Huynh trưởng Đoàn và Đội Chúng trưởng như sau : 

1. Nhiệm Vụ Đoàn Trưởng,Đoàn Phó : 

Thi hành các phương án sinh hoạt tu học của Ban Huynh trưởng đề ra, lên chương trình thực hiện hàng tuần và trực tiếp điều khiển sinh hoạt của Đoàn. 

Như vậy, phải hiểu là người Đoàn phó có nhiệm vụ trợ tá cho Đoàn trưởng, hội ý, chịu sự phân công của Đoàn trưởng để việc điều khiển Đoàn được kết quả tốt và cùng với Đoàn trưởng chịu trách nhiệm trước Liên Đoàn trưởng. 

2. Đội, Chúng Trưởng, Đầu Đàn : 

“Thi hành quyết định của Đoàn trưởng, điều khiển Đội, Chúng, Đàn với sự trợ tá của Đội Chúng Phó và Thứ đàn. Thực hiện chương trình tu học của Đội, Chúng, Đàn”

Ngoài ra Đội, Chúng trưởng, Đầu đàn phải luôn gần gũi với Đoàn sinh lúc ở Đoàn cũng như ở nhà, thân ái và động viên nhắc nhở các Đoàn sinh trong Đội, Chúng, Đàn đi sinh hoạt siêng năng đều đặn, đồng thời gây tinh thần đoàn kết Lục Hòa trong Đội, Chúng, Đàn và các Đội, Chúng, Đàn khác trong Đoàn. 

IV. SINH HOẠT CỦA ĐOÀN : 

Sinh hoạt của Đoàn gồm có 2 loại : 

1. Sinh hoạt thường lệ (Hay Sinh hoạt định kỳ) : 

Là sinh hoạt theo quy định chung của cả đơn vị GĐPT vào ngày giờ nhất định hàng tuần, hàng tháng. 

2. Sinh hoạt đặt biệt hay bất thường : 

Là các sinh hoạt riêng của Đoàn ngoài chương trình định kỳ của đơn vị do Huynh trưởng tự điều động (có trình xin, báo cáo lên BHT) như trại, du ngoạn, thám du, công tác từ thiện xã hội, tham gia cộng đồng…

Ngoài ra Đoàn còn tổ chức quản lý hành chánh, tài chính, các loại sổ sách, các loại vật tư khí mãnh của Đoàn cần được ghi chép rõ ràng, cụ thể, cập nhật và quản thủ cẩn thận, tổ chức thiết trí Đoàn quán…(sẽ đề cập rõ hơn ở chương trình trại A Dục)

KẾT LUẬN : 

Nhiệm vụ chính yếu của Huynh trưởng Đoàn là trực tiếp điều khiển sinh hoạt tu học của Đoàn. Công việc đầu tiên và rất hệ trọng mà người Huynh trưởng Đoàn phải thực hiện là sắp xếp phiên chế Đoàn sinh thành đội nãu quy củ, tức là tổ chức Đoàn (trong đó có tổ chức Đội, Chúng, Đàn. ). Vì vậy người Đoàn trưởng, Đoàn phó nhất thiết phải thấu đáo tổ chức Đoàn, am tường thể thức tổ chức, nguyên tắc quản lý thực hiện các hoạt động của Đoàn. Có như vậy hình thức tổ chức mới đúng thể thức, quy củ, chặt chẽ, đúng đường lối, thống nhất trong đơn vị, làm điều kiện cho việc sinh hoạt tu học của Đoàn đạt kết quả và người Huynh trưởng hoàn thành được nhiệm vụ một cách tốt đẹp.