·              Trong hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp có thể dự báo được khủng hoảng xảy ra với doanh nghiệp mình được. Sự thật đã chứng minh rất nhiều doanh nghiệp đã tự lập ra cho mình những bộ phận, công cụ và kế hoạch quản lý rủi ro khi thực hiện một dự án hay trong một giai đoạn kinh doanh cụ thể như các quỹ dự phòng, hay các nhóm quản lý rủi ro của doanh nghiệp…

·              Để dự đoán các khủng hoảng tiềm năng người quản lý phải tiến hành đánh giá thương hiệu, phân tích tình thế của công ty mình hiện giờ như thế nào bằng mô hình PEST liên quan đến tình hình chính trị, kinh tế, xã hội và khoa học kỹ thuật của các thị trường của công ty cũng như trên thế giới; bằng mô hình SWOT liên quan đến tiềm lực của công ty như thế mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà công ty đang phải đối mặt . Từ đó nhà quản lý có thể xác định được những giá trí có khả năng mất khi xảy ra khủng hoảng.

·              Một số biện pháo nhằm kiểm soát nguy cơ khủng hoảng tốt nhất.

-                Để kiếm soát khủng hoảng tốt nhất thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị tốt ngay từ khâu dự báo.

-                Sau đó là thực hiện tốt các công việc tiếp theo:

Nghiên cứu khả năng rủi ro đối với tổ chức và từng nhóm công chúng của tổ chứ( ưu tiên các rủi ro khả năng cao).

Xác định nguyên nhân gây ra những rủi ro đó, chú trọng cả những tác nhân từ trong và ngoài tổ chức.

Miêu tả và thực thi các hành động có thể giảm thiểu rủi ro đối với từng nhóm công chúng, xem xét các yếu tố có khả năng cản trở các hành động đối phó.

Đề xuất thay đổi chính sách

Lập kịch bản hành động trong tình huống khủng hoảng

Đánh giá công tác chuận bị của tổ chức để xem có cần phải thay đổi gì về chiến lược, chiến thuật gì hay ko.

-                Chuẩn bị công tác truyền thông: đây là khâu rất quan trọng và có vai trò quyết định đến thành công của việc giải quyết khủng hoảng.

Thành lập đội truyền thông khủng hoảng:

Khi xảy ra khủng hoảng việc đầu tiên cần làm là liên hệ với người điều hành cấp cao, người quản lý bộ phận PR và người phụ trách pháp lý( có thể thuê luật sư). Sau đó, liên heej với những người lãnh đạo các bộ phận liên quan và các chuyên gia về lĩnh vực liên quan. Nếu người phụ trách PR không đủ chuyên môn hoặc không tự tin với khả năng truyền thông khủng hoảng của mình thì có thể phải thuê chuyên gia truyền thông khủng hoảng bên ngoài. Người phụ trách pháp lý phải hợp tác chặc chẽ, thống nhất với người phụ trách PR.

Chỉ định người phát ngôn: người phát ngôn phải trung thực, thẳng thắn, đáng tin, có khả năng xử lý tình huống tốt, và có khả năng giữ bình tĩnh. Luôn tôn trọng nguyên tắc “nói hết, nói ngay và nói thật”. Người này phải biết cách tạo lòng tin cho báo chí, có kỹ năng thuyết trình và trả lời phỏng vấn, biết thuyết phục, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác, dẽ tiếp cận và phải có kiến thức về tổ chức. Và tổ chức cần dự trù thêm người phát ngôn phòng người phát ngôn chính ốm đau hay có vấn đề đột xuất.

Đào tạo người phát ngôn: thảo luận với người phát ngôn những điều nên và không nên làm, nên nói và không nên nói, nói như thế nào; luyện tập phát biểu, dự đoán các câu hỏi của báo chí cũng như các nhóm công chúng có thể quan tâm và tìm cách trả lời hợp lý. Việc này giúp người phát ngôn tự tin hơn, phản xạ nhanh hơn để làm cho buổi họp báo trở nên thành công hơn.

Xác định và hiểu rõ công chúng của mình: xác định ở các nhóm công chúng chủ chốt họ cần gì, muốn gì ở tổ chức, họ được và mất gì từ khủng hoảng..,

Thông thường trong tình huống khủng hoảng, nhóm công chúng quan trọng nhất là công chúng nội bộ vì những nhân viên phải hiêu rõ về công ty họ, về khủng hoảng mà họ đang gặp phải và có những phát ngôn phù hợp không làm hại tới danh tiếng của công ty. Vì khi nhân viên, có quyền lợi ở công ty đó thì những nhóm công chúng khác cũng sẽ đánh giá công ty thấp hơn và làm cho khủng hoảng thêm tồi tệ hơn. Tuy nhiên, không chỉ tập trung vào nhóm công chúng nội bộ mà còn chú trọng đến các nhóm công chúng mục tiêu khác nữa.

Thiết lập các hệ thống cấp báo: sau khi xác định được các nhóm công chúng mục tiêu cần giao tiếp, cần xác định phương pháp và phương tiện giao tiếp hiệu quả nhất cho từng nhóm. Người quản lý khủng hoảng phải sử dụng tốt các phương tiện truyền thông hiện đại như điện thoại di động, chat , loa phát thanh công cộng … và phương tiện truyền thống như thư tay, bưu kiện… để truyền thông tới các nhóm công chúng cả nộ bộ lẫn bên ngoài. Đối với báo chí thì gửi thông cáo báo chí, tổ chức họp báo, tổ chức trả lời trực tiếp hoặc quan email, quan điện thoại.. Đối với các nhà đầu tư thì gọi điện, gặp trực tiếp, gửi công văn. Từ đó sẽ biết được phản ứng của các nhóm công chúng, và để tăng xác suất nhận thông điệp và hiệu quả thông điệp đối với các nhóm công chúng.

Sau khi xây dựng kế hoạch truyền thông khủng hoảng, có thể thử nghiệm tình huống giả định và sửa đổi kế hoạch nến cần.