1, Tầm quan trọng của thông cáo báo chí:

Công việc chính của một nhân viên PR là làm sao để giới truyền thông chuyển tải thông tin của công ty mình đến các đối tượng công chúng khác nhau. Có rất nhiều công cụ để nhân viên PR thục hiện việc chuyển thông tin đến với nhà báo và thông cáo báo chí (TCBC) là Một trong những công cụ đó. TCBC còn được gọi là Press Release, là bản tóm tắt chính thức những thông tin về một chương trình hay một vấn đề của doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội, các nhân… gửi đến các cơ quan thông tấn báo chí. Nhờ đó các cơ quan truyền thông này giúp công ty, tổ chức… đưa tin về một sự kiện, chính sách, hoạt động hay kết quả nào đó mà công ty muốn công chúng biết.

TCBC được xem như là cầu nối giữa PR với giới truyền thông và công chúng. Nhờ có TCBC mà 3 bên này hiểu được công việc của nhau, công ty có thể truyền tải dến công chúng những điều mình muốn nói, công chúng biết được công ty đang hoạt động như thế nào, có chương trình gì… Còn nhà báo sẽ có thông tin cho bài viết của mình. Điều quan trọng nhất của TCBC là sẽ cung cấp thông tin cho giới truyền thông. Mỗi mẫu tin đưa ra từ bản thông cáo báo chí sẽ được các báo khai thác ở những khía cạch khác nhau. Ngoài ra, TCBC còn giúp công ty giả đáp những cấu hỏi của dư luận , đặc biệt là trong các cuộc khủng hoảng hoặc giải đáp những thác mắc của khách hàng khi có sự cố

2, Cách viết một thông cáo báo chí hiệu quả:

Thông cáo báo chí là phương tiện cơ bản nhất để tiếp cận giới truyền thông. Thông tin trong thông cáo này được trình bày theo cách cho phép các nhà báo chỉ cần đọc lướt mà vẫn nắm được thông tin quan trọng mang giá trị tin tức nhất.
Thông cáo báo chí là công cụ rất quan trọng và hữu hiệu trong việc quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp và cung cấp những thông tin cập nhật, có giá trị tới công chúng. Tuy vậy, xây dựng nội dung cho một thông cáo báo chí hay làm thế nào để độc giả sẵn sàng đọc thông tin của doanh nghiệp không phải công việc dễ dàng, đòi hỏi nhiều nghiên cứu kĩ càng về chính doanh nghiệp cũng như khách hàng mà doanh nghiệp sở hữu.

Các tiêu chí :kích thích sự tò mò, trình bày ngắn gọn, tập trung vào chủ đề, nêu bật ý quan trọng
Các TCBC cần:
 -Đảm bảo giá trị, tính quan trọng của thông tin mà doanh nghiệp có ý định giới thiệu, những thông tin đó có thể là chuyến thăm của đối tác lớn tới công ty bạn hay thông tin về sản phẩm mới, những thông tin bổ ích đối với doanh nghiệp cũng như khách hàng và xã hội nói chung.
 -Tổng hợp tin tức của doanh nghiệp, trên cơ sở đó viết thông cáo báo chí, ngoài ra, có thể ghi lại những lời phát bỉêu tại các cuộc hội thảo, đánh giá của các chuyên gia về những sự kiện được tổ chức nhằm nâng cao tính tin cậy.
 -Xác định đúng đối tượng mà doanh nghiệp muốn hướng đến khi xuất bản các thông cáo báo chí, từ đó có cách thức tiếp cận hiệu quả.
 -Nhận thức vai trò của các nhà báo, nhà xuất bản trong việc hỗ trợ phát hành thông cáo báo chí của doanh nghiệp.
 -Đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác. Cung cấp thông tin liên lạc của cá nhân hay phòng, ban chịu trách nhiệm nhằm giải đáp thắc mắc của giới truyền thông khi cần.

TCBC nói chung (News Release) là một phần của bộ tài liệu truyền thông (Media Kit) của các chuyên viên PR, đây là dạng tài liệu “không có bản quyền”. Bởi nó được báo giới coi là nguồn tin chứ không phải một bài viết để được đăng tải nguyên bản. Giới truyền thông sử dụng những thông tin của một hoặc tổng hợp từ nhiều TCBC đến từ nhiều nơi khác nhau làm dữ liệu cơ sở cho các bài viết tin tức hoặc các bài viết thể hiện cái nhìn chuyên sâu của mình. Chính bởi tính chất “không bản quyền” này mà TCBC được coi là một công cụ tiếp cận giới truyền thông không có kiểm soát của các chuyên viên PR.
TCBC gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (dạng TCBC này trong tiếng Anh gọi là Press Release), hoặc báo hình (dạng này trong tiếng Anh gọi là Video news release) hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và chứa trong nó đầy đủ các yếu tố sau:

1.     Who: Ai

2.     What: Cái gì

3.     Where: Ở đâu

4.     Why: Vì Sao

5.     When: Khi nào

6.     How: Như thế nào

(Gọi chung là công thức 5W+1H)

Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong một bản TCBC giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược. Phần đầu TCBC là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chưa đựng đầy đủ 5W+1H. Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc những lời chích dẫn... Cuối cùng là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát thông cáo báo chí và thông tin liên hệ. Một bản TCBC nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và tập trung vào chủ đề. Và một yếu tố không kém quan trọng của một TCBC đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới.

Thông cáo báo chí nên được viết theo giọng tin tức báo chí. Các phóng viên cũng viết bài theo cách này để cho người đọc có thể nắm được những thông tin quan trọng nhất ở ngay phần đầu và tiếp tục đọc nếu họ muốn biết nhiều thông tin hơn. Cũng như vậy, lối viết này cũng cho phép những người biên tập dễ dàng hơn trong việc cắt ngắn những bài quá nhiều chữ. Họ đơn giản chỉ cần cắt bớt phần cuối của bài báo cho vừa với diện tích trang báo. Nếu bạn viết thông cáo theo cách này, bạn sẽ giúp cho các phóng viên quyết định thông tin nào là cần thiết để đưa vào bài báo.
Hàng ngày, các phóng viên, biên tập viên nhận rất nhiều TCBC từ nhiều nơi gửi đến, nếu đọc chi tiết và hết toàn bộ những TCBC đó thì cần một lượng thời gian rất lớn. Vì vậy các biên tập viên thường đọc lướt qua, đọc phần đầu của TCBC. Chính vì vậy mà các TCBC muốn thu hút sự quan tâm của người biên tập viên cần được viết theo cấu trúc kim tự tháp ngược với mức độ quan trọng của thông tin đặt lên đầu và kích thích tính tò mò.
Và hơn hết, một bản TCBC hiệu quả thì cần thiết phải có nội dung đủ quan trọng và thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở của một bài viết được đăng tải. Chính vì vậy, để viết tốt một bản TCBC cần am hiểu các phương tiện truyền thông nói chung, nhận biết rõ dàng những đặc điểm cụ thể, khác biệt giữa các phương tiện đó, đồng thời phải nhìn nhận nội dung TCBC dưới con mắt của một biên tập viên.

Về hình thức, các TCBC nên có một tiêu chuẩn nhất định về:
Khoảng cách dòng.
Giấy trắng, in tên và địa chỉ cơ quan ở đầu trang.
Lề xung quanh, ít nhất 2,54 giúp đọc dễ và để người biên tập hoặc phóng viên ghi chú vào đó.
In một mặt.
Một TCBC tiêu chuẩn mang thông tin sau đây trong đoạn đầu:
- Ngày công bố
- Tên người liên hệ, sdt, fax, thư điện tử…